El

Asistente

de

Gerencia

de

Ventas

Mercadeo:

El o la asistente de gerencia de ventas y mercadeo es la persona encargada de Asistir al Gerente de Ventas y Mercadeo el cual se encarga de Dirigir, Organizar y Controlar un cuerpo o departamento de ventas y mercadeo. El o la buena Asistente de gerencia de ventas y mercadeo debe agrupar todas las cualidades de un o una verdadera Lder, como son la honestidad, ser catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas, en fin un o una asistente de gerencia debe ser muchas cosas, para muchas personas Dentro de sus funciones ms importantes, tenemos las siguientes: 1. Asistir al GDVM a preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes. 2. Asistir al GDVM a establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea, son ms idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar ser el nmero uno en un mercado determinado, mientras que los objetivos son ms precisos y a plazos ms cortos. Un objetivo seria vender diez millones en el prximo trimestre. 3. Asistir al GDVM a calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando nuestra participacin en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. Dicho pronstico debe ser lo mas preciso

posible porque de esto depende otros compromisos, como la compra de materia prima, el pago a suplidores o cualquier otro compromiso con acreedores. 4. Asistir al GDVM a determinar el tamao y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que el GDVM es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como debe tratar el mismo, es quien esta llamado a estructurar el departamento con el apoyo de su asistente. 5. Asistir al GDVM al reclutamiento, seleccin y capacitacin de los vendedores. Esta funcin del asistente GDVM, depender de la estructura de la empresa, porque en muchos casos, estos procedimientos son realizados por el departamento de recursos humanos, aunque la forma idnea seria que Rec. Humanos, recluten y seleccionen previamente y luego se le presente al GDVM solo los mejores candidatos para ser incorporados a la empresa. 6. Asistir al GDVM a delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estndares de desempeo. Esto es as, porque al GDVM se le entregan sus responsabilidades como cuotas generales de ventas y territorios amplios. Para cumplir estas cuotas el GDVM y su Asistente debern dividir el total de las ventas entre su equipo de vendedores, tomando en cuenta las posibilidades de cierre de cada vendedor y sus zonas geogrficas, de modo tal, que cada representante conozca sus cuotas y la sumatoria de estas, den como resultado el objetivo de venta al gerente. 7. La asistente de GDVM debe apoyar, compensar, motivar y guiar las fuerzas de venta. La
compensacin y la motivacin, son dos prcticas similares porque lleva satisfaccin al vendedor, la cual es transmitida por el mismo, a sus clientes, con una sensacin de confianza. Los planes de compensacin, son muy variados y dependern del producto que se estn trabajando y de como este organizada la estructura de ventas. 8. Asistir al GDVM a conducir el anlisis de costo de ventas. Toda planificacin debe tener incluida un anlisis de costos. Dentro de esos anlisis debe estar definida cual seria el costo para alcanzar las ventas deseadas y como es el GDVM quien conoce las estrategias para alcanzar los objetivos, es quien debe analizar los gastos en que incurrir la compaa en el desarrollo de su plan con el apoyo de su asistente. 9. Asistir al GDVM a la evaluacin del desempeo de la fuerza de ventas. El GDVM y su

asistente deben de calificar el desempeo de sus vendedores bsicamente comparando el perodo actual con los anteriores y a los vendedores uno con otros. 10. Asistir al GDVM a monitorear el departamento. Es misin del GDVM y su asistente velar porque todo el procedimiento de ventas, se est llevando a cabo de la forma idnea y que sus representantes sean buenos ciudadanos corporativos. 11. Asistir al GDVM a monitorear la facturacin diaria, semanal y mensual dando un estricto seguimiento a toda la gestin de facturacin desde que inicia el proceso hasta que finaliza. En este caso es importante resaltar que todo proceso de facturacin tiene polticas y por lo regular son burocrticas y tediosas pero son de estricto cumplimiento ya que son parte del control integral de un sistema empresarial. 12. Asistir al GDVM a monitorear el inventario y su rotacin semanal, mensual, trimestral, semestral y anual dando un estricto seguimiento a toda la gestin de almacn y despacho desde que inicia el proceso hasta que finaliza. En este caso es importante resaltar que todo proceso que involucra inventarios y la rotacin del mismo tiene polticas y por lo regular son burocrticas y tediosas pero son de estricto cumplimiento ya que son parte del control integral de un sistema empresarial. 13. Asistir al GDVM a monitorear los cobros y su evolucin mensual, trimestral, semestral y anual dando un estricto seguimiento a toda la gestin de cobros desde que inicia el proceso hasta que finaliza. En este caso es importante resaltar que todo proceso que involucra cobros tiene polticas y por lo regular son burocrticas y tediosas pero son de estricto cumplimiento ya que son parte del control integral de un sistema empresarial. 14. Asistir al GDVM a monitorear las cotizaciones y sus resultados semanal, mensual, trimestral, semestral y anual dando un estricto seguimiento a toda la gestin de cotizaciones y orden de ventas desde que inicia el proceso hasta que finaliza. En este caso es importante resaltar que todo proceso que involucra cotizaciones y rdenes de ventas tiene polticas y por lo regular son burocrticas y tediosas pero son de estricto cumplimiento ya que son parte del control integral de un sistema empresarial. 15. Asistir al GDVM en la gestin de pedidos y compras (extranjeras o locales) dando un estricto seguimiento a toda la gestin de pedidos y compras desde que inicia el proceso hasta que finaliza. En este caso es importante resaltar que el seguimiento de toda solicitud de compra sea local o extranjera, conlleva informes semanales y mensuales de la evolucin del mismo. Jerarqua del departamento de ventas Este departamento al igual que otros, puede dividirse jerrquicamente de diferentes maneras, pero la siguiente, en orden descendente, es generalmente la ms aceptada: Gerente de Ventas y Mercadeo Supervisor de ventas y Mercadeo Representante de ventas y Mercadeo Asistente de Gerencia de ventas y Mercadeo Integracin de la asistente de gerencia de ventas en el marketing (Mercadeo) Ambas son funciones de marketing (Mercadeo) en la empresa y es fundamental que la asistente de GDVM, esta enfocada en objetivos y metas comunes. La asistente de GDVM, debe dar soporte a las ventas en diferentes aspectos como son: a. Asistir al GDVM a coordinar la publicidad, debe coordinar los esfuerzos publicitarios. b. Asistir al GDVM a la promocin de ventas, est llamada a proveer al departamento de ventas, con material POP, como son folletos, catlogos y otros materiales promocionales fundamentales para la venta. c. Asistir al GDVM a coordinar las exposiciones. Tienen un carcter informativo.

d. Asistir al GDVM a la investigacin de mercado. Es la recopilacin e interpretacin de datos referentes al mercado en cuestin.

e. Asistir al GDVM a la planeacin de marketing. Sirve de base para la planeacin de ventas. f. Asistir al GDVM al desarrollo y planeacin de productos. Esta funcin de mercadeo es primordial porque es la que origina nuevos productos que sern incorporados a la carpeta actual y aumentara las posibilidades de ventas al departamento. g. Asistir al GDVM en el desarrollo de mercado. Mediante esta prctica el marketing detecta nuevos mercados, donde nuestros productos o servicios, pueden ser comercializados. Cuando las ventas son de carcter Tcnico, los cuales no se compran con frecuencia, los factores que intervienen en la venta son diferentes y regularmente son los siguientes: Alta gerencia, porque cada venta es un logro importante. Especialistas y tcnicos, quienes conocen a fondo el producto. Representantes de ventas y servicio al cliente. Representantes del fabricante. En todo caso y sin importar la naturaleza de la venta, el proceso de planeacin es parte vital del proceso administrativo. Cuando se est planificando, se trata de refinar constantemente la misin de la compaa, se fijan las metas y objetivos, generales y especficos, que conduzcan a obtener el cumplimiento de la misin de la empresa, la cual es normalmente diseada, por las mas altas esferas jerrquicas de la empresa. La planeacin vara en cuanto a su duracin dependiendo del nivel de la empresa que se est planificando. Por ejemplo, el GDVM con el apoyo de su asistente planifica en periodos de uno a cinco aos, mientras que las ventas se planifican trimestral, mensual o hasta semanalmente. El proceso de planeacin cuenta con pasos fundamentales que son los siguientes: I. Anlisis de la situacin. En ste, tenemos que estudiar las caractersticas del mercado, el costo de ventas, la competencia, la mezcla promocional, los factores polticos y los de la macro-economa que puedan afectar a la empresa, adems de cualquier otra variable que pueda afectar nuestros pronsticos de ventas. II. Fijar metas y objetivos. III. Determinar el potencial del mercado. Significa definir el mximo de ventas posible en el mercado estudiado. IV. Pronstico de ventas. Esto es tomar en cuenta el potencial del mercado y nuestra participacin para estimar las posibles ventas. V. Seleccionar estrategias. Mediante este proceso se escogen las tcticas y estrategias necesarias para obtener los resultados esperados. VI. Desarrollar actividades. VII. Presupuestar. VIII. Crear el plan. Es cuando finalmente elaboramos el documento detallado del plan de ventas. IX. Controlar el plan. Esta ltima fase es la ms importante, porque de ella depende el xito de los esfuerzos realizados en la planificacin y durante el control, podemos determinar posibles fallas en los procedimientos y tomar las medidas a lugar para corregirla