UNIDAD

DIDCTICA

La Organizacin del Mantenimiento

 FUNDACIN METAL

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Unidad Didctica La Organizacin del

Mantenimiento
La alta competitividad entre las empresas hace necesario reducir al mximo los costes de mantenimiento. Para ello, es necesario realizar una buena gestin y poseer una correcta organizacin que permita conseguir el mnimo ahorro. Igualmente, para optimizar el mantenimiento es preciso enfrentarse al desafo tecnolgico, lo que hace ms gratificante e interesante la labor del personal de mantenimiento y permite que la empresa sobreviva en la alta competitividad a la que se encuentra sometida actualmente.
En esta unidad analizaremos los siguientes contenidos: La organizacin del mantenimiento. Funcin de mantenimiento. Organigrama del servicio de mantenimiento. Gestin del mantenimiento.

La Organizacin del Mantenimiento

Al final de esta unidad sers capaz de:

Tus objetivos

Definir cmo deben estructurarse y organizarse las tareas de mantenimiento.

Enumerar las etapas que se deben seguir para desarrollar las acciones de mantenimiento. Diferenciar los dos tipos de almacenes que se pueden utilizar para la gestin y almacenamiento de repuestos.

Distinguir los tipos de organigrama que se pueden encontrar para estructurar el servicio de mantenimiento.

Definir los tres tipos de funciones diferentes en las que se puede dividir la funcin de mantenimiento.

Esquema de estudio
Organizacin estructurada: 1 Organigrama. 2. Especialidades. 3. Supervisin de tareas. 4. Contratos con empresas externas. 5. Oficina de mantenimiento. Administrar las tareas de mantenimiento: 1. Identificacin del trabajo. 2. Planificacin. 3. Programacin. 4. Ejecucin del trabajo. Gestin de repuestos y materiales. Organizar los procedimientos de trabajo. Sistemas informticos. Funcin mtodos. Funcin logstica. Funcin realizacin.

DEL MANTENIMIENTO

LA ORGANIZACIN

LA ORGANIZACIN DEL MANTENIMIENTO

ORGANIGRAMA
DE MANTENIMIENTO DEL SERVICIO

DE MANTENIMIENTO

FUNCIN

DEL MANTENIMIENTO

GESTIN

La Organizacin del Mantenimiento

La organizacin del mantenimiento

Las condiciones que debe cumplir una empresa para poner en marcha un plan de mantenimiento efectivo son las siguientes: Poseer una organizacin de mantenimiento estructurada. Administrar las tareas de mantenimiento.

Gestionar convenientemente los repuestos y materiales de trabajo. Organizar desde un principio los procedimientos de trabajo. Poseer sistemas informticos para una gestin cmoda.

1. Organizacin estructurada
Todo departamento de mantenimiento debe apoyarse en una estructura organizada que est de acuerdo con las necesidades de la empresa. En este departamento deben estar claramente definidos los siguientes puntos: El organigrama. Las especialidades. La supervisin de tareas. Los contratos con empresas externas. La oficina de mantenimiento.

A. Organigrama

Todos los puestos de la empresa deben estar definidos y apoyados documentalmente. Lgicamente, el mantenimiento no debe ser una excepcin y, por tanto, es necesaria una correcta descripcin de los puestos de trabajo relacionados con l. La organizacin del departamento de mantenimiento puede ser muy distinta segn el tipo de empresa. Ejemplo:

En un taller pequeo puede ocurrir que el encargado de realizar el mantenimiento de una mquina sea el propio operario solo o, en caso necesario, apoyado por un encargado que tenga los conocimientos apropiados.

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B. Especialidades

Es necesario identificar cada uno de los oficios o las materias (mecnica, electricidad, metalurgia, etc.), y el nivel de especializacin de los trabajadores. C. Supervisin de tareas

Los equipos deben estar formados por personas idneas para cada funcin. As, los profesionales deben ser los primeros en plantear mejoras y llevar a cabo las labores de mantenimiento siempre que les sea posible. Los tcnicos sern los encargados de analizar y concretar las mejoras o reparaciones complejas. Los jefes de mantenimiento realizarn la continua supervisin de las tareas, analizando permanentemente los resultados, la calidad del trabajo y el rendimiento de la mano de obra. D. Contratos con empresas externas

Fig. 1 Con frecuencia se realizan contratos con otras empresas para el mantenimento.

En ocasiones puede ocurrir que, por sobrecargas temporales de trabajo o por motivos econmicos, una empresa decida contratar la totalidad o parte de las labores de mantenimiento con empresas externas. Tambin puede darse el caso de que se realicen contratos normalizados con empresas especializadas, para llevar a cabo el mantenimiento de algunas partes o equipos especficos de la instalacin. E. Oficina de mantenimiento

Este departamento se encarga, entre otras cosas, de realizar la planificacin de las actividades y gestionar los materiales y repuestos, llevando un seguimiento continuo de los costes y presupuestos.

La supervisin del cumplimiento de las tareas de mantenimiento es misin de: a. La oficina de mantenimiento. b. El jefe de mantenimiento.

)+6181,),

c. El taller mecnico de una empresa externa con contrato de mantenimiento.

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2. Administrar las tareas de mantenimiento

Una buena planificacin y programacin del mantenimiento proporciona un ahorro considerable de los costes, ya que se consigue reducir los tiempos de espera, aumentar la disponibilidad de los equipos, aumentar la productividad de los operarios, etc. Para conseguir estos fines, se necesita un proceso que identifique y proporcione un seguimiento del trabajo requerido. Las etapas que se deben considerar son: A. Identificacin del trabajo

Es el proceso en el que se describe cmo hacer los trabajos de mantenimiento. Esto supone un entrenamiento de todo el personal involucrado. La identificacin recoge pautas referentes a los equipos, la produccin, el mantenimiento y la ingeniera. B. Planificacin

La planificacin consiste en preparar un trabajo, de manera que ste pueda ejecutarse. Esto mejora la productividad de los recursos humanos y materiales. Para ello se debe:

Solicitar y tener a disposicin los materiales y repuestos necesarios, as como otros elementos especiales. Determinar los tiempos necesarios para cada trabajo. C. Programacin

La programacin consiste en establecer el orden de ejecucin aquellos trabajos ya planificados. Esto incrementa la eficacia los operarios y la utilizacin de los equipos. (Por razones urgencia se pueden programar y desarrollar trabajos que an hayan sido planificados). D. Ejecucin del trabajo

de de de no

Fig. 2 La programacin de las actividades incrementa su efectividad.

Los trabajadores especializados, despus de un entrenamiento adecuado, realizarn las tareas de reparacin con ayuda de las herramientas y materiales preparados en la planificacin.

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Ejemplo:

Tipo de plan de mantenimiento de un equipo de engrase:

RGANO Grupo Dosificadores Controles Motor RGANO Dosificadores Controles Motor Grupo ACCIN A REALIZAR TILES Disolvente Visual Visual y herramienta manual

Desmontar, vaciar y limpiar depsito. Verificar estado de filtro de aspiracin y limpiar. Rellenar de aceite. Controlar su funcionamiento. Verificar estado de dosificadores y tuberas.

Comprobar estado y funcionamiento del presostato. Verificar estanqueidad y el cableado. Retocar conexiones.

Limpieza con aire a baja presin. Revisar Visual y herraconexiones y estado del cableado. mienta manual TIPO MANTENIMIENTO condicional condicional condicional sistemtico PERIODICIDAD anual anual TIEMPO 1h 4h ESTADO MQUINA parada parada

anual

anual

0,5 h

0,2 h

parada

parada

Completa el texto con las palabras siguientes: ejecutar, identificar, programar, planificar.

)+6181,),

Cada trabajo de mantenimiento se tiene que ............................ de manera que se indique cmo se debe llevar a cabo y cmo utilizar los elementos requeridos. Una vez detallados los procedimientos de cada tarea, se deben ........................ los tiempos y tener disponibles aquellos materiales y repuestos que sean necesarios. Los procedimientos a desarrollar se deben ............................... dentro de un periodo de tiempo segn el orden en que deban realizarse para que, una vez dispuesto todo, los trabajadores especializados puedan ............................ dichos trabajos.

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3. Gestin de repuestos y materiales

Se debe realizar peridicamente un estudio sobre el consumo habitual de cada material o repuesto. En funcin de ello se mantendr un stock adecuado que no sea excesivo ni tampoco escaso. El suministro de los materiales debe hacerse de forma que se reduzcan los plazos de entrega. Es aconsejable llegar a acuerdos con suministradores que respondan adecuadamente a las demandas, de manera que la entrega de material sea regular y no se produzcan sobrecargas, o por el contrario, periodos de inactividad por falta de repuestos. Ejemplo:

Un modelo de gestin de piezas de recambio puede ser:

Se necesita repuesto para mquina Almacn Existe recambio Oficina de compras Hay pedido Solicitud materiales Pedido proveedor
no si no si

Fig. 3 Cumplimiento en los plazos de entrega para el suministro de repuestos.

Montaje en mquina

Reclamar al proveedor

Una vez que los materiales se encuentren en el almacn, es preciso identificar la mayor parte de ellos con objeto de que sea posible planificar y llevar un control preciso del stock y del presupuesto de las reparaciones. En las empresas existen dos tipos de almacenes: Centralizados: un almacn general, administrado por la seccin de compras, aprovisiona todos los servicios. Descentralizados: varios almacenes que se administran independientemente por cada servicio, o de forma centralizada (informatizada) bajo la responsabilidad del departamento de compras.

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4. Organizar los procedimientos de trabajo

Antes de nada, es necesario establecer las funciones de los mandos intermedios en los talleres de mantenimiento: determinar los trabajos y reparto a los operarios, supervisar los mismos y cumplimentar de los informes o histricos de cada equipo. Una buena organizacin de las tareas requiere: Una completa planificacin de las rdenes de trabajo, los estados por los que pasan, las prioridades de ejecucin, etc.

Un anlisis de aquellas tareas que quedan sin efectuar para determinar las causas que producen estas situaciones y corregirlas. Disponer de informes (histrico de equipos) en donde se registre toda la informacin de los trabajos realizados, con el fin de contrastar y mejorar los procedimientos de mantenimiento cuando se crea conveniente.

5. Sistemas informticos
Es importante por no decir imprescindible, sobre todo en empresas con una produccin considerable, poseer un sistema informtico que permita gestionar todos los aspectos del mantenimiento (gestin de repuestos, planificacin de tareas, histrico de equipos, etc.) y acceder a ellos de una manera ms rpida y eficaz. Este medio permite a todos los departamentos encargados de las tareas de mantenimiento, estar continuamente informados sobre stocks de materiales, solicitudes de trabajo, etc. Ejemplo:

Fig. 4: Red informtica.

Una empresa que dispone de una fbrica (1) para construir determinado producto, abre otra fbrica (2) nueva de las mismas caractersticas. La fbrica 1 Empresa dispone de unos histricos de reparaciones y planes de mantenimiento que la fbrica 2 Fbrica 1 Fbrica 2 puede tomar como referencia a tic m for a travs de una red informtica in histricos que conecta ambas fbricas.

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Organigrama del servicio de mantenimiento

Para la correcta programacin del mantenimiento de una gran empresa, es necesario disponer de una serie de grupos de mantenimiento con una autntica organizacin, que estn ligados a la funcin de produccin.

El organigrama es la representacin esquemtica de la estructura de una empresa, donde se indican las responsabilidades de cada elemento que la compone. Su misin es definir y limitar las responsabilidades. Se distinguen dos aspectos en la organizacin del servicio de mantenimiento: 1. Situacin dentro del organigrama general de la empresa. 2. Organigrama interno del servicio de mantenimiento.

Dentro del organigrama general de la empresa, el servicio de mantenimiento puede: Depender de la direccin de produccin. Depender de la direccin de la empresa.

Depender de la ingeniera (servicios tcnicos) de planta. Estar integrado en la produccin en diferentes niveles. Estar integrado en la produccin como mantenimiento productivo total. Ejemplo:

El siguiente organigrama representa un servicio de mantenimiento que depende de la parte tcnica.

Direccin Servicio Administrativo Produccin Servicio Tcnico Estudios Servicio Comercial Mantenimiento

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Al planificar la organizacin interna del servicio de mantenimiento se han de considerar algunos factores: Clase de equipo a mantener y turnos de trabajo. Situacin geogrfica de las naves de produccin. Tamao de la industria y reas asignadas al mantenimiento. Nivel de formacin y cualificacin del personal. Niveles de intervencin.

Ejemplo:
Mantenimiento Ayudante tcnico taller elctrico Taller de mantenimiento elctrico Ayudante tcnico taller mecnico Taller de mantenimiento mecnico Ayudante tcnico regulacin y control Taller de regulacin y control

Dibuja un posible organigrama con los siguientes puestos: taller de mantenimiento elctrico, taller de mantenimiento mecnico, taller de fabricacin, jefe taller de fabricacin, direccin de fabricacin, direccin general, jefe taller de mantenimiento elctrico, jefe taller de mantenimiento mecnico, tcnico de mantenimiento.

)+6181,),!

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Funcin de mantenimiento
El estudio del mantenimiento industrial se puede abordar desde tres aspectos funcionales: Funcin mtodos (cmo se debe realizar el mantenimiento). Funcin logstica (con qu medios y documentacin). Funcin realizacin (quin se encarga del mantenimiento).

1. Funcin mtodos
Esta funcin desarrolla el papel de la preparacin de las acciones de mantenimiento: Anlisis del trabajo. Preparacin del trabajo. Documentacin tcnica.

Algunas de las distintas responsabilidades de esta funcin de mantenimiento son: Participar en la eleccin de la poltica ms apropiada. Estudiar y definir gamas de mantenimiento preventivo. Participar en nuevos proyectos de instalaciones. Estudiar mejoras y sugerencias. Gestionar el material, costes y presupuestos. Preparar el trabajo. Prestar asistencia tcnica.

Los puntos clave a tener en cuenta en esta funcin son la observacin y el anlisis. Observacin: Para llevar a cabo una buena observacin se siguen unas pautas: Observar una sola cosa a la vez. Observar objetivamente y de forma imparcial. Observarlo todo. Anotarlo todo (croquis, esquemas, parmetros, aspecto,...).

Anlisis: Descomponiendo un conjunto en unidades lo ms simples posibles se pueden distinguir los elementos y comprender la relacin entre unos y otros. Este estudio permitir desarrollar anlisis de costes, de tiempos, de agrupacin de piezas de la misma familia, anlisis del proceso o anlisis de fallos.

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2. Funcin Logstica

La logstica es el conjunto de medios de los que se dispone para asegurar una misin de mantenimiento: herramientas, recambios, medios de elevacin, manutencin, personal necesario,... Ejemplo:

Los materiales y recambios para mantenimiento se dividen en: Lubricantes. Material elctrico estndar. Material electrnico. Material neumtico. Material hidrulico. Material mecnico (correas, rodamientos, etc.). Materiales varios (tornillos, llaves,...). Materiales especficos para mquinas.

Se realiza una logstica de medios y una logstica de aprovisionamiento de repuestos y documentacin tcnica. Esta funcin permite realizar una intervencin a una hora determinada con todos los medios a disposicin (personal, herramientas, normas de seguridad, dossiers tcnicos, recambios,...); por consiguiente, desarrolla el papel de coordinacin de las intervenciones. Sus tareas principales son: Prever y programar el desarrollo de las tareas.

Optimizar la utilizacin de los medios necesarios y tenerlos disponibles. Lanzar los trabajos en el momento elegido. Controlar el avance y el fin de las tareas, teniendo en cuenta las desviaciones entre las previsiones y las realizaciones.

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3. Funcin Realizacin

Esta funcin se centra en la consideracin de las distintas clases de intervencin de las acciones de mantenimiento. Sus tareas son: Intervenciones de nivel 1 (automantenimiento y autocontrol). Controles preventivos y acciones correctivas en reparaciones sencillas. Limpieza, planes de engrase, gestin y cambio de piezas elementales. Mejora de competencias de mantenimiento.

La realizacin de mantenimiento se puede desarrollar desde dos tipos de organizacin: En un mantenimiento centralizado: Los tcnicos de mantenimiento se asignan de modo permanente a un centro gestionado por el departamento de mantenimiento. Desde esta instalacin central, los tcnicos se trasladan al rea o instalacin de produccin que les requiere. Es un sistema comn en las plantas de tamao medio con poco personal de mantenimiento. Las ventajas son que los conocimientos y tecnologas se difunden fcilmente y los problemas se investigan con rapidez. Los inconvenientes estriban en que la colaboracin con el departamento de operaciones resulta complicada y la recopilacin de datos es incompleta. Los tcnicos de mantenimiento se asignan permanentemente a diferentes lugares de trabajo. Este sistema es comn en grandes plantas.

En un sistema descentralizado:

Tiene la ventaja de establecer una buena comunicacin con el departamento de operaciones y unas respuestas de mantenimiento rpidas. Las dificultades para compartir tecnologa y habilidades y para rotar en el trabajo son, junto con la necesidad de ms personal, algunos de sus inconvenientes.

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Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas:

)+6181,),"

a. La funcin mtodos se encarga de asegurar la misin de mantenimiento poniendo a disposicin todos los medios necesarios: herramientas, recambios, personas, etc. b. La funcin logstica coordina las intervenciones. c. La limpieza, los planes de engrase y el cambio de piezas elementales forman parte de la funcin realizacin.

o o o o o o

La gestin del mantenimiento est orientada a conservar las instalaciones en buen estado, con un bajo nivel de averas y con el mnimo coste. Las pautas para una buena gestin son:

Gestin del mantenimiento

El responsable de mantenimiento debe administrar el personal apropiado y los materiales de que dispone.

Deber haber una infraestructura capaz de ejecutar, organizar, administrar y controlar las acciones que se lleven a cabo. Todas las acciones deben programarse y planificarse.
Fig. 5 Una correcta gestin deriva en un considerable ahorro de tiempo y dinero.

Los trabajos se desarrollarn a partir de unas rdenes de trabajo, recogiendo informacin y datos sobre ellos, y confeccionando histricos del proceso. El responsable conocer los costos de mano de obra, materiales y del mantenimiento contratado, con el objeto de organizar y administrar correctamente las provisiones. Se revisar peridicamente la poltica de mantenimiento de la empresa para desarrollar posibles mejoras de los equipos.

Si consideras que has concluido el estudio de esta unidad, intenta responder a las siguientes cuestiones de autoevaluacin.

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Cuestiones de autoevaluacin

Cita los puntos que deben estar bien definidos para que un departamento de mantenimiento tenga una estructura organizada.

Relaciona las siguientes tareas con su definicin: 1. Identificacin del trabajo. 2. Planificacin. 3. Programacin. 4. Ejecucin del trabajo.

a. Se organiza el orden en que se deben realizar los trabajos que ya estn planificados.

b. Tras un entrenamiento, se realiza el trabajo con ayuda de las herramientas y materiales adecuados.

c. Se indica la forma de realizar el trabajo y manejar los elementos y herramientas requeridos. d. Se prepara el trabajo, determinando los tiempos y poniendo a disposicin los materiales y repuestos necesarios.

Qu dos tipos de almacenes, desde el punto de vista de la gestin y administracin, puede haber en una empresa?

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"

Indica dos ventajas que ofrecen los sistemas informticos en la gestin de las funciones de mantenimiento de una empresa de gran produccin.

Seala cules son las tres funciones de mantenimiento.

Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas:

a. El servicio de mantenimiento depende siempre directamente de la direccin de la empresa.

b. El mantenimiento centralizado tiene la ventaja de que ofrece buenas comunicaciones con el departamento de operaciones y una rpida recogida de datos.

o o o o o o

c. La poltica de mantenimiento se debe revisar peridicamente para implantar posibles mejoras en los equipos.

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Respuestas a las actividades

4 4 4

)+6181,),

La respuesta correcta es la b: la supervisin del cumplimiento de las tareas de mantenimiento es misin del jefe de mantenimiento.

)+6181,),

Cada trabajo de mantenimiento se tiene que identificar de manera que se indique cmo se debe llevar a cabo y cmo utilizar los elementos requeridos. Una vez detallados los procedimientos de cada tarea, se deben planificar los tiempos y tener disponibles aquellos materiales y repuestos que sean necesarios. Los procedimientos a desarrollar se deben programar dentro de un periodo de tiempo segn el orden en que deban realizarse para que, una vez dispuesto todo, los trabajadores especializados puedan ejecutar dichos trabajos.

)+6181,),!
Direccin general Direccin de fabricacin Jefe taller de fabricacin Taller de fabricacin Tcnico de mantenimiento Jefe taller mantenimiento mecnico Taller mantenimiento mecnico Jefe taller mantenimiento elctrico Taller mantenimiento elctrico

)+6181,),"

El enunciado a es falso: Esta funcin se encarga de preparar las intervenciones, mediante anlisis del trabajo, documentacin tcnica, etc. Las afirmaciones b y c son verdaderas.

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Respuestas a las cuestiones de autoevaluacin

Deben estar bien definidos al menos los siguientes puntos: El organigrama. Las especialidades de los trabajadores. Los responsables de supervisar las tareas. Los contratos con empresas externas. La oficina de mantenimiento.

2 3

La relacin correcta es: 1. - c; 2. - d; 3. - a; 4. - b. Existen dos tipos de almacenes:

Centralizado: Se trata de un almacn general, administrado por la seccin de compras, que aprovisiona a todos los servicios. Descentralizado: Se trata de varios almacenes, que pueden administrarse por cada servicio, o por la seccin de compras mediante gestin informatizada.

Las ventajas de un sistema informtico son las siguientes:

Se puede acceder de una forma rpida y efectiva a toda la informacin.

Permite mantenerse continuamente informado sobre todos los cambios producidos.

Funcin mtodos: Prepara las intervenciones de mantenimiento analizando el trabajo y elaborando la documentacin tcnica necesaria. Funcin logstica: Facilita los medios necesarios (herramientas, recambios, personal,...) para desarrollar el mantenimiento y coordina las intervenciones (tiempos, controles,...).

Funcin realizacin: Se ejecutan las intervenciones (automantenimiento, limpieza, cambio de piezas elementales, etc.).

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Las respuestas correctas son:

a. Falsa: Este servicio puede depender de diferentes responsables dentro de la empresa (produccin, direccin, ingeniera, estar integrado en la produccin, etc.). b. Falsa: La colaboracin con el departamento de operaciones es difcil y la recogida de datos suele ser incompleta. c. Verdadera.

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Resumen de Unidad
Condiciones de mantenimiento Las condiciones que debe cumplir una empresa para poner en marcha un plan de mantenimiento son las siguientes: Poseer una organizacin de mantenimiento estructurada. Administrar las tareas de mantenimiento. Gestionar los repuestos y materiales de trabajo. Organizar desde un principio los procedimientos de trabajo. Poseer sistemas informticos para una gestin cmoda.

Organizacin

Administracin de tareas Gestin de repuestos

Todo departamento de mantenimiento debe apoyarse en una estructura organizada que cubra las necesidades de la empresa, definiendo los siguientes puntos: el organigrama, las especialidades, la supervisin de tareas, los contratos con empresas externas y la oficina de mantenimiento. Las etapas que deben tenerse en cuenta para conseguir un ahorro en los costes de las tareas de mantenimiento son: identificacin, planificacin, programacin y ejecucin del trabajo.

Sistemas informticos

Organizacin de procedimientos

Es necesario realizar un estudio peridico de la gestin de los materiales para poder disponer de un stock lo ms adecuado posible. Los materiales se pueden depositar en almacenes centralizados o en almacenes descentralizados. Es necesario establecer cules son las funciones de los mandos intermedios y organizar correctamente las tareas.

Funcin del mantenimeinto

Mediante un sistema informtico en la empresa se puede acceder de una forma rpida y efectiva a toda la informacin requerida para las tareas de mantenimiento, y se est continuamente al da en todos los cambios producidos.

La funcin de mantenimiento se puede considerar desde tres aspectos: Funcin mtodos: Prepara las intervenciones de mantenimiento analizando el trabajo y preparando la documentacin tcnica necesaria.

Funcin realizacin: Desarrolla las intervenciones (automantenimiento, limpieza, cambio de piezas elementales, etc.).

Funcin logstica: Pone a disposicin los medios necesarios (herramientas, recambios, personal,...) para desarrollar el mantenimiento, y coordina las intervenciones.

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Notas

Vocabulario

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