ADMINISTRACIN DE LA CALIDAD

Herramientas japonesas

INTRODUCCIN Qu son las 5S?

Las 5S es el principio de un medio de trabajo saludable, cmodo y productivo, para el incremento de la productividad. Cuando es implementado traen cambios impresionantes. Despus de que est instalado, se puede desarrollar un programa ms avanzado que requiere creatividad y mejora paulatina. Desde la dcada de los ochenta este programa ha sido introducido en muchos pases como Mxico.

Es popular en Japn, y muchos pases por lo siguiente:

El lugar de trabajo se vuelve limpio y mejor organizado. Resultados visibles (Internos y externos). Gua la generacin de nuevas ideas. La gente adquiere disciplina de trabajo. Las actividades se vuelven ms sencillas y seguras. La gente vuelve orgullosa de su lugar de trabajo. No solo industrias, inicia con divisiones administrativas.

Compaas con bajo nivel administrativo

Artculos innecesarios, no hay orden. Mover o conseguir artculos requieren largas caminatas y las reas se confunden. Gran cantidad del trabajo es desperdicio. Muchos errores y porcentaje de fallos alto. Gran cantidad de reprocesos, entregas con demora y horas extra. Almacenamiento por perodo prolongado. Equipos sucios y fallas frecuentes. El trabajador no esta orgulloso del lugar de trabajo. Las 5S contribuye saludables. a condiciones ms

En que organizacin se aplica?

Pequea, mediana y grande. Giro: Manufactura, comercio y servicios. Filosofa fcil de entender. A TODOS gusta un lugar ms limpio, cmodo y organizado. Que tipos de lugar de trabajo existen? 3ra : Gente que hace un desastre y nadie limpia. 2da :Gente que hace un desastre y otro grupo lo arregla y lo limpia. 1ra : Gente que no hace ningn desastre y an as, todos ordenan y limpian.

QU SON LAS 5S?

Las 5 Ss vienen de cinco palabras japonesas:

SEIRI
SEISO SEITON

SHITZUKE

SEIKETZU

Las 5S para la creacin de entornos productivos

La relacin con nosotros es que muchas veces, nos encontramos que muchos artculos sobran o estn mal ubicados, lo cual da una sensacin de desnimo, pereza, desorden; y bajo esto se funciona de manera menos eficiente.

El concepto se refiere a la creacin de estaciones de trabajo ms limpias, seguras y visualmente ms organizadas.

SEIRI
Clasificar

y desechar artculos innecesarios en el lugar de trabajo Retirar de la estacin de trabajo todo lo que no es necesario y sin funciones dentro de la operacin. Definir y distinguir entre lo que no se necesita y se guarda. Eliminar lo que no se necesita, aunque al principio sea muy difcil distinguir.

SEIRI

VENTAJAS

Quizs lo necesite, es mejor tenerlo cerca por si lo vuelvo a utilizar.

Reduce

necesidad de espacio.

Facilita

la disposicin de elementos, el
de lo necesario y lo

control y la ejecucin en lo previsto.

Estratificacin

innecesario.

VENTAJAS
Evita

compras duplicadas y daos a materiales o productos almacenados. productividad de equipos y personas implicadas. la clasificacin y la economa, menor cansancio fsico y mayor facilidad de operacin. Seiri son tcnicas de eliminacin.

Aumenta Provoca

Lista para aplicar Seiri:

Materiales Equipos,

y documentos no usados en doce meses. materiales, muebles en mal estado o irreparable.

Materiales

caducados.
no usadas. copias de documentos. obsoletos.

Publicaciones Demasiadas Documentos Peridicos

y publicaciones obsoletas.

Objetos

grandes (Basura)

Como aplicar SEIRI en el trabajo

Objetos
Estratificacin
Artculos sin valor y desechables

Accin requerida
Desechar inmediatamente

Artculos

NO

Necesarios

Artculos con algn valor para venta Artculos sin valor que desecharlos implica costos

Buscar comprador que ofrezca el mejor precio Planear la mnera ms econmica y segura para desecharlo

Por qu se acumulan?
Compras ms all de requerimientos. Ordenamiento incorrecto. Falta de control de calidad(Calidad inferior). Mtodos de almacenamiento impropios. Compras que no se han acabado. Un sistema deficiente de recibo y entrega. Cambios en requerimientos. Sobreproduccin de artculos o productos sin demanda. Devoluciones de clientes. Herramientas intiles. Excesiva duplicacin o emisin de documentos.

 Lo

innecesario debe ser eliminado en cuanto es identificado y es necesario identificar las causas para prevenir su acumulacin.
que concebir ideas para evitar el aumento de artculos innecesarios para reducir el Seiri. innecesarios (Que no sirven como entrada para un proceso) significan desperdicio y eliminarlos contribuye mejorar la productividad. mediciones para identificar causas para para evitar la recurrencia.

Hay

Artculos

Hacer

SEITON
Clasificar

los artculos necesarios en ORDEN para puedan ser seleccionados fcilmente para su uso. Orden significa ms que apariencia. Cuan rpido uno puede conseguir lo que necesita, y cuan rpido puede devolverla a su sitio. Decidir arbitrariamente dnde colocar cosas no nos hace ms rpidos. Hay que pensar en personas que pueden utilizar una cosa. Quin la utiliza de vez en cuando y constantemente.

Cmo aplicar SEITON en el trabajo

Objetos Estratificacin
Artculos frecuentemente usados

Accin requerida
Colocar cerca del lugar de uso Colocarse lejos de los lugares de uso Guardarse separadamente con una tarjeta facilmente identificable

Artculos
Necesarios

Artculos usados ocasionalmente

Artculos no utilizados pero que deben de ser guardados

Siete principios del Seiton

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

PEPS para almacenar artculos.

Asignar a cada artculo una locacin determinada. Todo identificado por un etiquetado.
Colocar de manera que estn visibles para minimizar el tiempo de localizacin. Colocar de manera que puedan ser alcanzados o manejados fcilmente. Separar artculos de utilizacin especializada.

Colocar artculos de frecuente uso cerca del usuario. Dar un nombre y una direccin a cada cosa, contribuye a la calidad y a reducir errores.

Principales problemas de no
aplicacin

Toma mucho tiempo mover cosas. La utilizacin del espacio es baja. Es incierto a donde devolver un artculos.

En especifico para oficinas:

1. 2. 3.

Elimina documentos innecesarios (Seiri). Levanta y reorganiza documentos necesarios (Seiton) Almacena documentos de uso no frecuente en un archivo especial (Seiton).

Ventajas

Artculos necesarios removidos con facilidad. Utilizacin del espacio alta. Pronta devolucin de localizacin correcta un artculo a su

Lo escrito de tamao suficiente y distintivo. Regreso rpido de las cosas a lugar. Cautiva los ojos y simpata de nuestros clientes. No arreglos bonitos, arreglos funcionales. Archivos apilados en el piso son un enemigo y necesitan acciones concretas.

SEISO
Limpiar completamente el lugar de trabajo o para que no haya polvo, grasa, etc. en las maquinas, equipos en el lugar de trabajo. Un ambiente limpio proporciona seguridad, y adems:

calidad

Mayor productividad, evitando hacer las cosas dos veces. Facilita las ventas. Evita prdidas y daos de materiales y productos.

Se crea un ambiente propicio para la calidad. Ayuda a mejorar el estado de nimo del personal, las mquinas duran ms. La limpieza es una proyeccin para nuestro mercado as como una proyeccin de nosotros.

Buenas prcticas de Seiso

o o o

Limpieza de 5-10 minutos diario. Asignar responsabilidades por equipos. Combinar limpieza con inspeccin.

El estndar para es que la suciedad no debe ser detectada por la simple vista o el tacto.
Se puede hacer una regla por limpiar antes de empezar el da de trabajo. Un lugar limpio es el punto de inicio para el mantenimiento de la productividad. Protectores de teclado es un ejemplo de Seiso.

Seiketsu

Mantener el lugar de tal manera que sea productivo y cmodo para repetir el Seiri-Seiton y el Seiso. Es decir, es mantener y elevar el nivel.

Mantenimiento y mejoramiento de un nivel alcanzado es Seiketsu.

Cuando tu repites las actividades de Seiri-Seiton-Seiso correctamente, tu lugar se vuelve limpio y organizado, se le llama a este estado Seiketsu.

VENTAJAS
Facilita seguridad y desempeo de los trabajadores. Evita afectar la salud. Mejora la imagen de la empresa. Eleva el nivel de satisfaccin y motivacin del personal hacia el trabajo.

Shitsuke
Entrenar a la gente para seguir buenos hbitos de trabajo y que observen las reglas de trabajo. Disciplina quiere decir voluntad de hacer las cosas como se supone que se deben de hacer. Implica formar el habito de cumplir con requerimientos de higiene, productividad y un compromiso a mejorar. Permite tener autocontrol en la administracin de las actividades. Se considera como elemento integrador de las 4 anteriores.

Aplicacin diaria
Seiri: Tira cosas que no se necesitan y son utilizadas. Maximiza el espacio. Seiton: Mejora la ubicacin de las cosas y almacena de manera que el tiempo de localizacin de las mismas sea reducido al mnimo. Seiso: Establecer un calendario de limpieza diario. Motiva a tus compaeros para mejoras creativas para el lugar de trabajo. Claves para el xito Compromiso continuo. Comienza con educacin y entrenamiento. No hay observadores, todos participan. Repetir ciclo hasta alcanzar estndares altos. Todos los empleados deben adquirir el habito de limpiar todos los das.

Objetivos para aplicacin prctica

Seiri:
a)
b)

Elegir da para limpieza total Por qu no hoy?.

Producir un espacio efectivo de trabajo para eliminar artculos innecesarios en fechas que incluyan el nmero 5 de cada mes, 5,15,25, etc.

Seiton: Establezca tiempos para localizar artculos menores a 30 segundos(mximo) . Seiso: Mantenga el rea y equipo individual en ptimas operaciones limpindolo. Seiketsu: Crear un ambiente seguro, agradable y hermoso repitiendo los 3 principios anteriores.

Shitsuke: Cumplir reglas y actuar rpidamente para mejorar la imagen de la compaa.

Como se va implementar?

Comunicacin corporativa (Pizarrones, boletines internos, posters, etc.) Cursos de capacitacin. Tarjetas de capacitacin para interiorizar los principios. Stickers en lugares de trabajo. Inspecciones en lugares de trabajo. Fotografa para mejoramiento. Checklists de 5S Inspecciones. El personal encargado de cada rea identificar los problemas en relacin con las 5S. Tomar fotos de un lugar fijo.

Medidas para prevenir desviaciones.

Check list para archivar

Este documento tiene que archivarse.

Esta completo.
Existe alguna seccin sobrante.

Esta fechado elaboracin y recepcin.

Estn las palabras clave y ttulos claros. La informacin para archivarlo en el lugar adecuado es clara.

Defina la forma de organizar la informacin.

BENEFICIOS
Cero Despilfarro Menores costos y aumento de capacidad. Se elimina el desorden inherente al exceso. No quiere decir que todo el inventario se elimina simplemente se arregla y ordena. Mejora de la Seguridad Cuando el equipo se mantiene limpio, es ms fcil descubrir fallas y riesgos de manera inmediata. Cero Averas, Mejor Mantenimiento Al mantener limpios y aseados los centros de trabajo se alarga su vida til y se evitan daos. Cero Defectos, Calidad Mayor Se obtienen mediciones correctas y menores desviaciones que llevan a calidad en las operaciones.

Un lugar limpio y ordenado hace ms partcipe a la gente y alienta responsabilidad.

Crecimiento Corporativo
Las personas que trabajan en lugares 5 Ss guardan respeto y confianza por su comunidad. Los clientes se sienten a gusto negociando con empresas que sean ordenadas y hayan eliminado despilfarros y daos, esto con lleva una mejor relacin cliente- empresa. Aplicar las 5S a profundidad requiere: De un gran esfuerzo consciente. Genera un Cambio Cultural. Si pasamos diez horas diarias en nuestro lugar de trabajo, debemos de crear un ambiente ms saludable, limpio y organizado.

Que se va evaluar?
La gente est orgullosa de su lugar de trabajo? El lugar de trabajo est limpio y organizado? Los lugares de trabajo son trabajar? seguros para

Las mquinas y equipos tienen un buen mantenimiento? Los artculos son fciles de alcanzar? Los artculos localizados? estn convenientemente

La imagen que queremos reflejar a nuestros clientes se refleja en su gente? La localizacin es rpida?

Cmo saber en que reas se necesita la aplicacin?

Cuando el auditor identifica un lugar en donde se necesita aplicar: En esta rea se necesita aplicar: SEIRI En esta rea se necesita aplicar: SEITON En esta rea se necesita aplicar: SEISO Cuando el auditor identifica una excelente aplicacin de los principios coloca un reconocimiento. Habr un reconocimiento al lugar de trabajo con mejor desempeo y a la Direccin y/o Gerencias ms destacada.

Como hacer 5S paso a paso

Seiri
Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4

Objetivos Mantn No Separa tu Crea solo los pongas area del espacio artculos nada en pasillo para un necesarios el piso uso efectivo Acciones Elimina artculos Usa cajas Delimita para tu rea innecesarios transportar de artculos trabajo Reduce excesos de inventario

Como hacer 5S paso a paso

Seiton
Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4

Objetivos Asigna a los artculos un lugar

Haz que los artculos

necesarios

Reduce tu Reduce tiempo de distancia bsqueda desplazarse

estn accesibles Remueve Usa obstculos etiquetas cerca de para artculos simplificar necesarios acceso Coloque artculos de uso frecuente cerca

Acciones

Arregla los artculos por tipo y tamao

Como hacer 5S paso a paso

Seiso
Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4

Objetivos En cada seccin de rea que haya una mquina limpia Acciones Selecciona una mquina y lmpiala

Incremen ta el nmero de mquinas limpias Utiliza artculos de limpieza

Incremen ta el nmero de mquinas limpias Prevenga que las mquinas se ensucien

Manten TODAS las mquinas limpias Combina la limpieza con la

completa

convenientes

inspeccin

Como hacer 5S paso a paso

Seiketzu y
Shitzuke

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Paso 4

Objetivos Crear un Crear un Crear un ambiente ambiente ambiente limpio cmodo sano y seguro de trabajo Acciones

Crear un lugar altamente

productivo

Limpiar el Defina un Eliminar Introduzca lugar de horario amenazas mejoras trabajo de creativas diario limpieza