Access -Bancos de dados

Computadores so particularmente adequados para o armazenamento e manipulao de dados e permitem classificar e recuperar com rapidez e eficincia grandes volumes de dados. Bancos de dados so depsitos de conjuntos de dados relacionados. Sistemas de Gerenciamento de Bancos de Dados (SGBDs) so as ferramentas usadas para o processamento e o armazenamento organizado de dados em computadores. H variados SGBDs para microcomputadores, como por exemplo, dBase IV e Paradox da Borland International; Access e FoxPro da Microsoft; Lotus Approach e FileMaker Pro da Claris. Hoje, graas aos microcomputadores, SGBDs so usados tanto por empresas, para registrar os processos relativos a vendas, contabilidade geral, gerenciamento de funcionrios, quanto em nvel domstico para gerenciar compras, contas, informaes referentes a amigos. Tabelas Um banco de dados compreende dados agrupados em tabelas. Tabelas podem estar relacionadas entre si. Uma tabela compreende linhas e colunas. Cada linha de uma tabela (ou registro) contm informaes de um elemento da tabela. Cada coluna da tabela (ou campo) contm um tipo de informao dos elementos que compem a tabela. Todos os registros de uma tabela contm os mesmos campos, sempre na mesma seqncia. Os campos de uma tabela so definidos por quem cria a tabela. Por exemplo em um banco de dados com informaes de Clientes, em uma tabela que armazene os dados de clientes, cada linha da tabela conter informaes sobre um cliente e as colunas sero Cdigo do Cliente, Empresa, Endereco, etc.

Figura 1: Registros (linhas) com campos (colunas) da Tabela Clientes

Cada campo tem um nome e um tipo (texto, numrico, data, etc.). O tipo de um campo define que informaes podero ser nele armazenadas. Um campo texto guardar qualquer texto, contendo os mais variados caracteres. Um campo numrico conter valores numricos e poder ser usado em clculos. Campos de data e hora armazenaro datas e horas e permitiro a verificao de erros na entrada de dados.

Figura 2: Definio dos campos de uma tabela Ordenao dos dados Uma das grandes vantagens do uso de um SGBD a possibilidade de ordenao dos dados e alterao desta ordenao para apresentao dos mesmos no vdeo ou de forma impressa. Para ordenar os dados, um SGBD vale-se de chaves e ndices. importante que toda tabela tenha uma chave primria, que pode compreender um ou mais campos. A chave primria aquele campo ou conjunto de campos que permite identificar de forma nica cada registro. Alm das chaves, os ndices permitem a classificao dos dados. ndices so estruturas de armazenamento de dados que permitem que uma tabela seja acessada segundo outras ordens de classificao que no aquela da chave primria. Formulrios Formulrios so telas personalizadas para exibir e inserir dados. Um formulrio pode estar vinculado a uma ou mais tabelas.

Figura 3: Exemplo de Formulrio Relatrios Relatrios permitem apresentar as informaes de um banco de dados em forma impressa.

Figura 4: Exemplo de Relatrio Consultas Consultas permitem ver, alterar e analisar dados de formas variadas. A partir dos registros resultantes de consultas possvel desenvolver formulrios e relatrios.

Armazenamento da informao no ACCESS A criao de um novo banco de dados compreende a criao de um arquivo com extenso .MDB. No interior deste arquivo so armazenadas as tabelas de dados, formulrios, relatrios, consultas, etc. Um arquivo .MDB do ACCESS funciona como uma pasta, onde outros arquivos so armazenados. Diferentemente do que ocorre com arquivos em outros aplicativos, o salvamento de um arquivo de banco de dados j deve acontecer no momento mesmo de sua criao.

O Uso de Assistentes
Para facilitar o trabalho de criao de um Banco de Dados e dos seus vrios elementos constituintes esto disponveis uma srie de Assistentes. H Assistentes para criao de tabelas, relatrios, etc. Ativado um assistente, surgem caixas de dilogo em sucesso. Em cada caixa de dilogo define-se algum aspecto do elemento que se est definindo. Em qualquer caixa possvel anular a tarefa, via boto Cancelar, ou concluir a tarefa, via boto Concluir. tambm possvel avanar ou retroceder entre as caixas, dependendo do ponto onde se est, usando os botes <Voltar e Avanar>.

Figura 5: Exemplo de Caixa de Dilogo de um Assistente As tarefas realizadas pelos Assistentes podem tambm ser realizadas atravs da ativao sucessiva de opes de menu.

ATIVIDADE PRTICA I
Criar o BD AMIGOS, com a tabela Agenda, o formulrio FormPadrao, o relatrio AMIGOS DE FULANO.

Criao do BD AMIGOS
Ativar o ACCESS. Na tela inicial, selecionar: Banco de Dados Vazio Clicar: OK

Figura 6: Incio do processo de criao de um Banco de Dados Na caixa de dilogo Novo arquivo de banco de dados, nomear o novo arquivo de BD, indicando onde ele deve ser salvo. Nome do arquivo: AMIGOS.mdb Salvar em: 3 Floppy A: Salvar como tipo: Banco de dados do Microsoft Access (*.mdb) Clicar: CRIAR

Figura 7: Criao do Banco de Dados

Criao da tabela AGENDA

Vamos utilizar o ASSISTENTE DE TABELA 1. Com a janela Banco de Dados ativada e a guia Tabelas selecionada (para selecion-la basta clicar sobre Tabelas), clicar em Novo; 2. Ativar o Assistente de Tabela selecionando Assistente de Tabela e clicando OK.

Figura 8: Assistente de Tabela Exemplo de Caixa de Dilogo

ASSISTENTE DE TABELA: CAIXA DE DILOGO 1

Figura 9: Assistente de Tabela Caixa de Dilogo 1

Permite que uma tabela seja criada a partir de tabelas exemplo j existentes. H verses de tabelas para a esfera profissional e domstica. Escolhe-se os conjuntos de tabelas de um ou outro grupo selecionando Comercial ou Pessoal. Nesta etapa, h trs caixas de listagens disponveis: Tabelas de exemplo, Campos de Exemplo e Campos na nova tabela. Tabelas de Exemplo permite selecionar uma tabela exemplo (clicando sobre uma das opes listadas), cujos campos so simultaneamente apresentados em Campos de Exemplo. Os campos selecionados em Campos de Exemplo so enviados com o clicar das setas > e >> para Campos na Nova Tabela. A seta > permite transferncia de um campo selecionado, a seta >> permite a transferncia de todos os campos em bloco. As setas em sentido inverso garantem as mesmas operaes de Campos na nova tabela para Campos de exemplo. Selecionar Pessoal. Selecionar Convidados, como tabela exemplo. Selecionar PrimeiroNome, Endereo, Cidade, Estado, CEP, TelefoneResidencial, DataDaltimaConversa. Antes de seguir, vamos alterar o nome de alguns campos, iniciando com a alterao de PrimeiroNome para Nome. Para isso, selecionar PrimeiroNome em Campos da nova tabela, em seguida, clicar em Renomear campo... Digitar Nome e clicar OK. Repetir esses passos para alterar os nomes de campo TelefoneResidencial para Telefone e Data para DataDeNascimento. Ao concluir a seleo dos campos e o acerto dos nomes, clicar em Avanar>.

ASSISTENTE DE TABELA: CAIXA DE DILOGO 2

Figura 10: Assistente de Tabela Caixa de Dilogo 2

Definio do nome da tabela e indicao da chave primria. A chave primria de uma tabela a informao que permite identificar de forma nica um registro (de um Amigo, no caso em discusso) na tabela. Digite Agenda em Como deseja chamar sua tabela? Selecione Sim, defina a chave primria para mim. Clique em Avanar>.

ASSISTENTE DE TABELA: CAIXA DE DILOGO 3

Figura 11: Assistente de Tabela Caixa de Dilogo 3 A especificao dos campos dos registros que comporo a tabela j est concluda. Selecione a opo Entre dados na tabela usando um formulrio criado pelo assistente e automaticamente ser criado um formulrio para entrada de dados, e ser possvel iniciar de imediato o fornecimento dos dados da tabela. Clique em Concluir.

Figura 12: Formulrio Padro gerado pelo Assistente de Tabela

Entrada de Dados via Formulrio Padro gerado pelo Assistente de Tabela

Entre com os dados de no mnimo 12 amigos seus. Nos espaos direita dos nomes dos campos devem ser digitadas as informaes. CdigoAgenda a chave primria definida pelo sistema. Ser um nmero inteiro de 1 a n, alterado automaticamente a cada novo registro criado. Pressione a tecla ENTER para passar para o campo seguinte. Um Enter no ltimo campo de um registro remete para um novo registro. possvel movimentar-se entre campos usando a tecla TAB (avanar) ou SHIFT + TAB (retroceder). Ao final da digitao de cada campo tambm pode ser pressionada a tecla ENTER, o qu provoca o deslocamento para o campo seguinte. Igualmente possvel posicionar-se com o mouse em um campo especfico. As teclas Page Up e Page Down permitem deslocar-se entre registros. Na ltima linha do formulrio, iniciada por Registro, h botes que permitem deslocarse pelos registros existentes, avanando ou retrocedendo. Nesta linha aparecem as informaes em que registro se est no momento e qual o nmero de registros j fornecidos.

Encerrando a entrada de dados Criao do formulrio FormPadrao

Quando concluir a digitao de todos os dados, selecione no menu Arquivo a opo Fechar ou clique no boto de fechamento da janela do formulrio. Clique em Sim, quando lhe for perguntado se deseja salvar as alteraes.

Figura 13: Salvando as especificaes do formulrio usado na entrada de dados Quando aparecer a caixa de dilogo Salvar como, digite FormPadrao e clique OK. Desta forma voc ter criado o formulrio FormPadrao, cuja definio foi feita automaticamente pelo sistema.

Figura 14: Nomeando FormPadro

Criao do Relatrio RELATPADRAO

Vamos utilizar o ASSISTENTE DE RELATRIO 1. Com a janela Banco de Dados ativada e a guia Relatrios selecionada (para selecion-la basta clicar sobre Relatrios), clicar em Novo; 2. Em Escolha a tabela ou consulta de onde os dados do objeto se originam, clique na seta escura e selecione Agenda. 3. Ative o Assistente selecionando Assistente de Relatrio e clique OK.

Figura 15: Ativao do Assistente de Relatrio

ASSISTENTE DE RELATRIO: CAIXA DE DILOGO 1

Figura 16: Assistente de Relatrio Caixa de Dilogo 1

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Permite selecionar os campos que comporo o relatrio. Uma vez selecionada uma tabela ou consulta, em Tabelas/Consultas, aparecem em Campos disponveis a lista de campos correspondentes tabela ou consulta. Para que um campo listado em Campos disponveis passe para Campos Selecionados (campos que integraro o relatrio) necessrio ou selecionar cada campo, um a um, pressionando em seguida a seta >, ou clicar no boto >>, o qu transferir todos os campos de disponveis para selecionados. As setas em sentido inverso transferem campos selecionados novamente para campos disponveis. Clique na seta escura em Tabelas/Consultas e selecione Tabela:Agenda. Transfira os campos Nome, Endereo, Cidade, Estado, CEP de Camposdisponveis para Campos selecionados. Clique em Avanar>.

ASSISTENTE DE RELATRIO: CAIXA DE DILOGO 2

Figura 17: Assistente de Relatrio Caixa de Dilogo 2 No relatrio que est sendo desenvolvido, no haver nveis de grupo. Clique em Avanar>.

ASSISTENTE DE RELATRIO: CAIXA DE DILOGO 3

Figura 18: Assistente de Relatrio Caixa de Dilogo 3

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Nesta fase pode-se especificar a ordem em que os dados devem ser apresentados. At quatro campos podem ser especificados com ordem tanto crescente quanto decrescente. O relatrio que est sendo definido ser classificado por Nome, em ordem crescente. Clique na seta escura correspondente ao nmero 1. Selecione Nome e veja que o boto ao lado com AZ, esteja com a seta apontando para baixo, indicando ordem crescente. Se no estiver, basta clicar sobre ele e aparecer a ordem correta. Clique em Avanar>.

ASSISTENTE DE RELATRIO: CAIXA DE DILOGO 4

Figura 19: Assistente de Relatrio Caixa de Dilogo 4 Nesta fase define-se a forma de apresentao do relatrio, a disposio dos elementos do relatrio na pgina. Em Layout, selecione Tabela (experimente clicar nas outras opes de Layout para ver o qu significam). Em Orientao, selecione Retrato. Selecione Ajustar a largura. Clique em Avanar>.

ASSISTENTE DE RELATRIO: CAIXA DE DILOGO 5

Figura 20: Assistente de Relatrio Caixa de Dilogo 5

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O Estilo de um relatrio diz respeito aos tipos de letra e estilo de apresentao dos ttulos e dados do relatrio. Selecione sucessivamente cada uma das opes Casual, Cinza Suave, etc. e visualize como ficar o relatrio com cada uma dessas opes. Finalmente selecione Cinza Suave e clique em Avanar>.

ASSISTENTE DE RELATRIO: CAIXA DE DILOGO 6

Figura 21: Assistente de Relatrio Caixa de Dilogo 6 Nomeie o seu relatrio AMIGOS DE <aqui coloque seu nome> em Que ttulo voc deseja para o seu relatrio? Selecione Visualizar o relatrio. Clique em Concluir.

Figura 22: Relatrio Padro gerado pelo Assistente

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Bibliografia
JEFFRY, Byme. Microsoft Access 97 ( Rpido e Fcil para Iniciantes). Rio de Janeiro: Campus, 1997. Instituto Brasileiro de Pesquisa em Informtica. Access 97, mtodo rpido. Rio de Janeiro: Infobook, 1997. Ajuda on-line do Access 97. Microsoft.

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