MANEJO DE ACCES

USO DE ACCES
Ivonne y Sandra
Este documento contiene definiciones e instrucciones del manejo de Access que esperamos que pueda ayudar a la gente que quiera aprender a manejar Access.

Trabajo de informtica Realizado en clase de informtica Hecho por Ivonne y Sandra Clase: 4E 21/01/2013

Definiciones:
.Access: -Es un gestor de bases de datos, ya que permite crear bases de datos y manejarlas.
Las bases de datos son conjuntos de datos relacionados entre s, organizados en tablas. Se pueden realizar con ellos diversas operaciones, como ordenarlos, actualizarlos, imprimirlos, etc. Las bases de datos constan de dos partes: *Diseo: consiste en especificar el tipo de informacin que vamos a manejar, as como las operaciones que realizaremos sobre los datos. *Manejo: cosiste en introducir los datos y las operaciones que realizaremos sobre estos. El gestor de la base de datos Access permite trabajar con los siguientes objetos: tablas, consultas, formularios e informes.

.Tablas: -Las tablas se utilizan en las bases de datos para organizar la informacin internamente. Una tabla consta de filas, que son los registros, y columnas, que son los campos. Las bases de datos en general estn formadas por varias tablas. *Registros: son las fichas que introducimos en la tabla, es decir el conjunto de caractersticas que definen cada uno de los elementos que pertenecen a la tabla. Un registro es cada una de las filas de la tabla. *Campo: Un campo es una caracterstica comn a todos los registros. Un campo es cada una de las columnas de la tabla. -Creacin de tablas: En cada uno de los campos ponemos el nombre del campo que queremos que aparezca reflejado; despus, el tipo de datos que se va a almacenar y al final una descripcin del campo.

CAMPO

REGISTRO

.Consultas:
Las consultas son las que dan potencia a las bases de datos. Los gestores de bases de datos basan su competencia en este aspecto ya que, segn su velocidad a la hora de manejar grandes cantidades de informacin se considera mejor su rendimiento. Las consultas permiten elegir, en una o varias tablas o consultas de una base de datos, varios campos a los que podemos poner condiciones para seleccionar solamente los registros que las verifiquen y presentarlos en un orden determinado. Para eliminar una consulta, la cerramos, la seleccionamos y pulsamos (Supr) o bien elegimos Inicio/Registros/Eliminar; o seleccionamos en su men contextual la opcin eliminar. Los criterios son condiciones que limitan la bsqueda de los datos en la tabla. Por ejemplo:

El criterio en este caso es que el contacto haya nacido en abril y que se ordene de forma ascendente.

Gracias al filtro podemos crear la consulta:

Accedes a filtro en Inicio:

FILTRO

Paso a Word y Excel.

Se abre la base de datos, despus seleccionamos la tabla o consulta que se va a integrar en Word o Excel. En datos externos/exportar, seleccionamos la opcin que nos interese.

.Formularios:
Los formularios sirven para presentar los registros de una tabla de forma prctica y elegante. A la hora de introducir datos o de verlos, hemos empleado tablas que son parecidas a las hojas de clculo. Si tenemos muchos campos, podemos perdernos con bastante facilidad. Los formularios se caracterizan por emplear una nica ventana para presentar los campos de un nico registro. En la parte inferior de los formularios est la barra de estado, donde aparecen los botones que se emplean para ver todos los registros y el registro que tenemos activo en ese momento.

BSQUEDA DE FORMULARIOS:
Para buscar un valor determinado en uno de los campos de un formulario, primero abrimos el formulario, colocamos el puntero en el campo en el que deseamos buscar, hacemos clic en Inicio/Buscar/ ventana. Buscar y al final rellenamos los campos de la

CREACIN DE FORMULARIOS CON EL ASISTENTE:

El asistente crea automticamente un formulario para una tabla o consulta. Para crear un formulario con el asistente primero desplegamos Crear/Formulario /Ms formularios. Seleccionamos Asistente para formularios y especificamos la tabla o consulta de la que vamos a tomar los datos, despus seleccionamos los campos con los que vamos a trabajar. Elegimos el tipo de distribucin que vamos a aplicar al formulario. Seleccionamos el estilo. Le damos un ttulo al formulario y pulsamos finalizar. Una vez realizado el proceso, automticamente se abre el formulario con los datos del primer registro.

DISEO DE FORMULARIOS MANUALMENTE:

Para empezar hacemos clic en Crear/Formularios/Diseo del formulario

Despus obtenemos una ventana como la siguiente:

Para hacerlo ms grande se arrastra de la esquina inferior derecha.

Despus hacemos clic en Herramientas de diseo de formulario/Diseo/Herramientas/Agregar campos existentes, y en la ventana emergente, Lista de campos, aparecen todos los campos de la tabla o consulta.

En Herramientas de diseo de formulario/Diseo/Herramientas/Agregar campos existentes aparecen los distintos elementos de los que podemos disponer para disear un formulario.

.Informes:
Para crear un informe le damos a crear en herramientas de la tabla y elegimos el informe que queremos:

INFORMES

.Para crear un informe bsico le damos a Informe, all podemos elegir los campos que queremos elegir en la Lista de campos:

.Para crear un informe en blanco en vista diseo le damos a Diseo de informe.

Aqu podemos disear el informe a nuestro gusto, seleccionamos el campo que queremos de la Lista de campos y lo podemos ubicar en Entrada de pgina, Detalle o Pie de pgina:

.Para crear un informe vaco le damos a Informe en blanco. Aqu podemos poner los campos de la Lista de campos que queramos y en el orden que nos parezca mejor. En este caso hemos aadido cuatro campos en el siguiente orden: Nombre Apellidos Fecha de nacimiento Provincia

Todos estos campos los hemos elegido en lista de campos.

Lista de campos

Campos elegidos

Trabajo realizado por Ivonne y Sandra. 4E