5 Base de Datos

Gua de estudio
Manual 5 Base de Datos:

El componente de Bases de Datos de OpenOffice.org
OpenOffice.org
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Derechos de autor
Este documento est protegido por los derechos de autor de sus contribuyentes, mencionados en las secciones tituladas Autores, Traductores y Editores. Puede distribuirlo y/o modificarlo bajo los trminos de la Licencia Pblica General (General Public License - GNU), versin 3 o posterior (http://www.gnu.org/licenses/ gpl.html) o la Licencia de Atribuciones de Creativos Comunes (Creative Commons Attribution License) versin 3.0 o posteriores (http://creativecommons.org/licenses/ by/3.0/deed.es_PE). Todas las marcas mencionadas en esta gua pertenecen a sus propietarios legtimos.
Autores
Modificado y ampliado por Meridian S.A.
Editor
Jorge L. Tupac-Yupanqui
Realimentacin
Mantenedor: Jorge L. Tupac-Yupanqui Por favor dirija cualquier comentario o sugerencia sobre este documento a: Jorge.Tupac@moquegua.edu.pe
Fecha de publicacin
Publicado el 19 de Diciembre de 2008. Basado en OpenOffice.org 3.0
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Manual 5
Manual 5 Base de Datos
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Manual 5
Contenido
Manual 5 Base de Datos:...................................................................................................................1 Derechos de autor...................................................................................................iii Autores....................................................................................................................iii Editor......................................................................................................................iii Realimentacin.......................................................................................................iii Fecha de publicacin..............................................................................................iii Captulo 1........................................................................................................................13 Objetivo general.....................................................................................................13 Objetivos especficos.............................................................................................13 Tema A.............................................................................................................................15 Conceptos claves.........................................................................................................15 Base de datos: ........................................................................................................15 Trminos usados en una base de datos...................................................................16 Grandes bases de datos...........................................................................................19 Actividad 1-1..........................................................................................................21 Tema B.............................................................................................................................23 Organizacin de una Base de datos.............................................................................23 Identificando claves primarias y claves forneas...................................................23 Relaciones de tablas...............................................................................................26 Importancia de la integridad entre tablas...............................................................27 Operaciones............................................................................................................28 Actividad 1-2..........................................................................................................31 Leccin 1................................................................................................................32 Captulo 2........................................................................................................................33 Objetivo General....................................................................................................33 Objetivos Especficos.............................................................................................33 Tema A.............................................................................................................................35 Trabajar con Base........................................................................................................35 Actividad 2-1..........................................................................................................38 Actividad 2-2..........................................................................................................40 Actividad 2-3..........................................................................................................41 Crear y Guardar una nueva Base de Datos.............................................................42 Actividad 2-4.........................................................................................................45 Abrir y Cerrar una Base de Datos..........................................................................46 Uso de funciones de ayuda.....................................................................................49 Actividad 2-5..........................................................................................................52 Tema B.............................................................................................................................53 Tareas comunes...........................................................................................................53 Abrir tabla/consulta/formulario/reporte.................................................................53 Guardar y Cerrar tabla/consulta/formulario/reporte...............................................54 Diferentes Vistas....................................................................................................55 Ordenar registros en una tabla/consulta/formulario...............................................57 Borrar tabla/consulta/formulario/reporte...............................................................58 Actividad 2-6..........................................................................................................59 Leccin 2................................................................................................................61 Manual 5 Base de Datos v
Manual 5
Captulo 3........................................................................................................................63 Objetivo General....................................................................................................63 Objetivos Especficos.............................................................................................63 Tema A.............................................................................................................................65 Trabajando Tablas.......................................................................................................65 Elegir clave principal.............................................................................................65 Aplicar Tipo de campo...........................................................................................66 Reglas de Validacin..............................................................................................69 Actividad 3-1..........................................................................................................70 Registros.................................................................................................................72 Agregar registros a una tabla..................................................................................72 Agregar, modificar, borrar data en un registro.......................................................73 Eliminar registros en una tabla...............................................................................73 Tema B.............................................................................................................................75 Crear una tabla en Vista Diseo..................................................................................75 Grabar o guardar una tabla.....................................................................................76 Indexar un campo (con o sin permiso de duplicados)............................................76 Actividad 3-2..........................................................................................................79 Agregar campos a una tabla...................................................................................80 Actividad 3-3..........................................................................................................82 Actividad 3-4..........................................................................................................83 Modificar Diseo de una tabla...............................................................................84 Cambios de nombre o descripcin del campo........................................................85 Cambiar el tamao del campo................................................................................85 Cambiar el tipo de dato del campo.........................................................................86 Cambiar el formato del campo...............................................................................87 Actividad 3-5..........................................................................................................90 Relaciones entre tablas...........................................................................................92 Relacin uno a uno.................................................................................................92 Relacin uno a muchos .........................................................................................93 Relacin muchos a muchos....................................................................................93 Integridad Referencial............................................................................................94 Crear Relaciones ...................................................................................................95 Eliminar Relaciones .............................................................................................96 Actividad 3-6..........................................................................................................97 Leccin 3................................................................................................................99 Captulo 4......................................................................................................................101 Objetivo General..................................................................................................101 Objetivos Especficos...........................................................................................101 Tema A...........................................................................................................................103 Formularios...............................................................................................................103 Barra de Navegacin............................................................................................103 Controles de formularios......................................................................................104 Sub-formulario ....................................................................................................105 Actividad 4-1........................................................................................................107 Crear un formulario usando el asistente...............................................................108 Crear un subformulario basado en relacin existente..........................................110 Crear formulario en vista diseo..........................................................................113 Manual 5 Base de Datos vi
Manual 5
Actividad 4 - 2......................................................................................................114 Utilizar el formulario para ingresar datos en un nuevo registro ..........................115 Utilizar el formulario para modificar datos en un registro...................................116 Utilizar el formulario para borrar registros..........................................................116 Actividad 4 - 3......................................................................................................117 Agregar, modificar texto en cabecera y pie de seccin en un formulario............118 Leccin 4..............................................................................................................119 Captulo 5......................................................................................................................121 Objetivo General..................................................................................................121 Objetivos Especficos...........................................................................................121 Tema A...........................................................................................................................123 Operaciones Principales............................................................................................123 Comando de Bsqueda.........................................................................................123 Aplicar filtros a una tabla/formulario...................................................................124 Actividad 5-1........................................................................................................126 Leccin 5-A..........................................................................................................128 Tema B...........................................................................................................................129 Consultas...................................................................................................................129 Creacin de consultas ..........................................................................................129 Creacin de consultas usando Vista Diseo.........................................................133 Creacin de consultas sobre una tabla utilizando el asistente..............................133 Creacin de consultas sobre varias tablas............................................................135 Actividad 5-2........................................................................................................137 Modificar la consulta............................................................................................138 Actividad 5-3........................................................................................................140 Leccin 5-B..........................................................................................................141 Captulo 6......................................................................................................................143 Objetivo General..................................................................................................143 Objetivos Especficos...........................................................................................143 Tema A...........................................................................................................................145 Reportes o Informes..................................................................................................145 Crear un Reporte basado en una tabla o consulta.................................................145 Actividad 6-1........................................................................................................150 Modificar los elementos de un informe...............................................................151 Secciones de un informe......................................................................................151 Editar campos ......................................................................................................152 La barra de herramientas tabla.............................................................................152 Actividad 6 -2.......................................................................................................154 Presentar campos especficos agrupados..............................................................155 Presentar un campo calculado en un Informe......................................................156 Actividad 6 -3.......................................................................................................158 Actividad 6 -4.......................................................................................................159 Aadir, modificar texto en encabezado y pie de pgina en un informe..............161 Exportar una tabla/Consulta a otro formato.........................................................161 Exportar un informe.............................................................................................161 Tema B...........................................................................................................................163 Impresin..................................................................................................................163 Cambiar caractersticas de impresin...................................................................163 Manual 5 Base de Datos vii
Manual 5
Impresin de tablas o consultas............................................................................164 Impresin de formularios.....................................................................................166 Impresin de informes..........................................................................................167 Actividad 6 -5.......................................................................................................168 Leccin 6..............................................................................................................169 Repaso..................................................................................................................170 Bibliografa...............................................................................................................171 Enlaces:................................................................................................................171
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Introduccin
La mayora de organizaciones administran grandes cantidades de datos utilizando Base de datos relacionales. OpenOffice Base es una aplicacin que las Instituciones Educativas podran utilizar para administrar de forma eficiente su informacin, manteniendo actualizados los datos del personal y de los alumnos, as como el inventario de todo lo tangible dentro de la Institucin.
Descripcin
OpenOffice Base le permitir organizar su informacin en una base de datos utilizando las diferentes herramientas que le brinda el programa.
A quines est dirigido

El curso est diseado para profesionales que desean obtener la certificacin ICDL o similar.
Pre-requisitos
El curso est diseado para estudiantes que tengan conocimiento de office.
Metodologa
El enfoque que se utiliza es el Constructivismo. El curso Base de Datos ensea los conceptos bsicos de cmo organizar y operar bases de datos. Los manuales, el cd multimedia y el uso del portal permiten familiarizarse con los contenidos del curso. El curso se desarrolla a lo largo de 4 sesiones presenciales donde el docente participar activamente durante toda la sesin, dos sesiones virtuales donde podr retroalimentar sus conocimientos y resolver las evaluaciones y simulaciones y una sesin de tareas virtuales donde presentar sus trabajos al finalizar el curso. El curso maneja las siguientes estrategias: 1. Desarrollo de actividades al finalizar cada tema explicado por el capacitador.(apoyo terico con el uso del manual) 2. Intercambio de experiencias al responder las preguntas de las lecciones al finalizar cada captulo. 3. Uso del portal y el cd multimedia para la retroalimentacin. 4. Uso de rutas de aprendizaje(portal) como gua de autoestudio y autoevaluacin.
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Objetivo del Curso

Comprender el concepto de una base de datos y demostrar competencias usndolas
Objetivos Especficos

Comprender qu es una base de datos, cmo se organiza y opera. Crear base de datos simples y ver su contenido de diferentes modos . Crear una tabla, ingresar y editar datos de una tabla. Comprender qu es un formulario y crearlos para ingresar, modificar y eliminar registros y datos en un registro. Ordenar y filtrar una tabla o formulario, crear, modificar y correr consultas para obtener informacin especfica desde una base de datos. Crear reportes o informes y prepararlos para su distribucin.
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Captulo 1
Entender Base de Datos
Objetivo general
Comprender qu es una base de datos.
Objetivos especficos

Comprender conceptos claves. Conocer la Organizacin de una base de datos Comprender Relaciones entre tablas Conocer las operaciones en una base de datos
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Tema A
Tema A
Conceptos claves
En la mayora de empresas o negocios es necesario trabajar con gran cantidad de datos diariamente. Entender la composicin de bases de datos y en particular, el programa OpenOffice Base le dar la capacidad de usar Base para organizar sus datos. En esta leccin, usted recibir una introduccin de conceptos de base de datos.
Base de datos:
Una base de datos es una coleccin de datos que estn relacionados con un tema en particular o un objetivo, como una lista o coleccin de direcciones de clientes o detalles de entrada y salida de productos de un almacn. Las bases de datos le permiten organizar la informacin de una manera lgica de modo que se pueda acceder a los datos fcilmente. Los datos contenidos en una base de datos pueden ser texto, nmeros o grficos. Una base de datos contiene tablas, consultas, formularios e informes.
Diferencia entre datos e informacin:
Dato: Conjunto de caracteres con algn significado, pueden ser numricos, alfabticos, o alfanumricos. Informacin: Es un conjunto ordenado de datos los cuales son manejados segn la necesidad del usuario; para que un conjunto de datos pueda ser procesado eficientemente y pueda dar lugar a informacin, primero se debe guardar en un orden lgico en archivos. Los datos pueden considerarse como la materia prima de la informacin. Su procesamiento consta, bsicamente, de tres fases:
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Conceptos claves
1. El ingreso en el sistema (datos de entrada) 2. Su manipulacin y 3. La produccin de un resultado (informacin de salida). La informacin es, por lo tanto, el resultado de un proceso de transformacin de datos que es interpretado por el ser humano. Sin embargo, en el lenguaje cotidiano no se hace esta distincin y suelen usarse como sinnimos. Aplicado a la teora de comunicacin, el trmino informacin se refiere a todo lo que es comunicable, pueda interpretarse o no.
Trminos usados en una base de datos

Campo:
Es la unidad ms pequea a la cual uno puede referirse en un programa. Desde el punto de vista del programador representa una caracterstica de un individuo u objeto.
Tipos de datos
Texto Texto fijo Nmero Decimal Integer Float Real Double Si/No Fecha Hora
[VARCHAR] [CHAR] [NUMERIC] [DECIMAL] [INTEGER] [FLOAT] [REAL] DOUBLE] [BOOLEAN] [DATE] [TIME]
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Conceptos claves
Propiedades del Campo
Longitud: Define el nmero mximo de caracteres en los tipos de texto y el valor mayor que se puede representar en los tipos numricos. Decimales: Disponible para datos numricos y determina el nmero de posiciones decimales para almacenar y representar. Valor predeterminado: se puede introducir el valor por omisin. Entrada requerida: Hace obligatoria o no la introduccin de un valor en el campo. Valor automtico: Al activar, el campo incrementa su valor automticamente. Expresin incremento automtico: Relacionada con la propiedad anterior, define el valor de incremento del valor automtico.
Registro:
Coleccin de datos acerca de una persona o cosa.

Tablas:
Son estructuras formadas por grupos de registros ordenados en filas y columnas, que van a permitir almacenar la informacin. Las columnas contienen la misma categora de informacin para cada objeto en la tabla. La informacin acerca de cada objeto est contenida en una fila.
Informacin relacionada Encabezado
Fila
Columna
Igual categora de informacin
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Conceptos claves
Archivo:
Coleccin de registros almacenados siguiendo una estructura homognea.

Consulta:
Es la solicitud de informacin que se hace a las tablas de una base de datos, requiere los nombres de las tablas y columnas para generar la salida. Adems de buscar informacin pueden realizar clculos y mostrar sus resultados. Las consultas pueden ser guardadas para su reutilizacin.
Formularios:
Es una interfaz grfica de la base de datos que se utiliza para visualizar y editar datos. Los formularios pueden ser personalizados de acuerdo a las necesidades de visualizacin del usuario. Facilitan principalmente la tarea de introducir informacin en las tablas.
Informes o Reportes:
Es una pantalla de salida de datos dispuestos en un orden especificado por el usuario. Contiene la informacin recuperada de tablas o consultas A menudo se crean para obtener copias impresas de nuestros datos.
Esquema de base de datos:
Es la estructura por la que est formada la base de datos, se especifica por medio de un conjunto de definiciones que se expresan mediante un lenguaje especial llamado lenguaje de definicin de datos. (DDL)
Administrador de base de datos (DBA):
Es la persona o equipo de personas profesionales responsables del control y manejo del sistema de base de datos, generalmente tiene(n) experiencia en DBMS, diseo de bases de datos, Sistemas operativos, comunicacin de datos, hardware y programacin
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Conceptos claves
Grandes bases de datos

Las organizaciones hoy en da utilizan bases de datos para guardar su informacin, independientemente del tipo de informacin que necesiten almacenar tienen el mismo propsito que es tener a salvo su informacin para acceder a ella en el momento adecuado. Algunos ejemplos de las ms grandes bases de datos: Biblioteca del Congreso de EEUU. Esta biblioteca almacena datos sobre cosas tan variadas como libros de cocina, tarjetas de bisbol o peridicos de la poca colonial. La base de datos incluye el catlogo y material digitalizado. Amazon. Amazon es la tienda ms grande del mundo. Empezaron vendiendo libros y ahora se puede encontrar hasta llantas para autos. Su base de datos incluye informacin personal (direcciones, tarjetas de crdito, etc.) de ms de 59 millones de clientes, recetas, listas compras, y pginas que los clientes pueden revisar de ms de 250 mil libros. Adems almacena millones de temes de su inventario y del inventario de sus tiendas asociadas. YouTube. En menos de dos aos, YouTube ha conseguido tener la biblioteca de video ms grande del mundo (lo que lleva a tener una de las bases de datos ms grandes del mundo). Actualmente sus visitantes ven ms de 100 millones de videos diariamente. Se calcula que si cada video subido tiene en promedio unos 10 MB, mensualmente su base de datos crece unos 18.6 TB (ya que diariamente se suben unos 65 mil videos). Google. Google aproximadamente recibe unos 91 millones de consultas al da y almacena absolutamente todas las consultas que sus usuarios realizan. En todos estos aos eso debe de dar como resultado unos 33 billones de entradas en la base de datos. Dependiendo de su arquitectura, esto puede significar cientos de terabytes de informacin. A eso hay que sumarle la informacin guardada de cada usuario (por las cookies), Google Video, YouTube (que fue comprado por Google), Gmail, la publicidad (Ad Sense) y ms.
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Conceptos claves
AT&T. Es tambin una de las compaas de telecomunicaciones del mundo, tal como Sprint, pero es la ms antigua de EEUU. AT&T almacena datos sobre el nmero marcado, la duracin de la llamada, facturacin, etc. Almacenan datos de llamadas realizadas hace dcadas. World Data Centre for Climate El WDCC (Centro Mundial de datos para el clima) es la base de datos ms grande del mundo. Almacena unos 220 terabytes de informacin y 6 petabytes de informacin adicional, incluyendo datos sobre el clima, predicciones y simulaciones.
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Conceptos claves
Actividad 1-1
Examinando Conceptos de Base de Datos
Usted est tratando de entender qu es una base de datos y cmo funciona. Adems comprender lo que es una base de datos relacional y en qu se diferencia de otros tipos de bases de datos. Revisar ejemplos y las caractersticas de las bases de datos le ayudarn a comprender estos conceptos. 1. Marcar Verdadero o Falso. Una base de datos es una coleccin de datos relacionados arreglados en filas y columnas. __ Verdadero __ Falso 2. Marca la respuesta correcta Qu objeto de base de datos es usado como interfaz grfica para visualizar y editar datos? __ Formulario __ Reporte __ Consulta __ Tabla 3. Marca la respuesta correcta Qu objeto de base de datos es creado con el propsito de imprimir datos? __ Formulario __ Consulta __ Reporte __ Tabla 4. Marcar Verdadero o Falso. Un registro se compone de tablas. __ Verdadero __ Falso
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Conceptos claves
5. Emparejar el tipo de objeto con la descripcin de la funcin que realiza. __ Reporte __ Tabla __ Consulta __ Formulario a) Muestra datos para editar. b) Arregla datos para imprimir. c) Muestra datos seleccionados. d) Almacena datos de una sola categora.
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Tema B
Tema B
Organizacin de una Base de datos
Identificando claves primarias y claves forneas
En una base de datos relacional, las claves primarias y claves forneas desempean un papel importante en la relacin de tablas. En este tema, usted examinar las propiedades de las claves primarias y forneas que conectan las tablas. Base tiene un gran poder de consulta, en parte porque las tablas pueden estar formalmente relacionadas entre si. La correcta asignacin de claves primarias y forneas es esencial para crear relaciones tiles entre las tablas. Sin ellas no podr utilizar plenamente el poder de las consultas y la presentacin de informes.
Clave Primaria
Una clave principal es un campo o combinacin de campos que contiene un valor nico para identificar un registro. La clave primaria se utiliza para establecer adecuadamente las relaciones entre tablas. Los campos de la clave primaria:

Nunca tiene valores en blanco Los valores rara vez (o nunca) cambian. Incluye los campos mnimos necesarios. No permite duplicados Puede ser cualquier tipo de datos.
Ejemplo: EmpleadoID como clave primaria
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Nunca valor en blanco Valores que no cambian Nunca valores duplicados duplicados
El campo EmpleadoID es un buen candidato para ser clave primaria en una tabla de empleados. Los campos EmplNombre, EmplApellidos o DeptCdigo no son una buena opcin para clave primaria porque puede haber valores duplicados. Un campo de e-mail tampoco es una buena clave primaria porque este puede permitir valores en blanco y podra cambiar.
Clave Fornea
Una clave fornea es un campo o combinacin de campos que contiene un valor que se relaciona con un campo principal. El tipo de dato debe coincidir con la clave principal. Pueden aparecer valores duplicados en la clave fornea. La combinacin de clave primaria y clave fornea da al programa OpenOffice Base su poder de relacionar. Una clave fornea es una referencia a una clave en otra tabla. Las claves forneas necesitan no ser claves nicas.
ndice
Las claves ndice surgen con la necesidad de tener un acceso ms rpido a los datos. Los ndices pueden ser creados con cualquier combinacin de campos de una tabla. Las consultas que filtran registros por medio de estos campos, pueden encontrar los registros de forma no secuencial usando la clave ndice. Las bases de datos relacionales incluyen mltiples tcnicas de ordenamiento, cada una de ellas es ptima para cierta distribucin de datos y tamao de la relacin. Un ndice permite el acceso a la base de datos rpidamente, cuando la consulta de los datos sea a travs de los campos definidos en el ndice. Cuando se disea la tabla, puede definir los ndices en la Ficha Indices . Para acceder a este comando:
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En la ventana de un archivo de base de datos de tipo Base, seleccione Editar - Base de datos - Propiedades, hacer clic en Indices.
Valor automtico
Es un tipo de datos comn para la eleccin primaria de los campos claves, ya que garantiza la singularidad.
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Relaciones de tablas
Definicin
En forma simple, una base de datos es una coleccin de informacin. Una base de datos relacionada es un archivo que almacena la informacin en mltiples tablas. Cada tabla almacena una categora especfica de informacin. La base de datos relacionada puede tener acceso a estas tablas y extraer, reorganizar, y mostrar la informacin contenida dentro de ellos de muchos modos diferentes sin cambiar las estructuras de las tablas originales. Una base de datos relacionada ofrece muchos beneficios: Flexibilidad Simplicidad Facilidad de manejo Fuerza Ejemplo Usted tiene una tabla que contiene los nombres y apellidos de los empleados del colegio y otra tabla que contiene los nombres de las reas o departamentos de trabajo. Las dos tablas son combinadas mediante un campo en comn, tal como el cdigo del departamento.
Esto le permite rpida y fcilmente listar todos los empleados que trabajan en un determinado departamento por ejemplo, haciendo una consulta:
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Importancia de la integridad entre tablas

Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros hurfanos en la base de datos. Un registro hurfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe. Al disear una base de datos, se divide la informacin en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. A continuacin, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estn sincronizadas. La integridad referencial es un sistema de reglas para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados.
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Operaciones
Diseo y creacin de la base de datos
El diseo y creacin de una base de datos est a cargo de un profesional o un equipo de personas profesionales. Estos profesionales pueden ser: Administrador de Base de Datos (DBA): su trabajo es crear e implementar los procedimientos y controles necesarios para el buen funcionamiento de la BD. Analista- programador de Base de datos: es un profesional que se encarga de disear y programar las aplicaciones informticas personalizadas para cada empresa o usuario. Diseador de Base de datos: es la persona que se encarga de identificar los datos que se almacenarn en la base de datos y elegir las estructuras apropiadas para la misma. Determinan los requerimientos de las personas que usarn est base de datos. Programadores multimedia: este profesional se encarga de convertir la informacin de cualquier formato a versin digital. Es una persona que domina la programacin de diseo, tratamiento de grficos y sonidos, as como formatos de vdeo.
Ingreso, mantenimiento y recuperacin de datos
Una vez diseada, la base de datos es puesta en prctica procedindose entonces a la creacin de los datos (captura inicial). El Administrador de la base de datos participa en el desarrollo de procedimientos y controles para asegurar la calidad y la alta integridad de la BD. Dado que la base de datos es un recurso compartido, el DBA debe proporcionar estndares, guas de accin, procedimientos de control y la documentacin necesaria para garantizar que los usuarios trabajen en forma cooperativa y complementaria al procesar datos en la bases de datos. Usuarios de las bases de datos Podemos definir a los usuarios como toda persona que tenga todo tipo de contacto con el sistema de base de datos desde que ste se disea, elabora, termina y se usa. Los usuarios que accedan una base de datos pueden clasificarse como:
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Programadores de aplicaciones Son los profesionales en computacin que interactan con el sistema por medio del Lenguaje de Manipulacin de Datos, el cual est incorporado en un programa escrito en un lenguaje de programacin (Por ejemplo, COBOL, Visual Basic, Java, C#, etc.) Usuarios sofisticados Los usuarios sofisticados interactan con el sistema sin escribir programas. En cambio escriben sus preguntas en un lenguaje de consultas de base de datos (SQL) Usuarios finales Los usuarios finales interactan con el sistema invocando a uno de los programas de aplicacin permanentes que se han escrito anteriormente en el sistema de base de datos. El usuario final utiliza el sistema de base de datos sin saber nada del diseo interno del mismo por ejemplo: un cajero.
Acceso a datos especficos
El administrador debe especificar los privilegios del usuario, regular las partes de las bases de datos que van a ser accedidas por varios usuarios, restringir el acceso a los procedimientos para ciertos usuarios de acuerdo a la actividad que desempeen relacionada a la base de datos. Los usuarios pueden tener varios tipos de autorizacin para diferentes partes de la base de datos. Entre ellas estn las siguientes: La autorizacin de lectura: permite la lectura de los datos, pero no su modificacin La autorizacin de insercin: permite la insercin de datos nuevos, pero no la modificacin de los existentes. La autorizacin de actualizacin: permite la modificacin de los datos, pero no su borrado. La autorizacin de borrado: permite el borrado de los datos. Los usuarios pueden recibir todos los tipos de autorizacin o ninguno de ellos, o una combinacin determinada de los mismos Por ejemplo un programador de aplicaciones podr interactuar directamente con el sistema y acceder a la base de datos para ejecutar procedimientos almacenados, crear o actualizar objetos, consultar y actualizar datos entre otras actividades. Mientras que un usuario final, podr acceder a la base de datos para consultar o ingresar informacin, pero sin modificar el diseo de la base de datos
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Un mecanismo utilizado para proteger la base de datos es el uso de contraseas o password, lo que permite identificar al usuario y determinar sus privilegios de acceso.
Recuperacin de la base de datos
El profesional responsable de la recuperacin de la base de datos, es el DBA El respaldo y recuperacin consiste en contar con un mecanismo que permita la fcil recuperacin de los datos en caso de ocurrir fallos lgicas o fsicas en el sistema de la base de datos, por ejemplo un corte inesperado de luz o una falla de componentes del equipo. Si se da algn error en los datos, debe existir un plan de recuperacin adecuado, este incluye una descarga o vaciado peridico de la base de datos en un medio de almacenamiento de respaldo de manera que se minimice el riesgo de dao o prdida de los mismos. Despus se realizan procedimientos para volver a cargar la base de datos a partir del respaldo ms reciente.
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Actividad 1-2
Otros Conceptos
1. Marcar Verdadero o Falso. Una clave primaria es un campo o una combinacin de campos. __ Verdadero __ Falso 2. Condiciones de una clave primaria: __ Tener valores en blanco __ No permitir duplicados __ Puede ser cualquier tipo de dato __ Los valores nuncan cambian 3. Marcar Verdadero o Falso Es necesaria la clave fornea para establecer relaciones entre tablas? __ Verdadero __ Falso 4. Beneficios de las relaciones entre tablas: __Flexibilidad __Simplicidad __Facilidad de manejo __Fuerza __ Borrar datos
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Leccin 1
Conceptos
En esta leccin usted examin los conceptos bsicos que se utilizan en una base de datos. Llegar a conocer la base de datos y los objetos del entorno de Base le ayudarn a utilizar la aplicacin con facilidad. 1. Qu tipo de datos va a almacenar en su base de datos? ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. Cul de los componentes de la interfaz de usuario de la aplicacin Base cree usted que utilizar con ms frecuencia en el trabajo? Por qu? -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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Captulo 2
Usando la aplicacin
Objetivo General
Crear base de datos simples y ver su contenido de varias formas.

Trabajar con Base Realizar tareas comunes
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Tema A
Tema A
Luego de examinar los conceptos de bases de datos y sus componentes, est listo para trabajar con una aplicacin de base de datos. OpenOffice Base es una aplicacin fcil de usar, sin embargo debe estar usted familiarizado con los diversos elementos de su interfaz para no tener dudas de los diversos comandos y su ubicacin.
Trabajar con Base

OpenOffice Base es una aplicacin de base de datos utilizada para la creacin y gestin de bases de datos. Ello le proporciona diversas funciones para crear y modificar tablas, consultas, formularios e informes. Mediante el uso de Base, se puede recuperar rpidamente la informacin requerida de una base de datos as como su actualizacin. Tambin puede mostrar datos ordenados, filtrados y los datos agrupados. Adems, Base le permite importar y exportar datos de aplicaciones externas y de la web. El asistente de Base Es una utilidad que le permite crear fcilmente una nueva base de datos, abrir una base existente, importar una base creada en una aplicacin distinta o datos almacenados en una hoja de clculo. La ventana del asistente se abre al iniciar OpenOffice Base. Ventana de la aplicacin Base El entorno de trabajo de Base se divide en 4 zonas:
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Trabajar con Base
Barra de Herramientas
Panel de Tareas
Panel de Base
Panel de Objetos
En el Panel de Base, tenemos para elegir entre cuatro tipos principales de objetos: tablas, consultas, formularios e informes. Usando este panel podr navegar entre los objetos de la base de datos seleccionando el que desee, a continuacin sern mostrados las tareas correspondientes y los documentos existentes. En el Panel de Tareas estn las tareas que podemos realizar con el tipo de objeto de base de datos seleccionado y al costado se muestra una descripcin de cada tarea En la figura, el tipo de objeto seleccionado son los formularios, el cual viene por defecto al abrir Base, y las tareas a realizar son las relacionadas con este tipo de objetos. En Panel de Objetos, muestra una lista de los documentos existentes para cada tipo de objeto seleccionado. Al costado de este panel podremos tener una vista previa del documento si lo deseamos. En la figura, todava aparece en blanco porque no tenemos creado ningn formulario. En la Barra de Herramientas se encuentran los distintos mens de opciones junto con los iconos ms importantes de acceso directo. El men de la barra de herramientas estndar se abre haciendo clic en la flecha que est al final de la barra.
Opciones de Vista Previa
En el panel de objetos, la vista previa de documentos provee diferentes opciones. La opcin Ninguno y Documento estn disponibles para todos los objetos de la base de datos y permiten tener una vista previa de lo que contienen las tablas o consultas. Mientras que la opcin Informacin del documento est disponible slo para formularios y reportes.
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Trabajar con Base
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Trabajar con Base
Actividad 2-1
Explorando el entorno de Base
OpenOffice est instalado en su computadora. Como Usted trabajar con Base frecuentemente, es hora de iniciar la aplicacin y explorar sus caractersticas bsicas. 1. Inicie la aplicacin Base a) Inicio Todos los programas OpenOffice.org 3.0 OpenOffice.org Base. b) Se abre la ventana del asistente, seleccione Abrir una base de datos existente. c) En la ventana de dilogo, vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Libros.odb d) De clic para abrir. e) Observe que la ventana que se abre muestra el objeto Formularios seleccionado. 2. Examine los mens de la barra de Men a) En Men Archivo, ir desplazando el puntero del ratn sobre cada comando, se iluminarn los comandos activos y se va mostrando su contenido. b) En la barra de Men Archivo, los comandos son similares a los de otras aplicaciones. c) Mover el puntero del Mouse sobre los otros tems en la barra de Men, uno por uno. d) Clic en un rea blanca de la pantalla para salir del men abierto. 3. En la barra de herramientas, lea las etiquetas para conocer la utilidad de cada botn. a) Poner el puntero del ratn sobre el primer botn de la izquierda para que nos muestre la etiqueta.
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b) Mover de izquierda a derecha para ver la etiqueta de cada botn. 4. Cierre la aplicacin: Archivo Terminar.
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Actividad 2-2
Explorando la ventana inicial de Base
Usted desea conocer el contenido de los diversos paneles en las ventanas de Base. Vuelva a abrir la base de datos Libros.odb para explorar los diversos paneles. 1. Vaya a C:\ carpeta Estudiante:\archivo Libros.odb y abra la base de datos. 2. En el panel de Base de datos, clic en Tablas. a) En el panel de tareas, observe que a la izquierda hay tres tareas para las tablas. b) Poner el puntero del ratn sobre Crear tabla en vista Diseo, para ver a la derecha su descripcin. c) Observe que en la barra de Ttulo del Panel de objetos, el texto Tablas aparece desde que seleccion el objeto Tablas en el Panel de base de datos. d) A la izquierda, en el panel de objetos, la lista de tablas que existen es mostrado en orden alfabtico. Tambin a la derecha, hay la opcin Documento para mostrarnos una vista previa del documento. e) En el panel de tablas seleccione tbLibros y si tiene seleccionado a la izquierda la opcin Documento, podr observar una vista previa de la tabla. 3. En el panel de base de datos, seleccione Consultas. 4. En el panel de Tareas observe que hay tres tareas para las consultas. 5. Proceder como el punto anterior para conocer ms de las consultas.
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Actividad 2-3
Identificar los elementos de la ventana inicial de Base
Usted desea actualizar una base de datos usando OpenOffice Base. Antes de usar la aplicacin, desea medir sus conocimientos sobre las funciones de los diversos componentes de la interfaz. 1. Por defecto, la ventana de la aplicacin Base abre con la opcin seleccionada __ Tablas __ Reportes __ Formularios 2. Qu elemento de la ventana inicial de Base muestra los objetos de la base de datos? __ El panel de base de datos __ El panel de tareas __ El panel de objetos 3. Marque Verdadero o Falso. El panel de tareas muestra una lista de tareas disponibles para todos los objetos de la base de datos. __ Verdadero __ Falso 4. Marque Verdadero o Falso. El botn de formulario de la barra de herramientas permite crear cualquier objeto de la base de datos. __ Verdadero __ Falso 5. Para qu objetos de la base de datos est disponible la opcin vista previa de Informacin del Documento? __ Formularios __ Tablas __ Reportes __ Consultas
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Crear y Guardar una nueva Base de Datos

Ahora que ya tiene algunos conocimientos sobre bases de datos, est listo para crearla. Puede crear una base de datos nueva o abrir una ya creada. Si tenemos instalado el paquete OpenOffice y trabajamos con el sistema operativo de Microsoft Windows, para iniciar Base, debemos ir al botn Inicio Todos los programas OpenOffice.org 3.0 y elegir OpenOffice.org Base
Se abrir la ventana del Asistente para crear la base de datos, elegiremos la primera opcin, pero una vez que est creada y volvamos a entrar a Base tendremos que marcar la segunda opcin y elegir la base de datos que deseemos abrir dando clic en el botn Abrir que nos mostrar las bases existentes.
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Al elegir la opcin de crear una nueva base de datos, nos debe aparecer la ventana: Asistente para bases de datos, donde debemos elegir entre: Registrar o no registrar la base de datos: sirve para indicar a OpenOffice dnde localizar los datos y cmo se organizan. Es decir, debemos registrar nuestra base de datos si queremos que los datos que guardemos sean localizables desde otras aplicaciones por ejemplo, si en Writer quiero mostrar una tabla con datos guardados en mi base de datos debo registrarla antes. Abrir o no abrir la base de datos para editarla y crear tablas usando el asistente: La opcin Abrir la base de datos para editar es necesario seleccionar porque de no hacerlo, despus de crear la base de datos se cerrara Base. La opcin Crear tablas usando el Asistente para tablas la seleccionamos si queremos que un asistente de Base nos ayude a crear nuestra primera tabla al terminar la creacin de la base de datos.
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Para finalizar debemos elegir el directorio donde guardaremos nuestra base de datos y el nombre que le pondremos a la base creada.
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Actividad 2-4
Crear una nueva base de datos
Como encargado de la biblioteca usted necesita guardar la informacin de los libros que se encuentran en la biblioteca. 1. Vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Libros.odb. 2. Seleccione Men Archivo Nuevo Base de Datos. a) En el asistente, verifique que la opcin Crear nueva base de datos est seleccionada y clic a siguiente. b) Verifique que estn seleccionados Si, registrar la base de datos y Abrir la base de datos para editar.clic en Finalizar c) En la caja de texto de la ventana Guardar Como, navegue hasta C:\carpeta Estudiante d) En la caja de Nombre, escriba NuevaBase y verifique que en Tipo diga Base de datos ODF. e) Clic en guardar. f) Observe que se ha creado una nueva base de datos y en la barra de ttulo dice Nueva.odb, adems tiene seleccionado Formularios. Cierre la base de datos dando clic en el botn de la esquina superior derecha del documento o en Archivo Cerrar.
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Abrir y Cerrar una Base de Datos

Para abrir una base de datos guardada con anterioridad, estando en la aplicacin OpenOffice Base, usamos la opcin Men Archivo Abrir, navegamos hasta la carpeta donde tenemos la base buscada y damos clic en Abrir.
Para cerrar una base de datos, usamos la opcin Men Archivo Cerrar, cierra el documento actual sin salir del programa, pero si queremos salir completamente de la aplicacin Base, seleccionamos Men Archivo Terminar o clic en el botn Cerrar de la esquina superior derecha. O con las teclas Control + Q.
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Botones Minimizar y Restaurar.
Cuando la ventana ha sido minimizada o reducida en tamao, se activa el botn Restaurar, al centro de los tres botones de la esquina superior derecha y permite volver al tamao inicial de la ventana.
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Activar y ocultar la Barra de herramientas
Las barras de herramientas, se pueden activar o desactivar en el men Ver/ Barras de herramientas, como se observa en la siguiente figura. Al tenerlas seleccionadas, se muestran en la barra de herramientas y podemos tener un acceso ms rpido.
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Uso de funciones de ayuda

Trabajando en Base usted puede encontrar herramientas y opciones con las que no este familiarizado y podra necesitar ayuda para descubrir cmo utilizarlas. Cuando prueba un nuevo equipo, usted utiliza el manual para aprender acerca de las caractersticas y funcionalidades. Del mismo modo, como un nuevo usuario de Base, tal vez quiera probar algunas nuevas tareas. El sistema de Ayuda le proporciona ayuda fuera de lnea y enlaces para responder a sus preguntas. Men Ayuda Al dar clic en este botn de la barra de men, se muestran las distintas opciones de ayuda.
Ayuda de Openoffice.org abre la pgina principal de la Ayuda de OpenOffice correspondiente a la aplicacin actual. Qu es esto? Activa la informacin de ayuda ampliada bajo el puntero del ratn hasta que se vuelva a hacer clic y permite que se muestre una pequea informacin sobre el objeto que tengamos situado el cursor.
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Asistencia, muestra informacin sobre cmo obtener ayuda; y nos da links para encontrar ayuda online. Registro, accede a la pgina web de OpenOffice para registrar la copia de la aplicacin. Buscar actualizaciones, busca si la versin en uso est actualizada. Acerca de OpenOffice.org, muestra la informacin sobre el paquete OpenOffice as como la versin e informacin de derechos de autor. La ventana de Ayuda proporciona un modo fcil y rpido de encontrar informacin acerca de diferentes herramientas y opciones de la aplicacin. Si es necesario usted puede imprimir informacin que seleccione usando la barra de herramientas en la misma ventana.
Con el panel de navegacin podr buscar informacin y ver cualquier pgina favorita. El botn Contenidos muestra el contenido del manual del usuario. El botn ndice se utiliza para buscar informacin, ya sea mediante la seleccin de un tema de la lista de trminos o mediante la especificacin de un tema.
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Trabajar con Base
El botn Buscar se utiliza para buscar informacin especfica sobre un tema escribiendo en la caja de texto y si fuera necesario, marcar los requisitos para la bsqueda. El botn Marcadores se utiliza para ver y mostrar una pgina que se ha marcado.
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Actividad 2-5
Obteniendo Ayuda
Usted necesita crear una nueva tabla para guardar la informacin de los empleados de su empresa, como no est muy familiarizado con esta labor, usar el ayudante de OpenOffice para ver la informacin necesaria. Vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Libros.odb. 1. En la ventana de ayuda de OpenOffice.org Base, en el panel de navegacin, cul pestaa es usada para buscar informacin seleccionando un tema en la lista desplegable? a) Contenido b) ndice c) Buscar d) Marcadores 2. Buscando informacin. a) De clic al men Ayuda / Ayuda de OpenOffice.org para entrar a la ventana de ayuda. b) En el panel de navegacin, verifique que el botn ndice este seleccionado. c) En la caja de texto de bsqueda de trminos, escriba Tablas. d) En la lista que se muestra, de doble clic a: tablas de base de datos, observe que se muestra la pgina trabajar con tablas. 3. De clic sobre el botn. Qu es esto? Y mueva el cursor sobre los diferentes iconos para ver la informacin de ayuda ampliada.
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Tema B
Tema B
Tareas comunes
Abrir tabla/consulta/formulario/reporte
Si estamos trabajando en una base de datos, para abrir ya sea una tabla, consulta o formulario, usamos pasos similares. Trabajemos en C:\carpeta Estudiante:\archivo Colegio.odb. En el Panel de base, seleccionar el tipo de objeto de base de datos que deseamos abrir, en este caso Tablas, se muestra en la ventana de objetos los documentos que tenemos creados, damos clic derecho en uno de ellos y se abre una ventana con las opciones: Abrir: Permite abrir la tabla y poder insertar o modificar datos. Editar: Nos permite cambiar el diseo de la tabla.
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Tareas comunes
Guardar y Cerrar tabla/consulta/formulario/reporte

Cuando estamos trabajando en un documento de base de datos, ya sea tabla, consulta, formulario o reporte, si ingresamos o modificamos datos, se activa el botn para guardar los cambios, como podemos observar en la figura, donde se est trabajando con la tabla Computadoras de la base de datos Colegio.odb Otra opcin es en el Men Archivo / Guardar registro actual.
Para Cerrar el documento en que estamos trabajando, luego de guardar los cambios, Seleccionamos: Men Archivo / Cerrar
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Tareas comunes
Para cerrar el documento tambin podemos dar clic en el botn cerrar, esquina superior derecha de la ventana y sale un aviso para preguntar si desea guardar los cambios
Diferentes Vistas
Vista Diseo La vista Diseo se muestra cuando el usuario hace clic derecho en la tabla/ consulta/ formulario o reporte seleccionada y escoge Editar. En vista diseo, el usuario puede modificar la estructura de la tabla. Los nombres de campo, tipos de datos del campo y sus propiedades se establecen en vista diseo, tambin se puede poner una descripcin del contenido de los campos.
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Tareas comunes
Vista Hoja de Datos La vista hoja de datos es la vista predeterminada que un usuario ve cuando se abre una tabla o ejecuta una consulta. En esta vista se puede ingresar o modificar datos del documento. Por ejemplo en una tabla los datos se organizan en filas y columnas y el formato se asemeja a una hoja de clculo Excel. El indicador aparece a la izquierda de cada registro, lo que permite a los usuarios seleccionar todo un registro para copiar, borrar o modificar los datos. La barra de navegacin permite al usuario navegar a un registro especfico.
Navegar entre registros en una tabla/consulta/formulario/reporte
Cuando estamos dentro de la aplicacin se activa la barra de navegacin en la parte inferior de la ventana de un documento que contiene campos vinculados a una base de datos. Puede utilizar la barra de herramientas Navegacin para desplazarse al objeto siguiente o anterior de una categora concreta.
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Tareas comunes
Ordenar registros en una tabla/consulta/formulario

Localizar un registro especfico en un documento puede ser difcil y requerir mucho tiempo sobretodo cuando hay muchos datos, para simplificar el proceso de bsqueda podemos ordenar los registros de varias maneras. Seleccionando uno de los botones y el nombre del campo, podemos ordenar los registros en una aplicacin, ya sea en forma ascendente o descendente. Con el primer botn podemos indicar en base a que criterio queremos el orden.
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Tareas comunes
Borrar tabla/consulta/formulario/reporte
Los procedimientos son similares en cada caso: Al lado izquierdo de la ventana de base de datos, seleccionar la tabla u objeto que desea borrar. Presionar clic derecho Eliminar. En el mensaje, confirmar que desea eliminar el objeto.
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Tareas comunes
Actividad 2-6
Explorando las tareas comunes
Las opciones que hemos visto anteriormente aplicadas a una tabla, las puede realizar de modo parecido para los dems objetos de la base de datos. Vaya a la carpeta C:\carpeta Estudiante:\archivo Explorar_Colegio.odb. 1. Trabajando con las consultas a) Seleccione el objeto Consulta en el panel de base b) En el panel de objetos, seleccione la consulta Empleados por departamento y de clic derecho Abrir, para tener una vista de los resultados de la consulta. Estar en la vista modo hoja de datos, pero en este caso no puede ingresar o modificar datos como en la tabla. c) Navegue entre los registros de la consulta usando los botones de navegacin. d) Ordene la columna EmplNombre en orden ascendente. e) Cierre y seleccione ahora Editar para ver la estructura de la consulta. f) De clic en el botn ejecutar la consulta para ver los resultados.
g) Haga algunos cambios en la consulta. h) Cierre la consulta.
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Tareas comunes
i) Clic derecho en la consulta y elija la opcin Eliminar para borrar la consulta. 2. Trabajando con formularios a) Seleccione el objeto Formulario en el panel de base b) En el panel de objetos, seleccione el formulario Empleados Nuevos y de clic derecho Abrir, para tener una vista del formulario. Estar en la vista modo hoja de datos, en este caso puede ingresar datos y tambin ver los datos guardados. c) Navegue entre los registros del formulario usando los botones de navegacin. d) En el formulario slo est activo el botn de ordenar y al seleccionarlo nos muestra la ventana que nos permite escoger el campo sobre el cual se va a ordenar los datos. e) Cierre y seleccione ahora Editar para ver el diseo del formulario. f) Puede hacer cambios en el diseo. g) Cierre el formulario. 3. Trabajando con los Reportes o Informes a) Seleccione el objeto Informe en el panel de base b) En el panel de objetos, seleccione el informe Empleados por departamento y de clic derecho Abrir, para tener una vista de los resultados del informe. Estar en la vista modo hoja de datos, que le muestra los resultados del informe listo para imprimir. c) Navegue entre las hojas del informe usando los botones de navegacin. d) Cierre y seleccione ahora Editar para ver el diseo del informe. e) De clic en alguno de los campos de texto y aparecer una tabla con botones para modificar el diseo. f) Haga algunos cambios en el informe g) Cierre el informe.
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Tareas comunes
Leccin 2
Usando Base
En esta leccin usted examin los pasos necesarios para crear una sencilla base de datos en OpenOffice Base. Usted sigui un proceso que garantiza que su base de datos resultante tendr en cuenta los datos actuales, cumplir con las necesidades de los usuarios y ser a la vez robusto y fcil de mantener. Puede confiar en que el diseo que ahora tiene puede ser implementado como una base de datos adecuada a sus objetivos. 1. Por qu es importante crear un plan antes de construir su base de datos? -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. Qu campos incluira en la primera base de datos que usted necesita construir para su trabajo? Cmo los agrupara dentro de tablas? ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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Captulo 3
Tablas
Objetivo General
Crear una tabla, definir y modificar campos y sus propiedades, ingresar y editar datos de una tabla.

Trabajar con registros en una tabla Crear y disear una tabla
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Tema A
Tema A
Ahora est familiarizado con la creacin de una base de datos en blanco. Sin embargo para ser capaz de almacenar datos en ella necesita crear tablas. En este tema, va a crear una tabla para almacenar datos. La creacin de una nueva tabla en Base es tan fcil como crear una nueva base de datos. Usando el Asistente para la tabla, puede seleccionar los campos, as como asignar una clave primaria para la tabla en unos pocos y sencillos pasos.
Trabajando Tablas
Elegir clave principal
Es imprescindible tener en la mayora de las tablas de una base de datos un campo cuyo valor sirva inequvocamente para diferenciar una fila de cualquier otra. Este campo debe cumplir dos condiciones: la primera es que ese campo siempre tiene que tomar un valor para cada fila de la tabla y la segunda, que dicho valor no puede repetirse en ninguna fila. Cuando un campo cumple estas dos propiedades (sin nulos y sin repetidos) se le llama Llave Primaria, Clave Principal o simplemente Clave y toda tabla debe tener una. Para asignar como clave primaria a uno de los campos creados, nos situamos en la parte izquierda del campo, damos clic derecho y seleccionamos la opcin Llave primaria, quedando finalmente como en la figura.
Debe tambin conocer el tipo de dato a almacenar en los campos, para lo cual hay a continuacin un resumen.
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Trabajando Tablas
Aplicar Tipo de campo

Para pasar a elegir el Tipo de campo vemos que por defecto, nos indica Texto[VARCHAR] como tipo de campo. Si queremos cambiarlo, debemos hacer clic con el botn izquierdo del ratn sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
Dentro de Base en particular podramos clasificar los distintos tipos de datos en cuatro grandes grupos:
Alfanumricos.
Se utilizan para almacenar textos que pueden contener letras y nmeros, pero teniendo en cuenta que los nmeros sern tratados como un caracter ms. El ms utilizado es el tipo Texto [VARCHAR].
Nombre del Tipo (Nombre SQL) Nota [LONGVARCHAR] Texto (fijo)[CHAR] Texto [VARCHAR] Texto [VARCHAR_IGNORECASE] Descripcin Campo para texto muy grande (2GB) Texto de tamao fijo Texto de tamao variable Texto de tamao variable que no diferencia entre maysculas y minsculas
Numricos, enteros y reales.
Se utilizan para almacenar valores numricos sobre los que, al contrario que en los tipos alfanumricos, se podrn realizar operaciones aritmticas. En las propiedades de los reales hay que indicar cuntas de las cifras del tamao asignado sern decimales (se conoce tambin como la escala). Los ms utilizados son Integer [INTEGER] y Nmero [NUMERIC].
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Trabajando Tablas
Nombre del Tipo (Nombre SQL) TinyInteger [TINYINT] Small Integer [SMALLINT] Integer [INTEGER] Bigint [BIGINT]
Descripcin Entero de 3 cifras.(Soporta valores entre -128 y 127) Entero de 5 cifras.(Soporta valores entre -32768 y 32767) Entero de 10 cifras.(Soporta valores entre -2147483648 y 21473647) Entero de 19 cifras.
Tipos de datos enteros

Nombre del Tipo (Nombre SQL) Nmero [NUMERIC] Decimal [DECIMAL] Float [DOUBLE] Real [REAL] Double [DOUBLE] Descripcin Real que trabaja slo con los decimales fijados Real que puede trabajar con ms decimales que los fijados Tipo numrico en punto flotante de precisin simple Tipo numrico en punto flotante Tipo numrico en punto flotante de precisin doble
Tipos de datos reales
Temporales. Se utilizan para guardar fechas y/o horas.

Nombre del Tipo (Nombre SQL) Fecha [DATE] Hora [TIME] Fecha/Hora [TIMESTAMP] Descripcin Almacena valores del tipo da, mes y ao Almacena valores del tipo hora, minuto y segundo Almacena valores del tipo da, mes, hora, minuto y segundo
Especiales Tipos de datos que no entran en ninguna de las clasificaciones anteriores. El ms utilizado es el tipo S/No [BOOLEAN]
Nombre del Tipo (Nombre SQL) Si/No [BOOLEAN] Imagen [LONGVARBINARY] Campo Binario [VARBINARY] Campo Binario (fijo) [BINARY] OTHER [OTHER] Descripcin Tipo lgico (verdadero/falso) Tipo imagen Tipo binario Tipo binario de tamao fijo Tipo objeto
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Trabajando Tablas
Propiedades del campo
En la parte inferior del diseo de la tabla, vemos que hay una ventana que nos va a permitir establecer algunas propiedades para el campo que estamos creando de nuestra tabla. Adems, dependiendo del tipo de dato, podemos tener hasta seis propiedades que se pueden configurar para mantener la consistencia y el formato de la informacin introducida. stas son:
Valor automtico: Si se pone afirmativo permite que el programa OpenOffice Base d automticamente un valor secuencial a este campo. Se suele utilizar cuando la clave primaria de nuestra tabla va a ser un entero al que iramos dando valores consecutivos cada vez que introducimos una nueva fila. Slo est disponible con los tipos Integer y BigInt. Entrada requerida: Sirve para indicar si ser obligatorio o no introducir un valor en este campo para cada fila de la tabla. Cualquier campo que definamos como clave primaria automticamente exige la introduccin de un valor siempre. Tamao o longitud: Especifica la longitud mxima permitida. Decimales: Sirve para especificar cuntas cifras del tamao asignado sern decimales. Valor Predeterminado: Permite asignar un valor por defecto para este campo a todas las filas que se vayan introduciendo. Es posible modificar posteriormente este valor en cada fila. Ejemplo de formato: Permite especificar el formato del campo. Muy til sobre todo para los campos de tipo Fecha y Hora para indicar el formato de introduccin de los mismos y tambin para los campos de tipo real donde vayamos a guardar valores monetarios indicando la moneda que se usar.
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Trabajando Tablas
Reglas de Validacin
Para crear una regla de validacin simple para un Texto, el Nmero, la Fecha/Tiempo, o el campo Monetario: 1. Abrir la tabla en modo Diseo. 2. En la parte superior de la ventana, pulse en el Texto, el Nmero, la Fecha/Tiempo, o el campo Monetario para el cual usted quiere definir una regla de validacin. 3. En el panel de Propiedades del campo, de clic en la caja de texto de la Regla de Validacin e ingrese la regla de validacin deseada.
4. Si fuera necesario, ingrese en el Texto de Validacin y escriba el mensaje de error que usted quiere mostrar cuando se ingrese un valor equivocado segn la regla de validacin.
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Trabajando Tablas
Actividad 3-1
Identificando clave primaria y clave fornea
Su base de datos contiene las siguientes tablas: Computadoras, Departamentos, Empleados, Marcas y Notas. Usted necesita elegir cual campo ser la clave primaria y dnde sea necesario, la clave fornea. Al hacerlo estar preparando sus tablas para que estn debidamente relacionadas.
1. Cul campo en la tabla Empleados ser la mejor clave primaria? __ EmpApellidos __ EmpNombre __ DepCdigo __ Un nuevo campo, EmpleadoID 2. En Cul tabla debera aparecer EmpleadoID como clave fornea? __ Departamentos __ Computadoras __ Marcas __ Notas 3. El campo DepCdigo podra ser la clave primaria para la tabla Departamentos? __ Si __ No
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Trabajando Tablas
4. Cul tabla tendra a DepCdigo como clave fornea? __ Departamentos __ Empleados __ Computadoras __ Notas 5. El campo NumActivo puede servir como clave primaria para las tablas Computadoras y Notas? __ Si __ No 6. Si Usted agrega MarcaID como clave primaria para la tabla Marcas, que otra tabla debera tener a MarcaID como clave fornea? __ Departamentos __ Empleados __ Computadoras __ Notas
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Trabajando Tablas
Registros
Las tareas ms comunes que se realizan en una base de datos son agregar, modificar o suprimir informacin. En esta parte del curso usted ver cmo hacer esto fcilmente. En el grfico vemos las caractersticas que debe tener un registro.
Registro
Llave primaria nunca en blanco
Informacin sobre un solo tema
Agregar registros a una tabla

Para agregar registros a una tabla: 1. Abra la tabla en modo hoja de datos, clic derecho a la tabla elegida y seleccionar Abrir. Vemos que al final de los registros hay una estrella amarilla que nos indica donde se agregar el nuevo registro.
2. Verificar que el botn Editar nuevo registro.
este activo y escribimos los datos en el
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Trabajando Tablas
3.
Presionar Enter para aceptar el nuevo registro y continuar agregando registros.
Agregar, modificar, borrar data en un registro

Para agregar data en un registro: 1. Abrir la tabla en modo vista,y escribir la data deseada en los registros, de acuerdo al tipo de dato en cada campo, al terminar dar enter o con las flechas d e direccin para pasar al siguiente campo. 2. Guarde los cambios. Para modificar o borrar data en un registro: 1. En la vista hoja de datos de la tabla deseada, seleccione el valor que desea modificar. 2. Ingrese el nuevo valor en el campo. 3. Guarde los cambios.
Eliminar registros en una tabla

Para eliminar registros en una tabla: 1. En la vista hoja de datos de la tabla deseada, seleccione el registro que desea eliminar. 2. De clic derecho y escoger eliminar filas
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Trabajando Tablas
3. En la ventana que aparece, confirme que desea eliminar.
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Tema B
Tema B
Crear una tabla en Vista Diseo
Usted desea crear una tabla, usando vista diseo deber especificar los nombres de campo y las propiedades, as como los tipos de datos. 1. Vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Nueva.odb y en panel de base de datos de Nueva.odb de clic a tablas. 2. En el panel de tareas seleccione Crear tabla en vista diseo.
A continuacin nos aparece una pantalla para definir las columnas que tendr la tabla. Por cada columna de nuestra futura tabla podemos indicar el nombre, el tipo del campo y una breve descripcin sobre lo que almacenar dicha columna.
3. En la columna Nombre del campo en cada fila o registro, escriba el nombre de cada campo en la tabla y luego seleccione el tipo de campo
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4. El proceso se repite para cada campo o columna que tendr la tabla. 5. Seleccione el campo que ser usado como clave principal, en la parte izquierda del registro, de clic derecho y seleccione Llave primaria. 6. Guardar la tabla y cerrar la vista de diseo
Grabar o guardar una tabla

Una vez creados todos los campos con sus propiedades, debemos guardar la tabla. Para ello pulsamos sobre el icono en forma de disquete de la esquina superior izquierda.
A continuacin nos aparece una ventana que nos pide que introduzcamos el nombre de la tabla. En dicha ventana introducimos el nombre deseado y pulsamos el botn Aceptar.
Si hemos seguido todos los pasos correctamente, nuestra tabla creada debe aparecer dentro del apartado Tablas en la parte inferior de la ventana principal de la aplicacin Base que estemos usando.
Indexar un campo (con o sin permiso de duplicados)

Un ndice permite el acceso a la base de datos rpidamente, cuando la consulta de los datos sea a travs de los campos definidos en el ndice En la vista modo diseo de la tabla deseada, se puede agregar ndices a los campos, para ello seleccionar el campo que desea indexar y hacer clic en el smbolo marcado en la figura:
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Un ndice le permite encontrar y clasificar registros ms rpido basados en valores claves y puede hacer cumplir la unicidad sobre las filas en una tabla. Similar a usar ndices en un libro para encontrar datos. Usted puede crear ndices basados en un solo campo o en mltiples campos en una tabla. ndices de campos mltiples le permiten distinguir entre registros en los cuales el primer campo puede tener el mismo valor. Por defecto, la llave primaria de una tabla automticamente es incluida en un ndice (indexada). Para crear un ndice de un solo campo para una tabla: 1. Abrir una tabla en modo Diseo. 2. En la parte superior de la ventana, seleccione el campo con el cual usted quiere crear un ndice.
Seleccionando la casilla de opcin nico en la ventana de ndices, definimos si el ndice acepta slo valores nicos.
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Luego podemos elegir entre: crear un ndice nuevo, borrar o cambiar el nombre del ndice actual
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Actividad 3-2
Crear tabla en Vista Diseo
Usted desea implementar su base de datos Nueva para guardar informacin sobre los colegios de Moquegua, para lo cual va a crear la tabla tblColegios donde guardar los datos de los Colegios de nivel inicial segn su propio diseo. 1. Vaya C:\carpeta Estudiante:\archivo Nueva.odb y de clic para abrir la base de datos. 2. Seleccione en el panel de tareas Crear Tabla en Vista Diseo. a) En la columna de Nombre del campo escriba ColegioID b) En tipo de campo, seleccione Integer [INTEGER]. c) Seleccione este campo como clave primaria. 3. Agregue un campo llamado ColegioNombre que permita 30 caracteres de texto. a) En el segundo campo de la columna Nombre escriba ColegioNombre. b) El tipo de texto Texto[VARCHAR] aparece por defecto. c) En el cuadro de Longitud escriba 30. 4. Agregue el campo Telfono a) Escriba ColegioTelfono, Tipo de texto Integer [INTEGER]. 5. Agregue el campo NmeroAlumnos a) Escriba NmeroAlumnos, Tipo de dato Nmero[NUMERIC]. 6. Guardar la tabla y cerrar la vista diseo. a) Clic a guardar en la barra de herramientas. b) Guardar con nombre tblColegios c) Seleccione Archivo Cerrar d) En la pantalla de Nueva.odb, vaya al men Archivo Guardar como para guardar la base de datos con el nombre Nueva1 en la carpeta Estudiante.
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Agregar campos a una tabla

Despus de crear una tabla usted podra necesitar agregar uno o ms campos a la tabla, usted puede hacer esto fcilmente con tablas ya creadas.

Abra la tabla en modo diseo. En la columna Nombre del campo, de clic en la primera fila vaca. Escriba el nombre para el campo y presione Enter. De ser necesario seleccione el tipo de campo para el campo agregado. En la barra de herramientas de clic a Guardar para guardar los cambios realizados. Cierre la ventana de Vista de Diseo.
Cambiar ancho de columnas en una tabla
Para cambiar el ancho de una columna: Abrir la tabla en modo hoja de datos, dar doble clic sobre la tabla o clic derecho Abrir, seleccionar la columna que desea cambiar dando clic en el nombre de columna, clic derecho escoger opcin ancho de columna. Otro modo es situar el puntero del ratn sobre la lnea divisoria de las columnas hasta que el puntero se convierta en un smbolo de separacin y arrastre la lnea a una nueva ubicacin.
Eliminar columnas o campos de una tabla
Abra la tabla en modo diseo, nos situamos al inicio del campo o columna que queremos eliminar, clic derecho y seleccionamos la opcin Eliminar.
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NOTA: Antes de eliminar una columna de nuestra tabla debemos saber que al hacerlo se borrarn todos los valores que tuviramos dados a esta columna en nuestras filas por lo que, sobre todo en el caso de la columna que sea clave primaria, hay que pensar muy bien si de verdad es conveniente eliminar esa columna.
En el caso de haber borrado una columna de la tabla accidentalmente siempre tenemos la opcin de cerrar la ventana de edicin sin guardar los cambios realizados.
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Actividad 3-3
Agregar campos a una tabla guardada
Usted se da cuenta que en la tabla Colegios creada anteriormente, no ha guardado las direcciones. Necesita crear un nuevo campo para poder actualizar su base de datos con las direcciones de los colegios. 1. Vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Nueva1.odb y abra para agregar el campo Direcciones a la tabla tblColegios a) Abra la tabla tblColegios en modo diseo. b) En la columna Nombre del campo, escriba Direccin, al dar Enter, el tipo de dato que se muestra es texto. 2. Guarde y Cierre la tabla. a) Dar clic en Guardar de la barra de herramientas. b) Seleccione Archivo Cerrar c) Guardar la base de datos con el nombre Nueva2 en la carpeta Estudiante.
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Actividad 3-4
Agregar, modificar y eliminar registros
Algunos colegios han cambiado su nmero de telfono, otros de direccin y un colegio ha tenido que cerrar sus puertas por falta de alumnos. Usted necesita entonces actualizar su tabla colegios. 1. Vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Nueva3.odb y abra la tabla tblColegios2 en modo hoja de datos. 2. Agregue un registro con los datos del colegio: a) Nombre: San Martn de Porras b) Telfono: 397736 c) Nmero de Alumnos: 21 d) Direccin: Calle Manuel C de la Torre S/N 3. Observe que en el campo ColegioID no necesito escribir nada porque es un campo de llenado automtico. 4. Presione Enter para guardar el registro. 5. Modifique los registros que tienen los datos del colegio Beln y Los ngeles. a) Vaya al registro 2 del colegio 152 Beln y cambie su nmero de telfono a: 473089 b) En el registro 14 del colegio 164 Los ngeles, cambie la direccin: Calle Villa San Antonio. 6. Borre el registro 5 correspondiente al colegio 155 Santa Teresita. 7. Guarde los cambios. 8. Cierre la tabla y vuelva a abrir para observar las modificaciones realizadas.
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Modificar Diseo de una tabla

Una vez que comience a almacenar datos en sus tablas, podra necesitar realizar algunos cambios para poder alcanzar sus objetivos. Puede trabajar con las propiedades para hacer que la entrada de datos sea ms precisa. Por ejemplo, si necesita que siempre se ingrese datos en un campo, puede establecer que se exija el ingreso en las propiedades de campo, de igual manera puede restringir la entrada de datos y eliminar errores en sus tablas y consultas. Ms importantes para la integridad de la tabla y en algunos casos ms complejas de realizar, son las operaciones que contemplan el cambio de tipo de datos o el cambio de las propiedades del campo. El primero de estos cambios es asignar si un campo es o no clave primaria. Hacer este cambio es muy sencillo, tal y como vimos antes, cuando fijamos la columna EmpleadoID como clave primaria de la tabla Empleados. Pero las consecuencias que conlleva dicho cambio para nuestra tabla pueden ser crticas. Primero, Base no nos va a permitir introducir datos en una tabla que no tenga clave primaria por lo que en caso de quitar la clave primaria a una columna debemos asignrselo a otra, pero con cuidado, ya que una vez que nuestra tabla contiene datos es muy difcil encontrar otra columna que cumpla las condiciones necesarias para ser clave primaria (recordemos que la primera es que ese campo siempre tiene que tomar valor para cada fila de la tabla y la segunda, que dicho valor no puede repetirse entre ninguna fila) y nos podemos encontrar un aviso como el que aparece en la figura siguiente, si por ejemplo en la base de datos Colegio, en la tabla Empleados, intentamos fijar el campo EmplNombre como clave primaria y damos a guardar la tabla.
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Este error se produce porque hemos incumplido la segunda condicin de una clave primaria (no repetir valor) porque el valor Rosa aparece en ms de una fila en esa columna.
Cambios de nombre o descripcin del campo

Basta con situarse en la celda del Nombre de campo o descripcin que queramos modificar y cambiar el contenido del texto.
Cambiar el tamao del campo

La propiedad Tamao del campo est disponible para texto y nmero. Su base de datos trabajar de manera ms eficiente y ocupando menos espacio de almacenamiento si establece el tamao del campo ajustndose a la longitud real de los datos que almacenar en el campo. Si intenta convertir un campo de una longitud a otra ms pequea, puede perder los datos que tuviera guardados, o los nmeros fraccionarios podra ser redondeadas y en algunos casos podra obtener un valor nulo. Tener en cuenta que, no se puede deshacer los cambios a los datos que resultan de un cambio en la propiedad Tamao del campo despus de guardar los cambios Para cambiar el tamao de un campo: 1. Abra la tabla en vista diseo. 2. En la parte superior del panel de clic en el Texto o Nmero, en el campo para el que desea cambiar el tamao. 3. En el panel de propiedades del campo, escriba el valor en el cuadro de texto: Longitud del campo. 4. Introduzca el nuevo tamao del campo. 5. Guardar los cambios.
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Cambiar el tipo de dato del campo

Para realizar este tipo de cambio hay que tener en cuenta que habr que elegir un tipo de dato compatible con los valores ya introducidos. Cuando cambiamos entre tipos de datos numricos, por ejemplo, entre uno de tipo real y otro de tipo entero hay que tener cuidado de que el tamao del nuevo tipo sea lo suficientemente grande y tener en cuenta que slo se respetar la parte entera de los valores previamente almacenados. Este tipo de conversiones no siempre se pueden realizar. As, por ejemplo, aunque sera posible cambiar el campo FechaRecepcin de tipo Fecha a tipo Texto, no nos va a dejar convertirlo a uno de tipo Integer, ya que aunque en el primer paso no es complicado para Base transformar una fecha a una cadena de texto, en el segundo caso no es capaz de convertir una fecha a un nmero y nos muestra una pantalla como la que se ve en la figura.
Un cambio que podemos realizar en nuestra tabla es hacer que nuestra clave primaria tome valores automticamente, por ejemplo para poner un cdigo de referencia a un producto. Por ejemplo, vayamos a C:\carpeta Estudiante:\archivo Modificar Tabla.odby abrir la tabla Computadoras, lo primero que debemos cambiar es el tipo de dato de NumActivo a Integer, ya que estaba definido como tipo Texto. Este cambio no nos debe causar problemas ya que los valores de NumActivo que estbamos dando eran todos enteros. A continuacin fijaramos esta columna con la propiedad Valor Automtico a S y guardaramos la tabla. La nueva estructura de la tabla se muestra en la figura
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A partir de ahora, cada vez que introduzcamos una nueva fila en la tabla Computadoras al campo NumActivo se le asignar el mayor valor asignado hasta ese momento incrementado en 1.
Cambiar el formato del campo

Esta propiedad es importante en muchos campos pero, posiblemente, donde ms cuidado hay que tener con ella es en los campos de tipo temporal para no tener problemas cuando introduzcamos fechas y horas. Especificar un formato para un campo le permite hacer frente a incoherencias en la entrada de datos en una tabla. Por ejemplo, si especifica la fecha con el formato MM / DD / AAAA, aunque algunos usuarios ingresen la fecha en el formato MM / DD / AA, la fecha seguir siendo mostradas en el formato MM / DD / AAAA En la vista diseo, propiedades del campo, seleccionando el botn a la derecha de Ejemplo de formato, que destaca adems porque tiene 3 puntos suspensivos dentro, se abre el cuadro de dilogo Formato de Campo que le permite especificar la forma en que se muestran los datos.
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Nos debe aparecer entonces una ventana como la de la figura Puede elegir entre un formato existente o uno personalizado. Al seleccionar un formato, se muestra una vista previa en el cuadro de dilogo.
Formatos Existentes
Vista Previa
Opciones para campos numricos
En la parte superior derecha podemos elegir el idioma, el siguiente paso es escoger la categora del formato que vamos a definir en la ventana superior izquierda; en nuestro caso la categora del formato es Nmero. Dentro de la categora Nmero existen una serie de formatos predefinidos que se muestran en la ventana superior central. Un ejemplo de cmo se vera el formato elegido, vista previa, se muestra en el rectngulo que aparece en el centro de la ventana a la derecha. Adems, todos los formatos predefinidos pueden ser adaptados por el usuario y guardados para su uso posterior en la parte inferior de la ventana llamada Cdigo del formato.
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Para los campos con valores numricos, porcentaje, todos o moneda tambin puede seleccionar la opcin deseada del formato que tendrn los nmeros. Para cambiar el formato de nmero o el formato de fecha de un campo: 1. Abra la tabla en vista diseo. 2. En la parte superior del panel, de clic en el nmero o la fecha y la hora sobre el campo para el que desea cambiar el formato. 3. En el panel de propiedades de campo, de clic en el botn que abre el cuadro de dilogo formato de campo. 4. De la lista desplegable, seleccione uno de los formatos predefinidos. Si desea seleccione las opciones requeridas. 5. Acepte los cambios. 6. Guarde los cambios de la tabla.
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Actividad 3-5
Modificar diseo de una tabla
Usted ha recibido nuevas computadoras y necesita cambiar el tipo de informacin almacenada en la tabla Computadoras. Los siguientes son los cambios que debe aplicar para la tabla actual:

Aadir el campo Accesorios. Cambiar Valor del tipo de campo de Garanta para que aparezca True o False como valor predeterminado. Cambiar el formato del Precio de Compra, para que sea un valor con separador de miles, sin decimales. 1. Vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Modificar Diseo.odb a) Abra la tabla Computadoras en modo diseo. b) Observe que la tabla tiene 6 campos con el campo NumActivo como llave primaria. 2. Agregar el campo Accesorios. a) En la ltima fila de la columna nombre del campo escriba Accesorios. b) Observe que en tipo de campo se muestra Texto [VARCHAR] c) En el panel de propiedades de campo, haga clic en el cuadro de texto de Longitud. d) A la derecha del panel de propiedades de campo, observar que se muestra una breve recomendacin para la especificacin de la longitud. 3. Cambiar el formato del Precio de compra. a) En la columna Nombre del campo, haga clic en la celda PrecioCompra. b) En el panel de propiedades de campo, a la derecha de Ejemplo de formato, haga clic en el botn para mostrar el cuadro de dilogo Formato de campo. c) En el cuadro de lista Categora, seleccione Moneda.
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d) En el cuadro de lista Formato, observar que S/ -1.234,00 est seleccionado. En la seccin Opciones, observar que la casilla de verificacin negativo rojo no est marcada. e) En el cuadro de lista Formato, seleccione S/ -1.234 est representada en negro. f) En la seccin Opciones, observar que la casilla de verificacin de Separador de miles este seleccionado. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Formato de campo. 4. Cambiar Valor del tipo de campo de Garanta. a) En la columna Nombre del campo, haga clic en la celda Garanta. b) En Tipo de campo seleccione Texto(fijo) [CHAR] c) Los valores que se muestren ahora sern: Verdadero(true) o Falso(false), segn la computadora tenga o no garanta. d) Clic en el botn Aceptar para guardar los cambios. 5. Cierre la vista diseo. 6. Abra la tabla computadoras y observe el nuevo campo Accesorios, como es un campo nuevo no hay datos en ella. El campo PrecioCompra tiene ahora valores sin decimales. Y en el campo garanta figura ahora true o false.
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Relaciones entre tablas

Una vez que haya construido las tablas que necesita en su base de datos, el ltimo paso en la aplicacin de su diseo es establecer las relaciones apropiadas entre las tablas. No se puede aprovechar toda la potencia de una base de datos relacional tal como Base, sin establecer relaciones de tablas y la utilizacin de integridad referencial. En conjunto, estas caractersticas contribuyen a garantizar la exactitud de los datos y permitir la amplitud de las consultas y los informes que usted probablemente desea utilizar para recuperar, mostrar e imprimir sus datos.
Relacin uno a uno

Una relacin uno-a-uno es una relacin entre dos tablas donde ambas, la clave primaria y la clave fornea, son nicas. Por cada registro en la primera tabla, se debe tener uno y slo un registro en la segunda tabla.
Relacin uno a uno entre dos tablas, usando el campo NumActivo como clave.
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Relacin uno a muchos

Una relacin uno-a-muchos es una relacin entre dos tablas donde la clave primaria es nica, pero la clave fornea permite valores duplicados. Por cada registro en la tabla de clave primaria, puede haber mltiples registros en la tabla de clave fornea.
Relacin uno a muchos entre dos tablas, usando el campo DepCdigo como clave.
Relacin muchos a muchos

Una relacin muchos-a-muchos entre tablas, se puede observar cuando muchos registros en una tabla pueden relacionarse con muchos registros en otra tabla. Por ejemplo, si haba una tabla para los empleados y otro para los proyectos, es posible encontrar una relacin muchos-a-muchos si cada empleado puede trabajar en muchos proyectos y cada proyecto podra implicar muchos empleados. Esta relacin no puede ser aplicada directamente en Base y ser resuelta con la creacin de una tabla de interseccin, por ejemplo, una tabla que slo tuviera EmpleadoId o ProyectoNmero como campos. Esta tabla tendra una relacin muchos-a-una con las otras tablas.
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Integridad Referencial
Hacer cumplir la integridad referencial es una caracterstica de la base de datos que garantiza que las relaciones entre las tablas en una base de datos sean adecuadas y precisas. La integridad referencial depende de las normas que dictan cmo se puede crear, editar, y suprimir los registros. Estas normas pueden disminuir la posibilidad de ingresar un valor inapropiado a un campo, impedir que los registros en una tabla sean suprimidos si los registros son necesarios para los datos de otra tabla y asegurarse de que un valor que afecta a un valor en otra tabla no se ha cambiado inadvertidamente. Integridad referencial minimiza la redundancia de datos, garantiza la precisin y la exactitud de los datos almacenados y mantiene la coherencia de los datos a travs de tablas. Ejemplo: Un empleado no puede pertenecer a un departamento que no existe. Para una organizacin, la tabla departamentos contiene todos los departamentos existentes. Usted necesita garantizar que todos los valores de la clave fornea en la tabla de los empleados coinciden con los valores de la clave primaria de la tabla departamentos. Directrices para hacer cumplir integridad referencial Hacer cumplir integridad referencial para una relacin puede evitar la prdida involuntaria o de actualizacin de datos. Puede establecer integridad referencial entre dos tablas si se dan las circunstancias siguientes:

Ambas tablas se encuentran en la misma base de datos. El campo comn es clave principal en una tabla o tiene un nico ndice. Los campos relacionados tienen el mismo tipo de campo.
ndices Un ndice es un archivo que establece el orden en que los registros se pueden acceder. Es por lo general utilizado para encontrar y ordenar rpidamente registros. Sin embargo, un ndice tambin puede utilizarse para hacer valer la singularidad de un campo en una tabla.
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Crear Relaciones
La ventana para disear relaciones muestra las relaciones que existen entre las diversas tablas de una base de datos. En esta ventana se puede agregar una tabla e incluso crear una nueva relacin. Sin embargo para crear una primera relacin se abren cuadros de dilogo para que usted escoja y agregue las tablas a relacionar.
Para crear una relacin entre dos o ms tablas 1. Seleccione Herramientas Relaciones para abrir la ventana de Relaciones.
2. En el cuadro de dilogo Agregar tablas, seleccione las tablas que desea trabajar y haga clic en Aadir. Tambin puede aadir tablas dando doble clic en el nombre de la tabla. 3. Cerrar la ventana Agregar tablas. 4. Para establecer las relaciones tenemos dos opciones:
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a) Seleccione la clave primaria en la tabla que desea relacionar y arrastre el ratn para ir a la segunda tabla que tiene la clave fornea. Al soltar el botn del ratn se forma una lnea que conecta los dos campos de las tablas. b) Clic en el icono que aparece a la derecha en la ventana Relaciones.
5. En el cuadro de Relaciones que aparece, seleccionar las tablas y los campos implicados. 6. En Opciones de actualizacin, marcar Actualizar cascada. 7. En Opciones de eliminacin, marcar Eliminar cascada. 8. Estas opciones no son absolutamente necesarias, pero permite actualizar la tabla que tiene relaciones definidas con otra tabla, adems permite borrar campos de la tabla. 9. Esta ventana de Relaciones tambin se puede acceder dando clic derecho o doble clic en la lnea de la relacin y permite editar. 10. Aceptar para guardar los cambios. 11. Guardar la relacin y cerrar.
Eliminar Relaciones
Si no desea mantener la relacin entre dos tablas, se puede eliminar la relacin entre ellas. En ocasiones la relacin ya no es pertinente, pero se quiere mantener las tablas, entonces procederemos a suprimir la relacin.

Abrir la ventana de relaciones. Dar clic en la lnea de la relacin que desea eliminar. Seleccione eliminar.
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Actividad 3-6
Crear relaciones entre tablas
Su base de datos Colegio contiene ahora las tablas Computadoras, Departamentos, Empleados, Marcas y Notas. Las claves principales y forneas han sido asignadas. De acuerdo al tipo de datos que sern almacenados en sus tablas, usted puede determinar el tipo de relacin que existe entre sus tablas. Usted necesidad mejorar el diseo de la base de datos para que los usuarios puedan recuperar los datos de tablas relacionadas. Vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Crear Relaciones.odb, abra la base de datos y examine el contenido de las tablas. 1. Los valores para el campo DepCdigo tienen valores nicos en la tabla Departamentos y en la tabla Empleados se repiten varias veces. Qu tipo de relacin existe entre las dos tablas? __ Uno a uno __ Uno-a-muchos __ Muchos-a-uno __ Muchos-a-muchos 2. Los valores para el campo NumActivo en la tabla Computadoras tienen un nico valor correspondiente en la tabla Notas Qu tipo de relacin existe entre las dos tablas? __ Uno a uno __ Uno-a-muchos __ Muchos-a-uno __ Muchos-a-muchos 3. Verdadero o Falso? En una relacin uno-a-muchos, por cada registro en la tabla de clave primaria, puede haber mltiples registros en la tabla de claves forneas.
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__ Verdadero __ Falso 4. Abra la ventana para establecer relaciones: Herramientas Relaciones.

Agregue todas las tablas. Ajuste el tamao de las tablas para que pueda ver la lista completa de todos los campos.
5. Relacione las tablas: a) Seleccione la clave primaria de la tabla Computadoras y arrastre el ratn para ir a la tabla Notas. b) Seleccione la clave primaria de la tabla Marcas y arrastre el ratn para ir a la tabla Computadoras. c) Seleccione la clave primaria de la tabla Empleados y arrastre el ratn para ir a la tabla Computadoras. d) Seleccione la clave primaria de la tabla Departamentos y arrastre el ratn para ir a la tabla Empleados. Acomode las tablas para que se muestren todas las relaciones. 6. Guarde los cambios.
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Leccin 3
Tablas
En esta leccin usted ejecutar su plan de diseo de base de datos. Puede ahorrar tiempo al crear tablas utilizando el asistente . Usted puede modificar tablas, y tambin importar tablas creadas en otras aplicaciones por lo tanto no tiene que crear las tablas a partir de cero. 1. Cules cree usted que son los factores que deben tenerse en cuenta a la hora de determinar los tipos de campos de las tablas? -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. En qu circunstancias se necesita acceder a datos de un origen externo? ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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Captulo 4
Objetos
Objetivo General
Comprender qu es un formulario, crear un formulario para ingresar, modificar y borrar registros y datos de registros.

Conocer qu es un formulario. Trabajar formularios.
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Tema A
Tema A
Formularios
Los formularios son un tipo de objeto que van a permitir la introduccin de datos en las tablas de una forma ms sencilla y ms limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a travs de los formularios. En una base de datos se puede crear ms de un formulario basado en una misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos; incluso puede tomar campos de diferentes tablas o consultas. Las tablas almacenan la informacin, los formularios se encargan de recogerla. Las tablas deben estar cerradas para que puedan incluir los datos de los formularios. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan. Los formularios pueden incluir tambin clculos, grfico y otros objetos.
Barra de Navegacin
La barra de herramientas de navegacin de un Formulario combina diversas funcionalidades, y le permite trabajar con un formulario de varias maneras. Permite buscar archivos, navegar a travs de los registros, aadir y editar los mismos, as como ordenar y filtrar. Adems, la barra de herramientas de navegacin del formulario le permite ver las tablas que se actualizarn con el formulario
Bsqueda de Registros
Agregar y editar registros
Filtrar registros
Navegar a travs de los Registros
Ordenar registros
Permite ver la fuente de datos
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Formularios
Controles de formularios
Un control es un objeto colocado en una interfaz de usuario que le permite interactuar con la aplicacin. Se utiliza para mostrar los datos, ingresar nuevos datos por el usuario, realizar una accin o mejorar el diseo. Los controles se pueden cambiar de tamao y trasladarse. Generalmente se usan con una etiqueta nombrndola de forma que el usuario pueda identificar su propsito. Se usan en formularios y reportes o informes. Antes de empezar a crear nuestro formulario necesitamos conocer los distintos tipos de controles que vamos a disponer y para qu sirven.
Los campos de control ms importantes son los siguientes: Modo Diseo: activa y desactiva el modo Diseo. Nos permite alternar entre el modo de Usuario (introduccin de datos a travs de los campos) y el modo Diseo (edicin de los campos de control). Navegador de formulario: muestra todos los formularios y subformularios del documento actual con sus respectivos campos de control. Abrir en modo diseo: si est activo, el formulario siempre se abre en modo Diseo. Casilla de verificacin: para valores S/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones. Campo de texto: sirve para mostrar o introducir datos.
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Formularios
Campo formateado: es un cuadro de texto en el que se define el formato de las entradas y salidas, as como los valores limitadores que las afectan. Botn de comando: inserta un botn que al ser pulsado ejecuta instrucciones. Campo de opcin: permiten al usuario elegir entre diversas opciones. Cuadro de lista: permite seleccionar un elemento de una lista. Cuadro combinado: permite seleccionar un elemento de una lista o escribir el dato directamente. Campo de visualizacin de texto: sirve para mostrar texto predefinido. Tambin se le conoce como campo etiqueta. Asistente: especifica si se debe o no activar el asistente al insertar un campo de control nuevo. Estos asistentes ayudan a introducir las propiedades de los cuadros de listas, los campos de control de tablas y otros campos de control. Cuadro de grupo: sirve para crear marcos donde agrupar campos de control. Control de tablas: se utiliza para crear un campo de control con una tabla de la base de datos. Fuente de datos: enumera las tablas y consultas de la base de datos desde las que estamos creando el formulario y permite ver su contenido en la barra de herramientas. Es muy til para conocer cules van a ser las tablas en las que se insertarn los datos a travs del formulario que vamos a crear.
Sub-formulario
Un subformulario es un formulario que aparece como un objeto dentro de otro formulario llamado formulario principal. Cuando existe una relacin uno-a-muchos entre las tablas o consultas, el formulario principal es utilizado para representar el "uno" de la relacin y un subformulario para representar los "muchos". A pesar de que el subformulario se muestra como parte de otro formulario, se trata de un formulario separado y su diseo es independiente del formulario principal.
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Formularios
El subformulario se muestra a menudo como una ficha de datos de modo que varios registros pueden ser mostrados para cada relacin con el registro en el formulario principal. Se puede modificar los datos tanto del formulario principal y el subformulario.
Vista del Formulario
La vista del Formulario le permite visualizar los datos de una tabla o consulta mediante un formulario. Para los formularios basados en tablas, la vista tambin le permite modificar y agregar datos. Sin embargo, no se puede hacer ninguna modificacin del diseo del formulario en la forma vista.
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Formularios
Actividad 4-1
Navegar en un formulario
Usted desea crear un formulario para poder ingresar directamente los datos de nuevos empleados en su empresa, decide primero investigar la apariencia que podra tener un formulario, cmo se utilizan y que formato sera el mejor. Vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Colegio.odby abra la base de datos. 1. Clic en el panel de objetos, Formularios, para que nos muestre los formularios creados. 2. Abra el formulario Empleados Nuevos. 3. Cuntos campos se muestran en el formulario? ________ 4. Moverse a travs de los campos del registro, al siguiente registro y luego regresar al primero. Dar clic en el primer campo y luego presionar Tab para ir desplazndose a travs de ellos. 5. Usar los botones de navegacin para ir al segundo registro, al ltimo y regresar al primero. 6. Se puede agregar nuevos registros a la tabla usando formularios? ________ a) Escriba datos en las ventanas de texto del formulario. b) Ir a la ventana inicial de la base de datos y abrir la tabla Empleados. Observe si hay datos nuevos. 7. Cerrar el formulario.
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Formularios
Crear un formulario usando el asistente

En OpenOffice.org, puede crear un formulario utilizando el Asistente para formularios, as le permite crear fcilmente un nuevo formulario para una tabla o consulta. Tambin le permite incluir un subformulario en el formulario principal, ya sea basado en una relacin existente o por unin de campos. Con el asistente tambin puede organizar los controles para los campos y establecer el modo de entrada de datos. A medida que va creando su tabla, una vista previa del formulario se va representando en el fondo. 1. Abra el archivo de base de datos en el que desee crear el formulario. 2. En el panel izquierdo de la ventana de base de datos, haga clic en el icono Formularios. 3. Haga clic en Usar el asistente para crear formulario.
Se abre un nuevo documento de texto y la ventana del asistente.
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Formularios
4. Seleccionar los campos para el formulario principal a) Seleccionar la tabla o consulta que usaremos para el formulario. b) Dar clic al botn a la derecha de Campos disponibles, para agregar los campos seleccionados al formulario. Para mover todos los campos, haga clic en el botn aadir todo. >>
5. De clic para avanzar al siguiente y decida si quiere configurar un subformulario. Si lo desea, marcar Agregar subformulario.
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Formularios
Crear un subformulario basado en relacin existente.

a) Seleccione la relacin que desea agregar al subformulario. b) Seleccione la tabla o consulta y los campos del subformulario c) Clic en siguiente para avanzar a Obtener campos combinados. d) En obtener campos combinados, seleccionar los campos que en el subformulario y en el formulario principal estarn combinados. Puede combinar hasta cuatro campos en el formulario principal y subformulario. 6. Clic en siguiente para avanzar a Organizar campos de control.
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Formularios
Seleccione la forma que desea se muestren las etiquetas y controles. Tanto para el formulario como para el subformulario. En la primera opcin, Columnas y etiquetas a la izquierda, puede seleccionar la alineacin para la etiqueta. Si lo desea, puede seleccionar distintos arreglos para distinguir el formulario del subformulario. 7. Clic en siguiente para Establecer entrada de datos.
Si desea seleccionar las opciones que desea para la entrada de datos. 8. Siguiente para Aplicar estilos al formulario.
a) Pude seleccionar el color de fondo del formulario. b) La apariencia de las cajas de texto. 9. Siguiente para dar nombre al formulario.
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Formularios
a) Escribir el nombre deseado para el formulario. b) Escoger si desea continuar trabajando con el formulario o modificarlo. 10. Clic en finalizar para terminar con la creacin del formulario.
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Formularios
Crear formulario en vista diseo

Esta opcin le permite crear manualmente el formulario, puede especificar las mismas opciones para el formulario que con el asistente, tales como campos, disposicin de los controles, modo de entrada de datos, etc. Adems puede incluir otros elementos, como un ttulo y una imagen. Sin embargo, utilizando el asistente es ms sencillo y ms rpido crear un formulario. Si desea una forma personalizada, puede crear el formulario utilizando el asistente y a continuacin, modificar el diseo, lo que reduce el tiempo de desarrollo y esfuerzo.
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Formularios
Actividad 4 - 2
Crear un formulario
Usted est a cargo del mantenimiento de la base de datos de libros de una librera. Se da cuenta que la actualizacin de las tablas puede ser engorrosa y tomar mucho tiempo. Para facilitar el proceso usted decide crear un formulario con el objeto de simplificar la entrada de datos. Vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Libros-Crear Formulario.odby abra la base de datos. 1. Haga clic en Usar el asistente para crear formulario. 2. Seleccin de campo: Seleccionar la tabla tbLibros y agregar los tres campos que estn disponibles. 3. Configurar un subformulario: a) Seleccionar Agregar subformulario y basado en relacin existente. b) Seleccionar tbPedidos, que aparece en el cuadro. c) Pasar todos los campos y luego regresar el campo LibroNum seleccionndolo y con la flecha de la izquierda d) Con los botones de la derecha acomodar el orden de los campos para que quede: OrdenNUm, VendedorID, ClienteNum, Cantidad y Fecha. e) Organizar los campos del formulario: Formulario principal: Columnas, etiquetas a la izquierda. Subformulario: Como hoja de Datos f) Seleccionar: El formulario mostrar todos los datos y No permitir la modificacin de datos existentes. g) Estilo beige, 3D 4. Nombre: Form.Libros2, seleccionar: trabajar con el formulario. 5. Finalizar.
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Formularios
Utilizar el formulario para ingresar datos en un nuevo registro

Agregar, modificar y eliminar informacin, son las operaciones que se realizan en una tabla. La informacin contenida en una tabla es dinmica por lo que necesita mantenimiento para trabajar apropiadamente, afortunadamente, estas operaciones se realizan fcilmente a travs de un formulario. Para ingresar datos en un nuevo registro a travs de un formulario: 1. Abrir un formulario a) En el panel de formularios, de doble clic al formulario requerido. b) O, en panel del formulario, clic derecho en el formulario requerido y escoger Abrir. 2. De ser necesario, maximizar la ventana de la aplicacin. a) Doble clic a la barra de ttulo. b) O, en la ventana de la aplicacin, clic al botn maximizar. 3. Ingrese los datos requeridos en el formulario o subformulario. a) En la barra de navegacin del formulario, clic al botn Nuevo registro, para insertar el nuevo registro en el formulario. b) En la caja de texto del campo requerido, de clic y escriba los datos requeridos. c) Avance a la siguiente caja de texto. d) Presione Enter tantas veces como sea necesario. e) O, presione Tab tantas veces como sea necesario. 4. Guardar el registro. En la barra de navegacin del formulario, clic al botn Guardar Registro. O, navegue hasta la ltima caja de texto y presione Enter o Tab.
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Formularios
Utilizar el formulario para modificar datos en un registro

Para modificar datos en un registro a travs de un formulario: 1. Abrir un formulario a) En el panel de formularios, de doble clic al formulario requerido. b) O, en panel del formulario, clic derecho en el formulario requerido y escoger Abrir. 2. Seleccione el campo de datos que desea modificar en el formulario o subformulario. 3. Escriba los nuevos datos que desea insertar. 4. Presione Enter para aceptar las modificaciones.
Utilizar el formulario para borrar registros

Para borrar registros de un formulario: 1. Abrir el formulario. 2. Seleccione el registro que desea eliminar. 3. Clic derecho al costado izquierdo del registro, escoja Eliminar filas o botn Eliminar Registro en la barra de navegacin del formulario. 4. Confirmar que desea eliminar el registro en la caja de mensajes.
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Formularios
Actividad 4 - 3
Agregar, modificar y borrar registros usando un formulario
La base de datos libros necesita algunas modificaciones: El precio del libro Ideas Navideas ha subido a S/18.00 y el libro Programe Fcil est descontinuado, por eso debe eliminar su registro de la base de datos. Adems acaban de llegar 20 libros de Aprenda Office , con nmero de Libro: PO-200 y precio S/20.00 Usted necesita actualizar todos los cambios en la base de datos. Vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Libros-Crear Formulario.odby abra la base de datos. 1. Abra el formulario FormLibros1, clic derecho Abrir. 2. En la barra de navegacin del formulario de clic al botn nuevo registro, para insertar el registro del nuevo libro. a) De clic en el campo LibroNum y escriba PO-200, b) Enter y escriba ahora Aprenda Office, c) Enter, escriba 20, Enter para guardar el registro. 3. Actualizar datos del libro Ideas Navideas a) Desplazar el cursor por el campo Ttulo para ubicar el libro. b) Enter, y escribir el nuevo precio.,Enter para guardar el cambio 4. Eliminar el registro del libro Programe fcil. a) Ubicar el registro del libro. Clic derecho en la flecha verde al costado izquierdo del registro y escoger Eliminar filas b) Observamos que aparece un cuadro de error, ya que la tabla libros est relacionada con la tabla Pedidos y se estara violando la integridad referencial, Para eliminar el registro en estos casos, primero habra que borrar el registro correspondiente al pedido de este libro en la tabla Pedidos. 5. En la barra de navegacin del formulario, Clic en el botn Fuente de datos como tabla para ver la tabla Libros, con los cambios realizados. 6. Cerrar el formulario.
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Formularios
Agregar, modificar texto en cabecera y pie de seccin en un formulario.

Para modificar el texto en la cabecera y el pie de secciones en un formulario: 1. Abra el formulario en vista diseo. 2. Seleccione el texto existente en la cabecera del formulario o en el pie de seccin del Formulario. 3. De clic en la etiqueta de control para seleccionarlo y a continuacin, dar clic y arrastrar para seleccionar el texto en el control. 4. O bien, de doble clic en la etiqueta de control y en el cuadro de dilogo Propiedades, seleccione el texto en el cuadro de texto. 5. Escriba el nuevo texto que desea insertar.
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Formularios
Leccin 4
Formularios
En esta leccin usted ha creado y modificado formularios utilizando herramientas de diseo. Al agrupar y alinear los controles del formulario y hacer otras mejoras estticas, usted ser capaz de disear un formulario personalizado que ayudar a los usuarios a sentirse ms cmodos al introducir los datos. Esto permitir ahorrar el tiempo utilizado en ingresar datos, aumentando as la productividad. 1. En qu casos tendr que modificar el diseo de sus formularios? -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. Cmo aumentara la eficiencia de entrada de datos mediante formularios? ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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Captulo 5
Recuperar Informacin
Objetivo General
Ordenar y filtrar una tabla, crear, modificar y correr consultas para recibir informacin especifica desde una base de datos.
Operaciones Principales: Usar comandos de bsqueda y aplicar filtros a una tabla o formulario. Entender qu es una consulta. Trabajar consultas
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Tema A
Tema A
Operaciones Principales
La extraccin de datos es una de las operaciones ms comunes realizadas sobre una base de datos. Abrir una tabla y buscar un registro a la vez es ineficaz, y no digamos fatigoso. Hay tambin la posibilidad de introducir errores en sus resultados. Por ello, usando consultas y aplicando filtros usted ser capaz de recuperar la informacin de la base de datos con criterios especficos segn sus necesidades.
Comando de Bsqueda
En las tablas de bases de datos y formularios, se pueden buscar valores especficos en los campos de datos, cuadros de lista y casillas de verificacin. 1. Abrir la tabla o formulario del cual quiere recuperar datos. 2. Seleccione el campo donde quiera buscar una palabra especfica, el nmero, o la fecha. Luego de clic en el botn de bsqueda en la Barra de herramientas. 3. En la ventana que se abre, escriba la palabra especfica, el nmero, o la fecha que usted quiere buscar.
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El cursor se localiza en la primera coincidencia que encuentra, dar clic repetidos en Buscar para encontrar todos los datos que coincidan, los campos se van delineando en rojo segn los encuentra.
Aplicar filtros a una tabla/formulario

Si necesita localizar registros con caractersticas similares, en una base de datos que suele almacenar gran cantidad de informacin, sera una tarea ardua hacerlo manualmente. Base tiene las opciones de filtrado que nos permiten elegir de forma simple qu datos queremos que se muestren en la pantalla.
Las cuatro opciones, por el orden en que aparecen los botones, son:
Auto Filtro
Filtra las filas o registros segn el contenido del campo de datos actualmente seleccionado (en la figura se muestra el resultado tras haber seleccionado 300 en el campo DeptCdigo).
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Usar o no el filtro
, conmuta entre las vistas con y sin filtro.
Filtro estndar,
Permite establecer las opciones del filtro de forma parecida a como establecamos los criterios de ordenacin. Debemos escribir un valor para la condicin, en caso de ser una palabra, escribirla entre
Eliminar filtro/orden
Cancela la configuracin de filtros y muestra nuevamente todos los registros de la tabla actual.
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Actividad 5-1
Aplicando bsqueda y filtros
Trabajemos con la tabla Empleados para realizar bsquedas especificas y aplicar las diferentes opciones de filtrado. Vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Colegio.odby abra la base de datos para trabajar con la tabla Empleados. 1. Abrir la tabla Empleados en modo hoja de datos. 2. Seleccione una celda del campo DeptCdigo que tenga el valor 300, luego de clic en el botn de bsqueda en la Barra de herramientas. 3. En la ventana que se abre, de clic en Buscar varias veces y observe que se van sombreando los campos con el valor 300 que tenga la tabla. 4. Escriba otro valor o Nombre que observe en sus datos para hacer nuevas bsquedas. 5. Buscar todos los empleados cuyo apellido empiece con la letra C a) De clic en una celda de la columna EmplApellidos, luego clic en el botn de bsqueda. b) En el cuadro de dilogo, escribir C en la caja de Texto, marcar Campo individual en rea y en la lista desplegable de Posicin seleccionar: Al comienzo del Campo c) Clics sucesivos en Buscar. Cerrar. 6. Ahora apliquemos filtros para obtener en pantalla una lista de acuerdo a los criterios indicados. I. Obtener una lista de los empleados que trabajan en el departamento que tiene el Cdigo 400. a) Clic en una celda de DeptCdigo que sea = a 400 y luego clic en el botn de Autofiltro. b) Clic en el botn Eliminar filtro. Cerrar.
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II. Encontrar a los profesores cuyo apellido empiece con la letra C. a) Clic en el botn de filtro estndar. b) Seleccionar en Nombre de campo, EmplApellidos, en Condicin seleccionar como Escribir en el cuadro de valor C*, nos muestra una lista de los empleados que cumplen la condicin. Recordar que el smbolo * se usa como comodn para indicar que buscamos todos los apellidos que empiecen con C, sin importar las letras que continen. III. Obtener una lista de los empleados cuyo nombre empiece con J y que trabajen en el departamento que tiene el Cdigo 300. a) Clic en una celda de DeptCdigo y luego clic en el botn de filtro estndar b) Seleccionar en Nombre del campo DeptCdigo = 300, luego en la siguiente lnea de cajas de texto, seleccionar EmpNombre, Condicin: como y en Valor escribir J* c) Observar la lista que nos muestra. d) Clic en el botn Eliminar filtro. Cerrar.
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Leccin 5-A
Filtros de validacin
En esta leccin usted modific los datos de las tablas y tambin actualiz un registro. Tambin orden y filtr registros, los cuales le ayudarn a realizar cambios rpidamente a un conjunto de datos similares. Con el programa Base, puede administrar los datos en las tablas con facilidad. 1. En su base de datos, qu tipo de datos necesita modificar frecuentemente? ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. En qu casos se necesitar ordenar o filtrar los registros? -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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Tema B
Tema B
Consultas
Ahora est familiarizado con algunos datos preliminares de recuperacin de tareas, como la bsqueda de determinados valores en una tabla, ordenar los datos de la tabla y filtrado de archivos. Pero es posible que tenga que realizar ms tareas complejas, como la recuperacin de los registros que cumplen con ciertos criterios. A menos que tenga un mecanismo para aislar y extraer datos en busca de informacin especfica en una base de datos, ser como buscar una aguja en un pajar. Una base de datos slo es til cuando puede recuperar datos tan fcilmente como puede aadirlos a la base de datos. Saber cmo trabajar con las consultas reducir en gran medida el tiempo que tarda en recuperar datos de una base de datos. Las consultas son objetos que vamos a utilizar para visualizar parte de la informacin contenida en nuestras bases de datos desde una perspectiva ms detallada y ms adaptada a las necesidades concretas o a una situacin puntual. Se pueden realizar sobre una o varias tablas relacionadas y el resultado que devuelven se muestran tambin en forma de tabla.
Creacin de consultas
El filtrado le permite seleccionar los datos en una tabla, pero a menudo es posible que tenga que seleccionar los datos de mltiples tablas. Las Consultas le permiten recuperar datos de mltiples tablas que estn relacionadas entre s. Puede haber casos en los que usted necesite recuperar la informacin pertinente de las diferentes tablas al mismo tiempo, por ejemplo, puede que tenga que identificar los empleados que estn bajo un determinado departamento y analizar su nmina de la base de datos. Usted puede obtener dicha informacin mediante la creacin de las consultas, que le permiten recuperar datos de mltiples tablas. Tambin puede guardar y almacenar las consultas en forma de objetos reutilizables en la Base.
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Consultas
En Base las consultas se pueden crear en modo Diseo, utilizando el asistente o utilizando SQL, SQL es el lenguaje estndar de creacin y manipulacin de bases de datos. La consulta puede ser vista en Hoja de datos o de diseo. En vista Diseo se podr modificar la estructura de la consulta, propiedades y funciones.
Ventana de Diseo de Consultas
La ventana de diseo le permite disear una consulta. Se compone de dos paneles horizontales: el panel superior muestra las tablas y consultas seleccionadas y el panel inferior, o red de diseo, le permite definir y proporcionar los criterios para una consulta.
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Consultas
Barra de diseo de consulta

Intercambiar Vista Diseo Funciones
Editar
Ejecutar Consulta Agregar tabla
Editar: Edicin de archivos le permite editar un documento de slo lectura o una tabla de base de datos. Ejecutar consulta: se ejecuta la consulta para mostrar sus resultados en la ventana Diseo de consulta. Intercambiar Vista Diseo Alterna entre la vista Diseo y la vista SQL de la consulta. Aadir la tabla o consulta: Muestra el cuadro de dilogo Agregar tabla o consulta. Funciones: Muestra las funciones para el diseo de consulta.
Criterios de bsqueda
Podemos elegir si queremos indicar uno o varios criterios de bsqueda; es decir, si queremos que las filas que se muestren cumplan alguna condicin en particular. En la tabla siguiente se ofrece un resumen de los operadores de comparacin. Operador Significado La condicin se cumple si...
El contenido del campo es idntico a la expresin introducida. = es igual a En los campos de consulta no se muestra el operador =; al introducir un valor sin operador, se adopta el operador =. El contenido del campo no se corresponde con la expresin introducida. El contenido del campo es mayor que la
<> >
es distinto de es mayor
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Consultas
expresin introducida. < >= es menor es mayor o igual es menor o igual El contenido del campo es menor que la expresin introducida. El contenido del campo es idntico o mayor que la expresin introducida. El contenido del campo es menor o igual que la expresin introducida.
<=
En la tabla siguiente se ofrece un resumen de los operadores condicionales:
Condicin
Criterio de consulta
1
Ejemplo
Proporciona todos los registros de datos en los que el campo S/No contiene el criterio "S" o "activado" (casilla sealada). Proporciona todos los registros de datos en los que el campo S/No contiene el criterio "No" o "desactivado" (casilla no sealada). IS NULL muestra todos los registros de datos en los que el campo S/No no contiene ni el criterio S ni el criterio No (casilla en gris).
No
Vaco
IS NULL o ESTA VACO
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Consultas
Creacin de consultas usando Vista Diseo

Para crear una consulta en vista diseo: 1. En el panel de Base de datos, clic a consultas. 2. En el panel de tareas, seleccionar Crear consulta en Vista Diseo. 3. En la ventana que se abre, podemos elegir las tablas o consultas que necesitamos agregar para la consulta. 4. Por cada tabla o consulta deseada, seleccionar y dar clic en Aadir. 5. Cerrar la ventana de Agregar tabla o consulta. 6. En la Vista diseo, en cada tabla desplegada dar doble clic en los campos necesarios para la consulta, para cada tabla y se van agregando al panel inferior. 7. Guardar la consulta. 8. En la opcin Orden : Podemos elegir si queremos que se muestren ordenados en funcin de los valores de uno o varios campos. Ya sea en orden ascendente o descendente. 9. Podemos agregar criterios de bsqueda. 10. Correr la consulta, en la barra de herramientas dar clic al botn de ejecutar consulta o en el panel de consultas, doble clic a la consulta.
Creacin de consultas sobre una tabla utilizando el asistente

El Asistente para consultas es una utilidad que le permite crear una consulta a travs de una serie automatizada de pasos. En el asistente, puede seleccionar la tabla deseada y los campos que desea incluir en la consulta.
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Consultas
Para crear una consulta usando el asistente: 1. En el panel de Base de datos, clic a consultas. 2. En el panel de tareas, seleccionar Usar el Asistente para crear consultas, para abrir el cuadro de dilogo del asistente. 3. En la ventana del asistente, campos disponibles, seleccionar los campos (columnas) para la consulta luego de escoger las tablas requeridas de la lista desplegable. 4. Agregar los campos a la ventana de campos de consulta y de ser necesario ordenarlos con los botones de flechas que aparecen al costado derecho. 5. Orden de Clasificacin: Podemos elegir si queremos que se muestren ordenados en funcin de los valores de uno o varios campos. Ya sea en orden ascendente o descendente. 6. Condiciones de bsqueda: Seleccionar el campo que debe ser validado por una condicin particular. 7. Alias: Podemos elegir con qu nombre (alias), se mostrarn las cabeceras de las columnas de los campos que hemos elegido para mostrar el resultado de la consulta.
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Consultas
8. Informacin general: Para finalizar, en la ltima ventana se nos muestra un resumen con todas las opciones elegidas y es donde debemos indicar el nombre con el cul se guardar la consulta. Adems podemos elegir si al finalizar queremos que se muestre el resultado de la consulta o se abra la consulta en modo Diseo para afinar y detallar mejor la consulta. 9. Clic en finalizar para generar la consulta.
Creacin de consultas sobre varias tablas

Las relaciones de datos que pueden haber entre el nombre de campo de una tabla y uno de otra tabla pueden utilizarse para las consultas. Si, por ejemplo, dispone de una tabla de artculos identificados mediante un nmero de artculo y una tabla de clientes en la que se registran todos los artculos pedidos por un cliente mediante el nmero de artculo correspondiente, entonces existe una relacin entre los campos de datos "nmero de artculo". Si desea crear una consulta que devuelva todos los artculos pedidos por un cliente, deber recuperar datos de dos tablas. Para ello deber indicar a OpenOffice.org cul es la relacin entre los datos contenidos en ambas tablas.
Slo se puede crear una consulta basada en varias tablas relacionadas si se utiliza OpenOffice.org como interfaz para una base de datos relacional. En una consulta no es posible acceder a tablas de bases de datos distintas. Las consultas de varias tablas slo pueden crearse dentro de una misma base de datos.
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Consultas
Uso de Comodines en la Consulta
Para realizar una consulta, al aplicar criterios de bsqueda, podemos no escribir especficamente todos los caracteres de bsqueda, ya que muchas veces el tipo de la consulta as nos lo exige. Es decir, si buscamos por ejemplo, todos las personas que su apellido empiece con C, la nica forma de poner la condicin sera escribiendo.C* estamos utilizando los comodines. Hay diferentes comodines que podemos usar para los criterios de bsqueda: En la opcin COMO: Comodn * para un nmero cualquiera de caracteres Comodn ? para exactamente un carcter Los comodines (*) indican si la expresin x se encuentra al inicio (x*), al final (*x) o dentro del contenido del campo (*x*). Los comodines * o % sustituyen un nmero cualquiera de caracteres.
Ejecutar la consulta
Una vez creada la consulta, si en la ventana de informacin general escogimos que se ejecute la consulta, inmediatamente despus que demos clic en finalizar, se abrir la ventana con los resultados de la consulta. Otro modo de ejecutar la consulta es, el panel de objetos de la base de datos, dar doble clic en la consulta que deseamos visualizar. Tambin, cuando abrimos en modo editar, podemos ejecutar la consulta en la misma ventana, dando clic en el icono correspondiente:
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Consultas
Actividad 5-2
Crear una consulta
Usted es el encargado de mantenimiento de los equipos de cmputo y necesita saber el precio de las computadoras que tienen garanta, por ello decide crear una consulta que le pueda mostrar rpidamente los datos que desea. 1. Crear una consulta para obtener una lista de las computadoras que tienen garanta a) Vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Colegio.odb y abra la base de datos para crear la consulta requerida. b) En el panel de Base de datos, clic a consultas. c) En el panel de tareas, seleccionar Usar el Asistente para crear consultas, para abrir el cuadro de dilogo del asistente. d) En la ventana del asistente: En la lista desplegable de tablas: 2. Seleccionar la tabla Computadoras, agregar los campos MarcaID, Garanta, PrecioCompra. a) Ordenar por Computadoras.MarcaID b) En coincidencia poner, Computadoras.Garanta = 1, que es el valor por defecto cuando un campo tipo Boolean est seleccionado (Poner 1 para S y 0 para No) c) Guardar la consulta con nombre Consulta_Comp_Garanta 3. Clic en finalizar para generar la consulta. 4. Observar los resultados. 5. Cerrar la base de datos.
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Consultas
Modificar la consulta
Teniendo ya guardada la consulta, en la opcin editar observamos diversos botones que nos permitirn hacer las modificaciones. Modo Diseo: activar/desactivar el modo Diseo. Ejecutar: muestra el resultado de la consulta sin necesidad de salir del modo de edicin. Hay que tener en cuenta que no guarda la consulta. Borrar: borra la consulta y quita todas las tablas de la vista Diseo. Aadir tablas: permite agregar ms tablas a la consulta. Funciones: activa/desactiva la posibilidad de asociar funciones a los campos. Tabla: activa/desactiva en la ventana inferior la fila donde se muestra el nombre de la tabla a la que pertenece el campo. Alias: activa/desactiva en la ventana inferior la fila donde se puede introducir el alias de un campo. Valores unvocos: si se activa, aquellas filas que aparecen repetidas varias veces en el resultado de una consulta slo se mostraran una vez. Por ejemplo, si hiciramos una consulta que devuelva los gneros de nuestras pelculas, la fila con el valor Ciencia-Ficcin aparecera varias veces a menos que activramos esta casilla y ya slo aparecera una vez. En cuanto a los campos y sus distintas opciones tenemos: Campo: muestra los nombres de los campos que se desean visualizar. En el caso de querer mostrar todos los campos de una tabla, tenemos la posibilidad de poner Nombre de tabla.* en lugar de poner uno a uno cada uno de los campos. Alias: el valor que se escriba se mostrar en la cabecera de la columna de resultados en lugar del nombre del campo que tiene la tabla. Tabla: muestra la tabla a la que pertenece al campo. Orden: podemos elegir entre ordenar los resultados por los valores de ese campo de forma ascendente o descendente.
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Consultas
Visible: si queremos que se muestre ese campo en el resultado estar marcada. Los campos con esta opcin desmarcada se utilizan para fijar condiciones de filtrado de los resultados. Funcin: permiten realizar distintas operaciones sobre los resultados. Hay que tener en cuenta que, una vez que a un campo se le incluye alguna funcin, el resto de los campos tambin deben llevar asociada alguna de las funciones disponibles. Concretamente, OOo Base ofrece las siguientes funciones: Agrupar: permite agrupar los resultados a mostrar en funcin de uno o varios campos. Cantidad: devuelve el nmero total de filas devueltas que contengan algn valor para ese campo. Promedio: para campos de tipo numrico devuelve la media de los resultados para ese campo. Suma: para campos de tipo numrico devuelve la suma de los resultados para ese campo. Mximo: para campos de tipo numrico devuelve el valor mximo de los resultados para ese campo. Mnimo: para campos de tipo numrico devuelve el mnimo de los resultados para ese campo. Criterio: Especifica criterios de filtro (que un campo contenga un valor mayor, menor, igual, etc.)para el campo.
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Consultas
Actividad 5-3
Crear una consulta y aplicar modificaciones
Usted es el encargado de almacn y est haciendo el inventario por lo que necesita saber a que personas se les ha asignado determinados equipos de cmputo, por ello decide crear una consulta que le pueda mostrar rpidamente los datos que desea. 1. Crear una consulta para saber a que empleados se les asign las computadoras marca Atlas. a) Vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Colegio.odby abra la base de datos para crear la consulta requerida. b) En el panel de Base de datos, clic a consultas. c) En el panel de tareas, seleccionar Crear consulta en Vista Diseo. 2. Seleccionar las tablas. Empleados, Computadoras, Marcas. 3. Agregar los campos: EmplNombre, EmplApellidos. de la tabla Empleados. 4. Agregar el campo Marca, de la tabla Marcas. 5. En alias, poner Nombre para EmplNombre, Apellidos para EmplApellidos. 6. Ordenar por EmplApellidos. 7. En criterio, para el campo Marca, escribir Atlas. 8. Guardar la consulta como Empleados_Comp_Atlas. 9. Clic en generar la consulta.
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Consultas
Leccin 5-B
Consultas
En esta leccin, usted ha creado consultas y filtrado datos usndolas. Tambin utiliz criterios de consulta para recuperar la informacin y realiz clculos en grupos de registros usando campos calculados. Su dominio con las consultas aumentar enormemente su eficiencia en el trabajo con bases de datos. Tambin puede recuperar rpidamente la informacin deseada de una base de datos utilizando las consultas. 1. Cules son los operadores qu usara cuando tiene ms de un criterio que debe incluir en sus consultas? -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. Determinar el mejor mtodo para crear una consulta para recuperar informacin de su base de datos. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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Captulo 6
Salidas
Objetivo General
Crear reportes rutinarios y preparar reportes para su distribucin.

Entender qu es un reporte. Trabajar un reporte. Imprimir una pgina, tabla el resultado de una consulta. Imprimir reportes.
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Tema A
Tema A
Reportes o Informes
Los reportes o informes son documentos que se utilizan para presentar los datos de una forma ms amigable. Su objetivo es recuperar informacin de la base de datos, igual que las consultas, pero con un formato que facilita su presentacin e impresin en papel. Los informes y las consultas suelen complementarse ya que los informes suelen construirse a partir de consultas almacenadas y no a partir de las tablas. Compilar y analizar los datos puede permitir a una empresa examinar las tendencias del pasado y predecir tendencias en el futuro. En las grandes bases de datos con muchas tablas, cada una de las cuales puede contener miles de registros, la recopilacin y presentacin de datos puede ser difcil y requerir mucho tiempo. La creacin y uso de informes personalizados le puede facilitar una eficiente herramienta para simplificar sus requerimientos y se pueden guardar para uso futuro. Con los reportes podemos seleccionar la informacin relevante que queremos mostrar, para tomar decisiones importantes basadas en esa informacin.
Tipos de informes
Los Informes en Base son de dos tipos: esttico y dinmico. Un informe esttico, una vez generados, conserva los datos obtenidos en el momento de su creacin. Un informe dinmico mantiene la actualizacin de los datos cada vez que sea ejecutado, lo que refleja los cambios en la base de datos.
Crear un Reporte basado en una tabla o consulta

El asistente de informes es una utilidad que le permite crear un reporte esttico o dinmico a travs de una serie de pasos. Le proporciona la informacin necesaria para seleccionar las opciones de los campos deseados por el informe, grupo de campos, y clasificar los datos en los campos. Tambin puede personalizar el diseo de pginas utilizando este asistente.
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Reportes o Informes
Para empezar a crear informes basta con seleccionar la tarea Usar el asistente para crear informe en la ventana principal de Base.
1. En la base de datos de panel, haga clic en Informes. 2. En el panel de tareas, seleccione Utilizar Asistente para Crear un informe para poder iniciar el Asistente de informes. 3. En el asistente, seleccionar los campos que quiere tener en el informe, de la lista desplegable. 4. Campos de etiqueta, puede poner el nombre que desea tenga cada etiqueta. 5. Agrupacin, si desea puede aadir una agrupacin de los campos seleccionados. 6. Opciones de ordenacin, seleccione el orden de los campos que van a mostrar los datos, puede ser ascendente o descendente. 7. Seleccin de diseo, elija una disposicin para las cabeceras y pie de pginas.
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Reportes o Informes
En esta ventana podemos elegir diferentes opciones de diseo. Por un lado, de presentacin de los datos y, por otra, de los encabezados y pies de pgina. Tambin podemos elegir si los datos se presentarn orientados vertical u horizontalmente para su impresin.
8. Escriba un nombre para el informe o reporte, luego escoja si quiere que sea esttico o dinmico. Tambin si crea el informe ahora o si lo va a modificar. En la ltima ventana del asistente podemos elegir el ttulo que tendr el informe y una opcin muy importante: si queremos que el informe sea esttico o dinmico. En el primer caso, los datos que mostrar siempre el informe sern los que tuviera la consulta realizada en el momento de la creacin; es decir, una vez creado el informe, los datos que muestra siempre sern los mismos, mientras que en el segundo caso, cada vez que llamemos al informe, los datos que se van a mostrar son los que tuviera la base de datos en el momento de la llamada. Adems en esta ltima ventana podemos indicar tambin si queremos que se muestre el contenido del informe o si queremos modificarlo.
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Reportes o Informes
9. Haga clic en Finalizar para generar el informe. 10. Haga doble clic en el ttulo del informe a fin de maximizar la ventana de informe y mostrar todo el informe. Ver y cerrar el informe. 11. Guardar y cerrar la base de datos. Si elegimos las opciones que se muestran, Base nos va a abrir el informe en modo Diseo por si queremos realizar alguna modificacin.
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Reportes o Informes
Podemos observar que Base en la parte que corresponde al contenido de los campos incluye texto en latn. Este texto aparece slo en modo Diseo y no aparece reflejado posteriormente en el informe. Sirve para facilitarnos una visin de cmo se va a mostrar el contenido de los campos en el informe final.
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Reportes o Informes
Actividad 6-1
Crear un reporte
Usted es el encargado de la librera y necesita un reporte de los libros vendidos. Vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Libros.odb y abra la base de datos para crear el reporte requerido. 1. En el panel de base de datos, de clic a informes y luego a Usar el asistente. 2. En la ventana del asistente, seleccione la consulta: ConsPedidoLibros y agregue los 3 campos. 3. Deje las etiquetas como aparece en la ventana. 4. Clic en siguiente. 5. Deje el orden de los campos como figuran. 6. Darle un esquema clsico y diseo predeterminado. 7. En nombre ponga, Primer Reporte. 8. Finalizar.
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Reportes o Informes
Modificar los elementos de un informe

Ha utilizado el Asistente para generar un informe. Sin embargo, en el informe generado por el asistente, podran ser necesarias cambiar la forma en que se muestran los datos basado en las necesidades de los usuarios. En este tema, usted podr modificar los elementos de un informe con el fin de personalizar la forma de mostrar los datos en la pantalla. Supongamos que usted est preparando un informe financiero de su organizacin. El Asistente de informe le puede ayudar a generar un amplio informe con facilidad. Sin embargo, puede desear ajustar la forma en que se muestran los datos en algunas secciones del informe, para captar la atencin del usuario. Base proporciona tres modos de vista que le permiten ver, editar y vista previa de informes. La seleccin del tipo de reporte depender de la tarea que usted necesita llevar a cabo con sus informes. Vista Diseo: Permite Aadir, modificar, o suprimir los controles tales como etiquetas, campos, e imgenes con facilidad. Sin embargo, en caso de informe dinmico, usted no podr ver los datos asociados con cada control. Vista Reporte: Permite ver los datos de una tabla o consulta en que se basa el informe. Usted no ser capaz de aplicar cualquier cambio en el diseo o los datos subyacentes para cada control porque este modo de vista es de slo lectura. Vista Previa Compruebe cmo puede ver el informe cuando se imprima en papel. Usted puede utilizar las diferentes opciones en la barra de herramientas para tener una vista previa y establecer el diseo de pgina antes de imprimir el informe.
Secciones de un informe
La vista Diseo de un informe consta de diferentes secciones que muestran informacin como: Cabecera: el ttulo, autor, fecha y nmeros de pgina. Detalles: Muestra el cuadro con los registros solicitados. Pie: Contiene el nmero de pgina, puede tambin contener informacin de la empresa. Dependiendo del diseo seleccionado en el Asistente para informes, detalles adicionales se incluyen en las secciones cabecera y el pie
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Reportes o Informes
Editar campos
Abrir el informe en modo Editar para modificar la presentacin del informe, puede cambiar el ancho de las columnas, el tipo y color de letras y las diferentes opciones de formato dndole incluso color al fondo y adecuarlo a nuestras necesidades.
Cabecera
Detalle
Pie
La barra de herramientas tabla

El cuadro se compone de comandos de la barra de herramientas que se utilizan para modificar las propiedades de las tablas en el informe. Est disponible cuando una tabla en el informe es seleccionada.
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Reportes o Informes
Tambin puede insertar imgenes en un informe. Para ello, ir a Insertar de la barra de Men y escoger Imagen / A partir de un archivo. Luego puede hacer las modificaciones en el cuadro de dilogo para imgenes. En la barra de herramientas tiene tambin la opcin Galera para agregar un diseo al fondo del informe.
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Reportes o Informes
Actividad 6 -2
Modificar el diseo de un informe
El informe creado en la actividad anterior, no tiene la presentacin deseada ya que las columnas no van de acuerdo al contenido y es necesario resaltar algunos aspectos. Vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Libros.odb y abra la base de datos, abra el informe Reporte inicial para modificarlo y al finalizar debe quedar como la figura mostrada en pginas anteriores para explicar las secciones de un informe. 1. En el panel de base de datos, de clic derecho al informe Reporte inicial para abrir en modo editar. 2. En la ventana que se abre, utilice las herramientas de color,formato de letras. Dar color al fondo de algunas columnas y a las letras. 3. Seleccione las columnas para modificar el ancho, desplazando las flechas que aparecen al poner el cursor en cada lnea de columna. Tambin puede dar clic en el botn Optimar de la barra de herramientas Tabla, para mostrar el ttulo y contenido correctamente. 4. Observe que el informe no tiene ttulo, de clic en la cabecera y escriba un ttulo. 5. Finalizar.
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Reportes o Informes
Presentar campos especficos agrupados

En el siguiente informe que vamos a realizar vamos a ver qu conseguimos con la agrupacin en funcin de un campo. Por ejemplo, vamos a construir un informe que nos muestre los datos de los empleados de un colegio, agrupados por departamento en que trabajan; es decir, el objetivo es mostrar el nombre de cada departamento y los empleados que pertenecen a dicho departamento.
Para crear el informe trabajamos vamos a C:\carpeta Estudiante:\archivo Colegio-agrupar.odby abrimos la base de datos. Iniciamos el asistente y elegimos la consulta Empleados por departamento , ah seleccionamos los tres campos disponibles y, a continuacin, vamos a cambiar las etiquetas de los campos DepNombre, EmplNombre y EmplApellidos por Departamento , Nombre, y Apellido respectivamente. Llegamos entonces a la ventana Agrupacin, donde vamos a indicar que queremos agrupar los resultados a mostrar en funcin del campo Departamento.
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Reportes o Informes
En las opciones de diseo escogemos : Esquema destacado y diseo de encabezado formal con logo d e la empresa y ahora vamos a titularlo Informe de Empleados. Al finalizar el asistente nos aparece la vista Diseo del informe que acabamos de crear.
Presentar un campo calculado en un Informe

Usted ha creado informes simples y les ha dado formato. Sin embargo, puede haber casos en los que necesita calcular los valores durante la ejecucin del informe y mostrar esos valores calculados como un adicional en el informe. En este tema, usted aadir un campo a un informe que mostrar el resultado de un clculo aritmtico. Un ejemplo de estos casos puede ser durante las campaas de venta, cuando las empresas vienen con diversas ofertas promocionales y venden productos a precios rebajados. Una nueva lista de precios tendr que ser generada sobre la base de la original. En lugar de hacerlo manualmente, puede lograr esto mediante la adicin de un simple clculo sobre el terreno, que devuelve el producto final despus de aplicar el precio de descuento en su informe.
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Reportes o Informes
Para aadir un campo calculado a un informe: 1. En el panel de base de datos de panel, de clic en Informes. 2. En el panel de informes, de clic con el informe deseado y seleccione Editar para abrir el informe en la vista Diseo. 3. En la vista Diseo, en la barra de herramientas Ms controles, de clic en el campo numrico. 4. En el informe, de clic y arrastre para insertar el campo numrico y agregar un clculo. 5. Introduzca el clculo numrico para el Campo. Dar clic derecho en el campo numrico y seleccione Formulario para abrir el cuadro de dilogo Propiedades del formulario.
En Propiedades, en el cuadro de texto de contenido, escribir el clculo como un comando SQL y cerrar.
En la vista Diseo, haga clic derecho en el botn campo numrico y seleccione Campo de Control para abrir el cuadro de dilogo Propiedades. De Control.
En el cuadro de dilogo Propiedades, verificar que la ficha Datos se ha seleccionado, y de la lista desplegable de campo de datos, haga clic y seleccione.
6. Si es necesario, en la ficha General, establezca las propiedades de pantalla para el campo calculado. Seleccione el nmero de decimales requerido. En el separador de miles lista desplegable, seleccione si es necesario o no Adems para el texto, dar clic en el botn de caracteres para abrir el cuadro de dilogo y modificar propiedades de la fuente. 7. Si es necesario, aadir una etiqueta para el campo calculado. 8. Guarde y cierre el informe. 9. En el panel Informes, abra el informe para ver el campo calculado que se muestra al final de la tabla de informe. 10. Guarde y cierre la base de datos.
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Reportes o Informes
Actividad 6 -3
Presentar campos agrupados en un informe
Usted necesita hacer un informe de las computadoras entregadas a los empleados del colegio, decide organizar su informe de modo que muestre a los empleados, pero agrupados de acuerdo a la marca de computadora. Vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Colegio.odb y abra la base de datos para crear el reporte requerido. 1. En el panel de base de datos, de clic a informes y luego a Usar el asistente. 2. En la ventana del asistente, seleccione la consulta: Marca de computadora x Empleado y agregue los 3 campos. 3. En las etiquetas cambiarlas a Marca, Nombre , Apellidos. 4. En Agrupacin, seleccione Marca. 5. Deje el orden de los campos como figuran. 6. Darle un esquema destacado y diseo sencillo. 7. En nombre ponga, Entrega de Computadoras. 8. Seleccione Modificar diseo. 9. Cambie la presentacin del informe: seleccione las columnas y escoja ancho ptimo, deles color al fondo. 10. Guardar y Finalizar. 11. Abra el informe para observar su diseo.
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Reportes o Informes
Actividad 6 -4
Presentar campos calculados en un informe
Como el Administrador de cuentas de su empresa, ha creado un informe basado en la informacin de compra de las computadoras. Le gustara obtener el total de las inversiones realizadas en las computadoras a lo largo de los aos e incluir el resultado en el informe Vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Computadoras.odb abra la base de datos para crear el reporte requerido. Va a insertar un control de campo numrico en el informe, para calcular el total de compras. 1. En el panel de base de datos de, haga clic en Informes. 2. En el panel de informes, clic en el informe Inventario y elija Editar. 3. En la barra de herramientas Controles de formulario, haga clic en el botn Ms campos de control. 4. En la barra de herramientas que aparece, haga clic en el botn de campo numrico 5. Observe que el puntero del ratn cambia a un signo ms. 6. En el informe, por debajo de la columna Precio de compra, haga clic y arrastre el puntero del ratn para crear un rectngulo numrico Ingresar clculo en el campo numrico. 1. Dar clic derecho en el campo numrico y elegir Formulario para abrir el cuadro de dilogo Propiedades del Formulario 2. En el cuadro de dilogo Propiedades, seleccione la ficha Datos. 3. En la lista desplegable de tipo de contenido, compruebe que est seleccionado comando SQL 4. En el cuadro de texto de contenido, haga clic en el tipo y escriba SELECT SUM (tblComputadoras.Precio de Compra) AS TotalCompra FROM tblComputadoras 5. En la lista desplegable de Analizar comando SQL, compruebe que S est seleccionada y cerrar el cuadro de dilogo.
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Reportes o Informes
6. En la vista Diseo, haga clic derecho en el botn campo numrico y seleccione Campo de Control para abrir el cuadro de dilogo Propiedades de Control. 7. En el cuadro de dilogo Propiedades, verificar que la ficha de datos se ha seleccionado, y de la lista desplegable de campo de datos de campo,, haga clic y seleccione TotalCompra. Aplicar propiedades al campo calculado. 1. En el control de cuadro de dilogo Propiedades, seleccione la ficha General y en el cuadro de los decimales, verificar que el 2 est seleccionado. 2. Desplcese hacia abajo y de Si a separador de miles. 3. Adems en fuente de texto, seleccione Arial, Negrita, tamao 12. Aceptar. 4. Cierre el cuadro de dilogo. Agregar una etiqueta. 1. En la barra de herramientas del informe de clic en el botn de etiquetas. 2. Arrastre el puntero al informe y cree un cuadro para la etiqueta. 3. Clic derecho en la caja de etiqueta y en la ventana Propiedades de campo de etiqueta, ponga el nombre. Total de Compra, tipo de fuente Arial, negrita cursiva, tamao 12 4. Cerrar la ventana de dilogo y guardar. 5. Abrir el informe para ver el campo agregado.
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Reportes o Informes
Aadir, modificar texto en encabezado y pie de pgina en un informe

Despus de crear el informe con el asistente, puede tambin modificar el texto del encabezado y pie del informe. Abrir el informe en modo Editar, clic en cabecera y puede agregar un ttulo, dndole el formato adecuado, del mismo modo puede cambiar o agregar el autor. En cuanto a la fecha, dando clic derecho y seleccionando campo, puede modificar el formato para la fecha. En el pie de pgina puede modificar el contenido y su presentacin dando clic derecho y elegir la opcin Editar estilo de prrafo. Luego guardar los cambios.
Exportar una tabla/Consulta a otro formato

Se copia una tabla de Base a una hoja de Calc y, a continuacin, se pueden guardar o exportar los datos en cualquier formato de archivo compatible con Calc. 1. Abra el archivo de base de datos que contiene la tabla que desee exportar. 2. Haga clic en Tablas para ver las tablas o en Consultas para ver las consultas. 3. Seleccione Archivo - Nuevo - Hoja de clculo. 4. En la ventana de Base, haga clic con el botn derecho en el nombre de la tabla que quiera exportar. Seleccione Copiar en el men contextual. 5. Dar clic en la celda A1 en la nueva ventana de Calc y seleccione Editar Pegar. Ahora puede guardar o exportar los datos en muchos tipos de archivo.
Exportar un informe
Los informes se pueden exportar directamente dando clic en la barra de herramientas, Archivo/Exportar o Exportar a formato pdf. Con la opcin Exportar, sale una ventana que nos permite guardar el informe en formato pdf , .txt, ,xhtml, etc., le damos un nombre y clic en Guardar.
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Reportes o Informes
En Exportar a formato pdf aparece una ventana que nos permite escoger las pginas, la resolucin de las imgenes y diferentes opciones que podemos examinar con las pestaas Seguridad, General, Vista inicial, Interfaz del usuario, Hiperenlaces.
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Tema B
Tema B
Impresin
Usted puede imprimir las tablas, formularios, informes y consultas, sin embargo es necesaria una vista previa antes de imprimir, de esta forma puede identificar errores y realizar los ajustes necesarios sin gastar mayores recursos.
Cambiar caractersticas de impresin

En Archivo/Imprimir nos permite configurar la impresora para seleccionar o cambiar las opciones de impresin de acuerdo a su preferencia, ya sea color, papel, acabados, efecto.
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Impresin
Impresin de tablas o consultas

Para imprimir una consulta o una tabla: 1. Abra un documento de texto (o un documento de tabla, si prefiere las funciones de impresin especficas de una hoja de clculo). 2. Abra el archivo de base de datos y haga clic en el icono Tabla si desea imprimir una tabla, o en el icono Consulta si desea imprimir una consulta. 3. Arrastrar el nombre de la tabla o consulta al documento de texto u hoja de clculo abierta. Se abre el cuadro de dilogo Insertar columnas de la base de datos.
4. Decida qu columnas (campos de datos) desea incluir. Tambin puede pulsar el botn Formateado automtico y seleccionar un tipo de formato. Cierre el dilogo. 5. La consulta o tabla se insertar en el documento. 6. Imprima el documento mediante Archivo - Imprimir.
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Impresin
Impresin de una tabla.
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Impresin
Impresin de Consulta de Libros

LibroNum CD-100 CK-130 CM-120 CM-150 DB-945 DB-946 DT-119 EQ-250 EQ-300 EQ-350 EQ-400 HI-100 HI-105 HI-110 MB-650 PL-450 PR-215 SF-100 SF-150 SH-556 La va rpida Recetas bajas en caloras 1001 Carros Cuidados del automvil Introduccin a Base Estrategias de Base La ltima Dieta Caballos y Ponys Caballos, caballos y caballos Caballo de paso Montar a caballo Moda de Vacaciones Ideas para Disfraces Ideas Navideas Barcos en Botella Gua para sembrar Paltas Programe Fcil Viaje a las Estrellas Cmo ganarle la espacio El Arte de vivir Ttulo
Impresin de formularios
Para imprimir un formulario, en el panel de formularios de la base de datos, abrimos el formulario deseado y en el men Archivo, elegimos imprimir; se abrir la siguiente ventana:
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Impresin
en la ventana mostrada, podemos seleccionar las opciones de impresin que deseamos, asi como la impresora a utilizar. Tambin se puede imprimir el formulario directamente, dndo clic en el icono de impresora, en la barra de herramientas de la ventana del formulario.
Impresin de informes
De manera similar a los formularios, para imprimir un reporte, en el panel de informes de la base de datos, abrimos el informe deseado deseado y del men Archivo elegimos imprimir; se abrir la siguiente ventana:
En la ventana abierta configuramos las opciones de impresin. Tambin se puede imprimir el informe directamente, dndo clic en el icono de impresora, en la barra de herramientas de la ventana del informe.
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Impresin
Actividad 6 -5
Imprimir
Como jefe del rea de Informtica del colegio, desea tener impresos diversos documentos que muestren los resultados de su gestin. Vaya a C:\carpeta Estudiante:\archivo Colegio-agrupar.odb y abra la base de datos . 1) En el panel de base, seleccione la tabla tblComputadoras para imprimirla. 2) Seleccione la consulta Empleados x Departamento e imprimirla. 3) Imprimir el formulario: Empleados nuevos. 4) Imprima el informe Empleados x Departamento y comprelo con la impresin de la consulta respectiva.
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Impresin
Leccin 6
Salidas -Reportes
En este captulo usted elabor reportes de su base de datos para imprimir. 1.Qu objetos de base de datos utilizara para crear un reporte? -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. Puede imprimir su reporte directamente? ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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Impresin
Repaso
En este curso, usted examin los conceptos bsicos de base de datos y realiz diversas tareas utilizando las caractersticas bsicas y los componentes de Base. Por otra parte ha creado y modificado bases de datos, tablas, consultas, formularios e informes. 1. Cmo pueden las bases de datos relacionales ayudar a gestionar grandes cantidades de datos? ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. Cmo pueden los formularios ayudar cuando se trabaja con datos en una base de datos? ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3. Cmo cree que puede mejorar la apariencia de formularios e informes? -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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Bibliografa
Bibliografa
Enlaces:
http://www.elmodem.com/archivo/2007/02/16/las-bases-de-datos-mas-grandes-delmundo/ http://tutorialopenofficebase.wordpress.com/ (Basado en el tutorial de OpenOffice.org Base de lvaro Prieto Ramos)
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