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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE


DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACION Y DESARROLLO DIRECCIN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Managua, Nicaragua Septiembre, 2006

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE INDICE I. INTRODUCCION _____________________________________________________ 1 II. III. OBJETIVOS : ____________________________________________________ 2 NORMAS GENERALES: _____________________________________________ 2 3.1 NORMA GENERAL: _______________________________________________ 2 3.2 NORMAS ESPECFICAS:___________________________________________ 2 3.2.1. USO, MANEJO, CUIDO Y RESGUARDO DE VEHCULOS: ___________ 2 3.2.2. USO, MANEJO, CUIDO Y DISTRIBUCIN DE COMBUSTIBLE __________ 6 3.2.3. SERVICIO DE REPARACIONES CORRECTIVAS Y CAMBIO DE REPUESTOS ______________________________________________________ 8 IV- PROCEDIMIENTOS ________________________________________________ 13 4.1. PROCEDIMIENTOS PARA EL USO, MANEJO, CUIDO Y RESGUARDO DE LOS VEHCULOS :_______________________________________________________ 13 4.2. PROCEDIMIENTOS PARA EL USO, MANEJO, CUIDO Y DISTRIBUCIN DE COMBUSTIBLE : ____________________________________________________ 18 4.3. PROCEDIMIENTOS PARA EL SERVICIO DE: REPARACIONES CORRECTIVAS Y CAMBIO DE REPUESTOS_____________________________ 21 4.4. PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR MANTENIMIENTO PREVENTIVO: ___ 24 4.5. PROCEDIMIENTOS PARA MANEJO DE POLIZA DE SEGUROS _________ 27 4.6. PROCEDIMIENTOS PARA ADQUISICIN DE LLANTAS, BATERIAS, Y ACCESORIOS.______________________________________________________ 30 V. FORMATOS E INSTRUCTIVOS ________________________________________ 34 SOLICITUD DE VEHCULO __________________________________________ 36 HOJA DE CONTROL DE RECORRIDO _________________________________ 38 AUTORIZACIN DE SALIDA DE VEHCULO ____________________________ 41 RESGUARDO DE VEHCULO ________________________________________ 43 CONSOLIDADO DE SOLICITUDES DE VEHCULO Y HOJAS DE RUTAS POR REAS MES DE __________ ________________________________________ 45 ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIN DE VEHCULOS _____________________ 48 ASIGNACIONES AUTORIZADAS DE COMBUSTIBLE _____________________ 52 RETIRO ORDENES DE COMBUSTIBLE_______________________________ 53 ORDEN DE COMBUSTIBLE__________________________________ ________ 55 ORDEN DE COMBUSTIBLE__________________________________________ 55 ENTREGA DE COMBUSTIBLE _______________________________________ 58 SOLICITUD DE REPARACIN DE VEHCULO __________________________ 61 ORDEN DE REPARACIN DE VEHCULOS _____________________________ 63 ACTA DE RECEPCIN _____________________________________________ 68 SOLICITUD DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO ________________________ 70 ORDEN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO ___________________________ 73 ORDEN DE VULCANIZACIN ________________________________________ 76

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE SOLICITUD LUBRICANTES Y ACCESORIOS____________________________ 78 ORDEN DE LUBRICANTE Y ACCESORIOS _____________________________ 81 POLIZA SEGURO DE AUTOMVILES _________________________________ 84 REGISTRO MENSUAL DE COMBUSTIBLE______________________________ 87 REGISTRO DE REPARACIONES _____________________________________ 90 REGISTRO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO ________________________ 93 REGISTRO DE OTROS PRODUCTOS _________________________________ 96 INVENTARIO FLOTA VEHICULAR AO_______________________________ 99 INFORME DE COMBUSTIBLE _______________________________________ 102 INFORME DEL ESTADO ACTUAL DE VEHCULOS ______________________ 102 INFORME DE COMBUSTIBLE _______________________________________ 105 LIQUIDACIN DE COMBUSTIBLE ___________________________________ 108 CONSOLIDADO DE SOLICITUDES DE VEHCULOS Y HOJAS DE RUTAS POR REA __________________________________________________________ 112 REPARACIONES CORRECTIVAS____________________________________ 115 MANTENIMIENTO PREVENTIVO ____________________________________ 120 VI. COORDINACIONES. _______________________________________________ 123

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I. INTRODUCCION
El Instituto Nacional Tecnolgico (INATEC) para fortalecer y agilizar los procesos y estrategias de trabajo, as como establecer los sistemas de control interno contina con el ordenamiento administrativo que conlleva la revisin, elaboracin, y actualizacin de las Normas y Procedimientos de la Institucin. En base a lo anterior, la Direccin General de Planificacin y Desarrollo, ha procedido a elaborar el documento Manual de Normas y Procedimientos de Transporte con los aportes, sugerencias y experiencias del personal que labora en el Departamento de Transporte y del equipo de asesores, tomando en cuenta para el desarrollo del mismo, las indicaciones emanadas por la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y las Normas Tcnicas de Control Interno que recientemente fueron aprobadas.. El presente documento comprende los procesos de uso, manejo, cuido resguardo de los vehculos; asignacin, distribucin, uso de combustible, lubricantes y otros; proceso para la realizacin de los mantenimientos preventivos; procedimiento para el servicio de reparaciones y cambio de repuestos, procedimientos para trmite de reclamo de seguros, y adquisicin de llantas, bateras y accesorios. Se establecen las normas que pautan las acciones de uso, mantenimiento, reparacin, resguardo, responsabilidad de accidentes y otros asuntos relacionados con el manejo y control de la flota vehicular. As tambin se definen las formas necesarias para la ejecucin de cada procedimiento que permita el control y la informacin sobre el uso y estado de la flota vehicular El presente Manual fue elaborado tomando en cuenta los procesos y funciones operativas existentes dentro de la Institucin, la Legislacin Nacional vigente y las Normas Tcnicas de Control Interno orientadas por la Contralora General de la Repblica (CGR) para el Sector Pblico y la Ley 323 de Contrataciones del Estado. La Direccin General Administrativa Financiera a travs del Director Administrativo y el Responsable del Departamento de Transporte, garantizarn la correcta y adecuada implementacin de ste Manual, su uso correcto de las formas y velar por proporcionar oportunamente la informacin general en todas las reas donde se dan procesos administrativos tanto en el Nivel Central como en los Centros de Formacin Profesional de la Institucin, As mismo se dispondr de la correspondiente asesora y asistencia tcnica de la Direccin de Desarrollo Organizacional cuando se requiera.

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II.

OBJETIVOS :
Normar las acciones de uso, mantenimiento, reparacin, resguardo y control de los vehculos de INATEC. Fortalecer la eficiencia operacional, proteccin y preservacin de los vehculos de la Institucin. Obtencin de la Informacin confiable y oportuna del uso, mantenimiento, reparaciones, consumo de combustible y estado de la flota vehicular. Garantizar el cumplimiento de las Polticas de la Direccin Superior y las normativas vigentes.

III.

NORMAS GENERALES:

3.1 Norma General:


El propsito fundamental de las Normas de Control Interno es garantizar la eficiente aplicacin de los procedimientos administrativos de la Institucin. La finalidad de establecer estas Normas de Control Interno es garantizar el funcionamiento correcto y eficiente de los procedimientos del rea de Transporte.

3.2 Normas Especficas:


3.2.1. Uso, manejo, cuido y resguardo de vehculos:

1. Los vehculos del INATEC, deben portar placa oficial y pintada la leyenda uso oficial en las puertas laterales, nmero cdigo que lo identifique, nombre de la Institucin propietaria, el escudo de la Repblica de Nicaragua y ser usados exclusivamente en actividades propias de la Institucin. 2. El Director Ejecutivo del INATEC, es el nico facultado para asignar vehculos a las distintas dependencias a algn funcionario. Existiendo tres categoras de asignacin de vehculos: Funcionarios con vehculos asignados tiempo completo. Funcionarios con vehculos asignados para das laborales. Vehculos asignados al Parque automotor del Departamento de Transporte.

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Categora No. 1 Comprende a la Presidencia del Consejo Directivo del INATEC, Direccin Ejecutiva, Sub-Direccin Ejecutiva, Directores Generales y Asesores. Categora No. 2 Incluye a la Direccin de Cooperacin Tcnica, Direccin de Auditora, Staff y reas organizativas determinadas. Estos funcionarios deben hacer entrega de sus vehculos los das viernes a partir de las 5 pm. Se permite el uso en fines de semana, cuando se demuestre que tienen tareas especficas relacionadas a su cargo y que ameritan su presencia. Categora No. 3 El resto de Vehculos deben ser remitidos al Parque automotor del Departamento de Transporte: 3. Ningn Director de rea tendr vehculo asignado a cada vehculo se le asigna conductor que se responsabilice de su manejo, cuido, aseo, as como estar pendiente y notificar al responsable del vehculo y al Supervisor de Transporte de los mantenimientos y/o fallas mecnicas necesarias de corregir. 4. El responsable del uso correcto, conforme a normativa, del vehculo es el funcionario o Coordinador de unidad organizativa que tiene asignado el vehculo. Ningn funcionario con vehculo asignado puede transferir este beneficio a terceros sean estos familiares amigos. Para evitar abusos, estos funcionarios tienen conductor asignado. 5. El Responsable de Transporte ser el encargado de las asignaciones de conductores para cada vehculo en base a las caractersticas personales de cada Conductor y las necesidades del rea a servir. 6. Si un funcionario no utiliza conductor, adquiere la responsabilidad consignada al conductor referente al manejo y cuido del vehculo, uso y resguardo de las herramientas y accesorios, as como estar pendiente de los mantenimientos y/o reparaciones necesarias. 7. El vehculo asignado a la unidad organizativa es para uso institucional como apoyo logstico a los requerimientos de movilizacin de las actividades de trabajo siendo por tanto su uso restringido. Los vehculos asignados a funcionarios se rigen por las orientaciones dictadas por la Direccin Ejecutiva. 8. Los vehculos asignados a los proyectos, estn bajo la responsabilidad directa del coordinador del proyecto, quien es el responsable del uso y cuido de los mismos.
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9. Todo funcionario que tenga vehculo asignado, cuando salga fuera del pas por motivos de trabajo, est de vacaciones subsidio, debe hacer entrega del vehculo al Departamento de Transporte mediante acta de entrega formal, quien puede hacer uso del mismo para dar repuesta a las necesidades de la Institucin y ser responsable del buen uso y cuidado del vehculo. 10. Los vehculos deben operar en buen estado mecnico, elctrico, y legal todo conductor est obligado a reportar de inmediato al funcionario asignado el vehculo, as como al Supervisor de Transporte de presentada durante la jornada de trabajo, ya que al no ser atendida pueda ocasionar mayor dao al equipo. por lo que que tiene toda falla a tiempo,

11. Todo conductor diariamente al inicio de la jornada, junto al Supervisor de Transporte debe efectuar revisin general del vehculo, que comprende: el motor, el sistema elctrico, los niveles de agua, combustible, aceite, llantas, frenos, direccin y el estado de la carrocera, a fin de garantizar las condiciones optimas del vehculo. Si en el chequeo diario observa una anomala, debe reportarlo de inmediato, al Responsable del vehculo asignado, as como al Supervisor de Transporte, para proceder a solicitar la Orden de Mantenimiento preventivo y/o reparaciones correspondiente y deslindar responsabilidades en caso de dao durante la permanencia del vehculo en el parqueo. 12. El vehculo debe manejarse de acuerdo a lo indicado en las leyes y reglamentos de trnsito y a los preceptos de educacin vial. 13. El Supervisor del Departamento de Transporte supervisa que el parque automotor est en optimas condiciones, a diario revisa en conjunto con los conductores el buen funcionamiento del vehculo y que cada conductor tenga su Hoja de Ruta al da con los requerimientos establecidos. 14. Los funcionarios responsables de vehculo asignado deben apoyar a las otras unidades que no tienen vehculo, cuando estas lo requieran para el cumplimiento de sus actividades. 15. Los funcionarios autorizados para firmar ordenes de combustible, las que deben permanecer en la Direccin Administrativa, son los siguientes: Director Administrativo. Responsable de Departamento de Transporte

En los Centros de Formacin Profesional. El Director de Centro Sub Director Administrativo

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16. Los funcionarios autorizados para firmar mantenimiento preventivo aceites, lubricantes, y accesorios son los siguientes: . Director/a General Administrativo/ a Financiero/a. Director Administrativo. Responsable del Departamento de Transporte.

En los Centros de Formacin Profesional : Director de Centro Sub Director Administrativo.

17. Cuando los montos para reparaciones y cambio de repuestos se excedan a los establecidos por la Ley de Contrataciones del Estado se asegura realizar los trmites especficos establecidos en dicha Ley. 18. El funcionario responsable de vehculo se responsabiliza a informar por escrito al Departamento de Transporte cualquier anomala falta de cumplimiento a sus deberes por el Conductor. 19. Las firmas autorizadas para solicitudes de combustible, mantenimientos preventivos y reparaciones correctivas, son aprobadas por el Director Ejecutivo en catlogo de firmas el que debe de permanecer en el Departamento de Transporte, siendo las siguientes: Director Ejecutivo. Sub. Director. Directores Generales. Directores. Responsables de Departamentos.

20. El funcionario que tiene vehculo asignado, los Conductores de stos vehculos, los Conductores del Parque Automotor deben informar inmediatamente que se les presente un accidente choque al Responsable del Departamento de Transporte el suceso, para la tramitacin inmediata del reclamo con la Compaa de Seguros y certificado de la Polica de Transito. 21. El Supervisor de Transporte debe garantizar el debido control de los repuestos cambiados a los vehculos en los Talleres de reparacin, solicita los repuestos cambiados y exige la devolucin de esos repuestos mediante recibo. Mostrndolos posteriormente al Responsable de Transporte para su debida verificacin y si an son tiles se le entregarn con un acta de entrega al Encargado de Bodega en desuso, quien los guardar en la Bodega en desuso en un lugar adecuado y debidamente rotulados. En caso contrario proceder a desecharlos ante la presencia del Departamento de Control de Bienes y se levanta una acta.

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22. Cada vehculo debe tener su expediente donde se refleje sus antecedentes y su historial. Se debe archivar en l todos los mantenimientos preventivos, reparaciones correctivas, compra de repuestos y accesorios, consumo de combustible, etc. Lo que permite al Departamento de Transporte llevar seguimiento y control de cada medio automotor. 23. Todos los vehculos deben quedar diariamente resguardados en el parqueo que la Direccin Administrativa y el Departamento de Transporte designen para tal fin, a excepcin de los vehculos de las categoras 1 y 2 ( salvo fines de semana ) y aquellos que se encuentren en misin de trabajo previamente autorizado, y lo determine expresamente la Direccin Ejecutiva. En los Centros de Formacin Profesional debern quedar permanentemente en el Centro. 24. Es responsabilidad del funcionario de la unidad organizativa que tiene asignado un vehculo ( conforme a las categoras de asignaciones ) que sea resguardado diariamente en el parqueo una vez terminada la jornada de trabajo. 25. Los funcionarios que tienen asignados vehculos ( conforme a las categoras de asignaciones ) y se los llevan fuera de las instalaciones del INATEC, deben garantizar que estos sean guardados en locales seguros, para evitar daos en los mismos. 26. El Departamento de Transporte es el responsable de elaborar informes, mensual y trimestral con las tablas para control y consumo de combustible, reparaciones correctivas y compras de repuestos, mantenimiento preventivo e informe de reclamos de seguros. Lo que se har de forma acumulada que refleje mes a mes los consumos y los gastos efectuados en mantenimientos preventivos y reparaciones. 27. Para el uso, manejo, cuido y resguardo de los vehculos del INATEC en el Nivel Central y en los Centros de Formacin Profesional se debe garantizar el cumplimiento de las siguientes reglas : No est permitido prestar vehculos a terceros personas no autorizadas por la Institucin. Se prohbe a personas ajenas al INATEC manejar vehculos de la Institucin. No se permite fumar dentro de los vehculos. Est prohibido ingerir alimentos y lquidos dentro de los vehculos. No se permite mantener basura dentro de los vehculos y malos olores. 3.2.2. Uso, manejo, cuido y distribucin de Combustible 28. El Director Ejecutivo tiene la facultad de asignar cuotas de combustible a cada funcionario de las unidades organizativas y al parque automotor del INATEC que es regulado por el Responsable del Departamento de Transporte. A inicios de cada ao la asignacin debidamente firmada y sellada por el Director Ejecutivo se
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enva para control a la Direccin General Administrativa Financiera, Direccin Administrativa, Departamento de Contabilidad y al Responsable de Transporte. 29. Cada funcionario es responsable de su cuota adjudicada, siendo de uso Institucional restringido, como apoyo logstico para la movilizacin de su actividad de trabajo. 30. El Responsable del Departamento de Transporte debe garantizar la adquisicin y distribucin de combustible ( gasolina-diesel) a travs de proceso de Compras por Cotizacin Licitacin a inicios de cada ao, segn lo estipulado por Ley de Contrataciones del Estado y debe establecer los controles debidos en la gasolinera adjudicada. 31. La gasolinera adjudicada dispondr de un catlogo de las firmas y sellos autorizados para la autorizacin de las rdenes de retiro de combustible. En el caso de los Centros de Formacin Profesional el Director de Centro mediante una acta designar a la persona que garantice la adquisicin de combustible. 32. La orden de combustible con el sello y firma del funcionario que lo autoriza es el documento oficial para la asignacin de diesel y gasolina, se emiten en el Departamento de Transporte con numeracin consecutiva preestablecida. Lleva una firma nica que debe plasmarse en original, con el sello del rea que lo emite, debiendo llevar contrafirma autorizada por el Director Ejecutivo. En el caso de los Centros de Formacin Profesional la orden de combustible deber ser autorizada nicamente por el Director del Centro. 33. El Departamento de Transporte garantiza mensualmente las cuotas de combustible previamente asignadas a cada responsable de la unidad organizativa que tiene vehculo asignado y para el parque automotor. 34. Los vehculos del Parque Automotor, que estn bajo la responsabilidad del Departamento de Transporte, se les entregar el combustible conforme al kilometraje y a la hoja de ruta. Siendo atribucin del Supervisor de Transporte. 35. Los cupones de combustible de la Proveedura General de la Repblica se adquirirn en casos excepcionales, previa autorizacin del Director Ejecutivo. 36. La orden de combustible es el documento oficial que autoriza a las estaciones de servicio, previa revisin de la firma y sello autorizado, a proporcionar combustible al vehculo identificado en la orden, por la cantidad de Litros descrita. 37. Los responsables de la unidad organizativa que tienen vehculos asignados y no consuman el total de ordenes de combustible asignadas en el mes, deben hacer devolucin formal remitidas con un memorandum al Responsable del Departamento de Transporte, para fines de registro y control. Este a su vez debe reportar al Departamento de Contabilidad las devoluciones efectuadas para registrarlo contablemente.
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38. Las ordenes de combustibleentregadas, se deben cotejar con las facturas que remite la gasolinera al Departamento de Transporte, para su debido control y pago. 39. Los funcionarios que efecten retiros de combustible en la gasolinera adjudicada sin la forma y firma debidamente autorizada, asumirn el valor de la cantidad de galones consumidos. 40. La compra de combustible con dinero en efectivo, queda terminantemente prohibida. No se admiten facturas de ese rubro. 3.2.3. Servicio de Reparaciones Correctivas y cambio de repuestos 41. El Responsable del Departamento de Transporte debe elaborar un plan anual de reparaciones correctivas y mantenimiento preventivo de la flota vehicular de Nivel central para todo el ao y la elaboracin de un presupuesto anual para ejecutarse en cada unidad organizativa. 42. El responsable de la unidad organizativa que tiene vehculo asignado, es responsable de notificar al Responsable del Departamento de Transporte de fallas presentadas, para obtener un diagnstico tcnico, antes de hacer la formal solicitud de reparacin. Se establece como documentos oficiales para proceso de reparacin los siguientes: Solicitud de reparacin de vehculo. Orden de servicios de reparacin de vehculo u Orden de Compra. Recib conforme del vehculo ya reparado. Acta de recepcin y entrega de vehculo.

43. La forma solicitud de reparacin debidamente autorizada por el Director/a de rea y aprobada por el Responsable de Transporte es el requisito previo para elaborar la orden de servicio de reparacin, con un monto de C$ 0.00 crdobas hasta C$ 5,000.00 crdobas. Previo anlisis de las tres cotizaciones las que se adjuntarn al Trmite de Solicitud de emisin de cheque. 44. La forma orden de servicio de reparacin de vehculos se utilizar para montos menores a C$ 5,000.00 crdobas. La notificacin de adjudicacin emitida por el Director de Adquisiciones y la Orden de Compra del Servicio firmada por el Director Administrativo son los documentos oficiales que autorizan a los talleres proveedores de servicios de reparaciones, a realizar reparaciones a vehculos del INATEC por montos de cinco mil un crdobas ( C$ 5,001.00 ) a veinte mil crdobas (C$ 20.000.00). 45. Los talleres proveedores de servicios de reparacin deben estar legalmente constituidos, con factura, inscritos en el Registro de Proveedores del Estado y estar solvente con el aporte del 2% a INATEC.
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46. Las reparaciones mecnicas de los vehculos de INATEC Central se tramitan la siguiente forma: Responsable Dpto. Transporte. Y Unidades Organizativas. Responsable Departamento Transporte ( autoriza ) Director de Adquisiciones C$ 0.00 a C$ 2,000.00 de C$ 0.00 a C$ 5,000.00 Crdobas. Crdobas.

de

C$ 5,001.00 a C$ 20.000.00 Crdobas.

47. El Director Administrativo y el Responsable del Departamento de Transporte deben garantizar la solicitud de las reparaciones mecnicas cuyos montos oscilen de C$ 20.001.00 a C$ 133,200.00 a travs de proceso de Compras por Cotizacin y superiores a C$ 133,201.00 se tramitan a travs de Licitacin segn lo estipulado en Ley de Contrataciones del Estado. 48. El Responsable del Departamento de Transporte debe garantizar a inicios de ao la Licitacin segn lo estipulado por la Ley de Contrataciones del Estado para contratar los talleres de mecnica de reparacin con los que se trabajar; clasificndolos por lnea de reparacin. 49. Las compras de repuestos y/o accesorios se harn a travs de la Direccin de Adquisiciones, segn montos estipulados por Ley de Contrataciones del Estado. 50. El funcionario que conociendo de fallas que presente el medio asignado a su unidad administrativa impida retrase su reparacin es responsable directo por mayores daos al vehculo, quedando sujeto a sanciones administrativas por su inmediato superior y segn el caso por la Direccin Ejecutiva. 51. El Responsable del Departamento de Transporte debe elaborar un plan anual de mantenimiento preventivo de la flota vehicular de nivel central para todo el ao y la elaboracin de un presupuesto anual para ejecutarse en cada unidad organizativa En los Centros de Formacin Profesional el plan anual de mantenimiento preventivo lo garantizar el Director del Centro y lo ejecutar el Sub Director Administrativo en conjunto con Servicios Generales, y los procedimientos se harn conforme a la Ley de Contrataciones del Estado. 52. El Responsable del Departamento de Transporte debe garantizar a inicios del ao Licitacin segn lo estipulado en la Ley de Contrataciones del Estado para contratar los Talleres de mecnica estaciones de servicio para la realizacin de mantenimientos preventivos.. 53. El responsable de la unidad organizativa que tiene vehculo asignado, es responsable de estar pendiente del kilometraje recorrido, del aceite y sus filtros, del mantenimiento del aire acondicionado, de notificar al Responsable del
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Departamento de Transporte de fallas presentadas, para obtener una orden de mantenimiento preventivo. 54. Se establece como documentos oficiales para mantenimiento preventivo siguientes: los

Solicitud de mantenimiento preventivo de vehculo. Orden de servicios de mantenimiento preventivo de vehculo u Orden de Compra. Recib conforme del vehculo.

55. La forma solicitud de mantenimiento preventivo debidamente autorizada por el Director/a de rea es el requisito previo para que el Responsable del Departamento de Transporte elabore la orden de mantenimiento preventivo. 56. La forma orden de mantenimiento preventivo de vehculos es el documento oficial que autoriza a los talleres estaciones gasolineras proveedoras de servicios de mantenimiento preventivo, para realizarlo a vehculos del Nivel Central de INATEC y de los Centros de Formacin Profesional. 57. Los talleres estaciones gasolineras deben estar legalmente constituidos, con factura, inscritos en el Registro de Proveedores del Estado y estar solvente con el aporte del 2% a INATEC. 58. Los mantenimientos preventivos de los vehculos de INATEC Central se tramitan de la siguiente forma: Responsable Dpto. Transporte y C$ 0.00 a C$ 2,000.00 Crdobas. Unidades Organizativas. Y Responsable de Transporte C$ 0.00 a C$ 5,000.00 Crdobas ) ( autoriza ) Director de Adquisiciones C$ 5,001.00 a C$ 20.000.00 Crdobas. En los Centros de Formacin Profesional autorizan el Responsable, Coordinador Encargado de Servicios Generales y el Sub-Director Administrativo. Para montos de C$ 5, 000.01 a C$ 20.000 crdobas firmar el Director de Centro una vez que ha sido tramitado por el Comit de Compras. 59. Debe estar sujeto a sanciones administrativas por su inmediato superior y segn el caso por el Director Ejecutivo el Funcionario que conociendo del kilometraje recorrido que presente el medio asignado a su unidad administrativa impida retrase su mantenimiento es responsable directo de los daos que esto pueda causar al vehculo, as como del aire acondicionado de la unidad.

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3.2.4. Trmite de Reclamo de Seguros 60. El Director Administrativo debe garantizar el proceso de Compras por Cotizacin Licitacin segn montos establecidos para la contratacin de la Compaa de Seguros con los que INATEC asegurar sus bienes y la proteccin de riesgos. Segn lo estipulado por la Ley de Contrataciones del Estado. 61. Todo vehculo de la Institucin debe estar asegurado, siendo responsabilidad de la Direccin Administrativa mantener la pliza vigente. Y portar en el mismo el certificado actualizado de la pliza de seguro que le corresponde. 62. Todo conductor cuyo vehculo bajo su responsabilidad sufra choque accidente, no debe de moverse del lugar, asegurarse el dictamen de la Polica de Trnsito, y de inmediato comunicar al Responsable del Departamento de Transporte, quien en trmino de 72 horas debe informar a la Compaa de Seguros. Para proceder a realizar los trmites pertinentes, segn las categoras establecidas. En los Centros de Formacin Profesional se le comunicar de inmediato al Responsable, Coordinador Encargado de Servicios Generales, quien en trmino de 72 horas informar por la va ms rpida del choque accidente. 63. El funcionario que tiene asignado un medio y el conductor que tiene bajo su responsabilidad un vehculo sea del Nivel Central de los Centros de Formacin Profesional, debe elaborar un informe al Responsable del Departamento de Transporte, del suceso con el visto bueno de su Jefe Inmediato, adjuntndole el fallo de la Polica de Trnsito en un trmino de 72 horas. En caso de no obtener el fallo, el conductor funcionario asume la responsabilidad de los daos ocasionados al vehculo asignado. 64. Si un vehculo de la Institucin sufre accidente durante el desempeo de una misin de trabajo y la culpabilidad recae sobre un tercero, le corresponde al Departamento de Transporte hacer todas las gestiones ante la Polica de Trnsito y la Compaa de seguros y si es necesario debe acudir el Asesor Legal de la Institucin a fin de obtener su colaboracin. 65. El Asesor Legal de la Institucin tiene la responsabilidad de efectuar la gestin para la recuperacin del 20% del costo de la reparacin del accidente del vehculo que no es cubierto por la compaa de seguros y tiene que ser pagada por terceros cuando INATEC gana el choque por el conductor funcionario que haya colisionado si pierde el choque. 66. En el caso de accidentes de trnsito que la culpabilidad recaiga en el empleado funcionario que conduce el vehculo, el Responsable del Departamento de Transporte es responsable de hacer todas las gestiones ante la Polica de Trnsito y Compaa de Seguros. El costo de los daos total parcial, si no son cubiertos
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por la pliza, deben ser asumidos por el conductor funcionario que colision; siendo facultad del Director Ejecutivo de la Direccin General Administrativa Financiera, aplicar la sancin administrativa correspondiente. 67. Si un vehculo sufre accidente al momento de ser utilizado en servicio particular fuera de las horas laborales, salvo excepcin de las categoras 1 y 2 el conductor funcionario, debe asumir el costo de la reparacin del vehculo y los daos a terceros quedando a opcin del Director Ejecutivo la aplicacin de la sancin administrativa correspondiente. En los casos en que el seguro cubra el dao, el Conductor el funcionario asume el deducible de la pliza. 68. Los vehculos asignados a la Direccin Ejecutiva se consideran en misin contina de trabajo debido a la extensin de sus funciones, as mismo puede considerarse de igual extensin a todo vehculo que el Director designe bajo su tratamiento. 69. Cada funcionario conductor con vehculo asignado del Nvel Central y de los Centros de Formacin Profesional debe portar en el mismo, el certificado actualizado de la pliza de seguro que le corresponde y licencia con seguro vigente. 70. El Departamento de Transporte debe velar por el cumplimiento de lo estipulado por la Ley de Trnsito No. 431 establecida para regular el Trnsito vehicular donde se establece que cada vehculo debe portar sus cinturones de seguridad, tringulos, y extinguidor tanto para los Centros de Formacin Profesional como el Nvel Central. 71. El Departamento de Transporte debe velar por que la Flota vehicular y el Parque Automotor consten con su Placa actualizada, su Stiker de Rodamiento y Certificado de Emisin de Gases. 72. En los Centros de Formacin Profesional se aplican las Normas Especficas del presente Manual en correspondencia con las condiciones y naturaleza de los mismos.

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IV- PROCEDIMIENTOS
Procedimiento es un conjunto de mtodos esencialmente predefinidos para ejecutar una actividad determinada. El xito de los procedimientos reside en que cada participante ejecute correctamente las actividades que le son asignadas en la secuencia prevista, observando las normas de control y utilizando adecuadamente las formas establecidas. El uso, manejo, mantenimiento y cuido de los vehculos de la Institucin, requieren de la ejecucin de varios procedimientos que hagan posible el aprovechamiento mximo de la flota vehicular. En el presente manual se establecen los siguientes procedimientos: Procedimiento para el uso, manejo, cuido y resguardo de los vehculos. Procedimiento para el uso y control de combustible, lubricantes y otros. Procedimiento para el servicio de mantenimiento preventivo. Procedimiento para el servicio de reparaciones y cambio de repuestos. Procedimiento para trmite de reclamos de seguros. Procedimiento para adquisicin de llantas, bateras y accesorios. Otros procedimientos.

4.1. PROCEDIMIENTOS PARA EL RESGUARDO DE LOS VEHCULOS :

USO,

MANEJO,

CUIDO

El Responsable de Transporte a diario recibe, revisa y analiza las hojas de control de entradas y salidas de los vehculos al garaje. As como las hojas de control de recorrido del da anterior y las autorizaciones de salida de vehculos de acuerdo a las hojas de control de entradas y salidas de los vehculos del garaje, prepara y distribuye Informe semanal de entrada y salida de vehculos por rea. Informando cualquier anomala ocurrida durante el resguardo.

El informe se hace en original con dos (2) copias y se elabora semanal. Distribuyndose as: Original: Direccin Administrativa Copia 1: Departamento de Transporte Copia 2: Archivo cronolgico.

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El Responsable de Transporte revisa y aprueba consolidado elaborado por el Supervisor de Transporte de las solicitudes de vehculo, hojas de control de recorrido, kilometraje recorrido y del uso por reas del Parque automotor del Departamento de Transporte. El que deber incluirse en el Informe mensual que se presenta al Director Administrativo. El Responsable de Transporte garantiza la elaboracin de autorizacin de salida del parqueo de un vehculo del Parque automotor, debidamente firmada y sellada. El Responsable de Transporte a travs del Supervisor de Transporte los das viernes y los das en que sale de vacaciones el personal, recibir todos aquellos vehculos descritos en las categoras 2 y 3 de las normas especficas aqu descritas. El Responsable del Departamento de Transporte y el Supervisor de Transporte aseguran que todos los vehculos porten sus documentos legales y que sean conducidos conforme a las Leyes del Trnsito. El Supervisor de Transporte realiza un recorrido matutino a todos los vehculos del Parque Automotor les controla y verifica el kilometraje y la cantidad de combustible al iniciar el da y lo refleja en la hoja de control de recorrido, para asignarle la cuota del combustible del da. As como el estado mecnico de los mismos. Las hojas de control de recorrido se archiva en un flder por Conductor. El Supervisor del Departamento de Transporte realiza consolidado por rea de las solicitudes de vehculo, detallado por da y kilometraje recorrido, realiza cuadro mensual que resume por rea cantidad de solicitudes y kilometraje recorrido, lo que cuadra con la cantidad de litros de combustible entregado a las unidades del Parque automotor. Las solicitudes de vehculo proceden a archivarlas en un expediente por rea. El Supervisor de Transporte recibe y entrega vehculos con acta de entrega y recepcin de vehculo cuando se requiera. Procede a archivarlas en el expediente del vehculo correspondiente. El Conductor revisa juntamente con el Supervisor de Transporte a travs de una acta de entrega, donde recibe las condiciones mecnicas, elctricas, estado de llantas, batera, herramientas, accesorios y documentos del mismo. Diariamente, firma, anota el tipo y nmero de identificacin a la salida del vehculo del garaje, al inicio de su jornada de trabajo y procede a lo siguiente:

Chequea el estado general del motor, carrocera, tapicera, llantas, incluyendo la de repuesto.

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Revisa los niveles de combustible, agua, aceite, lquido de batera y lquido de frenos. As mismo el estado de las correas, funcionamiento del parabrisas y aire acondicionado si tiene. Verifica el sistema elctrico, encendido, marcador de temperatura Combustible, luces, y observa que todos los cables y conectores elctricos del motor estn correctos.

El Conductor verifica que: Las herramientas bajo su cargo estn completas. El vehculo porte los tringulos, cinturones y extinguidor. Se encuentren en el vehculo la tarjeta de circulacin y la pliza de seguro del vehculo.

Procede al aseo del vehculo. Si en la revisin anterior el Conductor encuentra fallas anomalas, las reporta de inmediato al funcionario responsable del vehculo con copia al Responsable de Transporte (copia que se archiva en el expediente). El Conductor antes de iniciar la jornada de trabajo, prepara su hoja de control de recorrido, con el kilometraje chequeado, entrega al Departamento de Transporte la hoja del da anterior. Los Conductores del Parque Automotor al iniciar la jornada de trabajo de acuerdo al programa de actividades segn las instrucciones del Responsable de Transporte anotarn en su hoja de control de recorrido todos los datos de la misin del da, tanto al iniciar como al finalizar, debiendo obtener la firma de la persona a cargo de la misin. Los Conductores de vehculos asignados a las diferentes direcciones organizativas al iniciar la jornada de trabajo prepararn su hoja de control de recorrido, y durante da estarn anotando las salidas, entradas y las misiones que les asignen. Estas hojas de control se manejarn internamente en esa direccin. El Conductor durante la jornada, maneja el vehculo con esmero y atencin, observando las Leyes de Trnsito, preceptos de educacin vial, conforme a las normas de control. Al finalizar la jornada de trabajo el conductor diariamente resguarda, el vehculo en el parqueo procurando aparcarlo correctamente, enllavado, y se asegura de que el vigilante del estacionamiento registre en la hoja de control de resguardo la hora de llegada, existencia de combustible kilometraje y dems datos, as como el recibido de la llave de la unidad.
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Si al momento de sacar el vehculo el conductor, hubiese inconsistencia en el combustible y el marcador no reflejar la misma cantidad con que fue entregado el da anterior. El conductor no sacar el vehculo del garaje y lo notificar inmediatamente al responsable del vehculo y al Responsable de Transporte. Cuando un funcionario con vehculo asignado salga fuera del pas, est de vacaciones de subsidio; el Conductor proceder a entregar al Departamento de Transporte mediante acta de entrega el vehculo, sus accesorios, y sus documentos. De igual manera lo recibir al terminar el perodo de ausencia del funcionario. El Conductor de un funcionario con vehculo asignado que salga de vacaciones, al exterior de subsidio se coordinar con su jefe inmediato para salir de vacaciones en ese perodo estar a la disposicin de Departamento de Transporte. Para la salida de un vehculo del garaje en fin de semana, de vacaciones en perodos no hbiles se har a travs de un formato de autorizacin de salida explicando el objetivo de la salida firmada y sellada por el Responsable del Departamento de Transporte y/o Director Administrativo. La autorizacin le ser entregada al vigilante que se encuentre de turno en el parqueo. El Funcionario Responsable de Vehculo supervisa el manejo y cuido que el Conductor realiza al vehculo, as como su comportamiento en el desempeo de su trabajo. Garantiza que el Conductor realice los procedimientos de recepcin y entrega del vehculo las veces que se requiera. El Funcionario Responsable con vehculo asignado programa con antelacin el uso del vehculo, de forma racional y exclusivamente para fines de trabajo. Si el vehculo es retirado del parqueo en perodo no hbil deber garantizar la autorizacin de salida para ser entregada al vigilante. El Funcionario Responsable de vehculo asegura que el vehculo ande en buenas condiciones, que el Conductor conduzca conforme a las Leyes del Trnsito, que porte sus documentos legales. El Funcionario con vehculo asignado en perodo de vacaciones, de subsidio al exterior garantizar la entrega del vehculo asignado al Departamento de Transporte por medio del acta de entrega del medio. Firma toda la documentacin relacionada al cuido, resguardo y manejo del vehculo. El Vigilante de Estacionamiento recibe el vehculo y su llave, registra en la hoja de control de entradas y salidas de los vehculos al garaje, la identificacin del vehculo, la hora de llegada, nombre del funcionario conductor, as como la cantidad de combustible que tiene al momento de su entrada. Al da siguiente al retirar el funcionario conductor el vehculo anota la hora de salida.

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El Vigilante durante el perodo de estancia del vehculo garantiza su resguardo con sigilo y vigilancia permanente y que al vehculo no le falte ningn repuesto combustible. Remite diariamente al Departamento de Transporte, la hoja de control de entrada y salidas de los vehculos al garaje, as como las autorizaciones de salida reportando cualquier anomala.

La Secretaria(o) elabora autorizaciones de salida del Parque automotor para firma del Responsable del Departamento de Transporte y las archiva en un expediente cronolgico, al igual que las elaboradas por los directores a si mismo elabora informe diario de entradas y salidas de vehculos por rea y las archiva en expediente de vehculos actas de recepcin y entrega de vehculos, cuando se requieran. El Responsable del Departamento de Transporte solicita a inicios del ao al Director Administrativo realizar proceso de Compras por Cotizacin para efectuar la rotulacin de todos los vehculos de INATEC con uso oficial, Nmero del vehculo, escudo de Nicaragua y la Institucin a la que pertenece, conforme a Decreto Presidencial. En los Centros de Formacin Profesional ser el Director del Centro quien garantice la rotulacin de sus vehculos conforme a la Ley de Contrataciones del Estado. El Director Administrativo elabora solicitud de proceso de Compras por Cotizacin la que autoriza, y la dirige a la Direccin de Adquisiciones para que se realice el proceso solicitado. Participa en el proceso de Compras por Cotizacin para garantizar la rotulacin de los vehculos de INATEC. Una vez realizado el Proceso de Compras por Cotizacin, y adjudicado el proveedor que har la rotulacin, El Responsable del Departamento de Transporte har un programa de fechas y horas en que sern rotuladas las mviles en cada rea organizativa. Exceptuando los vehculos designados por el Director Ejecutivo. El Responsable del Departamento de Transporte terminado el proceso de rotulacin remite un informe al Director Administrativo sobre el cumplimiento, adjuntndole las hojas diarias de la rotulacin donde recibe el trabajo el conductor funcionario responsable ya que esta documentacin soporte del proveedor se remite al Director de Adquisiciones para soporte de la solicitud de emisin de cheque. El Director de Adquisiciones firma la solicitud de emisin de cheque para cancelar el trabajo de rotulacin de los vehculos al proveedor. Chequea la documentacin adjunta. Garantiza en conjunto con el Responsable del Departamento de Transporte, mantener la rotulacin en los vehculos, proponiendo sanciones administrativas para los funcionarios que incumplen lo ordenado a travs de Decreto Presidencial. Si durante la jornada de trabajo se le presenta alguna falla deber reportarla inmediatamente por escrito al funcionario responsable del vehculo con copia al
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Responsable de Transporte para su diagnstico. Si es un Conductor del Parque Automotor lo har directamente al Responsable del Departamento de Transporte. En los Centros de Formacin Profesional estos procedimientos se cumplirn de acuerdo a las naturaleza y condiciones de los mismos.

4.2. PROCEDIMIENTOS PARA EL DISTRIBUCIN DE COMBUSTIBLE :

USO,

MANEJO,

CUIDO

La Analista del Departamento de Transporte proporciona datos de consumo de combustible por reas del perodo anterior, para elaborar la solicitud de asignacin de combustible a remitir al Director Administrativo. As como documentacin que requiera la Direccin de Adquisiciones en el proceso de adquisicin del combustible. El Director Administrativo a inicios del ao elabora propuesta de asignacin de combustible para todas las reas en base al presupuesto aprobado para el ao que inicia, lo remite al Director/a de la Direccin General Administrativa Financiera para su visto bueno. El Director/a General Administrativo Financiero da visto bueno a la asignacin de combustible para todas las reas en base al presupuesto y comunica va memorandum a todos los directores dndoles a conocer su cuota asignada de combustible. Ya con el visto bueno de la Direccin General Administrativa Financiera se remite al Director Ejecutivo para su aprobacin. La cuota de asignacin ya con las firmas y sellos de aprobado se distribuye de la siguiente manera: Original 1 copia 1 copia 1 copia Direccin General Administrativa Financiera. Departamento de Transporte. Departamento de Servicios Generales. Direccin Administrativa.

Esto para fines de registro y control. El Director Administrativo con la cuota mensual autorizada de combustible deber proceder a solicitar autorizacin para realizar proceso de adquisicin de combustible a la Direccin de Adquisiciones por Compras por Cotizacin Licitacin segn monto a consumir durante el ao en curso, a Nivel Central del INATEC. La Analista de Transporte a inicio del mes en base a las asignaciones estipuladas procede a llenar los datos en el sistema automatizado para que el programa sepa a que rea va a cargar la partida a afectar y cuanto est establecido por vehculo. Cuantas ordenes se van a emitir.

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Activa el reporte que tiene clave de entrada indicndole la numeracin de inicio y la del final que se va a imprimir. El Sistema de Transporte genera las ordenes que se le indican. Esta emisin de ordenes la efecta la Analista de Transporte por placa de vehculo. Ya elaboradas las rdenes procede la Analista de Transporte a ordenarlas y separarlas. Elabora hoja de control de entrega de combustible y la entrega al Responsable del Departamento de Transporte, quien firma y sella en original y procede a buscar la contrafirma y sello autorizado para las ordenes emitidas de combustible. El Responsable del Departamento de Transporte, elabora catlogo de firmas y sellos autorizados para retiro de combustible y lo remite a la gasolinera adjudicada. Firma en original y sella las ordenes de combustible y hace validacin comprobacin de las cantidades a entregar. El Responsable de Transporte el primer da hbil del mes procede a entregar en el Departamento de Transporte las cuotas asignadas de combustible. Las que de previo ya fueron preparadas y entrega combustible a los conductores del Parque Automotor conforme a la hoja de control de recorrido diario y conforme a la misin a realizar, La Analista de Transporte anula todas las ordenes de combustible devueltas y las reporta a Contabilidad para su control. El Supervisor de Transporte procede a inicio del da a revisar los vehculos del Parque Automotor del Departamento de Transporte, revisndole su kilometraje y la cantidad de combustible que tiene el tanque de combustible del vehculo para que quede reflejada en la hoja de control de recorrido del da y poder establecer que cantidad de combustible le ser entregada al Conductor por el Responsable del Departamento de Transporte. Una vez entregadas las cuotas el Responsable del Departamento de Transporte le pasa a la Secretaria el cuadro de recibido de las asignaciones de combustible para preparar el reporte mensual. El Director de rea realiza la solicitud del vehculo de acuerdo a las actividades a realizar por la Unidad Organizativa. El Responsable de Transporte asigna combustible por la misin solicitada, el solicitante si no est de acuerdo la rechaza haciendo sus observaciones pertinentes y las regresa. Si est de acuerdo la recibe el Conductor, revisa y aprueba la asignacin de combustible. Cada quince das la gasolinera enva el estado de cuentas con las facturas, ordenes de combustible, procede la Analista de Transporte a revisarlas y cotejarlas en base a lo entregado. Cuando ya estn chequeadas las facturas, las rdenes y el estado de cuentas, ingresa al Sistema las rdenes con su valor y luego elabora el reporte que conlleva a establecer rubro afectado por rea, cantidad en litros por vehculo y el total por rea.
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El (a) Analista de Transporte revisa estados de cuentas, facturas y ordenes, los presenta al Responsable de Transporte quien garantiza el pago a los proveedores de combustible, de acuerdo al consumo en facturas remitindolo al Director Administrativo para su Visto Bueno y ste a su vez lo remite al Director de Adquisiciones. El Responsable del Departamento de Transporte, asegurar remitir quincenalmente a la Direccin de Adquisiciones toda la documentacin para efectos de solicitud de emisin de cheque para cancelar facturas de combustible. El Responsable del Departamento de Transporte de todo lo actuado cada mes (copia de solicitud de emisin de cheque, copia de estado de cuenta de gasolinera, copia de facturas, copia del cuadro de entrega de combustible donde reciben la asignacin etc.) se remite a la Direccin de Adquisiciones para soportar el expediente de la adquisicin de combustible. El Responsable del Departamento de Transporte asegura la elaboracin de los reportes mensuales del Consumo Combustible. Los que se realizan con informacin que procesa el Supervisor de Transporte mensualmente con los datos en la tabla de registro mensual del consumo de combustible, siendo la tabla acumulativa del mes de enero al mes de diciembre, en la misma tabla se registra las bateras y llantas compradas. Por cada vehculo, se introducir sta tabla en el expediente la que se actualizar mes a mes. As mismo el (a) Analista de Transporte procesan controles de la informacin mensual para hacer el reporte mensual. Tabla de informe de consumo de combustible acumulativa de enero a diciembre donde la informacin se reflejar de forma global. Tabla liquidacin de combustible por rea en el mes. Tabla devolucin de combustible reflejar las rdenes o cupones devueltos no ocupados la que se elaborar por rea y mes a mes. En casos excepcionales que la Direccin Ejecutiva lo ordene tramitar en la Proveedura General de la Repblica cupones de combustible. En los Centros de Formacin Profesional estos procedimientos se cumplirn de acuerdo a la naturaleza y condiciones de los mismos.

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4.3. PROCEDIMIENTOS PARA EL SERVICIO DE: REPARACIONES CORRECTIVAS Y CAMBIO DE REPUESTOS


El Supervisor de Transporte a diario chequea los vehculos del parque automotor, si detecta fallas en alguno de ellos, tramita el diagnstico, y elabora la solicitud de reparacin. El Conductor de vehculo asignado comunica al responsable del vehculo de fallas que est presentando el medio automotor. Lleva el vehculo al taller para que se realice diagnstico, ya con el diagnstico y la solicitud de reparacin, lleva el vehculo a tres talleres para la elaboracin de los presupuestos. El responsable del vehculo le comunica por escrito al Responsable del Departamento de Transporte las fallas tcnicas que el vehculo asignado presenta, para su remisin y diagnstico. Elabora solicitud de reparacin de vehculo en original y copia, de conformidad a especificaciones emitidas en diagnstico emitido por el taller, firma y sella y la remite al Responsable del Departamento de Transporte. Si el monto del diagnstico pasa del monto estipulado lo remite al Director General de rea para su visto bueno. El Director General recibe y analiza la solicitud de reparacin de vehculos asignados a su rea firma y sella para dar el visto bueno y lo remite al Departamento de Transporte. La secretaria recibe solicitudes de reparacin, las registra en un libro de control. El Responsable del Departamento de Transporte recibe comunicacin por escrito de la falla que est presentando un determinado vehculo asignado. Procede a verificar y solicita diagnstico al taller de reparacin para proceder a los trmites establecidos. El Responsable del Departamento de Transporte recibe y revisa la solicitud de reparacin de vehculo, que detalle bien las fallas que lleve las firmas y sellos requeridos, devuelve la copia al solicitante y se registra en libro de control para su atencin. Enva a los talleres de reparacin para obtencin de cotizaciones de conformidad al diagnstico. Para obtener tres presupuestos. El Responsable del Departamento de Transporte analiza cotizaciones de acuerdo al diagnstico y efecta sus observaciones y elabora un cuadro comparativo que contenga tipo de reparacin que efectuarn, valor de cada una, si se le cambiar repuestos, valor total etc. perodo en que se realizar, lo que permitir hacer un anlisis que nos indique la calidad del trabajo a realizar, costo del trabajo y el tiempo en que se realizar la reparacin. Al tener el anlisis de las cotizaciones determina el costo y esto determinar que proceso se va a realizar segn el monto. Se lo remite al Director Administrativo.

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El Responsable del Departamento de Transporte, le orienta al la Analista elaborar la orden de reparacin de vehculo de acuerdo a su nivel de autorizacin y le da un nmero consecutivo en original y cuatro copias adjunta los documentos de solicitud, cotizaciones y anlisis, se los presenta para su firma y sello. Recibe la solicitud de reparacin con el diagnostico, las cotizaciones y procede a seleccionar el proveedor del servicio mas idneo. Firma y sella la cotizacin y la solicitud dndole Visto Bueno a la reparacin cuando el monto se encuentra dentro de su rango de autorizacin. Con el visto bueno del Responsable del Departamento de Servicios Generales la orden de reparacin, se la dirige al taller seleccionado. Y procede a entregar el vehculo con el formato de acta de entrega, en compaa del Conductor del vehculo. La Secretaria archiva la documentacin en los expedientes cronolgicos y en los expedientes de vehculos. Si el monto de la reparacin excede al rango estipulado para su nivel el Responsable del Departamento de Transporte solicita al Director Administrativo proceso de reparacin por Compras por Cotizacin por Licitacin dndole la secretaria un nmero consecutivo. Una vez aprobada la reparacin por Compras por Cotizacin por Licitacin segn el caso, ser adjudicado el taller con una notificacin oficial de adjudicacin por la Direccin de Adquisiciones y la Orden de Compra del Servicio autorizada por el Director Administrativo del INATEC. El Responsable del Departamento de Transporte y el Conductor procedern a entregar el vehculo con el formato de acta de entrega de vehculo y la orden de reparacin. El Conductor permanece en el taller cuando el vehculo se est reparando si es lo que se orden y si los repuestos estn siendo colocados. Si la reparacin conlleva cambio de repuestos con un monto mayor al de su nivel el Responsable del Departamento de Transporte elabora la solicitud de compra de repuestos y la remite al Responsable del Departamento de Servicios Generales para su visto bueno, este la remite a la Direccin de Adquisiciones para su proceso de compra. Una vez adquiridos los repuestos la Direccin de Adquisiciones procede a hacer entrega al Departamento de Transporte a travs de Bodega, de los repuestos solicitados. El Responsable del Departamento de Transporte procede a entregar al propietario del taller de reparacin, los repuestos solicitados a travs de un recibo donde se especifica a que orden de reparacin corresponden y el detalle de los mismos.

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El Supervisor de Transporte chequea en el taller la reparacin de los vehculos del Parque automotor y Flota vehicular la colocacin de los repuestos. Al recibir la comunicacin del taller de que el vehculo ya est reparado el Conductor y el Responsable del Departamento de Transporte proceden a elaborar en conjunto con el jefe del taller el acta de recib conforme de la reparacin. As como el acta de recepcin de los repuestos en mal estado que fueron cambiados. El taller entrega de nuevo el vehculo conforme al acta de entrega de vehculo antes de la reparacin. Cada vez que un taller de reparacin le entrega repuestos en mal estado, el Responsable del Departamento de Transporte verifica, y si an es til guardarlos se proceder a guardarlos en un lugar adecuado y debidamente rotulados, elaborando acta de entrega y proceder a entregarlos al Encargado de Bodega en Desuso, sujetos a desechar. En caso contrario se proceder a desecharlos ante la presencia de Control de Bienes y levantando una acta de destruccin. Si la reparacin fue tramitada por Compras por Cotizacin por Licitacin los procedimientos de entrega y recepcin son los mismos antes descritos. Al recibir el trabajo de reparacin por el Responsable de Transporte, est presente el Conductor para probarlo y manifestar si algo no est bien. La Direccin de Adquisiciones tramita la solicitud de emisin de cheque con toda la documentacin adjunta del proceso El Responsable del Departamento de Transporte debe garantizar en los primeros meses del ao a travs de proceso de Licitacin seleccionar los talleres de reparaciones con los que se trabajar cada ao, segn lo estipulado por la Ley de Contrataciones del Estado. Elabora solicitud para que el Director Administrativo le d Visto Bueno proceso de Licitacin de seleccin de talleres de reparacin, clasificado por lnea de reparacin. La solicitud de proceso ya con el visto bueno del Director Administrativo la remite al Director de Adquisiciones para iniciar el proceso de Licitacin. El Responsable del Departamento de Transporte participa en el proceso de Licitacin de talleres (por lnea de reparacin) para establecer con que talleres de servicio se trabajar. Una vez notificados los talleres a travs de adjudicacin oficial de la Direccin de Adquisiciones, el Responsable del Departamento de Servicios Generales garantizar que el Departamento de Transporte realice las reparaciones nicamente en stos talleres.
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El Supervisor de Transporte procesar mensualmente los datos en la tabla de registro mensual de las reparaciones. Por cada vehculos introducir esta tabla en el expediente la cual se actualizar mes a mes. El la Analista de Transporte elaborar el reporte mensual de las reparaciones de vehculos. En los Centros de Formacin Profesional estos procedimientos se cumplirn de acuerdo a su naturaleza y condiciones de los mismos.

4.4. PROCEDIMIENTOS PREVENTIVO:

PARA

REALIZAR

MANTENIMIENTO

El Responsable de Departamento del Transporte elabora plan anual de mantenimiento preventivo a la flota vehicular de acuerdo al kilometraje recorrido; lo enva en original y copia al Director Administrativo para su aprobacin y copia al Departamento de Transporte para su seguimiento. El Responsable del Departamento de Transporte comunicar a cada funcionario que tiene vehculo asignado la programacin del mantenimiento preventivo conforme al kilometraje; As tambin los mantenimientos preventivos a los aires acondicionados de vehculos. La copia la archiva en el expediente del vehculo. De conformidad al plan anual de mantenimiento preventivo el Responsable de Transporte elabora orden de mantenimiento preventivo en base al kilometraje actual y el kilometraje anterior para definir los kilmetros recorridos, especificando que tipo de mantenimiento le realizar al vehculo, conforme a formato. El Supervisor de Transporte solicita al Responsable de Transporte los mantenimientos preventivos de acuerdo al plan anual, para el Parque Automotor. As como las solicitudes de Aceite, lubricantes y otros. El Supervisor de Transporte procede a inicios del da a revisar los vehculos del Parque Automotor del Departamento de Transporte revisndole el kilometraje, de acuerdo al anterior y el actual para revisar su fecha para realizar el mantenimiento, su nivel de aceite, lubricantes y otros. As como el estado del aire acondicionado de los vehculos. Garantiza el Responsable del Departamento de Transporte en los primeros meses del ao a travs de proceso de Compras por Cotizacin por Licitacin solicitado a la Direccin de Adquisicin, seleccionar la estacin de servicio taller para la realizacin de los mantenimientos preventivos y abastecimiento de aceites y lubricantes de la flota vehicular del Nivel Central de INATEC. Participa en el Comit que se establece para este fin.

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Una vez adjudicada la estacin gasolinera taller a travs de notificacin oficial de Adjudicacin de la Direccin de Adquisiciones, el Responsable del Departamento de Transporte garantiza que el Departamento de Transporte realice los mantenimientos preventivos slo en los lugares designados. La Direccin de Adquisiciones adjudica con una notificacin oficial a los seleccionados por el Comit tanto para las estaciones gasolineras talleres seleccionados, para abastecimiento de aceites y lubricantes y mantenimientos de aire acondicionados. El Responsable del Departamento de Transporte recibe solicitud del funcionario que tiene vehculo asignado y del Supervisor de Transporte para los vehculos del Parque Automotor para realizar mantenimiento preventivo en un medio automotor. Y en ocasiones para aceite, lubricantes u otros servicios. La Secretaria recibe las solicitudes de mantenimiento preventivo y de aceites y lubricantes, les da registro en libro de control. La orden de servicio, as como de adquisicin de aceites y lubricantes es elaborada por el la Analista en original y dos copias, tramita las firmas y sellos La original se dirigir a la estacin de servicio taller, una copia al expediente del vehculo y una copia al cronolgico la firma y la sella si el monto del mantenimiento preventivo est en rango de su nivel de autorizacin. El Responsable del Departamento de Transporte entrega la orden debidamente autorizada al conductor para que lleve el vehculo a la estacin de servicio taller y se la entregue al Proveedor. Si el monto es superior a su nivel de autorizacin el Responsable del Departamento de Transporte se lo remite al Director Administrativo para que le d visto bueno, lo autorice y lo remita a la Direccin de Adquisiciones para realizar proceso de Compras por Cotizacin para la compra del servicio. El Conductor diariamente revisa los niveles de combustible, aceite, agua, lquido de batera, lquido de frenos, engrase y los filtros de combustible, de aire, de aceite, por lo que si hay falta de los mismos le comunica al funcionario que tiene asignado el medio para la elaboracin de la solicitud. Tanto de la flota vehicular como del parque automotor. El Conductor revisa constantemente el kilometraje recorrido de acuerdo a programacin del mantenimiento preventivo, le comunica al funcionario responsable del vehculo para la elaboracin de la solicitud. Tanto de la flota vehicular como del parque automotor. El Conductor retira en Transporte orden de mantenimiento preventivo, donde se indica la estacin de servicio taller donde llevar el vehculo. Y supervisa, est presente en el taller estacin de servicio donde se le realice al vehculo el servicio de mantenimiento preventivo mantenimiento de aire acondicionado.
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El Conductor recibe vehculo del taller que brinda el servicio de mantenimiento preventivo, aplicacin de aceite y lubricantes, factura, con copia de orden para realizar el mantenimiento preventivo y entrega de lubricantes. Documentos que entrega a la Secretaria. La Secretaria del Responsable de Transporte prepara solicitud de emisin de cheque adjunta copia de la solicitud de mantenimiento preventivo, copia de la orden, copia de la factura y lo remite a Finanzas cuando los montos son de su Nivel de autorizacin. Cuando el monto ha sido superior a los C$ 5,001.00 y se ha tramitado en la Direccin de Adquisiciones, remite la documentacin como solicitudes, ordenes, facturas, y estados de cuentas a la Direccin de Adquisiciones, para que tramiten la solicitud de emisin de cheque, De todo lo actuado cada mes (copia de solicitud de emisin de cheque, copia de facturas, copia de orden, copia de solicitud de mantenimiento preventivo, solicitud de aceites y lubricantes) enva a la Direccin de Adquisiciones para el expediente de Compras por cotizacin por Licitacin. El Conductor eventualmente de acuerdo al kilometraje recorrido solicita al funcionario responsable del vehculo la autorizacin para la solicitud de lubricantes u otros servicios, y obtener firma del Responsable del Departamento de Transporte. La Secretaria del Departamento de Transporte recibe toda la informacin para archivarla en el expediente del vehculo. Cuando la Compra del servicio se hubiere realizado a travs de proceso de Compras por Cotizacin por Licitacin toda la documentacin deber remitirse a la Direccin de Adquisiciones para ser archivada en el expediente del proceso de la adquisicin de la compra del servicio. El Supervisor del Departamento de Transporte procesa mensualmente los datos de la tabla de registro mensual del mantenimiento preventivo, aceites, lubricantes y otros. Por cada vehculo introducir estos tabla en el expediente el cual se actualiza mes a mes. En los Centros de Formacin Profesional estos procedimientos se cumplirn de acuerdo a la naturaleza y condiciones de los mismos.

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4.5. PROCEDIMIENTOS PARA MANEJO DE POLIZA DE SEGUROS


El Responsable del Departamento de Transporte procede en los primeros tres meses del ao a elaborar solicitud de proceso para Licitar pliza de seguros de vehculos, dndole su visto bueno el Director Administrativo, remitindola al Director de Adquisiciones. El Director de Adquisiciones recibe solicitud de proceso de Compras por Cotizacin Licitacin para asignar pliza de seguros a una Compaa de Seguros con el Visto Bueno del Responsable del Departamento de Transporte Y aprobado por el Director Administrativo. El Director Administrativo participa en conjunto con el Responsable del Departamento de Transporte en el proceso de Compras por Cotizacin Licitacin como miembro del Comit con el fin de adquirir la pliza de seguros de vehculo para la Institucin. La Direccin de Adquisiciones da inicio al proceso y conforma el Comit de Compra por Cotizacin Licitacin segn sea el caso para asignar pliza a una Compaa Aseguradora. Una vez adjudicada la Compaa de Seguros, el Director de Adquisiciones adjudica con una notificacin especial a los seleccionados por el Comit de asignacin de la Pliza. La Compaa de Seguros enva las plizas de seguro detalladas, la de incendio, bienes muebles, bienes inmuebles, las de vehculos. Las plizas de vehculo se acompaan del carn de la pliza de seguro por vehculo; la Direccin Administrativa recibe las plizas con los carnet. Archivando en el expediente de Compra por Cotizacin Licitacin y los carnet los remite al Responsable del Departamento de Transporte. El Responsable del Departamento de Transporte una vez que recibe los carn elabora un detalle de entrega y lo entrega a cada conductor por medio de un recibo. Dejando una copia en el Expediente del vehculo. Cada conductor debe portar permanentemente en la guantera del vehculo del carn de la pliza de seguro y tener al da su licencia de conducir con su seguro actualizado. El Supervisor del Departamento de Transporte revisa peridicamente que los Conductores del Parque Automotor porten el carn de la pliza de seguros y su licencia de conducir actualizada. El Responsable del Departamento de Transporte elabora un detalle de la pliza de seguro y su vigencia mantenindolo al da para tenerlo elaborado para consulta inmediata al requerir un trmite, y garantiza que cada vehculo tenga en su expediente
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una copia de la pliza de seguro una copia de la pliza para su debido registro y control, archivando el Supervisor de Transporte una copia de la pliza de seguro en el expediente de los vehculos del parque automotor. El Supervisor de Transporte mantiene actualizado un detalle de las plizas de los vehculos del Parque Automotor. El Director de Adquisiciones orienta la elaboracin de la solicitud de emisin de cheque para hacer las amortizaciones a la pliza de seguros de vehculos correspondientes. El Responsable del Departamento de Transporte firma los formularios de reclamo de seguros cuando se da un accidente. A su vez firma todos los trmites ante Asesora Legal. El Responsable del Departamento de Transporte se presenta al lugar de un accidente cuando stos se produzcan y est involucrado personal de INATEC. Comunicndole de inmediato a la Compaa de Seguros de forma verbal al momento del hecho, asegurando que el conductor no se mueva del lugar para obtener el dictamen de la Polica de Trnsito. El Responsable del Departamento de Transporte con el apoyo de la secretaria elabora reclamo a la Compaa de Seguros, en el formulario establecido, con el visto bueno del Director Administrativo en un trmino de 72 horas, en base a los hechos descritos en el informe del Conductor involucrado, adjuntando el fallo de la Polica del Trnsito. De no obtenerse el fallo de la Polica de Trnsito, el Responsable del Departamento de Transporte elabora un informe al Director Administrativo. con copia al funcionario que tiene el vehculo asignado. Ya que el conductor involucrado en el suceso asumir los daos causados al vehculo. El Responsable del Departamento de Transporte gestiona ante la Polica de Trnsito y la Compaa de Seguros en coordinacin con Asesora Legal de la Institucin para garantizar que un tercero responda por los daos ocasionados a un vehculo de la Institucin durante el desempeo de una misin de trabajo y la culpabilidad recae en un tercero. El Responsable de Transporte har todas las gestiones pertinentes ante la Polica de Trnsito y Compaa de Seguros en el caso de que en un accidente de trnsito la culpabilidad recaiga en el empleado funcionario que conduca el vehculo. El costo total de los daos total parcial si no son cubiertos por la pliza debern ser asumidos por el conductor funcionario que colision. Elabora un informe por escrito al Director Administrativo para que aplique la sancin administrativa correspondiente y en el caso del funcionario queda a opcin de la Direccin Ejecutiva la sancin a aplicar. La Secretaria del Departamento de Transporte tramita las firmas y sellos de los documentos que se gestionan en dicho Departamento.
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El Responsable del Departamento de Transporte elabora informe por escrito al Director Administrativo con copia al Director( a ) de la D.G.A.F. cuando un vehculo de la Institucin asignado a un funcionario lo chocan en horas no laborables y por personas ajenas a la institucin. Esta persona debe asumir el costo de la reparacin de los vehculos y los daos a terceros quedando a opcin de la Direccin Ejecutiva la aplicacin de la sancin administrativa correspondiente al funcionario que tiene el vehculo asignado. El Responsable del Departamento de Transporte asegura el registro de la documentacin referida a reclamo de accidente en el expediente de vehculo correspondiente. El ( a ) Analista de Transporte elabora la solicitud de emisin de cheque en el caso que el conductor tenga que asumir el deducible el funcionario en los casos en que el seguro cubra el dao. Monto que le ser deducido de nmina al conductor funcionario. El Asesor Legal se presenta al lugar del accidente al llamado del Responsable del Departamento de Transporte, cuando la culpabilidad recae en un tercero, para lograr el compromiso de asumir los daos. El Asesor Legal tendr la responsabilidad de efectuar la gestin para la recuperacin del 20% del costo de la reparacin del accidente del vehculo, que no es cubierto por la Compaa de Seguros y tiene que ser pagada por otros cuando INATEC gana el choque por el conductor funcionario que haya colisionado si pierde el choque. El Asesor Legal apoya al Responsable del Departamento de Transporte para la gestin de recuperacin del costo de daos de accidente ocasionado por personas ajenas manejando un vehculo de la Institucin en horas no laborables, si no son cubiertos por la pliza. La Secretaria de la Departamento de transporte elabora cartas, recibos, memorandum, archiva documentacin referente a las plizas de seguros y reclamos de seguros. El Supervisor de Transporte elabora informe trimestral de reclamo de accidentes que se elabora para informacin de los superiores. En los Centros de Formacin Profesional estos procedimientos se cumplirn de acuerdo a la naturaleza y condiciones de los mismos.

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4.6. PROCEDIMIENTOS PARA BATERIAS, Y ACCESORIOS.

ADQUISICIN

DE

LLANTAS,

El Responsable del Departamento de Transporte dentro del plan anual de mantenimiento preventivos de los vehculos debe incluir la programacin de compra de llantas, bateras y accesorios para la flota vehicular de acuerdo a la fecha ltima de compra y kilometraje recorrido. El Responsable del Departamento de Transporte comunica a los funcionarios con vehculos asignados las fechas de cambio de llantas, bateras y accesorios para que elaboren la solicitud. Estos de antemano solicitan a presupuesto la asignacin de partida. El conductor de un vehculo asignado y de un vehculo del parque automotor est pendiente de la fecha de cambio de bateras de llantas y accesorios. Asegura el cambio. Comunica al funcionario del vehculo asignado, de la elaboracin de la solicitud de compra. Con los vehculos del parque automotor, la Secretaria de Transporte recibe y da registro a las solicitudes de cambio de llantas, bateras y accesorios. Conforme a la programacin el Responsable del Departamento de Transporte le orienta a la Analista de Transporte elabore las solicitudes de compra y les de numeracin consecutiva, de llantas, batera y accesorios y las remite al Director Administrativo para su aprobacin y trmite en la Direccin de Adquisiciones, cuando la compra supera los C$ 5,001.00 crdobas. El Responsable del Departamento de Transporte da visto bueno a las solicitudes de compra de llantas, bateras y accesorios. Aprueba proceso de compra y seleccin de Proveedor cuando la compra es menor a C$ 5,000.00 crdobas. El Responsable de Transporte y Supervisor de Transporte al recibir de Bodega los materiales antes descritos procede a hacer formal entrega contra recibo del funcionario que tiene el vehculo asignado, el cual debe archivarse en el expediente del vehculo con la copia de la factura y garanta. As mismo Bodega remite a la Direccin de Adquisiciones la factura, copia de la entrada a bodega, la Garanta, el recibo del conductor del funcionario de vehculo asignado del recib conforme y dems documentos que le sirven a la Direccin de Adquisiciones para solicitar la emisin de cheque. El Director de Adquisiciones coteja factura, firma y da trmite a la solicitud de emisin de cheque. La Analista de control y seguimiento registra en el expediente de la compra toda la documentacin referente a la solicitud de compra de las bateras, llantas y Accesorios.

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La Direccin de Adquisiciones debe remitir al Departamento de Transporte las garantas de las Bateras y llantas, para ser archivadas en el expediente del vehculo. El conductor de vehculo asignado del parque automotor entrega al Responsable de Transporte con un recibo de entrega los materiales retirados al medio. Las Llantas y Bateras en mal estado que le son retiradas a los vehculos las debe entregar el Responsable del Departamento de Transporte al Encargado de Bodega en desuso conforme a acta que le fue orientado a la Secretaria elaborarla y le entrega copia al Departamento de Control de Bienes. El Supervisor de Transporte debe constantemente revisar la programacin de cambio de llantas, bateras y accesorios de los vehculos del Parque Automotor, para estar pendiente de hacer las solicitudes. Tramita con el Responsable del Departamento de Transporte las solicitudes de compra. El Supervisor de Transporte recibe el material para efectuar la reposicin. Debiendo registrar en la hoja de control, las fechas de estos cambios en el expediente de cada vehculo del Parque Automotor. Igual debe registrar stos cambios en los expedientes de toda la flota vehicular. La Secretaria elabora cartas, memorandum, recibos, solicitudes de compra, actas de descarte, solicitudes de emisin de cheque. Archiva documentos en expedientes. En los Centros de Formacin Profesional estos procedimientos se cumplirn de acuerdo a la naturaleza y condiciones de los mismos. OTROS: El Responsable de Transporte realiza gestiones como trmite de placas para las unidades de la Flota Vehicular y del Parque Automotor del INATEC, cada ao en la Polica de Trnsito. Previo pago de Impuesto de rodamiento en la Alcalda de Managua por cada una de las Unidades de Transporte. El Supervisor de Transporte solicita en la Alcalda de Managua una pro forma del pago del Impuesto de Rodamiento por categora vehicular. El la Analista de Transporte elabora solicitud de emisin de cheque adjuntndole un detalle por vehculo con nmero de circulacin, nmero de placa, categora, ao del vehculo etc. ms la Pro forma de la Alcalda de Managua de lo que se debe pagar. A dicha solicitud le da visto bueno el Responsable del Departamento de Transporte. Una vez emitido el cheque, el Responsable de Transporte paga en la Alcalda de Managua el Impuesto de Rodamiento, donde le entregan un Sticker de Rodamiento para cada vehculo.
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El Supervisor de Transporte elabora un detalle por vehculo, con sus caractersticas y a un lado firma de recib conforme. Donde el Conductor firmar para hacer constar que se le entreg el rodamiento y en que fecha, para el vehculo que tiene asignado. Una vez que a los vehculos se les haya colocado el rodamiento se procede a pasarlos por control de emisin de gases, Obteniendo el certificado de emisin de gases. Con la copia de los certificados de emisin de gases se elabora la solicitud de emisin de cheque para cancelar este servicio en el Taller donde se efectu el servicio. Ya con el rodamiento y con el chequeo de la emisin de gases se procede a llevar a la Polica de Trnsito los vehculos de la Flota vehicular de INATEC y del parque automotor, para el trmite de placa correspondiente al ao lectivo. As mismo al inicio de ao lectivo el Responsable de Transporte con el apoyo del Supervisor de Transporte debe revisar las unidades de la Flota Vehicular y del Parque automotor para establecer que vehculo porta extinguidor, cinturones, tringulos, llaves y gatas para realizar una solicitud de compra anual de estos requerimientos por vehculo. El Responsable de Transporte debe hacer la solicitud de compra de estos materiales con un detalle por vehculo de estos accesorios a comprar por lo que hace la solicitud y le pone el visto bueno el Responsable del Departamento de Servicios Generales. Quien se lo remite al Director de Adquisiciones para que proceda la compra ya sea por Compra por Cotizacin por Licitacin segn el monto. Una vez comprados los materiales, el proveedor los ingresa a Bodega, entregndolos con la Factura, entrada a Bodega, copia de la orden de compra y copia del acta del comit de compra, y copia de acta de notificacin a la Direccin de Adquisiciones para que se elabore la solicitud de emisin de cheque y se proceda a entregar al Responsable de Transporte los materiales requeridos. El Responsable y Supervisor de Transporte entregarn los materiales a cada conductor de vehculo, dejando copia en el expediente del vehculo de lo entregado y una copia para el expediente de la Compra en la Direccin de Adquisiciones. En los Centros de Formacin Profesional estos procedimientos se cumplirn de acuerdo a la naturaleza y condiciones de los mismos.

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V. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
5.1. Formas para uso, manejo, cuido y resguardo de los vehculos. Solicitud de vehculos. Hoja de control de Recorrido. Autorizacin de salida de vehculo. Resguardo de vehculos. Consolidado de solicitudes de vehculos y hojas de recorrido por reas. Acta de recepcin de vehculos.

5.2. Formas para el uso y control de combustible, lubricantes y otros. Asignacin autorizada de combustible. Firmas autorizadas retiro ordenes de combustible Orden de combustible. Entrega de combustible.

5.3. Formas para el servicio de reparacin y cambio de repuestos. Solicitudes de reparaciones d vehculos. Orden de reparacin de vehculos. Recibo de repuestos a sustituir. Recibir conforme, orden de relacin N Acta de reparacin de repuestos en mal estado.

5.4. Formas para servicio de mantenimiento preventivo. Solicitud de mantenimiento preventivo. Orden de mantenimiento preventivo Orden d vulcanizacin. Solicitud de lubricantes. Orden d lubricantes y accesorios.

5.5. Formas para tramite de reclamos de seguros. Detalle de pliza de seguro de vehculos de INATEC. Formas para registro en expediente de vehculos. Registro mensual de combustible, bateras y llantas. Registro de reparacin. Registro de mantenimiento preventivo. Registro de otros productos. Formas para reporte. Inventario flota vehicular trimestral. Informe del estado actual trimestral. Inventario de reclamos de accidentes trimestral.
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Informe de combustible mensual. Liquidacin de combustible mensual. Consolidado de solicitudes de vehculos y hojas de rutas por rea. Reparaciones correctivas mensual Mantenimiento preventivo.

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC Solicitud de Vehculo Fecha de Solicitud: _______________________________________________ rea Solicitante: __________________________________________________ Fecha: _________________________________________________________ Destino o Direccin: _______________________________________________ Responsable: ____________________________________________________

_________________________ Firma Autorizada

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Solicitud de Vehculo. Los usuarios que solicitan vehculo del parque automotor lo hagan de manera uniforme que adems se reflejen datos de control. Procedimiento de uso y resguardo de vehculo. Departamento de Transporte. Computarizado. Original y copia. Original: Responsable Departamento de Transporte. Copia: Archivo de Unidad organizativa solicitante. Responsable de Departamento de Transporte solicitante de vehculo. Medio Block Forma impresa sin numerar (1/2 hoja). DATOS A LLENAR: Fecha de Solicitud rea Solicitante Fecha Destino o direccin Responsable de la Misin Firma autorizada y sello : Se pondr la fecha en que se esta haciendo la solicitud. : Se indica la unidad organizativa que esta solicitando el vehculo. : Da y hora en que se requiere el vehculo. : Sealar lugar o direccin adonde se dirige con el vehculo. : Persona responsable de la actividad a realizar. : Firmara jefe de Unidad, Direccin y Direccin General. Departamento,

Sistema o Procedimiento: Origen: Elaboracin y Tantos: Distribucin:

Usuarios: Tamao y Confeccin:

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HOJA DE CONTROL DE RECORRIDO INATEC PARQUE AUTOMOTOR MES___________AO _______ DEPENDENCIA: VEHCULO: PROMEDIO POR GALON: KILOMETRA KILOMETRA KILOMETRAJ HORA DE HORA DE JE JE DE E LLEGADA SALIDA DE SALIDA LLEGADA RECORRIDO FECHA: PLACA: CONDUCTOR: COMBUSTIB LE LUGAR ENTREGAD VISITAD O O FIRMA DE RESPONS MISIN ABLE DE LA MISIN DE TRABAJO DEL TRABAJO

ELABORADO POR:_______________________ SUPERVISOR DE TRANSPORTE


Original: Cronolgico Hoja de Ruta

VoBo: ___________________________________________ RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Hoja de Control de Recorrido Parque Automotor. Establece control de las salidas y estradas del kilometraje y combustible consumido de los vehculos del parque automotor. Procedimiento de uso y resguardo de vehculo. Departamento de Transporte. Computarizado. Original. Original: se le entrega al conductor al inicio del da, al da siguiente de entrega y es archivada en el expediente cronolgico de hojas de control de recorrido. Responsable de Departamento de Transporte Supervisor de Transporte conductor. Carta Forma impresa sin numerar (1 hoja) . DATOS A LLENAR: Mes Ao Dependencia Vehculo Placa Promedio por galn Fecha Conductor Hora de salida : Mes en que se est usando la forma. : Ao en que se est usando la forma. : : Cdigo del vehculo del Parque Automotor. : Numeracin de la placa que tiene el vehculo del parque automotor. : Es el promedio de combustible (litros) que hace el vehculo por kilmetro. : Fecha de recorrido. : Nombre del conductor. : Se indicar la hora de salida, cada vez que se realiza una salida.

Sistema o Procedimiento: Origen: Elaboracin y Tantos: Distribucin:

Usuarios: Tamao y Confeccin:

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE Kilometraje de salida Hora de llegada Kilometraje de llegada Kilometraje de recorrido : Cada vez que se realice una salida marcar el kilmetraje con el que sale. : Se marca la hora de regreso de la misin. : Se marca el kilometraje que se refleja cuando regresa. : Se refleja el nmero de kilometros recorridos que se saca de la diferencia entre kilometraje de salida y el de llegada. : Se indica la cantidad de litros entregados antes de salir. : Se describe el lugar visitado por el usuario. : La actividad que se realiz.

Combustible entregado Lugar visitado Misin de trabajo

Firma del responsable de la misin : Nombre y apellido de la persona responsable del trabajo de la misin. Elaborado por Visto bueno : Nombre y Transporte. apellido del Supervisor de

: Nombre y apellido del Responsable de la Departamento de Transporte.

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC Autorizacin de Salida de Vehculo Vehculo No__________ Placa No: ______________ rea Solicitante:________________________________________________________ Misin: ________________________________________________________________ Nombre del Conductor: ___________________________________________________

Fecha de Salida ____________________ Hora de Salida ___________________

Fecha de Regreso ______________ Hora de Entrada _______________ Kilometraje de Entrada____________

Kilometraje de Salida _____________

___________________________ Responsable del Departamento de Transporte

______________ Director de rea

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Autorizacin de salida de vehculo. Controla las salidas de los vehculos del garaje, en da y hora no laborables. Procedimiento de uso y resguardo de vehculo. Departamento de Transporte. Computarizado. Original y copia. Original: CPF garaje Copia: Archivo del director. Director, CPF garaje, conductor, Responsable Departamento de Transporte. Medio Block Forma impresa sin numerar (1/2 hoja). DATOS A LLENAR: : Se indica el cdigo del vehculo. : La numeracin de la placa del vehculo. : Se indica el rea que usar el vehculo. : Actividad a realizar fuera de la institucin. : Nombre y apellido del que conduce el vehculo. : Fecha de retiro del vehculo. : La hora de retiro del vehculo. : El kilometraje con el que se retira el vehculo. : Fecha de regreso y entrega de vehculo. : Hora de regreso del vehculo. : El kilometraje de regreso del vehculo. : Responsable del Departamento de Transporte o Director de rea.

Sistema o Procedimiento: Origen: Elaboracin y Tantos: Distribucin:

Usuarios: Tamao y Confeccin: Vehculo Placa rea solicitante Misin Nombre del conductor Fecha de salida Hora de salida Kilometraje de salida Fecha de regreso Hora de entrada Kilometraje de entrada Firma

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC Resguardo de Vehculo Fecha: ______________________ Mes: ________________________ Llaves rea Conductor Identificaci Asignada Asignado n S No Hora Hora de de Entrada Salida Autorizado Por Perio do No Autorizad o

Kilometraj Placa e No

____________________________________ Responsable del Departamento de Transporte


Original: Cronolgico Departamento Trasporte Copia: Archivo CPF Copia: S / Generales.

VoBo___________________________________ Responsable de Servicios Generales

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Resguardo de Vehculo (Diaria) Control de los vehculos en el garaje por personal de vigilancia en horas y das no hbiles. Tanto para guardar como para retirar. Procedimiento de uso y resguardo de vehculo. Departamento de Transporte. Computarizado. Original y 2 copia. Original: Cronolgico Transporte Copia: Archivo CPF Copia: S / Generales. Departamento de servicios Generales. Departamento de

Sistema o Procedimiento: Origen: Elaboracin y Tantos: Distribucin:

Usuarios: Tamao y Confeccin:

Transporte,

vigilantes,

Carta forma impresa sin prenumerar (1 Hoja). DATOS A LLENAR:

Fecha Mes rea asignada Conductor asignado Identificacin Llaves si o no Kilometraje Placa N Hora de entrada Hora de salida

: Da en que se hace el formato. : Mes en que se esta haciendo el formato. : rea responsable del vehculo. : Nombre y apellido del que conduce el vehculo. : Se refleja la identificacin sea cedula o carnet de la institucin. : Se indica si se entrego llaves o no el conductor. : Marcar el kilometraje que tiene el vehculo al guardarlo. : Numeracin de la placa del vehculo. : Hora de ingreso al garaje. : Hora de salida del garaje.

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Autorizado por Hora de salida Autorizado por Autorizado periodo No autorizado CPF

: Si el vehculo va a salir del garaje indicar quien lo autoriza. : Hora de salida del garaje. : Si el vehculo va a salir del garaje indicar quien lo autoriza. : Periodo de salida del vehculo. : Se indicara si el vehculo fue retirado sin autorizacin de salida. : Nombre y apellido del seor vigilante de turno. del

Responsable del Departamento de : Nombre y apellido del Responsable Transporte Departamento de Transporte y su sello.

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC Consolidado de Solicitudes de Vehculo y Hojas de Rutas por reas Mes de __________ No de No Horario Horario Kilometraje Kilometraje Kilmetros Mvil Fecha rea Destino Placa Salida Entrada Salida de Entrada Recorridos Orden

Fecha ________________

Elaborado por ___________________ Supervisor de Transporte

VoBo________________________ Responsable Departamento de Transporte

Original: Cronolgico Departamento de Transporte

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Consolidado de Solicitudes de Vehculo y Hojas de Rutas por reas. En esta forma se detallan todas las solicitudes de vehculo del da por rea, y una a una lo que nos llevara a establecer cuantas solicitudes fueron atendidas por rea, kilmetros recorridos y consumo de combustible en la semana y en el mes que fueron atendidas y reflejadas en la hoja de control de recorrido. Procedimiento de uso y resguardo de vehculo. Computarizado. Original. Original: cronolgico Departamento de Transporte. Supervisor de Transporte. Carta, forma impresa sin prenumerar (1 hoja) . DATOS A LLENAR: : Es la numeracin de orden que se le da a cada una de las hojas de ruta o recorrido. : Numero o cdigo del vehculo. : La numeracin de la placa del vehculo. : La fecha de la hoja de recorrido. : Lugar o direccin de la misin. : Combustible consumido. : Hora de salida a la misin. : Hora de regreso del vehculo. : Kilometraje que marca cada vez sali el vehculo. : El total de kilmetros que recorri en cada misin. : Se indicara el da a que corresponda el detalle de las hojas de control de recorrido. Si es la semana especificar de que fecha a que fecha.

Objetivo:

Sistema o Procedimiento: Elaboracin y tantos Distribucin Usuarios Tamao y confeccin

N de orden Mvil N de placa Fecha Destino Combustible Horario de salida Horario de entrada Kilometraje salida Kilmetros recorridos Fecha

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Elaborado por Visto bueno

: Nombre y Transporte.

apellido

del

Supervisor

de del

: Nombre y apellido del Responsable Departamento de Transporte.

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC Acta de Entrega y Recepcin de Vehculos Vehculo No__________ Motor No ______________ Color _______________ Placa _______________ Chasis No______________ Tipo _______________ Marca ______________ Ao __________________ Modelo _____________

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Descripcin Estado Mecnico Sistema Elctrico Carrocera Placa Tarjeta de Circulacin Llanta de Repuesto Batera Aire Acondicionado Stereo CD TV Gata Llave en cruz Maneral Antena Stops Traseros Espejo Retrovisor Focos Delanteros Focos Traseros Retrovisores Laterales Encendedores de cigarrillo Ceniceros Tringulos Extinguidor Cinturones Alfombras Alarma Vidrios (Delanteros, Traseros, Laterales) Para Brisas Cojines Tapizado

Estado Bueno

Regular

Malo

Observaciones

Kilometraje ________________________

Combustible _______________

Fecha ____________________________Conductor _________________ Entregu Conforme Recib Conforme

VoBo______________________ Responsable Servicios Generales Original: Expediente Vehculo Copia: Afectado

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Acta de entrega y recepcin de vehculos. Al recibir y entregar un vehculo sea por conductores o funcionarios con vehculos asignados se usar el acta que especifique como se entrega y como se recibe el vehculo. Para poder establecer responsabilidades en caso de presentarse una anomala. Procedimiento de uso y resguardo de vehculo. Departamento de Transporte. Computarizado. Original y copia. Original: expediente del vehculo Copia: afectados. Departamento de Transporte, conductores, funcionarios con vehculos asignados. Carta Forma impresa sin prenumerar (1 hoja) DATOS A LLENAR: Vehculo N Placa Marca Motor N Chasis N Ao Color Tipo Modelo Descripcin Estado : Numero o cdigo del vehculo. : Numeracin de la placa del vehculo. : La marca del vehculo. : La numeracin del motor del vehculo. : La numeracin del chasis del vehculo. : Ao de fabricacin del vehculo. : Color del vehculo. : De que tipo es el vehculo. : Modelo de fabricacin del vehculo. : En esta columna ya estn descritos los aspectos a valorar en las otras columnas. : Esta abarca los tres estados que se pueden valorar por articulo.

Sistema o Procedimiento: Origen: Elaboracin y Tantos: Distribucin:

Usuarios: Tamao y Confeccin:

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Bueno Regular Malo Observaciones

: Si el estado es bueno de cada articulo. : Si el estado es regular de cada articulo. : Si el estado es malo de cada articulo. : En esta columna se reflejan aspecto que se haya observado y que es necesario describirlo y dejarlos plasmados. : La cantidad de kilmetros recorridos a la fecha de recepcin o entrega del vehculo. : La fecha de recepcin o entrega del vehculo. : La cantidad de litros de Dieses o Gasolina al momento de recepcin o entrega del vehculo. : Nombre y apellido del conductor del vehculo. : Persona que entrega el vehculo. : Persona que recibe el vehculo. : Firma Responsable Transporte. Departamento de

Kilometraje Fecha Combustible Conductor Entregue conforme Recib conforme Visto bueno

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC Asignaciones Autorizadas de Combustible Ao ________ CUOTA AUTORIZADA (Litros) DIESEL GASOLINA

AREAS

Total: ____________________ Elaborado por Director Administrativo

Fecha ______________

____________________ Aprobado por Director Ejecutivo

Fecha ______________

Original: Director General Copia: Director admn. Financiera Copia: Dpto. S / Generales

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Sistema o Procedimiento: Origen: Elaboracin y Tantos: Distribucin: Asignaciones autorizada de combustible. Designar el Director Ejecutivo la cuota autorizada de combustible por rea o Unidad Organizativa para el ao. Procedimiento de uso y control de combustible. Departamento de Transporte. Computarizado. Original y tres copia. Original: Director General Admn. - Financiera Copia: Director Administrativo, Dpto. S /Generales, Archivo Director Ejecutivo. Responsable Departamento de Transporte, responsable de S / Generales, Conductores, Funcionarios con vehculos asignados. Carta Forma impresa sin prenumerar (1 hoja).

Usuarios:

Tamao y Confeccin: DATOS A LLENAR: Ao reas Cuota autorizada

: Ao de fabricacin del vehculo. : Se describe cada rea o unidad organizativa a la que se le asigne combustible. : Se indicara la cantidad en litros ya sea de diesel o gasolina segn lo que consume esa rea. : Se sumara las cantidades asignadas en diesel y las cantidades en gasolina asignadas. : Nombre y apellido del Director Administrativo. : Fecha de elaborado. : Nombre y apellido del Director Ejecutivo. : Fecha de aprobacin. : Esta forma solo se har una vez al ao.

Total Elaborado por Fecha Aprobado por Fecha Nota

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC Retiro Ordenes de Combustible Firmas Autorizadas Ao ________ Nombre y Apellido Cargo Firma Sello

Fecha: _______________ _______________________ Director Administrativo


Original: Estacin Gasolinera Copias: Director Administrativo Copia: Dpto. S/ Generales Copia: Departamento Transporte Copia: Archivo DGAF

_________________________________ Director General Financiero Administrativo

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Firmas autorizadas Retiro Ordenes de Combustible. Dar a conocer a la estacin gasolinera que abastecer de combustible cuales son las firmas autorizadas para retiro de ordenes de combustible. Procedimiento de uso y control de combustible. Departamento de Transporte. Computarizado. Original y cuatro copias. Original: estacin gasolineras Copia: Director Administrativo, Dpto. S / Generales Departamento de Transporte, Archivo D. G. A. F. Departamento de Transporte, conductores, funcionarios con vehculos asignados. Carta Forma impresa sin prenumerar (1 hoja) DATOS A LLENAR: : De funcionario autorizado. : Especificar cargo del funcionario autorizado. : Firma que usa el funcionario autorizado. : Sello que usa el funcionario autorizado. : Nombre, apellido Administrativo. y firma del Director

Sistema o Procedimiento: Origen: Elaboracin y Tantos: Distribucin:

Usuarios: Tamao y Confeccin:

Nombre y apellido Cargo Firma Sello Director Administrativo Director General

: Nombre, apellido y firma del Director General. : Nombre, apellido y firma Administrativo y Financiero. : Fecha de elaboracin. : Esta forma se har una vez al ao o cuando se requiera. del Director

Director Administrativo y Financiero Fecha Nota

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC DIRECCIN ADMINISTRATIVA Orden de Combustible______________________________________________ Ao:________ No____________ Fecha: Mes de asignacin: rea solicitante: Lugar de servicio: Vehculo: Placa: Observaciones: Servicio Cantidad Total
Monto Total:

Monto en letras: __________ Autorizado


Nota: si la cifra en Nmero o en Letras o la Fecha de Emisin aparecen ALTERADAS, LA ORDEN ***PIERDE SU VALIDEZ ***

__________ Firma y Sello

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC DIRECCIN ADMINISTRATIVA Orden de Combustible No________ Fecha: Mes de asignacin: rea solicitante: Lugar de servicio: Vehculo: Placa: Observaciones: Cdigo Servicio Cantidad Precio Total

Monto Total: Monto en Letras: __________ Autorizado Firma y Sello

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Sistema o Procedimiento: Origen: Elaboracin y Tantos: Distribucin: Orden de Combustible. Documento por el que se autoriza la entrega de combustible a la estacin Gasolinera. Procedimiento de uso, manejo, cuido y distribucin de combustible. Departamento de Transporte. Sistema Automatizado. Original y copia. Original: estacin gasolinera. Copia: archivo Departamento de Transporte. Todos los funcionarios que tienen cuota asignada de combustible. Departamento de Transporte. Medio Block forma impresa con numeracin consecutiva. DATOS A LLENAR: Ao Numero Fecha Mes de asignacin rea solicitante Lugar de servicio Vehculo Placa Observaciones Cdigo Servicio Cantidad Precio : Indica el ao en que se esta emitiendo la orden. : Numero consecutivo preestablecido. : La fecha de la emisin de la Orden. : Mes de la emisin de la orden. : rea a la que se le asigna la cuota de combustible. : Estacin gasolinera adonde se abastecer el combustible. : Cdigo del vehculo. : Numeracin de la placa del vehculo. : Algn detalle a indicar. : Que le establece presupuesto del rubro a afectar. : Abastecer combustible. : El numero de litros de dieses o gasolina a entregar. : Valor unitario del litro de diesel o gasolina.

Usuarios: Tamao y Confeccin:

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

Total Monto Total Autorizado firma y sello Contra firma

: El costo de combustible.

la

cantidad

entregada

de

: Se repite la cantidad del valor total de la factura. : Firma y sello de la persona autorizada a firmar. : Debe ir en la parte trasera, firma y sello de persona autorizada para contrafirmas.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC ENTREGA DE COMBUSTIBLE FECHA: __________________ CANTIDAD LITROS DIESEL MES ___________ AO _______

ORDEN

AREA DE ASIGNACION

GASOLINA

NUMERACIN DE FIRMA / RECIBIDO ORDEN DE NOMBRE Y APELLIDO COMBUSTIBLE

Total: ELABORADO POR: ________________________________________ ANALISTA DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE Original: Pago Copia: servicios Generales Copia: Departamento de Transporte Unidad de Adquisiciones VISTO BUENO: ____________________________________ RESPONSABLESERVICIOSGENERALES

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Mes: Ao: Entrega de combustible. Mes en que s esta la asignacin. Ao en que s esta entregando la asignacin de combustible. Objetivo: Establecer control de la entrega de combustible. As mismo sirve de rendicin de cuentas para la solicitud de emisin de cheque. Procedimiento para el uso, distribucin de combustible. Departamento de Transporte. Computarizado. Original y tres copias. Original: Solicitud de emisin de cheque Copia: S / Generales, Departamento de Transporte, Unidad de adquisiciones. Funcionarios que reciben asignacin de combustible. Una hoja, forma impresa sin numeracin. DATOS A LLENAR: Fecha Numero de orden : Fecha de entrega de la asignacin. : Numeracin consecutiva de los funcionarios a las que se le entrega asignacin de combustible. : rea a la que se le entrega combustible a la que se le cargara en su presupuesto el costo de lo entregado. de Diesel o : Cantidad en litros entregada ya sea en Diesel o Gasolina conforme a autorizado. : El numero preestablecido de las ordenes de combustible emitidos. manejo, cuido y

Sistema o Procedimiento:

Origen: Elaboracin y tantos: Distribucin:

Usuarios: Tamao y confeccin:

rea de asignacin

Cantidad Gasolina

en

litros

Numeracin de orden de combustible

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

Nombre y apellido Total Elaborado por Visto Bueno

: Nombre y apellido de la persona que recibe la asignacin : Se pondr el total de litros entregados en Diesel y total entregado en Gasolina. : Firma del Analista Transporte. de Departamento de

: Firma del Responsable de S / Generales.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC Solicitud de Reparacin de Vehculo Vehculo No__________ Placa No: ______________ Marca:___________ rea Solicitante:_____________________________________________

Descripcin: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

Kilometraje Actual:___________________ Fecha: ___________________

_________________ Director del rea

________________ Responsable de Departamento de Transporte

_____________ Conductor

Original: Departamento de Transporte CC: Archivo. Copia: Pago

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Solicitud de Reparacin de Vehculo. Establecer forma nica de solicitar el servicio de reparacin por un funcionario con vehculo asignado. Procedimiento para el servicio de mantenimiento correctivo. Departamento de Transporte. Sistema Automatizado. Original y dos copia. Original y copia: Departamento de Transporte Copia: archivo rea solicitante. Funcionarios con vehculos asignados, conductores, Departamento de Transporte. Carta, forma impresa sin prenumerar (1 hoja) DATOS A LLENAR: : Cdigo interno del vehculo. : Numeracin de la placa. : Marca del vehculo. : rea con vehculo asignado que solicita el servicio. : Se describe la reparacin que se solicita para el vehculo. : Numero de kilmetros recorridos a la fecha de la solicitud. : Fecha de la solicitud. : Firma el funcionario que solicita la reparacin.

Sistema o Procedimiento: Origen: Elaboracin y Tantos: Distribucin:

Usuarios: Tamao y Confeccin: Vehculo N Palca N Marca rea solicitante Descripcin Kilometraje actual Fecha Director del rea

Responsable de Departamento de : Fiema del Responsable del Departamento de Transporte Transporte. Conductor : Firma con nombre y apellido el conductor del rea solicitante.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC Orden de Reparacin de Vehculos A: Sr.__________________________________________________________ Taller: _________________________________________________________ De:____________________________________________________________ Responsable Departamento de Transporte_____________________________ Referente: Orden de Reparacin No___________________

Fecha:______________ Vehculo No ________ Marca_____________ _____________________ Descripcin de Reparacin: Placa No

Kilometraje Actual: __________________ Fecha: __________________

___________________ Responsable de Departamento de Transporte

__________________ Responsable del Dpto. de Servicios

_______________ Director Administrativo Generales

Taller Copia: Departamento Trasporte (Cronolgico) Copia: Expediente Vehculo Copia: Solicitud

Original: Propietario

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Procedimiento: Orden de Reparacin de Vehculos. Unificar el formato para ordenar las reparaciones. Procedimiento para el servicio de mantenimiento correctivo (reparaciones) Departamento de Transporte. Sistema Automatizado. Original y tres copia. Original: propietario del taller Copia: Expediente cronolgico, Expediente vehculo, Solicitud de emisin de cheque. Propietario del taller, Responsable del Departamento de Transporte, conductores, Supervisor de Transporte, responsable de S / Generales. Carta, forma impresa con prenumerada. DATOS A LLENAR: A: Sr. Taller De N Fecha Vehculo Placa N Marca Descripcin de Reparacin Kilometraje actual : Se especifica el nombre del propietario del taller. : Nombre del taller. : Detalla el nombre del Responsable Departamento de Transporte. : El numero consecutivo de la orden. : La fecha del da en que se esta elaborando la orden. : Cdigo Interno del Vehculo : Numeracin de la placa Marca del vehculo : Se describir la reparacin o reparaciones a realizar. : Se especifica los kilmetros recorridos a la del numeracin consecutiva

Origen: Elaboracin y Tantos: Distribucin:

Usuarios:

Tamao y Confeccin:

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

fecha de la solicitud de reparacin. Fecha Responsable Transporte Departamento : La fecha del kilometraje. y sello del Responsable de : Firma Departamento de Transporte. : Firma y sello cuando se requiera su firma. : Firma y sella cuando se requiera su firma. del

Responsable de S / Generales Director Admn..

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC Recib Conforme Orden de Reparacin de Vehculo No__________ Por este medio hago constar que recib conforme la siguiente reparacin:

Del taller: _______________________________________________________ Cuyo propietario es el Seor: _______________________________________ Fecha: __________________ Vehculo No ____________ Placa No____________ Marca _______________ rea Solicitante: _________________________________________________

Conductor Nombre y Apellido

Responsable de Departamento de Transporte

Original: Propietario Taller Copia: Expediente Vehculo Copia: Departamento Trasporte (Cronolgico) Copia: Solicitud de pago

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Recib Conforme Orden de reparacin N______ El Responsable del Departamento de Transporte y el conductor dan constancia del trabajo recibido conforme a lo orientado. Procedimiento para el servicio de mantenimiento correctivo (reparaciones). Departamento de Transporte. Computarizado. Original y tres copia Original: Propietario Taller. Copia: Expediente Vehculo, Cronologa Transporte, Solicitud de Cheque. Responsable del Departamento de Transporte, Propietario del Taller, conductor. Carta, forma impresa sin prenumeracin (1 hoja). DATOS A LLENAR: : Se indica el nombre del Taller. : Nombre del propietario del taller. : Fecha de recepcin del trabajo. : Cdigo del vehculo. : Numeracin de la placa del vehculo. : Marca del vehculo en reparacin. : rea a la que pertenece el vehculo en reparacin. : Nombre y apellido del conductor. de la

Objetivo:

Procedimiento: Origen: Elaboracin: Distribucin:

Usuarios: Tamao y Confeccin:

Del Taller Cuyo propietario es el Seor Fecha Vehculo N Placa N Marca rea solicitante Conductor

Responsable de Departamento de Transporte : Firma y sello del Responsable Departamento de Transporte.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC Acta de Recepcin Por medio de la presente hago constar que recib del seor: _______________ ____________________________________Propietario del Taller _____________ ____________________________ Los siguientes repuestos en mal estado: _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________________________________________________________ Que fueron realizados del vehculo No_______________ Placa No _________ correspondientes a Orden de Reparacin N _______del ___________ Recib Conforme Entregue Conforme Responsable Departamento de Transporte Propietario Taller Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos Fecha: _________________
Original: Propietario Taller Copia: Expediente Vehculo Copia: Departamento Trasporte (Cronolgico) Copia: Solicitud de pago

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Acta de Recepcin Dejar constancia de que se recibieron del taller repuestos en mal estado. Haciendo referencia del numero de orden de reparacin. Procedimiento para el servicio de mantenimiento correctivo (reparaciones) Departamento de Transporte. Computarizado. Original y tres copia. Original: propietario del taller Copia: Responsable del Departamento de Transporte, (Exped del Vehculo), Solicitud de emisin de pago, Cronolgico. Responsable del Departamento de Transporte, Propietario del Taller, conductor, Supervisor de Transporte. Carta, forma impresa sin prenumeracin (1 hoja) DATOS A LLENAR: Recib del seor Propietario del Taller Los siguientes repuestos Vehculo N Placa N Orden de Reparacin N Del Recib Conforme Entregue Conforme : Nombre del dueo del taller. : Nombre del taller. : Describir los repuestos en mal estado que estn entregando y cuantos de cada uno. : Especificar el cdigo del vehculo. : Numeracin de la Placa del vehculo. : Especificar reparacin. el numero de la Orden de

Procedimiento:

Origen: Elaboracin: Distribucin:

Usuarios: Tamao y Confeccin:

: Indicar la fecha de la orden de reparacin. : Firma y sello del Responsable Departamento de Transporte. de la

: Nombre y apellido del propietario del taller.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC Solicitud de Mantenimiento Preventivo Vehculo No__________ Placa #: ______________ Marca:________________ rea Solicitante:__________________________________________________ Fecha: __________________ Descripcin:

Kilometraje Anterior:__________________ Fecha: ___________________ Kilometraje Actual:___________________ Fecha: ___________________

_____________ Director del Area solicitante

________________ Responsable del Departamento de Transporte

_____________ Conductor

Original: Departamento de Transporte CC: Archivo. Copia: Pago

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Solicitud de Mantenimiento Preventivo Uniforma la presentacin de las solicitudes para realizar mantenimiento preventivo. Procedimiento para el servicio de mantenimiento preventivo. Departamento de Transporte. Computarizado. Original y dos copia. Original: Departamento de Transporte. Copia: archivo expediente, solicitud de emisin de cheque. Responsable de Departamento de Transporte, Supervisor de Transporte, conductores, Funcionarios, Responsable de S / Generales. Carta, forma impresa sin prenumeracin (1hoja). DATOS A LLENAR: Vehculo N Placa Marca rea Fecha Descripcin : Cdigo del Vehculo. : Numeracin de la placa del Vehculo. : Marca del vehculo : A la que esta asignado el vehculo : Fecha de la solicitud : Se describe las actividades a realizar en el mantenimiento preventivo y lo que se le va a cambiar. : Kilometraje preventivo. del Ultimo mantenimiento

Procedimiento: Origen: Elaboracin: Distribucin:

Usuarios:

Tamao y Confeccin:

Kilometraje anterior Fecha Kilometraje actual Fecha Director de rea

: Nombre del dueo del taller. : Kilometraje recorrido a la fecha. : Fecha del kilometraje actual. : Firma y sello del director del rea.

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Responsable de Departamento de : Firma y sello del Responsable Departamento de Transporte Transporte Conductor : Nombre y apellido del conductor.

de

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC Orden de Mantenimiento Preventivo A: Sr.____________________________________________________________ De: ______________________________________________________________ Referente: Orden de mantenimiento preventivo No______________

Fecha: ______________ Vehculo No__________ Placa No: ______________ Marca:________________ rea Solicitante:__________________________________________________ Mantenimiento Preventivo: Lavado de Motor ____________________________________ Engrase ____________________________________ Cambio de Aceite ____________________________________ Lavado de chasis ____________________________________ Cambio de Filtro de Combustible ____________________________________ Cambio de Filtro de Aceite ____________________________________ Cambio de Filtro Aire ____________________________________ Lavado de Carrocera ____________________________________ Sopleteo ____________________________________ Pasteado ____________________________________ Otros ____________________________________ Kilometraje Anterior:__________________ Fecha: ___________________ Kilometraje Actual:___________________ Fecha: ___________________ ______________________ Analista del Departamento De Transporte
Original: Estacin de Servicio Taller Copia: Expediente Vehculo Copia: Departamento Trasporte (Cronolgico) Copia: Solicitud de pago

_______________________ Responsable de Transporte

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Procedimiento: Orden de mantenimiento preventivo Establecer forma nica para emitir orden de mantenimiento preventivo. Procedimiento para el servicio de mantenimiento preventivo. Origen: Elaboracin y tantos: Distribucin: Departamento de Transporte. Computarizado. Original y tres copia. Original: estacin de servicio. Copia: exped. de vehculo, Departamento de Transporte (cronolgico), solicitud de pago. Usuarios: Estacin de servicio, Departamento de Transporte, Supervisor de Transporte, funcionario con vehculo asignado, conductores. Carta, forma impresa sin prenumeracin (1hoja). DATOS A LLENAR: : Propietario de estacin gasolinera o taller. : Responsable del Departamento de Transporte : Numero consecutivo de mantenimiento preventivo : Fecha de la orden : Cdigo del vehculo : Numeracin de la placa : Marca del vehculo : Unidad organizativa donde esta ubicado el vehculo : Indicar en cada una de las actividades con una X si se realizar o no la orden de

Tamao:

A: Seor: De N de orden Fecha Vehculo N Placa N Marca rea Mantenimiento preventivo

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

Kilometraje anterior Fecha Kilometraje actual Fecha

: Total de kilometraje anterior : Fecha de kilometraje anterior : Total de kilometraje actual : Fecha de kilometraje actual

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC Orden de Vulcanizacin Sr._________________________________________ Fecha _______________ Por este medio Autorizo al Seor. ______________________________________ (Conductor de esta Institucin) Para realizar el Siguiente Servicio: _____________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

Vehculo No __________________

Placa No________________

rea Solicitante:_______________________________________________________

________________________ Responsable de Transporte

Original: Propietario Vulcanizadora. Copia: Cronolgico Transporte. Copia: Expediente vehculo.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Orden de Vulcanizacin Establecer forma nica para uso de servicio de reparaciones. Procedimiento para el servicio de reparaciones Departamento de Transporte. Computarizado. Original y dos copia. Original: propietario Vulcanizadora. Copia: cronolgico Transporte, expediente vehculo. Responsable del Departamento de Transporte, Supervisor de Transporte, conductores, funcionarios con vehculos asignados. Carta, forma impresa sin prenumeracin (1 hoja) DATOS A LLENAR: Seor: Fecha Autorizo al seor Para realizar el siguiente servicio Vehculo N Placa N rea solicitante Responsable de Transporte : Nombre del propietario de la vulcanizacin. : Fecha de la vulcanizacin. emisin de la orden de

Procedimiento: Origen: Elaboracin y tantos: Distribucin:

Usuarios:

Tamao:

: Nombre del conductor. : Describir el servicio. : Cdigo de vehculo. : Numeracin de la placa del vehculo. : Unidad organizativa donde esta ubicado el vehculo. : Firma y sello del Responsable de Transporte.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC Solicitud Lubricantes y Accesorios Vehculo No__________ Placa No: ______________ Marca:___________ rea solicitante:_______________________________________________ Descripcin:

Kilometraje Anterior: ___________________ Fecha: ___________________ Kilometraje Actual: ____________________ Fecha: ___________________

_____________________ Director del rea

____________ Conductor

VoBo_______________________ Responsable de Transporte

Original: Departamento de Transporte CC: Archivo. Cc: Solicitud de Pago

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Procedimiento: Solicitud lubricantes y accesorios Unificar la forma de solicitar lubricantes y accesorios. Procedimiento para el servicio de mantenimiento preventivo. Departamento de Transporte. Computarizado. Original y dos copia. Original: Departamento de Transporte. Copia: archivo del rea. Copia: solicitud de emisin de cheque. Responsable del Departamento de Transporte, Supervisor de Transporte, conductores, funcionario con vehculo asignado. Carta, forma impresa sin prenumeracin (1 hoja) DATOS A LLENAR: : Cdigo del vehculo. : Numeracin de la placa. : Marca del vehculo. : Unidad organizativa que tiene asignado el vehculo. : Se describe el lubricante, aceite y accesorio que se solicita. : Kilometraje controlado en anterior solicitud. : Fecha de la anterior solicitud : Kilmetros recorridos actualmente. : Fecha de kilometraje actual : Firma y sello del director de rea. : Nombre y apellido del conductor que tiene el

Origen: Elaboracin y tantos: Distribucin:

Usuarios:

Tamao y confeccin:

Vehculo N Placa N Marca rea solicitante Descripcin Kilometraje anterior Fecha Kilometraje actual Fecha Director de rea Conductor

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

vehculo a su cargo. Visto bueno : Visto bueno del Responsable del Departamento de Transporte.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC Orden de Lubricante y Accesorios A: Sr._____________________________________________________________ De: ______________________________________________________________ Referente: Orden de lubricante y accesorios No______________

Fecha: ______________ Vehculo No__________ Placa No: _________ Marca:_____________ Ao: ______ rea solicitante:__________________________________ Lubricantes: ________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ Accesorios: _________________________________ _____________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________

Kilometraje Anterior: ___________________ Fecha: ___________________ Kilometraje Actual: ____________________ Fecha: ___________________ _______________________ Responsable del Departamento de Transporte
Original: Estacin de Servicio Copia: Departamento de Transporte Copia: Expediente de Vehculo Copia: Solicitud de Pago

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Orden de lubricantes y accesorios Unificar las ordenes de entrega de lubricantes y accesorio que se envan a la gasolinera o talleres Procedimiento para el servicio de mantenimiento preventivo. Departamento de Transporte. Computarizado. Original y tres copia. Original: estacin de servicio o talleres. Copia: Departamento de Transporte, expediente del vehculo, solicitud de emisin de pago. Responsable de Transporte, Analista de Transporte, conductores, funcionario con vehculo asignado.

Procedimiento:

Origen: Elaboracin y tantos: Distribucin:

Usuarios:

Tamao y confeccin: Carta, forma impresa con prenumeracin (1hoja). DATOS A LLENAR: : Nombre del propietario de la gasolinera o taller. : Nombre y apellido Responsable Departamento de Transporte. : Numero consecutivo de la orden. : Fecha de la orden. : Cdigo del vehculo. : Numeracin de la placa. : Marca del Vehculo. : Ao de fabricacin del vehculo. : Unidad organizativa solicitante. : Describir que tipo de lubricantes necesita el vehculo y la cantidad. del

A: Sr. De: N Fecha Vehculo N Placa N Marca Ao Area solicitante Lubricantes

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Accesorios Kilometraje anterior Fecha Kilometraje actual Fecha Responsable Transporte Departamento

: Describir accesorios que solicita y cantidad. : Kilometraje recorrido en anterior solicitud. : Fecha del anterior kilometraje : Kilmetros recorridos actualmente. : Fecha del kilometraje actual. de : Firma y sello del Responsable Departamento de Transporte. del

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC POLIZA No.__________________________ DE SEGURO DE AUTOMVILES VIGENCIA_________________ FECHA_____________________ No. de Mvil Orden No de Marca placa Certificado No. Ao rea

Elaborado por: ___________________ Supervisor de Transporte


Original: Departamento de Transporte

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo Y Aplicacin del Formato: Detalle de Pliza de Seguro de Vehculo de INATEC APLICACIN: Su aplicacin es interna en la Departamento de Transporte. Se actualiza cuando hay cambios. Mantener actualizado el detalle de los certificados por pliza de seguro de vehculo segn su clasificacin. Para tener de inmediato los datos ante un accidente o choque Procedimiento para manejo de pliza de seguro. Departamento de Transporte Computarizado Original Responsable Departamento de Transporte. Carta, forma impresa prenumeracin (1 hoja) sin

Objetivo:

Sistema o Procedimiento:

Origen: Elaboracin y Tantos: Usuarios: Tamao y confeccin:

Pliza N Vigencia Fecha N de Orden

DATOS A LLENAR: : Numero de la pliza o plizas de accidente que tiene INATEC : De que fecha a que fecha es el Periodo de Validez del seguro. : Fecha de la pliza de seguro. : Es la numeracin de Orden que se le da a cada certificado por vehculo. : Es el nmero o cdigo que se le ha dado al vehculo.

Mvil

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N de Placa Marca Certificado N Ao rea Elaborado por Transporte

: Se indica la numeracin de la Placa. : La Marca del Vehculo que estamos describiendo. : El numero de certificado de la pliza de seguro que le corresponde a ese vehculo. : Ao del certificado. : Se indica la Unidad Organizativa a la que esta asignado el vehculo. Supervisor de : Se indica que es elaborado por Supervisor de Transporte.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC Registro Mensual de Combustible Ao _________ Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Kilmetro Recorrido Combustible Entregado Promedio Consumo de Valor

Registro de Batera Marca Voltios Amperios Fecha Instalada Meses de Valor Servicio

Registro de Llantas Medida Marca Cantidad Fecha Instalada Meses de Valor Servicio

Vehculo ___________________ Placa No__________________ Elaborado por ____________________ Supervisor de Transporte


Original: Expediente de vehculo

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Registro Mensual de Combustible Registrar en el expediente del vehculo mes a mes el consumo de combustible y su valor. Igual la compra de bateras y llantas. Departamento de Transporte. Computarizado. Original. Original para expediente del vehculo. Responsable de Departamento Transporte. Supervisor de Transporte. Carta, forma impresa con prenumeracin (1hoja). Procedimiento de uso, consumo y distribucin de combustible. DATOS A LLENAR: Ao Mes : Ao en que se esta elaborando la forma. En la primera columna aparecen dos meses. : En el que se reflejaran los datos que se irn acumulando mes a mes. : Cada mes se reflejara el numero de kilmetros recorridos cuando se le entrego combustible a inicios del mes. : Cantidad de litros en Diesel o Gasolina. : Se especifica mensual. el promedio de consumo

Origen: Elaboracin y tantos: Distribucin: Usuarios:

Tamao y confeccin: Procedimiento:

Kilmetros recorridos

Combustible entregado Promedio de Consumo Valor C$ Registro de Batera Marca Voltios

: Se coloca el valor de lo consumido en el mes de acuerdo al precio promedio del mes.

: Marca de la batera comprada : Voltios de la batera comprada

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

Amperios Fecha instalada Meses de Servicio Valor Requisitos de Llantas Medida Marca Cantidad Fecha instalada Meses de Servicio Valor Vehculo No_____ Placa No________ Elaborado por

: Amperio de la batera comprada : Fecha en que se instalo. : Los meses de uso de esa batera. : Precio o costo de la batera

: Numeracin de llantas que se compraron : Marca de las llantas : Cuantas llantas se compraron : Fecha en que se instalaron : Indicaron los meses que sirvieron o de uso : Costo de las llantas : Cdigo del vehculo : Numeracin de la placa del vehculo. : Nombre y Transporte apellido del Supervisor de

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC REGISTRO DE REPARACIONES Ao _________ Kilometraje de Reparacin Valor C$

Fecha

Taller /Servicio

Trabajo efectuado

Vehculo ___________________ Placa No__________________ rea:_________________ Elaborado por _________________________________ Supervisor de Transporte
Original: Expediente de vehculo

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Registro Mensual de Combustible Registrar en el expediente y tener en mano los datos de las reparaciones de un vehculo en el ao. Procedimiento para uso mantenimiento correctivo. Departamento de Transporte Computarizado Original para expediente de vehculo Responsable Carta, formula impresa 1 hoja; sin prenumerar DATOS A LLENAR: Ao Fecha Kilometraje de reparacin Trabajo efectuado Valor C$ : Ao de elaboracin : En esta columna se colocaran las fechas de cada reparacin Kilmetros recorridos que marca cuando se : lleva reparar : Tipo de reparacin : Costo de cada reparacin. Estos datos se reflejaran cada vez que se de una reparacin en vinculo. : Cdigo del vehculo : Numeracin de la placa del vehculo : Unidad Organizativa donde esta asignada el vehculo. : Nombre y Transporte apellidos del Supervisor de de servicio de

Procedimientos

Origen Elaboracin Distribucin Usuario Forma

Vehculo No Placa No rea Elaborado por

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC REGISTRO DE REPARACIONES Ao _________ Kilometraje de

Fecha

Taller /Servicio

Trabajo efectuado

Valor C$

Vehculo ______________________ Placa_________________ rea:________________ __________________________ Elaborado por Supervisor de Transporte


Original: Expediente de vehculo

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA

Nombre de la Forma: Objetivo:

Registro de reparaciones Registrar en el expediente y tener a mano los datos de las reparaciones de un vehculo en el ao Procedimiento para uso de servicio de mantenimiento correctivo Departamento de Transporte Computarizado original Original para expediente de vehculo Responsable del Departamento Supervisor de Transporte Carta, forma impresa 1 hoja. de Transporte,

Procedimiento

Origen Elaboracin Distribucin Usuarios

Forma DATOS A LLENAR: Ao Fecha Kilmetros recorridos Taller Trabajo efectuado Valor C$ Vehculo No Placa No rea Elaborado por : : : : : : : : : :

Ao de elaboracin En esta columna se colocara la fecha de cada relacin Kilmetros recorrido que marca cuando se lleva a reparar Nombre del taller donde se llevo a repara Tipo de reparacin Costo de cada reparacin, estos se reflejan cada vez que se de una reparacin en el vehculo. Cdigo del vehculo Numeracin de la placa del vehculo Unidad organizativa donde esta asignado el vehculo Nombre y Apellido del Supervisor de Transporte

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC REGISTRO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Ao _______ Servicio Fecha de Kilometraj Meses Ejecucin AM FA AD AT AV AR FC CN EN LM LC SP PT PU e Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total Vehculo ___________________ Placa No__________________

Valor C$

Elaborado por _____________________ Supervisor de Transporte

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

Clave de los Servicios: AM = Cambio de Aceite de Motor CN = Chequeo de Niveles FA = Cambio de Filtro de Aceite EN = Engrase AD = Cambio de Aceite a Diferencial LM = Lavado de Motor AT = Cambio de Aceite a Trasnfer LC = Lavado de Carrocera AV = Cambio de Aceite a caja de Transfer ST = Sprayado FC = Cambio de Aceite de Caja de Timn PA = Pasteado CC = Cambio de Aceite de Caja de Combustible PU = Pulido
Original: Expediente de vehculo

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Registro de mantenimiento preventivo Registrar en el expediente del vehculo los mantenimientos preventivos que se han realizado durante todo el ao. Origen: Procedimientos: Departamento de Transporte. Procedimiento para uso mantenimiento preventivo Computarizado. Original. Original para expediente del vehculo. Responsable de Departamento Transporte. Supervisor de Transporte. Funcionario de vehculo asignad. Direccin superior Carta, (1hoja) forma impresa sin prenumeracin : Ao en que s esta elaborando la forma. Mes Ao : En la primera columna aparecen los meses en cada mes se reflejan los datos que se irn acumulando mes a mes. : Cada mes se registraran la fecha en que se realice un mantenimiento, cambio de filtros, aceite o cualquier actividad realizada. Kilometraje recorrido a la fecha del : mantenimiento, del cambio de aceite o de filtro o cualquier actividad realizada en el vehculo. : Costo del mantenimiento o de los cambios efectuados. : Cdigo del vehculo : Numeracin de la placa del vehculo de servicio de

Elaboracin Distribucin: Usuarios:

Tamao y confeccin: DATOS A LLENAR:

Fecha de Ejecucin

Kilmetros Valor C$ Vehculo Placa No

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC REGISTRO DE OTROS PRODUCTOS Ao _________

Mes Ene Feb Mar Abr May Junio Julio Ago Sep Oct Nov Dic Total

Descripcin Valor A1 A2 LF RF SC LV LA CJ AF SB PA FT AB PL HP CP CL CH VU

Vehculo ___________________ Placa No__________________

Elaborado por __________________________ Supervisor de Transporte

A1 = Aceite de Motor A2 = Aceite de dos Tiempos PA = Pasta Abrillantadora LF = Liquido de Frenos FT = Forro de Timn RF = Refrigerante AB = Ambientador SC = Silicn PL = Pega Loca LV = Liquido Limpia Vidrio HP = Hepoximil LA = Lanilla CP = Cepillo Para Brisa

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

CJ = Cojines CL = Cliner AF = Alfombra CH = Chispero SB = Soluciones de Batera VU = Vulcanizacin


Original: Expediente de Vehculo

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Registro de otros productos Registrar en el expediente del vehculo productos que se han cambiado al vehculo as como accesorios, mes a mes Procedimiento de adquisicin de lubricantes y accesorios Departamento de Transporte Computarizado original Original para expediente de vehculo - Responsable de Departamento de Transporte. - Supervisor de Transporte - Funcionario del vehculo asignado - Direccin superior Carta, forma impresa sin preenumerar (1 hoja)

Procedimiento Origen Elaboracin Distribucin Usuarios

Tamao y Confeccin

Ao Meses

DATOS A LLENAR: : Ao en que se esta elaborando la informacin : En la primera columna aparecen los meses, en cada mes se reflejan los datos que se irn acumulando mes a mes. : Cada mes s marcara lo que se haya comprobado o cambiado segn la simbologa clasificada : En esta casilla se indicara el costo de los servicios o cambios que se hayan efectuado. : Cdigo del vehculo : Numeracin de la placa del vehculo : Nombre y Apellido del Transporte Supervisor de

Descripcin

Valor Vehculo No Placa No Elaborado por

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INVENTARIO FLOTA VEHICULAR del No de Cdigo Orden Vehculo Marca

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC AO___________ Tipo No. Motor de No Chasis Color Ao Tipo de Combus rea Asignada tible

Modelo

FECHA ____________

TRIMESTRE_________________

ELABORADO POR:______________________ Analista del Departamento De Transporte

VoBo:_______________________ Responsable de Transporte

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Inventario Flota vehicular

Objetivo:

Mantener el actualizado el inventario de la flota vehicular de INATEC. Procedimiento para control de inventario vehicular Departamento de Transporte Computarizado original y dos copias Original y copia al Responsable de Transporte, Analista de Transporte y Director Administrativo. Responsable de Transporte, Analista de Transporte Director Administrativo Carta, forma impresa sin preenumerar (1 hoja) DATOS A LLENAR:

Procedimiento Origen Elaboracin y tantos Distribucin

Usuarios Tamao y Confeccin

Ao Fecha Trimestre No de Orden Cdigo del vehculo Marca Modelo No de Motor No de Chasis Color

: Ao en que se esta informacin : Fecha de elaboracin del formato. : Se indica el trimestre elaborando el inventario en que se esta

: Es la numeracin de orden que se leda a cada vehculo a describir : Es el numero o cdigo que se leda al vehculo : La marca del describiendo vehculo que estamos

: Modelo del vehculo a describir : Indica el numero del motor del vehculo a describir : Indica el nmero de chasis del vehculo a describir : Indicar el color del vehculo que se describe

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

Tipo de combustible rea asignada Elaborado por Visto bueno Ao

: Si usa diesel o gasolina el vehculo a describir : Se indica la unidad organizativa a la que esta asignado el vehculo descrito : Firma de la elaboracin del inventario, el Analista del Departamento de Transporte : Responsable del Departamento de Transporte : Ao de fabricacin del vehculo a describir

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INFORME DE COMBUSTIBLE MES ______________AO ____VEHCULO ______________________PLACA:___________________


AUTORIZADO MES Ene
Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov TOTAL DIE SEL GASO LINA

AUTORIZADO CONSUMO EXTRA


DIE SEL GASO LINA DIE SEL GASO LINA

DEPOSITO
DIE SEL GASO LINA

COSTO C$ DEVOLUCION CONSUMIDO


DIE SEL GASO LINA DIE SEL GASO LINA

PENDIENTE JUSTIFICAR
DIE SEL GASO LINA

DE

Fecha______________________ ELABORADO POR:______________________ Analista del Departamento De Transporte VoBo:_______________________ Responsable de Transporte

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Informe de Combustible Mantener Informado a las instancias superiores del consumo y gasto del combustible mes a mes para establecer el gasto del ao. Uso y control del combustible Departamento de Transporte Computarizado original y dos copias Original: Director Administrativo Copia: Responsable del Transporte

Procedimiento Origen Elaboracin y tantos Distribucin

Departamento

Usuarios

Director Administrativo Responsable del Departamento de Transporte Analista de Transporte Funcionario del Vehculo asignado Carta, forma impresa sin preenumerar (1 hoja)

Forma tamao DATOS A LLENAR: Mes Ao Columna Mes Autorizado por Diesel Gasolina Autorizado Extra Diesel o Gasolina

Mes que se est informando : Ao que est informando. : Contiene los meses de enero a diciembre y el total. : Se reflejar cada mes la cantidad autorizada en litros de Diesel o Gasolina a consumir. : Se refleja cada mes la cantidad autorizada sea fuera de lo asignado en litros de Diesel o Gasolina. : Se indica cada mes la cantidad consumida cada mes en litros de Diesel o Gasolina.

Consumo Diesel o Gasolina

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

Deposito Diesel o Gasolina

: Se indica cada mes la cantidad depositada en litros de Diesel o Gasolina.

Costo en Crdoba consumido Diesel : El costo en Crdoba de lo consumido en Diesel o Gasolina o Gasolina cada mes, de acuerdo al precio promedio en el mes. Devolucin Diesel o Gasolina : Las devoluciones que se hayan efectuado tanto en Diesel o Gasolina en litros mes a mes.

Pendiente de justificar Diesel : Combustible en litros Diesel o Gasolina de que Gasolina al cierre del mes no lo hayan consumido ni justificado. Fecha Elaborado por Visto Bueno : La fecha de elaboracin del informe. : Firma y sello del Analista del Departamento de Transporte. y sello del Responsable : Firma Departamento de Transporte. del

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INFORME DEL ESTADO ACTUAL DE VEHCULOS Trimestre: ______________ fecha _______________ N rea de Orden Asignada Vehculo Placa No No Situacin Marca Ao Bueno Mal estado De En Reparacin baja Observaciones

Elaborador por:__________________________ Analista del Departamento de Transporte


Original y Copia: Dpto. de Transporte Copia: Archivo Departamento de Transporte

VoBo_____________________________________ Responsable del Departamento Transporte

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Informe del Estado Actual de los Vehculos Mantener informados a las instancias superiores del estado de los vehculos del Nivel Central Procedimiento de uso resguardo y cuido de los vehculos Departamento de Transporte Computarizado original y dos copias Original y copia Departamento de Transporte, Direccin Administrativa. Responsable de Transporte Director Administrativo Analista de Transporte Carta, forma impresa sin preenumerar (1 hoja) DATOS A LLENAR: Trimestre No de Orden rea Asignada Vehculo No Placa No Marca Ao Situacin Observaciones : Se indica el trimestre elaborando el inventario en que se esta

Procedimiento

Origen Elaboracin y tantos Distribucin

Usuarios

Tamao y Confeccin

: Numeracin consecutiva de cada vehculo a informar su estado : El rea a la que esta asignado el vehculo : Cdigo del vehculo : Numeracin de la placa del vehculo : La marca del describiendo vehculo que estamos

: Ao de fabricacin del vehculo : Especificar si est en buen o mal estado, en reparacin, o de baja el vehculo a describir : Datos a agregar

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

Fecha Elaborado por Visto bueno

: Fecha de elaboracin del Informe : Nombre y apellido del Responsable de la Departamento de Transporte : Firma y sello del Responsable de Servicios Materiales

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INFORME DE COMBUSTIBLE MES ______________AO _______


MES Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov TOTAL AUTORIZADO DIESEL AUTORIZADO EXTRA GASOLINA CONSUMO DIESEL DEPOSITO COSTO C$ PENDIENTE DE DEVOLUCION CONSUMIDO JUSTIFICAR GASOLINA DIESEL GASOLINA DIESEL GASOLINA DIESEL GASOLINA

GASOLINA DIESEL

GASOLINA DIESEL

Fecha__________ ELABORADO POR: ____________________________________


RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE Original y Copia: servicios Generales

VoBo: ___________________________
RESPONSABLE SERVICIOS GENERALES

Copia: Archivo

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA

Nombre de la Forma: Objetivo:

Informe de Combustible Mantener informados a las instancias superiores del consumo y gasto del combustible mes a mes. Para establecer el gasto del ao Procedimiento de uso y control del combustible Departamento de Transporte Computarizado original y dos copias Original y una copia al Responsable de S / Generales Copia, archivo Departamento de Transporte -Director Administrativo -Responsable de S / Generales -Responsable Departamento de Transporte, -Supervisor de Transporte -Funcionario del vehculo asignado Carta, forma impresa sin preenumerar (1 hoja) DATOS A LLENAR: : Mes que se estar informando. : Ao que esta informando. : Contiene los meses de enero a diciembre y el total. : Se reflejar cada mes la cantidad autorizada en litros de diesel o gasolina a consumir a Nivel Central. : Se reflejar cada mes la cantidad autorizada sea fuera de lo asignado en litros de Diesel o Gasolina a Nivel Central.

Procedimiento Origen Elaboracin y tantos Distribucin

Usuarios

Forma tamao

Mes Ao Columna Mes Autorizado por Diesel Gasolina

Autorizado Extra Diesel o Gasolina

Consumo Diesel o Gasolina

: Se indicara cada mes la cantidad consumida

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

cada mes en litros de diesel o gasolina a nivel central. Deposito Diesel o Gasolina : Se indicar cada mes la cantidad depositada en litros de diesel o gasolina (si se esta trabajando por deposito) para el nivel Central

Costo en Crdoba consumido Diesel : Costo en Crdoba de lo consumido en diesel o gasolina cada mes en el Nivel Central, de o Gasolina acuerdo al precio promedio del mes a nivel central. Devolucin Diesel o Gasolina : Indicar las devoluciones que se hayan efectuado tanto en diesel como en gasolina en litros mes a mes a nivel central.

Pendiente de justificar Diesel : Combustible en litros Diesel o Gasolina de que al cierre del mes no lo hayan consumido ni Gasolina justificado. Fecha Elaborado por Visto Bueno : La fecha de elaboracin del informe. : Firma y sello del Responsable Departamento de Transporte. del

: Firma y sello del Responsable de Servicios Generales

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC LIQUIDACIN DE COMBUSTIBLE Mes: ____________________ REAS cuota autorizada D G cuota autorizada extra D G DIESEL GASOLINA Pendien Precio Cantid Cos Precio Cantid Cost Cuota devuelta te de unitari ad de o unitari ad de to justificar o C$ Litros total o C$ Litros total D G D G

Fecha: _______________ Elaborado por__________________________________ Analista del Departamento de Transporte


Original y Copia: Dpto. de Transporte Copia: Analista de Transporte

VoBo__________________________________ Responsable Departamento De Transporte

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Liquidacin de combustible mensual por rea Mantener informados a las instancias superiores del consumo y gasto de combustible mensual y por reas en el nivel central. Procedimiento de uso y control del combustible Departamento de Transporte Computarizado original y dos copias Original y una copia Dpto. Analista de Transporte de Transporte, copia

Procedimiento Origen Elaboracin Distribucin

Usuarios

Forma tamao

Administrador -Responsable de Transporte -Analista de Transporte -secretaria. Carta, forma impresa sin preenumerar (1 hoja) DATOS A LLENAR:

Mes Fecha reas Cuota autorizada Diesel Gasolina

: Mes que se esta informando. : Fecha de elaboracin del informe : En esta columna se especificaran las reas a las que se le ha asignado combustible. : Lo asignado en litros de Diesel y Gasolina en cada rea en el mes a nivel central.

Cuota autorizada extra Diesel - : Lo entregado autorizado fuera de lo asignado en litros de Diesel o Gasolina en cada rea en Gasolina el mes a Nivel Central. DIESEL Precio Unitario : Precio unitario del Diesel en el mes por rea.

Cantidad de litros

: Especificar numero de litros consumidos en el mes de Diesel por rea.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

Costo total GASOLINA: Precio Unitario Cantidad en litros Costo Total Cuota Devuelta Diesel Gasolina

: Indicar lo gastado en valor del total de litros de Diesel consumidos por rea en el mes. : Precio unitario de la Gasolina en el mes por rea. : Especificar numero de litros consumidos en el mes de Gasolina por rea. : Indicar lo gastado en valor del total de litros de Gasolina consumidos por rea en el mes. : Especificar litros de Diesel o Gasolina devueltos no consumidos por rea en el mes en el nivel central.

Pendiente de justificar Diesel : Combustible en litros de Diesel y Gasolina Gasolina entregados y al fin de mes han sido justificados por rea en el mes.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC CONSOLIDADO DE SOLICITUDES DE VEHCULOS Y HOJAS DE RUTAS POR REA Mes: ____________ Fecha: ____________ No de rea Orden

Cantidad Solicitada Kilmetros Recorridos

Total Elaborado por ___________________ Analista del Departamento de Transporte


Original y Copia: Dpto. S / Generales Copia: Archivo

VoBo____________________________ Responsable Servicios Generales

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Consolidado de solicitudes de Vehculos y hojas de ruta por reas. Establecer el uso del parque automotor de la Departamento de Transporte para informacin de instancias superiores. Procedimiento de uso y resguardo de vehculos Departamento de Transporte Computarizado original y dos copias Original y una copia Dpto. de Servicios Generales, copia archivo -Administrador -Responsable de Departamento de Transporte -Analista de Transporte -Conductores Carta, forma impresa sin preenumerar (1 hoja) DATOS A LLENAR: Mes Fecha N de orden rea Cantidad solicitada Kilmetros recorridos Total laborado por : Mes que se esta informando. : Fecha de elaboracin del informe : Numeracin consecutiva que se le da a cada mes. : rea o unidad organizativa que solicito servicio en el mes. : Cantidad total de las solicitudes y recorridos realizados. : Total de kilmetros recorridos por rea segn las hojas de recorrido. : Suma de la columna de cantidades solicitadas por rea. : Nombre y apellido del Analista del

Objetivo:

Procedimiento Origen Elaboracin Distribucin

Usuarios

Forma tamao

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

Departamento de Transporte. Visto Bueno : Firma y sello del responsable del Departamento de Transporte.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC REPARACIONES CORRECTIVAS AO_______ Fecha _________ Direccin Ejecutiva MOVIL Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total

Subtotal Direccin General Administrativa Financiera MOVIL Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total

Subtotal Direccin General de Planificacin y Sistemas MOVIL Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total

Subtotal Direccin de Programas Especiales MOVIL Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total

Subtotal Direccin General de Formacin Profesional MOVIL Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total

Subtotal Elaborado por___________________ Analista del Departamento de Transporte


Original: Responsable de Transporte Cc: Responsable de S / Generales Cc: Departamento de Transporte

VoBo__________________________ Responsable Departamento De Transporte

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Reparaciones Correctivas Mantener informados a las instancias superiores del gasto en reparaciones y compra de repuestos mes a mes para establecer el gasto del ao. Procedimiento de uso y control de gastos en ese rubro por vehculo Departamento de Transporte Computarizado original y dos copias Original y una copia al Responsable de S / Generales Copia, archivo Departamento de Transporte Director Administrativo -Responsable de Transporte -Analista de Transporte -Funcionario del vehculo asignado Carta, forma impresa sin preenumerar (1 hoja) DATOS A LLENAR: Ao Fecha Mvil : Ao que esta informando. : Fecha de elaboracin : Se describe por rea cada vehculo que tiene esa rea organizativa se le haya realizado o no reparaciones correctivas, compra de repuestos compra de llantas, bateras y otros. : se refleja el gasto incurrido en el vehculo el mes en que se realizo : Se refleja la suma del gasto de cada vehculo en los meses

Procedimiento

Origen Elaboracin y tantos Distribucin

Usuarios

Forma tamao

Meses Total columna

Sub-Total fila

: Es la suma de lo gastado en los vehculos del rea en cada mes

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

Gran Total

: Es la suma total de los gastos que se realizaron en todas las reas durante los 12 meses del ao : Firma y sello del Responsable Departamento de Transporte : Del Responsable de Servicios Generales : La fecha de elaboracin del informe. : Firma y sello del Analista de Transporte. : Firma y sello del Responsable Departamento de Transporte del de la

Elaborado Por Visto Bueno Fecha Elaborado por Visto Bueno

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC MANTENIMIENTO PREVENTIVO AO_______ Direccin Ejecutiva MOVIL Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total Fecha___________

Subtotal Direccin Administrativa Financiera MOVIL Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total

Subtotal Direccin General de Planificacin y Sistemas MOVIL Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total

Subtotal Direccin de Programas Especiales MOVIL Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total

Subtotal Direccin General de Formacin Profesional MOVIL Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total

Subtotal

Elaborado por_______________________ Analista del Departamento de Transporte Original: Responsable de Transporte Cc: Responsable de S / Generales Cc: Direccin Administrativa

VoBo_________________________ Responsable Departamento De Transporte

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma: Objetivo: Mantenimiento preventivo. Informar los gastos en mantenimientos preventivos, lubricantes y aceites realizados o aplicados a cada mvil en cada rea. Se har acumulativa mes a mes para ir estableciendo el gasto total al final del ao por mvil y el total del rubro Procedimiento de uso y control de gasto en ese rubro por vehculo Departamento de Transporte Computarizado original y dos copias Original y una copia al Responsable de S / Generales Copia, archivo Departamento de Transporte -Director Administrativo -Responsable de S / Generales -Analista de Transporte -Funcionario del vehculo asignado Carta, forma impresa sin preenumerar (1 hoja)

Procedimiento

Origen Elaboracin y tantos Distribucin Usuarios

Forma tamao DATOS A LLENAR: Ao Fecha Mvil

Ao que esta informando. Fecha de elaboracin Se describe por rea cada vehculo que tiene esa rea organizativa se le haya realizado o no mantenimiento preventivo. se refleja el gasto incurrido en el vehculo el mes en que se realizo : Se refleja la suma del gasto de cada vehculo en los meses

Meses Total columna

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

Gran Total Fecha Elaborado por Visto Bueno

: Es la suma total de los gastos que se realizaron en todas las reas durante los 12 meses del ao : La fecha de elaboracin del informe. : Firma y sello del Analista de Transporte. : Firma y sello del Responsable del Departamento de Transporte

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VI. COORDINACIONES.
Departamento de Transporte mantiene estrecha relacin con todas las reas organizativas del Nivel Central las que deben brindarle servicio. Tiene coordinacin con Unidad de Adquisiciones, Asesora Legal. Establece vnculos de servicios con los detalles de reparacin, las estaciones gasolineras, proveedores de repuestos y accesorios. Constante relacin con la Compaa de Seguros con la que se tramita la pliza de Seguros de los vehculos de INATEC.

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