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GUIA DEL USUARIO SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE INFORMACIN

Av. San Borja Sur 754 San Borja. Lima 41, Per Telefax: 2257190 / 2250167 / 2260298 / 2249014
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Software producido por el GRUPO S10

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Contenido Que es S10 Sistema de Administracin de la Informacin . El sistema permite ... Ventajas del uso del sistema .. Seguridad ... Control de usuarios ... Cmo funciona? .... La carpeta de trabajo .... Labores realizadas por el administrador del sistema (sa) Registro de informacin en los Catlogos . Unidades operativas Registro de las Unidades operativas .... Roles .. Registro del roles . Etiquetas ... Registro de etiquetas .. Acciones y resultados . Clasificacin de documentos . Registro de clasificacin de documentos Identificadores . Caractersticas de los identificadores .... Para efectuar un nuevo registro Lugares ... .. Organizacin Roles por Unidad operativa .. Etiquetas por Unidad operativa Procedimientos .. Registro de procedimientos . Identificadores por etiquetas .. Documentos .. Registro de documentos . Registro de nuevos documentos ... Registro de una ficha .. En el caso de un documento emitido Labores realizadas por el usuario que recibe un documento .. 56 Registros .... Labores que realiza en este escenario el usuario que recibe un registro .. Por Rol ... Por Usuario ... Resultados ... Auditoria de registros .. 3 3 3 4 4 4 5 12 12 13 15 17 17 19 20 22 24 24 32 33 33 35 35 36 38 39 39 43 44 46 48 48 48 56 56 58 58 65 66

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1.1 Qu es el Sistema de Administracin de Informacin? Es un programa destinado a la gestin documental corporativa que permite capturar, importar, almacenar, proteger, ordenar, localizar, recuperar y distribuir informacin contenida en todo tipo de documentos para la funcionalidad de las empresas. Cubre de forma ptima todas las necesidades de su empresa en materia de gestin documental. Garantiza el xito de cualquier proyecto, porque cuenta con la mayor experiencia y profundos conocimientos en todo lo relacionado con la gestin documental. Integrado a herramientas aplicables a todos aquellos aspectos de los procedimientos administrativos que la tecnologa puede contribuir a mejorar. 1.2 El sistema permite

o La gestin de procedimientos de trabajo con el que se puede reflejar de forma fiel la

o o estructura y normalizacin de cualquier secuencia administrativa. Definir grupos de usuarios con las mismas necesidades de acceso a la informacin. Controlar la informacin bajo las reglas y pautas que tenga la empresa, las labores que las personas cumplen en las empresas se llaman roles, lo ideal es que los empleados sean flotantes, que cualquiera de ellos pueda reemplazar al titular pero con los mismos atributos y eficacia. Define los perfiles de usuario dentro del sistema y los mdulos asociados a ellos. Cuando la empresa tiene funciones definidas y estas son muchas veces repetitivas, el sistema le permite organizar y controlar paso a paso, el S10 lo denomina procedimientos, hasta lograr los resultados deseados. Administrar informacin, est comprobado que la informacin digital tiene un valor incalculable y su manejo es verstil, fcil de acceder y evaluar. Que toda la informacin este concentrada en un servidor, es necesario que est al alcance de todos los usuarios que forman parte de un proyecto. Cuando se trata de documentos (papeles) permite definir la ubicacin fsica donde se archiva, para su localizacin instantnea. Cuando los trmites se realizan de acuerdo a la organizacin de su empresa se denomina Workflow. Ofrece la funcionalidad de gestin documental necesaria para dotar de soluciones corporativas de gestin del conocimiento a las empresas. Evita costos indirectos elevados (lentitud de las operaciones manuales necesarias para recuperar informacin). Evita retrasos que suponen un mal servicio a los clientes. Solucin ms adecuada y efectiva para almacenar, ordenar y consultar grandes volmenes de informacin con formato de listados, proporcionando la herramienta idnea para acceder a la informacin necesaria. Facilita el acceso inmediato a la informacin. Proporciona seguridad a los datos y los mantiene en formato digital, lo cual permite su uso posterior para otras aplicaciones. Muestra, en forma de rbol, la estructura de documentos creada y varias formas de presentacin. Proporciona los ms avanzados mecanismos para la bsqueda y seleccin de documentos, generando bsquedas tan completas como el usuario precise.

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1.3 Ventajas del uso del sistema o o La utilizacin es completamente sencilla por cualquier tipo de usuario. Permite a cada empresa, disponer de cualquier caracterstica especial de gestin que pudiera necesitar.

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Posibilita la gestin de todo tipo de archivos, imgenes, procesadores de texto, hojas de clculo, videos, sonidos, llamadas telefnicas, etc... Asegura un funcionamiento continuo y sin problemas en aquellos mbitos de trabajo donde, el acceso a la informacin, es un factor crtico.

1.4 Seguridad Permite definir accesos al sistema por usuarios y roles, as como la asignacin y modificacin de las contraseas y derechos de acceso. 1.5 Control de usuarios Cada usuario tiene un "perfil" especfico, esto es, lo que es permitido realizar dentro del programa, definido por 2 parmetros: o Las aplicaciones a las que tiene acceso. o Las opciones del men que est autorizado a ejecutar. El control de usuarios es competencia exclusiva del Administrador del sistema o Supervisor. 1.6 Cmo funciona?

Fig. 1

Como se muestra en la Fig. 1, el administrador del sistema (sa) es el primero en usar el sistema, registrando a los usuarios y luego los catlogos. Una vez preparado los catlogos hay 2 tipos de
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usuarios, el primero es el que registra el documento y enva, luego el segundo usuario recibe el documento para su conocimiento y posterior trmite. 1.7 La carpeta de trabajo A continuacin se describe las partes de la ventana:

Fig. 2

1.7.1 Barra de ttulos: Muestra el ttulo de la aplicacin y el icono de aplicacin, y los botones minimizar , maximizar y cerrar . 1.7.2 Barra de mens: Presenta opciones de men para la aplicacin en uso. Cada men contiene acciones especficas y estas cambian de acuerdo al escenario que ingresa el usuario, las mismas opciones en forma abreviada se ejecutan desde los botones (iconos) 1.7.2.1 Archivo: Muestra el men con las siguientes opciones: Imprimir: Imprime el contenido del escenario. Vista preliminar: Muestra la apariencia en pantalla de un archivo como ser impreso. Iniciar sesin como usuario distinto: Permite reiniciar la aplicacin sin salir, para ingresar como otro usuario. Salir: Sale de la aplicacin. 1.7.2.2 Ver: Muestra o esconde la barra de estado que proporciona informacin acerca del servidor que est en uso, el nombre de la base de datos y del usuario.

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1.7.2.3 Catlogos: Permite el acceso a los catlogos que usa el sistema, esto con la finalidad de que al Administrador le permita registrar informacin que posteriormente ser utilizado por los usuarios. 1.7.2.4 Herramientas: Estas opciones son comunes para todos los escenarios y contiene lo siguiente:

Fig. 3

La configuracin del sistema, es independiente para cada uno de los usuarios, las opciones elegidas son permanentes hasta que el mismo usuario lo vuelva a modificar.

: Est disponible para el escenario de Documentos. La regla es por usuario. El Asistente de Reglas para Documentos, permite definir criterios para organizar sus documentos dentro del organizador (rbol) a travs de ciertos campos, que son propiedades de los documentos, y condiciones que el usuario decida asignar. Una vez definidas las reglas; cuando el usuario registre un documento, este se ubicar automticamente dentro de la rama del rbol definida en la regla. A medida que vaya usando el sistema puede registrar reglas. Esto permite que un documento registrado se ubique correctamente en el organizador del rbol. El procedimiento es el siguiente: En el rbol, efecte el siguiente registro:

Fig. 4

Luego,

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Fig. 5

El sistema muestra la siguiente ventana, donde;

Fig. 6

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Luego,

Fig. 7

Llamada 1: (de la Fig. 7) Contiene: En la figura anterior en la celda de Valor, se ingres se ingres Cotizacin. Esta opcin se refiere a que en el asunto de la ficha de registro del documento se debe ingresar la palabra Cotizacin; el sistema detecta y el registro del documento lo colocar donde corresponde. Es (exactamente): Se refiere a que en el asunto slo debe decir Cotizacin, que la palabra de nuestro ejemplo. No contiene: S la condicin registrada en la celda Valor no contiene en el asunto de la ficha de registro entonces el documento ser registrado en la rama (rbol) que el usuario seleccione.

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Luego,

Fig. 8

Fig. 9

Reglas para Registros: Tiene las mismas opciones y la forma de uso es la misma que la descrita para Documentos, pero esta vez aplicado a los registros El S10 dispone de un correo interno que permite enviar mensajes de terminal a otro. Para enviar un mensaje ingrese a este utilitario, registre el mensaje luego elija las PCs destino y enve. En la PC destino el correo se abre mostrando el mensaje. Muestra la calculadora de Windows. Muestra el calendario de Windows. : S su PC ha mostrado mensajes de error durante el uso, este utilitarios.

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1.7.3 Barra de botones Estndar: Presenta iconos que son comunes para todos los escenario. Imprimir: Enva el reporte directamente a la impresora previamente definida en Windows. Vista preliminar: Muestra la apariencia de la ventana al imprimirlo, o el reporte de la ventana activa en pantalla de donde se puede exportar al formato que elija el usuario como Word, Excel, etc. Lista: Muestra esconde el rbol ocupando su lugar por el escenario actual o activo. Configuracin (Shift+F1): Activa la ventana de configuracin donde permite cambiar de configuracin. Calculadora (Shift+F2): Muestra la calculadora de Windows. Calendario (Shift+F3): Muestra el calendario de Windows

Cada escenario tiene botones que son exclusivos y sern descritos donde se utilice. 1.7.4 Barra de vistas

Esta barra contiene las etiquetas con los nombres de los grupos que contiene a su vez los iconos o botones de acceso directo a los escenarios.

Fig. 10

Los Grupos contienen los botones de acceso directo.

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1.7.5

Arbol

Es la estructura de cmo estn registrados y organizado toda la informacin dentro del sistema.

Fig. 11

Modo de visualizacin Permite elegir el tipo de informacin que ser mostrada en el rbol, de acuerdo a lo siguiente: : Es una forma libre de clasificar los documentos por parte del usuario, el mismo que puede ingresar las descripciones que vea conveniente, para luego registrar informacin (labor que se efecta en el escenario). El organizador es exclusivo para los escenarios de Documentos y Registros, aclarando que para cada uno de estos es diferente. : Muestra en el rbol el identificador. De acuerdo al identificador elegido el sistema mostrar la informacin que le corresponde. Unidades de negocio: Se refiere a una especialidad de la empresa, cuando se elije una unidad de negocio, en el escenario muestra la informacin relacionada a esta. Unidades Operativas: Se refiere a las reas organizativas de la empresa, cuando se elije en el rbol una Unidad Operativa, en el escenario lista la informacin que le corresponde. Clasificacin Documentos: Los documentos pueden ser clasificados en cartas, oficios, informes, etc., y de acuerdo a la clasificacin elegida el escenario agrupa los documentos. Ubicacin: Se refiere a la ubicacin fsica donde se almacenar el documento fuente como el estante 122 cajn nmero 4. S en el rbol elije una ubicacin fsica, el escenario listar los documentos que contiene.

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Etiquetas: Se refiere a los adjetivos con los que se califican a los documentos, de acuerdo a la etiqueta elegida, el sistema muestra los documentos. En el rbol el nombre del registro va acompaado de un icono: Indica que la informacin contenida en el rbol tiene subniveles, en el escenario de Registros Indica que la informacin contenida en el rbol no tiene subniveles, en el escenario de Registros. Indica que la informacin contenida en el rbol tiene subniveles, en el escenario de Documentos. Indica que la informacin contenida en el rbol no tiene subniveles, en el escenario de Documentos. Adems un icono puede ir acompaado de los signos: Muestra el contenido del registro dentro del rbol Esconde el contenido del registro dentro del rbol 1.7.6 Escenario Es el espacio donde el usuario interacta con el sistema, con opciones implementadas para su manejo. 1.7.6 Barra de estado

Proporciona informacin acerca del servidor que est en uso, el nombre de la base de datos y del usuario.

Labores realizadas por el administrador del sistema (sa)

2.0 Registro de informacin en los Catlogos Esta labor es exclusiva del Administrador del sistema, para iniciar las actividades en este mdulo es necesario el registro de la estructura de cada uno de los catlogos y despus el contenido de los catlogos. Acceso a los catlogos,

Fig. 33

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El sistema muestra el siguiente men,

3.0 Unidades operativas (Labor realizada por el administrador del sistema) Entindase por unidad operativa a cada una de las celdas que forman parte del organigrama funcional de la empresa. Tambin es una unidad operativa un proyecto especfico; ejemplo, desarrollar software, organizar y dictar un curso de capacitacin, producir una revista, tramitar un documento. En resumen todo lo que se quiera controlar. Qu datos registrar? La Fig. 35 muestra un organigrama funcional de un grupo empresarial que maneja tres empresas que se dedican a diferentes actividades, elegimos la Empresa B y observamos la estructura que tiene hasta el nivel de Area que es la encargada de realizar o ejecutar proyectos.

Fig. 35

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La estructura del organigrama interpretado y registrado en una hoja Excel, es como se muestra a continuacin,

Fig. 36

Previo al registro es necesario definir la estructura del archivo, para lo cual ubquese en el escenario mostrado en la Fig. 33, luego de la Fig.34 elija Unidades Operativas y el sistema muestra la ventana, de la Fig. 37

Definir estructura
Bsicamente se refiere a los niveles de registro que tendr el catlogo.

Fig. 37

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Fig. 38

3.1 Registro de las Unidades Operativas Para registrar las Unidades Operativas, ubquese en la ventana mostrada en la Fig.39, entonces,

Fig. 39

Registro del nivel 1

Fig. 40

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Registro del nivel 2

Fig. 41

A continuacin se muestra los registros concluidos,

Fig. 42

Con lo que concluye el proceso.

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4.0 Roles (Labor realizada por el administrador del sistema) Las labores que las personas cumplen en las empresas se llaman roles, lo ideal es que los empleados sean flotantes, que cualquiera de ellos pueda reemplazar al titular pero con los mismos atributos y eficacia del titular. Controlar la informacin bajo las normas y pautas que tenga la empresa, define los perfiles de rol dentro del sistema y los mdulos asociados a ellos. Caractersticas A una persona se le puede asignar varios roles. El rol de secretaria se mantiene en un solo sitio, tiene forma cuando se une a una unidad operativa, ejemplo, la secretaria de la gerencia. Cuando enve un documento dirjalo al rol y no a la persona, salvo que este sea expresamente personal.

Datos que sern registrados en el sistema, slo como ejemplo se registra lo mostrado en la Fig. 43

Fig. 43

4.1 Registro de roles Ubique en la barra de mens y elija Catlogo, luego Roles y el sistema mostrar,

Fig. 44

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En la ventana que se muestra a continuacin,

Fig. 45

Luego,

Fig. 46

Fig. 47

Luego el sistema muestra la ventana de registro del nivel 1, donde,

Fig. 48

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Fig. 49

5.0 Etiquetas (Esta labor la debe realizar el administrador del sistema o el usuario que tiene atributos para hacerlo y de acuerdo a sus necesidades) Se utiliza para calificar la informacin. Cuando efectuamos un trmite documentario en forma manual, al documento que tenemos en la mano le pegamos un papelito (POST-IT) de un determinado color, que tambin indique la orden o las cosas que tiene que hacer el destinatario; esto mismo hace el sistema con la diferencia que podemos ponerle 1000 papelitos de diferentes colores y ordenes, esto nos permitir tener toda la informacin bajo control. Ventajas

Clasificar la informacin en forma adecuada Filtar la informacin de acuerdo a las Etiquetas Averiguar en que estado se encuentra la informacin Un documento puede tener 1,000 Etiquetas Sola la informacin calificada se visualiza en las estadsticas.

Tipos de etiquetas Excluyente: Permite elegir una sola etiqueta por documento. Aditivo: Permite elegir varias etiquetas a un documento.

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Informacin que se ser registrada, como ejemplo.

Fig. 50

5.1 Registro de etiquetas Previamente defina la estructura del registro del archivo, para lo cual ubique en la barra de mens Catlogo, luego Etiquetas y el sistema muestra,

Fig. 51

En la ventana de la Fig. 61 ingrese los datos como aparece,

Fig. 52
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Luego, para registrar las etiquetas,

Fig. 53

Fig. 54

Fig. 55

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6.0 Acciones y resultados (Esta labor la debe realizar el administrador del sistema o el usuario que tiene atributos para hacerlo y de acuerdo a sus necesidades, a medida que se realicen ms registros, el usuario puede ir registrando las etiquetas que vea conveniente). En resumen es, a la accin ordenada qu resultado se espera. Es una especie de etiqueta que lo registra el usuario de acuerdo a sus necesidades. El uso de estas acciones y resultados estn vinculados al registro de un usuario, cuando se le asigna un paso o un procedimiento, que respuesta se espera de este. Ventajas Adecuar las acciones y resultados en forma breve y de acuerdo a la organizacin y funcionamiento de la empresa. Permite evaluar en forma rpida los resultados. Facilita y norma las acciones y resultados. Averiguar s la orden fue cumplida Un documento puede tener varias rdenes de acciones y resultados. El usuario los define. Tipos de control Excluyente: Permite elegir una sola etiqueta por documento. Aditivo: Permite elegir varias etiquetas a un documento. Informacin que se ser registrada, como ejemplo.

Fig. 56

Es similar al registro de las Etiquetas.

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Defina la estructura de acuerdo a lo siguiente,

Fig. 57

A continuacin se muestra el registro concluido,

Fig. 58

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7.0 Clasificacin de documentos (Esta labor la debe realizar el administrador del sistema o el usuario que tiene atributos para hacerlo y de acuerdo a sus necesidades, a medida que se realicen ms registros). Cada uno de los documentos que se registren en el sistema es clasificado de acuerdo al catlogo previamente establecido, que obedece a los requerimientos de la empresa. Esto permite tener ordenada la informacin para ubicarla y generar nuevos documentos. El registro del catlogo se efecta una sola vez y antes de que los usuarios usen el sistema. Caractersticas A un documento slo se le asigna un tipo. La numeracin de los documentos emitidos son generados automticamente. Los documentos recibidos no tienen nmero generado por el sistema. No existe una norma para clasificar documentos, la clasificacin es libre de acuerdo a la organizacin de la empresa.

Informacin que se ser registrada, como ejemplo.

Fig. 59

7.1 Registro de Clasificacin de documentos Ubique en la barra de mens y elija Catlogo, luego Clasificacin de documentos y el sistema muestra,

Fig. 60

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En la ventana que se muestra a continuacin,

Fig. 61

Luego, inicie el registro del primer nivel,

Fig. 62

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Fig. 63

Fig. 64

Fig. 65

Fig. 66

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Fig. 67

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Fig. 69

Fig. 70

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Este es un documento donde se numeran las llamadas,

Fig. 71

Luego el sistema muestra la ventana con los datos registrados,

Fig. 72

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Luego el sistema muestra el catlogo de ubicacin fsica de documentos,

Fig. 73

Este es croquis de un edificio que tiene tres niveles y tres bloques, y en el nivel 3, se ubica el estante 01 que contiene el la gaveta 2-3 que ser registrado para nuestro ejemplo.

Fig. 74

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Para iniciar el registro, defina la estructura,

Fig. 75

Fig. 76

Fig. 77

Fig. 78

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A continuacin se muestra el registro concluido,

Fig. 79

Fig. 80

Fig. 81

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Fig. 82

Fig. 83

8.0 Identificadores Es un catlogo donde se registra a todas las personas relacionadas con el sistema. Los registros se efectuarn por parte del usuario todas las veces que ingresa o se emite algn documento. Inicialmente se pueden efectuar algunos registros del personal de la empresa. Se registra como clientes a: Personas naturales, aquellas que no estn vinculadas a una empresa. Personas jurdicas, por ejemplo una empresa. A las personas que trabajan dentro de la empresa las llamamos contactos. o Una empresa generalmente tiene varias sucursales, el requisito es que tengan el mismo nmero de RUC.

Tambin se registra a:
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Proveedores Obreros Empleados: Todos los empleados de la empresa Accionistas

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Bancos AFP Subcontratistas

8.1 Caractersticas de los identificadores Permite el registro todas las personas (firmantes) de los documentos recibidos y enviados. Implementado con sistemas de bsquedas, globales y locales. Todas las personas que tienen que ver con el sistema deben ser registradas necesariamente en el catlogo de identificadores.

8.2 Para efectuar un nuevo registro Ubique en la barra de mens y elija Catlogo, luego identificadores y el sistema mostrar la ventana donde para efectuar un nuevo registro,

Fig. 84

Luego el sistema muestra la siguiente ventana de registro, para el caso de una persona natural,

Fig. 85

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A continuacin se describen cada una de estas llamadas Llamada a: Cdigo, es una combinacin de nmeros que sirve como identificacin abreviada de la lnea de registro, el sistema lo auto genera de acuerdo a la orden de registro. Llamada b: Permite elegir el tipo de mscara para el ingreso de datos, el sistema dispone de dos tipos: Persona natural, es una persona individual capaz de entablar una relacin comercial. Persona jurdica, es una o varias personas agrupadas bajo un estatuto y normas legales.

Llamada c: Tratamiento, Es un catlogo donde se registra el ttulo de cortesa; como Sr., Srta., Ing., Arq., Dr.; en general es el modo de dirigirse a otra persona o vocativo de uso habitual en el coloquio, y referente a categora social, edad, sexo, cualidades fsicas o morales del interlocutor, con diversos matices de respeto o afecto. Llamada d: Sexo, es la condicin orgnica que distingue al varn de la mujer. El sistema permite elegir uno de ellos. Llamada e: RUC, es esta celda ingrese el Nmero de identificacin tributaria. El Registro nico de Contribuyentes (RUC) es un registro centralizado y computarizado que permite la identificacin de los contribuyentes y/o responsables de los tributos que administra la SUNAT. A las personas inscritas se les asigna un nmero, el cual a partir del 01.01.2001 consta de once (11) dgitos, ste tiene carcter de permanente y de uso exclusivo para su titular. Llamada f: DNI, se refiere al Documento Nacional de Identidad. Llamada g: Datos complementarios, registre los telfonos y los dems datos solicitados. Llamada i: Aniversario, se refiere a la fecha de nacimiento de la persona natural. Posteriormente puede utilizar para enviar saludos. Llamada j: Tipo de identificador, luego de pulsar el botn (Llamada k), activa el catlogo del tipo de identificador donde se registra o elige, puede ser empleado, cliente, proveedor etc. Etiquetas: Permite elegir las etiquetas que ya existen en el catlogo para calificar a la persona natural registrada, con letras se indica el orden.

Fig. 86 34
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Contactos: Disponible slo cuando se registra a Personas Jurdicas (Empresas), (Fig. 85). A las personas que trabajan en la empresa se les llama contactos y es con quienes coordinamos o tenemos algn nexo. 9.0 Lugares Es un catlogo donde previamente se registraron todos los departamentos del Per, y de cada uno de sus provincias y distritos respectivamente. Para ubicar un lugar utilizando en rbol, haga lo siguiente,

Fig. 87

Para elegir un distrito, haga doble clic sobre el registro deseado. 10.0 Organizacin (Labor realizada por el administrador del sistema) En resumen se refiere a la manera como se organizar la empresa para su funcionamiento. Requisitos para el uso de estos escenarios: Tener registrado informacin en los catlogos de unidades operativas y roles, por parte del administrador del sistema.

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11.0 Roles por Unidad operativa Se refiere a las labores que cumple una persona dentro de la oficina. Entindase por rol al cargo y por unidad operativa a la oficina, proyecto, etc. Esta opcin permite asignar a cada unidad operativa los roles que le corresponde. Labor que debe realizar el administrador del sistema. Acceso al escenario:

Fig. 88

Para asignar uno o varios roles a la unidad operativa, haga lo que se muestra en la Fig. 89

Fig. 89

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Luego el sistema muestra el men,

Fig. 90

Luego el sistema muestra la ventana,

Fig. 91

Fig. 92

Fig. 93
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Tambin registre: Rol Secretaria ejecutiva Asistente Asistente Usuario Lourdes Farfn Antenor Vargas Juan Lpez

Con lo que termina el registro. 12.0 Etiquetas por Unidad operativa Permite calificar con etiquetas a las unidades operativas, con la finalizar de observar las estadsticas posteriormente. Requisitos Tener previamente registrado las etiquetas y las unidades operativas en los catlogos correspondientes, por parte del Administrador del Sistema.

Cmo usar este escenario,

Fig. 94

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13.0 Procedimientos Procedimiento debe entenderse como el flujo de procesos administrativos o de negocio, tambin es el conjunto de actividades o tareas realizadas en secuencia o en paralelo por dos o ms usuario para lograr un objetivo comn siguiendo unas reglas de negocio preestablecidas. Una tarea es definida como PASO, el conjunto de pasos ser un PROCEDIMIENTO. Un procedimiento es la administracin y automatizacin de procesos, esto implica beneficios como: generacin de ahorro, incremento en la productividad y una drstica disminucin en los tiempos de respuesta. En este escenario slo se registra los procedimientos. Caractersticas: Cualquier conjunto de actividades: Se refiere a la amplia gama de procedimientos relacionados con el negocio y su administracin. En secuencia o en paralelo: Quiere decir que los procedimientos pueden ser realizados uno detrs de otro o simultneamente por usuarios diferentes o una combinacin de ambos. Ms de dos usuarios: Si una sola persona realiza la tarea, no realiza procedimiento. Como su nombre lo sugiere, un procedimiento (Workflow) si "fluye" de un usuario a otro. Objetivo comn: Los usuario que participan en un flujo de trabajo deben estar trabajando para lograr un objetivo comn; si trabajan en proyectos independientes, no se constituye un procedimiento (Workflow.) Reglas de Negocio: Si un proceso no sigue unas reglas y ruta preestablecidas, no se trata de procedimiento (Workflow), sino de un paso.

En resumen el procedimiento es el camino que corre (fluye) un documento dentro de la empresa, existen procedimientos que se realizan en forma reiterada y prcticamente se convierte en una norma. Los procesos repetitivos se almacenan para ser utilizados cada vez que se los requiera. Requisitos Tener registrado Unidades Operativas Tener registrado los documentos

13.1 Registro de procedimientos El presente procedimiento se trata de la organizacin para el dictado del curso del mdulo de presupuestos del S10, donde se efectan los siguientes pasos:

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Para registrar el procedimiento,

Fig. 95

Luego,

Fig. 96

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El sistema muestra,

Fig. 97

En la ventana Edicin Procedimiento,

Fig. 98

Luego en la misma ventana,

Fig. 99

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Fig. 100

: Elimina la accin elegida de la Unidad Operativa. : Permite adjuntar instrucciones documentadas a cada una de las acciones, de acuerdo a la siguiente secuencia,

Fig. 101

Muestra a todos los usuarios involucrados en la accin implementada u ordenada. Esta opcin slo es informativa.

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: Labores que se deben efectuar, previo al registro del catlogo de acciones.

Fig. 102

14.0 Identificadores por Etiqueta Esta opcin tiene la finalidad de calificar con etiquetas a los identificados. Se entiende por identificador a una persona natural o jurdica, esto para luego ver las estadsticas. Requisitos

Tener registrado las etiquetas e identificadores.

Caractersticas Una etiqueta se puede asignar varios identificadores. El uso que se de posteriormente es informativo.

Fig. 103

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La llamada b de la Fig. 103 activa un men del que debe elegir Adicionar, este mostrar el catlogo de identificadores, de donde debe elegir uno o varios registros. Labores realizadas por el usuario que genera un documento 15.0 Documentos Entindase por documento a todo aquello que contiene informacin, ya sea escrita, fotogrfica; generalmente en informtica se llama documento a un archivo. Este escenario sirve para: Registrar informacin. Publicar la informacin registrada, permite asignarle un procedimiento el mismo que debe seguir el documento dentro de la empresa (se podra decir que enva el documento a los dems usuarios que tienen que ver con el asunto de este). Lo mismo ocurre con todos los documentos emitidos as como las llamadas telefnicas, etc.

Caractersticas del escenario El registro de un documento dentro del sistema, se efecta a travs de una ficha. Permite visualizar los documentos elegidos en el escenario, en la aplicacin o programa fuente; ejemplo, s un documento fue elaborado Word, ser abierto por Word y permite usar todas sus herramientas. Tiene las caractersticas de un gran archivo Permite ubicar documentos, filtrar informacin, ordenar, revisiones, control de cambios. Al administrador del sistema no se le permite registrar documentos. A la ficha registrada se le asigna un documento, varias fichas formarn un paquete de documentos. A una ficha solo le corresponde un documento. El rbol permite visualizar la informacin de acuerdo a las opciones de men que contiene.

Descripcin del escenario,

Fig. 104

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Requisitos El usuario que ingrese a esta opcin debe tener los derechos para trabajar en este escenario y tener un rol dentro de la unidad operativa. Formas de registro a) Puede registrar primero todos los documentos a travs de las fichas. b) S conoce el funcionamiento de la empresa, entonces puede registrar previamente el rbol, luego para cada registro del rbol le corresponder una determinada ficha o fichas. Botones activos en este escenario Filtros: Activa la ventana Filtros para documentos, que se utiliza para ubicar informacin de acuerdo a los datos parmetros mostrados en esta ventana. Modo de ver documentos: Este grupo de 3 botones, es mostrado por el botn botn utilizado es mostrado en la barra. el ltimo

El escenario es mostrado sin divisin, donde aparece la relacin de todas las fichas que contienen los documentos registrados. : Divide el escenarios es dos secciones horizontales, en la parte superior listar las fichas de registro de documentos, y en la parte inferior las Revisiones (todos los cambios que sufri el documento y que fue archivado como una evidencia). : Divide el escenarios es dos secciones horizontales, en la parte superior listar las fichas de registro de documentos, y en la parte inferior lista todos los archivos que forman parte del principal incluso los que estn con hipervnculos.

Arbol Donde previamente se tiene que elegir el tipo de datos que deseamos se muestre, para luego registrar la informacin en el escenario. Datos que sern registrados en el rbol Estos datos corresponden a los requerimientos de cada una de las empresas en cuanto a gestin de informacin.

Fig. 105

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Los registros mostrados en la ventana que antecede slo es un ejemplo de cmo se puede organizar la informacin de una empresa. 15.1 Registro de documentos

Fig. 106

El registro del nivel 1 es restringido. Registre a partir del nivel 2

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Fig. 107

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Fig. 109

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Fig. 110

Fig. 111

15.2 Registro de nuevos documento Se puede tener dos tipos de documentos: Emitidos, se refiere a los documentos elaborados dentro de la empresa, el autor puede ser quien lo registra u otra persona; ejemplo, la secretaria digita el contenido de un oficio cuyo autor es el gerente. Muchas veces quien registra es el mismo autor. Recibidos, son los documentos que provienen del exterior.

15.3 Registro de una ficha Caractersticas A cada documento le corresponde una ficha Permite elegir s el documento ser enviado a una persona o un rol Es ms importante el asunto, para identificar un documento 15.4 En el caso de un documento emitido.

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Fig. 112

Luego el sistema muestra la siguiente ficha y se describe cada una de sus partes,

Fig. 113

Descripcin de una ficha (Fig. 113) Llamada a: Registrador, se refiere al usuario que registra la ficha documento. Llamada b: Fecha publicacin, corresponde a la fecha y hora que se efecta el registro. Llamada c: Autor, se tiene 2 alternativas

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Usuario, se refiere a que el autor del registro es un usuario del sistema. Identificador, se refiere a una persona extraa a la empresa y es necesario registrarlo dentro del sistema.

Asunto: Esta celda es editable para ingresar el asunto del documento. Llamada d: Llamada e: Elija la Unidad de Negocio a la que pertenece el documento que se registra. Elija el Proyecto al que pertenece el documento que se registra:

Llamada f: Clasificacin, Del catlogo que se active el usuario debe elegir el tipo de documento que registra. Llamada g: Permite generar el nmero de documento de acuerdo a: Generar No. General: Se refiere a la numeracin general de toda la empresa. Generar No. Segn Unidad Operativa: se refiere a la numeracin particular por Unidad Operativa. Llamada h: Es la ubicacin fsica donde se guarda o almacena el documento original. Llamada i: Ruta Descarga, Muestra la estructura del directorio de la PC para elegir la carpeta donde se descargar el archivo que contiene el documento que se registra con la ficha. Llamada j: Alcance, Determina el mbito de trabajo del documento, de acuerdo a lo siguiente:

Normal: Permite el acceso al documento al grupo de trabajo definido por el usuario. Condicin: Se refiere a la utilidad de documento en cuanto a su uso, puede ser: o Vigente: Cuando el documento es o puede ser utilizado en cualquier momento. o Obsoleto: Generalmente un documento despus de 5 aos pasa a ser obsoleto, o cuando ya no es til y no podemos deshacer de este. Por cuestiones de seguridad la circulacin es restringida. Tipo: o No controlado: Cuando elabore un documento que todava no es definitivo (borrador), puede circular por la red sin dejar rastro. o Controlado: S el documento que elabor la (borrador) lo califica como controlado, entonces, en el sistema se registrar cada uno de los cambios que sufri el documento Situacin: o Escritorio:Es cuando el documento elaborado est visible y listo para ser utilizado. o Archivado: El documento no es mostrado en el escritorio.

Llamada k: Ultima modificacin, Muestra el nombre del usuario que efectu la ltima modificacin del documento. Llamada r: Archivo, Muestra el icono del documento fuente, s el documento fue elaborado en Word, entonces aparecer el icono del Word. Al hacer clic derecho muestra el men:

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Fig. 114

Llamada l: Permite da acceso usuario a las Unidades Operativas y asignarle usuarios. Llamada m: Revisiones, Cuando un documento es calificado como controlado, esta ventana muestra todos la evidencia de cmo este documento fue cambiado varias veces. Llamada n: Etiquetas, Activa el catlogo de etiquetas para calificar el documento que se viene registrando en la ficha. Llamada o: Leido por, Muestra la relacin de todos los usuarios que accedieron al documento para leer. Cada usuario va acompaado de un icono en forma de libro; s est abierto significa que el usuario ha leido el documento caso contrario el libro se mostrar cerrado. Llamada p: Destinatario, muestra el catlogo de identificadores para elegir a las personas que se enviar este documento. Llamada q: En paquetes, Esta opcin es informativa que indica en que paquete se encuentra el documento de la ficha. El escenario muestra algunos registros efectuados

Fig. 115

Qu es lo que se puede efectuar con la informacin registrada?

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Visualizar la informacin de diferentes formas, utilizando las opciones del rbol:

Fig. 116

Este es el resultado: El sistema muestra todos los documentos que pertenecen a cada una de las unidades operativas.

Fig. 117

En el escenario: Para mostrar la informacin de acuerdo a las columnas:

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Fig. 118

Opciones implementadas con clic derecho sobre un registro

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Fig. 119

Llamada a: Ficha, Contiene opciones para el manejo de las fichas.

a1: Adiciona una nueva ficha de registro. a2: Modifica la fecha de registro del documento. a3: Enva el registro seleccionado a la papelera de reciclaje, de donde se puede eliminar definitivamente. a4: Restaura un registro previamente eliminado, siempre y cuando se encuentre en la papelera de reciclaje. a5: Duplica el registro seleccionado.

Llamada b: Documento, contiene opciones para el manejo del documento seleccionado.

b1: Muestra el documento. b2: Permite guardar el documento registrado, en el proceso el sistema consulta s desea bloquear el documento, en caso de que sea afirmativo, otro usuario no podr modificar el documento. b3: Desbloquea o libera el documento (descrito en la llamada a1), permitiendo el acceso a otros usuarios. b4: Esta opcin es informativa que muestra en una ventana a los usuarios involucrados en el procedimiento; un botn con libro abierto indica que usuarios leyeron el documento y si tienen el botn con el libro cerrado, indica que no leyeron el documento. b5: Copia el contenido de la ficha al portapapeles.

Llamada c: Dependencias: Muestra todas las dependencias del documento elegido. Llamada d: Mover a otra rama del organizador. Cuando un documento est registrado dentro de una rama del rbol, esta opcin permite cambiar a otra rama dentro del mismo rbol. Llamada e: Cambiar de Clasificacin de documento. Luego de elegir un registro, s usa esta opcin, el sistema muestra el catlogo de Clasificacin de documentos, para elegir otro. Llamada e: Cambiar Unidad de Negocio, Luego de elegir un registro, s usa esta opcin, el sistema muestra el catlogo de Unidades de Negocio, para elegir otro. Llamada f: Cambiar de ubicacin. Luego de elegir un registro, s usa esta opcin, el sistema muestra el catlogo de Ubicacin, para elegir otro y de esa forma cambiar de lugar el documento. Llamada g: Ejecutar reglas. Esta opcin ejecuta la regla ubicando el documento registrado de acuerdo a las reglas pre-establecidas. Llamada h: Auditoria del documento. El usuario que audite tiene que tener este atributo (el administrador del sistema registra a los usuarios). El auditor tendr acceso a todos los documentos de todas las carpetas de los usuarios en forma global, con la finalidad de verificar los trmites efectuados, tambin se puede verificar s estn correctamente ubicados en el arbol. Todo este trabajo lo efecta desde una ventana donde deja evidencia. Llamada i: Copiar Etiquetas. Permite copiar las etiquetas relacionadas a un documento, al portapapeles. Llamada j: Pegar Etiquetas: Permite pegar al documento destino las etiquetas relacionadas de todo documento y que se encuentra en el portapapeles. Llamada k: Exportar a Microsoft Excel: Enva el contenido del escenario a Microsoft Excel. Llamada l: Mostrar campos. Muestra una ventana con la lista de todos los campos disponibles para este escenario donde se pueden hacer visibles o esconderlos. Llamada m: Muestra el filtro para elegir el tipo de informacin que mostrar el escenario.
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Llamada n: Muestra filtros avanzados para filtrar informacin que muestre el escenario. Llamada o: Propiedades, Muestra la ficha de registro, solo como una opcin informativa. Cmo armar paquetes de documentos? Llamamos paquetes le a un conjunto de documentos, por ejemplo varios oficios, que adems incluyan informes, planos etc. Todo este conjunto formar parte de una ficha con la finalidad de enviar a los usuarios destinatarios todo ese conjunto. Para armar paquetes ubquese en el siguiente escenario,

Fig. 120

Fig. 121

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Fig. 122

Fig. 123

Luego el registro es mostrado el en rbol que corresponde a Mis Paquetes. Con lo que concluye el registro. 16.0 Labores realizadas por el usuario que recibe un documento 16.1 Registros Es este escenario se registran las evidencias de las transacciones realizadas con los documentos.
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El usuario destino que recibe un registro, en este escenario visualiza la ficha y los documentos adjuntos. Requisitos Tener registrado uno o varios documentos, en el escenario de Documentos. El usuario que acceda a este escenario debe tener uno o varios roles (funciones dentro de la empresa) y atributos, de acuerdo a esta eleccin es definida la unidad operativa

16.2 Labores que realiza en este escenario el usuario que recibe un registro Cuando el usuario destino recibe un registro, abre el registro y se entera de toda la informacin. o Puede elaborar informes en base al documento recibido. o Ponerle notas. o Asignarle un nuevo procedimiento y publicarlo. o Publicar el documento para que contine con el procedimiento inicial. o El usuario puede tener un registro propio en el rbol con la finalidad de almacenar en forma ordenada los documentos que reciba. o Tener una estadstica de la informacin que tiene de acuerdo a los parmetros que el usuario elija.

Uso del escenario Cuando se ingresa a este escenario se encuentran los registros publicados ver llamada (a)

Fig. 124

Los documentos recibidos tienen que ser leidos, para lo cual haga doble clic en la llamada (1) de la Fig. 124.

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Fig. 125

Llamada (1) de la Fig. 125 Adicionar Paso: Debido a que es necesario de que dos usuarios o ms, se enteren de este registro, se adicionan dos pasos. Existen dos posibilidades, por rol y por usuario a) Por Rol

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Fig. 126

b) Por Usuario

Fig. 127

Este es el resultado:

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Fig. 128

En las PCs de Csar y Antenor, automticamente ser mostrado previa alerta. Llamada 2 de la Fig. 125:Eliminar paso: Un paso previamente registrado es eliminado mediante esta opcin. Llamada 3 de la Fig. 125:Adicionar Flujo: Los flujos se organizan o registran en el escenario de Flujos del grupo Organizacin de la barra de vistas. Desde la aplicacin slo se adiciona uno o varios flujos al registro, para que contine con el trmite del registro. Para adicionar un nuevo flujo al registro, haga lo siguiente:

Fig. 129

Para adicionar registros en la ventana de registros:

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Usos: Registrar llamadas telefnicas. Clic derecho sobre la llamada (1) de la fig. 124

Fig. 130

La llamada (a) de la Fig. 130, activa la ventana de registro, (Fig. 131) a continuacin se describe cada una de sus partes,

Fig. 131

Llamada 1: Llamada 2: Llamada 3:

Autor, es el nombre del usuario que ingres al sistema, adems muestra la fecha de uso actual y hora. U. O. Rol, el usuario puede tener varios roles dentro de la empresa, esta opcin permite elegir y definir con que rol efecta el registro. Solicitante, en este segmento se registra a todas las personas quienes solicitan un servicio.

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Fig. 132

En el segmento que tiene la llamada 3, en el caso que sea una persona jurdica ser registrada el nombre de la empresa, y para esa empresa en el segmento numerado con la llamada 4 se registra al contacto. Cuando sean varias personas (usuarios) el registro se efecta para cada uno de ellos. Llamada 5: Llamada 6: Llamada 7: Llamada 8: Asunto, esta celda es editable para el usuario que efecta el registro. Fecha inicio, permite elegir la fecha en la que se inicia el hecho o el suceso. Fecha fin, permite elegir la fecha en la que termina el hecho o el evento. Estado, se refiera al estado en que se encuentra la atencin al cliente. Pendiente Atendido Obsoleto Llamada 9: Situacin, se refiere a la ubicacin del registro, Escritorio Archivado Llamada 10: Llamada 11: Unidad Operativa, esta ventana slo es informativa que muestra a todas las Unidades Operativas involucradas con el asunto materia del registro. Procedimiento, permite el registro de los pasos y procedimientos.

Fig. 133

Luego el sistema muestra,

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Fig. 134

A continuacin se muestra la ventana con el registro elegido:

Fig. 135

Llamada 12:

Etiquetas, se utiliza para calificar la aplicacin que se registre.

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Llamada 13:

Documentos adjuntos, esta opcin permite elegir y registrar para aplicacin todos los documentos necesarios. Los documentos que se elijan fueron registrados previamente en el escenario de Documentos.

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Fig. 138

Llamada 14:

Paquetes adjuntos, los paquetes se refieren a un conjunto de documentos registrados en una sola ficha. Los paquetes fueron registrados en el escenario de Documentos, mediante esta opcin el paquetes es elegido para que participe dentro del registro.

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Fig. 140

Llamada 15:

En Paquetes, muestra los paquetes en el que est involucrado este registro, slo es informativo.

Llamada 16: Registros relacionados,

17.0 Resultados
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Es una forma de mostrar los resultados, agrupando los registros de acuerdo a: Informacin de Solicitante Informacin de Pasos Auditoria de Registros Auditoria de Pasos

Esta opcin es informativa, el uso se muestra a continuacin,

Fig. 141

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18.0 Auditoria de Registros Se refiere a

Fig. 142

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