DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y METODOS DEFINICIN La Organizacin y Mtodos, conocida como O y M, es una funcin especializada conformada por un conjunto de tcnicas

que tienden a aumentar la eficiencia de los sistemas de informacin, procedimientos administrativos y el control de operaciones dentro de una organizacin. IMPORTANCIA La organizacin y mtodos, a travs dela aplicacin de diferentes tcnicas, permite simplificar los procedimientos en los sistemas administrativos, procurando ahorrar en tiempo, energa, materiales y movimientos, logrando, por lo tanto, mayor eficiencia en la operacin del sistema (algunos autores dicen que son tcnicas de simplificacin del trabajo). La O y M nace mucho antes que el estudio de los sistemas de informacin Computarizados, desde el inicio de la administracin cientfica. O y M se encargaba del estudio de los sistemas de informacin de las organizaciones. El desarrollo de los sistemas de informacin computarizados no excluye ni elimina el estudio de la parte manual de los sistemas de informacin, muy por el contrario, un sistema de informacin computarizado que no sea desarrollado en forma armnica con la parte manual que lo alimenta y a la cual proporciona informacin, no puede funcionar eficientemente. OBJETIVOS El objetivo bsico de la O y M es aumentar la eficiencia del trabajo administrativo, a travs de la simplificacin de las operaciones y eliminacin de aquellas actividades que se consideran innecesarias, reduciendo el esfuerzo requerido para realizar el conjunto de las mismas. ENFOQUE DE SISTEMAS COMO APOYO A O Y M La rpida expansin de la aplicacin de las tcnicas del anlisis y diseo de sistemas y la instrumentacin de sistemas d procesamiento de datos (PED) no han sido aparejadas con el desarrollo de la interaccin entre sistemas y O y M en muchas organizaciones se instrumentan sistemas electrnicos de procesamiento de datos (PED) y sin embargo la parte manual de las actividades a desarrollar (elaboracin y distribucin de memoranda, verificaciones y firmas, archivos manuales, etc.) no son revisadas actualizadas ni compatibilizadas con el PED. El resultado frecuente es que el sistema total no funciona como se esperaba y las ineficiencias continan; la evolucin del PED hacia sistemas de informacin general (SIG), o los actuales sistemas de soporte para decisiones gerenciales (SSDG). No han mejorado la situacin. Se contina pensando en muchas organizaciones que O y M y sistemas son dos disciplinas separadas y que deben trabajar separadas. No podemos estudiar un sistema y computarizarlo en forma aislada del sistema total del cual forma parte. El enfoque de sistemas, en el que la organizacin es considerada como un conjunto de partes que interactan para el logro de un objetivo. Establecer que el sistema manual y el computarizado interactivo. Esto significa que existe existe un conjunto de relaciones entre

ellos y cuando uno de los dos se altera el otro tambin se ve afectado, por tal motivo es necesario estudiar ambos sistemas en conjuntos o aun mejor estudiar el conjunto como un solo sistemas. LAS FUNCIONES INHERENTES AL AREA DE O Y M SON LAS SIGUIENTES 1. Anlisis del sistema general de informacin. 2. Estudio de los Procedimientos. 3. Anlisis de las funciones. 4. Elaboracin de Manuales. 5. Diseo, evaluacin y administracin informacin. 6. Anlisis y diseo de los sistemas de informacin (especial los archivos manuales). 7. Estudio de la estructura organizada. 8. Ordenamiento o distribucin de oficinas (aplicacin de nuevas tecnologas ). 9. Participacin en estudios sobre automatizacin de oficinas. 10. Participacin en estudios de Calidad Total. 11. Estudios de Servuccin. 12. Planificacin de la grupomtica. Estudiaremos cada una de estas funciones en detalle. ANLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIN implica los siguientes aspectos o campos de desarrollo: a) Levantamiento o determinacin del sistema de informacin general. b) Diseo del nuevo sistema. c) Establecer un sistema de informacin contable compatible con el sistema general de informacin y orientado a la toma de decisiones. d) Anlisis de los medios de procesamiento de datos. e) Revisin, adaptacin y diseo de los procedimientos a utilizar en funcin del esquema general. ESTUDIO DE LOS PROCEDIIENTOS Los aspectos a estudiar dentro de esta funcin son: a) Consideraciones de las interacciones entre diferentes procedimientos dentro de un sistema de informacin, sealando superposiciones, interrupciones, etc, esto se facilita a travs de la modularidad del anlisis estructurado. b) Revisin de procedimientos vigentes y proposicin de las modificaciones necesarias para aumentar la eficacia (cumplimiento del objetivo) y eficiencia (cumplirlo con economa de recursos). c) Estudio de procedimientos nuevos par aquellas unidades administrativas que se creen, o para satisfacer nuevos objetivos o funciones. Con el actual boom de la Calidad Total (CT), es necesario hacer notar que una de las premisas bsicas de la CT es el mantener la fluidez de los procesos ,bien, esta es una de las funciones de O y M que debe ser cumplida a travs de la revisin constante de los procedimientos organizacionales. ANLISIS DE FUNCIONES

El estudio de las funciones comprende: A) Anlisis y determinacin de las funciones de los rganos o unidades actuales y de aquellas que se vayan a crear. B) Descripcin de los cargos necesarios para cumplir las actividades y tareas. C) Establecer las actividades y tareas necesarias para llevar a cabo las funciones. D) Fijar las relaciones entre cada cargo y los dems y con el exterior de la organizacin. En este aspecto la caracterstica modular del anlisis estructurado facilita la tarea. Esta funcin es muy importante en la actualidad ya que cada vez que se sustituye un procedimiento manual por uno computarizado, se estn pasando funciones (conjunto de actividades) del hombre a la mquina, esto presenta problemas tales como: d.1 Eliminacin de funciones y/o cargos. d.2 Aparicin de nuevas funciones y cargos (manejo de equipos, transcripcin de datos, responsable de sistemas, etc.) d.3 Variaciones en los manuales de organizacin y cargos. ELABORACIN DE MANUALES An cuando este punto se estudia en detalle en otro mdulo, es conveniente indicar que la funcin correspondiente a manuales se concreta en los siguientes aspectos: a) Preparacin de manuales que contienen disposiciones sobre: estructura, funciones, procedimientos, normas, operaciones, comunicacin, legislacin, sistemas, etc. Los manuales pueden ser especficos sobre uno de los tpicos o generales, que contienen varios tpicos simultneamente. b) Anlisis de los manuales existentes para verificar su coherencia interna, grado de vigencia, intensidad de uso y adecuacin a la organizacin. c) Recopilacin y sistema de distribuicin y/o divulgacin de los manuales aprobados y en vigencia dentro de la organizacin y en todos aquellos que se sancionen en el futuro. d) Proponer diferentes formas de elaboracin y consulta de manuales con uso de la tecnologa disponible (bases de procedimientos, manuales en medios magnticos, etc.) DISEO Y ADMINISTRACIN DE FORMULARIOS Es necesario tener en cuenta como parte de la funcin: a) La fijacin de reglas para diseo de los mismos. b) Proponer las modificaciones necesarias. c) Compatibilidad entre formularios que intervienen en procesos manuales en procesos electrnicos de datos. d) Elaboracin, mantenimiento y actualizacin de los diagramas de procedimientos o flujos de formularios (Flow Charts).

e) Determinar los lugares de mantenimiento, respaldo, mtodos de archivo, procedimientos de control y reimpresin de todos los formularios que se usan en la organizacin (o al menos en el sistema). f) Estudio y recomendacin para la sustitucin de las formas pre-impresas por las llamadas formas inteligentes (o formas con inteligencia agregada o formas con inteligencia aadida). SISTEMA DE ARCHIVOS Sobre los archivos magnticos y su organizacin tendrn injerencia directa los especialistas en PED, pero siempre deber ser una accin conjunta con la organizacin de los archivos manuales, de modo que se establezcan claramente aspectos tales como: a) Sistemas de codificacin validos para toda la organizacin. b) Pautas acerca de la conservacin, mantenimiento y purga de archivos. c) Pautas acerca de la desincorporacin, codificacin, etc., de los llamados archivos muertos. d) Mtodos tcnicas y lineamientos para el respaldo de documentos. e) Lineamientos y operaciones para seguridad de los archivos. f) Entrenamiento del personal que maneje archivos manuales sobre clasificacin, codificacin, almacenamiento y recuperacin de documentacin. ESTUDIOS DE LA ESTRUCTURA Cada cambio estructural, ya sea por crecimiento vertical u horizontal de la organizacin, o por simple modificacin o cambio de ubicacin de unidades, implica aspectos tales como: a) Cambio de funciones b) Aparicin de nuevas funciones c) Desaparicin de funciones d) Creacin, eliminacin o ajustes en los cargos e) Modificacin de las relaciones entre las unidades existentes. f) Estudio, anlisis y evaluacin de las variables que afectan a la estructura. Todos estos aspectos son atinentes a la Organizacin y Mtodos. ORDENAMIENTO DE OFICINAS

En la actualidad al disear un sistema de informacin es necesario tener en cuenta: a) La distribucin espacial de las oficinas, equipos, centros de recepcin de documentos. b) Ubicacin de archivos y centro de procesamiento, flujos de documentos dentro de las unidades y entre las unidades. c) Tipos de documentos que circularan y tipos de documentos que se almacenaran y recuperaran por terminales de computacin, microfilms, microfichas, etc. d) Porcentaje de variabilidad de la disposicin de muebles peridicamente, modularidad de los equipos y facilidad de disposicin en los espacios. e) Utilizacin de secretarias individuales, colectivas, por jerarquas a los llamados pules (pools) de secretarlas. Todos estos aspectos estn orientados a procurar: a) La reduccin de demoras. b) Eliminacin de cuellos de botellas. c) Reducir el ciclo de tiempo para completar un circulo administrativo. d) Mejorar el control de las operaciones. e) Mejorar las comunicaciones. f) Reducir las llamadas telefnicas internas y los memorandos de la misma naturaleza. g) Optimizar el uso de maquinas y equipos. h) Maximizar el uso de iluminacin natural. i) Disminuir los niveles de ruido. j) Otros. PARTICIPACIN EN ESTUDIOS SOBRE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS Deber tratar aspectos como: a) Niveles d mecanizacin: a.1. Una sola operacin? a.2. Varias Operaciones? a.3. Subsistemas o procedimientos? b) Cules subsistemas conviene mecanizar o automatizar?. c) Organizacin de los flujos de informacin. d) Centralizacin o descentralizacin? En cada uno de estos aspecto deber tomar parte la unidad o departamento de O y M ya que su interaccin con los analistas de sistemas permitir una buena instrumentacin o puesta en marcha de los sistemas y procedimientos que se elaboren. UBICACIN DE UNIDAD DE ORGANIZACION Y METODOS En organizaciones pequeas generalmente las labores de O y M recaen sobre los gerentes (Dueos), los administradores, o sobre cualquier persona del cuerpo

administrativo. Lo mas comn es que nadie se ocupe de estas funciones y tareas, sino que todo lo referente a estructura, formularios, procedimientos, manuales ( si existen), etc., surja y se lleve a cabo de manera casual, anrquica y con prdidas de beneficios para la organizacin. A medida que las organizaciones crecen, se complican, y de pronto un jefe de nivel medio, y en algunos casos un gerente al nivel mximo comiencen a preocuparse por el desorden, las tensiones y contraten o designen a alguien para que se ocupe d los manuales de procedimientos o de los formularios, o de disear sistemas parciales. En las grandes organizaciones debe existir una unidad encargada de las funciones de O y M, la cual tiene caractersticas de Staff o asesora, y puede estar ubicada dentro de una gerencia o divisin de servicios a la cual le compete todo lo referente a investigacin de operaciones, procesamiento de datos, estudio del trabajo y la organizacin y mtodos. Otra forma de ubicacin es dentro del rea de planificacin. En las instituciones educativas de nivel superior, por ejemplo, es recomendable que la oficina de O y M forme parte de la direccin de planificacin y sta a su vez sea un rgano asesor del nivel estratgico. De esta forma el mbito de accin es toda la organizacin y no una parcela o conjunto de funciones de la misma. OyM Nunca debe concebirse la unidad de O y M como dependiente de un rgano directivo que no tenga competencia sobre todos los aspectos y mbitos de la organizacin, ni como una unidad ejecutora o deliberante. En cualquier caso la unidad de O y M debe estar ntimamente relacionada con aquellas que desempean funciones de planificacin, organizacin y desarrollo e implementacin de sistemas. Es muy comn en las organizaciones modernas, ubicar la unidad de organizaciones y Mtodos como una parte de la unidad de informtica. SISTEMAS PROGRAMACION P.E.D. EJERCICIOS 1. Identifique los principales problemas que e identifican en la actualidad en el tratamiento de los sistemas manuales y/o computarizados. 2. Seale y explique y presente ejemplos de las funciones de O y M 3. Seale y explique y presente ejemplos de las funciones de O y M y la calidad Total? 4. Defina y de ejemplos de eficacia y eficiencia. 5. Explique cul debe ser la ubicacin de la unidad de O y M dentro de una organizacin.

6. Describa cada una de las funciones de O y M. 7. Explique la relacin entre O y M y el diseo general de sistemas de informacin.