Guia Simplificado de Contratao de Solues de Tecnologia da Informao

Diretoria de Gesto de Tecnologia da Informao

Novembro de 2011

Este Guia foi elaborado com base no Guia de Boas Prticas em Contratao de Solues de Tecnologia da Informao da Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao SLTI, verso 1.0 e 1.1. O intuito do Guia Simplificado orientar o planejamento e execuo das etapas de contratao de solues de Tecnologia da Informao, demonstrando todo o rol de atividades e responsabilidades de cada processo. Atendendo toda a demanda descrita no Guia Simplificado de Contratao de TI estaremos alinhados com as normas de contratao e aquisio de bens de TI, segundo a SLTI e Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto MPOG. Sugerimos realizar leitura deste guia junto com a IN 04/2010 para melhor entendimento.

Elaborado/compilado por: Danilo Teixeira Silva contatos: dgti@ifnmg.edu.br Tel - (38) 3201-3059

Processo de Contratao de Solues de TI IFNMG

Referncias Legais: Art. 37 da Constituio Federal/1988; Decreto Lei n 200/1967; Lei n 8.666/93; Lei 10.502/02; Lei Complementar n 101 de 04 de maio de 2000; IN SLTI/MP N 04/2008; IN SLTI/MP N 04/2010;

Bases de Planejamento: EGTI (Estratgia Geral de Tecnologia da Informao); PDI (Plano de Desenvolvimento Institucional); PETI (Planejamento Estratgico de Tecnologia da Informao); planejamento estratgico de
TI alinhado com a EGTI e PDI.

PDTI (Plano Diretor de Tecnologia da Informao); processo norteador de contrataes de TI.

Fases da contratao de TI: PCTI - Planejamento da Contratao de Solues de TI; SFTI - Seleo do Fornecedor de Solues de TI; GCTI Gerenciamento do Contrato de Solues de TI.

Modelo de Contratao de TI MCTI

Artefatos Produzidos: Documento de Oficializao de Demanda; Anlise de Viabilidade da Contratao; Plano de Sustentao; Estratgia da Contratao; Anlise de Riscos; Termo de Referncia ou Projeto Bsico; Passo 1 - Incio: Documento de Oficializao de Demanda Fase: PCTI; Atores: Requisitante; Gestor de TI; Gestor Administrativo ou Diretor Geral; Responsveis: Entidade que demande a contratao de soluo de TI e Gestor de TI; Fluxo: Requisitante da soluo encaminha para o responsvel por gerir a TI do

rgo; Gestor de TI verifica a necessidade, analisa possveis solues; solicita alterao no DOD (caso necessrio); Realiza aceite; Indica integrante tcnico; Fluxo I: Gestor de TI encaminha a documentao para a autoridade mxima administrativa, que por sua vez, decide sobre o prosseguimento da contratao e define a equipe de contratao (atravs de portaria), que deve conter: integrante requisitante; integrante tcnico (rea de TI, que possui conhecimento do objeto) e integrante administrativo (ser responsvel pela anlise de viabilidade da contratao e plano de sustentao).

Passo 2 - Anlise de Viabilidade da Contratao - definem-se os requisitos da soluo de TI e especificao destes requisitos; indicao de solues que atendem aos requisitos; anlise e comparao dos custos das solues; escolha da soluo; justificar soluo escolhida, verificar necessidade de adequao no ambiente. Fase: PCTI; Atores: Requisitante; Integrante tcnico; Integrante Administrativo; Responsveis: Requisitante, Integrante Tcnico e Integrante Administrativo (apoio e avaliao final do documento); Fluxo: Requisitante define os requisitos do objeto; as solues disponveis no mercado e/ou anlise de projetos similares realizados por outras instituies. Posteriormente encaminha os requisitos para o Integrante Tcnico que dever especificar (conforme art. 13 da IN 04/2010), quando aplicveis, os requisitos tecnolgicos com base nos requisitos definidos pelo requisitante. Fluxo I: Integrante Tcnico e Requisitante devero identificar as diferentes solues que atendam aos requisitos especificados anteriormente considerando o inciso II do art. 11 da IN 04/2010. Fluxo II: Integrante Tcnico e Requisitante realiza anlise comparativa de TCO Custos Totais de Propriedade. Aps a anlise, os integrantes definem qual soluo mais adequada e realiza justificativa da soluo escolhida. Fluxo III: Integrante Tcnico, Requisitante e Integrante Administrativo so responsveis pela consolidao das informaes para preenchimento do documento Anlise de Viabilidade da Contratao. Passo 3 Plano de Sustentao definem-se os recursos materiais e humanos para garantir a continuidade do negcio, observando: aes de contingncia para garantir a continuidade do fornecimento da soluo em eventual interrupo contratual; transio contratual ou encerramento do contrato. Tambm necessrio definir estratgia de independncia do rgo contratante com relao contratada. O plano de sustentao dever ser aprovado pela equipe de planejamento da contratao. Fase: PCTI; Atores: Requisitante; Integrante tcnico; Integrante Administrativo; Responsveis: Equipe de Planejamento da Contratao; Fluxo: Integrante Tcnico e Requisitante identificam dentre os ativos e os processos organizacionais aqueles recursos materiais e humanos que sero fundamentais para a continuidade do negcio da instituio; posteriormente os integrantes Tcnico e Requisitante devem estabelecer procedimentos para eventual transio contratual e para encerramento do contrato. Tambm dever ser elaborado, baseado nos recursos humanos e materiais definidos anteriormente, a estratgia de continuidade do fornecimento da soluo e a estratgia de independncia da contratante em relao a contratada (referncia : art. 14 da IN 04/2010).

Fluxo I: Integrante Tcnico e Requisitante consolidam as informaes parta gerao do documento Plano de Sustentao e encaminha para a Equipe de Contratao para avaliao e aprovao do documento.

Passo 4 Estratgia da Contratao definem-se os termos contratuais, indicando todas as responsabilidades da contratada, os critrios tcnicos de julgamento das propostas que sero apresentadas na fase de seleo do fornecedor, oramento detalhado e estimativa de impacto econmico-financeiro que a contratao causar na contratante. Este documento ser elaborado a partir da Anlise de Viabilidade e Plano de Sustentao. Este processo se inicia com a indicao da soluo a ser contratada. Fase: PCTI; Atores: Requisitante; Integrante tcnico; Integrante Administrativo; Responsveis: Equipe de Planejamento da Contratao; Fluxo: Integrante Tcnico revisa e detalha a soluo a ser contratada, e junto com a equipe de contratao indica os termos contratuais a serem utilizados no item VI Elementos para Gesto do Contrato do Termo de Referncia. Devero ser observados: o disposto nos 2 e 3 do art.15 da IN 04/2010; Inciso III do art. 15 da IN 04/2010; art. 86, 87 e 88 da Lei n 8.666/93 e Lei n 10.520/02. Fluxo I: Posteriormente o Integrante Tcnico define as responsabilidades da contratada relacionadas execuo contratual. Aps a definio de responsabilidades a Equipe de Planejamento da Contratao deve elaborar modelos de documentos a serem entregues pela contratada: Termo de Compromisso e Termo de Cincia, sendo que o primeiro dever ser assinado pelo Representante Legal e Preposto da Contratada, o segundo deve ser assinado por todos os empregados da contratada envolvidos na contratao. Fluxo II: Integrante Tcnico define os critrios tcnicos de julgamento das propostas para fase de Seleo do Fornecedor observando a utilizao de critrios correntes no mercado e Anlise de Viabilidade da Contratao. Fluxo III: Integrante Administrativo com apoio do Integrante Tcnico dever elaborar oramento detalhado da contratao, conforme inciso IV do art. 15 da IN 04/2010. Fluxo IV: Integrante Requisitante dever elaborar estimativa de impacto econmicofinanceiro no oramento, conforme art. 16 da Lei Complementar n 101 de 04 de maio de 2000. Fluxo V: Equipe de Planejamento e Contratao dever avaliar e consolidar as informaes para gerao do documento Estratgia da Contratao.

Passo 5 - Anlise de Riscos definem-se os riscos que possam comprometer o sucesso da contratao e da gesto contratual, e os riscos de a soluo no vir a alcanar os resultados que atendam s necessidades da contratante, conforme art. 16 da IN 04/2010. Fase: PCTI; Atores: Requisitante; Integrante tcnico; Integrante Administrativo; Responsveis: Equipe de Planejamento da Contratao; Fluxo: Equipe de Planejamento da Contratao dever consolidar as informaes no processo Anlise de Riscos, o qual dever conter: identificao dos principais riscos que possam comprometer o sucesso do processo de contratao; identificao dos principais riscos que possam fazer com que os servios prestados ou bens entregues no atendam s necessidades do contratante;

identificao das possibilidades de ocorrncia e dos danos potenciais de cada risco identificado; definio das aes a serem tomadas para reduzir ou eliminar as chances de ocorrncia do evento; definio das aes de contingncia a serem tomadas caso o risco se concretize; definio dos responsveis pelas aes de preveno dos riscos e dos procedimentos de contingncia.

Passo 6 Termo de Referncia (fase final do planejamento de contratao).

Seleo de Fornecedor de Solues de TI deve-se avaliar o Termo de Referncia, revis-lo

tecnicamente, realizar licitao, assinar contrato, destituir a equipe de Planejamento da Contratao e nomear Gestor e Fiscais. Artefatos Produzidos: Contrato; Fase: SFTI; Atores: rea de Licitaes com a participao do Integrante Administrativo e rea Jurdica e rea de Informtica com participao do Integrante Tcnico; Fluxo - responsveis: Avaliar Termo de Referncia - rea de Licitaes e rea Jurdica; Revisar Termo de Referncia - rea de Informtica com a participao do Integrante Tcnico; Realizar Licitao - rea de Licitaes; Responder Questes/ Impugnaes Tcnicas - Pregoeiro, Comisso de Licitao, rea de TI e Integrante Tcnico; Analisar Propostas - Pregoeiro, Comisso de Licitao, rea de TI e Integrante Tcnico; Assinar Contrato rea Administrativa e Contratada; Destituir Equipe de Planejamento - rea Administrativa; Nomear Gestores e Fiscais - rea Administrativa;

Gerenciamento do Contrato de Solues de TI deve-se acompanhar e garantir o

fornecimento dos bens e a adequada prestao dos servios que compem a Soluo de Tecnologia da Informao durante todo perodo de execuo do contrato, o IFNMG deve realizar processo de Monitoramento da Execuo Contratual, conforme art.25 da IN 04/2010. Artefatos Produzidos: Plano de Insero; Termo de Compromisso e Termo de Cincia Fase: GCTI; Atores: Gestor do Contrato; Fiscal Tcnico do Contrato; Fiscal Requisitante do Contrato; Fiscal Administrativo do Contrato. Responsveis: Gestor do Contrato; Fiscal Tcnico do Contrato; Fiscal Requisitante do Contrato; Fiscal Administrativo do Contrato. Fluxo: O Gestor do contrato com apoio dos demais atores elaborar o Plano de Insero. Este plano prev os procedimentos, atividades e alocao de material

necessrios para o inicio da execuo do contrato, que contemplar no mnimo: 1- repasse contratada de conhecimentos necessrios execuo dos servios ou fornecimento de bens; e 2- disponibilizao da infraestrutura contratada, quando couber. Para elaborao do Plano de Insero utiliza-se como subsdio as informaes geradas no procedimento Avaliar Necessidades de Adequao. Fluxo I: O Gestor do Contrato dever elaborar pauta e convocar reunio com: Fiscal Tcnico; Fiscal Requisitante; Fiscal Administrativo; Representante Legal e Preposto da Contratada, com objetivo de definir: esclarecimentos relativos a questes operacionais, administrativas e de gerenciamento do contrato; definio dos meios de comunicao formais entre a contratante e contratada; entrega, por parte de contratada, do termo de Compromisso de manuteno de sigilo e cincia das normas de segurana vigentes no rgo, assinado pelo representante legal; definio e apresentao do preposto. Desta reunio dever ser produzido, conforme inciso I, alnea b do art. 25 da IN 04/2010: Ata da Reunio, Termo de Compromisso e Termo de Cincia das normas e procedimentos para execuo do contrato. Fluxo II: O Gestor do Contrato encaminhar formalmente as Ordens de Servio ou de Fornecimento dos Bens ao Preposto da Contratada, conforme art. 25, inciso II da IN 04/2010. Observar o 2 do art. 25 da IN 04/2010.

Monitoramento da Execuo Contratual o monitoramento da execuo possui 15

atividades e gera 2 documentos: Termo de Recebimento Provisrio e Termo de Recebimento Definitivo. Referncia: Lei n 8.666/93, art. 73. Atividades - Responsabilidades: Receber Objeto - Fiscal Tcnico ; Elaborar Termo de Recebimento Provisrio - Fiscal Tcnico; Avaliar Qualidade - Fiscal Tcnico e Fiscal Requisitante; Analisar Desvios de Qualidade - Gestor do Contrato; Encaminhar Demandas de Correo - Gestor do Contrato; Efetuar Correes Contratada; Verificar Aderncia aos Termos Contratuais - Fiscal Administrativo do Contrato; Indicar Termos No Aderentes - Fiscal Administrativo; Encaminhar Sanes para rea Administrativa - Gestor do Contrato; Elaborar Termo de Recebimento Definitivo - Gestor do Contrato e Fiscal Requisitante da Soluo; Autorizar Emisso de Nota Fiscal - Gestor do Contrato; Emitir Nota Fiscal - Contratada; Verificar Irregularidades Fiscais, trabalhistas e Previdencirias - Fiscal Administrativo; Verificar Manuteno da Necessidade, Economicidade e Oportunidade Fiscal Requisitante; Encaminhar Pedido de Alterao Contratual - Gestor do Contrato;

Documentos Gerados: Termo de Recebimento Provisrio; Termo de Recebimento Definitivo.

Transio Contratual: A transio contratual deve ser cuidadosamente planejada, de modo a minimizar o risco da descontinuidade de servios e ou fornecimento de bens, observando-se, conforme o caso, a manuteno dos nveis de servios. A transio deve planejada, de forma que no haja interrupo do servio e/ou fornecimento dos bens. Encerramento do Contrato: O processo de encerramento do contrato formalizado pelo Termo de Encerramento do Contrato. O Gestor do Contrato deve preparar e apresentar o termo ao Preposto da Contratada, observando o adequado tratamento dos aspectos legais da contratao. Este termo deve ser assinado pelos Representantes Legais da Contratada e Contratante. Os requisitos para o encerramento devem estar definidos no Contrato e no Plano de Sustentao. Obs.: Recomenda-se uma anlise das lies aprendidas, resultando em recomendaes de melhoria nos processos para o melhor planejamento e realizao de futuras contrataes. Obs.: Devem ser executados procedimentos especficos que assegurem a continuidade dos servios, quando se tratar de servios contnuos ou da substituio da Contratada. Obs.: No caso de resciso antecipada, a Administrao poder assumir o objeto do contrato e recursos da Contratada necessrios sua execuo, reter crditos e executar judicialmente garantias e multas devidas. Deve-se atentar para os seguintes procedimentos: recuperao ou transferncia de recursos de propriedade da Contratante; remoo de perfis de acesso relacionados ao contrato em descontinuao ou transio; troca de todas as senhas e acessos que sejam de conhecimento dos empregados da Contratada; assegurar-se de que todo o conhecimento de arquitetura e operao da infraestrutura e dos sistemas pertencentes contratante tenham sido adequadamente transferidos para equipe interna; recuperao de todos os documentos classificados ou que devam permanecer com o contratante; demais procedimentos especficos da contratao.