SUPPORT DE COURS

ACCESS 2.0
Microsoft

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SOMMAIRE
GENERALITS........................................................................4 CHARGEMENT DU LOGICIEL....................................................5

Chapitre 1 : BASE

Cration dune base de donnes......................................................................................7 La barre dicnes........................................................................................................8 Fermeture dune base de donnes...................................................................................9 Ouverture dune base de donnes....................................................................................9 Les relations entre les tables............................................................................................11

DE DONNEES..............................................6

Chapitre 2 : LES

Cration dune table........................................................................................................16 Cration avec assistants..............................................................................................17 Cration autonome.....................................................................................................19 La barre dicnes en mode conception.......................................................................20 Structure dune table..................................................................................................21 Dfinition de la cl primaire........................................................................................28 Supprimer, insrer des champs...................................................................................28 Dplacer les champs dune ligne une autre..............................................................29 Sauvegarde dune table...................................................................................................30 Fermeture dune table......................................................................................................30 Ouverture dune table......................................................................................................31 Saisie et visualisation des donnes..................................................................................32 La barre dicnes en mode feuille de donnes............................................................32 La saisie des donnes..................................................................................................32 Dplacement dans la table..........................................................................................33 Suppression dune table...................................................................................................34

TABLES......................................................15

Chapitre 3 : LES

Cration dune requte....................................................................................................36 Cration avec assistants..............................................................................................37 Cration sans assistants..............................................................................................46 La barre dicnes en mode cration............................................................................47 Requte slection........................................................................................................48 Requte cration de table...........................................................................................55 Requte mise jour....................................................................................................56 Requte ajout..............................................................................................................57 Requte suppression...................................................................................................58 Requte analyse croise..............................................................................................59 Sauvegarde......................................................................................................................60 Fermeture dune requte.................................................................................................60 Ouverture dune requte.................................................................................................61 Suppression dune requte..........................................................................................62

REQUETES..................................................35

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Chapitre 4 : LES

Cration dun formulaire.................................................................................................64 Cration avec assistants..............................................................................................65 Cration sans assistants..............................................................................................66 La barre dicnes en mode conception.......................................................................66 Les diffrentes sections...............................................................................................67 La rgle et la grille......................................................................................................68 La bote outils..........................................................................................................69 La palette....................................................................................................................75 Les proprits des objets............................................................................................76 Saisie et visualisation des donnes..................................................................................87 La barre dicnes en mode formulaire........................................................................87 La saisie des donnes..................................................................................................87 Recherche et remplacement.............................................................................................88 Recherche...................................................................................................................88 Remplacement............................................................................................................89 Les filtres.........................................................................................................................90 Les tris.............................................................................................................................91

FORMULAIRES...............................................63

Chapitre 5 : LES

Cration dun tat............................................................................................................95 Cration avec assistants..............................................................................................96 Cration sans assistants..............................................................................................97 La barre dicnes en mode conception.......................................................................97 Tris et regroupements.................................................................................................98 Les diffrentes sections...............................................................................................99 Sauvegarde......................................................................................................................101 Fermeture dun tat.........................................................................................................101 Ouverture dun tat.........................................................................................................102 Impression dun tat........................................................................................................102 Suppression dun tat......................................................................................................104

ETATS.......................................................94

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GENERALITES
Dfinitions : BASE DE DONNES : Ensemble dinformations se rapportant un sujet donn (ex: Annuaire, Clients, Produits ...) SGBD : Systme de Gestion dune Base de Donnes. Permet la manipulation dinformations dans une base de donnes. TABLE : Une table contient des donnes relatives une certaine catgorie dinformations (les employs, les factures...). Un enregistrement contient les donnes dun lment de la catgorie (un employ, une facture...). Les enregistrements sont composs de champs (nom, tlphone...). Une table est affiche sous la forme dune feuille de donnes (tableau) dont les lignes sont les enregistrements et les colonnes sont les champs. REQUTE : Une requte est la formulation dune interrogation sur le contenu dune ou de plusieurs tables entre lesquelles sont tablies des relations. Le rsultat dune requte est une feuille de rponses. FORMULAIRE : Un formulaire prsente les donnes dune table ou dune requte sous une forme personnalise. Vous construisez des formulaires pour saisir, modifier et mettre jour plus facilement les donnes. ETAT : Vous dfinirez un tat pour imprimer les donnes dans un format et une mise en page personnaliss, par exemple des tiquettes de mailing, une liste de tlphone ou des rapports de ventes. Dans un tat, les donnes peuvent tre tries et regroupes avec des sous-totaux. MACRO : Une macro est une squence dactions enregistres qui peut tre excute automatiquement. Une macro peut servir excuter automatiquement des manipulations rptitives, ou excuter une tche en rponse un vnement. FEUILLE DE DONNES DUNE TABLE : Les donnes dune table sont affiches sous la forme dune feuille organise en lignes et colonnes. Une ligne pour chaque enregistrement, une colonne pour chaque champ. FEUILLES DE RPONSES DUNE REQUTE : Les donnes trouves par une requte sont affiches dans une feuille de rponses, organise en lignes et colonnes. Celle-ci ressemble une table mais nen est pas une. Il sagit dune vue dynamique de donnes appartenant aux tables sources de la requte. Les mises jour apportes dans la feuille de rponses seront rpercutes dans les enregistrements correspondant des tables sources, sous certaines conditions. RELATIONS : Pour manipuler des donnes de plusieurs tables, vous devez tablir une relation entre ces tables, deux deux. La relation est construite sur un champ de la premire table et un champ de la deuxime table ; elle met en correspondance les enregistrements des deux tables qui ont la mme valeur dans ces champs. La relation peut tre dfinie au niveau des tables elles-mme, ou bien tre tablie au niveau dune requte.

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CHARGEMENT DU LOGICIEL

Access est un logiciel fonctionnant sous lenvironnement Windows. Pour lutiliser il est indispensable que ce dernier soit dj charg. Pour dbuter une session de travail sur Access 2.0, faire un double clic sur licne prsente ci-dessous qui doit apparatre dans une des fentres du gestionnaire de programmes.

Aprs chargement du logiciel, la fentre suivante apparat :

Barre de menus Barre de titre

Barre dicnes

Barre dtat

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Chapitre 1
BASE DE DONNEES
- Cration dune base de donnes - Fermeture - Ouverture - Les relations entre tables

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CREATION DUNE BASE DE DONNEES

Action ... [Fichier] [Nouvelle base de donnes] ou

Ctrl

ou

Cliquez sur cette icne

Saisissez le nom du fichier.

Positionnez vous dans le rpertoire voulu.

La cration doit se faire en mode exclusif.

Attention ... Le nom peut comporter 8 caractres maximum (extension MDB) Slection dune base existante, Access vous demande si vous souhaitez la remplacer. Attention si vous rpondez Oui, Access dtruira tous les objets. Page n 7

!!

Support ACCESS Voici la fentre principale :

Les diffrents onglets permettent laccs la liste des objets dun groupe.

: Permet de crer un nouvel objet dans le groupe slectionn. : Permet douvrir lobjet slectionn dans le groupe. : Permet de modifier lobjet slectionn dans le groupe.

La barre dicnes :
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Nouvelle base de donnes Ouvrir une base de donnes Attacher une table Imprimer Aperu avant impression Afficher le code Couper Copier Coller Relations Importer Exporter

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Fusionner dans MS Word Exporter vers Excel Nouvelle requte Nouveau formulaire Nouvel tat Fentre base de donnes Formulaire instantan Etat instantan Annuler Le conseiller Aide

FERMETURE DUNE BASE DE DONNEES

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Action ... [Fichier] [Fermer la base de donnes]

ou

Double clic sur le bouton systme.

OUVERTURE DUNE BASE DE DONNEES

Action... [Fichier] [Ouvrir une base de donnes] ou

Ctrl

Cliquez sur cette icne.

Vous obtenez la fentre suivante :

1re mthode : Slectionnez la base ouvrir, puis cliquez sur OK.

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2me mthode : Double clic sur la base ouvrir.

En environnement multi-utilisateur, cette option empche les autres utilisateurs de modifier les donnes et les objets de la base. Dsactivez cette option si vous voulez que la base soit exploite en mode partag.

Autorise la visualisation des donnes et des objets de la base de donnes, mais interdit leur modification.

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LES RELATIONS ENTRE TABLES

Action ... [Edition] [Relations...]

ou
Cliquez sur cette icne.

Vous obtenez cette fentre :

Afficher les diffrentes tables que vous voulez insrer dans votre modle relationnel

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CRATION

DE LIENS

Cliquez sur le champ cl de la table matre et faites glisser vers le champ correspondant dans la table subordonne .

La bote de dialogue suivant apparat :

Voici les champs en correspondance.

Veuillez cocher la case si vous voulez que sapplique le contrle de lintgrit rfrentielle entre ces deux tables.

Cliquez sur ce bouton pour crer la jointure telle quelle a t dfinie. Cliquez sur ce bouton pour dfinir les proprits mme de la jointure.

Normalisez la relation de une une ou de une plusieurs . Cf dfinitions...

Choisissez ces options ou non. Cf dfinition.

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TYPE DE RELATIONS :
Une Une :
Un enregistrement dune table est li un enregistrement dune autre table et inversement (quijointure). Ce type de relation est trs rare car cela veut dire que lon peut rassembler les informations dans la mme table. On lutilise pour grer des vnements particuliers ou protger des informations.

Une Plusieurs :
Un enregistrement dune table est li plusieurs enregistrements dune autre table et inversement.

LES OPTIONS DE RELATION :

Mettre jour en cascade les champs correspondants :
Permet, lorsquune relation est dfinie entre deux tables par lintermdiaire de deux champs correspondants, de mettre jour le champ correspondant en question lorsque le champ cl de la table matre t modifi. exemple :: Si un code client est modifi, tous les enregistrements de la table commande verront leur champ code client mis jour automatiquement selon la modification apporte.

Effacer en cascade les enregistrements correspondants :

Permet, lorsquune relation est dfinie entre deux tables par lintermdiaire de deux champs correspondants, de supprimer les enregistrements correspondants en question lorsque lenregistrement de la table matre t supprim. Si vous ne coch pas cette option, vous ne pourrez pas supprimer un enregistrement matre si il est en relation avec 1 ou plusieurs enregistrements correspondants. exemple :: Si lenregistrement client est supprim, tous les enregistrements commande correspondants seront eux-aussi supprims.

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TYPE DE JOINTURE :
Fate le choix entre ces trois options :

SUPPRESSION

DE LIENS

Slectionnez le lien en cliquant dessus, puis tapez sur la touche : Suppr

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Chapitre 2
LES TABLES
- Cration dune nouvelle table - Sauvegarde - Fermeture - Ouverture - Saisie et visualisation des donnes - Suppression

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CREATION DUNE TABLE

2- Cliquez sur le bouton nouveau .

1- Slectionnez bien longlet table .

Vous avez le choix entre 2 solutions:

2- Crer la table de manire autonome.

1- Utiliser lAssistant.

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CRATION

AVEC

ASSISTANTS :

Le choix dune table exemple dfini le contenu des champs exemple.

liste 1

liste 2

Le choix Affaire ou priv dfini le contenu de la liste des tables exemple.

Ajoute llment choisi en 1 dans la liste 2. Ajoute tous les lments de 1 en 2. Ote llment choisi de la liste 2. Ote tous les lments de la liste 2.

Trucs et Astuces... Un double clic sur un champ de la liste 1 le transfert automatiquement dans la liste 2.

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Saisissez le nom de votre table.

Choisissez loption qui vous convient le mieux.

Utilisez la liste droulante pour dfinir quel champ sera la cl primaire parmi tous ceux qui ont t prcdemment choisis.

Dfinissez le type de donnes de la cl primaire.

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Faites votre choix en fonction de vos besoins.

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CRATION

AUTONOME

Saisissez librement dans cette colonne le nom que vous souhaitez donner vos champs. Maximum de 64 caractres.

Vous pouvez choisir le type de donnes pour chacun des champs grce la liste droulante.

Pour chacun des champs vous avez dfinir les proprits de celui-ci.

Pour plus dinformations sur les types de champ et leurs proprits, veuillez vous reporter la section structure dune table .

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La barre dicnes en mode conception :

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

1 2 3 4 5 6 7 8

Mode conception Mode feuille de donnes Enregistrer Liste des proprits Index Cl primaire Insrer une ligne Supprimer une ligne

9 10 11 12 13 14 15 16

Nouvelle requte Nouveau formulaire Nouvel tat Fentre base de donnes Appeler Gnrateur Annuler Le conseiller Aide

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Structure dune table :

Types de donnes :
Compteur Texte Date/Heure Liaison OLE Mmo Numrique Montaire Oui/Non Numro automatique. Est compatible avec le type de donnes Numrique lorsque la proprit Taille du champ a pour paramtre Entier Long. Textes et chiffres, notamment des noms, des adresses, des codes postaux... Crez votre propre format daffichage ou choisissez lun des nombreux formats disponibles. Objets OLE susceptibles dtre lis ou incorpors une base de donnes par lintermdiaire dun contrle dans un formulaire ou un tat. Textes et nombres longs, notamment les commentaires et les explications. Donnes numriques sur lesquelles vous souhaitez effectuer des calculs mathmatiques, lexception de tout calcul montaire. Valeurs montaires. Nutilisez pas le type de donnes Numrique pour les valeurs montaires car la partie dcimale du rsultat risquerait dtre arrondie. Oui/Non, Vrai/Faux, Activ/Dsactiv. Champ logique, ne contenant quune seule valeur.

Les proprits des champs :

TAILLE DU CHAMP :

Champ texte : Par dfaut 50 caractres (maximum 255, minimum 1) Champ numrique : - Octet : - Entier : - Entier long : - Rel double : - Rel simple : nombres compris entre 0 et 255, pas de dcimales autorises. nombres compris entre - et + 32768, pas de dcimales autorises. nombres compris entre - et + 2 147 483 648, pas de dcimales autorises. nombres compris entre - et + 1,797*10 308, 15 dcimales maximum. nombres compris entre - et + 3,14*10 38, 7 dcimales maximum.

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FORMAT :

Champ numrique, montaire et compteur : Pour une mme saisie, affichage diffrent : - Nombre gnral : - Montaire : - Fixe : - Standard : - Pourcentage : - Scientifique : 3456.789 3 456.79 F. 3456.79 3 456.79 123.00 % 3.46E+03

Champ date/heure : Pour une mme saisie, affichage diffrent : Date, gnral Date, complet Date, rduit Date, abrg Heure, complet Heure, rduit Heure, abrg 19/06/1994 17:34:23 dimanche 19 juin 1994 19-jun-94 19/06/1994 17:34:23 05:34 PM 17:34

Champ Oui/Non : Vrai/Faux : Oui/Non : Actif/Inactif : Vrai par dfaut. Non par dfaut. Actif par dfaut.

MASQUE DE SAISIE :
0 # 9 L ? A a & C < > ,.:;-/ ! \

Chiffre de 0 9, entre obligatoire, signe [+] et[-] non accepts. Chiffre ou espace, entre facultative, signes [+] et [-] accepts. Chiffre ou espace, entre facultative, signes [+] et [-] non accepts. Lettre (A-Z), entre obligatoire. Lettre (A-Z), entre facultative. Lettre ou chiffre, entre obligatoire. Lettre ou chiffre, entre facultative. Caractre quelconque ou espace, entre obligatoire. Caractre quelconque ou espace, entre facultative. Convertit tous les caractres qui suivent en minuscules. Convertit tous les caractres qui suivent en majuscules. Sparateur de dcimales, de milliers, de date et dheure. Permet un remplissage du masque de saisie partir de la droite, et non de la gauche. Affiche le caractre qui suit sous sa forme littrale. Par exemple, \A saffiche sous la forme A.

Champ texte : Page n 23

Support ACCESS Vous pouvez utiliser lassistant en cliquant sur le bouton :

Choisissez votre format. Puis passer lassistant suivant.

Vous pouvez modifier le masque de saisie qui vous est propos.

Champ date/heure : Page n 24

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Choisissez le masque de saisie dsir. Puis appelez lassistant suivant.

Vous pouvez modifier le masque de saisie propos. Vous en avez termin avec lassistant, cliquez sur Terminer .

DECIMALES :

Champ numrique : Auto de 0 15 Les dcimales seront automatiquement dfinis par le format. Vous pouvez dfinir vous-mme le nombre de dcimales.

LEGENDE:
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Tous les types de donnes :

Le nom du champ sera utilis par dfaut comme intitul dans un formulaire. Vous pouvez saisir un nouveau libell dans cette proprit qui sera utilis la place du nom du champ.

VALEUR PAR DEFAUT:

Tous les types de donnes sauf Compteur et Liaison OLE : Vous pouvez utiliser lassistant en cliquant sur le bouton :
Saisissez votre expression en utilisant les diffrents outils qui vous sont proposs.

Boutons reprsentant les principaux oprateurs dont vous pouvez avoir besoin.

En cliquant sur lun ou lautre des fichiers vous avez le choix entre diffrentes constantes ou oprateurs.

VALIDE SI:

Tous les types de donnes sauf Compteur et Liaison OLE : Vous pouvez utiliser lassistant en cliquant sur le bouton : Vous avez accs au mme assistant que prcdemment, cest dire le Gnrateur dexpression .

MESSAGE SI ERREUR:

Tous les types de donnes sauf Compteur et Liaison OLE : Page n 26

Support ACCESS Vous pouvez taper le message derreur que vous voulez faire apparatre lorsque la saisie ne sera pas valide.

Trucs et Astuces ... Vous pouvez faire appel la fonction Zoom pour agrandir votre visualisation de la zone de saisie du message si erreur en tapant sur les touches :
Shift

F2

NULL INTERDIT:

Tous les types de donnes sauf Compteur : Deux valeurs possibles : Oui ou Non. Si Oui, une valeur sera requise pour le champ.

CHAINE VIDE AUTORISEE:

Tous les types de donnes sauf Compteur et Liaison OLE : Deux valeurs possibles : Oui ou Non. Si Oui, autorise les valeurs nulles dans le champ.

INDEXE:

Tous les types de donnes sauf Mmo et Liaison OLE :

La cration dun index sur un champ permet dacclrer les recherches et les tris, mais risque de ralentir les mises jour.

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Dfinition de la cl primaire :
2- Cliquez sur licne Cl pour faire apparatre cette mme cl dans la zone de slection . 1- Slectionnez le ou les champs devant tre cl. En positionnant le curseur de la souris dans la zone de slection .

Zone de slection .

ou
Action ... - Slectionnez le ou les champs - [Edition] [Dfinir comme cl primaire]

Supprimer, Insrer des champs :

Action ... - Slectionnez la ou les ligne(s) - Tapez sur la touche

Suppr

ou

Inser

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Ou
Cliquez sur un des boutons suivant :

Insre une ligne

Supprime une ligne

Dplacer les champs dune ligne une autre :

Slectionnez le ou les champs dplacer.

Placez votre curseur souris dans la zone de slection de ou des lignes slectionne(s). Votre curseur prend la forme dune flche :

Cliquez sur le bouton gauche de votre souris et maintenez appuy tout en faisant glisser vers la position dinsertion. Votre curseur prend la forme suivante :

Vous pouvez relcher le bouton gauche de la souris, lorsque vous voyez apparatre un trait noir symbolisant le point dinsertion de la ou des ligne(s). Elles seront insres en dessous de cette ligne noire.

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SAUVEGARDE DUNE TABLE

Action ... [Fichier] [Enregistrer sous] ou

Ctrl + S

ou

Cliquez sur cette icne.

FERMETURE DUNE TABLE

Action ... [Fichier] [Fermer]

ou

Double clic sur le bouton systme.

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OUVERTURE DUNE TABLE

Deux faons de faire :

1- Slectionnez la table, puis cliquez sur le bouton Ouvrir .

2- Double clic sur lintitul de la table avec le bouton droit de la souris

Si vous demandez ouvrir une table, elle sera ouverte en mode feuille de donnes.

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SAISIE ET VISUALISATION DES DONNEES

La barre dicnes en mode feuille de donnes :
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Mode conception Mode feuille de donnes Imprimer Aperu avant impression Crer un nouvel enregistrement Couper Copier Coller Rechercher Trier par ordre croissant Trier par ordre dcroissant Modifier le filtre/tri

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Appliquer le filtre/tri Afficher tous les enregistrements Nouvelle requte Nouveau formulaire Nouvel tat Fentre base de donnes Formulaire instantane Etat instantan Annuler Le conseiller Aide

La saisie des donnes :

Cliquez sur le bouton :

Une ligne vierge apparat dans votre feuille de donnes.

Passez dun champ lautre en utilisant la touche tabulation :

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Bande de slection

Symbole du slecteur.

Le symbole du slecteur peut prendre plusieurs formes : Enregistrement modifi mais non encore sauvegard. Nouvel enregistrement. Enregistrement actif.

Dplacement dans la table :

Premier enregistrement.

Enregistrement prcdent.

Enregistrement suivant.

Dernier enregistrement

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SUPPRESSION DUNE TABLE

Action ... [Edition] [Supprimer]

ou
Slectionnez la table, et tapez sur la touche Suppr

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Chapitre 3
LES REQUETES
- Cration dune requte - Sauvegarde - Fermeture - Ouverture - Suppression

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CREATION DUNE REQUETE

2- Cliquez sur le bouton Nouveau.

1- Slectionnez bien longlet Requte .

ou
Action ... [Fichier] [Nouveau] [Requte]

ou
Cliquez sur cette icne.

Vous avez le choix entre 2 solutions :

1- Utiliser lAssistant.

2- Utilisez une feuille de requte vierge.

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Cration avec Assistants :

Vous avez le choix entre 4 assistants.

Analyse croise Trouver les doublons Non-correspondance Archivage

Affiche les donnes sous la forme dun tableau danalyse. Trouve les enregistrements qui sont en double dans une table. Trouve les enregistrements qui nont pas leur correspondance dans une autre table. Copie les enregistrements dune table existante vers une nouvelle table.

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REQUETE ANALYSE CROISEE:

En fonction de votre choix daffichage vous voyez apparatre soit les tables, soit les requtes, soit les deux. Fates votre choix dans la liste.

Liste 1 Slectionnez les champs que vous voulez mettre en ligne. Liste 2

Ajoute llment choisi en 1 dans la liste 2. Ajoute tous les lments de 1 en 2. Ote llment choisi de la liste 2. Ote tous les lments de la liste 2.

Trucs et Astuces... Un double clic sur un champ de la liste 1 le transfert automatiquement dans la liste 2.
Choisissez le champ utilis en colonne.

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Pour le calcul de la valeur lintersection des lignes et des colonnes, choisissez le champ et le type de calcul.

Donnez un nom votre requte danalyse croise. Un nom lui est donn par dfaut.

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REQUETE TROUVER LES DOUBLONS :

En fonction de votre choix daffichage vous voyer apparatre soit les tables, soit les requtes, soit les deux. Fates votre choix dans la liste.

Choisissez le ou les champs pouvant exister en double.

Liste 2 Liste 1

Ajoute llment choisi en 1 dans la liste 2. Ajoute tous les lments de 1 en 2. Ote llment choisi de la liste 2. Ote tous les lments de la liste 2.

Trucs et Astuces... Un double clic sur un champ de la liste 1 le transfert automatiquement dans la liste 2. Page n 40

Support ACCESS

Choisissez le ou les champs que vous voulez visualiser dans le rsultat de votre requte.

Donnez un nom votre requte. Un nom lui est dj donn par dfaut.

Page n 41

Support ACCESS

REQUETE NON-CORRESPONDANCE :

En fonction de votre choix daffichage vous voyez apparatre soit les tables, soit les requtes, soit les deux. Fates votre choix dans la liste.

Slectionnez la table qui contient les enregistrements correspondants.

Choisissez dans chacune des tables, les champs en correspondance, et cliquez sur le bouton <=> .

Page n 42

Support ACCESS

Choisissez parmi les diffrents champs, ceux que vous voulez voir apparatre dans votre requte.

Donnez un nom votre requte. Un nom vous est propos par dfaut.

Page n 43

Support ACCESS

REQUETE ARCHIVAGE :
Choisissez la table qui contient les enregistrements archiver.

Saisissez la valeur que vous recherchez. Choisissez le champ sur lequel vous voulez faire une slection laide de la liste droulante.

Choisissez loprateur grce la liste droulante.

Access vous donne les enregistrements qui rpondent au critre dfini prcdemment.

Page n 44

Support ACCESS

Choisissez loption de supprimer ou de garder les enregistrements dans la table dorigine.

Donnez un nom votre requte. Un nom lui est donn par dfaut.

Access vous demande de confirmer larchivage des enregistrements qui ont t trouvs :

Page n 45

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Cration sans Assistants :

On distingue quatre sortes de requte : Requte slection Requte action Requte paramtre Requte par dfaut. Permet dinterroger la base de donnes. Entrane une action sur les enregistrements de la base. Utilise des paramtres ou variables. Vous pouvez donc excuter la mme requte avec des critres diffrents, sans avoir modifier la grille dinterrogation. Requte avec calculs sur un groupe denregistrements qui prsente le rsultat sous la forme dune feuille de calcul.

Requte analyse croise

Voici la feuille dinterrogation :

Liste des champs des tables source.

Tri sur un champ

Slecteur.

Coche daffichage ou non.

Champs inclus de la table source. Lignes pour saisie des critres.

Page n 46

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La barre dicnes en mode cration :

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Mode conception SQL Mode feuille de donnes Enregistrer Excuter Proprits Ajouter une table Oprations Nom de tables Requte slection Requte analyse croise Requte Cration de table

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Requte mise jour Requte ajout Requte suppression Nouvelle requte Nouveau formulaire Nouvel tat Fentre base de donnes Appeler Gnrateur Annuler Le conseiller Aide

Page n 47

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REQUETE SELECTION

Voici la feuille dinterrogation :

Choisissez la table ou requte que vous voulez utiliser. Cliquez sur Ajouter , puis sur Fermer .

AJOUTER UNE TABLE :

Action ... [Requte] [Ajouter une table] ou

Double clic sur le nom de la table ou requte que vous voulez ajouter, puis Fermer .

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SUPPRIMER UNE TABLE :

Slectionnez la table supprimer de votre requte, et appuyez sur la touche : Suppr

LIGNE DE JOINTURE :
La ligne de jointure permet de lier deux tables entre elles de manire relier les informations de ces deux tables.

Cliquez sur le champ cl de la table matre et maintenez appuy avec le bouton gauche de la souris.

Votre curseur prend la forme dun rectangle. Dplacez vous sur le champ correspondant grce auquel vous voulez lier les 2 tables.

La jointure est visualise par un lien entre les deux tables.

Page n 49

Support ACCESS Les proprits de la jointure :

Slectionnez la ligne de jointure et fates un double clic avec le bouton gauche de votre souris en restant bien positionn sur la ligne.

ou
Action ... [Affichage] [Proprits de la jointure]

Faites le choix entre ces 3 options. Le rsultat de la requte sen trouvera chang.

Page n 50

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INCLURE LES CHAMPS :

Un champ la fois :

Cliquez-glissez vers la colonne champ.

Utilisez la liste droulante qui vous donne la liste exhaustive des champs de toutes les tables ajoutes.

Tous les champs :

Cliquez-glissez lastrisque jusque dans la grille dinterrogation.

SUPPRIMER LES CHAMPS :

Slectionnez la colonne en cliquant bien dans la bande de slection en haut, et tapez sur la touche : Suppr

TRI :
Utilisez la liste droulante pour dfinir si le tri doit seffectuer de manire Croissante ou Dcroissante .

Page n 51

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AFFICHER :
Si vous cochez Afficher , les donnes de ce champ apparatrons dans la requte, sinon elles ne seront pas dans la table rponse.

Page n 52

Support ACCESS

LES CRITRES :

Saisie valeurs de critres : Texte : Nombres Dates Oui/Non Tapez simplement le mot, ou si la valeur se compose de plusieurs mots, placezles entre guillemets, par exemple Paris la dfense . Pas de symbole montaire, ni de sparateur de milliers. Vous avez le choix du format, par exemple vous pouvez saisir 6 aot 1994, ou 06/08/94, ou 06-aou-1994, ou #06/08/1994#. Une valeur positive peut tre saisie par Oui/Vrai/Actif/1. Une valeur ngative par Non/Faux/Inactif/0.

Oprateurs de comparaison : < <= <> = > >= Entre...Et Dans() Comme Infrieur Infrieur ou gal Diffrent de Egal Suprieur Suprieur ou gal Slection dune plage denregistrements Entre 100 Et 500 Slection dans une liste de valeurs Dans(Paris;Lyon;Marseille) Recherche les valeurs similaire Comme dupont

Oprateurs arithmtique : * + / \ ^ Mod Multiplier Additionner Soustraire Diviser Elever la puissance...

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Support ACCESS

Oprateurs logiques : Eqv Et Imp Ou Ou_X Pas

Slection par diffrence

Caractres gnriques : ? * Remplace 1 caractre. Remplace une srie de caractre.

exemple : M?rtin Vil* */10/94 Trouve : Trouve : Trouve : Martin Mortin etc Villefranche Villeurbanne etc Toutes les dates doctobre 1994

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Support ACCESS
REQUETE CREATION DE TABLE

Une requte Cration de table est une requte Action qui vous permet de conserver les enregistrements de la table rponse dans une nouvelle table ayant la mme structure que celle de la requte slection.

Action ... Construisez une requte slection... [Requte] [Cration de table]

ou

Cliquez sur cette icne.

Saisissez le nom de la nouvelle table.

Spcifiez le nom du fichier base de donnes si vous voulez que la nouvelle table soit affecte une autre base que celle en cours.

La cration de la table se fera lors de lexcution de la requte action.

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Support ACCESS
REQUETE MISE JOUR

Une requte Mise jour est une requte Action qui vous permet de mettre jour les champs slectionns dans la grille dinterrogation.

Action ... [Requte] [Mise jour]

ou

Cliquez sur cette icne.

Choisissez le ou les champ(s) mettre jour, puis saisissez la nouvelle valeur dans la ligne Mise jour .

La mise jour se fera lors de lexcution de la requte action.

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Support ACCESS
REQUETE AJOUT

Une requte Ajout est une requte Action qui vous permet dajouter les enregistrements trouvs dans une table de la base de donnes.

Action ... [Requte] [Ajout]

ou

Cliquez sur cette icne.

Saisissez le nom de la table laquelle vous voulez ajouter les enregistrements trouvs.

Lajout des nouveaux enregistrement se fera lors de lexcution de la requte action.

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Support ACCESS
REQUETE SUPPRESSION:

Une requte Ajout est une requte Action qui vous permet dajouter les enregistrements trouvs dans une table de la base de donnes.

Action ... [Requte] [Suppression]

ou

Cliquez sur cette icne.

Saisissez la valeur du critres pour lequel vous voulez supprimer les enregistrements

La suppression des enregistrements se fera lors de lexcution de la requte action.

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Support ACCESS
REQUETE ANALYSE CROISEE:

Une requte danalyse croise est une requte Action qui vous permet de reprsenter les donnes sous forme de tableau avec des lignes, des colonnes et des valeurs lintersection de ces dernires.

Action ... [Requte] [Analyse croise]

ou

Cliquez sur cette icne.

Choisissez un champ en ligne (regroupement), un champ en colonne (regroupement) et un champ pour le calcul de la valeur (compte, moyenne, somme ...)

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Support ACCESS

SAUVEGARDE

Action ... [Fichier] [Enregistrer sous] ou

Ctrl + S

ou

Cliquez sur cette icne.

FERMETURE DUNE REQUETE

Action ... [Fichier] [Fermer]

ou

Double clic sur le bouton systme.

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Support ACCESS

OUVERTURE DUNE REQUETE

Deux faons de faire :

1- Slectionnez la requte, puis cliquez sur le bouton Ouvrir .

2- Double clic sur lintitul de la requte avec le bouton droit de la souris

Si vous demandez ouvrir une requte, elle sera ouverte en mode feuille de donnes.

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Support ACCESS

SUPPRESSION DUNE REQUETE

Action ... [Edition] [Supprimer]

ou
Slectionnez la requte, et tapez sur la touche Suppr

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Support ACCESS

Chapitre 4
LES FORMULAIRES
- Cration dun formulaire - Sauvegarde - Saisie et visualisation des donnes - Recherche et remplacement - Les filtres - Les tris - Fermeture - Ouverture - Suppression

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Support ACCESS

CREATION DUN FORMULAIRE

2- Cliquez sur le bouton Nouveau.

1- Slectionnez bien longlet Formulaire .

ou
Action ... [Fichier] [Nouveau] [Formulaire]

ou
Cliquez sur cette icne.

Page n 64

Support ACCESS Vous avez le choix entre 2 solutions :

Slectionnez une table ou requte avec la liste droulante.

1- Utiliser lAssistant. 2- Utilisez une feuille de requte vierge.

Cration avec Assistants :

Vous avez le choix entre 5 assistants.

Colonne simple Tabulaire Graphique Sous-formulaire Formulaire instantan

Prsentation sous forme de fiches. Une fiche pour un enregistrement. Affiche chaque enregistrement en ligne. Permet de visualiser plusieurs enregistrements la fois. Affiche un graphique. Cre un formulaire qui contient un autre formulaire. Cre automatiquement un formulaire simple partir de la table ou requte slectionne.

Suivre les indications de lassistant ...

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Support ACCESS

Cration sans Assistants :

Voici la fentre de conception :

La barre dicnes en mode conception :

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Mode conception Mode formulaire Mode feuille de donnes Enregistrer Aperu avant impression Proprits Liste des champs Afficher le code Bote outils Palette Police

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Taille des caractres Gras Italique Aligner gauche Centrer Aligner droite Fentre base de donnes Appeler Gnrateur Annuler Le conseiller Aide

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Support ACCESS

Les diffrentes sections :

AFFICHER OU SUPPRIMER LES SECTIONS :
Action ... [Disposition] [En-tte/pied de page] [Disposition] [En-tte/pied de formulaire]

En-tte de formulaire En-tte de page Dtail Pied de page Pied de formulaire

Les informations places dans cette section seront visibles quelque soit la page courante. Positionnement dinformations variables en fonction de la page cran. Exemple : Nom de colonne Elment principal du formulaire servant positionner les zones de texte et les autres contrles relatifs aux diffrents champs des tables slectionnes. Positionnement dinformations variables en fonction des pages cran. Exemple : N de page Les informations places dans cette section seront visibles quelque soit la page courante.

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Support ACCESS

La rgle et la grille :
AFFICHER OU SUPPRIMER LA RGLE :
Action ... [Affichage] [Rgle]

La rgle gradue en cm permet de dfinir la position des objets dans le formulaire.

AFFICHER OU SUPPRIMER LA GRILLE :

Action ... [Affichage] [Grille]

La grille est un quadrillage aidant au positionnement des objets.

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Support ACCESS

La bote outils :
AFFICHER OU SUPPRIMER LA BOTE A OUTILS :
Action ... [Affichage] [Bote outils]

OU

Cliquez sur cette icne.

Voici la bote outils :

Pointeur Etiquette Groupe doptions Case doptions Liste modifiable Graphique Cadre dobjet indpendant Trait Saut de page Assistants contrle Zone de texte Bouton bascule Case cocher Zone de liste Sous formulaire/sous tat Cadre dobjet dpendant Rectangle Bouton commande Verrouillage outil

Pour slectionner un des outils il suffit de cliquer sur un des boutons laide de la souris. Le bouton apparat comme enfonc lorsque vous lavez slectionn.

Chacun des objets ou contrles possdent des proprits qui dfinissent les caractristiques de chacun dentre eux.
Slectionnez lobjet et cliquez sur cette icne pour faire apparatre la feuille des proprits.

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Support ACCESS Il y a quatre types de proprits : - Les proprits de donnes. - Les proprits de prsentation. - Les proprits des vnements. - Les autres proprits. Les proprits et leur nombre varient en fonction de lobjet slectionn.

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Support ACCESS

Pointeur :
Permet de slectionner, de dplacer, de dimensionner et de modifier les contrles dans un formulaire ou un tat.

Etiquette :
Affiche un texte descriptif. Par exemple un titre ou des explications. Vous pouvez insrer plusieurs lignes dans une tiquette en tapant les touches CRTC + Entre en mme temps.

Ce contrle na pas de proprits de donnes, ni dvenements. Seules les proprits de prsentation ainsi que les autres proprits peuvent tre prcises

Zone de texte :
Affiche des donnes (texte, nombres ou symboles). Les zones de texte servent saisir ou modifier des donnes, afficher des informations provenant dune table ou dune requte sous-jacente, ou encore afficher des valeurs calcules partir dexpressions.

Les proprits de donnes reprennent les informations dfinies dans la structure de la table. Toutes les autres proprits sont dfinir selon vos besoins.

Groupe doptions :
Affiche un cadre de groupe auquel vous pouvez ajouter des cases cocher, des boutons doptions ou des boutons bascules.

Bouton bascule :
Cest un contrle que lon enfonce (en le slectionnant) pour indiquer quune situation est vraie.

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Support ACCESS

Case doptions :
Indique si une situation est vraie ou non. Lorsque vous cliquez sur le bouton doptions, un point noir apparat au centre, indiquant que la situation est vraie.

Case cocher :
Indique si une situation est vraie ou non. Lorsque vous lactivez, un X sy inscrit pour indiquer que la situation est vraie. Vous pouvez utiliser des cases cocher dans un groupe doptions.

Liste modifiable :
Combine les fonctions dune zone de texte et dune zone de liste. Vous lutiliserez pour pouvoir saisir une valeur ou en slectionner une dans une liste prdfinie.

Zone de liste :
Affiche une liste de valeurs parmi lesquelles vous pouvez slectionner une valeur. Les zones de liste sutilisent lorsque lon souhaite limiter la valeur dun contrle aux valeurs dune liste. Si vous avez activ loption Assistants contrle avant de slectionner loutil Zone de liste, vous pouvez crer la zone de liste laide dun Assistant.

Graphique :
Affiche des donnes Microsoft Access sous forme de graphique dans un formulaire ou un tat. Lorsque vous insrez un contrle Graphique dans un formulaire ou un tat, Microsoft Access ouvre lAssistant Graphique.

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Support ACCESS

Sous-formulaire/Sous-tat :
Affiche un formulaire/tat incorpor dans un autre. Un formulaire avec un sous-formulaire pour prsenter une relation un_-plusieurs , comme une catgorie de produits et les lments que les composent. Ainsi, le formulaire principal peut afficher le code ,le nom et la description de la catgorie et le sous-formulaire, lui, affiche les numros de rfrence de tous les produits appartenant cette catgorie.

Cadre dobjet indpendant :

Affiche une image, un graphique ou tout objet OLE ne se trouvant pas dans une table. Par exemple, vous pouvez utiliser un cadre dobjet indpendant pour afficher une image cre et enregistre dans Microsoft Paintbrush.

Cadre dobjet dpendant :

Affiche une image, un graphique ou tout autre objet OLE enregistr dans une table pour illustrer un formulaire ou un tat, par exemple.

Trait :
Affiche un trait horizontal, vertical ou diagonal dans un formulaire ou un tat pour attirer lattention sur des informations importantes. Utilisez la palette pour modifier la couleur, la largeur ou le style dun trait.

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Support ACCESS

Rectangle :
Permet de mettre en valeur les zones cls dun formulaire ou dun tat ou pour crer un effet dombrage.

Saut de page :
Sert marquer le dbut dun nouvel cran ou dune nouvelle page dans un formulaire ou un tat.

Bouton de commande :
Sert excuter une macro ou appeler une procdure vnementielle Access Basic. Vous pouvez le crer laide dun Assistant.

Assistants Contrle :
Si vous voulez ajouter un contrle pour lequel il existe un Assistant dans Microsoft Access, vous pourrez crer le contrle laide de lAssistant.

Verrouillage de loutil :
Maintient un outil actif tant que vous nen avez pas slectionn un autre. Cela vous permet de crer le mme type de contrle chaque fois que vous cliquerez sur le formulaire ou ltat.

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Support ACCESS

La palette :
AFFICHER OU SUPPRIMER LA PALETTE :
Action ... [Affichage] [Palette]

OU

Cliquez sur cette icne.

Voici la palette :
Apparence Bordure Traits

Couleur du texte Couleur du fond Arrire plan transparent Couleur bordure Bordure transparente

Pour changer les couleurs dun objet, il faut dabord le slectionner ...

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Support ACCESS

Les proprits des objets:

NOM CONTROLE :
Tous les objets. Il doit tre unique sur un mme formulaire. Si le contrle est un champ, Access donne le nom du champ comme nom de contrle.

SOURCE CONTROLE :

Bouton bascule, cadre dobjet dpendant, case cocher1, case doptions1, groupe doption, liste modifiable, zone de liste, zone de texte.

Associe le contrle un champ dune table ou dfinit une expression qui cre des donnes afficher dans le contrle. Un nom de champ : Le contrle est associ un champ dans une table. Les donnes du champ sont affiches dans le contrle. Les modifications apportes aux donnes lintrieur du contrle sont rpercutes dans le champ. Une expression : Lexpression engendre des donnes pour le contrle. Il sagit dune donne en lecture seule qui nest pas enregistre dans la base de donnes. exemple :: =Date()+7

LEGENDE :
Bouton bascule, bouton de commande, tiquette. Spcifie le texte qui apparat dans le contrle. 255 caractres pour les boutons, 2048 caractres pour les tiquettes.

IMAGE :
Bouton bascule, bouton de commande. Entrez le chemin daccs et le nom du fichier de limage en mode point (bitmap BMP). Limage est charge dans le bouton et stocke avec lui. Les boutons peuvent afficher soit une lgende, soit une image. Si vous affectez une lgende et une image un bouton, la lgende nest pas visible. Si vous supprimez limage, la lgende apparat.

Sauf si le contrle appartient un groupe doptions.

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Support ACCESS

TEXTE BARRE ETAT :

Cadre objet dpendant, case cocher, liste modifiable, bouton de commande, zone de liste, case doptions, groupe doptions, sous-formulaire, zone de texte, bouton bascule. Spcifie le texte affich dans la barre dtat lorsquun contrle est slectionn. Entrez jusqu 255 caractres.

VALIDE SI / MESSAGE SI ERREUR :

Bouton bascule1 , case cocher1 , case doptions1, groupe doptions, liste modifiable, zone de liste, zone de texte.

Valide si : Expression qui est calcule lorsque des donnes sont ajoutes ou modifies dans un champ. Message si erreur : Texte du message derreur.

AVANT MAJ / APRES MAJ :

Case cocher1, liste modifiable, zone de liste, case doptions1, groupe doptions, zone de texte1, bouton bascule1.

Spcifie le nom dune macro ou dune fonction dfinie par lutilisateur qui doit tre excute avant ou aprs un des vnements suivants : AvantMAJ : Avant que les donnes modifies soient mises jour. AprsMAJ : Aprs que les donnes modifies aient t mises jour.

SUR ENTREE / SUR SORTIE / SUR DOUBLE CLIC :

Bouton bascule, bouton de commande, cadre objet dpendant, case cocher1, case doptions1, groupe doptions1, liste modifiable, sous-formulaire, zone de liste, zone de texte.

SurEntre : Un contrle devient actif. SurSortie : Un contrle cesse dtre actif. SurDoubleClic : Action sur double clic avec la souris. Syntaxe :: = nom de fonction()

Sauf dans un groupe doptions.

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Support ACCESS

VALEUR PAR DEFAUT :

Bouton bascule1, case cocher1, case doptions1, groupe doptions, liste modifiable, zone de liste, zone de texte.

Texte ou expression dont la longueur ne dpasse pas 255 caractres. Un contrle peut fournir une valeur par dfaut un autre contrle. Syntaxe :: =Formulaires![Nom du formulaire]![Nom du contrle].Valeur

VISIBLE :
Tous les contrles. Oui : Lobjet est visible. Non : Lobjet est masqu.

AFFICHER :
Tous les contrles sauf saut de page. Toujours : Lobjet apparat en mode formulaire et limpression. A limpression : Lobjet apparat qu limpression. A lcran : Lobjet apparat quen mode formulaire.

ACTIVE :
Tous les contrles sauf saut de page, tiquette, graphique, rectangle, trait. Dtermine si un contrle peut tre actif en mode formulaire.

VERROUILLE :
Tous les contrles sauf bouton de commande, cadre dobjet indpendant. Dtermine si un contrle autorise la modification des donnes en mode formulaire;

GAUCHE / HAUT :
Tous les contrles. Gauche : Spcifie la position dun objet sur laxe horizontal. Haut : Spcifie la position dun objet sur laxe vertical.

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Support ACCESS

LARGUEUR / HAUTEUR :
Tous les contrles sauf saut de page. Spcifie la largueur et la hauteur dun objet.

COULEUR TEXTE :
Bouton bascule, bouton de commande, tiquette, groupe doptions, liste modifiable, zone de liste, zone de texte. Spcifie la couleur du texte dans un contrle.

POLICE / TAILLE CARACTRES :

Bouton bascule, bouton commande, tiquette, liste modifiable, zone de liste, zone de texte. Spcifie le nom et la taille des caractres de la police utilise pour du texte dans un contrle.

EPAISSEUR CARACTRE :
Bouton bascule, bouton commande, tiquette, liste modifiable, zone de liste, zone de texte. Spcifie lpaisseur des caractres entre fin, trs maigre, maigre, standard, moyen, demi-gras, trs gras et lourd.

ITALIQUE / SOULIGNE :
Bouton bascule, bouton de commande, tiquette, liste modifiable, zone de liste, zone de texte. Dfinit les attributs italique et soulign pour le texte dun contrle.

TRANSPARENT :
Bouton de commande. Dtermine si un bouton de commande est transparent. Oui : Le bouton est transparent. Non : Le bouton est visible.

Page n 79

Support ACCESS

AUTO REPETITION :
Bouton de commande. Dtermine si lexcution dune macro est rpte aussi longtemps quun bouton de commande reste enfonc. Oui : La macro nomme dans la proprit SurPression est excute de manire rpte aussi longtemps que le bouton de commande demeure enfonc; Non : La macro nest excute quune seule fois.

SUR PRESSION :
Bouton de commande. Spcifie le nom dune macro ou dune fonction dfinie par lutilisateur qui doit tre excute lors de lvnement. Syntaxe : = Nom de fonction()

ACTIF PAR DEFAUT :

Bouton de commande. Dtermine si un bouton de commande est le bouton par dfaut dans un formulaire (un seul bouton). Oui : Le bouton de commande est le bouton par dfaut. Non : Le bouton de commande nest pas le bouton par dfaut. Conseil : Dans le cas dun formulaire qui reconnat les oprations les oprations irrversibles, notamment les suppressions, il est judicieux de transformer le bouton Annuler en bouton par dfaut.

BOUTON ANNULER :
Bouton de commande. Permet dannuler la dernire action (Bouton unique). Oui : Le bouton de commande est le bouton Annuler Non : Le bouton de commande nest pas le bouton Annuler.

ECHELLE :
Cadre dobjet dpendant, cadre dobjet indpendant, graphique. Dtermine la manire dont Access affiche le contenu dun cadre dobjet ou dun graphique. Initiale : Affichage du maximum dun objet sans modifier sa taille. Page n 80

Support ACCESS Proportionnelle : Affichage de la totalit de lobjet aprs lavoir ajust de manire ce quil remplisse la hauteur et la largeur du graphique ou du cadre dobjet. Cela peut causer une distorsion des proportions. Zoom : Affiche la totalit du contenu aprs lavoir ajust de manire ce quil remplisse soir la hauteur soit la largeur du graphique ou du cadre dobjet. Cela ne cause pas de distorsion des proportions.

APPLICATION OLE :
Cadre dobjet indpendant, graphique. Affiche une description du type de liaison OLE contenue dans un graphique ou un cadre dobjet. exemple : graphique Microsoft Excel , Document Word et Image Paintbrush .

ORIGINE SOURCE / CONTENU :

Cadre dobjet indpendant, graphique, liste modifiable, zone de liste. Ces proprits servent indiquer Access comment fournir des donnes une zone de liste, une liste modifiable ou un objet OLE. Origine Source : Spcifie le type de source des donnes de lobjet. - Table/requte : Table ou requte - Liste valeurs : Liste dlments spcifis dans Contenu. - Liste champs : Liste de noms de champ dune table ou dune requte dsigne dans Contenu. Vous pouvez galement entrer le nom dune fonction Access Basic qui dfinit la liste. Entrez simplement le nom de la fonction. Nincluez pas le signe gal (=), de parenthses ou darguments. Contenu : Spcifie la source des donnes de lobjet. - Table/requte : Nom dune table ou dune requte. - Liste valeurs : Liste dlments spars par des point-virgules. - Liste champs : Nom dune table ou dune requte.

NOMBRE COLONNES :
Cadre dobjet indpendant, graphique, liste modifiable, zone de liste. Spcifie le nombre de colonnes affiches dans une liste modifiable ou une zone de liste ou envoyes par un objet OLE dans un graphique ou un cadre dobjet. Entrez un nombre entier compris entre 1 et le nombre maximum de champs spcifi par la sortie de la requte ou de la table de la proprit Contenu.

Page n 81

Support ACCESS

EN TETE COLONNES :
Cadre dobjet indpendant, graphique, liste modifiable, zone de liste. Dtermine si, dans une liste modifiable ou une zone de liste, les noms des champs sont utiliss comme en-ttes de colonnes. Oui : Les noms des champs sont utiliss comme en-ttes de colonnes ou comme tiquettes de graphiques. Non : Les noms des champs ne sont pas utiliss comme en-ttes de colonnes ou comme tiquettes de graphiques.

CHAMPS FILS / CHAMPS PERES :

Cadre dobjet indpendant, graphique, sous-formulaire. Ces proprits sont trs utiles en particulier dans laffichage des relations un plusieurs. exemple : Sous-formulaire affichant la liste des produits pour un fournisseur. Champs fils : Identifie des champs dans lobjet fils (incorpor). Champs pres : Identifie des champs dans le formulaire pre. On peut mettre : - Le nom du champ contenu dans la table source ou dans la requte de lobjet (identifie par sa proprit Source). - Un liste de champs spars par des point-virgules(;). Le nombre de champs et les types de donnes doivent correspondre dans les deux proprits. Lors de lincorporation dun formulaire dans un autre Access essaie automatiquement dtablir une liaison entre les formulaires. Il y parvient si : - Le formulaire principal et le sous-formulaire sont tous les deux bass sur des tables et si une relation a t dfinie laide de la commande relations. - Le formulaire principal et le sous-formulaire contiennent des champs portant le mme nom et possdant le mme type de donnes et si le champ dans le formulaire principal est la cl primaire de la table source. Il est prfrable que vous vrifiiez la validit dune liaison automatiques, si le formulaire principal est bas sur une requte ou si aucune des conditions qui prcdent nest vraie.

APPARENCE :
Tous les contrles sauf bouton de commande, saut de page, sous-formulaire, trait. Dtermine si un contrle apparat plat, relch ou enfonc. Dfinissez cette proprit laide de la feuille des proprits ou de la palette. Couleur 3D relch 3D enfonc

VALEUR CONTRLE :
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Support ACCESS Bouton bascule, case cocher, case doptions lorsquils sont dans un groupe doptions. Dfinit une valeur numrique pour un contrle; Quand le contrle est slectionn, le nombre est affect au groupe doptions. Si le groupe doptions est associ un champ, cette valeur est galement stocke dans le champ.

LARGEURS COLONNES :
Liste modifiable, zone de liste. Spcifie la largeur des colonnes dans une liste modifiable ou une zone de liste multi colonnes. Entrez les largeurs des colonnes spares par des point-virgules. Si la largeur est nulle (0), la colonne est masque. Si le paramtre est vierge, la largeur par dfaut est denviron 3 centimtres. Si les colonnes sont trop larges pour tre compltement affiches lintrieur ... exemple : : 6;0;6 Colonne 1 6 centimtres Colonne 2 Masque Colonne 3 6 centimtres

COLONNE LIE :
Liste modifiable, zone de liste. Associe une colonne dune liste modifiable ou dune zone de liste au champ dune table spcifi au moyen de la proprit Source Contrle. Nombre entier compris entre 0 et le nombre dfini par la proprit Nbre colonnes. Si vous entrez 0, cest lindex de la liste plutt quune colonne qui est associ au paramtrage de la proprit Source Contrle.

LIGNES AFFICHEES :
Liste modifiable. Spcifie le nombre maximum de lignes afficher dans la zone de liste dune liste modifiable affiche en mode formulaire et en mode feuille de donnes. Nombre entier dfinissant le nombre maximum de lignes. Le paramtre par dfaut est fix 8.

LARGEURS LISTE :
Liste modifiable. Spcifie la largeur de la zone droulante dune liste modifiable. La largeur de la zone droulante peut tre suprieurs, mais jamais infrieurs la zone de texte. Le paramtre Auto attribue la zone droulante la largeur de la liste modifiable. Si vous souhaitez crer une liste droulante multi-colonnes, vous pouvez modifier le paramtre par dfaut Auto de manire adapter la largeur de la zone droulante en fonction des colonnes quelle doit contenir. Page n 83

Support ACCESS Conseil : Quand vous crez des listes modifiables, noubliez pas de laisser un espace suffisant pour une barre de dfilement ventuelle.

LIMITER A LISTE :
Liste modifiable. Dtermine si une liste modifiable accepte nimporte quel texte entr ou seulement une texte qui correspond un des choix lists. Oui Non

PROPRIT FORMAT :
Zone de texte. Spcifie le format daffichage et dimpression des nombres, des dates, des heures et du texte.

DECIMALES :
Zone de texte. Dtermine le nombre de chiffres qui apparaissent aprs la virgule dans les nombre affichs. Auto : Les nombres sont affichs sous la forme spcifie par le paramtre de la proprit Format. 0 15 : A gauche du sparateur dcimal.

ALIGNER ETIQUETTE :
Bouton bascule, bouton de commande, cadre dobjet dpendant, case coche, case doptions, graphique, groupe doptions, liste modifiable, sous-formulaire, zone de liste, zone de texte. Spcifie lalignement du texte dans les tiquettes.

ALIGNER TEXTE :
Liste modifiable, tiquette, zone de texte. Spcifie lalignement du texte dans les nouveaux contrles. Standard : Le texte saligne gauche tandis que les nombres et les dates salignent droite. Le texte des tiquettes saligne gauche. Gauche : Le texte saligne gauche. Centre : Le texte est centr. Droite : Le texte saligne droite. Page n 84

Support ACCESS

OBJET SOURCE :
Cadre dobjet indpendant, sous-formulaire. Sous-formulaire : Identifie le sous-formulaire. Cadre dobjet li : Nom complet du fichier qui renferme les donnes lies au cadre. Vous pouvez insrer un sous-formulaire ou un sous-tat en entrant son nom au niveau du paramtre de la proprit Objet Source.

AUTO EXTENSIBLE / AUTO REDUCTIBLE :

Sous-formulaire, zone de texte. Auto extensible : dtermine si la taille ou dun contrle peut sagrandir afin que toutes ses donnes puissent tre imprimes. Auto rductible : dtermine si la taille dune section ou dun contrle peut diminuer afin que toutes ses donnes puissent tre imprimes sans laisser de lignes vierges.

INCLINAISON :
Trait. Spcifie si un trait est inclin vers la gauche ou vers la droite. \ : Inclinaison vers la gauche. / : Inclinaison vers la droite.

Page n 85

Support ACCESS

SAUVEGARDE

Action ... [Fichier] [Enregistrer sous] ou Ctrl

+ S

ou

Cliquez sur cette icne.

Page n 86

Support ACCESS

SAISIE ET VISUALISATION DES DONNEES

La barre dicnes en mode formulaire :
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Mode conception Mode formulaire Mode feuille de donnes Imprimer Aperu avant impression Crer un nouvel enregistrement Couper Copier Coller Rechercher

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

Trier par ordre croissant Trier par ordre dcroissant Modifier le filtre/tri Appliquer le filtre/tri Afficher tous les enregistrements Fentre base de donnes Annuler champ/enreg. en cours Annuler Le conseiller Aide Annuler

La saisie des donnes :

Action ... [Enregistrements] [Ajout]

ou
Cliquez sur cette icne.

Un enregistrement vierge apparat lcran, vous pouvez alors effectuer votre saisie.

Page n 87

Support ACCESS

RECHERCHE ET REMPLACEMENT
Recherche
Action ... [Edition] [Rechercher] ou
Ctrl

ou
Cliquez sur cette icne.

Vous obtenez la bote de dialogue suivante :

Choisissez o effectuer la recherche de la valeur saisie: - Nimporte o dans le champ - Champ entier - Dbut de champ

Saisissez la valeur recherche.

Dirigez la recherche vers le haut ou vers le bas de la table en fonction de votre position dans celle-ci.

Spcifiez si la recherche doit seffectuer sur le champ en cours ou sur tous les champs de la table.

Cochez la case si vous voulez faire la diffrence entre les Majuscules et les Minuscules.

Spcifiez si vous voulez rechercher la valeur selon le format saisie.

Lancer la recherche en cliquant sur le bouton

Le curseur se dplace automatiquement sur le premier enregistrement correspondant la recherche. Si il y a plusieurs enregistrements rpondants la valeur recherche, cliquez sur le bouton vous dplacer sur le prochain enregistrement correspondant au critre. pour

Page n 88

Support ACCESS

Remplacement
Action ... [Edition] [Remplacer] ou
Ctrl

Vous obtenez la bote de dialogue suivante :

Saisissez la valeur recherche et la valeur par laquelle vous voulez la remplacer.

Spcifiez si la recherche doit seffectuer sur le champ en cours ou sur tous les champs de la table. Cochez la case si vous voulez que la valeur saisie remplace le contenu entier du champ ou seulement la partie trouve.

Cochez la case si vous voulez faire la diffrence entre les Majuscules et les Minuscules.

Pour effectuer le remplacement pas pas, cliquez sur le bouton pour chaque enregistrement rpondant au critre. Pour effectuer le remplacement global, cliquez sur le bouton .

, puis

Page n 89

Support ACCESS

LES FILTRES

Action ... [Enregistrements] [Modifier le filtre/tri...]

ou
Cliquez sur cette icne.

Vous obtenez une fentre semblable une feuille de requte :

Vous pouvez poser les mmes critres que pour une requte. Le filtre est une requte simple qui ne sapplique quau formulaire ouvert. cest une visualisation provisoire dun sous-ensemble denregistrements. Pour appliquer le filtre au formulaire vous devez cliquer sur licne suivante : Pour revenir la visualisation de tous les enregistrements de la table :

Page n 90

Support ACCESS

LES TRIS

Action ... [Enregistrements] [Tri rapide...] [Croissant]

ou
[Enregistrements] [Tri rapide...] [Dcroissant]

ou
Cliquez sur cette icne pour un tri Croissant.. Cliquez sur cette icne pour un tri Dcroissant..

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OUVERTURE DUN FORMULAIRE

Deux faons de faire :

1- Slectionnez le formulaire, puis cliquez sur le bouton Ouvrir .

2- Double clic sur lintitul du formulaire avec le bouton droit de la souris

Si vous demandez ouvrir un formulaire, il sera ouvert en mode formulaire et non mode feuille de donnes.

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SUPPRESSION DUN FORMULAIRE

Action ... [Edition] [Supprimer]

ou
Slectionnez le formulaire, et tapez sur la touche Suppr

Page n 93

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Chapitre 5
LES ETATS
- Cration dun tat - Sauvegarde - Fermeture - Ouverture - Suppression

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CREATION DUN ETAT

2- Cliquez sur le bouton Nouveau .

1- Slectionnez bien longlet Etat .

ou
Action ... [Fichier] [Nouveau] [Etat]

ou
Cliquez sur cette icne.

Vous avez le choix entre 2 solutions :

Slectionnez une table ou requte avec la liste droulante.

1- Utilisez lAssistant.

2- Utilisez un tat vierge.

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Cration avec Assistants :

Vous avez le choix entre 7 assistants.

Colonne simple Regroupement/Totaux Publipostage Synthse Tabulaire Etat instantan Fusion de fichier MS Word

Prsentation sous forme de fiches. Une fiche pour un enregistrement. Cre un tat qui regroupe les enregistrements et affiche un total pour chaque jour. Cre des tiquettes pour publipostage. Cre un tat qui affiche des totaux pour des groupes denregistrements. Cre un tat qui affiche chaque enregistrement en ligne. Cre un tat simple fond sur la table ou la requte slectionne. Lie vos donnes un document Word, pour gnrer des lettres ou des enveloppes.

Suivre les indications de lassistant ...

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Cration sans Assistants :

Voici la fentre de conception :

La barre dicne en mode conception :

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Mode conception Aperu avant impression Aperu de lchantillon Enregistrer Trier et regrouper Proprits Liste des champs Afficher le code Bote outils Palette Police

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Taille des caractres Gras Italique Aligner gauche Centrer Aligner droite Fentre base de donnes Appeler Gnrateur Annuler Le conseiller Aide

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Tris et regroupements :
Action ... [Affichage] [Trier et regrouper...]

ou
Cliquez sur cette icne.

Vous obtenez la bote de dialogue suivant :

Choisissez le champ sur lequel vous souhaitez effectuer un tri ou un regroupement, grce la liste droulante. Si tri, Indiquez Croissant ou non.

Si vous indiquez Oui dans les proprits En-tte de groupe ou Pied de groupe , vous faite le choix dun regroupement.

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Les diffrentes sections :

AFFICHER OU SUPPRIMER LES SECTIONS :
Action ... [Disposition] [En-tte/pied de page] [Disposition] [En-tte/pied dtat]

En-tte dtat En-tte de page En-tte de groupe Dtail Pied de page Pied dtat Pied de groupe

Les informations places dans cette section seront visibles en dbut ddition. Positionnement dinformations variables en fonction de la page imprimes. Exemple : Nom de colonne Permet de dtacher certaines informations relatives au groupe en question par rapport un en-tte. Elment principal de ltat servant positionner les zones de texte et les autres contrles relatifs aux diffrents champs des tables slectionnes. Positionnement dinformations variables en fonction des pages imprimes. Exemple : N de page Les informations places dans cette section seront visibles la fin de limpression, et avant le pied de page. Permet de dtacher certaines informations relatives au groupe en question par rapport un pied de groupe.

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AUTRES :
Vous pouvez utiliser la grille, la palette, la bote outils et les proprits de la mme faon que celle dfinie dans le chapitre 4 Les formulaires .

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SAUVEGARDE

Action ... [Fichier] [Enregistrer sous] ou Ctrl

+ S

ou

Cliquez sur cette icne.

FERMETURE DUN ETAT

Action ... [Fichier] [Fermer]

ou

Double clic sur le bouton systme.

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OUVERTURE DUN ETAT

Deux faons de faire :
1- Slectionnez ltat, puis cliquez sur le bouton Ouvrir .

2- Double clic sur lintitul de ltat avec le bouton droit de la souris

Si vous demandez ouvrir un tat, il sera ouvert en mode aperu avant impression.

IMPRESSION DUN ETAT

Ouvrez ltat que vous voulez imprimer ... Action ... [Fichier] [Imprimer] ou
Ctrl + P

ou
Cliquez sur cette icne.

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SUPPRESSION DUN ETAT

Action ... [Edition] [Supprimer]

ou
Slectionnez ltat, et tapez sur la touche Suppr

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