Carmina y Adelina Raducu

Microsoft Access
Base de datos Access

1 Bachillerato M 23/01/2013

Definicin y funcionamiento:
Es una base de datos, recopila informacin relativa a un asunto o propsito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica. Si la base de datos no est almacenada en un equipo, o slo estn instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informacin procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

Tablas para almacenar los datos. Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que necesita. Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas. Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico. Pginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet. Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

Tablas de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,... Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...

Crear una tabla en una nueva base de datos

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office Nuevo. y, a continuacin, haga clic en

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicacin, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicacin. 3. Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

Crear una tabla en una base de datos existente

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office Abrir. y, a continuacin, haga clic en

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office Abrir. y, a continuacin, haga clic en

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el panel de exploracin, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla. 4. Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo. Agregar un nuevo campo a una tabla nueva 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office Abrir. y, a continuacin, haga clic en

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos. 4. Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo. Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizar la informacin especificada para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006, Office Access 2007 examina la informacin especificada, determina que se trata de una fecha y define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la informacin especificada, define el tipo de datos en Texto.

Creacin de una tabla con el Asistente para tablas

Microsoft Access tiene un asistente con el nombre del Asistente para tablas que se crear una tabla para usted. Este asistente le ofrece sugerencias acerca de qu tipo de tabla puede crear (por ejemplo, una tabla de lista de correo, una tabla a los alumnos,

una tabla de tareas y as sucesivamente) y le ofrece muchos nombres diferentes para los campos de estas tablas. Para utilizar al Asistente para tablas para crear una tabla, siga estos pasos: 1. Crear una nueva base de datos en blanco. 2. En la ventana Base de datos, haga clic en tablas bajo objetosy, a continuacin, haga clic en nuevo. 3. En el cuadro de dilogo Nueva tabla , haga doble clic en Asistente para tablas. 4. Siga las instrucciones en las pginas del Asistente para tablas. Si desea modificar la tabla que crea el Asistente para tablas, abra la tabla en la vista Diseo cuando haya terminado de utilizar al Asistente para tablas.

Crear una tabla en la vista Diseo

La vista Diseo le permite crear una tabla desde el principio y establecer o cambiar todas las propiedades disponibles para cada campo. Tambin puede abrir las tablas existentes en la vista Diseo y agregar, quitar o cambiar los campos. 1. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseo de tabla. 2. En la columna Nombre del campo del diseador, escriba los nombres de los campos de la tabla. Como regla, el primer campo que se cree debe ser el campo de clave principal. Recuerde que no debe agregar ningn campo de clave externa por ahora. Puede hacerlo al crear las relaciones. 3. En la columna Tipo de datos, use la lista junto a un nombre de campo para elegir un tipo de datos para ese campo. 4. Como opcin, use el panel Propiedades del campo para establecer propiedades para campos individuales. Por ejemplo, puede usar el panel para cambiar los valores en un campo de bsqueda; tendr la oportunidad de hacerlo en la sesin de prctica. Como siempre, guarde los cambios y asigne un nombre a la nueva tabla que describa los datos que sta contiene.

Guardar una tabla

Despus de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseo. Cuando guarde una tabla por primera vez, asgnele un nombre que describa la informacin que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o nmeros), incluidos espacios. Por ejemplo, podra asignar a una tabla el nombre Clientes, Inventario de piezas o Productos. 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office Guardar o presione CTRL+G. y, a continuacin, haga clic en

O bien, haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuacin, haga clic en Guardar en el men contextual. O bien, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rpido. 2. Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Consultas
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Las consultas permiten elegir , en una o varias tablas o consultas de una base de datos, vasrios campos a los que podemos poner condiciones, para seleccionar solamente los registros que las verifiquen y presentarlos en un orden determinado. Las consultas son las que dan potencia a las bases de datos. Los gestores de bases de fatos basan su competencia en este aspecto ya que, segn su velocidad a la hora de manejar grandes cantidades de informacin, se considera mejor su rendimiento. Una consulta consta de Inicio/Vista/Ver. y ; pasamos de una a otra en

Crear una consulta.

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:

Asistente para consultas

Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla como definimos en el apartado anterior. Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos ms adelante.

Nosotros explicaremos detenidamente la opcin Diseo de consulta que te permitir crear cualquiera de las anteriores por ti mismo. Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas. Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar. Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.

Exportar a Word y Excel

desde la seccin Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas, informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel.

Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un archivo tipo RTF. Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLSX o de otros tipos que podremos elegir. Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrs seleccionar la opcin Combinar con Word y as crear desde Access un archivo combinado para crear cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes que tengas en tu tabla de base de datos.

Formularios
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de registros y cambiar su diseo.

Crear un formulario
Para crear un formulario tenemos varas opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:

Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un formulario.

El asistente para formularios

Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opcin Asistente para formularios que puedes ver en la imagen anterior. Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como

origen del formulario esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn lista de campos seleccionados. y el campo se quita de la o

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .

Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin.

Informes
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por grupos.

Crear un informe
Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informess que encontrars en la pestaa Crear:

Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un auto informe o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un informe. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe. Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin. Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.

El asistente para informes.

Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que puedes ver en la imagen anterior.

Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn lista de campos seleccionados. y el campo se quita de la o

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .