Consultoria Souto Lins Data: 10.01.11 20.01.

11

A Funo do Assessor: Planejar estrategicamente, baseado em alguma metodologia

PES: Competncias voltadas aplicao da metodologia de Gesto Estratgica Participar de estudos de poltica organizacional, diagnosticando e efetuando anlises situacionais. Propor solues e mudanas. Noes do PES um mtodo flexvel e se adapta s constantes mudanas da situao real; No se separa as funes de planejamento das de execuo, pois no opera com receitas prontas; Realiza anlises situacionais para orientar o dirigente no momento da ao; Neste mtodo, o futuro no determinante e a realidade continuamente acompanhada; Quando houver uma mudana da situao real, o plano imediatamente ajustado; Cada deciso precedida de uma anlise situacional, para se buscar a deciso mais efetiva naquele momento; Uma deciso depende sempre da reao dos responsveis envolvidos. Funo do Assessor Viso Sistmica da Organizao Administrao do Tempo Gerenciamento de rotinas e processos Gerencimento e Acompanhamento de Projetos Comunicao Tcnicas de Reunies Produo de Texto escrito e oral Noes de Marketing Organizacional Legislao da rea de atuao Conhecimento de Ferramentas bsicas de Qualidade Protocolo, Cerimonial e Organizao de Eventos e Reunies Autonomia Inovao e Criatividade Elemento Motivador e Multiplicador O Assessor e o Apoio ao Desenvolvimento Interno 1. Experincia Profissional 2. Referenciais Tericos 3. Conhecimento de Gesto As dificuldades que o Assesor encontra para efetuar mudanas: 1. Falta de base de sustentao da realidade 2. Falta de comprometimento com a Misso Organizacional

3. 4. 5. 6. 7. 8.

Centralizao e Concentrao de poder nfase na eficincia e no na eficcia e efetividade Conformismo e falta de autocrtica Presses de grupos de interesse Insatisfao dos funcionrios Falta de preparao dos gerentes para gerir as mudanas

O que nos motiva no Trabalho? Bom Relacionamento Crescimento Profissional Respeito Ambiente agradvel/espao Confiana Condies de trabalho Reconhecimento Bom salrio Desafios quando vemos valor nas coisas Acesso fsico Conquistas Superao de dificuldades Atividades com afinidade Troca de experincias Colaborao 1. O Assessor criando condies para despertar a motivao Valorizao das pessoas. Valorizao do conjunto. Os simpticos no podem ser os preferidos, o desafio o no simptico. No ter preconceitos: concentrar ateno no DESEMPENHO. A) Reconhecer Avanos Estabelecer metas, incentivar o progresso. Demonstraes de apreos: verbais e gestuais. Salientar as contribuies. Apoiar nos possveis erros, sem culpar ou humilhar (fazer crticas construtivas). B) Encorajar Iniciativas Solicitar a participao da equipe na formulao de novas propostas/solues de problemas. Criar condies favorveis para que os colaboradores manifestem iniciativas. Aceitar as sugestes quando no for combatvel, adaptar em parceria. O descarte de idias deve ser explicado equipe. Estimular metas factveis. Encaminhar idias e reportar avanos. Os insucessos devem ser socializados. C) Promover o enriquecimento das funes Analizar tarefa, perfil, o ambiente em que o servidor trabalha. Dividir o grupo em equipes com pessoas com habilidades intercambiveis. Responsabilizar cada colaborador por tarefas menores, mas completas (tarefas com comeo, meio e fim) para dar uma viso do todo. Aumentar o grau de complexidade das tarefas (avanos progressivos, acompanhamento). O status de especialista pode gerar resistncia ao enriquecimento de tarefas. (rtulos propiciam cair na zona de conforto). OBS: possibilidade de repensar a metodologia da tarefa D) Incentivar a delegao de autoridade Cumprir ordens cegamente desmotivante Especialistas so aptos para sugerir e implantar novos procedimentos. Basta explor-los.

Ignorar o conhecimento do especialista criar resistncia 2. O Assessor identificando e promovendo as melhorias Envolve: Capacitao e Desenvolvimento em postura, tica e Gesto Disseminao dos mecanismos de motivao Melhorias em estruturas organizacionais A) Preparando o ambiente para melhorar Criar um ambiente mais democrtico. Fazer incentivos participao. B) Identificao de Melhorias Redesenhar, reprojetar processos de trabalho (repensar as reais necessidades e as melhores formas de execuo efetuar benchmarking) Analisar atribuies de reas e pessoas a desenvolver mtodos pioneiros (maiores riscos) C) Classificao das Melhorias E liminar S implificar I ntegrar C complementar/criar A utomatizar importante considerar o grau de complexidade, a importncia e o custo. D) Priorizao/Aprovao das Melhorias Lista das melhorias Benefcios Impactos Envolvidos (Organizao/rea (s) da Organizao/entidades/ parceiros/ populao) E)Planejamento das Melhorias Nome da melhoria Escopo do Projeto da melhoria Objetivos a serem alcanados Principais atividades Cronograma Responsvel F) Execuo: Administrao do Projeto de Melhoria Sistematizao de reunies Relatrios de andamento Revises (possveis alteraes de escopo com justificativa) Acompanhamento (ajuda nas articulaes quando a melhoria depende de aes e decises de vrias reas)

Mehorias Priorizadas

Previso de Realizao INCIO FIM Responsvel

Execuo % Executado Pontos de ateno

G) Processo de Comunicao das Melhorias Estabelece vnculos e formas Transparncia da melhoria Auxilia na quebra de resistncias Prepara a cultura para receber a melhoria Formaliza o comprometimento das melhorias H) Melhorias Pontuais So percebidas mais por executores de atividades e tarefas No necessitam ser estruturadas em projeto Os superiores imediatos devem estimular a identificao e a realizao S necessitam de aprovao do superior imediato

3. O Assessor Promovendo Reunies Podutivas: tcnicas de ReunioTem que ser planejada, estruturada, somos responsveis pelo xito ou no da reunio, principalmente quando temos conhecimento das tcnicas. Coleta de informaes Avaliar um trabalho resoluo de problemas tomada de decises integrao de pessoas e equipes de trabalho A) Preparao Existe outro meio para alcanar o objetivo? Tem necessidade de fazer reunio? Quais as consequncias se no for feita? Definir o objetivo obtendo: resolver problema, analisar uma situao, avaliar um travalho, decidir alguma coisa Estabelecer a pauta: assuntos em sequncia lgica (para ficar claro para as

tratativas da reunio Quem convoca a reunio, estabelece a pauta, passa a pauta para os outros participantes Eleger os participantes: mais mais de 10 pessoas, com contribuio efetiva OBS: Reunio com mais de 10 pessoas inadministrvel Planejar e divulgar: elaborar plano e distribuir com antecedncia aos partivipantes para que eles se preparem (data, local, horrio de incio e trmino, assuntos de mais importncia para os de menos importncia, cpia de documentos Preparar o local: silncio, longe do local de trabalho, luz, disposio das cadeiras, conforto B) Desenvolvimento Abrir a reunio: deixar claro o objetivo e manter imparcialidade Definir os papis Aquecer e estimular a participao Seguir o plano de trabalho j divulgado e formular snteses, ponto por ponto C) Aes Finais Fechar a reunio e avaliar os resultados Sntese das decises, estabelecimento das responsabilidades, ata, folow up das decises D) Aes Efetivas na Conduo de Reunies No tomar a palavra sozinho Promover as decises por competncias e no por autoridade Estimular a participao No se iludir com participaes espordicas Interromper adequadamente Gerir conflitos Valorizar as crticas construtivas No valorizar as desqualificaes Respeitar vises diferentes das suas Dar a mesma importncia aos participantes E) Momentos Difceis das Reunies O silncio prolongado. Quem convova a reunio tem o papel de quebrar. A prolixidade de um participante O aparecimento de uma liderana autoritria O participante que promove desvios O sabotador sistemtico (cobrar as responsabilidades e se no cumpriu, pactuar uma nova data para apresentar) As fugas do grupo (sadas fsicas e melindres quanto aos assuntos). Se prepara para este momento, se for da rea da pessoa, conversar antes e se aparecer na reunio, sugere que as partes resolvam aps a reunio e se a reunio depende da tratativa