Conseptos basicos de administracion de empresas

Introduccin

El surgimiento de la administracin como institucin esencial distinta y rectora es un acontecimiento de primera importancia en la historia social.

En pocos casos, si los hay, una institucin bsica nueva o algn nuevo grupo dirigente, han surgido tan rpido como la administracin desde principios de siglo. La admnistracin es el rgano social encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es con la responsabilidad de organizar el desarrollo econmico que refleja el espritu esencial de la era moderna.

Las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de organizaciones y logrado todo tipo de hazaas desde hace miles de ao. Sin embargo, la teora de la admnistracin se suele considerar un fenmeno relativamente reciente que surge con la industrializacin de Europa y Estados Unidos en el siglo XXI.

Una organizacin es una unidad social o agrupacin de personas constituidas esencialmente para alcanzar objetivos especficos lo que significa que las organizaciones se proponen y construyen con planeacin y se elabora para conseguir determinados objetivos. La administracin posee caractersticas como universalidad, especificidad unidad temporal, valor instrumental, amplitud del ejercicio, flexibilidad, entre otras que sern ampliadas en este contenido; Adems poseen elementos como: la eficiencia, eficacia, productividad, coordinacin de recursos, objetivos y grupos sociales que la hacen diferente a otras disciplinas. El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificacin,organizacin, direccin y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo.La administracin de empresas posee cinco variables principales que constituyen su estudio las cuales son: tarea, personas, tecnologa, ambiente y estructura.

LA TAREA DE PLANIFICAR La Planificacin consiste en establecer estrategias, objetivos, programas, pronsticos y estimaciones con respecto a las actividades de la Organizacin.

TAREA DE ORGANIZAR Qu tan grande puede ser una Organizacin?. No existe un lmite mximo en cuanto a la cantidad de miembros que pueden integrarla. Pero en lo que se refiere al mnimo el nmero es bien conocido: dos. Es as que podemos definir a esta otra de las funciones bsicas de la Administracin, como la tarea de dividir a la Organizacin en unidades, determinar sus responsabilidades, establecer las jerarquas y coordinar las actividades, para que como producto de un esfuerzo conjunto sea posible alcanzar un objetivo final. Todo esto es conocido como la determinacin de la estructura de la Organizacin. La estructura forma de una Organizacin se representa por medio de un Organigrama.

A TAREA DE DIRIGIR Direccin es el proceso destinado a establecer los valores y la cultura de la empresa, as como tambin las diferentes formas de comunicacin de los niveles superiores con los subalternos para poder llevar a cabo las tareas asignadas. En el grado y formas de comunicacin tienen especial relevancia los conceptos de influencia y liderazgo. Se entiende por influencia al cambio que se produce en el comportamiento de un individuo o grupo debido a la accin de otra persona. Esta influencia se logra a travs del Poder y la Autoridad. Poder es la capacidad de hacer alguna cosa e implica la habilidad para influir, mientras que Autoridad es el Poder desde un punto de vista formal, institucionalizado. En los casos en que la autoridad designada formalmente desparece, suele aparecer un Lder, que es quien desempea las funciones de aqul en su ausencia. Entre sus principales caractersticas figuran las de su capacidad para persuadir y mantener unido a un grupo. As como decimos que la Autoridad detenta un poder formal, el liderazgo posee un poder informal.

LA TAREA DE CONTROLAR

Como anteriormente hemos visto, a travs de la Planificacin determinamos los objetivos. Una vez cumplido este paso, deberemos posteriormente revisar si los mismos fueron cumplidos y de qu manera. El control efectivo de los diferentes procesos y actividades, y el anlisis de los desvos producidos permiten realizar los ajustes necesarios para que los objetivos sean cumplidos de la manera ms aproximada a como fueron previstos originalmente. Asimismo, el Control permite que en un momento determinado sean revisados tambin los objetivos propuestos, para de esta manera ajustarlos.

"DEFINICION, OBJETIVO, IMPORTANCIA Y CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION."

DEFINICION DE ADMINISTRACION

Es el proceso de lograr que las cosas se realicen por medio de la planeacin, organizacin, delegacin de funciones, integracin de personal, direccin y control de otras personas, creando y manteniendo un ambiente en el cual la persona se pueda desempear entusiastamente en conjunto con otras, sacando a relucir su potencial, eficacia y eficiencia y lograr as fines determinados

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN

Para que exista un sentido de satisfaccin debe existir un objetivo, lo que da un propsito al esfuerzo; adems el objetivo debe tener un significado y valor; as que la definicin de objetivo es: Un objetivo administrativo es una meta que se fija, que requiere de un campo de accin definido y que sugiera la orientacin para los esfuerzos de un dirigente, en esta definicin hay cuatro elementos que son: 1. Meta 2. Campo de accin 3. Definicin de la Accin 4. Orientacin

Los Objetivos son importantes para llegar a los resultados deseados; la falta de objetivos hace que la administracin sea innecesariamente difcil, si es que se puede hablar en rigor de de accin y deben ser definidos con claridad para que los comprendan todos los miembros de la empresa. A la administracin por objetivos tambin se le llama Administracin de Resultados, y administracin de metas, estimula la toma de decisiones, aumenta la productividad y mejora la eficiencia administrativa, los resultados determinan el xito del administrador en el anlisis final de la empresa. La clasificacin de objetivos en una empresa puedeser la siguiente: 1. Obtener Utilidades (Econmicos) 2.Proporcionar buenos productos o servicios 3.Mantener a la cabeza de los competidores 4.Bienestar de los empleados (Sociales) 5.Ser eficiente 6. Progresar IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN No sera suficiente con decir que sin una buena administracin ninguna organizacin tendr xito; por lo cual mencionaremos algunos hechos para mencionar su importancia: 1. La administracin no solamente naci con la humanidad sino que se extiende a la vez a todos los mbitos geogrficos y por su carcter Universal, lo encontramos presente en todas partes. Y es que en el mbito del esfuerzo humano existe siempre un lado administrativo de todo esfuerzo planeado. 2. Donde exista un organismo social all estar presente la administracin. 3. No sirve de mucho que en una empresa existan buenas instalaciones, el mejor equipo, la mejor ubicacin, si lo todo lo anterior no va acompaado del elemento humano necesario para dirigir las actividades, o sea que la administracin es importante para alcanzar objetivos de la organizacin. 4. En las grandes empresas la administracin cientfica o tcnica es esencial ya que no podran existir sin una buena administracin. 5. La administracin es un proceso universal ya que no solo se da en los pases capitalistas, sino que tambin en los pases socialistas o de cualquier tipo que sean, la administracin es importante tanto en las pequeas como el las grandes empresas. 6. Otro hecho importante es que por medio de la administracin se puede elevar la productividad y los niveles de vida en los pases en vas de desarrollo.

7. La administracin imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas. 8. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsin y creatividad. Edison dijo... Dos personas unidas en una tarea comn han de hacer mucho ms que duplicar las energas. Concluiremos diciendo que la administracin es importante por que se aplica en cualquier tipo de organizacin con deseos de aumentar su productividad y el xito, dependiendo para esto del elemento humano y material.

Caractersticas de la administracin Dentro de las caractersticas de la administracin tenemos las siguientes: 1.Universalidad : La administracin se da donde quiera que existe un organismo social (estado, ejrcito, empresas, iglesias, familia, etc.), porque en l tiene siempre que existir coordinacin sistemtica de medios. 2. Especificidad : La administracin tiene sus propias caractersticas las cuales son inconfundibles con otras ciencias, aunque va acompaada siempre de ellas (funciones econmicas, contables, productivas, mecnicas, jurdicas, etc.), son completamente distintas. 3. Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso administrativo, ste es nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos.

4. Unidad Jerrquica : Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administracin.
As, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el ltimo mayordomo". Respetndose siempre los niveles de autoridad que estn establecidos dentro de la organizacin. 5. Valor Instrumental :La administracin es un instrumento para llegar a un fin, ya que su finalidad es eminentemente prctica y mediante sta se busca obtener resultados determinados previamente establecidos. 6. Flexibilidad: La administracin se adapta a las necesidades particulares de cada organizacin. 7. Amplitud de Ejercicio: Esta se aplica en todos los niveles jerrquicos de una organizacin.

Tambin podramos mencionar otras caractersticas como:

a) Es un medio para ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la administracin influye en su medio ambiente. b) Se logra mediante los esfuerzos. Para participar en la administracin se requiere dejar la tendencia a ejecutar todo por uno mismo y hacer que las tareas se cumplan mediante los esfuerzos de otros. c) Es una actividad, no una persona o grupo de ellas. La administracin no es gente, es una actividad; las personas que administran pueden ser designadas como Directores, gerentes de reas, etc. d) La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y prctica. La habilidad tcnica es importante para cumplir con un trabajo asignado. e) La administracin es intangible. Su presencia queda evidenciada por el resultado de los esfuerzos.

Factores que influyen en la estructura organizacional Existen factores internos y factores externos que influyen en la estructura organizacional. Factores internos Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma de decisiones descentralizada, con mayor delegacin de autoridad. Espacio de control (el nmero de empleados que reportan a un supervisor). Diversidad de productos y clase de operacin. Tamao de la organizacin. Caractersticas de los empleados (profesionistas, empleados de oficina, trabajadores)

Factores externos

Tecnologa (cmo se transfieren los insumos a las salidas de produccin). Caractersticas del mercado (estabilidad, extensin, tipos de clientes).

 Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales, reglamentacin, proveedores y efectos del extranjero)

La estructura de organizacin es fundamental para la planificacin y el control de utilidades porque tanto la planificacin como el control se relacionan directamente con la distribucin de autoridad y responsabilidad dentro de toda la empresa. La distribucin se formaliza comnmente en la estructura de la organizacin.

LA PRODUCTIVIDAD EN LA ADMINISTRACION DE EMPRESAS

La productividad es la relacin entre la produccin obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha produccin. Tambin puede ser definida como la relacin entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, ms productivo es el sistema. En realidad la productividad debe ser definida como el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de producto utilizado con la cantidad de produccin obtenida.

En economa, economa poltica, ciencia poltica, etc, se puede definir eficiencia econmica como la eficiencia con la cual un sistema econmico utiliza los recursos productivos a fin de satisfacer sus necesidades. De acuerdo a Todaro el concepto significa en materias de produccin, utilizar los factores de produccin en combinaciones de menor coste, en consumo, asignacin de gastos que maximicen la satisfaccin ( utilidad) del consumidor Una definicin alternativa se refiere al uso de los recursos a fin de maximizar la produccin de bienes y servicios. Se dice que un sistema econmico es ms eficiente que otro (en trminos relativos) si provee ms bienes y servicios para la sociedad utilizando los mismos recursos econmicos. En trminos absolutos, la situacin puede ser llamada econmicamente eficiente si: * Nadie puede mejorar su situacin sin que empeore la de algn otro. (ver Eficiencia de Pareto) * No produccin adicional puede ser obtenida sin aumentar la cantidad de insumos. (eficiencia asignativa) * El producto se obtiene al costo por unidad ms bajo posible. (eficiencia tcnica o productiva)

Eficacia: Capacidad de lograr aquello que se pretende y que tambin aprenda a enfrentarse a los problemas de la vida . En economa; capacidad de cumplir los objetivos marcados.Capacidad que tiene un individuo, instructor, asesor, maestro para inducir la generacin de determinados procesos de forma rpida, efectiva y con alta calidad. La calidad es herramienta bsica para una propiedad inherente de cualquier cosa que permite que esta sea comparada con cualquier otra de su misma especie. La palabra calidad tiene mltiples significados. Es un conjunto de propiedades inherentes a un objeto que le confieren capacidad para satisfacer necesidades implcitas o explcitas. La calidad de un producto o servicio es la percepcin que el cliente tiene del mismo, es una fijacin mental del consumidor que asume conformidad con dicho producto o servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus necesidades. Por tanto, debe definirse en el contexto que se est considerando, por ejemplo, la calidad del servicio postal, del servicio dental, del producto, de vida, etc.