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DOCUMENTO DE CONFIGURACION PS Implementacin de la solucin de Banco de Proyectos y la funcionalidad de Gestin de Proyectos a travs del modulo Project System (PS)

de la herramienta tecnolgica SAP


GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA
Repblica de Colombia - Derechos Reservados

Santiago de Cali, February de 2011

DOCUMENTO DE CONFIGURACION

Implementacin de la solucin de Banco de Proyectos y la funcionalidad de Gestin de Proyectos a travs del modulo Project System (PS) de la herramienta tecnolgica SAP

FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO


DOCUMENTO DE CONFIGURACION Ttulo: Fecha elaboracin Sumario: Palabras Claves: Formato: Dependencia: Cdigo: Categora: Autor (es): Juan Carlos Bernal Consultor PS Equipo de CONSISA S.A.S Carlos Eduardo Daz Gerente Proyecto Equipo CONSISA S.A.S Marco Fidel Suarez Corredor Funcionario Lder Subsecretaria de Proyectos de Inversin y Gestin de Recursos Ney Hernando Muoz Sanchez Gerente de Proyecto Secretaria de Telemtica Manuel Antonio Herrera Interventor del Contrato Subsecretaria de Proyectos de Inversin y Gestin de Recursos
Implementacin de la solucin de Banco de Proyectos y la funcionalidad de Gestin de Proyectos a travs del modulo Project System (PS) de la herramienta tecnolgica SAP

28 de diciembre de 2010
El documento de la configuracin explica como se ha adaptado el sistema SAP a los requerimientos de la Gobernacin del Valle del Cauca ; se explican en detalle las transacciones de configuracin del sistema Gua de Configuracin

DOC

Lenguaje:

Espaol

DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL CAUCA Secretara de Planeacin / Secretara de Hacienda / Secretara de Telemtica Version: 1.0
Estado: Validacin

Revis:

Firmas:

Aprob:

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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN 1.0 FECHA 28 Dic/10 RESPONSABLE Juan Carlos Bernal DESCRIPCIN Versin Inicial

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Estructuras
Activar la gestin de proyectos en la sociedad CO

1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Activar la gestin de proyectos en la sociedad CO Sistema de proyectosCostes-Activar la gestin de proyectos en la sociedad CO

3. TRANS: 4. CONFIGURACION:

OKKP En esta pantalla se activa el control de comprometidos, el manejo de proyectos y los controles de costos. Tiene componente activos

CENTROS DE COSTOS GESTION DE ORDENES PROYECTOS OBJETOS DE COSTE

En la siguiente pantalla haga doble clic en SoCo GVAL para ver detalle de los datos bsicos.

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Aparecer la siguiente pantalla.

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Luego haga clic en

y aparece la pantalla siguiente

La gestin de proyectos esta activa

en la sociedad CO GVAL

Para salir oprima la flecha Finalizar

Especificar caracteres especiales para proyecto


1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Especificar caracteres especiales para proyecto Sistema de proyectos Estructuras Estructuras operativasPlan de estructura de proyectoEdicin de proyectoFijar caracteres especiales para proyecto

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3. TRANS: 4. CONF.

OPSK Aqu se define la longitud de los primeros caracteres de la mscara y los signos que se pueden utilizar dentro de ella.

Para salir oprima la flecha Finalizar

Especificar codificacin para proyecto


1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Especificar codificacin para proyecto Sistema de proyectos Estructuras Estructuras operativasPlan de estructura de proyectoEdicin de proyectoFijar codificacin para proyecto

3. TRANS:

OPSJ

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4.CONFIGURACION:

Se definieron las mscaras correspondientes para los diferentes tipos de proyectos que se van a realizar en la Gobernacin del Valle

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Los dos primeros dgitos identifican el sector donde se va a ejecutar el proyecto ; por ejemplo 01 Sector Salud , 02 Sector Educacin Para salir oprima la flecha Finalizar

Actualizar perfil de proyecto


1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Actualizar perfil de proyecto Sistema de proyectos Estructuras Estructuras operativasPlan de estructura de proyectoCrear perfil de proyecto

3. TRANS: 4. CONFIGURACION:

OPSA Se cre el perfil donde se agrupan los perfiles generales de los proyectos (planeacin, presupuestacin, programacin, inversin y grafos). Adems se asignan tambin los datos bsicos como la sociedad, divisin, moneda y grficos.

Se despliega la siguiente pantalla :

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Pulsando doble click en Z000001 se despliega la pantalla siguiente :

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Se pulsa

y aparece la pantalla siguiente donde se asignan los vnculos

organizacionales

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Se pulsa

y aparece la pantalla siguiente

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Se pulsa

y aparece

En esta configuracin posteriormente se incorporara el perfil de presupuesto y el perfil de inversin si se requiere

Para salir oprima la flecha Finalizar

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Actualizar clases de proyecto para elementos PEP


1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Actualizar clases de proyecto para elementos PEP Sistema de proyectos Estructuras Estructuras operativasPlan de estructura de proyecto Actualizar clases de proyecto para elementos PEP

3. TRANS: 4.CONFIGURACION:

OPSO Conjunto de criterios y caractersticas que recoge un tipo de proyecto determinado, se crearon: Sector Salud Sector Educacin Y hasta Sector Funcionamiento

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Actualizar responsable para elementos PEP


1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Actualizar responsable para elementos PEP Sistema de proyectos Estructuras Estructuras operativasPlan de estructura de proyecto Actualizar responsable para elementos PEP

3. TRANS: 4.CONFIGURACION :

OPS6 Se ingresa en la tabla las personas que pueden ser responsables de un proyecto total o de un elemento PEP.

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La pantalla siguiente es desplegada

Esta configuracin puede modificarse para incluir nuevos usuarios responsables de los proyectos Para salir oprima la flecha Finalizar

Definir campos de usuario para elementos PEP


1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Definir campos de usuario para elementos PEP Sistema de proyectos Estructuras Estructuras operativasPlan de estructura de proyectoParametrizaciones para interfase de Usuario Definir campos de usuarios para elementos PEP

3. TRANS: 4.CONFIGURACIO N:

OPS1 Son campos adicionales para almacenar datos bsicos como (fechas, valores,

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textos), para la Gobernacin del Valle del Cauca. La siguiente pantalla aparece

Se pulsa doble click en

y la pantalla siguiente se despliega

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El campo Valor Total PEP es el utilizado como parmetro del presupuesto tentativo del elemento PEP. Para salir oprima la flecha Finalizar

Definir seleccin de campos para PEP


1. OBJETIVO : 2. VIA MENU:

Definir seleccin de campos para PEP Sistema de proyectos Estructuras Estructuras operativasPlan de estructura de proyectoParametrizaciones para interfase de Usuario Definir seleccin de campos para PEP

3. TRANS: 4.CONFIG.

OPUK En esta pantalla se definen los campos a utilizar en la creacin de la definicin del proyecto y los elementos PEP y si estos son obligatorios u opcionales.

En la siguiente ventana puede seleccionar una de las dos opciones haciendo doble clic.

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Al seleccionar la primera opcin (Definicin de proyecto) se observan las siguientes pantallas con la configuracin de los campos.

Para volver a la pantalla de opciones de seleccin oprima el icono de atrs Al seleccionar la segunda opcin (Elemento PEP) se observan las siguientes pantallas con la configuracin de los campos.

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Especificar rango de nmeros para grafo


1. OBJETIVO :

Especificar rango de nmeros para grafo

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2. VIA MENU:

Sistema de proyectos Estructuras Estructuras operativasGrafo Control para Grafos Fijar rango de nmeros para grafo

3. TRANS: 4.CONFIG.

CO82 Corresponde al rango de nmeros utilizado en la creacin de grafos.

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En la siguiente pantalla haga clic en le botn Resumen

Aparece la siguiente ventana

Para volver a la pantalla inicial oprima el botn de atrs definir los intervalos que se van a usar

y oprima el icono

para

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Para salir oprima la flecha Finalizar

Actualizar clases de grafo


1. OBJETIV 2. VIA MENU:

Actualizar clases de grafo Sistema de proyectos Estructuras Estructuras operativasGrafo Control para Grafos Actualizar clases de grafo

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3. TRANS: 4.CONFIG :

OPSC A travs de clase de grafo se determinan los parmetros que tienen influencia sobre la ejecucin de la orden (Rango de nmero, calculo de costos, perfil de liquidacin y esquema de status). Para la Gobernacin del Valle del Cauca Cali se ha creado la clase PS02 - Imputacin operaciones (nint.)

En la siguiente pantalla haga doble clic en PS02 - Imputacin operaciones (nint.)

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Para salir oprima la flecha Finalizar

Especificar parmetros para clase de grafo


1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Especificar parmetros para clase de grafo Sistema de proyectos Estructuras Estructuras operativasGrafo Control para Grafos Fijar parmetros para clase de grafo

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3. TRANS: 4.CONFIGURACION:

OPUV Los parmetros de los grafos estn dados automticamente con una relacin entre el centro y la clase de grafo.

Aparece la siguiente ventana, para el caso de la Gobernacin del Valle del Cauca se asigno a los Centros 0051 y 0052 MCAL las clase de grafo creada PS01, PS02, PS03,PS04 y PS05

Haga doble clic sobre la lnea que se indico sobre la lnea Centro 0051 . clase grafo PS01 y

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aparece la siguiente ventana

Para salir oprima la flecha Finalizar

Especificar claves de control


1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Especificar claves de control Sistema de proyectos Estructuras Estructuras operativasGrafo Control para operaciones de grafo Fijar claves de control

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3. TRANS: 4.CONFIGURACION:

OPSU Las claves de control se clasifican de acuerdo al tipo de actividad que realicen en internas, externas, de costos o de servicios. Tomando en cuenta la actividad se le definen caractersticas de programacin, costeo, capacidad bonos y notificacin. Las claves de control correspondientes al mdulo PS van desde la PS01 hasta la PS05.

Haga doble clic sobre la clave de control que desee visualizar, para este caso vamos a visualizar PS01 Grafo Trabajo Interno, aparece la siguiente ventana:

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Puede cambiar de clave pasando a la pantalla anterior usando el botn de atrs seleccionar otra o usando los botones Para salir oprima la flecha Finalizar

para

Actualizar perfil grafo


1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Actualizar perfil grafo Sistema de proyectos Estructuras Estructuras operativasGrafo Control para grafos Actualizar perfil grafo

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3. TRANS: 4.CONFIGURACION :

OPUU En el perfil se agrupan caractersticas especficas como relaciones, desglose, incremento en op, perfiles grficos y claves con clases de costos y monedas. Para la Gobernacin del Valle del Cauca se utiliza el perfil 0000002

Aparece la siguiente ventana:

Haga doble clic sobre la lnea 0000002 - Perfil grafo imput. con operaciones

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Pasamos a la vieta

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Pasamos a la vieta

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Planificacin
Crear/modificar perfil plan
1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Crear/modificar perfil plan Sistema de proyectosCostes Costes PlanPlanificacin de costes manual en PEP Planificacin de costes jerrquicos Crear/modificar perfiles plan

3. TRANS: 4.CONFIGURACION:

OPSB Este perfil contiene las caractersticas principales requeridas para planificar proyectos (elementos de costo primario, aos de planeacin y variantes de costos). Se defini el PERFIL 000001.

Aparece la siguiente ventana:

En la siguiente pantalla se muestra la lista de perfiles. Haga doble clic en 000001 - Perfil plan (valores anuales) para ver la configuracin del perfil definido.

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Fijar parmetros para programacin PEP


1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Fijar parmetros para programacin PEP Sistema de proyectos Fechas Programacin en plan de estructura de proyecto Fijar parmetros para programacin PEP

3. TRANS: 4. CONFIGURACION:

OPTQ Se parametriz para que se puedan ingresar fechas iniciales hasta 999 das y que programe hacia adelante, se ajusten fechas extremas y protocolo generado automticamente. En la Alcalda de Cali se denomin 000000000001 - Perfil fechas planif estndar

Aparece la siguiente ventana:

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Para salir oprima la flecha Finalizar

Crear versiones plan


1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Crear versiones plan Sistema de proyectos Ingresos y Resultados Ingresos Plan Crear versiones plan

3. TRANS:

OKEQ

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4.CONFIGURACION:

Dentro de una sociedad CO existe una versin real y plan nica (0). Adicionalmente en la Gobernacin del Valle se han definido varias versiones que se utilizan en Presupuesto Publico

Aparece la siguiente ventana:

Puede elegir entre las o opciones que se muestran en la definicin de la versin:

Vamos a tomar la versin 0 , seleccionamos la lnea que corresponde a esta opcin y seleccionamos Opciones en la sociedad CO.

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Para revisar las opciones del ao , marcamos la lnea correspondiente y luego en la parte izquierda seleccionamos el icono .

Ingresamos pulsando el icono queda de la siguiente manera

; nuevos ejercicios hasta el 2020. La pantalla

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Estando en la pantalla siguiente asignamos la versin para el anlisis del progreso

Seleccionamos la versin 100 : Versin de Progreso y marcamos ; la pantalla siguiente es desplegada

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Seleccionamos

y asignamos la sociedad GVAL a la Versin de Progreso

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Rangos de Documentos CO
1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Definir los rangos para los documentos CO Sistema de proyectos Costes Costes Plan Planificacin de costes manual en PEP Planificacin detallada Verificar rangos de nmeros para planificacin detallada

3. TRANS: 4.CONFIGURACION :

KANK En el sistema SAP cuando se generan contabilizaciones en los mdulos financieros estas se replican en los mdulos de gestin, en el caso de Controlling se debe definir los rangos de nmeros para las operaciones de cada submdulo

Aparece la siguiente ventana:

En la siguiente pantalla haga clic en le botn Resumen

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Para volver a la pantalla inicial oprima el botn de atrs para definir los intervalos que se van a usar

y oprima el icono

Para salir oprima la flecha Finalizar

Para volver a la pantalla inicial oprima el botn de atrs

y oprima el icono

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para definir los intervalos que se van a usar

Para salir oprima la flecha Finalizar

Presupuestacin
Crear/modificar perfil presupuesto
1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Crear/modificar perfil presupuesto Sistema de proyectos Costes Presupuesto Actualizar perfiles de presupuesto

3. TRANS:

OPS9

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4. CONFIGURACION:

En este perfil se definen caractersticas como Presupuestacin a nivel de un ejercicio,

Aparece la siguiente ventana:

Para salir oprima la flecha Finalizar

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Fijar Perfiles de Presupuesto de propuesta para definiciones de proyecto

1. OBJETIVO:

Asignar el perfil de presupuesto al perfil del proyecto

Sistema de proyectos Costes Presupuesto Fijar perfiles de presupuesto para definiciones de proyecto
2. VIA MENU:

3. TRANS :

SPRO

4. CONFIGURACION :

Se asignan los perfiles de presupuesto a las definiciones de proyecto

La pantalla queda de la siguiente manera

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Verificar rangos de ns para actualizaciones de presupuesto


1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Verificar rangos de ns para actualizaciones de presupuesto Sistema de proyectos Costes Presupuesto Crear rangos de nos para presupuestacin

3. TRANS:

OK11

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4. CONFIGURACION:

Se indican los rangos de los nmeros del documento con el cual graba el presupuesto y sus modificaciones :

En la siguiente pantalla haga clic en le botn Resumen

Aparece la siguiente ventana

Para volver a la pantalla inicial oprima el botn de atrs para definir los intervalos que se van a usar

y oprima el icono

Para salir oprima la flecha Finalizar

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Determinar lmites de tolerancia para control de disponibilidad


1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Determinar lmites de tolerancia para control de disponibilidad. Sistema de proyectos Costes Presupuesto Determinar lmites de tolerancia

3. TRANS: 4. CONFIGURACION:

SPRO Estos parmetros son utilizados para el control de disponibilidad. En la Gobernacin del Valle del cauca configuro de la siguiente manera: Accin % Agotamiento Denominacin 1 2 3 70% 90% 100% Advertencia Advertencia va mail para el responsable Mensaje de error

Aparece la siguiente ventana:

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Para salir oprima la flecha Finalizar

Realizacin
Especificar mtodos de medicin
1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Especificar mtodos de medicin Sistema de proyectos Progreso Anlisis de Progreso Especificar mtodos de medicin

3. TRANS: 4. CONFIGURACION:

OPUF Aqu se especifican los mtodos de medicin con los cuales se van a tomar los avances fsicos y reales de cada operacin del grafo. Por defecto se tomar:

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0000000001 Aparece la siguiente ventana:

0-100

Mtodo 0-100

Para visualizar el mtodo de medicin 0000000001 Mtodo 0-100 haga doble clic en la lnea que referencia el elemento que desea visualizar, aparece una ventana como la siguiente:

Para salir oprima la flecha Finalizar

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Actualizar perfil p. llamar resmenes de anlisis progreso


1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Actualizar perfil p. llamar resmenes de anlisis progreso Sistema de proyectos Progreso Sistema de Informacin Informes tcnicos de proyectoEspecificar perfil para llamar resmenes

3. TRANS: 4. CONFIGURACION:

OPTI El perfil estndar se modific de tal forma que aparecen por defecto en el informe los campos de AVANCE FISICO - AVANCE REAL Y PESO. Al informe pueden ser adicionados campos como fechas, costos y otros ndices de control.

Aparece la siguiente ventana:

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Para visualizar el campo de medicin 000000000001 Perfil estndar: res. estruct. (denom.) haga doble clic en la lnea que referencia el elemento que desea visualizar, aparece una ventana como la siguiente:

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Puede cambiar de campo pasando a la pantalla anterior usando el botn de atrs seleccionar otro o usando los botones Para salir oprima la flecha Finalizar

para

Tratar esquema de liquidacin


1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Tratar esquema de liquidacin Sistema de proyectos Costes Imputaciones automticas y peridicas Liquidacin Perfiles liquidacin Crear esquemas de liquidacin

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3. TRANS: 4. CONFIGURACION:

OKO6 Estos esquemas contienen elementos de costos origen y las cuentas de liquidacin. Se utiliza : A1 Esquema de imputacin CO

Aparece la siguiente ventana:

Para visualizar el esquema A1-Esquema de Liquidacin CO seleccione la lnea que referencia el elemento que desea visualizar y oprima la opcin Asignaciones :

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Aparece la siguiente ventana

Para visualizar la asignacin 010 Costes de Personal seleccione la lnea que referencia el elemento que desea visualizar y oprima la opcin de origen :

Se selecciona el icono

y aparece la pantalla siguiente

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Para salir oprima la flecha Finalizar

Definir perfil de liquidacin


1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Definir perfil de liquidacin Sistema de proyectos Costes Imputaciones automticas y peridicas Liquidacin Perfiles liquidacin Crear perfile de liquidacin

3. TRANS: 4. CONFIGURACION:

OKO7 En este perfil se definen los receptores de la liquidacin, la clase de documento

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Implementacin de la solucin de Banco de Proyectos y la funcionalidad de Gestin de Proyectos a travs del modulo Project System (PS) de la herramienta tecnolgica SAP

a imputar, indicadores de control, imputacin propuesta (INM),Esquema de liquidacin. Aparece la siguiente ventana:

Para visualizar el perfil de liquidacin 50 Medida de Inversin haga doble clic en la lnea que referencia el elemento que desea visualizar, aparece una ventana como la siguiente:

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Puede cambiar de campo pasando a la pantalla anterior usando el botn de atrs Para salir oprima la flecha Finalizar

Verificar rangos de nmeros para documentos de liquidacin


1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Verificar rangos de nmeros para documentos de liquidacin Sistema de proyectos Costes Imputaciones automticas y peridicas Liquidacin Definir rango de nmeros para documentos de liquidacin

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3. TRANS: 4. CONFIGURACION:

KO8N Este rango es utilizado para grabar los documentos de liquidacin de proyectos. :

En la siguiente pantalla haga clic en le botn Resumen

Pulsar

y Aparece la siguiente ventana

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Para volver a la pantalla inicial oprima el botn de atrs definir los intervalos que se van a usar

y oprima el icono

para

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Para salir oprima la flecha Finalizar

Actualizar perfil para versin de proyecto


1. OBJETIVO: 2. VIA MENU:

Actualizar perfil para versin de proyecto Sistema de proyectos Versiones proyecto Crear perfil para versin de proyecto

3. TRANS: 4. CONFIGURACION:

OPTS Esta opcin se utiliza para guardar fotografas de las estructuras de los proyectos en diferentes etapa, esta fotografa es nicamente de la estructura (Definicin de proyectos, elemento PEP, grafo, operacin, costes). Esta configurado la Estndar.

Aparece la siguiente Ventana:

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Puede cambiar de campo pasando a la pantalla anterior usando el botn de atrs Para salir oprima la flecha Finalizar

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