MINISTERIO DEL PODER POPULAR para la EDUCACION SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DEL MAR EXTENSION CIUDAD GUAYNA

RIF. J-00066762-4 ADMINISTRACION DE EMPRESAS

ELABORARACIN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO EN LA MICRO EMPRESA VARIEDADES ANGLICA FP DE SAN FELIX, ESTADO BOLIVAR

SALAS LIZKEIRA

SAN FLIX, OCTUBRE DE 2011 MINISTERIO DEL PODER POPULAR para la EDUCACION SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DEL MAR EXTENSION CIUDAD GUAYNA RIF. J-00066762-4 ADMINISTRACION DE EMPRESAS

ELABORARACIN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO EN LA MICRO EMPRESA VARIEDADES ANGLICA FP DE SAN FELIX, ESTADO BOLIVAR

Trabajo Especial de Grado Presentado como requisito para Optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en la especialidad Administracin de Empresas

SALAS LIZKEIRA

SAN FLIX, OCTUBRE DE 2011

Quienes suscriben, miembro del jurado designado por la Coordinacin de Trabajo Especial de Grado. Para examinar el Trabajo Especial de Grado presentado por la Bachiller Lizkeira Salas, considerando que el mismo cumple con los requisitos exigidos por el reglamento de la institucin y lo declaramos aprobado.

____________________ Lpez Elisa Asesor Tcnico Metodolgico

___________________ Lcda. Nelly Anido Asesor

____________________ Ing. Yanett Mendoza Valderrama Jurado Metodolgico

____________________ Lcda. Tomasa

Jurado Tcnico

_____________________________ Ing. Dinora Mart Coord. Trabajo Esp. De Grado 5

DEDICATORIA

A Dios por darme la vida y ser quien gua mis pasos en todo momento.

A mi padre Franki Nolberto Salas Ledezma por todo su esfuerzo y sacrificio realizado para darme la dicha de cumplir esta meta y por ensearme que los mejores logros son los que se obtienen con sacrificio.

A mi madre Vivian Simona Lara Manrique por todo su amor, orgullo, apoyo y confianza en m; por infundirme aspiraciones de progreso en todos los momentos de mi vida, porque s el gran significado que tiene para ustedes verme culminar esta meta le dedico mi trabajo con todo el amor que les tengo. Los Amo.

A mis abuelos Nirna Oliva Manrique por estar pendiente de m en todo momento. Te quiero Mucho.

A la memoria de mi abuelo Luis Manuel Lara porque aunque no est en este mundo, le dedico este logro obtenido.

A Todos mis tos y primos por la colaboracin brindada durante toda la carrera.

A todas las personas que me apoyaron y que formaron parte en el cumplimiento de esta meta.

Lizkeira Salas 6

AGRADECIMIENTO Ante todo estoy muy agradecida con Dios por no dejarme desmayar y tenderme siempre la mano en los momentos ms difciles de la carrera.

Agradezco a mis padres, Franki y Vivian, por su apoyo y confianza, por todo su amor y por hacer de m una mujer de progresos y metas en la vida, porque han sido el pilar fundamental en mi vida, por darme cada da esas palabras de aliento y guiarme por el camino correcto sembrando valores de respeto, humildad, sencillez, comprensin y todos esos ingredientes para tener una buena educacin y desenvolverme en la sociedad.

Agradezco a Fundacin La Salle, por darme la oportunidad de pertenecer a tan prestigiosa institucin. Tambin doy gracias, a mis hermanos, tos, primos y dems familiares por apoyarme y ayudarme en l y transcurso de mis estudios. A todos gracias.

Lizkeira Salas

MINISTERIO DEL PODER POPULAR para la EDUCACION SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DEL MAR EXTENSION CIUDAD GUAYNA RIF. J-00066762-4 ADMINISTRACION DE EMPRESAS

ELABORARACIN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO EN LA MICRO EMPRESA VARIEDADES ANGLICA FP DE SAN FELIX, ESTADO BOLIVAR

Autor: SALAS LIZKEIRA Ao: 2011

RESUMEN El trabajo desarrollado se basa en la elaboracin de un manual de normas y procedimientos del sistema administrativo en la microempresa Variedades Anglica FP en San Flix, Estado Bolvar, a razn de obtener un mejor desempeo administrativo en dicho establecimiento, este estudio se realiz especficamente en el Departamento Administrativo de Variedades Anglica FP, donde se examin el proceso que all se lleva a cabo, es decir, las funciones que se ejecutan en dicha dependencia, se identificaron las fallas presentes en el departamento, as mismo se establecieron los pasos que se requieren para un mejor desempeo de los registros administrativos y se sugiri la realizacin e implementacin de un nuevo Sistema de Administracin, con el fin de mejorar los procesos y as mostrarle una restructuracin fructfera a todos los empleados que all laboran y a la clientela en general, para que de esta manera se llegue a la excelencia empresarial.

NDICE GENERAL Pg. N iii iv v vi 1

APROBACIN DEL JURADO.... DEDICATORIA.. AGRADECIMIENTO RESUMEN... INTRODUCCIN.. CAPTULO I - EL PROBLEMA 1.1. Planteamiento del Problema... 1.2. Objetivo General..... 1.2.1. Objetivos Especficos 1.3 Delimitacin del Problema.. CAPTULO II - MARCO TERICO 2.1. Resea Histrica... 2.2. Antecedentes de la Investigacin 2.3. Marco Referencial 2.4. Marco Conceptual CAPTULO III - MARCO METODOLGICO 3.1. Tipos de Investigacin. 3.2. Diseo de la Investigacin... 3.3. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos 3.4. Sistema de Variables.... 3.5. Forma de Presentacin de los Resultados...................................................... CAPTULO IV - RESULTADOS 4.1. Proceso de Administracin Empleado en el Departamento Administrativo 4.2. Opinin del Personal ...... 4.3. Fallas Existentes en el Proceso de Administracin................................... 4.4. Normas del Sistema Administrativo.. 4.5. Manual de Normas y Procedimientos CONCLUSIONES... RECOMENDACIONES. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.. REFERENCIAS NO BIBLIOGRFICAS. ANEXOS

3 8 8 10 8

10 12 14 43

48 49 50 50 52

55 57 69 71 80 81 82 83 85 86

INTRODUCCIN

Toda empresa para desarrollar sus actividades debe contar con una administracin, con la finalidad de velar que todas las actividades laborales se realicen de una forma eficiente y eficaz. Para ello se requiere de un control en cada departamento, que permita verificar si se est cumpliendo con los planes o metas de la empresa y poder corregir cualquier falla en el proceso. El control interno administrativo seala las diferentes responsabilidades de cada uno de los trabajadores y as de esta manera se puede obtener que los trabajos las realicen de una forma correcta, permite a la empresa obtener mejores utilidades, ya que se lleva un control a detalle de cada uno de los gastos que se ocasionan en los diferentes departamentos, prev prdidas mayores por malos manejos en las materias primas y el inadecuado desarrollo del personal; permitir desarrollar la estructura organizativa con el fin de dar autoridad y responsabilidad a miembros del equipo de trabajo.

El control administrativo es una herramienta clave, pues permite minimizar las ineficiencias que se puedan dar en el proceso. La administracin es la encargada de interpretar los objetivos propuestos y transformarlos a travs de la planeacin, la organizacin, la direccin y el control en objetivos alcanzables de acuerdo con cada situacin que se presente. En la empresa la funcin principal del control es velar por que el plan, los principios establecidos y las instrucciones sean cumplidos. Tambin tiene como objetivo prevenir y sealar errores y debilidades en general y evitar que estos no vuelvan a ocurrir y afectar a la empresa. La empresa Variedades Anglica FP es una micro empresa, dedicada a la venta de loteras, vveres, gaseosas, papelera y servicios telefnicos, ubicada en Urbanizacin Jos Gregorio Hernndez, Calle Maruana N 14-14; San Flix, Estado. Bolvar; tiene como funcin brindar a la clientela y comunidad en general la facilidad de obtener los productos por ella distribuidos a corta distancia, as como esforzarse 10

para fortificarse y lograr ser una micro-empresa eficaz y superando las expectativas no slo de los clientes sino de todas aquellas personas que all laboran. Esta microempresa est estructurada por su propietario, un encargado y vendedor. Esta organizacin surge de la incorporacin del negocio al mercado competitivo.

La metodologa a utilizar para la correccin de la problemtica planteada se basara en investigacin descriptiva y aplicada; porque permite sealar las caractersticas y soluciones a realizar que predominan adems de enfocarse en el equvoco, para posteriormente ofrecer soluciones que permitan a los empleados y dueo, la posibilidad de enmendar los errores descubiertos. El diseo de campo, permite recoger los datos directamente de la realidad, tambin se utilizara entre las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos la entrevista estructurada por medio de un cuestionario que posteriormente permita presentar los resultados obtenidos en cuadros de frecuencia simple y diagramas de pastel.

El presente trabajo cuenta con cuatro captulos (I; II; III; IV) en donde el primer est conformado por la descripcin de la situacin investigada, es decir la problemtica presentada, los objetivos de la investigacin tanto general como especficos y la delimitacin del problema. El siguiente captulo es la base terica que sustenta la investigacin, antecedentes de la empresa, antecedentes de la investigacin, marco referencial y marco conceptual. El captulo III enmarca la metodologa que se desarrolla dentro del trabajo, el tipo de investigacin, el diseo de investigacin, la tcnica e instrumento de recoleccin de dato, y finalmente el captulo IV que contiene la presentacin y anlisis de los resultados obtenidos.

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CAPTULO I

EL PROBLEMA

1.1. Planteamiento del Problema

El ser humano es social por naturaleza, lo que implica vivir organizadamente. Esto, a su vez, requiere dividir las funciones sociales en forma ordenada, de modo que algunos miembros produzcan alimentos, otros vestidos y otros den servicios. Desde que el hombre constituy la tribu requiri de administracin para sobrevivir y cubrir cada vez ms sus crecientes necesidades, por lo que la administracin es una de las actividades y trabajos ms antiguos e interesantes. La administracin se ha ido formando conforme han ido creciendo las necesidades humanas. Por lo tanto la evolucin de la misma sociedad fue exigiendo mas conocimientos de organizacin de trabajo y de mejoramiento contino de los procesos, los productos y las tcnicas administrativas.

De hecho, las personas cambian planes y persiguen metas por medio de organizaciones y logrado todo tipo de hazaas desde hace miles de aos. Slo a partir del siglo XX fue cuando las personas le dieron la mayor importancia a la administracin, este siglo atraves etapas de desarrollo de notable innovacin. Es por ello que la administracin posee caractersticas, como universalidad, especificidad, unidad temporal, valor instrumental, amplitud del ejercicio, flexibilidad. Adems posee elementos como: la eficiencia, eficacia, productividad, coordinacin de recursos, objetivos y grupos sociales que la hacen diferente a otras disciplinas. El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificacin, organizacin, direccin y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo.

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Adems, inmerso dentro de la administracin, se encuentran una serie de normas o reglas administrativas, contentivas de pasos imprescindibles para obtener un buen desarrollo dentro de las actividades empresariales, pues toda empresa u organizacin se rige por criterios preestablecidos que persiguen como finalidad la excelencia de la misma mediante el logro de las metas y objetivos trazados. Los Procesos Administrativos son disposiciones que concentran en forma sistemtica una serie de elementos empleados con el fin de informar y orientar la conducta que deben seguir los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeo y cursos de accin que debern considerarse para cumplir con los objetivos trazados. Variedades Anglica FP es una micro empresa, dedicada a la venta de loteras, vveres, gaseosas, papelera y servicios telefnicos, ubicada en Urbanizacin Jos Gregorio Hernndez, Calle Maruana N 14-14; San Flix, Estado. Bolvar; tiene como funcin brindar a la clientela y comunidad en general la facilidad de obtener los productos por ella distribuidos a corta distancia, as como esforzarse para vigorizar y lograr ser una micro-empresa eficaz superando las expectativas no solo de los clientes sino de todas aquellas personas que all laboran. Esta micro-empresa est estructurada por su propietario extendindose al encargado y vendedor. Esta organizacin surge de la incorporacin del negocio al mercado competitivo.

Dentro de dicha empresa no existe un sistema que permita el control de la entrada y salida de mercanca, puesto que no poseen facturas de ventas y las facturas de compras no son asentadas eficientemente, dado que el sistema que actualmente existe es el de procesamiento de transacciones puesto que elimina el tedioso trabajo que representa la realizacin de transacciones de manera manual, esto se le puede atribuir a la inadecuada utilizacin de los formatos de compra, inexistencia de archivadores, por medio de los cuales se pueda llevar un orden secuencial de la entrada de mercanca. Es por tal razn que en este proceso se viene presentando una situacin problemtica, la cual acarrea montos inestables que no especifican una ganancia o 13

prdida real de las transacciones de la empresa, causando consecuencias dentro de la administracin de procesos en el departamento administrativo de la micro-empresa. En cuanto a las facturas de venta, la empresa no ha elaborado un formato especfico que permita apreciar y registrar la salida de los productos existentes, afectando as de manera visible la correcta aplicacin del proceso administrativo de la organizacin. La problemtica dentro de Variedades Anglica FP se fundamenta en la inadecuada aplicacin del Sistema de procesamiento de transacciones en el departamento administrativo de la micro-empresa, entre estos motivos se destacan: desconocimiento por parte del propietario y encargado acerca de llevar la normalidad del Seniat, falta de organizacin empresarial, escasez de recursos financieros, adems de la falta de material adecuado para el registro y seguimiento de las ventas que a diario se realizan, falta de personal especializado en el rea de ventas, que cuente con las nociones bsicas de un control administrativo o en su defecto una persona capacitada para la realizacin de las funciones que competen a la misma.

Debido a la problemtica anteriormente expuesta en la micro-empresa Variedades Anglica FP, se originan diversas consecuencias donde surge la inseguridad y temor de realizar nuevas inversiones que puedan generar mayores gastos, dando como resultado la inestabilidad econmica del negocio, de igual manera no se tendra exactitud en cuanto al monto de inversin e ingresos que gestione en el mismo. Por otro lado, tiende a afectar la correcta aplicacin del Sistema de procesamiento de transacciones en el departamento administrativo, pues no se poseen los montos reales de las compras y ventas efectuadas. A raz de lo anteriormente expuesto, se puede realizar compras de productos que se venden como los que no y a su vez esto como consecuencia no satisfacer al pblico en general.

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De no resolverse la problemtica existente, se prev que la situacin futura de la mico-empresa se vera afectada de manera progresiva, pues al no utilizar las facturas adecuadas para el manejo de ingresos y egresos, paso fundamental para el posterior pase a los libros de compra y venta, no se obtendra una visin clara de las ganancias o prdidas que se generen dentro de los movimientos realizados, de igual manera influira en cuanto a la correcta aplicacin del Sistema de procesamiento de transacciones en el departamento administrativo. Pues se entorpecera el buen funcionamiento de la misma en cuanto a liquidez y estabilidad. Es por ello que es importante aplicar normas sistematizadas que permitan obtener de forma clara y precisa, las ganancias o prdidas que pueda generar la micro-empresa. Es de suma importancia tratar de resolver la situacin existente en Variedades Anglica, puesto que de tal manera ser posible llevar un control exacto de las entradas y salidas de mercancas, teniendo como resultado una administracin integra y transparente, en cuanto a compra venta se refiere, por lo tanto se requiere archivar de manera organizada las facturas de compra, aparte de la elaboracin del formato de ventas donde se registren las salidas de mercancas o productos existentes en la micro-empresa. Cabe destacar que del registro adecuado en los libros de compra venta, depender la correcta aplicacin del Sistema de Administracin de Procesos por medio de la micro-empresa, as como tambin las pautas estipuladas en Cdigo de Comercio y Administracin, como la Ley de Impuesto sobre la Renta, Ley del IVA y otras leyes.

La solucin del problema ofrece la ventaja de llevar un control exacto de la compra venta de mercanca realizadas por la empresa, precisin y solidez en cuanto a las ganancias o prdidas que se generen dentro de la organizacin, correcta aplicacin del Sistema de Administracin; por otro lado beneficia al propietario de la micro-empresa obteniendo solvencia, ganancias y permite mantenerse en un mercado competitivo y adems de ello expandirse en un futuro as como obtener una gran 15

estabilidad y buen desenvolvimiento de la organizacin dentro del medio que la rodea. En lo que se refiere al cliente le ofrece contar con una compaa bien surtida que le satisface sus necesidades y demandas. La problemtica se puede solventar con la Elaboracin de un manual de normas y procedimientos del Sistema de Administrativo, la cual se puede realizar en base a las herramientas que brindan las tcnicas de la administracin, fundamentndose en la adecuada utilizacin de los libros de compra y venta. Del acatamiento de los puntos tratados en el anlisis depender el desarrollo positivo de la empresa. Adems se busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organizacin; as como tambin proporcionar al propietario y empleado el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organizacin obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones.

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1.2 Objetivo General

Elaboracin de un manual de normas y procedimientos del sistema de administrativo en la mico-empresa Variedades Anglica" FP.

1.2.1 Objetivos Especficos

Examinar el Proceso Administrativo del Departamento Administrativo de la micro-empresa.

Conocer la opinin del personal de la micro-empresa sobre el problema objeto de estudio.

Identificar las fallas existentes en el sistema administrativo que se aplica en la micro-empresa Variedades Anglica" FP.

Elaborar las normas del sistema administrativo en la micro-empresa Variedades Anglica" FP.

Presentar el manual de normas y procedimientos.

1.3 Delimitacin del Problema La investigacin se llev a cabo en la micro-empresa Variedades Anglica FP, ubicada en la Calle Maruana N 14-14, Urbanizacin Jos Gregorio Hernndez, San Flix, Estado Bolvar. Especficamente en las instalaciones de la micro-empresa; donde se ejecut un estudio preliminar de la aplicacin del Sistema Administrativo, verificando el correcto uso del registro administrativo, as como la eficaz funcionalidad de la misma basndose en pautas que la administracin establece. Por 17

lo que se tom la iniciativa de realizar el anlisis del sistema administrativo de la micro-empresa, para obtener informacin clara y precisa de los registros administrativos que se han venido ejecutando y que deberan estar plasmados en los libros de compra venta en forma adecuada, para su posterior pase a los libros Obligatorios y por ende el correcto cumplimiento de las normas establecidas en el Cdigo de Comercio y Administrativo y dems leyes que se deben cumplir y que estn legalmente establecidos.

Esto ofrece obtener mejores herramientas administrativas as como una mejor fluidez, del mismo modo permite ser eficiente y eficaz en cuanto al departamento administrativo ya que esta dependencia asevera ser el asesor y ejecutor del control e informacin de todos los recursos econmicos y administrativos de esta organizacin, conjuntamente de estimula al desarrollo positivo de la micro-empresa. Dado que el logro de los objetivos de cualquier organizacin en este caso de esta micro-empresa radica esencialmente en el buen desarrollo de su sistema administrativo. La elaboracin de este estudio se encuentra pautada en un lapso comprendido desde Febrero 2011 hasta Julio del mismo.

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CAPTULO II

MARCO TERICO

2.1 Resea Histrica La empresa Variedades Anglica FP, ubicada en Urbanizacin Jos Gregorio Hernndez, Calle Chicuramay N 05-02; conocida popularmente como (La Gallina), San Flix, Estado Bolvar, fue fundada el 24 de noviembre de 1.999 de la mano de su propietario el Seor Felipe Torres, integrante de esa comunidad. La mencionada empresa fue creada con la finalidad de incursionar en el campo comercial, un rea desconocida por el Sr. Torres para aquel momento, decidiendo entonces iniciarse con la venta de vveres, golosinas, entre otros; esta idea nace con la necesidad de fortalecerse y mejorar el crecimiento futuro, buscaba obtener una base slida que da a da le permitiera ampliar sus expectativas, adems de proporcionar a la comunidad donde se ubica la mencionada empresa, la facilidad de proveerles los productos por ella distribuidos. Variedades Anglica FP cuenta con una trayectoria de ms de siete (7) aos, dentro del sector, demostrando su gran experiencia, por medio del trato que ofrece a su distinguida clientela. A partir del ao 2.004 la empresa decidi brindar a la clientela, adems de la venta de vveres, los siguientes productos: papelera y venta de loteras, luego a partir del ao 2.005, decide incluir dentro de sus actividades el servicio de alquiler telefnico, el cual crea mucha alegra a la comunidad, pues no exista un lugar cercano que permitiera realizar las llamadas requeridas por ellos. Actualmente la empresa tiene el apoyo de su comunidad, adems de poseer un inmenso deseo de mejoras que beneficie a la comunidad y empleados que la conforman. Variedades Anglica FP, es un centro de compras de variados servicios, conformado por un personal capacitado, el cual se siente comprometido 19

con la comunidad, por lo tanto les brinda variedad, productos de excelente calidad y una atencin esmerada.

Misin

Brindar a la clientela y comunidad en general, la facilidad de obtener los productos por ella distribuidos, a corta distancia.

Visin

Trabajar para fortalecerse y lograr consolidarse como una empresa rentable, superando las actuales expectativas y buscando mejores oportunidades de crecimiento, logrando as su pleno desarrollo.

Estructura Organizativa

PROPIETARIO

ENCARGADO

VENDEDOR

Fuente: Autores 24 Noviembre de 1999.

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2.2 Antecedentes de La Investigacin

Los antecedentes de la investigacin son aqullos que tratan de hacer una sntesis conceptual de las investigaciones o trabajos realizados sobre el problema formulado, con el fin de determinar el enfoque metodolgico de la averiguacin. Al realizar las investigaciones se propone como objetivo, aclarar las problemticas existentes, esto puede llevarse a cabo por medio de los antecedentes del tema en referencia, los cuales permitirn obtener las soluciones posiblemente viables. Al respecto Tamayo y Tamayo (2005) enfatiza:

En los antecedentes se trata de hacer una sntesis conceptual de las investigaciones o trabajos realizados sobre el problema formulado, con el fin de determinar el enfoque metodolgico de la misma investigacin. El antecedente puede indicar conclusiones existentes en torno al problema planteado. (Pg.146) En tal sentido en el Instituto Universitario de Tecnologa del Mar Fundacin La Salle, el Bachiller Valladares Miguel ngel, para el ao 2004, present su Trabajo Especial de Grado, con la finalidad de cumplir con los requisitos que establece la institucin, para poder obtener el ttulo de Tcnico Superior Universitario en Administracin, titulado: Propuesta para la Instalacin de un Sistema SAINT, en los Procesos Administrativos de Auto Repuestos Juan Jos, S.A., donde lleg a las siguientes conclusiones: El Sistema utilizado por la empresa no es seguro para llevar acabo el control exacto de las entradas y salidas de repuestos a la misma, ni efectivo control de inventario cuando este sea requerido por sus dueos, para saber el total de existencia.

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 El Sistema SAINT es de gran ayuda para la organizacin, porque le permite llevar con mayor efectividad sus procesos y transacciones administrativas, lo que conlleva a un mejor rendimiento en los libros. Los repuestos que ingresan son registrados manualmente por el administrador de la organizacin, lo que algunas veces trae como consecuencia que algunos sean emitidos y no se registren en los libros.

Dentro de la empresa Auto Repuestos Juan Jos, S.A, al igual que en la empresa Variedades Anglica, El Sistema utilizado no es seguro para llevar acabo el control exacto de las entradas y salidas de mercanca, por lo tanto no se lleva un efectivo control de inventario y al momento de este ser requerido por sus dueos no hay posibilidades de presentar un resultado real de existencia. De igual manera, en el Instituto Universitario de Tecnologa del Mar Fundacin La Salle, los Bachilleres Blanca Bravo y Isaac Tamaroni, para el ao 2005, presentaron su Trabajo Especial de Grado, con la finalidad de cumplir con los requisitos que establece la institucin, para poder obtener el ttulo de Tcnico Superior Universitario en Administracin, titulado: Anlisis del Proceso Administrativo (Control), en la Divisin de Control y Gestin del Cuerpo de Bomberos Municipal, por medio del cual concluy lo siguiente: La Divisin de Control y Gestin, no cuenta con procedimientos escritos para la realizacin de supervisiones. La Divisin de Control y Gestin, no cuenta con normas para la supervisin. Los funcionarios encargados de la realizacin de la supervisin, no cumplen cabalmente con los parmetros y funciones establecidos por el organismo, pues 22

tanto la empresa Cuerpo de Bomberos Municipal, como Variedades Anglica, no se cuenta con procedimientos escritos, que permitan ampliar la realizacin de supervisiones. Adems, en el Instituto Universitario de Tecnologa del Mar Fundacin La Salle, el Bachilleres Daza Jos, para el ao 2001, presentaron su Trabajo Especial de Grado titulado: Optimizacin del Sistema del Control de Inventario del Almacn de las Empresa Diprolactos C.A, San Flix, Estado bolvar, para optar por el ttulo de Tcnico Superior Universitario en la institucin de Fundacin La Salle en la especialidad de Mencin contabilidad y finanzas, y en el mismo llego a la

siguientes conclusiones: Actualmente la empresa no dispone de una identificacin de las plantillas que utiliza para el control de inventario de las entradas y salidas de la mercanca. La empresa no cuenta con procedimientos escritos de los pedidos que se llevan a cabo en la misma. La empresa carece de un sistema computarizado que contengan las normas para el control de inventarios y es por ello que al igual que en la empresa Diprolactos C.A, dentro de la empresa Variedades Anglica, no cuentan con procedimientos escritos pedidos que se llevan a cabo en la empresa.

2.3 Marco Referencial

Para la elaboracin de un trabajo de investigacin, siempre hay que tomar en cuenta las bases tericas relacionadas con la problemtica a resolver. Esto con el

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objeto de recopilar toda la informacin necesaria para poder tener una base clara del objeto de estudio. Al respecto Sabino (2002) comenta lo siguiente:

El marco referencial tiene el propsito de dar a la investigacin un sistema coordinado y coherente de conceptos y propsito que permita abordar el problema. Es decir, se trata de integrar al problema dentro de mbito donde este cobre sentido, incorporado todos los conocimientos previos referentes al mismo ordenndolos de modo tal que resulten tiles en nuestra tarea, (Pg. 47). La administracin busca en forma directa precisamente la obtencin de resultados de mxima eficiencia en la coordinacin, y solo a travs de ella se refiere a la mxima eficiencia o aprovechamiento de los recursos materiales, tales como: capital, materias primas, mquinas entre otros. Adems sirve como ayuda para la toma de decisiones en cuanto a asignacin y utilizacin de recursos de la empresa, por lo tanto se le puede atribuir como uno de los principales lenguajes en cuanto a negocios se refiere y por consiguiente en las condiciones actuales es esencial para el xito de los mismos.

Administracin

Es importante para toda empresa ya que ella determina, clasifican y realiza los propsitos y objetivos de un grupo humano particular. Segn Jimnez (2002). La define como una ciencia social compuestas de principios, tcnicas y practicas cuya aplicacin a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzos cooperativos comunes, que individualmente no factible lograr. (Pg., 16)

Objetivos de la administracin

Lo primordial es obtener utilidades. Crear ambientes para que los individuos contribuyan al esfuerzo a menor costo de tiempo, dinero esfuerzo, incoherentes y 24

materiales. En sentido amplio la administracin coordinada los esfuerzos humanos de tal manera que los esfuerzos individuales se traducen en realizaciones sociales.

Sistema Administrativo

Es una red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organizacin. Esto quiere decir que es un conjunto de procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema.

Libros de Venta y Compra. Obligacin

La importancia de los libros de compra y venta radica en que permiten descargar o aligerar el trabajo en los libros principales, ya que en ellos se detallarn todas las transacciones registradas en los libros obligatorios; como lo son, el Libro Diario, el Libro Mayor y el de Inventario y balance. Si bien el uso de los libros auxiliares no es obligatorio, su empleo es de gran utilidad, por lo que se recomienda la tenedura de los mismos, porque aparte de estar autorizados por la Ley, facilitan los registros contables que posteriormente sern pasados a los libros diario y mayor. Sobre ello, el Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, especifica:

Artculo N 70

Los contribuyentes del impuesto adems de los libros exigidos por el Cdigo de Comercio, debern llevar un Libro de Compras y otro de Ventas. En estos libros se registrarn cronolgicamente y sin atrasos las informaciones relativas a sus operaciones en el mercado interno, importaciones y exportaciones, documentadas mediante facturas emitidas y recibidas, documentos equivalentes de venta de bienes y servicios, as como las notas de dbito y de crdito modificatorias de las facturas originalmente emitidas y otros comprobantes y documentos por los que

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se comprueben las ventas o prestaciones de servicios y las adquisiciones de bienes o recepcin de servicios. Requisitos Exigidos por la Normativa Correspondiente, con respecto a los Libros de Compra y de Venta

1. Requisitos generales de los Libros de Compra y Venta Permanecer en el establecimiento del contribuyente. Debern estar impresos: puede utilizarse medios electrnicos (diskette, CD, otros) pero debern estar impresos. Debern contener todas las operaciones efectuadas por el contribuyente, incluyendo aqullas que no fueren gravables con IVA. Las operaciones deben estar registradas en orden cronolgico, en el mes calendario en que fueron perfeccionadas. Las notas de crdito y de dbito segn sea el caso, debern ser registradas en el mes calendario en que se emitan o reciban los documentos que las motivan. Debern contener un resumen mensual de las operaciones efectuadas durante el periodo respectivo, indicando la siguiente informacin

a) Monto de la base imponible y del impuesto. b) Los ajustes de dichos montos, con las adiciones y deducciones correspondientes, en caso de que sea procedente.

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c) Resumen del monto de las ventas de bienes y prestaciones de servicios exentas, exoneradas, no sujetas al IVA, y del monto de las exportaciones de bienes y servicios. d) En caso de operaciones gravadas con distintas alcuotas, indicar dichos bienes por separado, agrupndose por cada una de las alcuotas. e) En caso de contribuyentes que lleven ms de un libro para el registro de sus compras y ventas, debern hacer en los Libros de Compras y de Ventas diarios, un resumen con los detalles de cada uno de ellos.

2. Requisitos Generales de los Libros de Compra Nmero de operacin Fecha de emisin de factura RIF Nombre o razn social del proveedor Tipo de proveedor (domiciliado, no domiciliado, residente o no residente) Nmero de comprobante Nmero de planilla de importacin Nmero de expediente de importacin Nmero de factura Nmero de control de factura Nmero de nota de dbito Nmero de nota de crdito Tipo de transaccin Registro, complemento, anulacin y ajuste de transacciones Nmero de factura afectada Valor total de las importaciones definitivas de bienes y recepcin de servicios, discriminando las gravadas, exentas o exoneradas. En caso de operaciones

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gravadas con distintas alcuotas, debern registrarse dichas operaciones separadamente, agrupndose por cada una de las alcuotas. Valor total de las compras nacionales de bienes y recepcin de servicios, discriminando las gravadas, exentas, exoneradas o no sujetas. En caso de operaciones gravadas con distintas alcuotas, debern registrarse dichas operaciones separadamente, agrupndose por cada una de las alcuotas a) Total de compras (incluyendo IVA) b) Compras sin derecho a crdito c) Base imponible En el caso especfico del Libro de Compras, ste deber contener

a) Alcuota b) Impuesto a pagar c) IVA retenido a terceros (importacin de servicios) d) Anticipo de IVA (en caso de importacin) En caso de Contribuyentes Especiales, deber incluirse una columna referente al IVA retenido al proveedor o vendedor

3. Requisitos Generales de los Libros de Venta Nmero de operacin Fecha de emisin de factura RIF Nombre o razn social del proveedor Nmero de planilla de exportacin Nmero de factura Nmero de control de factura 28

 Nmero de nota de dbito Nmero de nota de crdito Tipo de transaccin (registro, complemento, anulacin, ajuste) Nmero de factura afectada. Valor FOB del total de las operaciones de exportacin. Total de ventas (incluyendo IVA), discriminando las gravadas, exentas, exoneradas o no sujetas al impuesto. En caso de operaciones gravadas con distintas alcuotas debern ser registradas separadamente, agrupndose por alcuota. Ventas internas no gravables Base imponible Alcuota (%) Impuesto a pagar IVA retenido (por el comprador, en caso de que ste sea agente de retencin de este impuesto) IVA percibido de terceros (importacin de servicios). Este rengln deber ser registrado en forma separada de los restantes dbitos fiscales. En el supuesto de que el contribuyente venda y/o preste servicios tanto a Contribuyentes como a No Contribuyentes, por las cuales emita facturas, deber registrar en el Libro de Ventas, en forma separada, ambos tipos de operaciones. En las operaciones con No Contribuyentes, deber registrar la siguiente informacin en el Libro de Ventas

a) Fecha y nmero del primer comprobante emitido cada da. b) Secuencia de las ventas o prestacin de servicio, ubicado en el talonario correspondiente.

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c) Nmero del ltimo comprobante emitido cada da, por las ventas de bienes o prestacin de servicio correspondiente al talonario utilizado, que permita visualizar con facilidad las transacciones realizadas. d) Monto total de las ventas de bienes y prestacin de servicio gravados de cada da, por las cuales se han emitido comprobantes o documentos equivalentes. e) Monto del impuesto correspondiente a las operaciones gravadas referidas con anterioridad. f) Monto de ventas de bienes o prestacin de servicios exentas, exoneradas o no sujetas del da, por las cuales se han emitido comprobantes o documentos equivalentes.

El Libro de Compras

Es aqul en el cual se registrar todos los datos importantes en la ejecucin de una compra, teniendo siempre en cuenta que todos los datos de esta accin, se deben registrar oportunamente.

Fecha

Diario de Compras

Proveedor

N Factura

Valor Neto

IVA 9%

Valor Total

30

Las Ventas

Son aqullas cuentas que controlan todas las transacciones comerciales realizadas por la empresa u organizacin, de los productos o servicios que fueron comprados con la finalidad de comerciar; pues las empresas comercializadoras realizan inversiones con el objetivo de percibir ingresos, los cuales le permitan cubrir los beneficios de sus empleados, inversin relacionada con la compra de materia prima, adems de percibir las ganancias pautadas dentro de su planificacin, all es donde entra a formar parte importante, la cuenta venta, la cual es esencial para el xito de las organizaciones. Sobre ello Herbert E. Miller (1978) especifica:

El momento de la venta se considera generalmente como el punto en que se realiza el ingreso, porque: 1) es el punto en que tiene lugar una conversin (el cambio de un activo por otro) y la conversin se considera como prueba de realizacin, y 2) es el punto en que el importe del ingreso, en el caso normal, es objetivamente determinable con base en el precio de venta aceptado por ambas partes. (Pg. 174) Debido a lo anteriormente sealado, se le puede acreditar a las ventas, como la transmisin de propiedad de bienes muebles realizada a ttulo oneroso, cualquiera sea la calificacin que le otorguen los interesados, as como las ventas con reserva de dominio, por lo tanto, son las ventas una gestin indispensable dentro de cualquier organizacin, debiendo ser asentadas correlativamente para obtener informacin certera y eficaz, la cual deber registrarse en los libros auxiliares de compra-ventas. Ahora, pasaremos a visualizar ejemplos relacionados con el correcto pase de las ventas a los libros auxiliares:

Una venta al contado s/cheque n 2654655 de 5000 Bs. F s/fact. 00576, el da 5 de marzo del 2008, se registra de la siguiente manera:

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Fecha 2008 Mar/5 Banco

Cuentas y Descripcin -1-

Ref.

Debe

Haber

5.450,oo 5.000,oo 450,oo

Ventas Dbito Fiscal P/R venta de mercancia s/fact. N 00576 y s/cheque n 2654655

En caso de giros y cuentas por cobrar, entonces sera as:

Fecha 2008 Mar/5

Cuentas y Descripcin -1Cuentas por Cobrar Ventas Dbito Fiscal P/R venta de mercanca a crdito s/fact. N 00576

Ref.

Debe

Haber

5.450,oo 5.000,oo 450,oo

Fecha 2008

Cuentas y Descripcin -1-

Ref.

Debe

Haber

Mar/5 Efectos por Cobrar Ventas Dbito Fiscal P/R venta de mercanca s/fact. N 00576, firmando giros

5.450,oo 5.000,oo 450,oo

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La factura de las ventas, se consideran un documento bsico de negocios. Los documentos de negocios son la evidencia tangible de las operaciones realizadas. Al seguir los pasos que lleva a cabo un negocio real, para pedir, recibir, pagar los inventarios de mercanca, se sealan los papeles que desempean los documentos en la ejecucin de los negocios.

El Libro de Ventas

Es aqul en el cual se registrar todos los datos importantes en la ejecucin de una venta. Es decir es un libro registro donde se anotaran diariamente por orden cronolgico todas las ventas de las actividades que se desarrollan con el detalle siguiente: fecha, cliente, nmero de factura, valor neto, IVA y valor total

Modelo del Libro de Ventas

Fecha Cliente N Factura Valor Neto IVA 9% Valor Total

Fuente: autor.

Tcnicas para planificar las ventas

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Las tcnicas de planificacin no consisten en predecir y prepararse para el futuro; para esto se deben controlar los acontecimientos que sean manejables y adaptar los que no sean. La planeacin de venta comprende da tres pasos: Desarrollo de estrategia: en su forma bsica el desarrollo de estrategias consiste en decidir qu hacer, como y cuando. En el contexto de una organizacin el termino estrategia tiene un significado menos Beligeraut, es el medio por el cual una organizacin alcanzara sus objetivos dado un conjunto da limitaciones ambientales y polticas organizacional. Desarrollo de polticas: las polticas son las decisiones permanentes estrategias aceptables para lograr los objetivos. Desarrollo de programa: los programas descomponen los objetivos y estrategias en pasos manejables que pueden identificarse, delegarse e instrumentarse cuyos resultados se puedan decir.

Estos pasos de accin se conocen tambin como tcnicas, otros trminos de guerra griegos que significa la ciencia o el arte de maniobrar soldados o bancos en presencia del enemigo. Un calendario es la parte del programa que jerarquiza la terminacin de los pasos de accin y especifica la secuencia que realizan. Los gerentes de ventas crean programas que organizan las actividades de los vendedores para alcanzar los objetivos correspondientes. Ratios y hbitos de compras

Se deben de estudiar los ratios y los hbitos de compra para saber dnde, cmo y quien compra los productos de la empresa. Hay que estudiar adems la zona

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geogrfica del producto. Con informacin es posible describir mercados nuevos que se ajustan mejor al producto.

La fidelidad a la marca es todo factor a tener en cuenta. Si un consumidor usa solo un producto de una categora, entonces, es fiel a la marca lo contrario se produce se utiliza varios productos similares.

Los hbitos de compra, como la frecuencia de compra deben estudiarse. Aparte de la frecuencia de la compra se debe analizar si la decisin de comprar se realiza espontneamente en un lugar de compra, o si por el contrario la decisin de comprar es anterior. Otra era importante de investigacin es la prueba del producto. Hay que estudiar el porcentaje de usuarios que han probado, el producto, el porcentaje que ha repetido, los motivos, etc.

Facturas

Las facturas pueden ser de tres tipos: A, B o C, entre las cuales estn las: Ordinarias, documentan la operacin comercial.

Rectificativas, documentan correcciones de una o ms facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen.

Recapitulativas, documentan agrupaciones de facturas de un perodo. Para que esta factura tenga validez fiscal se han de anular las anteriores.

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Adems existen las siguientes variantes Pro-forma: Documenta una [oferta], con indicacin de la forma exacta que tendr la factura tras el suministro. No tienen valor contable ni como justificante. Suele incluir la fecha mxima de validez. Copia: Documenta la operacin para el emisor, con los mismos datos que el original. Debe llevar la indicacin de copia para permitir distinguirla del original. Duplicado: Documenta la operacin para el receptor, en caso de prdida del original. La expide el mismo emisor que expidi el original y tiene los mismos datos que el original. Debe llevar la indicacin de duplicado para permitir distinguirla del original, especialmente para el caso de que reaparezca el original.

Archivos

La principal funcin del archivo consiste en la conservacin de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mnimos de conservacin, durante los cuales puede ser requerida su presentacin. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservacin proporciona informacin sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo ser eficaz cuando se encuentra rpidamente lo que se busca.

Otra funcin del archivo es la de ser un centro activo de informacin que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Adems sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado.

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Tambin el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realizacin de un acto o la forma de hacerlo.

Clases de Archivos

1. Archivo Centralizado: Archivo nico donde se lleva una sola dependencia, se maneja y controla toda la documentacin para pequeas empresas.

2. Archivo Descentralizado: Se maneja por dependencia o departamento, funciona repartido entre los diferentes archivos de una institucin, este se lleva en cada dependencia, recae sobre el jefe de cada oficina.

3. Archivador Vertical, maneja una o dos gavetas, estas se colocan junto al escritorio de las oficinas pequeas, para el manejo de documentos activos; tres gavetas, es igual que el mostrador y se usa para separar el rea de recepcin y el rea de trabajo, cuatro a cinco gavetas son los de uso corriente en las oficinas.

4. Archivador Horizontal, es un mueble generalmente cerrado, el conjunto se cierra con una o ms cortinas de lminas.

5. Archivador Lateral, permite la clasificacin suspendida lateral se conoce como archivador basclate.

6. Archivador Giratorio, consta de gestacin de trabajo, hileras y cada hilera se mueve independientemente estn equipadas con telfonos para que los archivistas suministren la informacin

7. Archivador Electrnico, es el ms sofisticado de reciente fabricacin y est equipado con los dispositivos pticos para localizar el material. 37

8. Ficheros y Tarjeteros, se colocan en muebles de una o ms gavetas de poca altura, las fichas y tarjetas se colocan horizontal o vertical y se desplazan las urnas en relacin con las otras. Por un espacio constante que asegura la visibilidad de los referencias y la sealizacin en los archivadores se guardan documentos y en los tarjeteros fichas o tarjetas donde existen registros y datos.

Recursos Bsicos del Archivo

Muebles y equipos para archivos, archivadores, aquietes, estanteras donde estos muebles se fabrican con madera y metal. El de acero es ms recomendable, los de madera son pocos prcticos porque no ofrecen proteccin contra el fuego, el cambio de temperatura, humedad, polillas, comejn y otros insectos.

Materiales y Elementos para el Archivo

1. Carpeta: tiene capacidad mxima para 100 documentos deben conservar su forma original, doblando los pliegues de expansin que tiene marcadas en el logo.

2. Bolsas: llamadas tambin sobres o fundas y su uso est determinado para el volumen del material o por su consulta peridica, EJ. historia clnica, registros mdicos y de personal y las que ms se usan tienen separadores o compartimientos dentro de ellos.

3. Legajos: son dos tapas de cartulina, para asegurar los documentos donde est el legajo, se identifica con los siguientes datos: Identificacin de la empresa

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 Nombre de la dependencia a la cual pertenece Ttulo para archivo Ao al cual pertenecen los documentos Cdigo de Referencia

4. Rtulos o Marbetes: son las tiras de cartulina o cintas de papel engomado que se adhieren a las pestaas para titular las carpetas.

Procedimiento General para Archivar

1. Inspeccionar: revisar todo los documentos pendientes de trmite, hay que estar seguro que estn aprobados y listos para guardar.

2. Clasificar: determinar nombre nmero y fecha. 3. Marcar: definiendo la forma de clasificacin de la documentacin se subraya el nombre, nmero y fecha o el cual se organiza el documento, para distribuirlo.

4. Distribuir: cuando ya la documentacin se ha marcado se separa por grupos de acuerdo al subrayado luego se ordena dentro de cada grupo de los documentos siguiendo un orden cronolgico ascendente para facilitar la distribucin preliminar de los documentos que se puedan utilizar en el clasificador. 5. Archivar. Es donde finalmente se colocan los legajos en la carpeta correspondiente.

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Marcas en Las Carpetas

Las carpetas se identificaran con un rotulo autoadhesivo el cual debe tener: Nombre de la dependencia Cdigo de la dependencia numero Titulo de carpeta Ao retrospectivo En fin los puntos necesarios para su ubicacin

Control de las Compras

Las facturas de compra debern ser exigidas al momento de la adquisicin de los productos para su posterior revisin al ser ubicados en la empresa, esto permitir detallar la falta de mercanca, productos que debern cancelar el IVA y en todo caso determinar si alguno de los artculos fue recibido en mal estado, con la finalidad de poder rechazar el producto o pedir su revisin, as como tambin llevar un control aplicando mtodos de inventario, bien sea el mtodo (UEPS) ltimas en Entrar Primeras en Salir, el mtodo (PEPS) Primeras en Entrar Primeras en Salir, u otro mtodo anlogo. La empresa determinar la aplicacin del mtodo ms viable, que permita mantener un control en cuanto a registros, entrada y salida de mercanca, calidad de los productos entre otros; por ltimo y como factor determinante para el cumplimiento de los Deberes Formales, la empresa deber archivar en forma correlativa la entrada de dichas facturas ya que luego debern ser registradas en los Libros correspondientes, legalmente autorizados.

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Inventario Los inventarios constituyen frecuentemente la partida ms importante del activo circulante de una organizacin, debido a que representan el conjunto de bienes que son propiedad de la empresa y cuyo objetivo de inquisicin o de fabricacin es el de volver a venderlo a fin de obtener un margen de utilidad razonable. Al respecto el autor Kennedy. R y Mcmullen. S. (2002), seala que:

El termino inventario se utiliza para designar el conjunto de partidas de propiedad personal tangible que se tiene para la venta en el curso normal del negocio, estn en proceso de produccin para la dicha venta y han de ser consumidas en la produccin de bienes o servicios para que estos puedan ponerse a la venta. (Pg. 66).

Todo esto con lleva a concluir que los inventarios constituyen las partidas de activo correspondiente que estn listas para la venta, la cual constituyen una mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas.

Clases de inventarios Existen tres tipos fundamentales de inventarios, que son: materia prima, matariles en proceso y productos terminados. Segn el autor Narasimhan Sim los inventarios se clasifican en jerarqua, nivel o etapa:

La materia prima, los productos en proceso, los componentes de alto nivel y los productos terminados pertenecer a distintas jerarquas. La materia prima es primaria en el sentido de que la compaa no pertenece a compaa no la ha sometido proceso alguno. Los inventarios de productos en proceso son inventarios que estn sometidos a un proceso, o bien que se encentran en la lnea en los centros de trabajo cuyas capacidades encuentro a personal y maquinaria son similares. Los componentes de

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alto nivel son piezas y ensambles listos para ensamblarse en loa productos terminados. Esto se almacena listo para ensamblarse cuando se les necesite. Los productos terminados son artculos listos para llegar al consumidor. (Pg. 93).

Tipos de Inventarios

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, y varan ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composicin de esta parte del activo es una gran variedad de artculos, y es por eso que se han clasificado del acuerdo con su utilizacin en los siguientes tipos:

Inventario de Empresas Industriales

Inventario de materia prima: en toda actividad industrial concurren una variedad de artculos (materias primas) y materiales, los que sern sometidos a un proceso para obtener al final un artculo terminado o acabado. A los materiales que interviene en mayor grado en produccin se le considera materia prima, ya que su uso hace en cantidades lo suficientes importantes del producto acabado. A respecto al producto Kennedy, R Y Mullen S. (2002), empresa que la materia prima es aqul o aquellos artculos sometidos a un proceso de fabricacin que al final se convierte en un producto terminado,(p.67)

Inventario de produccin de proceso: consiste en todos los artculos o elementos que se utilizan en el actual proceso de produccin. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de produccin y a los cuales se les aplico la labor directa y gasto indirectos inherentes al proceso de produccin en unos momentos determinados. Segn Kennedy, R Y McMullen S

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(2002), refiere que una de las caractersticas del inventario de produccin en proceso es que va aumentando el valor a medida que es transformando de materia prima en el producto terminado como consecuencia de proceso de produccin. (Pg. 68).

Inventarios de productos terminados: comprenden estos, los artculos transferidos por el departamento de produccin al almacn de productos terminados por haber alcanzado su grado de terminacin total y que a la hora de la toma fsica de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todava no han sido vendidos. El nivel esta dado por la demanda. Kennedy, R. y McMullen S. (2002), (Pg. 68)

Inventario de materiales y suministros: En el inventario de materiales y suministros se incluyen: materias primas secundarias, sus especificaciones varan segn el tipo de industrias, un ejemplo para las industrias cerveceras es, sales para tratamiento del agua; artculos de consumo destinados para ser usados en la operacin de la industria, dentro de estos artculos de consumo los ms importantes son los destinados a las operaciones, y estn formados por los combustibles y lubricantes, estos en la industria tienen gran significacin y los artculos y materiales de reparacin y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artculos de operacin por su gran volumen necesitan ser controlados adecuadamente, la existencia de estos varan en relacin a sus necesidades. Kennedy, R.Y McMullen s. (2002) (Pg. 68)

Mtodos de Inventarios

Existen variedad de mtodos que permiten llevar un control de mercancas o productos existentes de forma prctica y eficaz, en esta oportunidad se presentar una serie de conceptos relacionados con algunas de las tcnicas de inventario existentes, 43

adems de los formatos de los mtodos UEPS y PEPS, esperando sirvan de gran utilidad a las personas que laboran dentro de la organizacin y a su vez permitan tomar la mejor decisin en cuanto a la utilizacin de alguno de ellos.

De acuerdo a la frecuencia con que la empresa realiza los inventarios, puede utilizar los siguientes inventarios: Inventario Continuo o Perpetuo Inventario Peridico o Fsico

Inventario Continuo o Perpetuo Permite conocer las entradas, salidas y existencias de las mercancas. Tambin las fechas, precios, unidades, caractersticas, cantidades mximas y mnimas que han de mantenerse siempre en existencia de cada producto. Este mtodo es llevado mediante tarjetas, con una distribucin columnar.

Inventario Peridico o Fsico Consiste en el conteo fsico de las mercancas y la asignacin de sus respectivos valores. En oportunidades es llevado tambin por tarjetas enumeradas con indicaciones de los artculos, su clase y dnde se encuentran.

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Mtodos de Evaluacin de Inventario

Costo Promedio Ponderado

El mtodo del costo promedio ponderado, llamado a menudo mtodo del costo promedio, se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el perodo.

Este mtodo pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un perodo, esto es si el costo de la unidad baja o sube durante el perodo, se utiliza el promedio de estos costos. El costo promedio se determina de la manera siguiente: se divide el costo de las mercancas disponibles para la venta (Inventario Inicial + Compras) entre el nmero de unidades disponibles. Calcule el Inventario Final y el costo de mercancas vendidas, multiplicando el nmero de unidades por el costo promedio por unidad.

Costo de Primeras en Entrar, Primeras en Salir (P.E.P.S)

Bajo el mtodo de Primeras Entradas, Primeras Salidas, la compaa debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancas vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen para la venta de mercancas, a esto se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas.

Ventajas Es un mtodo objetivo (genera una corriente de costos ordenados cronolgicamente), por lo que manifiesta el saldo del inventario con ms apego

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a los costos de adquisicin actuales que otros mtodos. Funciona mejor cuando la rotacin de mercancas es acelerada y por tanto muestra utilidades ms altas. Es idneo para el control de productos perecederos, pues como su nombre lo determina, los primeros productos que entran son los primeros que tienden a salir.

Desventajas Cuando los costos de adquisicin van en aumento (inflacin), su efecto en el clculo contable es reducir el costo de la mercanca vendida, inflar las utilidades y el saldo final de inventario. Implica pagar un impuesto a la renta ms elevado y flujos de caja ms bajos, adems de violar el principio del perodo contable.

Costos de ltimas en Entrar, Primeras en Salir (U.E.P.S)

Ventajas El mtodo ltimas en Entrar, Primeras en Salir, depende tambin de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este mtodo, los ltimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al mercado para la venta. Este mtodo deja los precios ms antiguos (aqullos del inventario inicial y las compras primeras del perodo) en el inventario final.

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Dificultades Laboriosidad del mismo, pues exige un control minucioso para cada lnea de producto. La reduccin es significativa en cantidad de algunas partidas del inventario, mientras que otras similares aumentan, no compensan su valoracin sino por el contrario, tienden a desaparecer la base U.E.P.S El efecto de la venta en cantidad de una partida da por resultado la liquidacin parcial o total de su base U.E.P.S y su reposicin al costo actual, pero se pasa por alto el efecto desusadamente grande en la cantidad de una partida similar.

Ficha Control de Existencia de Mercanca

Es importante el establecimiento de una tarjeta de control de Compras por cada mercanca, debiendo estar concentradas por grupos de materiales segn clasificacin establecida y a su vez cada grupo ordenado en forma alfabtica o numrica segn el sistema; a travs de estudios realizados se dedujo que la forma ms utilizada es la alfabtica, pero contentiva de las categoras (A, B, C), la (A), representa los productos de mayor calidad y por ende los que poseen mayor valor monetario, la (B), se refiere a los productos intermedios con calidad y precios inferiores a los productos (A), y los productos (C), son productos de baja calidad, debido a ello su precio es inferior al precio de los productos (A y B); este tipo de descripcin permite facilitar y localizar los artculos para la realizacin de las transacciones pertinentes al caso, como por ejemplo consulta de existencia, anlisis y registro de cualquier compra, entre otros.

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La Tarjeta de Control es por muchos conceptos el corazn de la rutina de las compras, ya que si se hizo un registro adecuado mostrar a los compradores los hechos relativos a cada pedido en lo que respecta a la eleccin de los proveedores, la experiencia anterior sobre consumos, los precios, entre otros. La mencionada tarjeta es contentiva de los siguientes espacios:

Artculo: Nombre del producto.

Referencia: Cdigo.

Unidad: Se refiere a la unidad de medida del artculo, por ejemplo: bulto, carga, juego, estuche, docena, litro, kilo, entre otros.

Mnimo: Seala la cantidad menor.

Mximo: Seala la mayor cantidad que debe existir de ese artculo en almacn.

Proveedor: Nombre y direccin del proveedor del artculo.

Fecha: Esta seccin comprende dos columnas: Una para el mes en el cual se realiza la operacin. Otra para el da en el cual se realiza la operacin.

Comprobante: Espacio para registrar el nmero del comprobante que respalda la operacin.

Cantidades: Esta seccin comprende a su vez, tres partes: 48

 La Primera: Es para registrar las entradas; La Segunda: Es para registrar las salidas; La Tercera: Es para registrar la existencia remanente, despus de cada operacin.

Valor Unitario: Esta seccin comprende dos columnas: La Primera: Para anotar el precio unitario de las entradas de referencia, y; La Segunda: Para anotar el precio unitario de las salidas de referencia. Monto Total: Esta seccin comprende a su vez, tres columnas: La Primera: Debe, registra el costo de las unidades que entran; La Segunda: Haber, se asiente el costo de las unidades que salen; La Tercera: Saldo, registra el costo del remanente.

Matriz FODA

El anlisis FODA consiste en realizar una evaluacin de los factores fuertes y dbiles que en su conjunto diagnostican la situacin interna de una organizacin, as como su evaluacin externa; es decir, las oportunidades y amenazas. Tambin es una herramienta que puede considerarse sencilla y permite obtener una perspectiva general de la situacin estratgica de una organizacin determinada.

Esta tcnica se enfoca en el anlisis de problemas y se lleva a cabo para identificar y analizar las Fortalezas y Debilidades de la Organizacin, as como las Oportunidades (aprovechadas y no aprovechadas) y Amenazas reveladas por la informacin obtenida.

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Modelo de matriz FODA FACTORES INTERNOS Controlables FORTALEZAS (+) DEBILIDADES (-) FACTORES EXTERNOS Controlables OPORTUNIDADES (+) AMENAZAS (-)

Fuente: Tamayo y Tamayo 1989

Las Fortalezas y Debilidades (FODA) se refieren a la organizacin y sus productos o servicios, las Oportunidades y Amenazas son factores externos en los cuales la organizacin no tiene ningn control. A continuacin se hace un anlisis de las condiciones del FODA en el siguiente orden: 1) Fortalezas; 2) Oportunidades; 3) Amenazas; y 4) Debilidades. Al detectar primero las amenazas de las debilidades, la organizacin tendr que poner atencin a las primeras y desarrollar las estrategias convenientes para contrarrestarlas y con ello, ir disminuyendo el impacto de las debilidades. Al tener conciencia de las amenazas, la organizacin aprovechar de una manera ms integral tanto sus fortalezas como sus oportunidades.

Las Fortalezas y Debilidades incluyen entre otros, los puntos fuertes y dbiles de la organizacin y de sus productos, ya que estos determinarn que tanto xito se tendr en el plan. Algunas de las Oportunidades y Amenazas se desarrollan basndose en las Fortalezas y Debilidades de la organizacin y sus productos, aunque en mayor parte se derivarn del ambiente del mercado y de la competencia actual como futura.

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Como tcnica de planeacin el FODA, permite contar con informacin de gran valor proveniente de personas involucradas con la administracin del negocio y que con su conocimiento son capaces de aportar ideas inestimables para el futuro organizacional, cabe destacar que la intuicin y creatividad de los involucrados es vital para el proceso de anlisis ya que para quienes una situacin es una oportunidad, para otros puede no ser tomada en cuenta, de la misma manera esto puede pasar para las amenazas, fortalezas y debilidades analizadas.

Las Oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.

Las Debilidades son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse; por ltimo las Amenazas, las cuales son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra ste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario disear una estrategia adecuada para poder sortearla.

En sntesis: Las fortalezas deben utilizarse Las oportunidades deben aprovecharse Las debilidades deben eliminarse y

Las amenazas deben sortearse

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2.4 Marco Conceptual

Acreedores: De acuerdo con el Plan General de Contabilidad, suministradores de bienes o servicios. (Bemard U. Y Colli J. C. 1980, Pg. 07)

Administracin: Es la ciencia social y tcnica encargada de la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento, etc.) de la organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo esto de los fines perseguidos por la organizacin.

Almacn: Es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. (Garca, 1995, Pg. 16)

Archivo: Es un instrumento de control de informacin de la empresa moderna, teniendo como meta el erradicar formas viciosas en el manejo de documentos e implantar normas modernas. (Avendao, 1990, Pg. 136)

Compra: Transaccin por la cual una persona o institucin (el comprador), adquiere bienes o servicios a cambio de dinero. (Redondo, 1992, Pg. 67)

Control: Es vigilar que todas las acciones y operaciones en todo momento, se efecten de acuerdo con el plan adoptado, con las rdenes dadas y con los principios establecidos. El control compara, discute y critica, tiende a estimular la planificacin, simplificar y fortificar la organizacin, a aumentar la eficacia del mando y a facilitar la coordinacin. (Pg.103)

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Control de Inventarios: Es una de las actividades ms complejas, ya que hay que enfrentarse a intereses y consideraciones en conflicto por las mltiples incertidumbres que encierran su resultado final tiene una trascendencia en la posicin financiera y competitiva, costos de fabricacin, utilidades (Garca Cant, 1990. Pg.12) y capital de trabajo.

Control de Presupuesto: Es aquel control que permite que las actividades en la empresa sean planificadas con antelacin y referidas a un periodo de tiempo determinado. (Melinkoff.2009. Pg. 89)

Entrada: Dispositivos que facilitan la informacin al ordenador (Rosenberg 1996, Pg. 164).

Factura: Documento fechado entregado por el vendedor al comprador y en el cual se indican los nombres del vendedor y del comprador, la cantidad, el precio y la descripcin de las mercancas vendidas. (U. Bemard y Otros, 1980, Pg. 07)

FODA: (Fortaleza, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), es una tcnica para el anlisis de problemas en el contexto de la planeacin y estrategia en las organizaciones. (Ansoff Igor. 1965, Pg. 15).

Gastos: Son erogaciones que no se relacionan de manera directa con la generacin de ingresos, pero que son necesarias para el funcionamiento de una compaa, motivo por el cual no son clasificados como un costo. (Catacora, 1998, Pg. 102)

Ingreso: El ingreso es el precio de los bienes vendidos y de los servicios prestados durante un periodo contable dado. (Meigs y Otros, 2005, Pg. 92)

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Inventario: En una compaa comercial, el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes. El inventario se convierte en efectivo dentro del ciclo operacional de la compaa y por consiguiente se considera como un activo corriente. (Meigs y Otros, 2005, Pg. 323)

Mtodo P.E.P.S: El mtodo primeras en entrar, primeras en salir, conocido como PEPS o FIFO, est basado en el supuesto de que la primera mercanca comprada es la primera mercanca vendida. (Meigs y Otros, 2005, Pg. 323)

Proveedores: Son aqullas personas fsicas o jurdicas que suministran mercaderas para la gestin de ventas o materias primas y suministros para el departamento de produccin o ventas. (Moix, 1976, Pg. 25)

Salida: Informacin que se transfiere desde el dispositivo de almacenamiento central (Rosenberg 1996, Pg. 164).

Sistema: Conjunto de mtodos, procedimientos o tcnicas relacionadas con el objeto de formar un todo organizado (Rosenberg 1996, Pg. 385).

Sistema Administrativo: Es aquel en virtud del cual la salidas de los elementos patrimoniales de activos se anotan en haber de las respectivas cuentas por el mismo imparte por el que se registraron en el debe a su entrada (Gmez Francisco, Pg.53).

Sistema Alfabtico: Es el proceso de ordenacin fundamentado en el nombre de personas naturales o jurdicas, de lugares o cosas y sus derivados. (Avendao, 1990, Pg. 139)

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Sistema Numrico Cronolgico: La base de la ordenacin de este sistema es la fecha. Los documentos se archivan unos encima de otros, colocando siempre arriba los que son de fecha ms reciente. (Garca, 1995, Pg. 60)

Stock bsico: Mercanca cuya demanda es constante y exigen inventarios permanentes a lo largo del ejercicio (Rosenberg 1996, Pg.393).

Valoracin del Inventario: Es uno de los retos ms difciles que emplea el contador, para la valoracin se utilizan tres fases: al costo, al mercado y al precio de venta. (Brito, 2001, Pg. 184)

Venta: Transaccin por la cual una persona o empresa denominada vendedor, cede a otra, (el comprador), bienes o servicios a cambio de dinero. (Moix, 1976, Pg. 53)

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CAPITULO III

MARCO METODOLGICO

El marco metodolgico siendo el paso general para la complementacin de los estudios usuales, permite lograr de manera precisa y concisa el objetivo de indagar la informacin directa, tomando en cuenta los diversos tipos de investigacin descriptiva, el diseo de campo, la tcnica de recoleccin de datos; conformando esta por observaciones directa ,informacin estructurada, adems de las referencia y consultados, conformidad en dos forma especfica :escrita y grfica, dndole utilidad en esta oportunidad al aspecto grfico, el cual precita variedad de imgenes, permitiendo as ofrecer diferente opciones al investigador, el cual opta en esta ocasin por la forma circular, viejos conocimiento como diagrama de pastel.

Las tcnicas y los instrumentos utilizados en esta investigacin para llevar a cabo las inspecciones, se refiere a como se ejecutar el estudio para solucionar el problema formulado por lo tanto, el procedimiento y las tcnicas empleada en esta investigacin se difiere mediante el conocimiento de su naturaleza y sus caracterstica, puesto que la presente exploracin, es de importancia fundamental, ya que se podr establecer, escoger y analiza los datos recopilados; para si encaminarle inters de resolver el problemas planteando por los investigadores, puesto que sin las herramientas requerida no habr la posibilidad de contar con un puesto especfico para su concreta elaboracin, por lo tanto y en referencia a ello Balestrini (2002)concreto: Es la instancia referida a los mtodos, las diversas reglas, registro, tcnica y protocolo con los cuales una teora y su mtodo calcula la inquietudes de lo real (Pg. 126).

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3.1 Tipos de investigacin

Descriptiva

Permite sealar las caractersticas y situaciones realizada que predominaron, as como los objetivos que debe cumplirse para llevar a cabo la implementacin de un adecuado sistema de control interno que enfoque las fallas, adems de proponer reglas correctivas que conlleven a obtener conocimientos valederos en bsqueda de la situacin del problema planteado sealando detalladamente las funciones del sistema como se obtiene la informacin y cul es el enlace que ofrece el sistema, al respecto Hernndez (2000) comento. El propsito del investigador es describir la situacin y evento .es decir como es y cmo se manifiesta determinando fenmeno, para que sea sometido a anlisis o evalan diverso aspecto, dimensiones o componente de fenmenos a investigar (Pg. 60)

Aplicada

Se emplea para conocer el estado original por el cual se encuentra atravesando la empresa y conocer cul es el sistema actual que se maneja dentro esta. Adems se enfoca en la situacin en que posteriormente se ofrecieron soluciones que le permitirn ofrecer a los empleados y dueo, la posibilidad de enmendar los errores descubiertos dentro de la organizacin, de la misma manera brinda una mejor movilidad al negocio, por lo tanto se visualiza la forma de asentar en forma certera, eficaz y con mayor eficiencia la entrada y salida de los productos requeridos por la empresa y los consumidores. Bernol (1998) plantea que una investigacin es aplicada cuando: la investigacin depende de su descubrimiento y aporte tericos en el estudio y aplicacin de la investigacin o problemas, en circunstancias y caractersticas concretas (Pg. 45). 57

3.2 Diseo de la investigacin Tambin conocido como plan de investigacin, representa el mtodo en el cual se estar presentando el camino que tendr la investigacin, es decir, es el rumbo que guiara al investigador o estudiante, pero utilizara cualquier mtodo, as como las tcnicas que utilizara, es decir, el cmo se emplean las nuevas normas y procedimientos diseadas dentro de la empresa que est presentando fallas. Es la estructura o plan para un estudio, que sirve de gua para la recogida y anlisis de datos, (Churchill, 1987,1988). Supone las especificaciones de mtodos y procedimientos para adquirir la informacin necesaria para estructurar o solucionar problemas.

De campo

El diseo permite recoger los datos directamente de la realidad, por lo cual el denominado valor primario del mismo, radica en que permite cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han obtenido los datos lo cual facilita su revisin o modificacin en caso de surgir dudas. Debido a que la informacin elaborada dentro de la micro empresa variedades anglica se obtuvo mediante la observacin directa, verificando la forma de trabajo y desenvolvimiento del personal que labora en su instalaciones, se lograron recaudar datos reales y necesario para el desarrollo de este proyecto. Al respecto arias (2006) especifica:

La investigacin de campo es aquella que consiste en la recoleccin de datos directamente de los sujetos investigados o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular y controlar variables algunas, es decir, el investigador obtiene la informacin pero no altera las condiciones existentes(Pg. 54).

58

3.3 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

Observacin directa, se aplica por medio de la investigacin continua de procesos intensos o externos a la organizacin, donde se manejan diversidades de fallas, adems sirve para la verificacin de la existencia o inexistencia de los instrumentos que permitan registrar entradas o salidas de productos herramientas, materia prima, entre otros, esta o va depender del tipo de empresa que se vaya a evaluar, las cuales podrn ser de servicios comercializacin y organizaciones anlogas (ver anexo A) ;relacionando la temtica expuesta, el investigador Tamayo y Tamayo (2001) seal que: es aquella en el cual el investigador pese de, observar y recoger datos, mediante su propia observacin (Pg. 99).

Entrevista Estructurada

Para lograr recolectar los datos se usa como tcnica de recoleccin de datos la entrevista estructurada que permiti una solucin ms correcta para la presente investigacin, esta tcnica permiti obtener informacin a travs de un conjunto total de doce (12) preguntas a las personas que laboraran dentro de la empresa donde se llev a cabo la investigacin, estas se emplearon para conocer la opinin relevante de las personas que laboran dentro de la empresa. (Ver anexo B). As lo corrobra Sabino (2001), se refiere a que: las entrevistas formalizadas se desarrollan en base a un listado fijo de preguntas cuyo orden y redaccin permanece invariable. Esta lista de preguntas, que es el instrumento concreto de recoleccin de datos que se emplea en este caso (Pg.160).

3.4 Sistema de Variable

Esta investigacin est compuesta por dos tipos de variables, que son una variable independiente y una variable dependiente, estas se obtienen del objetivo 59

general de un problema planteado, este sistema es una forma de estudiar los fenmenos o cambios que ocurre en la naturaleza, en la sociedad, el investigador indaga sobre ciertas propiedades que se modifican a las que se les denomina variable, de esta forma Fernndez (2000) dice: variable es la caracterstica o cualidad; magnitud o cantidad que puede sufrir cambios, y que es objeto de anlisis, medicin, manipulacin o control en una investigacin.

Variable Independiente

En la verificacin experimental, el investigador intenta reproducir artificialmente los fenmenos que se dan de forma espontnea en la realidad y que desea comprender; cuando dispone de una hiptesis que estable un supuesto vnculo causal entre un objeto, proceso o caracterstica (supuesta causa) y el objeto proceso o caracterstica que exige una aplicacin (el efecto), manipula experimentalmente la primera para ver si produce el efecto que la hiptesis describa. La variable que manipula el experimentador recibe el nombre de variable independiente, al respecto Redondo (2004) especifica:

Es aquella que es manipulada por los investigadores en un experimento que el objeto de estudiar como incide sobre la expresin de la variable dependiente. A variable independiente tambin se conoce como variable explicativa, y miembros que significan que la variable dependiente se le conoce como variable explicada.

Sistema administrativo

Es una red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organizacin. Esto quiere decir que es un

60

conjunto de procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema.

Variable Dependiente

Son las variables de respuesta que se observan en el estudio y que podran estar influenciadas por los valores de las variables independientes, tambin se define como propiedad o caracterstica que se trata de cambiar mediante la manipulacin de la variable independiente. Al respecto Redondo (2004) especifica:

Se refiere a los valores que cambian el uno en la relacin el uno al otro, es decir, son las que se observan para cambiar en repuestos a independientes variables dependiente y la presente, es decir, que es el efecto producido por la variable que se grada independientemente. Efectividad en el Sistema Administrativo

Obtener un mejor rendimiento dentro de la organizacin para as poder llevar un mejor conocimiento de los documentos ingresados y egresados dentro de la misma.

3.5 Forma de Presentar los resultados

El investigador debe elegir el mtodo de presentacin de acuerdo con el tipo de datos e ideas que desea comunicar, se pueden utilizar grficas circulares, de barras, histogramas u otros. La presentacin de este trabajo ser realizada, utilizando la forma circular denominada diagrama de pastel, cuya informacin se desglosar por medio de un si o no reflejado a los laterales del mismo, adems forman parte de los mencionados diagramas, los cuadros de frecuencia simple, conformados por tres columnas, en la columna de la izquierda se encuentran los indicadores o alternativas 61

de respuesta, en la columna central se ubicar la frecuencia que estar determinada por el nmero de veces que fue seleccionada la alternativa y finalmente en la columna de la derecha se presentar el porcentaje, en funcin a la totalidad de las personas entrevistadas, a lo cual Namakforosh (2003) comenta: Es un crculo que se divide en nmeros de clase y se presentan las frecuencias correspondientes (Pg. 289).

Este tipo de estadsticas tienen por objeto describir y analizar las caractersticas de un conjunto de datos, obtenindose de esa manera conclusiones sobre las caractersticas de dicho conjunto y sobre las relaciones existentes con otras poblaciones, a fin de compararlas. No obstante puede no solo referirse a la observacin de todos los elementos de una poblacin (observacin exhaustiva), sino tambin a la descripcin de los elementos de una muestra (observacin parcial), por tal razn el escritor Salkind (1998) especifica: El primer paso del anlisis de los datos consiste en describirlos. Esto generalmente, implica calcular una serie de medidas de estadsticas descriptivas, as llamadas porque describen las caractersticas generales de un conjunto o distribucin de puntajes (Pg. 166).

La estadstica inferencial es una parte fundamental de la estadstica que comprende los mtodos y procedimientos para deducir propiedades (hacer inferencias), quiere decir, obtener conclusiones acerca de una poblacin, a partir de una pequea parte de la misma (muestra). La bondad de estas deducciones se mide en trminos probabilsticos, es decir, toda inferencia se acompaa de su probabilidad de acierto, por consiguiente el escritor Salkind (1998) define: La Estadstica Inferencial sirve para inferir algo acerca de la poblacin de la cual se extrajo la muestra, con base en las caractersticas de esta ltima (Pg. 184).

62

INDICADOR SI NO Total

N DE PERSONAS 2 1 3

PORCENTAJE 66,66% 33,33% 99,99%

Fuente: Empleados de Variedades Anglica FP Porcentajes SI No

33, 33%

66, 66%

63

CAPTULO IV

RESULTADOS

Por medio de este captulo se presentar el desarrollo de los objetivos de la investigacin, gracias a los cuales se ha determinado la necesidad de enfatizar sobre el correcto uso del sistema de Administracin de Procesos, para el posterior cumplimiento de las normativas y pasos a seguir que conlleven al logro de un mejor funcionamiento y avance del negocio, en cuanto a organizacin, distribucin, compras, ventas, almacenamiento de productos y otros, que nos ayuden a obtener la mejor disposicin de la microempresa y afecte de manera positiva a las personas que de una u otra manera dependen de ella, por otra parte contribuira incentivando a las empresas conformadas con una estructura similar a la microempresa en cuestin. Siendo de vital importancia la descripcin del problema y el procedimiento que se emplea para la correcta aplicacin del sistema de administracin de procesos en la empresa Variedades Anglica FP.

4.1 Proceso de Administracin Empleado en el Departamento Administrativo de la Micro-Empresa Variedades Anglica FP.

El proceso de administracin empleado actualmente en el departamento administrativo de la micro-empresa Variedades Anglica FP es el sistema de procesamiento de transaccin, el cual es un sistema de informacin encargado de procesar una gran cantidad de transacciones rutinarias realizadas dentro de la misma, es decir el pago de nmina, facturacin, entrega de mercanca y deposito de cheques. Este sistema es empleado porque elimina el trabajo tedioso de las transacciones operacionales y como resultados reducen el tiempo que se empleaba en ejecutarla. Este sistema de procesamiento de transacciones es un sistema que traspasa sistemas y que permiten que la organizacin interacte con ambientes externos. 64

Aunque el proceso administrativo de control que se lleva a cabo en el departamento administrativo de Variedades Anglica FP esta fundamentado en las operaciones de acuerdo con la informacin que se recibe de las facturas de compra y venta que se realizan y aparentan ser un sistema slido. Esta informacin es pobre y no permite emprender acciones correctivas oportunas, que son la base del control, es decir, no se lleva un registro continuo y conciso de la entrada y salida de mercanca existente dentro de la empresa. En consecuencia se tiene un descontrol de las operaciones realizadas dentro de la misma y por tanto los resultados que se pretenden obtener con base en los objetivos, planes, polticas, organigramas y procedimientos con los cuales se fundo esta micro-empresa no se estn obteniendo. En la micro-empresa Variedades Anglica FP, no existe una planificacin de los ingresos y egresos que esta produce, as como un control y programacin de los pagos y soportes correspondientes de los mismos, en otras palabras, no hay un control debidamente apoyado en la retroalimentacin y en el cual se exijan mediciones del desempeo y emisin de una accin correctiva de la cual se prevea para asegurar el logro de los objetivos. Aunado a esto no se desarrollan mtodos de control para las caractersticas particulares de operacin y estructura de esta organizacin as mismo los empleados no son portadores de suficiente conocimiento especializado de acuerdo al registro de todas las transacciones y operaciones de compra y venta que se realizan. Con esto se hace la comparacin de los resultados reales con las metas y normas que deban haberse planificado y que a su vez constituiran una medicin de la efectividad del control, arrojando como resultado una gran deficiencia e inadecuado manejo de los procesos que la administracin, acotando as la falta de organizacin y evitando obtener una mejor fluidez dentro de la misma, para de una vez por todas llevar a cabo una mejor eficiencia coordinacin y control de la micro-empresa Variedades Anglica FP.

65

4.2 Opinin del personal de empresa, acerca de la problemtica existente en las instalaciones del departamento administrativo de la misma.

CUADRO N 1

Registro de las Ventas en Formatos o Facturas. INDICADOR Se infiere que la empresa no cuenta con un formato o factura, para la realizacin de esa actividad. Total Fuente: Empleados de Variedades Anglica FP Porcentajes No 100% 3 100% 3 100% N DE PERSONAS PORCENTAJE

De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina que las tres (3) personas que representan el 100% del personal laboral de la empresa Variedades Anglica FP, comentan que la organizacin no posee un control por medio del cual se pueda visualizar la salida de los productos ofrecidos por la empresa a su clientela, por lo que se infiere que no cuenta con un formato o factura, para la realizacin de esa actividad. 66

CUADRO N 2

Presencia de Archivos para el Resguardo de Las Facturas Existentes en la Empresa.

INDICADOR

N DE PERSONAS

PORCENTAJE 0% 100% 100%

SI NO Total

0 3 3

Fuente: Empleados de Variedades Anglica FP

Porcentajes No 100%

De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: tres (3) personas que representan el 100% del personal que labora en la empresa Variedades Anglica FP, coinciden en que no existe un archivo para el resguardo de las facturas existentes en la empresa, por lo que se deduce que debido a ello se incrementa el ndice de desorganizacin administrativa y se ha creado la necesidad de un control que permita manipular en forma correcta las facturas.

67

CUADRO N 3

Proceso de Generacin de Ingresos. INDICADOR Alegan que los ingresos que percibe la empresa se obtienen por medio de las ventas. No posee dicha informacin Total Fuente: Empleados de Variedades Anglica FP N DE PERSONAS 2 1 3 66,66% 33,33% 99,99% PORCENTAJE

Porcentajes

33,33%

SI No

66,66%

De los datos presentados en el cuadro anterior, se deduce lo siguiente: dos (2) personas que representan el 66,66% del personal que labora en la empresa Variedades Anglica FP, alegan que los ingresos que percibe la empresa se obtienen por medio de las ventas, mientras que una (1) persona que representa el 33,33% del personal que labora en la empresa opin que no posee dicha informacin. Por lo que se determina que los ingresos se obtienen al vender la mercanca a la clientela. 68

CUADRO N 4

Debilidades que Presenta el Procedimiento del Sistema Administrativo. INDICADOR Informan que las debilidades se centran en la falta de archivos, escasez de personal capacitado e inexistencia de formatos de venta. Total Fuente: Empleados de Variedades Anglica FP 3 100% 3 100% N DE PERSONAS PORCENTAJE

Porcentajes

No 100%

De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: tres (3) personas que representan el 100% del personal que labora en la empresa Variedades Anglica FP, informan que las debilidades se centran en la falta de archivos, escasez de personal capacitado e inexistencia de formatos de venta, motivo por el cual se deduce que el Sistema de Procedimientos no es apto para el buen funcionamiento de la empresa.

69

CUADRO N 5

Equipos Necesarios para llevar un Buen Control Administrativo. INDICADOR Notifican que no se poseen archivos, por otro lado se visualiza la inexistencia de facturas; adems de la falta de un mtodo para el control de la salida y entrada de mercanca. No posee dichos conocimientos. Total Fuente: Empleados de Variedades Anglica FP Porcentajes 33,33% SI No 1 3 33,33% 99,99% 2 66,66% N DE PERSONAS PORCENTAJE

66,66% De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: dos (2) personas que representan el 66,66% del personal que labora en la empresa Variedades Anglica FP, notifican que no se poseen archivos, por otro lado se visualiza la inexistencia de facturas; adems de la falta de un mtodo para el control de la salida y entrada de mercanca. Y una (1) persona que representa 33,33% del personal que labora en la empresa opin que no posee conocimientos acerca del planteamiento realizado. Por lo que se infiere que no existen equipos necesarios para un buen control administrativo.

70

CUADRO N 6

Realizacin de Cambios que Aseguren la Eficiencia en las Operaciones de la Empresa. INDICADOR Alegan que es importante la realizacin de cambios en cuanto inclusin de archivos, modificacin de facturas, aplicacin de mtodos de inventarios, entre otros. No posee conocimientos al respecto Total Fuente: Empleados de Variedades Anglica FP Porcentajes 1 3 33,33% 99,99% 2 66,66% N DE PERSONAS PORCENTAJE

33,33%
33,33%

SI No 66,66%

De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: dos (2) personas que representan el 66,66% del personal que labora en la empresa Variedades Anglica FP, alegan que es importante la realizacin de cambios en cuanto inclusin de archivos, modificacin de facturas, aplicacin de mtodos de inventarios, entre otros. Mientras que una (1) persona que representa el 33,33% del personal que labora en la empresa, opin que no posee conocimientos al respecto. 71

CUADRO N 7

Facturas que se Exigen al Momento de Realizar Las Compras INDICADOR SI NO Total N DE PERSONAS 3 0 3 PORCENTAJE 100% 0% 100%

Fuente: Empleados de Variedades Anglica FP

Porcentajes 100% SI

De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: tres (3) personas que representan el 100% del personal que labora en la empresa Variedades Anglica, confirma que la empresa reclama las facturas correspondientes al momento de efectuar una compra determinada, pero debido a la inadecuada organizacin empresarial, las mismas tienden a extraviarse, motivo por el cual se deduce que el extravo de las facturas obstaculiza el cotejo necesario, para el control eficaz de los productos que ingresan a la organizacin.

72

CUADRO N 8

Mtodo que Utiliza La Empresa para El Registro de Entradas, Salidas e Inventarios de Mercanca.

INDICADOR NO SI Total

N DE PERSONAS 3 0 3

PORCENTAJE 100% 0% 100%

Fuente: Empleados de Variedades Anglica FP Porcentajes No 100%

De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: tres (3) personas que representan el 100% del personal que labora en la empresa Variedades Anglica FP, explican que la empresa no utiliza ningn tipo de mtodo para el registro de los inventarios o entradas y salidas de mercanca. Motivo por el cual se evidencia la inadecuada organizacin empresarial existente.

73

CUADRO N 9

Importancia de Ejecutar un Control de Las Facturas de Ventas. N DE PERSONAS 3 0 3

INDICADOR SI NO Total

PORCENTAJE 100% 0% 100%

Fuente: Empleados de Variedades Anglica FP

Porcentajes 100% SI

De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: tres (3) personas que representan el 100% del personal que labora en la empresa Variedades Anglica FP, confirman que posee carcter prioritario el ejecutar un control de las facturas de venta, debido a que ello representara la forma mas adecuada para inspeccionar la salida de la mercanca existente. Por lo que se prev, es la nica forma de lograr que la cuantificacin del efectivo que entra a la organizacin, coincida con el valor de los productos egresados.

74

CUADRO N 10

Aplicacin de Cursos Contentivos de la Forma Correcta de Manipular y Registrar Las Facturas de Compra y Venta.

INDICADOR SI NO Total

N DE PERSONAS 3 0 3

PORCENTAJE 100% 0% 100%

Fuente: Empleados de Variedades Anglica FP Porcentajes 100% SI

De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: tres (3) personas que representan el 100% del personal que labora en la empresa Variedades Anglica FP, consideran conveniente la aplicacin de cursos que conlleven a la adecuada instruccin en cuanto a la manera correcta de manipular y registrar las facturas de compra y venta, pues de ello depender el rendimiento efectivo de la empresa y por ende de sus empleados. Por lo que se deduce el inters de los empleados en cuanto a la evolucin de la organizacin.

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CUADRO N 11

Informacin oportuna de los ingresos de la empresa N DE PERSONAS 3 0 3

INDICADOR NO SI Total

PORCENTAJE 100% 0% 100%

Fuente: Empleados de Variedades Anglica FP

Porcentajes 100% SI

De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: tres (3) personas que representan el 100% del personal que labora en la empresa Variedades Anglica. Por lo que se considera que la empresa no lleva un control oportuno de sus ingresos reales. Debido a lo anteriormente planteado se deduce la necesidad de llevar un control que permita visualizar las prdidas o ganancias que percibe la empresa en un periodo determinado.

76

CUADRO N 12

Necesidad de La contratacin de un administrador Pblico, para el Control adecuado de la Documentacin. N DE PERSONAS 3 0 3

INDICADOR SI NO Total

PORCENTAJE 100% 0% 100%

Fuente: Empleados de Variedades Anglica FP Porcentajes 100% SI

De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: tres (3) personas que representan el 100% del personal que labora en la empresa Variedades Anglica, consideran conveniente la contratacin de un Contador Pblico que controle de manera adecuada la documentacin administrativa y financiera de la empresa; ya que las organizaciones requieren de personal capacitado y experimentado. Por lo que se deduce que los empleados estn de acuerdo con la contratacin de dicho personal.

77

4.3 Fallas existentes en el Proceso Administrativo, de la Micro-Empresa Variedades Anglica" FP. La empresa Variedades Anglica FP, no cuenta con un formato de facturas de venta que permita controlar la salida de mercanca de la empresa, adems de no poseer un archivo adecuado de las facturas de compra, motivo por el cual algunas se extravan; de la forma como se van obteniendo o vendiendo los productos se van registrando las facturas, en los libros auxiliares, en este caso libros de compra y venta, los cuales permiten aligerar el trabajo en los libros principales, ya que en ellos se detallarn todas las transacciones que posteriormente sern registradas en los libros Obligatorios.

Debido a lo anteriormente expuesto se evidencia que el sistema de transacciones que se utiliza en la mencionada microempresa no es funcional ya que este no genera un formato que permita visualizar la entrada y salida de las mercancas existentes dentro de la microempresa; el no conocer el registro de las mercancas no es viable para su rendimiento, ya que al eludir el registro de algunas facturas de compra, aparte de que otras no son asentadas en su fecha correspondiente y por otro lado omitir el registro de las facturas de venta debido a la inexistencia de un formato que permita el control de las mismas, se desconocen los ingresos y egresos reales que pueda percibir la empresa en un momento determinado. La problemtica dentro de Variedades Anglica FP se fundamenta la inadecuada aplicacin del Sistema de Procesamiento de Transacciones, entre estos motivos se destacan: desconocimiento por parte del propietario y encargado acerca de la obligatoriedad del control de entrada y salida de mercancas por medio de facturas de compra y venta, falta de organizacin empresarial, escasez de recursos financieros, que permitan la elaboracin de los formatos correspondientes para el registro de las transacciones efectuadas, adems de la falta de material adecuado para 78

el registro y seguimiento de las ventas que a diario se realizan, falta de personal especializado en el rea de ventas, que cuente con las nociones bsicas de un control administrativo o en su defecto una persona capacitada para la realizacin de las funciones que competen a la misma.

Adems de los motivos ya planteados, es importante resaltar que el desconocimiento de los principios bsicos del registro de las facturas de la organizacin, por parte de las personas que manipulan los ingresos y egresos de mercanca afecta el logro de una administracin clara que permita el cumplimiento del deber correspondiente en cuanto a los entes gubernamentales se refiera. Por otro lado, se ha observado que al no poseer archivos que faciliten la bsqueda de la informacin requerida al momento de una evaluacin y/o fiscalizacin por parte de los entes competentes y al momento de realizar un inventario para verificar la existencia de productos, pondr en riesgo la estabilidad de la microempresa.

Luego de un estudio minucioso de la situacin actual del Sistema de Transacciones de la empresa, se ha observado una serie de incorrecciones e incumplimientos de competencia legal empresarial, (puesto que tanto los entes gubernamentales competentes, al igual que las personas que manejan la organizacin, debern estar atentos para que se logre un pago efectivo de los impuestos y contribuciones requeridas por el Estado venezolano), por lo que se requiri la ejecucin de una entrevista al personal que labora en la organizacin, debido a que por medio de la misma se adquiri la informacin necesaria, para la aplicacin de un sistema que brinde una visin clara del manejo administrativo de la empresa. De acuerdo con lo anteriormente expuesto la microempresa Variedades Anglica FP presenta un sistema administrativo una serie de fallas que han afectado

79

de manera progresiva la estabilidad del comercio, as como el logro de las metas propuestas, se ha podido avistar que se presenta:

1. 2.

La inexistencia de archivos La inexistencia de facturas de compra y venta

3. La falta de personal capacitado en el rea de administracin comercial as como de control de procesos. 4. La falta de organizacin dentro del sistema administrativo acorde al

comercio, con el cual se puedan obtener mejores resultados dentro de la microempresa.

Norma del Sistema de Administracin

El sistema a implementar, esta constituido por una serie de pasos, entre ellos se pueden nombrar:

Pasos para Archivar La empresa deber archivar en forma correlativa las facturas compra venta, ya que debern ser registradas en los Libros auxiliares y los libro de compra y venta del IVA. Para ello es recomendable la utilizacin de un Archivo Centralizado, ya que es un Archivo nico donde se lleva una sola dependencia, por medio del cual se maneja y controla toda la documentacin para pequeas empresas. Al archivar se deben tener en cuenta las siguientes advertencias: Visualizar la capacidad mxima de las gavetas a utilizar Tomar en cuenta el nmero de guas por gaveta al igual que el nmero de carpetas individuales que se deben colocar por gua. 80

 La capacidad a archivar mxima por carpeta es de cien (100) papeles, aunque se debe evitar la congestin en las mismas pues acarrea errores y prdida de tiempo al manejar las gavetas. Los documentos rotos o daados debern repararse antes de archivarse. Para buscar en las carpetas se debe hacer por los lados de las guas y pestaas las cuales deben estar identificadas alfabticamente. No dejar los documentos encima de los archivadores. Los documentos deben archivarse diariamente. Solo los encargados de archivo deben archivar y buscar los documentos. Se deben archivar los documentos en forma correlativa, colocando los ms reciente en la parte de arriba. Es importante anotar la salida de cualquier carpeta que tienda a ser utilizada por personal forneo autorizado, con la finalidad de poseer un control adecuado de documentos.

Luego de realizado el procedimiento con relacin a la elaboracin del control de entrada y salida de facturas Compra Venta y haber establecido como debern asentarse los ingresos y egresos; aclarando que siempre debern ajustarse a la realidad, se ejecutar el registro correspondiente en los libros auxiliares de compra venta, que permitirn efectuar de forma efectiva el proceso establecido legamente y por ende necesario, para el clculo de la declaracin y pago de impuesto (IVA), como se visualizar en el objetivo siguiente. 81

Control de las Facturas de Compras

Las facturas de compra debern ser exigidas al momento de la adquisicin de los productos para su posterior revisin al ser ubicados en la empresa, esto permitir detallar la falta de mercanca, productos que debern cancelar el IVA y en todo caso determinar si alguno de los artculos fue recibido en mal estado, con la finalidad de poder rechazar el producto o pedir su revisin, as como tambin llevar un control aplicando el mtodo de inventario (PEPS), Primeras en Entrar Primeras en Salir. Se determin que la aplicacin de este mtodo es la ms viable debido a las caractersticas de la empresa, pues permite mantener un control en cuanto a registros, entrada y salida de mercanca, calidad de los productos entre otros, por ltimo y como factor determinante coadyuvar al eficaz cumplimiento de los Deberes Formales.

82

Control por medio del mtodo PEPS

El mtodo PEPS se puede considerar una tcnica de fcil manejo, la cual aclararemos por medio del desglose de los diferentes puntos o columnas que lo conforman:

Proveedor: En este espacio se colocar el nombre de la organizacin que distribuye el producto, en este caso empresa Savoy.

Artculo: Representa el producto que se adquiere (chocolate, galletas rellenas, caramelos); se recomienda utilizar una ficha o formato del mtodo PEPS por artculo.

Unidad: En este sitio se especifica si se refiere a cajas individuales, por kilo, por gramos entre otros, o en su defecto si la caja o envase contiene varios productos. En este caso se trata de unidades (chocolates).

Ref. /Referencia: Se refiere al nombre o cdigo con que se describe el producto en la organizacin, en este caso dulces aunque podra ser (Ch. 01); que para la empresa significar chocolate 01. De esa forma se identificaran todos los productos de una misma especie.

Min. /Mnimo: Representa la cantidad mnima que se puede adquirir, del producto en cuestin. En este caso el mnimo del pedido sera de uno (1).

Mx. /Mximo: Representa la cantidad mxima o mayor que se puede adquirir del producto, establecido dentro del formato PEPS. En este caso la mayor cantidad a obtener ser de siete (7).

83

Ahora desglosaremos las diferentes columnas que conforman el formato PEPS.

Fecha: Este trmino se encuentra dividido en dos columnas, en la primera se colocar en letras, el mes en que se recibe el pedido y en la segunda el da en nmeros.

Comprobante: En esta columna se colocar el nmero de la factura por medio de la cual se compruebe la entrega del producto bien sea a la empresa o al cliente; o en su defecto el nmero que la identifique.

Cantidades: Esta columna se encuentra subdividida en tres columnas conformadas por:

Entradas: En esta columna se colocar la cantidad de productos que entran a la organizacin cuando se efecte la compra correspondiente.

Salida: Por el contrario, en esta columna se colocar la cantidad de productos que egresen o salgan de la empresa, cuando se efecten las ventas respectivas.

Existencia: Por medio de este rengln se deducirn o restarn o en su defecto se sumarn, las salidas o entradas de los productos; para tener un registro claro de la cantidad que queda disponible dentro de la organizacin. Ejemplo:

Entran 10 Chocolates 10 Chocolates

Salen 05 Chocolates -

Existencia 05 Chocolates 15 Chocolates

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Valor Unitario/ E.: Se encuentra subdividido en dos columnas, la primera registra el valor unitario de los productos que entren. Ejemplo:

Si Entran o Ingresan 05 Chocolates

Valor Unitario (Costo por unidad) En este caso sera (360-c/u)

Valor Unitario/S: En la segunda columna se colocar el valor unitario de los productos que egresan o salen de la empresa. Ejemplo: Si Salen o Egresan 05 Chocolates Valor Unitario (Costo por unidad) En este caso sera (360-c/u)

Monto Total: Esta columna se encuentra subdividida en tres renglones que representan el Libro Diario. El primer rengln se encuentra identificado con el trmino Debe, donde se deber colocar el monto total, en bolvares, de los productos que ingresan o entran a la organizacin. En la segunda columna, representada por el vocablo Haber, se deber colocar el monto total en bolvares, de los productos que salen o egresan de la empresa. La tercera y ltima columna identificada con la frase Saldo representar la cantidad en bolvares que queda en existencia dentro de la organizacin, luego de la resta de las columnas del Debe y Haber. Ejemplo:

Columnas

Entran

Salen

Costo Unitario en Bs.

Total Bs.

Debe Haber

05 Chocolates 02 Chocolates

360 360

1.800 720

85

Debe 1800

Haber 720

Saldo 1.800 1.080

La utilizacin del mtodo PEPS permitir aclarar cualquier duda que se tenga en cuanto a la entrada o salida de mercanca del local comercial y por ende el saldo existente tanto en bolvares como en unidades. Adems contribuir a ejecutar controles con ms eficacia y efectividad de los ingresos y egresos que se ejecuten dentro de la empresa.

Control de las Facturas de Ventas

Elaboracin de un formato de venta o utilizacin de modelos existentes, que permita visualizar la salida de mercanca, debido a que la empresa no posee una herramienta por medio de la cual se pueda determinar el egreso de los artculos por ella suministrados, se recomienda aplicar el mtodo de inventario (P.E.P.S) pues es el mtodo ms viable y est acorde con las necesidades de la empresa, adems de utilizar una tcnica para archivar, con el objetivo de mantener ordenadas en forma correlativas las facturas verificadoras de la salida de los productos. A continuacin se aportar un formato, con la finalidad de que el encargado de toma de decisiones administrativas dentro de la empresa Variedades Anglica, apruebe su uso, pues se considera el ms indicado y posee los requerimientos que permiten el cumplimiento de los Deberes Formales.

La persona encargada de realizar las ventas, debe solicitar al cliente informacin personal necesaria para el posterior registro en la factura, dentro de este proceso de venta los datos a recaudar son:

86

Fecha de Emisin: 22/02/2009 Cliente: Juan Velsquez Cdula de Identidad N.: V- 9.875.247 Direccin: San Flix Vendedor Mara Surez Cantidad 10 15 Nro. de Factura 001 Descripcin Chocolates Ch-01 Galletas Ga-01

Rif. N.: J-0392581471

Condiciones Pago a Recepcin (caja) Bs. por Unidad 3,50 2,00 (IVA) 9% Total General Sub-Totales en Bs. 35,00 30,00 5,85 70,85

Si tiene alguna pregunta acerca de esta factura, pngase en contacto con nosotros a travs de los siguiente nmeros telefnicos: 0286-7159533 y 0286-7151225 o a travs del siguiente correo electrnico: Variedadesangelica@hotmail.com. POR CONFIAR EN NOSOTROS GRACIAS

Nombre de la Empresa: Nombre Legal del establecimiento comercial.

Fecha de Emisin: Se refiere al da en el cual se realiza la operacin comercial.

Cliente: En este rengln se anotar el nombre y apellido del cliente comprador.

Cdula de Identidad: Nmero de Cdula de Identidad del comprador.

Direccin: En este rengln se colocar el lugar de domicilio, donde habita el cliente.

87

Nro. RIF: Se coloca el nmero de Registro de Informacin Fiscal del establecimiento comercial.

Vendedor: Nombre del empleado que est registrando los datos del cliente.

Nro. Factura: Nmero por medio del cual se identifica la factura, deber registrarse en forma consecutiva, quiere decir, si los artculos se venden el da uno, dos y tres, debern asentarse en esa secuencia.

Condiciones de Pago: En este caso pago a recepcin, (caja).

Cantidad de Artculos: Se refleja el nmero de artculos que se estn vendiendo.

Descripcin del Artculo: Caractersticas ms importantes del artculo vendido.

Bs. por Unidad: Se incluye en esta columna, la cantidad en bolvares por unidad vendida.

Sub-Totales en Bs. Se colocarn los totales por fila de artculos vendidos. Representa la cantidad a pagar antes del IVA.

IVA: Impuesto a cobrar teniendo en cuenta la cantidad de artculos vendidos y su precio en Bs. (en este caso 9% del total en bolvares de la factura).

Total General: Cantidad total que se cobra al cliente por la adquisicin de artculos, despus de incluir el porcentaje correspondiente de (IVA).

88

Una vez culminada la transaccin comercial, el personal encargado del seguimiento de la Tenedura de Libros, debe asentar dicha operacin. En este caso la venta de artculos al detal.

4.5 Manual de normas y procedimientos

89

Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa Variedades Anglica F.P

Junio Asunto : Ttulo

2011 1

Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa Variedades Anglica F.P

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Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa Variedades Anglica F.P Junio Asunto : Contenido 2011 2

Antecedentes de la Empresa Misin de la Empresa Objetivos de la Empresa Organigrama de la Empresa Estructura organizativa de la micro empresa Manual de normas y procedimientos Trminos Bsicos de la Teora Introduccin Propsito

91

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Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa Variedades Anglica F.P Junio Asunto : Antecedentes de la Micro Empresa 2011 3

La microempresa Variedades Anglica, F.P., ubicada en la Urbanizacin Jos Gregorio Hernndez, Calle Maruana N 14-14, del Estado Bolvar, inicio sus operaciones comerciales a partir del ao 2004 hasta los actuales momentos, dedicndose a la prestacin de servicios a la colectividad

92

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Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa Variedades Anglica F.P Junio Asunto : Misin de la Micro Empresa 2011 4

Proveer a los clientes en general, de los productos y servicios por ella distribuidos, seguir creciendo y perdurar en el tiempo para seguir prestando servicios a la colectividad

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Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa Variedades Anglica F.P Junio Asunto : Objetivos de la Micro Empresa 2011 5

Lograr altos volmenes de ventas y satisfacer a sus consumidores.

Para conseguirlo se requiere: Productos de buena calidad. Planificacin efectiva de los inventarios. Ofrecer el cliente mejores precios y mayos eficacia.

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Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa Variedades Anglica F.P Junio Asunto : Organigrama de la Micro Empresa 2011 6

PROPIETAR IO

ENCARGA DO

VENDED OR

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Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa Variedades Anglica F.P Junio Asunto : Funciones de la Micro Empresa 2011 7

Propietario: se encarga de dirigir, supervisar y velar por la integridad de la micro empresa. Encargado: supervisa la entrada y salida de pedidos, organizacin de los productos en general, adems de vigilar que el empleado cumpla con sus funciones, entre otros.

Empleado: asume el rol de cumplir con las obligaciones emitidas tanto por el propietario como el encargado de la micro empresa.

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Normas para Archivar Visualizar la capacidad mxima de las gavetas a utilizar Tomar en cuenta el nmero de guas por gaveta al igual que el nmero de carpetas individuales que se deben colocar por gua. La capacidad a archivar mxima por carpeta es de cien (100) papeles, aunque se debe evitar la congestin en las mismas pues acarrea errores y prdida de tiempo al manejar las gavetas.

97

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Los documentos rotos o daados debern repararse antes de archivarse. Para buscar en las carpetas se debe hacer por los lados de las guas y pestaas las cuales deben estar identificadas alfabticamente. No archivadores. Los documentos deben archivarse diariamente. Solo los encargados de archivo deben archivar y buscar los documentos.

dejar

los

documentos

encima

de

los

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Se deben archivar los documentos en forma correlativa, colocando los ms reciente en la parte de arriba. Es importante anotar la salida de cualquier carpeta que tienda a ser utilizada por personal forneo autorizado, con la finalidad de poseer un control adecuado de documentos.

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Control de facturas de Compra

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Control por medio del mtodo PEPS

El mtodo PEPS se puede considerar una tcnica de fcil manejo, la cual aclararemos por medio del desglose de los diferentes puntos o columnas que lo conforman:

Proveedor: En este espacio se colocar el nombre de la organizacin que distribuye el producto, en este caso empresa Savoy.

Artculo: Representa el producto que se adquiere (chocolate, galletas rellenas, caramelos); se recomienda utilizar una ficha o formato del mtodo PEPS por artculo.

101

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Unidad: En este sitio se especifica si se refiere a cajas individuales, por kilo, por gramos entre otros, o en su defecto si la caja o envase contiene varios productos. En este caso se trata de unidades (chocolates).

Ref. /Referencia: Se refiere al nombre o cdigo con que se describe el producto en la organizacin, en este caso dulces aunque podra ser (Ch. 01); que para la empresa significar chocolate 01. De esa forma se identificaran todos los productos de una misma especie.

Min. /Mnimo: Representa la cantidad mnima que se puede adquirir, del producto en cuestin. En este caso el mnimo del pedido sera de uno (1).

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Mx. /Mximo: Representa la cantidad mxima o mayor que se puede adquirir del producto, establecido dentro del formato PEPS. En este caso la mayor cantidad a obtener ser de siete (7).

Ahora desglosaremos las diferentes columnas que conforman el formato PEPS.

Fecha: Este trmino se encuentra dividido en dos columnas, en la primera se colocar en letras, el mes en que se recibe el pedido y en la segunda el da en nmeros.

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Comprobante: En esta columna se colocar el nmero de la factura por medio de la cual se compruebe la entrega del producto bien sea a la empresa o al cliente; o en su defecto el nmero que la identifique.

Cantidades: Esta columna se encuentra subdividida en tres columnas conformadas por:

Entradas: En esta columna se colocar la cantidad de productos que entran a la organizacin cuando se efecte la compra correspondiente.

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Salida: Por el contrario, en esta columna se colocar la cantidad de productos que egresen o salgan de la empresa, cuando se efecten las ventas respectivas.

Existencia: Por medio de este rengln se deducirn o restarn o en su defecto se sumarn, las salidas o entradas de los productos; para tener un registro claro de la cantidad que queda disponible dentro de la organizacin. Ejemplo:

Entran 10 Chocolates 10 Chocolates

Salen 05 Chocolates -

Existencia 05 Chocolates 15 Chocolates

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Valor Unitario/ E.: Se encuentra subdividido en dos columnas, la primera registra el valor unitario de los productos que entren. Ejemplo:

Si Entran o Ingresan 05 Chocolates

Valor Unitario (Costo por unidad) En este caso sera (360-c/u)

Valor Unitario/S: En la segunda columna se colocar el valor unitario de los productos que egresan o salen de la empresa. Ejemplo: Si Salen o Egresan 05 Chocolates Valor Unitario (Costo por unidad) En este caso sera (360-c/u)

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Monto Total: Esta columna se encuentra subdividida en tres renglones que representan el Libro Diario. El primer rengln se encuentra identificado con el trmino Debe, donde se deber colocar el monto total, en bolvares, de los productos que ingresan o entran a la organizacin. En la segunda columna, representada por el vocablo Haber, se deber colocar el monto total en bolvares, de los productos que salen o egresan de la empresa. La tercera y ltima columna identificada con la frase Saldo representar la cantidad en bolvares que queda en existencia dentro de la organizacin, luego de la resta de las columnas del Debe y Haber. Ejemplo:

107

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Columnas

Entran

Salen

Costo Unitario en Bs.

Total Bs.

Debe Haber

05 Chocolates 02 Chocolates

360 360

1.800 720

Debe 1800

Haber 720

Saldo 1.800 1.080

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La utilizacin del mtodo PEPS permitir aclarar cualquier duda que se tenga en cuanto a la entrada o salida de mercanca del local comercial y por ende el saldo existente tanto en bolvares como en unidades. Adems contribuir a ejecutar controles con ms eficacia y efectividad de los ingresos y egresos que se ejecuten dentro de la empresa.

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Control de las Facturas de Ventas

La persona encargada de realizar las ventas, debe solicitar al cliente informacin personal necesaria para el posterior registro en la factura, dentro de este proceso de venta los datos a recaudar son:

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Fecha de Emisin: 22/02/2009 Rif. N.: Cliente: Juan Velsquez J-0392581471 Cdula de Identidad N.: V- 9.875.247 Direccin: San Flix Vendedor Nro. de Factura Condiciones Mara 001 Pago a Recepcin (caja) Surez Cantidad Descripcin Bs. por Unidad Sub-Totales en Bs. 10 Chocolates Ch3,50 35,00 01 15 Galletas Ga-01 2,00 30,00 (IVA) 9% 5,85 Total General 70,85 Si tiene alguna pregunta acerca de esta factura, pngase en contacto con nosotros a travs de los siguiente nmeros telefnicos: 0286-7159533 y 0286-7151225 o a travs del siguiente correo electrnico: Variedadesangelica@hotmail.com. GRACIAS POR CONFIAR EN NOSOTROS

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Nombre

de

la

Empresa:

Nombre

Legal

del

establecimiento comercial.

Fecha de Emisin: Se refiere al da en el cual se realiza la operacin comercial.

Cliente: En este rengln se anotar el nombre y apellido del cliente comprador.

Cdula de Identidad: Nmero de Cdula de Identidad del comprador.

Direccin: En este rengln se colocar el lugar de domicilio, donde habita el cliente.

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Nro. RIF: Se coloca el nmero de Registro de Informacin Fiscal del establecimiento comercial.

Vendedor: Nombre del empleado que est registrando los datos del cliente.

Nro. Factura: Nmero por medio del cual se identifica la factura, deber registrarse en forma consecutiva, quiere decir, si los artculos se venden el da uno, dos y tres, debern asentarse en esa secuencia.

Condiciones de Pago: En este caso pago a recepcin, (caja).

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Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa Variedades Anglica F.P Junio Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 2011 25

Cantidad de Artculos: Se refleja el nmero de artculos que se estn vendiendo.

Descripcin

del

Artculo:

Caractersticas

ms

importantes del artculo vendido.

Bs. por Unidad: Se incluye en esta columna, la cantidad en bolvares por unidad vendida.

Sub-Totales en Bs. Se colocarn los totales por fila de artculos vendidos. Representa la cantidad a pagar antes del IVA.

114

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Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa Variedades Anglica F.P Junio Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 2011 26

IVA: Impuesto a cobrar teniendo en cuenta la cantidad de artculos vendidos y su precio en Bs. (en este caso 9% del total en bolvares de la factura).

Total General: Cantidad total que se cobra al cliente por la adquisicin de artculos, despus de incluir el porcentaje correspondiente de (IVA).

Una vez culminada la transaccin comercial, el personal encargado del seguimiento de la Tenedura de Libros, debe asentar dicha operacin. En este caso la venta de artculos al detal.

115

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Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa Variedades Anglica F.P Junio Asunto : Trminos Bsicos de la Teora 2011 27

Administracin: Es la ciencia social y tcnica encargada de la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento, etc.) de la organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo esto de los fines perseguidos por la organizacin.

Almacn: Es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

116

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Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa Variedades Anglica F.P Junio Asunto : Trminos Bsicos de la Teora 2011 28

Archivo: Es un instrumento de control de informacin de la empresa moderna, teniendo como meta el erradicar formas viciosas en el manejo de documentos e implantar normas modernas.

Factura: Documento fechado entregado por el vendedor al comprador y en el cual se indican los nombres del vendedor y del comprador, la cantidad, el precio y la descripcin de las mercancas vendidas.

117

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Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa Variedades Anglica F.P Junio Asunto : Trminos Bsicos de la Teora 2011 29

Impuesto: Carga obligatoria que los individuos y empresas entregan al Estado, para contribuir a sus ingresos.

Inventario: En una compaa comercial, el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes. El inventario se convierte en efectivo dentro del ciclo operacional de la compaa y por consiguiente se considera como un activo corriente.

118

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Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa Variedades Anglica F.P Junio Asunto : Trminos Bsicos de la Teora 2011 30

IVA: El Valor Agregado es un concepto econmico que permite cuantificar la riqueza creada por las empresas como resultado de su actividad.

Libro Diario: Donde se recogen, da a da, los hechos econmicos. La anotacin de un hecho econmico en el libro diario de llama asiento. Registro de transacciones suscitadas del giro de la empresa.

Libro Mayor: Clasifica y resume todas las operaciones que son registradas en el libro diario mediante la segregacin de los movimientos de cada cuenta en forma individual.

119

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Revisado por:

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Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa Variedades Anglica F.P Junio Asunto : Trminos Bsicos de la Teora 2011 31

Proveedores: Son aquellas personas fsicas o jurdicas que suministran mercadera para la gestin de ventas primarias y suministros para el departamento de produccin o ventas.

120

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Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa Variedades Anglica F.P Junio Asunto : Introduccin 2011 32

Dentro de cualquier tipo de organizacin o empresa, para realizar actividades u operaciones como la empresa Variedades Anglica F.P, requiere de una variedad de recursos el cual ayuden a la ejecucin de las distintas tareas que se realizan para el logro de los objetivos propuestos.

El presente manual ha sido elaborado con la finalidad de dar a conocer las normas y procedimientos de las actividades que se realizan en cada uno de los departamentos de a empresa Variedades Anglica F.P, para que sirvan como gua de apoyo a todas aquellas personas involucradas dentro de la micro empresa.

121

Elaborado por: Lizkeira Salas

Revisado por:

Aprobado por:

Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa Variedades Anglica F.P Junio Asunto : Propsito 2011 33

Describir las normas y los pasos a seguir para realizar las distintas operaciones que se desarrollan en la micro empresa. Disponer de un instrumento el cual sirva de orientacin para el logro de un mejor desempeo de las actividades de la micro empresa. Facilita el adiestramiento y capacitacin en caso de inclusin de personal.

122

CONCLUSIONES

La empresa Variedades Anglica FP no cuenta con un formato por medio del cual se puedan registrar las Ventas de igual manera los empleados de la organizacin no poseen conocimientos amplios para realizar los asientos respectivos en los Libros de Compra Venta, de esta se deriva la inadecuada organizacin con relacin a las facturas de Compra, factor primordial que ocasiona el extravo de las mismas.

Dentro de la organizacin no se utiliza un archivo para el resguardo de las facturas existentes as como tampoco se utilizan los Libros de Compra Venta, de all que al momento de realizar las compras y su posterior entrada a la organizacin, los montos de las facturas no son asentados en estos libros. La Empresa Variedades Anglica FP, cuenta con fortalezas que permiten el avance y estabilidad de la organizacin (incremento de la clientela, personal eficiente...) y con oportunidades de solides administrativa financiera.

123

RECOMENDACIONES

Elaborar un formato de venta o utilizar modelos existentes, que permitan visualizar la salida de mercanca, para su posterior pase a los libros auxiliares correspondientes, tambin elaborar manuales o en su defecto, dictar cursos que permitan transmitir al personal de la organizacin el correcto registro de los asientos respectivos en los Libros de Compra Venta, para as ordenar las facturas en forma correlativa, tomando en cuenta las fechas de obtencin de mercanca, as se podr prevenir el extravo de las mismas.

Utilizar el Registro Centralizado, ya que es un Archivo nico donde se lleva una sola dependencia, por medio de la cual se maneja y controla toda la documentacin para pequeas empresas y adquirir los Libros de Compra Venta, para el registro de las facturas correspondientes, pues ellos permitirn el efectivo pase a los Libros Obligatorios legalmente autorizados. . Continuar fortaleciendo tanto el incremento de la clientela, como la eficiencia del personal con relacin a la atencin al pblico, pues ello le permitir obtener mejoras que se convertirn en ingresos considerables y necesarios para el desarrollo de la empresa.

124

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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http://html.rincondelvago.com/documento-registro-y-archivo-concepto-ydescripcion.html) [Consulta 2011, junio 2]

127

ANEXOS

128

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DEL MAR EXTENSIN CIUDAD GUAYANA RIF. J-00066762-4 ADMINISTRACIN CONTABILIDAD Y FINANZAS ANEXO A

MATRIZ DE OBSERVACIN

Sem.

Fecha

Observacin

Actividad Buscar el asesoramiento necesario, que permita el apropiado uso de las facturas de compra, adems de crear o utilizar un formato de ventas adecuado a la organizacin. Realizar una investigacin, acerca de los posibles archivadores, con la finalidad de escoger el ms apto, para la empresa. Realizar una evaluacin que permita deducir si es ms conveniente para la empresa contratar personal o capacitar el personal que posee la misma.

01

Inapropiada organizacin y uso de las facturas de 07/04/11 compra, adems de evasin de las facturas de venta, por falta de formatos. Variedades Anglica, no cuenta con los archivos 07/04/11 necesarios, que permitan mantener organizados los documentos de la empresa. Inexistencia de personal apto o calificado, para el 14/04/11 manejo de la parte administrativa de la empresa.

01

02

129

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DEL MAR EXTENSIN CIUDAD GUAYANA RIF. J-00066762-4 ADMINISTRACIN CONTABILIDAD Y FINANZAS

(ANEXO B)

CUESTIONARIO

1) Dentro de las instalaciones de la organizacin, las ventas son registrada en un formato o factura? SI___ NO___

2) Se utiliza un archivo para el resguardo de las facturas existentes en la empresa? SI ___ NO___

3) cree usted que son los procesos de generacin de ingresos que obtiene la empresa? VENTAS__ OTROS__

4) Cul cree usted que son las debilidades que presenta la empresa?

Falta de archivos____ falta de personal___ falta de formatos de venta___

130

5) Cul cree usted que son los equipos necesarios para un buen control en la administracin?

Archivos__ inventarios___ control de entradas y salidas de mercanca___

6) cree usted que de realizarse cambios se asegure la eficiencia en las operaciones de la empresa? SI___ NO___ 7) La empresa Variedades Anglica exige las facturas correspondientes al momento de realizar las compras?

SI ___ NO___

8) La empresa utiliza algn mtodo para el registro de inventarios, adems de entradas y salidas de mercanca?

SI ___ NO___

9) Cree usted que es importante ejecutar un control de las facturas de venta?

SI ___ NO___

10) Considera Usted qu es importante la aplicacin de cursos contentivos de la forma correcta de manipular y registrar las facturas de compra y venta??

SI__ NO__

131

11) Conoce Usted la informacin oportuna de los ingresos que obtiene la empresa?

SI ___ NO___

12) considera usted necesario la contratacin de un administrador, para el control adecuado de la documentacin? SI___ NO___

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