CDIGOMP-200-PR03-P06-I01 GUA DE LLENADO DE DOCUMENTOS REVISIN: V.O FECHA: JUNIO DE 2009 BITCORA DE OBRA 1 DE 13 1.

CARTA DEL DOCUMENTO

NOMBRE DEL DOCUMENTO: PROCESO: PROCEDIMIENTO:

Bitcora de Servicios relacionados con la Obra Pblica. Ejecucin de Servicios relacionados con la Obra Pblica. Uso adecuado de la Bitcora Usar eficiente y correctamente, la bitcora de Servicios relacionados con la Obra Pblica para coadyuvar al control y manejo de los Servicios relacionados con la obra pblica y que stos se realice de acuerdo al proyecto ejecutivo, con la menor cantidad de incidencias, con la calidad, costo y tiempo esperados, a travs del cumplimiento de la normatividad en materia de bitcora de Servicios relacionados con la obra pblica. Artculos 46 y 53 de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Artculos 82, 83, 84, 85, 86, 87 93, 94, 95, 96, 97 y 97A del Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios relacionados con las mismas. Polticas 12 y 15, Bases 17 y 18, Lineamientos 21 y 22 de las Polticas, Bases y Lineamientos en materia de Obras Pblicas y Servicios relacionados con las mismas de la SCT. Artculos 6, fracciones IX, XI y XII, 10 fracciones VI y VI, 17 fraccin XV y 18, fraccin XI del Reglamento Interior de la SCT. Residente del Servicio y/o Supervisor Interno y/o Supervisor por terceros, como responsable por la Dependencia. Superintendente del servicio, responsable por la contratista del servicio. Manual en tanto no se implemente la Bitcora Electrnica. Cada vez que sea necesario certificar un acto o documento, dar una instruccin al contratista, autorizar algn evento o situacin, atender una solicitud del contratista, aclarar dudas de informacin solicitada y registrar avances durante la ejecucin de los trabajos. Cuando menos una vez al da. Tres, original y dos copias y las fotocopias necesarias. DISTRIBUCIN DE EJEMPLARES:

OBJETIVO:

FUNDAMENTO LEGAL QUE LE DA ORIGEN:

RESPONSABLE DE LLENARLO: FORMA DE LLENADO: FRECUENCIA: NUMERO DE EJEMPLARES:

EJEMPLAR ORIGINAL COPIA 1 COPIA 2 COPIAS 3

DESTINATARIO Expediente del contrato de Servicios relacionados con la obra pblica , NO debe ser desprendible Contratista del servicio Supervisor Interno o supervisor externo, desprendible Fotocopia en las estimaciones que correspondan al periodo de la estimacin

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2.

POLTICAS DE OPERACIN.

2.1 El documento existe impreso por la propia Secretara de Comunicaciones y Transportes y este instructivo se refiere a dicho documento, en caso de no contar con ejemplares para su uso, se podr usar una libreta de bitcora comercial siempre y cuando cumpla con las condiciones de la Dependencia, como que sean de tamao carta, hojas foliadas, contener original (no desprendible) y dos copias de cada hoja (desprendibles). 2.2 Este documento debe ser llenado desde el inicio de los trabajos y durante la ejecucin de los mismos. 2.3 Este documento debe ser firmado autgrafamente por lo menos por los responsables del servicio tanto de la dependencia (Residencia del servicio y/o Supervisin) como de la contratista (el Apoderado legal y/o el Superintendente del servicio), debiendo aparecer en las copias la firma en copia. 2.4 Los servidores pblicos responsables de la contratacin y de la ejecucin del servicio estn designados tanto por el Reglamento Interior de la Secretara de Comunicaciones y Transportes, como en las Polticas Bases y Lineamientos para la contratacin de obras pblicas y servicios relacionados en la Secretara de Comunicaciones y Transportes, por lo que en el uso de la bitcora se debern atender estos ordenamientos. 2.5 Se recomienda preparar en borrador, por aparte, las notas que se desean asentar con objeto de que sean ms claras en la redaccin y ortografa. 3. NMERO CONTRATISTA 1.1 Anotar el cargo del apoderado legal de la empresa contratista, que se haya acreditado fehacientemente en el procedimiento de contratacin. GUA DE LLENADO FUNDAMENTO LEGAL Artculos 46 y 53 de la Ley de Obras Pblicas y Servicios relacionados con las mismas. Artculos 82, 83, 84, 85, 86, 87 93, 94, 95, 96, 97 y 97A del Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios relacionados con las mismas. Polticas 12 y 15, Bases 17 y 18, Lineamientos 21 y 22 de las Polticas, Bases y Lineamientos en ateria de Obras Pblicas y Servicios relacionados con Las mismas de la SCT. Artculos 6, fracciones IX, XI y XII, 10 fracciones VI y VI, 17 fraccin XV y 18, fraccin XI del Reglamento Interior de la SCT.

INSTRUCCIONES

1.2

Anotar el nombre o razn social completo, como aparece en el acta constitutiva (acta de nacimiento en caso de personas fsicas), sin abreviaturas (salvo S.A. de C.V.), de la empresa a la que se adjudic el contrato. Registrar el nmero del Contrato definido de acuerdo al instructivo de contratacin de obra pblica. Indicar el objeto del contrato, tal y como aparece en la clusula primera. Anotar el nombre completo de la persona designada Superintendente del servicio como responsable del servicio relacionado con la obra pblica por parte de la empresa contratista Anotar el domicilio oficial del sitio donde labora el Superintendente del servicio y que debe ser para or y recibir notificaciones respecto del contrato Anotar el nombre de la Ciudad del domicilio oficial del sitio donde labora el Superintendente del servicio y que debe ser para or y recibir

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

CDIGOMP-200-PR03-P06-I01 GUA DE LLENADO DE DOCUMENTOS REVISIN: V.O FECHA: JUNIO DE 2009 BITCORA DE OBRA 3 DE 13 notificaciones respecto del contrato 1.8 Anotar el (los) nmero(s) telefnico(s) del Superintendente del servicio, los cuales deben estar disponibles las 24 horas del da, todos los das del periodo de ejecucin del servicio. Anotar el nmero de la cdula profesional del Superintendente del servicio previo cotejo con el documento original. Anotar el nombre de la persona que se acredit como representante legal de la empresa durante el procedimiento de contratacin y que haya firmado el contrato. Anotar el nombre de la persona que recibi la designacin de Superintendente del servicio por parte de la empresa contratista. Anotar el nombre y cargo del servidor pblico responsable de la contratacin de Servicios relacionados con la obra pblica. SERVIDOR PBLICO RESPONSABLE RELACIONADOS CON LA OBRA PBLICA. 2.1 DE SERVICIOS

1.9

1.10

1.11

1.12

Anotar el cargo del servidor pblico responsable de la contratacin del servicio, facultado para otorgar la designacin de Residente del servicio. Anotar el nombre del servidor pblico responsable del servicio, como Residente del servicio quien debe cumplir con lo dispuesto en las Polticas Bases y Lineamientos en materia de obra pblica de la SCT Registrar el nmero del Contrato definido de acuerdo al instructivo de contratacin de Obra Pblica. Indicar el objeto del contrato, tal y como aparece en la clusula primera. Anotar el domicilio oficial de la Unidad Administrativa encargada de la ejecucin del servicio. Anotar el nombre de la ciudad del domicilio oficial de la Unidad Administrativa encargada de la ejecucin del servicio. Anotar el (los) nmero(s) telefnico(s) del Residente del servicio designado, los cuales deben estar disponibles las 24 horas del da, todos los das del periodo de ejecucin de la obra pblica.

2.2

2.3

2.4

2.5

2.6

2.7

2.8

Anotar el nombre del Superintendente del servicio designado por la contratista.

CDIGOMP-200-PR03-P06-I01 GUA DE LLENADO DE DOCUMENTOS REVISIN: V.O FECHA: JUNIO DE 2009 BITCORA DE OBRA 4 DE 13 2.9 Anotar el nombre y cargo del servidor pblico responsable de la contratacin del servicio facultado para otorgar la designacin de Residente del servicio as como su firma. Anotar el nombre del servidor pblico responsable del servicio, como Residente del servicio designado.

2.10

CUSTODIA DE LA BITCORA 3.1 Registrar el nmero del Contrato definido de acuerdo al instructivo de contratacin de Obra Pblica. Indicar el objeto del contrato, tal y como aparece en la clusula primera. Anotar el nmero de hojas originales de que consta la libreta de Bitcora, en caso de que por la magnitud y complejidad del servicio se llegaran a requerir ms tomos, a partir del segundo deber anotarse tal situacin en este espacio, y en la ltima nota del primer tomo se deber precisar que pasa al tomo dos y as sucesivamente. Anotar el nombre del servidor pblico quien se har cargo de la custodia de la bitcora, deber ser el Residente del servicio designado o bien el servidor pblico encargado de la supervisin directa de la obra (supervisor interno) o, si es el caso el responsable designado de la supervisin por terceros (supervisin externa), segn el apartado correspondiente de este instructivo. Anotar el cargo asignado al servidor pblico responsable del servicio (residente del servicio, supervisor interno) o del supervisor por terceros. Anotar la ciudad correspondiente al domicilio oficial de la Unidad Administrativa encargada de la ejecucin de los trabajos. Anotar la fecha en que se emite este acuerdo en formato dd de mmmmm de aaaa

3.2

3.3

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3.7

DESIGNACIN Y ACEPTACIN DEL NUEVO RESPONSABLE DEL SERVICIO. 4.1 Registrar el nmero del Contrato definido de acuerdo al instructivo de

CDIGOMP-200-PR03-P06-I01 GUA DE LLENADO DE DOCUMENTOS REVISIN: V.O FECHA: JUNIO DE 2009 BITCORA DE OBRA 5 DE 13 contratacin de Obra Pblica. 4.2 Indicar el objeto del contrato, tal y como aparece en la clusula primera. Anotar el nombre completo de la persona designada Superintendente del servicio como nuevo responsable de los trabajos por parte de la empresa contratista Anotar el nmero de la cdula profesional del nuevo Superintendente del servicio previo cotejo con el documento original. Anotar el (los) nmero(s) telefnico(s) del Superintendente del servicio los cuales deben estar disponibles las 24 horas del da, todos los das del periodo de ejecucin del servicio. Anotar el nombre de la ciudad del domicilio oficial del sitio donde labora el Superintendente del servicio y que debe ser para or y recibir notificaciones respecto del contrato Anotar la fecha en que se emite esta designacin en formato dd de mmmmm de aaaa. Anotar el nombre de la persona que se acredit como representante legal de la empresa durante el procedimiento de contratacin y que haya firmado el contrato Anotar el nombre de la persona que recibi la designacin de Superintendente del servicio como nuevo responsable por parte de la empresa contratista. Anotar el nombre y cargo del servidor pblico responsable de la contratacin del servicio relacionado con la obra pblica facultado para aceptar la designacin del nuevo Superintendente del servicio Anotar el nombre completo de la persona designada Superintendente del servicio como nuevo responsable de los trabajos por parte de la empresa contratista. Anotar en nombre y cargo del servidor pblico responsable de la contratacin del servicio.

4.3

4.4

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4.12

DESIGNACIN DEL NUEVO SERVIDOR PBLICO RESPONSABLE DEL SERVICIO RELACIONADO CON LA OBRA PBLICA. 5.1 Anotar el nombre del servidor pblico responsable de la contratacin del servicio facultado para otorgar la designacin de Residente del

CDIGOMP-200-PR03-P06-I01 GUA DE LLENADO DE DOCUMENTOS REVISIN: V.O FECHA: JUNIO DE 2009 BITCORA DE OBRA 6 DE 13 servicio. 5.2 Anotar el rea de adscripcin del servidor pblico responsable de la contratacin del servicio facultado para otorgar la designacin del Residente del servicio. Anotar el nombre del servidor pblico designado como nuevo responsable del servicio, en su carcter de Residente del servicio quien debe cumplir con lo dispuesto en las Polticas Bases y Lineamientos en materia de obra pblica de la SCT. Anotar la fecha en que se emite esta designacin en formato dd de mmmmm de aaaa. Registrar el nmero del Contrato definido de acuerdo al instructivo de contratacin de Obra Pblica. Indicar el objeto del contrato, tal y como aparece en la clusula primera. Anotar el nombre y cargo del servidor pblico responsable de la contratacin del servicio. Anotar el nombre del servidor pblico responsable del servicio, como Residente del servicio designado. DESIGNACIN DEL SUPERVISOR DEL SERVICIO RELACIONADO CON LA OBRA PBLICA. (En caso de existir la Supervisin efectuada por terceros) 6.1 Anotar el cargo del representante legal de la empresa Contratista de la supervisin del servicio. Anotar el nombre o razn social completo, como aparece en el acta constitutiva (acta de nacimiento en caso de personas fsicas), sin abreviaturas (salvo S.A. de C.V.), de la empresa a la que se adjudic el contrato de supervisin de la obra. Registrar el nmero del Contrato definido de acuerdo al instructivo de contratacin de Obra Pblica. Indicar el objeto del contrato, tal y como aparece en la clusula primera. Anotar el nombre completo de la persona designada Supervisor del servicio a cargo de terceros como supervisor externo de los trabajos por parte de la empresa contratista de la supervisin por terceros. Anotar el domicilio oficial del sitio donde labora el Supervisor externo (por terceros) y que debe ser para or y recibir notificaciones respecto

5.3

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CDIGOMP-200-PR03-P06-I01 GUA DE LLENADO DE DOCUMENTOS REVISIN: V.O FECHA: JUNIO DE 2009 BITCORA DE OBRA 7 DE 13 del contrato de supervisin y de servicios. 6.7 Anotar el nombre de la ciudad del domicilio oficial del sitio donde labora el Supervisor externo y que debe ser para or y recibir notificaciones respecto del contrato Anotar el (los) nmero(s) telefnico(s) del Supervisor externo, los cuales deben estar disponibles las 24 horas del da, todos los das del periodo de ejecucin de los trabajos pactados. Anotar el nmero de la cdula profesional del Supervisor externo previo cotejo con el documento original. Anotar el nombre y cargo del representante legal de la empresa Contratista de la supervisin del servicio Anotar el nombre del supervisor externo responsable del servicio (Supervisin por terceros), designado por la empresa contratista de la supervisin por terceros. Anotar en nombre y cargo del servidor pblico responsable de la contratacin de los trabajos

6.8

6.9

6.10

6.11

6.12

DATOS DEL CONTRATO. 7.1 Registrar el nmero del Contrato definido de acuerdo al instructivo de contratacin de Obra Pblica. Indicar el objeto del contrato, tal y como aparece en la clusula primera. Anotar el importe del contrato sin IVA, tal como se consigna en el propio contrato. Anotar el origen de los recurso tal y como se describe en el contrato. Anotar la fecha de celebracin del contrato. Utilizar el formato: dd de mmmmm de aaaa. Anotar el nombre o razn social completo, como aparece en el acta constitutiva (acta de nacimiento en caso de personas fsicas), sin abreviaturas (salvo S.A. de C.V.), de la empresa a la que se adjudic el contrato. Anotar la fecha de inicio de los trabajos de acuerdo a lo pactado en el contrato. Utilizar el formato: dd de mmmmm de aaaa. Anotar la fecha de terminacin de los trabajos de acuerdo a lo pactado en el contrato. Utilizar el formato: dd de mmmmm de aaaa.

7.2

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7.9

Anotar el plazo de ejecucin en das naturales, de conformidad con las fechas de inicio y terminacin pactadas en el contrato. Anotar la fecha de pago del anticipo de conformidad con los registros contables de la Unidad Administrativa que tiene a su cargo los trabajos. Utilizar el formato: dd de mmmmm de aaaa. En el caso de que el pago del anticipo hubiere sido posterior a la fecha de inicio pactada en el contrato, anotar las nuevas fechas de inicio y terminacin, manteniendo fijo el periodo de ejecucin de los trabajos RELACIN DE CONCEPTOS DEL SERVICIO FUERA DEL CATLOGO ORIGINAL DEL CONTRATO. Anotar la descripcin completa del concepto del servicio incluyendo referencias a las especificaciones generales y/o particulares del servicio y alcances detallados. Anotar la unidad de medida aplicable para fines presupuestales y programticos. Anotar el importe del precio unitario del concepto conciliado. Anotar el nmero del oficio mediante el cual se autoriz el precio unitario de conceptos de fuera del catlogo, as como la fecha de expedicin.

7.10

7.11

8.1

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8.3 8.4

CLASIFICACIN DE NOTAS. El formato proporciona la gua para la clasificacin de notas, la cual debe atender las siguientes definiciones: Certificacin.- Dar constancia de inicio o terminacin de trabajos en el servicio, entrega de documentos y en general al cumplimiento de cualquier aspecto del Servicio a solicitud del contratista. Instruccin.- Cualquier anotacin referente a las rdenes que el Servidor Pblico responsable del Servicio relacionado con la obra pblica comunique al Responsable del Servicio de la contratista respecto al cumplimiento del proyecto y otros eventos derivados durante la ejecucin de los trabajos. Autorizacin.- Autorizar al responsable del Servicio relacionado con la obra pblica acerca de eventos no relacionados con las condiciones originales establecidas en el concurso del Servicio que se relacionen principalmente con procedimientos de ejecucin y otros eventos que se presenten durante la realizacin de los trabajos.

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Modificacin.- Ajustes o variaciones indicadas por el Servidor Pblico relacionado con el servicio respecto a las condiciones originales del concurso vigente, sus especificaciones establecidas y otros. Solicitud.- Anotaciones referentes a la solicitud de trabajos o aspectos que no se encuentren estrictamente dentro de los programas de ejecucin o alcances del contrato. Aclaracin.- Anotaciones que indican la solucin de dudas o complemento de informacin solicitada por el contratista, respecto a cualquier aspecto de la obra pblica. 9.1 Anotar el nombre completo de la persona designada Superintendente del servicio como responsable de los trabajos por parte de la empresa contratista Anotar el nombre del servidor pblico responsable del servicio, como Residente del servicio. REGLAMENTO DEL USO DE LA BITCORA, REGLAS ADICIONALES A LO ESTIPULADO EN EL ARTCULO 95 DEL RLOPSRM. Registrar el nmero del Contrato definido de acuerdo al instructivo de contratacin de Obra Pblica. Anotar la fecha de celebracin del contrato. Utilizar el formato: dd de mmmmm de aaaa. Indicar el objeto del contrato, tal y como aparece en la clusula primera. Anotar el horario en que estar disponible la bitcora, tanto para realizar anotaciones como para su consulta. El horario deber ser coincidente con el de la ejecucin de los trabajos Anotar el horario en casos especiales como pueden ser horarios mixtos o nocturnos, laborar en das inhbiles, etc. Anotar el plazo, para cada una de las partes para firmar o responder a las notas asentadas. Se recomienda no ms de 48 horas Relacionar otros aspectos, situaciones o incidencias relativas a la ejecucin de los trabajos que el titular del rea responsable de la ejecucin del servicio considere son responsabilidad de atencin por parte de la supervisin por terceros (supervisin externa). Anotar otros puntos que el titular del rea responsable de la ejecucin

9.2

10.1

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CDIGOMP-200-PR03-P06-I01 GUA DE LLENADO DE DOCUMENTOS REVISIN: V.O FECHA: JUNIO DE 2009 BITCORA DE OBRA 10 DE 13 del servicio considere deban formar parte del reglamento del uso de la bitcora y que sean particulares del contrato, los que de comn acuerdo entre las partes de considere necesario validar, si no se desea adicionar nada, se deber anular el espacio y en caso de que no sea suficiente o si se desea aadir algn punto una vez iniciado el servicio se podrn utilizar las hojas foliadas de la misma Bitcora 10.9 Anotar el lugar y fecha donde se valida el uso de la bitcora. Para el caso de la fecha, utilizar el formato: dd de mmmmm de aaaa. Anotar el nombre del servidor pblico responsable del servicio, como Residente del servicio designado. Incluir el cargo dentro de la dependencia y el nmero del o los telfonos donde se le puede localizar. Anotar el nombre completo de la persona designada Superintendente del servicio como responsable de los trabajos por parte de la empresa contratista. Incluir el cargo, el nmero del o los telfonos donde se le puede localizar. Anotar el nombre completo de la persona designada Supervisor del servicio, a cargo de terceros como supervisor externo de los trabajos por parte de la empresa contratista de la supervisin por terceros. Incluir el cargo, el nmero del o los telfonos donde se le puede localizar. Anotar el nombre completo de la persona designada Superintendente del servicio como responsable de los trabajos por parte de la empresa contratista. Anotar el nombre del servidor pblico responsable de los servicios relacionados con la obra pblica, como Residente del servicio.

10.10

10.11

10.12

10.13

10.14

RELACIN DE CONVENIOS AUTORIZADOS. Registrar el nmero del Contrato definido de acuerdo al instructivo de contratacin de Obra Pblica Marcar con una X si el convenio es solamente de modificacin al plazo Marcar con una X si el convenio es solamente de modificacin de monto

11.1

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En caso de que se trate de un convenio de modificacin al monto y al plazo, marcar las dos columnas. Anotar el porcentaje de variacin al plazo, incluidos los convenios precedentes Anotar el porcentaje de variacin del monto incluidos los convenios precedentes. Anotar la fecha de inicio de la ampliacin al plazo a partir del da siguiente de la ltima fecha de terminacin pactada en contrato o convenio Anotar la fecha de terminacin atendiendo al plazo ampliado. 11.7 11.8 Anotar el monto de ampliacin o reduccin al pactado en el contrato incluidos los convenios precedentes. Anotar el plazo de ampliacin o reduccin en das naturales incluidos los convenios precedentes.

11.4

11.5

11.6

11.9

EJEMPLO DE HOJA DE BITCORA 12.1 Indicar el objeto del contrato, tal y como aparece en la clusula primera Registrar el nmero del Contrato definido de acuerdo al instructivo de contratacin de Obra Pblica Anotar la fecha cuando se hace uso de la bitcora. Utilizar el formato: dd mm aa Anotar el nmero consecutivo correspondiente a cada nota. Marcar el tipo de clasificacin correspondiente, de acuerdo al apartado de clasificacin de notas del presente instructivo Anotar la informacin requerida, de acuerdo al tipo de nota que se refiera y cuidando todos los aspectos del Reglamento de uso de la bitcora. Anotar el nombre completo del Superintendente del Servicio de la empresa. Anotar el nombre completo del Residente del Servicio de la SCT En caso de existir el Supervisor externo, registrar su nombre y firma de acuerdo a lo estipulado en el apartado correspondiente de este instructivo.

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4. FECHA DE MODIFICACIN Junio de 2009 REVISIN 0

CONTROL DE CAMBIOS MOTIVO DEL CAMBIO Documento Nuevo

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