documentmanagement

Digitalisering: doel of hulpmiddel?

Er zijn weinig (overheids)organisaties die zich niet op een of andere manier al bezig houden met digitalisering. Inkomende poststromen worden steeds vaker gescand. Maar dit is niet genoeg. In dit artikel wordt aangegeven hoe het DIVproces gentegreerd kan worden in het primaire proces en hoe de provincie Frysln dit wil gaan realiseren.
TEKST: TJERK VAN DIJK*

e huidige situatie bij veel organisaties die onder de archiefwet vallen, kan voor een fors aantal processen als volgt worden getypeerd:

Haat-liefdeverhouding
Het proces start vaak met de ontvangst van een document (bijvoorbeeld de aanvraag van een vergunning of subsidie) die door de afdeling DIV geregistreerd wordt. Het liefst zou de afdeling DIV de aanvraag meteen in het archief stoppen. Dit verkleint de kans op het zoek- of beschadigd raken van het document. De DIVer realiseert zich dat dit niet kan, omdat de aanvraag door de lijnafdeling nog behandeld moet worden. Voordat het document wordt afgestaan aan de lijnafdeling, wordt in het eigen posten archiefsysteem vastgelegd aan wie het document in behandeling is gegeven en hoe lang deze, volgens wettelijke termijnen, over de afhandeling zou
DIV registratie

mogen doen. Zo kan na het verstrijken van de wettelijke termijn de behandelaar worden gesommeerd (gerappelleerd) om de aanvraag samen met de brief met de verleende vergunning of toegekende subsidie terug te sturen naar de afdeling DIV zodat het document gearchiveerd kan worden. Zodra de aanvraag op de lijnafdeling wordt ontvangen, vindt registratie plaats in de eigen toepassing die wordt gebruikt voor het bewaken van de werkvoorraad en voortgang. De gegevens die daarbij worden geregistreerd zijn voor een belangrijk deel dezelfde als die eerder door de afdeling DIV in het post- en archiefsysteem zijn vastgelegd. De afhandelingtermijn wijkt in sommige gevallen af van de eerder door DIV vastgelegde wettelijke termijn. Met het naderen van de het einde van de wettelijke termijn verschijnt de aan-

vraag op de rappel- of signaleringslijst die door de afdeling DIV periodiek worden aangemaakt. Veel lijnafdelingen ervaren deze rappellijst als bemoeizucht van de afdeling DIV. Zij hechten meer waarde aan de rapportages uit het eigen systeem. De afdeling DIV ervaart op haar beurt het niet reageren op de rappellijst echter als een onderwaardering van haar inspanningen. Dit komt de verstandhouding tussen beide partijen over het algemeen niet ten goede. Wanneer de lijnafdeling klaar is met de afhandeling van de aanvraag worden de betreffende stukken naar het archief gestuurd om in dossiers te worden opgeborgen. Maar niet voordat een kopie voor eigen gebruik is gemaakt, want de afdeling DIV archiveert op een manier die voor de lijnafdeling niet altijd even handig is. Ook is het archief niet altijd open op het moment dat de lijnafdeling de stukken nodig heeft. De managers van beide afdelingen (DIV en lijnafdeling) zijn ieder voor zich van mening dat zij hun proces effectief en efficint hebben georganiseerd. Het geheel overziend, blijkt dit echter lang niet altijd het geval: documenten worden op diverse plaatsen geregistreerd; op verschillende plaatsen vindt een vorm van voortgangsbewaking plaats;

verblijfplaatsregistratie & termijnbewaking

archiveren

registratie

voortgangsbewaking

archiveren

Figuur 1. Huidige situatie DIV

42

Facto Magazine nummer 4 april 2006

documentmanagement

DIV registratie voortgangsbewaking archiveren

Figuur 2. Gewenste situatie documenten worden op diverse plaatsen gearchiveerd (schaduwarchieven); er zijn twee verschillende systemen in gebruik voor (ogenschijnlijk) dezelfde functionaliteit. afhandelen van de aanvraag en het bewaken van de voortgang ervan. Na afhandeling wordt het document door de DIV afdeling ge-archiveerd en is daarna nog door de afdeling (langs elektronische weg) op ieder gewenst tijdstip te raadplegen, op een manier die aansluit bij zowel de vraagstelling van de afdeling als de ordening die vanuit de afdeling DIV gewenst is.

voldoende om de voordelen die een organisatie met digitalisering denkt te behalen, ook daadwerkelijk te bereiken. Digitalisering biedt kansen en mogelijkheden om het DIV-proces te integreren in het primaire proces. Hierdoor kan worden voorkomen dat werkzaamheden dubbel worden uitgevoerd, zoals registratie, voortgangsbewaking, archivering en dat hiervoor meer systemen hiervoor in gebruik zijn.
* Tjerk van Dijk heeft een eigen adviesbureau (ProVer) en is hij docent bij SOD/HMDI (kerndocent Information Retrieval) en de Hanzehogeschool Groningen, IDM-opleiding (tevens lid van de adviesraad), www.prover.nl

Integratie
Het realiseren van de met digitalisering beoogde voordelen vraagt om integratie van het DIV-proces in de primaire processen. De door DIV ingevoerde gegevens worden door de lijn aangevuld en vervolgens gebruikt voor het

Conclusie
Het alleen digitaal beschikbaar maken van documenten of informatie is niet

Casus provincie Frysln

De provincie Frysln heeft haar digitaliseringproject (eDocs) opgeknipt in twee fasen. De eerste fase richt zich op de vorming van digitale dossiers, de tweede op een volledig digitale afhandeling van documenten. De integratie in het primaire proces zit voor het belangrijkste deel in de tweede fase van het project. Hiervoor zijn vier werkgroepen in het leven geroepen: 1. upgrade documentbeheersysteem (implementatie nieuwste versie van het gebruikte systeem) 2. digitaliseren nieuwe dossiers: a. inkomende documenten b. interne/uitgaande documenten 3. digitaliseren bestaande dossiers 4. maken/vastleggen van afspraken. In het kader van de integratie is met name de laatste werkgroep van belang. Deze zorgt ervoor dat er afspraken met de (lijn)afdelingen worden gemaakt over welke documenten worden geregistreerd en gearchiveerd (en hoe). De bestaande procesbeschrijvingen worden hierbij als uitgangspunt en kapstok gebruikt. De gemaakte afspraken worden vastgelegd in een (DSP-) hulpmiddel dat is gekoppeld aan het documentbeheersysteem. De bestaande procesbeschrijvingen worden hierbij ingedikt tot een beperkt aantal processtappen. Op deze manier ontstaan voor de respectievelijke behandelaars elektronische postbakken. Per processtap worden afspraken gemaakt over behandeltermijnen, wijze van signaleren en/of rappelleren en eventuele escalatie wanneer de afhandeling te lang op zich laat wachten. Als elektronische postbak wordt gebruikgemaakt van het systeem voor e-mail. Wanneer een document is gescand, geregistreerd en het juiste proces is gekoppeld, ontvangt de behandelaar van de eerste processtap hiervan een notificatie via e-mail. Wanneer de behandelaar in dit bericht de hyperlink naar het document aanklikt, komt hij in het systeem terecht bij het betreffende document en processtap en kan de uitvoering van de taak starten. Nadat de afhandeling van de taak aan het systeem kenbaar is gemaakt, wordt de volgende taak geactiveerd en de betreffende behandelaar hiervan op de hoogte gesteld. De tijdens de afhandeling aangemaakte interne en/of uitgaande documenten worden automatisch aan het digitale dossier van de betreffende zaak toegevoegd. Ook de uitgevoerde acties worden geregistreerd, zodat achteraf nagegaan kan worden wie, wanneer wat heeft gedaan. Voor het automatische koppelen van de interne en uitgaande documenten wordt gebruikgemaakt van vooraf gedefinieerde sjablonen voor standaardbrieven. Deze toepassing is eveneens gekoppeld aan het documentbeheersysteem, zodat de behandelende ambtenaar zelf (zonder tussenkomst van een DIV-medewerker) zorgt voor registratie en opname van het document in het documentbeheersysteem. Op termijn zullen door het toenemende gebruik van elektronische formulieren ook inkomende documentstromen (bijvoorbeeld aanvragen) zonder tussenkomst van een medewerker van de afdeling DIV door de aanvrager zelf (binnen de gestelde kaders) worden geregistreerd en aan de eerste behandelende ambtenaar voor afhandeling worden aangeboden.

Facto Magazine nummer 4 april 2006

43