La administracin se define como el proceso de crear, disear y mantener un ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos, alcancen

con eficiencia metas seleccionadas, Es necesario ampliar esta definicin bsica. Como administracin, las personas realizan funciones administrativas de planeacin, organizacin, direccin y control. Teniendo siempre claro que el principal objetivo de una empresa es generar una utilidad o dividendo, las funciones administrativas vendran a ser las medidas que tomamos para poder llegar a los objetivos que nos planteamos, por lo que cabe destacar que dichas estrategias, y acciones deben estar en concordancia con esos objetivos. Especialistas en la materia han descifrado que el estudio, la ejecucin y el buen manejo de una empresa pueden darse guindose por ciertas funciones administrativas, estas funciones con el pasar del tiempo se han ido reduciendo, incluyndose una en otra y volvindose as cada da ms generales en este caso nombramos: El avance en el mundo empresarial ha hecho que la tendencia de las funciones administrativas se haca unas menos rgidas y cada da mas resumidas ya que hasta llegan a sobreentenderse, es el mismo caso con la departamentalizacin dentro de las empresas donde en la actualidad no se habla de una segmentacin por departamentos sino ms bien de grupos de trabajo orientados a la productividad, la sinergia y explotar los mayores beneficios del trabajo en equipo y la cohesin. Las funciones administrativas que decidimos ampliar son las siguientes: PLANEACION Como infiere la palabra, se trata de hacer planes de proyectar hacia el futuro, trazando la lnea consecuente con seguir para lograr ciertos objetivos. Eventualmente tendremos varias opciones entre las cuales podremos elegir y evaluar cual sera la ms correcta. En el mbito empresarial, de organizaciones y sistemas, considerndolo como sistema bajo anlisis, la planeacin ayuda a que se tengan claros los objetivos, para definir un programa de acciones a realizar. De esa manera se separa una problemtica compleja en porciones pequeas que se han de ir realizando poco a poco. Durante su desarrollo estratgico se debera definir la misin, visin, cultura y los objetivos de la organizacin. La misin es cumplir con la finalidad para la cual fue creada la organizacin.

 La visin es la situacin en la que se pretende que se encuentre la organizacin en un futuro a largo plazo. Por ejemplo, si se desea que la empresa sea lder en ventas de cubiertas en determinada regin, con recursos humanos calificados y una excelente relacin con la comunidad en un lapso de cinco o diez aos. Los valores son el conjunto de normas por las cuales se rigen los colaboradores dentro de la organizacin. Los objetivos son ms especficos que la visin, pero comparten un plazo similar. Puede decirse que el objetivo abarca una dimensin de la visin. Por ejemplo, los objetivos podran ser aumentar la participacin en ventas; mejorar la capacitacin de los recursos humanos; mejorar la imagen de la empresa frente a la comunidad, etc. La planeacin estratgica debe estar dirigida a los tres niveles estratgicos de una organizacin, los cuales son nivel Directivo, Gerencial y Operacional, esto es con la finalidad de que exista una congruencia en lo que se planea con lo que realmente se puede realizar en las diferentes reas de la organizacin. La planeacin estratgica se realiza con el fin de definir la situacin futura de la organizacin, antes de que el futuro la defina. En la mayor parte de las organizaciones los objetivos de planeamiento se resume en obtener beneficios para sus accionistas, empleados, la sociedad y el medio ambiente. Asignar los recursos a cada tarea (tiempo, dinero u horas hombre) es responsabilidad de los encargados del planeamiento, al igual que el orden en que se realizar cada tarea. ORGANIZACIN Esta funcin se refiere al acto de integrar, de ensamblar todos los recursos con los cuales contamos para lograr nuestros objetivos, esto abarca desde asignar los recursos, tareas, hasta darle forma a la empresa desde el punto de vista de la departamentalizacin, el esquema bajo el cual queremos que funcione la empresa. O como mencionamos anteriormente la distribucin adecuada de los grupos de trabajo dentro de la organizacin. Tambin designar funciones, descripcin de cargos, manuales y asignacin de tareas especificas a los empleados. TIPOS DE ORGANIZACIN Organizacin lineal: es el tipo de organizacin ms antiguo y ms sencillo, se basa en el principio de la unidad de mando. Sus caractersticas principales son la autoridad nica basada en la jerarqua, los canales formales de comunicacin, la centralizacin de las decisiones y su configuracin

Claramente piramidal. Presenta grandes ventajas: su estructura simple y de fcil compresin, la gran delimitacin de la responsabilidad de cada rgano, la facilidad de implementacin, su estabilidad y adecuacin a organizaciones de tamao pequeo. Sus desventajas: radican en el mando autocrtico, la tendencia a la rigidez y la inflexibilidad, la falta de especializacin, el nfasis en los jefes que quieren hacerlo todos (generalistas) y la congestin de los canales o lneas de comunicacin a medida que la empresa crece. En consecuencia, la organizacin lineal es la adecuada para la organizacin pequea, rutinaria, de vida corta o que todava este en su etapa inicial de formacin.

Organizacin funcional: se basa en el principio funcional, es decir, en el principio especializacin. Sus caractersticas principales son: autoridad funcional o dividida, lneas directas de comunicacin, descentralizacin de las decisiones y nfasis en la especializacin. Sus ventajas descansan en la supervisin tcnica, debido a la especializacin de los rganos, y a las comunicaciones directas y sin intermediario. Sus desventajas residen en la mltiple subordinacin, que provoca dilucin de la autoridad de mando, tendencia a la competencia entre los diferentes especialistas, confusin en cuanto a los objetivos, y surgimiento de tensin y conflicto en la organizacin. La funcional es la mas indicada cuando la organizacin es pequea o cuando es necesario delegar transitoriamente la actividad funcional en algn rgano para implementar un programa o evaluar alguna actividad.

Organizacin lnea staff: es una combinacin de la organizacin lineal y la funcional que maximiza las ventajas de ambas y reduce sus desventajas, aunque en el fondo predomine las caractersticas lineales. Existen rganos de lnea (de ejecucin o de operacin) y rganos de staff (de consultara, asesoria o incluso, la presentacin de servicio especializado). Se caracteriza especialmente por la funcin de la estructura lineal con la estructura funcional lo cual permite la coexistencia de lneas o canales formales de comunicacin y la prestacin de asesoria funcionales, y la separacin de rganos operacionales (de lnea) y rganos de apoyo (staff o asesoria); tambin permite la coexistencia de la jerarqua de mando y la especializacin tcnica. Presenta la siguiente ventajas: oferta interna de asesoria especializada e innovadora, manteniendo el principio de unidad demando y la actividad conjunta y coordinada de los rganos de lnea y staff. Sus desventajas radican en la posibilidad de conflicto entre los rganos operativos (lnea) y los de asesoria

(staff), y la dificultad para mantener el equilibrio dinmico entre el poder de los rganos de lnea y el poder de los staff. En la actualidad, la organizacin de lnea staff es el tipo de organizacin ms utilizada en las empresas. DIRECCION Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La relacin y el tiempo son fundamentales para las actividades de la direccin. De hecho, la direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems de que se les unan para lograr el futuro surge de los pasos de la planificacin y la organizacin. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado ayudan a sus empleados a hacer sus mejores esfuerzos. Es el planteamiento, organizacin, direccin y control de las operaciones de la empresa, a fin de lograr los objetivos que esta persigue y as mismo, los pueda alcanzar. Es la aplicacin de los conocimientos en la toma de decisiones, incluye la tarea de fincar los objetivos, alcanzarlos, determinacin de la mejor manera de llevar a cabo el liderazgo y ocuparse de la manera de planeamiento e integracin de todos los sistemas, en un todo unificado. La direccin debe de saber como es el comportamiento de la gente como individuos y cuando estn en grupos y entender la forma en como operan los diferentes tipos de estructura. Es una fuerza que mediante la toma de decisiones basada en los conocimientos y entendimientos, relaciona entre s, e integra a travs de los procesos de unin apropiados a todos los elementos del sistema organizado de una forma calculada para alcanzar los objetivos de una organizacin. La direccin es aquel elemento de la administracin en el que se lograr la realizacin efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultnea que se cumplan en la forma adecuada todas las rdenes emitidas. Este es el punto central y ms importante de la administracin, pero quiz en el que existe mayor nmero de discrepancias, aunque stas sean accidentales. As, por ejemplo, unos llaman a este elemento actuacin, otra ejecucin. Terry define la actuacin como "hacer que todos los miembros del grupo se propongan lograr el objetivo, de acuerdo con los planes y la organizacin, hechos por el jefe administrativo" Por su parte, Koontz y ODonnell adoptan el trmino direccin, definiendo sta como "la funcin ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados". Fayol define la direccin indirectamente al sealar: "Una vez constituido el grupo social, se trata de hacerlo funcionar: tal es la misin de la direccin, la que consiste para cada jefe

en obtener los mximos resultados posibles de los elementos que componen su unidad, en inters de la empresa". IMPORTANCIA La direccin es la parte esencial y central de la administracin, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los dems elementos. En efecto, si se prev, planea, organiza, integra y controla, es slo para bien realizar. De nada sirven tcnica complicadas en cualquiera de los otros cinco elementos si no se logra una buena ejecucin, la cual depende de manera inmediata, y coincide temporalmente, con una buena direccin, en tanto sern todas las dems tcnicas tiles e interesantes en cuanto permitan dirigir y realizar mejor. Y es que todas las etapas de la mecnica administrativa se ordenan a preparar las de las dinmicas, y de stas la central es la direccin; por ello puede afirmarse que es la esencia y el corazn de lo administrativo. CONTROL La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la funcin o del rea en que se aplique; puede ser entendida: Como la funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeacin, organizacin y direccin, y lo que la precede. Como los medios de regulacin utilizados por un individuo o empresa, como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompaar y avalar su desempeo y orientar las decisiones. Tambin hay casos en que la palabra control sirve para disear un sistema automtico que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de control de las refineras de petrleo o de industrias qumicas de procesamiento continuo y automtico: el mecanismo de control detecta cualquier desvo de los patrones normales, haciendo posible la debida regulacin. Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvo. Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular segn la cual la palabra control est asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restriccin, coercin, limitacin, direccin, refuerzo, manipulacin e inhibicin.

IMPORTANCIA Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para: Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores. Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organizacin. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atencin del pblico. Surgen materiales y tecnologas nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La funcin del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que estn afectando los productos y los servicios de sus organizaciones. Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseo, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino tambin productos y servicios a su medida. Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administracin japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organizacin debera ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarn, prefirindolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control. Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia contempornea hacia la administracin participativa tambin aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participacin en el trabajo.