LICENCE PROFESSIONNELLE EN AUDIT ET CONTRLE DE GESTION

AUDIT DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR

Mmoire de fin dtude

Prpar par : - El kabbaj Abdelfattah -Benabdesslam Adib -Ghoumari Saad -Bihilat Kamal

I.

Remerciement

Par le biais de ce rapport, nous tenons remercier vivement Mr Sobhi Khalid, notre encadrant et coordonateur de stage durant la formation, qui a eu la bienveillance de nous accompagner tout au long de notre formation en mexpliquant tous les mcanismes et les techniques de travail au sein de cette honorable Licence Professionnelle.

Nos remerciements sadressent aussi tous les intervenants, formateurs de la licence pour leurs gentillesses et pour leurs aides prcieuses. Nous exprimons par cette occasion toute notre gratitude et respecte envers heu.

Enfin, toute personne qui a contribu de loin ou de prt pour la ralisation de ce rapport, je dis du fond du cur.

PLAN Introduction Premire partie: Le cycle achats/fournisseurs Chapitre 1 : Gnralit et dmarche de laudit. Section 1 : lvolution de laudit, sa typologie et son champ daction. A. Lvolution de laudit: B. Dfinition de laudit: C. Typologie de laudit: D. Champs daction de laudit: Section 2 : La dmarche gnrale daudit A. Phase de prparation. B. Phase de ralisation C. Phase de conclusion Chapitre 2 : Laudit du cycle achat fournisseur. Section 1: Contrle interne du cycle achat fournisseur. A. La fonction achat B. Les services intervenants C. Les tapes du cycle achat fournisseur Section 2: Audit du compte fournisseurs et compte rattachs A. Objectifs daudit du compte B. Les contrles effectuer sur le compte fournisseurs

Deuxime partie: Laudit du cycle achat fournisseur de Institut Nationale de la Recherche Agronomique Chapitre I : Prsentation de la socit audite Institut Nationale de la Recherche Agronomique Section 1 : Prsentation de lINRA A. Les missions de lINRA B. Lorganigramme de lINRA Section 2 : Description des procdures du cycle achat par Bon de Commande A. Objectif des procdures : B. Les procdures : C. Archivage des documents : Chapitre II : Contrle interne du cycle achat de lINRA Section 1 : la phase de prise de connaissance : A. Diagramme de circulation B. Plan dapproche C. Le rapport dorientation Section 2 : La phase de ralisation de la mission daudit : A. Grille dAnalyse des Tches B. Le Questionnaire de Contrle Interne C. Analyse des points forts et des points faibles dans la procdure dachat par Bon de commande Section 3 : La phase de conclusion A. Cahier de Recommandations B. Rapport daudit Conclusion

II.

INTRODUCTION

Le mot audit nous vient du Latin par langlais, en Latin : audio - audire signifie couter entendre, et par extension : donner audience. La pratique de lAudit, dabord dans le domaine financier et comptable, puis par extension, dans les autres fonctions de lentreprise (Audit Oprationnel), a connu un dveloppement considrable. Il sest construit alors autour de lAudit une image de modernit et defficacit qui provient de : La richesse du concept. Lexigence de comptences tendues des auditeurs.

Comme une premire dnomination et non pas dfinition on peut dire que lAudit est un mtier et une fonction, dsormais part entire, dans un grand nombre dentreprises et dorganisation de par le monde Cest une profession organise (lois, rglements, normes). Cest un outil structur, au service dune direction gnrale ou dun comit dAudit reprsentant les intrts des actionnaires. Cest une fonction de contrle, au dpart, qui soriente de plus en plus vers un rle de gnraliste et volue dsormais vers celui de consulting. Au mme titre que dautre professions ou fonction voisines, souvent plus rpondues ou mieux connues, telles que le contrle de gestion, lorganisation, le conseil conomique lAudit reste un outil dont la vocation essentielle est dAmliorer lEfficacit dans lentreprise, c--d dune faon gnrale, atteindre les objectifs fixs. En tout tat de cause, lefficacit passe par : une bonne planification. des objectifs clairs, prcis et rflchis. un contrle interne adapt.

Cest l quune structure dAudit prend toute sa signification en : dtectant les faiblesses. suggrant les amliorations souhaitables.

PARTIE 1 : AUDIT DU CYCLE ACHAT FOURNISSEURS

III.

Chapitre 1 : Gnralit et dmarche de laudit.

Dans ce chapitre on va entamer 2 sections : Lvolution de laudit, sa typologie et son champ daction et La dmarche gnrale de laudit. A. Section 1 : lvolution de laudit, sa typologie et son champ daction. Laudit est une activit qui remonte la nuit des temps, lorigine, existait principalement laudit comptable et on retrouve des traces de cette ralit prsente ds lantiquit. Si le corps dauditeur existe depuis fort longtemps, le terme audit a surtout pour origine la pratique romaine de juger les plaintes devant une juridiction, partir de laudition de certains tmoins (audire : couter). Progressivement ce terme concernera lexamen officiel des comptes, accompagn de vrifications, fondes sur les rfrences apportes des tmoins et des pices justificatives. Le terme audit qui a aussi une origine anglaise signifiant audition (au sens de laction dentendre quelquun dans une circonstance formelle ou officielle), a dabord signifi une rvision et un contrle de la comptabilit et de la gestion. Dsormais, laudit est un mtier et une fonction part entire, dans un grand nombre dentreprises et dorganisations de par le monde. Cest une profession organise (cas de laudit comptable et financier), un outil structur au service dune direction gnrale ou dun comit daudit reprsentant les intrts des actionnaires et une fonction de contrle, au dpart, qui soriente de plus en plus vers un rle de gnraliste et volue dsormais vers celui de consulting. Au mme titre que dautres professions ou fonctions voisines, souvent plus rpandues ou mieux connues, telles que le contrle de gestion, le conseil en organisation, le conseil conomique, etc., laudit est un outil dont la vocation essentielle est damliorer lefficacit de laction dans lentreprise, c'est--dire, dune faon gnrale, atteindre les objectifs fixs. A. Lvolution de laudit: Lobjectif du travail de lauditeur a volu progressivement dune recherche spcifique des fraudes dans les critures comptables jusqu une apprciation globale de la fidlit des rapports mis par une agence conomique et une analyse critique de la fiabilit des procdures et des structures de celle-ci. Pour illustrer cette volution de laudit, nous

prsentons ci-dessous un tableau rcapitulatif qui fait ressortir les tapes les plus significatives (voir tableau n1) Tableau n 1 : Synthse de lvolution de laudit Prescripteur de laudit Objectifs de laudit Punir les voleurs pour les dtournements de fonds. Protger le patrimoine. Rprimer les fraudes et punir les fraudeurs. Protger le patrimoine. Eviter les fraudes et attester la fiabilit du bilan. Eviter les fraudes et les erreurs et attester la fiabilit des tats financiers historiques. Attester la sincrit et la rgularit des tats financiers historiques. Attester la qualit du contrle interne et le respect des normes comptables et normes daudit. Attester limage fidle des comptes et la qualit du contrle interne dans le respect des normes. Protection contre la fraude internationale.

Priode

Auditeurs

1) 2000 ans Rois, empereurs, glises avant le Christ Clercs ou crivains et tats 1700 Etats, 2) 1700 1850 commerciaux actionnaires tribunaux et Comptables Professionnels de la comptabilit ou juristes Professionnels daudit et comptabilit et Professionnels daudit et comptabilit de

3) 1850 1900 Etats et actionnaires

4) 1900 1940 Etats et actionnaires

5) 1940 1970

Etats, banques actionnaires

de

6) 1970 1990 Etats, tiers et actionnaires

Professionnels daudit et de comptabilit et de conseil

7) partir de Etats, tiers et actionnaires 1990

Professionnels daudit et du conseil

Source : COLLINS (Lionel), VALIN (Grard), Audit et contrle interne : Aspects financiers, oprationnels et stratgiques, 4me dition, ditions Dalloz, Paris, 1992, page 1

Les tapes identifies dans ce tableau sont lies aux repres historiques dtermins. En effet, jusquau 17me sicle, les Etats, royaumes et glises en Europe, taient, sauf exception, les seules entits dont le patrimoine avait une masse mritoire dun contrle protecteur. Par la suite, le contrle de lEtat stait formalis, petit petit, par la cration de la Cour des Comptes1 (1807). Les ordonnances et codes commerciaux cherchaient protger les tiers contre les faillites frauduleuses au dbut de la priode du capitalisme populaire2. La seconde moiti du 19me sicle avait vu la promulgation de lois sur les socits par actions qui cherchaient protger les actionnaires contre la malhonntet des aventuriers capitalistes3. Le dbut du 20me sicle a, quand lui, connu la publication des premiers textes sur les techniques de laudit (Dicksee Auditing 1895, Savigny le contrle des comptes 1901). En 1941, les rapports daudit externe aux Etats-Unis commencent faire mention des principes comptables gnralement admis. La plupart des autres pays avancs renforcent les obligations de contrle lgal. The Foreign Corrupt Practices Act (FCPA USA) de 1978 venaient, par la suite, imposer des normes de contrle interne pour lutter contre les actes illgaux. Enfin, partir de lanne 1990, le dbat international sur la relation et la distinction entre audit et conseil tait lanc. B. Dfinition de laudit: Le mot audit du latin audire, qui veut dire couter , est entr dans le langage courant et spcialement au niveau du management. Cependant, ce terme est victime dun souci excessif doriginalit qui conduit chaque auteur donner une dfinition personnelle ce terme. Ltude de ce concept montre lexistence dune multiplicit de dfinitions. Ainsi, selon
1

Juridiction administrative spcialise, charge de vrifier les comptes publics et de juger les comptables publics

de l'tat (trsorier-payeur gnral, receveur des finances..) cre en France en 1807 (loi du 26 novembre 1807) par Napolon Ier (Voir : fr.jurispedia.org/index.php/Cour_des_comptes_(fr))
2

Version du systme capitaliste dans laquelle le plus grand nombre de personnes est dtenteur d'actions

(actionnariat populaire). Il ne faut pas confondre capitalisme populaire (notion d'actionnaires individuels) et actionnariat salari (notion de salaris-actionnaires). (http://gaullistes.free.fr/participation.htm)
3

Leurs activits ont revtu un caractre irrationnel et spculatif et ont t la recherche de toutes les occasions

de raliser un gain pcuniaire quelque soit la manire. (WEBER (Max), Lthique protestante et lesprit du CAPITALISME , 1904-1905)

Germond et Bonnault4 ; laudit se dfinit comme tant lexamen technique rigoureux et constructif auquel procde un professionnel comptent et indpendant en vue dexprimer une opinion motive sur la qualit et la fiabilit de linformation financire prsente par une entreprise au regard de lobligation qui lui est faite de donner en toutes circonstances, dans le respect des rgles de droit et des principes comptables en vigueur, une image fidle de son patrimoine, de sa situation financire et de ses rsultats . Pour J. Raffegeau5, laudit est dfini comme un ensemble de techniques dinformations et dvaluation mises en uvre au sein dune dmarche cohrente par un professionnel afin de porter un jugement par rfrence des normes et formuler une opinion sur une procdure ou les modalits de ralisation dune opration. Laudit nest pas uniquement un ensemble de techniques dinformation et dvaluation de la qualit dune action, cest un examen prcis et prcieux sur la conduite de laction et sur son rsultat. De son cot et dans le mme ordre dides, M. Gervais6 avance que laudit est lactivit qui applique, en toute indpendance, des procdures et des normes dexamen en vue dvaluer ladquation et le fonctionnement de toute ou partie des actions dans une organisation par rfrence des normes. On peut donc conclure, daprs les dfinitions prcites, que laudit est une dmarche, structure et bien organise, qui vise examiner les procdures en vigueur au sein dune organisation, afin de formuler, par la suite, une opinion sur la qualit de celles-ci et si elles correspondent ou pas des normes bien dtermines. C. Typologie de laudit: Audit interne, oprationnel, de performance, financier ou qualit, autant de types daudit dont on entend parler ces jours-ci. Il est donc ncessaire de faire une diffrence entre ces types. Selon les spcialistes en la matire, les types daudit peuvent tre classs selon le statut de lauditeur, la nature de laudit, son objectif et selon son domaine dapplication.

GERMOND (Bernard Pierre), BAUNNAULT (Ren), Rvision et certification des comptes , ditions : RAFFEGEAU (Jean) , DUFILS (Pierre) , MENONVILLE (Didier de), laudit financier , ditions : Presses GERVAIS (Michel), Contrle de gestion stratgique de lentreprise , ditions : Economica, Paris, 1991.

Masson, Paris, 1987, Page 21.

5

Universitaires de France PUF , Paris, 1994.

6

 1 : Classement selon le statut de lauditeur Le classement selon ce critre fait apparatre deux types daudit : laudit lgal et laudit contractuel.

1. Audit lgal Appel aussi commissariat aux comptes ou aux apports , laudit lgal, doit assurer aux actionnaires et aux tiers que les tats financiers qui leur sont prsents, donnent une image fidle des performances et de la situation financire de l'entit. Laudit lgal est rendu obligatoire au Maroc par le dahir du 11 aot 1922 qui marocanise la loi franaise de 1867 sur les socits et insre lobligation dun contrle par un commissaire aux comptes. Le commissariat aux comptes, supervis par un commissaire aux comptes, remplit deux missions fondamentales, savoir la certification et le contrle de la lgalit : A. La certification Les commissaires aux comptes certifient que les comptes annuels sont rguliers, et donnent une image fidle du rsultat des oprations de lexercice coule ainsi que la situation financire et du patrimoine de la socit la fin de cet exercice ; B. Contrle de la lgalit Les commissaires aux comptes signalent lassemble gnrale les irrgularits et inexactitudes releves par eux au cours de leur mission ainsi que les infractions dont ils ont eu connaissance. 2. Audit contractuel La rvision lgale des comptes nest obligatoire que pour certaines entreprises, or, toute entreprise a la facult, si elle le veut, de sadresser un professionnel indpendant pour que celui-ci rvise ses comptes ou audite sa situation. On parle donc daudit contractuel. 2 : Classement selon la nature de laudit Le classement selon la nature de laudit distingue entre deux types, savoir : laudit interne et laudit externe. 1. Audit interne

Laudit interne est maintenant une fonction dassistance au management. Issue du contrle comptable et financier, la fonction audit interne recouvre de nos jours une conception beaucoup plus large et plus riche, rpondant aux exigences croissantes de la gestion de plus en plus complexe des entreprises. Selon lI.I.A (The Institute of Internal Auditors)7 : LAudit Interne est une activit indpendante et objective qui donne une organisation une assurance sur le degr de matrise de ses oprations, lui apporte ses conseils pour les amliorer, et contribue crer de la valeur ajoute. Il aide cette organisation atteindre ses objectifs en valuant, par une approche systmatique et mthodique, ses processus de management des risques, de contrle, et de gouvernement dentreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacit . Lobjectif de cet audit est dassister les membres de lentreprise dans lexercice efficace de leurs responsabilits. Dans ce but, laudit interne fournit des analyses, des apprciations, des recommandations, des avis et des informations concernant les activits examines. 2. Audit externe L'auditeur externe exerce les mmes tches que l'auditeur interne, seulement que sa mission consiste auditer d'autres structures. Il est alors amen se dplacer dans les entreprises pour y vrifier le respect des diffrentes procdures. Ce mtier est beaucoup plus diversifi que le prcdant car, pour chaque mission, il est ncessaire de se remettre en cause et de dcouvrir de nouveaux environnements avec leurs spcificits propres. L'auditeur externe devient donc un vritable expert capable de raisonner trs rapidement et surtout dot de vritables capacits d'adaptation. 3 : Classement par objectifs Le classement selon ce critre nous propose deux types daudit savoir laudit de conformit et laudit defficacit. 1. Audit de conformit

Traduction de la dfinition internationale de laudit interne, approuve par the Institute of Internal Auditors

le 29 juin 1999 (voir RENARD, (Jaques), Thorie et pratique de laudit interne 4me dition, ditions dorganisation, Paris, 2002, Page 60).

Appel aussi audit de rgularit, un tel audit consiste vrifier la bonne application des rgles, des procdures, description de postes, organigrammes, systmes dinformation.etc. Il sagit de comparer ce qui devrait tre et ce qui existe rellement. Laudit de rgularit porte essentiellement sur la conformit des documents, situations, structures par rapport des normes ou rfrentiels internes et externes lentreprise. Sa mission est dinformer sur tout ce qui devrait tre. C'est donc par rapport un rfrentiel que l'auditeur est appel se prononcer sur le degr de rgularit ou de conformit de l'entreprise et de ses entits oprationnelles et fonctionnelles aux instructions internes et aux dispositions lgales et rglementaires, il informe les responsables de toute sorte de dviations ou de distorsions. Il analyse les causes, en value les consquences et enfin; propose des solutions pour rduire l'cart entre la rgle et la ralit. 2. Audit defficacit Dans le cadre dun audit defficacit, lauditeur ne se contente pas uniquement de vrifier la rgularit ; conformit de l'entreprise aux rfrentiels internes et externes, mais il se prononce sur la qualit de ses ralisations en terme d'efficience et d'efficacit. Il cherche ici un cart entre les rsultats et les objectifs, c'est dire un cart entre le but choisi et l'effet produit mais aussi "le pourquoi" de cet cart et le "comment" le rduire. Laudit defficacit sert, donc, examiner la pertinence des organisations et des mthodes, ladquation des moyens mis en uvre par rapport aux objectifs fixs, la rigueur de la gestion et la qualit du management qui sont examines. Lauditeur ne doit pas seulement mettre une opinion sur la bonne application des rgles mais galement sur leur qualit. 4 : Classement selon le domaine dapplication On distingue trois types daudit savoir ; laudit comptable et financier, laudit oprationnel et laudit de performances. 1. Audit comptable et financier Selon lOECCA8 (Ordre des Experts Comptables et Comptables Agres en France) : laudit a pour objectifs de permettre lexpert comptable dattester de la rgularit et de la

Voir

EL

GADI

(Abdelhamid),

Audit

et

contrle

de

gestion ,

ditions :Mithaq-Almaghrib,

Rabat, 1996, Page 75

sincrit des comptes annuels et de limage fidle du patrimoine, de la situation financire et du rsultat de lentreprise la fin de lexercice . Pour sa part, lUEEC9 (Union Europenne des Experts Comptables) avance que : lobjet de laudit des comptes annuels est dexprimer une opinion sur le fait de savoir si ceux-ci traduisent fidlement la situation de la socit la date du bilan et de ses rsultats pour lexercice examin, en tenant compte du droit et des usages du pays o lentreprise a son sige . Cest, donc, une dmarche mene par un professionnel comptent et indpendant dans le but dmettre une opinion justifie sur la qualit de linformation financire prsente par lentreprise. A la base, la dmarche consiste vrifier deux principes fondamentaux, savoir, la rgularit et la sincrit. Le respect de ces deux principes donne la garantie de limage fidle. 2. Audit oprationnel Cet audit qui sapplique toutes actions, sans privilgier leur incidence sur la tenue et la prsentation des comptes, a pour objet de juger la manire dont les objectifs sont fixs et atteints, ainsi que les risques qui psent ventuellement sur la capacit de lentreprise ou dune entit dfinir des objectifs pertinents, les atteindre et apprcier leur opportunit. Le contrle dune opration de gestion par lauditeur interne ne saurait rester subjectif. Il doit ncessairement se fonder sur un certain nombre de rgles et principes qui constituent les procdures de lentreprise ; cest l le point commun entre laudit comptable et laudit oprationnel. De mme que laudit comptable vrifie le respect des rgles comptables, budgtaires et statistiques, de mme laudit oprationnel contrlera la bonne application des procdures de gestion interne. Laudit oprationnel est ralis par des spcialistes du secteur examin, aptes non seulement comprendre les dtails des procdures techniques, mais aussi faire preuve dune connaissance pratique des problmes poss. 3. Audit de performances (audit de gestion) Depuis les annes quatre-vingt, de nombreux chercheurs se sont attachs dfinir la notion de performance et plus rcemment cette notion est mobilise dans la littrature managriale pour valuer la mise en uvre par lentreprise des stratgies annonces de
9

Voir EL GADI (Abdelhamid), Audit et contrle de gestion , IDEM.

dveloppement

durable.

Par ailleurs, la mesure de la performance revt une dimension essentielle au sein de toute organisation dont lexistence dpend de lefficience. Le concept est cependant loin dtre unidimensionnel ; il existe autant dapproches de la performance que de parties prenantes : performances conomique, technique, humaine. etc, chacun la construit en fonction des objectifs quil assigne lorganisation. Laudit de performances est, donc, une notion relativement nouvelle, ne de la volont de dpasser les objectifs troits des audits comptables et oprationnels. Cest un audit de lconomie, de lefficacit et de lefficience dune fonction ou dune organisation qui prdit un accroissement des besoins dvolution de la gestion et propose de partir de critres de performances existantes et dfinis par lentreprise elle-mme et den juger la pertinence. Rappelons que laudit de performances dpasse laudit comptable et laudit oprationnel. Il les intgre tous en valuant les performances globales de lentreprise. D. Champs daction de laudit: Il serait absurde de parler daudit sans, pour autant, prciser son champ dapplication et ses critres defficacit ainsi que de mettre en exergue lobjectivit des auditeurs et leur rle. En effet, laudit en tant que dmarche structure et structurante, intervient dans plusieurs domaines de gestion de lentreprise dautant plus que les auditeurs, acteurs de cette dmarche, doivent se conformer certaines rgles et viter tout activit pouvant compromettre leur objectivit. Il serait aussi judicieux de donner des claircissements sur la notion de contrle interne vu limportance quelle revt au sein de la dmarche daudit. 1 : Champ dintervention et efficacit de laudit Laudit a pour vocation dvaluer toutes les oprations, tous les rouages, tous les systmes, toutes les fonctions de lentreprise. Cette notion duniversalit qui est lessence mme de laudit sexerce toutefois, dans un cadre spcifique qui est celui de lvaluation de lefficacit du systme de contrle. La performance et lefficacit de laudit, quand eux, peuvent tre apprcies travers les besoins de lentreprise et les normes defficacit des fonctions. Cette apprciation peut maner de plusieurs organes ; la direction peut donner son apprciation en fonction du degr de ralisation des objectifs fixs, de leur cohrence avec la politique trace par lentreprise, de la couverture des activits et galement en fonction du ratio cot-bnfice, les audits, pour leur part, peuvent apporter leur apprciation sur le rapport daudit, quand aux auditeurs

externes, leur recours aux travaux et aux consultations de laudit, surtout interne, constitue un facteur dapprciation. Le service de laudit lui-mme, peut apprcier lefficacit et la performance en formulant des jugements sur la mthodologie et lefficacit relle des prestations, le comit daudit, quand lui, effectue le contrle du suivi de la politique daudit de lentreprise, ltablissement des standards de contrle, le contrle des lments essentiels de gestion de laudit, etc. Il est important de signaler aussi que le systme dapprciation doit tre adapt aux besoins rels de lentreprise ainsi qu la taille de son quipe. Quand aux choix des indicateurs, il doit tenir compte de lenvironnement et intgrer une approche damlioration qui permettra de slectionner les indicateurs dans le cadre des axes de progrs. 2 : Objectivit et rle des auditeurs Les auditeurs doivent effectuer leurs travaux avec objectivit. Celle-ci nest pas compromise lorsque lauditeur est amen recommander la mise en place de procdures et de systmes de contrle ou examiner des procdures avant leur mise en application. Par contre, la conception, la mise en place, lexploitation de systmes ne sont pas du ressort des auditeurs. De mme, ils ne doivent pas rdiger des procdures. De telles activits risquent en effet de compromettre lindpendance et lobjectivit de laudit. Dclaration, code dthique et normes constituent des rfrences incontournables pour lauditeur. Ils donnent la profession sa vritable dimension et renforcent sa crdibilit. Mais il faut bien voir que ces lments et notamment les normes de management ont t faites par les Amricains, pour des Amricains, et quelles ne sont pas ncessairement adaptes la culture des autres pays. Elles doivent donc tre adaptes dans une certaine mesure aux spcificits de chacun. Les auditeurs ne sont pas des experts en dtection des fraudes. Il ne faut, donc, pas se tromper de mtier, se transformer en enquteur ou en policier, mais rduire son rle des actions spcifiques et bien dtermins. Dans ce cadre, lauditeur doit informer les autorits comptentes ( commencer par le Directeur de lAudit) de lexistence dindices et de se garder de tout triomphalisme. Il doit aussi raliser des investigations complmentaires pour asseoir son constat, collaborer avec les spcialistes (si il est sollicit), et surtout, sassurer que toutes les bonnes mesures de contrle interne ont t prises pour viter le retour de tels incidents.

 3 : Le contrle interne 1. Dfinitions Les dfinitions du contrle interne sont nombreuses, mais laccord se fait sur lessentiel ; ensemble de dispositions permettant la matrise de la gestion de lentreprise. Les auditeurs externes, commissaires aux comptes et experts comptables ont t les premiers en France dvelopper la notion de contrle interne et ce pour atteindre les objectifs spcifiques assigns leur fonction : certifier la rgularit, la sincrit et limage fidle des comptes et rsultats. Le contrle interne est donc pour eux un moyen alors que pour les auditeurs internes il sagit dun objectif. Pour lOrdre des Experts Comptables et Comptables Agre en France10 le contrle interne est lensemble des scurits contribuant la matrise de lentreprise. Il a pour but dun cot dassurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de linformation, de lautre, lapplication des instructions de la Direction et de favoriser lamlioration des performances. Il se manifeste par lorganisation, les mthodes et les procdures de chacune des activits de lentreprise, pour maintenir la prennit de celle-ci. Le contrle interne est, donc, un ensemble de dispositifs mis en uvre par les responsables de tous niveaux pour matriser le fonctionnement de leurs activits. 2. Objectifs Gnral du CI : A. Matrise de lentreprise : Elle suppose : la conduite ordonne et efficace des oprations, la ralisation des objectifs et des buts.

Cette matrise de lentreprise exige, la dfinition claire des objectifs, des budgets, des structures et de procdures : un ensemble de dispositifs quon appelle contrle de gestion. B. Sauvegarde des actifs : Le contrle interne pour objectif la protection du patrimoine de lentreprise contre les risques :
10

de la mauvaise utilisation des ressources de lentreprise,

Voir RENARD, (Jaques), Thorie et pratique de laudit interne 4me dition, ditions dorganisation, Paris,

2002, Page 118)

de fraude.

Le patrimoine de lentreprise peut prendre diffrentes formes : financier, technologique, image de marque, savoir faire. Le dirigeant de lentreprise est tenu, donc, de sassurer que tous les actifs de la socit sont protgs en permanence contre les risques. C. Assurer la qualit de linformation : Le contrle interne se donne galement pour objectif, linstauration dun systme adquat dinformation de qualit. Une entreprise ne peut tre gre, dirige ou matrise si elle ne possde pas un systme dinformation vrifiant les caractristiques suivantes : Enregistrement des oprations la source, dans les plus brefs dlais, Autorisation des oprations et vrification de linformation la source, Regroupement des informations par catgories homognes chaque tape de traitement, Respect des normes gnralement admises et des rgles internes lentreprise pour la prsentation de linformation comptable, Diffusion de linformation aux personnes censes entreprendre une action ou contrler sa validit dans les dlais les plus courts. Il est vident que la qualit de linformation ne peut tre assure que par la mise en place de contrles rguliers. Ces contrles forment une partie intgrante des systmes dinformation quels quen soient les moyens de traitement, bien quon y pense plus particulirement lors de la conception et la mise en place dun systme informatique. D. Assurer lapplication des instructions de la direction : Les instructions sont communiques sous diverses formes automatises, crites ou verbales ; elles peuvent revtir un caractre permanent, temporaire ou ponctuel. En fait, il arrive, par fois, que des instructions donnes dans une entreprise nait aucune signification ni court terme ni long terme pour ceux qui les reoivent Il convient donc de sassurer, dans un premier temps, par un contrle priori, que lobjectif des instructions est bien dfini et que les instructions mme sont claires, appropries et comprhensibles, dune part, et dautre part, quelles sont adresses spcifiquement aux personnes habilites et formes pour les interprts correctement.

Dans un deuxime temps, par un contrle, posteriori, lmetteur de linstruction doit sassurer de son application. E. Favoriser lamlioration des performances : Lamlioration des performances sous-entend le respect dune efficacit certaine et, moindre degr, une certaine efficience dans la gestion de lentreprise. Lefficacit concerne la capacit dune organisation atteindre lobjectif quelle sest fixe, lefficience est la qualit de lorganisation, qui lui permet dtre efficace au moindre cot. 3. Objectifs par cycle et oprations A. Cycle achat /fournisseur Sassurer que : Les sparations de fonctions sont suffisantes Toutes les commandes sont dment autorises et que leur suivi permet de connatre les engagements pris par lEntreprise Les biens et services reus sont conformes aux commandes quant la qualit et la quantit et quils sont enregistrs sans dlais Les biens et services retourns ainsi que les rclamations concernant les quantits, qualits ou dlais de livraisons, sont suivis de faon obtenir des avoirs pour ces lments Les factures sont contrles avec les bons de rception pour les quantits et la qualit, et avec les bons de commandes pour les prix et conditions de paiements; et que ces factures sont approuves avant dtre enregistrs dans les comptes fournisseurs et dans les comptes de charges Toutes les dettes ou crances concernant des biens et services et services reus ou retourns sont enregistres dans les livres, mme si les factures ou avoirs correspondants ne sont pas encore reus ou approuvs

B. Cycle trsorerie Sassurer que : Les sparations de fonctions sont suffisantes Les recettes sont intgralement et rapidement remises en banque L'encaissement des effets (chques) est rgulirement suivi Les paiements sont justifis et dment autoriss Toutes les recettes et dpenses sont comptabilises C. Cycle vente /clients Sassurer que : Les sparations de fonctions sont suffisantes Tous les biens et services fournis et les services rendus la clientle sont correctement facturs et comptabiliss. Les rabais, remises, ristournes accords aux clients et les crances passes en pertes sans dment autoriss et correctement comptabiliss Les biens et services ne sont pas livrs aux clients qui ont atteint leur limite de crdit et qui reprsentent un risque pour lEntreprise Les crances sont recouvres avec clrit Le systme de comptabilisation des comptes clients et des autres comptes affects par les oprations de ventes est fiable S'assurer que les crances dtenues font l'objet d'une provision D. Cycle stock Sassurer que : Les sparations de fonctions sont suffisantes Les procdures mises en place dans lEntreprise permettent : Une saisie exhaustive des mouvements physiques de stocks qui lui appartiennent Une protection suffisante des stocks Les cots imputs aux stocks sont dtermins avec prcision. Les procdures mises en place dans lentreprise permettent une identification prcise des stocks dprcier.

E. Cycle immobilisation Sassurer que : Les sparations de fonctions sont suffisantes Les acquisitions dimmobilisations sont dment autorises et correctement comptabilises Les retraits dimmobilisations sont dment autoriss et correctement comptabiliss Les immobilisations existent, appartiennent bien lentreprise, et quelles sont correctement values et classes La dotation aux amortissements (et provisions pour dprciation) respecte les principes gnralement admis F. Opration comptable S'assurer : Que la comptabilit est correctement organise Que la fiabilit des informations enregistres ou produites G. Opration paie Sassurer que : Les sparations de fonctions sont suffisantes Les personnes figurant dans le journal de paie ont bien droit leur rmunration La paie est tablie correctement Le paiement seffectue avec la scurit ncessaire Les conditions lgales sont respectes (notamment les prts au personnel)

B. Section 2 : La dmarche gnrale de laudit Lauditeur suit une dmarche qui se dcline en trois phases comportant chacune une srie dactions : Phase de prparation Phase de ralisation Phase de conclusion A. Phase de prparation.
1. La prise de connaissance gnrale de lentreprise

Lauditeur acquiert cette connaissance au travers : Ltude de la documentation externe (donnes et rglementation gnrales et spcifique : environnement international, national et sectoriel) et (procdure, organigramme, plan stratgique,.) Les contacts directs (entretiens avec les dirigeants et les diffrents responsables des services,) Les lexamen analytique prliminaire permettant lauditeur de procder au dcoupage de lactivit de lentreprise et a ltablissement dun plan daudit et dun programme de travail.
2. Le dcoupage de lactivit auditer

interne lentreprise

Le dcoupage se fera par module (ou section ou sous section) des tats financier. Lauditeur regroupera et scindera les sections en fonction de leur importance, de leur homognit, de leur lien. Les sections de travail gnralement retenues sont les suivantes : Les investissements, La valeur dexploitation, Les ventes et les crances clients, Les achats et les dettes fournisseurs, La trsorerie et le portefeuille des titres, Les capitaux propres et rsultats, Les oprations de financement, Les charges de personnel,

3. Le plan gnral daudit

Le plan gnral daudit (ou plan de mission) est un document qui rsume les diffrentes informations obtenues par lauditeur suite aux tapes prcites et prcise les conclusions et dcisions quil tire pour la ralisation de sa mission. Un plan daudit contient gnralement : Une prsentation de lentreprise (ou de lentit audite), les principales volutions de la priode et leurs explications obtenues ou confirmer, La nature de la mission, ses particularits ventuelles, Lidentification des risques gnraux et des risques spcifiques la mission, La dtermination du seuil de signification, La stratgie daudit retenue : Evaluation du contrle interne Ou examen direct des comptes

Les lments dorganisation interne relatifs lquipe, au planning et au budget, Lapproche retenir.
4. Le programme de travail dtaill

Le programme de travail dcrit avec prcision les lments suivants : La nature des travaux effectuer, Ltendue des travaux, Le calendrier des travaux.

B. Phase de ralisation
1. L'apprciation du contrle interne

Depuis quelques annes, la notion de contrle interne a t introduite dans tous les domaines dactivits conomiques, aussi bien dans les pays dvelopps que dans les pays sous-dvelopps.
A. La description du systme du contrle interne :

A partir de lexamen du manuel des procdures ou des entretiens raliss avec les principaux acteurs de lentreprise, lauditeur recense et formalise, pour chaque section de

travail, toutes les procdures qui caractrisent le droulement des oprations depuis lopration elle mme jusqu' sa comptabilisation. Les techniques utilises ce niveau sont : le mmorandum (description narrative), le diagramme de circulation (reprsentation graphique des circuits)
B. Les tests de conformit :

Les tests de conformit (ou dexistence ou encore de ralit) ont pour objectifs de sassurer de la bonne comprhension de la procdure par lauditeur et que la procdure dcrite est conforme la ralit. Ainsi, lauditeur suit quelques transactions tout au long de la procdure Exemple : prendre quelques bons de commande client, les rapprocher des bons de livraison, des factures et des mouvements dinventaire. Lauditeur na pas vrifier que la procdure est bien applique mais simplement quelle existe.
C. La premire valuation du contrle interne :

A partir des tapes prcdentes et laide du questionnaire de contrle interne, lauditeur est en mesure didentifier les faiblesses et les forces lies la conception de chacune des procdures examines. Exemple : dfaillance de la procdure dinventaire physique
D. Les tests de permanence :

Les tests de permanence ont pour objectif de vrifier que les contrles internes, mis en place par lentreprise pour assurer la fiabilit des informations financires, ont t effectivement appliqus sur toute la priode sous revue Lauditeur teste que les points forts thoriques se vrifient en pratique et quils sont appliqus de faon constante.
E. Lvaluation dfinitive du contrle interne :

Lauditeur rcapitule dans un document de synthse les faiblesses de conception releves partir des tests de conformit et les faiblesses dapplication identifies travers les tests de permanence.

Lauditeur examine les consquences de son valuation dfinitive du contrle interne sur le programme de contrle des comptes, sur son opinion et sur la lettre de recommandation dans laquelle lauditeur signale lentreprise les faiblesses mritant dtre corriges. Trois caractristiques principales sont la base dun bon systme de contrle interne :

1) Un plan dorganisation qui prvoit une sparation des taches et des

responsabilits entre les collaborateurs ;

2) Un systme de procdures dautorisation et denregistrement bien appliqu

pour permettre un contrle comptable raisonnable sur les diffrents acteurs, sur les engagements ainsi que sur les produits et les charges ;

3) Des mthodes solides et prouves doivent tre suivies et adoptes pour

laccomplissement des diffrentes taches et fonctions de chacun des services prvus dans lorganisation de lentreprise. Le personnel doit possder une qualification adapte la nature des responsabilits qui lui sont attribues.
2. Examen des tats de synthse

Au terme de lvaluation dfinitive du contrle interne, lauditeur recherche, pour chaque force et chaque faiblesse, limpact quelles ont ou peuvent avoir sur la rgularit et la sincrit des comptes. Autrement dit, il dtermine aussi prcisment que possible, les garanties que lui apportent les points forts et les risques que gnrent les points faibles. Sur la base de ces prsomptions, lauditeur connat plus ou moins donc, les lments de preuve qui lui manque pour donner son opinion un caractre objectivement raisonnable. Il peut en consquence adapter son programme daudit de manire les obtenir sans dployer defforts inutiles. Pour cela il dispose de plusieurs techniques :
A. La revue analytique

La revue analytique dtaille est ncessaire afin dobtenir un degr dassurance satisfaisant, elle constitue une tape importante pour dfinir les risques accrus et laborer son plan daudit. Le degr dassurance obtenu dpend des limitations inhrentes aux procdures analytiques et de la rigueur avec laquelle les tests sont effectus. Il convient de noter que lobjectif principal de la revue analytique est avant tout didentifier les variations imprvues ou labsence de variations prvues susceptibles de rvler lexistence dun risque dinexactitude.

Les procdures de revue analytique comprennent les travaux suivants : Prendre en considration lactivit du client et son environnement en tenant compte des systmes dinformation et des procdures de contrle interne. Apprcier les lments comptables en fonction de notre anticipation, notamment: Analyser les variations des soldes par catgorie pour la ncessit dobtenir un dtail par filiale, par ligne de produit, par division, etc. ; Dtailler le solde par catgorie et examiner chaque catgorie pour dtecter dventuelles anomalies ; Analyser les variations importantes. Sassurer de la concordance entre les variations et les diffrents postes lis celles-ci, Prparer une analyse mettant en relation les variations dune anne sur lautre Evaluer la fiabilit des donnes, en tenant compte des rsultats de lvaluation de lenvironnement de contrle. Dterminer partir de quel niveau (en valeur et en %) les carts constats entre les comptes et nos attentes devront dclencher des recherches dexplications dtailles. Obtenir des explications des carts par rapport lvolution attendue, qui puissent tre contrls par dautres lments de preuve (passer en revue les balances auxiliaires, examiner les documents justificatifs...).
B. Observation physique

L'observation physique est lun des moyens les plus efficaces permettant de s'assurer de l'existence relle d'un actif, elle n'apporte cependant qu'une partie des lments probants qui sont ncessaires l'auditeur pour fonder son jugement. Seule l'existence du bien est confirme. Les autres lments, tels que proprit du bien, valeur attribue, etc., doivent tre vrifis par d'autres techniques. Cependant, l'observation physique peut, dans certains cas, apporter une partie des lments probants concernant la proprit ou la valeur du bien. Il appartient l'auditeur de dterminer les conditions auxquelles il soumet la mise en uvre de l'observation physique ainsi que l'tendue de son application. Les lments pouvant faire l'objet d'un examen physique sont trs nombreux. Par rubrique du bilan, on peut noter: Immobilisations corporelles ; Stocks dans l'entreprise ou chez des tiers lorsqu'elle en est propritaire ; Effets et espces

Bien que l'observation physique puisse tre effectue ponctuellement par l'auditeur tout au long de l'exercice de sa mission, elle est le plus souvent mise en oeuvre au moment des inventaires des divers lments voqus ci-dessus par 1'entreprise. La responsabilit des prises d'inventaire est du ressort de la direction de l'entreprise. L'auditeur doit s'assurer que les dirigeants assument cette responsabilit et ont mis en place des procdures de contrle physique satisfaisantes. Une faon efficace de s'en assurer est d'assister aux contrles effectus par l'entreprise. Dans la plupart des cas, l'auditeur se limitera constater que les procdures existent, quelles sont satisfaisantes et correctement appliques. Il compltera cette observation par un nombre de comptages dont le volume dpendra de la qualit des procdures d'inventaire mises en place par l'entreprise et de la fiabilit du systme de contrle interne concernant les actifs inventoris et leur enregistrement.
C. Confirmation directe :

La confirmation directe est une procdure qui consiste demander un tiers ayant des liens d'affaires avec l'entreprise vrifie de confirmer directement lauditeur des informations concernant l'existence d'oprations, de soldes, ou tout autre renseignement il appartient au commissaire aux comptes de dterminer les conditions auxquelles il soumet sa mise en uvre ainsi que l'tendue de son application. La confirmation directe permet, en gnral, lauditeur d'atteindre ses objectifs plus rapidement et de faon plus satisfaisante que d'autres moyens de contrle. Cependant elle peut ne pas tre suffisante puisquelle ne constitue qu'une partie des lments probants que l'auditeur doit runir pour fonder son jugement. Par exemple, une confirmation de solde reue d'un client donne une qualit de preuve trs satisfaisante quant l'existence de la crance. Elle ne signifie pas que le client est solvable et que la crance sera encaisse. Des procdures alternatives devront galement tre mises en uvre pour vrifier que toutes les crances non rgles figurent dans les comptes. Il est en principe prfrable de demander une confirmation de solde ou d'information la date de clture. Le rapport de l'auditeur tant sur les tats de synthse tablis la date de clture, l'lment confirm sera directement utilisable. Cependant lorsque le systme de contrle interne est satisfaisant, les demandes de confirmation peuvent porter sur une date autre que celle de la clture. Il sera alors ncessaire de s'assurer que les conclusions que l'on a pu tirer de ces confirmations sont toujours valables la date dchance.

Par contre, certaines confirmations doivent tre faites systmatiquement la date de clture, par exemple la recherche des engagements et passifs ventuels auprs des conseils juridiques ou du Greffe du tribunal de premire instance. L'efficacit de la technique de confirmation directe est subordonne au respect de certaines rgles pratiques concernant La slection des comptes confirmer, La prsentation, le contrle et l'expdition des demandes, L'exploitation des rponses, Le traitement des demandes sans rponses.

C. Phase de conclusion
1. La synthse des travaux daudit

Cette synthse porte sur ltendue des travaux et sur les erreurs et inexactitudes identifies qui nauraient pas dj t prises en compte par lentreprise. Lauditeur dcide si tous les travaux ncessaires ont t effectus et rcapitule les erreurs et les inexactitudes releves et examine leurs ajustements .Il compare le total des montants des ajustements au seuil de signification tel quil la dfini au dbut de sa mission.
2. Le rapport daudit et lopinion de lauditeur

Lauditeur est tenu ltablissement dun rapport gnral relatant son opinion sur les tats financiers et le cas chant dun rapport spcial. Lorsque tous les contrles ont t effectus et valus, et que l'auditeur externe a dtermin si les tats financiers ont t prpars conformment un rfrentiel comptable pertinent, celui-ci doit tre en mesure d'mettre une opinion crite sur les tats financiers dans leur ensemble. Cette opinion constitue l'lment essentiel du rapport d'audit.
1. Le rapport d'audit

Selon la norme ISA 700, le rapport d'audit doit comporter les lments suivants : Intitul Destinataire Paragraphe de prsentation ou d'introduction (comportant l'identification des tats financiers audits et le rappel des responsabilits respectives de la direction de l'institution et de l'auditeur)

Paragraphe portant sur l'tendue de l'audit (faisant rfrence aux normes ISA ou aux normes ou pratiques nationales applicables, et dcrivant le travail effectu par l'auditeur)

Paragraphe d'opinion (indiquant l'opinion exprime par l'auditeur sur les tats financiers) Signature de l'auditeur Date du rapport Adresse de l'auditeur

Le paragraphe d'opinion est l'lment essentiel du rapport d'audit. L'auditeur externe peut mettre plusieurs types d'opinion : Opinion sans rserve Opinion sans rserve avec observation(s) Opinion avec rserve Impossibilit d'exprimer une opinion Opinion dfavorable
a. Opinion sans rserve

L'auditeur met une opinion sans rserve lorsqu'il est satisfait des lments audits, dans tous leurs aspects significatifs, et conformment aux termes de rfrence dfinis : - L'information financire a t prpare en utilisant un rfrentiel comptable acceptable, appliqu de manire cohrente. L'information financire est conforme aux rglementations en vigueur et aux exigences statutaires. - L'image reflte par l'information financire dans son ensemble est conforme la connaissance que l'auditeur a de l'activit de l'organisation ou de l'agence. - L'information financire est, dans tous ses aspects significatifs, prsente de faon approprie. - Les exigences additionnelles requises dans les termes de rfrence ont t satisfaites.
b. Opinion sans rserve avec observation(s)

Le rapport d'un auditeur peut tre modifi par l'ajout d'un paragraphe d'observation, pour mettre en lumire un lment affectant les tats financiers. Ce paragraphe est

gnralement inclus aprs le paragraphe d'opinion et doit explicitement prcis qu'il ne remet pas en cause l'opinion exprime par l'auditeur.
c. Opinion avec rserve

Dans certaines circonstances, l'auditeur externe peut choisir d'mettre une opinion avec rserve. Une telle opinion rsulte gnralement soit d'une limitation de l'tendue des travaux d'audit, soit d'un dsaccord avec la direction concernant le bien-fond des procdures comptables ou la pertinence de la prsentation des tats financiers. L'auditeur doit se rfrer l'ISA 700 qui stipule : Une opinion avec rserve doit tre exprime lorsque l'auditeur estime ne pas pouvoir donner une opinion sans rserve, et que le dsaccord avec la direction ou la limitation de l'tendue de l'audit n'ont pas une importance ou des consquences telles qu'elles justifieraient l'expression d'une opinion dfavorable ou l'impossibilit d'exprimer une opinion.
d. Note la direction

Produit complmentaire du processus d'audit externe, la note la direction identifie les problmes et faiblesses apparus au cours de l'audit, et propose des recommandations constructives qui peuvent aider la direction mieux grer les activits de l'institution et consolider les contrles internes. Ce document communique les rsultats de l'auditeur au conseil d'administration ou au comit d'audit de l'institution. L'auditeur externe doit porter beaucoup d'attention la prparation de la note la direction. Cette lettre est particulirement importante pour les institutions de micro finance, qui ont souvent des contrles internes faibles. Trop souvent, les auditeurs rdigent une note la direction standard, abordant des problmes gnraux sans apporter vraiment de solution aux problmes spcifiques de l'institution, ni beaucoup de conseils concrets la direction pour rsoudre ces problmes. Avant de rdiger la version dfinitive de la note la direction, l'auditeur doit soumettre une premire version la direction, de faon ce qu'elle puisse lui faire part de ses remarques.

IV.

Chapitre 2 : Laudit du cycle achat fournisseur

Le deuxime chapitre de cette premire partie portera sur : Le contrle interne de cycle achat et Laudit du compte -fournisseur-. C. Section 1 : Contrle interne du cycle achat fournisseur A. La fonction achat : La fonction achats est dfinie comme la fonction responsable de l'acquisition des biens ou services ncessaires au fonctionnement de toute entreprise. Les objectifs de cette fonction sont les suivants : Que les besoins soit convenablement identifis et rels Que la commande soit faite auprs de fournisseur idal Que la rception soit conforme la commande Que la facturation soit relle et conforme la rception Que le paiement soit conforme la facturation B. Les services intervenants Dans le cadre dun bon contrle interne, on rencontre gnralement les services suivants (ou une sparation entre diffrentes personnes des tches correspondantes accomplir) : A. Services initiateurs de la commande. Ils mettent des demandes dachat dans

des limites strictement dfinies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs B. Service Achats . Il tablit les bons de commande sur la base soit des

demandes dachat, soit de besoins spcifiques. Il ngocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les dlais de livraison. C. Service Rception . Il sassure de la conformit de la livraison avec la

commande (quantit et qualit). D. Service Stocks . Il reoit la marchandise du service Rceptions et fait les

enregistrements correspondants.

E. approuves. F.

Service Comptable . Il enregistre les factures lorsque celles-ci ont t

Service Trsorerie . Il met la facture en paiement en sassurant de son

approbation par les personnes comptentes (approbation sur la facture, sur la date et sur le moyen de paiement) C. Les tapes du cycle achat fournisseur : Les tapes du cycle achat fournisseur sont les suivant : A. Le dclenchement de la commande

1) Objectifs du contrle interne

Le contrle interne sur les oprations relatives aux achats et aux charges doit donner lassurance que les commandes dachat de marchandises ou de biens et services sont faits en fonction des besoins de lentreprise, pour des quantits optimales et par des personnes autorises le faire. Les procdures mises en place doivent donc permettre de rpondre de manire satisfaisante aux questions suivantes : Qui peut dclencher la commande ? Quand passer la commande ? Quelle quantit faut-il commander ? A quel fournisseur doit-on sadresser ?

2) Organisation correspondant ces objectifs

Les lments suivants constituent, en gnral, les bases dune organisation satisfaisante : a) Une demande dachat est tablie par les services utilisateurs et transmise au

service Achats . b) Un bon de commande est systmatiquement tabli, si possible sur des

exemplaires standards et pr numrots, partir des demandes dachat par le service Achats .

c)

Les fonctions ayant trait aux commandes doivent tre distinctes de celles de

rception, de stockage, dexpdition, de tenue de linventaire permanent, de lenregistrement comptable et du rglement des factures. d) Les personnes autorises mettre des bons de commande sont dsignes par

crit et un montant maximum autoris est dfini. e) lentreprise. f) commande. g) Le choix du fournisseur doit permettre dobtenir, par comparaison des La signature des personnes autorises doit apparatre clairement sur le bon de Les quantits commander sont dtermines en fonction des besoins de

possibilits offertes, le meilleur prix en gard la qualit exige. Gnralement, il existera une liste de fournisseurs agres pour les diffrents produits ou services achets comprenant les prix obtenus et leurs dlais de livraison ; cette liste fait lobjet dune remise en cause et dune mise jour priodiques. B. Lacceptation des livraisons (ou de service rendu)

1) Objectifs du contrle interne

En ce domaine, ils sont amen garantir que: Les dlais de livraison prvus sont respects Les livraisons (ou le service rendu) ne peuvent tre acceptes que si elles correspondent une commande Les livraisons sont faites selon les spcifications de la commande.

2) Organisation correspondante
Les lments suivants constituent, en gnral, les bases dune organisation satisfaisante : a) Un bon dentre (ou de rception) doit tre tabli pour chaque rception. Il est

particulirement utile que ces bons soient pr numrots. Dans le cas de petites entreprises, lorsquil sagit dachats standards, un double du bon de commande peut servir de bon de rception. On pourra mme admettre dans certains cas

lutilisation du bon de livraison du fournisseur, mais la condition que celui-ci soit numrot ds son arrive. b) lentreprise. Un certain nombre de vrifications doivent tre effectues ; elles sont gnralement faites en deux temps : Contrle de spcification et de quantit par rapprochement entre le bon de Un contrle, ds rceptions, doit tre prvu. Les livraisons ne doivent tre

acceptes que dans la mesure o la rception correspond un bon de commande de

commande et le bon de rception Contrle de qualit de la marchandise reue. Cela ne peut tre fait que par une

personne comptente (en gnral, un technicien), qui procdera soit de manire exhaustive, soit par sondages. Les vrifications de qualit et de quantit doivent tre matrialises sur le bon de rception. c) Une fois ces contrles effectus, lacceptation de la livraison doit tre indique par lenvoie de doubles du bon de rception au service Achats , la comptabilit et, sil sagit de marchandises stocker, au magasin. Pour le magasin, le bon de rception accompagne la marchandise et sert de prise en charge Pour le service achats, cela lui permet dtre inform de la livraison et de surveiller les dlais de livraison Quant la comptabilit, nous verrons que le bon de rception lui sert en attente de la facture et lui permet de tenir une comptabilit en I.P. d) Le service Achats surveille les dlais de livraison partir des bons de

commandes expdis et effectue les relances ncessaires. C. La constatation des dettes et le paiement des factures

1) Objectifs du contrle interne

Le contrle interne doit garantir que: des services La comptabilit est correctement organise pour traiter ces oprations. Les dettes sont constates au fur et mesure de la rception des fournitures et

2) Organisation correspondant ces objectifs

a) La comptabilit doit tre en mesure de dtecter les marchandises reues pour

lesquelles aucune facture nest encore parvenue. A cet gard, une bonne procdure (parmi dautres possibles) consiste transmettre systmatiquement la comptabilit les doubles des bons de commande et des bons de rception. Ceci permet la comptabilit, dune part, deffectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du bon de rception et de la facture, dautre part, de pouvoir connatre tout moment lensemble des rceptions effectues pour lesquelles la facture na pas encore t reue. b) vits : La perte ou simplement labsence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet Il est ncessaire que la comptabilit soit organise de manire que soient

esprit, il est indispensable que les factures soient centralises ds rception par la comptabilit. Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux diffrents services qui peuvent les utiliser (par exemple au service Achats pour vrification des prix facturs). Les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner Les retards de rglements qui peuvent se traduire par le versement dindemnits. Lenregistrement incorrect des charges nes de ces oprations. lieu des litiges et dtriorer limage de marque de lentreprise. -

A cet gard, on pourra mentionner les procdures suivantes : Ds leur rception, les factures doivent tre numrotes, afin de permettre leur Avant dtre vrifies, elles doivent tre classes en attente (il convient de noter identification, et dates afin de mmoriser leur date darrive. que lensemble des factures classes en attente devra tre examin avec soin en fin dexercice au moment de ltablissement du bilan). la facture : Rapprochement de la facture et du bon de rception (celui-ci a normalement d tre rapproch du bon de commande) : on doit en effet sassurer que la facture correspond une livraison effective et accepte. taxes. Vrification de la facture : additions, multiplications, prix unitaires, calcul des Un certain nombre doprations doivent tre effectues avant lenregistrement de

Approbation de la facture, par une personne responsable ; Une fois enregistre, la facture devra tre classe dans un chancier, jusqu ce

quelle soit paye. c) Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilit doit En cas de retour des marchandises aprs un premier usage qui na pas donn

tre en mesure de les suivre ; par exemple : satisfaction, il convient dobtenir du fournisseur un avis de rception et il faudra demander au fournisseur dtablir un avoir. Ce genre de situation se traduit en gnral par diverses ngociations qui se prolongent dans le temps (parfois mme par un contentieux). Dans tous les cas, il est indispensable que lensemble des rclamations soit suivi par un responsable. Les factures en suspens doivent faire lobjet dun contrle constant, notamment loccasion de ltablissement des comptes de fin dexercice ; En cas de livraison incomplte, des prcautions doivent tre prises quant aux

modalits de rglement ; Si des avances sont verses au fournisseur, les procdures adquates doivent

tre mises en place, pour que ces avances viennent en dduction du rglement dfinitif. D. Paiement des factures

1) Objectifs du contrle interne

Outre les objectifs relatifs aux trois phases prcdentes, les objectifs spcifiques la mise en paiement sont les suivants : Les factures sont contrles avant mise en paiement La mise en paiement est dment autorise Les factures ne sont pas payes plusieurs fois.

2) Organisation correspondant ces objectifs

Les procdures suivantes sont gnralement considres comme satisfaisantes au regard du contrle interne. a) Le service comptable doit comparer les lments figurant sur la facture : prix, La mention bon payer ne doit tre porte sur la facture quaprs

qualit, quantits, avec copie des bons de rception et des bons de commande. b)

comparaison de celle-ci avec les bons de rception et de commande correspondants.

Le bon payer doit tre port uniquement sur loriginal, afin dviter de le donner plusieurs fois pour la mme facture. A cette fin, lorsque la facture est reue en plusieurs exemplaires, la mention duplicata sera indique ds la rception, sur les exemplaires autres que loriginal. Les factures comptabilises portent la rfrence de lenregistrement, afin dviter les doubles comptabilisations. Les factures payes sont annules par la mention pay pour viter un double usage et portent la rfrence du paiement. E. Linformation et le contrle de linformation Lauditeur interne doit sassurer en permanence que les procdures mentionnes cidessus sont correctement appliques (notamment les dlgations de responsabilit). Dautres travaux pourront porter sur lexamen des justificatifs tels que les factures, les relevs des fournisseurs, les contrats importants (ceux-ci permettant ventuellement de dtecter des engagements non enregistrs). Enfin, en relation avec les problmes de trsorerie, lauditeur interne pourra porter une attention particulire aux escomptes non demands, aux paiements anormalement anticips. D. Section 2 : Audit du compte fournisseurs et comptes rattachs A. Objectifs daudit du compte : Les principaux objectifs daudit des fournisseurs et comptes rattachs consistent vrifier que : Toutes les dettes fournisseurs figurant au bilan correspondent des dettes relles dues aux fournisseurs ou autres crditeurs de lentreprise pour des produits ou des prestations reues. Toutes les dettes fournisseurs de lentreprise la date de clture sont comptabilises au bilan. Les comptes fournisseurs et comptes rattachs refltent les sommes dues la date de clture. Les comptes fournisseurs et comptes rattachs ne sont pas couverts par des garanties sur les actifs, privilges ou autres nantissements. les comptes fournisseurs et comptes rattachs sont correctement prsents, imputs et dcrits dans les comptes annuels, y compris dans lannexe, conformment aux principes comptables gnralement admis, appliqus de manire constante.

Les principaux comptes concerns : Dans le bilan : Avances et acomptes reus sur commandes en cours, Fournisseurs, Fournisseurs - effets payer Fournisseurs - factures non parvenues.

Dans le compte de rsultat : Achats, Autres charges externes. B. Les contrles effectuer sur le compte fournisseurs

1) Procdures dexamen analytique :

Comparer la balance des comptes individuels avec celle des exercices prcdents et enquter sur les changements inattendus (des changements dans les fournisseurs principaux, dans la proportion des soldes dbiteurs, dans lanciennet des soldes...) ou sur labsence de changement attendu. Comparer le ratio de rotation de lexercice avec celui des exercices prcdents.

2) Procdures de base :
Examiner les rapprochements bancaires de lentreprise audite afin de vrifier

le dlai dencaissement (avoirs) ou de dcaissement. Vrifier la sparation des exercices en examinant le journal des achats, les bons

de rception, les factures des fournisseurs sur des priodes prcdant immdiatement et suivant immdiatement les dates de clture, et vrifier que les oprations ont t comptabilises sur le bon exercice. Effectuer une recherche des passifs non enregistrs la date de linventaire

physique ou celle de clture en examinant les dcaissements postrieurs la date de clture, les factures fournisseurs reues et non enregistres et les bons de rception mis avant la clture et non rapprochs des factures. Procder une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets payer.

3) Procdures gnrales :
Vrifier les imputations comptables du journal des achats en comparant la

nature des produits ou prestations achets avec les intituls des comptes. Revoir les avoirs et autres ajustements intervenus aprs la date de clture. Pointer le solde des comptes fournisseurs et comptes rattachs avec le grand

livre et les comptes annuels. Pointer le solde des comptes fournisseurs et effets payer figurant au bilan avec la balance fournisseurs, ou ventuellement, avec le total de lchancier des effets payer. Rapprocher les montants importants des soldes fournisseurs des factures ou des relevs mis par les fournisseurs, et sassurer par sondage de lapurement en banque des comptes effets payer, sauf pour les soldes ayant fait lobjet dune confirmation. Vrifier que les comptes fournisseurs dbiteurs correspondent des avances ou Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clture et que la Pour les fournisseurs factures non parvenues, vrifier lexercice de acomptes verss et sont classes lactif du bilan.

diffrence de change figure dans le compte Ecart de conversion actif ou passif . rattachement avec le bon de rception et lvaluation avec le bon de commande. Vrifier lenregistrement en stocks. Obtenir pour les principaux fournisseurs les conditions gnrales dachats, et

vrifier que tous les rabais, remises et ristournes obtenir ont t provisionn la date de clture. Expliquer toutes les variations importantes par rapport lexercice prcdent. Revoir les principaux contrats signs avec les fournisseurs afin de sassurer quil nexiste pas dengagements dachats des prix excdents leurs valeurs probables de ralisation. Vrifier que toutes les informations relatives aux comptes fournisseurs et comptes rattachs sont incluses dans lannexe pour que les documents de synthse donnent une image fidle du patrimoine, de la situation financire et des rsultats. Cette annexe comporte ltat des chances la clture. Vrifier la rgularit et la sincrit de ces informations.

4) Les erreurs possibles :

comptabiliss. fournisseurs. fournisseurs. grand livre. des achats. comptabiliss. suivant. Des dbits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas des dcaissements. Le journal des dcaissements nest pas correctement totalis. Les totaux du journal des dcaissements ne sont pas correctement centraliss Des dbits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas des dcaissements Des dcaissements concernant des fournisseurs et des effets payer ne sont pas Les factures fournisseurs ne sont pas correctement enregistres dans le journal Le journal des achats nest pas correctement totalis. Les totaux du journal des achats ne sont pas correctement centraliss dans le Des crdits aux comptes de fournisseurs ne correspondent pas des dettes Des crdits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas des rceptions de Des produits et des prestations reus des fournisseurs ne sont pas

produits ou de prestations. Des dettes fournisseurs ne sont pas calcules correctement. Des charges de lexercice sont comptabilises dans lexercice suivant. Des achats effectus aprs la date de clture sont comptabiliss dans lexercice. Les montants dus aux fournisseurs ne sont pas tous crdits aux comptes de

en faveur des fournisseurs. Des dcaissements comptabiliss en faveur des fournisseurs ne correspondent Des dcaissements effectus dans lexercice sont comptabiliss dans lexercice

pas aux montants dcaisss.

dans le grand livre. Les dcaissements ne sont pas correctement enregistrs dans le journal des

dcaissements. Les dcaissements ne sont pas correctement enregistrs dans le grand livre

auxiliaire fournisseurs.

PARTIE 2 : Laudit du cycle achat fournisseur de Institut Nationale de la Recherche Agronomique

V.

Chapitre I : Prsentation de la Socit audite Institut Nationale de la Recherche Agronomique

VI.
E. Section 1 : Prsentation de lINRA LInstitut Nationale de la Recherche Agronomique est un tablissement public caractre scientifique oprant dans le domaine de la recherche agronomique cre par la loi n 40-80, promulgue par le Dahir n 1.81.204 du 3 Joumada II 1401 (08 avril 1981) et mis en application par le dcret n 2.81.348 du 3 Joumada I 1402 (22 Mars 1982)
A. Les missions de lINRA :

Elles se prsentent comme suit : La production des connaissances scientifiques et des innovations dans les domaines de lagriculture et llevage ; Le contrle des recherches, tudes et travaux effectus pour le compte des La diffusion de documents relatifs tant ses propres recherches qua celles Ltude et la dtermination des modalits pratiques de lapplication des

entreprises publiques ; effectues ltranger ;

rsultats de ses recherches, et dans ce cadre, conseiller les organismes de vulgarisation agricole et les agriculteurs ; quantitatif ; La contribution dans le dveloppement agricole du Maroc ; La mise au point des techniques culturelles appropries dont le but damliorer

la productivit de plusieurs espces vgtales ; La mise en place des mthodes de lutte efficaces contre les maladies et La production des semences certifies; lamlioration des espces animales

parasites animaux ;

(ovins, caprins, bovins) Le transfert technologique par le biais des SRD (Service de Recherche et La diminution des importations des produits agricoles de lextrieur ; Laugmentation de la production vgtale et animale du point de vue

Dveloppement)

Entreprendre des essais sur les cultures nouvelles et sur la production animale

dune faon gnrale ; LINRA a connu dernirement une rorganisation structurelle visant la modernisation de son processus de gestion. La finalit de la nouvelle organisation est de doter linstitution dune : Planification stratgique adquate pour renforcer les capacits prospectives

d'adaptation, de raction et d'anticipation de la demande sociale de recherche agronomique; Politique de proximit en se basant sur la rgionalisation et la dconcentration

de la recherche; Systme intgr de suivi, d'valuation et de contrle; Gestion intgre et rationnelle des ressources; Politique de valorisation de ses produits; Politique cohrente d'information et de coopration.

L'INRA opre travers dix centres rgionaux de la recherche agronomique et 21 domaines exprimentaux rpartis sur le territoire national et couvrant les divers agro systmes du pays. Les projets de recherche de l'INRA sont dfinis avec la participation des partenaires, des clients et des prescripteurs rgionaux. Ils sont mens au sein de trente units de recherche hberges par les Centres Rgionaux. Ils sont encadrs l'chelle centrale par dix dpartements scientifiques vocation disciplinaire. Pour accomplir sa mission et tre au diapason de lactualit scientifique, lINRA entretient des relations de partenariats avec des organisations nationales et internationales, les structures de dveloppement, le secteur priv et les Organisations Non Gouvernementales.
B. Lorganigramme de lINRA :

Lorganigramme de lINRA dfini les attributions et les fonctions des diffrentes units. Il a connu des changements importants au cours de lanne 2003, avec cette nouvelle structure, lINRA vise amliorer ses mcanismes de recherche et de gestion en prcisant les nouvelles missions de chaque unit afin de mieux rpondre ses obligations internes et externes. (Voir page suivante)

F. Section 2 : Description des procdures du cycle achat par Bon de Commande

A. Objectif des procdures :

Le circuit achat par bon de commande a pour objet de dterminer les modalits dengagement, de liquidation, dordonnancement, et de paiement des dpenses rpondant aux critres suivant : Lachat porte sur les fournitures livrables immdiatement ou la ralisation de

travaux ou services ; Le montant de la dpense ne peut dpasser 200 000 DH (article 2 de la

dcision, DEEP N2-2216 du ministre des Finances du 16 septembre 1992). Cette limite est considrer, dans le cadre dune anne budgtaire, en fonction de chaque personne habilit engager des dpenses et selon des prestations de mme nature. Le Bon de commande doit tre prsent selon le canevas prsent en annexes

(Cf. annexes n13) Les achats par bon de commande doivent tre soumis dans la mesure du

possible et par les moyens appropris la concurrence.

B. Les procdures :

Etape Etape prliminaire

Intervenant dans le circuit

Nature des tches Etablissement de la DA en 2 exemplaires (1) (Cf. Annexe n12) : Loriginal pour le Service Equipement/ Administration /March ; Une copie pour lui-mme. Signature des DA par le chef du service demandeur ; Transmission de la DA au : Service Equipement : en cas dachat dimmobilisation ou darticles autres que les fournitures de bureau ; Service des marchs : en cas dachat de fournitures de bureau ; Service Administratif : pour les achats effectus au niveau des centres rgionaux de la recherche agronomique ou domaines exprimentaux

Expression du besoin et consultation des fournisseurs Service utilisateur

Service Equipement/Service des marchs/Service Administratif

Service Equipement /service des Marchs/services administratif en collaboration avec lordonnateur/sousordonnateur et le service utilisateur

Consultation du fichier fournisseur et demande de 3 devis contradictoires (DC) ou du certificat Administratif (CA) Rception des Devis Contradictoires ; Etablissement du tableau comparatif des prix. Evaluation des offres et choix du Fournisseur (2) ; Etablissement et signature du PV de choix du fournisseur.

Etape n1 Engagement

Service Equipement Service des Marchs Service administratif

Service de la comptabilit Budgtaire

Ordonnateur/ Sous-ordonnateur

Etablissement du BC en 5 exemplaires (Cf. annexe n13) Blanc : fournisseur ; Bleu : cellule de la comptabilit gnrale et analytique ; Vert : Service de la comptabilit Budgtaire ; Rouge : agent comptable (original) ; Souche : service Administration /Equipement/March Signature des BC par le Chef du service Equip/Adm/March Transmission de la DA, des devis contradictoires ou de certificat Administratif, du tableau comparatif des prix, du PV de choix du fournisseur retenu et du BC (blanc, bleu, vert, rouge) au Service de la comptabilit Budgtaire. Examen et contrle pralable du bon de commande et des autres pices justificatives ; Vrification des disponibilits budgtaires ; Imputation budgtaire sur le bon de commande ; Etablissement de la fiche dengagement Mise jour du livre denregistrement des droits des cranciers Transmission de la DA, des devis contradictoires ou de certificat Administratif, du tableau comparatif des prix, du PV de choix du fournisseur, de la fiche dengagement, du BC (blanc, bleu, vert, rouge) lordonnateur/ ordonnateur Vrification de la conformit des pices constitutives du dossier dengagement ; signature du bon de commande et de la fiche dengagement ;

Etape n2 Liquidation

transmission de la demande dachat, des devis contradictoires ou du certificat administratif, du tableau comparatif des prix, du P.V de choix du fournisseur, de la fiche dengagement et du bon de commande (blanc, bleu, vert, rouge) au Service de la Comptabilit Budgtaire ; Remise du bon de commande blanc au : Service de la Service Equipement/ou ; comptabilit budgtaire Service des Marchs/ou ; Service administratif. Notification et envoi du bon de commande (blanc) au Service Equipement fournisseur ; /Service des Etablissement dune copie du bon de commande ; Marchs/Service Transmission de la copie du bon de commande au Administratif Magasinier/ Charg de linventaire ; Rception de la livraison ; Rception du bon de livraison (BL) en 2 exemplaires ; Rapprochement du bon de Commande avec le bon de livraison et la livraison elle-mme ; Signature du bon de livraison ; Etablissement de 2 copies du bon de livraison ; Etablissement du bon de Rception (BR) (Cf. annexe n16) : Souche : magasinier, Jaune : Service Utilisateur, Bleu : Cellule de la Comptabilit Gnrale et Analytique, Magasinier/(1) Charg Vert : Service de la Comptabilit Budgtaire, de linventaire Rouge : Agent Comptable (original) Signature des bons de rception par le magasinier ; Inscription du n dinventaire sur le bon de la rception par le charg de linventaire (cas des immobilisations) (2) ; Apposition du n dinventaire sur limmobilisation en question ; Mise jour de la fiche de stock par le magasinier (1) ; Transmission des bons de rception et du bon de livraison (original et une copie) au : Service Equipement/ Service des Marchs/ Service Administratif. Signature des bons de rception ; Service Equipement/ Etablissement dune copie du bon de rception ; Service des Marchs/ Transmission du bon de rception (jaune) au service Service Administratif utilisateur ; Service Equipement ; Rception de la facture en 5 exemplaires ; Service des marchs ; Rapprochement de la facture du Bon de Rception et
Service Administratif

Etape n3 Ordonnancement

Service de la comptabilit budgtaire

Ordonnateur/ SousOrdonnateur

Service de la comptabilit budgtaire

Cellule de la comptabilit gnrale et analytique

Service de la comptabilit budgtaire

Etape n4 Paiement

Agent comptable / Agent comptable dlgu

certification des factures ; Transmission de 4 factures, des bon de Rception (vert, bleu et rouge) et des Bons de Livraison (original) au Service de la comptabilit budgtaire Vrification des pices justificatives ; Signature des factures ; Etablissement de lOrdre de Paiement (OP) (Cf. Annexe n17) en 3 exemplaires : Vert : Service de la comptabilit budgtaire ; Bleu : Cellule de la comptabilit gnrale et Analytique ; Rouge : Agent comptable ; Signature de lordre de paiement par le chef du service de la comptabilit budgtaire ; Cration du titre de paiement Transmission de tout le dossier a lordonnateur/ Sous-ordonnateur. Examen du le dossier et signature de lordre de paiement, des factures et du titre de paiement ; Transmission du dossier au service de la comptabilit budgtaire Mise jour du journal des ordonnancements (Cf. Annexe n18) ; Mise jour du livre des comptes (CF. Annexe n19) Transmission du Bon de Commande (bleu), de lordre de paiement, du Bon de Rception (bleu), et dune facture la cellule de la comptabilit gnrale et Analytique ; Vrification des pices reues (Cf. manuel de contrle interne) ; Etablissement de lordre dimputation (Cf. Annexe n20) Signature de lordre dimmutation par le chef de la cellule de la comptabilit gnrale et analytique ; Saisie de lopration comptable ; Apposition de la mention comptabilis sur la facture ; Transmission de 3 ordres de paiement au service de la comptabilit budgtaire ; Transmission de la demande dachat, de 3 devis contradictoires ou du certificat administratif, du tableau comparatif des prix, du PV de choix du fournisseur, de la fiche budgtaire, de 3 ordres de paiement, de 2 factures certifies, du Bon de Livraison (original) et du Bon de Rception (rouge) a lagent comptable et archivage des copies ; Contrle de la validit de la crance, conformment larticle 11 du dcret royal n330-66 portant rglement gnral de la comptabilit publique. Ce

Service de la comptabilit budgtaire

Cellule de la comptabilit gnrale et analytique

contrle porte sur : La qualit de lordonnateur ou de son dlgu La disponibilit des crdits Lexactitude de limputation des dpenses aux chapitres quelles concernent La justification du service fait Lexactitude des calcules de liquidation Lintervention pralable des contrles rglementaires et la production des justifications Le respect des rgles de prescription et de dchance Le caractre libratoire du rglement Signature de lordre de paiement, des factures et du titre de paiement Transmission dune facture, des ordres de paiement (bleu et vert) de la fiche budgtaire et du titre de paiement contre dcharge au service de la comptabilit budgtaire Mise jour de la fiche budgtaire et des registres de suivi des engagements Transmission du titre de paiement et du bordereau denvoi au fournisseur Transmission de lordre de paiement (bleu) la cellule de la comptabilit gnrale et analytique Prparation de lordre dimputation pour la constatation du paiement Comptabilisation du rglement Apposition de la mention rgl le sur la facture

C. Archivage des documents :

Service utilisateur Demande dachat Bon de rception (jaune) Service quipement / Service des marches/ Service administratif Bon de commande (souche) Bon de livraison (Copie) Bon de rception (Copie) Facture Cellule de la comptabilit gnrale et analytique Bon de commande (bleu)

 Bon de rception (bleu) Facture 2 ordres dimputation (constatation et paiement) Ordre de paiement (bleu) Service de la comptabilit budgtaire Demande dachat (copie) Devis contradictoires ou certificat administratif (copie) Tableau comparatif des prix (copie) PV de choix du fournisseur (copie) Bon de commande (vert) Fiche dengagement Bon de livraison (copie) Bon de rception (vert) Deux factures (dont un exemplaire sign par lagent comptable) Ordre de paiement (vert) Magasinier Bon de commande (copie) Bon de rception (souche) Bon de livraison (copie) Agent comptable / Agent comptable dlgu Tous les documents transmis lagent comptable / Agent comptable dlgu sont des originaux. Demande dachat Trois devis contradictoires ou certificat administratif Tableau comparatif des prix PV de choix du fournisseur Fiche dengagement Bon de commande Bon de rception (rouge) Bon de livraison Facture Ordre de paiement (rouge)

VII.

Chapitre II : Contrle interne du cycle achat de lINRA

G. Section 1 : la phase de prise de connaissance : Puisquon est dans une mission daudit interne cette phase consiste en gnral la prise de connaissance des procdures dachats par Bon de Commandes.
A. Diagramme de circulation :

Les procdures tant dcrites dans un manuel de procdures il sest avr ncessaire dclairer plus la procdure grce llaboration dun diagramme de circulation partir des procdures dcrites. Le diagramme de circulation se prsente comme suit :

Service utilisateur

Sce Equipement/Marchs/Administratif Domaines Exprimentaux

Ordonnateur/ Ss ordonnateur

Sce compta budgtaire/SA au niveau rgional

Sce compta grale Et analytique

magasinier

Trsorier payeur

Etablissement et signature de la DA

D.A

D.A

rception de 3 devis contradictoires ou certificat administratif (CA) - cration de tableau comparatif des prix (TCP) - Evaluation des offres et choix du fournisseur

Devis ou CA

TCP

Choix du FRS

- Etablissement dun PV de choix du Fournisseur

PV de choix

Service utilisateur

Sce Equipement/Marchs/Administratif

Ordonnateur/ Ss ordonnateur

Sce compta budgtaire

Sce compta grale Et analytique

magasinier

Trsorier payeur

1
- Etablissement du BC en 5 exemplaires - signature du BC

BC

- transmission du dossier D1, qui comprend : DA, DC, TCP, BC (4 expl)

D1

D1

-contrle du BC et autres pices justificatives - Etablissement de la Fiche dEngagement (FE)

Imputation budgtaire

F.E

- mise jour du livre de droit de crance (LDC)

LDC 2

Service utilisateur Transmission du dossier dengagement lordonnateur (D2) -signature du BC et FE

Sce Equipement/Marchs/Ad m/DE

Ordonnateur/ Ss ordonnateur

Sce compta budgtaire

Sce compta grale Et analytique

magasinier

Trsorier payeur

D2

D2

BC
-transmission au service compta budgtaire - transmission du BC au service EMA -Envoi du BC au Fournisseur

FE D2

BC

BC

- Etablissement dune copie du BC - envoi de la copie au magasinier rceptionnaire - Rception du BL - rapprochement entre BC, BL et livraison

BC

BC

BL

Service utilisateur

Sce Equipement/Marchs/Ad ministratif/DE

Ordonnateur/ Ss ordonnateur

Sce compta budgtaire

Sce compta grale Et analytique

magasinier

Trsorier payeur

- signature du BL

-Etablissement de copies du BL

BL

-cration du BR en 5 exemplaires

BR

-mise jour de la fiche de stock

F.S

-Transmission du dossier

D3 BR

D3

-Signature des BR - Etablissement dune copie su BR

BR

Service utilisateur

Sce Equipement/Marchs/Ad ministratif/DE

Ordonnateur/ Ss ordonnateur

Sce compta budgtaire

Sce compta grale Et analytique

magasinier

Trsorier payeur

4
Transmission du BR jaune

BL

BR

BR

Rception de la facture en 5 exemplaires

Facture

Rapprochement du 3 BR du BL de 4 factures Envoi du dossier

D4

D4

Vrification des pices justificatives Signature de la Facture

Facture

Service utilisateur

Sce Equipement/Marchs/Ad ministratif/DE

Ordonnateur/ Ss ordonnateur

Sce compta budgtaire

Sce compta grale Et analytique

magasinier

Trsorier payeur

5 Etablissement de lOP en (3exemplaires)

OP

Signature de lOP

Cration du TP

TP

Transmission de D5 Examen et signature de lOP, la facture et le TP

D5

D5

D5
Mise jour du journal dordonnancement et du livre des comptes

D5

J.O L.C

Service utilisateur

Sce Equipement/Mar chs/Administrat if/DE

Ordonnateur/ Ss ordonnateur

Sce compta budgtaire

Sce compta grale Et analytique

magasinie r

Trsorier payeur

BC

OP BR
Facture D6 = BC, 3 OP, BR, Facture Transmission de D6 Vrification des pices reues Etablissement de lOrdre dImputation Saisie de lopration comptable Transmission de 3 ordres de paiement au service de compta budgtaire 7 OI

D6

D6

OP OP OP OP

OP OP OP

Service utilisateur

Sce Equipement/Mar chs/Administrat if/DE

Ordonnateur/ Ss ordonnateur

Sce compta budgtaire

Sce compta grale Et analytique

magasinier

Trsorier payeur

Transmission de D7 : D7= la demande dachat, 3 devis contradictoires ou certificat administratif, tableau comparatif des prix, PV de choix du fournisseur, fiche budgtaire, 3 OP, 2 factures, BL, BR.

D7

D7

FB OP TP

D8 : facture, OP (bleu et vert), fiche budgtaire, TP Mise jour de la fiche budgtaire et des registres suivis des engagements Transmission du TP et du BE bordereau denvoi au FRS

D8

D8

FB TP BE

RSE

Cration de document

prise dinformation

Document interne

renvoi la page suivante

Document externe
D

traitement comptable

Dossier, Registre

classement provisoire

Contrle effectu par la socit

Flux de physique de documents Flux dinformations

B. Plan dapproche :

Le plan dapproche permet une prise de conscience des objectifs de la mission daudit il nous permettra ainsi de dcomposer la procdure dachats par Bon de Commande en phases ce qui permettra par la suite une analyse pragmatique de chacune de ces phases :

Opration lmentaire Dclenchement de la commande

Acceptation et traitement des livraisons

Enregistrement des dettes

Paiement des factures

objectifs Les commandes sont effectues en fonction des besoins de linstitut, pour des quantits optimales et par les personnes autorises la faire Il faut garantir que : les dlais de livraison prvus sont respects les livraisons ne sont acceptes que si elles correspondent une demande. Les livraisons sont faites selon les spcifications de la commande. Le contrle interne doit garantir que : Les dettes sont constates au fur et mesure de la rception des fournitures et des services. La comptabilit est correctement organise pour traiter ces oprations. Les factures sont contrles avant mise en paiement. La mise en paiement est dment autorise Les factures ne sont pas payes plusieurs fois.

C. le rapport dorientation :

En se rfrant aux objectifs dfinis au plan dapproche on a pu dterminer les principaux objectifs ainsi que les objectifs spcifiques relatives au contrle interne lors au traitement des achats par Bon de Commandes. Le rapport dorientation a permis aussi de dterminer le champ daction dans ce module en dlimitant les services concerns (voir rapport dorientation page suivante) :

Rapport dorientation

Objectifs gnraux : Sassurer que la rpartition des tches au niveau des services et des intervenants garantie obit au principe de contrle interne. Sassurer que les services Equipement, marchs et administratif gre efficacement ses oprations en rapport avec les fournisseurs. Apprcier la clarification des tches et responsabilits de diffrents services et personnes concernes par tout acte dachat. Sassurer du respect des principes de contrle interne, notamment lexhaustivit au niveau de traitement des engagements des dpenses Apprcier le systme de rfrencement des articles en stocks ainsi que les conditions de stockage. Objectifs spcifiques : Eviter laccomplissement des tches dexcution, denregistrement et de contrle par la mme personne au niveau du service magasin et si ncessaire prvoir des recrutements (cas de sous effectif). Vrifier lexistence dune procdure de relance des fournisseurs qui permet dviter les retards de livraisons et les ruptures de stocks. Vrifier lexistence dune sparation de tches lors de ltablissement de la Demande dachat notamment entre celui qui tabli cette demande et celui qui la vise. Eviter la dichotomie entre la gestion des demandes dachat et le traitement des commandes et rception pour une bonne gestion des achats. Veiller ce que les bons et documents soient rangs dans un ordre prcis et rang dans un endroit adquat. Champ daction : Service magasin Service Equipement, Marchs et Administratif. Service comptabilit budgtaire Services demandeurs Ordonnateur/ sous ordonnateur Cellule de la comptabilit gnrale et analytique Service de trsorerie (trsorier payeur fond de pouvoir)

H. Section 2 : La phase de ralisation de la mission daudit :

Cette phase vise dterminer les dispositions du contrle interne mis par la direction afin de garantir une bonne excution de la procdure dachat par Bon de Commande ainsi une sparation des tches sera ncessaire afin de garantir des procdures seines et dviter tout les risques qui peuvent affecter le patrimoine de lInstitut.

A. Grille dAnalyse des Tches :

Cet outil permet de dterminer les responsabilits de chaque intervenant dans le circuit il met en vidence lexistence dun bon contrle interne ainsi lexistence dune sparation des tches savre ncessaire :

tche

Service demandeur

Chef de service demandeur

Service Equipement Marchs Administratif

Chef de service EMA

Service compta budgtaire

Ordonnateur Sous ordonnateur

Magasinier Charg de linventaire

Chef de service compta budgtaire

Cellule Compta gnrale et analytique

Chef de cellule CG et analytique

Trsorier payeur fond de pouvoir

Etablissement de la demande dachat Signature des DA

Consultation du fichier fournisseur Etablissement du tableau comparatif des prix Evaluation des offres et choix du fournisseur Etablissement du BC Signature des BC

Examen et contrle des BC et des pices justificatives Imputation budgtaire Etablissement de la fiche dengagement

tche

Service demandeur

Chef de service demandeur

Service Equipement Marchs Administratif

Chef de service EMA

Service compta budgtaire

Ordonnateur Sous ordonnateur

Magasinier Charg de linventaire

Chef de service compta budgtaire

Cellule Compta gnrale et analytique

Chef de cellule CG et analytique

Trsorier payeur fond de pouvoir

Mise jour du livre denregistrement Vrification de la conformit des pices constitutives du dossier dengagement Remise du BC blanc au service EMA Notification et envoi du BC au Fournisseur Rception de livraison Rapprochement entre BC, BL et livraison Signature du BL

Etablissement du BR Signature du BR

Mise jour de la fiche de stock

tche

Service demandeur

Chef de service demandeur

Service Equipement Marchs Administratif

Chef de service EMA

Service compta budgtaire

Ordonnateur Sous ordonnateur

Magasinier Charg de linventaire

Chef de service compta budgtaire

Cellule Compta gnrale et analytique

Chef de cellule CG et analytique

Trsorier payeur fond de pouvoir

Signature du BR

Rapprochement de la facture et de BR Vrification des pices justificatives Etablissement de lOrdre de Paiement Signature de l OP

Examen du dossier Mise jour du journal dordonnancement Mise jour des livres de comptes Transmission du BC, OP, BR et facture Vrification des pices reues

tche

Service demandeur

Chef de service demandeur

Service Equipement Marchs Administratif

Chef de service EMA

Service compta budgtaire

Ordonnateur Sous ordonnateur

Magasinier Charg de linventaire

Chef de service compta budgtaire

Cellule Compta gnrale et analytique

Chef de cellule CG et analytique

Trsorier payeur fond de pouvoir

Signature du BR

Rapprochement de la facture et de BR Vrification des pices justificatives Etablissement de lOrdre de Paiement Signature de l OP

Examen du dossier Mise jour du journal dordonnancement Mise jour des livres de comptes Transmission du BC, OP, BR et facture Vrification des pices reues

tche

Service demandeur

Chef de service demandeur

Service Equipement Marchs Administratif

Chef de service EMA

Service compta budgtaire

Ordonnateur Sous ordonnateur

Magasinier Charg de linventaire

Chef de service compta budgtaire

Cellule Compta gnrale et analytique

Chef de cellule CG et analytique

Trsorier payeur fond de pouvoir

Etablissement de lOI Signature de lOI

Saisie de lopration comptable Contrle de la validit de la crance Mise jour de la fiche budgtaire et du registre suivi des engagements Prparation de lOI pour constatation du paiement Comptabilisation du rglement

B. le Questionnaire de Contrle Interne :

OBJECTIF DE CONTROLE : A- sassurer que tous les achats sont saisis et enregistrs (exhaustivit) : Questions 1- es ce quil existe une sparation entre les tches de rception et de comptabilisation ? 2- laccs aux zones de stockage est il suffisamment protg ? 3- existe il un rapprochement entre Bon de Rception, mouvement dinventaire permanent, et enregistrement de la charge ? Oui Non Commentaires La rception de la marchandise est effectue par le magasinier charg dinventaire tandis que la comptabilisation est effectue par la cellule de la comptabilit gnrale et analytique. Laccs aux magasins est rserv au magasinier et aux manutentionnaires, la date ainsi que lheure daccs est enregistre. Il existe une multiplicit de contrles des pices justificatives tant par le service quipement, des marchs ou administrative selon la nature des achats et par la cellule de comptabilit budgtaire ainsi que de comptabilit gnrale et analytique ce qui garantie que les charges enregistres correspondent aux commandes livres Les BR sont plutt colories selon le service destinataire. Souche : au magasinier Jaune : au service utilisateur Bleu : la cellule de comptabilit gnrale et analytique Vert : au service de la comptabilit budgtaire Rouge : au trsorier payeur. Il existe un suivi des commandes non livres par antriorit de la date de commande cependant la priode de relance du suivi nest pas clairement prcise Les procdures sont bien connues par les diffrents intervenants

4- es ce que les Bons de Rception sont prs numrots ?

Existe il un suivi des commandes non livres par antriorit de la date de commande ? Est-ce que la procdure de suivi des commandes non livres est formalise ?

OBJECTIF DE CONTROLE : B- sassurer que toutes les factures enregistres correspondent de achats rels (ralit) : Questions Existe-t-il un rapprochement entre quantits commandes reues et factures ? Est ce que la comptabilisation seffectue sur la base des originaux des factures en prsence du BC et du BR? Oui Non Commentaires Un rapprochement entre les quantits commandes, les BC, et factures est effectu par le magasinier charg dinventaire

Existe-t-il un lien entre le Bon de Rception, lentre en stock et la facture ?

Chaque entre en stock des commandes donne lieu la cration dun Bon de Rception, un rapprochement entre BR, BL et Facture est effectu par le service Equipement, Marchs ou Administratif selon la natures des achats

OBJECTIF DE CONTROLE : C- tous les achats facturs sont effectus dans lintrt de linstitut : Questions Est ce que les commandes sont pralablement autorises ? Est ce que cette autorisation est contrle ? Est ce quil existe une procdure permettant le recensement et le suivi des besoins rels de lentreprise ? Est-ce quune mise jour du fichier fournisseur est effectue ? Es ce quil existe une sparation entre les fonctions de rception et comptabilisation ? OBJECTIF DE CONTROLE : D- sassurer que tous les retours de marchandises aux fournisseurs sont saisis et enregistrs : Questions Es ce que tous les retours de livraisons au fournisseur sont concrtiss par lmission dun avoir ? OBJECTIF DE CONTROLE : E- vrifier que tous les achats sont correctement imputs, totaliss et centraliss : Questions Existe-t-il des rgles claires des fonctions mises la disposition des personnes charges de la comptabilisation et notamment : Oui Non Commentaires Il existe un plan comptable spcifique lINRA et la nature de son activit cependant la codification des charges et leur distinction des immobilisations a ncessit une tude approfondie de la nature des charges et fait Oui Non Commentaires Oui Non Commentaires Le chef du service utilisateur vrifie et signe la Demande dAchat le service Equipement, des Marchs, Administratif vrifie la signature de la Demande dAchat Les besoins de chaque service sont vrifis par le chef du service concern avant ltablissement de chaque Demande dAchat Le livre de droit de crance est mis jour une fois la fiche dengagement effectue, celui ci dtermine chaque fournisseur. ainsi que ltat des crances et dettes envers lui. La rception est effectue par le magasinier et la comptabilisation par la cellule comptabilit gnrale et analytique

code fournisseur plan comptable distinction des charges et immobilisations - codification analytique. Existe-t-il un contrle de limputation budgtaire?

lobjet dune coordination avec les autres instituts de mme activit lchelle internationale

Le contrle de limputation budgtaire est effectu sur la base des pices justificatifs cependant ce contrle est effectu priori il nexiste pas un contrle posteriori.

OBJECTIF DE CONTROLE : F- sassurer que tous les achats enregistrs sont correctement valus : Questions Existe-t-il un rapprochement des lments de la facture avec des lments de la commande (prix, quantits, calcul, TVA) ? Est ce quil existe un suivi et contrle des rabais, remises et ristournes ? Oui Non Commentaires Lors de la rception de la facture le rapprochement entre BL, BR et facture est effectu. Le contrle est effectu en rfrence aux quantits factures et la conformit de la commande.

C. Analyse des points forts et des points faibles dans la procdure dachat par Bon de commande :

Points Forts : Lorganisation gnrale des achats :

Les services de comptabilits gnrale et budgtaire interviennent dans chaque phase de la procdure dachat par Bon de Commande depuis le dbut jusqu la fin de celleci, le service de comptabilit budgtaire sintgre ainsi dans llaboration des contrles sur la base des pices justificatives (BC, BR).

les procdures sont formalises et bien claires, elles sont mises jour dans un manuel de procdures disponible dans chaque service concern.

la multiplicit des contrles sur la base des pices justificatives garantie un bon niveau de contrle interne ce qui permet dviter les risques derreurs une bonne rpartition des tches dexcution de contrle et denregistrement permet une garantie dun meilleur contrle interne.

Etablissement de la Demande dAchat :

une sparation des tches entre la personne qui tablie la DA et celle qui vrifie et valide la DA (chef du service demandeur). Consultation des Fournisseurs :

lexistence dune procdure de choix des fournisseurs garantie lapprovisionnement un meilleur rapport qualit/prix il fau prciser que la procdure est effectue par lun des services Equipement, marchs, ou administratif selon la nature dachat Etablissement des bons de commande :

les commandes ne sont passes que sur la base de Demande dachat dment approuv. le bon de commande est vis par une personne dment autorise avant sa diffusion dans notre cas cest le chef de service Equipement, March, Administratif. Rception de la livraison :

il existe un rapprochement entre le Bon de commande, le Bon de livraison et la livraison elle-mme ce qui permet toute incompatibilit entre le dtail des quantits commands et celles livres.

Les lments reus sont ordonns puis rangs dans les magasins ce qui permet un reprage facile des produits lors de la sortie des magasins. Laccs au magasin est scuris, les personnes ayant lautorisation dy accder sont bien connus ce qui permet dviter tout risque de dtournement. La comptabilisation seffectue sur la base de pices justificatives dment vrifies. Il existe une sparation des tches entre la personne qui tablissent lOrdre dImputation et celle qui la signe (chef de la cellule comptabilit gnrale et analytique) ce qui garantie un bon contrle interne. Les points faibles :

lexistence de la multiplicit des contrles reprsente certes une garantie dun bon contrle interne cependant elle rend les procdures plus rigides et ainsi peu pratiques et engendre ainsi des retards lors de lexcution.

Les procdures en cas de non-conformit et de retour de marchandises au fournisseur existent mais ne sont pas formalises. Linexistence de procdure de relance des fournisseurs en cas de retards de livraison. Il existe une accumulation de tches dexcution, denregistrement et de contrle de la part du magasinier ce qui reprsente une atteinte au principe de sparation des tches. Il existe un problme darchivage, les documents reus dans chaque service ne sont pas rangs selon un ordre bien prcis et dans un lieu bien adquat ce qui rend difficile leur reprage en cas de besoin ou de contrle administratif.

les visites certains magasins ont permis de remarquer que les conditions de stockage de certains produits ne respectaient pas les dispositions de scurit.

les relevs envoys par les fournisseurs ne sont pas pris en considration ainsi le rapprochement de celles-ci avec les fiches individuelles de chaque fournisseur nest pas effectue.

I. Section 3 : La phase de conclusion Notre mission concernant la procdure dachat par Bon de Commande nous a permis de remettre en cause certaines faiblesses releves dans la procdure dachat et pour palier ces faiblesses on a propos un ensemble de recommandations mettre en uvre. A. Cahier de Recommandations Recommandation 1 : Il savre ncessaire de formaliser toutes les procdures du cycle achat notamment an cas de traitement des non-conformits, le traitement des retards de livraison et de retour de marchandises. Recommandation2 : Afin dallger les procdures et rduire ainsi le temps dapprovisionnement il est recommand de diminuer le flux des dossiers et documents en laborant un systme informatis de gestion des achats et qui permettra de gagner en temps et en nergie. Cela ne remet pas pour autant en cause le rle du contrle interne les informations introduites dans le systme informatique doivent tre prcdemment vrifies. Recommandation3 :

Le magasinier charg de linventaire cumule les tches de rception de rapprochement du BC, BL et livraison ltablissement du BR. Ce qui reprsente une atteinte une principale rgle du contrle interne, celle de la sparation des tches. A ce niveau il est suggr de recruter un manutentionnaire qui sera charg de la rception de la livraison le magasinier effectuera ainsi un deuxime contrle lentre des magasins. Ce contrle devra tre galement sous la supervision directe du contrleur de gestion. Ainsi le BR devra tre cr par le magasinier mais sa signature devra passer par le contrleur de gestion. Recommandation4 : Pour pallier au problme darchivage il savre ncessaire dlaborer des procdures de gestion de la documentation et qui permettent de garantir un meilleur classement des documents et ainsi un reprage plus facile de ces derniers. Il est fortement recommand de recruter des responsables des archives ayant le profil et lexprience ncessaire pour la gestion du flux important des documents. Ils seront aussi responsables de choisir le classement adquat selon la nature des documents archivs. Recommandation5 : Les magasins surtout des matires haut risque doivent tre rangs dans des locaux spcialement amnags afin de garantir plus de scurit lors de la manutention et de lusage. B. Rapport daudit : Nous avons t mandat par le conseil dadministration afin deffectuer un audit du cycle achat fournisseur de linstitut nationale de recherche agronomique. Notre travail qui sest droul dans la srnit et le respect des normes professionnelles de laudit, a touch Le cycle achat : Les travaux raliss ont conduit identifier des anomalies dont les principales sont : Il existe une accumulation de tches dexcution, denregistrement et de contrle de la part du magasinier ce qui reprsente une atteinte au principe de sparation des tches. Il existe un problme darchivage, les documents reus dans chaque service ne sont pas rangs selon un ordre bien prcis et dans un lieu bien adquat ce qui rend difficile leur reprage en cas de besoin ou de contrle administratif.

les visites certains magasins ont permis de remarquer que les conditions de stockage de certains produits ne respectaient pas les dispositions de scurit.

les relevs envoys par les fournisseurs ne sont pas pris en considration ainsi le rapprochement de celles-ci avec les fiches individuelles de chaque fournisseur nest pas effectue.

Afin dattnuer ces anomalies nous proposons de : Il savre ncessaire de formaliser toutes les procdures du cycle achat notamment an cas de traitement des non-conformits, le traitement des retards de livraison et de retour de marchandises. Afin dallger les procdures et rduire ainsi le temps dapprovisionnement il est recommand de diminuer le flux des dossiers et documents en laborant un systme informatis de gestion des achats et qui permettra de gagner en temps et en nergie. Cela ne remet pas pour autant en cause le rle du contrle interne les informations introduites dans le systme informatique doivent tre prcdemment vrifies. Le magasinier charg de linventaire cumule les tches de rception de rapprochement du BC, BL et livraison ltablissement du BR. Ce qui reprsente une atteinte une principale rgle du contrle interne, celle de la sparation des tches. A ce niveau il est suggr de recruter un manutentionnaire qui sera charg de la rception de la livraison le magasinier effectuera ainsi un deuxime contrle lentre des magasins. Ce contrle devra tre galement sous la supervision directe du contrleur de gestion. Ainsi le BR devra tre cr par le magasinier mais sa signature devra passer par le contrleur de gestion. Pour pallier au problme darchivage il savre ncessaire dlaborer des procdures de gestion de la documentation et qui permettent de garantir un meilleur classement des documents et ainsi un reprage plus facile de ces derniers. Il est fortement recommand de recruter des responsables des archives ayant le profil et lexprience ncessaire pour la gestion du flux important des documents. Ils seront aussi responsables de choisir le classement adquat selon la nature des documents archivs.

Cabinet ASKA

VIII.

Conclusion

Lexamen par un homme indpendant et comptent de la fidlit des reprsentations comptables et financires est la cl de vote garantissant la probit et la crdibilit des transactions conomiques des entreprises et des entrepreneurs. Lobjectif du travail de lauditeur a pourtant volu progressivement dune recherche spcifique des fraudes dans les critures comptables jusqu une apprciation globale de la fidlit des rapports mis par une agence conomique et une analyse critique de la fiabilit des procdures et des structures de celle-ci. A l'vidence, quelle que soit la nature des missions confies l'auditeur, le niveau d'efficacit sera fonction d'un certain nombre de paramtres, dont la plupart ne sont d'ailleurs pas spcifiques cette fonction, mais sont des critres valables pour toute structure de l'entreprise qui se veut performante, car l'efficacit passe par la" qualit totale" au sens actuel du terme. L'efficacit, et donc le rsultat pour lentreprise, seront d'autant plus grands, que chacun de ses critres aura pu tre optimis, apportant ainsi une contribution significative l'ensemble. Cette optimisation a ses limites, qui peuvent tre classes en trois grandes catgories, selon leur nature : - Une premire limite est lie aux hommes. Aux auditeurs bien sr, compte tenu de leurs aptitudes assumer la fonction, de leurs connaissances, de leur formation, de leurs qualits intrinsques, mais aussi aux audits et leur comportement, leurs ractions face aux contrles quils subissent ou la remise en cause ventuelle de leur faon de travailler et de leurs habitudes. Enfin, l'attitude des dirigeants d'entreprise et le soutien qu'ils apportent, tant au niveau de l'laboration du programme daudit et de la prise en compte des recommandations, est un gage majeur de russite. - Une deuxime limite est constitue par le rapport efficacit/cot. L'existence d'une structure performante d'audit cote cher en termes de salaires, de frais de dplacements, de frais de structure. Il faut donc que l'quipe se rentabilise et il n'est pas toujours vident de mesurer concrtement sa productivit.

- Le troisime type de limite concerne l'volution rapide des techniques et des mthodes de travail, le meilleur exemple en tant l'informatique qui permet dsormais de travailler en temps rel, ce qui va tout fait dans le sens de l'efficacit, mais par contre, conduit souvent des systmes inauditables.