Aplicativos para Projetos

Profor: Gilberto Braga de Oliveira

Gesto do tempo do projeto

representada pelos processos que efetivaro o cumprimento dos prazos envolvidos no projeto, definio, seqenciamento e estimativa da durao das atividades, desenvolvimento e controle do cronograma. O fator de maior impacto nos custos e qualidade de um projeto a variao do tempo de execuo das tarefas e conseqente entrega dos produtos e subprodutos de um projeto causando conflitos e renegociaes. A perfeita sincronia de entrega de produtos e subprodutos de fornecedores para clientes internos a personificao da gesto do tempo em um projeto.

Definio das atividades

Usa-se a EAP, a declarao do escopo, as informaes histricas, as restries e premissas para melhorar o detalhamento das tarefas a serem executadas. O Benchmark do projeto e o detalhamento preciso das atividades em uma EAP com o intuito de ser capaz de gerenciar custo e tempo em cada atividade o objeto dessa etapa. A EAP e outros documentos como a relao Responsvel VS. Atividade so documentos bsicos dessa etapa.

Seqenciamento das Atividades

Estudo e definio das dependncias entre tarefas. Permite criar o cronograma e analisar estrategicamente a realizao das atividades. Um diagrama de rede PERT (Tcnica de Reviso e Avaliao de Programa) pode ser gerado ao final desta atividade.

Estimativa da durao das atividades:

O tempo estimado para cada atividade o dado mais importante desta etapa pois ir influenciar todo o andamento do projeto, estimativa exagerada poder inviabilizar o projeto, estimativa muito curta poder acarretar atrasos que, de alguma forma traro prejuzos ao projeto, assim o dado dever ser embasado em listas de atividades pr definidas, premissas, recursos e coeficientes de produtividade alm de informaes histricas, se possvel, e que sero a base para definio do tempo das tarefas.

Desenvolvimento do cronograma
A partir do diagrama PERT, das estimativas de durao das atividades, dos recursos a serem alocados, do calendrio base com folgas, flutuaes, etc. as datas de inicio e fim de cada atividade sero definidas. Anlises matemticas como o COM (Mtodo do Caminho Crtico) entre outros so usados nesta etapa. Atualmente esta a etapa em que usa-se o Software de Gerenciamento de Projetos alimentando-o com os dados necessrios para o gerenciamento do tempo do projeto.
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Controle do cronograma
A partir do cronograma, dos relatrios de performance, as solicitaes de mudanas e o plano de gerenciamento do cronograma possvel gerenciar o tempo do projeto controlando as atividades realizadas. As atividades podem ser observadas e a sua execuo ser o dado bsico para o gerenciamento do tempo no projeto, o gestor do projeto ir apontar periodicamente a poro de execuo do tempo no cronograma e com base nos dados disponibilizados anteriormente para o software de gerenciamento de projetos ser possvel saber qual , afinal, o desempenho atual do projeto. Como resultado teremos o cronograma atualizado e um banco de dados com as experincias histricas sobre o desenvolvimento do gerenciamento do tempo do projeto.

Exemplo1: Projeto e-TECA 1.0

Criao de uma rede de computadores interligada a um banco de dados central usando um sistema de informao desenvolvido por alunos do curso tcnico de informtica (eTECA 1.0) o sistema de informao permite cadastrar e gerenciar dados de alunos e componentes curriculares da grade dos cursos tcnicos do CEETEPS, permite que seja feita consultas sobre a vida acadmica do aluno de maneira on-line e permite emitir relatrios para o gerenciamento e a tomada de deciso sobre a situao atual dos alunos; Em resumo, possvel obter informaes atualizadas sobre a vida acadmica do aluno, nota, freqncia, situao documental, situao da matrcula, fazer requisio de documentos escolares, etc. O sistema acessa um banco de dados que reside em um servidor que se encontra em uma sala adequada e acondicionada para manter o bom funcionamento do equipamento. Ser necessrio rever toda a infra-estrutura da secretaria acadmica, rede eltrica, criar a rede de dados com cabos UTP (mais barata), verificar e adequar o mobilirio de maneira que seja possvel operar confortavelmente, evitando problemas de sade e rotatividade de funcionrios por causa de mobilirio inadequado (um dos maiores problemas enfrentados pela secretaria acadmica da ETEC nos ltimos meses). Atualmente a secretaria trabalha com quatro computadores, ser necessria a aquisio de mais trs (3) mquinas para suprir a necessidade da secretaria e outros equipamentos como um hub e duas impressoras que tambm sero adicionados rede. Para obter a configurao ideal para a implantao do projeto tambm ser necessrio definir o Layout da sala, assim como a topologia da rede e os detalhes da implementao fsica das estaes de trabalho e do servidor. O software tambm precisa ser adequado atravs de configurao para satisfazer as necessidades do pessoal da secretaria acadmica e o banco de dados que ir residir no servidor tambm ser adequado aos acessos das estaes de trabalho que estaro conectadas ao servidor atravs da rede. Todos os processos operacionais tambm precisaro ser revisados e documentados em razo da nova forma de trabalhar que a secretaria ter a partir da implantao do sistema de informao e-TECA 1.0 na rede. Ser necessrio tambm fornecer treinamento aos funcionrios que iro operar o sistema e divulgar os novos procedimentos da secretaria
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acadmica para a comunidade escolar. A comunidade escolar ser informada de maneira integral. O operacional e o gerencial sero adequados para usufrurem dos novos relatrios gerados pela secretaria, assim ser necessrio incorporar esses novos relatrios aos processos desses dois nveis. Haver um procedimento especfico estabelecido para diagnosticar e corrigir erros na rede e testes de integrao necessrios para validar a implantao e o funcionamento do sistema como um todo assim como a adio de mdulos que eventualmente sero introduzidos no sistema posteriormente.

EAP (Estrutura Analtica de Projetos):

Rede e-TECA Infra-Estrutura Rede Eltrica Cabeamento UTP Mobilirio Mquinas e equip. Configurao Processos Revisar e documentar Treinar funcionrios Divulgar procedimentos Incorporar relatrios Diagnosticar erros Testar a integrao

Layout: Sala e Servidor Topologia da rede Estaes de trabalho Servidor Software Banco de Dados

Figura 1 Estrutura Analtica de Projeto e-TECA 1.0

Matriz atividades e responsabilidades:

Responsvel Atividade Rede Eltrica Cabeamento UTP Mobilirio Mquinas e Equipamentos Banco de Dados Layout (Sala e Servidor) Estaes de trabalho Servidor Software Revisar e documentar processos Divulgar os novos procedimentos Treinar funcionrios Incorporar relatrios Diagnosticar e corrigir erros no sistema Testar o funcionamento do sistema Gilberto R R/A R/E R A A A Thiago E/R R A V A R/E A A Edvaldo A A/V R/E A E/R A A A A Alunos E E E E A E Rafael A V A V V V V A R/E R
3

Bete V E/R V V/R V E/R R/E V E/V

Tabela 1 Matriz Atividade vs. Responsabilidade do projeto e-TECA1.0

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Legenda:
R A V E Responsvel Auxilia Valida Executa

Tabela 2 Legenda da matriz Atividade vs. Responsabilidade. Projeto: e-TECA1.0

Gerenciamento do tempo:
A partir da definio do escopo do projeto possvel organizar, estimar o tempo de durao das atividades e criar um diagrama de redes PERT para demonstrar o desenvolvimento do projeto em relao ao tempo.

Rede PERT
Uma rede uma representao esquemtica para demonstrar uma seqncia de atividades a serem executadas. O PERT (Program Evaluation Review Technique) aplicado quando a durao das atividades no conhecida (apenas estimadas), usado para determinar a probabilidade de um projeto ser concludo em um determinado perodo de tempo.

Relao de atividades, atividades precedentes e durao estimada: Atividade

A B C D E F G H I J K L M N O P

Descrio
Revisar e documentar novos processos Criao do novo layout (secretaria e servidor ) Aquisio e adequao de mobilirio Aquisio e adequao de mquinas e equipamentos Reviso da rede eltrica Planejar a topologia da rede Montar o cabeamento UTP Configurar estaes de trabalho Configurar servidor Configurar banco de dados Configurar software e-TECA 1.0 Testar a integrao dos elementos Diagnosticar erros Treinar funcionrios Incorporar relatrios Divulgar procedimentos

Precedente(s)
A B B B C EeF DeG G I HeJ KeJ K L MeN O

Durao Estimada
7 5 5 5 7 2 1 2 3 2 5 5 5 7 2 3

Tabela 3 - Relao ORDENADA das atividades a serem executadas. Projeto: e-TECA.

Observe a seguir a rede o esquema de seqenciamento e estimativa das atividades em uma rede PERT e observe que possvel obter a partir dela o tempo total do projeto bem
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como o caminho crtico, isto , as atividades que no podem sofrer atraso para que o projeto seja terminado a tempo. As atividades so tarefas a serem executadas em um projeto, qualquer atividade cujo tempo deva ser gerenciado passa a ser uma tarefa em um projeto. So representadas pelos ns na rede. As predecessoras so atividades que precedem outras atividades, as sucessoras so atividades que so executadas aps outras atividades. No exemplo a seguir a atividade A no tem predecessora, pois a primeira a ser executada e a atividade P no tem sucessora, pois a ltima atividade a ser executada. As atividades podem ter uma ou mais atividades predecessoras e uma ou mais atividades sucessoras e a relao entre elas no pode ser informada mais de uma vez. Na rede PERT os arcos simbolizam as relaes entre as atividades. O tamanho do arco no proporcional ao tempo de durao da atividade predecessora. 5 D H 2 K 5 M 5 O 2 P 3

7 A B

5 C

5 F

2 G

1 I

3 J

2 L

5 N

7 E

Figura 2 Rede PERT para implementao do projeto e-TECA1.0

Observe a tabela a seguir com a lista de caminhos possvel e o caminho crtico em destaque.

Tempo
34 41 37 44 40 47

Caminho
A+B+D+H+K+M+O+P A+B+D+H+K+L+N+O+P A+B+C+F+G+H+K+M+O+P A+B+C+F+G+H+K+L+N+O+P A+B+C+F+G+I+J+K+M+O+P A+B+C+F+G+I+J+K+L+N+O+P

Tempo
42 37 44 40 47 42

Caminho
A+B+C+F+G+I+J+L+N+O+P A+B+E+G+H+K+M+O+P A+B+E+G+H+K+L+N+O+P A+B+E+G+I+J+K+M+O+P A+B+E+G+I+J+K+L+N+O+P A+B+E+G+I+J+L+N+O+P

Tabela 4 Relao dos caminhos possveis para a rede PERT acima.

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Exemplo2: Projeto Casa Nova

Deseja-se construir uma casa em um terreno que j est planado e adequado para a construo, assim o projeto de construo da casa estar concentrado em construir efetivamente a casa de alvenaria, manter o sistema hidrulico de gua e esgoto e estabelecer na casa as redes de telefone, luz e antena de TV. A construo ir montar o alicerce, levantar as paredes e laje e fazer o telhado, o acabamento e a calada em dois meses aproximadamente, enquanto a rede hidrulica dever construir toda a rede de tubulao e vlvulas para gua encanada e construir a rede de esgoto que ser interligada com a rede de coleta de esgoto municipal na rua. A rede eltrica dever incorporar a rede de luz, desde a colocao do relgio de luz, a passagem dos cabos eltricos e incluir a rede de telefone e os cabos da antena de TV que dever ser instalada no telhado. Supondo que estaro trabalhando no projeto um mestre de obras que ser responsvel por toda a obra, um engenheiro civil que ser responsvel por validar o trabalho executado, um pedreiro, um eletricista um marceneiro dois ajudantes e um encanador. Distribua as atividades entre os funcionrios contratados.

EAP (Estrutura Analtica de Projeto):

Casa Nova Construo Alicerce Paredes Laje Acabamento Telhado Telefone TV Instal. da antena Cabeamento Figura 3 Estrutura analtica do projeto Casa Nova. gua e Esgoto gua Esgoto Rede Eltrica Relgio de luz Cabeamento

Matriz Atividades e Responsabilidades:

Marceneiro Engenheiro Civil Encanador Mestre de Obras Ajudantes Responsvel Atividades Eletricista Pedreiro

Alicerce Paredes

A A

A A

E E

R R

V V

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Laje Telhado Acabamento Esgoto gua Relgio de luz Cabeamento de luz Telefone Cabeamento da antena Instalao da antena

A E A A -

A A E A A A A A A A

E A E A A -

R R R R R R R R R R

V V V V V V V V V V

E E -

E E E E E

Tabela 5 Matriz Atividade vs. Responsabilidade do projeto Casa Nova

Legenda:
R A V E Responsvel Auxilia Valida Executa

Tabela 6 Legenda da matriz Atividade vs. Responsabilidade. Projeto: Casa Nova

Gerenciamento do tempo:
Relao de atividades, atividades precedentes e durao estimada:
Atividade
A B C D E F G H I J K L

Descrio
Construir alicerces Levantar paredes Encher a laje Montar a rede de gua Montar a rede de esgoto Instalar o relgio de luz Montar a rede eltrica Montar a rede de telefone Fazer o telhado Instalar a antena Cabear a antena da TV Fazer o acabamento

Precedente(s)
A B B D C F F GeH I IeJ E, G, H e K

Durao Estimada
7 5 3 2 3 1 2 2 3 1 2 7

Tabela 7 - Relao ORDENADA das atividades a serem executadas. Projeto: Casa Nova.

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3 E 2 D G 7 A B 5 C 3 F 1 H 3 I 1 J
Figura 4 Rede PERT para implementao do projeto Casa Nova

2 2 L 2 K 7

Observe a tabela a seguir com a lista de caminhos possvel e o caminho crtico em destaque. Tempo Caminho 27 A+B+C+D+E+L 25 A+B+C+F+G+L 25 A+B+C+F+H+L 27 A+B+C+I+K+L 28 A+B+C+I+J+K+L Tabela 8 Relao dos caminhos possveis para a rede PERT acima.

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