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5 Colombia de
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Commons, 171 Second Street, Suite 30 San Francisco, California 94105, USA
Interactive Data Extraction and Analysis Idea


Autores:
NATALIA IBETH CIFUENTES GIL
LEYDY JOHANA POVEDA SANABRIA

Director Unid. Informtica: Henry Martnez Sarmiento
Tutor Investigacin: lvaro Enrique Palacios
Coordinadores: Olga Lucia Bravo Ballen
Marco Aurelio Ortiz
Coordinador Virtual: Carlos Jos Acua Daza
Analista de Sistemas: Peter Fonseca Buitrago
Programador: lvaro Enrique Palacios Villamil



UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS
UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES
BOGOT D.C.
NOVIEMBRE 2004

Interactive Data Extraction and Analysis Idea

Director Unidad Informtica: Henry Martnez Sarmiento
Tutor Investigacin: Alvaro Enrique Palacios Villamil
Auxiliares de Investigacin:

Amalia Novoa Hoyos
Andrs Ricardo Romero
Carolina Acosta
Daniel Alejandro Ardila
Daniel Alejandro Melo
Daniel Enrique Quintero
Diana Janneth Organista
Diana Patricia Leon
Diego Armando Barragn
Diego Fernando Rubio
Erika Milena Padilla
Erika Rodrguez
Hctor Javier Corts
Ingrid Milena Quintero
Jeffer Can
Jenny Teresa Jaramillo
Jhon Alexander Soto
Julian Ramrez
Leidy Diana Rincn
Leydy Johana Poveda
Luis Humberto Tez
Maria Alejandra Enriquez
Meiby Viviana Uyabn
Natalia Ibeth Cifuentes
Sergio Martnez
Sergio Rodrguez
Sonia Janeth Ramrez
Sue Ellen Lopz
William Zuluaga
Yaneth Adriana Can
Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo
perteneciente a la Unidad de Informtica.
Se prohbe la reproduccin parcial o total de este
documento, por cualquier tipo de mtodo fotomecnico
y/o electrnico, sin previa autorizacin de la
Universidad Nacional de Colombia.

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS
UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES
BOGOT D.C.
NOVIEMBRE 2004

4
TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO..................................................................................................... 4
1. RESUMEN..................................................................................................................... 8
2. ABSTRACT................................................................................................................... 8
3. INTRODUCCIN....................................................................................................... 9
4. METODOLOGA PARA CONSULTAR EL MANUAL ...............................10
5. ALCANCL DLL PAQULTL............................................................................................12
6. REQUERIMIENTOS...............................................................................................12
6.1. DE HARDWARE..............................................................................................12
6.2. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE.................................................14
7. INSTALACIN..........................................................................................................15
8. PANTALLA INICIAL...............................................................................................19
9. ICONOS.......................................................................................................................21
Foto de historial, estadsticas. ..............................................................................21
9.1. Barras de Herramientas..........................................................................21
9.2. ICONOS ESPECFICOS.............................................................................23
10. TIPOS DE ARCHIVOS GENERADOS POR IDEA...................................24
11. GENERALIDADES DE IDEA.............................................................................24
11.1. DEFINICIN DE IDEA...............................................................................24
11.2. FUNCIONES.....................................................................................................25
Todas las Funciones: ..............................................................................................25
11.3. BENEFICIOS DE IDEA...............................................................................30

5
11.3.1. EFICIENCIA (Reduccin de costos.) .....................................30
Extraccin de registros.....................................................................................31
Comparacin de datos......................................................................................31
Identificar cambios entre periodos. .......................................................................31
Total de campos. ..................................................................................................31
Muestreo Estadstico. .........................................................................................31
Vacos de secuencias y Registros Duplicados....................................31
Asistente de Importacin de Archivos....................................................31
Importa Archivos de Impresin..................................................................32
Soporta ODBC. .......................................................................................................32
Funciones de Mouse Derecho.......................................................................33
Barras de Herramientas Adaptables........................................................33
11.3.2. EFECTIVIDAD (Incrementar la calidad)...............................33
Incremente las muestras de prueba. ......................................................34
Administrar sus Archivos. ...............................................................................34
Analizar y Examinar Archivos. .....................................................................34
Calcular Estadsticas. .........................................................................................34
11.3.3. MEJORAMIENTO DE CAPACIDAD ( Adicionar valor) ....35
Funciones de Graficacin. ...............................................................................36
Asumir nuevos compromisos. ......................................................................36
Desarrollar Reportes Gerenciales..............................................................36
11.4. PARA QUE SIRVE IDEA?..........................................................................37
11.4.1. Cuentas por Pagar.............................................................................37
11.4.2. Inventarios.............................................................................................37

6
11.4.3. Prstamos...............................................................................................37
11.4.4. Efectivo y Cuentas por Pagar.....................................................37
11.4.5. Nmina. ....................................................................................................37
11.4.6. Investigacin de Fraudes..............................................................37
11.4.7. Transferencia de Archivos............................................................38
11.4.8. Seguridad del Computador y Telecomunicaciones. .....38
11.4.9. Reportes Gerenciales.......................................................................38
11.5. MODULOS.........................................................................................................38
11.5.1 IMPORTACIN DE DATOS, ANLISIS Y
REALIZACIN DE PRUEBAS DE AUDITORIA. .....................................38
11.5.2 RDE (Editor de Definicin de Registro) ...........................39
11.5.3 DATAIMPORT DE IDEA...............................................................39
Desempeo............................................................................................................................39
Interface del Usuario Mejorada. ...............................................................................39
Longitud de los nombres de archivos...................................................................40
Archivos de Datos Gigantes........................................................................................40
Definiciones de Registros. ............................................................................................40
Multi-threading....................................................................................................................40
Excelente Generador de Reportes..........................................................................40
11.6 PRUEBAS...........................................................................................................41
12 IMPORTAR Y EXPORTAR...................................................................................42
12.1 IMPORTACIN DE DATOS. ...........................................................42
12.2 EXPORTACION DATOS.............................................................................43
13 GLOSARIO.................................................................................................................44

7
14 USUARIOS.................................................................................................................47
14.1 TIPOS DE USUARIOS................................................................................47
14.2 USUARIOS EN COLOMBIA......................................................................48
15 BIBLIOGRAFIA Y CONTACTOS.....................................................................50

8
1. RESUMEN

Este manual esta enfocado a facilitar el entendimiento, y
proporcionar un panorama general de una herramienta PC basada
en Investigacin de Archivos la cual analiza datos de diferentes
formas, permitiendo la extraccin, muestreo y manipulacin de
datos con el fin de identificar errores, problemas, cuestiones
especficas y tendencias y de esta manera presentamos a IDEA.

Dentro del trabajo realizado vamos ha realizar ejercicios que
permitan desarrollas las utilidades del software.

Se pretende desglosar los cuatros mdulos que componen IDEA
adems de las generalidades del paquete.

El fin ltimo ser llegar a realizar una comparacin con las
utilidades generales de ACL(Programa de minera de datos) y
obviamente el paquete, objeto de esta investigacin.


2. ABSTRACT
This manual this focused to facilitate the understanding, and to
provide a general panorama of a tool PC based on Investigation of
Archives which analyzes data of different forms, allowing the
extraction, sampling and data manipulation with the purpose of
identifying errors, problems, specific questions and tendencies and
this way we presented displayed to IDEA.
Within the made work we go has to make exercises that allow you
develop the utilities of software.
It is tried to detach the four modules that compose IDEA in addition
to the majorities of the package.
The last aim will be to get to obvious make a comparison with the
general utilities of ACL (Program of mining of data) and the
package, object of this investigation.

9

3. INTRODUCCIN

Este trabajo tiene como fin presentar un manual de usuario, que
permita facilitar el entendimiento y los procedimientos y manejo de
esta herramienta PC que permite la posibilidad de leer, visualizar,
analizar, manipular, muestrear o extraer archivos de datos de casi
cualquier origen, mainframe, servidor o PC, incluyendo archivos de
reportes impresos.

Utilidad general del paquete
Esta verstil herramienta permite:
Formular interrogaciones a diferentes archivos
Documentar el plan de trabajo y progreso en una Lista de
Tareas.
Importar datos de un amplio rango de tipos de archivo.
Crear diferentes vistas de los datos y reportes.
Formular anlisis especficos de los datos como clculo de
estadsticas, deteccin de omisiones, duplicados, sumarizaciones
y anticuacin de fechas.
Realizar pruebas de excepcin con elementos inusuales o
inconsistentes, por medio de criterios simples y complejos.
La utilizacin de ms de 80 funciones
entre ellas encontramos (aritmticas, de texto, de criterio, de
datos y funciones financieras)
Efectuar diversidad de clculos
Seleccionar muestras usando tcnicas sistemticas,
aleatorias, de atributos o de unidades monetarias.
Unir y comparar diferentes archivos de datos, crear tablas
pivot para anlisis multidimensional.
Generar automticamente un completo historial
documentando los anlisis realizados.
Crear o grabar macros utilizando IDEAScript(herramienta
de programacin compatible con VBA)

10
Justificacin de su uso dentro de la Facultad

IDEA se constituye en una herramienta de apoyo al rea de
auditoria, la cual va a ser soporte en el desarrollo profesional de los
auditores en potencia formados por la academia de la Universidad
Nacional y la importancia que tiene la UIFCE en ser rea de apoyo
dentro del proceso de aprendizaje integral de un profesional que
demanda la sociedad actualmente, con excelentes competencias en
el manejo de herramientas computacionales que optimicen el
tiempo, recursos y mejoren el ejercicio profesional.
Justificacin acadmica
Partiendo que es desde la academia que debe dar respuesta a la
problemtica de la sociedad y en especfico a las de las ciencias
econmicas no podemos desconocer la importancia de la
informacin.

Para ello reconocemos la importancia de brindar una informacin
que sea efectiva, eficiente, confidencial, integra, disponible,
confiable y acorde a la normatividad; para esto es necesario contar
con una herramienta que nos permita cumplir con estas
caractersticas de la informacin o identificar vulnerabilidades que
impidan cumplir con estas caractersticas de la informacin para
poder dar solucin a ellas; a razn de esto la importancia de esta
investigacin.
4. METODOLOGA PARA CONSULTAR EL MANUAL
Convenciones utilizadas

CONVENCIN FORMATO EJEMPLO
Men Mayscula y Negrita ARCHIVO
Men emergente
Ayuda F1

Consejos Prcticos

11
Encontramos los mtodos abreviados que aplican para Idea. Como
ayudas rpidas durante el trabajo en el Programa

OPERADORES LGICOS
NOT
NO
AND Y
OR O

OPERADORES FUNCIONALES

Se utilizan para especificar una determinada operacin que se debe
realizar en los argumentos de la funcin.

Sexpr Representa una expresin alfanumrica.

Nexpr Representa una expresin numrica.

Dexpr Representa una expresin de fecha


METODO ABREVIADO
aparecer el men anterior y si se est
ejecutando alguno de los procesos de
IDEA, el usuario podr cancelarlo.
ESC
Llama a la pantalla ayuda F1
Activa la operacin de Visualizar/Imprimir
Archivos del men de funciones para
Extraer y Analizar Datos.
F2

Abrir Archivos Ctrl.-O
Buscar Carpetas Ctrl.-W
Cerrar Base de Datos Activa Ctrl.-D

Imprimir Ctrl. -P

12
Copiar Datos Ctrl.-C
Ir a un registro Ctrl.-G
Buscar siguiente registro F3

Grabar Macro Ctrl.-R
Al activar esta tecla aparece una ventana que
le pedir el nombre de la funcin que
se desea ejecutar
=
lleva directamente al Men Principal.


/
5. ALCANCE DEL PAQUETE.

Ser soporte para el trabajo conjunto de materias relacionadas a el
rea de auditoria dentro de la Facultad de Ciencias Econmicas
IDEA permite incrementar considerablemente la efectividad y
eficiencia del trabajo de auditora as como reducir costos.


6. REQUERIMIENTOS
12.1 DE HARDWARE

Requerimientos Generales
ESPECIFICACIO
NES
MNIMA RECOMENDADA
Sistema
Operacional

NT 4.x o Windows
95/98
Windows
NT4/98/ME/2000/XP

13

Procesador
Pentium o superior

Pentium II 350 o
superior

Capacidad en
Disco:

60 MB 64 MB para Win 98/ME

RAM
32 MB

128 MB para NT/Win
2000 o XP

Archivos de
programas

60 MB 60 MB
Documentacin
electrnica

10 MB 10 MB


Datos


1.5 x tamao de
archivos

1.5 x tamao de
archivos

PLANIFICACION DE LA INSTALACIN

1. Asegrese de que Windows NT4/98/ME/2000/XP o cualquier
versin subsiguiente de 32 bits, est instalado en su mquina o
puesto de trabajo.

2. Verifique que no se encuentre en ejecucin otra aplicacin de
Windows.

14

Nota: Windows inicia automticamente determinados programas,
asegrese de que se encuentren cerrados.
12.2 REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE

IDEA 2002 ha sido desarrollado utilizando tecnologa de Microsoft.
Dicha Tecnologa incluye:

(DCOM) Microsoft Distributed Component Object Model; DCOM la
cual es una tecnologa que permite desmenuzar software
complejos en una serie de mdulos fciles de editar y modificar
llamados componentes. Cada componente puede ser modificado
o reemplazado sin afectar a los otros componentes.
NOTA (Se deber instalar DCOM para Windows 95 o Windows
98, de lo contrario no ser necesario instalarlo)

(MDAC) Microsoft Data Access Components version 2.7:
Si se encuentra instalando MDAC 2.7 y necesita instalar los
componentes Jet, utilice el Jet 4.0 Service Pack 3
(Jet40SP3_Comp.exe) que se encuentra en el directorio
\IDEA\MS del CD. Jet40SP3_Comp.exe es un set completo de
componentes Jet 4.0. para Microsoft Windows 95, 98, NT version
4.0. Jet40SP3_Comp.exe incluye el juego completo de
componentes Jet 4.0 hasta el Service Pack 3 (SP3).
Esta es la misma versin de Jet que requiere Microsoft Windows
2000 y Microsoft Windows Millennium(Me).

Archivos de Ayuda HTML/ Internet Explorer 5.5
El archivo HTML de Ayuda (ActiveX control) utilizado por IDEA
requiere que se encuentre instalado Internet Explorer. En caso
de utilizar Windows 98, ME, NT, 2000 o XP no ser necesaria
dicha instalacin.

15
7. INSTALACIN


La Instalacin relacionada al software proporcionado por Audisis en
Colombia y por Case-Ware a nivel mundial, se basa en los
siguientes pasos:

1. Se escoge el ejecutable del Demo.


2. Abre una ventana de Bienvenida.




3. Seleccionar la opcin de instalar IDEA, para que este comience a
correr un Asistente InstallShield(R)

16

17

18

Y luego se finaliza esta ejecucin y aparecer en la barra de
herramientas, todos los complementos que se puedan utilizar en
IDEA.



4. Verificar que en Inicio - Todos lo programas - Aparezca
instalado el Programa IDEA y al abrirlo deber aparecer:







5. Una vez que se carga IDEA, debe establecerse la carpeta de
trabajo, pudiendo entonces importarse los correspondientes
archivos de datos. Pueden realizarse luego anlisis y pruebas
sobre estas bases de datos.

19

8. PANTALLA INICIAL




.



Ventana con Vista en el Historial: Sirve como prueba al final
de al auditora y a este se le pueden agregar notas de aclaracin.
Lploraoor
oe Arcblvos
Opclones
oe Menu
Herramlentas oe
Lploraoor oe
arcblvos
8arra oe
Opclones
Herramlentas oe
8ases oe Datos
Ayuoa en
Pantalla
Llsta oe
Tareas

Cantloao
oe
Reglstros
Lspaclo
Dlsponlble

20


Ventana con Vista en Estadsticas de Campo:
Estas estadsticas son tiles sobre los campos numricos, fecha,
ofreciendo lmite superior, inferior y rangos de valores. Pueden
guardarse,
recalcularse.

21


9. ICONOS
12.3 Foto de historial, estadsticas.
12.4 Barras de Herramientas
Barras de Herramientas de Operaciones
Asistente de Importacin

Conector Visual: Crear/Editar Relaciones

Cerrar Base de Datos Activa

22

Ordenar

Cortar, copiar, pegar y deshacer

Crear Reporte
Explorador de Archivos

Lista de Tareas.

Configuracin de la columna.

Extracciones Directas

Muestreo Aleatorio de Registro

ndices

Barra de Herramientas de Bases de Datos

Criterios de Presentacin

23

Eliminar Criterios

Aplicar Criterios

12.5 ICONOS ESPECFICOS

Deteccin de Clave Duplicada

Deteccin de Omisiones Numricas

Sumarizacin por campo clave

Tabla Pivot

Estratificacin Nmerica

Unir Bases de Datos

Manejo de campos

24

Graficar datos

Grabar Macro, Nueva Macro, Ayuda

10. TIPOS DE ARCHIVOS GENERADOS POR IDEA
Idea genera archivos de vista (*.imd)
11. GENERALIDADES DE IDEA

ANTECEDENTES

La Oficina del Auditor General de Canad desarroll en 1985 un
software para microcomputadoras como herramienta de auditora.
El Instituto Canadiense de Contadores Pblicos (CICA),
considerando el valor potencial del paquete, obtuvo del gobierno de
Canad la licencia para realizar mejoras al mismo. El resultado de
este esfuerzo fue Interactive Data Extraction and Analysis (IDEA.),
versin 3.0, que desde entonces ha sido utilizado en ms de 25
pases. CICA cre un comit para dirigir el desarrollo de la versin
4.0, liberada en noviembre de 1990; y en la actualidad existe la
versin 3.0 para plataforma Windows, que ya cuenta con algunas
mejoras, entre ellas, su uso en ambiente multiusuarios
12.6
12.7 DEFINICIN DE IDEA
Es una poderosa herramienta de productividad de origen
Canadiense, que permite visualizar, analizar, manipular,

25
muestrear o extraer datos de virtualmente cualquier tipo de
archivo, sin importar su tamao
1
.
Lder en software de anlisis y extraccin de datos basado en
PCs. Otros productos que se utilizan para analizar datos de
sistemas de computador caben en dos categoras: software
especfico de auditora y software de anlisis general.
El software de anlisis general requiere bastante codificacin o
generacin de reportes para satisfacer los objetivos de auditora.
IDEA est funcionalmente precodificado para hacer esto como
una solucin ms segura y eficiente que las hojas electrnicas o
que el software de base de datos utilizado para anlisis general

12.8 FUNCIONES

Ayuda del Editor de Ecuaciones
Todas las Funciones:
@ABS-obtiene el valor absoluto de una expresin numrica
@AGE-calcula la cantidad de das entre dos fechas especificadas
@ASCII-proporciona el cdigo ASCII de un caracter
@BETWEEN-determina si una expresin numrica se encuentra en
un rango especfico
@BIT-identifica el valor de un bit
@BITAND-devuelve el cdigo binario de dos expresiones
numricas combinadas
@BITOR-devuelve el valor binario comn de dos expresiones
numricas
@CHR-proporciona el caracter equivalente a un cdigo ASCII
especficado

1
www.audisis.com/docs/IDEA.doc

26
@COMPARENOCASE-compara expresiones sin tener en cuenta
maysculas / minsculas
@COMPIF-determina si un registro satisface un criterio mltiple
@CTOD-convierte fecha tipo caracter a formato de fecha de IDEA
@CURFORM-convierte un valor numrico a texto con formato
@CURVAL-convierte campos formateados de caracter en campos
numricos
@DATE-devuelve la fecha actual
@DAY-devuelve el da en una fecha
@DAYSTOD-convierte un nmero de das desde el 1 de Enero de
1900 a formato fecha
@DB-calcula el saldo peridico de depreciacin decreciente para
un perodo especfico.
@DDB-calcula el saldo de la depreciacin doble decreciente.
@DELETE-borra un nmero determinado de caracteres de una
cadena
@DOW-devuelve el da de la semana
@DTOC-convierte formato fecha a caracter
@DTODAYS-obtiene la cantidad de das que hay entre el 1 Ene
1900 y una fecha especificada
@DTOJ-convierte fechas a formato Juliana
@EXP-calcula el valor exponencial de una expresin numrica
@FINDONEOF-encuentra la posicin del primer caracter
coincidente en dos cadenas
@FV-calcula el valor futuro de una inversin
@GETAT-devuelve el caracter que aparece en una posicin
numrica especificada

27
@IF-permite optar por dos resultados en base a la evaluacin de
una condicin
@INSERT-inserta una cadena dentro de una cadena existente
@INT -devuelve la porcin entera de un valor numrico
@IPMT-calcula el inters pagado para un perodo dado
@IRR-calcula la tasa interna de retorno
@ISBLANK-comprueba si un campo contiene blancos
@ISIN-devuelve la posicin inicial de una cadena dentro de otra
cadena (tiene en cuenta maysculas / minsculas)
@ISINI-devuelve la posicin inicial de una cadena dentro de otra
cadena (no tiene en cuenta maysculas / minsculas)
@JTOD-convierte fechas julianas al Formato de Fecha de IDEA
@LEFT-devuelve la cantidad de caracteres especificada en una
cadena contando desde la izquierda
@LEN-devuelve la longitud de una cadena, incluyendo los espacios
del final
@LIST-determina si un criterio se cumple por alguna expresin en
una lista de valores
@LOG-calcula logaritmos naturales
@LOG10-calcula logaritmos en base10
@LOWER-convierte todos los caracteres de una cadena a
minsculas
@LTRIM-quita los espacios iniciales de una cadena
@MATCH-determina si una expresin cumple un criterio en una
lista de valores
@MAX-devuelve el valor mximo de dos expresiones numricas
@MID-extrae una porcin de texto de una cadena

28
@MIN-devuelve el valor mnimo de dos expresiones numricas
@MIRR-calcula variaciones en la tasa interna de retorno
@MONTH-devuelve el mes en una expresin tipo fecha
@NOMATCH-determina si una expresin no cumple ningn criterio
en una lista de valores
@NPV-calcula el valor actual neto de una inversin
@NTOD-convierte expresiones numricas en fechas
@PMT-calcula la cuota de pago de un prstamo.
@PPMT-calcula el pago sobre el capital de una inversin.
@PRECNO-devuelve el nmero de registro fsico
@PROPER-convierte a maysculas la primer letra de cada palabra
en una cadena
@PV-calcula el valor actual de una inversin
@RANDOM-genera un nmero aleatorio
@RATE-calcula la tasa de inters de una inversin o prstamo.
@RECNO-devuelve el nmero de registro lgico (sensible a
ndices)
@REGEXPR-compara expresiones de caracter utilizando un
complejo conjunto de reglas
@REMOVE-elimina todas las ocurrencias de un caracter especfico
@REPEAT-repite un caracter
@REPLACE-reemplaza una cadena o subcadena con otra
@REVERSE-invierte el orden de caracteres en una cadenar
@RIGHT-devuelve la cantidad de caracteres especificada en una
cadena contando desde la derecha
@ROUND-redondea valores numricos

29
@SEED-genera la semilla de nmero aleatorio
@SLN-calcula la depreciacin lineal de un activo
@SOUNDEX-devuelve el cdigo de sonido para una palabra
@SOUNDSLIKE-determina si dos palabras son fonticamente
iguales
@SPACESTOONE-elimina espacios en blanco dejando solo un
espacio entre palabras en una cadena
@SPANEXCLUDING-devuelve los caracteres que aparecen antes de
cualquier otro juego de caracteres especificados
@SPANINCLUDING-devuelve los caracteres al comienzo de una
cadena que coinciden con cualquier caracter en otra cadena
@SQRT-calcula la raz cuadrada
@STR-convierte expresiones numricas en cadena de caracteres
@STRATUM-agrupa registros por intervalo
@STRIP-quita toda la puntuacin y los espacios en una cadena
@SYD-calcula la depreciacin de un bien por mtodo de
anualidades
@TIME-devuelve la hora actual
@TRIM-elimina los espacios del final
@UPPER-convierte todos los caracteres de una cadena a
maysculas
@VAL-convierte una expresin tipo caracter a numrica
@YEAR-devuelve el ao en una fecha

30
12.9 BENEFICIOS DE IDEA

IDEA est diseado para solucionar problemas actuales, (costos,
calidad y valor agregado) y forman el marco de referencia de las
caractersticas y beneficios proporcionados por IDEA.
Dndole un tratamiento a la presin del tiempo y productividad,
buscar disminuir la exposicin a errores juicio y apreciacin (Riesgo
de Auditoria) auditorias de Valor De Dinero (obteniendo estadsticas
de rendimiento) e investigaciones especiales.
Las funciones de IDEA son

1. Importacin y unin de archivos. Es necesario importar un
archivo desde el ambiente IDEA.

2. Visualizar el directorio de los archivos. Esta funcin sirve para
conocer todos los archivos que se han importado y la
manipulacin de que han sido objeto.

3. Extraer y analizar datos. Esta funcin lleva a cabo el trabajo de
clasificacin, ordenamiento, revisin, anlisis, muestreo, etc.

4. Visualizar el contenido de un archivo. Esta funcin permite
observar, para un archivo en particular, los resultados de la
manipulacin que se efectu y si se desea, imprimir el resultado
de la misma.

IDEA provee tres beneficios claves:
11.1.1. EFICIENCIA (Reduccin de costos.)
Los Contadores y Gerentes Financieros clasifican y sumarizan datos
contables para producir estados financieros y reportes. Los
auditores usan estos mismos datos para adquirir el conocimiento de
los negocios auditados, desarrollar pruebas y obtener evidencias de
auditora.

31

Utilizando IDEA usted puede reducir el tiempo y costo de realizar
esas actividades. La seleccin de muestras, reconciliacin y anlisis
de cuentas pueden hacerse en forma ms rpida y confiable con
IDEA que con procedimientos manuales. Algunas funciones de IDEA
son casi imposibles de realizar manualmente - al revisar cientos de
paginas de listados para buscar pagos duplicados o vacos en la
secuencia de facturas.
Extraccin de registros.
Utiliza un constructor de ecuaciones para seleccionar nicamente
los registros que satisfagan su criterio, con ms de 80 funciones
para ejecutar clculos ms complejos y pruebas de excepcin.

Comparacin de datos.
Identificar cambios entre periodos.
Total de campos.
Verifica totales de archivo sobre cualquier campo numrico.
Abundantes ayudas del sistema, 7 manuales del usuario en
lnea, y actualizaciones desde el Web que proveen una librera
de referencia inmediata.

Muestreo Estadstico.
Reduce el tiempo de prueba e incrementa la precisin.

Vacos de secuencias y Registros Duplicados.
Identifica vacos de secuencia y registros o documentos duplicados
con unos pocos clicks al mouse. Esto no puede hacerse
manualmente en archivos con grandes volmenes de datos.

Asistente de Importacin de Archivos.
Fcilmente se importan archivos a IDEA con el "Asistente de
Importacin. Otros wizards y asistentes le ayudarn a realizar
con grficos y muestreo estadstico.

32

Importa Archivos de Impresin.
Le permite trabajar con archivos de reportes impresos, con ttulos,
mltiples encabezados y diseos horizontales y verticales.

Soporta ODBC.
Utiliza el estndar de bases de datos Microsoft para accesar
Access, Excel, Paradox, Oracle, SQL Server y ahora, archivos SAP.

33



Funciones de Mouse Derecho.
Disponibilidad de mens de contexto sensitivo en el click del
mouse. Habilita el botn derecho del mouse para incrementar
funciones dentro de los mens.

Barras de Herramientas Adaptables.
Seleccione los iconos de las funciones que usted utiliza ms. Cada
cono viene con un "pop-up tooltip.
11.1.2. EFECTIVIDAD (Incrementar la calidad)
IDEA proporciona oportunidades para adicionar valor a
asignaciones tradicionales, al momento de asumir nuevos tipos de
trabajos.
Se podr fcilmente proveer a clientes o empleados con anlisis
valiosos que distinguen lo que se puede hacer de los competidores.

34
Ejemplo, proveer perfiles de clientes y anlisis de patrones de
compra en determinada poca del ao, con poco trabajo adicional
a sus pruebas de auditora a las cuentas por cobrar.

Incremente las muestras de prueba.

Incluir ms transacciones de prueba al mismo tiempo, incrementa
la probabilidad de detectar errores.

Desarrollar Rutinas para el Cliente con IDEAScript. pruebas
sustantivas , cuando se necesite determinar si los elementos son
errneos, cuantificarse un problema o identificar ciertos artculos.
Crear mdulos completos de auditora para su equipo de
auditores, para su utilizacin en el campo de trabajo y asegurar
que se ejecuten las pruebas y anlisis que se necesitan. Estos
mdulos de auditora pueden utilizarse repetidamente sin tener
que volver a desarrollar las rutinas de prueba.

Administrar sus Archivos.
Administra archivos fcilmente; IDEA ahora tiene disponible una
ventana que gestiona la administracin de archivos.

Analizar y Examinar Archivos.
Ganar un mejor entendimiento de los archivos de datos
con las funciones de sumarizacin, estratificacin y otras
herramientas de anlisis en la etapa de planeacin de la
auditora, estratificando sobre campos de datos, valor y
caracteres.
Calcular Estadsticas.
Incrementa su entendimiento de volmenes de transacciones y
cantidades
Seleccionar cuatro mtodos de muestreo.

35


Para satisfacer sus necesidades en cada compromiso, seleccione
uno de cuatro mtodos de muestreo: Random, Unidad Monetaria,
Random Estratificado y Esquemtico.
Los archivos gigantes no son un problema, porque la disponibilidad
de visualizaciones jerrquicas y mltiples funciones ahora son
parte integral de IDEA. Usted estar limitado nicamente por el
espacio disponible en disco.
11.1.3. MEJORAMIENTO DE CAPACIDAD ( Adicionar valor)
IDEA proporciona nuevas oportunidades para adicionar valor al
trabajo.

36
Por ejemplo, usted puede conducir investigaciones de fraude, hacer
revisiones de la seguridad del computador mediante el anlisis de
Logs, listas de archivos de usuarios y derechos de acceso, o revisar
Logs telefnicos para detectar situaciones sospechosas de fraude o
uso inapropiado de las instalaciones por parte de clientes y
empleados. Usted puede fcilmente generar reportes gerenciales
valiosos y ejecutar mediciones tales como el tiempo de respuesta
de las ordenes de compra y anlisis de rentabilidad de una lnea de
producto.

Funciones de Graficacin.
Grficamente despliega los resultados de las pruebas o mejora los
reportes con la ayuda del ReportAssistant.

Asumir nuevos compromisos.
IDEA da a usted la potencia para realizar exmenes de fraude,
Internet, firewall y auditora de Logs telefnicos, sistemas y
conversiones Y2K y mucho ms.

Desarrollar Reportes Gerenciales.
Ejecutar anlisis no tradicionales: Perfiles de clientes, comparar
fechas de rdenes recibidas con fechas de rdenes de despacho y
desarrollar mediciones del servicio al cliente, y mucho ms.

Produce un excelente visualizador de Reportes.
Haga uso del control total de fuente con ajuste automtico de
columnas, la interfase WYSIWYG, control en la pantalla del rden y
clasificacin de los registros visualizados, encabezados de reportes
multilneas, vista previa de impresin y ajuste automtico del ancho
de la pgina.
Crea visualizador profesional de reportes utilizando impresora a
color, ahora soportadas por IDEA.

IDEA visualiza campos apilados; use esta caracterstica para crear
reportes de nombres y direcciones fciles de leer.

37

12.10 PARA QUE SIRVE IDEA?
11.1.4. Cuentas por Pagar.
Encontrar cuentas viejas (cuentas de difcil cobro), negativas o
balances inusuales; cruzar cuentas de clientes con polticas y
lmites de crditos, producir balance de prueba de periodos
anteriores; seleccionar cuentas para confirmacin de saldos;
exportar detalles de clientes y cuentas a cartas de confirmacin
predefinidas en su software de procesador de palabra.

11.1.5. Inventarios.
Encontrar tems obsoletos o de movimiento muy lento; seleccionar
una muestra para observacin fsica; recalcular valores; efectuar
pruebas a reportes recibidos.

11.1.6. Prstamos.
Encontrar problemas o balances inusuales en prstamos; ejecutar
anlisis demogrfico.

11.1.7. Efectivo y Cuentas por Pagar.
Encontrar pagos duplicados o vacos en secuencias de cheques;
sumarizar por vendedor; verificar fechas de corte; comparar
archivos maestros de dos fechas.

11.1.8. Nmina.
Encontrar nmeros de empleados duplicados o cantidades
inusuales; comparar archivos de mltiples perodos; recalcular
cifras de valor y cantidades.

11.1.9. Investigacin de Fraudes.
Hacer cruces entre nombres de proveedores contra archivos
maestros de personal o de nmina; buscar facturas fraccionadas o
duplicadas; cruzar transferencias electrnicas bancarias con

38
archivos de transacciones de nmina; buscar empleados duplicados
o no cruces entre archivos maestros y de transacciones.

11.1.10. Transferencia de Archivos.
Use IDEA para ayudar a convertir o migrar datos de clientes de un
sistema a otro, mediante la importacin de los datos de sistemas
anteriores, manipularlos con IDEA y luego exportarlos al nuevo
formato del sistema.

11.1.11. Seguridad del Computador y Telecomunicaciones.
Buscar tems excepcionales en Logs de acceso, Logs telefnicos -
despus de horas de uso, utilizacin por empleados durante sus
periodos de enfermedad o vacaciones; identificar cuentas inactivas
y archivos viejos; revisar Logs de Internet y de firewall.

11.1.12. Reportes Gerenciales.
Calcula estadsticas de archivos; totalizar ventas por cliente;
analizar el servicio al cliente, comparando las fechas de solicitud
con las fechas de prestacin del servicio; ejecutar anlisis de
mercadeo con los archivos de clientes.
12.11
12.12 MODULOS

El Software IDEA contiene cuatro mdulos:
11.5.1 IMPORTACIN DE DATOS, ANLISIS Y REALIZACIN
DE PRUEBAS DE AUDITORIA.
Utilizando el Asistente de Importacin incluido en
este mdulo, se pueden importar datos provenientes de diferentes
orgenes tales como Access, Excel, va ODBC, archivos delimitados
ASCII y otros.

39
11.5.2 RDE (Editor de Definicin de Registro)
Para el diseo de datos complejos previo a la importacin dentro
del mdulo IDEA.
RDE contiene una serie de herramientas tiles para el anlisis de
archivos de datos y la definicin de registros para IDEA.
11.5.3 DATAIMPORT DE IDEA
Usado para la importacin de Archivos de
Reportes Impresos. Su acceso es a travs del Asistente de
Importacin que se encuentra en el mdulo IDEA.

11.5.4 IDEASCRIPT
La herramienta de programacin compatible con VBA que
extiende el podero de IDEA permitiendo generar y guardar
macros.

Desempeo.
La versin 3.0 de IDEA, liberada en el ao 1997, es mucho ms
rpida que las versiones anteriores. Esto es el resultado de la
optimizacin del programa y el movimiento hacia un subsistema de
I/O a disco de 32 bits.

Interface del Usuario Mejorada.
La versin 3 de IDEA soporta la interface del usuario compatible
con Microsoft Office e incluye barras de herramientas y una ventana
de navegacin de archivos de datos estilo Explorer. Las barras de
herramientas y ventanas de navegacin son ajustables.

Extremadamente fcil de seguir, ahora con menos esfuerzos de
navegacin.
Intuitiva facilidad de uso.
Hace buen uso de los botones de herramientas (tooltips).
Barras de herramientas ajustables.
Opcin de mouse derecho, tabulador y mens descolgantes.

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Automatizacin y Adaptacin a las Necesidades del Cliente.
El uso de IDEAScript permite registrar y repetir una serie de
rutinas de prueba, creacin de pruebas y rutinas adicionales,
creacin de sistemas automatizados con dilogos y mensajes.
Usa Visual Basic para automatizar IDEA.
Importa archivos de datos complejos.
Controla otros programas OLE habilitados.

Longitud de los nombres de archivos.
Incluye soporte para nombres de archivos largos y los directorios
del cliente ahora son carpetas de archivos regulares del sistema
operacional. Los archivos de datos estn almacenados en archivos
individuales y pueden ser fcilmente copiados entre carpetas y
drives utilizando el Windows Explorer.

Archivos de Datos Gigantes.
IDEA soporta archivos de datos gigantes. El tamao del archivo
est limitado nicamente por el espacio disponible en disco.

Definiciones de Registros.
Las definiciones de registros pueden ser almacenadas en cualquier
localizacin y copiadas entre carpetas utilizando Windows Explorer.

Multi-threading.
Esta caracterstica permite a usted ejecutar muchas cosas a la vez,
en lugar de esperar a que se complete un paso para poder iniciar
el siguiente. Ahora usted puede ejecutar una operacin grande
sobre un archivo y todava tener acceso a otras caractersticas de
IDEA.

Excelente Generador de Reportes.
Usted puede ahora especificar colores y bordes y tener control de
columna de la fuente de seleccin y formateo de los varios
componentes del reporte. Con campos apilables, usted puede
combinar mltiples campos en una sola columna del reporte y tener
longitud de campos superpuestos dentro de una sola columna.

41
12.13 PRUEBAS
IDEA puede usarse en auditorias:
FINANICERAS
Mayor General
Ventas
Cuentas por Cobrar
Compras
Cuentas por Pagar
Nmina
PRUEBAS DE INDUSTRIAS ESPECFICAS
Bancos e Instituciones Financieras
Compaas de seguros
Compaas industriales
Organizaciones comerciales
Sector Pblico
INVESTIGACION DE FRAUDES
Compras
Nmina
Fraudes Bancarios
Registros de Telfono
SEGURIDAD DE INFORMATICA
Registros del Sistema
Listas de Archivos
Derechos de Acceso
CONTABILIDAD DE GESTIN

Trabajo de Anlisis
Pruebas de Excepciones

42

GENERACION DE INFORMES
12 IMPORTAR Y EXPORTAR

12.14 IMPORTACIN DE DATOS.

Incluye formatos de importacin de archivos, tales como SAP,
Access (nativo) y Excel, as como mejoramientos al ODBC y nuevo
soporte para ActiveX Data Objects (ADO). El Asistente de
Importacin de Archivos fue mejorado para hacer siempre ms fcil
la importacin.

Directamente lee datos y archivos de Excel, Access y SAP
Uso de encabezados de informacin en ASCII para archivos
delimitados.

43

Idea tambien cuenta con una herramienta de ayuda denominada
DataImport para IDEA la traduce los datos provenientes de archivo
ASCII (Archivo texto plano o archivo de salida de impresora).
12.15 EXPORTACION DATOS
La versin 3.0 de IDEA puede exportar hasta 30 formatos
diferentes de archivos de datos.

44
13 GLOSARIO

*Valor Neto: Valor total del campo cogiendo el signo en una
cuenta.
*Valor Absoluto: Valor absoluto del campo (es decir ignorando
el signo).
*Valor Positivo: Slo valores de dbito total (o positivo).
*Valor Negativo: Slo valores de crdito total (o negativos).
*Valor medio: Media de los valores de campo, es decir Valor
Neto/ nmero de registros.
*Valor Mnimo: Valor ms bajo del archivo.
*Valor Mximo: Valor ms alto del archivo.
*Desviacin Estndar Muestral: Es similar a la desviacin
estndar poblacional pero aplicado a muestras. Cuando se utiliza
un subconjunto de los datos originales, entonces es apropiado el
uso de la desviacin tpica.La formula es similar a la desviacin
estndar de la poblacin pero implica dividir por uno menos que
el tamao de la poblacin.
*Varianza muestral: Como con la varianza de la poblacin pero
con la variante de que se utiliza una muestra de datos. La cifra es
ligeramente ms grande que la varianza de la poblacin. Una vez
ms es medida de dispersin/ variacin.
*Asimetra Poblacional: Es una medida de si la media est al
principio o al final del rango de valores o en el medio. Una
asimetra positiva indica que hay mas valores de los datos, bajos
que altos (como podra ser esperado en poblaciones financieras
como compras o nminas). Una asimetra negativa indica el
predominio de elementos de valor alto. Un valor por encima de 5
indica una elevada asimetra de la poblacin.
*Nmero de registros: cantidad total de registros en un
archivo.
*Nmero de elementos cero: cantidad de registros que tienen
valor cero en el campo seleccionado.

45
*Nmero de registros positivos: cantidad de registros con
valores de dbito (o positivos) del campo seleccionado.
*Nmero de registros negativos: cantidad de registros con
valores de crdito (o negativos) del campo seleccionado.
*Nmero de errores de datos: Nmero de registros con
errores como divisiones de cero.
*Nmero de registro de mnimo: Nmero del primer registro
del archivo con el valor mnimo.
*Nmero de registro de mximo: Nmero del primer registro
del archivo con el valor mximo.
*Desviacin Estndar Poblacional: Esta es una medida de
variacin o de dispersin de la poblacin. Da una indicacin de
como estn de lejos los datos de la media. En una distribucin
Normal el 95% de los datos se sitan a 2 desviaciones estndar
de la media.
*Varianza poblacional: Esto es el cuadrado de la desviacin
tpica y tiene los mismos atributos de la varianza o de la
dispersin. En la prctica el valor de la varianza puede ser un
nmero extremadamente grande.
*Curtosis poblacional: Cmo de "puntiagudo" o "afilado" es
una poblacin en trminos de extensin o agrupamiento y de sus
valores ms comunes. Un valor bajo de la Curtosis indica una
amplia dispersin de los diferentes valores de campo.
(*Informacin estadstica que se genera para el campo
numrico)
# de Elems en Blanco: Nmero de registros con fechas en
blanco.
Fecha ms Temprana: La fecha ms temprana en el campo,
es decir, el inicio del periodo. til para pruebas de corte.
Fecha ms Tarda: La fecha ms tarda en el campo, es decir,
el final del periodo. til para pruebas de corte, es decir,
transacciones de fecha posteriores.
# de Registro ms Temprano: El nmero de registro de la
fecha ms temprana identificada arriba.

46
# de Registro de Fecha ms Tarda: El nmero de registro
de la fecha ms tarda identificada arriba.
Da Ms Comn: Da de la semana con ms registros
Mes Ms Comn: Mes con mayor nmero de
registros/transacciones
Elementos en mes: Nmero de registros/transacciones en mes
Fecha ms Temprana: La fecha ms temprana en el campo,
es decir, el inicio del periodo. til para pruebas de corte.
Fecha ms Tarda: La fecha ms tarda en el campo, es decir,
el final del periodo. til para pruebas de corte, es decir,
transacciones de fecha posteriores.
# de Registro de Fecha ms Temprana: El nmero de
registro de la fecha ms temprana identificada arriba.
# de Registro de Fecha ms Tarda: El nmero de registro
de la fecha ms tarda identificada arriba.
Da Ms Comn: Da de la semana con ms registros
Mes Ms Comn: Mes con mayor nmero de
registros/transacciones
# de valores correctos: cantidad de registros con fecha en la
base de datos.
EleGmentos en mes: Nmero de registros
fecha/transacciones en mes
( Informacin estadstica que se genera para cada campo
de fecha)

47
14 USUARIOS

14.1 TIPOS DE USUARIOS

IDEA para Windows fue liberado en octubre de 1.997 y actualmente
tiene miles de usuarios en todo el mundo. IDEA es utilizado en las
principales firmas de contadores y organizaciones del gobierno, la
industria, la banca, el comercio y prestigiosas universidades. IDEA
es usado por auditores internos y externos, gerentes financieros,
contadores e investigadores de fraudes, profesionales de tecnologa
de informacin, educadores, consultores y estadsticos

IDEA se encuentra disponible a travs de nuestros distribuidores
en ms de 60 pases en los siguientes idiomas:

-Ingls
-Francs
-Espaol
-Alemn
-Holands
-Portugus
-Noruego
-Dans
-Checo
-Hngaro

UN|vLRS|DAD NAC|ONAL COLOM8|A

FACULTAD DL C|LNC|AS LCONOM|CAS
UN|DAD DL |NFORMAT|CA Y COMUN|CAC|ONLS
48

14.2 USUARIOS EN COLOMBIA
En Bogot
1.Hall & Hall International Ltda (Firma de Auditores). Francini
Ascanio Jorge Humberto Snchez, Socio Administracin y
Finanzas. Tel.: 6101700

2.Horwath Colombia. (Firma de Auditores) Jorge Casteblanco,
Presidente, Tel.: 2888304.

3.Contralora General de la Repblica. Rita Isabel Surez, Jefe
Divisin de Apoyo de Sistemas e Informtica. Tel.: 2869900

4.Ministerio de Defensa Nacional - Armada Nacional. Nelson
Caballero Tirado, Jefe Divisin Nminas, Tel.: 3150388.

5.Ministerio de Defensa Nacional - Direccin General Martima.
Mara Eugenia Galvn, Jefe Oficina de Control Interno, Tel.:
2200490 Ext. 2400.

6.Comcel. Alejandra Marn, Gerente de Auditora, Tel.: 6169797.

7.Grasco. Nelson Rojas, Auditor de Sistemas, Tel.: 7401244.

8.Cellnet Bogot. Claudia Guilln, Departamento de Sistemas, Tel.:
3217690.
9.Grant Torton - Ulloa Garzn (Firma de Auditores). Carlos Ulloa
Garzn, Prediente, Tel.: 6160299

10.Coopers & Price Waterhouse. Tel.: 6100155

UN|vLRS|DAD NAC|ONAL COLOM8|A

FACULTAD DL C|LNC|AS LCONOM|CAS
UN|DAD DL |NFORMAT|CA Y COMUN|CAC|ONLS
49
En Bucaramanga

BDO Bucaramanga. Oscar Horacio Torres, Gerente. Tel: 056-
6424784

Universidad Santo Toms. Claudia de Fernndez, Decano Facultad
de Contadura, Tel.: 057-6711345.

En Cali

Corfivalle. Bibiana Vlez, Auditora de Sistemas, Tel.: 052-8895028.

Laboratorios Le Sante S.A.. Carlos Arturo Valencia, Director
Financiero de Consultores Integrados, Tel: 052-6540853.

En Medelln

Cellnet Occidente. Adriana Snchez, Coordinadora Administrativa,
Tel. : 054-3113411.

Cadenalco. Galdys Estrada, Auditora Operativa y Financiera, Tel.:
054-3559380

UN|vLRS|DAD NAC|ONAL COLOM8|A

FACULTAD DL C|LNC|AS LCONOM|CAS
UN|DAD DL |NFORMAT|CA Y COMUN|CAC|ONLS
50
15 BIBLIOGRAFIA Y CONTACTOS

AUDITORIA INTEGRAL Y SEGURIDAD DE SISTEMAS DE
INFORMACION LTDA. "AUDISIS
AUDISIS Ltda. representante exclusivo de IDEA para Colombia,
Ecuador, Venezuela y Bolivia.
Bogot D.C. Colombia, Calle 53 No. 23-16 PISO 3 - Fax : 3146145
Tels: 3453247 - 3453245 - 3475395
E-Mail audisis@elsitio.net.co Web Site www.audisis.com
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