Tema 1: Planificacin de Proyectos 1.

3 Organizacin de proyectos: Planificacin EDT Tema 2: El Proceso de Administracin de Proyectos

Definicin la necesidad de la administracin de proyectos. Definicin de las responsabilidades de la administracin de proyectos. Preparacin del plan de implementacin del proyecto: Identificacin y descripcin de las diferentes actividades que hay que llevar a cabo para lograr cada componente del proyecto. Definicin de las dependencias de actividades

Objetivo

Proporcionar al alumno una visin de la administracin de proyectos, su importancia, su metodologa y su problemtica.

La administracin de proyectos es una tarea integrada - una accin, o falta de toma de accin, en un rea usualmente afectar otras reas. Las interacciones pueden ser directas y bien entendidas o pueden ser sutiles e inciertas. Por ejemplo, un cambio de alcance casi siempre afectar el costo del proyecto, pero puede afectar o no afectar la moral del equipo o la calidad del producto.

Estas interacciones muchas veces requieren canjes entre los objetivos del proyecto - la calidad de ejecucin en un rea puede ser mejorada nicamente al sacrificar la calidad de ejecucin en otra. La administracin de proyectos exitosa requiere administrar activamente estas interacciones.

Planificacin

Por donde empiezo?

Una reunin

Ordenando?

Una lista de actividades

Un programa

A. Formulando un objetivo del proyecto!

Cmo debe ser el objetivo?

Tipo: ISO (preciso, conciso, Maciso).

Cmo no debe ser el objetivo?

Tipo: USO (Confuso, Difuso, Profuso).

B. Estableciendo los alcances

Para

saber cuando se acabo el proyecto. Para diferenciar entre el trabajo acordado y trabajo adicional ($). Para llevar un control claro del trabajo realizado.

El arte de los alcances del proyecto

Que incluye Que no incluye Productos intermedios Productos finales Criterios de aceptacin Estructura de la Divisin del Trabajo (EDT).

C. Elaborando la especificacin del proyecto.

1. 2. 3. 4.

5.
6. 7.

Cliente (s) Necesidades Objetivo (s) Beneficios Productos a entregar Alcance Metodologa (como) o breve descripcin de actividades.

C. Elaborando la especificacin del proyecto

1. 2. 3.

4.
5. 6. 7.

Recursos externos Fechas (global) Responsable Contacto de trabajo Grupo de trabajo Equipo a utilizar (fsico) Autorizaciones (cliente1, cliente 2,etc.)

Estructura de la divisin del trabajo (EDT)

Diagrama

de Arbol Diferentes Niveles Proyectos, subproyectos, sistemas, etc. Unidades asignables.

Estructura de la divisin del trabajo (EDT)

Desarrollar proceso

Lista Materiales

Experimentos

Equipo Piloto

Experimento A

Experimento B

Caractersticas de la EDT
Por Etapas o Secuencias de actividades

Plantacin

Experimentacin

Pruebas piloto

Caractersticas de la EDT

Por sistemas

Software

Logstica

Equipo

Caractersticas de la EDT
Por productos

Motor

Carcaza

Tablero

Caractersticas de la EDT
Por reas o disciplinas

Calidad

Produccin

Mantenimiento

Caractersticas de la EDT
Se pueden agregar cdigos para fcil identificacin.

Proyecto
Sub-proyecto Sub-proyecto Administracin A B
Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3

Caractersticas de la EDT

Por situacin geogrfica

Centro

Sur

Norte

CARACTERISTICAS DE LA EDT

Debe contener lo que se va a entregar al cliente y lo que se necesita para lograrlo.

Proyecto
Administracin Etapa II
Prototipos Compras Plantacin y control

Etapa I
Dibujos Listas Instructivos

Calidad

Cul es el orden adecuado de la EDT?

Manera en que el proyecto ser manejado (especialmente nivel 1) De acuerdo a los productos a entregar Forma en que ser asignado Consistente con la programacin Consistente con la estructura de costos

Cuntos niveles?

Sesin de generacin: mas niveles Sesin critica: recortar niveles Tamao del proyecto Nivel de control a ejercer Nivel de costos a controlar En consistencia con los paquetes de trabajo.

La EDT y el paquete de trabajo

La unidad asignada Ultimo nivel de la EDT Lo que cabe en el plato Es como un miniproyecto

Sistema Computarizado De refracciones

Fallas en refracciones

Base de datos

Instalacin

Plantacin

Programacin

Registros de datos

El paquete de trabajo
Unidad de estimacin de tiempo y costos Unidad de control para la coordinadora o el coordinador de proyectos Puede ser ejecutado por varias personas, pero solamente debe haber un responsable Tamao: De 6 a 10 das hombres, mas de 4 horas menos de 40 (IBM), del 5 al 10% en costos (ALM)

Ejemplo de un paquete de trabajo

Cdigo en la EDT: 1441 Nombre (Tomar como gua la EDT): Cursos Descripcin: Documentar el proceso para disear, programar e impartir un curso abierto o in company.

Listar los procesos a documentar (Tomar como referencia la EDT): Diseo del curso Seleccin de instructores para curso Planeacion del curso Publicidad y Difusin de cursos Propuesto para curso in company etc.

Ejemplo de un paquete de trabajo

Ejemplo de un paquete de trabajo

Responsable: Juan Prez Asistente: Alejandra Lpez Duracin ( tomar como gua el diagrama de gantt del proyecto): 3 meses Da de inicio: 25/Nov/98 Da de terminacin: 2/Dic/00

Ejemplo de un paquete de trabajo

Costo: (Solo si se va a asignar especialmente para el proyecto) Horas-Hombres: 0 Equipo computacional: 0 Cursos especiales:0 Equipos, instrumentos de medicin: 0 Calibracin: 0

Ejemplo de un paquete de trabajo

Actividades Elaborar procedimientos Implantar procedimientos Auditar los procedimientos Inicio 26/Nov/99 15/Enero/00 6/Feb/00

Ejemplo de un paquete de trabajo

Terminacin 6/Feb/00 1/Abr/00 2/Dic/00 Elaboro: Josefina Torres Autorizo: Mayra A Fecha: 26/Oct/99

Ventajas de la EDT

Permite la creatividad en la generacin de actividades. Es la base para la programacin, presupuesto, costos, asignacin de responsables, anlisis de riesgos y documentacin adecuada del proyecto. Permite presentar el proyecto a nivel ejecutivo o a nivel de detalle.

Ventajas de la EDT

Si se estandariza es una poderosa herramienta de productividad. Permite el trabajo en equipo

Matriz de responsabilidades
Objetivo: Mostrar la responsabilidad de cada uno de los integrantes de un proyecto. Caractersticas: Indica el quien Muestra funciones variables Se deriva de la EDT

Matriz de responsabilidades
Cundo se usa? Cuando participan mas de 5 personas Proyectos interdepartamentales Proyectos con enlaces externos Cuando la gente no participa

La Matriz de responsabilidades y la EDT

Desarrollar procesos Lista Materiales Equipo piloto

Experimentos

Experimento A

Experimento B

La Matriz de responsabilidades y la EDT

Actividad
1.Desarrollar el proceso 11. Elaborar la listas de materiales 12. Realizar experimentos 121. Realizar experimentos A 122. Realizar experimentos B 13. Construir equipo piloto

J. Lpez

A. Narvez

T. Ramos

R S R S S R S A R

Diagrama de Gantt
Objetivo: Mostrar grficamente (mediante barras horizontales) la relacin de las actividades con el tiempo.

Diagrama de Gantt
Pasos para construirlo 1. Listar las actividades en columnas, siguiendo el orden de la EDT. 2. Determinar el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo en el eje horizontal. 3. Calcular el tiempo para cada actividad (de preferencia en la EDT)

Diagrama de Gantt
Pasos para construirlo 4. Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales. 5. Ordenar secuencialmente, de acuerdo a predecesoras y sucesoras. 6. Ajustar tiempo o secuencias de actividades. 7.Incluir barras de actividades sumarias en concordancias con la EDT

Diagrama de Gantt Ligado

Semanas
Actividad es

5
Precedencia

1.Permiso 2.Compra de material 3.Excavaci ones 4.Cimentac iones 5.Castillo

Ventajas del diagrama de Gantt

Fcil de interpretar Conocido Grafico Fcil de elaborar

El diagrama de metas intermedias

Las metas intermedias son productos parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Son tambin conocidas como milestones.

Las metas intermedias

Describen un resultado Tcnico o un evento. Se programan en fechas determinadas. Su duracin es cero. Se deben definir claramente. Son tangibles Son los entregables Delibrales

Metas intermedias tpicas

Produccin de un nuevo producto Especificacin Diseo final Prototipo Pruebas concluidas Corridas piloto Cifra de produccin

Metas intermedias tpicas

Ingeniera, Investigacin y desarrollo Anlisis del estado de arte. Reportes de pruebas de laboratorio Diagramas, dibujos, graficas, etc. Programas de computadora. Presupuesto Artculos(papers),tesis, ponencias

Metas intermedias tpicas

Desarrollo de software Anlisis el sistema Requisitos del usuario Requerimientos de datos Descripcin del sistema Especificacin del hardware Entrega del hardware

Pasos para construirlo

Definir y escribir correctamente las MI (sustantivos). Disear el smbolo que representara la MI y estandarizarlo. Colocarlas al final de una actividad (barra) o grupo de actividades.

Pasos para construirlo

No olvidar la MI (meta intermedia) final del proyecto. Filtrar las barras (si se quiere un diagrama de MI).
Cuntas MI?

Ventajas del diagrama de MI

Mas fcil de interpretar Se puede utilizar para reportes al cliente (como un programa de entregas) o al jefe. Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecucin crea un clima de confianza.

Redes de proyectos

Objetivo: Mostrar grficamente la secuencia de actividades de un proyecto mediante flechas y nodos.

Redes de proyectos
Pasos para construir una red: 1.Escribir actividades

Lista de materiales

Experimentos

Equipo piloto

Anlisis

Reporte

2. Unir con flechas

Lista de materiales

Anlisis

Reporte

Equipo piloto

Experimentos

Redes de proyectos

3. Estimar el tiempo de cada actividad y calcular la duracin total del proyecto

Anlisis Reporte 1 mes

Lista de materiales 2 meses

Tiempo total 7 meses

2 meses Equipo piloto 2 meses

Experimentos 2 meses

Redes de proyectos

Ajustar tiempos y /o secuencias

Anlisis Lista de materiales 1 mes

Tiempo total 6 meses

Reporte 1 mes

2 meses Equipo piloto 2 meses

Experimentos 2 meses

Redes de proyectos

5.Obtener la ruta crtica Ruta crtica: secuencia de actividades con holgura cero. D = duracin ITe = Inicio temprano Ita= Inicio Tarda TTe= terminacin ms temprano TTa= Terminacin ms tarde

Hacer 2 Planos de Limpiez a

1

Hacer Anlisis Econmico s

14 3 16

13

13

Investigar Bibliografa
1 10 10

Seleccionar Sofware
11 6 16

Mallear Pieza
17 2 18

Analizar Esfuerzo
19 2 20

Elaborar Propuesta
21 3 23

Hacer Pruebas Mecnicas

11 4 14

Para Que queremos la ruta critica?

Para optimizar los recursos y asignarlos a las actividades de la ruta critica. Para supervisar mas detenidamente las actividades de la ruta critica. Para definir como podemos acortar la flecha de entrega del proyecto.

Ventajas de las redes

Permiten definir exactamente la cronologa y la secuencia de actividades. Evita los tiempos muertos de personas y equipo. Ayuda a la optimizacin de recursos.

Conviene trabajar con redes?

1.

2.

3.

4.

5.

6.

El tiempo es critico? Participan mas de 10 personas? Actividades bien definidas? Se tiene apoyo admistrativo (computadoras, software, etc.) ? Se pagan horas extras? Se pagan por las horas o das de uso de maquinaria?

Si la respuesta es: S a 5 6, Ni lo dude! S a 3 4, Pinselo 2 veces S a 1 2: Mejor no se arriesgue S a 1 0: Olvdelo!

Presupuesto y recursos

Los conceptos del presupuesto , directos e indirectos

Mano de obra Maquinaria o equipo Materiales Servicios

Instalaciones Seguros Servicios Personal Admistrativo.

El presupuesto y la EDT
La EDT resulta un excelente apoyo para calcular o distribuir el presupuesto en un proyecto, ya que permite visualizar el panorama completo.

El presupuesto y la EDT
E1=11+12+13
1

E11=111+112+113 11

12

13

MO= Mano de obra (H H)

111 112 113

ME= Maquinaria y equipo

M= Materiales

E111=MO*ME*M...

A= Administracin

El formato contable
Presupuesto para el apoyo z
Clave
025

Concepto
Mano de obra

Cantidad
250,000

032
012 001

075

Maquinaria y equipo Materiales Administrativos Varios

total

1,127,000
80,000 15,000

10,000
1,482,000

Avance
Antes de reportar los I. Criterios numricos A. por actividad avances es Por tiempo importante establecer el Por esfuerzo criterio para Por costo reportarlos, tanto Por unidad por actividad, como por proyecto.

Avance
B. Por proyectos Se pondera el peso de la actividad en el proyecto: por tiempo, por costo, por medidas fsicas.

Ejemplo por tiempo:

Actividades Dur. 1. Investigar 5 1 2 3 4 Pes o Av Pond .

2.Estado del arte 0 3.Disear 7

4. Experimentar 6 5. Reportar 4 Total

Control por Gantt

Trazar con lneas la fecha de corte, es decir, la fecha a la cual se esta reportando. 2. Revisar con el equipo de trabajo el avance de cada actividad. 3. Representar en la grafica si la actividad: a) Avanza conforme a lo logrado b) Se a retrazado/adelantado c) Se debe reprogramar el trabajo restante
1.

Reporte de avance
1. 2.

Fecha de corte: 30 de enero Reporte del equipo de trabajo: Elaborar el procedimiento conforme al programado. Identificar a las empresas, no se pudo concluir, se considera que terminar en la primera semana de febrero; esto retrasar todo el proyecto.

Reporte de avance
1. 2.

Fecha de corte: 28 de febrero Reporte del equipo de trabajo:Justo en la primera semana de febrero se termin de identificar a las empresas. Se estima que se terminar de seleccionar empresas a mediado de marzo. La realizacin del diagnostico tendr que retrasarse ms, a menos que se tomen acciones.