Construir Tabelas na Vista Folha de Dados

5 Construir Tabelas na Vista Folha de Dados

Pode criar tabelas na vista de estrutura, na vista da folha de dados ou utilizar um dos modelos j pr-estruturados. No separador Criar do Friso encontra um grupo de comandos que dizem respeito s tabelas.

Figura 5-1: Comandos para criar uma tabela

Clique no boto Tabela da Figura 5-1 para criar uma nova tabela na vista da folha de dados. O Access apresenta uma tabela vazia. Escreva os registos na tabela com se estivesse a trabalhar numa folha de clculo. O Access trata de criar os campos e de determinar o tipo de dados para cada campo em funo das informaes que escrever na tabela. Verifique que a primeira coluna de numerao automtica, e ser definida como chave primria.

Figura 5-2: Criar tabela na vista da Folha de Dados

Guardar uma tabela Para guardar a tabela, clique no boto guardar que encontra na barra de acesso rpido.

Figura 5-3

5.1 Alterar o nome do campo

Se quiser alterar o nome dos campos, pode faz-lo aqui na vista de Folha de Dados. Verifique que quando est a trabalhar neste modo de visualizao, no Friso aparece um novo separador com ferramentas teis para a folha de dados.

K-Train

- 23 -

CESAE Centro de Servios e Apoio s Empresas

Construir Tabelas na Vista Folha de Dados

Figura 5-4: Ferramentas de tabela Folha de dados

Para alterar o nome do um campo, posicione o cursor no campo que pretende e clique no comando Mudar o Nome que encontra no separador da Figura 5-4.

Figura 5-5: Mudar o nome a um campo

5.2 Alterar o tipo de dados e Propriedades

Apesar de o Access determinar o tipo de dados para cada campo em funo da informao que preenche na tabela, nem sempre define o tipo de dados mais indicado. A partir da Vista de Folha de Dados pode ver e alterar o tipo de dados de cada campo. Basta posicionar o cursor dentro do campo, e analisar o comando Tipo de Dados que se encontra no separador Folha de Dados do Friso.

Figura 5-6: Folha de dados grupo de comandos

Aqui pode definir o Tipo de Dados do campo, bem como algumas propriedades como a Formatao numrica, Exclusivo ou Necessrio.

5.3 Adicionar ou remover campos

Se no incluiu todos os campos que precisava na sua tabela, pode continuar a adicionar mais campos, bastando para isso escrever na coluna Adicionar novo campo. Se quiser inserir um campo entre os existentes, ter que utilizar o comando Inserir que se encontra no separador

Folha de Dados do Friso.

- 24 -

CESAE Centro de Servios e Apoio s Empresas

Tipo de Dados e Formatao

Construir Tabelas na Vista Folha de Dados

Figura 5-7:Criar novo campo

Se necessitar eliminar algum campo, posicione o cursor nesse campo e clique no boto

Eliminar que encontra no separador Folha de Dados do Friso.

Tambm pode adicionar um dos modelos de campos pr-estruturados. Clique no boto Novo

Campo que encontra no separador Folha de Dados no Friso, para aparecer a lista de
Modelos de Campos.

Figura 5-8: Lista de Modelos de Campo

Para utilizar um campo desta lista, clique no campo e arraste-o para junto dos campos j existentes na sua tabela.

5.4 Adicionar um campo com uma lista de opes

Por vezes necessita de criar campos que armazenam um conjunto muito limitado de valores. armazena informao acerca da forma de pagamento de uma factura so dois bons exemplos. Nestes casos, deve criar uma caixa de combinao para listar todos os valores possveis no campo. O Microsoft Access tem um assistente que o ajuda a criar este tipo de campos o Assistente de Pesquisa. Este assistente pode ser utilizado a partir da vista da folha de dados ou da vista de estrutura da tabela. Na verso 2007 do Microsoft Access Assistente de Pesquisa apresentado no Friso, no separador Folha de Dados. CESAE Centro de Servios e Apoio s Empresas Um campo que armazena informao sobre o Estado Civil de um funcionrio ou um campo que

- 25 -

Construir Tabelas na Vista Folha de Dados

Para criar um campo com este assistente, posicione o cursor dentro da sua tabela e clique no boto Coluna de Pesquisa.

Figura 5-9: Boto Coluna de Pesquisa

Depois de clicar em coluna de pesquisa, surge-lhe uma caixa idntica seguinte:

Figura 5-10: Assistente de pesquisa

Neste exemplo seguinte ser criado um campo para armazenar informao acerca do tipo de quota numa tabela de scios de um clube (Quota Mensal, Semestral ou Anual). No primeiro passo do assistente deve indicar se os valores que pretende apresentar na lista esto ou no armazenados numa tabela. No caso de a informao (Mensal, Semestral, Anual) encontrar-se armazenada numa tabela, ento deve deixar a opo predefinida na caixa da Figura 5-10, e posteriormente indicar o nome da tabela. Neste caso vamos considerar que a informao no est em nenhuma tabela e optar pela segunda opo: Eu escrevo os valores que quero. Clique em seguinte No segundo passo do assistente escreva os valores que pretende apresentar na lista (Figura 511). Clique em seguinte, e no ltimo passo do assistente escreva o nome que pretende dar ao CESAE Centro de Servios e Apoio s Empresas - 26 campo.

Figura 5-11: Assistente de pesquisa Passo 2

Figura 5-12: Assistente de pesquisa Passo 3

Construir Tabelas na Vista Folha de Dados

Depois de criar o campo clique dentro de um dos registos nesse campo, e encontrar direita uma seta que permite listar os valores que pode utilizar nesse campo.

Figura 5-13: Caixa de combinao

Na verso 2007 do Access surge uma novidade nestas caixas de combinao a possibilidade de editar a lista de valores a partir da folha de dados ou mesmo de um formulrio. Depois de abrir a caixa de combinao, verifique que no final da lista surge um pequeno boto que permite editar a lista de valores. Clique sobre esse boto para abrir a caixa de dilogo

Editar Itens de Lista (Figura 5-14).

Nesta caixa de dilogo pode ainda escolher o item que pretende utilizar como predefinido.

Figura 5-14: Editar lista de uma caixa de combinao

5.5 Criar uma lista de opes de mltipla escolha

Outra novidade no Access 2007 relacionada com as caixas de combinao a possibilidade de se escolher mltiplos valores nessas caixas. Continuando com o mesmo exemplo da tabela Scios da base de dados de um clube desportivo, imagine agora que pretende criar um campo para registar as modalidades

- 27 -

CESAE Centro de Servios e Apoio s Empresas

Construir Tabelas na Vista Folha de Dados

praticadas pelo scio. Este campo ter uma caixa de combinao que listar as modalidades existentes, mas desta vez o utilizador poder escolher mais do que uma opo. Siga os passos do exemplo anterior, mas no ltimo passo do assistente tem que activar a opo

Permitir mltiplos valores (Figura 5-16).

Figura 5-15: Assistente de pesquisa Passo 2

Figura 5-16: Assistente de pesquisa Passo 3

Depois de criado o campo, se abrir a lista da caixa de combinao poder escolher mais do que um valor (Figura 5-17). Esta uma funcionalidade que vem ajudar os novos utilizadores do Access, pois anteriormente era necessrio criar trs tabelas e estabelecer as relaes entre elas (isto , encarar esta situao como uma relao de Muitos-para-Muitos).

Figura 5-17: Caixa de combinao de mltipla escolha

NOTA: Apesar da possibilidade de criar um campo que armazena mltiplos valores, o Access cria internamente uma tabela e uma estrutura relacional qual no temos acesso. Este facto pode trazer alguns problemas em consultas e procedimentos mais avanados. Pode sempre ultrapassar esta situao encarando-a como uma relao de Muitos para Muitos, tal como fazia anteriormente.

- 28 -

CESAE Centro de Servios e Apoio s Empresas

Construir Tabelas na Vista Folha de Dados

5.6 Adicionar um campo de outra tabela

Agora pode facilmente inserir numa tabela campos que pertencem a outra tabela. Imagine por exemplo que tem uma tabela para registar os pagamentos efectuados pelos scios do clube. Na tabela pagamentos poder armazenar os campos N de Pagamento, Data de Pagamento, Valor

Pago e N de Scio que efectuou o pagamento. Na verdade o campo N de Scio um campo que depende da Tabela Scios. Ou seja, o campo N de Scio da tabela Pagamentos uma
Chave Externa da relao existente entre a tabela Scios e a tabela Pagamentos.

Chave primria da Relao Chave Secundria (ou Externa) da Relao

Figura 5-18: Chave primria e secundria de uma relao entre duas tabelas

Sempre que precisar de criar um campo que chave externa de uma relao, agora pode simplesmente arrast-lo de uma tabela para a outra. Depois de construda a tabela Scios, na vista da folha de dados da tabela Pagamentos, clique no boto Adicionar Campos Existentes que encontra no separador Folha de Dados no

Friso. O Access mostrar uma lista com todas as tabelas existentes.

Boto Adicionar Campo Existente

Lista de Campos

Figura 5-19: Adicionar campo existente

- 29 -

CESAE Centro de Servios e Apoio s Empresas

Construir Tabelas na Vista Folha de Dados

Na lista de campos clique no sinal + que encontra esquerda do nome da tabela para visualizar todos os campos dessa tabela. Em seguida, clique sobre o nome do campo de pretende adicionar, arraste-o para junto de um dos campos j existentes. Neste caso, arraste o campo IDSocio.

Figura 5-20: Adicionar campo existente

Depois de arrastar o campo, surge-lhe o assistente de pesquisa para o ajudar nas definies da caixa de combinao.

Figura 5-21: Assistente de Pesquisa Passo1

No primeiro passo do assistente deve indicar adicionar lista campos Seleccionados aqueles campos IDSocio e Nomesocio. Nas figuras seguintes e na tabela mais abaixo so descritas as definies que deve efectuar em cada um dos passos do assistente. CESAE Centro de Servios e Apoio s Empresas que pretende visualizar na lista da caixa de combinao. Neste exemplo forma adicionados os

- 30 -

Construir Tabelas na Vista Folha de Dados

Figura 5-22: Assistente de pesquisa Passo 2

Figura 5-23: Assistente de pesquisa Passo 3

Figura 5-24: Assistente de pesquisa Passo 4

Figura 5-25: Assistente de pesquisa Passo 5

Passo Passo 1 Passo 2 Passo 3

Descrio Tal como descrito acima, aqui dever adicionar os campos que pretende visualizar na lista pendente da caixa de combinao. Aqui pode definir a ordenao da lista pendente. Neste exemplo no se alterou a ordenao, ficando a lista ordenada conforme a tabela original. Neste passo mostrado um pequeno exemplo da lista que aparecer na caixa de combinao. Aqui pode ajustar a largura de cada uma das colunas, e pode ainda optar por mostrar ou no a coluna chave. Neste caso optou-se por mostrar a chave. Aqui deve indicar qual dos campos da lista pendente dever ser utilizado para armazenar na tabela secundria da relao. Aqui foi escolhido o campo IDSocio (e na maioria das situaes corresponder ao campo que chave primria). No ltimo passo deve definir o nome que pretende atribuir ao campo, e pode ainda optar por permitir mltiplos valores. Neste exemplo foi atribudo o nome IDSocio, e no foram permitidos valores mltiplos.

Passo 4

Passo 5

Depois de concluir o ltimo passo, talvez o Access pea para guardar alteraes efectuadas na tabela. Guarde essas alteraes. Depois de concludo este processo, o resultado final ser idntico ao apresentado na Figura 526.

- 31 -

CESAE Centro de Servios e Apoio s Empresas

Tabela 5-1: Correspondncia de nomes de algumas pastas

Construir Tabelas na Vista Folha de Dados

Figura 5-26: Caixa de combinao

Alm de criar o campo e respectiva caixa de combinao, o Access estabeleceu tambm a relao entre estas duas tabelas (tblSocios e tblPagamentos). Clique no boto Relaes que encontra no separador Folha de Dados do Friso.

Figura 5-27: Janela de Relaes

- 32 -

CESAE Centro de Servios e Apoio s Empresas