3 de noviembre de 2012 TALLER ACCES 2010.

Laura Alejandra Alzate Snchez 11a Profesor: Catalina Franco 3 de noviembre de 2012

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UNA BASE DE DATOS: Una base de datos es una coleccin de informacin organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rpidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrnico. Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayora por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnolgico de campos como la informtica y la electrnica, la mayora de las bases de datos estn en formato digital (electrnico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos. PROGRAMAS PARA REALIZAR BASES DE DATOS: ACCESS SQL MY SQL ORACLE. CLASIFICACION DE LAS BASES DE DATOS: Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al contexto que se est manejando, la utilidad de las mismas o las necesidades que satisfagan. Segn la variabilidad de los datos almacenados Bases de datos estticas:

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Son bases de datos de slo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos histricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a travs del tiempo, realizar proyecciones, tomar decisiones y realizar anlisis de datos para inteligencia empresarial. Bases de datos dinmicas: stas son bases de datos donde la informacin almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualizacin, borrado y adicin de datos, adems de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de informacin de un supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa. Segn el contenido Bases de datos bibliogrficas: Slo contienen un subrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro tpico de una base de datos bibliogrfica contiene informacin sobre el autor, fecha de publicacin, editorial, ttulo, edicin, de una determinada publicacin, etc. Puede contener un resumen o extracto de la publicacin original, pero nunca el texto completo, porque si no, estaramos en presencia de una base de datos a texto completo (o de fuentes primarias ver ms abajo). Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o nmeros. Por ejemplo, una coleccin de resultados de anlisis de laboratorio, entre otras. Bases de datos de texto completo: Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una coleccin de revistas cientficas. Directorios: Un ejemplo son las guas telefnicas en formato electrnico. Bases de datos o "bibliotecas" de informacin qumica o biolgica:

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Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de informacin proveniente de la qumica, las ciencias de la vida o mdicas. Se pueden considerar en varios subtipos:

Las que almacenan secuencias de nucletidos o protenas. Las bases de datos de rutas metablicas. Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos experimentales sobre estructuras 3D de biomolculas Bases de datos clnicas. Bases de datos bibliogrficas (biolgicas, qumicas, mdicas y de otros campos): PubChem, Medline, EBSCOhost.

EJEMPLOS DE UNA BASE DE DATOS: HOSPITAL: NOMBRE: Turnos medico hora de entrada hora de salida fecha CONSULTAS: turno fecha y hora
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costo diagnstico nombre del paciente edad " " sexo " " peso " " altura " " direccin " " telfono " " RECETAS: consulta folio

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costo ARTICULOS: cdigo de barras costo venta

CANTIDAD: detalles folio articulo cantidad

Es un programa diseado para la una recopilacin de informacin relativa a un asunto o propsito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica. Si la base de datos no est almacenada en un equipo, o slo estn instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informacin procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos. Archivos de base de datos de Access Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

Tablas para almacenar los datos. Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que necesita. Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas. Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico. Pginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

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Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares. ENTORNO DE ACCESS:

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CONCEPTOS DE ACCESS: TABLAS: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos. Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automticamente una nueva tabla vaca. A continuacin, puede escribir datos para empezar a definir los campos. Para Crear una tabla en una nueva base de datos: 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo. 2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicacin, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicacin. 3. Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos. Crear una tabla en una base de datos existente:
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1. Haga clic en el botn de Microsoft Office

y, a continuacin, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla Para crear una tabla Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, tal vez desee partir de una de las plantillas de tablas para estos temas que se incluyen en Office Access 2007. Las plantillas de tablas se disearon para que fueran compatibles con las listas de Windows SharePoint Services 3.0 del mismo nombre. 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuacin, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.

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LOS CAMPOS: Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,... Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,..

Cada tabla se compone de campos y registros. A pesar de que a primera vista casi la podramos confundir con una hoja de Excel, existen unas diferencias fundamentales: en Access, cada columna en una tabla es un campo y cada fila de una tabla representa un nico registro que rene la informacin de un elemento de la tabla. Cada campo de Access slo puede tener un tipo de datos: o slo texto, o slo nmeros, etc. TIPOS DE CAMPOS: TEXTO: admite cualquier carcter alfabtico, nmero o signo de puntuacin. MEMO: admite cualquier carcter textual hasta un mximo de 64000 carcteres. Se suele utilizar para escribir comentarios u observaciones. NUMRICO: admite cualquier carcter numrico susceptible de ser utilizado en clculos matemticos. FECHA/HORA: admite valores de fecha y hora. MONEDA: para valores monetarios. Utiliza el separador de miles y el signo monetario que se tenga configurado en Windows. AUTONUMRICO: es un campo propio del programa, ste aade un nmero nico para cada nuevo registro.
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SI/NO: es un campo que slo acepta uno de estos dos valores. OBEJTO OLE: es un tipo de campo que va a contener un objeto, que puede ser una imagen, un grfico, una hoja de clculo, etc. HIPERVINCULO: contiene una ruta o direccin URL de Internet. ASISTENTE PARA BUSQUEDAS: se crea un campo que permite seleccionar un valor de otra tabla o crear una lista de valores en el momento. PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255. Para los campos Numrico, las opciones son: Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -1028-1 y 1028-1. Es decir, valores con una precisin decimal de 28. Entero para valores enteros comprendidos entre -37.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Los campos Autonumrico son Entero largo.

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A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.

Formato del campo. Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico. Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son: Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos. Moneda: presenta a los valores introducidos el separador de millares y el smbolo monetario asignado en Windows como puede ser Pts. Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares. Estndar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y agrega el signo de porcentaje (%). Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general:si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos:

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3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, se tendran que crear formatos personalizados.

Mscara de entrada. Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que

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muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____. Access2000 dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

Ttulo. Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Ttulo, como cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

Lugares decimales. Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Numrico o Moneda.

Valor predeterminado. Si se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son la

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provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor determinado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor Valencia. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumrico. Regla de validacin. Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumrico.

Texto de validacin. En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumrico.

Requerido.

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Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumrico.

Permitir longitud cero. Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.

Indexado. Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un ndice para este campo para hacer ms rpida la bsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin ndice. S (con duplicados): Cuando de asigna un ndice a ese campo y adems admite valores duplicados. S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.

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LAS CLAVES: Una clave principal es un campo (o conjunto de campos) que presenta valores nicos en una tabla. Estos valores se pueden usar para hacer referencia a registros enteros, ya que cada registro tiene un valor distinto para la clave. Una tabla solo puede tener una clave principa Clave nica Cada tabla puede tener uno o ms campos cuyos valores identifican de forma nica cada registro de dicha tabla, es decir, no pueden existir dos o ms registros diferentes cuyos valores en dichos campos sean idnticos. Este conjunto de campos se llama clave nica. Pueden existir varias claves nicas en una determinada tabla, y a cada una de stas suele llamrsele candidata a clave primaria. Clave primaria Una clave primaria es una clave nica elegida entre todas las candidatas que define unvocamente a todos los dems atributos de la tabla, para especificar los datos que sern relacionados con las dems tablas. La forma de hacer esto es por medio de claves forneas. Slo puede existir una clave primaria por tabla y ningn campo de dicha clave puede contener valores NULL. Clave fornea Una clave fornea es una referencia a una clave en otra tabla, determina la relacin existente en dos tablas. Las claves forneas no necesitan ser claves nicas en la tabla donde estn y s a donde estn referenciadas.

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Por ejemplo, el cdigo de departamento puede ser una clave fornea en la tabla de empleados. Se permite que haya varios empleados en un mismo departamento, pero habr uno y slo un departamento por cada clave distinta de departamento en la tabla de empleados. Clave ndice Las claves ndice surgen con la necesidad de tener un acceso ms rpido a los datos. Los ndices pueden ser creados con cualquier combinacin de campos de una tabla. Las consultas que filtran registros por medio de estos campos, pueden encontrar los registros de forma no secuencial usando la clave ndice. Las bases de datos relacionales incluyen mltiples tcnicas de ordenamiento, cada una de ellas es ptima para cierta distribucin de datos y tamao de la relacin. Los ndices generalmente no se consideran parte de la base de datos, pues son un detalle agregado. Sin embargo, las claves ndices son desarrolladas por el mismo grupo de programadores que las otras partes de la base de datos.

CLASES DE RELACION ENTRE TABLAS: Existen tres tipos de relaciones de tabla. Una relacin uno a varios Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier nmero de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relacin entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relacin de uno a varios.

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Para representar una relacin de uno a varios en el diseo de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relacin y agrguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relacin. En este caso, por ejemplo, agregara un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominara Id. de cliente. Access utilizara entonces el nmero de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto. Una relacin de varios a varios Considere la relacin entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un nico producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Adems, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relacin se denomina relacin de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relacin. Para representar una relacin de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unin, que divide la relacin de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relacin. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relacin varios a varios que se define mediante la creacin de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos. Una relacin uno a uno

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En una relacin uno a uno, cada registro de la primera tabla slo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relacin no es comn porque, muy a menudo, la informacin relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relacin, ambas tablas deben compartir un campo comn. LOS FORMULARIOS: Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qu campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver slo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con slo esos campos, les ser ms fcil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes. Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario 1. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. 2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.

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Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En la vista Presentacin, se pueden realizar cambios de diseo en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamao de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Para obtener ms informacin sobre las vistas de los formularios, vea la seccin Obtener informacin sobre la vista Presentacin y la vista Diseo. Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relacin uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregar una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relacin uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no es necesario. Si hay ms de una tabla con una relacin uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario. LAS CONSULTAS: Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Sern estudiados tres tipos de consultas:

De seleccin: selecciona y presenta registros en formato patrn De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla De accin: altera el contenido de registros en una nica operacin

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Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinmico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta est activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automticamente reflejarn esas alteraciones. Las consultas constituyen un recurso prctico para obtener informaciones especficas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:

Elegir campos especficos de tablas especficas; Seleccionar informaciones va criterios; Mostrar las informaciones en varios rdenes; Obtener datos de varias tablas simultneamente; Calcular totales; Crear formularios e informes; Crear otras consultas y grficos.

Generar una nueva consulta. La obtencin de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos, seleccionando Consultas y picando en la opcin Nuevo. En respuesta aparecer un cuadro de dilogo que le permite a Ud. elegir el modo de cmo, la consulta, debe ser construida. O Ud. mismo monta la consulta a travs del modo Vista Diseo o Ud. utiliza los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de consultas como de informes, formularios, etc. Al elegir el modo Vista Diseo, aparecer la ventana Consulta de Seleccin sobrepuesta con la ventana de dilogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el botn Agregar.

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En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta seleccionarla y apretar DEL para borrarla del rea de tablas

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