14 1 INTRODUO

Atualmente, o grau de importncia dado a qualidade, seja em servios ou produtos, tem aumentado consideravelmente. Independente do porte e do ramo de atuao da organizao, cresce o interesse pela aplicao de programas da qualidade e de melhoria contnua dos processos, visando atingir um melhor desempenho organizacional. Para uma melhor compreenso do conceito de qualidade, comeamos por aqueles compilados por Parente Filho (1991), nos quais trata:
Para Deming, qualidade est diretamente ligada satisfao do consumidor. Na viso de Crosby, qualidade est associada a dois princpios bsicos: conformidade aos requisitos e zero defeito. J na viso de Juran, h dois significados para a qualidade que so caractersticas do produto que se conformam s necessidades dos clientes e proporcionam satisfao, alm da ausncia de falhas. (PARENTE FILHO, 2001, p.37)

Segundo Oakland (2008) qualidade atendimento das exigncias do cliente, no apenas os externos, mas tambm os clientes internos. Essa capacidade de atendimento vital para a organizao. No Brasil, estes conceitos de qualidade passaram a ter uma maior atuao nas organizaes a partir da dcada de 1990 com a criao do Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade (PBQP). Nesse perodo, a valorizao dos processos atravs da qualidade total foi incorporada ao processo fabril e operacional existente anteriormente, que era direcionado basicamente para a qualidade do produto final. Desde ento, o conceito e aplicao da Qualidade torna-se cada vez mais amplo e presente na vida organizacional. O Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade declara como objetivo "promover a qualidade e produtividade com vistas a aumentar a competitividade dos bens e servios produzidos no pas". A partir da criao deste programa, aumentou o nmero de empresas que buscaram, voluntariamente, a certificao de qualidade proporcionada pela norma internacional ISO 9000. Ele comeou como um dos elementos da Poltica Industrial e de Comrcio Exterior do Governo do ento presidente, Fernando Collor de Melo, com a finalidade de dar suporte ao processo de modernizao das empresas que necessitavam adequar-se abertura econmica e, conseqentemente, forte concorrncia estrangeira.

15 Teixeira (2000) relata que, na dcada de 1980, a preocupao com a qualidade acontecia como um movimento disperso, restrito a poucas empresas, em setores especficos da economia, e com foco restrito qualidade nos processos de produo e nos produtos finais. Esta preocupao transformou-se numa verdadeira revoluo gerencial em muitas empresas brasileiras na dcada de 90, com o foco sendo ampliado para a qualidade da gesto. Assim, nos anos 90 a qualidade ganhou o status de modelo de gesto empresarial, indo alm das linhas de produo para os processos gerenciais mais amplos. A famlia de normas ISO 9000, editada pela primeira vez em 1987, consolidouse na dcada de 90 como referncia de sistemas da qualidade, aceita internacionalmente. Nesse mesmo perodo e com a ajuda do PBQP, a gesto de qualidade tambm passou a incorporar-se ao setor pblico, embora com o ritmo mais lento que as empresas privadas. Isso deve-se principalmente ao fato de boa parte dos rgos pblicos no precisarem conquistar nem satisfazer clientes fora da organizao. Este fato no ocorreu apenas no servio pblico brasileiro. Pois,
na maioria das reparties pblicas no h um mercado a ser buscado. Em vez de conquistar um mercado, uma agncia governamental deveria prestar de forma econmica, o servio prescrito pela legislao vigente. O objetivo deveria destacar-se por servio bem executado. Um aprimoramento do servio pblico possibilitaria a manuteno do emprego pblico, alm de auxiliar a indstria na expanso do emprego. (DEMING, 1990, p.47).

O Instituto de Pesquisa Econmica Aplicada IPEA afirma que o benefcio imediato da aplicao dos princpios da Qualidade Total ao servio pblico o engajamento ativo e motivador dos servidores, e o aumento de seu interesse com relao aos resultados das suas atividades. Em conseqncia e, naturalmente, cresce a produtividade do trabalho, reduzem-se os custos, melhora a qualidade do servio prestado, aumenta o grau de satisfao do usurio, cliente ou consumidor. (Documento elaborado para orientar a elaborao de Critrios para gerao de indicadores de qualidade e produtividade no servio pblico). A atuao da norma ISO 9001 no setor pblico agiria como objeto facilitador na obteno dos benefcios e resultados citados acima. Na norma ISO 9001: 2000 so encontrados oito princpios: foco no cliente, liderana, envolvimento de pessoas, abordagem de processos, abordagem sistmica de gesto, melhoria contnua, abordagem factual para tomada de decises e relacionamento mutuamente benfico com fornecedores.

16 Estes requisitos so capazes de consolidar um Sistema de Gesto da Qualidade e melhorar consideravelmente o desempenho de uma organizao realmente comprometida com o processo de melhoria contnua, seja ela pblica ou privada. Deming (1990) comenta este fato, dizendo que existe uma doena comum que aflige em todo o mundo tanto a gesto pblica quanto a gesto privada: a impresso de que os problemas existentes em cada uma delas so diferentes. Porm, elas no percebem que apesar das diferenas, os princpios que ajudaro a melhorar a qualidade dos produtos e/ou servios so universais. Este fato citado por Deming ser analisado parcialmente na presente pesquisa, que pretende analisar qual a viabilidade de aplicao de um Sistema de Gesto da Qualidade no Setor Pblico, observando quais os processos de mudana necessrios no Patrimnio da UFERSA para adequar-se s normas de qualidade da ISO 9001.

1.2

TEMA Aplicao da Gesto da Qualidade no Setor Pblico

1.3

PROBLEMA Quais as adequaes necessitam ser realizadas no setor de Patrimnio da

UFERSA, para que este possa atender aos requisitos da norma da qualidade ISO 9001?

1.4

OBJETIVOS

1.4.1

Geral Identificar as mudanas necessrias no setor de patrimnio da UFERSA para

atender aos requisitos de qualidade exigidos pela norma internacional ISO 9001.

17

1.4.2

Especficos Descrever o que prope a norma internacional ISO 9001; Relatar a situao atual do setor de patrimnio; Identificar possveis aes para o cumprimento dos requisitos da Norma.

1.5

JUSTIFICATIVA O interesse pela Gesto da Qualidade no Setor Pblico surgiu com a

preocupao do desenvolvimento prtico de um dos princpios em que a Administrao Pblica deve pautar-se: a eficincia. A aplicao da Gesto da Qualidade no setor pblico surge como pedra angular quando se tenta por em prtica tal princpio norteador. De acordo com Garvin (2002), como conceito, conhece-se a qualidade h milnios. Originalmente, tal funo era relativa e voltada para a inspeo; hoje, as atividades relacionadas com a qualidade se ampliaram e so consideradas essenciais para o sucesso estratgico.
Qualidade no significa apenas o controle da produo, a qualidade intrnseca de bens e servios, o uso de ferramentas e mtodos de gesto, ou a assistncia tcnica adequada. Num sentido mais amplo, o conceito de qualidade total ou gesto da qualidade passou a significar modelo de gerenciamento que busca a eficincia e a eficcia organizacionais. (MARSHALL et al, 2008, p. 17).

A Universidade Federal Rural do Semi-rido (UFERSA) uma instituio pblica federal de ensino superior com sede na cidade de Mossor, estado do Rio Grande do Norte, Brasil. Existem tambm campus nas cidades de Angicos e Carabas. O patrimnio, localizado na sede da universidade, atende tambm s necessidades dos outros dois campus. Para que o setor funcione da melhor maneira possvel necessrio desenvolver ou aplicar algumas prticas para que os processos realizados sejam eficientes e eficazes. Dentre a diversidade de opes para chegar at a eficincia e a eficcia no setor de patrimnio da UFERSA, a ISO 9001, aparentemente, a melhor forma de atingi-los.

18 Atravs da observao da realizao das atividades primrias (transportes, manuteno de estoques, processamento de pedidos) e de apoio (armazenagem, manuseio de materiais, planejamento e sistemas de informao) realizadas no setor de patrimnio da UFERSA, pretende-se analisar as dificuldades, barreiras e retrabalho decorrentes da ausncia de um Sistema de Gesto Qualidade. E avaliar a viabilidade da implementao da Norma ISO 9001 neste setor.

19

2 REFERENCIAL TERICO

2.1 GESTO DA QUALIDADE

2.1.1

Evoluo da Qualidade

A preocupao com a qualidade, ao contrrio do que parece, no se faz presente apenas nos dias atuais. Existe todo um contexto histrico que comprova a sua presena e importncia desde os tempos antes de Cristo. Palmisano et al. (2003) mostra a presena da qualidade em vrios povos e pocas distintas. Segundo este autor, a qualidade j dava seus primeiros passos no cdigo de Hamurabi por volta de 2150 a.C., atravs da preocupao com a durabilidade e funcionabilidade das habitaes construdas na poca. A Gesto da Qualidade era to rgida que se um imvel no atendesse aos requisitos e chegasse a desabar, por exemplo, o construtor seria sacrificado. Esse mesmo autor tambm cita o caso dos fencios, romanos e a Frana do sculo XVII. Os fencios seguiam especificaes governamentais para que os produtos fossem feitos com perfeio. Se esta perfeio especificada no fosse atingida, o produtor ou fabricante tinha a mo amputada. J os romanos desenvolveram padres de qualidade, mtodos de medio, tcnicas de pesquisa altamente sofisticadas para a poca e ferramentas especficas para aplic-los na diviso e mapeamento territorial, com a finalidade de controlar as terras rurais incorporadas ao imprio. No caso da Frana, destacam-se os critrios estabelecidos, durante o reinado de Lus XIV, para escolha de fornecedores e instrues para superviso do processo de fabricao de embarcaes. Juran (1990) desenha uma trajetria do gerenciamento da qualidade que vai desde as formas mais primitivas de organizao social at a revoluo japonesa de qualidade. Nas formas mais primitivas de organizao social, caracterizadas por estruturas sociais simplificadas, a sobrevivncia material era assegurada, no atravs da produo (processo de trabalho socialmente organizado), mas pela coleta de alimentos.

20 A estratgia de gerenciamento da qualidade existia sob a forma de inspeo imediata dos produtos da coleta pelos consumidores. A revoluo japonesa introdiu o controle da qualidade por toda a empresa como uma verso prpria do Total Quality Control, cuja estratgia de gerenciamento caracteriza-se pelos seguintes aspectos: Altos gerentes pessoalmente responsveis; Treinamento no gerenciamento para a qualidade, extensivo a todas as funes; Melhoramento da qualidade em um ritmo continuamente revolucionrio; Crculos de controle da qualidade CCQ. Atualmente, a qualidade deixou de ser atividade especfica de um indivduo ou de um setor e adquire dimenses holsticas, abrangendo a organizao como um todo. A gesto da qualidade comprova que a descentralizao custa menos. O grande salto da qualidade surge com a mudana de foco, ou seja, com a constatao de que no basta um bom projeto, um produto ou um servio bem feito. necessrio tudo isso. necessrio, ainda e principalmente, a satisfao dos usurios ou consumidores.

2.1.2

O conceito da qualidade

Existem diversos conceitos e definies de qualidade. De acordo com Garvin (2002) existem cinco abordagens principais para a definio de qualidade: transcendental, baseada no produto, baseada no usurio, baseada na produo e baseada no valor. Garvin (2002) as relata e coloca como base os autores originais a saber: Transcendental (...) uma condio de excelncia que implica tima qualidade, distinta de m qualidade... Qualidade atingir ou buscar o padro mais alto em vez de se contentar com o malfeito ou fraudulento (TUCHMAN, 1980, p. 80). Qualidade no uma idia ou uma coisa concreta, mas uma terceira entidade independente das duas (PIRSIG, 1974, p.185). Baseada no produto

21 Diferenas de qualidade correspondem a diferenas de quantidade de algum ingrediente ou atributo desejado (ABBOTT, 1955, p. 126-127). Qualidade refere-se s quantidades de atributos sem preo presentes em cada unidade do atributo com preo (LEFFER, 1982, p. 956). Baseada no usurio Qualidade consiste na capacidade de satisfazer desejos (EDWARDS, 1968, p. 37) Na anlise final de mercado, a qualidade de um produto depende de at que ponto ele se ajusta aos padres das preferncias do consumidor (KUEHN; DAY, 1962, p.101) Qualidade a adequao ao uso (JURAN, 1974, p. 2) Baseada na produo Qualidade [quer dizer] conformidade com as exigncias (Crosby, 1979, p.15). Qualidade o grau em que o produto especfico est de acordo com o projeto ou especificao (GILMORE, 1974, p.16). Baseada no valor Qualidade o grau de excelncia a um preo aceitvel e o controle da variabilidade a um custo aceitvel (BROH, 1982, p. 3). Qualidade quer dizer o melhor para certas condies do cliente. Essas condies so: a) o verdadeiro uso; b)o preo de venda do produto (FEIGENBAUM, 1961, p. 1) Segundo Garvin (2002), o conceito de qualidade pode ser desdobrado em elementos bsicos, como os elencados a seguir: Desempenho refere-se s caractersticas operacionais bsicas do produto; Caractersticas so as funes secundrias do produto que suplementam seu Confiabilidade reflete a probabilidade de mau funcionamento de um produto; Conformidade refere-se ao grau em que o projeto e as caractersticas Durabilidade refere-se vida til de um produto, considerando suas dimenses Atendimento refere-se a rapidez, cortesia, facilidade de reparo ou substituio; Esttica refere-se ao julgamento pessoal e ao reflexo das preferncias Qualidade percebida refere-se opinio subjetiva do usurio acerca do

funcionamento bsico;

operacionais de um produto esto de acordo com padres preestabelecidos; econmicas e tcnicas;

individuais; produto.

22 De acordo com Oakland (1994), tendo como base autores clssicos da rea, qualidade pode ter, ento, quatro definies clssicas conforme a tabela 1, a seguir:

Tabela 1 Definies clssicas de qualidade Autor Crosby Deming Feigenbaum Definio Conformidade com as exigncias A qualidade deve ter como objetivo as necessidades do usurio, presentes e futuras O total de caractersticas de um produto e de um servio referentes a marketing, engenharia, manufatura e manuteno, pelas quais o produto ou servio, quando em uso, atender s Juran exigncias do cliente Adequao finalidade ou uso

Fonte: adaptado de Oakland (1994, p.15)

A evoluo da qualidade e os estudos sobre esse tema acabaram tendo como resultado a srie de Normas ISO 9000. Onde cada edio criada por especialistas da rea do mundo inteiro. Por isso, a sua confiabilidade e eficcia como SGQ. Os princpios de gesto da qualidade podem ser utilizados pela alta direo para conduzir a organizao melhoria do seu desempenho. A seguir, esses princpios so apresentados, tendo sido extrados na ntegra da NBR ISO 9000 publicada em dezembro de 2000: Foco no cliente: Organizaes dependem de seus clientes, e portanto recomendvel que atendam s necessidades atuais e futuras do cliente, os seus requisitos e procurem exceder as suas expectativas. Liderana: Lderes estabelecem a unidade de propsito e o rumo da organizao. Convm que eles criem e mantenham um ambiente interno, no qual as pessoas possam estar totalmente envolvidas no propsito de atingir os objetivos da organizao. Envolvimento de pessoas: Pessoas de todos os nveis so a essncia de uma organizao, e seu total envolvimento possibilita que as suas habilidades sejam usadas para o benefcio da organizao.

23 Abordagem de processo: Um resultado desejado alcanado mais eficientemente quando as atividades e os recursos relacionados so gerenciados como um processo. Abordagem sistmica para a gesto: Identificar, entender e gerenciar os processos inter-relacionados como um sistema contribui para a eficcia e eficincia da organizao no sentido de esta atingir os seus objetivos. Melhoria contnua: Convm que a melhoria contnua do desempenho global da organizao seja seu objetivo permanente. Abordagem factual para tomada de deciso: Decises eficazes so baseadas na anlise de dados e informaes. Segundo Maranho (2006), todas as atividades possuem seus princpios ou fundamentos; domin-los fundamental para poder desempenhar esta atividade com nvel competitivo. O conceito bsico a ser adotado ser o apresentado pela NBR ISO 9000, que define qualidade como grau no qual um conjunto de caractersticas inerentes satisfaz a requisitos (ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 2000, p.7). A partir dessa definio, pode-se resumir gesto da qualidade, portanto, como a forma de gesto de uma organizao baseada na identificao de requisitos de qualidade do produto ou servio, no estabelecimento de um planejamento para que esse padro seja atingido e na constante busca pela melhoria, em todos os seus aspectos, visando eficcia da organizao.

2.1.3

Principais linhas de pensamento

Diversas pessoas foram responsveis pelo desenvolvimento do conceito e pensamento da qualidade. Contudo, existem nomes de maior relevncia na rea. Estes tm sido chamados Gurus da Qualidade, por causa da grande influncia que conseguiram neste assunto. As idias de Juran, Deming, Feigenbaum e Crosby sero tratadas mais detalhadamente neste trabalho. Estes autores so apontados como sendo os autores clssicos que escreveram e estudaram a Qualidade. Seria injusto no falar de Kaoru Ishikawa e Genichi Taguchi, o lado japons da rea. Segundo Marshall Junior (2008) a adaptao da cultura japonesa aos

24 ensinamentos de Deming e Juran aconteceu graas a Ishikawa. Este estudioso tambm foi o criador das sete ferramentas do controle estatstico da qualidade. Foi ainda o grande inspirador dos crculos de controle da qualidade (CCQ). Ainda de acordo com Marshall Junior (2008), Taguchi impulsionou promoo do design industrial, que marcou a segunda onda do movimento da qualidade no Japo aps a primeira fase, assentada no controle estatstico. A seguir, algumas consideraes sobre os estudiosos clssicos da temtica. Joseph M. Juran Nascido na cidade de Braila, Romnia, em 24 de dezembro de 1904. Juran mudou-se para Minnesota, Estados Unidos, em 1912. Ele inicia sua carreira em 1925 como gestor de qualidade na Western Electrical Company. Aps a Segunda Guerra Mundial, Juran comea a dedicar-se ao estudo da Gesto da Qualidade e a trabalhar como consultor. De acorco com Marshall Junior (2008), Joseph Juran foi o precursor na aplicao dos conceitos da qualidade estratgia empresarial, ao invs de apenas associar a qualidade estatstica ou aos mtodos de controle da qualidade. Segundo Juran, a gesto da qualidade divide-se em trs pontos fundamentais, denominados trilogia da qualidade ou trilogia Juran: planejamento, controle e melhoria.
Planejamento da qualidade: o processo de estabelecer os objetivos para a qualidade e desenvolver os planos para atingir esses objetivos; Controle da qualidade : o processo contnuo usado pelo pessoal operacional como meio para atingir os objetivos planejados. Consiste em trs passos: 1) avaliar o desempenho operacional atual, 2) compar-lo com os objetivos e 3) agir nas diferenas; Melhoramento da qualidade: este terceiro membro da trilogia tem o objetivo de melhorar os nveis de desempenho da qualidade. (Corra, 2008, p. 119)

William E. Deming Deming deu uma grande contribuio para a evoluo da qualidade, destacam-se os 14 pontos desenvolvidos por ele e a divulgao do ciclo PDCA de Shewart. Abaixo, os 14 pontos de Deming, resumidos por Corra (2008)

25 Ponto 1 crie na organizao uma constncia de propsitos no sentido da melhoria dos produtos e servios, de forma que se torne competitiva, mantenha-se no negcio e gere trabalho; Ponto 2 adote a nova filosofia e assuma a liderana da mudana. Os competidores esto fazendo isso e os consumidores tm expectativas crescentes; Ponto 3 abandone a inspeo como meio de obteno da qualidade. A qualidade deve ser construda atravs da reduo das variaes nos processo. Se as variaes nos processos forem diminudas, no haver necessidade de inspecionar para separar os defeitos; Ponto 4 abandone a prtica de privilegiar negcios com base somente nos preos. Caminhe no sentido de ter um fornecedor preferencial para cada item e estabelea com ele um relacionamento de longo prazo, baseado na confiana e na fidelidade; Ponto 5 melhore sempre e constantemente cada processo de produo e de prestao de servios, reduzindo suas variaes. Assim, os custos cairo constantemente; Ponto 6 introduza o treinamento nos postos de trabalho. Pessoas sem treinamento adequado produziro maiores variaes; Ponto 7 institua a liderana no lugar da chefia no papel da superviso. O objetivo deve ser coordenar e dar suporte; Ponto 8 elimine o medo. Pessoas no realizaro um bom trabalho se no se sentiram seguras. Ponto 9 elimine as barreiras entre os departamentos, promovendo a visibilidade entre as vrias reas. As pessoas, nas vrias atividades, devero atuar como uma equipe; Ponto 10 elimine os slogans de exortao, que muitas vezes nada significam e criam um clima de adversrios; Ponto 11 elimine a gesto por objetivos com base em indicadores de quantidades; Ponto 12 remova as barreiras que impedem os colaboradores em geral de sentirem orgulho por seu trabalho; Ponto 13 crie um vigoroso programa de educao e de automelhoramento. Embora este seja o 13 ponto, normalmente um ponto de partida, e deve ser aplicado imediatamente aps o ponto 1. Ponto 14 caracterize a mudana como sendo responsabilidade de todos e crie na organizao uma estrutura capaz de dar suporte a todos os pontos. O ciclo PDCA (plan, do, check e act planeje, faa, verifique e aja) foi desenvolvido por Shewhart e amplamente difundido por Deming. Segundo Corra

26 (2008), o ciclo PDCA imprescindvel para os planos de melhoramento contnuo em operaes. Abaixo segue a sequncia do ciclo descrita por Corra (2008): 1. planeje: nesta fase, o processo ou situao estudada, identificando os problemas e as formas de resolv-los; 2. faa: agora o plano deve ser implementado de forma ainda experimental. O melhoramento obtido deve ser medido e os resultados registrados; 3. verifique: nesta fase, com base nos resultados experimentais obtidos, o plano definido na primeira fase deve ser avaliado; 4. aja: nesta fase, o plano implementado passa a fazer parte dos processos normais da operao. A partir da, reinicia-se o percurso do ciclo a partir dos melhoramentos j obtidos. Na viso de Deming no apenas cumprir as especificaes. Alm disso, preciso usar os instrumentos de controle estatstico da qualidade, em vez da mera inspeo dos produtos. Philip B. Crosby Crosby conhecido pela frase: a qualidade grtis. Ele tambm desenvolveu os conceitos de defeito zero e de fazer certo na primeira vez (pressupe que a empresa no parte do princpio de que vai haver erros de fabricao). A sua definio de qualidade a conformidade com os requisitos da empresa, por sua vez, conformes com os dos clientes. Ele acredita que defeito zero um padro de desempenho e no apenas um slogan. De acordo com Marshall Junior (2008), a base filosfica para a qualidade desejada para Crosby delineada pelos quatro princpios de gesto da qualidade: A qualidade definida como conformidade aos requisitos. O sistema que leva qualidade a preveno. O padro de execuo o zero defeito. A medida da qualidade o preo da no-conformidade. Assim como Deming, Crosby tambm estabelece 14 passos para o processo de desenvolvimento da qualidade. Estes passos so: 1. Comprometimento com a qualidade (empenho da direo) 2. Grupo de melhoria da qualidade

27 3. Mensurao (estabelecer padres) 4. Custos da qualidade 5. Conscincia 6. Ao corretiva 7. Planejamento zero defeito 8. Educao do empregado 9. Dia do zero defeito 10. Estabelecimento do objetivo 11. Remoo da causa do erro 12. Identificao 13. Conselhos da qualidade 14. Fazer tudo de novo Armand V. Feigenbaum O americano Armand Feigenbaum foi um dos responsveis pelos princpios do Controle Total da Qualidade (Total Quality Control TQC), quando ainda era estudante de doutoramento no Massachusetts Institute of Technology. Segundo Marshall Junior (2008), de acordo com a abordagem de Feigenbaum,
Qualidade um instrumento estratgico pelo qual todos os trabalhadores devem ser responsveis. Mais do que uma tcnica de eliminao de defeitos nas operaes industriais, qualidade uma filosofia de gesto e um compromisso com a excelncia. Volta-se para fora da empresa e tem por base a orientao para o cliente. (MARSHALL JUNIOR, 2008, p. 41)

De acordo com Corra (2008), a definio de TQC para Feigenbaum a seguinte:

O Controle Total da Qualidade um sistema efetivo para integrar os esforos dos vrios grupos dentro de uma organizao, no desenvolvimento da qualidade, na manuteno da qualidade e no melhoramento da qualidade, de maneira que habilite marketing, engenharia produo e servio com os melhores nveis econmicos que permitam a completa satisfao do cliente. (CORRA, 2008, p. 122).

Ou seja, devem ser identificados, primeiramente, os requisitos de qualidade do cliente e estes serem refletidos em todas as aes da organizao para que o produto final estejam nas mos dos clientes de acordo com os requisitos estabelecidos, para que

28 seja garantida a sua total satisfao. Feigenbaum chama esse ciclo, que comea e termina no cliente, de ciclo industrial. Feigenbaum introduz o conceito de Qualidade Assegurada. Em palavras simples e de acordo com Corra (2008, pg 123), Qualidade assegurada consiste em: 1. Documentar as atividades e as estruturas organizacionais (responsabilidades), os procedimentos tcnicos e de gesto, as atividades de pessoas, mquinas e equipamentos, assim como o fluxo das informaes que foram concordados como necessrios obteno da qualidade. 2. Fazer o que foi documentado. 3. Comprovar que o que foi documentado est sendo feito. Esse conceito passou a ser posto em prtica por instituies credenciadas atravs das certificaes e auditorias. Pode citar como exemplo a srie 9000 da ISO (International Organizations for Standardization), que foi lanada em 1987.

2.1.4

Especificaes e normas

Normalizao e especificao so fortemente correspondentes, porm isso no quer dizer que signifiquem a mesma coisa. De acordo com a ABNT, normalizao a atividade que estabelece, em relao a problemas existentes ou potenciais, prescries destinadas utilizao comum e repetitiva, com vistas obteno do grau timo de ordem, em um dado contexto. J especificao a atividade que envolve a fixao das caractersticas, condies ou requisitos relativos a materiais, equipamentos, instalaes ou tcnicas de execuo a serem empregados em obra ou servio tcnico. Segundo Oakland (1994), as especificaes devem ser escritas de forma clara de modo que no deixe brechas para ambigidade, a interpretao deve ser nica para assegurar que o produto ou servio esteja normalizado e possa ser repetido um grande nmero de vezes exatamente como exigido.
A normalizao no garante que o melhor projeto ou especificao seja selecionado. Pode-se argumentar que o processo de normalizao como um todo retarda o avano e a direo do desenvolvimento tecnolgico e afeta o que produzido. Se, no entanto, as normas forem usadas corretamente, o processo de redigir especificaes deve proporcionar oportunidades de

29
aprender mais sobre determinadas inovaes e, em conseqncia, modificar as normas conforme necessrio. (OAKLAND ,1994, p. 64)

A International Standards Organization (ISO) define especificao na ISO 9000:2000 como o documento que prescreve os requisitos de conformidade dos produtos ou servios. A especificao o principal documento com respeito obteno e manuteno da qualidade, qualquer que seja o produto ou servio. Sem ela, no existe base para o controle de qualidade.

2.2

ISO 9000

2. 2.1 O que a ISO 9000?

A ISO 9000 o nome genrico utilizado pela srie de normas da famlia 9000 que estabelece as diretrizes para implantao de Sistemas de Gesto da Qualidade. A sigla ISO formada pelas letras iniciais de International Standards Organization (Organizao Internacional para Normalizao), com sede em Genebra, Sua.
O objetivo da ISO estabelecer as normas tcnicas essenciais de mbito internacional, seja para consolidar uma nova tecnologia, abrindo acesso a todos, especialmente aos pases mais pobres, seja para evitar abusos econmicos ou tecnolgicos dos pases mais desenvolvidos sobre os pases menos desenvolvidos. Busca-se, mediante a democratizao do conhecimento, o equilbrio entre os atores do cenrio internacional. Essa medida, em ltima instncia, contribui para evitar conflitos econmicos, que podem desaguar em conflitos diplomticos e, por fim e miseravelmente, dar motivos ao flagelo das guerras. (MARANHO, 2006, p. 29)

A aplicao de uma norma ISO 9000 implica a compreenso da organizao de que sua gesto dever ser feita com base em polticas de qualidade, foco no cliente, planejamento de atividades, documentao de processos, monitoramento e melhorias contnuas. De acordo com Maranho (2006) as normas ISO 9000 so normas sistmicas, e deviam ser aplicadas na empresa como um todo e no a produtos, materiais ou servios.

30 Para manter a eficcia da srie ISO 9000, as normas so periodicamente revisadas, buscando a evoluo gradual no campo do gerenciamento da qualidade.

2.2.2

Histrico da Srie ISO 9000

Com a finalidade de entender o que a srie de normas intituladas ISO 9000, o motivo de sua existncia e sua importncia para as organizaes necessrio analisar a sua histria. Conforme Maranho (2006) a equivalncia cada vez maior das duas frentes (Segurana das instalaes nucleares e Confiabilidade de artefatos militares e aeroespaciais) teve como resultado, atravs do decorrer do tempo, a ISO srie 9000. A explicao para isto so os princpios comuns, independente da natureza das atividades. De acordo com Maranho (2006), no final da dcada de 50, o Departamento de Defesa dos Estados Unidos, com base em experincias pioneiras na atividade nuclear, passou a exigir que os fornecedores das foras armadas americanas possussem programas de Qualidade, mais especificamente, por meio da adoo da MIL STD Q9858 Quality Program Requirements (Requisitos de Programas de Garantia da Qualidade), que seria o guia de aes subseqentes. Andrade; Xavier (1996) colocam que nos anos ps Segunda Guerra Mundial, a situao da indstria blica na Europa e nos Estados Unidos era precria, isto porque a prioridade de produo visando a quantidade deteriorou profundamente a qualidade dos armamentos e servios, comprometendo a segurana e integridade do seu prprio pessoal, face falta de confiabilidade dos fornecedores. Seguindo a busca pelo desenvolvimento de padres de qualidade, foram criadas as Normas Allied Quality Assurance Publicantion (AQAP) em 1970, as quais foram utilizadas pela Organizao do Tratado do Atlntico Norte (OTAN). Com base nos benefcios obtidos com as Normas da AQAP, o Ministrio da Defesa da Inglaterra e seus fornecedores observaram que a necessidade da aplicao de padres para Sistema da Qualidade no se restringia apenas a armamentos e demais materiais blicos. Era necessrio abranger as demais indstrias fabricantes de bens de consumo e bens de capital.

31 No Reino Unido surgiram as Defense Standards (DEF.STAN.) normas das foras armadas sobre Sistemas da Qualidade, que deram base para a BS 5750 (British Standard) publicada em 1979. Neste mesmo ano nasce o grupo ISO TC 176 (Techinical Committee da ISO para a qualidade), para elaborar normas sobre Qualidade procurando uniformizar conceitos, padronizar modelos para garantia da qualidade e fornecer diretrizes para implantao da gesto da qualidade nas organizaes. S em 1987 as Normas so aprovadas constituindo a srie 9000. Esta foi baseada na ltima verso da Norma BS 5750 (1987) e aceita rapidamente como um padro mundial para Sistemas da Qualidade. Souza (1997) ainda coloca que tais normas eram utilizadas por grandes clientes compradores para qualificao de empresas fornecedoras. Entretanto, com o decorrer do tempo, a proliferao de normas dessa natureza e a crescente importncia dada pelos clientes questo da qualidade, comearam a provocar srios distrbios nas trocas comerciais, uma vez que as empresas fornecedoras se viram obrigadas a atender requisitos de sistemas da qualidade diferentes, conforme a norma utilizada para cada cliente. De acordo com Souza (1997), os sistemas da qualidade foram utilizados inicialmente em situaes contratuais, seguindo diversas normas que estabeleciam requisitos para os sistemas, adequados para pases e setores industriais especficos. Surgiram assim, em diversos pases, normas de sistema da qualidade para o setor nuclear, aeronutico petrolfero e outros. Maranho (2006) relata que a reviso feita em 1994 no tinha a estrutura que o mercado requeria. Essa deficincia impulsionou um intenso e profundo trabalho de reviso da srie 9000, cujo cronograma previa a publicao das normas oficiais em dezembro do ano 2000. Esta reviso foi constituda com base na experincia de uso das verses anteriores e em reflexos sobre a aplicao de sistemas de gesto genricos. Um diferencial da verso 2000 em relaes s verses anteriores a reduo significativa da quantidade de documentos obrigatrios exigidos. Mais que um diferencial de qualidade, a certificao ISO abre as portas do mundo globalizado para as empresas certificadas, uma vez que, ao adquirir produtos dessas empresas o consumidor tem a certeza que existe um sistema confiscvel de controle das etapas de desenvolvimento, elaborao, execuo e entrega do produto, provido de um tratamento formalizado com o objetivo de garantir melhores resultados.

32 2.2.3 Norma NBR ISO 9001:1994

O Brasil, por meio da Associao Brasileira de Normas Tcnicas ABNT adotou a mesma numerao da srie ISO 9000, chamando-a de srie NBR ISO 9000. A srie NBR ISO 9000:1990, que foi a primeira verso traduzida pela ABNT passou por uma pequena reviso em 1994. A verso de 1994, assim como a verso anterior, no tratava de especificaes de produtos e sim de normas sistmicas, que estabeleciam os elementos do sistema de gesto e da garantia da qualidade a serem atendidos pelas empresas. A NBR ISO 9001:1994 especificava requisitos do Sistema da Qualidade e, segundo Yung (1997), era utilizada quando um contrato entre duas partes exigiam a demonstrao da capacidade do fornecedor para projetar e fornecer produtos. Os requisitos especificados nesta norma destinavam-se, primordialmente, preveno de no conformidades em todos os estgios, desde o projeto at assistncia tcnica. De acordo com Reis (1998), esta norma era a mais abrangente de todas e destinava-se a contratos cujo interesse era proporcionar proteo e garantia da qualidade em todas as fases das atividades tcnicas da empresa, desde o projeto at a assistncia tcnica. Andrade e Xavier (1996) apontam ainda que esta norma era o padro para os sistemas da qualidade relativos a projeto, desenvolvimento, produo, inspeo e ensaios, instalao e servios associados. Em outras palavras, esta norma era adequada para organizaes que forneciam produtos com base em projeto prprio; que produzem e entregam seus produtos aos clientes. Se a organizao tambm agrega s suas atividades a instalao e os servios associados, estes tambm eram cobertos pela norma. Segundo Mott (2002) as normas ISO 9000:1994 no exigiam que as empresas tivessem objetivos ou adotassem aes visando melhoria da qualidade, nem exigiam que demonstrassem quaisquer resultados nesse sentido. Ainda segundo Mott (2002) a verso de 1994 era fundamentada em um modelo de manufatura e inclua requisitos especficos para projetos, de produo e gesto de fornecedores. Este modelo descrito por Mott no foi capaz de suprir as necessidades de algumas organizaes, que precisam de uma verso que exigisse a implantao de sistemas da qualidade e, tambm, a melhoria contnua dos processos de trabalho. Requisitos tais, presentes na verso 2000 da ISO.

33 2.2.4 Norma NBR ISO 9001:2000

No dia 15 de dezembro de 2000, foi publicada a nova srie de normas ISO 9000, aps mais de quatro anos de discusses. A partir de janeiro de 2001 todos os novos certificados concedidos deveriam atender aos requisitos desta ltima verso. Segundo Branchini (2002), muito se falou e escreveu sobre a verso 2000 da ISO, porm, a verdade que ela trouxe mudanas significativas com relao verso de 1994, pois seu foco, agora, no est direcionado apenas para assegurar a qualidade do produto, mas tambm inclui a necessidade da empresa demonstrar sua capacidade de atingir a satisfao do cliente, com a aplicao da melhoria contnua de seus processos e da preveno de no-conformidades. Em vez de um sistema de garantia da qualidade, a norma passa a ser caracterizada como um sistema de gesto da qualidade. A srie ISO 9000: 2000 est estruturada da seguinte forma: ISO 9000: 2000 Sistema de gesto da qualidade Fundamentos e ISO 9001: 2000 Sistema de gesto da qualidade Requisitos ISO 9004: 2000 Sistema de gesto da qualidade Diretrizes para melhoria o ISO 19011: 2000 Sistema de gesto da qualidade Auditoria. Cada uma das normas, como pode ser observado, possui objetivos especficos e tem sido utilizada pelas organizaes para apoiar a implantao de sistemas de gesto da qualidade ou somente para fornecer a base conceitual para a implantao de melhores prticas relacionadas melhoria da qualidade. Ser abordado neste tpico, mais especificamente, a Norma NBR ISO 9001: 2000 que trata dos sistemas de gesto da qualidade requisitos. Essa norma promove a adoo de uma abordagem de processo para o desenvolvimento, implementao e melhoria da eficcia de um sistema de gesto da qualidade para aumentar a satisfao do cliente pelo atendimento [...] de seus requisitos. (ABNT, item 0.2, 2000). A ISO 9001: 2000 trouxe muitas novidades em relao aos conceitos e fundamentos da gesto da qualidade. Um dos aspectos mais marcantes o relacionado ao enfoque por processos, cujo conceito bsico prev uma nova forma de estruturar e Vocabulrios;

desempenho.

34 gerenciar as atividades (processos) e as prprias organizaes, de forma sistemtica e integrada, alinhando as expectativas dos clientes eficcia da organizao como um todo. A ISO 9001: 2000 est focalizada em conhecer e atender os requisitos do cliente atravs da eficcia do sistema de gesto da qualidade. Dessa forma, as etapas do planejamento, de acordo com a metodologia PDCA (Plan/Do/ Check/ Act Planejar, realizar, checar, agir) constitui um instrumento gerencial importante para que o processo se realize em conformidade com os requisitos identificados para os clientes/ usurios e para os produtos/ servios. Como aponta Zacharias (2001), essa norma tem algumas caractersticas e aspectos especficos, pois explicita de maneira mais clara alguns itens bsicos, a saber:

Satisfao do cliente e, na extenso aplicada, das demais partes interessadas. Traduz que um sistema da qualidade s ser eficaz se assegurar a plena satisfao do cliente; Melhoria contnua, que tinha sua necessidade apenas insinuada nas verses anteriores, aparece na 2000 com nfase total. A organizao convidada a demonstrar que tem processos para a melhoria contnua da eficcia do seu sistema de gesto da qualidade; Processo um dos termos fortes da 2000, que desta forma direciona as empresas para uma viso correta das suas atividades, abolindo o conceito departamentalista. (ZACHARIAS, 2001, p. 47).

Esses trs aspectos: satisfao dos clientes, melhoria contnua e enfoque por processos so a base do modelo proposto pela NBR ISO 9001. Pela anlise da ISO 9001:2000, fica claro que ela pode ser aplicada em qualquer tipo de organizao, independente de sua vinculao, estrutura, finalidade ou mesmo tipo de atividade. A diferena que ir ocorrer de instituio para instituio ser apenas no efeito da documentao, que se tornar mais ou menos complexa, no treinamento do pessoal, mais ou menos aprofundado e amplo, na estrutura da equipe de qualidade da organizao e na anlise crtica realizada periodicamente.

2.2.5

Norma NBR ISO 9001:2008

A NBR ISO 9001:2008 a verso atual da norma. Ela foi aprovada no final do ano de 2008.

35 Esta nova verso possui poucas diferenas da verso 2000. Ela foi elaborada para apresentar maior compatibilidade com a famlia da ISO 14000 ( Gesto Ambiental), e as alteraes realizadas trouxeram maior compatibilidade para as suas tradues e consequentemente um melhor entendimento e interpretao de seu texto. Outra relevante alterao na verso 2008 foi a sub-clusula 1.2 que introduz o conceito de excluses. Esta clusula permite que requisitos da norma que no sejam aplicveis devido a caractersticas da organizao ou de seus produtos sejam excludos, desde que devidamente justificados. Desta forma, garante-se o carter genrico da norma e sua aplicabilidade para qualquer organizao, independente do seu tipo, tamanho e categoria de produto.

2.3 ADMINISTRAO PBLICA

A administrao Pblica compe-se de rgos, agncias e pessoas jurdicas, executando funes de governo, como gestor do Estado, tripartidas em suas escalas espaciais, atravs de duas instncias, em uma ordem democrtica contempornea. A instncia do poltico compreende rgos governamentais de planejamento que estabelecem polticas, planos e programas, visando, idealmente, atender complexas demandas sociais legitimamente pactuadas em plataforma poltica de coalizes eleitorais vencedoras. A outra instncia efetiva o pactuado, atravs de rgos executivos da administrao pblica. Sua organizao orientada por fundamentos racional-legais, para que a poltica produza aes de alcance benefcios sociais e pblicos. De acordo com Pereira (1996), as organizaes pblicas, assim como as privadas, so tambm passveis de transformaes, pois se orientam por um conjunto de princpios, representaes, valores, como referncias inovadoras de meios mais adequados para alcanar seus fins. A forma burocrtica brasileira vem sendo representada como ineficaz s atuais demandas sociais. A gesto pblica no Brasil era estudada como parte da cincia jurdica at a dcada de 1930. Este fato ocorria devido herana de rigidez poltico-institucional herdada da cultura ibrica.

36 Um dos marcos dessa poca no Brasil foi o Departamento Administrativo do Setor Pblico. Este foi organizado em cinco divises: organizao e coordenao, empregados pblicos, extranumerrios, seleo e treinamento de materiais. Depois, uma sexta diviso foi contemplada, das finanas, mas sua operacionalizao foi adiada at 1940, quando foi criada a Comisso do Oramento. A jurisprudncia financeira do DASP foi ampliada integral do oramento geral da Unio. Segundo Wahlrich (1983), os fundadores do DASP evitaram as presses polticas, negando a transferncia de pessoal dos outros ministrios para o preenchimento dos novos cargos. Um concurso para tcnicos de administrao foi aberto. As exigncias do concurso refletiram a posio central que o DASP assumiu dentro do servio pblico. Os candidatos precisariam de elevada preparao acadmica e especializao tcnica de acordo com a funo a ser preenchida. Essa criteriosa seleo criou um grupo de construtores do estado moderno no Brasil, cuja legitimidade residia no conhecimento tcnico e na capacidade de planejamento, atributos alheios aos tpicos funcionrios patrimonialistas da primeira repblica. Wahlrich (1983) afirma que no mesmo dia da queda de Vargas, Luiz Simes e todos os diretores do DASP pediram exonerao. Moacir Briggs deixou seu cargo em protesto contra as nomeaes polticas do governo interino de Jos Linhares, presidente do supremo Tribunal Federal. Os verdadeiros motivos atrs da ofensiva contra o DASP eram nomeaes polticas e de parentescos de Linhares. A situao foi agravada pela Constituinte de 1946, que transformou as nomeaes temporrias em cargos permanentes do servio pblico. Em 1948, o potentado DASP perdeu o que restou de suas atribuies deliberativas e foi reduzido num escritrio de assessoramento tcnico. Wahlrich (1983) atribui a fragilidade do DASP tradio patrimonialista brasileira. Sugeriu que o afastamento de Vargas retirou o seu escudo poltico, deixando seus funcionrios vulnerveis ofensiva oligrquica. Esses grupos ficaram latentes na vida poltica brasileira, esperando uma oportunidade para retornar os seus mandos dentro da administrao pblica. De acordo com Pinho (1998) as primeiras escolas de gesto pblica existentes no Brasil foram financiadas por capital estrangeiro e/ou com mo-de-obra importado dos pases detentores de dinheiro e poder. Com a criao dessas escolas, aumentou o nmero de tcnicos preparados para atuar no setor pblico. Contudo, ainda havia um governo centralizado, onde o bem estar econmico e social ainda eram provenientes somente do Estado.

37 Segundo Pereira (1996), a Administrao Pblica surge no final da dcada de 60 como uma Cincia Poltica, surgindo como vlvula de escape para os errantes modelos tericos anteriores. A partir deste instante, a Gesto Pblica, enquanto campo de conhecimento, entendida como mais orgnica, cujas funes podem ser de difcil previso. Keinert (1994) afirma que entre a dcada de 60 e 80 comearam a abrir-se espaos para questes sobre a competncia econmica do estado atravs de novas teorias. Com isso dar-se o surgimento de uma Nova Administrao Pblica, que no mais uma Cincia nem jurdica, nem administrativa, nem poltica. A Administrao Pblica apenas Administrao Pblica. Para Keinert (1994), a administrao pblica, como objeto concreto, gere os conflitos de mercado e os sociais. As mobilizaes sociais, a urbanizao e outros fatores foram responsveis por certa urea de conscincia cidad, fazendo da sociedade agente controlador sobre o estado.

2.4 ADMINISTRAO DE MATERIAIS

2.4.1 Gerenciamento de Materiais

A atividade de material no ocorre somente nos dias atuais, ela vem ocorrendo desde as pocas mais remotas da humanidade, atravs das trocas de caas e objetos. Trocar mercadorias e objetos, produzir, estocar algo to antigo quanto a origem do prprio ser humano. Martins (2000) afirma que as duas grandes guerras mundiais comprovaram a necessidade de que materiais devem ser administrados cientificamente. Em todos os embates de ambas as guerras, ficou comprovado que o fator suprimento ou abastecimento constitui-se em elemento de vital importncia e que determinou o sucesso ou insucesso dos empreendimentos. As guerras mundiais foram apenas o pontap inicial para a comprovao de que a administrao de materiais imprescindvel a qualquer organizao que produza itens

38 ou necessite de grande quantidade deles para sobreviver. At que isso se consolidasse, demorou um pouco mais. De acordo com Dias (1995), no Brasil antes da dcada de 80, a maior preocupao das organizaes era vender, produzir e faturar. Essa sequncia durou at que surgiram dois problemas: o trabalhista e as despesas elevadas. Nessa poca, no foi dada a devida ateno aos estoques, sua parcela de contribuio na reduo do capital de giro, seus elevados custos ou mesmo sua eficcia. Esse pensamento complementado quando diz o objetivo, portanto, otimizar o investimento em estoque, aumentando o uso eficiente dos meios de planejamento e controle, minimizando as necessidades de capital para estoque. (DIAS, 1995, p. 11) Ainda segundo Dias (1986, p.18), espera-se que o dinheiro investido em estoques seja o meio necessrio para o bom atendimento das vendas. Martins (2000) destaca a quantidade, o custo, a qualidade e o tempo como elementos interligados e imprescindveis a administrao de materiais. Os meios fundamentais para suprir de materiais a organizao deve ocorrer na quantidade necessria, pelo menor custo, na qualidade requerida e no tempo oportuno. Dias (1995) tambm ressalta a ateno que deve ser dada ao tempo em que os materiais so comprados e no apenas ao valor que possuem quando afirma que:
sistema deve preocupar-se com um dos fatores bsicos para dimensionamento de estoques e com a eficcia do processo produtivo, que quando repor os estoques, ao contrrio do tradicional quanto comprar . Possuir a quantidade certa no tempo errado no resulta em nada. (DIAS, 1995, p. 12)

Segundo Dias (1993), a administrao de materiais compreende o conjunto de materiais de vrias origens e o ato de coordenar essa atividade com a demanda de produtos ou servios da organizao. Somando, desse modo, o esforo de todos os setores, que, pela ordem natural, apresentam vises divergentes. Resumindo, segundo este autor, a administrao de materiais poderia incluir a maioria ou a totalidade das atividades realizadas pelos seguintes departamentos: compras, recebimento, planejamento e controle da produo, trfego, estoques e expedio.

2.4.2

Estoques

39

2.4.2.1 O que so estoques?

Segundo Ballou (2001), estoques so pilhas de insumos, matrias-primas, componentes, produtos em processo e produtos acabados que aparecem em vrios pontos de todos os canais logsticos e de produo de uma organizao. Estes estoques podem ser encontrados em lugares como armazns, cho de fbrica, veculos e prateleiras das lojas. Slack et al. ( 2009, p. 278) define estoque como a acumulao armazenada de recursos materiais em um sistema em transformao. Ainda segundo Slack et al. (2009, p. 278), estoque tambm usado para descrever qualquer recurso armazenado.

2.4.2.2 Funo e objetivo de estoques

Para Dias (1993) sem estoque uma empresa fica impossibilitada de trabalhar, pois ele serve de suporte para que os demais setores possam funcionar e como amortecedor entre os vrios estgios de produo at a venda final do produto. A existncia do estoque se dar devido a diferena de taxa ou de ritmo entre fornecimento e demanda, isso independe do que est sendo armazenado ou onde ele est posicionado na operao. Ainda de acordo com Dias (1993), a funo da administrao de estoques maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas no realizadas e o ajuste do planejamento da produo. Ao mesmo tempo, a administrao de estoques deve minimizar o capital total investido em estoques, porque ele caro e aumenta continuamente. Para Slack et al. (2009), a existncia do estoque dar-se devido a diferena de taxa ou de ritmo entre fornecimento e demanda, isso independe do que est sendo armazenado ou onde ele est posicionado na operao. Ressalta ainda que uma operao pode fazer esforos para conectar as taxas de fornecimento e de demanda, com isso acontecer um reduo no nvel de estoque.

40 Na viso da gerncia financeira, a minimizao de estoques uma das metas prioritrias. Por isso Dias (1993) afirma que o objetivo otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades de capital investido. Segundo Ballou (2001, p. 254), o gerenciamento de estoques envolve equilibrar a disponibilidade do produto, ou do servio ao cliente, por um lado, com os custos do fornecimento em um dado nvel de disponibilidade do produto, do outro.

2.4.2.3 Tipos de estoque

De acordo com Ballou (2001, p. 251) os estoques podem ser categorizados em cinco tipos: Estoques no canal: so os estoques que esto em trnsito entre os pontos de estocagem ou de produo porque o movimento no instantneo. Estoques de especulao: o prprio nome j diz o que significa esse tipo de estoque. Quando a especulao do preo ocorre por perodos alm das necessidades de operaes previsveis, os estoques resultantes provavelmente so mais de interesse da gerncia financeira do que da gerncia logstica. Entretanto, quando os estoques so gerados em antecipao s vendas sazonais ou ocorrem devido s atividades das compras em antecipao, so provavelmente de responsabilidade do profissional da logstica. Estoques de natureza regular ou cclica: so os necessrios para satisfazer a demanda mdia durante o tempo entre reabastecimentos sucessivos. A quantidade de estoques de ciclo altamente dependente dos tamanhos de lote de produo, das quantidades econmicas do embarque, das limitaes do espao de estocagem, dos tempos de reabastecimento, das programaes de desconto da relao preo-quantidade e dos custos de manter estoques. Estoques de segurana: determinado pelos procedimentos estatsticos que tratam da natureza aleatria das variabilidades envolvidas. A quantidade de estoque de segurana mantida depende da extenso da variabilidade de estoque

41 que oferecido. A previso acurada essencial para minimizar o nvel de estoque de segurana. Estoque obsoleto, morto ou reduzido: so os estoques que tem sua validade vencida, que se deterioram ou so roubados ou perdidos quando so mantidos por um perodo de tempo.

2.4.2.4 Polticas de estoque

De acordo com Dias (1993), a administrao central da organizao dever determinar ao Departamento de Controle de Estoques o programa de objetivos a serem atingidos, ou seja, estabelecer alguns padres que sirvam de guia aos programadores e controladores e tambm de critrios para medir a performance deste Departamento. Estas polticas so diretrizes que, de maneira geral, so as seguintes: Metas de empresas quanto ao tempo de entrega dos produtos ao cliente; Definio do nmero de depsitos e/ou de almoxarifados e da lista de materiais a serem estocados neles; At que nvel devero flutuar os estoques para atender uma alta ou baixa das vendas ou uma alterao de consumo; At que ponto ser permitida a especulao com estoques, fazendo compra antecipada com preos mais baixos ou comprando uma quantidade maior para obter desconto; e Definio da rotatividade dos estoques. Dias (1993, p. 26) complementa afirmando que as definies das polticas so muito importantes ao bom funcionamento da administrao de estoques. 2.4.2.5 Controle de estoques

Segundo Dias (1993), para organizar um setor de controle de estoques, inicialmente necessrio descrever suas funes principais que so:

42

Determinar o qu deve permanecer em estoque. Nmero de itens; Determinar quando se devem reabastecer os estoques. Periodicidade; Determinar quanto de estoque ser necessrio para um perodo predeterminado; Acionar o Departamento de Compras para executar aquisio de estoque; Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; Controlar os estoques em termos de quantidade e valor e fornecer informaes sobre a posio do estoque; Manter inventrios peridicos para avaliao das quantidades e estados dos materiais estocados; e Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados. (DIAS, 1993, p.29)

Dias (1993) afirma ainda que antes de se montar um sistema de controle de estoques, vrios aspectos precisam ser especificados. Como por exemplo, os aspectos referentes aos diferentes tipos de estoques, aos diferentes pontos de vista quanto ao nvel adequado de estoque que deve ser mantido para atender as necessidades da empresa. Vale ressaltar tambm a relao entre o nvel de estoque e o capital necessrio envolvido.

2.4.3 Recebimento e inspeo de Materiais

De acordo com Dias (2006), o recebimento de materiais acontece com a desembalagem dos bens recebidos e a verificao das condies qualitativas e das quantidades. Este servio realizado pelo setor de Recebimento de Materiais. Dias (2006) confronta as idias de suplementar ou no suplementar o setor de Recebimento com uma via do pedido de compra. Indo contra a idia de que o fornecimento do pedido de compras uma forma de deixar os verificadores mais cuidadosos na conferncia por no possurem meios de confrontao. Desaprova tambm o ato de enviar a cpia do pedido de compra ao setor de recebimento sem as quantidades requisitadas. Dias (2006, p.299) acredita, pois, que o setor de recebimento deve conferir as quantidades recebidas com as quantidades devidamente compradas, mesmo que haja entregas parciais.

43 Vale deixar claro que:

O relatrio de recebimento , pois, uma descrio dos materiais recebidos: suas quantidades, fornecedor, o nmero do pedido de compra, grau e condies dos materiais e outras informaes julgadas oportunas. O relatrio de inspeo e teste de materiais pode, em alguns casos, ser feito no mesmo impresso do relatrio de recebimento. (DIAS, 2006, p.299)

Dias (2006) diz que a funo dos servios de Inspeo de Recebimento constatar se os bens recebidos esto de acordo com o que foi especificado. Complementa dizendo que caso ocorra de a encomenda ser rejeitada, em parte ou totalmente, este fato deve ser comunicado ao Setor de Compras. Essa comunicao pode ser feita pelo prprio relatrio de recebimento e inspeo de materiais. o setor de compras que informa ao fornecedor sobre o ocorrido e providencia a devoluo dos bens rejeitados.

2.4.4 Conferncia e pagamento

Para Dias (2006), o processo de conferncia e pagamento composto por: ajustamento das faturas, aprovao das faturas, controle de Contas a Pagar e tratamento contbil das compras. De acordo com Dias (2006), o setor de Contas a Pagar que deve receber as notas fiscais e as faturas. E quando um recebimento devolvido ao fornecedor, todo ou parcialmente, o Setor de Compras ao providenciar a devoluo, tambm deve uma cpia da nota fiscal de devoluo ao setor de Contas a Pagar, onde ser ajustada a fatura e realizada a devida contabilizao. Segundo Dias (2006), o setor de Contas a Pagar ter posse dos seguintes documentos, relativos s diversas fases desse processo: pedido de compras; relatrio de recebimento e inspeo; nota fiscal de devoluo se houver. Isso ocorre ao terminar o processo de entrada de materiais. Ao mesmo tempo, ter recebido tambm dos fornecedores as notas fiscais e faturas correspondentes aos seus suprimentos. Estando, dessa forma, em condies de proceder verificao dos clculos da fatura do fornecedor, alm dos preos e condies de pagamento.

44 Dias (2006) diz que ao ser verificada a obrigao, o setor deve preparar um documento que ser enviado ao Contas a Pagar, que ser utilizado como reconhecimento da obrigao, aprovao, contabilizao e controle de vencimentos. Este documento servir tambm para anexar os demais documentos e relatrios relativos a essa compra, alm de outras informaes julgadas oportunas. Segundo Dias (2006) a contabilidade dever indicar no documento de Contas a Pagar a conta a ser debitada pela compra quando for solicitada a aprovao da requisio de compras. Ser arquivada na pasta do fornecedor uma cpia dos documentos de Contas a Pagar, para referncias futuras. A cpia que contm todos os anexos ficar pendente por ordem de vencimentos at que a fatura seja paga.

2.4.5 Registro para materiais

De acordo com Dias (2006), cartes de estoque, ficha de registro de materiais e devoluo de materiais, alm de uma ou vrias contas de razo so os registros que geralmente so usados para manter um sistema de inventrio contnuo e controle apropriado das entregas de Materiais. Para Dias (2006, p. 301), um sistema de inventrio contnuo tem como funo manter para cada item ou tipo de material um registro contbil que mostre a quantidade e o valor dos materiais recebidos e entregues e o saldo disponvel. Dias (2006, p. 301) complementa dizendo que o registro contnuo de inventrio pode dar informaes adicionais, como materiais solicitados, data esperada de recebimento e custos unitrios. Dias (2006) afirma que os materiais em estoque so controlados por meio de fichas mantidas em arquivo especial em ordem alfabtica ou numrica dos itens. Essas fichas tambm podem ser penduradas nas prateleiras ou anexadas aos materiais. Vale ressaltar que essas fichas de materiais no so consideradas para registros contbeis, tendo apenas a funo de informao e identificao de materiais. As fichas de estoque so lanadas pelo movimento fsico de materiais, ou seja, pelo recebimento fsico dos materiais e pelas entregas.

45 2.4.6 Sada de materiais

De acordo com Dias (2006), as requisies de materiais so autorizadas e preparadas pelo setor de Planejamento ou, em alguns casos, pelo Setor de Produo, atravs dos encarregados. E um processo adequado para a realizao desse processo, poder ser o seguinte:
a) as duas vias de requisio de materiais so entregues ao Almoxarifado, que entrega o material e d baixa na ficha de estoque, conforme a quantidade sada, e arquiva a 2 via; b) a 1 via enviada Contabilidade para lanamento na ficha de registro de materiais de cada item da requisio; c) essa mesma cpia da requisio ir apropriar o custo do departamento requisitante, ou a ordem de produo ou uma conta de gastos para absorver o custo do material; d) esta via servir para elaborao do resumo das sadas de materiais do perodo. (DIAS, 2006, p.302)

46 3. 3.1 CARACTERIZAO DA INSTITUIO HISTRICO DA UFERSA A ESAM Escola Superior de Agricultura de Mossor foi criada pela Prefeitura Municipal de Mossor, atravs do Decreto nmero 03/67 de 18 de abril de 1967 e inaugurada a 22 de dezembro do mesmo ano. Teve, na sua fase de implantao, como entidade mantenedora, o Instituto Nacional de Desenvolvimento Agrrio (INDA). Foi incorporada Rede Federal de Ensino Superior, como Autarquia em Regime Especial em 1969, dois anos aps sua criao, atravs do Decreto- lei nmero 1036, de 21 de outubro de 1969. Tinha como diretor o prof. Vingt-Un Rosado e contava, inicialmente, apenas com o curso de Agronomia. O Curso de Agronomia foi autorizado a funcionar pelo Egrgio Conselho Estadual de Educao, com o primeiro vestibular sendo realizado em 1968. O reconhecimento viria em 28 de janeiro de 1972. Em dezembro de 1994, o diretor da ESAM, prof. Joaquim Amaro, consegue a aprovao do Curso de Medicina Veterinria, por meio do despacho Ministerial publicado no Dirio Oficial da Unio, em 28/12/1994, aumentando para dois, o nmero de cursos de graduao. Em dezembro de 2003, tendo como diretor o prof. Marcelo Pedrosa, por meio das Portarias MEC/3.788 e 3.789, so criados os cursos de graduao em Zootecnia e Engenharia Agrcola, aumentando o nmero de cursos para quatro. Aps um longo processo de trs dcadas, em 29 de julho de 2005, O Presidente da Repblica, Sanciona a LEI N 11.155 que cria a Universidade Federal do Semi-rido UFERSA. Tendo como diretor nessa poca, o prof. Josivan Barbosa. Desde ento, a UFERSA vem crescendo bastante. Em dezembro de 2010, alm do Campus Central em Mossor-RN, possui mais outros dois Campi, um em Angicos e outro em Carabas, ambos em construo. So oferecidos 19 cursos de graduao na instituio atualmente (dezembro de 2010): Administrao, Agronomia, Biotecnologia, Cincia e Tecnologia, Cincias Contbeis, Cincias da Computao, Direito, Ecologia, Engenharia Agrcola e Ambiental, Engenharia de Energia, Engenharia de Pesca, Engenharia de Produo, Engenharia Mecnica, Medicina Veterinria, Zootecnia e licenciatura em Cincias

47 Biolgicas e Matemtica em Mossor e licenciatura em Matemtica e Computao em Angicos. Os cursos de Ps-graduao so oferecidos nos programas de Mestrado em Cincias do Solo, Fitotecnia, Cincias Animais, Cincias da Computao e Irrigao e Drenagem e de Doutorado em Fitotecnia. Nesses quarenta e trs anos de existncia, a ESAM/UFERSA consolidou-se pela gerao de conhecimentos cientficos e tecnolgicos voltados para a soluo dos problemas do Semi-rido, mas, acima de tudo, pela qualidade do ensino na formao de seus alunos.

3.2

MISSO E FINALIDADE DA UFERSA

A misso da Universidade Federal Rural do Semi-rido UFERSA, tal como delineada nos seus documentos legais, produzir e difundir conhecimentos no campo da educao superior, com nfase para a regio Semi-rida brasileira, contribuindo para o exerccio pleno da cidadania, mediante formao humanstica, crtica e reflexiva, preparando profissionais capazes de atender demandas da sociedade.

3.3

OBJETIVOS INSTITUCIONAIS

O Art. 4 do Estatuto da Universidade Federal Rural do Semi-rido explicita que esta instituio tem como objetivos institucionais: Ministrar ensino superior visando o desenvolvimento do esprito polticocientfico e scio-ambiental, desenvolvendo pesquisas nas diversas reas do conhecimento e promover atividades de extenso universitria estabelecendo uma relao aberta e recproca com a sociedade, garantindo a sua sustentabilidade; Incentivar o trabalho de pesquisa e investigao cientfica, a contribuio ao desenvolvimento da cincia e da tecnologia, bem como a criao e a difuso da

48 cultura, adequando em nvel superior o entendimento do homem em relao ao meio em que vive; Contribuir para a soluo dos problemas sociais, econmicos e polticos, dando nfase regio Semi- rida brasileira, visando elevao do ndice de desenvolvimento humano por meio de pesquisas e extenso, realizadas em seu mbito; Estender comunidade, sob todos os meios possveis, o ensino, a pesquisa e a extenso.

3.4

FUNCIONAMENTO E ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

A Universidade Federal Rural do Semi-rido, para o desenvolvimento de suas atividades de ensino, pesquisa e extenso, estrutura-se em Conselhos Superiores, Reitoria, Pr-Reitorias, Departamentos, com finalidades perfeitamente definidas e funes prprias de organizao acadmica. A Universidade conta, ainda, com rgos suplementares que tm atribuies especificas definidas pelo seu Regimento Geral. Este Regimento estabelecer normas de funcionamento da organizao administrativa e acadmica. A Administrao Superior exercida pelos seguintes rgos: a) Assemblia Universitria. b) Conselho Universitrio CONSUNI. c) Conselho de Ensino, Pesquisa, e Extenso CONSEPE. d) Conselho de Curadores CC. e) Conselho Consultivo CONSUL. f) Reitoria. A UFERSA pessoa jurdica de direito pblico, dotada de autonomia didtico cientfica, financeira, administrativa e disciplinar, regendo-se pela legislao federal vigente, por seu estatuto, pelo regimento geral e pelas resolues e normas emanadas dos respectivos Conselhos.

49 3.5 REITORIA

A Reitoria, o rgo executivo da Administrao Superior que coordena, fiscaliza e superintende as atividades da Universidade, exercida pelo Reitor, auxiliado pelo Vice- Reitor, ao qual podero ser delegadas atribuies especficas e definidas. A estrutura e a competncia da reitoria so regidas pelo Estatuto e pelo Regimento Geral da Universidade. A Reitoria composta pelo Gabinete da Reitoria; Pr-Reitorias; rgos de apoio e assessoramento; rgos da Administrao Geral. O Reitor e Vice-Reitor so eleitos de acordo com o Estatuto e nomeados na forma prevista em lei. A Reitoria exercida pelo Reitor e nas suas faltas e impedimentos pelo ViceReitor. No caso de ausncia do Reitor e do Vice-Reitor, assumir o Professor mais antigo do quadro efetivo da Instituio. No caso de vacncia no cargo de Reitor, durante a primeira metade de seu mandato, assumir o Vice-Reitor que no prazo mximo de 60 (sessenta) dias, a contar da data da vacncia promover nova eleio para Reitor. No caso de vacncia do Reitor, durante a segunda metade de seu mandato, assumir o Vice-Reitor at completar o seu mandato. No caso de vacncia de Vice-Reitor, independentemente do perodo em que ocorrer a vacncia, assumir o professor mais antigo no quadro da Instituio, para completar o mandato. Compete ao Reitor: Representar a Universidade, coordenar e superintender todas as atividades universitrias; Promover a elaborao da proposta de gesto oramentria para apreciao e aprovao do Conselho Universitrio; Administrar as finanas da Universidade; Coordenar a elaborao e submeter para apreciao e aprovao do Conselho de Ensino, Pesquisa e Extenso os planos anuais de atividades elaboradas pelas respectivas Pr-Reitorias;

50 Nomear, distribuir, remover, licenciar, exonerar ou dispensar, conceder aposentadoria, licenas e afastamentos e praticar outros atos, da mesma natureza, na forma prevista em lei; Baixar atos de remoo,no mbito da Universidade, e de distribuio de professores da Universidade para outras Instituies de Ensino Superior mantidas pela Unio e de subscrever os de redistribuio destas para a UFERSA, obedecendo ao Regimento Geral, ao inciso VIII do Art. 13 do Estatuto e Resolues especificas; Exercer o poder disciplinar no mbito de toda a Universidade; Exercer o poder de veto das deliberaes do Conselho Universitrio e do de Ensino, Pesquisa e Extenso; Outorgar graus e assinar diplomas conferidos pela UFERSA; Firmar convnios entre a Universidade e entidades ou instituies pblicas ou privadas, nacionais ou internacionais podendo para tanto delegar poderes, quando necessrio; Tomar, em casos excepcionais, decises ad referendum do CONSEPE e do CONSUNI, vedados os casos relativos ao estabelecimento de normas e atos eleitorais, alteraes de Resolues, Regimentos e Estatuto, distribuio de vagas de docentes, devendo submeter tais decises, no prazo mximo de 10 (dez) dias teis, da data do ato, ao respectivo conselho para a devida apreciao; Instituir comisses especiais, de carter permanente ou temporrio para estudo de problemas especficos; Delegar, quando assim julgar necessrio, parte de suas atribuies a auxiliares; Submeter ao Conselho de Curadores e demais rgos de controle, de acordo com a legislao vigente, a prestao de contas anual da Universidade; Encaminhar ao Conselho Universitrio, recursos de professores, e estudantes no prazo mximo de 10 (dez) dias teis; Baixar resolues e portarias decorrentes das decises dos rgos colegiados; Cumprir e fazer cumprir a legislao determinada pela Constituio Federal, Leis, Decretos, Portarias, por este Estatuto, pelo Regimento Geral e pelas deliberaes do CONSEPE e CONSUNI; Desempenhar as demais atribuies inerentes ao cargo de Reitor.

51 3.6 PR-REITORIAS

As Pr-Reitorias so os rgos responsveis pela formulao e implantao das polticas de administrao, ensino, pesquisa, extenso e pela coordenao geral do sistema acadmico, em reas especificas de atuao. Elas tm por finalidade a descentralizao administrativa. Os Pr-Reitores, que so escolhidos pelo reitor, devem executar, supervisionar, coordenar e controlar todas as atividades relacionadas, respectivamente, com cada uma das Pr-Reitorias. A UFERSA conta com as seguintes Pr-Reitorias: I - Pr-Reitoria de Extenso e Cultura; II - Pr-Reitoria de Planejamento e Administrao; III - Pr-Reitoria de Graduao; IV - Pr-Reitoria de Pesquisa e Ps-Graduao; V - Pr-Reitoria de Recursos Humanos; VI - Pr-Reitoria de Assuntos Comunitrios. O Regimento Geral da UFERSA dispe sobre a estrutura, competncia e funes de todas as Pr-Reitorias, ficando determinadas no Regimento Geral as siglas e/ou abreviaes utilizadas pelas Pr-Reitorias e demais setores nele definidos.

3.7

DEPARTAMENTOS ACADMICOS

O Departamento a menor frao da estrutura universitria, para todos os efeitos de organizao administrativa, didtico-cientfica e de distribuio de pessoal e preferencialmente compreende disciplinas afins. A administrao de cada Departamento ser exercida; I - pelo Chefe do Departamento; II - pela Assemblia Departamental. As atribuies e funcionamento do Departamento so estabelecidos no Regimento Geral da Universidade e nas normas internas de cada Departamento, aprovados pelo CONSUNI.

52 3.8 ENSINO

O ensino, atividade bsica da Universidade Federal Rural do Semi-rido UFERSA, abrange os seguintes cursos e programas: de graduao, abertos a candidatos que tenham concludo o ensino mdio ou equivalente e tenham sido classificados em processo seletivo, no limite das vagas pr-fixadas. de ps-graduao, compreendendo programas de mestrado e doutorado, cursos de especializao aperfeioamento e outros, abertos a candidatos que atendam as exigncias estabelecidas pelos rgos competentes. de extenso, abertos a candidatos que atendam aos requisitos estabelecidos em cada curso especifico, pelo Conselho de Ensino Pesquisa e Extenso ou atravs pela Assemblia Universitria. cursos seqenciais, por campo de saber especfico, de diferentes nveis de abrangncia, abertos a candidatos que preencham aos requisitos estabelecidos pelo Conselho de Ensino, Pesquisa e Extenso e atendam a legislao em vigor; .A definio dos programas poltico-pedaggicos dos cursos da UFERSA deve apresentar, necessariamente, a garantia da indissolubilidade entre o ensino, a pesquisa e a extenso. Nos cursos de graduao e ps-graduao, a avaliao do rendimento escolar feita por disciplinas, abrangendo sempre os aspectos de assiduidade e verificao de aprendizagem, sendo ambos eliminatrios. O currculo de cada curso de graduao e de cada curso de mestrado e de doutorado, abrange uma seqncia ordenada de disciplinas hierarquizadas e outras atividades acadmicas, cuja integralizao d direito ao correspondente diploma ou certificado. Os cursos de graduao habilitam a obteno do grau acadmico ou profissional, podendo apresentar diferentes modalidades e habilitaes. O Regimento Geral da Universidade estabelece as normas gerais do sistema de avaliao de rendimento de seus estudantes.

53 3.9 PESQUISA

A poltica de pesquisa da UFERSA tem como objetivos produzir, estimular e incentivar a investigao cientifica, de forma articulada com o ensino e a extenso, visando a produo do conhecimento e ao desenvolvimento da cincia, da tecnologia, da cultura e das artes, com o propsito precpuo de resgatar seu carter pblico e sua funo social. A elaborao e execuo dos programas de pesquisa esto a cargo dos Departamentos, isolada ou conjuntamente, e da Pr-Reitoria de Pesquisa e PsGraduao. A UFERSA incentiva a pesquisa por todos os meios possveis, consoante os recursos e meios que dispuser e com os que conseguir, atravs de convnios, acordos e ajustes. Os projetos de pesquisa tomam, quando possvel, como ponto de partida, os dados da realidade local, regional e nacional, com nfase para o Semi-rido, sem, perder de vista as generalizaes, em contextos mais amplos, dos fatos descobertos e de suas interpretaes, devendo ser estimulada aplicao de seus resultados atravs da extenso.

3.10

EXTENSO

A poltica de extenso universitria constitui-se em um processo educativo, artstico-cultural, cientifico e tecnolgico, articulado de forma indissolvel pesquisa e ao ensino, e tem por finalidade: Estimular o conhecimento dos problemas mundiais, nacionais, e, em particular regionais e locais; Prestar servios especializados comunidade e estabelecer com esta uma relao de reciprocidade; Contribuir para a autonomia dos segmentos beneficiados por esta atividade; Promover o intercmbio tcnico-cientfico e gerencial das atividades afins;

54 Cabe a Universidade assegurar o desenvolvimento de programas e projetos de extenso e consignar em seu oramento, de acordo com sua disponibilidade financeira, recursos para esse fim. A extenso universitria realizada abrangendo cursos, estgios, servios e outras atividades afins, e, estar a cargo da Pr-Reitoria de Extenso e Cultura, dos Departamentos, dos docentes, dos discentes e tcnicos ou profissionais designados pela autoridade competente.

3.11

COMUNIDADE ACADMICA

A comunidade acadmica constituda por docentes, discentes e tcnicoadministrativos, diversificados nas suas funes e atribuies e unificados nas finalidades e objetivos da Universidade. Os membros da comunidade acadmica devem pautar sua convivncia nos princpios institucionais, de humanizao e respeito as pessoas, na legislao superior vigente, bem como nas normas emanadas nesse Estatuto, no Regimento Geral, nas Resolues e demais documentos institucionais.

3.11.1 Corpo docente

O Corpo Docente da Universidade constitudo por integrantes do magistrio superior que exeram atividades de ensino, pesquisa, extenso ou ocupem cargos administrativos ou tcnicos na qualidade de professor. Entende-se por atividade do pessoal docente do ensino superior as: I - pertinentes s atividades de ensino; II - pertinentes s atividades de pesquisa que visem a produo, ampliao e a produo do conhecimento e de novas tecnologias; III - pertinentes a atividade de extenso, que estendam comunidade sob a forma de cursos e servios especiais, as atividades de ensino e o resultado das pesquisas.

55 IV - atividades inerentes direo, assessoramento, chefia, coordenao e assistncia na prpria Universidade e em rgos do Ministrio da Educao. So privativas da carreira do magistrio superior, as funes de administrao acadmica, exceto aquelas compreendidas nas reas de administrao e planejamento, recursos humanos, setor jurdico, oramento e finanas e servios gerais. Independente dos professores integrantes da carreira do magistrio poder haver o Professor Especial, profissional com saber acadmico, cientfico, poltico, comunitrio e tcnico, que se disponha a prestar servios voluntrios, sem nus para a instituio.

3.11.2 Corpo Discente

O corpo discente constitudo por estudantes regulares, no regulares e especiais. O estudante regular aquele matriculado nos cursos de graduao, psgraduao e cursos seqenciais, com inscrio em disciplinas no semestre. O estudante no regular aquele com matrcula institucional, sem inscrio em disciplinas no semestre, nos cursos de graduao, ps-graduao e cursos seqenciais. O estudante especial aquele matriculado em disciplinas isoladas, em curso de extenso, aperfeioamento ou atividades correlatas, tendo direito a certificado de estudo cabveis atividade desenvolvida por este. O ato de matrcula na Universidade importar em compromisso formal do estudante de respeito ao presente Estatuto, Regimentos, Resolues e Portarias, constituindo falta punvel o seu desatendimento ou transgresso. Os estudantes regulares tm representao com direto a voz e voto nos Colegiados da Universidade, junto aos Departamentos, na forma deste Estatuto e dos Regimentos. A Universidade presta, de acordo com suas disponibilidades financeiras e oramentrias, assistncia ao corpo discente, sem prejuzo de suas responsabilidades com os demais membros da comunidade acadmica, fomentando dentre outras iniciativas: Programa de alojamento; Promoo de natureza cultural, artstica, comunitria, recreativa e esportiva;

56 Programa de bolsas de: estudo, atividade, trabalho, extenso, iniciao cientfica, estgio e monitoria; Programas voltados para atividades polticas e aes democrticas, pressupostos para a formao do cidado; Condies para participao dos discentes em cursos, seminrios e congressos que venham acrescentar algo sua cidadania e ou formao profissional. Para representar o corpo discente organizado pelos estudantes um Diretrio Central e Centros Acadmicos dos Cursos, com plena autonomia de exerccio, sendo assegurado espao fsico com adequada condio de funcionamento para os mesmos.

3.11.3 Corpo Tcnico-Administrativo

O corpo tcnico administrativo constitudo dos servidores integrantes do quadro permanente, que exeram atividades de apoio tcnico-administrativas e operacionais, necessrias ao cumprimento dos objetivos da Universidade. De acordo com a legislao em vigor, o Regimento Geral consigna, entre outras, normas pertinentes a: I - provimento nas vrias classes das carreiras tcnico-administrativas; II - remoo, redistribuio e afastamento dos servidores tcnico-administrativos; III - direitos e vantagens, deveres, regime disciplinar e demais normas peculiares aos servidores tcnico-administrativos.

3.12 A PR-REITORIA DE PLANEJAMENTO E ADMINISTRAO, A DIVISO DE MATERIAIS E SERVIOS GERAIS DIMASG E O PATRIMNIO

3.12.1 Pr-Reitoria de Planejamento e Administrao A Pr-Reitoria de Planejamento e Administrao PROPLAD um rgo responsvel pelo planejamento e administrao institucional, que tem por objetivo

57 coordenar o planejamento e a administrao, otimizando a utilizao de recursos com vistas a manuteno institucional. Compete ao Pr-Reitor de Planejamento e Administrao: Assessorar a Reitoria e as Pr-Reitorias no planejamento, programao e desenvolvimento das atividades universitrias; Fazer cumprir o Estatuto e Regimento Geral da UFERSA, Regimento Interno da Pr-Reitoria e as resolues e decises emanadas dos Conselhos Superiores; Elaborar relatrios semestrais e divulgar dados sobre a Pr-Reitoria de Orientar a administrao geral da Universidade; Supervisionar a execuo das aes inerentes poltica de administrao institucional, zelando pelo cumprimento das normas pertinentes. So funes da Pr-Reitoria de Planejamento e Administrao: Elaborar e propor planos estratgicos de desenvolvimento da Universidade, a mdio e longo prazos; Elaborar projetos especficos quando solicitados pelo Reitor; Coordenar o processo de planejamento e gesto operacional da Instituio; Coletar, armazenar, analisar e divulgar os dados estatsticos e outras informaes de interesse dos processos de planejamento, administrao e de avaliao de desempenho institucional; Elaborar o Plano de Desenvolvimento Institucional e os Planos Anuais de Gesto, o Relatrio de Gesto e a Prestao de Contas, submetendo-os apreciao dos Conselhos Superiores pertinentes e, aps aprovao, encaminhlos aos rgos governamentais; Elaborar, em consonncia com o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI), as diretrizes oramentrias e o oramento anual e a proposta oramentria anual da Instituio, ouvido os diversos setores da instituio, e encaminhar ao Conselho Universitrio para apreciao e deliberao; Coordenar as atividades relacionadas com o sistema de administrao oramentria financeira e contbil da Instituio; Elaborar semestralmente o programa de atividades a ser submetido ao Conselho Universitrio para apreciao e deliberao; Planejamento e Administrao;

58 Manter intercmbio com instituies econmicas de planejamento e de pesquisa; Desenvolver estudos com os rgos referidos, no sentido de assegurar a implantao de programas de treinamento profissional para universitrios; Executar servios da administrao geral. A PROPLAD composta por duas unidades : DICAF Diviso de Contabilidade e Administrao Financeira e DIMASG Diviso de Materiais e Servios Gerais.

3.12.2 DIMASG

A Diviso de Material e Servios Gerais dirigida por um Diretor de livre escolha do Reitor e tem por objetivo coordenar as execues de servios e materiais, suprir e gerenciar os bens patrimoniais, atravs dos Setores de Compras, Almoxarifado e Patrimnio.

3.12.3 Patrimnio

Compete ao Setor de Patrimnio: Fazer o registro e controle dos bens patrimoniais na Universidade; Elaborar inventrios anuais dos bens mveis e imveis; Preparar os procedimentos de alienao dos bens mveis de qualquer natureza.

59 4. METODOLOGIA

Tendo como base o referencial terico apresentado e como fim atingir os objetivos propostos, a metodologia deste trabalho visa apresentar os mtodos que foram utilizados para realiz-lo. De acordo com Fachin (2003), um trao caracterstico da cincia aplicada o mtodo cientfico, atravs do qual se evidencia o conjunto de etapas operacionais ocorrido na manipulao para alcanar determinado objetivo cientfico. Segundo Lakatos e Marconi (2003, p. 85):
[...] o mtodo um conjunto das atividades sistemticas e racionais que, com maior segurana e economia, permite alcanar o objetivo conhecimentos vlidos e verdadeiros , traando o caminho a ser seguido, detectando erros e auxiliando as decises do cientista.

Na viso de Oliveira (2002, p. 57), mtodo Uma forma de pensar para se chegar natureza de um determinado problema, quer seja para estud-lo, quer seja para explic-lo. Para Cervo e Bervian (2002, p. 23-25), no inventamos um mtodo, ele depende do objeto da pesquisa, pois toda a investigao nasce de algum problema observado ou sentido, por isso o uso do conjunto de etapas de que se serve o mtodo cientfico, para fornecer subsdios necessrios na busca de um resultado para a hiptese pesquisada. Minayo (1993, p.23), considera a pesquisa como
atividade bsica das cincias na sua indagao e descoberta da realidade. uma atitude e uma prtica terica de constante busca que define um processo intrinsecamente inacabado e permanente. uma atividade de aproximao sucessiva da realidade que nunca se esgota, fazendo uma combinao particular entre teoria e dados. (MINAYO, 1993, p.23)

Para Gil (1991, p.19), A pesquisa desenvolvida mediante o concurso dos conhecimentos disponveis e a utilizao cuidadosa de mtodos, tcnicas, e outros procedimentos cientficos. A pesquisa tratada neste trabalho focalizou a viso de um gestor sobre os processos realizados no cotidiano do setor onde trabalha, atravs de seu depoimento atravs da fala, pde-se ter uma melhor compreenso da realidade vivida nos processos desse setor.

60

4.1 TIPO DE PESQUISA

4.1.1 Segundo a abordagem do problema

A natureza do problema e o seu nvel de aprofundamento determinaram que pesquisa realizada seria qualitativa, pois atravs desse mtodo ser possvel analisar o tema de uma forma mais flexvel, livre e aberta. Segundo Castro (2006) na pesquisa qualitativa a possibilidade de existir decises irreversveis menor, pois se trata de uma explorao permanente em que as dvidas, as respostas, as pistas e os novos territrios de indagao permanecem abertos at o final. Cooper; Schidler (2003) afirmam que o estudo qualitativo se refere ao significado, definio, analogia, ao modelo ou metfora caracterizando alguma coisa. Vieira (2004, p. 17) afirma que a pesquisa qualitativa se caracteriza pela no utilizao de instrumental estatstico na anlise de dados, sendo essencialmente descritivas, onde se pode utilizar transcries de textos das entrevistas.

4.1.2

Quanto aos objetivos

Com relao aos objetivos, a pesquisa realizada ser descritiva. Segundo Diehl (2004), a pesquisa descritiva tem como objetivo primordial a descrio das caractersticas de determinada populao ou fenmeno ou, ento, o estabelecimento entre variveis. So inmeros os estudos que podem ser classificados como pesquisa descritiva, e uma de suas caractersticas mais significativas a utilizao de tcnicas padronizadas de coleta de dados. Ser retratada a realidade do setor de Patrimnio da UFERSA, atravs da descrio dos processos utilizados para o fornecimento do servio.

61 4.1.3 Quanto aos procedimentos tcnicos: pesquisa bibliogrfica

Segundo Severino (2007) a pesquisa bibliogrfica aquela que se realiza a partir do registro disponvel, decorrente de pesquisas anteriores, em documentos impressos, como livros, artigos, teses etc. Utiliza-se de dados ou de categorias tericas j trabalhados por outros pesquisadores e devidamente registrados. Os textos tornam- se fontes dos temas a serem pesquisados. O pesquisador trabalha a partir das contribuies dos autores dos estudos analticos constantes dos textos. A base desta pesquisa bibliogrfica ser a NBR ISO 9001, atravs da anlise dos seus requisitos.

4.2 TCNICA DE OBTENO DE INFORMAES

A obteno de informaes foi realizada atravs de entrevista padronizada com o chefe do setor de Patrimnio da UFERSA. Segundo Diehl (2004) a entrevista um encontro entre duas pessoas cujo objetivo que uma delas obtenha informaes a respeito de determinado assunto mediante uma conversao de natureza profissional. um procedimento utilizado na investigao social, para a coleta de dados ou para ajudar no diagnstico ou no tratamento de um problema social. Trata-se, pois, de uma conversao efetuada face a face, de maneira metdica, que proporciona ao entrevistador, verbalmente, a informao necessria. Para Diehl (2004) na entrevista padronizada ou estruturada, o entrevistador segue um roteiro previamente estabelecido. Ou seja, as perguntas feitas ao indivduo so predeterminadas. Esse tipo de entrevista se realiza a partir de um formulrio elaborado e efetuado com pessoas selecionadas de acordo com um plano.

62 4.3 INSTRUMENTO DE OBTENO DE INFORMAES

Para obteno de informaes, foram utilizadas como base as questes presentes no Anexo A (Diretrizes para auto-avaliao) da NBR ISO 9004 (Sistemas de gesto da qualidade Diretrizes para melhoria de desempenho).
Esta Norma fornece diretrizes alm dos requisitos estabelecidos na NBR ISO 9001 para considerar tanto a eficcia como a eficincia de um sistema de gesto da qualidade e, por conseqncia, o potencial para melhoria do desempenho de uma organizao. Quando comparada a NBR ISO 9001, os objetivos de satisfao do cliente e qualidade do produto so entendidos para considerar a satisfao das partes interessadas e o desempenho da organizao. (NBR ISO 9004, 2001 ,p.3).

Vale salientar que a NBR ISO 9004 no tem finalidade de uso contratual ou regulamentar, como guia para implementao da NBR ISO 9001 nem para certificao. Consiste apenas em recomendaes e diretrizes. As questes utilizadas foram as seguintes: Questo 1: Gesto de sistemas e processos a) Como a gesto aplica a abordagem de processo para atingir o controle eficaz e eficiente dos processos, resultando em melhoria do desempenho? Questo 2: Documentao a) Como so utilizados documentos e registros para apoiar a operao eficaz e eficiente dos processos do Patrimnio? Questo 3: Responsabilidade da direo Recomendaes gerais a) Como a Alta Direo (reitoria) demonstra sua liderana, comprometimento e envolvimento?

63 Questo 4: Necessidades e expectativas das partes interessadas a) Como o Patrimnio identifica de forma contnua as necessidades e expectativas dos clientes? b) Como a organizao identifica as necessidades e expectativas de outras partes interessadas que podem resultar no estabelecimento de objetivos? c) Como a organizao assegura que os requisitos estatutrios e regulamentares esto sendo considerados? Questo 5: Parcerias a) Como a organizao considera os benefcios potenciais de estabelecer parcerias com seus fornecedores? Questo 6: Planejamentos a) Como os objetivos da organizao so desdobrados para cada nvel gerencial para assegurar a contribuio individual ao seu alcance? b) Como a direo (do Patrimnio) assegura a disponibilidade dos recursos necessrios para atingir os objetivos? Questo 7: Responsabilidade, autoridade e comunicao a) Como a Ata Direo assegura que as responsabilidades esto estabelecidas e comunicadas para as pessoas na organizao? b) Como a comunicao dos objetivos e realizaes contribui para melhorar o desempenho da organizao? Questo 8: Anlise crtica pela direo a) Como a atividade de anlise crtica pela direo avalia informaes para melhorar a eficcia e eficincia dos processos a organizao?

64 Questo 9: Gesto de Recursos Recomendaes Gerais a) Como a Alta Direo planeja para que os recursos estejam disponveis em tempo hbil? Questo 10: Pessoas a) Como a direo (do Patrimnio) promove o envolvimento e o apoio de pessoas para a melhoria da eficcia e eficincia dos processos? b) Como a direo assegura que a competncia das pessoas no Patrimnio adequada s necessidades atuais e futuras? Questo 11: Infra-estrutura a) Como a direo assegura que a infra-estrutura apropriada para atingir os objetivos da organizao? Questo 12: Aquisio a) Como a Alta Direo definiu processos de aquisio que asseguram que os produtos adquiridos satisfazem s necessidades da organizao? b) Como a organizao assegura a conformidade dos produtos adquiridos desde a especificao at sua aceitao? Questo 13: Operao de produtos e servios a) Como atividades tais como verificao e validao so consideradas nos processos de realizao do servio? Questo 14: Controle de dispositivos de medio e monitoramento a) Como a direo controla os dispositivos de medio e monitoramento para assegurar que dados corretos esto sendo obtidos e utilizados?

65

Questo 15: Controle de no-conformidade a) Como a organizao controla as no-conformidades em processos e produtos? b) Como a organizao analisa as no conformidades para sua aprendizagem e melhoria do processo? Questo 16: Melhorias a) Como a direo utiliza aes corretivas para avaliar e eliminar problemas registrados que afetam seu desempenho?

4.4 ANLISE E INTERPRETAO DAS INFORMAES

Atravs das informaes obtidas na entrevista, foram analisados e interpretados os processos realizados no setor de Patrimnio da UFERSA para verificar quais as mudanas necessrias para que seja implantada a norma ISO 9000 neste setor. Segundo Lakatos; Marconi (1991) na anlise, o pesquisador entra em maiores detalhes sobre os dados decorrentes do trabalho cientfico, a fim de conseguir respostas s suas indagaes, e procura estabelecer as relaes necessrias entre os dados obtidos e as hipteses formuladas. Estas so comprovadas ou refutadas, mediante a anlise. Ainda segundo Lakatos; Marconi (1991) a interpretao a atividade intelectual que procura dar significado mais amplo s respostas, vinculando-as a outros conhecimentos. Em geral, a interpretao significa a exposio do verdadeiro significado do material apresentado, em relao aos objetivos propostos e ao tema. Esclarece no s o significado do material, mas tambm faz ilaes mais amplas dos dados discutidos. O primeiro contato com o sujeito de pesquisa foi feito pessoalmente pela pesquisadora que explicitou os aspectos gerais da pesquisa. Aps consentir em participar do trabalho, o sujeito agendou a entrevista. Esta foi realizada no local do objeto de estudo e gravada com o consentimento do mesmo. Teve durao de 1 hora e

66 11 minutos de udio, contando com alguns intervalos para o entrevistado atender o telefone e resolver pequenas questes com outros funcionrios do setor. A transcrio da entrevista foi realizada pela prpria pesquisadora e foram feitas de forma integral, resultando em oito pginas. Aps esse processo, a transcrio foi entregue ao sujeito para anlise e correo de possveis erros. Com a confirmao das informaes fornecidas pelo entrevistado, foi realizado o confronto entre os requisitos da NBR ISO e a descrio da realidade do setor, seguindo da adequao dessa realidade aos requisitos. A seguir sero apresentados os resultados desse processo.

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5 RESULTADOS E DISCUSSES

Os resultados deste TCC tero como base o Manual de implementao da ISO srie 9000 de Mauriti Maranho e Sistemas de gesto da qualidade Diretrizes para melhorias de desempenho (NBR ISO 9004). Sero apresentados os requisitos da NBR ISO 9001, os dados coletados na entrevista e as adequaes a norma, respectivamente. Antes preciso que sejam feitos alguns esclarecimentos sobre as sees introdutrias desta norma. As sees de nmero 0 Introduo, 1 Objetivo , 2 Referncias normativas e 3 Termos e definies no possuem requisitos. Por isso os tpicos desta parte do trabalho comearo a partir do 4, pois os requisitos da NBR ISSO 9001 comeam a ser tratados a partir da seo 4. Vale ressaltar tambm que a palavra produto poder ser substituda pela palavra servio.

NBR ISSO 9001:2008 Sistemas de gesto da qualidade Requisitos

4.Sistemas de gesto da qualidade 4.1 Requisitos gerais A organizao deve estabelecer, documentar, implementar e manter um sistema de gesto da Qualidade e melhorar continuamente a sua eficcia de acordo com os requisitos desta Norma. A organizao deve: a) identificar os processos necessrios para o sistema de gesto da Qualidade e sua aplicao por toda a organizao; b) determinar a sequncia e a interao desses processos;
NOTA:Vale lembrar que os requisitos da NBR ISO 9001 esto seguindo a sequncia numrica dessa Norma. Por isso, a partir desta pgina, a numerao das sees no seguir a ordem anterior existente neste trabalho.

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c) determinar critrios e mtodos necessrios para assegurar que a operao e o controle desses processos sejam eficazes; d) assegurar a disponibilidade de recursos e informaes necessrias para apoiar a operao e o monitoramento desses processos; e) monitorar, medir e analisar esses processos; e f) implementar aes necessrias para atingir os resultados planejados e a melhoria contnua desses processos. Esses processos devem ser gerenciados pela organizao de acordo com os requisitos desta Norma. Quando uma organizao optar por adquirir externamente algum processo que afete a conformidade do produto em relao aos requisitos, a organizao deve assegurar o controle desses processos. O controle de tais processos deve ser identificado no sistema de gesto da Qualidade. NOTA Convm que os processos necessrios para o sistema de gesto da Qualidade acima referenciados incluam processos para atividades de gesto, proviso de recursos, realizao do produto e medio.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Em relao aos processos no setor de Patrimnio, a universidade no tinha nenhum processo formalizado. A equipe de servidores do Patrimnio tem tentado nesse ano visualizar como ocorrem alguns procedimentos e tentando padroniz-los. Embora tenha sido elaborado um regimento interno, ele foi feito sem a nossa participao, ou seja, a gente ainda no tem conhecimento do Regimento Interno do prprio Patrimnio e eles no tinham conhecimento tcnico para faz-lo. Existe um trabalho de assessoria que Auditoria Interna est realizando com alguns setores,elaborando manuais de procedimento. Mas no sei se isso partiu de uma solicitao Reitoria e da Pr-Reitoria de Planejamento, e se realmente vai se efetivar para todos os setores. Eu sei disso informalmente. Oficialmente, o que ns tnhamos era uma situao de total descontrole porque no existia nada padronizado e ns

69 utilizamos nossas habilidades cognitivas para tentar identificar como que ocorriam os processos. Porque infelizmente nem tudo ocorre em uma seqncia. Ento, a gente a gente teve que visualizar dentro dessa srie de acontecimentos que no eram seqenciados, mas dando uma seqncia lgica de como tudo poderia ocorrer. Por isso, no existe, por enquanto, o controle eficaz e eficiente dos processos. (Chefe do Patrimnio) ADEQUAES A NBR ISO 9001: necessrio, antes de tudo, que a instituio prepare o seu P D C A (Planejar Fazer Checar - Agir) para definir sua lgica operacional. Essa lgica pode ser estruturada no fluxograma abaixo. A partir dessa definio do Ciclo PDCA, haver uma maior facilidade em colocar em prtica os itens (a f) acima.

Figura 1 A Estrutura de fluxo do SGQ

Fonte: Maranho (2006, p. 58)

70 4.2 Requisitos de documentao 4.2.1 Generalidades

A documentao do sistema da gesto da Qualidade deve incluir: a) declaraes documentadas da poltica da Qualidade e dos objetivos da Qualidade; b) manual da Qualidade; c) procedimentos documentados requeridos por esta Norma; d) documentos necessrios organizao para assegurar o planejamento, a operao e o controle eficazes de seus processos; e e) registros requeridos por esta Norma. NOTA 1 Onde a expresso procedimento documentado aparecer nesta Norma, significa que o procedimento estabelecido, documentado, implementado e mantido. NOTA 2 A abrangncia da documentao do sistema de gesto da Qualidade pode diferir de uma organizao para outra devido: a) ao tamanho da organizao e ao tipo de atividades; b) complexidade dos processos e suas intenes; e c) competncia pessoal. NOTA 3 A documentao pode estar em qualquer forma ou tipo de meio de comunicao.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: No caso especfico do cadastro, trabalhamos com os empenhos e notas fiscais para registrar as entradas dos bens. E no caso das sadas, seriam as requisies. Estes so os trs tipos de documentos principais. Existem outras modalidades de movimentao de bens, bens j existentes, que atravs da transferncia de materiais. A pessoa solicita ou informa que o bem est saindo de uma unidade para outra ou est sendo devolvida ao Patrimnio e a gente tenta formalizar isso no sistema. Infelizmente, essa parte de transferncia ainda um

71 trabalho misto, sendo que quando realizado em bens novos, tem tido atualizao em tempo real. Os bens antigos que ainda esto no sistema anterior. Como ainda no migraram para o sistema atual, ainda est sendo utilizado o papel e a informao est desatualizada. E so poucos os departamentos que fazem essa informao de movimentao de bens. E no temos nem como atualizar, s para ter um documento comprovando a movimentao. Para ter um controle j deveria ter h muito tempo, um sistema integrado e fazer um inventrio de todos os bens existentes em cada unidade administrativa da UFERSA, atualizar o sistema e, a partir disso, conscientizar todos os servidores de que toda movimentao de bens deve ser informado ao Patrimnio. Muitos at desconheam a implicao legal que isso tem, pois se uma unidade receber um bem, torna-se a partir desse momento, responsvel por este bem. Caso ocorra um sinistro, o chefe do setor que ir responder pelo acontecido.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: Estes requisitos estabelecem a primeira parte da documentao de natureza obrigatria: declarao documentada da poltica e dos objetivos da Qualidade, as normas do SGQ (Manual da Qualidade, Procedimentos, Instrues de Trabalho e outras), registros de execuo do trabalho e os demais documentos necessrios ao planejamento e controle da organizao (planos, cronogramas, relatrios, correspondncias interna e externa etc.) Observar que o requisito 4.2.3 estabelece exigncias de controle de documentos, que devero ser aplicadas a cada uma das famlias de documentos estabelecidos no requisito 4.2.1 De acordo com Maranho (2006), especial ateno deve ser dada consistncia de formulao das declaraes de poltica, objetivos e metas (direcionadores estratgicos). Essa formulao deve constituir o guarda-chuva de intenes e compromissos, com o fim de assegurar que todas as atividades e prioridades estejam devidamente alinhadas com a estratgia estabelecida. Antes disso, o trabalho deve comear pelo inventrio de todos os bens existentes na UFERSA, para que se possa ter conhecimento de todo o Patrimnio existente na universidade. Em seguida, cadastrar todos os bens no SIPAC e realizar um trabalho de conscientizao com os servidores para que a movimentao de bens seja devidamente informada ao setor de Patrimnio, para que haja o controle dos processos.

72 Concluda essa etapa, pode-se partir para a fase de construo da Qualidade, atravs da aplicao dos itens de a a e, ou seja, elaborando um manual da Qualidade, declaraes documentadas da poltica da Qualidade e objetivos da Qualidade... Sem esquecer de levar em considerao o tamanho da organizao e o tipo de atividades, a complexidade dos processos e suas intenes e a competncia pessoal. Essa dica da NOTA 2 pode ser complementada com as sugestes da tabela abaixo. Fator Sugesto

Tamanho da organizao Documentao proporcional ao tamanho da organizao, buscando um SGQ mnimo (quanto menor, melhor). Atividades regulamentadas (que implicam riscos sade ou Tipo de atividade ao meio ambiente) requerem naturalmente documentao maior e mais detalhada

Complexidade dos processos e suas interaes

Processos de alta tecnologia ou que requeiram nveis e complexidade elevados de integrao requerem mais documentao. Quanto melhores a educao, o treinamento e a experincia

Competncia do pessoal

do pessoal, em princpio mais simples e sinttica pode ser a documentao do SGQ.

Tabela 2 Sugestes para os fatores da Nota 2

Fonte: Maranho (2006, p. 59)

4.2.2 Manual da Qualidade A organizao deve estabelecer e manter um manual da Qualidade que inclua:

73 a) o escopo de sistema de gesto da Qualidade, incluindo detalhes e justificativas para quaisquer excluses; b) os procedimentos documentados estabelecidos para o sistema de gesto da Qualidade, ou referncia a eles; e c) a descrio da interao entre os processos do sistema de gesto da Qualidade.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Ainda no existe um Manual da Qualidade no Patrimnio da UFERSA.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: necessrio fazer o Manual da Qualidade da instituio, levando em considerao a definio do mapa de processos; o escopo pretendido para a certificao, que deve ser claro e preciso. De acordo com Maranho (2006), o Manual da Qualidade deve fazer referncias cruzadas aos procedimentos documentados. Estes, por sua vez, devem fazer referncias aos documentos de terceiro nvel (instrues de trabalho) eventualmente existentes.

4.2.3 Controle de documentos Os documentos requeridos pelo sistema de gesto da Qualidade devem ser controlados. Registros so um tipo especial de documento e devem ser controlados de acordo com os requisitos apresentados em 4.2.4 Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessrios para: a) aprovar documentos quanto sua adequao, antes da sua emisso; b) analisar criticamente e atualizar, quando necessrio, e reaprovar documentos; c) assegurar que as alteraes e a situao da reviso atual dos documentos sejam identificadas;

74 d) assegurar que as verses pertinentes de documentos aplicveis estejam disponveis nos locais de uso; e) assegurar que os documentos permaneam legveis e prontamente identificveis; f) assegurar que os documentos de origem externa sejam identificados e que sua distribuio seja controlada; e g) evitar o uso no-intencional de documentos obsoletos, e aplicar identificao adequada dos casos em que forem retidos por qualquer propsito.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Como ainda no existem documentos da Qualidade no Patrimnio da UFERSA, consequentemente no existe o controle desses documentos.

ADEQUAES A NBR ISO 9001 : A norma ISO 9001 faz a exigncia de um procedimento documentado estabelecendo como a organizao executa o controle de documentos. De acordo com Maranho(2006), necessrio bastante cuidado com este requisito, pois ele uma das maiores fontes de no-conformidades em auditorias de certificao, por no ser, muitas vezes, bem interpretado. A Norma bastante genrica com relao a quais documentos precisam ser controlados, exigindo que sejam controlados os documentos requeridos pelo SGQ. Ficar, pois, a cargo do responsvel pela Qualidade do Patrimnio, decidir quais desses documentos que sero controlados.

4.2.4 Controle de registros Registros devem ser estabelecidos e mantidos para prover evidncias da conformidade com requisitos e da operao eficaz do sistema de gesto da Qualidade. Registros devem ser mantidos legveis, prontamente identificveis e recuperveis. Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessrios

75 para identificao, armazenamento, proteo, recuperao, tempo de reteno e descarte dos registros.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Infelizmente, essa parte de transferncia ainda um trabalho misto, sendo que quando realizado em bens novos, tem tido atualizao em tempo real. Os bens antigos que ainda esto no sistema anterior. Como ainda no migraram para o sistema atual, ainda est sendo utilizado o papel e a informao est desatualizada. E so poucos os departamentos que fazem essa informao de movimentao de bens. E no temos nem como atualizar, s para ter um documento comprovando a movimentao. Para ter um controle j deveria ter h muito tempo, um sistema integrado e fazer um inventrio de todos os bens existentes em cada unidade administrativa da UFERSA, atualizar o sistema e, a partir disso, conscientizar todos os servidores de que toda movimentao de bens deve ser informado ao Patrimnio.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: Segundo Maranho (2006), A Norma ISSO 9001 exige que haja um procedimento documentado estabelecendo como a organizao executa o controle de registros. Para que possa ser realizado esse controle, como j havia sido falado anteriormente, necessrio ter conhecimento e cadastrar todos os bens existente na universidade. preciso tambm um trabalho de conscientizao com os outros setores para que haja a colaborao deles no processo, atravs da informao da movimentao de bens que ocorre internamente no setores deles. Somente aps esse processo que se pode partir para os registros da Qualidade.
Os parmetros ou resultados dos processos, bem como outras informaes relevantes para demonstrar a eficcia de implementao do SGQ, devem ser registrados, formando registros da Qualidade, ou simplesmente registros. Os registros executados precisam ser recuperados com o fim de comprovar as respectivas atividades realizadas. Para fazer a recuperao, a Norma

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estabelece, como mnimos, os seguintes controles (MARANHO, 2006, p. 62)

Controles Exigidos Identificao Legibilidade Armazenamento Proteo Recuperao Tempo de reteno Descarte

Finalidade Habilitar a recuperao e a rastreabilidade. Assegurar a integridade da informao registrada. Arquivar racionalmente. Preservar durante o tempo de guarda. Recuperar a informao na oportunidade desejada. Estabelecer a obrigatoriedade do tempo de guarda da informao. Esclarecer o destino a ser dado para o documento aps vencido

o tempo de reteno (destruio, eliminao, etc.) Tabela 3 Finalidade dos Controles Exigidos
Fonte: Maranho (2006, p. 62)

O setor de Patrimnio precisar indicar como cada um dos controles realizados para cada registro ou famlia de registro. Esses registros podem ser estabelecidos e mantidos como a instituio achar melhor, desde que a conformidade com os requisitos seja evidenciada.

5. Responsabilidade da direo 5.1 Comprometimento da direo A Alta Direo deve fornecer evidncia do seu comprometimento com o desenvolvimento e com a implementao do sistema de Gesto da Qualidade e com a melhoria de sua eficcia mediante: a) a comunicao organizao da importncia em atender aos requisitos dos clientes, como tambm aos requisitos regulamentares e estatutrios; b) o estabelecimento da poltica da Qualidade; c) a garantia de que so estabelecidos os objetivos da Qualidade; d) a garantia da disponibilidade de recursos.

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REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Na verdade, no h esse envolvimento. Existe certa distncia. necessrio que a chefia do setor ir at a Alta Gesto para brigar pelos recursos que est necessitando. Por exemplo: A entrega de materiais embora seja uma atividade rotineira que faa parte da atividade fim deste setor, no estava sendo tratada como prioridade. A universidade ainda no havia se preocupado em pessoal para fazer entrega, nem de conseguir motorista. A compra do carro e a aquisio desses recursos humanos s foram conseguidos aps oito reunies, semana aps semana para que a Alta Direo fosse conscientizada da necessidade. O pensamento da reitoria ainda de ESAM. A universidade cresceu, mas ainda ficou a viso de escola, que tinha apenas dois cursos. Todos os paradigmas tm sido quebrados na proporo inversa, ou seja, o operacional que vai at o estratgico informar o que precisa e convencer por que precisa. A reitoria em nenhum momento acompanha as operaes de perto, no vem ao setor saber das necessidades, no participa ativamente. Isso tambm no ocorre por parte da Pr-Reitoria de Administrao e nem da Diviso de Materiais. Na verdade, acho que eles tm medo de participar da rotina e saber das necessidades.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: De acordo com Maranho (2006), A Norma exige que a Alta Direo estabelea e demonstre o compromisso com o Sistema de Gesto da Qualidade implementado. O comprometimento da Alta Direo demonstrado mediante os resultados concretos dos itens relacionados no requisito e, principalmente, pela condio eficaz e eficiente das anlises crticas do SGQ. No caso do Patrimnio da UFERSA, necessrio que haja o estreitamento da relao Patrimnio-Reitoria primeiramente. A reitoria precisa ter conhecimento e comprometimento com as necessidades bsicas do Patrimnio e logo aps supri-las, partir para a etapa da Qualidade.

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Todos sabemos das dificuldades de engajamento da alta administrao na implementao dos sistemas, particularmente quando se trata de Qualidade. A Alta Direo normalmente quer resultados (o que sempre bom e adequado) mas pouco se preocupa em como consegui-los, nem em como consegui-los, nem com os recursos necessrios, diretrizes claras ou autonomia para decises. (MARANHO, 2006, p. 64).

A partir dessa citao de Maranho, percebe-se que essa realidade da UFERSA tambm faz parte do processo da maioria das organizaes. preciso maior concentrao nesse requisito para que se possa transpor os obstculos. Para implementar plenamente o SGQ necessrio que a Reitoria demonstre interesse em participar, de fato, do processo. Nada que no possa ser resolvido em programa de conscientizao da Alta Administrao para demonstrar as vantagens inerentes a um SGQ e a importncia da sua participao nesse processo.

5.2 Foco no Cliente A Alta Direo deve assegurar que os requisitos do cliente so determinados e atendidos com o propsito de aumentar a satisfao do cliente.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: A universidade ainda tem a cultura de que o Patrimnio como o Almoxarifado, ou seja, tem que ter um estoque. E como a universidade no tem um processo de Administrao eficaz e eficiente, quando se contratam muitos desses clientes, as estruturas ainda no esto prontas. Isso gera um desgaste desnecessrio para o Patrimnio. Por dois motivos: ora a falta de material para atender em tempo real (e isso gera um desgaste e frustrao por parte dos clientes) e ora tem material demais e no tem os prdios para acomodar esse material. Um problema que da gesto dos departamentos e da Pr-Reitoria de Planejamento e Administrao refletido no Patrimnio. Por exemplo, tem cem professores que esto esperando ansiosos por mobilirio para trabalhar e a universidade s recebe a quantidade sem destinao necessria apenas para vinte professores. Ou seja, um problema de gesto transferido para o Patrimnio que ir levar essa insatisfao. Isso gera um desgaste porque no tem como atender a todos ao

79 mesmo momento. O professor chega e no informado deste problema de planejamento da universidade e s joga a culpa no setor que vai entregar os bens. Todos esses obstculos comprometem o produto final que o ensino.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: Para que sejam supridas, de fato, as necessidades dos clientes necessrio que haja um planejamento anterior. Como o Patrimnio depende da DIMASG, da PrReitoria de Planejamento e Administrao e da Reitoria, necessrio que as necessidades dos clientes sejam analisadas conjuntamente entre esses quatro setores, para que as decises sejam tomadas de uma forma mais acertada. De acordo com Maranho (2006), atravs desse requisito fica clara a necessidade de alta direo deixar claro o entendimento dos requisitos do cliente, na forma adequada a cada processo de trabalho, de modo que as pessoas que receberam a responsabilidade de execut-la obtenham resultados conformes e, por conseqncia, a satisfao do cliente.

5.2 Poltica de Qualidade A Alta Direo deve assegurar que a poltica de Qualidade: a) apropriada ao propsito da organizao; b) inclui um comprometimento com o atendimento aos requisitos e com a melhoria contnua da eficcia do sistema de gesto da Qualidade; c) proporciona um estrutura para estabelecimento e anlise crtica dos objetivos da Qualidade; d) comunicada e entendida por toda a organizao; e e) analisada criticamente para manuteno de sua adequao.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA:

80 Ainda no existe uma Poltica de Qualidade formalizada no Patrimnio da UFERSA.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: Maranho diz que este requisito determina que a Alta Direo deve estabelecer, documentar, informar (interna e externamente) uma poltica da Qualidade aderente aos requisitos do cliente e aos propsitos da organizao, demonstrar compromisso com ela e fazer o gerenciamento da poltica e dos objetivos da Qualidade, tudo direcionado para melhorias contnuas do SGQ. A poltica da Qualidade sintetiza a estratgia a ser implementada e deve permitir ser desdobrada em objetivos em mensurveis.

5.4 Planejamento 5.4.1 Objetivos da Qualidade A Alta Direo deve assegurar que os objetivos da Qualidade, incluindo aqueles necessrios para atender os requisitos do produto (ver 7.1a), so estabelecidos nas funes e nos nveis pertinentes da organizao. Os objetivos da Qualidade devem ser mensurveis e coerentes com a poltica da Qualidade.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Ainda no existe os objetivos da Qualidade estabelecidos no setor. H uma tentativa de destacar esses objetivos com os regimentos internos das unidades. O que na verdade, no acaba condizendo com a realidade dos objetivos, porque muitas vezes os setores que vivenciam a rotina no participam da formulao desses objetivos nem do planejamento j que no tem planejamento estratgico para da, ter o planejamento ttico e operacional, ou seja, o Regimento Interno do Patrimnio e do Almoxarifado foi criado sem a colaborao dos servidores. Foi

81 formulado pela Pr-Reitoria de Planejamento, que est dois nveis hierrquicos acima, desses setores. Para ter objetivos claros e cumpri-los a gente teria que conhecer os objetivos da universidade, os objetivos da Pr-Reitoria de Planejamento, o objetivo da Diviso de Material e Compras e os objetivos especficos dos setores. Porque esses objetivos vo interagir uns com os outros, no s verticalmente, mas tambm horizontalmente. Por exemplo, como os objetivos do Patrimnio se relacionam com os dos departamentos acadmicos, como se relacionam com a pesquisa, com a extenso, com os alunos, com a sociedade, ou seja, esses objetivos deveriam estar clarificados e transcritos nos regimentos, mas como no h essa integrao, o regimento passa apenas a ser um documento para dizer que existe certa ordem, certo objetivo, mas nenhum desses setores tem conhecimento desse regimento, ou seja, um regimento que no participamos, no elaboramos e que est para ser aprovado em um conselho. Ser aprovado sem a participao dos envolvidos, ou seja, quando foram elaborados os objetivos das unidades que no tem a ver com realidade, que podem em vez de ajudar, travar ainda mais. Porque se no conhecem a rotina, trazem objetivos com o que voc supe que seja. Pode chegar o momento em que voc vai ter que confrontar uma norma interna com uma norma externa e ficar naquela dvida: como eu vou conciliar as duas?

ADEQUAES A NBR ISO 9001: preciso que os objetivos sejam estabelecidos de acordo com a realidade do setor e com a participao de quem vive essa realidade. A Qualidade fica impossibilitada de ser instituda sem a participao efetiva dos servidores que iro conviver e cuidar para que ela permanea dia-a-dia. bom que a primeira a se apropriar desses objetivos, seja a Reitoria. Logo em seguida, os mesmos devem ser repassados aos nveis hierrquicos que ficam abaixo, com destaque para a Pr-Reitoria de Planejamento e Administrao, o Setor de Compras e Patrimnio. Mas importante que os outros departamentos da UFERSA tenham conhecimento desses objetivos.

82 Maranho (2006) afirma que este requisito define a responsabilidade da Alta Administrao quanto qualificao e a quantificao dos objetivos da Qualidade e a consistncia com a poltica instituda.

5.4.2

Planejamento do sistema de gesto da Qualidade A Alta Direo deve assegurar que: a) o planejamento do sistema de gesto da Qualidade realizado de forma a

satisfazer aos requisitos citados em 4.1, bem como aos objetivos da Qualidade; e b) a integridade do sistema de gesto da Qualidade mantida quando mudanas no sistema de gesto da Qualidade so planejadas e implementadas.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: A realidade descrita do requisito 5.2 demonstra claramente que no h um planejamento eficiente e eficaz.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: preciso que seja feito, primeiramente, um planejamento para suprir as necessidades bsicas do setor e dos clientes beneficiados com o seu servio. Para que esse requisito seja executado, o SGQ deve ter planejamento capaz de assegurar a satisfao dos clientes, atender aos objetivos estabelecidos e de manter a sua integridade.

5.5 Responsabilidade, autoridade e comunicao

83 5.5.1 Responsabilidade e autoridade A Alta Direo deve assegurar que as responsabilidades e autoridades so definidas e comunicadas na organizao.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Na verdade, a Alta Gesto no tem um contato direto com o setor de Patrimnio. No so realizadas reunies peridicas. O que se realiza so reunies extraordinrias para se resolver como apagar alguns incndios. S chamam o setor de Patrimnio para comunicar o que vai ter que executar e como deve executar. Quer voc queira, quer no.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: preciso que essas responsabilidades e autoridades fiquem claras para todos da instituio. Vale ressaltar, mais uma vez, um estreitamento na relao PatrimnioReitoria para que fiquem claros os interesses, responsabilidades e autoridades de ambas as partes. Maranho (2006) deixa claro que responsabilidade deve ser entendida como dever e autoridade como poder de deciso. Ou seja, o responsvel pela Qualidade tem obrigaes, mas tambm tem o direito de tomar certos tipos de deciso por ter contato direto com alguns processos.

5.5.2

Representante da direo A Alta Direo deve indicar um membro da organizao que, independente de

outras responsabilidades, deve ter responsabilidade e autoridade para: a) assegurar que os processos necessrios para o sistema de gesto da Qualidade sejam estabelecidos, implementados e mantidos;

84 b) relatar Alta Direo o desempenho do sistema de gesto da Qualidade e qualquer necessidade de melhoria; e c) assegurar a promoo da conscientizao sobre os requisitos do cliente em toda a organizao. NOTA A responsabilidade de um representante da direo deve incluir a ligao com partes externas em assuntos relativos ao sistema de gesto da Qualidade.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Ainda no existe esse representante da direo por no haver um SGQ implantado.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: Fica claro a partir deste requisito que a Alta Direo, reitoria, deve escolher e indicar um Representante da Direo (RD) e deixar claras as suas responsabilidades e autoridade. Segundo Maranho (2006), o RD faz as regras estabelecidas do SGQ, serem cumpridas.

5.5.3

Comunicao interna A Alta Direo deve assegurar que so estabelecidos na organizao os

processos de comunicao apropriados e que seja realizada comunicao relativa eficcia do sistema de gesto da Qualidade.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA:

85 No h a comunicao dos objetivos e realizaes para melhorar o desempenho da organizao.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: Percebe-se que existe o problema de comunicao, preciso que este seja resolvido antes de comear a implantao do SGQ. A Alta Direo deve procurar meios de comunicao para divulgar para todos da instituio, os objetivos e realizaes a fim de melhorar o desempenho da organizao. Maranho (2006) ressalta que uma das tarefas mais complexas e difceis da vida empresarial, a comunicao. E mesmo assim, ainda no bem cuidada, causando insatisfaes e conflitos. Percebe-se, a partir desta observao de Maranho, que deve ser dada muita ateno a essa atividade: a comunicao.

5.6 Anlise crtica pela Direo 5.6.1 Generalidades A Alta Direo deve analisar criticamente o sistema de gesto da Qualidade da organizao, a intervalos planejados, para assegurar sua contnua pertinncia, adequao e eficcia. Essa anlise crtica deve incluir a avaliao de oportunidades para melhoria e necessidade de mudanas no sistema de gesto da Qualidade, incluindo a poltica da Qualidade e os objetivos da Qualidade. Devem ser mantidos registros das anlises crticas pela Alta Direo.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: No existe essa avaliao. S quando solicitado pela auditoria interna. ADEQUAES A NBR ISO 9001:

86 necessrio que a anlise crtica seja feita periodicamente para avaliar e manter o SGQ, e no somente quando solicitado por uma auditoria. Ela essencial para o sucesso de qualquer instituio. Segundo Maranho (2006), o processo consiste em analisar os dados coletados das diferentes medidas realizadas ( satisfao dos clientes, processo, produto e auditorias internas da Qualidade) e fazer as correes de rumo que a anlise recomendar (estratgias, planos, objetivos, metas e indicadores).

5.6.2

Entradas para anlise crtica

As entradas para a anlise crtica pela Direo devem incluir informaes sobre: a) resultados de auditorias, b) realimentao do cliente, c) desempenho do processo e conformidade do produto, d) situao das aes preventivas e corretivas, e) acompanhamento das aes oriundas de anlises crticas anteriores pela Direo, f) mudanas que possam afetar o sistema de gesto da qualidade, e g) recomendaes para melhoria

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: No existe essa avaliao

ADEQUAES A NBR ISO 9001: Maranho (2006) conclui a anlise crtica do SGQ requer planejamento da gesto e eficcia de resultados. Para que isso ocorra, importante estabelecer o escopo de trabalho e fixar os objetivos e metas a serem alcanados. A Norma determina que a organizao deve documentar e avaliar pelo menos os resultados desses sete assuntos relacionados. Outros assuntos podem e devem ser includos: movimentos da concorrncia, anlise financeira, estoques, clima organizacional e todos aqueles

87 relevantes para a organizao. As reunies de anlise crtica tambm constituem a oportunidade adequada para a realizao das revises estratgicas.

5.6.3

Sadas da anlise crtica

As sadas da anlise crtica pela Direo devem incluir quaisquer decises e aes relacionadas a: a) melhoria da eficcia do sistema de gesto da qualidade e de seus processos, b) melhoria do produto em relao aos requisitos do cliente e c) necessidades de recursos.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: No existe essa avaliao

ADEQUAES A NBR ISO 9001: De acordo com Maranho (2006), a organizao deve estruturar a base de aes para correes e melhorias, ou seja, documentar pelo menos as trs relacionadas que, em ltima instncia, revelam as aes essenciais da gesto eficaz (vinculadas Seo 7 da ISSO 9001 Realizao do produto/servio), combinadas com o processo de anlise e melhorias (Seo 8 da ISSO 9001).

6. GESTO DE RECURSOS 6.1 Proviso de recursos A organizao deve determinar e prover recursos necessrios para: a) implementar e manter o sistema de gesto da qualidade e melhorar continuamente sua eficcia, e

88 b) aumentar a satisfao dos clientes mediante o atendimento aos seus requisitos.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Ficou claro na realidade mostrada no requisito 5.2 que no h uma proviso de recursos satisfatria para deixar os clientes satisfeitos.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: Segundo Maranho (2006), este requisito estabelece a obrigao de a organizao determinar e prover os recursos essenciais ao funcionamento do SGQ, com o fim de melhorar continuamente a satisfao dos clientes.

6.2 Recursos humanos 6.2.1 Generalidades O pessoal que executa atividades que afetam a qualidade do produto deve ser competente com base em educao, treinamento, habilidades e experincia apropriados.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Ainda no h um trabalho para capacitar as pessoas em prol de um Sistema de Gesto da Qualidade, por ainda no existir esse sistema na Universidade.

ADEQUAES A NBR ISO 9001:

89 O capital humano considerado um dos maiores patrimnio de uma organizao. Exatamente por isso que se deve investir o mximo possvel em sua capacitao. De acordo com Maranho (2006), este requisito estabelece a obrigatoriedade de competncia do pessoal diretamente envolvido com a Qualidade do produto/servio. Essa competncia avaliada com base nos seguintes fatores: educao, treinamento, habilidades e experincia apropriada. A educao deve ser atendida como formao escolar ou acadmica. O treinamento constitui atividade complementar de capacitao, especfica na atividade desempenhada. A habilidade reflete o alento e a capacidade de executar as tarefas especficas. A experincia refere-se ao domnio adquirido para uma atividade, decorrente do seu exerccio contnuo, isto , h quanto tempo exerce a atividade.

6.2.2 Competncia, conscientizao e treinamento A organizao deve: a) determinar as competncias necessrias para o pessoal que executa trabalhos que afetam a qualidade do produto, b) fornecer treinamento ou tomar outras aes para satisfazer a essas necessidades de competncia; c) avaliar a eficcia das aes executadas, d) assegurar que o seu pessoal est consciente quanto a pertinncia e importncia de suas atividades e de como elas contribuem para atingir os objetivos da qualidade, e e)manter registros apropriados de educao, treinamento, habilidades e experincia (ver 4.2.4).

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: O mesmo da realidade do requisito 6.2.1

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Maranho (2006) afirma que a competncia continuamente provida e melhorada mediante os passos bsicos do ciclo de aprendizagem, demonstrado na figura abaixo: Figura 2 Viso Sistmica dos negcios

Fonte: Maranho (2006, p.69)

6.3 Infra-estrutura A organizao deve determinar, prover e manter a infra-estrutura necessria para alcanar a conformidade com os requisitos do produto. A infra-estrutura inclui, quando aplicvel. a) edifcios, espao de trabalho e instalaes associadas, b) equipamentos de processo, (tanto materiais e equipamentos quanto programas de computador); e c) servios de apoio (tais como transporte ou comunicao).

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA:

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Como o setor no tem autonomia, est vinculado a uma diviso e a uma prreitoria depende muito de essas outras instncias fornecerem esses recursos. No presente momento, o setor de Patrimnio tem alguns recursos que foram conseguidos por meio de uma briga de quem estava no departamento, e que ainda so insuficientes. Por exemplo, no temos local adequado para armazenar os bens, que deveriam estar armazenados temporariamente, ou seja, chegou o bem entre o processo de identificao desse bem e a transferncia de destino que eles deveriam estar armazenados, mas nem se tem esse local adequado. Existem apenas um veculo, um motorista e dois servidores terceirizados para dois departamentos: almoxarifado e patrimnio. Mas no tem as ferramentas que facilitem esse transporte. Por exemplo, no tem uma pazinha para movimentar mais rapidamente o material mais pesado, no tem uma empilhadeira que pudesse auxiliar no recebimento de materiais pesados e a colocao dentro do veculo de transporte...

ADEQUAES A NBR ISO 9001: necessrio a universidade prover os recursos materiais indispensveis ao trabalho do setor de Patrimnio. Para que haja qualidade nos processos preciso que ferramentas apropriadas estejam disponveis. Maranho (2006) deixa claro que todos os profissionais necessitam de ferramentas compatveis com os requisitos do produto, como requerido pelos clientes. Ainda que supere as dificuldades instrumentais e consiga produzir conformidade (eficcia), perder mais tempo do que necessrio em eficincia, no tempo necessrio pra faz-lo. Perde-se qualidade e tempo e aumenta-se o custo por falta de ferramentas adequadas. E esse tipo de fato acontece em quase todos os campos da economia. 6.4 Ambiente de trabalho A organizao deve determinar e gerenciar as condies de trabalho necessrias para alcanar a conformidade com os requisitos do produto.

92 REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Ainda no existe um ambiente no Patrimnio conforme com um SGQ.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: necessrio bastante empenho e dedicao para cumprir este requisito, afinal ele de suma importncia para a harmonia e bem- estar no ambiente de trabalho. De acordo com Maranho (2006), o conjunto de fatores emocionais e tecnolgicos o que determina um ambiente dinmico, saudvel, produtivo ou totalmente o contrrio, ou seja, um ambiente de patologias empresariais, onde vicejam um ou mais dos sentimentos negativos das pessoas: medo, insegurana, angstia, entre tantos outros que podem acabar gerando conflitos, fofocas, e desarmonia total no ambiente de trabalho.

7 REALIZAO DO PRODUTO 7.1 Planejamento da realizao do produto A organizao deve planejar e desenvolver os processos necessrios para a realizao do produto. O planejamento da realizao do produto deve ser coerente com os requisitos de outros processos do sistema de gesto da qualidade (ver 4.1). Ao planejar a realizao do produto, a organizao deve determinar o seguinte, quando apropriado: a) objetivos da qualidade e requisitos para o produto, b) a necessidade de estabelecer processos e documentos e de prover recursos especficos para o produto, c) verificao, validao, monitoramento, inspeo e atividades de ensaio requeridos, especficos para o produto, bem como critrios para aceitao do produto; d) registros necessrios para fornecer evidncia de que o processo de realizao e o produto resultante

93 atendem aos requisitos (ver 4.2.4). A sada deste planejamento deve ser de forma adequada aos mtodos de operao da organizao. NOTA 1 Um documento que especifica os processos de gesto da qualidade (incluindo os processos de realizao do produto) e os recursos a serem aplicados a um produto, empreendimento ou contrato especfico, pode ser referenciado como um plano da qualidade. NOTA 2 A organizao tambm pode aplicar os requisitos apresentados em 7.3 no desenvolvimento dos processos de realizao do produto.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Ainda no h um SGQ para auxiliar na realizao do servio do setor.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: Segundo Maranho (2006), o resultado do atendimento desse requisito denominado plano da Qualidade, constitui o mapa da mina. O plano da Qualidade descreve o seqenciamento de atividades para a realizao do produto ou do servio, indicando os detalhes ou referncias normativas de cada um, formando a viso de floresta do produto/servio, de documentos, incluindo registros, e dos processos.
O ciclo P-D-C-A constitui-se em timo instrumento para reduzir riscos desnecessrios e melhorar a probabilidade de obter a eficcia e eficincia, isto , Qualidade de produtos e servios como resultado da realizao de processos. Coerentemente, o requisito 7.1 da ISO 9001:2000 determina o estabelecimento da sequncia de passos necessrios realizao do produto, o mapa da mina. (MARANHO, 2006, p. 71)

7.2 Processos relacionados a cliente

94 7.2.1 Determinao de requisitos relacionados ao produto A organizao deve determinar a) requisitos especificados pelo cliente, incluindo os requisitos para entrega e atividades ps-entrega; b) requisitos no declarados pelo cliente, mas necessrios para o uso especificado ou intencional, onde conhecido; c) requisitos estatutrios e regulamentares relacionados ao produto; e d) qualquer requisito adicional determinado pela organizao.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Esse requisito no faz parte dos processos do Patrimnio.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: necessrio que o Patrimnio tenha a sensibilidade de perceber os requisitos no especificados pelo cliente, mas que iro ajudar bastante na melhora do servio do setor. Para Maranho (2006), essa exigncia trata da transformao dos requisitos declarados, e tambm dos no declarados, em especificao de processos e produtos.

7.2.2 Anlise crtica dos requisitos relacionados ao produto A organizao deve analisar criticamente os requisitos relacionados ao produto. Esta anlise crtica deve ser realizada antes da organizao assumir o compromisso de fornecer um produto para o cliente (por. ex. apresentao de propostas, aceitao de contratos ou pedidos, aceitao de alteraes de contratos ou pedidos) e deve assegurar que a) os requisitos do produto esto definidos,

95 b) os requisitos de contrato ou do pedido que difiram daqueles previamente manifestados esto resolvidos, e: c) a organizao tem capacidade de atender aos requisitos definidos. Devem ser mantidos registros dos resultados da anlise crtica e das aes resultantes dessa anlise (ver 4.2.4). Quando o cliente no fornecer uma declarao documentada dos requisitos, a organizao deve confirmar os requisitos do cliente antes da aceitao. Quando os requisitos do produto forem alterados, a organizao deve assegurar que os documentos pertinentes so complementados e que o pessoal pertinente alertado sobre os requisitos alterados. NOTA Em algumas situaes, como vendas pela Internet, uma anlise crtica formal para cada pedido impraticvel. Nesses casos, a anlise crtica, pode compreender as informaes pertinentes ao produto, tais como catlogos ou material de propaganda.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Ainda no essa anlise crtica no Patrimnio.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: O requisito deixa bem claro que deve haver o registro da anlise crtica e das aes decorrentes. Alm disso, h a determinao de que as alteraes posteriores de requisitos sejam atualizadas na documentao do SGQ e comunicadas a todos os interessados no processo.
Estes requisitos determinam que a organizao deve confirmar que os requisitos estabelecidos atendem s necessidades do cliente, antes de iniciar a formalizao do contrato. Esta uma questo muito importante, uma vez que o processo de comunicao sempre crtico. O requisito estabelece que a organizao, uma vez definida a sua compreenso de especificaes do cliente, tenha o cuidado de confirm-los. (MARANHO, 2006, p.73)

7.2.3 Comunicao com o cliente

96 A organizao deve determinar e tomar providncias eficazes para se comunicar com os clientes em relao a: a) informaes sobre produto, b) tratamento de consultas, contratos ou pedidos, incluindo emendas, e c) realimentao do cliente, incluindo suas reclamaes.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Ainda h falhas na comunicao com os clientes.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: Segundo Maranho (2006), este requisito determina a obrigao que a organizao, tem em manter o canal de comunicao com o cliente, com a capacidade de solucionar as suas necessidades de informao, incluindo as reclamaes. O ideal seria se antecipar s aes dos clientes.

7.3 Projeto e desenvolvimento No aplicvel

7.4 Aquisio 7.4.1 Processo de aquisio A organizao deve assegurar que o produto adquirido est conforme aos requisitos especificados de aquisio. O tipo e extenso do controle aplicado ao fornecedor ao produto adquirido devem depender do efeito do produto adquirido na realizao subseqente do produto ou no produto final. A organizao deve avaliar e selecionar os fornecedores com base na capacidade em fornecer produtos de acordo com os requisitos da organizao. Os critrios para seleo, avaliao e reavaliao devem ser estabelecidos. Devem ser mantidos registros

97 dos resultados das avaliaes e de quaisquer aes necessrias oriundas da avaliao (ver 4.2.4).

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: A Alta Direo no trabalha com o que correto para bens permanentes, que voc atender a solicitao especfica de setores. Por exemplo, um setor est precisando de cinco computadores, ento, este deveria solicitar a compra desse material, a universidade compr-lo e quando esses bens chegassem, entreg-los para a unidade solicitante. Como a universidade ainda no tem essa cultura, a Alta Direo justifica as compras em grandes lotes com a informao de que a universidade est crescendo, ou seja, para dar suporte ao crescimento. O que, em minha opinio, no justifica. Se voc est comprando em grande quantidade tem que ter um dimensionamento desse crescimento, pois pode ocorrer de comprar bens que podem ficar ultrapassados ou uma quantidade insuficiente para atender a demanda. A universidade supe em linhas gerais e faz a compra, porm ela dimensiona pensando em um pblico e, nesse nterim, outros departamentos que no estavam previstos acabam precisando de determinado item. Por exemplo, dimensiona comprar duzentos computadores para professores que iro ser contratados e nesse espao de tempo, algum departamento necessita de alguns desses computadores. Que, por sua vez, iro fazer falta quando os professores forem contratados. Tudo isso ocorre por causa da ausncia da cultura de planejamento, de agir apenas para apagar incndios.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: preciso que seja feito um planejamento para analisar o que ser utilizado na universidade, para que no falte ou sobre determinado bem. E esse planejamento deve ocorrer entre o Setor de Compras, a Pr-Reitoria de Planejamento e Administrao e o Patrimnio conjuntamente.

98 7.4.2 Informaes de aquisio As informaes de aquisio devem descrever o produto a ser adquirido e incluir, onde apropriado, requisitos para: a) aprovao de produto, procedimentos, processos e equipamentos, b) qualificao de pessoal, e; c) sistema de gesto da qualidade. A organizao deve assegurar a adequao dos requisitos de aquisio especificados antes de sua comunicao ao fornecedor.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: As informaes e requisitos para os bens que iro ser adquiridos esto contidos nas licitaes de compra da universidade. No se exige um sistema de gesto da qualidade, por este ainda no ser incorporado realidade da UFERSA. Porm, no edital de licitao pode haver requisitos para que os produtos venham adequados ao SGQ.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: De acordo com Maranho (2006), os documentos de aquisio devem ser claros e completos para comunicar ao fornecedor todas as informaes necessrias ao fornecimento eficaz e eficiente.

7.4.3 Verificao do produto adquirido A organizao deve estabelecer e implementar inspeo ou outras atividades necessrias para assegurar que o produto adquirido atende aos requisitos de aquisio especificados. Quando a organizao ou seu cliente pretender executar a verificao nas instalaes do fornecedor, a organizao deve declarar nas informaes de aquisio, as providncias de verificao pretendidas e o mtodo de liberao de produto.

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REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Os itens tm que ser entregues de acordo com o que foi posto em edital. Existe certa dificuldade porque a gente no tem um setor de controle da qualidade. Ento, ns fazemos um recebimento provisrio dos itens e at o pagamento feita uma conferncia por amostragem ou de alguma outra forma. Bens de uso comum, como o mobilirio, voc olha se no tem nenhum dano aparente e se a quantidade bater com o pedido, a gente encaminha para pagamento. Alguns itens que poderiam ter uma anlise mais profunda, como arcondicionado ou eletros em geral, material de laboratrio a universidade acaba pecando por no ter um setor especfico de controle da qualidade ou nmero suficiente de servidores nos setores que recebem os materiais, para que possam se dedicar apenas a conferncia do que foi especificado em edital e o que foi recebido.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: necessrio que os produtos adquiridos sejam verificados mais detalhadamente. A presena de um controle da qualidade parece imprescindvel para a eficcia e eficincia dos processos. Maranho (2006) confirma isso quando diz que a verficao das especificaes de aquisio deve ser prevista e realizada por algum mtodo inquestionvel ( controle da Qualidade, inspeo final, controle de processo, auditoria de produto ou uma combinao deles).

7.5 Produo e fornecimento de servio 7.5.1 Controle de produo e fornecimento de servio

100 A organizao deve planejar e executar a produo e o fornecimento de servio sob condies controladas. Condies controladas devem incluir, como aplicvel: a) a disponibilidade de informaes que descrevem as caractersticas do produto, b) a disponibilidade de instrues de trabalho (quando necessrio) c) o uso de equipamentos adequados, d) a disponibilidade e uso de dispositivos para monitoramento e medio e e) a implementao de medio e monitoramento, e f) a implementao da liberao, entrega e atividades ps-entrega.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Recebe os pedidos dos bens, faz os termos de responsabilidade e encaminha para entrega. Verifica se tem algum para receber no setor. A maior dificuldade contatar o usurio final. Outro problema encontrar o responsvel pelos bens para receber o material.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: Uma soluo para esse problema do Patrimnio, pode ser marcar a data da entrega com o setor de destino dos bens solicitados. E nesta data o responsvel pelo material, dever estar presente para receb-lo. Para a adequao a esses requisitos citados acima, Maranho prope que o processo seja feito de forma planejada e controlada. E isso impe a disponibilidade de especificaes de processos e produtos; padres de trabalho; equipamento adequado; dispositivos apropriados e implementao de monitoramento e medio; padres de trabalho, mtodos e critrios para liberao de produto, entrega e atividades ps-entrega, que estiverem cobertas pelo contrato.

7.5.2 Validao de processos de produo e fornecimento de servio

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A organizao deve validar quaisquer processos para a produo e fornecimento de servio, onde a sada resultante no possa ser verificada por monitoramento ou medio subsequente. Isso inclui quaisquer processos onde as deficincias s ficam aparentes depois que o produto esteja em uso ou o servio tenha sido entregue. A validao deve demonstrar a capacidade desses processos de alcanar os resultados planejados. A organizao deve tomar providncias necessrias para esses processos, incluindo, quando aplicvel: a) critrios definidos para a anlise crtica e aprovao dos processos, b) aprovao de equipamentos e qualificao de pessoal, c) uso de mtodos e procedimentos especficos, d) requisitos para registros (ver 4.2.4), e; e) revalidao.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Ainda no existe a validao do fornecimento do servio.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: Na viso de Maranho (2006), a validao uma atividade bem comum nas indstrias de produo seriada. Mas nem por isso deixa de ser essencial nas reas de sistemas e processos. importante que o almoxarifado inclua a validao na rotina de seus processos.

7.5.3 Identificao e rastreabilidade Quando apropriado, a organizao deve identificar o produto por meios adequados ao longo da realizao do produto.

102 A organizao deve identificar a situao do produto em relao aos requisitos de monitoramento e de medio. Quando a rastreabilidade um requisito, a organizao deve controlar e registrar a identificao nica do produto (ver 4.2.4). NOTA Em alguns setores de atividade, a gesto de configurao um meio pelo qual a identificao e a rastreabilidade so mantidas.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: No existe identificao e rastreabilidade no Patrimnio.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: De acordo com Maranho (2006), este requisito da Norma no to simples de ser implementado. Porm, quando se consegue implement-lo bem, este pode promover excelncia no desempenho. Ainda com as constataes de Maranho (2006), a Norma determina obrigatoriedade, especificamente sobre a identificao de produtos, em trs situaes:
Identificao do produto (matrias-primas, produtos intermedirios e produto final), onde apropriado; A situao (aprovado/reprovado) aps inspeo de qualquer natureza; Identificar o nmero de lote de produto (sua impresso digital) quando a rastreabilidade for exigida. (MARANHO, 2006, p. 83)

7.5.4 Propriedade do cliente A organizao deve ter cuidado com a propriedade do cliente enquanto estiver sob o controle da organizao ou sendo usada por ela. A organizao deve identificar, verificar, proteger e salvaguardar a propriedade do cliente fornecida para uso ou incorporao no produto. Se qualquer propriedade do cliente for perdida, danificada ou

103 considerada inadequada para uso, isso deve ser informado ao cliente e devem ser mantidos registros (ver 4.2.4). NOTA Propriedade do Cliente pode incluir propriedade intelectual.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Este requisito ainda no faz parte da realidade do Patrimnio

ADEQUAES A NBR ISO 9001: De acordo com Maranho (2006), a Norma determina um grande nmero de cuidados com a propriedade do cliente quanto identificao, verificao, proteo e salvaguarda, devendo informar ao cliente quaisquer desvios em relao situao prevista. Isso ocorre tanto por questo legal quanto por tica.

7.5.5 Preservao do produto A organizao deve preservar a conformidade do produto durante o processo interno e entrega no destino pretendido. Esta preservao deve incluir a identificao, manuseio, embalagem, armazenamento e proteo. A preservao tambm deve ser aplicada tambm as partes constituintes do produto.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: A universidade ainda tem a cultura de que o Patrimnio como o Almoxarifado, ou seja, tem que ter um estoque. E como a universidade no tem um processo de Administrao eficaz e eficiente, quando se contrata muitos desses clientes, as estruturas ainda no esto prontas. Isso gera um desgaste desnecessrio para o Patrimnio. Por dois motivos: ora a falta de material para atender em tempo real (e

104 isso gera um desgaste e frustrao por parte dos clientes) e ora tem material demais e no tem os prdios para acomodar esse material.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: necessrio que haja uma estrutura adequada para todo o processo. Desde a quantidade de bens ao local adequado para possveis estoques, caso no haja entrega imediata aos clientes. Onde a identificao, manuseio, embalagem, armazenamento e proteo estejam presentes na preservao dos produtos.

7.6 Controle de dispositivos de medio e monitoramento. A organizao deve determinar as medies e monitoramento a serem realizados e os dispositivos de monitoramento e medio necessrios para evidenciar a conformidade do produto com os requisitos determinados (ver 7.2.1). A organizao deve estabelecer processos para assegurar que a medio e monitoramento podem ser realizados e so executados de uma maneira coerente com os requisitos de medio e monitoramento. Quando for necessrio assegurar resultados vlidos, o dispositivo de medio deve ser: a) calibrado ou verificado a intervalos especificados ou antes do uso, contra padres de medio rastreveis a padres de medio internacionais ou nacionais; quando esse padro no existir, a base usada para calibrao ou verificao deve ser registrada; b) ajustados ou reajustados, quando necessrio; c) identificado para possibilitar que a situao da calibrao seja mantida; d) protegido contra ajustes que possam invalidar o resultado da medio; e) protegido de dano e deteriorao durante o manuseio, manuteno e armazenamento. Adicionalmente a organizao deve avaliar e registrar a validade dos resultados de medio anteriores, quando constatar que o dispositivo no est conforme com os requisitos. A organizao deve tomar ao apropriada no dispositivo e em qualquer produto afetado. Registros dos resultados de calibrao e verificao devem ser mantidos (ver 4.2.4).

105 Quando usado na medio e monitoramento de requisitos especificados, deve ser confirmada a capacidade do software de computador para satisfazer a aplicao pretendida. Isso deve ser feito antes do uso inicial e reconfirmado se necessrio. NOTA: Ver a NBR ISO 10012-1 e a ISO 10012-2 para orientao.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: A direo controla os dispositivos de medio e monitoramento para assegurar que dados corretos esto sendo obtidos e utilizados atravs do SIPAC, software de gerenciamento do almoxarifado e do patrimnio.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: De acordo com Maranho (2006), A NBR ISO 9000 determina, com o mximo de objetividade possvel, condies para manter os dispositivos de medida calibrados, com nfase nos seguintes pontos:
Monitoramento, medies e respectivos dispositivos devem ser consistentes com as especificaes definidas para os produtos; Processos de medio e monitoramento consistentes; Reavaliao e registro de resultados obtidos com dispositivos sob suspeio; Validao de software de monitoramento/medio de processos ou de produtos (MARANHO, 2006, p. 85)

Vale ressaltar que os softwares necessitam de validaes peridicas. necessrio que essas validaes sejam realizadas no SIPAC.

8 MEDIO, ANLISE E MELHORIA 8.1 Generalidades

106 A organizao deve planejar e implementar os processos de monitoramento, medio, anlise e melhoria para: a) demonstrar conformidade do produto, b) assegurar a conformidade do sistema de gesto da qualidade, e; c) melhorar continuamente a eficcia do sistema de gesto da qualidade. e Isso deve incluir a determinao dos mtodos aplicveis, incluindo tcnicas estatsticas e a extenso de seu uso.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Os itens tm que ser entregues de acordo com o que foi posto em edital. Existe certa dificuldade porque a gente no tem um setor de controle da qualidade. Ento, ns fazemos um recebimento provisrio dos itens e at o pagamento feita uma conferncia por amostragem ou de alguma outra forma. Bens de uso comum, como o mobilirio, voc olha se no tem nenhum dano aparente e se a quantidade bater com o pedido, a gente encaminha para pagamento. Alguns itens que poderiam ter uma anlise mais profunda, como arcondicionado ou eletros em geral, material de laboratrio a universidade acaba pecando por no ter um setor especfico de controle da qualidade ou nmero suficiente de servidores nos setores que recebem os materiais, para que possam se dedicar apenas a conferncia do que foi especificado em edital e o que foi recebido. ADEQUAES A NBR ISO 9001: Percebe-se que um SGQ est fazendo falta para demonstrar a conformidade do produto. Esse sistema tambm ajudaria as melhorias contnuas serem realizadas.

8.2 Medio e monitoramento 8.2.1 Satisfao de clientes Como uma das medies do desempenho do sistema de gesto da qualidade, a organizao deve monitorar as informaes relativas percepo do cliente sobre se a

107 organizao atendeu aos requisitos dos clientes. Os mtodos para obteno e uso dessas informaes devem ser determinados. REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Ainda no existe esse sistema de informao entre cliente e Patrimnio. Seria mais uma vantagem do SGQ para agregar valor aos servios deste setor.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: De acordo com Maranho (2006), o que importa em Qualidade a percepo dos clientes. De nada adianta tentarmos fazer algo extraordinrio, se isso no percebido pelo cliente de forma favorvel. necessrio que o setor de Patrimnio tenha conhecimento do grau de satisfao de seus clientes, perguntando-lhes atravs de um meio apropriado. 8.2.2 Auditoria interna A organizao deve executar auditorias internas, a intervalos planejados, para determinar se o sistema de gesto da qualidade: a) est conforme com as disposies planejadas (ver 7.1), com os requisitos desta Norma e com os requisitos do sistema de gesto da qualidade estabelecidos pela organizao, e; b) est mantido e implementado eficazmente. Um programa de auditoria deve ser planejado, levando em considerao a situao e importncia dos processos e reas a serem auditadas, bem como os resultados de auditorias anteriores. Os critrios de auditoria, escopo, frequncia e mtodos devem ser definidos. A seleo de auditores e a execuo das auditorias devem assegurar objetividade e imparcialidade do processo de auditoria. Os auditores no devem auditar seu prprio trabalho. As responsabilidades e requisitos para planejamento e para execuo de auditorias e para relatar os resultados e manuteno dos registros (ver 4.2.4) devem ser definidos em um procedimento documentado.

108 O responsvel pela rea a ser auditada deve assegurar que as aes sejam executadas sem demora indevida, para eliminar no-conformidades detectadas e suas causas. As atividades de acompanhamento devem incluir a verificao das aes tomadas e o relato dos resultados de verificao (ver 8.5.2). Nota: Ver a ISO 10011-1, ISO 10011-2 e ISO 10011-3 para orientao.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: A universidade tem o setor de Auditoria Interna que busca, autorizado por lei, informaes para comprovar se os procedimentos esto sendo realizados da forma correta. Uma vez que estiverem sendo executados de forma incorreta, so emitidos relatrios sugestionando solues ou, s vezes, dando prazos para que setores tomem providncias para sanar a situao. Ento, internamente, a gente tem esse auxlio da auditoria.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: Percebe-se que o setor tem o apoio da auditoria interna da universidade, o que um ponto positivo que ajudar na implementao e manuteno de Sistema de Gesto da Qualidade, atravs da avaliao de desempenho desse sistema. Vale lembrar, que essa auditoria existente na UFERSA, no uma auditoria da Qualidade. Segundo Maranho (2006), as auditorias internas tm por objetivos principais avaliar a conformidade e o grau de implementao, bem como promover oportunidades de melhorias no SGQ. Ele tambm ressalta que somente as boas auditorias geram os resultados desejados. O procedimento documentado para auditoria deve conter detalhes sobre responsabilidade, requisitos para planejamento e execuo de auditorias, relato de resultados e manuteno de registros.

Observao: Os requisitos 8.2.3 e 8.2.4 sero abordados conjuntamente

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8.2.3 Medio e monitoramento de processos A organizao deve aplicar mtodos adequados para monitoramento e, quando aplicvel, a medio dos processos do sistema de gesto da qualidade. Esses mtodos devem demonstrar a capacidade dos processos de alcanar os resultados planejados. Quando os resultados planejados no so alcanados, devem ser efetuadas as correes e executadas as aes corretivas, como apropriado, para assegurar a conformidade do produto.

8.2.4 Medio e monitoramento do produto A organizao deve medir e monitorar as caractersticas do produto para verificar se os requisitos do produto so atendidos. Isso deve ser realizado em estgios apropriados do processo de realizao do produto, de acordo com as providncias planejadas (ver 7.1). A evidncia de conformidade com os critrios de aceitao deve ser mantida. Os registros devem indicar a(s) pessoa(s) autorizadas(s) a liberar o produto (ver 4.2.4). A liberao do produto e a entrega do servio no devem prosseguir at que todas as providncias planejadas (ver 7.1) tenham sido satisfatoriamente concludas, a menos que aprovado de outra maneira por uma autoridade pertinente e, quando aplicvel, pelo cliente.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: A gente tenta, o mximo possvel, seguir os documentos (notas fiscais, empenhos) para fazer os cadastros. As transferncias tambm so baseadas nessas informaes. Como s vezes ocorrem falhas humanas, antes de classificar os itens na conta financeira errada, feita a conferncia com os empenhos mensalmente antes de gerar o relatrio de movimentao financeira vinculado ao SIAPE para conferir se o cadastro est correto.

110 No existe o controle dos processos. Somente dos produtos que chegam at ao patrimnio. O que tem problema tratado entre Patrimnio e Setor de Compras para a resoluo. ADEQUAES A NBR ISO 9001: De acordo com Maranho (2006), a organizao, alm de medir o processo, deve estabelecer algum tipo de medida do produto, at como forma de validar e revalidar continuamente o processo, tudo devidamente registrado, incluindo os responsveis pela liberao de produtos nas diferentes situaes possveis. Somente produtos com situaes bem definidas e adequados ao uso devem ser entregues aos clientes. Como no setor de Patrimnio ainda no existe o controle dos processos, necessrio inici-lo. Pouco adianta ter controle nos produtos e ter um controle de processos falho ou inexistente e vice-versa. importante que haja o controle em ambos. E para que haja controle preciso que exista medio. Afinal, s pode ser gerenciado aquilo que medido. Na viso de Maranho (2006), cada processo deve ter os seus respectivos indicadores, obtidos por monitoramento ou medidas. Tais indicadores devem indicar claramente a capacidade em alcanar os resultados planejados. Processos adequados e controlados aumentam a probabilidade de obter produtos conformes com suas especificaes.

8.3 Controle de produto no-conforme A organizao deve assegurar que produtos que no esteja conforme com os requisitos do produto seja identificado e controlado para evitar seu uso no intencional ou entrega. Os controles e as responsabilidades e autoridades relacionadas para lidar com o produtos no-conformes devem ser definidas em um procedimento documentado. A organizao deve tratar com produtos no-conformes por uma ou mais das seguintes formas: a) a execuo de aes para eliminar a no conformidade detectada; b) autorizao do seu uso, liberao ou aceitao sob concesso por uma autoridade pertinente e, onde aplicvel, pelo cliente; c) execuo de ao para impedir a inteno original de seu uso ou aplicao originais.

111 Devem ser mantidos registros sobre a natureza das no-conformidades e quaisquer ao subseqente tomada, incluindo concesses obtidas (ver 4.2.4). Quando o produto no conforme for corrigido, esse deve ser verificado para demonstrar a conformidade com os requisitos. Quando a no-conformidade do produto for detectada aps a entrega ou incio do seu uso, a organizao deve tomar as aes apropriadas em relao aos efeitos, ou potenciais efeitos, da no conformidade.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: No existe o controle dos processos. Somente dos produtos que chegam at ao patrimnio. O que tem problema tratado entre Patrimnio e Setor de Compras para a resoluo. Essas no-conformidades no servem de aprendizagem para processos futuros, pois no tem nenhum sistema que mensure essas no conformidade e tambm que sirva de aprendizado. ADEQUAES A NBR ISO 9001: uma exigncia da Norma ISO 9001 que haja um procedimento documentado estabelecendo como a organizao realiza o controle de produto no-conforme. Ou seja, alm de controlar as no-conformidades, o Patrimnio precisa documentar como esse processo realizado.

8.4 Anlise de dados A organizao deve determinar, coletar e analisar dados apropriados para demonstrar a adequao e eficcia do sistema de gesto da qualidade e para avaliar onde melhorias contnuas da eficcia do sistema de gesto da qualidade podem ser realizadas . Isso deve incluir os dados gerados como resultado do monitoramento e das medies e de outras fontes pertinentes. A anlise de dados deve fornecer informaes relativas a: a) satisfao do cliente (ver 8.2.1),

112 b) conformidade com os requisitos do produto (ver 7.2.1), c) caractersticas e tendncias dos processos e produtos, incluindo oportunidades para ao preventiva, e; d) fornecedores.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Como ainda no existe o Sistema de Gesto da Qualidade na UFERSA, no ocorre essa anlise de dados.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: A Norma determina organizao fazer o apropriado tratamento dos dados decorrentes de medies e monitoramento, com o fim de gerar informaes e concluses acerca da satisfao dos clientes, dos processos, dos produtos, das auditorias da Qualidade e dos fornecedores, determinando aes para melhorias contnuas. A anlise de dados permite obter as informaes de consolidao dos dados, facilitando a tomada de decises factuais.

8.5 Melhoria 8.5.1 Melhoria contnua A organizao deve continuamente melhorar a eficcia do sistema de gesto da qualidade por meio do uso da poltica da qualidade, objetivos da qualidade, resultados de auditoria, da anlise de dados, das aes corretivas e preventivas e da anlise crtica pela direo.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA:

113 Como ainda no existe o Sistema de Gesto da Qualidade na UFERSA, no ocorre essa melhoria contnua.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: Segundo Maranho (2006), este requisito determina a obrigatoriedade de implementar melhorias contnuas, devidamente alinhadas com as questes estratgicas j estabelecidas, isto , poltica da Qualidade (misso, viso e valores), objetivos, metas etc., utilizando os instrumentos disponveis no SGQ (anlise de dados, aes corretivas, aes preventivas, auditorias da Qualidade, anlise crtica do SGQ ou combinao deles). O conjunto de direcionadores estratgicos (viso, misso, valores, poltica, indicadores e metas) forma o guarda-chuva balizador do processo de gesto. Quanto mais coerente e integrado, mais facilita e melhora a Qualidade da gesto. O essencial que fique evidenciado e perceptvel por todos um processo consistente de melhorias contnuas.

8.5.2 Ao corretiva A organizao deve executar aes corretivas para eliminar as causas de noconformidades de forma a evitar a sua repetio. As aes corretivas devem ser apropriadas aos efeitos das no conformidades encontradas. Um procedimento documentado deve ser estabelecido, definindo os requisitos para: a) analise crtica das no-conformidades (incluindo reclamaes de clientes), b) determinao das causas das no-conformidades; c) avaliao da necessidade de aes para assegurar que aquelas no conformidades no ocorrero novamente; d) determinao e implementao de aes necessrias; e) registro dos resultados de aes executadas, (ver 4.2.4) e; f) analise crtica de aes corretivas executadas.

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REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: No existe o controle dos processos. Somente dos produtos que chegam at ao patrimnio. O que tem problema tratado entre Patrimnio e setor de compras para a resoluo.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: A Norma ISO 9001 exige que haja um procedimento documentado estabelecendo como a organizao determina e acompanha as aes corretivas. Por isso, as aes corretivas do Patrimnio, alm de serem realizadas, precisam ser documentadas. De acordo com Maranho (2006), caso haja ocorrncia de no-conformidades, a primeira ao solucion-las. Contudo, se ela ocorreu porque tem uma causa; se essa causa no for removida do sistema, uma questo de tempo a reocorrncia dessa noconformidade ou de outra gerada pela mesma causa. O processo completo e ideal de aes corretivas composto de sete etapas: Anlise da no-conformidade (extenso e gravidade); Investigao e determinao das suas causas; Proposio de aes de eliminao ou bloqueio das causas; Implementao das aes; Registro de resultados; Avaliao de resultados aps implementao; e Redefinio de objetivos (quando alcanamos um objetivo, temos um novo problema).

8.5.3 Ao preventiva

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A organizao deve definir aes para eliminar as causas de no-conformidades potenciais de forma a evitar a sua ocorrncia. As aes preventivas devem ser apropriadas aos efeitos dos problemas potenciais. Um procedimento documentado deve ser institudo para definir os requisitos para: a) definio de no-conformidades potenciais e suas causas, b) avaliao da necessidade de aes preventivas para evitar a ocorrncia de noconformidades, c) definio e implementao de aes necessrias, d) registro de resultados de aes executadas (ver 4.2.4) e e) analise crtica de aes preventivas executadas.

REALIDADE DO SETOR DE PATRIMNIO DA UFERSA: Ainda no existe ao preventiva no Patrimnio.

ADEQUAES A NBR ISO 9001: A Norma ISO 9001 exige que haja um procedimento documentado estabelecendo como a organizao determina e acompanha as aes preventivas. Ou seja, o Patrimnio, alm de comear a realizar as aes preventivas, tambm precisar document-las. Segundo Maranho (2006), mesmo que ainda no tenha ocorrncia de noconformidades, a organizao deve se antecipar a elas, buscando sinais de situaes potencialmente problemticas e determinando aes para eliminar ou bloquear essas causas ou fatores. Em geral, no-conformidades potenciais podem ser detectadas mediante anlise de tendncias das caractersticas de processos e produtos.

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6. CONSIDERAES FINAIS

Cada vez mais se observa que a Qualidade um fator fundamental para agregar valor a qualquer organizao, quer seja privada ou pblica. Atualmente, necessrio produzir o melhor produto/servio com maior produtividade, eficincia e economia possvel, atendendo os desejos e necessidades dos clientes. Seguindo a linha de pensamento dos diversos autores estudados ao longo deste trabalho, a necessidade por um sistema de gesto da qualidade estruturado, tem sido reconhecido pelas organizaes pela tendncia, cada vez maior, de implementao da Srie de Normas ISO 9000. De acordo com Juran e Gryna (1991), os Sistemas de Garantia da Qualidade foram estabelecidos a fim de que as organizaes pudessem comprovar a qualidade de seus produtos pelo atendimento aos requisitos. Desse modo, a qualidade mantida ao longo de todo o processo. Foram sendo estabelecidas normas e mtodos referentes gesto da qualidade para auxiliar as organizaes na implementao eficaz de um sistema de gesto da qualidade, bem como a qualidade no resultado final do trabalho, seja ele um produto ou servio. Uma das principais formas de se obter a Qualidade hoje buscadas pelas empresas, refere-se s normas da srie ISO 9000. O interesse pela Gesto da Qualidade no Setor Pblico surgiu com a preocupao do desenvolvimento prtico de um dos princpios em que a Administrao Pblica deve pautar-se: a eficincia. A aplicao da Gesto da Qualidade no setor pblico surge como pedra angular quando se tenta por em prtica tal princpio norteador. Para Crozier (1989), o conceito de qualidade no debate pblico o sinal de uma mudana de conjuntura, cuja importncia aparecer com o tempo, como uma das maiores viradas da nossa civilizao.

117 Este trabalho tratou do estudo dos processos e da realidade atual do setor de patrimnio da Universidade Federal Rural do Semi-rido, sob a tica do gestor desse setor. Para fins deste estudo, buscou-se responder seguinte questo: Quais as adequaes necessitam ser realizadas no setor de Patrimnio da UFERSA, para que este possa atender aos requisitos da norma de qualidade ISO 9001?. Mais explicitamente, verificou-se o que prope a norma internacional ISO 9001 (Ver o item 5. Resultados e Discusso), em seguida, foi analisada a situao atual do setor de patrimnio atravs das 16 questes respondidas na entrevista (Ver realidade do Setor de Patrimnio da UFERSA no item 5. Resultados e Discusso) . Por fim, foram investigadas e sugeridas aes para o cumprimento da Norma (Ver adequaes a NBR ISO 9001 no item 5. Resultados e Discusso). Comparando-se os dados obtidos na entrevista com os requisitos da Norma, percebeu-se que ainda existe uma grande distncia entre as duas. Segundo informaes do gestor, a maioria dos requisitos da Norma no est presentes na rotina e procedimentos do Patrimnio. Ficou evidente, inclusive, que a deciso de se implementar ou no um SGQ, deve partir do consenso entre Reitoria, PROPLAD, DIMASG, Setor de Compras e Patrimnio. Visto a interdependncia existente entre esses setores. Quanto melhores os nveis de interao entre os diversos processos e setores, melhores sero os resultados potenciais. Todos, a rigor, deveriam ter a viso integrada de todo o processo de produo do empreendimento. Podendo, dessa forma, auxiliar mutuamente e promover com maior facilidade os acertos nas inmeras interfaces.

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REFERNCIAS

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