Manual OFICINA Administración Finanzas

UNIDAD: OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS TITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
CDIGO: 09-MAN-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 1 de 12
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES AGRCOLAS (INIA)
ELABORACIN Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas
AUTORIZACIN Jefe de la Oficina de Planificacin y Presupuesto
APROBACIN Junta Directiva Sesin N :
Fecha: Firma
Fecha: Firma
Fecha: Firma
NDICE GENERAL
CONTENIDO
Introduccin Objetivo del manual Confidencialidad del Manual Alcance Uso del Manual Participantes en la Elaboracin Diagrama de Secuencia de Elaboracin Hoja de Modificaciones del Manual Presentacin del rea Tabla de Procesos Nomenclatura de Cdigos
PAGINA
3 5 5 5 6 7 7 8 9 10 11
UNIDAD: OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS TITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS INTRODUCCIN
El presente Manual tiene como propsito establecer definiciones, normas y procedimientos bsicos que orienten al Instituto en la correcta aplicacin de polticas para la gestin financiera-administrativa de forma eficiente, con miras a implantar el nuevo modelo de gestin publica basado en el ser humano como eje central del sistema.
Del mismo modo, este manual dar a conocer los procesos que se ejecutan en las reas que conforman la Oficina de Administracin y Finanzas, en funcin de fortalecer la gestin financiera, administrativa y tcnica, para as atender las necesidades del Instituto de manera eficaz y oportuna. Para la elaboracin de este documento, se llev a cabo un proceso de entrevistas con los diferentes funcionarios ejecutores de acciones, a fin de determinar mediante el anlisis tcnico de las operaciones, los procedimientos y sistemas de trabajo, con el propsito de mejorarlos y perfeccionarlos, adems proponer y enfatizar algunos puntos relevantes necesarios a considerar dentro del manual, que permitan lograr la mxima eficiencia en el cotidiano quehacer institucional.
El Manual de Normas y Procedimientos, es un instrumento de utilidad mltiple, que apoya el funcionamiento de la Oficina de Administracin y Finanzas, de tal manera que puede tenerse una concepcin clara, sistematizada y ordenada de las diversas operaciones que se realizan, se consignan la base legal y la normas internas, que comprende leyes, reglamentos, decretos, resoluciones internas, objetivos y la descripcin narrativa de los procesos de trabajo, diagrama de flujo que ilustran con detalle las responsabilidades de cada uno de los involucrados, adems, auxilian en la induccin al puesto, fortalecen los controles internos en su mbito de aplicacin, as como las interrelaciones existentes con otras unidades de trabajo, permitiendo una adecuada coordinacin de actividades a travs de un flujo eficiente de informacin.
Es importante sealar, que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de Normas y Procedimientos podrn optimizarse a medida que los procesos sean cada vez ms prcticos, lo cual permitir la flexibilidad adecuada en la bsqueda permanente de alcanzar la eficiencia y eficacia en el manejo del talento humano del instituto.
En tal sentido, este Manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso de Administracin y Finanzas, el cual facilita a las mximas autoridades del Instituto la toma de decisiones.
UNIDAD: OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS TITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS OBJETIVO DEL MANUAL
El presente manual tiene por objeto documentar el funcionamiento de la Oficina de Administracin y Finanzas del Instituto, suministrndole al personal adscrito, los procedimientos especficos que deben cumplir para el desempeo de sus responsabilidades. Adems de constituirse en un documento base para el adiestramiento del personal que ingresa a la Oficina y un documento de comunicacin y difusin para los usuarios de los trmites.
CONFIDENCIALIDAD DEL MANUAL
Este manual es propiedad del Instituto Oficina de Administracin y Finanzas, por lo tanto no podr ni reproducirse, ni difundirse, total o parcialmente sin autorizacin escrita. ALCANCE
El presente manual aplica para cada una de las Oficinas de Administracin y Finanzas a nivel central y nivel desconcentrado del Instituto, especficamente a cada una de las etapas de los procesos ejecutados dentro de la mencionada oficina, comprende la administracin, salvaguarda y trmites eficientes del presupuesto, bienes y recursos recibidos, ejecucin de los recursos asignados y rendicin de informes a los entes que legalmente lo requieran.
UNIDAD: OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS TITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS USO DEL MANUAL
Para la correcta implantacin de este manual, se debe tomar en cuenta lo siguiente:
1. El manual debe estar a disposicin de todo el personal que forme parte de la Oficina de Administracin y Finanzas, tanto en el nivel centralizado como el desconcentrado. 2. La aplicacin de este manual, el desarrollo, supervisin y cumplimiento de los procedimientos aqu descritos recaen sobre los Coordinadores de Administracin y Servicios, Tesorera y Contabilidad. 3. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente, o en las polticas de la Oficina de Administracin y Finanzas que en materia de procedimientos afecten la estructura del Manual, generar tambin un cambio en su contenido con el fin de adaptarlo a las nuevas polticas emitidas. 4. Los usuarios del manual, debern notificar a su supervisor inmediato las sugerencias, modificaciones o cambios que afecten el contenido del mismo, con el objeto de garantizar la vigencia de su contenido y con ello mejorar la base de conocimiento en el tiempo. 5. Los procedimientos de este manual estn divididos en captulos y secciones con el fin de hacer ms fcil su actualizacin. Solamente podr ser modificado por la Coordinacin de Organizacin y Sistemas adscrita a la Oficina de Planificacin y Presupuesto. 6. La Coordinacin de Organizacin y Sistemas de la Oficina de Planificacin y Presupuesto revisara trimestralmente los procedimientos para incluir las modificaciones que se propongan.
UNIDAD: OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS TITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS PARTICIPANTES EN LA ELABORACIN NOMBRE Y APELLIDOS Luis Santamara Iris Rojas Oliva Gonzlez Sonia Montezuma Otto Medina Yesenia Silva Yalexis Delgado Maria Elena Snchez Andres Bonalde Ranjid Bello Maireth Garca Lisbeth Ratia Jos Parada Vctor Monterrey Dayana Matheus Yolimar Seijas Magaly Marn Luis Rondn
REA Administracin y Servicios Administracin y Servicios Administracin y Servicios Tesorera Tesorera Tesorera Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Auditoria Interna Organizacin y Sistemas Organizacin y Sistemas Organizacin y Sistemas Organizacin y Sistemas Organizacin y Sistemas
DIAGRAMA DE SECUENCIA DE ELABORACIN
HOJA DE MODIFICACIONES DEL MANUAL N DE REVISIN FECHA DE VIGENCIA RESPONSABLE ADMINISTRATIVO RESPONSABLE DE ACTUALIZACIN PRINCIPALES CAMBIOS REALIZADOS
UNIDAD: OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS TITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS PRESENTACIN DEL REA
OBJETIVO GENERAL DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS: Planificar, organizar, dirigir y controlar las acciones y operaciones requeridas por los distintos niveles gerenciales y de direccin en el cumplimiento de sus objetivos y metas, mediante la ejecucin eficaz, eficiente, transparente y oportuna de los recursos fsicos-financieros, la prestacin de servicios bsicos y estratgicos, que requiere la institucin para el cumplimiento de las actividades planificadas. OBJETIVOS ESPECFICOS DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS: 1. Registrar sistemticamente las operaciones financieras del instituto, clasificndolas y resumindolas a efecto de emitir documentos contables que respalden la comprobacin del ejercicio del presupuesto de egresos y faciliten la toma de decisiones. 2. Organizar y controlar los flujos de efectivo para el pago de los diferentes gastos, as como recibir, concentrar, custodiar y manejar los fondos y valores del instituto, validando el ingreso y erogaciones que sean afines al presupuesto autorizado. 3. Dirigir y supervisar los trabajos necesarios para proporcionar a las reas del instituto, los recursos materiales, servicios generales y ejecucin de obras; en forma oportuna, mediante el establecimiento de acciones estratgicas que aporten valor agregado y que efectivamente coadyuven a la consecucin de las metas y objetivos institucionales.
TABLA DE PROCESOS DE LA OFICINA ADMINISTRACIN Y FINANZAS

GERENCIA U OFICINA REAS DE TRABAJO PROCESOS PROCEDIMIENTOS 1. Adquisicin de Bienes, Servicios Y Ejecucin de Obras por Consulta de Precios 2. Adquisicin de Bienes, Servicios Y Ejecucin de Obras por Adjudicacin Directa 3. Adquisicin de Bienes, Servicios Y Ejecucin de Obras por Concurso Abierto 4. Adquisicin de Bienes, Servicios Y Ejecucin de Obras por Concurso Cerrado 5. Registro de Proveedores 1. Solicitud de materiales y suministros 2. Dotacin del almacn de la G.G 3. Correspondencia y encomiendas 4. Transporte 6. Mantenimiento 1. Envi y recepcin de correspondencia 1. Solicitud de boletos areos 2. Solicitud de chofer/vehculo 1. Solicitud de mantenimientos menores de infraestructura de la G.G 1. Elaboracin de Flujo de Caja 2. Recaudacin y Transferencia de Recursos 3. Control de Saldos Diarios OFICINA DE ADMINISTRACI N Y FINANZAS (09) 1. Ejecucin financiera (incluye caja) TESORERA (02) 4. Colocacin de Fondos 5. Custodia de Fondos y Valores 6. Apertura, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias 7. Custodia y emisin de Cheques 8. Caja Chica 2. Ordenacin de pagos 3. Tributos 1. Ordenacin de Pagos 1. Retencin de IVA e ISLR 1. Registros contables de ingresos y egresos 1. Registros contables 2. Registros de Bienes Muebles e Inmuebles 3. Registros de Bienhechuras 4. Registros de Fianzas y Garantas CONTABILIDAD (03) 2. Informes financieros 1. Conciliaciones Bancarias 1. Registro de Bienes Muebles 2. Registro de Bienes Inmuebles 3. Bienes Nacionales 3. Movimiento de bienes 4. Toma Fsica de Inventario 5. Enajenacin de bienes 6. Reporte de Siniestros CODIFICACIN
1. Compras y Contratacin para ejecucin de proyectos ADMINISTRACI N Y SERVICIOS (01)
09-01-PRO-01
09-01-PRO-02 09-01-PRO-03 09-01-PRO-04 09-01-PRO-05 09-01-PRO-06 09-01-PRO-07 09-01-PRO-08 09-02-PRO-01 09-02-PRO-02 09-02-PRO-03 09-02-PRO-04 09-02-NOR-01 09-02-PRO-05 09-02-PRO-06 09-02-PRO-07 09-02-PRO-08 09-02-PRO-09 09-03-PRO-01 09-03-PRO-02 09-03-PRO-03 09-03-PRO-04 09-03-PRO-05 09-03-PRO-06 09-03-PRO-07 09-03-PRO-08 09-03-PRO-09 09-03-PRO-10 09-03-PRO-11
2. Almacn
UNIDAD: OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS TITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS NOMENCLATURA DE CDIGOS
XX XX N rea de la correspondiente gerencia u a la Oficina oficina a quien (A) corresponde el documento (B) A B C D E F XXX Tipo de Documento (C) XX N correlativo asignado al documento (D )
XX XX Formato o N correlativo Instruccin de asignado a los trabajo formatos o relacionado con instrucciones de el procedimiento trabajo o norma (F) (E)
08 Oficina de Recursos Humanos 01 rea de Planificacin y Desarrollo de Personal. 02 rea de Administracin de Personal. MAN Manual. PRO Procedimiento. NOR Norma. 01, 02, 03.....N de Manual, Procedimiento o Norma F Formato. IT Instruccin de trabajo o instruccin tcnica. 1, 2, 3....N de Formato, Instruccin de trabajo o instruccin tcnica.
CDIGOS 01 02 03 04 05 06 07
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DESCRIPCIN Auditoria Interna. Presidencia Consultara Jurdica Atencin al Ciudadano Cooperacin e Integracin nacional e internacional 01 rea de Relaciones Nacionales 02 rea de Relaciones Internacionales ESAT Planificacin y Presupuesto: 01 rea de Planificacin y Control Presupuestario 02 rea de Organizacin y Sistemas Recursos Humanos: 01 Planificacin y Desarrollo de Personal 02 Administracin de Personal Administracin y Finanzas: 01 rea de Contabilidad 02 rea de Tesorera 03 rea de Administracin y Servicios Gerencia General Gerencia de Investigacin e Innovacin Tecnolgica: 01 rea de Seguimiento y Evaluacin 02 rea de Gestin de la Informacin Gerencia de Participacin y Desarrollo Comunitario: 01 Unidad de Asistencia Tcnica 02 Unidad de Desarrollo Comunitario Gerencia de Produccin Social: 01 Unidad de Servicios 02 Unidad de Produccin
Nota: Los cdigos se elaboraron de acuerdo al orden en que se encuentran representadas las Gerencias y Oficinas en la Estructura Organizativa del Instituto.
UNIDAD:
CDIGO: 09-01-PRO-01 TTULO: REVISIN N: 00 PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA VIGENCIA: DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS PAGINA: 1 de 70 ADMINISTRACIN Y SERVICIOS
1. PROPSITO: Realizar la compra de bienes, contratacin de servicios o ejecucin de obras requeridos por las diferentes dependencias adscritas a la Gerencia General del instituto, garantizando que la adquisicin se realice oportunamente, conforme a las
especificaciones de los solicitantes y en las mejores condiciones de calidad, precio, disponibilidad, tiempo de entrega y servicio post venta. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para las solicitudes cuyos montos oscilan en el siguiente rango:
PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y PRESTACIN DE SERVICIOS AUTORIZA EL INICIO MODALIDAD DEL PROCESO 1 Unidad Tributaria a 1 Consulta de Precios Gerente General 5.000 Unidades Tributarias 5.000 Unidades Tributarias a 1 Concurso Cerrado Presidente 20.000 Unidades Tributarias Superior a 20.000 1 Concurso Abierto Presidente Unidades Tributarias Superior a 20.000 Concurso Abierto Anunciado 1 Presidente Unidades Tributarias Internacionalmente DESDE PARA LA CONTRATACIN DE OBRAS AUTORIZA EL INICIO MODALIDAD DEL PROCESO Consulta de Precios Concurso Cerrado Concurso Abierto Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente Presidente Presidente Presidente Presidente
1 1 1 1
ADJUDICA Gerente General Presidente Presidente Presidente

1 1 1 1
DESDE 1 Unidad Tributaria a 20.000 Unidades Tributarias 20.000 Unidades Tributarias a 50.000 Unidades Tributarias Superior a 50.000 Unidades Tributarias Superior a 50.000 Unidades Tributarias
ADJUDICA Presidente Presidente Presidente Presidente

1 1 1 1
NOTA: La conformacin de los expedientes en cualquiera de las modalidades de seleccin de contratistas, le corresponde a los Jefes de Administracin y Finanzas, (Nivel Centralizado y Desconcentrado), segn donde se ejecute el procedimiento. 1
1
Providencia Administrativa publicada en la Gaceta Oficial N 39.772 de fecha 5 de octubre del 2011.
ELABORACIN
AUTORIZACIN Coordinador de Organizacin y Sistemas
APROBACIN Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma
Firma
Firma
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS 3. RESPONSABLES:
CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 2 de 70
3.1 Los responsables de ejecutar el Proceso de Compras de Bienes, Contratacin de Servicios o Ejecucin de Obras. Presidente del Instituto. Gerente General. Consultora Jurdica. Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Coordinador del rea de Administracin y Servicios. Analista de Compras. Tcnicos de Mantenimiento. Tcnicos de Infraestructura. Unidad de Bienes Nacionales. Tcnicos de Sistemas. Tcnicos de Laboratorios. 3.2 Los responsables de actualizar este procedimiento son: Coordinador y Analistas del rea de Administracin y Servicios. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas. 3.3 Los responsables de velar por el cumplimiento de la aplicacin de este procedimiento son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Coordinador del rea de Administracin y servicios. Auditoria Interna.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:
4.1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2. Ley de Contrataciones Pblicas (LCP), Gaceta Oficial N 39.165 de fecha 24 de Abril de 2009. 4.3. Ley de Reforma Parcial de la ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Publico (LOAFSP), Gaceta Oficial N 5.981 de fecha 31 de Julio de 2008. 4.4. Reglamento de la ley de Contrataciones Pblicas (RCP), Gaceta Oficial N 39.181 de fecha 19 de Mayo de 2009. 4.5. Providencia N 101, de la Gaceta Oficial N 39.038 de fecha 15 de octubre del 2008. 4.6. Resolucin Interna de Junta Directiva N 495 de fec ha 03 de Junio de 1997. 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1 Definiciones: Alianza Estratgica: Consiste en el establecimiento de mecanismos de cooperacin entre el rgano o ente contratante y personas naturales o jurdicas, en la combinacin de esfuerzos, fortalezas y habilidades, con objeto de abordar los problemas complejos del proceso productivo, en beneficio de ambas partes. Alianza Comercial: Son acuerdos o vnculos que establece el rgano o ente contratante con personas naturales o jurdicas, que tienen un objetivo comn especfico para el beneficio mutuo. Calificacin: Es el resultado del examen de la capacidad legal, tcnica y financiera de un participante para cumplir con las obligaciones derivadas de un contrato. Clasificacin: Es la ubicacin del interesado en las categoras de especialidades del registro Nacional de Contratistas, definidas por el Servicio Nacional de Contrataciones, con base a su capacidad tcnica general.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS Compromiso de Responsabilidad Social:
Son todos aquellos acuerdos que los oferentes establecen en su oferta, para la atencin de por lo menos una de las demandas sociales relacionadas con: 1. La ejecucin de proyectos de desarrollo socio comunitario. 2. La creacin de nuevos empleos permanentes. 3. Formacin socio productiva de integrantes de la comunidad. 4. Venta de bienes a precios solidarios o al costo, 5. Aportes en dinero especies a programas sociales determinados por el Estado o a instituciones sin fines de lucro y 6. Cualquier otro que satisfaga las necesidades prioritarias del entorno social del rgano o ente contratante. Contratista: Toda persona natural o jurdica que ejecuta una obra, suministra bienes o presta un servicio no profesional ni laboral. Contrato: Es el instrumento jurdico que regula la ejecucin de una obra, prestacin de un Servicio o suministro de bienes, incluidas las rdenes de compra y rdenes de servicio, que contendrn al menos las siguientes condiciones: precio, cantidades, forma de pago, tiempo y forma de entrega y especificaciones contenidas en el pliego de condiciones, si fuere necesario. Concurso Abierto: Es la modalidad de seleccin pblica del contratista, en la que pueden participar personas naturales y jurdicas nacionales y extranjeras, previo cumplimiento de los requisitos establecidos la Ley de Contrataciones Pblicas y las condiciones particulares inherentes al pliego de condiciones. Concurso Cerrado: Es la modalidad de seleccin del contratista en la que al menos cinco (5) participantes son invitados de manera particular a presentar ofertas por el rgano o ente contratante, con base en su capacidad tcnica, financiera y legal.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS Consulta de Precios:
Es la modalidad de seleccin de contratista en la que, de manera documentada, se consultan precios a por lo menos tres (3) proveedores de bienes, ejecutores de obras o prestadores de servicios. Contratacin Directa: Es la modalidad excepcional de adjudicacin que realiza el rgano o ente contratante, que podr realizarse de conformidad con la Ley de Contrataciones Pblicas. Desviacin Sustancial: Divergencia o reserva mayor con respecto a los trminos, requisitos y especificaciones del pliego de condiciones, en la que incurren los oferentes y que haran improbable el suministro del bien o del servicio o ejecucin de obras en las condiciones solicitadas, por el rgano o ente contratante. Emergencia Comprobada: Son los hechos o circunstancias sobrevenidas que tienen como consecuencia la paralizacin, o la amenaza de paralizacin total o parcial de sus actividades o del desarrollo de las competencias del rgano o ente contratante. Medios Electrnicos: Son instrumentos, dispositivos, elementos o componentes tangibles o intangibles que obtienen, crean, almacenan, administran, codifican, manejan, mueven, controlan, transmiten y reciben de forma automtica o no, datos o mensajes de datos cuyo significado aparece claro para las personas o procesadores de datos destinados a interpretarlos. Modalidades de Contratacin: Son las categoras que disponen los sujetos de la Ley de Contrataciones Pblicas, establecidas para efectuar la seleccin de contratistas para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras Oferente: Es la persona natural o jurdica que ha presentado una manifestacin de voluntad de participar una oferta en alguna de las modalidades previstas en la Ley de Contrataciones Pblicas.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS Oferta:
Es aquella propuesta que ha sido presentada por una persona natural o jurdica, cumpliendo con los recaudos exigidos para suministrar un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra. Participante: Es cualquier persona natural o jurdica que haya adquirido el pliego de condiciones para participar en un Concurso Abierto o un Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente, o que sea invitado a presentar oferta en un Concurso Cerrado o Consulta de Precios. Pliego de Condiciones: Es el documento donde se establecen las reglas bsicas, requisitos o especificaciones que rigen para las modalidades de seleccin de contratistas establecidas en la Ley de Contrataciones Pblicas. Proceso Productivo: Son las actividades realizadas por el rgano y ente contratante, mediante las cuales un conjunto de elementos o materiales sufren un proceso de transformacin que conducen a obtener bienes tangibles o servicios para satisfacer necesidades Presupuesto Base: Es una estimacin de los costos que se generan por las especificaciones tcnicas requeridas para la ejecucin de obras, la adquisicin de bienes o la prestacin de servicios. Servicios Profesionales: Son los servicios prestados por personas naturales o jurdicas, en virtud de actividades de carcter cientfico, tcnico, artstico, intelectual, creativo, docente o en el ejercicio de su profesin, realizados en nombre propio o por personal bajo su dependencia. Servicios Bsicos: Son los servicios requeridos para el funcionamiento del rgano o ente contratante en el desarrollo de sus competencias, que incluyen: electricidad, agua, aseo urbano, gas, telefona, postales y redes informticas de informacin.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS Pequeo Productor:
Es una persona natural que desarrolla la actividad agrcola por la explotacin de su campo y sus ventas no deben superar un monto anual equivalente a cuatro mil unidades tributarias (4.000 U.T.).
5.2 Abreviaturas: U.E: Unidad Ejecutora. U.T: Unidad Tributaria. 6. NORMAS GENERALES TITULO I COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS Art.1. El instituto debe garantizar en las contrataciones la inclusin de bienes y servicios producidos en el pas con recursos provenientes del financiamiento pblico y que cumplan con las especificaciones tcnicas respectivas, mediante el diseo de criterios de evaluacin objetivos y de carcter incentivado, que sern identificados en el llamado o en la invitacin para ofertar, y se detallarn en el pliego de condiciones asignndoles prioridad. Art.2. Para la seleccin de ofertas cuyos precios no superen entre ellas, el cinco por ciento (5%) de la que resulte mejor evaluada, debe preferirse aquella que en los trminos definidos en el pliego de condiciones cumpla con lo siguiente: 1. En la adquisicin de bienes, la oferta que tenga mayor valor agregado nacional. 2. En las contrataciones de obras y de servicios, la oferta que sea presentada por un oferente cuyo domicilio principal est en Venezuela, tenga mayor incorporacin de partes e insumos nacionales y mayor participacin de recursos humanos nacionales, incluso en el nivel directivo. Una vez aplicados los criterios anteriores, si la evaluacin arrojare dos o ms ofertas con resultados
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS
iguales se preferir al oferente que tenga mayor participacin nacional en su capital. Art.3. La Unidad de Auditoria Interna, podr designar representantes para que acten como observadores, sin derecho a voto, en los procedimientos de contratacin. Art.4. Todos los documentos, informes, opiniones y dems actos que se reciban, generen o consideren en cada modalidad de seleccin de contratistas establecido en Ley de contrataciones pblicas, deben formar parte de un expediente por cada contratacin. Este expediente deber ser archivado, por la Oficina de Administracin y Finanzas del instituto, manteniendo su integridad durante al menos tres (3) aos despus de ejecutada la contratacin. Art.5. Culminada la seleccin de contratista, los oferentes tendrn derecho a solicitar la revisin del expediente y requerir copia certificada de cualquier documento en l contenido. Se exceptan de lo dispuesto en este artculo, los documentos del expediente declarados reservados o confidenciales conforme a la ley que rige los procedimientos administrativos Art.6. Para presentar ofertas en todas las modalidades regidas por la Ley de Contrataciones Pblicas, cuyo monto estimado sea superior a cuatro mil Unidades Tributarias (4.000 U.T.) para bienes y servicios, y cinco mil Unidades Tributarias (5.000 U.T.) para ejecucin de obras, los interesados deben estar inscritos en el Registro Nacional de Contratistas. Art.7. La inscripcin en el Registro Nacional de Contratistas no ser necesaria, para aquellos interesados en participar en la modalidad de Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente as como tambin, para los que presten servicios altamente especializados de uso espordico; pequeos productores de alimentos o productos bsicos declarados como de primera. Art.8. La seleccin del proveedor se debe realizar de acuerdo a los siguientes criterios: 1. Precio. 2. Calidad. 3. Responsabilidad. 4. Garanta.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS 5. Personal Calificado. 6. Disponibilidad. 7. Tiempo de entrega. 8. Servicio post venta (si aplica).
Art.9. El Coordinador de Administracin y Servicios deber tomar en cuenta la fecha de las solicitudes que se estn cotizando para procesarlas en un tiempo prudencial. Art.10. En el llamado a participar para la modalidad de Concurso Abierto debe indicarse: 1. El objeto de la participacin. 2. La identificacin del rgano o ente contratante. 3. La direccin, dependencia, fecha a partir de la cual estar disponible el pliego de condiciones, horario, requisitos para su obtencin y su costo si fuere el caso. 4. El sitio, da, hora de inicio del acto pblico, o plazo, en que se recibirn las manifestaciones de voluntad de participar en la contratacin y documentos para la calificacin. 5. El mecanismo a utilizar en el procedimiento de Concurso Abierto. 6. Las dems que se requieran. Art.11. El pliego de condiciones debe, contener, al menos, determinacin clara y precisa de: 1. La documentacin legal del participante, necesaria para la calificacin y evaluacin en las modalidades establecidas en la presente ley. 2. Los bienes a adquirir, los servicios a prestar o las obras a ejecutar con listas de cantidades, servicios conexos y planos. 3. Especificaciones tcnicas detalladas de los bienes a adquirir o a incorporar en la obra, los servicios a prestar, segn sea el caso y sin hacer referencia a determinada marca o nombre comercial. Si se trata de la de adquisicin de repuestos o servicios a ser aplicados a activos del rgano o ente contratante, podr hacerse mencin de esta, siempre sealando que pueden cotizarse otras con caractersticas similares certificadas por el fabricante. 4. Idioma de las manifestaciones de voluntad y ofertas, plazo y lugar para presentarlas, as como su tiempo mnimo de validez.
5. Moneda de las ofertas y tipos de conversin a una moneda comn. 6. Lapso y lugar en que los participantes podrn solicitar aclaratorias del pliego de condiciones a la comisin de contrataciones. 7. Autoridad competente para responder aclaratorias, modificar el pliego de condiciones y notificar decisiones en el procedimiento. 8. La obligacin de que el oferente indique en su oferta la direccin del lugar donde se le har las notificaciones pertinentes. 9. Fecha, lugar y mecanismos para la recepcin y apertura de las
manifestaciones de voluntad y ofertas en las modalidades indicadas en la presente ley. 10. La forma en que se corregirn los errores aritmticos o disparidades en montos en que se incurra en las ofertas. 11. Criterio de calificacin, su ponderacin y la forma en que se cuantificaran dichos criterios. 12. Criterios de evaluacin, su ponderacin y la forma en que se cuantificaran el precio y los dems factores definidos como criterios. 13. Criterios que permitan la preferencia en calificacin y evaluacin a oferentes constituidos con iniciativa local en el rea donde se va a ejecutar la actividad objeto de la contratacin. 14. Establecimiento del compromiso de responsabilidad social. 15. Proyecto de contrato que se suscribir con el beneficiario de la adjudicacin. 16. Normas, mtodos y pruebas que se emplearan para determinar si los bienes, servicios u obras, una vez ejecutados, se ajustan a las especificaciones definidas. 17. Forma, plazo y condiciones de entrega de los bienes, ejecucin de obras o prestacin de servicios objeto de la contratacin, as como los servicios conexos que el contratista debe prestar como parte del contrato. 18. Condiciones y requisitos de las garantas que se exigen con ocasin del contrato. 19. Modelos de manifestacin de voluntad, oferta y garantas.
Art.12. No se deben iniciar las modalidades de seleccin de contratistas para ejecucin de obras, si no existiera el respectivo proyecto. Art.13. Solo se podr realizar seleccin de contratistas si existe el proyecto para la ejecucin de una obra. Art.14. Los documentos que debe contener la Orden de Pago, correspondientes a una a un contrato de obra, estudios, proyectos y servicios debe contener los siguientes documentos: 1. 2. 3. Oficio de Solicitud de pago formulada por el funcionario autorizado para tal fin. Compromiso de Pago de acuerdo al sistema automatizado. Recibo de pago el cual debe llevar la firmar el beneficiario, certificando la cancelacin; en caso de ser anticipo. 4. 5. 6. Factura original firmada al dorso, excepto en los anticipos. Buena Pro Otorgada por la Junta Directiva del Instituto. Valuacin debidamente firmada por el ingeniero inspector y el gerente del rea responsable, (en caso de ejecucin de obras). 7. 8. Copia del Contrato debidamente certificada (si aplica). Copia de Fianza de Anticipo debidamente certificada, en caso de estar establecido en el contrato. 9. Informe de la comisin de contrataciones (si aplica).
10. Hoja de cmputos mtricos. 11. Cuadro de amortizacin. 12. Formato de solicitud Pago a Cuenta firmado por el Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas e Ingeniero residente. Art.15. Los documentos que debe contener la Orden de Pago, correspondientes a una Orden de Compra de Bienes, son los siguientes: 1. Oficio de Solicitud de Pago. 2. Orden de compra debidamente firmada por el funcionario autorizado para tal fin.
3. Factura original y/o fotocopia contra entrega, que cumpla con los requisitos establecidos por el SENIAT, Leyes y reglamentos. Asimismo dicha factura debe contener sello de recibido conforme debidamente firmado al dorso. 4. Orden de Requisicin debidamente firmada por el solicitante. 5. Anexar mnimo 03 cotizaciones con las mismas caractersticas del bien a adquirir. 6. Hoja de Anlisis de Precios. 7. Informe de Recomendaciones. 8. Acta de Recepcin, en caso de ser contra entrega de bienes. 9. Autorizacin otorgada por el Gerente General del Instituto. Art.16. La Unidad de Infraestructura debe realizar un informe preliminar donde especifique los requerimientos de la obra o ejecucin del servicio a solicitar.
CAPITULO I Modalidades de Seleccin de Contratistas Seccin Primera: Consulta de precios. Art.17. Se debe proceder por Consulta de Precios en los casos siguientes: 1. Adquisicin de bienes o prestacin de servicios, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado de hasta cinco mil unidades tributarias (5.000 UT.). 2. Ejecucin de obras, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado de hasta veinte mil unidades tributarias (20.000 UT.). 3. Adicionalmente, se proceder por Consulta de Precios, independientemente del monto de la contratacin, en caso de obras, servicios o adquisiciones de bienes, que por razones de inters general deban ser contratados y ejecutados en un plazo perentorio que se determinar de acuerdo a la naturaleza del plan excepcional aprobado por el Ejecutivo Nacional. Art.18. En la Consulta de Precios se debe solicitar al menos tres (3) ofertas; sin embargo se podr otorgar la adjudicacin si hubiere recibido al menos una de ellas, siempre que cumpla con las condiciones del requerimiento y sea conveniente a los intereses del rgano o ente contratante.
Art.19. En la Consulta de Precios, la Unidad Contratante deber estructurar todo el expediente y elaborar el informe de recomendaciones que se someter a la mxima autoridad del rgano o ente contratante. El informe a elaborar en aquellos casos que por su cuanta supere las dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 UT.), para la adquisicin de bienes o prestacin de servicio y las diez mil unidades tributarias (10.000 UT.), para la ejecucin de obras, debe contar con la previa aprobacin de la Comisin de Contrataciones.
Seccin Segunda: Contratacin Directa. Con acto motivado. Art.20. Se podr proceder excepcionalmente a la Contratacin Directa,
independientemente del monto de la contratacin, siempre y cuando la mxima autoridad del instituto, mediante acto motivado, justifique adecuadamente su procedencia, en los siguientes supuestos: 1. Si se trata de suministros de bienes, prestacin de servicios o ejecucin de obras requeridas para la continuidad del proceso productivo, y pudiera resultar gravemente afectado por el retardo de la apertura de un procedimiento de contratacin. 2. Cuando las condiciones tcnicas de determinado bien, servicio u obra, excluyen toda posibilidad de competencia. 3. En caso de contratos que tengan por objeto la fabricacin de equipos, la adquisicin de bienes o la contratacin de servicios, en los que no fuere posible aplicar las modalidades de contratacin, dadas las condiciones especiales bajo las cuales los fabricantes y proveedores convienen en producir o suministrar esos bienes, equipos o servicios. 4. Cuando se trate de emergencia comprobada, producto de hechos o circunstancias sobrevenidos que tiene como consecuencia la paralizacin total o parcial de las actividades del ente u rgano contratante, o afecte la ejecucin de su competencia.
5. Cuando se trate de la ejecucin de obras, adquisicin de bienes o prestacin de servicios regulados por contratos terminados anticipadamente, y si del retardo en la apertura de un nuevo procedimiento de contratacin pudieren resultar perjuicios para el rgano o ente contratante. 6. Cuando se trate de la contratacin de bienes, servicios u obras para su comercializacin ante consumidores, usuarios o clientes, distintos al rgano o ente contratante, siempre que los bienes o servicios estn asociados a la actividad propia del contratante y no ingresen de manera permanente a su patrimonio. 7. Cuando se trate de contrataciones que tengan por objeto la adquisicin de bienes, prestacin de servicios o ejecucin de obras sobre los cuales una modalidad de seleccin de contratistas pudiera comprometer secretos o estrategias comerciales del rgano o ente contratante, cuyo conocimiento ofrecera ventaja a sus competidores. 8. Cuando se trate de la adquisicin de bienes producidos por empresas con las que el instituto suscriba convenios comerciales de fabricacin, ensamblaje o aprovisionamiento, siempre que tales convenios hayan sido suscritos para desarrollar la industria nacional sobre los referidos bienes, en cumplimiento de planes dictados por el Ejecutivo Nacional. 9. Cuando se trata de contrataciones de obras, bienes o servicios requeridos para el restablecimiento inmediato o continuidad de los servicios pblicos o actividades de inters general que hayan sido objeto de interrupcin o fallas, independientemente de su recurrencia. 10. Cuando se trate de actividades requeridas para obras que se encuentren en ejecucin directa por rgano y entes del Estado, y de acuerdo a su capacidad de ejecucin, sea necesario por razones estratgicas de la construccin, que parcialmente sean realizadas por un tercero, siempre y cuando esta asignacin no supere el cincuenta por ciento (50%) del contrato original.
11. Cuando se trate de la adquisicin de bienes y contratacin de servicios a pequeos y medianos productores nacionales que sean indispensables para asegurar el desarrollo de la cadena agroalimentaria.
Sin acto Motivado. Art.21. Se proceder excepcionalmente por Contratacin Directa sin acto motivado, previa aprobacin de la mxima autoridad del Ministerio competente (Art. 77, LCP): 1. Cuando se decrete cualquiera de los estados de excepcin contemplados en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. 2. Si se trata de bienes, productos y servicios de urgente necesidad para la seguridad y defensa de la Nacin, para cuya adquisicin se hace imposible la aplicacin de las modalidades de seleccin, dadas las condiciones especiales que los proveedores requieren para suministrar los bienes, productos y servicios. 3. Si se trata de bienes, servicios, productos alimenticios y medicamentos, declarados como de primera necesidad, siempre y cuando existan en el pas condiciones de desabastecimiento por no produccin o produccin
insuficiente, previamente certificadas por la autoridad competente. Art.22. El Coordinador de Administracin y Servicios debe enviar el expediente al rea de Tesorera para tramitar el pago a un proveedor dicha gestin debe contener lo siguiente: 1. Requisitos: Solicitud en original firmada por el jefe de la unidad de compras. Cotizaciones. Cuadro de anlisis. Informe de recomendaciones. Orden de compra. Original o copia de la factura del proveedor. Acta de recepcin del bien o servicio.
2. Cualquier otro documento que sustente el cambio de las condiciones de la negociacin (por ejemplo; comunicacin firmada por el proveedor en caso de que este no pueda atender el pedido total o parcialmente). 3. En caso de que el proveedor seleccionado renuncie total o parcialmente a la orden de compra, se optara por el proveedor que ocupo el segundo lugar en la seleccin. 4. En el proceso de entrega de bienes, se debe informar al registrador de bienes nacionales para que verifique y registre la entrega del bien o servicio. 5. El procesamiento de las solicitudes de compra, prestacin de servicios o contratacin de obras deben seguir un orden de prioridad segn la secuencia de llegada, se dar prioridad a las emergencias debidamente justificadas por el solicitante. 6. La factura original debe ir firmada al dorso por el solicitante en seal de conformidad de haber recibido el bien o servicio.
Seccin tercera: Concurso abierto Art.23. Debe procederse por Concurso Abierto o Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente: 1. En el caso de adquisicin de bienes o contratacin de servicios, si el contrato a ser otorgado es por un monto estimado superior a veinte mil unidades tributarias (20.000 UT.). 2. En el caso de construccin de obras, si el contrato a ser otorgado es por un monto estimado superior a cincuenta mil unidades tributarias (50.000 UT.). 3. El Concurso Abierto podr realizarse bajo cualquiera de los siguientes mecanismos (Art. 56 LCP): Acto nico de recepcin y apertura de sobres contentivo de: manifestacin de voluntad de participar, documentos de calificacin y ofertas. En este mecanismo la calificacin y evaluacin sern realizadas simultneamente. La descalificacin del oferente, ser causal de rechazo de su oferta.
Acto nico de entrega en sobres separados de manifestaciones de voluntad de participar, documentos de calificacin y oferta, con apertura diferida. En este mecanismo, se recibirn en un sobre por oferente las manifestaciones de voluntad de participar, as como los documentos necesarios para la calificacin, y en sobre separado las ofertas, abrindose slo los sobres que contienen las manifestaciones de voluntad de participar y los documentos para la calificacin.
Actos separados de entrega de manifestaciones de voluntad de participar, los documentos necesarios para la calificacin y de entrega de sobre contentivo de la oferta. En este mecanismo de actos separados, deben recibirse en un nico sobre por oferente, las manifestaciones de voluntad de participar y los documentos necesarios para la calificacin.
Art.24. El instituto debe publicar en su pgina web oficial el llamado a participar en Concursos Abiertos, hasta un da antes de la recepcin de sobres; igualmente debe remitirlo al Servicio Nacional de Contrataciones el llamado a participar en los Concursos Abiertos para que sean publicados en la pgina web de ese rgano durante el mismo lapso. Art.25. En el llamado a participar debe indicarse: 1. El objeto de la participacin. 2. La identificacin del rgano o ente contratante. 3. La direccin, dependencia, fecha a partir de la cual estar disponible el pliego de condiciones, horario, requisitos para su obtencin y su costo si fuere el caso. 4. El sitio, da, hora de inicio del acto pblico, o plazo, en que se recibirn las manifestaciones de voluntad de participar en la contratacin y documentos para la calificacin. 5. El mecanismo a utilizar en el procedimiento de Concurso Abierto. 6. Las dems que se requieran. Art.26. Las manifestaciones de voluntad de participar y las ofertas, sern entregadas a la Comisin de Contrataciones debidamente firmadas y en sobres sellados, en acto
pblico a celebrarse al efecto. En ningn caso, deben admitirse ofertas despus de concluido el acto. Art.27. Para la modalidad del Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente, los rganos o entes contratantes deben publicar en su pagina web oficial el llamado a participar hasta un da antes de la recepcin de sobres; igualmente, deben remitir al llamado a participar en los Concursos Abiertos Internacionalmente para que sean publicados en la pagina web de ese rgano, durante el mismo lapso; en esta modalidad pueden participar personas naturales y jurdicas constituidas y domiciliadas en Venezuela o en el extranjero.
Seccin Cuarta: Concurso Cerrado. Art.28. Puede procederse por Concurso Cerrado: 1. En el caso de la adquisicin de bienes o prestacin de servicios, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado superior a cinco mil unidades tributarias (5.000 UT.) y hasta veinte mil unidades tributarias (20.000 UT.). 2. En el caso de construccin de obras, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado superior a veinte mil unidades tributarias (20.000 UT:) y hasta cincuenta mil unidades tributarias (50.000 UT.). Art.29. Puede tambin procederse por Concurso Cerrado independientemente del monto de la contratacin, cuando la mxima autoridad del instituto, mediante acto motivado lo justifique, en los siguientes casos: 1. Si se trata de la adquisicin de equipos altamente especializados destinados a la experimentacin, investigacin y educacin. 2. Por razones de seguridad de Estado, calificadas como tales, conforme a lo previsto en la disposicin legal que regule la materia. 3. Cuando de la informacin verificada en los archivos o base de datos suministrados por el Registro Nacional de Contratistas, los bienes a adquirir los producen o venden cinco (5) o menos fabricantes o proveedores, o si slo cinco (5) o menos industrias estn en capacidad de ejecutar las obras o prestar los servicios a contratar.
Art.30. En el Concurso Cerrado debe seleccionarse a presentar ofertas al menos a cinco (5) participantes, mediante invitacin acompaada del pliego de condiciones, e indicando el lugar, da y hora de los actos pblicos de recepcin y apertura de los sobres que contengan las ofertas. Art.31. La seleccin de los contratistas debe estar fundamentada en los requisitos de experiencia, especializacin y capacidad tcnica y financiera, que sean considerados a tal fin, stos deben constar en el acta levantada al efecto. Art.32. En caso que se verifique que no existen inscritos al menos cinco (5) participantes que cumplan los requisitos establecidos para el concurso cerrado, se deber invitar a la totalidad de los inscritos que los cumplan. Art.33. El instituto, atendiendo la naturaleza de la obra, bien o servicio, debe procurar preferentemente la participacin de medianas y pequeas industrias, pequeos productores, cooperativas y otras formas asociativas comunitarias, naturales de la localidad donde ser ejecutada la contratacin.
7. PROCEDIMIENTOS 7.1 Consulta de Precios para la Adquisicin de Bienes. PASO RESPONSABLES ACCIN Fase de Autorizacin 1.1 Realiza solicitud. 1 Solicitante 1.2 Entrega solicitud firmada y sellada al Coordinador de Administracin y Servicios. 2.1. Recibe solicitud, verifica la solicitud. 2 Coordinador del rea de Administracin y Servicios 2.2. Entrega al Analista de Compras. 3.1 Recibe la solicitud firmada por el Coordinador de Administracin y Servicios. 3 Analista de Compras 3.2 Elabora presupuesto base de la solicitud. 3.3 Enva al Coordinador de Administracin y Servicios. 4.1 Recibe expediente y presupuesto base. 4.2 Verifica disponibilidad presupuestaria. Coordinador del rea de Administracin y Servicios 4.3 Si existe disponibilidad presupuestaria, va al paso 5.1. 4.4 Si no existe disponibilidad devuelve a la persona o unidad solicitante con su respectivo motivo porque no se proceso. 5 5.1 Recibe solicitud y enva al Gerente General Jefe de Oficina de para que autorice el inicio del proceso. Administracin y Finanzas 6.1 Recibe solicitud. Gerente General 6.2 Autoriza o niega el inicio del proceso. 6.3 Enva al Jefe de Administracin y Finanzas. 7.1 Si autoriza remite al Coordinador del rea de Administracin y Servicios, para que inicie el proceso de contratacin. 7.2 Si niega devuelve al solicitante.
Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS 8.1 Recibe autorizacin. 8
Coordinador del rea de 8.2 Enva al analista de compras para que Administracin y Servicios gestione la seleccin del proveedor. 9.1 Recibe solicitud firmada y sellada del Coordinador de Administracin y Servicios. 9.2 Realiza pliego de condiciones, (art. 11 de las nomas generales) y enva a los proveedores. 9.3 En caso de que la solicitud sea para la adquisicin de computadoras, equipos de laboratorios, entre otros, se enva al Tcnico competente, para que la misma sea avalada tcnicamente, va al paso 10.1 9.4 En caso de mobiliario y materiales de oficina, recibe ofertas de los proveedores y prepara expediente, va al paso 11.1. 10.1 Recibe solicitud con las ofertas de los proveedores. Tcnico del rea competente 10.2 Evala ofertas presentadas y selecciona el proveedor de acuerdo art. 8 de las normas generales. 10.3 Prepara expediente y entrega al Analista de Compras, va al paso 11.4. Fase de Aprobacin 11.1 Recibe Autorizacin del Coordinador de Administracin y Servicios. 11.2 Realiza seleccin del proveedor de acuerdo art. 8 de las normas generales.
Analista de Compras
10
10
Analista de Compras
11.3 Prepara expediente, informe recomendaciones y Punto de Cuenta.
de
11.4 Obtiene firma del Coordinador de Administracin y Servicios y del Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas.
11.5 Enva expediente y Punto de Cuenta para su aprobacin al Gerente General. 12.1 Recibe expediente. 12.2 Otorga o niega la adjudicacin. 12 Gerente General 12.3 Enva decisin al Jefe de Administracin y Finanzas. 13.1 Recibe decisin del Gerente General. 13.2 Si es aprobado, emite al Coordinador de Administracin y Servicios para ejecutar orden de compra. 13.3 Si no es aprobado informa al solicitante. 14.1 Recibe aprobacin del Administracin y Finanzas. 14 Jefe de
13
Coordinador del rea de Administracin y Servicios 14.2 Enva al analista de compras para que gestione la compra. 15.1 Realiza orden de compra.
15
Analista de Compras
15.2 Enva al Coordinador de Administracin y Servicios. 16.1 Recibe orden de compra.
16
16.2 Verifica que esta cumpla con todos los Coordinador del rea de requisitos, sellos, firmas, cotizaciones de lo Administracin y Servicios solicitado. 16.3 Firma orden de compra y devuelve al analista. 17.1 Enva orden de compra al proveedor. 17.2 Realiza comunicacin y enumera.
17
Analista de compras
17.3 Enva a Tesorera, va al 09-02-PRO-09 Fase de Entrega 17.4 Recibe mercanca si existe en stock su
entrega es inmediata. Si la mercanca es importada, el proveedor fija tiempo de entrega. 17.5 Informa a bienes nacionales y tcnico del rea. 17.6 Realiza control perceptivo. 18.1. Recibe notificacin del analista de compra sobre la entrega del bien. 18 Analista de Bienes Nacionales 18.2. Realiza control perceptivo, verificando que coincida con lo plasmado en la factura del proveedor. 19.1. Recibe notificacin del analista de compra sobre la entrega del bien. 19 Tcnico del rea 19.2. Realiza control perceptivo, verificando sea acorde con el aval tcnico emitido. 20.1. Recibe mercanca.
20
Solicitante
7.2 Consulta de Precios para la Contratacin de Servicios O Ejecucin de Obras. PASO RESPONSABLES ACCIN 1.1 Realiza solicitud detallando las caractersticas para la contratacin del servicio o ejecucin de obras. 1 Solicitante 1.1 Entrega solicitud firmada y sellada al Coordinador de Administracin y Servicios. 2.1 Recibe solicitud del servicio o proyecto sellada y firmada con su respectivo informe. 2.2 Evala solicitud. Coordinador del rea de Administracin y Servicios 2.3 Asigna responsables segn lo requerido: a. Si se trata de Contratacin de Servicios, enva a la Unidad de Mantenimiento o rea Tcnica competente (Para servicios especializados), va al paso 3.1. b. Si se trata de Ejecucin de Obras; enva a la Unidad de Infraestructura, va al paso 4.1. 3.1 Recibe solicitud firmada y sellada del Coordinador de Administracin y Servicios. Unidad de Mantenimiento/Tcnico del rea competente 3.2 Elabora presupuesto base. 3.3 Elabora informe de justificacin y lo enva al Coordinador de Administracin y Servicios, va al paso 5.1. 4.1 Recibe solicitud firmada y sellada del Coordinador de Administracin y Servicios. 4.2 Elabora presupuesto base. 4 Unidad de Infraestructura 4.3 Elabora informe de justificacin y lo enva al Coordinador de Administracin y Servicios, va al paso 5.1. Coordinador del rea de Administracin y Servicios 5.1 Recibe informe y presupuesto base. 5.2 Remite al Jefe de Administracin y Finanzas.
Jefe del rea de Administracin y Finanzas
6.1 Recibe solicitud e informe y enva al Presidente o Gerente General, (segn el caso), para que autorice el inicio del proceso. 7.1 Recibe solicitud
Presidente/Gerente General
7.2 Autoriza o niega el inicio del proceso. 7.3 Enva al Jefe de Administracin y Finanzas. 8.1 Recibe autorizacin y expediente. 8.2 Si autoriza remite al Coordinador del rea de Administracin y Servicios, para que inicie el proceso de contratacin. 8.3 Si niega devuelve al solicitante. 9.1 Recibe autorizacin.
Coordinador de Administracin y Servicios
9.2 Realiza pliego de condiciones, (art. 11 de las nomas generales) y enva a los proveedores. 9.3 Convoca a la Comisin de Contrataciones. 10.1 Recibe propuestas, contratacin. inicia proceso de
10
Comisin de Contrataciones
10.2 Evala solicitud y selecciona contratista. 10.3 Prepara informe. 10.4 Enva para aprobacin. 11.1 Otorga o niega la adjudicacin. 11.2 Si aprueba enva a Consultora Jurdica para comenzar los trmites legales. 11.3 Si no aprueba devuelve al solicitante con oficio negando la solicitud.
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Presidente/Gerente General
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS 12.1. Recibe expediente. 12 Consultora Jurdica
12.2. Elabora contrato y enva expediente con recaudos al Jefe de Administracin y Finanzas. 13.1. Recibe contrato y expediente. 13.2. Remite a la secretaria solicitando el pago. 14.1. Organiza expediente y enumera
13
Jefe del rea de Administracin y Finanzas Secretaria
14
14.2. Enva a Tesorera va al 09-02-PRO-09.
7.3 Concurso Abierto para la Adquisicin de Bienes. PASO RESPONSABLES ACCIN Fase de Aprobacin 1.1 Realiza solicitud. 1 Solicitante 1.2 Entrega solicitud firmada y sellada al Coordinador de Administracin y Servicios. 2.1 Evala solicitud. 2.2 Verifica solicitud, presupuesto disponibilidad presupuestaria. 2 Coordinador del rea de Administracin y Servicios base y
2.3 Si existe disponibilidad, firma la solicitud y va al paso 3.1 2.4 Si no devuelve a la persona o unidad solicitante con su respectivo motivo porque no se proceso. 3.1 Recibe la solicitud. 3.2 Autoriza o niega el inicio del proceso.
Presidente 3.3 Enva decisin al Jefe de Administracin y Finanzas. 4.1 Recibe decisin. Jefe de Administracin y Finanzas 4.2 Si es autorizado lo enva al Coordinador para que inicie el proceso de contratacin. 4.3 Si es negado, informa al solicitante.
5.1 Recibe autorizacin y enva al analista de compras para que inicie el proceso. 6.1 Recibe autorizacin.
Analista de Compras
6.2 Elabora pliego de condiciones, segn art. 11 de las Normas Generales. 6.3 Elabora llamado de participacin, segn art.
25 de las Normas Generales. 6.4 Enva llamado de participacin a: a. Tcnico de audiovisuales para su publicacin en la web. b. Servicio Nacional de Contratista para su publicacin en la web de ese instituto. 6.5 Elabora llamado de participacin, segn art. 25 de las Normas Generales. 6.6 Enva llamado de participacin al tcnico de audiovisuales para su publicacin en la web. 6.7 Enva llamado de participacin al Servicio Nacional de Contratista para su publicacin en la web de ese instituto. 7.1 Recibe, verifica los datos del llamado a concurso. 7 Tcnico de Audiovisuales 7.2 Publica en la pgina Web del Instituto. 8.1 Recibe manifestacin de voluntad de los proveedores. 8.2 Convoca a la Comisin de Contratista. 9.1 Evala ofertas. 9.2 Notifica resultados a los oferentes. 9 Comit de Contratista 9.3 Prepara punto de cuenta para presentarlo al presidente. 9.4 Enva para su aprobacin. 10.1 Recibe expediente legales. 10 Consultora Jurdica y revisa aspectos
Coordinador del rea de Administracin y Servicios
10.2 Si no tiene observaciones enva a la junta directiva.
10.3 Si tiene observaciones devuelve al jefe de Administracin y Finanzas para su correccin. 11.1 Otorga o niega la adjudicacin. 11.2 Si aprueba enva a consultora jurdica para comenzar los trmites legales. Junta Directiva 11.3 Si no aprueba devuelve al solicitante con oficio negando la solicitud. 12.1 Recibe Expediente. 12 Consultora Jurdica 12.2 Elabora contrato, va al paso 13.1 13.1 Recibe contrato con el expediente. Jefe del rea de Administracin y Finanzas 13.2 Emite informe al coordinador de administracin y servicios anexando el expediente para que comience agilizar el pago. 14.1 Recibe contrato. 14 Coordinador del rea de Administracin y Servicios 14.2 Prepara comunicacin y enumera. 14.3 Enva a Tesorera va al. 09-02-PRO-09 Fase de Entrega 15.1 Recibe mercanca si existe en stock su entrega es inmediata. Si la mercanca es importada, el proveedor fija tiempo de entrega. 15 Analista de Compras 15.2 Informa a Bienes Nacionales y al tcnico de rea para realizar control perceptivo. 15.3 Realiza control perceptivo.
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16.1 Recibe notificacin del analista de compra sobre la entrega del bien. 16 Analista de Bienes Nacionales / Tcnico de rea Solicitante 16.2 Realiza control perceptivo, verificando que coincida con lo plasmado en la factura del proveedor. 17.1 Recibe mercanca.
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7.4 Concurso Abierto para la Contratacin de Servicios o Ejecucin de Obras. PASO RESPONSABLES ACCIN 1.1 Realiza solicitud detallando las caractersticas para la contratacin del servicio o ejecucin de obras. 1 Solicitante 1.2 Entrega solicitud firmada y sellada al Coordinador de Administracin y Servicios. 2.1 Recibe solicitud del servicio o proyecto sellada y firmada con su respectivo informe. 2.2 Evala solicitud. 2.3 Verifica solicitud, presupuesto disponibilidad presupuestaria. 2 Coordinador del rea de Administracin y Servicios base y
2.4 Si existe disponibilidad presupuestaria asigna responsables segn lo requerido. a. Si se trata de Contratacin de Servicios, enva a la Unidad de Mantenimiento o rea Tcnica competente (Para servicios especializados), va al paso 3.1. b. Si se trata de Ejecucin de Obras; enva a la Unidad de Infraestructura, va al paso 4.1 2.5 Si no existe disponibilidad devuelve a la persona o unidad solicitante con su respectivo motivo porque no se proceso. 3.1 Recibe solicitud firmada y sellada del Coordinador de Administracin y Servicios.
Unidad de Mantenimiento/Tcnico del rea competente
3.2 Elabora informe de justificacin tcnica y enva al Coordinador de Administracin y Servicios. 4.1 Recibe solicitud firmada y sellada del Coordinador de Administracin y Servicios.
Unidad de Infraestructura
4.2 Elabora informe de justificacin tcnica y enva al Coordinador de Administracin y Servicios.
5.1 Recibe solicitud e informe que la avala. 5 Coordinador del rea de Administracin y Servicios 5.2 Remite al Jefe de Administracin y Finanzas. 6.1 Recibe solicitud e informe que avala la solicitud y enva al Presidente para que autorice el inicio del proceso. 7.1 Recibe solicitud 7 Presidente 7.2 Autoriza o niega el inicio del proceso. 7.3 Enva al Jefe de Administracin y Finanzas. 8.1 Si autoriza remite al Coordinador del rea de Administracin y Servicios, para que inicie el proceso de contratacin. 8.2 Si niega devuelve al solicitante. 9.1 Recibe autorizacin. 9 Coordinador de Administracin y Servicios 9.2 Enva al analista de compras. 10.1 Recibe autorizacin. 10.2 Elabora pliego de condiciones, segn art. 11 de las Normas Generales. 10.3 Elabora llamado de participacin, segn art. 25 de las Normas Generales. 10.4 Enva llamado de participacin a: c. Tcnico de audiovisuales para su publicacin en la web. d. Servicio Nacional de Contratista para su publicacin en la web de ese instituto. 11.1 Recibe publicacin de llamado. 11 Tcnico de Audiovisuales 11.2 Realiza la publicacin en la pgina Web de la Institucin tomando en cuenta los datos correspondientes para la fecha, lugar, entre otros.
Jefe del Oficina de Administracin y Finanzas
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Analista de Compras
12
12.1 Recibe manifestacin de voluntad de los proveedores. 12.2 Convoca a la Comisin de Contratista. 13.1 Evala ofertas.
13
Comit de Contrataciones
13.2 Prepara informe. 13.3 Enva informe para su aprobacin. 14.1. Recibe expediente y revisa aspectos legales. 14.2. Si no tiene observaciones enva a la junta directiva.
14
Consultora Jurdica 14.3. Si tiene observaciones devuelve al jefe de Administracin y Finanzas para su correccin. 15.1. Otorga o niega la adjudicacin. 15.2. Si aprueba enva a consultora jurdica para comenzar los trmites legales. Junta Directiva 15.3. Si no aprueba devuelve al solicitante con oficio negando la solicitud. 16.1. Recibe aprobacin de la Junta Directiva. 16.2. Elabora Contrato.
15
16
Consultora Jurdica 16.3. Enva expediente al Jefe de Administracin y Finanzas. 17.1. Recibe expediente.
17
17.2. Enva a Tesorera. 18.1. Organiza expediente y enumera.
18
Secretaria 18.2. Enva a Tesorera va al 09-02-PRO-09.
7.5 Concurso Cerrado para la Adquisicin de Bienes. PASO RESPONSABLES ACCIN 1.1 Realiza solicitud. 1 Solicitante 1.2 Entrega solicitud firmada y sellada al Coordinador de Administracin y Servicios. 2.1 Recibe solicitud. 2.2 Verifica solicitud, presupuesto disponibilidad presupuestaria. 2 Coordinador del rea de Administracin y Servicios base y
2.3 Si existe disponibilidad, firma la solicitud y va al paso 3.1 2.4 Si no devuelve a la persona o unidad solicitante con su respectivo motivo porque no se proceso.
3.1 Recibe solicitud y enva al Presidente para que autorice el inicio del proceso. 4.1 Recibe solicitud. 4.2 Autoriza o niega el inicio del proceso de contratacin. 4.3 Enva al Jefe de Administracin y Finanzas. 5.1 Si autoriza remite al Coordinador del rea de Administracin y Servicios, para que inicie el proceso. 5.2 Si niega devuelve al solicitante. 6.1 Recibe autorizacin.
Presidente
6.2 Enva al analista de compras. 7.1 Recibe solicitud firmada y sellada por el Coordinador del rea de Administracin y Servicios. 7.2 Realiza pliego de condiciones, (art. 11 de
Analista de Compras
las normas generales) y enva a los proveedores. 7.3 Consulta listado de proveedores. 7.4 Si existen ms de cinco (5) proveedores solo se seleccionan cinco (5) de ellos para el concurso. 7.5 Si existen menos de cinco (5) proveedores, se elabora acto motivado, (segn art. 29 de las normas generales). 7.6 Recibe ofertas de los proveedores y enva expediente al Coordinador de Administracin y Servicios. 7.7 En caso de que la solicitud sea para la adquisicin de computadoras, equipos de laboratorios, entre otros, se enva al Tcnico respectivo para que la misma sea avalada tcnicamente, va al paso 4.1. 7.8 En caso de mobiliario y materiales de oficina, recibe ofertas de los proveedores y prepara informe de recomendaciones, va al paso 5.1. 8.1 Recibe solicitud con las ofertas de los proveedores. 8.2 Evala solicitud, ofertas presentadas y elabora informe de recomendaciones bien sea de equipos de computacin, laboratorios y otros. 8.3 Enva informe al Coordinador Administracin y Servicios. 9.1 Recibe expediente. 9 10 Coordinador del rea de Administracin y Servicios Comisin de 9.2 Convoca a la comisin de Contrataciones. 10.1 Recibe expediente, realiza apertura del de
Tcnico del rea competente
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS Contrataciones
proceso de contratacin. 10.2 Evala propuestas, selecciona proveedor y prepara informe. 10.3 Enva a la Consultora Jurdica. 11.1 Recibe expediente, punto de cuenta y revisa aspectos legales. 11.2 Si no tiene observaciones enva a la Junta Directiva. 11.3 Si tiene observaciones devuelve al Jefe de Administracin y Finanzas para su correccin. 12.1 Recibe expediente. 12.2 Aprueba o niega la adjudicacin. el
11
Consultora Jurdica
12
Junta Directiva
12.3 Si aprueba enva a consultora jurdica para comenzar los trmites legales. 12.4 Si no aprueba devuelve al solicitante con oficio negando la solicitud. 13.1 Recibe aprobacin de la Junta Directiva para la elaboracin del contrato.
13
Consultora Jurdica
13.2 Elabora contrato. 13.3 Enva expediente al Administracin y Finanzas. Jefe de
14.1 Recibe expediente emitido por el Jefe de Administracin y Finanzas. 14 Jefe del rea de Administracin y Finanzas 14.2 Instruye a secretaria para el envi del expediente. 15.1 Recibe contrato 15.2 Enva a Tesorera va al 09-02-PRO-09.
15
16.1 Recibe mercanca si existe en stock su entrega es inmediata. Si la mercanca es importada, el proveedor fija tiempo de entrega. 16 Analista de Compras 16.2 Informa para el control perceptivo. 16.3 Realiza control perceptivo. 17.1 Recibe notificacin del analista de compra sobre la entrega del bien. 17 Analista de Bienes Nacionales /Tcnico de rea Tcnico del rea Solicitante 17.2 Realiza control perceptivo, verificando que coincida con lo plasmado en la factura del proveedor. 18.1 Realiza control perceptivo. 19.1 Recibe mercanca.
18 19
7.6 Concurso Cerrado para la Contratacin de Servicios o Ejecucin de Obras. PASO RESPONSABLES ACCIN 1.1 Realiza solicitud detallando las caractersticas para la contratacin del servicio o ejecucin de obras. 1 Solicitante 1.2 Entrega solicitud firmada y sellada al Coordinador de Administracin y Servicios. 2.1 Recibe solicitud. 2.2 Verifica solicitud, presupuesto disponibilidad presupuestaria. 2 Coordinador del rea de Administracin y Servicios base y
3.1 Recibe solicitud y enva al Presidente para que autorice el inicio del proceso. 4.1 Recibe solicitud.
Presidente
4.2 Autoriza o niega el inicio del proceso de contratacin. 4.3 Enva al Jefe de Administracin y Finanzas. 5.1 Si autoriza remite al Coordinador del rea de Administracin y Servicios, para que inicie el proceso. 5.2 Si niega devuelve al solicitante.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS 6.1 Recibe autorizacin.
6.2 Si se trata de Contratacin de Servicios, enva a la Unidad de Mantenimiento o rea Tcnica competente (Para servicios especializados), va al paso 7.1. 6.3 Si se trata de Contratacin de Ejecucin de Obras; enva a la Unidad de Infraestructura, va al paso 8.1 7.1 Recibe solicitud firmada y sellada por el Coordinador de Administracin y Servicios. 7.2 Elabora pliegos de condiciones, segn art. 11 de las Normas Generales. 7.3 Busca contratistas y solicita presupuesto
Unidad de Mantenimiento/rea Tcnica Competente
7.4 Si existen ms de cinco (5) contratistas solo selecciona cinco (5) de ellos para el concurso. 7.5 Si existen menos de cinco (5) contratistas, se elabora acto motivado, (segn art. 29 de las normas generales) 7.6 Recibe ofertas de los proveedores. 7.7 Prepara expediente y enva, va al paso 9.1. 8.1 Recibe solicitud firmada y sellada por el coordinador de Administracin y Servicios. 8.2 Elabora pliegos de condiciones 8.3 Busca contratistas y solicita presupuesto.
8.4 Si existen ms de cinco (5) contratistas solo se seleccionaran 5 de ellos para el concurso. 8.5 Si existen menos de cinco (5) contratistas, se elabora acto motivado. 8.6 Enva pliegos de condiciones a contratistas.
8.7 Recibe ofertas de los proveedores. 8.8 Prepara expediente y enva. Va al paso 9.1. 9.1 Recibe expediente. 9 Coordinador del rea de Administracin y Servicios 9.2 Enva a la Comisin de Contrataciones. 10.1 Realiza apertura del proceso de contratacin. 10 Comisin de Contrataciones 10.2 Evala propuestas y prepara informe. 10.3 Enva para su aprobacin. 11.1 Recibe expediente, punto de cuenta y revisa aspectos legales. 11.2 Si no tiene observaciones enva a la Junta Directiva. 11.3 Si tiene observaciones devuelve al Jefe de Administracin y Finanzas para su correccin. 12.1 Recibe expediente. 12.2 Aprueba o niega la adjudicacin. 12 Junta Directiva 12.3 Si aprueba enva a Consultora Jurdica para comenzar los trmites legales. 12.4 Si no aprueba devuelve al solicitante con oficio negando la solicitud. 13.1 Recibe aprobacin de la Junta Directiva para la elaboracin del contrato. 13 Consultora Jurdica 13.2 Elabora contrato. 13.3 Enva expediente al Jefe de Administracin y Finanzas. 14.1 Recibe expediente. 14.2 Entrega a la secretaria para solicitar el pago.
11
Consultora Jurdica
14
15.1 Organiza expediente y enumera. 15 Secretaria 15.2 Enva a Tesorera va al 09-02-PRO-09.
7.7 Contratacin Directa Para La Adquisicin De Bienes, Contratacin De Servicios O Ejecucin De Obras. PASO RESPONSABLES ACCIN 1.1 Realiza solicitud detallando las caractersticas para la contratacin del servicio o ejecucin de obras. 1 Solicitante 1.2 Entrega solicitud firmada y sellada al Coordinador de Administracin y Servicios. 2.1 Recibe solicitud. 2.2 Verifica solicitud, presupuesto disponibilidad presupuestaria. 2 Coordinador del rea de Administracin y Servicios base y
3.1 Recibe solicitud y enva a la Junta Directiva para que autorice el inicio del proceso. 4.1 Recibe y verifica la solicitud 4.2 Si esta correcto enva a la Junta Directiva.
Consultora Jurdica 4.3 Si no esta correcta devuelve al Jefe de Administracin y Finanzas para su correccin. 5.1 Recibe solicitud. 5.2 Autoriza o niega el inicio del proceso de contratacin. 5.3 Enva al Jefe de Administracin y Finanzas. 6.1 Recibe decisin de la Junta Directiva.
Junta Directiva
6.2 Si autoriza remite al Coordinador del rea de Administracin y Servicios, para que inicie el proceso.
6.3 Si niega devuelve al solicitante. 7.1 Recibe autorizacin. 7.2 Si se trata de Contratacin de Servicios, enva a la Unidad de Mantenimiento o rea Tcnica competente (Para servicios especializados), va al paso 8.1. 7 Coordinador del rea de Administracin y Servicios 7.3 Si se trata de Ejecucin de Obras; enva a la Unidad de Infraestructura, va al paso 9.1. 7.4 Si se trata de mobiliario o equipos de oficinas, entre otros, enva al analista de compras va al paso 10.1 8.1 Recibe solicitud firmada y sellada por el Coordinador de Administracin y Servicios. Unidad de Mantenimiento/Tcnico del rea Competente 8.2 Elabora propuesta recomendaciones. detallada con sus
8.3 Enva al Coordinador Administracin y Servicios.
del
rea
de
9.1 Recibe solicitud firmada y sellada por el Coordinador de Administracin y Servicios. 9.2 Elabora proyecto recomendaciones. detallado con sus
9.3 Enva al Coordinador Administracin y Servicios.
del
rea
de
10.1 Recibe solicitud firmada y sellada por el Coordinador de Administracin y Servicios. 10 Analista de Compras 10.2 Elabora informe recomendaciones. detallado con sus
10.3 Enva al Coordinador del Administracin y Servicios.
rea
de
11.1 Recibe de: a. Unidad de mantenimiento, propuesta. b. Unidad de Infraestructura, proyecto. c. Analista de Compras, Informe. 11 Coordinador del rea de Administracin y Servicios 11.2 Elabora acto motivado, (segn art. 20 de las Normas Generales 11.3 Enva para su aprobacin. 12.1 Recibe expediente, punto de cuenta y revisa aspectos legales. 12.2 Si no tiene observaciones enva a la Junta Directiva. 12.3 Si tiene observaciones devuelve al Jefe de Administracin y Finanzas para su correccin. 13.1 Recibe expediente. 13.2 Aprueba o niega la adjudicacin. 13.3 Si aprueba: a. Si se trata de Contratacin de Obras o Servicios enva a Consultora Jurdica para comenzar los trmites legales, va al paso 14.1 b. Si se trata de adquisicin de bienes, enva al Jefe de Administracin y Finanzas, para que inicie el proceso, va al paso 15.1 13.4 Si no aprueba devuelve al solicitante con oficio negando la solicitud. 14.1 Recibe aprobacin de la Junta Directiva para la elaboracin del contrato. 14 Consultora Jurdica 14.2 Elabora contrato. 14.3 Enva expediente al Jefe de Administracin y Finanzas. Va al paso 23.1
12
Consultora Jurdica
13
Junta Directiva
15
Jefe de Administracin y Finanzas
15.1 Recibe decisin y enva al Coordinador para que inicie el proceso de contratacin. 16.1 Recibe aprobacin del Administracin y Finanzas. Jefe de
16
16.2 Enva al analista de compras para que gestione la compra. 17.1 Realiza orden de compra.
17
Analista de Compras
17.2 Enva al Coordinador de Administracin y Servicios. 18.2 Recibe orden de compra. 18.3 Verifica que esta cumpla con todos los requisitos, sellos, firmas, cotizaciones de lo solicitado. 18.4 Firma orden de compra y devuelve al analista. 19.1 Enva orden de compra al proveedor. 19.2 Realiza comunicacin y enumera. 19.3 Enva a Tesorera, va al 09-02-PRO-09 19.4 Recibe mercanca si existe en stock su entrega es inmediata. Si la mercanca es importada, el proveedor fija tiempo de entrega. 19.5 Informa a bienes nacionales y tcnico del rea. 19.6 Realiza control perceptivo. 20.1 Recibe notificacin del analista de compra sobre la entrega del bien. 20.2 Realiza control perceptivo, verificando que coincida con lo plasmado en la factura del
18
19
Analista de compras
20
Analista de Bienes Nacionales
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS proveedor.
21.1. Recibe notificacin del analista de compra sobre la entrega del bien. 21 Tcnico del rea 21.2. Realiza control perceptivo, verificando sea acorde con el aval tcnico emitido. 22.1 Recibe mercanca. (Fin del procedimiento, en caso de bienes) 23.1 Recibe expediente. 23 Jefe del rea de Administracin y Finanzas 23.2 Entrega a la secretaria, solicitando el pago. 24.1 Organiza expediente y enumera. 24 Secretaria 24.2 Enva a Tesorera va al 09-02-PRO-09.
22
Solicitante
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS 8. FLUJOGRAMAS PARA CONSULTA DE PRECIOS
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS 9. FLUJOGRAMAS PARA CONCURSO ABIERTO
PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE CONCURSO ABIERTO PARA LA ADQUISICIN DE BIENES
Solicitante
Coordinador del rea de Administracin y Servicio
Presidente
Analista de Compras
Tcnico de Audiovisuales Comisin de /Servicio Contratista Nacional de Contratista
INICIO Evala solicitud Realiza solicitud Verifica disponibilidad No si Recibe solicitud
Fase de Autorizacin
Autoriza o niega el inicio del proceso
Recibe decision
Recibe solicitud negada
No Si Recibe autorizacin y enva Recibe autorizacion
Elabora pliegos de condiciones
Elabora llamado de participacin
Enva llamado de participacin
Recibe y verifica los datos del llamado
Recibe manifestacin de voluntad Convoca a la comisin de contratista
Publica en la pagina web Evala ofertas
Notifica resultados
Fase de Aprobacin
Prepara punto de cuenta
Enva para su aprobacion
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS 10. FLUJOGRAMAS PARA CONCURSO CERRADO
PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE CONCURSO CERRADO PARA LA EJECUCIN DE OBRAS Y PRESTACIN DE SERVICIOS
Solicitante
Coordinacin del Coordinador del rea de rea de Administracin y Administracin y servicio Servicio (Mantenimiento)
Coordinacin del Jefe del rea rea de de Administracin y Administracin servicio y Finanzas (Infraestructura)
Presidente
INICIO Evala solicitud Realiza solicitud
Verifica disponibilidad presupuestaria No Si
Recibe solicitud y enva para autorizacin de inicio
Recibe solicitud
Autoriza o niega el inicio del proceso
Fase de Autorizacin
Recibe decisin de autorizacin
Recibe solicitud negada
No
Si Recibe autorizacin
Asigna responsable
Recibe solicitud firmada y sella
Recibe solicitud firmada y sella
Elabora pliego de condiciones
Elabora pliego de condiciones
Fase de Aprobacin
Busca contratista y solicita presupuesto
Busca contratista y solicita presupuesto
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS 11. FLUJOGRAMA PARA CONTRATACIN DIRECTA
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIN DE SERVICIOS O EJECUCIN DE OBRAS ANEXOS: ANEXO 1 2 3
DESCRIPCIN Orden de Compra (Generada por el Sistema Automatizado). Orden de Requisicin (Generada por el Sistema Automatizado) Orden de Pago (Generada por el Sistema Automatizado).
CDIGO N/A N/A N/A
Anexo 1. Orden de Compra (Generada por el Sistema Automatizado).
Anexo 2: Orden de Requisicin (Generada por el Sistema Automatizado)
Anexo 3: Orden de Pago (Generada por el Sistema Automatizado).
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO Y ACTUALIZACIN DE PROVEEDORES 1. PROPOSITO:
Establecer los pasos necesarios para el registro y actualizacin de los proveedores que suministran material de oficinas, mobiliarios, servicios, mantenimientos, obras e infraestructuras para el instituto.
2. ALCANCE: Este documento es de aplicacin obligatoria a toda persona que desee incorporarse al registro de proveedores del instituto, a travs de ttulo personal o de personalidad jurdica para participar en los procesos de contratacin administrativa. 3. RESPONSABLES: 3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para el registro y actualizacin de los proveedores son: Coordinador del rea Administracin y Servicios. Analistas del rea de Administracin y Servicios. 3.2. Los responsables de actualizar este procedimiento son: Coordinador y Analistas del rea de Administracin y Servicios. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas. 3.3. Los responsables de velar por el cumplimiento de este procedimiento son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Unidad de Auditora Interna.
ELABORACIN
AUTORIZACIN Coordinador del rea de Organizacin y Sistemas
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma
Firma
Firma
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO Y ACTUALIZACIN DE PROVEEDORES 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:
4.1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de febrero de 2009. 4.2. Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Publico (LOAFSP), Gaceta Oficial N 5.981 de l 31 de Julio de 2008. 4.3. Ley de Contrataciones Pblicas (LCP), Gaceta Oficial N 39.165 del 24 de abril de 2009. 4.4. Ley Orgnica de la contralora General de la Repblica (LOCGR), Gaceta Oficial 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001. 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones: Registro Nacional de Contratista Es el Centro para la consolidacin de los datos de las empresas a nivel nacional, el cual permite generar informacin relevante y necesaria que sirve de soporte para la toma de decisiones en los procesos de contratacin. El Registro Nacional de Contratistas tiene por objeto centralizar, organizar y suministrar en forma eficiente, veraz y oportuna, la informacin necesaria para la calificacin legal, financiera, experiencia tcnica y la clasificacin por especialidad, para personas naturales o jurdicas, nacionales y extranjeras. En tal sentido le corresponde: 1. Aprobar o negar la inscripcin y otorgar el certificado de inscripcin o actualizacin, una vez verificado el cumplimiento de los requisitos establecidos conforme con la presente Ley y su Reglamento. 2. Efectuar de manera permanente, la sistematizacin, organizacin y consolidacin de los datos suministrados por las personas naturales y jurdicas que soliciten la inscripcin. 3. Llevar el Registro Pblico de Contratistas y suministrar a los rganos o entes pblicos o privados, la informacin correspondiente a las personas inscritas.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO Y ACTUALIZACIN DE PROVEEDORES
4. Elaborar y publicar un directorio contentivo de la calificacin y clasificacin por especialidad de los contratistas. 5. Establecer los requisitos y documentacin necesaria para la inscripcin en el Registro Nacional de Contratistas y solicitar informacin complementaria en caso de que la requiera, para personas naturales o jurdicas, estableciendo las diferencias necesarias cuando las mismas sean de origen nacional y extranjero. 6. Someter a la consideracin del Servicio Nacional de Contrataciones las posibles suspensiones cometidas por los presuntos infractores de la presente Ley, de acuerdo a los procedimientos previstos. 7. Cualesquiera otras que sealen la Ley de Contrataciones Prublicas y su Reglamento.
5.2. Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de investigaciones Agrcolas. S.N.C: Servicio Nacional de Contrataciones. R.N.C: Registro Nacional de Contratista.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO Y ACTUALIZACIN DE PROVEEDORES 6. NORMAS GENERALES : CAPITULO I Registro de proveedor
Art.1. Solo se podrn celebrar contratos, convenios o acuerdos con proveedores que se encuentren inscritos en el S.N.C. Art.2. El coordinador del rea de Administracin y Servicios, debe revisar la pagina web http://www.snc.gob.ve; para identificar los proveedores que estn inscritos al S.N.C Art.3. El proveedor debe enviar anualmente copia de su documentacin, (cambio de residencia, numero de telfono entre otros), para realizar la actualizacin de datos en el modulo de proveedor del sistema automatizado del instituto. Art.4. El responsable de la actualizacin de datos de los proveedores; (cambio de residencia, numero de telfono entre otros), es el Coordinador de Administracin y Servicios. Art.5. El Coordinador de Administracin y Servicios debe suministrar al proveedor una carta de aprobacin firmada y sellado por el Jefe de Administracin y Finanzas. Art.6. La copia de los requisitos del proveedor y la planilla de inscripcin deben ser archivados por fecha y tipo de producto o servicio prestado. Art.7. Sern rechazadas aquellas empresas en las que se compruebe duplicidad accionara de ella, de sus socios, directivos o gerentes en la integracin de otra empresa. Art.8. El Coordinador de Administracin y Servicios debe emitir un listado al Jefe de Administracin y Finanzas de los proveedores para su control; este debe tener lo siguiente: 1. Fecha de inicio. 2. Tipo de productos o servicios. 3. Nombre y Rif de la empresa al servicio. 4. Datos del responsable de la empresa suministradora.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO Y ACTUALIZACIN DE PROVEEDORES
Art.9. El Coordinador de Administracin y Servicios debe emitir un comprobante de inscripcin numerado el cual debe ser enviado al jefe de Administracin y Finanzas, para ser firmado y aprobado.
CAPITULO II Requisitos del Proveedor Art.10. El proveedor debe presentar los documentos en original y copia en el momento de la inscripcin para cotejar la fidelidad de las copias consignadas, la documentacin original ser devuelta en la misma oportunidad. Art.11. El proveedor deben consignar en una carpeta los recaudos que se indican a continuacin: 1. Carta solicitando la inscripcin en el registro de proveedores del INIA. 2. Acta Constitutiva, con sus ltimas modificaciones si tuviere. 3. Copia de la Cdula de Identidad de representantes legal de la empresa. 4. Registro de Informacin Fiscal (RIF). 5. Certificacin Bancaria. 6. Copia de Certificacin de Inscripcin en el RNC. Art.12. El Coordinador de Administracin y Servicios, debe revisar que la documentacin esta completa antes de registrar a un proveedor en el sistema.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO Y ACTUALIZACIN DE PROVEEDORES 7. PROCEDIMIENTO: PASO RESPONSABLES
Analista del rea de Administracin y Servicios
ACCIN 1.1 Solicita al proveedor que suministre el material de las reas solicitantes. Si es por bsqueda accede a la pgina web del SNC, localizando datos del proveedor y emite carta de invitacin al mismo. Si el proveedor ofrece sus servicios debe enviar una carta dirigida al coordinador compras indicando la voluntad de contratar con el instituto. 1.2 Enva un oficio al proveedor Solicitando la documentacin de la empresa exigidos para el momento del registro, en original y copia. 2.1 Recibe y emite la documentacin para su chequeo en el rea de compra del instituto para ser validado por el encargado en el rea de compras. 3.1 Recibe y comprueba original y copia de la documentacin: Si la documentacin esta completa pasa al paso 3.2. Sino regresa al proveedor y realiza una nueva solicitud.
Proveedor
3.2 Registra en el sistema los datos del proveedor. 3.3 Imprime certificacin del registro del nuevo proveedor. 3.4 Enva la certificacin al jefe de la oficina de administracin y finanza para validar el registro.
4.1 Recibe la certificacin del proveedor, firma y sella aprobando la contratacin de servicio del proveedor para el instituto.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO Y ACTUALIZACIN DE PROVEEDORES 4.2 Enva a compras proveedor.
CDIGO: 09-01-PRO-02 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 7 de 8 la aprobacin del
Analista del rea de Administracin y Servicios
5.1 Recibe y enva carta de aprobacin como soporte al proveedor de haber quedado inscrito. 5.2 Archiva copia de la documentacin junto con la certificacin.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO Y ACTUALIZACIN DE PROVEEDORES 8. FLUJOGRAMA
9. ANEXOS No aplica
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS 1. PROPSITO:
Establecer los pasos necesarios para las solicitudes de los materiales y tiles de oficina realizada al almacn de la Gerencia General del instituto.
2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para las solicitudes de materiales y suministros y la entrega de los mismos que se realizan en las diferentes unidades administrativas de la Gerencia general del instituto.
3. RESPONSABLES: 3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para la solicitud de materiales y suministros son los siguientes: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Coordinador del rea de Administracin y Servicios. Responsable de Almacn. 3.2 Los responsables de actualizar y mantener este procedimiento son: Coordinador del rea de Administracin y Servicios. Responsable de Almacn. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas. 3.3 Los responsables de velar por el cumplimiento de la aplicacin de este procedimiento son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna.
ELABORACIN
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma
Firma
Firma
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS: 4.1. No aplica 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones: Formato
El formato es el conjunto de las caractersticas tcnicas y de presentacin de un texto, objeto o documento en distintos mbitos, tantos reales como virtuales. Solicitud Es un documento escrito que va dirigido a un organismo pblico o a una autoridad a los que se pide algo o ante que se plantea una reclamacin con la exposicin de los motivos en los que se basan. La mayor parte de los organismos pblicos disponen de impresos destinados a este fin. Se debe preguntar por su existencia y, si no los hay, se puede hacer la instancia por uno mismo. Proveedura Es la encargada de suministrar a las diferentes dependencias los insumos necesarios para el buen funcionamiento de las mismas, as como tambin del control de los bienes a su cargo. Almacn Es un lugar o espacio fsico para el almacenaje de bienes. Existencia Son los bienes posedos por una empresa para su venta en el curso ordinario de la explotacin, o bien para su transformacin o incorporacin al proceso productivo y forman parte del activo circulante. Suministro o Abastecimiento Es la actividad econmica encaminada a cubrir las necesidades de consumo de una unidad econmica en tiempo, forma y calidad, como puede ser una familia, una empresa. Inventario Se define al registro documental de los bienes y dems cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisin.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS 5.2. Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas
6. NORMAS GENERALES: Art. 1. La unidad solicitante debe presentar el formato para la Solicitud de Materiales y Suministros (09-01-PRO-03-F1), en original y copia al Responsable de Almacn. Art. 2. Toda solicitud de materiales y suministros debe llevar la firma del Jefe de Oficina, o del Gerente del rea, o en su defecto la del Coordinador. Art. 3. Para el caso de los cartuchos para impresora, la solicitud de materiales y suministros debe ir acompaada por la unidad a reemplazar. Art. 4. El Responsable de Almacn debe archivar una copia de la solicitud como resguardo de suministro del mismo.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS 7. PROCEDIMIENTO PASO 1 RESPONSABLES Solicitante
ACCIN 1.1 Llena formato 09-01-PRO-03-F1. 1.2 Enva original y copia de la Solicitud de Materiales y Suministros a la Unidad de Proveedura. 2.1 Recibe original y copia de 09-01-PRO-03F1. 2.2 Chequea solicitud, si existe observaciones la devuelve para su correccin. 2.3 Si no existen observaciones, Firma la Solicitud y devuelve copia al solicitante. 2.4 Asigna el pedido segn existencia.
Responsable de Almacn
2.5 Enva al Almacn 2.6 Recibe formato 09-01-PRO-03-F1 2.7 Chequea los materiales solicitados. 2.8 En caso de no haber existencia de algn material o suministro solicitado, lo indica en el formato. 2.9 Prepara el pedido y entrega al solicitante.
3 4
Solicitante Almacenista Responsable de Almacn
3.1 Recibe el pedido y firma el formato. 4.1 Entrega formato proveedura. al Responsable de
5.1 Registra Movimiento de inventario en el sistema. 5.2 Archiva formato 09-01-PRO-03-F1
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS 8. FLUJOGRAMA
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS 9. ANEXOS. ANEXO 1 DESCRIPCIN Formato para la Solicitud de Materiales y Suministros
CDIGO 09-01-PRO-03-F1
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: FORMATO PARA LA SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS
CDIGO: 09-01-PRO-03-F1 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 1 de 1
Gerencia u Oficina:
Coordinacin:
Elaborado por:
Fecha:
Cantidad
Unidad
Descripcin
Cantidad Despachada
Firma del Gerente o Jefe de Oficina
Recepcin de la Solicitud
Recepcin del Pedido
Fecha:
Fecha:
Fecha:
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA DOTACIN DEL ALMACN DE LA GERENCIA GENERAL 1. PROPSITO:
CDIGO: 09-01-PRO-04 REVISIN: 00 VIGENCIA: PAGINA: 1 de 5
El presente documento tiene como propsito normar el procedimiento que se realiza para la dotacin del almacn.
2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para la dotacin del almacn de la Gerencia General, desde el momento que se solicita el inventario del almacn hasta la preparacin de la programacin de compra para suministro de almacn.
3. RESPONSABLES: 3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para la dotacin del almacn son los siguientes: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Coordinador del rea de Administracin y Servicios. Responsable de Almacn.
3.2 Los responsables de actualizar y mantener este procedimiento son: Coordinador del rea de Administracin y Servicios. Responsable de Almacn. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas.
3.3 Los responsables de velar por el cumplimiento de la aplicacin de este procedimiento son: Jefe de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna. AUTORIZACIN Coordinador del rea de Organizacin y Sistemas APROBACIN Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas
ELABORACIN
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Fecha:
Fecha:
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UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA DOTACIN DEL ALMACN DE LA GERENCIA GENERAL 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS: No aplica.
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones: Almacn Unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa, industria institucin, con objetivos definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Almacenista Encargado o persona que despachan los gneros en un almacn Apoyo Logstico Dotacin Bienes que se provee a los funcionarios, unidades y que mejora las condiciones para que realice su labor. Materiales Conjunto de herramientas, materias u objetos necesarios en un trabajo. Suministros o Abastecimiento Es la actividad econmica encaminada a cubrir las necesidades reconsumo de una unidad econmica en tiempo, forma y calidad, como puede ser una familia, una empresa.
5.2. Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA DOTACIN DEL ALMACN DE LA GERENCIA GENERAL 6. NORMAS GENERALES:
Art. 1. La Coordinacin de Administracin y Servicios es la responsable de formular el presupuesto del almacn. Art. 2. El Responsable del Almacn debe realizar el inventario del almacn y presentarlo al Coordinador del rea de Administracin y Servicios. Art. 3. El Responsable del Almacn debe recibir los materiales y tiles de oficina adquiridos por la Coordinacin del rea de Administracin y Servicios. Art. 4. El Responsable del Almacn es el encargado del resguardo y la distribucin de los mismos a las distintas unidades administrativas que conforman la Institucin. Art. 5. La solicitud de dotacin del almacn se realizara semestralmente.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA DOTACIN DEL ALMACN DE LA GERENCIA GENERAL 7. PROCEDIMIENTO: PASO 1 RESPONSABLES Coordinador rea de Administracin y Servicios
ACCIN 1.1 Solicita por escrito o va telefnica inventario de almacn y programacin de compra. 2.1 Recibe solicitud e informa al Almacenista, para que realiza el inventario del almacn. 2.2 Realiza toma de inventario fsico, con estadsticas realizada a los usuarios segn la calidad de los productos. 2.3 Enva inventario de materiales y suministros al Jefe de Unidad Proveedura. 3.1 Recibe inventario del almacn. 3.2 Prepara programacin para la compra de materiales y suministros, tomando en cuenta las necesidades y la calidad de los productos para el abastecimiento. 3.3 Enva programacin de compra de suministros al rea de Administracin y Servicios. 4.1 Recibe y revisa programacin de compra de materiales y suministros
Responsable del Almacn Almacenista
Responsable de Proveedura
Coordinador rea de Administracin y Servicios
4.2 Enva programacin de compra de materiales y suministros al Jefe de Administracin y Finanzas para su revisin. 5.1 Recibe la programacin de compra de materiales y suministros. 5.2 Si no tiene observaciones enva Requisicin de Materiales y Suministros aprobada para su tramitacin. 5.3 Si tiene observaciones, devuelve la programacin de compra de materiales y suministros al rea de Administracin y Servicios para los ajustes correspondientes
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA DOTACIN DEL ALMACN DE LA GERENCIA GENERAL 8. FLUJOGRAMA
9. ANEXOS: No aplica
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL ENVO Y RECEPCIN DE CORRESPONDENCIA 1. PROPSITO:
Establecer el procedimiento general para el envi y recepcin de correspondencia, de tal manera que se lleve un adecuado control en cuanto a la distribucin de la misma.
2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para las solicitudes de envi y recepcin de correspondencia que se realizan tanto en el nivel centralizado como desconcentrado del instituto.
3. RESPONSABLES: 3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para el envo y recepcin de correspondencia son los siguientes: son: Jefe de Oficina Administracin y Finanzas. Auditoria Interna. Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Coordinador del rea de Administracin y Servicios. Responsable de Correspondencia.
3.2 Los responsables de actualizar y mantener este procedimiento son: Coordinador del rea de Administracin y Servicios. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas.
3.3 Los responsables de velar por el cumplimiento de la aplicacin de este procedimiento
ELABORACIN
APROBACIN Jefe de la Oficina Administracin y Finanzas.
Fecha:
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UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL ENVO Y RECEPCIN DE CORRESPONDENCIA 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS: No aplica
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones: Correspondencia Comunicacin escrita en formato fsico (papel). Casillero Mueble con divisiones para clasificar o guardar papeles u otros objetos. Despacho Distribucin de la correspondencia y/o enmienda a travs del mensajero. Encomienda Son los envos intercambiados por dos o ms Unidades Ejecutoras. Entrega Despacho de correspondencia y/o encomienda a travs del mensajero. Mensajero Persona encargada del despacho y entrega de la correspondencia y/o encomienda. Recepcin Entrega de correspondencia y/o encomienda que se hace llegar de otra unidad al departamento de correspondencia a fin de ser enviado a su destinatario.
5.2. Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas U.E: Unidad Ejecutora
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL ENVO Y RECEPCIN DE CORRESPONDENCIA 6. NORMAS GENERALES: Art. 1.
La Unidad de Correspondencia es el ente centralizado para la recepcin, envi y control de la correspondencia.
Art. 2.
El servicio correspondencia debe ser utilizado nica y exclusivamente para asuntos laborales relacionados con la gestin del instituto.
Art. 3.
La recepcin de correspondencia se realizara en horarios de oficina, el envi de correspondencia se realiza dos veces por semanas (martes y jueves).
Art. 4.
Toda solicitud de envi de correspondencia a otros entes ya sea a nivel Nacional o Internacional debe ser autorizada por el Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas y avalada por el Coordinador del rea de Administracin y Servicios.
Art. 5.
Todos los envos deben ser entregados a la Unidad de Correspondencia debidamente identificados y sellados, en caso de ser un paquete de un alto valor deber notificar la condicin del mismo para realizar un seguimiento ms minucioso del envi.
Art. 6.
Todo envi de correspondencia debe ser registrados en la planilla de control de salida de correspondencia indicando fecha de salida, fecha de llegada y hora de entrega.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL ENVO Y RECEPCIN DE CORRESPONDENCIA 7. PROCEDIMIENTO: PASO RESPONSABLES
ACCIN Para la recepcin de correspondencia 1.1 Recibe la documentacin remitida por las dems dependencias. 1.2 Se clasifican encomiendas. los documentos y/o
Unidad de Correspondencia (Correspondencias Recibidas)
1.3 Se digitan todos los documentos recibidos en el registro de correspondencias despachadas. 1.4 Se entrega la correspondencia a cada destinatario. 2.1 Recibe la documentacin remitida por la unidad de correspondencia. 2.2 Firma de recibido el registro de correspondencias despachadas, con fecha correspondiente a la entrega. Para el envo de correspondencia 2.3 Entrega documentacin a la unidad de Correspondencia para su envo. 3.1 Enva la correspondencia a travs de los distintos proveedores de mensajera externa y se revisa el envi anterior para el control de sellos y numero de gua. 3.2 Se registra en la planilla de control segn art. 6 de la normativa. 3.3 En caso de presentarse alguna devolucin, se confirma por telfono la direccin y se hace el reenvi. 3.4 En caso de no tener el nmero telefnico para hacer la confirmacin se realiza la devolucin y se enva a la dependencia responsable.
Destinatario
Unidad de Correspondencia (Correspondencias Enviadas)
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL ENVO Y RECEPCIN DE CORRESPONDENCIA 8. FLUJOGRAMA
9. ANEXOS No aplica
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA SOLICITUD DE BOLETOS AREOS 1. PROPSITO:
Establecer los pasos que se deben realizar para solicitar la adquisicin de Boletos Areos de los funcionarios del nivel centralizado del instituto. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las solicitudes de Boletos Areos Nacionales e Internacionales que se realizan en el nivel centralizado del instituto.
3. RESPONSABLES: 3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para la solicitud de boletos areos son los siguientes: son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna. Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Coordinador del rea de Administracin y Servicios.
3.2 Los responsables de actualizar y mantener este procedimiento son: Coordinador y Analistas del rea de Administracin y Servicios. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistema.
Elaboracin
Autorizacin Coordinador del rea de Organizacin y Sistemas
Aprobacin Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas
Fecha:
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UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA SOLICITUD DE BOLETOS AREOS 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS: No aplica
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones: Agencias de Viajes Es una sociedad mercantil que se dedica de manera habitual y profesional asesorar, vender, organizar viajes y otros servicios tursticos. El papel de la agencia turstica es el intermediario entre la persona que demanda turismo y la persona que ofrece esa demanda y que es productor de bienes o servicios tursticos. Aerolneas o Lneas Areas Son aquellas organizaciones que se dedican al transporte de pasajeros o carga por avin. Boletos Areos Es aquel comprobante de pago que se emite por un servicio de transporte. Billetes Electrnicos o e-ticket El billete electrnico consiste simplemente en un Localizador de compra, que da la compaa, o la agencia de viajes, donde se contrata el vuelo. Recordando este cdigo o guardndolo escrito en algn sitio, el usuario puede ir una hora antes del despegue directamente al mostrador de facturacin y previa acreditacin de su identidad mediante algn documento oficial, adquirir su tarjeta de embarque. Impuesto de Salida Impuesto que se cobra a personas que temporalmente o permanentemente migran un estado. Itinerario Descripcin de una ruta, camino o recorrido. Trayecto que se sigue para llegar a un lugar. Multa o Penalidad Sancin econmica que se impone por no cumplir las normas establecidas de la institucin.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA SOLICITUD DE BOLETOS AREOS Tasa Aeroportuaria
Valor que se cobra a los pasajeros por el uso de las instalaciones aeroportuarias. Traslados Llevar o trasladar una persona o una cosa de un lugar a otro. Unidad Tributaria (U.T) Es la medida de valor creada a los efectos tributarios como una medida que permite equiparar y actualizar a la realidad inflacionaria, los montos de las bases de imposicin, exenciones y sanciones, entre otros, con fundamento en la variacin del ndice de Precios al Consumidor (I.P.C). 5.2. Abreviaturas:
INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas. CSC: Caracas. VLN: Valencia MUN: Maturn. STD: Santo Domingo. MAR: Maracaibo. PMV: Porlamar. PZO: Puerto Ordaz. MEX: Mxico.
VIG: Viga (Mrida). PYH: Puerto Ayacucho. SVZ: San Antonio. BRM: Barquisimeto. CUM: Cumana. MRD: Mrida. BLA: Barcelona. VZL: Venezuela. LIM: Lima (Per).
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA SOLICITUD DE BOLETOS AREOS 6. NORMAS GENERALES:
Art. 1. La Oficina de Administracin y Finanzas a travs del rea de Administracin y Servicios ser la responsable de tramitar los Boletos Areos. Art. 2. Toda solicitud de boletos se debe realizar por escrito y con un mnimo de quince (15) das de antelacin. Art. 3. Todas las solicitudes deben ser aprobadas por el Gerente de rea o Jefe de Oficina respectivo, y su tramitacin debe ser avalada por el Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Art. 4. El rea de Administracin y Servicios debe solicitar los pasajes areos en clase econmica. Art. 5. La solicitud debe contener los siguientes datos: a. Datos correctos de la persona que viajara (1er Nombre, 1er Apellido, C.I. o Pasaporte). b. Fecha de salida y retorno. c. Destino.(Ciudad-Estado o Capital-Pas) Art. 6. De acuerdo a las normativas de cada aerolnea, aquellos boletos areos que no sean utilizados el da pautado sufrirn una penalidad por el NO USO, el cual deber ser cancelado por el pasajero al momento de hacer uso del mismo. Art. 7. Los pasajes areos son intransferibles y tienen vigencia de un (1) ao. Art. 8. En caso de no utilizar el boleto debe enviar al rea de Administracin y Servicios justificacin de las razones por las cuales no utilizo el boleto, copia de la Cedula de Identidad y copia del boleto.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA SOLICITUD DE BOLETOS AREOS 7. PROCEDIMIENTO: PASO RESPONSABLE
ACCIN 1.1. Realiza solicitud por escrito. 1.2. Enva solicitud a la Secretaria de la Oficina de Administracin y Finanzas para su aprobacin. 2.1. Recibe solicitud de Boletos Areos.
Unidad Solicitante (Usuario)
Secretaria de la Oficina de Administracin y Finanzas
2.2. Coloca Nota de Remisin a la solicitud. 2.3. Enva al Jefe de Administracin y Finanzas para la revisin. 3.1. Recibe Nota de Remisin con la solicitud de tramitacin de Boleto Areo.
3.2. Revisa la solicitud. a) Si existe disponibilidad presupuestaria y Jefe de la Oficina de est de acuerdo firma la solicitud. Administracin y Finanzas b) Si no existe disponibilidad presupuestaria devuelve la solicitud. 3.3. Firma y enva al Coordinador del rea de Administracin y Servicios, aprobando la compra del boleto (s). 4.1. Recibe solicitud de Boletos.
4.2. Asigna compra de boletos al Analista. 5.1. Recibe solicitud y verifica los siguientes datos: a) Datos correctos de la persona que viajara (1er Nombre, 1er Apellido, Cedula de Identidad. o Pasaporte). b) Fecha de salida y retorno. c) Destino.(Ciudad-Estado o Capital-Pas) 5.2. Si los datos son incorrectos devuelve la solicitud a la Unidad Solicitante para que realice la respectiva correccin.
Analista de Administracin y Servicios
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA SOLICITUD DE BOLETOS AREOS
5.3. Si los datos son correctos consulta Agencias de Viajes y verifica los siguientes datos: a) Cupo disponible para la fecha solicitada. b) Destino. c) Tarifas. 5.4. Segn los datos recibidos por parte de las agencias consultadas, realiza la reservacin del Boleto. va al paso 6.1. 5.5. En caso de no haber disponibilidad de cupos para la fecha requerida, se le informa a la Unidad Solicitante las fechas disponibles, ya sean antes o despus de la fecha requerida, para tramitar la compra y cumplir con las actividades pautadas Agencia de Viajes (Proveedor) 6.1. Enva boleto va electrnico (correo) al analista de Administracin y Servicios. 7.1. Recibe Boleto Electrnico. 7 Analista de Administracin 7.2. Informa y enva al solicitante con las y Servicios recomendaciones pertinentes. Para procesar el pago de la solicitud de boletos: 8 Agencia de Viajes (Proveedor) 8.1. Enva la factura por el servicio prestado 8.2. Enva ticket original a la Coordinacin de Administracin y Servicios. 9.1. Recibe la factura correspondiente. 9.2. Verifica la factura. 9 Analista de Administracin 9.3. Arma el pago con factura, solicitud original, y Servicios copia del itinerario y realiza la comunicacin para solicitar la cancelacin. 9.4. Entrega el pago completo para la revisin respectiva del Coordinador del rea de con el ticket
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA SOLICITUD DE BOLETOS AREOS
Administracin y Servicios. 10.1. Revisa el pago y autoriza la continuidad del mismo. 10.2. Entrega al analista. 11.1. Recibe el pago. 11.2. Contacta a la unidad solicitante para proceder con la certificacin de la factura. 11 Analista de Administracin 11.3. Una vez certificada la factura se procede y Servicios con la enumeracin respectiva. 11.4. Arma un segundo juego del pago (copia) y entrega a la secretaria de la Oficina de Administracin y Finanzas. 12 13 Secretaria de la Oficina de 12.1. Recibe el pago y firma la copia de recibido. Administracin y Finanzas Analista de Administracin 13.1. Archiva la copia del pago con el sello y Servicios original de recibido por Administracin.
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UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA SOLICITUD DE BOLETOS AREOS 8. FLUJOGRAMA
9. ANEXOS: No aplica.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA SOLICITUD DE VEHCULO 1. PROPSITO:
Establecer el procedimiento general para la solicitud de vehculos/chofer, de tal manera que se lleve un adecuado control en la distribucin del servicio. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para las solicitudes de vehiculo que se realizan en la sede de la Gerencia General del INIA
3. RESPONSABLES: 3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para la solicitud de vehculo son los siguientes: son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna. Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Coordinador del rea de Administracin y Servicios. Unidad de Transporte
3.2 Los responsables de actualizar y mantener este procedimiento son: Coordinador y Analistas del rea de Administracin y Servicios. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas.
ELABORACIN
Fecha:
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UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA SOLICITUD DE VEHCULO 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS: No aplica
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 5.1. Definiciones: Disponibilidad Situacin de la persona o cosa que est preparada para un fin. Unidad de Transporte Oficina destinada para la prestacin de servicios de traslados a funcionarios del INIA. Unidad Solicitante Dependencia u oficina que solicita el servicio.
5.2. Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA SOLICITUD DE VEHCULO 6. DISPOSICIONES GENERALES :
Art. 1. El solicitante debe llenar el formato para la Solicitud de Vehculo (09-01-PRO07-F1), tomando en cuenta el destino, hora de salida, hora de retorno, fecha de salida, fecha de retorno. Art. 2. De ser solo traslado de materiales o equipos debe ser muy especfico en cuanto a la solicitud. Art. 3. La solicitud de vehculos o chofer debe hacerse con tres das de anticipacin. Art. 4. Toda solicitud de vehculos o chofer deber ser firmada por el Jefe de Oficina; Gerente de rea o en su defecto el Coordinador del rea. Art. 5. El traslado de funcionarios se podr hacer con unidades del instituto o con servicios de taxi, previa aprobacin del Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Art. 6. Los viajes externos (otros estados), que requiere de ms de dos (02) das continuos de la prestacin del servicio deber ser programado conjuntamente con el Responsable de la Unidad de Transporte. Art. 7. El solicitante debe sellar y firmar por detrs de la factura para su pago respectivo.
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA SOLICITUD DE VEHCULO 7. PROCEDIMIENTO: PASO 1 RESPONSABLES Unidad Solicitante
ACCIN 1.1 Llena formato 09-01-PRO-07-F1. 1.2 Remite formato firmado por el solicitante a la Unidad de Transporte. 2.1 Recibe formato 09-01-PRO-07-F1. 2.2 Prepara logstica, segn solicitudes recibidas. 2.3 En caso de haber disponibilidad, segn solicitud se asigna el chofer con el vehculo correspondiente 2.4 Informa al chofer asignado del traslado para el funcionario o bsqueda de material o equipos, notificndole da, lugar y hora de la actividad del solicitante 2.5 Informa a la Unidad Solicitante del chofer asignado para el traslado. 2.6 En caso de no haber disponibilidad de chofer o vehculo, se le informa inmediatamente al solicitante la decisin y las razones de la misma, segn sea la necesidad se le ofrece otras fechas disponibles. 2.7 En caso de ser inaplazable la solicitud el funcionario ser trasladado a su destino a travs de un servicio de taxi, (previa autorizacin de la Oficina de Administracin). 2.8 Solicita traslado en taxi para el funcionario al rea de Administracin y Servicios.
Responsable de la Unidad de Transporte
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA SOLICITUD DE VEHCULO
3.1 Recibe solicitud de traslado de funcionario a travs de servicio de taxi por no existir la disponibilidad de vehculos o chofer. 3 Coordinador del rea de Administracin y Servicios 3.2 En caso de ser aprobada o no la solicitud del traslado en taxi, se le comunica a la unidad solicitante para que tome las previsiones al caso. 4.1 Solicita al Taxista factura original a nombre del instituto; monto del recorrido; si fueron varios traslados se debe desglosar los destinos con sus respectivos precios. 4.2 Firma y sella factura para su pago.
Unidad Solicitante
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA SOLICITUD DE VEHCULO 8. FLUJOGRAMA
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA SOLICITUD DE VEHCULO 8. ANEXOS: ANEXO 1 DESCRIPCIN Formato para la Solicitud de Vehculo
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA SOLICITUD DE VEHCULO
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS TTULO: FORMATO PARA LA SOLICITUD DE VEHCULOS
CDIGO: 09-01-PRO-07-F1 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 1 de 1 HORA:
UNIDAD SOLICITANTE:
FECHA DE SOLICITUD:
CON CHOFER
SIN CHOFER
CHOFER ASIGNADO:
TRASLADAR A:
FECHA DE SALIDA:
HORA:
ASUNTO:
RETORNO A:
FECHA DE RETORNO:
HORA:
EN CASO DE VIAJE AL EXTERIOR: AEROPUERTO: No DE VUELO LNEA AEREA: HORA DE LLEGADA:
OBSERVACIONES:
RECIBIDO POR:
APROBADO POR:
UNIDAD: ADMINISTRACIN Y SERVICIOS
CDIGO: 09-01-PRO-08
TTULO: REVISIN N: 00 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA VIGENCIA: SOLICITUD DE MANTENIMIENTOS MENORES DE INFRAESTRUCTURA DE LA GERENCIA GENERAL PAGINA: 1 de 6 1. PROPSITO: Establecer el procedimiento para la solicitud de mantenimientos menores de la infraestructura tales como la correccin de desperfectos en las instalaciones elctricas y sanitarias, as como la realizacin de trabajos sencillos de cerrajera y albailera, entre otros, de la Gerencia General del Instituto.
2. ALCANCE: Este documento aplica a las solicitudes de reparaciones menores de las unidades administrativas del instituto en el nivel centralizado.
3. RESPONSABLES: 3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para la solicitud de mantenimiento de menores infraestructura en la Gerencia General son los siguientes: son: ELABORACIN AUTORIZACIN Coordinador del rea de Organizacin y Sistemas APROBACIN Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas Coordinador del rea de Administracin y Servicios. Responsable de Mantenimiento.
3.2 Los responsables de actualizar y mantener este procedimiento son: Coordinador del rea de Administracin y Servicios. Responsable de Mantenimiento. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas.
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma
Firma
Firma
CDIGO: 09-01-PRO-08
TTULO: REVISIN N: 00 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA VIGENCIA: SOLICITUD DE MANTENIMIENTOS MENORES DE INFRAESTRUCTURA DE LA GERENCIA GENERAL PAGINA: 2 de 6 Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna.
4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS: No aplica 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones: Almacn Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercanca. Cuadrilla Su uso ms general suele referirse a cualquier grupo humano, en especial un grupo de trabajadores que estn realizando trabajos de mantenimiento o alguna obra pblica. Dao Accin de detrimento o destruccin de activos, bienes o partes que requieren reparacin, reconstruccin, restituir elementos, piezas o parte de ella. Existencia Son los bienes posedos por una empresa para su venta en el curso ordinario de la explotacin, o bien para su transformacin o incorporacin al proceso productivo y forman parte del activo circulante. Falla Evento previsible inherente al conjunto de partes interrelacionadas entre s, la cual impide que stas cumplan sus funciones bajo condiciones establecidas. Gestin de Mantenimiento Planificacin, programacin, ejecucin, supervisin y control de las actividades de conservacin y mantenimiento de los bienes.
CDIGO: 09-01-PRO-08
TTULO: REVISIN N: 00 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA VIGENCIA: SOLICITUD DE MANTENIMIENTOS MENORES DE INFRAESTRUCTURA DE LA GERENCIA GENERAL PAGINA: 3 de 6 Infraestructura Conjunto de elementos o servicios que se consideran necesarios para el funcionamiento de una organizacin o para el desarrollo de una actividad. Mantenimiento Conjunto de tcnicas para mejorar aspectos operativos relevantes de un establecimiento tales como funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene y sistemas que permiten prever las averas, efectuar revisiones y reparaciones eficaces, dando a la vez normas de buen funcionamiento a los usuarios, contribuyendo a los beneficios de la organizacin. Mantenimiento Menor (preventivo y correctivo) Mantenimiento se define como la ejecucin de los trabajos de conservacin que resultan de las inspecciones peridicas realizadas por el personal de mantenimiento, aquellas detectadas por el personal del instituto. La principal finalidad del Mantenimiento Menor, es reducir el deterioro y depreciacin acelerada de las instalaciones. Este tipo de mantenimiento representa un instrumento de reduccin de costos en la conservacin de la infraestructura y edificios del instituto, al solucionar problemas que de no atenderse a la brevedad, podran causar adems del deterioro, interrupciones inesperadas en las actividades desempeadas en sus diferentes reas. Mantenimiento Rutinario Trabajos continuos de reparaciones locales, sellados de grietas, limpieza y reparaciones menores de drenajes, reparaciones menores de puentes, sealizacin y mantenimiento de edificaciones y oficinas. Notificacin Es un acto jurdico procesal, que en todas las legislaciones se reviste de especiales formalidades. Operador En trminos generales matemticos, un operador es un artefacto que acta sobre otro objeto (nmero, funcin, vector, etc.) que se escribe a su derecha dando como
CDIGO: 09-01-PRO-08
TTULO: REVISIN N: 00 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA VIGENCIA: SOLICITUD DE MANTENIMIENTOS MENORES DE INFRAESTRUCTURA DE LA GERENCIA GENERAL PAGINA: 4 de 6 resultado otro objeto de igual o distinta naturaleza; esta accin se denomina operacin. Problemtica Conjunto de problemas relativos a una ciencia o actividad determinada. Reparacin Actividad a conjunto de actividades destinadas a restituir un equipo a sus condiciones normales de operacin y funcionamiento, por medio de la correccin de la falla que caus el mal. Usuario Un usuario es la persona que utiliza o trabaja con algn objeto o que es destinataria de algn servicio pblico o privado, empresarial o profesional.
5.2. Abreviaturas: INA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas.
6. NORMAS GENERALES: Art. 1. Toda solicitud de mantenimiento debe tramitarse ante la Coordinacin de Administracin y Servicios. Art. 2. El Responsable de la Unidad de Mantenimiento debe realizar el seguimiento a las solicitudes generadas por el personal del instituto. Art. 3. El servicio de mantenimiento se debe realizar de acuerdo a la prioridad y disponibilidad de equipos. Art. 4. Es responsabilidad de la Unidad de Mantenimiento ejecutar el mantenimiento rutinario y correctivo en las Unidades Administrativas del Instituto, utilizando los procedimientos necesarios para garantizar el ptimo estado de los mismos. Art. 5. El personal de mantenimiento es responsable por el uso y mantenimiento de los materiales, equipos y herramientas.
CDIGO: 09-01-PRO-08
TTULO: REVISIN N: 00 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA VIGENCIA: SOLICITUD DE MANTENIMIENTOS MENORES DE INFRAESTRUCTURA DE LA GERENCIA GENERAL PAGINA: 5 de 6 7. PROCEDIMIENTO: PASO 1 RESPONSABLES Solicitante ACCIN 1.1 Reporta la falla por escrito, bien sea de servicio, mantenimiento, obras o reparaciones menores. 2.1 Recibe solicitud de reparacin y enva al Responsable de Mantenimiento, para que revise la situacin. 3.1 Recibe la notificacin y efecta revisin de la problemtica tomando en cuenta la magnitud de la misma 3.2 Verifica existencias de materiales en el almacn para la reparacin o servicio que se efectu al rea afectada Responsable de Mantenimiento 3.3 Si existe disponibilidad, realiza solicitud de materiales y suministros, obtiene firma del Coordinador de Administracin y Servicios y enva solicitud al almacn acompaado del estudio de la reparacin a realizar, va al paso 5.1. 3.4 Si no existe disponibilidad; solicita al Coordinador de Administracin y Servicios a adquisicin de los materiales correspondientes. 4 Coordinador rea de Administracin y Servicios 4.1 Realiza Orden de Compra procedimiento 09-01-PRO-01. segn el
Coordinador rea de Administracin y Servicios
5.1 Recibe solicitud de suministros solicitados y despacha a la Unidad de Mantenimiento 5 Responsable de Almacn 5.2 Recibe material solicitado por el rea de Administracin y Servicios para enmendar la situacin lo antes posible. 6.1 Recibe los Materiales solicitados solventar la necesidad de la unidad. para
Responsable de Mantenimiento
6.2 Asigna cuadrilla de mantenimiento para atender la problemtica solicitada.
CDIGO: 09-01-PRO-08
TTULO: REVISIN N: 00 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA VIGENCIA: SOLICITUD DE MANTENIMIENTOS MENORES DE INFRAESTRUCTURA DE LA GERENCIA GENERAL PAGINA: 6 de 6 8. FLUJOGRAMA
UNIDAD:
CDIGO: 09-02-NOR-01 TTULO: REVISIN N: 00 NORMAS DEL PROCESO PARA LA CUSTODIA VIGENCIA: DE FONDOS Y VALORES PAGINA: 1 de 6 TESORERA
1. PROPSITO: Definir los trmites administrativos a travs de los cuales se realizan las custodias de fondos y valores del instituto tanto en el nivel central como el nivel desconcentrado.
2. ALCANCE: Este procedimiento regir las actividades que correspondan a la custodia de fondos y valores del instituto. 3. RESPONSABLES: 3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para la custodia de fondos y valores son: Coordinador del rea de Tesorera. Analistas del rea de Tesorera. Administrador de Unidad Ejecutora. 3.2. Los responsables de actualizar este procedimiento son: Coordinador del rea de Tesorera. Analistas del rea de Tesorera. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas. 3.3. Los responsables de velar por el cumplimiento de este procedimiento son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna.
ELABORACIN
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma
Firma
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UNIDAD:
4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS: 4.1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2. Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos (LOPA). 4.3. Ley Contra la Corrupcin (LCC), Gaceta Oficial N 5 .637 Extraordinario de fecha 07 de abril de 2003. 4.4. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGR y SNCF). Gaceta Oficial. 37.347, de fecha 17 de Diciembre de 2001. 4.5. Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Publico (LOAFSP).Gaceta Oficial N 5.981 del 31 de Julio de 2008. 4.6. Reglamento N 3 de la LOAFSP, Sobre el Sistema de Tesorera. Gaceta Oficial N 38.433 de fecha 10 de mayo de 2006. 4.7. Ley Orgnica de Simplificacin de Tramites Administrativo (LSTA), Gaceta Oficial N 5.981 de fecha 31 de Julio de 2008.
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones: Custodia Contrato de depsito por el que una persona, en ese caso el Banco, recibe una cosa ajena con la obligacin de guardarla y restituirla, cobrando por ello una comisin estipulada por las partes. Custodia Fsica Se entiende por custodia fsica aquella actividad realizada por la administracin, respecto de los ttulos pertenecientes a cada uno de los fondos bajo su administracin, que siendo o no valores de oferta pblica, no resulten ser susceptibles de ser custodiados por tesorera. Fondo Recursos monetarios de propiedad colectiva destinados a una aplicacin especfica. Conjunto de bienes de propiedad colectiva.
UNIDAD:
Rendicin de cuentas Implica la obligacin de demostrar formal y materialmente la correccin de la administracin, manejo o custodia de los recursos. Ttulos valores Documento que representa la existencia de una deuda sea sta pblica o privada y que pueden venderse o comprarse libremente en un mercado de capitales, reciben tambin el nombre de ttulos negociables Valor Efectivo Es la cantidad de dinero desembolsada por la compra del instrumento, resulta de la multiplicacin del precio en porcentaje por el valor nominal o facial del instrumento. No incluye los intereses cados del instrumento. Valor Nominal Monto que se estipula en un instrumento financiero como principal, sobre el que se calcularn los intereses que devengue el ttulo. Hace referencia al Valor Facial. Tambin llamado valor a la par o valor a vencimiento
5.2. Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas U.E: Unidad Ejecutora CNV: Comisin Nacional de Valores BCV: Banco Central de Venezuela
UNIDAD:
6. NORMAS GENERALES : CAPITULO I Custodia Art.1. La custodia de fondos, se debe extender hasta incluir tanto a las unidades del nivel centralizado como el desconcentrado (U.E.), a objeto de cumplir con lo estipulado en el artculo 107 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico.
Art.2. Los encargados de la tesorera deben administrar y custodiar el patrimonio de la

institucin con decencia, decoro, probidad y honradez, de forma que la utilizacin de los bienes y el gasto de los recursos que lo integran, se haga de la manera prevista y se alcancen las finalidades establecidas en las mismas con la mayor economa, eficacia y eficiencia.
CAPITULO II Custodia de Documentos de los Depsitos de Valores Art.3. La Coordinacin de Tesorera es la encargada del depsito de aquellos instrumentos que sean valores de oferta pblica susceptibles de ser custodiados. Para dicho fin las sociedades administradoras debern consultar el listado de instrumentos custodiables que deben estar a disposicin. Art.4. El Coordinador de Tesorera debe registrar los certificados recibidos y de
inmediato proceder a su depsito en la bveda. El registro de Certificados y Ttulos Valores en custodia, debe especificar: 1. Entidad emisora 2. N del Documento 3. Monto de Tasa de Inters 4. Vencimiento 5. Custodio Art.5. Es responsabilidad de la Coordinacin de Tesorera analizar la legalidad y consecuencia de las clusulas contenidas en el contrato, de modo que permita
UNIDAD:
asegurar el dominio sobre los valores adquiridos a nombre de los fondos y el adecuado ejercicio de las facultades del mismo. Art.6. La circunstancia de que la custodia de los instrumentos de propiedad de los fondos, sea realizada por el Coordinador (a) de Tesorera, no liberar al Jefe de Administracin y Finanzas de la responsabilidad legal que le confieren los cuerpos legales pertinentes. Art.7. La custodia de los ttulos en las empresas de depsito deber realizarse mediante la apertura y mantencin de cuentas de posicin ordenada por parte de tesorera a nombre de cada uno de los fondos bajo su gestin, debiendo los valores ser mantenidos en cuentas de mandantes o depositantes separadas para cada uno de stos y de aqullas que eventualmente mantenga la sociedad por su cuenta. Art.8. Los bancos o casa de bolsa a las cuales se le solicite cotizaciones para custodia de ttulos valores debern: 1. Estar autorizadas por la CNV, e inscritas en el registro de oferentes del BCV 2. Haber entregado en el instituto, su correspondiente expediente de presentacin 3. Brindar el servicio de entrega fsica de los ttulos en el BCV para su custodia
CAPITULO III La Custodia Fsica Art.9. Se debe contar con las medidas de proteccin necesarias para preservar la autenticidad y seguridad de los ttulos y contratos, adoptar medidas rigurosas de seguridad en cuanto a la manipulacin de stos y proveer de adecuados sistemas de almacenamiento o contenedores que entreguen a dichos valores y contratos el mximo de seguridad y conservacin.
CAPITULO IV Los Ttulos Sujetos a Compromiso Art.10. Las operaciones de compra con retroventa efectuadas sobre acciones, ttulos representativos y ttulos representativos de productos agropecuarios, para efectos
UNIDAD:
de esta norma, se consideraran custodiables por la empresa de depsito de valores. Art.11. Las operaciones deben realizarse en una bolsa de valores o en una bolsa de productos agropecuarios de aquella segn corresponda, dando cumplimiento a las normas que con relacin a las referidas operaciones defina la respectiva bolsa.
CAPITULO V La Disolucin y Quiebra de la Empresa de Depsito de Valores Art.12. Cuando la empresa de depsito se encontrare en situacin de disolucin o quiebra, la misma debe el traspasar la cartera de instrumentos en custodia a otra institucin autorizada por ley para mantenerla o a otra empresa de depsito de valores.
CAPITULO VI Gestin de Riesgos Relacionados con la Custodia Art.13. Se deben elaborar y poner en prctica polticas y procedimientos tendientes a controlar y minimizar los riesgos relacionados con la custodia de los ttulos adquiridos por los fondos, sea que sta, se efecte en las instituciones de depsito, bancos o en las dependencias de la administracin central. Art.14. La Coordinacin de Tesorera, para cada uno de los fondos bajo su gestin, debern incluir como una nota a los estados financieros mensuales, trimestrales o semestrales de los referidos fondos, segn corresponda, informacin acerca de la custodia de los valores mantenidos en sus carteras de inversiones.
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL FLUJO DE CAJA 1. PROPSITO:
Establecer los lineamientos metodolgicos para la elaboracin del flujo de caja, realizado por la Oficina de Administracin y Finanzas, en coordinacin con el rea de Planificacin y Control Presupuestario. 2. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable desde la elaboracin, proyeccin de los egresos y la ejecucin del flujo de caja.
3. RESPONSABLES: 3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para el flujo de caja son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Coordinador del rea de Tesorera. Analistas del rea de Tesorera. Administrador de Unidad Ejecutora. 3.2. Los responsables de actualizar este procedimiento son: Coordinador del rea de Tesorera. Analistas del rea de Tesorera. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas. 3.3. Los responsables de velar por el cumplimiento de este procedimiento son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna. ELABORACIN AUTORIZACIN Coordinador del rea de Organizacin y Sistemas APROBACIN Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas
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UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL FLUJO DE CAJA 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:
4.1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2. Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Publico (LOAFSP).Gaceta Oficial N 5.981 del 31 de Julio de 2008. 4.3. Ley Orgnica de Simplificacin de Tramites Administrativo (LSTA), Gaceta Oficial N 5.981 de fecha 31 de Julio de 2008. 4.4. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGR y SNCF). Gaceta Oficial. 37.347, de fecha 17 de Diciembre de 2001. 4.5. Reglamento N 3 de la LOAFSP, Sobre el Sistema de Tesorera. Gaceta Oficial N 38.433 de fecha 10 de mayo de 2006.
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL FLUJO DE CAJA 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones: Flujo de caja
Es el proceso que permite proyectar los egresos en funcin de los ingresos percibidos a corto y mediano plazo con el fin de distribuir en forma eficiente los recursos para realizacin de pagos en un ambiente de sana administracin. Flujo de Efectivo Estado financiero que refleja los movimientos de entradas y salidas de efectivo o su equivalente, que se producen durante un perodo determinado en los entes pblicos. Caja chica Cantidad relativamente pequea de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja o en depsitos, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeos que no es conveniente pagarlos con cheques. 5.2. Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de investigaciones Agrcolas. U.E. Unidad Ejecutora.
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL FLUJO DE CAJA 6. NORMAS GENERALES:
Art. 1. La responsabilidad de la elaboracin del Flujo de Caja, estar a cargo de la Coordinacin de Tesorera del instituto. Art. 2. El Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas, para controlar efectivamente los desembolsos, deber generar el Flujo de Caja, como instrumento financiero para programar los pagos a realizar al recibir los ingresos provenientes de las rdenes de pago y transferencias realizadas por el Ejecutivo Nacional y por otras fuentes de financiamiento. Art. 3. Una vez que se haga efectiva la recepcin de los recursos que han ingresado a las cuentas de la Institucin, la Coordinacin de Tesorera deber plantear uno o ms escenarios con sus respectivos flujos de caja, a los fines de decidir, el que regir los desembolsos que har el instituto. Art. 4. El flujo de caja se debe ejecutar de acuerdo a las siguientes prioridades: 1. Nomina, Cancelacin de Aportes y Retenciones 2. Cancelacin de Fondos 3. Cancelacin de otras Cuentas por Pagar. Art. 5. La Coordinacin de Tesorera debe realizar todas las actuaciones que considere necesarias a fin de promover la optimizacin del flujo de caja. Art. 6. El Flujo de Caja, como instrumento de Pago deber realizarse con periodicidad trimestral para replantear la programacin de los pagos a efectuarse por distintos conceptos.
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL FLUJO DE CAJA 7. PROCEDIMIENTO PASO RESPONSABLES
ACCIN 1.1 Formula presupuesto de caja de acuerdo a los escenarios, apoyado en los reportes del presupuesto. 1.2 Elabora programacin de pago de acuerdo al artculo 4.
Coordinador del rea de Tesorera
1.3 Determina los montos a ser distribuidos a las U.E., segn el presupuesto de ingreso que se deriva del Plan Operativo. 1.4 Elabora informe del flujo de caja y lo enva al Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas para su aprobacin. 2.1 Recibe y revisa el informe del Flujo de Caja. 2.2 En caso de no estar conforme; efecta modificaciones y devuelve al Coordinador de Tesorera para sus ajustes va al paso 1.1. 2.3 En caso contrario, firma Flujo de Caja, en calidad de conforme y lo enva al Tesorero va al paso 3.1. 3.1 Aprobada la programacin de pago informa a cada Director de U.E a travs de un oficio personalizado la programacin para los desembolsos. 3.2 Inicia el proceso de transferencia de recursos.
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL FLUJO DE CAJA 8. FLUJOGRAMA
9. ANEXOS No aplica
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA RECAUDACIN Y TRANSFERENCIA DE RECURSOS 1. PROPOSITO:
Gestionar los recursos financieros presupuestados y realizar la respectiva transferencia a las Unidades Ejecutoras. 2. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable para las actividades de recaudacin y transferencia de recursos tanto en el nivel centralizado como descentralizado. 3. RESPONSABLES: 3.1. Los responsables de ejecutar el proceso de recaudacin y transferencia de recursos: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Coordinador del rea de Tesorera. Analistas del rea de Tesorera. Administrador de Unidad Ejecutora. 3.2. Los responsables de actualizar este procedimiento son: Coordinador del rea de Tesorera. Analistas del rea de Tesorera. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas. 3.3. Los responsables de velar por el cumplimiento de este procedimiento son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna.
ELABORACIN
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UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA RECAUDACIN Y TRANSFERENCIA DE RECURSOS 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:
4.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2 Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGR y SNCF). Gaceta Oficial. 37.347, de fecha 17 de Diciembre de 2001. 4.3 Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Publico (LOAFSP).Gaceta Oficial N 5.981 del 31 de Julio de 2008. 4.4 Ley Orgnica de Simplificacin de Tramites Administrativo (LSTA), Gaceta Oficial N 5.981 de fecha 31 de Julio de 2008. 4.5 Reglamento N 3 de la LOAFSP, Sobre el Sistema de Tesorera. Gaceta Oficial N 38.433 de fecha 10 de mayo de 2006. 4.6 Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genrico de la Administracin Central y Descentralizada Funcionalmente (MNCI), Gaceta Oficial N 38.282 de fecha 28 de septiembre de 2005.
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones: Ingresos de Capital Son los ingresos por concepto de ventas de activos y por concepto de transferencias con fines de capital. Ingresos Corrientes Son los ingresos recurrentes, sean o no tributarios, petroleros o no petroleros. Nota de Crdito Es un descuento emitido por el banco donde se refleja un ingreso de disponibilidad a una determinada cuenta, autorizada previamente por los cuentadantes. Nota de Dbito Es un documento emitido por el banco que refleja un desembolso de dinero en una determinada cuenta bancaria autorizado por los cuentadantes.
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA RECAUDACIN Y TRANSFERENCIA DE RECURSOS Ingresos Extraordinarios
Son los ingresos no recurrentes, tales como los provenientes de operaciones de crdito pblico y de leyes que originen ingresos de carcter eventual o cuya vigencia no exceda de 3 aos. Ingresos Ordinarios Son los recursos asignados a travs del Presupuesto Nacional a travs de la aprobacin del Presupuesto. Ingresos Propios Son los ingresos provenientes de la venta de bienes y servicios, muebles, inmuebles o semovientes. Ingresos Recurrentes Son aqullos ingresos que se prevea producir o se hayan producido por ms de 3 aos. Ingreso Total La suma de los ingresos corrientes y los ingresos de capital.
5.2. Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas. E.E: Estacin Experimental E.L: Estacin Local U.E: Unida Ejecutora
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA RECAUDACIN Y TRANSFERENCIA DE RECURSOS 6. NORMAS GENERALES: TITULO I LOS INGRESOS
Art. 1. Se deben registrar en el libro auxiliar de banco los ingresos provenientes de las transferencias efectuadas por el Ejecutivo Nacional y por los dems organismos externos, depositado en las cuentas destinadas para tal fin. Art. 2. Se deben registrar y controlar los ingresos propios generados por las distintas unidades del instituto. Art. 3. Se deben emitir reportes mensuales de los ingresos recaudados y enviarlos a la Oficina de Planificacin y Presupuesto. Art. 4. Se deben emitir reportes mensuales de los ingresos al rea de Contabilidad para verificar su formulacin y las transferencias de los montos establecidos, en las cuentas bancarias de cada unidad. CAPTULO I Ingresos Ordinarios y Extraordinarios Art. 5. La Coordinacin de Tesorera debe realizar un permanente seguimiento a las cuentas bancarias del instituto a fin de confirmar la recepcin de los recursos. Art. 6. El Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas debe gestionar ante los organismos competentes la obtencin de los recursos programados. CAPITULO II Ingresos Propios Art. 7. La recaudacin de los ingresos provenientes de las ventas de bienes y servicios debe ser canalizada por la Administracin de cada U.E respectiva, conforme a las condiciones de compra-venta establecidas. Art. 8. Los ingresos propios provenientes del alquiler de inmuebles y arrendamiento de terrenos propiedad del instituto, deber ser realizada por la Unidad de Administracin de cada U.E, donde se ubique el bien nacional.
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA RECAUDACIN Y TRANSFERENCIA DE RECURSOS
Art. 9.
Todos los ingresos que reciba el instituto debern ser enterados mensualmente en la cuenta corriente destinada para tal fin. TITULO II TRANSFERENCIA DE RECURSOS A LAS UNIDADES EJECUTORAS
Art. 10. Es responsabilidad de la Coordinacin de Tesorera del Nivel Central, realizar la transferencia de los recursos asignados a cada U.E, para la ejecucin de sus proyectos, para cubrir sus gastos de funcionamiento, sueldos y salarios y contrato colectivo. Art. 11. En los casos de E.E y/o E.L, que tengan asignado un Administrador Cuentadante, la transferencia de recursos se realizar directamente a la U.E, a la cual se encuentren adscritas y posteriormente la U.E transferirse a las E.E o E.L. Art. 12. Se debe transferir a cada U.E, los recursos asignados, segn cronograma de desembolso. Art. 13. Toda comunicacin de transferencia bancaria debe contener: 1. Monto de la transferencia en nmeros y letras. 2. Numero de cuentas a acreditar y debitar. 3. Dos firmas autorizadas debidamente registradas en la entidad financiera. 4. Motivo por el cual se enva el recurso. 5. Unidad a la cual se realiza la transferencia.
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA RECAUDACIN Y TRANSFERENCIA DE RECURSOS 7. PROCEDIMIENTO PASO RESPONSABLES
ACTIVIDAD 1.1 Recibe del Jefe de Administracin y Finanzas comunicacin de la recepcin de los recursos financieros: ordinarios, extraordinarios u Otros Ingresos.
Coordinador de Tesorera 1.2 Verifica y gira instrucciones al analista de la Unidad. Va al paso 2.1. 1.3 Elabora cronograma de pagos y enva al Jefe de Administracin y Finanzas para su aprobacin. va al paso 3.1. 2.1 Realiza el registro en el libro auxiliar de banco.
Analista de Tesorera
2.2 Enva posteriormente al rea de Contabilidad, va al 09-02-PRO-10.
3.1 Recibe cronograma de pagos. Jefe de Administracin y Finanzas 3.2 Avala y enva al rea de Tesorera 4.1 Recibe cronograma de pagos
Coordinador de Tesorera 4.2 Enva recursos financieros a las U.E. a travs de transferencia bancaria o cheques. 5.1 Recibe los recursos Si es por transferencia bancaria: Enva notificacin indicando haber recibido los recursos financieros al Jefe de Administracin y Finanzas. Verifica y solicita Nota de Crdito al banco. Registra y archiva Nota de Crdito. Si es por cheque: Recibe cheque firma copia del voucher y enva al rea de Tesorera del Nivel Central, va al paso 6.1. Entrega cheque para su respectivo depsito y posterior registro en el libro auxiliar de Banco.
Administrador de U.E.
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA RECAUDACIN Y TRANSFERENCIA DE RECURSOS
Coordinador de Tesorera
6.1 Recibe de las U.E, voucher firmado y entrega al analista de Caja. 7.1 Recibe voucher anexa original de la Orden de Pago desglosa y enva a contabilidad para el registro respectivo.
Analista de caja
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA RECAUDACIN Y TRANSFERENCIA DE RECURSOS 8. FLUJOGRAMA
9. ANEXOS No aplica.
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL CONTROL DE SALDOS DIARIOS 1. PROPSITO:
Servir de instrumento para llevar el control del Estado de las Cuentas Bancarias que maneja la institucin, a los efectos de evitar que existan errores u omisiones en las conciliaciones de los saldos diarios.
2. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable desde la conciliacin de los estados de cuenta segn banco, libros y reporte de las transacciones emitidas por los niveles desconcentrados.
3. RESPONSABLES: 3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para el control de saldos diarios son: Coordinador del rea de Tesorera. Analistas del rea de Tesorera. Administrador de Unidad Ejecutora. 3.2. Los responsables de actualizar este procedimiento son: Coordinador del rea de Tesorera. Analistas del rea de Tesorera. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas. 3.3. Los responsables de velar por el cumplimiento de este procedimiento son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna.
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UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL CONTROL DE SALDOS DIARIOS 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:
4.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2 Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Publico (LOAFSP).Gaceta Oficial N 5.981 del 31 de Julio de 2008. 4.3 Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGR y SNCF). Gaceta Oficial. 37.347, de fecha 17 de Diciembre de 2001. 4.4 Reglamento N 3 de la LOAFSP, Sobre el Sistema de Tesorera. Gaceta Oficial N 38.433 de fecha 10 de mayo de 2006. 4.5 Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genrico de la Administracin Central y Descentralizada Funcionalmente (MNCI), Gaceta Oficial N 38.282 de fecha 28 de septiembre de 2005. 4.6 Instructivo sobre las Inversiones Financieras de los Organismos que conforman el Sector Publico Nacional de la LOAFSP.
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones: Bancos slidos o fuertes Se refiere a Instituciones Financieras cuya cuanta de Capital es suficientemente cnsona para responder a sus pasivos y as lo muestren las empresas calificadoras de riesgos. Banco recaudador o banco receptor de fondos nacionales Entidad bancaria que acta conforme al convenio celebrado con el ministerio de finanzas, para fines de que preste el servicio de recepcin de los documentos establecidos en los manuales tcnicos y de los ingresos correspondientes. Cuentas Matrices Aquellas cuentas de Ingresos Ordinarios y de Ingresos Propios receptoras de los Ingresos segn su tipo de fondo.
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL CONTROL DE SALDOS DIARIOS Cuentas Pagadoras
Aquellas cuentas a travs de las cuales se generan y pagan los cheques, las cuales al final del da disminuyen la disponibilidad de la cuenta matriz. Cuentadante o responsable Funcionario responsable de la unidad administradora integrante de la estructura para la ejecucin financiera del presupuesto de gastos, es decir, el encargado de administrar los fondos. 5.2. Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas. U.E: Unida Ejecutora
6. NORMAS GENERALES:
Art. 1.
La Coordinacin de Tesorera debe elaborar diariamente un Reporte de Saldos Diarios de la Cuentas Centrales de la Institucin, el cual debe remitir al Jefe de Administracin y Finanzas para su conocimiento.
Art. 2.
La Coordinacin de Tesorera debe acceder diariamente a los Sistemas Electrnicos de la Banca para la actualizacin diaria de los Saldos Bancarios de las Cuentas Centrales que maneja el instituto.
Art. 3.
Las U.E deben remitir diariamente al rea de Tesorera los saldos conciliados de sus cuentas bancarias.
Art. 4.
Se deben registrar todas las operaciones de los movimientos de las Cuentas Centrales y las Cuentas Pagadoras, clasificadas por Banco en el libro diario.
Art. 5.
Se deben realizar anlisis bancarios de este libro diario con una periodicidad mxima semestral para realizar los ajustes necesarios.
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL CONTROL DE SALDOS DIARIOS 7. PROCEDIMIENTO PASO RESPONSABLES
ACTIVIDAD 1.1 Verifica que las U.E hayan enviado los saldos finales segn el Estado de cuenta de los bancos y de acuerdo a los libros diarios. 1.2 Actualiza a travs de los Sistemas Electrnicos la informacin de los movimientos diarios bancarios de los bancos con que mantiene Cuentas la Institucin, a fin de que el Analista elabore el Reporte Diario de los Saldos. 1.3 Imprime el reporte de los Saldos. 2.1 Accesa al Sistema Electrnico y descarga los movimientos correspondientes al da anterior de cada Cuenta Bancaria. 2.2 Analiza y actualiza los movimientos para determinar las partidas en transito con relacin al saldo del da anterior.
Coordinador del rea de Tesorera/Administrador de U.E
Analista de Tesorera/ Administrador de U.E
2.3 Procede a realizar cuadro detallando las partidas en trnsito o diferidas en Banco. 2.4 Realiza cuadro Resumen Saldos Diarios de las Cuentas Centrales con la informacin, obtenida de la revisin y anlisis de los movimientos bancarios. 2.5 Entrega al Coordinador de Tesorera para su revisin. 3.1 Recibe, verifica y analiza el cuadro Resumen de Saldos de Cuentas Centrales. 3.2 Enva al Jefe de Administracin y Finanzas para su conocimiento.
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL CONTROL DE SALDOS DIARIOS 8. FLUJOGRAMA
9. ANEXOS No aplica
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA COLOCACIN DE FONDOS 1. PROPSITO:
El presente procedimiento tiene como finalidad establecer los pasos necesarios para realizar el proceso de colocacin de fondos del instituto en las instituciones bancarias. 2. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable para la gestin financiera que se debe realizar al momento de colocar fondos correspondientes al instituto en las instituciones bancarias. 3. RESPONSABLES: 3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para la colocacin de fondos son: Gerente General Coordinador del rea de Tesorera. Analistas de la Unidad de Caja. Administrador de Unidad Ejecutora. 3.2. Los responsables de actualizar este procedimiento son: Coordinador del rea de Tesorera. Analistas de la Unidad de Caja. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas. 3.3. Los responsables de velar por el cumplimiento de este procedimiento son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna.
ELABORACIN
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UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA COLOCACIN DE FONDOS 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:
4.1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2. Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Publico (LOAFSP).Gaceta Oficial N 5.981 del 31 de Julio de 2008. 4.3. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGR y SNCF). Gaceta Oficial. 37.347, de fecha 17 de Diciembre de 2001. 4.1 Instructivo sobre las Inversiones Financieras de los Organismos que conforman el Sector Pblico Nacional, Gaceta Oficial N 38.344 d e fecha 27 de Diciembre de 2005. 4.2 Manual de Normas de Control Interno Sobre un Modelo Genrico de la Administracin Central y Descentralizada Funcionalmente (MNCI), Gaceta Oficial N 38.282 de fecha 28 de Septiembre de 2005.
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones: Banco recaudador o banco receptor de fondos nacionales Entidad bancaria que acta conforme al convenio celebrado con el ministerio de finanzas, para fines de que preste el servicio de recepcin de los documentos establecidos en los manuales tcnicos y de los ingresos correspondientes. Bancos slidos o fuertes Se refiere a Instituciones Financieras cuyo cuanta de Capital es suficientemente cnsona para responder a sus pasivos y as lo muestren las empresas calificadoras de riesgos. Certificados de depsito Instrumentos financieros, representan ttulos negociables emitidos por una entidad bancaria, donde sta certifica haber recibido cierta cantidad en depsito y garantiza su devolucin en un plazo de tiempo y tasa de inters determinada.
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA COLOCACIN DE FONDOS Cuentas Matrices
Aquellas cuentas de Ingresos Ordinarios y de Ingresos Propios receptoras de los Ingresos segn su tipo de fondo. Cuentadante o responsable Funcionario responsable de la unidad administradora integrante de la estructura para la ejecucin financiera del presupuesto de gastos, es decir, el encargado de administrar los fondos. Cuentas Pagadoras Aquellas cuentas a travs de las cuales se generan y pagan los cheques, las cuales al final del da disminuyen la disponibilidad de la cuenta matriz. Depsito a plazo fijo Instrumento financiero que consiste en un depsito monetario en una institucin financiera colocado a un tiempo y tasa de inters determinada, el cual solo puede retirarse una vez transcurrido el lapso previamente establecido. Grado de inversin Categora de calificacin de riesgo, que define a un instrumento de inversin o al emisor de ste como poco riesgoso y seguro, ante el incumplimiento de pago. Inters Es la renta que se genera por el uso del capital de un crdito, derivada de la tasa o porcentaje que se fije en el perodo previsto o plazo. Participaciones financieras Ttulo representativo de la cartera de inversin del emisor. Poseen una tasa de inters y plazo determinado. Plazo de colocacin El periodo que transcurre entre la fecha de inicio y la fecha de vencimiento de la inversin realizada. 5.2. Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas.
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA COLOCACIN DE FONDOS U.E: Unidad Ejecutora IVA: Impuesto al Valor Agregado
Art. 1. La Coordinacin de Tesorera debe registrar las solicitudes de las Colocaciones Financieras con el propsito de generar Ingresos Propios a travs de una Poltica de Inversin de los Recursos de la Institucin. Art. 2. Las Colocaciones Financieras se deben realizar a corto plazo; dependiendo de la situacin del mercado financiero y buscando la seguridad en la tenencia lquida de los fondos, a travs la planificacin y anlisis del Flujo de Caja trimestral. Art. 3. Para realizar las Colocaciones Financieras se debern solicitar a las Instituciones Financieras, tres o ms cotizaciones, para seleccionar la ms adecuada en funcin de la mejor tasa y del anlisis del riesgo bancario. Art. 4. Los intereses generados por las Colocaciones Financieras, deben ser depositados en la cuenta de Ingresos propios del instituto. Art. 5. Los funcionarios responsables del manejo de fondos del instituto no podrn efectuar colocaciones financieras con dichos recursos. Art. 6. Las colocaciones de fondos se realizarn de manera que no interfieran ni alteren la programacin de la ejecucin del presupuesto de gastos del instituto. Art. 7. Slo se podrn hacer colocaciones en moneda nacional. Art. 8. Los recursos propios del instituto provenientes de la venta de productos y servicios podrn ser invertidos a fin de obtener rendimientos financieros que
permitan equilibrar, en alguna medida sus dficits de caja. Art. 9. Las U.E debern transferir diariamente a la cuenta corporativa de ingresos propios, la totalidad de los montos facturados y cobrados por concepto de la venta de bienes y servicios, incluido el monto cobrado por concepto de IVA.
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA COLOCACIN DE FONDOS
Art. 10. Los intereses devengados por la inversin de los recursos propios, podrn ser reinvertidos o distribuirse conforme a lo dispuesto por el Gerente General, atendiendo a los planteamientos de los Gerentes de las reas sustantivas y de los Directores de las U.E Art. 11. Deber mantenerse un adecuado equilibrio en la administracin de los recursos, entre inversin en valores pblicos y depsitos bancarios, entre inversiones a corto, mediano y largo plazo, evitando la concentracin en uno
o en un solo grupo de bancos, guindose siempre por la orientacin de obtener la mxima seguridad, el mayor rendimiento y la necesaria liquidez. Art. 12. Se procurar que el rendimiento promedio mensual de las colocaciones bancarias, no sea menor a la tasa pasiva promedio vigente de la banca pblica. Art. 13. Las firmas autorizadas para los movimientos corporativos de fondos son la del Gerente General y el Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas. Todas las comunicaciones solicitando la realizacin de colocaciones de fondos, debern tener ambas firmas autorizadas para tal fin. Art. 14. Los certificados de colocaciones bancarias debern ser enviados por los bancos confirmando la operacin.
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA COLOCACIN DE FONDOS 7. PROCEDIMIENTO PASO RESPONSABLES
ACTIVIDAD 1.1 Solicita ante tres o ms Entidades Bancarias las Cotizaciones para realizar las Colocaciones Financieras, las cuales son enviadas va fax. 1.2 Se realizan anlisis bancarios del libro diario con una periodicidad mxima semestral para copiar los ajustes necesarios. 1.3 Analiza el Riesgo Bancario trimestral a travs de publicaciones especializadas en el rea, y a travs de medios impresos y electrnicos.
1.4 Selecciona la mejor oferta en el mercado y somete a consideracin del Gerente de Administracin y Servicios para que apruebe la opcin definitiva.
2.1 Recibe el Informe Tcnico y las Cotizaciones Bancarias y analiza conjuntamente con el Tesorero la mejor opcin para su aprobacin. 2.2 Aprueba la mejor oferta y la somete a consideracin del Presidente del instituto. 3.1 Recibe y analiza el informe: Si aprueba va al paso 3.2. Si no aprueba inicia el procedimiento nuevamente. 3.2 Enva al Jefe de Administracin y Finanzas para realizar la operacin definitiva 4 Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas 4.1 Recibe informe aprobado por el Presidente del Instituto. 4.2 Enva al Coordinador del rea de Tesorera. 5.1 Informa y autoriza va telefnica a la Entidad Bancaria para que realice la operacin financiera.
3 Presidente INA
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA COLOCACIN DE FONDOS
5.2 Remite al Analista para la elaboracin de los oficios de formalizacin de la operacin. 6.1 Realiza un oficio dirigido a la Entidad Bancaria seleccionada para formalizar la negociacin con las condiciones establecidas. 6.2 En caso de que la Colocacin Financiera realice con una Entidad Bancaria donde tengan cuentas, se emite oficio autorizacin para realizar el dbito de cantidad a colocar. se se de la
Analista del rea de Tesorera
6.3 En caso de que la Colocacin Financiera se realice con una Entidad Bancaria donde no se tengan cuentas, se emite un cheque a nombre del instituto por la cantidad a colocar, el cual se enva a la Entidad Financiera. 6.4 Gestiona la entrega de los oficios a las Distintas Entidades Bancarias 7 Entidad Bancaria (Ejecutivo de Cuenta) 7.1 Recibe comunicacin y efecta la operacin financiera segn la solicitud. 8.1 Recibe de la entidad bancaria original de las Colocaciones que amparan las operaciones. 8.2 Registra en el diario de los libros las colocaciones realizadas. 8.3 Obtiene fotocopia de las Colocaciones de todos los soportes 8.4 Remite a Contabilidad original de las Colocaciones (va al 09-02-PRO-10) para su control. 8.5 Archiva conjuntamente las fotocopias de las Colocaciones con los Oficios remitidos a los Bancos.
Analista
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA COLOCACIN DE FONDOS 8. FLUJOGRAMA
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA APERTURA, REGISTRO Y MANTENIMIENTO DE CUENTAS BANCARIAS 1. PROPSITO:
Definir y unificar los trmites administrativos para la apertura, registro y mantenimiento de las cuentas bancarias del instituto, tanto del nivel central como del nivel desconcentrado.
2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para las actividades que se deben realizar desde la apertura de cuentas en entidades bancarias hasta la actualizacin de datos del instituto
3. RESPONSABLES: 3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para la apertura, registro y mantenimiento de cuentas bancarias son: Coordinador del rea de Tesorera. Analistas del rea de Tesorera. Administrador de Unidad Ejecutora. 3.2. Los responsables de actualizar este procedimiento son: Coordinador del rea de Tesorera. Analistas del rea de Tesorera. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas. 3.3. Los responsables de velar por el cumplimiento de este procedimiento son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna.
ELABORACIN
APROBACIN Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas
Fecha:
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Fecha:
Firma
Firma
Firma
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA APERTURA, REGISTRO Y MANTENIMIENTO DE CUENTAS BANCARIAS 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:
4.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2 Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Publico (LOAFSP).Gaceta Oficial N 5.981 del 31 de Julio de 2008. 4.3 Ley Orgnica de Simplificacin de Tramites Administrativo (LSTA), Gaceta Oficial N 5.981 de fecha 31 de Julio de 2008. 4.4 Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGR y SNCF). Gaceta Oficial. 37.347, de fecha 17 de Diciembre de 2001. 4.5 Reglamento N 3 de la LOAFSP, Sobre el Sistema de Tesorera. Gaceta Oficial N 38.433 de fecha 10 de mayo de 2006. 4.6 Instructivo sobre las Inversiones Financieras de los Organismos que conforman el Sector Pblico Nacional, Gaceta Oficial N 38.344 del 27 de diciembre de 2005. 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones: Apertura de Cuenta Acto en el cual una entidad bancaria acepta a un cliente, abrindole una cuenta en sus sistemas operacionales, ofrecindole la gama de productos y servicios que ofrece. Bancos slidos o fuertes Se refiere a Instituciones Financieras cuyo cuanta de Capital es suficientemente cnsona para responder a sus pasivos y as lo muestren las empresas calificadoras de riesgos. Cuentas Bancarias Es un contrato financiero con una entidad bancaria en virtud del cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero del cliente.
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA APERTURA, REGISTRO Y MANTENIMIENTO DE CUENTAS BANCARIAS Contratos
Es definido como un acuerdo privado o escrito, entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser exigidas. Es un acuerdo de voluntades que genera derechos y obligaciones para las partes. Cdigo ONT Cdigo numrico asignado por la Oficina Nacional del Tesoro para el registro y control de las cuentas bancarias de los entes del Sector pblico. Oficio Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etctera. Oficina Nacional del Tesoro Se crea como rgano rector del Sistema de Tesorera que actuar como unidad especializada para la gestin financiera del Tesoro, la coordinacin de la planificacin financiera del sector pblico nacional y las dems actividades propias del servicio de tesorera Nacional, con la finalidad de promover la optimizacin del flujo de caja del Tesoro, bajo la modalidad de cuenta nica del tesoro.
5.2. Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas. U.E.: Unidad Ejecutora. ONT: Oficina Nacional del Tesoro
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA APERTURA, REGISTRO Y MANTENIMIENTO DE CUENTAS BANCARIAS 6. NORMAS GENERALES : CAPITULO I Cuentas Bancarias
Art.1. La Coordinacin de Tesorera debe actuar como unidad auxiliar de la ONT con el fin de garantizar el cumplimiento de las leyes, normas, reglamento y polticas. Art.2. La Coordinacin de Tesorera es la nica responsable de llevar el registro y mantenimiento de cuentas bancarias a nivel central del instituto, tanto la actualizacin de las firmas como los datos bancarios. Art.3. La Coordinacin de Tesorera ser la responsable de tramitar y hacer seguimiento ante la ONT, de apertura y registro de las cuentas del instituto. Art.4. Todo mantenimiento, modificacin o registro de cuentas bancarias deber ser solicitado al Jefe de Administracin y Finanzas Art.5. Las cuentas bancarias se deben aperturar de acuerdo a las necesidades del Instituto, del Jefe de Administracin y Finanzas y el Coordinador de Tesorera. CAPITULO II Requisitos a Cumplir Art.6. Las Tarjetas del Registro de Firmas debern cumplir con lo siguiente:
Campo 1. Nombre o Razn Social 2. Nmero de C.I. /RIF
Datos a llenar Se coloca el nombre de la Institucin Se coloca el nmero del RIF de la Institucin
Art.7. En el recuadro utilizado para estampar la firma debe colocarse los siguientes: 1. Nombre completo de la persona autorizada. 2. Nmero de la Cdula de Identidad 3. Firma del autorizado el cual deber hacerlo en tinta negra. 4. Huella dactilar del autorizado (pulgar de la mano derecha).
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA APERTURA, REGISTRO Y MANTENIMIENTO DE CUENTAS BANCARIAS
Art.8. En caso de existir nmero de contrato con el Banco, el mismo debe indicarse en la tarjeta de firmas. Art.9. Donde se especifica la firma del 1er. Titular de la cuenta o Representante Legal, debe firmar el Presidente(a) del instituto. Art.10. Los juegos de tarjetas de firmas deben ser enviados al Banco con Oficio firmado por el Jefe de Administracin y Finanzas, dicho Oficio deber indicar los datos personales de los autorizados y las condiciones de las firmas, si son conjuntas e indistintas. CAPITULO III Requisitos y Envo de Soportes Art.11. En caso de las firmas de las cuentas centralizadas, se debe recibir de la Presidencia del instituto y de la Oficina de Administracin y Finanzas los siguientes documentos: 1. Fotocopia del nombramiento de los firmantes. 2. Fotocopia de la Cdula de Identidad. Art.12. El oficio para la firma del presidente (a) y Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas, debe contener los siguientes: 1. Entidad Bancaria. 2. N de Cuenta. 3. Nombre completo de los firmantes, N de cdula y cargo. Art.13. El envi de juego de tarjetas debe estar acompaado de los siguientes documentos: 1. Oficio de solicitud firmado por el Presidente. 2. Fotocopia de la Cdula de Identidad de los firmantes. 3. Fotocopia del nombramiento de los firmantes. Art.14. Los documentos deben ser archivados y remitido al banco segn sea su dependencia.
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA APERTURA, REGISTRO Y MANTENIMIENTO DE CUENTAS BANCARIAS 7. PROCEDIMIENTO PASO RESPONSABLES
ACTIVIDAD 1.1. Gestiona ante presidencia la firma del oficio de autorizacin a las Entidades Bancarias para el registro de firmas y la firma de las tarjetas. 1.2. Recibe documentos de Presidencia y de la Oficina de Administracin y Finanzas. 1.3. Verifica informacin En caso de no obtener la informacin completa regresa al emisor; si es correcta va al paso 1.4. 1.4. Entrega a secretaria de tesorera para realizar la gestin. 2.1. Llena dos o tres juegos de Tarjetas de Registro de Firmas, segn la Entidad Bancaria de acuerdo a los documentos recibidos. 2.2. Verifica que los documentos a enviar para la entidad bancaria estn completos.
Secretaria 2.3. Gestiona el envo a la entidad bancaria con el mensajero. 2.4. Archiva copia de los documentos en una carpeta por banco y cronolgicamente por fecha.
UNIDAD: TESORERA TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA APERTURA, REGISTRO Y MANTENIMIENTO DE CUENTAS BANCARIAS 8. FLUJOGRAMA
UNIDAD:
CDIGO: 09-02-PRO-06 TITULO: REVISIN: 00 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA VIGENCIA: CUSTODIA, EMISIN Y ANULACIN DE CHEQUES PAGINA: 1 de 10 TESORERA
1. PROPSITO: Definir los trmites administrativos a travs de los cuales se realizan custodias y emisin de cheques del instituto, tanto del nivel central como el nivel desconcentrado. 2. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable para las actividades que se realizan para la custodia, emisin y anulacin de cheques, por parte del Instituto. 3. RESPONSABLES: 3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para la custodia, emisin y anulacin de cheques son: Coordinador del rea de Tesorera. Analistas del rea de Tesorera. Administrador de Unidad Ejecutora. 3.2. Los responsables de actualizar este procedimiento son: Coordinador del rea de Tesorera. Analistas del rea de Tesorera. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas. 3.3. Los responsables de velar por el cumplimiento de este procedimiento son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna.
ELABORACIN
Fecha:
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Firma
Firma
Firma
UNIDAD:
4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS: 4.1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2. Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Publico (LOAFSP).Gaceta Oficial N 5.981 del 31 de Julio de 2008. 4.3. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGR y SNCF). Gaceta Oficial. 37.347, de fecha 17 de Diciembre de 2001. 4.4. Reglamento N 3 de la LOAFSP, Sobre el Sistema de Tesorera. Gaceta Oficial N 38.433 de fecha 10 de mayo de 2006. 4.5. Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genrico de la Administracin Central y Descentralizada Funcionalmente (MNCI), Gaceta Oficial N 38.282 de fecha 28 de septiembre de 2005. 4.6. Instructivo sobre las Inversiones Financieras de los Organismos que conforman el Sector Publico Nacional de la LOAFSP. Gaceta Oficial N 38.344 del 27 de diciembre de 2005. 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones: Bancos Slidos o Fuertes Se refiere a Instituciones Financieras cuya cuanta de Capital es suficientemente cnsona para responder a sus pasivos y as lo muestren las empresas calificadoras de riesgos. Cheques Es un ttulo valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
UNIDAD:
Emisor Persona jurdica que tiene la capacidad y autorizacin de emitir o distribuir una emisin. Intereses o rentas Cualquier tipo de intereses o rentas que produzcan las cuentas bancarias autorizadas, debern ser ingresados al Tesoro Nacional. Valor Nominal Monto que se estipula en un instrumento financiero como principal, sobre el que se calcularn los intereses que devengue el ttulo. Hace referencia al Valor Facial. Tambin llamado valor a la par o valor a vencimiento.
5.2. Abreviaturas: INA Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas. RR.HH. Recursos Humanos U.E. Unidades Ejecutoras
UNIDAD:
6. NORMAS GENERALES : CAPITULO I Los responsables Art.1. La Coordinacin de Tesorera y/o Administracin de U.E, es la responsable del resguardo y custodia de las chequeras, libretas de ahorro y/o activos lquidos del instituto. Art.2. La persona encargada de la guarda y custodia de las chequeras cuando las reciba, debe verificar el nmero del primer y ltimo cheque. Art.3. La persona de la guarda y custodia de las chequeras debe guardar en la bveda principal el Libro de Registro de cheques conjuntamente con las chequeras recibidas. Art.4. Las firmas autorizadas nunca deben firmar cheques en blanco. Art.5. Para la firma de los cheques slo deben utilizarse bolgrafos con tinta indeleble. Art.6. No se deben endosar cheques sin previa autorizacin del Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Art.7. Todo cheque emitido debe tener el nombre del beneficiario completo, cedula de identidad y el monto que especifica la Orden de Pago. Art.8. Los cheques no debern tener enmiendas, ni tachaduras. Art.9. Cuando por cualquier causa, el funcionario responsable de una unidad administradora cese en el ejercicio de sus funciones, debe dejar constancia en el acta de entrega lo siguiente: 1. Monto de los fondos y bienes asignados a la respectiva unidad administradora. 2. Saldo en efectivo de dichos fondos. 3. Fondos en efectivo de caja chica 4. Estados bancarios actualizados y conciliados. 5. Lista de comprobantes de gastos. 6. Cheques en cartera. 7. Relacin de chequeras sin uso. 8. Relacin de firmas autorizadas.
UNIDAD:
CDIGO: 09-02-PRO-06 TITULO: REVISIN: 00 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA VIGENCIA: CUSTODIA, EMISIN Y ANULACIN DE CHEQUES PAGINA: 5 de 10 TESORERA CAPITULO II Tiempo, Trmite y Custodia
Art.10. Todo cheque prximo a tener sesenta (60) das en custodia, debe ser comunicado a la Unidad Solicitante para que notifique al beneficiario correspondiente, a fin de que realice el retiro del mismo para evitar su caducidad. Art.11. Todo cheque cuya emisin tenga ms de sesenta (60) das y su beneficiario no lo haya retirado, se proceder a realizar su anulacin. Art.12. Se debe Tramitar la elaboracin de los cheques de la(s) cuenta(s) Bancaria(s), a travs de la litografa que le presta Servicios a la Entidad Bancaria. Art.13. Las chequeras slo podrn ser retiradas de la bveda principal por el Coordinador del rea de Tesorera o por una persona debidamente autorizada por ste. Art.14. Los cheques emitidos, antes de pasarlos a las firmas autorizadas, deben llevar, en la parte inferior del voucher, las inciales de la persona que elaboro el cheque, as como la persona que lo revisa. Art.15. Las chequeras deben mantenerse bajo estricta custodia en la caja fuerte, clasificadas por cuentas y entidades bancarias, manteniendo el orden correlativo de los cheques, para su control adecuado.
CAPITULO III Emisin de Cheques Art.16. La Unidad de Caja debe emitir una relacin de cheques entregados por Banco y por cuenta y enviarlos a la Coordinacin de Contabilidad. Art.17. El responsable de la emisin de los cheques debe garantizar su orden cronolgico y consecutivo. Art.18. Todos los cheques ya firmados deben ser guardados en la Caja Fuerte de la Coordinacin de Tesorera. Art.19. Deber verificarse diariamente los cheques en custodia contra el listado de los cheques emitidos y no entregados, a fin de realizar auditoras e identificar los cheques prximos a vencer.
UNIDAD:
Art.20. En caso de existir cheques anulados, se deber elaborar una relacin de los mismos y ser entregada al rea de Contabilidad conjuntamente con los cheques y los voucher. CAPITULO IV Entrega de Cheque Art.21. La Unidad de Caja custodiar en las bvedas correspondientes los cheques hasta su entrega al beneficiario. Art.22. Para el retiro de los cheques, el beneficiario debe presentar su Cdula de Identidad (Persona Natural) o Registro Mercantil (Persona Jurdica), en caso de ser un representante del beneficiario, este debe presentar la documentacin que lo acredita. Art.23. Para retirar cheques por concepto de Prestaciones Sociales y Anticipos de Prestaciones Sociales, el beneficiario debe presentar en la Unidad de Caja la Cdula de Identidad en original y una (1) fotocopia de la misma, la cual quedar anexa al voucher del cheque donde firma el beneficiario. El cajero deber colocarle por detrs la leyenda: Es copia fiel de su original con su firma y numero de cdula. Art.24. Cuando el beneficiario del cheque por concepto de Prestaciones Sociales o Anticipo de Prestaciones Sociales, por motivo alguno no pueda recibir personalmente el cheque en la Unidad de Caja, podr autorizar a una persona a travs de un poder notariado, el cual se enva por oficio a la Oficina de Consultora Jurdica para su certificacin. En caso de enfermedad, el beneficiario autorizar a una persona y anexar Informe mdico en original que justifique la incapacidad de la persona con la fotocopia de las cdulas de ambas personas (debidamente certificados por el cajero). CAPITULO V Anulacin de Cheques Art.25. Las siguientes son causas suficientes para anular un cheque:
UNIDAD:
1. Error en el nombre del beneficiario. 2. Error en el monto a cancelar. 3. Fallecimiento del beneficiario. 4. Caducidad. 5. Prdida o Robo. 6. Cualquier otra razn de anulacin que determine el Instituto. Art.26. Todo cheque anulado deber ser remitido a la Oficina de Administracin y Finanzas, con una comunicacin indicando los datos del cheque y motivo de anulacin. Art.27. La Coordinacin Tesorera debe informar inmediatamente al banco a travs de oficio o va telefnica, la informacin de anulacin de un cheque. Art.28. Todo cheque recibido para anulacin debe tener el sello de Anulado.
UNIDAD:
7. PROCEDIMIENTO PASO RESPONSABLES ACTIVIDAD Para la custodia de cheques: 1.1. Realiza inventario de las chequeras recibidas. 1.2. Remite el inventario de chequeras a la Oficina de Auditoria Interna y entrega copia a la secretaria para el archivo. 1.3. Custodia inmediatamente los cheques recibidos en la bveda principal, segn las normas establecidas ordenndolos correlativamente. Para la emisin de cheques 1.4. Recibe Orden de Pago verifica que este autorizada por el Jefe de Administracin y Finanzas y procede autorizar la elaboracin del cheque. 1.5. Entrega al analista para la elaboracin del cheque. 2.1. Elabora cheque. 2.2. Relaciona cheques emitidos. 2 Analista 2.3. Quita la Copia Amarilla de la Orden de Pago para el archivo. 2.4. Entrega al Coordinador de Tesorera para su revisin. 3.1. Verifica y firma relacin de cheques. 3 Coordinador de Tesorera 3.2. Enva a la Unidad de Caja. 3.3. Recibe la relacin de cheques emitidos, cheques con sus respectivos soportes y procede a troquelar los cheques. 3 Analista de Caja 3.4. Coloca sello no endosable y tiempo de caducidad al cheque.
UNIDAD:
CDIGO: 09-02-PRO-06 TITULO: REVISIN: 00 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA VIGENCIA: CUSTODIA, EMISIN Y ANULACIN DE CHEQUES PAGINA: 9 de 10 TESORERA 3.5. Separa los cheques que pertenecen a las U.E, para su posterior envi y archiva el resto para la entrega a los beneficiarios. Para la entrega de cheques 3.6. Solicita segn la normativa la documentacin correspondiente al beneficiario o a la persona autorizada para retirar el cheque. 3.7. Solicita que firme el voucher en la parte destinada para ello. 3.8. Revisa, Clasifica y prepara relacin de cheques entregados y anulados y enva al rea de Contabilidad. Para la anulacin de cheques 4.1. En caso de anulacin de cheque enva comunicacin a la Unidad de Tesorera para solicitar la suspensin del cheque. 5.1. Recibe comunicacin de la unidad solicitante
Unidad Solicitante
Analista de Tesorera
5.2. Informa a la Entidad Bancaria va telefnica o escrita la anulacin del cheque. 5.3. Archiva la copia recibida por el Banco. 8.1. Emite reporte final del siniestro.
Entidad Bancaria
8.2. Enva a tesorera. 9.1. Archiva reporte de cheque anulado con su soporte original.
Tesorera
UNIDAD:
8. FLUJOGRAMA
9. ANEXOS No aplica
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA CAJA CHICA 1. PROPOSITO:
Establecer y unificar los pasos necesarios para la tramitacin de solicitudes de dinero efectivo a travs de la caja chica. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica desde la creacin de la Caja Chica hasta la solicitud de dinero efectivo, que realizan los funcionarios del instituto tanto en el nivel centralizado como en el desconcentrado.
3. RESPONSABLES: 3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para la caja chica son: Coordinador del rea de Tesorera. Analistas de la Unidad de Caja. Administrador de Unidad Ejecutora. 3.2. Los responsables de actualizar este procedimiento son: Coordinador del rea de Tesorera. Analistas de la Unidad de Caja. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas. 3.3. Los responsables de velar por el cumplimiento de este procedimiento son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna.
ELABORACIN
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UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA CAJA CHICA 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:
4.1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2. Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Publico (LOAFSP).Gaceta Oficial N 5.981 del 31 de Julio de 2008. 4.3. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGR y SNCF). Gaceta Oficial. 37.347, de fecha 17 de Diciembre de 2001. 4.4. Reglamento N 1 de la LOAFSP, Sobre el Sistema de Presupuesto. Gaceta Oficial Extraordinario N 5.781 de fecha 12 de agosto de 2005. 4.5. Reglamento N 3 de la LOAFSP, Sobre el Sistema de Tesorera. Gaceta Oficial N 38.433 de fecha 10 de mayo de 2006.
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones: Caja chica Cantidad de dinero en efectivo que se asigna a una unidad administrativa, en caja o en depsitos, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo. Fondos en Anticipo Los fondos en anticipo son los girados con carcter permanente y de reposicin peridica, a los funcionarios responsables de unidades administradoras, quienes tienen la obligacin de rendir cuentas de la utilizacin de los mismos. Reembolso Devolucin o pago de principal de una emisin de ttulos de renta fija, de una deuda o en general de una cantidad debida. Vale Es un documento que se utiliza para solicitar dinero efectivo para adquirir algn material o artculos de oficina que no haya en existencia en el instituto, el vale debe contener:
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA CAJA CHICA

Fecha Cantidad (Nmero y letra) Especificacin clara sobre el concepto Firma del Jefe de Administracin y Finanzas Firma del Gerente de rea o Jefe de Oficina solicitante. Firma de la persona que recibe el dinero
Viatico Dinero que se facilita a un trabajador para cubrir los gastos en los que incurre por desplazamientos realizados en la consecucin de su tarea. 5.2. Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de investigaciones Agrcolas. P.P. Planificacin y Presupuesto. U.T. Unidad Tributaria
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA CAJA CHICA 6. NORMAS GENERALES : CAPITULO I Caja Chica
Art.1. La Junta Directiva debe aprobar mediante Resolucin, los montos a fijarse para los viticos y vales que por razones de servicio deban otorgarse a los funcionarios o funcionarias pblicos. Art.2. El monto mximo de cada fondo de caja chica ser de doscientas unidades tributarias (200 U.T.). Art.3. El monto mximo de cada gasto a cancelar con cargo a los fondos de caja chica no podr ser superior a veinte unidades tributarias (20 U.T.). Art.4. Las reposiciones de los fondos de caja chica debern ser solicitadas por el responsable de la Caja Chica al Coordinador del rea de Tesorera, cuando se haya utilizado, al menos, el setenta y cinco por ciento (75%) de su monto. Art.5. La solicitud de reposicin de los fondos de caja chica debe acompaarse de los documentos que se sealan a continuacin: 1. Relacin de los gastos realizados. 2. Comprobantes de los pagos efectuados. 3. El estado en que se encuentra la caja chica. Art.6. El analista de caja debe regirse por normas claramente definidas por la Coordinacin de Tesorera y aprobadas por el presidente o presidenta del instituto. Art.7. Por cada fondo de Caja Chica debe existir un empleado responsable de su manejo, custodia y control. Este empleado deber estar autorizado por el Jefe de Administracin y Finanzas Art.8. Cada uno de los gastos efectuados con el Fondo Fijo de Caja Chica, deben estar soportados por los originales de las Facturas, debidamente sellados e inutilizados con el sello de CANCELADO o comprobante de Caja Registradora Fiscal con la palabra de CANCELADO, escrita en el cuerpo de la factura, indicando el nmero del RIF, asignado por el SENIAT.
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Art.9. Las facturas y/o comprobantes de pago que sirvan como soporte del gasto al momento de solicitar la reposicin del Fondo Fijo de la Caja Chica, no deben presentar borrones, tachaduras o enmiendas. CAPITULO II Solicitud de vale Art.10. Toda solicitud de vale debe ir firmada por el Gerente de rea o Jefe de la Oficina solicitante en el formato de vale. Art.11. El monto mensual para la solicitud de vale no debe exceder de Veinte Unidades Tributarias (20 U.T.), y este debe ser entregado por el encargado de caja. Art.12. Las solicitudes de vale solo se aprobaran para cubrir gastos de oficina. Art.13. El vale debe ser rendido en caja en un lapso no mayor a setenta y dos (72) horas con una comunicacin firmada por el Gerente de rea o Jefe de la Oficina solicitante. Art.14. El vale debe ser conformado por el Gerente de rea o Jefe de la Oficina solicitante al momento de ser rendido.
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA CAJA CHICA 7. PROCEDIMIENTO PASO 1 RESPONSABLES Unidad Solicitante
ACCIN Para la solicitud de vale: 1.1 Llena formato de vale entrega al responsable de caja. 2.1 Si hay disponibilidad de efectivo se entrega el efectivo al solicitante y sigue al paso 2.3 2.2 Si no hay disponibilidad de efectivo se archiva la solicitud hasta que llegue el dinero efectivo para hacer la entrega al solicitante.
Responsable de Caja 2.3 Archiva copia de la solicitud. Para la reposicin de fondos de Caja Chica 2.4 Solicita reposicin de la Caja Chica segn el artculo 4 de la normativa. 3.1 Recibe y verifica todos los soportes segn el articulo 5 de la normativa: Si cumple con todos los requisitos continua en el paso 3.2. Si no cumple con todos los requisitos, devuelve al responsable de caja con las observaciones segn sea el caso. 3.2 Tramita reposicin para los fondos de caja.
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UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA CAJA CHICA 9. ANEXOS ANEXO 1 DESCRIPCIN Comprobante de solicitud de vale
CDIGO N/A
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA CAJA CHICA Anexo 1:
Comprobante de solicitud de vale
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ORDENACIN DE PAGOS 1. PROPOSITO:
Definir los trmites administrativos a travs de los cuales se autoriza la Orden de Pago y los documentos que soportan los diferentes pagos que se procesan en el instituto. 2. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable para la aprobacin de pagos que se realizan en el instituto, tales como: pago a proveedores, anticipo a funcionarios y proveedores, servicios recurrentes, suministros, obras, estudios, proyectos y servicios de consultora, prestaciones sociales, gastos de personal y nmina, entre otros. 3. RESPONSABLES: 3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para la ordenacin de pagos son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Coordinador del rea de Tesorera. Analistas del rea de Tesorera. Administrador de Unidad Ejecutora. 3.2. Los responsables de actualizar este procedimiento son: Coordinador y Analistas del rea de Tesorera. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas. 3.3. Los responsables de velar por el cumplimiento de este procedimiento son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna. ELABORACIN AUTORIZACIN Coordinador del rea de Organizacin y Sistemas APROBACIN Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas
Fecha:
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Firma
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UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ORDENACIN DE PAGOS 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:
4.1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2. Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Publico (LOAFSP), Gaceta Oficial N 5.981 del 31 de Julio de 2008. 4.3. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGR y SNCF), Gaceta Oficial. 37.347, de fecha 17 de Diciembre de 2001. 4.4. Ley de Contrataciones Pblicas (LCP). Gaceta Oficial N 39.165 del 24 de abril de 2009. 4.5. Reglamento N 1 de la LOAFSP, Sobre el Sistema de Presupuesto. Gaceta Oficial Extraordinario N 5.781 de fecha 12 de agosto de 2005. 4.6. Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genrico de la Administracin Central y Descentralizada Funcionalmente (MNCI), Gaceta Oficial N 38.282 de fecha 28 de septiembre de 2005. 4.7. Resolucin Interna de Junta Directiva N 495 de fec ha 03 de junio de 1997. 4.8. Resolucin Interna N 1158, de Junta Directiva N 1 13 del 24 de Septiembre de 2008 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones: Anticipos Son montos otorgados a contratistas y proveedores de bienes y servicios antes de comenzar la obra, arrendamiento o adquisiciones, correspondiente al porcentaje del monto total del contrato previamente establecido en el documento principal. Se entrega previa presentacin de una fianza de anticipo o retencin de fiel cumplimiento. Contrato de obra Convenio mediante el cual dos o ms personas acuerdan celebrar la ejecucin de una determinada obra en los plazos establecidos al efecto.
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ORDENACIN DE PAGOS Factura
Es un documento tributario de compra y venta que registra la transaccin comercial obligatoria y aceptada por ley. Fianza Por la fianza, el fiador se obliga frente al acreedor a cumplir determinada prestacin, en garanta de una obligacin ajena, si esta no es cumplida por el deudor. Fianza de anticipo Fianza que se otorga para garantizar el anticipo concedido al comenzar la ejecucin de una obra, elaboracin de un proyecto o por la adquisicin de diversos bienes. Fianza de Fiel Cumplimiento Fianza que se otorga al contratante para garantizar el cumplimiento total del contrato firmado. Obra Es la desagregacin de los proyectos por razones tecnolgicas o de ordenamiento de su ejecucin. Constituye una unidad fsica individualizable, en consecuencia puede contratarse separadamente, acta dentro de proyecto como un producto intermedio. Orden de Pago Documento mediante el cual los organismos ordenadores de compromisos y pagos solicitan el pago a sus proveedores a tesorera. Ordenacin de Pago La ordenacin de pago son las actividades que van desde la emisin de la Orden de Pago hasta la cancelacin de las cuentas por pagar, de cualquier naturaleza o fuente. Pago Momento en el que se extingue una obligacin pecuniaria mediante un desembolso de dinero; la satisfaccin, del deudor o en su nombre, al acreedor, de una cantidad que se debe terminando as la obligacin entre ambos. Pago Peridico Son cancelaciones que se realizan a beneficiarios o proveedores, a travs de un contrato de servicios por periodos preestablecidos en el mismo. Ejemplos: cancelacin de servicio de vigilancia las cuales se hace un contrato y se cancela de
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forma mensual y cancelacin por contratos de obras las cuales se realizan por valuaciones presentadas. Partida presupuestaria Constituye el mayor nivel de desagregacin del grupo de cuentas EGRESO determinadas en el plan nico de cuentas, dictado por la ONAPRE. Proyectos Es una propuesta de inversin real para generar un bien de capital; definido ste como una unidad de produccin mnima autosuficiente, destinada a crear o ampliar la capacidad de oferta de bienes o servicios. Recibos por honorarios El recibo por honorario debe ser utilizado (emitido) por los profesionales, tcnicos, artistas y cientficos que presentan sus servicios en forma independiente e individual. Retenciones Accin de retener parte del pago de una deuda. Monto que se deduce de la valuacin de la obra de ejecutada, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones. Valuaciones Revisin, valoracin y medicin de una obra ejecutada. 5.2. Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas. ONAPRE: Oficina Nacional de Presupuesto RR.HH: Recursos Humanos SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria U.E: Unidad Ejecutora:
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ORDENACIN DE PAGOS 6. NORMAS GENERALES : TITULO I ORDENACIN DE PAGOS
Art. 1. Toda Orden de Pago debe contener los documentos justificativos del gasto, segn la tramitacin que corresponda. Art. 2. Los datos mnimos que debe contener el formato de la orden de pago para ser procesada, son los siguientes: 1. Nombre del proveedor o beneficiario. 2. RIF o Cdula de Identidad del proveedor o beneficiario. 3. Numeracin correlativa de la orden de pago emitida por el sistema. 4. Fecha. 5. Informacin presupuestaria. 6. Motivo de la Orden de Pago. 7. Firmas de aprobacin del Gerente General, Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas y Coordinador de Tesorera. 8. Sello de Disponibilidad Presupuestaria firmado por el analista de Registro y Control. Art. 3. No se podr exceder el saldo de cuota de desembolso actual, de acuerdo con la imputacin de la Orden de Pago. Art. 4. Toda Orden de Pago debe ser firmada por las autoridades competentes segn corresponda. Art. 5. El Coordinador del rea de Tesorera, no efectuar ordenamiento de pagos si no existe disponibilidad presupuestaria. Art. 6. El responsable de establecer la jerarquizacin o priorizacin de las Solicitudes de Orden de Pago, de acuerdo al concepto de gasto (Sueldos, Deuda pblica, Transferencias, Servicios no personales, Materiales y suministros y otros gastos), debe ser el Coordinador del rea de Tesorera en el nivel central y el Administrador, en el caso de las U.E. Art. 7. Los pagos a efectuarse por el instituto podrn ser realizados en la modalidad de Cheque o Abono en Cuenta por transferencia bancaria.
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ORDENACIN DE PAGOS CAPITULO I Pago de Bienes
Art. 8. Los pagos por adquisicin de bienes deben contener los siguientes documentos: 1. Oficio de Solicitud de Pago. 2. Orden de compra debidamente firmada por el funcionario autorizado para tal fin. 3. Factura original y/o fotocopia contra entrega, que cumpla con los requisitos establecidos por el SENIAT, Leyes y reglamentos. Asimismo dicha factura debe contener sello de recibido conforme, debidamente firmado al dorso. 4. Orden de Requisicin debidamente firmada por el solicitante. 5. Anexar mnimo tres (03) cotizaciones, o justificacin en caso de que solo exista un proveedor no se presenten. 6. Hoja de Anlisis de Precios. 7. Informe de Recomendaciones. 8. Acta de Recepcin, en caso de ser contra entrega de bienes. 9. Aprobacin otorgada por el Gerente General del instituto.
CAPITULO II Pago de Nmina Art. 9. El Administrador de la U.E, debe registrar en el Sistema automatizado vigente, el monto de la nomina regular y especial, que se va a canelar para que el Coordinador del rea de Tesorera realice la trasferencia respectiva. Art. 10. Para procesar el pago de la nmina, la solicitud debe contener los siguientes documentos: 1. Solicitud de pago firmada por el Jefe de RR.HH. 2. Listado del personal por U.E, firmado por el Coordinador del rea de Administracin de Personal y por el analista. 3. Compromiso de Pago de acuerdo al sistema automatizado. 4. Resumen de la ejecucin de la nmina.
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ORDENACIN DE PAGOS CAPITULO III Pago de Reembolsos a funcionarios
Art. 11. EL pago de reembolsos a funcionarios debe contener los siguientes documentos: 1. Solicitud de pago formulada por el Gerente o Jefe de adscripcin. 2. Si el solicitante es un Jefe de Oficina o Gerente de rea Sustantiva, debe estar autorizado por el Gerente General o Presidente. 3. Factura original, que cumpla con los requisitos establecidos por el SENIAT, Leyes y reglamentos. Asimismo dicha factura debe contener sello de recibido conforme, debidamente firmado al dorso. 4. En caso de solicitar el reembolso por gastos incurridos en viajes (tasa aeroportuaria, factura de hotel, entre otros) adicionalmente se debe presentar copia del viatico recibido. 5. Comunicacin de invitacin y/o autorizacin al evento. 6. Los reembolsos tramitados por la comisin de educacin deben llevar copia de la postulacin al curso, del certificado y copia certificada del punto de cuenta que aprueba dicho curso.
CAPITULO IV Reembolsos a Unidades Ejecutoras Art. 12. Las solicitudes de reembolsos a Unidades Ejecutoras deben contener los siguientes documentos: 1. Solicitud de pago formulada por el director. 2. Voucher original de pago. 3. Comprobante de retencin, con los soportes que respaldan el gasto. 4. Factura original, que cumpla con los requisitos establecidos por el SENIAT, Leyes y reglamentos. Asimismo dicha factura debe contener sello de recibido conforme, debidamente firmado al dorso. 5. La solicitud de reembolsos por pagos a proveedores, adicionalmente debe contener los soportes que se indican en el artculo 8 de esta normativa.
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ORDENACIN DE PAGOS CAPITULO V Pago de Anticipos de Funcionarios
Art. 13. Los anticipos de funcionarios solo se tramitaran por va de excepcin. Art. 14. Los anticipos de funcionarios deben tramitarse con una solicitud, donde se indique para que van a ser utilizados esos recursos e indicar la partida presupuestaria donde se cargara dicho gasto. Art. 15. No se debe solicitar anticipos, si el solicitante tiene anticipos pendientes por rendir. Art. 16. Se establece como lapso mximo un (1) mes para la rendicin de facturas y de remanente, segn sea el caso.
CAPITULO VI Pago de Honorarios Profesionales Art. 17. Las solicitudes de pago por honorarios profesionales deben contener los siguientes documentos: 1. Oficio firmado por el Gerente del rea o Jefe de Oficina solicitando el pago formulado. 2. Compromiso de Pago de acuerdo al sistema automatizado. 3. Factura original, que cumpla con los requisitos establecidos por el SENIAT, Leyes y reglamentos. Asimismo dicha factura debe contener sello de recibido conforme debidamente firmado al dorso. 4. Informe de actividades realizadas por el beneficiario. 5. Exposicin de motivos avalando las actividades realizadas firmada por el supervisor inmediato. 6. Copia de contrato debidamente certificada (en caso de existir). 7. Punto de cuenta aprobado. 8. Oficio de solicitud del servicio firmado por el Gerente o Jefe de Oficina.
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ORDENACIN DE PAGOS CAPITULO VII Pago de Viticos Nacionales
Art. 18. El vitico deber ser presentado ante la Oficina de Administracin y Finanzas en un perodo no mayor a noventa (90) das despus de haberse causado. Art. 19. Para procesar el pago de viticos nacionales, la solicitud debe contener los siguientes documentos: 1. Planilla de gastos de viticos firmada por el Secretario del Despacho de la Presidencia, calculado de acuerdo a tarifa vigente y codificacin
presupuestaria a la cual ser cargado el gasto. 2. Comunicacin de invitacin y/o autorizacin al evento. 3. Copia de la Cedula de Identidad. 4. Si el funcionario viaja en su propio vehculo, se calcular el vitico de acuerdo al kilometraje recorrido, segn tabla de referencia de distancia entre ciudades. CAPITULO VIII Pago de Viticos Internacionales Art. 20. Para procesar el pago de viticos internacionales, la solicitud debe contener los siguientes documentos: 1. Oficio de Solicitud de pago formulada por el funcionario autorizado para tal fin. 2. Punto de cuenta donde se aprueba dicho gasto. (excepto los establecidos por convenios internacionales). 3. Base de clculo 4. Comunicacin de invitacin y/o autorizacin al evento. 5. Fotocopia del pasaporte. 6. Carta de postulacin y copia del certificado, en caso de asistencia a eventos internacionales.
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ORDENACIN DE PAGOS CAPITULO IX
Pago de Ejecucin de Obra, Estudios, Proyectos y Servicios Art. 21. Para procesar el pago correspondiente a un contrato de obra, estudios y proyectos, la solicitud debe contener los siguientes documentos: 1. Oficio de Solicitud de pago formulada por el funcionario autorizado para tal fin. 2. Compromiso de Pago de acuerdo al sistema automatizado. 3. Recibo de pago el cual debe llevar la firmar el beneficiario, certificando la cancelacin; en caso de ser anticipo. 4. Factura original firmada al dorso, excepto en los anticipos. 5. Buena Pro otorgada por el Presidente del instituto. 6. Valuacin debidamente firmada por el ingeniero inspector y el gerente del rea responsable, (en caso de ejecucin de obras). 7. Copia del Contrato debidamente certificada. 8. Copia de Fianza de Anticipo debidamente certificada, en caso de estar establecido en el contrato. 9. Informe de la comisin de contrataciones, segn el caso. 10. Hoja de cmputos mtricos. 11. Cuadro de amortizacin. 12. Formato de solicitud Pago a Cuenta firmado por el Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas e Ingeniero residente.
CAPITULO X Otros Pagos Art. 22. Para procesar otros pagos de personal, las solicitudes debe contener los siguientes documentos: 1. Compromiso de pago de acuerdo al sistema firmado por el Jefe de Oficina de RR.HH, (en caso de cancelacin de retenciones efectuadas por nominas al personal, aportes patronales y bono de alimentacin).
2. Clculos debidamente realizados, (en caso de cancelacin de retenciones efectuadas por nominas al personal, aportes patronales y bono de alimentacin). 3. Listados de personal, (en caso de cancelacin de retenciones efectuadas por nominas al personal, aportes patronales y bono de alimentacin). 4. Formato de Anticipo y Presupuesto, segn el motivo de la solicitud, (en caso de anticipo de prestaciones). 5. Copia de antecedentes de servicio y movimiento de personal, (en caso de cancelacin de prestaciones, vacaciones pendientes o cualquier pago a egresados y/o difuntos). 6. Acta de defuncin y declaracion jurada de herederos nicos universales y Cdula de Identidad del (los) Beneficiario (s), (en caso de fallecimiento del funcionario, para el pago de pensin de sobreviviente).
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ORDENACIN DE PAGOS 7. PROCEDIMIENTO PASO 1 RESPONSABLES Unidad Solicitante
ACCIN 1.1 Solicita pago mediante oficio, acompaado de todos los soportes que indica la normativa, segn sea el caso 2.1 Recibe y verifica documentos de Soporte, en cuanto a autorizaciones, tachaduras o enmiendas, que no falte ningn soporte, verifica la codificacin y disponibilidad presupuestaria. Si cumple con las condiciones Contina con el paso 2.3. Si no cumple con estas condiciones Contina con el Paso No. 2.2
Analista del rea de Tesorera
2.2 Devuelve los documentos con sus soportes a la Unidad Solicitante notificando la inconformidad. 2.3 Accede al Sistema Automatizado vaca los datos de la Orden de Pago indicando referencia del documento que lo origin e imprime la Orden de Pago (Original y Copia). 2.4 Revisa, firma y sella la Orden de Pago (Original y Copia), como constancia de su procesamiento y la enva junto con los soportes al Jefe de Tesorera. 3.1 Recibe, revisa que la Orden de Pago este firmada y sellada por el analista de Registro y Control, as como que estn completos todos los documentos soportes, firma y sella la Orden de Pago (Original y Copia), en seal de conformidad. Si esta correcta, firma en seal de aprobacin. Va al paso 3.2.
Coordinacin del rea de Tesorera
Si no esta correcta, devuelve al Analista para su correccin, va al paso 2.1.
3.2 Remite la Orden de Pago para la aprobacin del Jefe de Administracin y Finanzas. 4.1 Revisa Orden de Pago. 4.2 Verifica que este firmada por el Jefe de Tesorera. 4 Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas Si esta correcta, firma en seal de aprobacin. Va al paso 4.3. Si no esta correcta, devuelve al Jefe de Tesorera para su correccin, va al paso 3.1.
4.3 Enva al Jefe de Tesorera para la elaboracin del cheque. Va al 09-02PRO-06
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ORDENACIN DE PAGOS 8. FLUJOGRAMA
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ORDENACIN DE PAGOS 9. ANEXOS:
ANEXO 1 2 3
DESCRIPCIN Orden de Pago (Generada por el Sistema Automatizado). Orden de Compra (Generada por el Sistema Automatizado). Orden de Requisicin (Generada por el Sistema Automatizado)
CDIGO N/A N/A N/A
Anexo 1: Orden de Pago (Generada por el Sistema Automatizado).
Anexo 2: Orden de Compra (Generada por el Sistema Automatizado).
Anexo 3: Orden de Requisicin (Generada por el Sistema Automatizado)
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA RETENCIN DE I.V.A. Y/O I.S.L.R. 1. PROPSITO:
Establecer los pasos para llevar el registro de los libros fiscales de compra y venta, as como tambin realizar la declaracin de los ingresos y de las retenciones correspondientes al Impuesto Sobre la Renta y del Impuesto al Valor Agregado.
2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para las unidades del Nivel Central y Desconcentrado del instituto que realicen retenciones, exceptuando las declaraciones que se realizan solo en el nivel central.
3. RESPONSABLES: 3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para la retencin del I.S.L.R y del I.V.A son: Coordinador del rea de Tesorera. Analistas del rea de Tesorera. Administrador de Unidad Ejecutora. 3.2. Los responsables de actualizar este procedimiento son: Coordinador del rea de Tesorera. Analistas del rea de Tesorera. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas. 3.3. Los responsables de velar por el cumplimiento de este procedimiento son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna.
ELABORACIN
APROBACIN Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma
Firma
Firma
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA RETENCIN DE I.V.A. Y/O I.S.L.R. 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:
4.1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2. Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Publico (LOAFSP).Gaceta Oficial N 5.981 del 31 de Julio de 2008. 4.3. Ley Orgnica de Simplificacin de Tramites Administrativo (LSTA), Gaceta Oficial N 5.981 de fecha 31 de Julio de 2008. 4.4. Ley de Impuesto Sobre la Renta (LISLR), Gaceta Oficial N 38.628 de fecha 16 de Febrero de 2007. 4.5. Ley del Impuesto del Valor Agregado (LIVA), Gaceta Oficial N 39.147 de fecha 26 de Marzo de 2009. 4.6. Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, Gaceta Oficial N 5.662 Extraordinario de fecha 24/09/2003.
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones: Impuestos: Son el principal instrumento que tiene el Estado para recaudar dinero y as atender sus gastos y realizar sus inversiones. Estos impuestos pueden ser directos o indirectos. Impuesto al Valor Agregado Es un tributo que grava la enajenacin de bienes muebles, la prestacin de servicios y la importacin de bienes, aplicable en todo el territorio nacional, que debern pagar las personas naturales o jurdicas, las comunidades, las sociedades irregulares o de hecho, los consorcios y dems entes jurdicos y econmicos, pblicos o privados, que en su condicin de importadores de bienes habituales o no, de fabricantes, productores, ensambladores, comerciantes y prestadores de servicios
independientes, realizan las actividades definidas por la ley como hecho imponible.
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA RETENCIN DE I.V.A. Y/O I.S.L.R. Impuesto Sobre la Renta
Se considera impuesto sobre la renta, los impuestos sobre las ganancias derivadas de la enajenacin de bienes muebles o inmuebles, y los impuestos sobre los sueldos y salarios, as como los impuestos sobre las plusvalas.
5.2. Abreviaturas: INA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas. I.S.L.R.: Impuesto Sobre la Renta. I.V.A.: Impuesto al Valor Agregado. T.F: Timbre Fiscal U.E.: Unidades Ejecutoras R.I.F: Registro de Informacin Fiscal.
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA RETENCIN DE I.V.A. Y/O I.S.L.R. 6. NORMAS GENERALES: CAPITULO I La Retencin de Impuesto Art.1.
El Coordinador del rea de Tesorera debe presentar a travs del Portal Web del Seniat dos (2) declaraciones de las retenciones practicadas durante el perodo correspondiente, siguiendo las especificaciones tcnicas establecidas en el referido Portal.
Art.2.
El Coordinador del rea de Tesorera debe presentar la declaracin informativa aunque no se hubieren efectuado operaciones sujetas a retencin en las U.E.
Art.3.
Toda U.E. debe analizar y controlar el clculo y registro de las retenciones de I.V.A. y I.S.L.R. basado siempre a las leyes y reglamentos de cada uno de ellos
Art.4.
Toda U.E. debe realizar el depsito de los impuestos por retenciones segn el periodo a ser declarado.
Art.5.
El Coordinador del rea de Tesorera y los Administradores de las U.E deben emitir los comprobantes de retencin del I.S.L.R. al momento de realizar la declaracin correspondiente.
Art.6.
Las U.E. deben enviar los libros de compras bimensualmente y los libros de ventas mensualmente a la Coordinacin de Tesorera.
Art.7.
Las U.E. deben llevar los libros de compras y ventas en medios electrnicos.
CAPITULO II Impuesto al Valor Agregado Art.8. El monto a retenerse debe ser el setenta y cinco por ciento (75%) del impuesto causado. Solo se obliga retener el cien por ciento (100%) del impuesto causado, cuando: 1. El monto del impuesto no est discriminado en la factura o documento equivalente. En este caso la cantidad a retener ser equivalente a aplicar la alcuota impositiva correspondiente sobre el precio facturado. 2. La factura no cumpla los requisitos y formalidades dispuestos en la Ley del Impuesto al Valor Agregado o en su Reglamento.
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA RETENCIN DE I.V.A. Y/O I.S.L.R.
3. El proveedor no est inscrito en el RIF o cuando los datos de registro, incluido su domicilio, no coincidan con los indicados en la factura o documento equivalente. En estos casos el agente de retencin deber consultar en la Pgina Web del Seniat, a los fines de verificar que los referidos datos coinciden con los indicados en la factura o documento equivalente. 4. El proveedor hubiere omitido la presentacin de alguna de sus declaraciones del impuesto al valor agregado. En estos casos el agente de retencin deber consultar la Pgina Web del Seniat. Art.9. Los agentes de retencin estn obligados a entregar a los proveedores el comprobante de cada retencin de impuesto que se les practique. El comprobante deber emitirse y entregarse al proveedor a ms tardar dentro de los primeros tres (3) das continuos del perodo de imposicin siguiente. Art.10. Todos las U.E como agentes de retencin del IVA, deben enviar a la Coordinacin de Tesorera los archivos contentivos de las retenciones practicadas de acuerdo al periodo correspondiente. Art.11. Las U.E. deben enviar a la Coordinacin de Tesorera la documentacin de las compras quincenalmente para realizar la respectiva declaracin segn el calendario de contribuyentes especiales emitido por el Seniat.
CAPITULO III Impuesto Sobre la Renta Art.12. Las U.E. deben enviar mensualmente a la Coordinacin de Tesorera los libros de ventas para realizar la respectiva declaracin segn el calendario de
contribuyentes especiales emitido por el Seniat. Art.13. El Coordinador del rea de Tesorera debe analizar las rdenes de pago para determinar las retenciones de impuestos que correspondan. Art.14. El Coordinador del rea de Tesorera debe emitir las rdenes de pago de las retenciones por concepto de obligaciones tributarias.
Art.15. La U.E debe relacionar anualmente los impuestos retenidos y enterados, a travs de un informe, el cual debe presentarse a la Coordinacin de Tesorera dentro de los primeros seis (6) meses del ao. CAPITULO IV Declaracin de I.V.A Art.16. La Coordinacin de Tesorera es la responsable de realizar la respectiva declaracin de las obligaciones tributarias del instituto, segn corresponda. Art.17. Las U.E. deben enviar a la Coordinacin de Tesorera la informacin respectiva para realizar la declaracin del I.V.A a travs del portal del Seniat, segn el calendario de contribuyentes especiales. Art.18. La Coordinacin de Tesorera debe imprimir la planilla generada por el sistema denominada "Planilla de pago para enterar retenciones de IVA efectuadas por agentes de retencin" la cual ser utilizada a los efectos de enterar las cantidades retenidas por el ente recaudador.
CAPITULO IV Envi de documentos Art.19. El Coordinador del rea de Tesorera debe revisar, firmar y enviar a la Coordinacin de Contabilidad la documentacin de las declaraciones de I.V.A, I.S.L.R. y T.F, con las notas de dbitos firmadas y selladas por el banco recaudador. Art.20. La Coordinacin de Tesorera luego de haber revisado los soportes de libros de compra y venta, debe enviarlos a la Coordinacin de Contabilidad de forma consolidada para su respectiva distribucin por U.E.
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA RETENCIN DE I.V.A. Y/O I.S.L.R. 7. PROCEDIMIENTO PASO RESPONSABLES
ACTIVIDAD Para la Retencin a Proveedores: 1.1 Analizan factura.
1.2 Realizan la retencin segn la condicin del proveedor. Coordinacin de Tesorera/Administracin de U.E 1.3 Ejecutan el cheque segn procedimiento respectivo. 1.4 Envan a la unidad de caja 2.1 Entrega comprobante a los proveedores sobre la retencin practicada.
Analista Caja/ Administracin de U.E
2.2 Las U.E, realizan los depsitos y envan a la Coordinacin de Tesorera los soportes fsicos y digitales de las retenciones realizadas. Para la Declaracin: 3.1 Revisa los depsitos efectuados por retencin de cada U.E. 3.2 Verifica que el monto total de los depsitos retenidos corresponda con lo indicado en los libros fiscales. 3.3 Convierte los archivos digitales en el formato requerido por el Seniat.
Coordinacin de Tesorera
3.4 Ingresa al portal de la Web del Seniat a fin de realizar la validacin del archivo de Libro de Compras General. 3.5 En caso que tenga rechazos identifica la(s) lnea(s) de rechazo y realiza los correctivos necesarios y procede a realizar nuevamente la validacin en el portal de la Web del Seniat. 3.6 Imprime la validacin de la retencin generada por el sistema.
3.7 Elabora oficio para realizar cheque para el pago al Tesoro Nacional. 3.8 Archiva copia de documentacin como soporte. 3.9 Enva a la Coordinacin de Contabilidad la documentacin original para su registro contable.
UNIDAD: TESORERA TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA RETENCIN DE I.V.A. Y/O I.S.L.R. 8. FLUJOGRAMA
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE INGRESOS Y EGRESOS 1. PROPSITO
Definir los procedimientos administrativos, a travs de los cuales se registran los Ingresos y Egresos del instituto, para el nivel central y el nivel desconcentrado.
2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable para el registro contable de las transacciones de ingresos y egresos realizados por las diferentes reas administrativas del instituto.
3. RESPONSABLES 3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para el registro contable de ingresos y egresos son los siguientes: son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna. Coordinador del rea de Contabilidad. Coordinador del rea de Tesorera. Analistas del rea de Contabilidad Administrador de Unidad Ejecutora.
3.2 Los responsables de actualizar y mantener este procedimiento son: Coordinador y Analistas del rea de Contabilidad Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas.
ELABORACIN
Fecha:
Fecha:
Fecha:
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UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE INGRESOS Y EGRESOS 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS
4.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2 Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico (LOAFSP), Gaceta Ofi. N 5.891) de fecha 31 de Julio de 2008. 4.3 Ley contra la corrupcin. (G.O. N 5.637) de fecha 0 7 de Abril de 2003. 4.4 Ley de Contrataciones Pblicas. (LCP) (G.O. N 39.16 5) de fecha 24 de Julio de 2008. 4.5 Normas Generales de Contabilidad del Sector Pblico. (G.O. N 36.100) de fecha 04 de Diciembre de 1996. 4.6 Manual de Normas de Control Interno sobre un modelo genrico para la Administracin Pblica Central y Descentralizada Funcionalmente. (G.O. N 38.282) de fecha 28 de Septiembre de 2005.
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 5.1 Definiciones: Activo Comprenden los bienes, derechos y erogaciones que sern aprovechadas en Futuros del instituto susceptibles de montificados objetivamente. Balance de Comprobacin Es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los dbitos y de los crditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas, sea de naturaleza deudora o acreedora. Balance General Enumera y totaliza los Activos, Pasivos y Patrimonio al final de un perodo de operaciones (generalmente un mes, mltiplos de 3 meses o un ao). Balance Operacional Financiero del Sector Pblico Estado que muestra las operaciones financieras de ingresos, egresos y dficit de las dependencias y entidades del Sector Pblico Federal deducidas de las operaciones
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE INGRESOS Y EGRESOS
compensadas realizadas entre ellas. La diferencia entre gastos e ingresos totales genera el dficit o supervit econmico. Documentos Es informacin y el medio que la soporta, los cuales pueden ser papeles, disco magntico, cintas grabadas, software implantado, planos, diskette, CDs, entre otros. Estados Financieros Son informes que utilizan las instituciones para reportar la situacin econmica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o perodo determinado. Estado de Resultados Es el estado financiero que muestra el resultado de las operaciones y la situacin financiera de una entidad para un periodo determinado toma como parmetros los ingresos y gastos de un periodo. Estado de Flujo de Caja Es una herramienta financiera que sirve para la elaboracin, presentacin y administracin de los fondos, con una perspectiva de optimizar los fondos de efectivo. Ingresos Devengados El ingreso que se ha ganado durante un periodo contable pero del que no se ha recibido el pago, ni registrado, debido a que el plazo de ste no vence. Pasivo a corto plazo Est constituido por las deudas y obligaciones pagaderas por la empresa a corto plazo o sea dentro de un plazo aproximado no mayor de un ao, a partir de la fecha del balance General Normalmente se pagan con activos circulantes. Pasivo a largo plazo Comprende las obligaciones por pagarse dentro de un plazo mayor de un ao, aproximadamente a partir siempre de la fecha del balance general. Patrimonio No es un conjunto de objetos o de cosas, sino un conjunto de relaciones: derechos y obligaciones.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE INGRESOS Y EGRESOS Registros Contables Se refieren a todas las anotaciones, datos y variaciones
que se operan en las
cuentas (ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO, INGRESO y EGRESO), por efectos de las transacciones mercantiles, y su objetivo es mostrar los resultados y la historia financiera. 5.2 Abreviaturas: I.V.A: Impuesto de Valor Agregado. MPPAT: Ministerio del Poder Popular para la Agricultura y Tierra. RRHH: Recursos Humanos. SENIAT: Servicio Nacional de Administracin Aduanera y Tributaria. U.E.: Unidades Ejecutoras.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE INGRESOS Y EGRESOS 6. NORMAS GENERALES CAPITULO I Registro Contable
Art. 1. El rea de Contabilidad debe realizar el anlisis de las cuentas contables afectadas en cada transaccin, a fin de validar la confiabilidad de los registros de las operaciones contables. Art. 2. El sistema de contabilidad debe permitir evidenciar la relacin entre los gastos realizados y los ingresos necesarios para su financiamiento dentro de un ejercicio fiscal. Art. 3. Los ingresos devengados se deben realizar por el acto administrativo de la liquidacin y en el mismo se identificar, como mnimo, el deudor, el monto de la deuda y el concepto que origina el derecho. Art. 4. La Contabilidad debe mostrar la igualdad bsica: Activo igual a Pasivo ms Patrimonio. Art. 5. La informacin contable debe reunir requisitos de certidumbre tal que le otorgue, frente a los usuarios, el carcter de creble y vlida para adoptar decisiones pertinentes, expresada en las cifras de los estados financieros. Art. 6. Los hechos contables deben reconocerse y registrarse oportunamente, en orden cronolgico, consecutivo, sin que existan vacos u omisiones en la informacin y en moneda de curso legal, conforme a los sistemas, mtodos y procedimientos que se estimen adecuados, a fin de garantizar la coherencia de la informacin. Art. 7. Las Cuentas por Cobrar deben ser registradas de acuerdo a los Contratos de Arrendamiento y Ventas a Crdito de Bienes y Servicios. Art. 8. Las rdenes de pago deben indicar el proyecto al cual se est imputando el gasto para ser registrado dentro de los parmetros contables exigidos Art. 9. La Rendicin de Cuentas de los Ingresos Propios percibidos por las U.E., por concepto de venta de bienes y servicios deben relacionarse en los formatos diseados para tal fin, indicando: fecha, conceptos, monto.
Art. 10. Los soportes contables originales deben ser archivados segn su organizacin, seguridad y resguardo de acuerdo con las leyes y normativas vigentes
CAPITULO II El Tiempo de Envo de los Soportes Art. 11. La Coordinacin de Tesorera, debe rendir diariamente a la oficina de Contabilidad los documentos y soportes de los ingresos y egresos. Art. 12. La Administracin de las U.E. debe enviar los primeros diez (10) das de cada mes a la Oficina de Contabilidad los documentos y soportes de los ingresos y egresos.
CAPITULO III Soportes para la Rendiciones de Ingresos y Egresos Art. 13. Los siguientes recaudos deben presentarse al momento de hacer las rendiciones, de los ingresos y egresos tanto del nivel centralizado como el desconcentrado: 1. Transferencias o Depsitos Bancarios. 2. Comprobante de Ingresos. 3. Convenios: Transferencias o Depsitos Bancarios. Comprobante de Ingresos. Copia del Convenio. Oficio emitido por el ente Financista. 4. Relacin Mensual de Ingresos por Ventas de Bienes y Servicios. Art. 14. Para realizar las rendiciones de los egresos del Nivel Centralizado y Desconcentrado, se deben presentar los siguientes recaudos: 1. Compras de bienes y servicios: Oficio de Solicitud de Pago.
Orden de compra debidamente firmada por el funcionario autorizado para tal fin. Factura original contra entrega, que cumpla con los requisitos establecidos por el SENIAT, Leyes y Reglamentos. Asimismo dicha factura debe contener sello de recibido conforme, debidamente firmado al dorso. Orden de Requisicin debidamente firmada por el solicitante. Anexar mnimo tres (3) cotizaciones con las mismas caractersticas del bien a adquirir o en efecto, justificar mediante comunicacin. Hoja de Anlisis de Precios. Informe de Recomendaciones. Acta de Recepcin, en caso de ser contra entrega de bienes. 2. Contrato de Obra, Estudios, Proyectos, Servicios de Consultora, Bienes y Servicios adquiridos: Orden de pago. Oficio de Solicitud de pago formulada por el funcionario autorizado para tal fin. Compromiso de Pago de acuerdo al sistema automatizado. Recibo de pago el cual debe llevar la firmar el beneficiario, certificando la cancelacin; en caso de ser anticipo. Factura original firmada al dorso, excepto en los anticipos. Resolucin de Junta Directiva. Valuacin debidamente firmada por el ingeniero inspector y el gerente del rea responsable. Copia del Contrato debidamente certificada. Copia del Punto de Cuenta debidamente certificada. Copia de Fianza de Anticipo debidamente certificada, en caso de estar establecido en el contrato.
Copia de Fianza de Fiel Cumplimiento, si el pago corresponde a la primera valuacin. Informe de la comisin de contrataciones (si aplica). Hoja de cmputos mtricos. Cuadro de amortizacin. Formato de solicitud Pago a Cuenta firmado por el Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas e Ingeniero residente. 3. Viticos Nacionales Orden de pago. Planilla de gastos de viticos firmada por la secretara de la Presidencia, calculado de acuerdo a tarifa vigente y codificacin presupuestaria a la cual se ser cargado el gasto. Comunicacin de Invitacin y/o autorizacin al evento. Copia de la Cedula de Identidad del funcionario. Si el funcionario viaja en su propio vehculo, se calcular el vitico de acuerdo al kilometraje recorrido, segn tabla de referencia de distancia entre ciudades. 4. Viticos Internacionales Orden de pago. Oficio de Solicitud de pago formulada por el funcionario autorizado para tal fin. Punto de cuenta donde se aprueba dicho gasto. (excepto los establecidos por convenios internacionales). Base de clculo Comunicacin de Invitacin y/o autorizacin al evento. Fotocopia del pasaporte. Carta de postulacin y copia del certificado, en caso de asistencia a eventos internacionales.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE INGRESOS Y EGRESOS 5. Honorarios Profesionales: Orden de pago.
Oficio firmado por el Gerente del rea o Jefe de Oficina solicitando el pago formulado. Compromiso de Pago de acuerdo al sistema automatizado. Factura original, que cumpla con los requisitos establecidos por el SENIAT, Leyes y reglamentos. Asimismo dicha factura debe contener sello de recibido conforme debidamente firmado al dorso. Informe de actividades realizadas por el beneficiario. Exposicin de motivos avalando las actividades realizadas firmada por el supervisor inmediato. Copia de contrato debidamente certificada (en caso de existir). Punto de cuenta aprobado. Oficio de solicitud del servicio firmado por el Gerente o Jefe de Oficina. 6. Pagos al Personal: Orden de pago. Compromiso de pago de acuerdo al sistema firmado por el Jefe de Oficina de RRHH, (en caso de cancelacin de retenciones efectuadas por nominas al personal, aportes patronales y bono alimenticio). Clculos debidamente realizados, (en caso de cancelacin de retenciones efectuadas por nominas al personal, aportes patronales y bono alimenticio). Listados de personal, (en caso de cancelacin de retenciones efectuadas por nominas al personal, aportes patronales y bono alimenticio). Formato de Anticipo y Presupuesto, segn el motivo de la solicitud, (en caso de anticipo de prestaciones).
Copia de antecedentes de servicio y movimiento de personal, (en caso de cancelacin de prestaciones o cualquier pago a egresados y/o difuntos). Acta de defuncin y declaracin jurada de herederos nicos y universales, (en caso de fallecimiento del funcionario). Cdula de Identidad del Beneficiario. 7. Pagos de Nmina: Oficio de Solicitud de Pago. Orden de pago. Resumen de Nmina General de Pago por Proyecto y Accin Centralizada, indicando el monto bruto, neto y deducciones. Compromiso de Pago de acuerdo al sistema automatizado. Transferencia con Nota de Dbito debidamente validada por el Banco. 8. Pagos de Vacaciones, Aguinaldos y Pagos al Personal Contratado: Orden de pago. Oficio de Solicitud de Pago Resumen de Nmina General de Pago por Proyecto y Accin Centralizada, indicando el monto bruto, neto y deducciones. Transferencia con Nota de Dbito debidamente validada por el Banco. 9. Pagos por Reposicin de Caja Chica o Cierre de Caja Chica Oficio de Solicitud de Pago. Orden de pago. Relacin de Gastos de Caja Chica, debidamente codificado presupuestariamente. Facturas originales, por montos de hasta veinte (20) unidades tributarias, deben presentarse sin enmiendas, ni tachaduras, indicando fecha de emisin, N de RIF del establecimiento com ercial, N de NIT, descripcin de los bienes adquiridos, cantidades y precios unitarios. En caso de que la factura contemple el cobro del IVA se deber constatar:
N de RIF, NIT y N Control, autorizado por el SENIAT. Las Facturas deben tener el sello Recibido Conforme, indicando los datos del funcionario que recibi el bien: nombre y apellido, nmero de cdula de identidad, cargo, firma y fecha. Por via de excepcin, previa aprobacin de la Oficina de Administracin y Finanzas, y dado el correspondiente anlisis de la situacin o emergencia, pueden autorizarse pagos por caja chica superior de veinte (20) unidades tributarias. Depsitos por reintegro, en el caso de cierre del ejercicio 10. Reembolsos a las Unidades Ejecutoras Oficio de Solicitud de Pago. Orden de pago. Relacin de Gastos Ejecutados. Factura original si es pago a proveedores de Bienes y Servicios. Voucher original de pago. Comprobante de retencin, con los soportes que respaldan el gasto (si aplica). 11. Pagos de Impuestos Oficio de Solicitud de Pago Orden de pago. Formularios del SENIAT debidamente validados por el Banco En el caso de Retencin del IVA de 75% se debe anexar, copia de la Planilla de Depsito validada por el Banco. Relacin detallada de las retenciones que se cancelan por periodos. 12. Pagos de Cursos y Talleres Orden de pago. Programa o carta de aceptacin del ente que dicta el curso, taller o seminario
Aprobacin por parte de la Comisin de Educacin, de la asistencia del Funcionario al curso, taller o seminario, (si aplica). Certificado de asistencia o aprobacin al curso, taller o seminario. Dicho certificado debe ser remitido en un mximo de cinco das despues de haber concluido el curso, taller o seminario. Eventos internacionales que requieran trmite en dlares, debern cumplir con las normas dictadas por la Oficina de Administracin y Servicios. Constancia o recibo de inscripcin debidamente avalado al dorso en seal de conformidad. Art. 15. Recaudo de Documentos auxiliares que deben ser presentados al momento de hacer las rendiciones: 1. Registro mensual de los cinco das de prestaciones y antigedad, de los empleados, personal contratado y obreros, recibidos de la Oficina de RRHH: Resumen de Nmina General de Pago, por Acciones Centralizadas y por Proyectos, tanto para empleados, como obreros y contratados. 2. Cuentas por cobrar a empleados, personal contratado y obreros, recibidos Mensualmente, de la Oficina de RRHH: Relacin de Cuentas por Cobrar indicando el concepto de Nmina que se cancelo dems.
CAPITULO IV Presentacin de Estados Financieros Art. 16. La Coordinacin de Contabilidad debe presentar los estados financieros anuales que le corresponda y dems informacin de carcter contable que sean requeridos por las autoridades del instituto u otros organismos del estado.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE INGRESOS Y EGRESOS 7. PROCEDIMIENTOS: PASO 1
ACTIVIDAD 1.1 Enva a contabilidad los documentos de Coordinador del rea de soporte correspondiente a los ingresos y Tesorera/Administrador de egresos, segn el caso al rea de contabilidad. U.E 2.1 Recibe los documentos de Soporte correspondientes a los ingresos y egresos segn el caso. 2.2 Verifica los soportes y codifica de acuerdo con el plan de cuentas contables los documentos de soporte 2.3 Si coinciden y estn correctos, va al Paso 2.3. Si no coinciden y no estn correctos, devuelve a la Unidad de origen con un Oficio de Remisin indicando la objecin, una vez subsanado el error u omisin, contina en el paso 1.1. 2.4 Realiza los registros contables. 2.5 Imprime comprobante de diario. 2.6 firma y enva junto con los soportes al Coordinador del rea de Contabilidad. 3.1 Recibe comprobante de diario junto con los soportes. 3.2 Verifica los registros del comprobante de diario si coinciden y estn correctos, va al Paso 3.3. Sino coinciden y no estn correctos, va al Paso 1.1 para que se realice la correccin. 3.3 Entrega el Comprobante de Diario al Archivista
RESPONSABLE
Analista de Contabilidad
Coordinador del rea de Contabilidad
Archivista
4.1 Recibe documentos de Soporte y archiva.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE INGRESOS Y EGRESOS 8. FLUJOGRAMA:
9. ANEXOS No aplica
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES 1. PROPSITO
Definir los trmites administrativos a travs de los cuales el rea de contabilidad realiza el Registro de los Bienes Muebles e Inmuebles. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable para la elaboracin de los registros contables de los Bienes Muebles e Inmuebles que adquiere el instituto. 3. RESPONSABLES 3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para el registro de bienes muebles e inmuebles son los siguientes: Coordinador del rea de Contabilidad. Analistas del rea de Contabilidad. Administrador de Unidad Ejecutora.
3.2 Los responsables de actualizar y mantener este procedimiento son: Coordinador y Analistas del rea de Contabilidad. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas.
3.3 Los responsables de velar por el cumplimiento de la aplicacin de este procedimiento son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna.
ELABORACIN
APROBACIN Jede de la Oficina de Administracin y Finanzas
Fecha:
Fecha:
Fecha:
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UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS 4.1
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009.
4.2
Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico (LOAFSP), Gaceta Oficial N 5.891 de fecha 31 de Julio de 200 8.
4.3
Ley Contra la Corrupcin (LCC), Gaceta Oficial N 5 .637 de fecha 07 de Abril de 2003.
4.4
Ley de Contrataciones Pblicas. (LCP), Gaceta Oficial N 39.165 de fecha 24 de Julio de 2008.
4.5
Normas Generales de Contabilidad del Sector Pblico, Gaceta Oficial N 36.100 de fecha 04 de Diciembre de 1996.
4.6
Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genrico para la Administracin Pblica Central y Descentralizada Funcionalmente (MNCI), Gaceta Oficial N 38.282 de fecha 28 de Septiembre de 2005.
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 5.1 Definiciones Activo Conjunto de bienes y crditos pertenecientes al sujeto econmico. En contabilidad esta denominacin se emplea para registrar en el balance lo que la institucin ha adquirido en bienes muebles e inmuebles, en productos comerciales, as como las sumas que le son adeudadas por sus clientes (crditos) y las que pueden encontrarse en su caja o en depsito. Bienes Muebles Son aquellos bienes tangibles que se utilizan para desarrollar la actividad de la empresa; deben tener una vida til estimada superior a un ao y no estn destinados a la venta.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Bienes Inmuebles
Los bienes de uso inmuebles comprenden el valor de los terrenos, edificios, estructuras, instalaciones y obras adicionales de carcter fijo, permanente o semi-permanente, que se encuentren destinados al servicio oficial del Estado Registro de Bienes En particular el gasto causado respecto a las partidas referidas a estos bienes, est comprendida tanto en la ejecucin del presupuesto, como en la contabilidad porque en sta constituye una incorporacin. Pueden acontecer donaciones que acrecientan el patrimonio pudiendo no estar comprendidas en el clculo del Presupuesto de Ingresos y Gastos.
5.2 Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas. U.E.: Unidad Ejecutora.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES 6. NORMAS GENERALES
Art. 1. Los bienes muebles e inmuebles adquiridos por el Instituto, forman parte de su patrimonio y la administracin de los mismos, es de su nica competencia. Art. 2. Todo responsable de la tenencia, uso o custodia de los bienes del instituto debe adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y control. Art. 3. Los bienes inmuebles deben registrarse por el valor original de adquisicin, produccin, construccin o intercambio. Art. 4. Los gastos de depreciacin debe ser registrados por contabilidad de acuerdo con la informacin suministrada mensualmente por la Unidad de Bienes Nacionales. Art. 5. Bienes Nacionales debe entregar mensualmente a Contabilidad los siguientes soportes: 1. Movimientos tanto de incorporaciones como de desincorporaciones de los bienes muebles e inmuebles del Instituto. 2. Relacin de Bienes adquiridos a travs de Convenios de las U.E. 3. Acta en la cual se indica que de acuerdo con el Convenio el bien pasa a ser propiedad del INIA. 4. Factura Original. 5. Hoja Resumen del Registro Auxiliar de Bienes Muebles e Inmuebles.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES 7. PROCEDIMIENTOS PASO RESPONSABLE
ACTIVIDAD 1.1. Recibe de Bienes Nacionales, los soportes de los movimientos de los bienes muebles y/o inmuebles. 1.2. Verifica y codifica de acuerdo con el plan de cuentas contables los documentos de soporte: 1.2.2 Si coinciden y estn correctos, Compara Hoja Resumen del Registro Auxiliar de Bienes Muebles e Inmuebles con el Mayor Auxiliar y verifica si el bien est registrado. Si est registrado el bien, va al Paso No. 1.4. Si no est registrado el bien, va al Paso No. 1.3. Si no coinciden y no estn correctos, devuelve a la oficina de Bienes Nacionales con un Oficio de Remisin indicando la objecin.
Analista del rea Contabilidad
1.2.3
1.3. Realiza los registros contables y firma. 1.4. Imprime comprobante de diario y enva junto con los soportes al coordinador de contabilidad. 2.1. Recibe comprobante de diario junto con los soportes. 2 Coordinador del rea de Contabilidad 2.2. Verifica los registros del comprobante de diario. 2.3. Entrega el Comprobante de Diario al Archivista. 3 Archivista 3.1. Recibe documentos de Soporte y archiva.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES 8. FLUJOGRAMA
9. ANEXOS No aplica
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE BIENHECHURAS 1. PROPSITO:
Establecer los pasos que se deben seguir para el registro de las bienhechuras del instituto.
2. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable para la rendicin, capitalizacin, valoracin y amortizacin de Mejoras y Bienhechuras pertenecientes al instituto. 3. RESPONSABLES 3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para el registro de bienhechuras son los siguientes: son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna. Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Coordinador del rea de Contabilidad. Analistas del rea de Contabilidad. Administrador de Unidad Ejecutora.
3.2 Los responsables de actualizar y mantener este procedimiento son: Coordinador y Analistas del rea de Contabilidad. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas.
ELABORACIN
AUTORIZACIN Coordinador del rea de organizacin y Sistemas
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma
Firma
Firma
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE BIENHECHURAS 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS
4.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV). Gaceta Oficial. N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2 Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico. (LOAFSP), Gaceta Oficial N 5.891 de fecha 31 de Julio de 2008. 4.3 Ley contra la corrupcin, Gaceta Oficial N 5.637 d e fecha 07 de Abril de 2003. 4.4 Normas Generales de Contabilidad del Sector Pblico, Gaceta Oficial N 36.100 de fecha 04 de Diciembre de 1996. 4.5 Nomas Internacionales de Contabilidad para el Sector Pblico (NICSP), Publicado en el ao 2001. 4.6 Manual de Normas de Control Interno sobre un modelo genrico para la Administracin Pblica Central y Descentralizada Funcionalmente (MNCI), Gaceta Oficial N 38.282 de fecha 28 de Septiembre de 2005 .
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 5.1 Definiciones: Cuentas por Pagar Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisicin de activos fijos o contratacin de inversiones en proceso. Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a ms de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo. Mejoras y Bienhechuras Es el costo de construcciones, deforestaciones, nivelaciones, movimientos de tierra, entre otros, hechas por el INIA en inmuebles de su propiedad (Terrenos) o en inmuebles propiedad de terceros, cedidos al instituto de manera gratuita u onerosa, del cual se espera en el futuro, beneficios econmicos o de uso para el instituto.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE BIENHECHURAS Propiedad
Es el poder directo e inmediato sobre un objeto o bien, por la que se atribuye a su titular la capacidad de disponer del mismo, sin ms limitaciones que las que imponga la ley.
5.2 Abreviaturas INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas. U.E.: Unidad Ejecutora. U.T.: Unidad Tributaria. NICSP: Normas Internacionales del Sector Pblico.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE BIENHECHURAS 6. NORMAS GENERALES CAPITULO I Las Bienhechuras
Art. 1. Para las Mejoras y Bienhechuras se deben aplicar los mismos criterios de reconocimiento que para el resto del Activo Fijo. Art. 2. Debe ser reconocido como activo cuando sea probable que el instituto obtenga los beneficios econmicos futuros derivados del mismo; y cuando el costo de dichas mejoras para el instituto pueda ser valorado con suficiente fiabilidad. Art. 3. Se debe determinar si una partida concreta satisface el primer criterio para su reconocimiento como activo; el instituto necesita evaluar el grado de certidumbre relativo a los flujos de efectivo de los beneficios econmicos futuros a partir de la evidencia disponible en el momento del reconocimiento inicial. Art. 4. Los beneficios econmicos futuros del activo a ser recibidos por parte del instituto deben ser conocidos con suficientes certeza. Art. 5. Las bienhechuras o ajustes deben ser cargado en una partida independiente y nominada; de manera que identifique el activo. Art. 6. Las Mejoras y Bienhechuras debe presentarse en el Balance General del Instituto, a su valor neto; esto es: el costo de las Mejoras y Bienhechuras menos su Amortizacin Acumulada. Art. 7. Antes de efectuar la correspondiente Mejora o Bienhechura, se debe determinar la disponibilidad presupuestaria para efectuar la erogacin. Art. 8. La Mejora o construccin de Bienhechuras debe estar debidamente justificada por el Responsable de la Unidad Solicitante. Art. 9. Su aprobacin solo debe efectuar si existe la respectiva partida presupuestaria con margen disponible para el gasto o inversin.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE BIENHECHURAS CAPITULO II Valores de Bienhechura
Art. 10. El costo de las Mejoras y Bienhechuras debe incluir el costo de transacciones, con terceros ajenos al instituto, para adquirir los materiales, mano de obra, servicios recibidos, el costo de arrendamiento de equipos y otros factores consumidos durante el proceso de construccin e imputables directamente a la construccin de dicha Mejora o Bienhechura. Art. 11. El costo de las Mejoras y Bienhechuras debe ser capitalizable cuando la suma de los elementos de dicho costo sea mayor a 500 U.T., y modifique la estructura del bien inmueble o aumente su vida til. Art. 12. Si el valor total de la Mejora o Bienhechura excede a 100 U.T. (an cuando el pago parcial sea inferior), se debe registrar a Mejoras y Bienhechuras en Propiedad Mejoras y Bienhechuras en Propiedad Ajena, segn sea el caso. Art. 13. En aquellos casos de construcciones en los cuales el costo de la Mejora o Bienhechura sea capitalizable, esta se haya hecho sobre inmuebles (distintos de Terrenos) propiedad del Instituto, el costo de la Mejora y Bienhechura se debe incorporar al costo del Inmueble existente y se depreciar en el resto de vida til de dicho activo.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE BIENHECHURAS 7. PROCEDIMIENTOS: PASO RESPONSABLE
ACCIN 1.1 Recibe de Caja documentos Construccin de Bienhechuras
de
Soporte
Analistas del rea de Contabilidad
1.2 Verifica los documentos de soporte: Si coinciden y estn correctos, va al Paso No. 1.3. Si no coinciden y no estn correctos, devuelve a la Unidad de origen con un Oficio de Remisin indicando la objecin, una vez subsanado el error u omisin, contina en el paso 1.1 1.3 Codifica de acuerdo con el plan de cuentas contables. 1.4 Imprime comprobante de diario. 1.5 Firma comprobante y enva junto con los soportes al coordinador de contabilidad. 2.1. Recibe comprobante de diario junto con los soportes. 2.2. Verifica los registros del comprobante de diario, el registro del causado (Cuenta por Pagar) al momento de la emisin de la Orden de Pago y del pagado al momento de la emisin del Cheque Voucher coincidan y que estn correctos 2.3. Si coinciden y estn correctos, entrega el Comprobante de Diario al Archivista va al paso 3.1. 2.4. Si no coinciden y no estn correctos, devuelve el Comprobante de Diario a Responsable paso 1.3.
Archivista
3.1 Recibe documentos de Soporte y archiva.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE BIENHECHURAS 8. FLUJOGRAMA
9. ANEXOS No aplica
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE FIANZAS Y GARANTAS 1. PROPSITO
Definir los pasos necesarios para el registro de fianzas y garantas tanto en el nivel centralizado como en el nivel desconcentrado del instituto. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el registro y liberacin de fianzas y garantas que se adquieren a travs de la contratacin de obras, bienes y servicios en el nivel centralizado y desconcentrado del instituto.
3. RESPONSABLES 3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para el registro de fianzas y garantas son los siguientes: son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna. AUTORIZACIN Coordinador del rea de Organizacin y Sistemas APROBACIN Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Coordinador del rea de Contabilidad Analistas del rea Contabilidad. Administrador de Unidad Ejecutora.
ELABORACIN
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UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE FIANZAS Y GARANTAS 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS
4.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2 Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico (LOAFSP), Gaceta Oficial N 5.891 de fecha 31 de Julio de 2008. 4.3 Ley Contra la Corrupcin (LCC), Gaceta Oficial N 5 .637 de fecha 07 de Abril de 2003. 4.4 Ley de Contrataciones Pblicas (LCP), Gaceta Oficial N 39.165 de fecha 24 de Julio de 2008. 4.5 Normas Generales de Contabilidad del Sector Pblico (NGCSP), Gaceta Oficial N 36.100 de fecha 04 de Diciembre de 1996. 4.6 Manual de Normas de Control Interno sobre un modelo genrico para la Administracin Pblica Central y Descentralizada Funcionalmente (MNCI), Gaceta Oficial N 38.282 de fecha 28 de Septiembre de 2005 . 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 5.1 Definiciones: Acta de Aceptacin Definitiva Acta que se expide despus de haber transcurrido el lapso de garanta que corresponde una vez emitida el acta de aceptacin provisional. Acta de Inicio Constancia que se expide en el momento en que se inicia la obra. Acta de Terminacin Constancia que se expide una vez finalizada la obra, previo al acta de aceptacin provisional. Actividad Refleja los procesos contenidos en las acciones presupuestarias cuya produccin es intermedia, con un centro de gestin productivo y la asignacin formal de recursos reales y financieros.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE FIANZAS Y GARANTAS Anticipo
Monto cancelado al proveedor de bienes o servicios de conformidad a las condiciones previamente establecidas en el documento principal. se entrega previa presentacin de una fianza de anticipo. Facturas Documento preparado por un vendedor de bienes o servicios y entregado al comprador. Contiene los aspectos bsicos de la transaccin comercial, caractersticas del bien o servicio, precio unitario y precio total. Fianza Obligacin accesoria que se contrae a fin de asegurarse el cumplimiento cabal de las condiciones inicialmente contradas, a travs de una orden de compra o un contrato. Esta garanta es otorgada en documento pblico por las empresas de seguro o entidades bancarias. Fianza de Anticipo Aval que otorga el ente que suministrar el bien y/o servicios al ente contratante para garantizar el anticipo concedido. Fianza de Fiel Cumplimiento Fianza que se otorga al contratante para garantizar el total del contrato firmado. Garantas Una garanta es un negocio jurdico mediante el cual se pretende dotar de una mayor seguridad al cumplimiento de una obligacin o pago de una deuda. Retenciones Accin de retener parte del pago de una deuda. Monto que se deduce de la valuacin de la obra ejecutada, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones. 5.2 Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcola U.E.: Unidad Ejecutora.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE FIANZAS Y GARANTAS 6. NORMAS GENERALES
Art. 1. Las unidades administradoras del nivel central y desconcentrado (U.E.) deben llevar los registros de todas sus operaciones de acuerdo a las instrucciones que al efecto dicte la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica. Art. 2. El proveedor o contratista Consigna ante la Unidad Administradora Central el
documento dela fianza constituida Art. 3. El proveedor o contratista debe constituir, por el monto indicado en el contrato, una Fianza de Fiel Cumplimiento otorgada por una compaa de seguros, una institucin bancaria de reconocida solvencia o cualquier ente pblico que otorgue asistencia financiera, con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones que asume. Art. 4. El proceso de Registro de Fianzas se debe realizar a travs de la ejecucin de los procedimientos: 1. Constitucin de Fianzas. 2. Liberacin de Fianzas. 3. Ejecucin de Fianzas. Art. 5. Las fianzas deben estar constituidas mediante documento autenticado registrado. Art. 6. Los soportes originales deben archivarse segn su organizacin, seguridad y resguardo de acuerdo con las leyes y normativas vigentes
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE FIANZAS Y GARANTAS 7. PROCEDIMIENTOS: PASO RESPONSABLE
ACTIVIDAD 1.1 Recibe del proveedor o contratista, el documento que acredita la fianza o garanta (de Anticipo o Fiel Cumplimiento). 1.2 Verifica que el documento de la fianza se ajuste a los parmetros establecidos en las normas legales para la transaccin que se est realizando. 1.3 Si esta correcto enva al analista de contabilidad, sino regresa al proveedor para modificacin 2.1 Recibe de Tesorera y de la Unidad Ejecutora los documentos de Soporte correspondientes a las fianzas y garantas, segn el caso.
Coordinador del rea de Tesorera y/o Administrador de U.E
Analista del rea de Contabilidad
2.2 Verifica los soportes y codifica a la cuenta acreedora. 2.3 Registra en el libro Auxiliar de Fianzas a Favor. 2.4 Imprime comprobante de diario y enva junto con los soportes al Coordinador del rea de contabilidad. 3.1 Recibe comprobante de las fianzas y garantas junto con los soportes.
3.2 Verifica los registros. 3.3 Entrega el Comprobante de Diario al Archivista 4.1 Recibe documentos de Soporte y archiva.
Archivista
4.2 Archiva la liberacin de la fianza y soportes para su informacin y control.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE FIANZAS Y GARANTAS 8. FLUJOGRAMA
9. ANEXO. No aplica
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LAS CONCILIACIONES BANCARIAS 1. PROPSITO
Definir los trmites administrativos para realizar las Conciliaciones Bancarias de cada una de la Entidades Bancarias con las cuales el instituto mantiene transacciones. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica desde la recepcin de los estados de cuenta y los movimientos bancarios, hasta la elaboracin de las conciliaciones bancarias de las cuentas del instituto
3. RESPONSABLES 3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para la conciliacin bancaria son los siguientes: son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna. AUTORIZACIN Coordinador del rea de Organizacin y Sistemas APROBACIN Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas Coordinador del rea de Contabilidad. Coordinador de rea de Tesorera. Analistas del rea de Contabilidad. Administrador de Unidad Ejecutora.
ELABORACIN
Fecha:
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Firma
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LAS CONCILIACIONES BANCARIAS 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS
4.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2 Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico. (LOAFSP), Gaceta Oficial N 5.891 de fecha 31 de Julio de 2008. 4.3 Ley General de Banco y otras Instituciones, Gaceta Oficial N 5.555 de fecha 03 de Noviembre del 2001. 4.4 Normas Generales de Contabilidad del Sector Pblico, Gaceta Oficial N 36.100 de fecha 04 de Diciembre de 1996. 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 5.1 Definiciones Conciliacin Bancaria Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Fideicomiso Es un contrato mercantil mediante el cual una persona fsica o jurdica destina sus bienes o derechos a la realizacin de una finalidad lcita y determinada encargado a una institucin fiduciaria el llevar a cabo esa finalidad en beneficio propio o de otra persona. Los elementos personales son: fideicomitente, quien es la persona que crea el fideicomiso, o sea el que da los bienes; fiduciario, entidad jurdica que maneja el patrimonio dado en fideicomiso; fideicomisario, persona beneficiada del fideicomiso. Notas de Debito Es un documento emitido por la unidad financiera para indicarle al titular que se ha cargado a su cuenta un valor determinado por concepto de intereses, fletes, moras, devoluciones. Nota de Crdito Ser emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Especficamente para disminuir (abonar o acreditar) el
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LAS CONCILIACIONES BANCARIAS
importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, as como por la anulacin de operaciones. 5.2 Abreviaturas INA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas. U.E.: Unidad Ejecutora. 6. NORMAS GENERALES CAPITULO I Conciliacin Bancaria Art. 1. Las conciliaciones bancarias, deben estar debidamente selladas y firmadas por el analista contable. Art. 2. El rea de Contabilidad debe determinar los saldos el cual se obtienen de los siguientes: 1. Del mayor de la cuenta "Banco". 2. Del Estado de Cuenta Bancario. Art. 3. El rea de Contabilidad deben establecer partidas conciliatorias partiendo de la comparacin entre los registros. Art. 4. El rea de Contabilidad debe presentar por escrito las conciliaciones que explican las diferencias entre un saldo y otro. Art. 5. Cuando se haya omitido algn registro se debe efectuar el ajuste a efectos de que el saldo de la cuenta "banco" sea correcto. Art. 6. Los soportes y conciliaciones bancarias deben ser archivados segn su organizacin, seguridad y resguardo de acuerdo con las leyes y normativas vigentes. Para elaborar las Conciliaciones Bancarias deben tomarse en cuenta los movimientos bancarios generados, entre las ms importantes podemos mencionar:
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LAS CONCILIACIONES BANCARIAS 1. Depsitos no registrados. 2. Cheques en transito. 3. Notas de dbito y crdito bancarias.
4. Cheques anulados con la correspondiente copia de los mismos. 5. Diferencias presentadas por error, bien sea por parte del rea contable o por el banco. 6. Cualquier otra informacin o documentacin necesaria que soporte las partidas pendientes de conciliacin.
CAPITULO II Tiempo de Envi de Documentos Art. 7. El rea de Tesorera debe entregar a Contabilidad diariamente los documentos necesarios para generar la conciliacin. Art. 8. Las U.E, deben enviar mensualmente a Contabilidad, en la Rendicin de Ingresos y Gastos, las Conciliaciones Bancarias y los Originales de la Notas de Dbito y Crdito. Art. 9. El rea de Tesorera debe entregar a Contabilidad los primeros cinco das de cada mes lo siguiente: 1. Estados de Cuentas Bancarios, de cuentas corrientes, ahorros y fideicomisos. 2. Movimiento Mensual de Cuentas Bancarias.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LAS CONCILIACIONES BANCARIAS 7. PROCEDIMIENTO PASO RESPONSABLE
ACTIVIDAD 1.1 Diariamente, codifica y registra los movimientos de Notas de Dbito, Crdito, Cheques y depsitos. 1.2 Imprime el Mayor Analtico y compara con el Estado de Cuenta del Banco.
Analista del rea de Contabilidad
1.3 Analiza la informacin y determina la diferencia. Si existen diferencias solicita a Tesorera la informacin faltante. Si no existen diferencias Entrega la Conciliacin al coordinador de contabilidad. 2.1 Recibe la Conciliacin Bancaria. 2.2 Revisa conciliacin Si no estn correctos regresa al analista contable. Si estn correcto enva los documentos al Archivista. 3.1 Recibe la Conciliacin Bancaria junto con los soportes y archiva.
Archivista
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LAS CONCILIACIONES BANCARIAS 8. FLUJOGRAMA
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LAS CONCILIACIONES BANCARIAS
9. ANEXOS No aplica
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES INMUEBLES 1. PROPSITO:
Establecer los criterios para llevar el registro y control de las operaciones de adquisicin de Bienes Inmuebles que realiza el instituto en el marco de las autorizaciones legales correspondientes.
2. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable, para el registro en el inventario de los bienes inmuebles del instituto y comprende las adquisiciones, incorporaciones y reasignaciones de bienes inmuebles.
3. RESPONSABLES: 3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para el registro de los bienes inmuebles son los siguientes: son: Elaboracin Autorizacin Coordinador del rea de Organizacin y Sistemas Aprobacin Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Coordinador del rea de Contabilidad. Analistas de Bienes Nacionales. Administrador de Unidad Ejecutora.
3.2 Los responsables de actualizar y mantener este procedimiento son: Coordinador del rea de Contabilidad Analistas de Bienes Nacionales Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas.
Fecha:
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Firma
Firma
Firma
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES INMUEBLES Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna.
4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS: 4.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2 Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y el Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGR y SNCF), Gaceta Oficial N 37 .347 de fecha 17 de Diciembre de 2001. 4.3 Ley Orgnica que Regula la Enajenacin de Bienes del Sector Pblico No Afectos a las Industrias Bsicas, Gaceta Oficial N 3951 de fecha 7 de enero de 1987 4.4 Ley Orgnica de la Administracin Pblica (LOAP), Gaceta Oficial N 5.890 de fecha 31 de Julio de 2008. 4.5 Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos (LOPA), Gaceta Oficial N 2.812 de fecha 01 de Julio de 1981. 4.6 Ley Orgnica de Hacienda Pblica Nacional (LOHPN), Gaceta Oficial N 39.238 de fecha 10 de Agosto de 2009. 4.7 Ley de Simplificacin de Trmites Administrativos (LSTA), Gaceta Oficial N 5.891 de fecha 31 de Julio de 2008. 4.8 Ley Contra la Corrupcin (LCC), Gaceta Oficial N 5 .637 de fecha 07 de Abril de 2003.
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones: Adquisicin de tierras y terrenos Adquisicin de cualquier tipo de tierras y terrenos independientemente del uso que se de a los mismos. Adquisicin de edificios e instalaciones
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES INMUEBLES
Adquisicin de edificios, casas, quintas y cualquier otro tipo de instalaciones. Se imputa por esta especfica los terrenos sobre los cuales reposen las edificaciones e instalaciones que se adquieran. Adquisicin de maquinaria y equipos usados Asignacin para la adquisicin de maquinaria y equipos que hayan sido utilizados y que provengan del mercado nacional e internacional. Bien Es todo objeto fsico, propiedad de la institucin, situado en cualquiera de sus instalaciones, en oficinas, o fueras de ellas, que no se consumen al primer uso, por ser de naturaleza permanente o semi-permanente. Bienes Inmuebles Los bienes de uso inmuebles comprenden el valor de los terrenos, edificios, estructuras, instalaciones y obras adicionales de carcter fijo, permanente o semipermanente, que se encuentren destinados al servicio oficial del Estado. Compras Son las adquisiciones de Bienes Inmuebles que se ejecuten de acuerdo a las normas legales administrativas aplicables; tambin se registrarn las compras de inmuebles. Los comprobantes respectivos sern las facturas o los ttulos de propiedad. Solo se incorporar las adquisiciones de bienes Inmuebles efectuadas por las diversas dependencias del organismo debidamente autorizadas. Convenio Se entiende el pacto o acuerdo entre partes, con el propsito de crear o desarrollar un fin en comn, contempla las disposiciones sujetas entre las partes. Costo de adquisicin El costo de adquisicin de un bien de uso representa el sacrificio econmico para adquirir el bien y ponerlo en condiciones de ser utilizado en la actividad. Donacin Son las entradas o salidas de bienes por donacin u obsequio o titulo gratuito, procedentes de personas o entidades, sobre la base de los respectivos documentos.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES INMUEBLES Expropiacin de tierras y terrenos
Se imputan por esta especfica los gastos por concepto de indemnizacin por la expropiacin de tierras y terrenos. Expropiacin de edificios e instalaciones Asignacin para atender los gastos por concepto de indemnizacin por la expropiacin de edificios, casas, quintas y cualquier otro tipo de instalaciones. Se imputa por esta especfica la expropiacin que se realice a un terreno, sobre el cual reposa la edificacin e instalacin a expropiar. Ficha Catastral Es un requisito para la venta de los inmuebles y debe actualizarse cada vez que el inmueble cambia de propietario presentando ante la Alcalda el documento de compra venta registrada con la cancelacin del impuesto inmobiliario que corresponda al anterior propietario. Incorporacin Es introducir el bien como tal en los registros financieros y de bienes. Se incorporan cuando se entregan al primer al primer usuario. Incorporacin por Traslado o Traspaso Se utiliza este concepto para registrar los Bienes Muebles en uso recibidos de otras unidades de trabajo, los cuales han sido previamente desincorporados. Incorporacin por donacin Se emplea este concepto para registrar la entrada de Bienes Muebles que hayan sido donados a la Institucin Inmuebles, maquinarias y equipos usados Se imputan por esta genrica los gastos por la compra de inmuebles para el uso de entes pblicos, por efecto de expropiaciones y para la adquisicin de maquinaria y equipos usados. Los gastos de gestin y registro de los respectivos inmuebles y equipos, se imputan en las correspondientes especficas de esta genrica.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES INMUEBLES Plano / ubicacin
Forman parte de los documentos del contrato, donde se muestran con precisin el diseo, la ubicacin, las dimensiones y sus relaciones con otros elementos del proyecto. Tambin llamados planos de proyecto, planos de trabajo. Responsables Patrimoniales Primarios Son cada uno de los titulares de las unidades ejecutoras de programa presupuestario de las dependencias ordenadoras de compromisos y pagos. Responsables Patrimoniales De Uso Son los funcionarios que tienen asignados Bienes Muebles, Inmuebles y Semovientes para el uso, en la ejecucin de sus propias actividades. Registro Documento que otorga evidencias objetivas de las actividades efectuadas. Tasacin Valor de la vivienda o un inmueble certificado por sociedades constituidas al efecto. Mediante este certificado no slo se conoce el valor real del inmueble, sino que adems sirve de base para obtener el prstamo hipotecario solicitado. Debe ser realizada por un perito independiente y autorizado por el Ministerio de Economa y Hacienda. Su validez es de seis meses. Unidad de Bienes Nacionales Es aquella dependencia administrativa del INIA, responsable de la Administracin, Registro y Custodia de los Bienes de la Institucin. 5.2. Abreviaturas: CENBISP: Comisin para Enajenacin de Bienes del Sector Pblico no afectados a las Industrias Bsicas. U.E: Unidad Ejecutora ONCOP: Oficina Nacional de Contabilidad Pblica
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES INMUEBLES 6. NORMAS GENERALES : CAPITULO I Los Bienes Inmuebles
Art. 1. Los bienes inmuebles adquiridos por el instituto forman parte de su patrimonio y la administracin de los mismos es de su nica competencia. Art. 2. Los bienes propiedad del instituto y aquellos que posean condicin de custodia slo deben ser utilizados para el desarrollo de sus actividades. Art. 3. Los bienes inmuebles deben registrarse por el valor original de adquisicin, produccin, construccin o intercambio. Art. 4. Sern considerados como responsables patrimoniales de uso de los bienes inmuebles las U.E., que tienen asignados bienes para el uso en la ejecucin de las actividades propias de su cargo. Art. 5. El control integral de los bienes inmuebles debe llevarse de forma centralizada en a travs de la Unidad de Bienes Nacionales de la Gerencia General, de acuerdo a la informacin suministrada por cada U.E. Art. 6. La Unidad de Bienes Nacionales tanto en el nivel centralizado como el desconcentrado debe mantener inventarios continuos de los bienes inmuebles adscritos al instituto, con el fin de ejercer controles necesarios. Art. 7. La omisin, retardo, negligencia o imprudencia en adoptar medidas necesarias para salvaguardar los bienes, dar lugar a la apertura de la averiguacin administrativa correspondiente, para establecer las responsabilidades del caso. Art. 8. La Unidad de Bienes Nacionales debe proceder a realizar la debida identificacin de los bienes una vez adquiridos por el instituto. Art. 9. La Unidad de Bienes Nacionales de la Gerencia General debe remitir mensualmente a la Coordinacin de Contabilidad el inventario de bienes inmuebles con ajustes de precios de mercado para que esta informacin sea reflejada como nota en los estados financieros.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES INMUEBLES CAPITULO II Los Registros
Art. 10. El registro de los bienes inmuebles se origina por las siguientes operaciones: 1. Asignacin de un bien inmueble 2. Adquisicin de un bien inmueble Art. 11. La incorporacin de bienes inmuebles puede ser dada por el concepto de adquisicin por compra-venta, donaciones o cualquier otra. Art. 12. La Oficina de Consultora Jurdica es la encargada de llevar el proceso para la adquisicin de bienes inmuebles. Art. 13. La Comisin para la Enajenacin de Bienes del Sector Pblico no afectos a las Industrias Bsicas debe ser la encargada de autorizar la adquisicin, enajenacin y aceptacin de bienes del Estado. Art. 14. La Procuradura General de la Repblica, en caso de bienes propiedad del Estado, es el ente encargado de la redaccin del documento de adquisicin y/o enajenacin. Art. 15. La Unidad de Bienes Nacionales tiene la responsabilidad de la guarda y custodia de los expedientes de bienes inmuebles propiedad del instituto. Art. 16. Toda Ficha Catastral que soporte la adquisicin del inmueble debe contemplar los siguientes aspectos: 1. Mapa Catastral 2. Registro Fotogrfico 3. Plano / ubicacin 4. Identificacin del propietario 5. Datos de protocolizacin 6. Direccin del Inmueble 7. Antecedentes del inmueble 8. Nmero de Mapa Catastral 9. Cdigo Catastral 10. Linderos / Descripcin (originales y actuales) 11. Tasacin
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES INMUEBLES 12. Valor de adquisicin o construccin 13. Valor ajuste CAPITULO II La Desincorporacin
Art. 17. La desincorporacin de bienes inmuebles puede ser dada por venta del bien o por concepto distinto a la venta entre los que podemos mencionar: donaciones, parte de pago, convenios, expropiaciones, recuperaciones, entre otros a travs del Procedimiento de Enajenacin de Bienes. Art. 18. La Comisin para la Enajenacin de Bienes del Sector Pblico no afectos a las Industrias Bsicas es la encargada de autorizar la desincorporacin de bienes inmuebles propiedad del instituto. Art. 19. La Procuradura General de la Repblica en conjunto con la Oficina Consultora Jurdica debe ser la instancia encargada de la redaccin de los documentos de desincorporacin de bienes inmuebles. Art. 20. La Unidad de Bienes Nacionales ser la responsable de la desincorporacin del inventario de aquellos bienes inmuebles enajenados por el instituto. Art. 21. Los expedientes de bienes inmuebles desincorporados deben ser custodiados en el archivo de la Unidad de Bienes Inmuebles.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES INMUEBLES 7. PROCEDIMIENTO PASO RESPONSABLES
ACCIN 1.1 Recibe por parte de la Junta Directiva documento aprobando la adquisicin del inmueble. 1.2 Analiza la documentacin recibida, determina si el bien inmueble es propiedad del Estado y procede de acuerdo a la normativa. Si el Inmueble no es propiedad del Estado: 1.3 Redacta documento de adquisicin y se encarga de su protocolizacin. 1.4 Enva el documento protocolizado al Jefe de Administracin y Finanzas, (Va al paso 2.1). Si el Inmueble es propiedad del Estado: 1.5 Solicita autorizacin a la CENBISP para la adquisicin del bien inmueble.
Consultora Jurdica
1.6 Recibe Oficio de autorizacin para la adquisicin del bien inmueble de la CENBISP. 1.7 Enva los requisitos exigidos por la Procuradura General de la Repblica para la incorporacin del bien inmueble propiedad del estado. 1.8 Elabora conjuntamente con la Procuradura General de la Repblica Documento de incorporacin del inmueble. 1.9 Realiza gestiones conjuntamente con la Procuradura General de la Repblica para protocolizar el documento de incorporacin del inmueble. 1.10 Enva a la Unidad de Bienes Nacionales el documento del inmueble.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES INMUEBLES
2.1 Recibe de la Oficina de Consultora Jurdica el documento de adquisicin de Inmueble y sus anexos. 2 Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas 2.2 Verifica que correctos. los documentos estn
2.3 Enva a la Unidad de Bienes Nacionales. 3.1 Recibe documentacin. 3.2 Prepara expediente del bien inmueble de acuerdo a la documentacin recibida. 3.3 Ingresa la informacin del inmueble al Inventario General de Bienes Inmuebles del instituto. 3 Analista de Bienes Nacionales 3.4 Solicita ficha catastral del bien inmueble al municipio de adscripcin. 3.5 Archiva la ficha catastral en el expediente del inmueble. 3.6 Remite a la Unidad de Contabilidad fotocopia del documento de adquisicin del inmueble y soportes necesarios para la operacin contable.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES INMUEBLES 8. FLUJOGRAMA
9. ANEXOS. No aplica.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES MUEBLES Y SEMOVIENTES 1. PROPOSITO:
Mantener un registro actualizado y clasificado de los diversos bienes muebles y semovientes de la institucin, que conforman el inventario de activos de sta; con la finalidad de proveer informacin oportuna y confiable a las autoridades del instituto.
2. ALCANCE: Este procedimiento comprende el registro e incorporacin de bienes muebles y semovientes en el inventario del instituto, los cuales han sido adquiridos a travs de cualquier modalidad, en el nivel centralizado y desconcentrado.
3. RESPONSABLES: 3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para el registro de los bienes muebles son los siguientes: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Coordinador del rea de Contabilidad. Administrador de Unidad Ejecutora Analistas de Bienes Nacionales.
3.2 Los responsables de actualizar y mantener este procedimiento son: Coordinador del rea de Contabilidad Analistas de Bienes Nacionales Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas.
Elaboracin Cargo:
Autorizacin Coordinador del rea de Organizacin y Sistemas
Aprobacin Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas
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UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES MUEBLES Y SEMOVIENTES
3.3 Los responsables de velar por el cumplimiento de la aplicacin de este procedimiento son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna.
4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS: 4.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2 Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y el Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGR y SNCF), Gaceta Oficial N 37 .347 de fecha 17 de Diciembre de 2001. 4.3 Ley Orgnica de la Administracin Pblica (LOAP), Gaceta Oficial N 5.890 de fecha 31 de Julio de 2008. 4.4 Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos (LOPA), Gaceta Oficial N 2.812 de fecha 01 de Julio de 1981. 4.5 Ley Orgnica de Hacienda Pblica Nacional, Gaceta Oficial N 39.238 de fecha 10 de Agosto de 2009. 4.6 Ley Contra la Corrupcin (LCC), Gaceta Oficial N 5 .637 de fecha 07 de Abril de 2003. 4.7 Ley de simplificacin de trmites administrativos (LSTA), Gaceta Oficial N 5.891 de fecha 31 de Julio de 2008.
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones: Bien Es todo objeto fsico, propiedad de la institucin, situado en cualquiera de sus instalaciones, en oficinas, o fueras de ellas, que no se consumen al primer uso, por ser de naturaleza permanente o semi-permante.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES MUEBLES Y SEMOVIENTES Bienes Nacionales
1. Los bienes muebles o inmuebles, derechos y acciones que por cualquier ttulo entraron a formar el patrimonio de la Nacin al constituirse sta en Estado soberano, y los que por cualquier ttulo haya adquirido o adquiera la Nacin o se hayan destinado o se destinaren a algn establecimiento pblico nacional o a algn ramo de la Administracin Nacional. 2. Los bienes muebles o inmuebles que se encuentren en el territorio de la Repblica y que no tengan dueo. Bienes Muebles Son aquellos bienes tangibles que se utilizan para desarrollar la actividad de la empresa; deben tener una vida til estimada superior a un ao y no estn destinados a la venta. Compras Son las adquisiciones de Bienes Muebles que se ejecuten de acuerdo a las normas legales administrativas aplicables; tambin se registrarn las compras de inmuebles. Los comprobantes respectivos sern las facturas o los ttulos de propiedad. Solo se incorporar las adquisiciones de bienes muebles efectuadas por las diversas dependencias del organismo debidamente autorizadas. Donacin Son las entradas de bienes por donacin u obsequio o titulo gratuito, procedentes de personas o entidades, sobre la base de los respectivos documentos. Convenio Se entiende el pacto o acuerdo entre partes, con el propsito de crear o desarrollar un fin en comn, contempla las disposiciones sujetas entre las partes. Costo de adquisicin El costo de adquisicin de un bien de uso representa el sacrificio econmico para adquirir el bien y ponerlo en condiciones de ser utilizado en la actividad. Incluye el precio de compra y dems erogaciones necesarias, como fletes, seguros, honorarios del despachante de aduana, trmites de registro en el caso de bienes cuyo dominio
debe inscribirse, costo de la funcin de compras, la construccin de la plataformas, el montaje, la puesta a punto, los ensayos de puesta en marcha, el entrenamiento del personal. Incorporacin Es introducir el bien como tal en los registros financieros y de bienes. Se incorporan cuando se entregan al primer al primer usuario. Incorporacin por Traslado o traspaso Se utiliza este concepto para registrar los Bienes Muebles en uso recibidos de otras unidades de trabajo, los cuales han sido previamente desincorporados. Incorporacin por donacin Se emplea este concepto para registrar la entrada de Bienes Muebles que hayan sido donados a la Institucin Responsables Patrimoniales Primarios Son cada uno de los titulares de las unidades ejecutoras de programa presupuestario de las dependencias ordenadoras de compromisos y pagos. Responsables Patrimoniales de Uso Son los funcionarios que tienen asignados Bienes Muebles, inmuebles y Semovientes para el uso, en la ejecucin de sus propias actividades. Registro Documento que otorga evidencias objetivas de las actividades efectuadas. Unidad de Bienes Nacionales Es aquella dependencia administrativa del INIA, responsable de la Administracin, Registro y Custodia de los Bienes de la Institucin. Unidad solicitante Dentro del proceso de compras se entiende como unidad solicitante aquella dependencia administrativa con recursos disponibles dentro de la estructura organizativa de la institucin que, segn sus necesidades, inicia el procedimiento de compras.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES MUEBLES Y SEMOVIENTES 5.2. Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas U.E: Unidad Ejecutora
6. NORMAS GENERALES: CAPITULO I Registro de Bienes Muebles Art. 1. Se entender como incorporacin de un bien mueble o semovientes en los siguientes casos: 1. Compras. 2. Reconstruccin y mejoras de equipos 3. Ingresos por donaciones externas. 4. Convenios.
5. Adquisicin de semovientes.
Art. 2. La adquisicin de bienes o semovientes, ya sea por compra o donacin, deben ser registradas oportunamente al costo de adquisicin o de avalu. Art. 3. El registrador de bienes (nivel centralizado y desconcentrado), conjuntamente con representantes de auditoria y compras, debe realizar el control perceptivo al momento de la recepcin de los bienes adquiridos para asegurarse que el precio, calidad y cantidad correspondan con las especificaciones aprobadas en la rden de Requisicin. Art. 4. Es responsabilidad de la unidad de bienes (nivel centralizado y desconcentrado), mantener actualizado el registro permanente y detallado de las entradas, salidas, traspasos y mejoras de los bienes muebles que posibiliten su identificacin, clasificacin y control de su uso o disposicin. Art. 5. Los datos que deben ser cargados en el sistema automatizado para la incorporacin de los bienes por las diferentes modalidades, son los siguientes:
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES MUEBLES Y SEMOVIENTES 1. Fotografa del bien. 2. Numero del bien. 3. Cdigo de incorporacin. 4. Descripcin. 5. Tipo del bien. 6. Clasificacin. 7. Fecha de adquisicin. 8. Costo del bien. 9. N de Factura 10. N de Orden de Pago. 11. Unidad de ubicacin del bien. 12. Responsable patrimonial, primario y por uso. Art. 6.
Al momento de recibir el bien adquirido, debe realizarse un acta de control preceptivo, que asegure la calidad y cantidad correspondiente, con las especificaciones aprobadas en la orden de requisicin.
Art. 7.
La informacin que debe reflejar la etiqueta o placa de identificacin de los bienes muebles, debe contener: logo y nombre del Instituto, numero de identificacin; dicha etiqueta ser elaborada, por la Unidad de Bienes Nacionales que corresponda.
Art. 8.
Para Actualizar los registros de bienes muebles, se debe ubicar un espacio fsico seguro en donde estos deban permanecer resguardados y protegidos. CAPITULO II
Identificacin de Tarjetas de para el Control de los Bienes Muebles Procedentes de Convenio y Otros Art. 9. Los bienes a registrar deben ser identificados mediante una tarjeta o etiqueta de identificacin, esta etiqueta permitir el control de registro, de manera eficaz de los bienes muebles.
Art. 10. Los bienes propiedad de terceros, que se encuentren en las instalaciones del instituto, deben ser identificados preferiblemente en un lugar visible, mediante etiqueta de color alusivo a su condicin. Art. 11. Los bienes propiedad de terceros, no se incorporarn en el registro contable del inventario, salvo lo establecido en los Contratos o Convenios, deben ser reflejados en una relacin aparte y anexa al inventario. Art. 12. Se identificarn los bienes muebles que se encuentren especificados en la relacin u hoja de inventario haciendo mencin a su condicin fsica u operativa. Art. 13. La asignacin del valor de los bienes, en el caso de aquellos bienes que no dispongan de un documento de adquisicin debe ser asumida directamente por el Administrador, quien tomar el valor de mercado del bien as como la depreciacin y obsolescencia del mismo y esta se deber realizar de comn acuerdo con el registrador de bienes. Art. 14. La unidad de Bienes Nacionales debe dejar constancia escrita del criterio utilizado para la valoracin del bien.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES MUEBLES Y SEMOVIENTES 7. PROCEDIMIENTO: PASO RESPONSABLES
ACCIN 1.1 Recibe factura original o copia, acta de entrega u otro documento de recepcin del activo adquirido. 1.2 Registra en el sistema la adquisicin del bien de acuerdo a lo establecido en la normativa. 1.3 Genera reporte, obtiene dos copias; una copia se archiva y la otra se enva a la unidad de contabilidad para su registro contable. 1.4 Imprime la informacin actualizada y enva al Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. 2.1 Recibe y revisa la informacin.
Analista de Bienes Nacionales (Nivel Centralizado y Desconcentrado)
2.2 Enva a las dependencias responsables del bien para su guarda y custodia.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES MUEBLES Y SEMOVIENTES 8. FLUJOGRAMA
9. ANEXOS No aplica
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL MOVIMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES 1. PROPSITO:
Mantener un control actualizado y clasificado de los diversos bienes muebles, que estando en uso dentro del instituto, son trasladados de una unidad a otra a otras dependencias administrativas.
2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para todos aquellas solicitudes de traslado de Bienes Muebles entre las unidades administrativas del nivel centralizado y desconcentrado del instituto. 3. RESPONSABLES: 3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para el movimiento de los bienes muebles son los siguientes: son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Autorizacin Coordinador del rea de Organizacin y Sistemas Aprobacin Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas Auditoria Interna. Elaboracin Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Coordinador del rea de Contabilidad. Administrador de Unidad Ejecutora. Analistas de Bienes Nacionales.
3.2 Los responsables de actualizar y mantener este procedimiento son: Coordinador del rea de Contabilidad Analistas de Bienes Nacionales. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas.
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma
Firma
Firma
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL MOVIMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:
4.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2 Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y el Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGR y SNCF), Gaceta Oficial N 37 .347 de fecha 17 de Diciembre de 2001. 4.3 Ley Orgnica de la Administracin Pblica (LOAP), Gaceta Oficial N 5.890 de fecha 31 de Julio de 2008. 4.4 Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos (LOPA), Gaceta Oficial N 2.812 de fecha 01 de Julio de 1981. 4.5 Ley Contra la Corrupcin (LCC), Gaceta Oficial N 5 .637 de fecha 07 de Abril de 2003. 4.6 Ley de Simplificacin de Trmites Administrativos (LSTA), Gaceta Oficial N 5.891 de fecha 31 de Julio de 2008.
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1 Definiciones: Bienes Muebles Son aquellos bienes tangibles que se utilizan para desarrollar la actividad de la empresa; deben tener una vida til estimada superior a un ao y no estn destinados a la venta. Donacin Se emplea este concepto para registrar las entradas de bienes por donacin u obsequio o titulo gratuito, procedentes de personas o entidades no nacionales, sobre la base de los respectivos documentos. Prstamo de bienes Se refiere al movimiento transitorio, cuando sea necesario de Maquinas, Equipos, Herramientas u otros bienes muebles. Traslado Se basa en los registros de los bienes muebles en uso, recibidos de otras dependencias administrativas del mismo instituto, cuyos titulares son ordenadores de
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL MOVIMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES
pago, el comprobante correspondiente ser la respectiva decisin administrativa del funcionario competente. Traspaso Son las entregas de bienes muebles en uso que se efecten a otras dependencias del mismo instituto, cuyo ordenador sea el ordenador de pago. Trmite Administrativo Son las diligencias, actuaciones o gestiones que realizan las personas ante los rganos y entes de la Administracin Pblica. 5.2 Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas. U.E.: Unidad Ejecutora.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL MOVIMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES 6. NORMAS GENERALES : CAPITULO I Movimiento de Bienes
Art. 1. El registrador de Bienes debe velar por la veracidad de la informacin de los bienes. Art. 2. Es responsabilidad de la unidad de bienes nacionales en el nivel centralizado y las U.E., deben mantener actualizado el inventario de bienes, por movimientos solicitados por los usuarios. Art. 3. Los Gerentes Jefes deben supervisar y controlar permanentemente la correcta ejecucin del procedimiento. Art. 4. Todo movimiento de bienes muebles, deben ser entregados a travs de un Acta de Control Perceptivo. Art. 5. Los responsables patrimoniales de uso deben velar por la custodia y el mantenimiento de los bienes a su cargo. Art. 6. Todo responsable de la tenencia, uso o custodia de los bienes del instituto debe adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y control. A tal fin, estn obligados a informar cualquier hecho que implique modificacin de la situacin de los bienes que se le han asignado y no podrn adquirir, transferir ni desincorporar tales bienes. Art. 7. Se debe asignar la numeracin correspondiente y correlativa del registro en el inventario con su respectiva etiqueta de Identificacin. Art. 8. Toda solicitud de movimiento de mobiliario y/o equipo se efectuar a travs del formato Movimiento de Bienes (09-03-PRO-08-F1), la cual debe contar con las autorizaciones correspondientes. Art. 9. La Oficina de Administracin y Finanzas debe realizar un anlisis y evaluacin de las solicitudes a travs del Personal de Bienes Nacionales, a fin de verificar la justificacin y disponibilidad para la asignacin de los bienes. Art. 10. El buen uso, conservacin y funcionamiento ser responsabilidad del usuario al que le fue asignado o reasignado el bien.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL MOVIMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES
Art. 11. La solicitud de desincorporacin de un bien, se debe hacer a travs del formato Solicitud de Desincorporacin de Bienes (09-03-PRO-08-F2). Art. 12. Para el caso de las U.E. la administracin de dicho centro, debe reportar los movimientos o traslados de bienes a la Unidad de Bienes Nacionales en el nivel centralizado.
CAPITULO II Movimientos de Bienes a Otras Dependencias Art. 13. Todo traslado permanente o temporal de bienes a otras unidades o dependencias se debe realizar a travs del formato Movimiento de Bienes (09-03-PRO-08-F1), debidamente autorizada. Art. 14. Los bienes que recibidos a consecuencia de un traslado temporal no podrn traspasarse a su vez a otras dependencias. Art. 15. Los bienes recibidos temporalmente de otras unidades debern devolverse a la dependencia de origen una vez cumplida la actividad para la que fue solicitado.
CAPITULO III Movimiento de Bienes por Prstamos para Actividades o Eventos Especiales Art. 16. La solicitud de movilizacin de un bien fuera de la institucin por prstamo se har a travs del formato Autorizacin para salida de bienes muebles para actividades o eventos especiales (09-03-PRO-08-F2). Art. 17. Los documentos que deben presentar la unidad solicitante a la unidad de bienes nacionales son los siguientes: 1. Solicitud de prstamo del bien de la parte interesada en el formato mencionado en el artculo 14. 2. Relacin o lista de aquellos bienes que sern prestados. 3. Fotocopias de las credenciales del funcionario que utilizara el bien.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL MOVIMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES 7. PROCEDIMIENTO PASO RESPONSABLES
ACCIN Para movimientos a otras dependencias: 1.1 Enva solicitud en el formato 09-03-PRO08-F1 a la Unidad de Bienes Nacionales, va al paso 2.1. Para prestamos por actividades o eventos especiales: 1.2 Enva solicitud en el formato 09-03-PRO08-F2 a la Unidad de Bienes Nacionales. Para desincorporaciones: 1.3 Enva solicitud en el formato 09-03-PRO08-F3 a la Unidad de Bienes Nacionales. 2.1 Recibe formato segn el tipo de solicitud. 2.2 Revisa y registra en el sistema movimiento segn el nmero del bien. el
Unidad Solicitante
2.3 Actualiza la data del inventario en el sistema segn: Cambio de ubicacin del bien. Cambio de usuario. 2.3 Imprime copia del registro realizado y archiva para su control. 2.4 Elabora acta, indicando el movimiento los bienes muebles, detalle del bien cuanto a color, serial, dimensiones nmero de bien asignado (cedula activos). 3.1 Recibe y revisa listados movimientos realizados. de de en y de
los
3.2 Firma comunicacin y enva a la unidad solicitante para que inicie el movimiento respectivo.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL MOVIMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES 8. FLUJOGRAMA
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL MOVIMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES 9. ANEXOS
ANEXO 1 2 3
DESCRIPCIN Formato para el Movimiento de Bienes Formato para la Autorizacin de Salida de Bienes Muebles para Actividades o Eventos Especiales Formato para la Solicitud de Desincorporacin
CDIGO 09-03-PRO-08-F1 09-03-PRO-08-F2 09-03-PRO-08-F3
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: FORMATO PARA EL MOVIMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES

TRASLADO OFICINA SOLICITANTE: JUSTIFICACIN: UBICACIN FSICA DEL BIEN: TEMPORAL: OFICINA TRANSFERENCIA: PERMANENTE:
FECHA:
DURACIN DEL TRASLADO (En caso de ser temporal): No. DEL BIEN DESCRIPCIN
APELLIDO Y NOMBRE DEL RESPONSABLE PATRIMONIAL PRIMARIO (SOLICITANTE)
APELLIDO Y NOMBRE DEL RESPONSABLE PATRIMONIAL PRIMARIO (TRANSFERENTE)
APELLIDO Y NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE BIENES NACIONALES
FIRMA:
FECHA:
FIRMA:
FECHA:
FIRMA:
FECHA:
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: FORMATO PARA LA AUTORIZACIN DE SALIDA DE BIENES MUEBLES PARA ACTIVIDADES O EVENTOS ESPECIALES
Por medio de la presente, se autoriza al funcionario (a) ________________________________________ Cdula de identidad No.____________________, para movilizar fuera de las instalaciones del INIA por un tiempo de ___________ das contados a partir de la presente fecha:___/___/___, y a solicitud de ____________________________________________, titular de la cdula de identidad
No._____________________ los bienes nacionales que a continuacin se describen, los cuales se encuentran en buen estado fsico y de funcionamiento: No. DEL BIEN DESCRIPCIN
MOTIVO DE LA MOVILIZACIN:
El funcionario que reciba un bien nacional del INIA, deber garantizar su devolucin en un plazo mximo de _____________das. La devolucin del bien deber efectuarse en las mismas condiciones en que fue entregado. Cualquier prdida o deterioro ser de exclusiva responsabilidad del funcionario que lo recibe. El INIA se reserva las acciones legales que por prdida o deterioro del bien dado en prstamo le garanticen las leyes. DEPENDENCIA SOLICITANTE RESPONSABLE PATRIMONIAL PRIMARIO UNIDAD DE ADSCRIPCIN DEL BIEN RECIBIDO POR: NOMBRES, APELLIDOS Y No. DE CEDULA DE IDENTIDAD
Control de SALIDA por la UNIDAD DE BIENES NACIONALES NOMBRES, APELLIDOS Y No. DE CEDULA DE IDENTIDAD:
Control de ENTRADA por la UNIDAD DE BIENES NACIONALES NOMBRES, APELLIDOS Y No. DE CEDULA DE IDENTIDAD:
Firma: Fecha:
Firma: Fecha:
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: FORMATO PARA LA SOLICITUD DE DESINCORPORACIN DE BIENES MUEBLES
Fecha: ____ / ____ / ____

PARA: Oficina de Administracin y Finanzas/Director (a) o Administrador (a) de U.E (Unidad de Bienes Nacionales) DE: ____________________________________________________________ Me dirijo a usted a los fines de solicitarle la desincorporacin de los bienes que se detallan a continuacin: Nmero de Bien Nacional Nmero de Serial Descripcin (Marca, Modelo, Color, Etc.)
Por razones de (marcar con x): Inservibilidad Obsolescencia Desarme
Nombre y Apellido del Responsable (Unidad Solicitante)
VISTO BUENO Oficina de Administracin y Finanzas/ Director (a) o Administrador (a) de U.E
Unidad de Bienes Nacionales
FIRMA:
FECHA:
FIRMA:
FECHA:
FIRMA:
FECHA:
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO 1. PROPSITO:
Tiene como propsito, establecer la normativa a seguir en el proceso de la toma fsica del inventario del instituto y su valoracin, con relacin al mantenimiento y resguardo de todos los bienes operativos que representan la base patrimonial de la Institucin. 2. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable para la toma fsica del inventario en el nivel centralizado y descode los bienes muebles que pertenecen al instituto.
3. RESPONSABLES: 3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para la toma fsica de inventario son los siguientes: son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna. Autorizacin Coordinador del rea de Organizacin y Sistemas Aprobacin Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Coordinador del rea de Contabilidad. Analistas de Bienes Nacionales. Administrador de Unidad Ejecutora.
Elaboracin
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma
Firma
Firma
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:
4.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2 Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y el Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGR y SNCF), Gaceta Oficial N 37 .347 de fecha 17 de Diciembre de 2001. 4.3 Ley Contra la Corrupcin (LCC), Gaceta Oficial N 5 .637 de fecha 07 de Abril de 2003. 4.4 Manual de Normas de Control Interno sobre un modelo genrico para la Administracin Pblica Central y Descentralizada Funcionalmente (MNCI), Gaceta Oficial N 38.282 de fecha 28 de Septiembre de 2005 .
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1 Definiciones: Bienes Muebles Son aquellos bienes tangibles que se utilizan para desarrollar la actividad de la empresa; deben tener una vida til estimada superior a un ao y no estn destinados a la venta. Bienes Nacionales Son los inmuebles, muebles, derechos y acciones, que por cualquier ttulo entraron a formar parte del Patrimonio de la Nacin, al constituirse sta en estado soberano. Tambin son bienes nacionales, aquellos que por cualquier ttulo adquiera o haya adquirido la Nacin o se haya destinado o se destinare a algn establecimiento pblico nacional. Los bienes muebles e inmuebles que se encuentren en el territorio nacional y no tengan dueo. Inventario fsico Es la percepcin directa que hacen los funcionarios o funcionarias que van a tomar los datos, esto es, contando y haciendo mediciones de los bienes muebles que son asignados a la unidad centralizada y desconcentrada.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO 5.2 Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas U.E: Unidad Ejecutora 6. NORMAS GENERALES: TITULO I
Programacin para la toma de inventario fsica Art. 1. La Oficina de Administracin y Finanzas, a travs de la Coordinacin de Contabilidad (nivel centralizado), debe programar y coordinar con los responsables de Bienes Nacionales del nivel desconcentrado, acerca de la ejecucin del inventario fsico anual de bienes nacionales. Art. 2. El programa debe identificar el personal de las reas operativas y administrativas que participar en su ejecucin. Art. 3. Para realizar el proceso de toma fsica de inventario se debe designar un equipo el cual estar conformado mnimo por dos personas, tanto para el nivel centralizado como el desconcentrado. Art. 4. La toma fsica del inventario, se debe hacer de manera precisa evaluando las condiciones cuantitativas y cualitativas de los bienes muebles, lo que permitir fijar un criterio claro en relacin a su condicin fsica. Art. 5. El inventario fsico ser programado de tal forma que sea ejecutado en todas las Unidades Ejecutoras, preferiblemente durante el mes de Noviembre y Diciembre. El lapso de ejecucin del inventario debe establecerse tomando en consideracin las dimensiones fsicas de cada U.E. Art. 6. El equipo que realiza la toma fsica debe estar conformado por: 1. Un representante del rea administrativa. 2. El Registrador de Bienes. 3. Un representante de Auditoria Interna (en calidad de observador). Art. 7. La Oficina de Administracin y Finanzas, a la par de los registradores de bienes de cada U.E., debe adoptar las medidas que aseguren el cabal cumplimiento de las
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO
instrucciones, contenidas en este documento para la toma de inventario fsico en su respectiva unidad ejecutora. Art. 8. La unidad de Bienes Nacionales de las U.E. debe instruir al personal, del rea administrativa que participar en la toma de inventario fsico, sobre la forma en que se realizar el mismo y los fines que persigue. Art. 9. Los bienes relacionados en el formato para la Toma Fsica de Inventario (0902-PRO-18-F4), debe ser firmado por el registrador de Bienes Nacionales.
CAPITULO I Separacin de los Bienes Muebles Inservibles Art. 10. Se separarn los bienes muebles que presentan avera total y carezcan de partes aprovechables. Art. 11. Se deben rescatar las partes que puedan servir para el mantenimiento de algn bien mueble. Art. 12. La separacin se debe realizar con la finalidad de que la Unidad de Bienes Nacionales de la Gerencia General, conjuntamente con la unidad de Auditoria Interna levanten acta de desincorporacin y cierre de los registros contables de dichos bienes. CAPITULO II Relacin de Bienes en Calidad de Prstamos y/o Traslados Art. 13. Se debe preparar una relacin o lista de aquellos bienes que se encuentran prestados a terceros bien sea (funcionarios del instituto o de otras Instituciones), esta relacin servir como soporte de inventario faltante. TITULO II Toma Fsica y Registro de los Resultados del Inventario Art. 14. En la toma fsica de inventarios se debe tomar en cuenta: 1. Si los Bienes Muebles estn debidamente asignados a los programas o proyectos, y si la ubicacin geogrfica del bien esta registrada.
2. Si los Bienes Muebles estn siendo utilizados por los Responsables Patrimoniales de Uso, para los fines previsto. 3. Si cumplen todas las Normas de Administracin, Registro y Control de los Bienes Nacionales. 4. Si los Bienes Muebles estn siendo utilizados eficientemente y estn en estado adecuado de mantenimiento. Art. 15. La identificacin de los bienes muebles, debe colocarse en lugar visible, preferiblemente mediante tarjetas de color alusivo a su condicin. (A,B,C) A= Bueno, B= Regular C= Daado. Art. 16. Los resultados del inventario debe ser relacionados en el Inventario de Bienes Nacionales. Art. 17. El Director y Administrador de U.E, debe revisar y validar el inventario final de los Bienes Nacionales. Seccin Primera: Cdigos para Incorporacin de Bienes por diferentes conceptos Cdigo 01 02 03 05 06 07 Concepto de Incorporacin Inventario inicial Incorporacin por traspaso Compras Incorporacin por donacin Incorporacin por traslado Omisin en inventario Comprobante Acta de toma del inventario fsico Movimiento de Bienes Nacionales firmado por el funcionario competente Factura original, Orden de Compra, Nota de Recepcin, Solicitud de Pago Documento de donacin u obsequio a titulo gratuito Actas de traslado validadas por las partes involucradas. Notas de Recepcin y facturas de bienes que no se registraron en el inventario inicial o en la oportunidad de su incorporacin. Movimiento de Bienes Nacionales originada en errores de clasificacin de los elementos que se contabilizaron en cuentas anteriores dentro de un grupo que no le corresponda. Simultneamente se proceder a darles salida por Desincorporacin por cambio de subgrupo. Documento respectivo, segn el caso.
08
Incorporacin por cambio de subgrupo
09
Incorporacin por otros conceptos
Seccin Segunda: Cdigos para la Desincorporacin de los Bienes Muebles Cdigo Concepto de Desincorporacin 51 Desincorporacin por traspaso Comprobante Acta de desincorporacin conforme a los funcionarios y dependencias competentes. Planillas de liquidacin canceladas, oficios de aprobacin de la (CENBISP) y dems comprobantes que comprueben la venta, contratos de venta. Permanencia de copias de los respectivos contratos, en las unidades de bienes nacionales de cada dependencia. Acta de desincorporacin y la autorizacin de la comisin para la enajenacin de bienes del sector publico no afecto a las industrias bsicas. Actas de desincorporacin y los oficios en los cuales conste la autorizacin de la (CENBISP). Actas de Desincorporacin y los oficios en los cuales conste la autorizacin. Las planillas de liquidacin debidamente canceladas en una oficina receptora de fondos de bienes y las correspondientes autorizaciones soportarn la operacin. Actas, relacin de bienes y denuncias ante las autoridades competentes segn el caso. Documento de sesin y las respectivas autorizaciones. Justificaron por escrito con los soportes legalmente conocidos: actas, denuncias y otros.
52
Venta Prstamo de bienes por Convenios Suministro de bienes a otras entidades
53
54
55 56
Desarme Inservibilidad
57
Deterioro
58 62 67
Faltante por Investigar Donacin Desincorporacin por otros conceptos
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO 7. PROCEDIMIENTO PASO RESPONSABLES
ACCIN 1.1 Coordina conjuntamente con la Administracin del nivel desconcentrado la Toma Fsica de Inventario previa notificacin escrita. 1.2 Asigna el personal que realizar la toma fsica de inventario. 2.1 Recibe instrucciones del Administracin y Finanzas. Jefe de
Coordinador del rea de Contabilidad/Administrador de U.E
2.2 Coordina con los Jefes de Oficina de Apoyo y Gerentes de rea Sustantiva; el da a realizarse la toma fsica de inventario. 2.3 Instruye a travs de comunicacin escrita al personal de las reas administrativas y operacionales con la finalidad de informarles la importancia de la toma fsica del inventario. 3.1 Procede a verificar las caractersticas fsicas de los activos y su operatividad. 3.2 Separa los bienes segn su estado fsico: Obsoletos. Inservibles. Para reparar. En calidad de prstamo por convenios o traslados.
3.3 Verifica que los bienes tengan su nmero correspondiente. 3.4 En caso de que no tengan nmero de bien lo identifica segn la modalidad por la que se haya incorporado. 3.5 Para el caso de los movimientos de bienes compara la informacin de justificacin con la toma fsica realizada. 3.6 Para el caso de las incorporaciones, registra los activos en la base datos segn factura y toma fsica de inventarios.
3.7 Actualiza la base de datos segn la informacin de la toma fsica de los bienes, imprime el inventario de Bienes Nacionales. 3.8 Remite informacin de la Toma Fsica de Inventario al Jefe de Administracin y Finanzas.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO 8. FLUJOGRAMA
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO 9. ANEXOS.
ANEXO 1
DESCRIPCIN Formato para la Toma Fsica de Inventario
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: FORMATO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO N GERENCIA/ OFICINA/ REA REA CATEGORA DEL BIEN N BIEN CUSTODIO/ RESPONSABLE DESCRIPCIN DEL BIEN NACIONAL COND.
CDIGO: 09-03-PRO-09-F1 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 1 de 1 FECHA DE ADQUISICIN COSTO EN Bs. F
Elaborado por:
Fecha:
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES 1. PROPSITO:
Determinar el proceso a seguir para la enajenacin de los bienes muebles en uso que conforman el inventario de activos del instituto, los cuales son propiedad de la repblica. 2. ALCANCE: Este proceso aplica, a todos los funcionarios que manejan u operan bienes muebles, inmuebles y bienes en produccin del instituto, y comprende ventas, traslado, desincorporaciones, donaciones y permutas del instituto a terceros.
3. RESPONSABLES: 3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para la enajenacin de bienes son los siguientes: son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. AUTORIZACIN Coordinador del rea de Organizacin y Sistemas APROBACIN Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas Auditoria Interna. ELABORACIN Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Coordinador del rea de Contabilidad. Analistas de Bienes Nacionales. Administrador de Unidad Ejecutora.
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Fecha:
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UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:
4.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2 Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos (LOPA), Gaceta Oficial N 2.812 de fecha 01 de Julio de 1981. 4.3 Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y el Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGR y SNCF), Gaceta Oficial N 37 .347 de fecha 17 de Diciembre de 2001. 4.4 Ley Orgnica de la Administracin Pblica (LOAP), Gaceta Oficial N 5.890 de fecha 31 de Julio de 2008. 4.5 Ley Contra la Corrupcin (LCC), Gaceta Oficial N 5 .637 de fecha 07 de Abril de 2003. 4.1 Ley Orgnica de Hacienda Pblica Nacional, Gaceta Oficial N 39.238 de fecha 10 de Agosto de 2009. 4.2 Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico. (LOAFSP), Gaceta Oficial N 5.891 de fecha 31 de Julio de 2008. 4.3 Ley Orgnica que Regula la Enajenacin de Bienes del Sector Publico no Afectos a Las Industrias Bsicas, Gaceta Oficial N 3.951 de fecha 7 de enero de 1987. 4.4 Ley de Simplificacin de Trmites Administrativos (LSTA), Gaceta Oficial N 5.891 de fecha 31 de Julio de 2008Ley de Conservacin y Mantenimiento de los Bienes pblicos, Gaceta Oficial N 38.756 de fecha 28 de a gosto de 2007. 4.5 Instructivo de la Comisin para la Enajenacin de Bienes del Sector Publico no Afectos a las Industrias Bsicas. 4.6 Resolucin Interna de la Junta Directiva en sesin N 43, de fecha de diciembre de 2003. 4.7 Manual para el Registro de Bienes, Muebles y Semovientes de la ONCOP.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1 Definiciones: Activos Reales
Son los gastos por adquisicin de maquinarias y equipos nuevos y sus adiciones y reparaciones mayores realizados por los organismos con terceros. Incluye, de igual modo, las construcciones, adiciones y reparaciones mayores de edificios y obras de infraestructura de dominio privado y pblico que realiza el Estado mediante terceros, as como los estudios y proyectos para inversin, semovientes, activos intangibles y otro tipo de activos reales que rena como mnimo las siguientes caractersticas: 1. Largo uso y duracin. Son bienes que tienen un uso normal que sobrepasa el ao. 2. Son de carcter permanente. En este sentido, las maquinarias y equipos son de naturaleza tal, que pueden utilizarse en forma continua, por un largo tiempo, sin perder sus caractersticas ni deteriorar perceptiblemente su estado. 3. Alto costo. Son bienes cuyo costo unitario es significativo, lo que amerita considerarlos como bienes nacionales o activos fijos. Avalos Son instrumentos de carcter informativo que deben elaborar los avaluadores indicando la metodologa empleada en los clculos y el valor de cada componente. Bienes del Dominio Privado Son alienables, perceptibles, incomercium. Sujetos a las disposiciones del Cdigo Civil en cuanto no se opongan a leyes especiales. Todas las tierras que, estando situadas dentro de los lmites territoriales, carecen de otro dueo, pertenecen al dominio privado de la Nacin, si su ubicacin fuere del Distrito Federal o Dependencias Federales y al dominio privado de los estados si fuere en stos. Bienes del Dominio Pblico Son aquellos bienes de uso pblico o de uso privado por parte de la Nacin, de los Estados y de las Municipalidades, tales como: caminos, lagos, ros, murallas, fosos, puentes, plazas y dems bienes semejantes.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES Bienes Muebles
Son aquellos bienes tangibles que se utilizan para desarrollar la actividad de la empresa; deben tener una vida til estimada superior a un ao y no estn destinados a la venta. Bienes Nacionales 1. Los bienes muebles o inmuebles, derechos y acciones que por cualquier ttulo entraron a formar el patrimonio de la Nacin al constituirse sta en Estado soberano, y los que por cualquier ttulo haya adquirido o adquiera la Nacin o se hayan destinado o se destinaren a algn establecimiento pblico nacional o a algn ramo de la Administracin Nacional. 2. Los bienes muebles o inmuebles que se encuentren en el territorio de la Repblica y que no tengan dueo. Bienes Privados Son los bienes que pertenecen a los particulares. Causas de Depreciacin 1. La duracin fsica del activo; se incluyen las causas por: Agotamiento Desgaste Envejecimiento 2. La duracin econmica del activo; se incluyen las causas por: Explotacin por tiempo limitado Envejecimiento tcnico Envejecimiento econmico 3. La duracin del activo segn la contabilidad: se incluyen las causas por: Consolidacin Poltica de dividendos Polticas tributarias
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES Compras
Son las adquisiciones de Bienes Muebles por las diversas dependencias del organismo debidamente autorizadas de acuerdo a las normas legales administrativas aplicables; tambin se registrarn las compras de inmuebles. Costo de adquisicin Es un bien de uso que representa el sacrificio econmico para adquirir el bien y ponerlo en condiciones de ser utilizado en la actividad. Incluye el precio de compra y dems erogaciones necesarias, como fletes, seguros, honorarios del despachante de aduana, trmites de registro en el caso de bienes cuyo dominio debe inscribirse, costo de la funcin de compras, la construccin de las plataformas, el montaje, la puesta a punto, los ensayos de puesta en marcha, el entrenamiento del personal. Dacin en pago Accin de dar algo para pagar una deuda. En general, significa la entrega de una cosa en pago de otra que era debida o de una prestacin pendiente. Como forma de extinguirse las obligaciones, constituye la transmisin del dominio de ciertos bienes hecha por el deudor, u otro en su nombre, al acreedor o acreedores, por el precio o valor que salda por completo una deuda o la compensa parcialmente. Dao Accin de detrimento o destruccin de activos, bienes o partes que requieren reparacin, reconstruccin, restituir elementos, piezas o parte de ella. Desarme Concepto utilizado por desmantelamiento de partes en el caso especfico de las mquinas, equipos o aparatos. Desincorporacin por otros Conceptos Las desincorporaciones que deban registrase por conceptos distintos a los mencionados anteriormente, se pueden clasificar de la siguiente forma: 1. Bienes no sujetos a depreciacin ni agotamiento (terrenos) 2. Bienes sujetos a depreciacin (edificios, maquinarias y equipos, herramientas, muebles, rodados, otros.)
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3. Bienes sujetos a agotamiento (minas, yacimientos, petrolferos, canteras y bosques.) Destruccin Es el dao parcial o total por causa de un siniestro, incendio o fenmeno de la naturaleza, la cual deber ser sustentado con la informacin de los daos ocasionados, expedida por los organismos competentes. Deterioro Son los bienes muebles daados parcialmente, que no tengan partes utilizables, pero s un posible valor de salvamento. Donacin Son las entradas de bienes por obsequio o titulo gratuito, procedentes de personas o entidades no nacionales. Enajenacin Acto jurdico por el cual se transmite a otro la propiedad de una cosa, bien a ttulo oneroso, como en la compra venta, o gratuito como en la donacin. Excedencia Son los bienes que, encontrndose en condiciones operativas, no son utilizados por la entidad pblica titular de los mismos y se presume que permanecern en la misma situacin por tiempo indeterminado. Falla Es el evento previsible inherente al conjunto de partes interrelacionadas entre s, la cual impide que stas cumplan sus funciones bajo condiciones establecidas. Faltante por investigar Son las diferencias entre las existencias fsicas y los respectivos inventarios permanentes, por prdidas o sustraccin de bienes nacionales en las dependencias. Gestin de Mantenimiento Es la Planificacin, programacin, ejecucin, supervisin y control de las actividades de conservacin y mantenimiento de los bienes. Inservibilidad Son aquellos bienes muebles que no estn en servicio por presentar avera total, es
decir, por carecer de partes aprovechables y de valor de rescate que haga posible su desmantelamiento o venta. Quedan excluidos de este concepto bienes muebles cuya estructura est conformada mayormente por elementos metlicos, tales como: vehculos, sillas, etc., en virtud de que estos siempre tendrn un valor de rescate como material de desecho. Inventario fsico Es la percepcin directa de los funcionarios o funcionarias que van a tomar los datos, esto es, contando y midiendo los elementos que son asignados a la unidades centralizadas y descentralizadas. El avalo o justiprecio se hace en este tipo de inventario. Mantenimiento Correctivo Es el conjunto de acciones destinadas a corregir una falla para restablecer las condiciones originales del servicio de un bien. Mantenimiento Mayor Son trabajos que se ejecutan sobre toda el rea del pavimento, tomados antes de que la estructura alcance un elevado grado de deterioro o corregir problemas cuando el pavimento ha fallado, tales como: reciclaje, repavimentacin, tratamientos superficiales, entre otros. Mantenimiento Preventivo Es el conjunto de acciones destinadas a disminuir el ndice de fallas que obstaculicen el buen funcionamiento de los bienes. Mantenimiento Predictivo Son funcionamiento de las partes que conforman los bienes y servicios, el cual se mide en parmetros y est basado en datos estadsticos y seguimiento de las condiciones fsicas del equipo con previo conocimiento. Mantenimiento Programado Son trabajos programados de refuerzo y reconstruccin del pavimento, reparaciones mayores de puentes y edificaciones. Mantenimiento Rutinario Son trabajos continuos de reparaciones locales, sellados de grietas, limpieza y
reparaciones menores de drenajes, reparaciones menores de puentes, sealizacin y mantenimiento de edificaciones y oficinas. Obsolescencia Es el desuso o falta de adaptacin de un bien a su funcin propia, o la inutilidad que pueda preverse como resultado de un cambio de condiciones o circunstancias fsicas o econmicas, que determinen clara y evidentemente la necesidad de abandonarlo por inadecuado, en una poca anterior al vencimiento de su vida til probable. Obsolescencia tcnica Disminucin de la vida til de un bien de consumo o de un bien de capital, debido a un cambio econmico o al avance tecnolgico. Se presenta cuando los bienes a pesar de encontrarse en condiciones operativas, no permiten un eficaz desempeo de las funciones inherentes a cada unidad de trabajo. Oferente: Es la persona natural o jurdica que ha presentado una manifestacin de voluntad de participar en una oferta en alguna de las modalidades previstas en el presente procedimiento. Permuta La permuta es la cesin de cosa por cosa. No hay dinero o precio en el intercambio, sino simplemente un cambio de un objeto por otro. Reparacin onerosa Es cuando el costo de mantenimiento, reparacin o repotenciacin de un bien es significativo, en relacin con su valor real de adquisicin. Prstamo de bienes por convenios (comodato) Son las desincorporaciones transitorias, empleadas en virtud de lo establecido en los contratos, cuando sea necesario entregar Maquinas, Equipos, Herramientas u otros bienes nacionales muebles. Reparacin Es la actividad o conjunto de actividades destinadas a restituir un equipo a sus condiciones normales de operacin y funcionamiento, por medio de la correccin de la falla que caus el mal.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES Responsables Patrimoniales Primarios
Son cada uno de los titulares de las unidades centralizadas y descentralizadas de categoras presupuestarias de las unidades ordenadoras de compromisos y pagos. Responsables Patrimoniales de Uso Son los funcionarios que tienen asignados bienes muebles y semovientes para el uso en la ejecucin de sus propias actividades. Robo o sustraccin Efecto adverso realizado por agentes inescrupulosos al margen de la legalidad o la tica. Constituyen los faltantes por investigar y en este caso por la autoridades policiales competentes. Suministro de bienes a otras entidades Consiste en registrar las entregas de bienes muebles, que en virtud de disposiciones legales, estipulaciones contractuales, o por orden del ministerio o titular respectivo, se efecten a otros institutos autnomos, estados, municipios y dems entidades oficiales, previa autorizacin de las autoridades competentes. Traslado Son los registros de bienes muebles en uso, recibidos de otras dependencias administrativas del mismo instituto, cuyos titulares son ordenadores de pago. Traspaso Son las entregas de bienes muebles en uso que se efectan a otras dependencias del mismo instituto, cuyo ordenador sea el ordenador de pago. Venta Comprende las desincorporaciones por venta de bienes que se efecten conforme a las disposiciones de la ley orgnica que regula la enajenacin de bienes del sector pblico no afectos a las industrias bsicas Reembolso o reposicin Es el dao parcial o total que ha sufrido el bien durante el lapso de garanta, encontrndose en condiciones que no le permiten ser operativo y se toma la decisin de devolverlo a su agente original de adquisicin, a cambio del costo de adquisicin pagado.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES 5.2 Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas U.E: Unidad Ejecutora CENBISP:
Comisin para la Enajenacin de Bienes del sector Pblico no Afectos a las Industrias Bsicas.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES 6. NORMAS GENERALES TITULO I
LA ENAJENACIN DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y BIENES EN PRODUCCIN Art. 1. La enajenacin de los bienes podr efectuarse a travs de las siguientes operaciones: 1. Venta del bien segn requerimientos de la CENBISP. 2. Permuta por bienes requeridos por un determinado ente u organismo del sector pblico. 3. Dacin en pago del bien, por deudas asumidas del instituto. 4. Aporte del bien al capital social de empresas del estado. 5. A travs de otros tipos de operaciones que determine la CENBISP. Art. 2. La venta de bienes ser realizada a travs de un proceso de Concurso Abierto, en caso de que solo se presentara un oferente, la enajenacin ser realizada a travs de la Contratacin Directa. Art. 3. La venta de semovientes deber regirse de acuerdo a los siguientes criterios: 1. En el caso de los semovientes destinados a la investigacin, a la produccin de insumos alimenticios o industriales, o a la reproduccin propia de la especie; (Ejemplo: especmenes para experimentacin, vacas lecheras, ovejas para lana, padrotes o madres reproductoras en reproduccin); los mismos son considerados bienes de uso y cuando deban ser descartados (desincorporados del activo fijo), por cesacin de la finalidad para la cual estaban destinados, o por deterioro que impida tal finalidad, la enajenacin de los mismos deben ser objeto de anlisis y aprobacin de la CENBISP. 2. En el caso de semovientes criados u obtenidos por cruce in situ destinados a la venta, los mismos sern considerados como bienes de venta y no sern objeto de aprobacin por parte de la CENBISP, la aprobacin estar sujeta a la mxima autoridad del instituto; salvo en los casos en alguno de dichos semovientes presente defecto tal que impida la citada finalidad de venta, caso en el cual pasaran a la categora de descarte y recibirn el tratamiento previsto para esta modalidad.
Art. 4. La solicitud de autorizacin, para enajenar bienes del sector pblico se tramitar a travs de la Secretaria Tcnica de la CENBISP, comisin adscrita al Ministerio del Poder Popular para las Finanzas. Art. 5. Pueden ser objeto de enajenacin los bienes propiedad de la Repblica que se encuentren en estado de obsolescencia, deterioro, desincorporados o que sean innecesarios para el cumplimiento de las funciones del instituto. Art. 6. El precio base para la enajenacin de los bienes propiedad de la Repblica, ser determinado por la CENBISP, tomando en consideracin la informacin suministrada por los evaluadores internos, externos y cualquier otro criterio valido a juicio de la Comisin. Art. 7. Los bienes muebles e inmuebles se deben registrar por el valor original de adquisicin, produccin, construccin o intercambio. Los semovientes se registran al precio determinado por comisin de peritos avaluadores. Art. 8. Los bienes deben clasificarse de acuerdo con el cdigo de las cuentas del Plan de Cuentas contenido en el Sistema de Contabilidad Aplicable a los Organismos de la Administracin Central. Art. 9. En el caso de bienes muebles cuyo deterioro sea irreversible, debe procurarse la mayor recuperacin econmica posible mediante el aprovechamiento de sus partes o por venta de las mismas. Art. 10. Todo responsable de la tenencia, uso o custodia de los bienes del Sector Pblico Nacional debe velar por su buen uso y conservacin y adoptar las medidas que corresponden para facilitar su correcto registro y control. A tal fin, estn obligados al cumplimiento de las normas y procedimientos que se establezcan para realizar cualquier acto y/o para informar cualquier hecho que implique modificacin de la situacin de los bienes muebles, inmuebles y bienes en produccin que se le han asignado y no pueden adquirir, transferir ni desincorporar tales bienes, por ningn ttulo, sin sujecin a las disposiciones legales y procedimientos previamente establecidos. Art. 11. Participantes en el Proceso de Enajenacin, los cuales deben conformar la Comisin de Licitaciones Especial:
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES 1. Director de U.E. 2. Administrador de U.E. 3. Un representante de la Consultora Jurdica
4. Un funcionario de Bienes Nacionales en calidad de apoyo 5. Un representante de Auditoria Interna en calidad de observador 6. Un representante designado por la Presidencia. 7. La Secretara Tcnica de la CENBISP. 8. Miembros de la Comisin Presidencial de la CENBISP. 9. El oferente o ente adquirente en caso de donacin. Art. 12. La Comisin de Licitaciones Especial Previa aprobacin de la Presidencia del instituto, publica aviso en prensa de circulacin nacional y otro en prensa de circulacin regional, con la lista de bienes a enajenar indicando descripcin, cantidad, concepto, condiciones, fecha y plazos de venta. Art. 13. Tipos de bienes susceptibles de enajenacin: 1. Bienes Inmuebles: como terrenos urbanos y parcelas sin construccin, terrenos rurales y agrcolas; por accesin o destino, como edificaciones y sus materiales, unidades en propiedad horizontal. 2. Bienes muebles: equipos y maquinaria, mobiliario y equipos de oficina, vehculos, productos, materiales e insumos y semovientes 3. Unidades productivas, centros de acopio, empresas agropecuarias,
laboratorios. 4. Chatarra. TITULO II LA DOCUMENTACIN QUE SE DEBE CONSIGNAR ANTE LA CENBISP Art. 14. Exposicin de motivos, justificacin o punto de cuenta suscrito por la mxima autoridad, donde se declare su conformidad con la operacin. Art. 15. Informe de Consultora Jurdica del instituto sobre el tipo de operacin requerida por la CENBISP.
Art. 16. Declaracin jurada de la mxima autoridad o del funcionario responsable de la enajenacin segn modelo anexo. Art. 17. Fotografas a color, presentarlas en original y debidamente identificadas. Art. 18. Acta constitutiva o estatutaria del ente beneficiario del bien (aplica en caso de donacin). Art. 19. Solicitud de donacin de la institucin donatario del bien para fines benficos o de utilidad pblica (aplica en caso de donacin). Art. 20. Documento de compromiso del ente acreedor de la deuda (Carta Compromiso) en la que se indique que segn la operacin queda saldada la deuda (aplica en caso de dacin de pago). Art. 21. Certificacin del medico veterinario del estado de los semovientes (en caso de semovientes). Art. 22. Informe medico veterinario, donde se especifique la causa por la cual procede la enajenacin (en caso de semovientes). Art. 23. Certificacin o Gaceta Oficial en la cual conste la designacin del funcionario responsable para actuar en nombre del ente u organismo enajenante. Art. 24. Avalos internos y externos que servirn de base para la enajenacin de los bienes y conforme a la ley. En este sentido, debe efectuarse un avalo interno por parte del instituto y otro externo suscrito por un perito de reconocida capacidad tcnica acreditado ante el organismo competente, el cual deber estar inscrito en la Sociedad de Ingeniera de Tasacin de Venezuela (Soitave), o acreditado ante el Fondo de Garanta de Depsitos y Proteccin Bancaria (Fogade) o la Superintendencia de Bancos y Otras instituciones Financieras (Sudeban). Los avalos en todas las operaciones deben ser dos: uno interno y otro externo, salvo las excepciones que se estipulen en este procedimiento. Art. 25. En cada caso, el avaluador externo o interno debe sealar con precisin toda la informacin y observaciones pertinentes relativas a los activos avaluados, en funcin de aportar la mayor orientacin posible al instituto acerca de: La calidad de los activos, en funcin de la inspeccin directa que sobre ellos deben realizar y dems criterios e informacin que sean suministrados. La potencialidad,
capacidad de negociacin en el mercado, ventajas y restricciones en el mximo aprovechamiento de los bienes por enajenar. Estas observaciones deben fundamentarse nicamente en criterios tcnicos, relativos a la naturaleza de los bienes en estudio y a las variables econmicas y funcinales existentes en el mercado, tales como mantenimiento, obsolescencia, etctera, que pudiesen afectar su valor Art. 26. Todos los criterios empleados, as como los clculos realizados en su elaboracin, debern ser incluidos explcitamente y de modo detallado en el informe. CAPITULO I Del informe de avalo Seccin Primera: De los requisitos Art. 27. Los requisitos del informe de avalu varan segn el bien a enajenar, tal como se identifican a continuacin. 1. Maquinarias y Equipos: Se debe detallar el proceso productivo del cual forman parte, el avalo de bienes muebles compuestos por maquinarias y equipos industriales debe contener la siguiente informacin: Caractersticas tcnicas o Identificacin individual de la maquinaria que ser avaluada o Inventario completo de los equipos avaluados. o Nombre tcnico, marca, modelo, serial y pas de Fabricacin. o Serial de la pieza principal o del motor principal en su defecto. En el caso de que la maquinaria no posea serial, ello debe ser reportado, y se proceder a identificarla mediante el sealamiento de caractersticas resaltantes e inequvocas, tales como color principal dimensiones, funciones que realiza. o ndices de capacidad, como: capacidad de produccin por unidad de tiempo. volumen, potencia, peso, dimensiones establecidas a travs del sistema decimal.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES o Funcin principal de la maquinaria. Caractersticas generales.
o Localizacin dentro del lugar de produccin, depsito, diagrama de flujo del proceso. o Apariencia externa. o Estado de conservacin general. o Sealamiento de procesos especiales a que haya sido sometida como: repotenciacin, cambio de piezas, almacenamiento en depsitos; indicando en lo posible las fechas de cada evento. o Aplicacin de planes de mantenimiento organizado, preventivo y correctivo programados, ficha tcnica para verificar todo lo anterior o Manejo de la maquinaria por parte del personal de la planta: turnos, horas al da condiciones de operacin. o Fecha de adquisicin y fecha de puesta en marcha. o Edad efectiva, vida til estimada, vida til remanente, valor de recuperacin residual o de rescate. Documentacin adicional. o Facturas de compras. o Cotizaciones de bienes similares, as como pagos de fletes, impuestos. Informe fotogrfico. o Cada maquinaria, as como cada lnea de produccin o conjunto de ellas, debe ser fotografiada. a fin de poder identificar claramente todos y cada uno de los equipos. Cada fotografa, a su vez debe estar debidamente identificada. Metodologa. o Debe describirse la metodologa empleada para la determinacin de valor, los criterios utilizados y todos los clculos realizados a tal fin, as como la existencia de informes de repotenciacin, reparaciones mayores o estudios de sustitucin o reemplazo.
2. Aeronaves y Embarcaciones Martimas, Fluviales y Lacustres: se requerir la siguiente informacin mnima: Identificacin. o Nombre de la embarcacin o siglas. segn el caso y pas al que pertenece. Certificado de aeronavegabilidad vigente y solvencia aeronutica. o Certificado de puerto, en el caso de las embarcaciones. o Certificado de matrcula en las embarcaciones: datos de navegabilidad, patente de navegacin y radiodifusin. o Documento de propiedad registrado o Datos de la patente de navegacin. o Seguros de responsabilidad civil vigentes. o Certificado de arqueo. o Clasificacin y ltima inspeccin dosificacin. o En aeronaves, se presentarn copia de las bitcoras del avin casco de motor y hlice. Se presentarn asimismo todos los asentamientos de mantenimiento y trabajos realizados en taller. Estos datos se adaptarn al tipo de embarcacin o aeronave que se vale. Caractersticas fsicas. o Tipos de aeronaves o de embarcaciones, de la cual deben establecerse la marca, el modelo y el pas de fabricacin. o En aeronaves, nmero de pasajeros y capacidad de carga; en embarcaciones: porte bruto, porte neto o capacidad de carga comercial, as como tonelaje bruto y tonelaje neto y pasajeros. o Dimensiones principales o En caso de embarcaciones: dimensiones, incluyendo la eslora. la manga y puntal. o Caractersticas en cuanto a la capacidad de carga. como, por ejemplo. si es en tonelaje bruto o tonelaje neto, y pasajeros
o Descripcin de motor o motores principales: marca, potencia, ao de Fabricacin. o Mstiles (si los hay). o Descripcin de los diferentes equipos instalados. o Velocidad. o Embarcaciones, nmero de bodegas. calado, casco, otros. Caractersticas funcionales. o Uso actual. o Das de Funcionamiento al ao, o Edad y mantenimiento. o Fecha de fabricacin. o Lugar de Fabricacin. o Requerimiento de mantenimiento, tanto del Fabricante como el solicitado por el Ministerio de Infraestructura. o Fecha de las ltimas reparaciones. descripcin detallada de su naturaleza. o Fecha de la ltima repotenciacin de los motores; en el caso de las aeronaves, horas de vuelo realizadas desde entonces. Metodologa. o Estudio de mercado, costo de reposicin depreciado, cualquier metodologa empleada deber ser detallada, debidamente sustentada en datos confiables y verificables. El avaluador externo debe sealar la fuente de informacin empleada para asignar el valor. sta podr ser similar a la empleada por empresas aseguradoras, as como cualquier otro factor considerado en el proceso de avalo. o No se aceptar la metodologa de capitalizacin de la renta segn estudio econmico, salvo casos excepcionales y previa consulta escrita ante el Secretara Tcnica de la CENBISP.
3. Mobiliarios y Equipos de Oficina: el avalo de mobiliarios y equipos de oficina debe detallar la ubicacin y condiciones de almacenaje y contener la informacin siguiente: Identificacin y descripcin individual o por grupo del bien objeto del avalo. o Inventario completo de los bienes avaluados. o Nombre tcnico. o Nmero o placa identificativa (si existe). o Estado de conservacin. o Apariencia externa. o Edad efectiva, vida til estimada, vida til remanente. Documentacin adicional. o Deben anexarse listas de proveedores de mobiliarios y equipos de oficina similares con sus correspondientes telfonos. Informe fotogrfico. o Facturas de compras. o Cotizaciones de bienes similares, as como pagos de fletes, impuestos. o Cada mobiliario y equipo de oficina debe ser fotografiado. Para poder identificarlos claramente. Cada fotografa, a su vez, debe estar debidamente identificada. Metodologa o Debe describirse la metodologa empleada para la determinacin del valor, los criterios utilizados y todos los clculos realizados a tal fin.
4. Vehculos: el avalo de vehculos debe detallar la ubicacin y condiciones de operacin y contener la informacin siguiente: Identificacin y descripcin individual del vehculo. o Marca o Modelo o Ao
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES o Placa o Serial de la carrocera o Serial del motor o Color o Transmisin o Nmero de puertas o Capacidad o Kilmetros recorridos o Uso o Estado de conservacin o Apariencia externa
o Edad efectiva, vida til estimada, vida til remanente Documentacin adicional. o Titulo de propiedad y factura de compra. En caso de no poseerlos justificarlo legalmente. o Debe anexarse listas de proveedores de vehculos similares con sus correspondientes telfonos. Informe fotogrfico. o Cada vehculo debe ser Fotografiado. para identificarlo claramente Metodologa. o Debe describirse la metodologa empleada para la determinacin del valor. los criterios utilizados y todos los clculos realizados a tal fin.
5. Productos, Materiales, Insumos y Otros: el avalo de productos, materiales, insumos debe detallar la ubicacin y las condiciones de almacenaje, adems de contener la siguiente informacin: Identificacin y descripcin individual o por grupo del bien. o Inventario completo de los bienes; avaluados o Nombre tcnico o Estado de conservacin
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES o Apariencia externa
o Edad efectiva, vida til estimada, vida til remanente Documentacin adicional. o Debe anexarse listas de productos, materiales, insumos similares con sus correspondientes telfonos. o Facturas de compras o Cotizaciones de bienes similares, as cmo pagos de fletes, impuestos. Informe fotogrfico. o Cada producto, material, insumo, debe ser fotografiado para poder identificar claramente a todos y cada uno. o Cada fotografa, a su vez, debe estar debidamente identificada. Metodologa. o Debe describirse la metodologa empleada para la determinacin del valor, los criterios utilizados y todos los clculos realizados a tal fin.
6. Chatarra: el avalo de chatarra ferrosa debe contener la siguiente informacin: Identificacin del tipo de chatarra que ser avaluada. o Caractersticas fsicas de la chatarra de acuerdo con la calidad y la condicin Peso de la chatarra o Grado de oxidacin o Costos de preparacin y transporte o Valor de la chatarra en el mercado internacional. Documentacin adicional. o Debe anexarse la documentacin referente a la chatarra Informe fotogrfico. o La chatarra debe ser fotografiada, a fin de poder identificarla claramente, as como su entorno de ubicacin.
7. Terrenos Urbanos y Suburbanos: Los informes de avalos correspondientes a bienes de este tipo debern contener la siguiente informacin bsica: Ubicacin exacta referencial y geopoltica: identificacin catastral del terreno, vas de acceso, zona, parcelamiento. urbanizacin o sector, parroquia, municipio, estado. Titularidad: existencia de gravmenes y censos al momento del avalo, superficie y linderos segn documentos de propiedad. datos de registro y copia del documento de propiedad. En los casos de integracin de parcelas, deber presentarse dicha integracin debidamente autorizada por las autoridades municipales y protocolizada por ante el registro subalterno correspondiente. Descripcin del terreno: el informe de avalo presentar por escrito una descripcin completa del terreno, acompaada del plano respectivo. Deben detallarse: o Aspectos fsicos. o Forma, rea y topografa. o Estabilidad geolgica y otras caractersticas fsicas. o Mejoras realizadas: movimientos de tierra, muros de contencin y obras de proteccin. Inspeccionados y comprobados en el sitio. o Carcter de la zona donde se localiza. usos y actividades predominantes en las zonas adyacentes. tendencias de cambios, cercana a la vialidad local, centros poblados. etctera. Zonificacin vigente: deben sealarse detaIIadamente los aspectos siguientes: o Usos y caractersticas de construccin, segn instrumentos leales de ordenacin y planificacin urbana, entre los que se mencionan: ordenanzas, reglamentacin vigente, decretos y leyes aplicables, permisos y autorizaciones otorgados por las correspondientes
autoridades.
o Condiciones de desarrollo, otorgados por las autoridades, lo cuales facilitarn informacin tales como: variables urbanas fundamentales. densidad de poblacin, alturas mximas permisibles, retiros. porcentajes de construccin y ubicacin, etctera. o Frente y rea de parcela mnimos permitidos por las reglamentaciones vigentes. Afectaciones por causa de utilidad publica o social, decretos ambientales, de conservacin histrica, etctera. o Servidumbres, con motivo de: apertura o ensanche de vas, avenidas, plazas y reas publicas, parques y arcas verdes, cualquier obra de carcter publico, obras de saneamiento, escuelas, edificaciones educativas o asistenciales en general, como, por ejemplo; hospitales. medicaturas, cementerios, estaciones inalmbricas, torres y dems elementos para la conduccin de energa elctrica, acueducto, canales y puertos, gasoductos. oleoductos, sistemas de irrigacin, entre otros y todos aquellos contemplados en la Ley de Expropiacin por causa le utilidad publica o social. Nivel de equipamiento o Empotramiento a servicios de red: cloacas, acueductos, electricidad, telfonos o servicios sustitutivos. o Cercana a centros de servicios puntuales asistenciales, educacionales, comerciales y culturales, as como sistemas de transporte publico. o Usos, actividades y condiciones del terreno al momento de la inspeccin. Descripcin y desarrollo de la metodologa empleada. o Deben describirse los criterios utilizados para la determinacin de valor. Anexando de modo detallado la totalidad de los clculos realizados. o Se debern utilizar referenciales recientes (preferentemente de los 12 meses anteriores a la fecha de preparacin del informe).
o Se deber indicar los enfoques y criterios utilizados en el anlisis de os datos obtenidos y en la ponderacin de las diversas variables involucradas. o En el caso de que los referenciales sean homogeneizados. los ajustes debern ser explicados con sus escalas de valores. o No se aceptar el ndice de precios al consumidor como ndice de actualizacin de valor. o Se debe enumerar e identificar las fuentes de informacin bsica empleadas para la formacin de valor. o Presentar fuente e identificacin completa de los datos referenciales, utilizados para la formacin de valor con su respectiva zonificacin vigente. o En caso de anexar ofertas de inmuebles comparables publicitadas, stas deben presentarse con datos detallados que permitan su verificacin, fuentes, telfonos y persona contacto. Informe fotogrfico. o Se presentarn fotografas a color, tomadas desde diversos ngulos, debidamente identificadas, que den una visin clara y objetiva del inmueble o activo y de sus caractersticas. Planos y documentacin grfica. o Deben suministrase el (los) plano(s) a escala de (los) terreno (s).
8. Terrenos Rurales y Agrcolas: el informe de avalo debe contener informacin similar a la requerida para terrenos urbanos y suburbanos, adaptando esta informacin al caso en particular, as como las fuentes de datos representativos, las cuales deben sealarse con claridad. Tambin deber especificarse: Ubicacin: geogrfica. poltica y prctica. zona, casero, croquis con ubicacin relativa, linderos segn documento y en sitio, distancia de los centros de acopio. centros poblados, acceso a mercados urbanos, a
servicios pblicos de red y puntuales. as como a redes viales y de transporte pblico, o mismo que un diagnstico de los recursos potenciales y limitantes de la zona, en el que se indique a cul tipo de explotacin se destinar y si es econmicamente factible el desarrollo. Calidad de la tierra: clasificacin de la tierra tanto en los referenciales de valor utilizados, como el inmueble objeto del avalo, superficie aprovechable y superficie til. Debe incluirse un diagnstico sobre los recursos potenciales y limitantes de la zona, en el que se determine a cul tipo de explotacin se destinar y si es econmicamente factible el desarrollo. Mejoras realizadas a la tierra: nivel de mecanizacin, limpieza de terreno, sistemas de riego y otras mejoras que puedan clasificarse como bienes inmuebles por destinacin. Datos: climatologa, vegetacin, hidrologa (aguas superficiales y
subterrneas) y agrologa de la zona aledaa al bien en estudio, as como tambin topografa, pendiente y drenaje. Suelos: tipo, vocacin, fertilidad. Utilizacin de las tierras con sus reas correspondientes en: agricultura, ganadera, obras civiles, instalaciones y vas de penetracin. o Cultivos: reas, tipo y condiciones. o Semovientes: clase, raza, nmero, edad, hierro. Vegetacin: natural, pastizales, tipo de pastos, reas y estado en que se encuentran, nmero de potreros con sus reas. Registro Nacional de Productores: registro catastral, asociaciones, empresas de servicio. Asimismo, se debe informar si cumple con las normativas existentes, segn los casos de las leyes de proteccin forestal, ambiental o cualquier otra aplicable al caso, sealando, si existiesen, afectaciones derivadas de la Ley de Tierras y Desarrollo Agrario.
9. Edificaciones y Bienhechuras: Los informes de avalos correspondientes a bienes de este tipo debern contener la siguiente informacin bsica Identificacin del bien: o Ubicacin exacta de la edificacin o edificaciones objeto del avalo. o Titularidad, existencia de gravmenes, documento de condominio, eventuales condiciones imitantes, as como contratos de
arrendamientos, si los hubiere. El avalo de bienes construidos o bienhechuras de carcter permanente debe contener la siguiente informacin mnima: o Descripcin detallada de la construccin o Superficie (reas brutas, reas netas, entre otros). o Tipo de construccin, descripcin detallada, estructura, acabados. o Vida til, vida til remanente estimada y valor residual o de recuperacin. o Permisos de construccin otorgados por las alcaldas: se debe hacer una comparacin de tas variables urbanas fundamentales permitidas o reglamentadas con las variables existentes, e igualmente indicar si el terreno est desarrollado a su mejor y ms alto uso. Informe fotogrfico. o Se presentarn fotografas a color, del bien que se avaluar, en las que se muestren los aspectos ms resaltantes de la edificacin debidamente identificados en cada foto, que permitan observar sus caractersticas ms importantes. Planos de arquitectura de cada nivel o Elaborados a escala y debidamente acotados, en los Que se sealen rea, usos y servicios. Zonificacin vigente o Esta informacin debe ser similar a la requerida para los terrenos rurales y agrcolas. Metodologas y/o Criterios:
o Mtodo del costo: este mtodo debe ser utilizado en casos de galpones industriales y viviendas unifamiliares y otros casos especiales o excepcionales en el que no exista mercado inmobiliario para estos tipos de bienes. Los costos de reposicin a nuevo deben ser estimados por partidas o tipologas, indicando las fuentes de informacin o Indicar: clase, calidad y tipo de materiales, vida til, edad o vida efectiva transcurrida, vida remanente, estado actual de conservacin y mantenimiento, depreciacin (fsica, funcional y econmica). Cabe sealar que en el caso de edificaciones en proceso de construccin, solamente debe avaluarse la cantidad de obra realizada, sealndose el porcentaje ejecutado y por ejecutar al momento del avalo, lo cual deber ser debidamente respaldado con un anlisis referencial de precios y costos por partida genrica de obra, en que se especifiquen las caractersticas que se encontrarn en la obra al concluir los trabajos de construccin. 10. Minas y Canteras: el desarrollo del informe de avalo debe contener los requisitos mnimos siguientes: Ubicacin y clasificacin de la mina Estudio geolgico y geogrfico de la reserva mineral Mtodo de explotacin Cantidad de material existente en depsito y la produccin Estimacin de reservas Instalaciones y equipos empleados en la produccin Estimacin del tonelaje de mineral de explotacin rentable Sealamiento de la etapa de produccin en que se encuentra la mina Perodo de explotacin o vida til remanente Situacin del mercado de venta del material explotado, determinando el (los) precio(s) unitario(s) de venta. Evolucin legal de los trmites de explotacin de la mina. Estudios de impacto ambiental y ecolgico
Permisos obtenidos ante las autoridades competentes en la materia Debe sealarse la metodologa empleada con detalles y clculos que puede estar acompaada, en algunos casos, y previa consulta escrita ante la Secretara Tcnca de la Cenbsp, por mtodos de valoracin de minas y canteras de uso reconocido, tales como: o Capitalizacin de la renta, siempre que sean debidamente tomados en cuenta los costos necesarios para la explotacin de la mina y su comercializacin, el transporte del material producido, versus los ingresos que su venta representa, de acuerdo con una minuciosa investigacin de mercado y todas las variables mencionadas. o Las tasas de capitalizacin deben estar referidas a las tasas de inters aplicadas a instrumentos de captacin del sistema financiero nacional, vigentes al momento del avalo.
Seccin Segunda: De las caractersticas Art. 28. El informe de avalo debe contener las siguientes caractersticas: 1. Formato y encuadernacin. Material flexible que permita eventualmente, su perforacin, a los efectos de almacenamiento en los archivos de la Secretara Tcnica. 2. Certificacin. Los valores que se adjudiquen a los bienes deben ser certificados con la firma del representante de la firma avaluadora y de los avaluadores que participaron en la elaboracin del informe, cuyos nombres debern ser acompaados de las credenciales que los acrediten para tal fin. 3. Declaracin jurada del perito. Documento que compromete la responsabilidad del perito avaluador. ste debe presentar una declaracin jurada por cada avalo que realice para la CENBISP.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES 7. PROCEDIMIENTO PASO RESPONSABLES
ACCIN 1.1 Realiza seleccin de los bienes a enajenar segn el artculo 5 de las normas generales. 1.2 Coordina la contratacin del perito evaluador para que realice el avalo externo de los bienes seleccionados para el proceso de enajenacin.
Responsable de Bienes Nacionales
1.3 Revisa recaudos y prepara expediente (original y copia), segn la modalidad y el bien a enajenar establecido en las Normas Generales. 1.4 Elabora Punto de Cuenta y enva expediente y al Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. 2.1 Recibe y revisa el expediente y punto de cuenta.
2.2 Avala punto de cuenta y enva punto de cuenta y expediente a la Consultora Jurdica. 3.1 Recibe y revisa expediente y punto de cuenta. 3.2 Si el expediente cumplen con la base legal establecida por la ley, enva a la Gerencia General. 3.3 Si el expediente no cumplen con lo establecido en la ley, devuelve a la Oficina de Administracin y Finanzas para su revisin o correccin. 4.1 Recibe y presenta punto de expediente, a la Junta Directiva. cuenta y
Consultora Jurdica
Gerente General
Junta Directiva
5.1 Recibe punto de cuenta y expediente para la solicitud de enajenacin de los bienes. 5.2 Toma decisin y enva al Jefe de Oficina de
Administracin y Finanzas. 6.1 Recibe resolucin de Junta Directiva. 6.2 Si no es aprobada lo remite al Responsable de Bienes Nacionales para su conocimiento y archivo. 6 Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas 6.3 Si es aprobada lo remite al Responsable de Bienes Nacionales para que inicie proceso de enajenacin (En caso de semovientes, que correspondan al articulo 3, literal 2 de la normativa, va al paso 14.2) 7.1 Recibe aprobacin de la Junta Directiva, 7 Responsable de Bienes Nacionales 7.2 Prepara comunicacin oficial para la CENBISP y la enva a la Presidencia del instituto para la firma. 8.1 Firma comunicacin y enva la comunicacin firmada a la Oficina de Administracin y Finanzas. 9.1 Recibe comunicacin e informa al Jefe de Administracin y Finanzas y la entrega al Responsable de Bienes Nacionales. 10.1 Recibe comunicacin. 10.2 Enva comunicacin y expediente en original a la Secretara Tcnica de la CENBISP 11.1 Recibe comunicacin y realiza los trmites respectivos. 11 Secretara Tcnica del CENBISP 11.2 Notifica mediante oficio a la Presidencia del instituto si es aprobada o no la solicitud. 12.1 Recibe y revisa oficio enviado por la Secretaria Tcnica de la CENBISP y lo enva a la Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas 13.1 Recibe y revisa oficio para la enajenacin y
Presidente del Instituto
Secretaria de Oficina de Administracin y Finanzas
10
12
13
Jefe de Oficina de
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES Administracin y Finanzas
enva al Responsable de Bienes Nacionales. 14.1 Recibe decisin de la CENBISP. 14.2 Planifica proceso de enajenacin: Por donacin: hace efectiva la donacin y pasa al punto 18.1. Por dacin en pago: hace efectivo el proceso y pasa al punto 18.1. Por permuta o venta: contina en el siguiente paso. 14.3 Revisa el proceso de venta con la Comisin de Licitacin Especial. 14.4 Elabora Gua del oferente trminos legales correspondientes. en los
14
15.1 Publica aviso en prensa de acuerdo al artculo 12 de la normativa. 15.2 En fecha establecida, lugar y hora pautada, recibe y apertura sobres, analiza Ofertas 15 Comisin de Licitacin Especial 15.3 Se selecciona el ganador que cumpla con los requisitos establecidos en la Gua del Oferente. 15.4 Comunica el resultado al oferente. 16.1 Realiza el pago por la compra realizada segn la forma indicada en la Gua del Oferente y entrega comprobante de pago a la Comisin de Licitacin Especial. 17.1 Recibe comprobante de pago del comprador una vez cancelados los bienes. 17 Comisin de Licitacin Especial 17.2 Elabora Acta de Venta 17.3 Entrega acta de venta con los soportes respectivos al analista de Bienes Nacionales. 18 Analista de Bienes 18.1 Revisa soportes de la enajenacin realizada.
16
Oferente seleccionado
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18.2 Entrega informe a Analista de Contabilidad de la Gerencia General, sobre el proceso de los bienes enajenados con sus respectivos soportes. 19.1 Recibe, revisa informe del proceso de enajenacin. 19.2 Realiza el respectivo asiento contable de la operacin realizada.
19
Analista de Contabilidad 19.3 Entrega reporte del asiento contable realizado por la operacin del proceso de enajenacin, a la Unidad de Bienes Nacionales o Responsable de Bienes. 20.1 Recibe, revisa y elabora informe de la enajenacin realizada. 20.2 Prepara copia del Informe de la venta realizada, asiento contable y soportes para el archivo. 20.3 Prepara comunicacin y la enva para la firma del Gerente de Administracin. 21.1 Recibe y firma Comunicacin.
20
21
21.2 Enva comunicacin firmada a la Secretaria Tcnica de la CENBISP, el informe de la venta realizada, asiento contable y dems documentos originales que soportan la operacin efectuada.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES 8. FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES
Responsable de Bienes Nacionales Comisin de Licitacin Especial Oferente
Enajenacin por: Donacin Dacin en Pago
Permuta
Revisa el proceso de venta con la Comisin de Licitacin Especial
Elabora Gua del oferente en los trminos legales correspondientes
Publica aviso en prensa de circulacin nacional y otro en prensa de circulacin regional En fecha establecida se analizan las ofertas recibidas y selecciona un ganador Comunica al Oferente seleccionado para que realice el pago respectivo
Realiza pago y entrega a la Comision
Comprobante de pago
Documentacin de la enajenacin realizada
Elabora acta de venta y entrega Informe del proceso de enajenacin
Revisa soportes de la enajenacin realizada y prepara informe
Revisa informe del proceso de enajenacin

Prepara Informe del proceso realizado y asiento contable y comunicacin C
Realiza asiento contable segn 09-02-PRO-10
Prepara el reporte del registro realizado
Enva al Jefe de Administracin y Finanzas
Entrega al Responsable de Bienes Nacionales
Enva a la Secretaria Tcnica de la CENBISP
FIN
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES 9. ANEXOS: ANEXO 1 2 3 DESCRIPCIN Gua del oferente Certificacin Declaracin Jurada
CDIGO N/A N/A N/A
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES 1. PROPSITO:
Determinar el proceso a seguir para la enajenacin de los bienes muebles en uso que conforman el inventario de activos del instituto, los cuales son propiedad de la repblica. 2. ALCANCE: Este proceso aplica, a todos los funcionarios que manejan u operan bienes muebles, inmuebles y bienes en produccin del instituto, y comprende ventas, traslado, desincorporaciones, donaciones y permutas del instituto a terceros.
3. RESPONSABLES: 3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para la enajenacin de bienes son los siguientes: son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. AUTORIZACIN Coordinador del rea de Organizacin y Sistemas APROBACIN Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas Auditoria Interna. ELABORACIN Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Coordinador del rea de Contabilidad. Analistas de Bienes Nacionales. Administrador de Unidad Ejecutora.
Fecha:
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Firma
Firma
Firma
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:
4.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2 Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos (LOPA), Gaceta Oficial N 2.812 de fecha 01 de Julio de 1981. 4.3 Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y el Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGR y SNCF), Gaceta Oficial N 37 .347 de fecha 17 de Diciembre de 2001. 4.4 Ley Orgnica de la Administracin Pblica (LOAP), Gaceta Oficial N 5.890 de fecha 31 de Julio de 2008. 4.5 Ley Contra la Corrupcin (LCC), Gaceta Oficial N 5 .637 de fecha 07 de Abril de 2003. 4.1 Ley Orgnica de Hacienda Pblica Nacional, Gaceta Oficial N 39.238 de fecha 10 de Agosto de 2009. 4.2 Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico. (LOAFSP), Gaceta Oficial N 5.891 de fecha 31 de Julio de 2008. 4.3 Ley Orgnica que Regula la Enajenacin de Bienes del Sector Publico no Afectos a Las Industrias Bsicas, Gaceta Oficial N 3.951 de fecha 7 de enero de 1987. 4.4 Ley de Simplificacin de Trmites Administrativos (LSTA), Gaceta Oficial N 5.891 de fecha 31 de Julio de 2008Ley de Conservacin y Mantenimiento de los Bienes pblicos, Gaceta Oficial N 38.756 de fecha 28 de a gosto de 2007. 4.5 Instructivo de la Comisin para la Enajenacin de Bienes del Sector Publico no Afectos a las Industrias Bsicas. 4.6 Resolucin Interna de la Junta Directiva en sesin N 43, de fecha de diciembre de 2003. 4.7 Manual para el Registro de Bienes, Muebles y Semovientes de la ONCOP.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1 Definiciones: Activos Reales
Son los gastos por adquisicin de maquinarias y equipos nuevos y sus adiciones y reparaciones mayores realizados por los organismos con terceros. Incluye, de igual modo, las construcciones, adiciones y reparaciones mayores de edificios y obras de infraestructura de dominio privado y pblico que realiza el Estado mediante terceros, as como los estudios y proyectos para inversin, semovientes, activos intangibles y otro tipo de activos reales que rena como mnimo las siguientes caractersticas: 1. Largo uso y duracin. Son bienes que tienen un uso normal que sobrepasa el ao. 2. Son de carcter permanente. En este sentido, las maquinarias y equipos son de naturaleza tal, que pueden utilizarse en forma continua, por un largo tiempo, sin perder sus caractersticas ni deteriorar perceptiblemente su estado. 3. Alto costo. Son bienes cuyo costo unitario es significativo, lo que amerita considerarlos como bienes nacionales o activos fijos. Avalos Son instrumentos de carcter informativo que deben elaborar los avaluadores indicando la metodologa empleada en los clculos y el valor de cada componente. Bienes del Dominio Privado Son alienables, perceptibles, incomercium. Sujetos a las disposiciones del Cdigo Civil en cuanto no se opongan a leyes especiales. Todas las tierras que, estando situadas dentro de los lmites territoriales, carecen de otro dueo, pertenecen al dominio privado de la Nacin, si su ubicacin fuere del Distrito Federal o Dependencias Federales y al dominio privado de los estados si fuere en stos. Bienes del Dominio Pblico Son aquellos bienes de uso pblico o de uso privado por parte de la Nacin, de los Estados y de las Municipalidades, tales como: caminos, lagos, ros, murallas, fosos, puentes, plazas y dems bienes semejantes.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES Bienes Muebles
Son aquellos bienes tangibles que se utilizan para desarrollar la actividad de la empresa; deben tener una vida til estimada superior a un ao y no estn destinados a la venta. Bienes Nacionales 1. Los bienes muebles o inmuebles, derechos y acciones que por cualquier ttulo entraron a formar el patrimonio de la Nacin al constituirse sta en Estado soberano, y los que por cualquier ttulo haya adquirido o adquiera la Nacin o se hayan destinado o se destinaren a algn establecimiento pblico nacional o a algn ramo de la Administracin Nacional. 2. Los bienes muebles o inmuebles que se encuentren en el territorio de la Repblica y que no tengan dueo. Bienes Privados Son los bienes que pertenecen a los particulares. Causas de Depreciacin 1. La duracin fsica del activo; se incluyen las causas por: Agotamiento Desgaste Envejecimiento 2. La duracin econmica del activo; se incluyen las causas por: Explotacin por tiempo limitado Envejecimiento tcnico Envejecimiento econmico 3. La duracin del activo segn la contabilidad: se incluyen las causas por: Consolidacin Poltica de dividendos Polticas tributarias
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES Compras
Son las adquisiciones de Bienes Muebles por las diversas dependencias del organismo debidamente autorizadas de acuerdo a las normas legales administrativas aplicables; tambin se registrarn las compras de inmuebles. Costo de adquisicin Es un bien de uso que representa el sacrificio econmico para adquirir el bien y ponerlo en condiciones de ser utilizado en la actividad. Incluye el precio de compra y dems erogaciones necesarias, como fletes, seguros, honorarios del despachante de aduana, trmites de registro en el caso de bienes cuyo dominio debe inscribirse, costo de la funcin de compras, la construccin de las plataformas, el montaje, la puesta a punto, los ensayos de puesta en marcha, el entrenamiento del personal. Dacin en pago Accin de dar algo para pagar una deuda. En general, significa la entrega de una cosa en pago de otra que era debida o de una prestacin pendiente. Como forma de extinguirse las obligaciones, constituye la transmisin del dominio de ciertos bienes hecha por el deudor, u otro en su nombre, al acreedor o acreedores, por el precio o valor que salda por completo una deuda o la compensa parcialmente. Dao Accin de detrimento o destruccin de activos, bienes o partes que requieren reparacin, reconstruccin, restituir elementos, piezas o parte de ella. Desarme Concepto utilizado por desmantelamiento de partes en el caso especfico de las mquinas, equipos o aparatos. Desincorporacin por otros Conceptos Las desincorporaciones que deban registrase por conceptos distintos a los mencionados anteriormente, se pueden clasificar de la siguiente forma: 1. Bienes no sujetos a depreciacin ni agotamiento (terrenos) 2. Bienes sujetos a depreciacin (edificios, maquinarias y equipos, herramientas, muebles, rodados, otros.)
3. Bienes sujetos a agotamiento (minas, yacimientos, petrolferos, canteras y bosques.) Destruccin Es el dao parcial o total por causa de un siniestro, incendio o fenmeno de la naturaleza, la cual deber ser sustentado con la informacin de los daos ocasionados, expedida por los organismos competentes. Deterioro Son los bienes muebles daados parcialmente, que no tengan partes utilizables, pero s un posible valor de salvamento. Donacin Son las entradas de bienes por obsequio o titulo gratuito, procedentes de personas o entidades no nacionales. Enajenacin Acto jurdico por el cual se transmite a otro la propiedad de una cosa, bien a ttulo oneroso, como en la compra venta, o gratuito como en la donacin. Excedencia Son los bienes que, encontrndose en condiciones operativas, no son utilizados por la entidad pblica titular de los mismos y se presume que permanecern en la misma situacin por tiempo indeterminado. Falla Es el evento previsible inherente al conjunto de partes interrelacionadas entre s, la cual impide que stas cumplan sus funciones bajo condiciones establecidas. Faltante por investigar Son las diferencias entre las existencias fsicas y los respectivos inventarios permanentes, por prdidas o sustraccin de bienes nacionales en las dependencias. Gestin de Mantenimiento Es la Planificacin, programacin, ejecucin, supervisin y control de las actividades de conservacin y mantenimiento de los bienes. Inservibilidad Son aquellos bienes muebles que no estn en servicio por presentar avera total, es
decir, por carecer de partes aprovechables y de valor de rescate que haga posible su desmantelamiento o venta. Quedan excluidos de este concepto bienes muebles cuya estructura est conformada mayormente por elementos metlicos, tales como: vehculos, sillas, etc., en virtud de que estos siempre tendrn un valor de rescate como material de desecho. Inventario fsico Es la percepcin directa de los funcionarios o funcionarias que van a tomar los datos, esto es, contando y midiendo los elementos que son asignados a la unidades centralizadas y descentralizadas. El avalo o justiprecio se hace en este tipo de inventario. Mantenimiento Correctivo Es el conjunto de acciones destinadas a corregir una falla para restablecer las condiciones originales del servicio de un bien. Mantenimiento Mayor Son trabajos que se ejecutan sobre toda el rea del pavimento, tomados antes de que la estructura alcance un elevado grado de deterioro o corregir problemas cuando el pavimento ha fallado, tales como: reciclaje, repavimentacin, tratamientos superficiales, entre otros. Mantenimiento Preventivo Es el conjunto de acciones destinadas a disminuir el ndice de fallas que obstaculicen el buen funcionamiento de los bienes. Mantenimiento Predictivo Son funcionamiento de las partes que conforman los bienes y servicios, el cual se mide en parmetros y est basado en datos estadsticos y seguimiento de las condiciones fsicas del equipo con previo conocimiento. Mantenimiento Programado Son trabajos programados de refuerzo y reconstruccin del pavimento, reparaciones mayores de puentes y edificaciones. Mantenimiento Rutinario Son trabajos continuos de reparaciones locales, sellados de grietas, limpieza y
reparaciones menores de drenajes, reparaciones menores de puentes, sealizacin y mantenimiento de edificaciones y oficinas. Obsolescencia Es el desuso o falta de adaptacin de un bien a su funcin propia, o la inutilidad que pueda preverse como resultado de un cambio de condiciones o circunstancias fsicas o econmicas, que determinen clara y evidentemente la necesidad de abandonarlo por inadecuado, en una poca anterior al vencimiento de su vida til probable. Obsolescencia tcnica Disminucin de la vida til de un bien de consumo o de un bien de capital, debido a un cambio econmico o al avance tecnolgico. Se presenta cuando los bienes a pesar de encontrarse en condiciones operativas, no permiten un eficaz desempeo de las funciones inherentes a cada unidad de trabajo. Oferente: Es la persona natural o jurdica que ha presentado una manifestacin de voluntad de participar en una oferta en alguna de las modalidades previstas en el presente procedimiento. Permuta La permuta es la cesin de cosa por cosa. No hay dinero o precio en el intercambio, sino simplemente un cambio de un objeto por otro. Reparacin onerosa Es cuando el costo de mantenimiento, reparacin o repotenciacin de un bien es significativo, en relacin con su valor real de adquisicin. Prstamo de bienes por convenios (comodato) Son las desincorporaciones transitorias, empleadas en virtud de lo establecido en los contratos, cuando sea necesario entregar Maquinas, Equipos, Herramientas u otros bienes nacionales muebles. Reparacin Es la actividad o conjunto de actividades destinadas a restituir un equipo a sus condiciones normales de operacin y funcionamiento, por medio de la correccin de la falla que caus el mal.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES Responsables Patrimoniales Primarios
Son cada uno de los titulares de las unidades centralizadas y descentralizadas de categoras presupuestarias de las unidades ordenadoras de compromisos y pagos. Responsables Patrimoniales de Uso Son los funcionarios que tienen asignados bienes muebles y semovientes para el uso en la ejecucin de sus propias actividades. Robo o sustraccin Efecto adverso realizado por agentes inescrupulosos al margen de la legalidad o la tica. Constituyen los faltantes por investigar y en este caso por la autoridades policiales competentes. Suministro de bienes a otras entidades Consiste en registrar las entregas de bienes muebles, que en virtud de disposiciones legales, estipulaciones contractuales, o por orden del ministerio o titular respectivo, se efecten a otros institutos autnomos, estados, municipios y dems entidades oficiales, previa autorizacin de las autoridades competentes. Traslado Son los registros de bienes muebles en uso, recibidos de otras dependencias administrativas del mismo instituto, cuyos titulares son ordenadores de pago. Traspaso Son las entregas de bienes muebles en uso que se efectan a otras dependencias del mismo instituto, cuyo ordenador sea el ordenador de pago. Venta Comprende las desincorporaciones por venta de bienes que se efecten conforme a las disposiciones de la ley orgnica que regula la enajenacin de bienes del sector pblico no afectos a las industrias bsicas Reembolso o reposicin Es el dao parcial o total que ha sufrido el bien durante el lapso de garanta, encontrndose en condiciones que no le permiten ser operativo y se toma la decisin de devolverlo a su agente original de adquisicin, a cambio del costo de adquisicin pagado.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES 5.2 Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas U.E: Unidad Ejecutora CENBISP:
Comisin para la Enajenacin de Bienes del sector Pblico no Afectos a las Industrias Bsicas.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES 6. NORMAS GENERALES TITULO I
LA ENAJENACIN DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y BIENES EN PRODUCCIN Art. 1. La enajenacin de los bienes podr efectuarse a travs de las siguientes operaciones: 1. Venta del bien segn requerimientos de la CENBISP. 2. Permuta por bienes requeridos por un determinado ente u organismo del sector pblico. 3. Dacin en pago del bien, por deudas asumidas del instituto. 4. Aporte del bien al capital social de empresas del estado. 5. A travs de otros tipos de operaciones que determine la CENBISP. Art. 2. La venta de bienes ser realizada a travs de un proceso de Concurso Abierto, en caso de que solo se presentara un oferente, la enajenacin ser realizada a travs de la Contratacin Directa. Art. 3. La venta de semovientes deber regirse de acuerdo a los siguientes criterios: 1. En el caso de los semovientes destinados a la investigacin, a la produccin de insumos alimenticios o industriales, o a la reproduccin propia de la especie; (Ejemplo: especmenes para experimentacin, vacas lecheras, ovejas para lana, padrotes o madres reproductoras en reproduccin); los mismos son considerados bienes de uso y cuando deban ser descartados (desincorporados del activo fijo), por cesacin de la finalidad para la cual estaban destinados, o por deterioro que impida tal finalidad, la enajenacin de los mismos deben ser objeto de anlisis y aprobacin de la CENBISP. 2. En el caso de semovientes criados u obtenidos por cruce in situ destinados a la venta, los mismos sern considerados como bienes de venta y no sern objeto de aprobacin por parte de la CENBISP, la aprobacin estar sujeta a la mxima autoridad del instituto; salvo en los casos en alguno de dichos semovientes presente defecto tal que impida la citada finalidad de venta, caso en el cual pasaran a la categora de descarte y recibirn el tratamiento previsto para esta modalidad.
Art. 4. La solicitud de autorizacin, para enajenar bienes del sector pblico se tramitar a travs de la Secretaria Tcnica de la CENBISP, comisin adscrita al Ministerio del Poder Popular para las Finanzas. Art. 5. Pueden ser objeto de enajenacin los bienes propiedad de la Repblica que se encuentren en estado de obsolescencia, deterioro, desincorporados o que sean innecesarios para el cumplimiento de las funciones del instituto. Art. 6. El precio base para la enajenacin de los bienes propiedad de la Repblica, ser determinado por la CENBISP, tomando en consideracin la informacin suministrada por los evaluadores internos, externos y cualquier otro criterio valido a juicio de la Comisin. Art. 7. Los bienes muebles e inmuebles se deben registrar por el valor original de adquisicin, produccin, construccin o intercambio. Los semovientes se registran al precio determinado por comisin de peritos avaluadores. Art. 8. Los bienes deben clasificarse de acuerdo con el cdigo de las cuentas del Plan de Cuentas contenido en el Sistema de Contabilidad Aplicable a los Organismos de la Administracin Central. Art. 9. En el caso de bienes muebles cuyo deterioro sea irreversible, debe procurarse la mayor recuperacin econmica posible mediante el aprovechamiento de sus partes o por venta de las mismas. Art. 10. Todo responsable de la tenencia, uso o custodia de los bienes del Sector Pblico Nacional debe velar por su buen uso y conservacin y adoptar las medidas que corresponden para facilitar su correcto registro y control. A tal fin, estn obligados al cumplimiento de las normas y procedimientos que se establezcan para realizar cualquier acto y/o para informar cualquier hecho que implique modificacin de la situacin de los bienes muebles, inmuebles y bienes en produccin que se le han asignado y no pueden adquirir, transferir ni desincorporar tales bienes, por ningn ttulo, sin sujecin a las disposiciones legales y procedimientos previamente establecidos. Art. 11. Participantes en el Proceso de Enajenacin, los cuales deben conformar la Comisin de Licitaciones Especial:
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES 1. Director de U.E. 2. Administrador de U.E. 3. Un representante de la Consultora Jurdica
4. Un funcionario de Bienes Nacionales en calidad de apoyo 5. Un representante de Auditoria Interna en calidad de observador 6. Un representante designado por la Presidencia. 7. La Secretara Tcnica de la CENBISP. 8. Miembros de la Comisin Presidencial de la CENBISP. 9. El oferente o ente adquirente en caso de donacin. Art. 12. La Comisin de Licitaciones Especial Previa aprobacin de la Presidencia del instituto, publica aviso en prensa de circulacin nacional y otro en prensa de circulacin regional, con la lista de bienes a enajenar indicando descripcin, cantidad, concepto, condiciones, fecha y plazos de venta. Art. 13. Tipos de bienes susceptibles de enajenacin: 1. Bienes Inmuebles: como terrenos urbanos y parcelas sin construccin, terrenos rurales y agrcolas; por accesin o destino, como edificaciones y sus materiales, unidades en propiedad horizontal. 2. Bienes muebles: equipos y maquinaria, mobiliario y equipos de oficina, vehculos, productos, materiales e insumos y semovientes 3. Unidades productivas, centros de acopio, empresas agropecuarias,
laboratorios. 4. Chatarra. TITULO II LA DOCUMENTACIN QUE SE DEBE CONSIGNAR ANTE LA CENBISP Art. 14. Exposicin de motivos, justificacin o punto de cuenta suscrito por la mxima autoridad, donde se declare su conformidad con la operacin. Art. 15. Informe de Consultora Jurdica del instituto sobre el tipo de operacin requerida por la CENBISP.
Art. 16. Declaracin jurada de la mxima autoridad o del funcionario responsable de la enajenacin segn modelo anexo. Art. 17. Fotografas a color, presentarlas en original y debidamente identificadas. Art. 18. Acta constitutiva o estatutaria del ente beneficiario del bien (aplica en caso de donacin). Art. 19. Solicitud de donacin de la institucin donatario del bien para fines benficos o de utilidad pblica (aplica en caso de donacin). Art. 20. Documento de compromiso del ente acreedor de la deuda (Carta Compromiso) en la que se indique que segn la operacin queda saldada la deuda (aplica en caso de dacin de pago). Art. 21. Certificacin del medico veterinario del estado de los semovientes (en caso de semovientes). Art. 22. Informe medico veterinario, donde se especifique la causa por la cual procede la enajenacin (en caso de semovientes). Art. 23. Certificacin o Gaceta Oficial en la cual conste la designacin del funcionario responsable para actuar en nombre del ente u organismo enajenante. Art. 24. Avalos internos y externos que servirn de base para la enajenacin de los bienes y conforme a la ley. En este sentido, debe efectuarse un avalo interno por parte del instituto y otro externo suscrito por un perito de reconocida capacidad tcnica acreditado ante el organismo competente, el cual deber estar inscrito en la Sociedad de Ingeniera de Tasacin de Venezuela (Soitave), o acreditado ante el Fondo de Garanta de Depsitos y Proteccin Bancaria (Fogade) o la Superintendencia de Bancos y Otras instituciones Financieras (Sudeban). Los avalos en todas las operaciones deben ser dos: uno interno y otro externo, salvo las excepciones que se estipulen en este procedimiento. Art. 25. En cada caso, el avaluador externo o interno debe sealar con precisin toda la informacin y observaciones pertinentes relativas a los activos avaluados, en funcin de aportar la mayor orientacin posible al instituto acerca de: La calidad de los activos, en funcin de la inspeccin directa que sobre ellos deben realizar y dems criterios e informacin que sean suministrados. La potencialidad,
capacidad de negociacin en el mercado, ventajas y restricciones en el mximo aprovechamiento de los bienes por enajenar. Estas observaciones deben fundamentarse nicamente en criterios tcnicos, relativos a la naturaleza de los bienes en estudio y a las variables econmicas y funcinales existentes en el mercado, tales como mantenimiento, obsolescencia, etctera, que pudiesen afectar su valor Art. 26. Todos los criterios empleados, as como los clculos realizados en su elaboracin, debern ser incluidos explcitamente y de modo detallado en el informe. CAPITULO I Del informe de avalo Seccin Primera: De los requisitos Art. 27. Los requisitos del informe de avalu varan segn el bien a enajenar, tal como se identifican a continuacin. 1. Maquinarias y Equipos: Se debe detallar el proceso productivo del cual forman parte, el avalo de bienes muebles compuestos por maquinarias y equipos industriales debe contener la siguiente informacin: Caractersticas tcnicas o Identificacin individual de la maquinaria que ser avaluada o Inventario completo de los equipos avaluados. o Nombre tcnico, marca, modelo, serial y pas de Fabricacin. o Serial de la pieza principal o del motor principal en su defecto. En el caso de que la maquinaria no posea serial, ello debe ser reportado, y se proceder a identificarla mediante el sealamiento de caractersticas resaltantes e inequvocas, tales como color principal dimensiones, funciones que realiza. o ndices de capacidad, como: capacidad de produccin por unidad de tiempo. volumen, potencia, peso, dimensiones establecidas a travs del sistema decimal.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES o Funcin principal de la maquinaria. Caractersticas generales.
o Localizacin dentro del lugar de produccin, depsito, diagrama de flujo del proceso. o Apariencia externa. o Estado de conservacin general. o Sealamiento de procesos especiales a que haya sido sometida como: repotenciacin, cambio de piezas, almacenamiento en depsitos; indicando en lo posible las fechas de cada evento. o Aplicacin de planes de mantenimiento organizado, preventivo y correctivo programados, ficha tcnica para verificar todo lo anterior o Manejo de la maquinaria por parte del personal de la planta: turnos, horas al da condiciones de operacin. o Fecha de adquisicin y fecha de puesta en marcha. o Edad efectiva, vida til estimada, vida til remanente, valor de recuperacin residual o de rescate. Documentacin adicional. o Facturas de compras. o Cotizaciones de bienes similares, as como pagos de fletes, impuestos. Informe fotogrfico. o Cada maquinaria, as como cada lnea de produccin o conjunto de ellas, debe ser fotografiada. a fin de poder identificar claramente todos y cada uno de los equipos. Cada fotografa, a su vez debe estar debidamente identificada. Metodologa. o Debe describirse la metodologa empleada para la determinacin de valor, los criterios utilizados y todos los clculos realizados a tal fin, as como la existencia de informes de repotenciacin, reparaciones mayores o estudios de sustitucin o reemplazo.
2. Aeronaves y Embarcaciones Martimas, Fluviales y Lacustres: se requerir la siguiente informacin mnima: Identificacin. o Nombre de la embarcacin o siglas. segn el caso y pas al que pertenece. Certificado de aeronavegabilidad vigente y solvencia aeronutica. o Certificado de puerto, en el caso de las embarcaciones. o Certificado de matrcula en las embarcaciones: datos de navegabilidad, patente de navegacin y radiodifusin. o Documento de propiedad registrado o Datos de la patente de navegacin. o Seguros de responsabilidad civil vigentes. o Certificado de arqueo. o Clasificacin y ltima inspeccin dosificacin. o En aeronaves, se presentarn copia de las bitcoras del avin casco de motor y hlice. Se presentarn asimismo todos los asentamientos de mantenimiento y trabajos realizados en taller. Estos datos se adaptarn al tipo de embarcacin o aeronave que se vale. Caractersticas fsicas. o Tipos de aeronaves o de embarcaciones, de la cual deben establecerse la marca, el modelo y el pas de fabricacin. o En aeronaves, nmero de pasajeros y capacidad de carga; en embarcaciones: porte bruto, porte neto o capacidad de carga comercial, as como tonelaje bruto y tonelaje neto y pasajeros. o Dimensiones principales o En caso de embarcaciones: dimensiones, incluyendo la eslora. la manga y puntal. o Caractersticas en cuanto a la capacidad de carga. como, por ejemplo. si es en tonelaje bruto o tonelaje neto, y pasajeros
o Descripcin de motor o motores principales: marca, potencia, ao de Fabricacin. o Mstiles (si los hay). o Descripcin de los diferentes equipos instalados. o Velocidad. o Embarcaciones, nmero de bodegas. calado, casco, otros. Caractersticas funcionales. o Uso actual. o Das de Funcionamiento al ao, o Edad y mantenimiento. o Fecha de fabricacin. o Lugar de Fabricacin. o Requerimiento de mantenimiento, tanto del Fabricante como el solicitado por el Ministerio de Infraestructura. o Fecha de las ltimas reparaciones. descripcin detallada de su naturaleza. o Fecha de la ltima repotenciacin de los motores; en el caso de las aeronaves, horas de vuelo realizadas desde entonces. Metodologa. o Estudio de mercado, costo de reposicin depreciado, cualquier metodologa empleada deber ser detallada, debidamente sustentada en datos confiables y verificables. El avaluador externo debe sealar la fuente de informacin empleada para asignar el valor. sta podr ser similar a la empleada por empresas aseguradoras, as como cualquier otro factor considerado en el proceso de avalo. o No se aceptar la metodologa de capitalizacin de la renta segn estudio econmico, salvo casos excepcionales y previa consulta escrita ante el Secretara Tcnica de la CENBISP.
3. Mobiliarios y Equipos de Oficina: el avalo de mobiliarios y equipos de oficina debe detallar la ubicacin y condiciones de almacenaje y contener la informacin siguiente: Identificacin y descripcin individual o por grupo del bien objeto del avalo. o Inventario completo de los bienes avaluados. o Nombre tcnico. o Nmero o placa identificativa (si existe). o Estado de conservacin. o Apariencia externa. o Edad efectiva, vida til estimada, vida til remanente. Documentacin adicional. o Deben anexarse listas de proveedores de mobiliarios y equipos de oficina similares con sus correspondientes telfonos. Informe fotogrfico. o Facturas de compras. o Cotizaciones de bienes similares, as como pagos de fletes, impuestos. o Cada mobiliario y equipo de oficina debe ser fotografiado. Para poder identificarlos claramente. Cada fotografa, a su vez, debe estar debidamente identificada. Metodologa o Debe describirse la metodologa empleada para la determinacin del valor, los criterios utilizados y todos los clculos realizados a tal fin.
4. Vehculos: el avalo de vehculos debe detallar la ubicacin y condiciones de operacin y contener la informacin siguiente: Identificacin y descripcin individual del vehculo. o Marca o Modelo o Ao
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES o Placa o Serial de la carrocera o Serial del motor o Color o Transmisin o Nmero de puertas o Capacidad o Kilmetros recorridos o Uso o Estado de conservacin o Apariencia externa
o Edad efectiva, vida til estimada, vida til remanente Documentacin adicional. o Titulo de propiedad y factura de compra. En caso de no poseerlos justificarlo legalmente. o Debe anexarse listas de proveedores de vehculos similares con sus correspondientes telfonos. Informe fotogrfico. o Cada vehculo debe ser Fotografiado. para identificarlo claramente Metodologa. o Debe describirse la metodologa empleada para la determinacin del valor. los criterios utilizados y todos los clculos realizados a tal fin.
5. Productos, Materiales, Insumos y Otros: el avalo de productos, materiales, insumos debe detallar la ubicacin y las condiciones de almacenaje, adems de contener la siguiente informacin: Identificacin y descripcin individual o por grupo del bien. o Inventario completo de los bienes; avaluados o Nombre tcnico o Estado de conservacin
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES o Apariencia externa
o Edad efectiva, vida til estimada, vida til remanente Documentacin adicional. o Debe anexarse listas de productos, materiales, insumos similares con sus correspondientes telfonos. o Facturas de compras o Cotizaciones de bienes similares, as cmo pagos de fletes, impuestos. Informe fotogrfico. o Cada producto, material, insumo, debe ser fotografiado para poder identificar claramente a todos y cada uno. o Cada fotografa, a su vez, debe estar debidamente identificada. Metodologa. o Debe describirse la metodologa empleada para la determinacin del valor, los criterios utilizados y todos los clculos realizados a tal fin.
6. Chatarra: el avalo de chatarra ferrosa debe contener la siguiente informacin: Identificacin del tipo de chatarra que ser avaluada. o Caractersticas fsicas de la chatarra de acuerdo con la calidad y la condicin Peso de la chatarra o Grado de oxidacin o Costos de preparacin y transporte o Valor de la chatarra en el mercado internacional. Documentacin adicional. o Debe anexarse la documentacin referente a la chatarra Informe fotogrfico. o La chatarra debe ser fotografiada, a fin de poder identificarla claramente, as como su entorno de ubicacin.
7. Terrenos Urbanos y Suburbanos: Los informes de avalos correspondientes a bienes de este tipo debern contener la siguiente informacin bsica: Ubicacin exacta referencial y geopoltica: identificacin catastral del terreno, vas de acceso, zona, parcelamiento. urbanizacin o sector, parroquia, municipio, estado. Titularidad: existencia de gravmenes y censos al momento del avalo, superficie y linderos segn documentos de propiedad. datos de registro y copia del documento de propiedad. En los casos de integracin de parcelas, deber presentarse dicha integracin debidamente autorizada por las autoridades municipales y protocolizada por ante el registro subalterno correspondiente. Descripcin del terreno: el informe de avalo presentar por escrito una descripcin completa del terreno, acompaada del plano respectivo. Deben detallarse: o Aspectos fsicos. o Forma, rea y topografa. o Estabilidad geolgica y otras caractersticas fsicas. o Mejoras realizadas: movimientos de tierra, muros de contencin y obras de proteccin. Inspeccionados y comprobados en el sitio. o Carcter de la zona donde se localiza. usos y actividades predominantes en las zonas adyacentes. tendencias de cambios, cercana a la vialidad local, centros poblados. etctera. Zonificacin vigente: deben sealarse detaIIadamente los aspectos siguientes: o Usos y caractersticas de construccin, segn instrumentos leales de ordenacin y planificacin urbana, entre los que se mencionan: ordenanzas, reglamentacin vigente, decretos y leyes aplicables, permisos y autorizaciones otorgados por las correspondientes
autoridades.
o Condiciones de desarrollo, otorgados por las autoridades, lo cuales facilitarn informacin tales como: variables urbanas fundamentales. densidad de poblacin, alturas mximas permisibles, retiros. porcentajes de construccin y ubicacin, etctera. o Frente y rea de parcela mnimos permitidos por las reglamentaciones vigentes. Afectaciones por causa de utilidad publica o social, decretos ambientales, de conservacin histrica, etctera. o Servidumbres, con motivo de: apertura o ensanche de vas, avenidas, plazas y reas publicas, parques y arcas verdes, cualquier obra de carcter publico, obras de saneamiento, escuelas, edificaciones educativas o asistenciales en general, como, por ejemplo; hospitales. medicaturas, cementerios, estaciones inalmbricas, torres y dems elementos para la conduccin de energa elctrica, acueducto, canales y puertos, gasoductos. oleoductos, sistemas de irrigacin, entre otros y todos aquellos contemplados en la Ley de Expropiacin por causa le utilidad publica o social. Nivel de equipamiento o Empotramiento a servicios de red: cloacas, acueductos, electricidad, telfonos o servicios sustitutivos. o Cercana a centros de servicios puntuales asistenciales, educacionales, comerciales y culturales, as como sistemas de transporte publico. o Usos, actividades y condiciones del terreno al momento de la inspeccin. Descripcin y desarrollo de la metodologa empleada. o Deben describirse los criterios utilizados para la determinacin de valor. Anexando de modo detallado la totalidad de los clculos realizados. o Se debern utilizar referenciales recientes (preferentemente de los 12 meses anteriores a la fecha de preparacin del informe).
o Se deber indicar los enfoques y criterios utilizados en el anlisis de os datos obtenidos y en la ponderacin de las diversas variables involucradas. o En el caso de que los referenciales sean homogeneizados. los ajustes debern ser explicados con sus escalas de valores. o No se aceptar el ndice de precios al consumidor como ndice de actualizacin de valor. o Se debe enumerar e identificar las fuentes de informacin bsica empleadas para la formacin de valor. o Presentar fuente e identificacin completa de los datos referenciales, utilizados para la formacin de valor con su respectiva zonificacin vigente. o En caso de anexar ofertas de inmuebles comparables publicitadas, stas deben presentarse con datos detallados que permitan su verificacin, fuentes, telfonos y persona contacto. Informe fotogrfico. o Se presentarn fotografas a color, tomadas desde diversos ngulos, debidamente identificadas, que den una visin clara y objetiva del inmueble o activo y de sus caractersticas. Planos y documentacin grfica. o Deben suministrase el (los) plano(s) a escala de (los) terreno (s).
8. Terrenos Rurales y Agrcolas: el informe de avalo debe contener informacin similar a la requerida para terrenos urbanos y suburbanos, adaptando esta informacin al caso en particular, as como las fuentes de datos representativos, las cuales deben sealarse con claridad. Tambin deber especificarse: Ubicacin: geogrfica. poltica y prctica. zona, casero, croquis con ubicacin relativa, linderos segn documento y en sitio, distancia de los centros de acopio. centros poblados, acceso a mercados urbanos, a
servicios pblicos de red y puntuales. as como a redes viales y de transporte pblico, o mismo que un diagnstico de los recursos potenciales y limitantes de la zona, en el que se indique a cul tipo de explotacin se destinar y si es econmicamente factible el desarrollo. Calidad de la tierra: clasificacin de la tierra tanto en los referenciales de valor utilizados, como el inmueble objeto del avalo, superficie aprovechable y superficie til. Debe incluirse un diagnstico sobre los recursos potenciales y limitantes de la zona, en el que se determine a cul tipo de explotacin se destinar y si es econmicamente factible el desarrollo. Mejoras realizadas a la tierra: nivel de mecanizacin, limpieza de terreno, sistemas de riego y otras mejoras que puedan clasificarse como bienes inmuebles por destinacin. Datos: climatologa, vegetacin, hidrologa (aguas superficiales y
subterrneas) y agrologa de la zona aledaa al bien en estudio, as como tambin topografa, pendiente y drenaje. Suelos: tipo, vocacin, fertilidad. Utilizacin de las tierras con sus reas correspondientes en: agricultura, ganadera, obras civiles, instalaciones y vas de penetracin. o Cultivos: reas, tipo y condiciones. o Semovientes: clase, raza, nmero, edad, hierro. Vegetacin: natural, pastizales, tipo de pastos, reas y estado en que se encuentran, nmero de potreros con sus reas. Registro Nacional de Productores: registro catastral, asociaciones, empresas de servicio. Asimismo, se debe informar si cumple con las normativas existentes, segn los casos de las leyes de proteccin forestal, ambiental o cualquier otra aplicable al caso, sealando, si existiesen, afectaciones derivadas de la Ley de Tierras y Desarrollo Agrario.
9. Edificaciones y Bienhechuras: Los informes de avalos correspondientes a bienes de este tipo debern contener la siguiente informacin bsica Identificacin del bien: o Ubicacin exacta de la edificacin o edificaciones objeto del avalo. o Titularidad, existencia de gravmenes, documento de condominio, eventuales condiciones imitantes, as como contratos de
arrendamientos, si los hubiere. El avalo de bienes construidos o bienhechuras de carcter permanente debe contener la siguiente informacin mnima: o Descripcin detallada de la construccin o Superficie (reas brutas, reas netas, entre otros). o Tipo de construccin, descripcin detallada, estructura, acabados. o Vida til, vida til remanente estimada y valor residual o de recuperacin. o Permisos de construccin otorgados por las alcaldas: se debe hacer una comparacin de tas variables urbanas fundamentales permitidas o reglamentadas con las variables existentes, e igualmente indicar si el terreno est desarrollado a su mejor y ms alto uso. Informe fotogrfico. o Se presentarn fotografas a color, del bien que se avaluar, en las que se muestren los aspectos ms resaltantes de la edificacin debidamente identificados en cada foto, que permitan observar sus caractersticas ms importantes. Planos de arquitectura de cada nivel o Elaborados a escala y debidamente acotados, en los Que se sealen rea, usos y servicios. Zonificacin vigente o Esta informacin debe ser similar a la requerida para los terrenos rurales y agrcolas. Metodologas y/o Criterios:
o Mtodo del costo: este mtodo debe ser utilizado en casos de galpones industriales y viviendas unifamiliares y otros casos especiales o excepcionales en el que no exista mercado inmobiliario para estos tipos de bienes. Los costos de reposicin a nuevo deben ser estimados por partidas o tipologas, indicando las fuentes de informacin o Indicar: clase, calidad y tipo de materiales, vida til, edad o vida efectiva transcurrida, vida remanente, estado actual de conservacin y mantenimiento, depreciacin (fsica, funcional y econmica). Cabe sealar que en el caso de edificaciones en proceso de construccin, solamente debe avaluarse la cantidad de obra realizada, sealndose el porcentaje ejecutado y por ejecutar al momento del avalo, lo cual deber ser debidamente respaldado con un anlisis referencial de precios y costos por partida genrica de obra, en que se especifiquen las caractersticas que se encontrarn en la obra al concluir los trabajos de construccin. 10. Minas y Canteras: el desarrollo del informe de avalo debe contener los requisitos mnimos siguientes: Ubicacin y clasificacin de la mina Estudio geolgico y geogrfico de la reserva mineral Mtodo de explotacin Cantidad de material existente en depsito y la produccin Estimacin de reservas Instalaciones y equipos empleados en la produccin Estimacin del tonelaje de mineral de explotacin rentable Sealamiento de la etapa de produccin en que se encuentra la mina Perodo de explotacin o vida til remanente Situacin del mercado de venta del material explotado, determinando el (los) precio(s) unitario(s) de venta. Evolucin legal de los trmites de explotacin de la mina. Estudios de impacto ambiental y ecolgico
Permisos obtenidos ante las autoridades competentes en la materia Debe sealarse la metodologa empleada con detalles y clculos que puede estar acompaada, en algunos casos, y previa consulta escrita ante la Secretara Tcnca de la Cenbsp, por mtodos de valoracin de minas y canteras de uso reconocido, tales como: o Capitalizacin de la renta, siempre que sean debidamente tomados en cuenta los costos necesarios para la explotacin de la mina y su comercializacin, el transporte del material producido, versus los ingresos que su venta representa, de acuerdo con una minuciosa investigacin de mercado y todas las variables mencionadas. o Las tasas de capitalizacin deben estar referidas a las tasas de inters aplicadas a instrumentos de captacin del sistema financiero nacional, vigentes al momento del avalo.
Seccin Segunda: De las caractersticas Art. 28. El informe de avalo debe contener las siguientes caractersticas: 1. Formato y encuadernacin. Material flexible que permita eventualmente, su perforacin, a los efectos de almacenamiento en los archivos de la Secretara Tcnica. 2. Certificacin. Los valores que se adjudiquen a los bienes deben ser certificados con la firma del representante de la firma avaluadora y de los avaluadores que participaron en la elaboracin del informe, cuyos nombres debern ser acompaados de las credenciales que los acrediten para tal fin. 3. Declaracin jurada del perito. Documento que compromete la responsabilidad del perito avaluador. ste debe presentar una declaracin jurada por cada avalo que realice para la CENBISP.
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES 7. PROCEDIMIENTO PASO RESPONSABLES
ACCIN 1.1 Realiza seleccin de los bienes a enajenar segn el artculo 5 de las normas generales. 1.2 Coordina la contratacin del perito evaluador para que realice el avalo externo de los bienes seleccionados para el proceso de enajenacin.
1.3 Revisa recaudos y prepara expediente (original y copia), segn la modalidad y el bien a enajenar establecido en las Normas Generales. 1.4 Elabora Punto de Cuenta y enva expediente y al Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. 2.1 Recibe y revisa el expediente y punto de cuenta.
2.2 Avala punto de cuenta y enva punto de cuenta y expediente a la Consultora Jurdica. 3.1 Recibe y revisa expediente y punto de cuenta. 3.2 Si el expediente cumplen con la base legal establecida por la ley, enva a la Gerencia General. 3.3 Si el expediente no cumplen con lo establecido en la ley, devuelve a la Oficina de Administracin y Finanzas para su revisin o correccin. 4.1 Recibe y presenta punto de expediente, a la Junta Directiva. cuenta y
Consultora Jurdica
Gerente General
Junta Directiva
5.1 Recibe punto de cuenta y expediente para la solicitud de enajenacin de los bienes. 5.2 Toma decisin y enva al Jefe de Oficina de
Administracin y Finanzas. 6.1 Recibe resolucin de Junta Directiva. 6.2 Si no es aprobada lo remite al Responsable de Bienes Nacionales para su conocimiento y archivo. 6 Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas 6.3 Si es aprobada lo remite al Responsable de Bienes Nacionales para que inicie proceso de enajenacin (En caso de semovientes, que correspondan al articulo 3, literal 2 de la normativa, va al paso 14.2) 7.1 Recibe aprobacin de la Junta Directiva, 7 Responsable de Bienes Nacionales 7.2 Prepara comunicacin oficial para la CENBISP y la enva a la Presidencia del instituto para la firma. 8.1 Firma comunicacin y enva la comunicacin firmada a la Oficina de Administracin y Finanzas. 9.1 Recibe comunicacin e informa al Jefe de Administracin y Finanzas y la entrega al Responsable de Bienes Nacionales. 10.1 Recibe comunicacin. 10.2 Enva comunicacin y expediente en original a la Secretara Tcnica de la CENBISP 11.1 Recibe comunicacin y realiza los trmites respectivos. 11 Secretara Tcnica del CENBISP 11.2 Notifica mediante oficio a la Presidencia del instituto si es aprobada o no la solicitud. 12.1 Recibe y revisa oficio enviado por la Secretaria Tcnica de la CENBISP y lo enva a la Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas 13.1 Recibe y revisa oficio para la enajenacin y
Secretaria de Oficina de Administracin y Finanzas
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Jefe de Oficina de
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enva al Responsable de Bienes Nacionales. 14.1 Recibe decisin de la CENBISP. 14.2 Planifica proceso de enajenacin: Por donacin: hace efectiva la donacin y pasa al punto 18.1. Por dacin en pago: hace efectivo el proceso y pasa al punto 18.1. Por permuta o venta: contina en el siguiente paso. 14.3 Revisa el proceso de venta con la Comisin de Licitacin Especial. 14.4 Elabora Gua del oferente trminos legales correspondientes. en los
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15.1 Publica aviso en prensa de acuerdo al artculo 12 de la normativa. 15.2 En fecha establecida, lugar y hora pautada, recibe y apertura sobres, analiza Ofertas 15 Comisin de Licitacin Especial 15.3 Se selecciona el ganador que cumpla con los requisitos establecidos en la Gua del Oferente. 15.4 Comunica el resultado al oferente. 16.1 Realiza el pago por la compra realizada segn la forma indicada en la Gua del Oferente y entrega comprobante de pago a la Comisin de Licitacin Especial. 17.1 Recibe comprobante de pago del comprador una vez cancelados los bienes. 17 Comisin de Licitacin Especial 17.2 Elabora Acta de Venta 17.3 Entrega acta de venta con los soportes respectivos al analista de Bienes Nacionales. 18 Analista de Bienes 18.1 Revisa soportes de la enajenacin realizada.
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Oferente seleccionado
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18.2 Entrega informe a Analista de Contabilidad de la Gerencia General, sobre el proceso de los bienes enajenados con sus respectivos soportes. 19.1 Recibe, revisa informe del proceso de enajenacin. 19.2 Realiza el respectivo asiento contable de la operacin realizada.
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Analista de Contabilidad 19.3 Entrega reporte del asiento contable realizado por la operacin del proceso de enajenacin, a la Unidad de Bienes Nacionales o Responsable de Bienes. 20.1 Recibe, revisa y elabora informe de la enajenacin realizada. 20.2 Prepara copia del Informe de la venta realizada, asiento contable y soportes para el archivo. 20.3 Prepara comunicacin y la enva para la firma del Gerente de Administracin. 21.1 Recibe y firma Comunicacin.
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21.2 Enva comunicacin firmada a la Secretaria Tcnica de la CENBISP, el informe de la venta realizada, asiento contable y dems documentos originales que soportan la operacin efectuada.
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PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES
Responsable de Bienes Nacionales Comisin de Licitacin Especial Oferente
Enajenacin por: Donacin Dacin en Pago
Permuta
Revisa el proceso de venta con la Comisin de Licitacin Especial
Elabora Gua del oferente en los trminos legales correspondientes
Publica aviso en prensa de circulacin nacional y otro en prensa de circulacin regional En fecha establecida se analizan las ofertas recibidas y selecciona un ganador Comunica al Oferente seleccionado para que realice el pago respectivo
Realiza pago y entrega a la Comision
Comprobante de pago
Documentacin de la enajenacin realizada
Elabora acta de venta y entrega Informe del proceso de enajenacin
Revisa soportes de la enajenacin realizada y prepara informe
Revisa informe del proceso de enajenacin

Prepara Informe del proceso realizado y asiento contable y comunicacin C
Realiza asiento contable segn 09-02-PRO-10
Prepara el reporte del registro realizado
Enva al Jefe de Administracin y Finanzas
Entrega al Responsable de Bienes Nacionales
Enva a la Secretaria Tcnica de la CENBISP
FIN
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES 9. ANEXOS: ANEXO 1 2 3 DESCRIPCIN Gua del oferente Certificacin Declaracin Jurada
CDIGO N/A N/A N/A
Anexo 1
Anexo 2
UNIDAD: CONTABILIDAD TTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIN DE BIENES Anexo 3
Anexo 1:
Gua del oferente
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA AGRICULTURA Y TIERRAS INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES AGRCOLAS (INIA)
BASES PARA INICIAR EL PROCESO DE ENAJENACIN POR OFERTA PBLICA DE (cantidad) BIENES (muebles, inmuebles y en produccin) PERTENECIENTES AL INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES AGRCOLAS (Centro o Estacin).
GUA DEL OFERENTE La Gerencia General del INIA, en su reunin de Junta Directiva No.__ de fecha __ de __________ de ____, con fundamento en lo establecido en el artculo 5 de la Ley Orgnica que Regula la Enajenacin de Bienes del Sector Pblico no Afectos a las Industrias Bsicas ofrece en venta por oferta pblica, donde estn y como estn, a personas jurdicas o naturales, un solo lote de bienes muebles constituidos por ______(XX) _______________(XX) muebles en estado de obsolescencia y deterioro, los cuales estn en resguardo en la Unidad Ejecutora del INIA __________, ubicada en (Direccin exacta de la Unidad Ejecutora). Los bienes a enajenar por
(desincorporacin, desuso, venta, donacin o permuta), poseen las siguientes caractersticas: _______________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ los cuales son propiedad del INIA.
La enajenacin de este lote de bienes fue autorizada por la Comisin para la Enajenacin de Bienes el Sector Pblico no afectos a las Industrias Bsicas (CENBISP) en su reunin Nro. ___ del da _________, todo de conformidad con la ley que regula la materia.
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SECCIN I DE LAS CONDICIONES GENERALES Oferta Pblica: Se entiende por Oferta Pblica la que se haga por cualquiera de los medios usuales de propaganda comercial. El proceso de enajenacin de los bienes muebles aqu sealados, fue realizado con fundamento en la Ley Orgnica que regula la Enajenacin de Bienes del Sector Pblico no Afectos a las Industrias Bsicas, y se realizar por Oferta Pblica, a tal efecto, los interesados estarn sujetos al cumplimiento de las reglas, condiciones y criterios aplicables en la presente Gua de Oferente:
1. DE LAS ACLARATORIAS DE LA GUA El participante tendr derecho a solicitar por escrito a la Comisin de Licitaciones, desde el da hasta el da _ (ambos inclusive), aclaratorias de la presente
gua, las cuales sern respondidas por escrito, con copia de la respuesta a cada participante, con un resumen de las aclaratorias formuladas. Las solicitudes de las aclaratorias debern dirigirse por escrito a la Comisin de Licitaciones a travs de la Oficina de Administracin y Servicios del Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas (INIA), ubicado en la Avenida Universidad, va El Limn, Maracay, estado Aragua, quien ser la autoridad competente para responder aclaratorias, modificar pliegos, guas y notificar decisiones en el procedimiento, previa conformidad de la Comisin de Licitaciones, indicando la direccin exacta del lugar donde se le harn las aclaratorias solicitadas, as como los nmeros telefnicos actualizados.
2. PODER NOTARIADO La Comisin de Licitaciones del Ente Enajenante, solicitar a los oferentes, documento Poder, debidamente Notariado el cual ser presentado por el Representante Legal de la empresa, o de la persona natural que desee adquirir el lote de bienes muebles sujetos a la presente oferta.
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3. ACTOS DE RECEPCIN Y APERTURA DEL SOBRE NICO DE OFERTA Debern consignar en original y dos copias en Acto de Recepcin la Oferta y el cheque de gerencia o la Garanta por lo menos el dos por ciento (2%) del monto base de la oferta, en sobre nico, debidamente cerrado en idioma castellano, ante la Oficina de Administracin y Finanzas del INIA, ubicado en ____________________________ el da __ desde las __ hasta las __.
NO
SE
ACEPTAR
NINGUNA
DOCUMENTACIN
FUERA
DEL
LAPSO
ESTABLECIDO ANTERIORMENTE.
Concluido el Acto de Recepcin de Documentos, se dar inicio a la Apertura de Sobres contentivos de la Oferta y de la Garanta. La Comisin de Licitacin dar lectura a lo esencial de la documentacin y levantar Acta dejando constancia de dicho contenido y de cualquier exposicin que quisiera hacer alguno de los oferentes.
SECCIN II CONDICIONES DE LA OFERTA ECONMICA DOCUMENTOS, OFERTAS Y CAUCIONES O GARANTAS 1. Carta de intencin dirigida al Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas (INIA), en la cual expresa su voluntad de participar en el proceso de Oferta Pblica de los Bienes involucrados en la operacin. 2. Los Bienes dispuestos para la presente oferta se encuentran detallados en el Anexo Marcado A, incluyendo el precio base determinado por la Comisin para la Enajenacin de Bienes del Sector Pblico (CENBISP). 3. La Oferta econmica deber presentarse por lotes. 4. La Oferta econmica deber contener las cantidades, los precios unitarios y totales. 5. En la Oferta se deber indicar tal y como se seala a continuacin: El tiempo de validez de las ofertas ser hasta el (establecer la fecha de vigencia)
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6. La Oferta deber estar representada en moneda nacional (Bolvares). 7. La Oferta deber indicar la direccin exacta del lugar donde se le harn las notificaciones pertinentes, as como los nmeros telefnicos actualizados 8. No se aceptarn Ofertas con enmendaduras, tachaduras, ni borrones. 9. Las Ofertas no debern incluir condiciones o alternativa no solicitadas. 10. La Oferta deber ser presentada por el Representante Legal de la empresa o persona debidamente autorizada mediante Poder Notariado. Seccin I. De las Condiciones Generales. 11. En la Oferta se deber indicar el lapso para el retiro de los Bienes Ofertados, el cual no podr exceder de treinta (30) das contados a partir de la notificacin de la Buena Pro. No se dar prorroga a este lapso, la no concurrencia por parte del oferente se tendr como abandono tcito de la oferta. 12. Los Oferentes debern presentar: a. En caso de Personas Jurdicas 1) Documento constitutivo, estatutos y de la asamblea donde se indiquen los miembros actuales de la Junta Directiva. 2) RIF de la empresa. 3) Copia de la Cdula de Identidad del Representante Legal o de la Persona debidamente autorizada por los directivos de la empresa. 4) La Oferta de la Empresa, identificada con el logo de la misma debidamente firmada por su representante. 5) Garanta de Mantenimiento de la Oferta: Cheque de Gerencia por el dos por ciento (2%) del Monto base ofertado, a favor del Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas, o Fianza por el mismo concepto y monto, expedida por una Compaa de Seguros o Entidad Bancaria, debida mente inscrita ante la Superintendencia General de Seguros o Superintendencia General de Bancos, segn corresponda. b. En caso de Personas Naturales 1) Ser mayor de edad 2) Registro Informacin Fiscal (RIF)
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Ver Punto 2
3) Copia de la Cdula de Identidad del presentante 4) La Oferta deber estar firmada por el Oferente 5) Garanta de Mantenimiento de la Oferta: Cheque de Gerencia por el Dos por ciento (2%) del monto base Ofertado, a favor del Instituto
Nacional de Investigaciones Agrcolas, o Fianza por el mismo concepto y monto, expedida por una Compaa de Seguros o Entidad Bancaria, debidamente inscrita ante la Superintendencia General de Seguros o Superintendencia General de Bancos, segn corresponda.
SECCIN III EXAMEN, EVALUACIN Y COMPARACIN DE LAS OFERTAS Una vez concluido el Acto de Apertura, el Ente Enajenante a travs de la Comisin de Licitacin examinar las ofertas para determinar si las mismas estn completas, si hay errores de clculo, si se han suministrado las garantas requeridas, si los documentos han sido debidamente firmados y si, en general, las ofertas cumplen sustancialmente los requisitos especificados en la presente Gua del Oferente, y se aplicarn los criterios de Evaluacin y Comparacin de ofertas.
Forma en que se corregirn los errores matemticos 1. Si existiere discrepancia entre el precio unitario y el precio total que resulte de multiplicar el precio unitario por las cantidades correspondientes, prevalecer el precio unitario y el precio total ser corregido. 2. Si existiere discrepancias entre el valor de sumar sub totales y el total consignado en la oferta, prevalecer el valor de la sumatoria y el total ser corregido. 3. Si existiere una discrepancia o no fueran iguales las cantidades sealadas en nmeros y letras, prevalecer el valor de la sumatoria de los mismos. 4. En todos los casos anteriores, si por efecto de la correccin resultare un precio total de la Oferta superior al valor total de la Oferta presentada para el momento del acto de recepcin de documentos, prevalecer el precio total corregido, en cuyo caso el Ente Enajenante solicitar al oferente que confirme la correccin y
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presente la caucin por la diferencia, cuando sta difiera en uno por ciento (1%) o ms del valor total de la oferta, si la diferencia es menor que el uno por ciento (1%), slo deber confirmar la correccin 5. Si existieren discrepancias o no fueran iguales el valor de las cantidades con respecto a las solicitadas en el Anexo A, pero el monto total sea correcto con respecto a stas, se corregirn las cantidades. En caso contrario se rechazar la Oferta 6. El precio total corregido ser considerado, como precio de la Oferta Evaluacin y Comparacin de Ofertas Una vez que la Comisin de Licitaciones haya realizado la revisin y determinado que las ofertas se ajustan a la Gua del Oferente de esta Oferta Pblica, se proceder a la evaluacin y comparacin de las Ofertas calificadas hasta ese momento. Se efectuar un anlisis de las Ofertas presentadas por los oferentes con base a lo solicitado en Anexo A, tomando en consideracin el precio de las ofertas. SECCIN IV RECHAZO DE LA OFERTA Se considerar causa suficiente para rechazar una oferta, la ocurrencia de una cualquiera de las siguientes circunstancias: 1. Ofertas cuyo perodo de validez sea menor al requerido 2. Ofertas que excedan la fecha o perodo de retiro de los Bienes, estipulado en la presente Gua de Oferentes, Ver Seccin II, punto 11 3. Oferta proveniente de un Participante que intente influenciar a la Comisin de Licitaciones del Ente Enajenante en el proceso de examen, clasificacin, evaluacin y comparacin de ofertas o en las decisiones concernientes a la adjudicacin de la Buena Pro 4. Ofertas presentadas con cotizaciones variables de precios 5. Cuando la garanta de la Oferta no cumpla con las condiciones establecidas en la presente Gua de Oferentes
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6. Ofertas firmadas por persona naturales distintas a las debidamente autorizadas por el representante legal 7. Ofertas entregadas al Ente Enajenante despus de la fecha y hora fijada para la recepcin, o en un lugar distinto al sealado en la Seccin I, punto 3 8. El incumplimiento por parte del oferente del plazo estipulado en la Seccin V Aclaratorias de Ofertas, solicitadas por el Ente Enajenante 9. En caso de que existan discrepancias en el valor de las cantidades con respecto a las solicitadas en Anexo A y el monto total sea incorrecto con respecto a stas, tal y como se estipula en el punto 5, de la Seccin III EXAMEN, EVALUACIN Y COMPARACIN DE OFERTAS, Forma en que se corregirn los errores matemticos SECCIN V ACLARATORIA DE OFERTAS A fin de facilitar el examen, evaluacin y comparacin de ofertas, el Ente Enajenante a travs de la Comisin de Licitacin podr solicitar a un Oferente que aclare su oferta. La solicitud de aclaratoria y la respuesta correspondiente se harn por escrito. Y no se aceptaran cambios en el precio, ni en los aspectos sustanciales de la oferta. El Plazo de respuesta del oferente ser de dos (2) das hbiles a partir de la fecha de notificacin. Una vez concluido el proceso de revisin, la Comisin de Licitaciones basndose en los anlisis efectuados levantar un informe, recomendando la adjudicacin de la Buena Pro a la Oferta que resulte ganadora segn los criterios y mecanismos previstos en la presente Gua del Oferente. Asimismo, podr sealar si existiera Oferta que merezca la segunda opcin, o la declaracin de desierto el proceso.
SECCIN VI OTRAS CONSIDERACIONES PUNTO PREVIO: El precio de la Oferta es por la cantidad de Bs.F ________, los cuales el Ofertante ganador garantiza entregar al Instituto en moneda de curso legal en el Pas.
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1. La Comisin de Licitaciones del INIA, podr introducir modificaciones a la Gua del Oferente, cuando considere que debe subsanar defectos formales en el presente acto administrativo, y comunicar oportunamente dichas modificaciones.
Igualmente, podr suspender y dar por terminado el procedimiento en cualquier momento mediante acto motivado emanado de la mxima autoridad institucional, sin que exista reclamo alguno por parte de los oferentes. 2. Salvo lo estipulado en las Secciones I y V Aclaratorias del Pliego y Aclaratorias de Ofertas, respectivamente, los participantes no se pondrn en contacto con el Ente Enajenante en cuanto a cualquier aspecto relativo a su Oferta desde el momento de la apertura de las Ofertas hasta la notificacin de la Buena Pro. 3. La responsabilidad total por los errores en la oferta corresponde al oferente, no podr en ningn caso negarse a sostener su oferta, pretender correcciones en la Buena Pro, ni ninguna otra variacin de las condiciones de la Gua del Oferente, fundamentada en errores que resulten inadvertidos para el Ente Enajenante 4. Los oferentes favorecidos con la Buena Pro se comprometen a: a) Realizar la cancelacin del monto final por ellos propuesto, mediante Cheque de Gerencia a favor de Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas de acuerdo con los bienes que este requiera 5. El oferente favorecido se compromete a retirar los bienes (vehculos, equipos, maquinarias y otros objeto de la venta) en un lapso de treinta (30) das, previa cancelacin del cien por ciento (100%) del monto de su oferta final, contados a partir de la notificacin de la Buena Pro y la autenticacin del documento de venta respectivo. 6. El oferente favorecido se compromete a no realizar operaciones de mercado con terceras personas en las instalaciones de la Unidad Ejecutora del INIA _________, as como a que una vez retirado el material no har reclamaciones sobre faltantes, calidad, valor u otro motivo debido a que el Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas (INIA) facilita al oferente el reconocimiento previo del material objeto de la negociacin
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SECCIN VI DEL MARCO JURDICO APLICABLE
Se dan por reproducidas para su aplicacin dentro de la presente Gua del Oferente, las disposiciones contenidas en: Ley del INIA. Ley Orgnica que Regula la Enajenacin de Bienes del Sector Pblico no Afectos a las Industrias Bsicas y su Reglamento Publicacin No. 9 de la Contralora General de la Repblica y Separata de la misma Publicacin Ley de Simplificacin de Trmites Administrativos Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos Cualquier otra disposicin que en materia de administracin pblica, regule este tipo de procedimientos.
Por la Comisin de Licitaciones del Ente Enajenante:
(Fdo)
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M ANIFESTACIN DE VOLUNTAD
Fecha:
Ciudadano Miembros del Comit de Licitaciones Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas (INIA.)
Yo (nosotros), representante (s) de la empresa ______________________________, por medio del presente declaro (amos): Manifestamos nuestro inters en participar en el proceso de enajenacin publicado en prensa, donde se vender por oferta publica, un lote de 28 bienes en estado de obsolescencia y deterioro, los cuales pertenecen al Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas. Declaro (amos), que conocemos el contenido de la Gua de Oferentes, la cual se nos ha entregado antes de iniciarse el proceso, y de la misma hemos recibido las aclaratorias correspondientes. Atentamente
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Anexo 2: Certificacin
Anexo 3: Declaracin Jurada
UNIDAD:
CDIGO: 09-03-PRO-11 TTULO: REVISIN N: 00 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL VIGENCIA: REPORTE DE SINIESTRO DE BIENES MUEBLES PAGINA: 1 de 8 CONTABILIDAD
1. PROPSITO: Establecer los pasos para reportar el siniestro de cualquier bien nacional mediante pliza de responsabilidad civil o ramo patrimonial propiedad del instituto. 2. ALCANCE: El Procedimiento para el reporte de siniestros de Bienes Muebles, aplica para todas las Unidades Ejecutoras y los servidores pblicos del instituto que sufran un siniestro que afecte a cualquier pliza de seguro contratada.
3. RESPONSABLES: 3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para el siniestro de bienes muebles son los siguientes: son: Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas. Auditoria Interna. Elaboracin Autorizacin Coordinador del rea de Organizacin y Sistemas Aprobacin Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas Coordinador del rea de Contabilidad. Analistas de Bienes Nacionales. Administrador de Unidad Ejecutora.
3.2 Los responsables de actualizar y mantener este procedimiento son: Coordinador y Analistas del rea de Contabilidad Analistas de Bienes Nacionales. Coordinador y Analistas del rea de Organizacin y Sistemas.
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma
Firma
Firma
UNIDAD:
4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS: 4.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009. 4.2 Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos (LOPA), Gaceta Oficial N 2.812 de fecha 01 de Julio de 1981. 4.3 Ley de Transporte Terrestre (LTT), Gaceta Oficial N 38.985 de fecha 01 de Agosto de 2008. 4.4 Ley de Seguros y Reaseguro (LSR), Decreto N 1.545 de fecha 09 de Noviembre de 2001. 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 5.1. Definiciones Accidente Hecho fortuito en el cual el asegurado sufre una lesin corporal derivada de una causa violenta, sbita, externa y ajena a la intencionalidad del tomador o del asegurado, que produzca incapacidad, invalidez temporal o permanente o la muerte. Accidente de transito Es toda lesin corporal o muerte sufrida por los asegurados, involuntariamente, por la accin sbita de una fuerza externa, con motivo de la circulacin del vehculo identificado en el cuadro recibo de pliza. Asegurado Persona Natural o Jurdica propietaria del vehculo asegurado, que en sus bienes o en sus intereses econmicos esta expuesta a los riesgos amparados en la pliza Aviso o Denuncia de Siniestro Documento o comunicacin por el que el asegurado informa a su asegurador la ocurrencia de determinado hecho o accidente, cuyas caractersticas guardan relacin, en principio, con las circunstancias previstas en la pliza para que proceda la indemnizacin.
UNIDAD:
Beneficiario La persona prevista en la pliza de seguro que recibe la indemnizacin o prestacin convenida. Capital asegurado Es el monto mximo pagadero en caso de siniestro previamente estipulado en las condiciones de la pliza Empresa de Seguros Persona jurdica que asume los riesgos amparados en la pliza. Indemnizacin La cantidad o prestacin de cargo del asegurador en caso de siniestro, de acuerdo a las condiciones de la pliza La Superintendencia de Seguros Es un servicio autnomo de carcter tcnico sin personalidad jurdica, integrado al Ministerio de Finanzas; con el rgimen de ingresos propios establecido en este Decreto Ley. La Superintendencia de Seguros, gozar de autonoma funcional, administrativa y financiera. Liquidacin de Siniestro Procedimiento establecido para ajustar los daos provocados por un siniestro, determinar la procedencia de la cobertura contratada en la pliza y el monto de la indemnizacin a pagar, si corresponde. Objeto del Seguro La empresa de seguro se compromete a indemnizar a los terceros, en los trminos, establecidos en la pliza por los daos a personas o cosas que se le hayan causado y por los cuales deba responder el asegurado o el conductor. Pliza Documento escrito donde constan las condiciones del contrato de seguro. Prima Es la contraprestacin indicada en el cuadro pliza que debe pagar el tomador a la empresa de seguros.
UNIDAD:
Prdida Total Aquella que supone la destruccin completa o la privacin irremediable del bien asegurado, o de tal modo que el dao lo hace perder definitivamente la aptitud para el fin a que estaba destinado. Constituir prdida total del bien asegurado el siniestro que ocasione un dao de a lo menos tres cuartas partes de su valor. Pliza de seguro Es el instrumento con que se perfecciona y prueba el contrato. Debe contener todas las normas que de forma general, particular o especial regulan la relacin contractual convenida entre el Asegurador y el Asegurado. Riesgo Es la probabilidad de ocurrencia de un siniestro. Es la posibilidad de que la persona o bien asegurado sufra el siniestro previsto en las condiciones de pliza. Robo Se entiende como el acto de apoderarse ilegalmente del Bien asegurado, haciendo uso de los medios violentos, siempre que en los mismos queden huellas visibles de tales hechos. Siniestro Es el acontecimiento o hecho previsto en el contrato, cuyo acaecimiento genera la obligacin de indemnizar al Asegurador. Sobreseguro Aquel en que la cantidad asegurada excede del valor comercial del objeto asegurado al momento del siniestro Seguro de Responsabilidad Civil Obligacin establecida en la ley de transito que ampara las perdidas por responsabilidad civil, que pudiera atribuirse al propietario del vehculo Suma Asegurada Limite mximo de responsabilidad de la empresa de seguros, cuya cuanta se determinar de acuerdo con la tarifa y con la unidad tributaria (U.T) vigente para el momento de la emisin o la renovacin del contrato de seguro, segn sea el caso.
UNIDAD:
Beneficiario. Son todas aquellas personas en cuyo favor se ha establecido la indemnizacin que debe pagar el asegurador. Tomador Persona Natural o Jurdica que obrando por cuenta propia o ajena traslada los riesgos y se obliga al pago de la prima.
5.2. Abreviaturas: INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas. U.E.: Unidad Ejecutora. U.T: Unidad Tributaria.
Art. 1. El jefe de la unidad a la que han sido adscrito los bienes, es responsable del control y custodia de los mismos. Art. 2. El funcionario de Bienes Nacionales debe apoyar el reporte de siniestro de los bienes. CAPITULO I Aseguramiento de los Bienes Nacionales Art. 3. Se deben contratar las plizas de seguros necesarias para proteger los bienes y cubrir los distintos riegos o siniestros que puedan ocurrir y adoptar las medida necesarias de custodia y seguridad material que sean pertinentes de acuerdo a la naturaleza de cada bien. Art. 4. En caso de realizar un traspaso a otra dependencia se deber notificar a la empresa de Seguros el cambio de propiedad del bien asegurado, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la fecha.
UNIDAD:
Art. 5. La renovacin automtica de la pliza es requisito indispensable para la salvaguarda de los bienes. Art. 6. La movilizacin de un bien debe ser, notificado por el responsable de uso a la unidad de Bienes Nacionales en cada U.E., a fin de hacerlo del conocimiento de la aseguradora, para agilizar el reconocimiento en caso de siniestro.
CAPITULO II Notificacin del Siniestro Art. 7. Al ocurrir un siniestro cubierto por una pliza, se deber informar va telefnica en un lapso de cinco (5) das hbiles a la empresa aseguradora. Art. 8. Para que haya lugar a las indemnizaciones que sean procedentes de acuerdo con la pliza de seguros, se debe notificar por escrito a la empresa aseguradora acompaada de un informe detallado de las actuaciones administrativas segn sea el caso. Art. 9. La falta de notificacin por escrito dentro de los cinco (5) das siguientes luego del siniestro, exonerar a la empresa aseguradora de la obligacin a indemnizar. Art. 10. Se debe notificar por escrito a los beneficiarios dentro del plazo sealado, las causas de hecho y de derecho que a su juicio justifican la indemnizacin exigida.
UNIDAD:
7. PROCEDIMIENTO
PASO RESPONSABLES ACCIN 1.1 Reporta va telefnica el siniestro a la compaa de seguro y posteriormente a la gerencia o la U.E. dependiendo donde haya ocurrido el siniestro. 1.2 Verifica los daos causados al bien. 1.3 Comunica a la autoridad competente del hecho ocurrido y demuestra la tenencia de una pliza de seguro. 2.1 Presta los servicios. 2 Empresa aseguradora 2.2 Se encarga de realizar administrativos del siniestro. los trmites
Funcionario responsable de uso
Funcionario responsable de uso
3.1 Realiza informe del siniestro indicando el estado del Bien.
ocurrido
3.2 Enva a la Unidad de Bienes Nacionales. 4.1 Recibe informe del siniestro. 6 Analista de Bienes Nacionales (Nivel Centralizado) 4.2 Organiza siniestro. y prepara el expediente del
4.3 Enva copia del expediente del siniestro a la Gerencia General, Consultora Jurdica y Auditoria Interna. 4.4 Actualiza data, incorporando la informacin al registro de datos de siniestralidad.
UNIDAD:
8. FLUJOGRAMA
9. ANEXOS
No aplica

Manual OFICINA Administración Finanzas

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UNIDAD: OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS TITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

CDIGO: 09-MAN-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 1 de 12

ELABORACIN Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas

AUTORIZACIN Jefe de la Oficina de Planificacin y Presupuesto

APROBACIN Junta Directiva Sesin N :

CDIGO: 09-MAN-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 2 de 12

CDIGO: 09-MAN-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 3 de 12

CDIGO: 09-MAN-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 4 de 12

CDIGO: 09-MAN-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 5 de 12

CONFIDENCIALIDAD DEL MANUAL

CDIGO: 09-MAN-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 6 de 12

Para la correcta implantacin de este manual, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

CDIGO: 09-MAN-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 7 de 12

DIAGRAMA DE SECUENCIA DE ELABORACIN

CDIGO: 09-MAN-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 8 de 12

CDIGO: 09-MAN-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 9 de 12

CDIGO: 09-MAN-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 10 de 12

TABLA DE PROCESOS DE LA OFICINA ADMINISTRACIN Y FINANZAS

1. Compras y Contratacin para ejecucin de proyectos ADMINISTRACI N Y SERVICIOS (01)

CDIGO: 09-MAN-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 11 de 12

CDIGO: 09-MAN-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 12 de 12

ADJUDICA Gerente General Presidente Presidente Presidente

ADJUDICA Presidente Presidente Presidente Presidente

AUTORIZACIN Coordinador de Organizacin y Sistemas

APROBACIN Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 2 de 70

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 3 de 70

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 4 de 70

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 5 de 70

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 6 de 70

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 7 de 70

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CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 9 de 70

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 10 de 70

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 11 de 70

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 12 de 70

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 13 de 70

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 14 de 70

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 15 de 70

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CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 17 de 70

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 18 de 70

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 19 de 70

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 20 de 70

Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 21 de 70

11.3 Prepara expediente, informe recomendaciones y Punto de Cuenta.

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 22 de 70

Jefe de Oficina de Administracin y Finanzas

15.2 Enva al Coordinador de Administracin y Servicios. 16.1 Recibe orden de compra.

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 23 de 70

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 24 de 70

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 25 de 70

Jefe del rea de Administracin y Finanzas

Jefe del rea de Administracin y Finanzas

Coordinador de Administracin y Servicios

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 26 de 70

Jefe del rea de Administracin y Finanzas Secretaria

14.2. Enva a Tesorera va al 09-02-PRO-09.

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 27 de 70

Coordinador de Administracin y Servicios

CDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIN N: 00 VIGENCIA: PAGINA: 28 de 70

Coordinador del rea de Administracin y Servicios