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Las tablas dinmicas son un tipo de objeto que "reside" en la hoja de clculos pero el rango ocupado por la tabla tiene un comportamiento distinto a los rangos normales de Excel. El rango ocupado por la tabla dinmica no puede ser modificado directamente en la hoja. Por ejemplo, no podemos agregar lneas o columnas, o frmulas en las distintas celdas.
Cuando queremos hacer este tipo de modificaciones en una tabla dinmica tenemos dos posibilidades:
1 - seleccionar la tabla y copiarla a otra ubicacin (ya sea en la misma hoja, en otra o en otro cuaderno) usando Edicin Pegado Especial Valores. Este mtodo tiene la ventaja de dar mucha flexibilidad en el manejo de los datos (formatos, frmulas, etc); pero tiene la gran desventaja de romper el vnculo dinmico entre la tabla y los datos originales.
Crear
campos
y/o
elementos
calculados.
De
esto
nos
ocuparemos
en
esta
nota.
Para crear los ejemplos hemos modificado la tabla de datos de la nota anterior, agregndole los campos "mes" y "unidades".
Basndonos
en
nuestra
tabla
de
datos
hemos
creado
esta
tabla
dinmica
En el rea de Pgina hemos puesto los meses, de manera que podemos ver los datos de cada mes con un clic.
Ahora digamos que queremos calcular el precio promedio de las unidades vendidas (ventas / unidades = precio promedio) y tambin agrupar los meses por bimestres (enero + febrero = bimestre 1).
El precio promedio consiste en crear un nuevo campo, dividiendo los elementos de un campo por los de otro.
Esto
es
un
campo
calculado.
Los
pasos
dar
son
los
siguientes:
1 cliqueamos en algn lugar de la tabla y en el asistente de Tablas Dinmicas activamos Frmulas Campos Calculados
2 - En la ventanilla "nombre" anotamos "Precio Promedio" y en la ventanilla "Frmula" =Ventas/Unidades (con la ventanilla activada, hacemos doble clic a Ventas, luego anotamos el smbolo "/" y luego doble clic a Unidades)
3 - Despus de pulsar "Aceptar" y realizar algunos ajustes al formato, obtenemos esta tabla dinmica
Como
ven,
hemos
agregado
un
nuevo
campo
la
tabla:
"Precio
Promedio".
Para demostrar el uso de elementos calculados, reorganizamos nuestra tabla dinmica poniendo los meses como campos de fila y los departamentos en el rea de Pgina
Para
crear
el
elemento
calculado
"Bimestre
1"
procedemos
de
la
siguiente
manera:
1 - Seleccionamos la celda A4 (donde aparece "Mes", el nombre del campo con cuyos elementos crearemos un elemento calculado), en el asistente de Tablas Dinmicas activamos el men Frmulas Elementos Calculados
2 - En el dilogo que se abre seleccionamos "Mes" en la ventanilla "Campos"; en la ventanilla "elementos" vemos los meses (los elementos del campo). En la ventanilla nombre escribimos Bimestre 1; luego seleccionamos la ventanilla Frmula y anotamos =enero+febrero (lo que se hace con un doble clic sobre el nombre del elemento). Luego apretamos Enter y volvemos a seleccionar el campo Mes
Repetimos
la
operacin
para
el
Bimestre
(marzo+abril)
pulsamos
"Aceptar".
Excel 1 -
tiene Son
dos
problemas automticamente
relacionados al final de
con la
los lista de
elementos elementos
agregados
2 El total general incluye los elementos calculados, por lo tanto da como resultado el doble de lo que debera ser.
El primer problema lo resolvemos moviendo los elementos a la posicin deseada. Una de las formas de hacer esto es copiar Bimestre 1 y pegarlo inmediatamente debajo de "febrero" (o escribir manualmente Bimestre 1). Excel reorganiza la tabla automticamente
El problema del total general lo podemos tratar de dos maneras. Una es eliminar el total general para las columnas La otra es crear un en nuevo elemento, Opciones Total, que suma de Bimestre 1 y Tablas. Bimestre 2
Obteniendo
En
resumen:
Un
campo calculado
es
un
nuevo
campo
creado
realizando
operaciones
con
campos
existentes.
Un elemento calculado es un nuevo elemento en un campo, creado con los elementos existentes del campo.
Para eliminar los campos o elementos calculados tenemos que usar el asistente de Tablas Dinmicas. Por ejemplo, para eliminar el campo Precio Promedio abrimos el dilogo de Frmulas en Campos Calculados
En la ventanilla Nombre elegimos el campo que queremos eliminar y luego pulsamos el botn Eliminar.