DEPARTAMENTO DE INDUSTRIA Y NEGOCIOS INGENIERIA CIVIL INDUSTRIAL

Administracin y Direccin Integrada de Proyectos

Prof: Hctor Fuentes C.

Caractersticas de la Direccin de Proyectos La Direccin de proyectos es un enfoque y una metodologa de accin. Como tal se apoya en principios y tcnicas de desarrollo organizacional, planificacin y control de recursos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar). Su objetivo: transformar una decisin de inversin en una realidad fsica, dentro de limitantes de costo, tiempo, calidad y alcance.

Qu se entiende por Direccin de Proyectos?

Histricamente la empresa ha aplicado el enfoque funcional para el manejo de sus proyectos, segn el cual los diferentes campos: comercializacin, investigacin y desarrollo, ingeniera, produccin, finanzas, personal, etc; asumen responsabilidades fragmentadas para el manejo del proyecto dentro del campo de sus respectivas reas de especializacin. Las decisiones finales corresponden al gerente de la empresa A medida que los proyectos crecen en magnitud y complejidad, el enfoque anterior pierde validez: Dbil coordinacin Dilatacin de la accin Ineficiencia Cuellos de botella en el En la toma de decisiones proceso de toma de decisiones.

Qu se entiende por Direccin de Proyectos?

En contraposicin nace la nueva concepcin de entregar la responsabilidad unitaria de la tarea a un solo ejecutivo que asume la designacin variada de director de proyectos, gerente de proyectos, coordinador ejecutivo, jefe o administrador de proyectos, etc. Def: La direccin de proyectos es, el enfoque integrado de manejo de proyectos; en particular, mayores y complejos. El Director asume la responsabilidad del cumplimiento de los objetivos de la tarea, especficamente su costo, plazo de realizacin, calidad de la obra fsica y alcances.

Tipos de Proyectos
Proyectos
Proyectos de I & D Proyectos Industriales

Expansin, nuevos productos o mercados, nuevas frmulas, etc.

Para aumentar eficiencia, reemplazos, mejoras operacionales.

Planificacin Estratgica

Planificacin Tctica

Los Proyectos Industriales de Inversin de Capital

El proyecto de inversin nace como la formulacin de los estudios de viabilidad y factibilidad tcnicoeconmica. El director es designado como consecuencia de la decisin de implementacin de la inversin. Estudios de Concepcin: mercados, econmicos y financieros, entre otros. tecnolgicos,

Estudios de Implementacin: planificacin, organizacin, ejecucin y control de la obra fsica del proyecto.

Por qu no se suele asignar esta tarea al autor del estudio de factibilidad tcnico - econmica?
Entre otras: Factibilidad: Es de carcter analtico, realizada por especialistas en exmenes de tipo conceptual y terico Orientada a la bondad estratgica-econmica (rentab.) y financiera (fte. de recursos) del proyecto La direccin Es de carcter gerencial. El nfasis esta en la toma de buenas y giles decisiones. Esencialmente ejecutiva. Transformar la decisin de inversin en realidad fsica sobre la base de administracin eficiente de RR.HH, materiales y $.

La separacin de responsabilidades estimula la formulacin de juicios crticos independientes. El director podr juzgar la concepcin del E.F.T.E, desde el punto de vista de especificacin tcnica, valoracin presupuestaria y estimacin de plazo. Su anlisis podr conducir a modificar el proyecto.

1.12 Los Proyectos de I & D

Se diferencian de los de inversin de capital, por su elevado grado de riesgo e incertidumbre. El proceso es bsicamente creativo y altamente dinmico. Requiere de un director de fuerte preparacin cientfica, y tecnolgica y de capacidad creativa. Especial dedicacin a administrar el RRHH (cientistas, ingenieros, investigadores) Una vez tomada la decisin de implementar un proyecto de I & D, adquiere las caractersticas de los de Inversin de capital.

Objetivos especficos en la fase de administracin y direccin Lograr la mejor calidad tcnica de las instalaciones Mantener los costos del proyecto dentro del presupuesto, manteniendo calidad. Cumplir el cronograma de ejecucin de actividades y obras.

Direccin de proyectos
Estilo de direccin que logre maximizar el conjunto de competencias y sinergias de la organizacin propia, de la ingeniera externa, proveedores, prestadores de servicios y experiencias de las constructoras especializadas adems de todos quienes participan en el desarrollo del proyecto

Anlisis de Administracin y Direccin en una Empresa y un proyecto

CATEGORA OBJETIVOS Priorizacin PROYECTO PROYECTO EMPRESA EN MARCHA - EMPRESA Funcin Proyecto Empresa Calidad instalaciones Costo - relacin de valor Plazos minmos Transitorios

Funcin Empresa Maximizar Utilidades Calidad producto servicio Permanentes

Vigencia

Anlisis de Administracin y Direccin en una Empresa y un proyecto

CATEGORA ORGANIZACIN PROYECTO PROYECTO EMPRESA EN MARCHA - EMPRESA Matricial, coordinada, mixta, dinmica, Funcional estable cambiante Indefinida Definida A travs de lneas A traves de lneas de verticales, horizontales mando funcionales y diagonales Compartida por Mayoritariamente por sistemas formales e sistemas formales informales

Tipo Duracin

Relaciones

Informacin

Anlisis de Administracin y Direccin en una Empresa y un proyecto

CATEGORA SITUACIONES DE EXCEPCIN Frecuencia PROYECTO PROYECTO EMPRESA EN MARCHA - EMPRESA

Reaccin

Tiempo de respuesta

Escasas A travs de procedimientos y mecanismos preestablecidos Permite Anlisis y bsqueda de una situacin ptima

Muy frecuente

A travs de coordinacin - accin Bsqueda de una buena solucin en el plazo mnimo

Anlisis de Administracin y Direccin en una Empresa y un proyecto

CATEGORA RR.HH Dotacin EMPRESA EN MARCHA Estable PROYECTO PROYECTO EMPRESA Dinmica y transitoria Heterognea y en base a Homognea y en base a experiencias externas al Cultura organizacional experiencia en la empresa proyecto Objetivos de la empresa, estabilidad laboral, El proyecto, cumplimiento desarrollo en la empresa, de metas, condiciones Motivaciones Laborales condiciones econmicas econmicas. Contratos a plazo fijo por Contratos indefinidos, obra, jornada variable, funciones definidas, jornadas estables directas directa o a travs de Relacin contractual con la empresa terceros Sistemas de adiministracin Ms bien rigidos y de beneficios generales Flexibles

Estilo de Direccin del Proyecto

RR.HH

Direccionamiento Estratgico

Org. Propia y Terceros

Tecnologa Y Sistemas de Apoyo

Direccin y estilo

Administracin

Recursos fsicos y financieros

Tipologa de Planes, Programas y Proyectos (y el sistema empresarial)

Sistema empresarial = Satisfacer objetivos, metas y estrategias de la corporacin.

Objetivos: qu Metas: cunto, cundo Estrategias: cmo

Implementacin: Planes de accin

Planificacin Estratgica

Planificacin Tctica

Tipologa de Planes
Planes de accin: Tienen sus propios objetivos especficos, que dependen de los objetivos superiores de tipo estratgico y estn dirigidos a formular organizadamente las estrategias operacionales y de desarrollo de la organizacin.

Planes de desarrollo: son materializados a travs de programas, proyectos especficos de inversin, investigacin y otros.

Planes operacionales: Competen a los jefes de las reas funcionales operativas de la empresa.

Programa de proyectos objetivo operacional comn

Planificacin Estratgica

Planificacin Tctica

Tipologa de Planes, Programas y Proyectos (y el sistema empresarial)

Objetivos Empresa Objetivos Programa Objetivos Proyecto

Metas Empresa Metas Programa Metas Proyecto

Estrategias Empresa Tcticas Programa Alternativas de Proyectos

Planes Programas Proyectos

Relaciones que ligan planes, programas y proyectos

Programa general de Proyectos

Las grandes empresas llevan a cabo simultneamente diversos proyectos de variada magnitud, complejidad y grados de avance. Algunos estn interconectados operacionalmente dando lugar a un programa de proyectos interdependientes, con comunes objetivos operativos. Ellos compiten por los recursos disponibles, por lo cual es necesario preparar un programa general que comprenda todos los proyectos contemplados para un perodo dado. El programa permitir un anlisis combinado de implementacin en funcin de los recursos totales disponibles y de otras limitantes operativas de los proyectos interdependientes

Programa general de Proyectos

Las prioridades relativas sern fijadas por la administracin superior de la empresa, las que servirn de base para preparar el programa de asignacin de recursos y, como consecuencia, la malla interconectada de ejecucin. El mtodo de barras por camino crtico es muy adecuado para la preparacin de la malla general del programa

Programa general de Proyectos Clases de Proyectos:

Los proyectos estn singularizados por sus caractersticas de unicidad (no existen dos proyectos iguales) y de comienzo y de trmino. Se diferencia as de las operaciones de produccin, cuya particularidad es su condicin repetitiva y continuada. Adems pueden ser clasificados en tres grupos atendiendo a objetivos estratgicos, operacionales y relaciones de dependencia.

Clases de Proyectos:
Clasificacin de proyectos segn sus Objetivos Estratgicos

CAPACIDAD PRODUCCION

Aumentos

Planta nueva Linea prod. Adicional Unidad Adicional Mejora Eficiencia

Plan de ventas

Existente

AOS

Clases de Proyectos:
Clasificacin de proyectos segn sus Objetivos Estratgicos

Proyectos de Mantenimiento: Su objetivo es conservar las operaciones existentes dentro de sus lmites tecnolgicos y de capacidad. Inversiones peridicas y normalmente menores. P. de Mejoramiento: Su fin es aumentar productividad y/o calidad del sistema existente, con inversiones menores a medianas P. de Expansin de Capacidad: Atender las progresivas demandas de mercado por los productos existentes, inversiones medianas a mayores P. De Innovacin Tecnolgica: Basados en la adopcin de nuevas tecnologas, procesos o equipos, inversiones de alto nivel

Clases de Proyectos:
Clasificacin de proyectos segn sus Objetivos Operacionales

Produccin. Servicios a la produccin Bienestar Con criterios diferentes para analizar sus respectivas rentabilidades

Clases de Proyectos:
Clasificacin de proyectos segn sus Relaciones de Dependencia

Alternativos: excluyentes entre s, destinados determinado objetivo estratgico u operativo

cumplir

Independientes: compatibles pero no ligados entre s, destinados a cumplir distintos objetivos estratgicos u operativos Interdependientes: ligados entre s, destinados a cumplir en conjunto un determinado objetivo estratgico u operativo. El paquete constituye el Programa de Proyectos Interdependientes. El conocimiento de estas relaciones de dependencia permitir establecer la lgica de su realizacin.

Direccionamiento integrado
La complejidad de los proyectos obliga a las empresas a recurrir a los servicios de firmas altamente especializadas en la materializacin de inversiones. Estos simples conceptos representan una fortaleza cuando el equipo a cargo del proyecto es capaz de plasmarlo en un estilo con mecanismos y aplicaciones concretas

Planificacin y control integrado

Algunos ejemplos de cmo la direccin del proyecto puede implementar acciones para integrar los esfuerzos de los participantes en temas claves como;
Programacin y control de avance Manejo de recursos humanos Objetivos organizacionales

Planificacin y control integrado

Como producto de los estudios de factibilidad, se elabora la primera planificacin o Plan Maestro, el que debe considerar los siguientes hitos, con sus respectivas estimaciones de tiempo.
Plan Plan Plan Plan Plan legal ambiental (EIA) de financiamiento organizacional fsico-tcnico (ejecucin)

Planificacin y control integrado

Con esta planificacin preliminar, el grupo de proyecto evala los plazos totales y el avance de la ingeniera bsica. La que estar a cargo de las empresas contratistas, las que sern responsables por la ejecucin de obras. Es necesario integrar nuevamente la planificacin fsico-tcnico de las diferentes empresas que intervendrn en la ejecucin, en puntos de encuentro y actividades en comn.

Recursos humanos y servicios en la faena

Si bien es cierto que el manejo del personal es responsabilidad de las empresas de ingeniera y contratistas que las ejecutan, la direccin de proyectos no puede desentenderse de temas como:
Seguridad del personal en la obra y en el transporte Condiciones de campamento Exmenes rutinarios Horarios de trabajos Conocimientos y soluciones de denuncias laborales

Integracin de objetivos
La integracin de organizaciones parciales en un solo gran equipo de trabajo, representa el mayor desafo para la direccin del proyecto. Esta unin no es fcil, ms an si actividades en cadena, como licitacin y negociaciones afectan el bolsillo y el nimo de unos y otros.

Integracin de objetivos
El cumplimiento de los objetivos del proyecto; costo, plazo y calidad. No pueden lograrse a costa de las empresas de servicios. Los beneficios o prdidas deben ser compartidos entre los responsables directos del proyecto. Evitar la contraposicin de intereses. Asumir los problemas, atrasos e irresponsabilidades

Aspectos del estilo

Concepto de equipo Potenciacin ms que contraposicin Formalidades contractuales Descentralizacin Resultados Recurso humano

Administracin integrada del proyecto

Administracin y direccionamiento;

management
Sistemas integrados que permiten la ejecucin del proyecto va la estandarizacin de procesos aplicables a todas las funciones internas.

Administracin integrada del proyecto

Integracin organizacional - funcional

Financiamiento

Ingeniera

Administracin

Compras

Construccin

Ciclo A Ciclo B Ciclo C

Int. Por niveles

Administracin integrada del proyecto

La planificacin estratgica de la empresa y su implementacin bajo la forma de planificacin tctica conduce a la formulacin de planes, programas y proyectos.

El sistema empresarial esta compuesto por subsistemas operacional y de desarrollo:

Operacional:

representado por dptos financiamiento, ingeniera, administracin, construccin.

funcionales,
compras y

Desarrollo u operacin: integrados por programas, planes de

ejecucin y control.

Administracin integrada del proyecto

En la practica la administracin integrada de proyectos se sustenta en la oportuna preparacin y aplicacin de procedimientos como:
Emisin de lineamientos estratgicos de propsitos y metas. Definicin de documentacin estndar Integracin de planes y programas en los niveles correspondientes Implementacin de sistemas integrados de control

Aplicaciones de la Direccin de Proyectos

El uso de la metodologa ha sido creciente y continuado. Su aplicacin comprende el empleo de nuevos principios organizacionales (organizacin matricial), tcnicas avanzadas de planificacin y control, sistemas computarizados de informacin, tcnicas de anlisis y asignaciones de recursos; en general, mecanismos de manejo prolijo del Proyecto y sus componentes. Sin embargo, para proyectos de menor nivel, evite el uso de herramientas excesivamente refinadas y el riesgo en intiles preciosismos de planificacin y control.

Como maximizar el VAN

Las empresas maximizan el VAN de su cartera de proyectos, vale decir, la administracin de las diferentes fases de desarrollo deben apuntar a armonizar sus objetivos parciales con aquel que representa la integracin de todos ellos, es decir no siempre, menor plazo, menor costo y mejor calidad no siempre son sinnimos de mejor decisin.