Mdulo Gesto no Varejo 2

Gerenciando os custos da farmcia

INTRODUO Um leigo quando ouve falar que uma farmcia possui um faturamento de R$ 200.000,00, j fica imaginando o quanto o proprietrio ganha mensalmente explorando os consumidores. J um especialista em gerenciamento de farmcias no consegue imaginar nada sobre lucros e retiradas de scios se no tiver acesso aos custos de funcionamento da loja e aos custos fixos, pois so estes ltimos que nortearo o sucesso ou fracasso de um estabelecimento. Para obter essas informaes indispensveis avaliao do estabelecimento, necessrio organizar os dados da empresa e estudar a sua situao, sendo possvel assim verificar os potenciais de crescimento da empresa ou otimizar seu faturamento. De maneira simples, preciso monitorar a sade da empresa, que pode ser realizada atravs do emprego de indicadores de gesto. INDIcaDORes De GesTO Diversos indicadores de gesto podem ser criados para monitorar a sade de uma empresa, mas de maneira mais prtica, bastam alguns poucos indicadores para propiciar uma viso geral do negcio. No mdulo anterior, foi apresentado o Faturamento geral da farmcia, que pode ser considerado um indicador de gesto; sua avaliao e suas estratgias corretivas j foram discutidas. avaliao das despesas gerais da empresa Um indicador importante a ser discutido a Avaliao das Despesas Gerais da Empresa. Ele serve para avaliar se os custos fixos esto ou no variando e se esto sendo repassados adequadamente aos produtos. Nesse ponto, avaliar suprfluos imprescindvel, pois quando se reduz o custo fixo aumenta-se o faturamento. Sabemos que para formar o preo de um produto, garantindo sua lucratividade, deve-se levar em conta: impostos (Imposto sobre Circulao de Mercadorias, Imposto de Renda); PIS/COFINS; despesas gerais (folha de pagamento, aluguel, luz, gua, telefone, materiais de consumo, entre outras). Essas despesas compem o Custo Fixo Mensal e devero ser embutidas nos preos dos produtos por um determinado perodo de tempo, e para se proceder a isso precisamos calcular o Custo de Funcionamento (CF) da loja.

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O CF obtido dividindo-se o custo fixo mensal da loja pelo faturamento mdio mensal e multiplicandose o valor obtido por 100:

CF (%) =

custo fixo mensal

faturamento mdio mensal

x 100

O CF dado em porcentagem e expressa a parcela do faturamento que comprometida, ms a ms, com os custos fixos da loja; portanto, para calcular o preo dos produtos necessrio contabilizar esses custos. Se o CF estiver alto, necessrio avaliar os suprfluos, otimizando os gastos. Contudo, todo cuidado pouco neste momento, pois alguns cortes podero influir na qualidade dos servios ou na motivao da equipe atuante na farmcia. Cortes em folha de pagamento s devem ser realizados quando avaliado em conjunto com um outro indicador denominado Avaliao da Produtividade da Equipe. Verificao do cMW + impostos Para calcular este indicador utiliza-se o Custo de Mercadoria Vendida (CMV) e soma-se os impostos, o valor obtido ser dividido pelo faturamento geral do ms.

CMV + impostos =

CMV + impostos
fat. medicamentos + fat. no medicamentos

x100

Para analisarmos se o CMV + impostos est adequado, preciso estabelecer um parmetro e verificar se o objetivo estabelecido foi alcanado. Estabelecendo-se um valor de CMV de 72%, por exemplo, a anlise ser feita da seguinte maneira: Se o valor obtido for maior que 72%, preciso reduzi-lo, talvez, comprando mais barato. Comprar mal o principal problema encontrado na maioria das empresas. A escolha dos fornecedores no deve ser definida somente pelo preo, mas este deve ser o principal limitante da negociao. Se o valor obtido for menor que 72%, a loja est atingindo os objetivos financeiros, ou seja, a empresa est sabendo comprar, negociando descontos na aquisio ou atravs da seleo de fornecedores. Algumas empresas realizam preges a fim de obter melhores preos nas compras.

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Verificao do nvel de servio praticado Este indicador serve para avaliar como est o atendimento em relao ao estoque. A anlise deve ser feita produto por produto, verificando se o estoque mximo do produto est zerando ao final do dia. O nvel do servio calculado da seguinte forma:

Estoque =

estoque atual (em unidades)

venda mdia diria (em unidades)

= dias

O resultado obtido ser o nmero de dias necessrios para que o estoque termine. Se este valor for muito alto, preciso rever o estoque mximo desse produto. Existe um sistema para se verificar qual o nvel de servio ideal para cada produto. Esse sistema, conhecido como Anlise Seletiva por Curva ABC, consiste em dividir o estoque em categorias proporcionais ao custo total do estoque denominadas A, B ou C. Categoria A itens mais importantes, com um alto retorno, e que fazem parte de uma parcela significativa dos valores investidos em estoque. Categoria B itens de importncia mdia, com retorno e rotatividade mdios. Categoria C itens menos importantes em termos de retorno; embora sejam mais numerosos, possuem um valor inexpressivo em relao ao valor total do estoque. Na prtica, 80% do valor das vendas de responsabilidade de cerca de 20% dos itens comercializados, porm, no basta eliminar os itens de baixo retorno, uma vez que eles compem o mix ideal de produtos destinados a atender demanda dos clientes. Para definir quais produtos compem cada categoria, deve-se dividir a curva ABC em trs partes: Produtos A: 55% do faturamento. Produtos B: 35% do faturamento. Produtos C: 10% do faturamento. O controle de estoque deve ser feito de maneira que nunca ocorra a falta de produtos da categoria A, pois estes significam um alto retorno financeiro. A reposio de estoques deve ser diria, ou seja, deve-se trabalhar conforme a sada. Todos os produtos disponveis para venda na farmcia participam da curva ABC da loja, porm, cabe ressaltar que para cada classe ou subclasse possvel criar uma curva ABC especfica. Por exemplo, ao avaliarmos a subclasse dos medicamentos genricos possvel criar uma curva ABC para eles e

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estabelecer quais produtos participam da curva A, quais participam da curva B e quais participam da curva C e, a partir dessa classificao, definir novas estratgias de estoque e aquisio de produtos. avaliao na participao da venda A forma pela qual a venda realizada influi diretamente nos custos da empresa, pois dependendo do tipo de venda realizada, novos custos so gerados; portanto, deve-se avaliar como foi a participao na venda, ou seja, qual a porcentagem da venda feita em: vendas a vista; vendas por carto de crdito; vendas por convnio; vendas com cheque pr-datado; vendas com carto de dbito. preciso considerar que a venda a vista no gera custos adicionais; no entanto, as vendas por carto de dbito e crdito geram taxas a serem pagas para as administradoras dos cartes e/ou taxas de aluguel de equipamentos e/ou linhas telefnicas, porm tm segurana maior. As vendas com cheques pr-datados podero gerar despesas caso os cheques sejam repassados para empresas especficas. Cabe ressaltar que as vendas com cheques pr-datados so menos seguras do que aquelas empregando cartes. Este indicador serve para enxergar as oportunidades e avaliar os riscos e benefcios da estratgia empregada. Por exemplo: se a venda a vista maior, os descontos concedidos at podero ser maiores, mas, se a venda a prazo alta, descontos excessivos devero ser vistoriados para que no se comprometa o pagamento dos fornecedores. avaliao do per capita O per capita obtido por meio do seguinte clculo:

Per Capita =

faturamento dos medicamentos + no medicamentos

nmero de clientes atendidos

Com este indicador pode-se observar se as estratgias de merchandising esto funcionando ou no, e assim nortear as estratgias de divulgao dos produtos na loja, sua distribuio e principalmente as promoes.

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O per capita serve para conhecermos quanto, em mdia, os clientes gastam na farmcia a cada compra. Quanto maior o per capita, melhor. E para aument-lo necessrio, s vezes, rever o layout da loja, o layout dos produtos e as estratgias promocionais. Tais estratgias sero mais bem discutidas no Mdulo 4. VeRIfIcaO DO NMeRO De clIeNTes aTeNDIDOs Deve-se ter um controle para saber quantos clientes foram atendidos durante o ms. Este dado pode ser obtido pelo nmero de tquetes de caixa emitidos ou pelo nmero de comandas utilizadas, dependendo do sistema empregado pela loja. Tal controle pode servir para avaliar se est havendo aumento ou at mesmo reduo no nmero de clientes. VeRIfIcaO Da PRODUTIVIDaDe Da eqUIPe A produtividade obtida por meio do seguinte clculo:

Produtividade =

faturamento geral
nmero de funcionrios

Com este indicador pode-se observar se a equipe est sobrecarregada ou ociosa. Ele deve ser avaliado por trs meses consecutivos para abranger sazonalidades ou at mesmo comparando-se com o mesmo perodo do ano anterior. Indicador alto: falta pessoal, necessrio aumentar a equipe. Indicador baixo: tem funcionrios ociosos; deve ser reajustada a equipe. Indicador mdio: equipe otimizada. Como dito anteriormente, esse indicador deve ser analisado em conjunto com o indicador de Despesas Gerais da Loja. VeRIfIcaO Da MDIa DOs DescONTOs cONceDIDOs Este indicador serve para avaliar se os descontos esto sendo adequados e se esto ainda garantindo a rentabilidade. Deve-se definir um desconto mdio mensal e verificar se o praticado no ms foi ou no suficiente para aumentar o faturamento.

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Neste ponto, dever haver decises sobre continuar ou no a praticar desconto mdio, pois a estratgia de aumentar os descontos tem a inteno de aumentar as vendas; porm, se isso no ocorrer, significa que os descontos no esto atraindo mais clientes ou no esto alavancando vendas. O que se pode fazer verificar a rentabilidade e tentar praticar um preo atrativo, dentro das possibilidades do negcio. Se isso for impossvel, deve-se: agregar valor ao servio, no tentando concorrer em preo; tentar o parcelamento do pagamento no carto (uma boa alternativa!); tentar promover outro produto ou medicamento genrico com preos mais atrativos. aValIaNDO Os INDIcaDORes De GesTO eM cONjUNTO VeRsUs faTURaMeNTO Um bom gerenciamento depende de uma viso ampla dos indicadores e suas interaes e conseqncias. A seguir, apresentamos algumas anlises que podem ser feitas para nortear novas estratgias de gerenciamento. O faturamento geral da farmcia aumentou, porm o nmero de clientes atendidos diminuiu. Isso pode refletir nos prximos meses, pois significa que a farmcia est vendendo mais caro para os mesmos clientes. O interessante seria aumentar o nmero de clientes atendidos atravs de campanhas promocionais. O faturamento geral da farmcia diminuiu, mas o nmero de clientes atendidos aumentou e os descontos concedidos aumentaram. Neste caso, a farmcia ampliou sua carteira de clientes, porm a estratgia de chamariz foi somente a concesso de descontos. Estratgias de merchandising devem ser postas em prticas a fim de alavancar o per capita a ponto de refletir no faturamento da farmcia. Como se pode verificar, inmeras possibilidades de entrecruzamento de dados podero ser criadas para avaliar a real situao da empresa. Cabe ao gerente selecionar tais informaes e estabelecer estratgias corretivas e/ou de manuteno adequadas para cada cenrio vislumbrado. RefeRnCIA Mdulo elaborado por: Lus Antnio Baffile Leoni Graduado em Farmcia pela Universidade Estadual de Londrina (1991). Mestre em Cincia de Alimentos pela Universidade Estadual de Campinas (1994). Ex-coordenador do curso de Farmcia da Universidade de Mogi das Cruzes (1995-1997). Professor adjunto da Universidade So Judas Tadeu desde 1995. Diretor da Faculdade de C. Biol. e da Sade, coordenador do curso de Cincias Biolgicas e coordenador do curso de Farmcia da Universidade So Judas Tadeu.

 Medley 2008. Marca Registrada - 08/08/08.