Hugo Cardozo

Primavera P6 v7

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Importar partidas a Primavera P6

Sumario
Este documento demuestra como importar un conjunto de partidas presupuestarias creadas en MS EXCEL (formato .xls) a un proyecto recien creado en P6. Se asume que el nuevo proyecto es configurado como un contrato a precio fijo donde un nico recurso puede representar cantidades y costos. Tambin se asume que la unidad de planificacin es el dia.

Paso 1: Preferencias de usuario

En Edit, User Preferences, Time Units Tab: Units Format: Day, Duration Format: Day, Units/Time format = h/d

Paso 2: Configuracin de Proyecto.

En Project Details, Calculations Tab, deben estar habilitados: Substract Actual from At completion. En el tab Resource Assignments, Drive activity dates by default debe estar habilitado.

Paso 3: Creacin del recurso

Se crea un nico recurso (si no est creado ya) para contabilizar los costos del contrato. El recurso debe estar configurado. En Resource Details configurar: Parmetro Resource Type Active Calculate Cost from Units Default Units/Time Price/Unit Valor Labor Enabled Disabled 1 d/d $1/d Comen Requerido para el clculo de duracin (driving) Marcador Puede activarse a nivel de asignacin de recurso Unidades en dias Unidades en dias. Para entrar Price/Unit por da entre: 1/d y luego pulse la tecla {ENTER}

Paso 4: Crear campos de usuario.

Estos campos son requeridos para asistir la importacin desde MS EXCEL. La figura siguiente muestra los campos requeridos a nivel de la tabla de asignacin de recursos: Table Activities Activity Resource Assignments Title Item Number Orig Budget Cost Data Type Text Cost Propsito Copiar el id de la partida Importar el precio total de la partida

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Table

Title Orig Budget Qty Unit Label

Data Type Number Text

Propsito Importar las cantidades de la partida Identificar las unidades dimensionales de cada partida.

Paso 5: Crear un global change para asignar valores

La figura siguiente muestra el global change que debe crearse:

Este Global change va a mover la data pegada desde los campos de usuario (en el archivo XLS) a los campos nativos de P6 en la asignacin del recurso. Luego calcular un nuevo precio unitario dividiendo costos por partida (Budgeted Labor Costs) entre cantidades (Budgeted Labor Units) sobrescribiendo el precio predeterminado.

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Paso 6: Creacin de plantilla y exportacin de archivo .xls

Exportar a MS EXCEL el archivo nuevo (vaco), clic en File, Export. Aparece el asistente: 1. En el paso Export Format, seleccionar la opcin XLS: 2. En el paso Export Type step, marcar: Activities, Resources, Resource Assignments 3. En el paso Projects to Export step, marcar el proyecto a exportar 4. En el paso Select Template step clic en el botn Add. Se crea un nuevo registro (plantilla), seguidamente entrar un nombre apropiado. 5. Clic en el botn Modify Se mostrar el formulario Modify Template. 6. En el formulario En Subject Area, seleccionar Activities, luego clic en la pestaa Columns. Desde Available Options, encuentre la columna Activity Name y muvala a la seccin Selected Options:

7. En Subject Area, seleccione Resource Assignments, y repita el procedimiento moviendo los campos de usuario creados anteriormente:

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8. En Subject Area, seleccione Resources, clic en la pestaa Filter. Debe crear un filtro para capturar el recurso que va a ser asignado:

9. Finalmente hacer clic en el botn OK para crear la plantilla. Luego clic en el botn Next del asistente. Clic en el botn de browsing y seleccione donde poner el archivo xls. 10. Clic en Finish para comenzar la exportacin.

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Paso 7: Pegar los valores en el archivo

1. Abrir el archivo que contiene los datos de las partidas, Por ejemplo:

2. Abrir el archivo de proyecto exportado. Este archivo xls tiene una estructura especial: A) Columnas con el encabezado marcado con asterisco (*) no pueden editarse B) La hoja USER_DATA no puede modificarse C) Las primeras dos filas no pueden modificarse D) En campos nativos, los valores numericos les debe anteceder una comilla simple ().

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3. Pegar la data copiada usando Paste Special, Values (Excel 2003) o Paste, Paste Only Values (Excel 2007). La tabla siguiente muestra que hoja debe activarse en el archivo y la columna donde deben pegarse los datos

Activar Hoja TASK

Paso Pegar descripciones de partida Crear un id interno para P6

Desde Descripciones (Item descriptions) -

A la columna Activity Name TASK - Activity ID, crear el id usando el comando Fill Series en MS EXCEL , p.ej: A1000, A1010, etc...El nmero de caracteres debe ser constante. Item Number TASKRSRC - Activity ID.

Copiar el ID de la partida TASKRSRC Crear asignaciones en P6 (una por cada actividad)

Item # TASK - Activity ID

RSRC- Resource ID Copiar rendimiento o cantidades y costo Cantidades Unidades dimensionales Rendimiento Precio Total

TASKRSRC - Resource ID. TASKRSRC -Orig. Budgeted Qty TASKRSRC -Unit Label TASKRSRC -Orig.Prod. Rate TASKRSRC -Orig. Budgeted Cost

La pantalla siguiente muestra, en el ejemplo, los datos pegados al archivo xls, hoja TASKRSRC.

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Paso 8 Importar el archivo xls

1. Regresar a P6 y abrir el proyecto nuevo (si no estaba abierto previamente). Luego, hacer clic en File, Import y marcar la opcin XLS. Seleccionar solamente las opciones Activities, Resource Assignments. 2. Si la importacin fu exitosa un mensaje de confirmacin aparecer. Si aparece un error o advertencia, por favor revise el archivo log; la importacin puede haberse interrumpido o no haberse ejecutado. 3. Revise la lista de actividades importadas y los valores en los campos definidos de usuario para las asignaciones (Resource Assignment Workspace)

Paso 9 Ejecutar Global Change

1. Correr el Global Change creado previamente. Conserve el log. 2. Revise los datos de las partidas en el rea de trabajo Resource Assignments creando un layout apropiado. La figura siguiente muestra un ejemplo de los valores importados en un layout de asignacin de recursos:

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Paso 10 Otros ajustes

Dependiendo del uso que se le vaya a dar al archivo otras tareas pueden requerirse. Por ejemplo: A) Calendarios de actividades. B) Relaciones entre actividades C) Cambios en Duracin de las actividades. D) Incorporacin de actividades adicionales. E) Codificacin adicional. Un diseo de la programacin en P6 pudiera incorporar los siguientes parmetros Creacin de Partidas o subtareas administrativas Lump Sum Items Parmetro Activitity Type Duration Type Calculate Cost from Units Actividades de produccin a capacidad limitada, p.ej: Equipos Pesados Duration Type Valor Level Of Effort Fixed Duration & Units Disabled Comentario Duran mientras dura el proyecto. A nivel de la tarea A nivel de la asignacin de recurso un cambio en la cantidad de trabajo a capacidad constante origina un cambio en la duracin.

Fixed Units/Time

Ejemplo: (de la figura anterior) SI para la partida (A1030) East Level Fill, cambia Q1 = 30, 000 m3 a Q2 = 35,000 m3. Si la produccin (Budgeted Units/Time) es 1,500 m3/d, entonces la duracin cambia de D1 = 20 d a D2 = 23 d. Siendo el precio por unidad $2.50 m3/d, El costo de la partida cambia de C1 = $75,000.00 a C2 = $87,500.00.