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EXCEL : interface
Une fois lanc, Excel cre par dfaut un "classeur" nomm classeur1.xls . Rappelez vous que les fichiers crs sous Excel sont identifis par l'extension ".xls" et sont reconnaissables grce l'icone suivante :

TABLEAUX

Faire un tableau avec Excel

L'lment de base pour le travail sur Excel est le tableau.

Un tableau est un ensemble de lignes et de colonnes qui se rencontrent pour former des cellules et permettent une (re)prsentation synthtique des donnes.

Par dfaut, un classeur contient trois feuilles (Feuille1, Feuille2 et Feuille3) auxquelles vous pouvez accder en bas gauche de la fentre. L'interface d'Excel contient un ensemble d'lments standard utiliss dans la plupart des logiciels Microsoft :

Une cellule est identifie par sa colonne est sa ligne d'appartenance. Ainsi la cellule D17 se trouve l'intersection de la colonne D et de la ligne 17 .

Pour insrer des donnes (Texte, nombre, date.) dans une cellule, il suffit de cliquer dessus avec la souris et de saisir les donnes grce au clavier. Alors que vous saisissez ces lments, les modifications apparaissent simultanment dans la cellule et dans la zone de formule situe au dessus de la colonne B (entoure en rouge).

- la barre d'outils, - la barre de dessin, - le menu. Mais aussi des lments spcifiques Excel. L'ensemble de l'interfance d'excel est dtaill dans l'illustration suivante :

D'ailleurs, chaque fois que vous slectionnez une cellule, son contenu apparat dans la zone de formule vous permettant d'y apporter d'ventuelles modifications.

Une fois que toutes vos donnes sont saisies, il ne vous restera plus qu' mettre en forme le tableau.

Mise en forme

Mettre en forme les cellules

Une fois entres, les donnes apparaissent l'cran sous un formatage (prsentation visuelle) standard peu esthtique. Pour en adapter la prsentation vos gots et amliorer la lisibilit des chiffres, commencez, par exemple, par slectionner, au moyen de la souris, les trois premires cellules des colonnes B, C et D appeles en-tte . Cliquez sur la slection avec le bouton droit de la souris et choisissez dans le menu contextuel qui apparat l'cran format de cellule

Comme vous pouvez le remarquer, l'interface d'Excel est base sur un grand tableau reprsentant la zone de saisie. Ce tableau est constitu d'un ensemble de colonnes et de lignes qui se croisent pour former des cellules. AU :2011-2012 1

Une fentre apparat alors l'cran et vous offre une multitude d'options pour mettre en forme les cellules slectionnes.

AU :2011-2012

FSJES-AGADIR Comme vous pouvez le voir, la fentre comporte 6 onglets. Les 5 premiers seront dtaills un un dans ce qui suit.

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Onlget Nombre :
Ces options permettent de dfinir le type de donnes que contient une cellule. Cette manipulation est gnralement inutile car Excel reconnat automatiquement le type de donnes saisies. Toutefois, il arrive que l'on veuille changer un type Nombre en type Montaire ou en Pourcentage . Excel offre un large choix s'agissant des types de donnes traits qui couvre tous les cas de figure auxquels vous pourriez tre confronts. A chaque fois que vous slectionnez un type de donnes, des options vous seront proposes comme cela est par exemple le cas du type montaire :

D'autres options plus avances sont disponibles, libre vous de les explorer une une.

Dans notre cas, nous allons choisir de centrer le texte horizontalement.

Onglet Police :

Dans cet onglet vous pourrez dfinir la police de caractre utiliser pour les cellules slectionnes, son style ainsi que sa taille.

D'autres options comme la couleur et le soulignement sont disponibles. Un aperu vous permet de rapidement voir l'effet des modifications que vous venez d'effectuer.

En gnral et s'agissant d'une donne de type montaire, on cherchera en augmenter la prcision en passant de 2 dcimales 3 ou 4, changer de monnaie en remplaant le Franc par l'Euro par exemple. Dans notre cas, aucun traitement ne sera effectu sur le type de donnes.

Onglet Alignement :
Cet onglet vous permet d'agir sur la disposition dans l'espace des donnes stockes dans une cellule. Les options les plus importantes sont celles qui permettent de modifier l'alignement horizontal de votre texte (aligner droite, gauche, centrer le texte.), celles qui permettent de modifier l'alignement Vertical du texte pour le mettre en haut de la cellule par exemple. Enfin, il peut s'avrer utile de prvoir un retrait pour une bonne mise en forme du texte.

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AU :2011-2012

FSJES-AGADIR Dans notre exemple, on se contentera de mettre le texte en gras et de valider en cliquant sur le bouton OK.

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Onglet Bordure :
Pour comprendre l'utilisation de cet onglet, slectionnez l'ensemble des cellules du tableau et choisissez dans le menu contextuel format de cellule . L'onglet bordure permet de dfinir les bordures du tableau. Par dfaut, les tableaux dans Excel n'ont pas de bordure, mais il est souvent plus simple de lire un tableau avec bordures d'o l'intrt d'en ajouter systmatiquement. En cliquant sur les boutons contour et intrieur dans l'onglet bordure, vous verrez s'ajouter des lignes noires l'aperu qui se trouve juste un peu plus bas. Vous pouvez modifier le style des lignes grce aux options de style ( droite de la fentre) et vrifier le rsultat en appuyant nouveau sur les deux boutons contour et intrieur :

Dans notre exemple nous ne mettrons aucun motif de remplissage. Quittez donc la fentre sans valider votre travail.

Vous obtiendrez alors un tableau mis en forme comme celui-ci :

Les formules
Validez votre travail en appuyant sur OK.

crer des formules simples

Onglet Motifs :
Excel offre aussi la possibilit de dfinir des motifs de remplissage des cellules. Dans cet onglet vous pourrez ainsi choisir une couleur de remplissage pour certaines cellules, ou une texture comme le montre l'image suivante :

Si Excel possde des fonctions de mise en forme plus que correctes, elles ne sont en aucun cas la vocation de ce logiciel. En effet, Excel se distingue surtout par ses fonctionnalits de traitement des donnes, c'est d'ailleurs pour cela qu'on dit que c'est un Tableur.

La premire fonctionnalit offerte est la possibilit de crer des formules de calcul. En effet, Excel est base sur une logique qui dit que seules les donnes de base doivent tre fournies par l'utilisateur, tous les calculs devant tre pris en charge par Excel. AU :2011-2012 5

AU :2011-2012

FSJES-AGADIR Dans notre tableau d'exemple, si vous vous placez sur la cellule C2, vous verrez s'afficher dans la barre de formule 2900 c'est--dire le contenu de la cellule ni plus ni moins car celle-ci est une donne de base. Par contre, si nous nous plaons sur la cellule D2 nous voyons ce qui suit :

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L'expression de la fonction prend gnralement la forme suivante : y = f (x), o y est la valeur renvoye, f la fonction et x la variable contenant la donne d'entre qui une fois transforme grce la fonction f donne y .

Dans Excel cette notion est reprise de manire identique l'exception de l'expression crite. En effet, la valeur y est affiche dans la cellule contenant la formule de la fonction.

A titre d'exemple, considrons le tableau suivant reprenant les notes obtenues par trois tudiants dans quatre matires :

=B2-C2 est une formule. Une formule est reconnue sur Excel par un signe = en dbut de la zone de formule. La formule =B2-C2 qui se trouve dans la cellule D2 indique Excel que pour connatre la valeur afficher dans la cellule D2, il faut soustraire la valeur de la cellule B2, la valeur contenue dans la cellule C2. La valeur affiche dans D2 est donc une information calcule par le logiciel et non pas introduite par l'utilisateur. De mme on aura les formules suivantes : Dans D3 : =B3-C3 Dans D4 : =B4-C4 Dans le mme esprit, on aura dans la cellule B5 la formule suivante =B2+B3+B4 car la cellule B5 reprsente la somme des valeurs des trois cellules qui se trouvent dans la mme colonne B . Il est bien videmment possible d'utiliser d'autres oprateurs arithmtiques notamment : + : Addition - : Soustraction * : Multiplication / : Division

Mathmatiques Chimie Franais Informatique MOYENNE

Et 1 Et 2 Et 3 17 12 5 15 9 11 13 18 12 16 17 14

Il s'agit donc de calculer la moyenne de chaque tudiant, pour cela on peut procder de deux manires diffrentes :

utilisation des oprateurs

La moyenne est la somme des notes obtenues divise par le nombre de matires. Ce qui peut tre traduit par les formules suivantes : Dans B6 : = (B2+B3+B4+B5) / 4 Dans C6 : = (C2+C3+C4+C5) / 4 Dans D6 : = (D2+D3+D4+D5) / 4

Toutefois, cette mthode est fastidieuse et devient peu pratique lorsqu'il s'agit de faire la moyenne d'une vingtaine de matires par exemple. Pour cela, nous conseillons de lui prfrer la mthode des fonctions.

utilisation des fonctions

Les fonctions
Utiliser les fonctions
Outre les oprateurs arithmtiques, Excel offre la possibilit d'utiliser des fonctions. Pour faire simple, une fonction renvoie une valeur sur la base de donnes d'entre fournies par l'utilisateur.

Excel propose une fonction appele Moyenne qui a pour rle de renvoyer la moyenne des valeurs contenues dans les cellules entres comme argument.

Dans notre exemple il suffira d'entrer la formule suivante =MOYENNE(B2:B5) dans la cellule B6 pour obtenir le mme rsultat que prcdemment. L'utilisation des : permet de dfinir une plage de cellules qui s'tant de la cellule B2 la cellule B5, chose qui est impossible en utilisant les oprateurs. De plus, la fonction se charge de compter automatiquement le nombre de matires et vous vite ainsi tout risque d'erreur. Enfin, l'utilisation des fonctions permet d'avoir des formules plus courtes et donc plus lisibles.

Outre les fonctions de base comme la MOYENNE ou la SOMME, Excel propose une multitude de fonctions plus labores accessibles via le menu Insertion > Fonction. AU :2011-2012 7 AU :2011-2012

FSJES-AGADIR Pour insrer une fonction dans une cellule, il vous suffit de cliquer sur la cellule et d'aller dans le menu Insertion > Fonction ce qui affichera la fentre suivante :

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Comme vous pouvez le voir, Excel devine automatiquement la plage de cellules la plus probable pour cette fonction. Toutefois, des fins pdagogiques, il nous semble prfrable de vous montrer la mthode suivre car il arrive qu'Excel n'affiche pas les bons arguments.

Appuyez d'abord sur le petit bouton qui se trouve en regard de chaque argument. Cela affichera la fentre suivante :

Ensuite, il vous suffira de slectionner au moyen de la souris les cellules souhaites pour voir se modifier le texte de la fentre en mme temps. Une fois la bonne plage slectionne, il ne vous reste qu' enfoncer la touche Entrer du clavier pour valider votre travail. Vous reviendrez alors la fentre prcdente et verrez une simulation du rsultat de la fonction, si vous tes satisfait, appuyez sur OK et le tour sera jou.

Signalons que l'argument2 est facultatif et sert introduire une seconde plage de cellules quand cela est ncessaire. Cette fentre vous propose l'ensemble des fonctions supportes par Excel classes en catgories accessibles par une liste droulante. Une fois la catgorie choisie, les fonctions qui y sont proposes sont affiches dans la liste qui se trouve un peu plus bas. Cliquez alors sur la fonction souhaite et vous verrez s'afficher en bas de la liste des fonctions une brve description de la fonction et de son utilisation. Ceci est particulirement pratique quand vous utilisez une fonction pour la premire fois. Reprenons notre exemple prcdent et utilisons cet assistant plutt que la saisie directe de la fonction. Aprs avoir cliqu sur la cellule B6 et avoir accd la fentre d'insertion des fonctions, choisissez la catgorie tous pour afficher toutes les fonctions. Faites drouler jusqu' arriver la lettre M et choisissez la fonction MOYENNE. En appuyant sur OK vous voyez s'afficher l'cran la fentre suivante :

Vous pouvez maintenant procder de la mme manire pour toutes les autres fonctions d'Excel, nous traiterons toutefois en dtails certaines fonctions dont l'utilisation s'avre dlicate.

La fonction Si
En thorie

Les structures conditionnelles (ou de choix) sont indniablement la base de la programmation informatique et donc aussi la base du fonctionnement des ordinateurs et des logiciels comme EXCEL. Exemple :

SI "condition 1 ralise" ALORS "faire opration 1" SINON "faire opration 2"

La traduction des structures conditionnelles dans la version franaise d'Excel se fait grce la fonction "SI". Voici ce que vous devez saisir dans la barre de formule pour convertir l'exemple prcdent en fonction comprhensible par EXCLE :

=Si (condition 1 ralise; faire opration 1; faire opration 2) Quelques remarques s'imposent:

- les mots "alors" et "Sinon" ne sont pas crits explicitement mais sous entendus. - les diffrentes parits de la structure conditionnelle sont spares par des points virgules ";" AU :2011-2012 9 AU :2011-2012

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FSJES-AGADIR - l'ordre est TRES important car il remplace les mots, en effet, aprs le premier on retrouve toujours l'action faire ne cas de vrification de la condition et celle faire sinon se trouve toujours aprs le second point virgule.

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En dfinitive, selon le cas de figure, Excel utilisera l'une OU l'autre des formules pour calculer la commission.

En pratique
Prenons maintenant un petit exemple pratique. Supposons que vous disposez de la base de donnes suivante sur Excel : Employ Jean Bernard Pierre Rachid David Pour motiver vos vendeurs, vous avez dcid de doubler la commission que touche chaque vendeur pour toutes le ventes qui dpassent les 500 pices. La vente est paye 7 Euros (une fois double elle sera donc paye 14 Euros). Vous ne pouvez pas utiliser une simple formule comme nous l'avions fait dans les pages prcdentes de ce cours. La solution consiste en l'utilisation d'une structure conditionnelle qui permet de traiter differemment les vendeurs ayant ralis moins de 500 et ceux ayant dpass ce chiffre. Voici ce que vous devez saisir dans la premire cellule de la colonne "commission" (cellule C2) : =Si (B2<=500;B2*7;500*7+(B2-500)*14) Cette formule indique Excel que : - dans le cas ou le vendeur a vendu 500 pices ou moins, il doit calculer la commission en multipiliant le nombre de pices vendues par 7 - dans le cas contraire, c'est dire s'il vent plus de 500 pices, Excel doit trouver la commission en comptant 7 Euros pour les 500 premires pices (3500 Euros) et y ajouter 14 Euros par pice dpassant les 500 ce qui est obtenu en enlevant 500 du total des ventes du vendeur. A noter que cette formule n'est pas l'unique bonne formule dans ce cas, plusieurs autres formules quivalentes peuvent tre utilises : =Si (B2>500;500*7+(B2-500)*14;B2*7) =Si (B2<=500;B2*7;3500+(B2-500)*14) =Si (B2<=500;B2*7;(B2*14)-3500) Ventes Commission 700 372 440 801 975

Il ne vous restera plus qu' tirer la poigne de recopie pour appliquer la formule tout le tableau. Voici ce que vous devez obtenir : Employ Jean Bernard Pierre Rachid David

Ventes Commission 700 6300 372 2604 440 3080 801 7714 975 10150

La fonction recherchev

Pour schmatiser, on peut retenir deux cas o l'on a recours l'utilisation de la fonction RechercheV :

Structures conditionnelles dynamiques

La fonction recherchev est ici une volution de la structure conditionnelle classique SI. Elle vient rpondre deux limitations majeures de cette dernire :

La fonction SI est limite un maximum de 7 SI imbriqus et ne peux donc pas traiter plus de 8 cas,

La ncessit de dfinir les tests en les crivant dans la formule (en dur), elle n'est donc pas dynamique.

Prenons le cas suivant : vous tes charg(e) d'effectuer un rapport sur l'activit commerciale de vos vendeurs. On vous fournit le tableau suivant (dans la premire feuille du classeur Excel) que vous devez complter :

CA Vendeur Pays HT CA TTC Legrand France 25000 Paoli Italie 49500 Chasseney France 22750 De la garde Italie 18000 Parlois Italie 120000 Legrand Espagne 84300 Paoli Espagne 21200 Aulin France 98700 AU :2011-2012 11

Com

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FSJES-AGADIR On vous fourni aussi la grille suivante qui servira de base aux calculs (dans une seconde feuille du classeur appele "grille") : Taux Com 5% 4% 3,5%

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Pays TVA France 19,60% Espagne 21% 15% Italie Quelle formule faut-il insrer dans les cellules D2 et E2 pour calculer le CA TTC et les commissions des vendeurs ?

Solution 1 : utiliser la fonction SI

Dans D2 : =SI(B2="France";C2*1,196;SI(B2="Espagne";C2*1,21;SI(B2="Italie";C2*1,15;"?"))) Dans E2 : =SI(B2="France";C2*0,05;SI(B2="Espagne";C2*0,04;SI(B2="Italie";C2*0,035;"?"))) Cette solution comporte les inconvnients suivants : en cas de changement des taux, les formules doivent tre dites manuellement s'il y a beaucoup de pays, la formule sera longue et fastidieuse partir de 8 pays, cette mthode est inutilisable

- Valeur_cherche : c'est la valeur sur laquelle doit tre effectu le test, pour la retrouver facilement, gardez l'esprit que c'est en gnral la seule qui est partage entre les deux tableaux elle assure donc le lien entre les donnes sources et tableau des rsultats. Il s'agit dans notre cas de la cellule B2 (Pays).

- Table_matrice : c'est la matrice ou le tableau source des donnes. Il doit ncessairement comporter au moins 2 colonnes de manire faire correspondre la valeur cherche (toujours en premire colonne) une ou plusieurs donnes (taux de TVA, taux de commission.) dans le colonnes suivantes. Pour la dfinir, vous avez le choix entre l'insertion de la rfrence de la plage de donnes (Grille!$A$2:$C$4) ou l'insertion d'un nom pralablement attribu la source de donnes (dans notre cas Source ).

Solution 2 : utiliser la fonction RechercheV

Etape 1 : Dfinir la source des donnes : Slectionnez la plage de cellules "$A$2:$C$4" dans la feuille nomme grille (il ne faut pas slectionner les enttes des colonnes). Ensuite dans le menu "Insertion" allez sur "Nom" puis "Dfinir" et donnez un nom la zone slectionne (exemple : Source). Etape 2 : Dfinir la fonction RechercheV Placez vous sur D2 et allez dans Insertion > Fonction puis slectionnez la fonction RechercheV qui se trouve dans la catgorie Recherche & Matrices. Apparatra alors l'assistant qui vous propose 4 champs renseigner (les trois premiers sont obligatoires) :

- No_index_col : c'est le numro de la colonne dans le tableau source de donnes qui contient les valeurs que vous souhaitez obtenir. Mettez 2 pour obtenir le taux de TVA et 3 pour le taux de commission (le 1 tant toujours rserv la valeur cherche).

- Valeur_proche : ici vous dcidez si Excel doit trouver la correspondance exacte ou la correspondance la plus proche. Ceci est utile dans le cas des valeur numriques. Dans notre cas on mettra Faux pour obtenir uniquement des correspondances exactes.

Voici donc la formule insrer dans la cellule D2 : =C2*(1+RECHERCHEV(B2;Source;2;FAUX))

Pour rsumer, cela dit Excel de rechercher la valeur de B2 dans le tableau appel Source et de renvoyez la valeur qui lui correspond dans la deuxime colonne de ce tableau. Une fois cette valeur rcupre, elle sera utilise pour calculer le CA TTC.

De mme on aura dans E2 la formule suivante : =C2*RECHERCHEV(B2;Source;3)

Comme vous pouvez le deviner, la fonction offre donc les avantages suivants :

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FSJES-AGADIR Simplicit, car la formule est plus courte et plus simple comprendre, Dynamisme, car il suffit de modifier les donnes dans le tableau source pour que les changements soient rpercuts automatiquement sans avoir modifier la formule, il n'y a pas de limite de nombre de pays. Nota : Dans notre cas, on a eu recours la fonction RechercheV car les donnes sont organises verticalement (les pays sont dans une mme colonne et non pas sur une mme ligne). Si les pays avaient t organiss horizontalement, c'est la fonction RechercheH qui aurait t utilise.

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Cas 2 : Aide la saisie

Prenons un cas simple : Vous tes charg(e) d'organiser un cycle de formation pour les commerciaux de l'entreprise. Le service Ressources Humaines vous donne la liste des matricules, noms et prenons des participants, mais le formateur souhaiterait avoir plus d'informations sur chacun d'eux pour mieux cibler son intervention. Vous disposez pour cela d'un fichier Excel interne votre service qui regroupe pour chaque commercial : age, rgion, exprience, formation, segment de clientle. Comment complter le tableau fourni par les RH avec les donnes issues de votre fichier interne ? Solution manuelle : pour chaque matricule vous faites une recherche dans le fichier et vous copiez / collez les donnes dans le fichier fournir au formateur. Cette mthode n'est toutefois pas pratique si vous avez plus d'une vingtaine de participants. Solution automatise : vous utilisez la fonction RechercheV qui se charge de remplir automatiquement et dynamiquement le fichier votre place en quelques secondes quel que soit le nombre de participants qu'il contient. Pour ce faire, il suffit de dfinir le tableau contenant les donnes sur tous les commerciaux comme source de donnes (Table_matrice), la valeur_cherche est qui est le matricule et les numros des colonnes dont vous souhaitez obtenir les informations.

Voici une liste de donnes d'employs d'une entreprise. Comme pour l'image prcdente, la premire ligne d'une liste de donnes contient toujours le nom des champs. Chaque ligne suivante contient un enregistrement qui dcrit une personne, une chose ou un vnement selon les champs que vous avez choisis. Une liste de donnes ne doit jamais avoir de lignes vides. C'est--dire que tous les enregistrements doivent se suivre sans interruption.

Trier les donnes

Excel vous permet de trier rapidement le contenu d'une liste de donnes pour vous aider retrouver rapidement ce que vous recherchez, de mettre de l'ordre et d'organiser les donnes.

Vous pouvez utiliser les boutons sur la barre d'outils pour trier une colonne en ordre croissant ou dcroissant. Tous les enregistrements de la liste de donnes vont se dplacer selon l'ordre que vous avez choisi. Il faut cependant faire attention de ne pas faire un bloc et ensuite de trier. Sinon, seulement les donnes et non les enregistrements seront tries. Cela aura pour effet de mlanger les donnes. Pas recommand.

Excel vous offre une autre faon plus labore de trier la liste de donnes. Le prochain exercice consiste trier les enregistrements selon le nom de famille et le prnom.

Placez le pointeur sur n'importe quelle cellule de la liste de donnes. Du menu Donnes, slectionnez l'option Trier.

Liste de donnes
Voici quelques termes avec lesquels vous devez vous familiariser. Donnes: Champ:
Toute information que vous voulez conserver pour vous aider dans vos analyses. Les informations de mmes types sont conserves dans un mme champ. Ex.: Nom, Prnom, Taille, Salaire, Quantit ... Avec Excel, les donnes d'un mme champ sont conserves dans une mme colonne. Les noms des champs sont toujours la premire ligne d'une liste de donnes. Toutes les informations concernant une personne, une chose ou un vnement. Avec, Excel, chaque ligne de la liste de donnes est un enregistrement. Donc, une liste de donnes peut contenir des enregistrements sur des choses, des personnes ou

Enregistrement:

des vnements.

Vous pouvez trier jusqu' trois champs en mme temps en ordre croissant ou dcroissant. AU :2011-2012 15

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FSJES-AGADIR Pour le premier tri, slectionnez le champ Nom. Conservez l'ordre croissant. Pour le second tri, slectionnez le champ Prnom. Conservez l'ordre croissant. Le tri de la premire case va avoir la priorit sur le second tri. Cela veut dire qu'Excel va premirement trier sur le nom de famille. Pour les enregistrements ayant le mme nom, Excel va ensuite trier ces enregistrements selon leurs prnoms.

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De la bote de slection du champ Nom, slectionnez Bibeau.

Pour accomplir le triage, appuyez sur le bouton OK.

Comme vous pouvez le constater, il y a deux enregistrements, ou personnes dans ce cas, qui rpondent la demande. Il est toujours possible de combiner des filtres pour limiter encore plus les rsultats.

De la bote de slection du champ Titre, slectionnez l'option Administrateur.

Du menu Donnes, slectionnez les options Filtre et Afficher tout. OU Des botes de slection des champs Nom et Titre, slectionnez l'option (Tous).

Vous pouvez accomplir un peu plus partir du filtre automatique. Vous pouvez filtrer un champ sur deux conditions. La liste de donnes est maintenant trie selon les critres choisis. Vous pouvez accomplir un triage jusqu' trois champs en mme temps.

Placez le pointeur n'importe o sur la colonne du champ Nom.

Les filtres
Il peut tre frustrant d'essayer de retrouver des informations sur une longue liste de donnes. Le filtre automatique est une option pour vous aider retrouver rapidement l'information dsire.

De la bote de slection du champ Nom, slectionnez l'option Personnalis.

Le filtre automatique
Placez le pointeur sur n'importe quelle cellule de la liste de donnes. Du menu Donnes, slectionnez les options Filtre et Filtre automatique.

la premire ligne de la liste de donnes, il y a maintenant des botes de slection ayant le nom des champs. En cliquant sur le bouton la droite du nom du champ, vous pouvez limiter ce qui est affich la liste ce dont vous avez besoin.

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Avant d'utiliser un filtre labor, vous avez besoin d'au moins deux choses: une liste de donnes et une zone de critre.

Ajoutez les informations suivantes dans les cellules appropries.

La premire ligne de la zone de critres doit contenir le nom des champs dont vous avez besoin pour les critres. Pour cet exercice, il s'agit des champs Titre et Catgorie. Faites attention l'orthographe! Si le nom n'est pas identique au nom du champ de la liste de donnes, Excel ne vous affichera pas le rsultat que vous voulez.

Une nouvelle fentre s'ouvre vous offrant de placer jusqu' deux conditions. De plus, vous pouvez choisir parmi plusieurs conditions celle qui rpond mieux vos besoins. Pour la premire case, slectionnez la condition gal. Pour la seconde case, slectionnez le nom Bibeau. Entre les deux conditions, slectionnez l'option Ou. Pour la troisime case, slectionnez la condition gal. Pour la quatrime case, slectionnez le nom Dupuis. Pour filtrer selon ces conditions, appuyez sur le bouton OK.

Les lignes suivantes incluent les critres. Par dfaut, Excel prsume le signe =. Pour l'exemple, Titre = Administrateur. Vous pouvez aussi utiliser d'autres manires d'valuer tel que >, <, <=, >=, <>. Pour appliquer les conditions ET et OU, vous devez utiliser le grillage d'Excel. Les critres qui sont sur la mme ligne utilisent le critre ET. Dans l'exemple, la troisime ligne de la zone de critre quivaut Titre = Ouvrier ET Catgorie = 4. Les critres qui sont sur des lignes diffrentes utilisent la condition OU. Cela permet d'avoir le rsultat de plusieurs conditions en mme temps. Pour cet exercice, tous les critres quivalent Titre = Administrateur OU Titre = Ouvrier ET Catgorie = 4.

Placez le pointeur sur l'une des cellules de la liste de donnes.

Sinon, Excel ne voudra pas accomplir le filtre.

Du menu Donnes, slectionnez les options Filtre et Filtre labor.

Le filtre automatique vous permet de raliser des recherches intressantes. Mais le filtre labor vous offre encore plus de possibilits et de flexibilits. Du menu Donnes, slectionnez les options Filtre et Afficher tout. OU De la bote de slection du champ Nom, slectionnez l'option (Tous).

Le filtre labor
Excel vous permet aussi d'accomplir des recherches plus complexes. Vous pouvez choisir les champs de votre choix pour les critres et entrer des valeurs. Vous pouvez aussi utiliser les conditions ET et OU sous la forme d'un grillage.

Le filtre labor vous permet deux actions: filtrer la liste ou copier les donnes un autre emplacement. Pour la prochaine tape, laissez l'action filtrer. L'exercice suivant consistera utiliser l'action copie. Normalement, Excel devrait avoir correctement choisi la bonne plage de cellules pour la liste de donnes. Mais, il faut toujours vrifier. Il ne faut pas de contenu dans les cellules autour de la liste de donnes. Il faut aussi s'assurer qu'Excel a correctement choisi la bonne zone de critres. Sinon, ...

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FSJES-AGADIR Cliquez dans la case de zone de critres. Faites un bloc avec les cellules ncessaires pour la zone de critres. Pour les besoins de cet exercice, slectionnez les cellules I1 J3. Appuyez sur la touche Entre. Il ne faut pas prendre plus de cellules qu'il faut pour la zone de critres. Sinon, le rsultat ne sera pas ce que vous attendez. Puisqu'il n'y a pas d'autres actions accomplir, appuyez sur le bouton OK.

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De la liste des actions possibles, slectionnez Copier vers un autre emplacement.

La plage de la liste de donnes et de la zone de critres devrait tre correcte. Mais il faut toujours vrifier. Il reste dterminer la destination. Un filtre labor vous donne plus d'options qu'un filtre automatique. Du menu Donnes, slectionnez les options Filtre et Afficher tout. Le filtre labor offre aussi une autre option intressante. Au lieu de masquer les enregistrements qui ne rpondent pas aux critres, le filtre peut recopier les "bons" enregistrements un autre endroit sur la feuille de calcul. Le prochain exercice consiste utiliser le filtre labor avec l'option de copier les enregistrements.

Placez le pointeur dans la case Destination. Slectionnez les cellules ayant les noms des champs dont vous voulez voir le rsultat. Pour les besoins de l'exercice, slectionnez les cellules I6 K6. Appuyez sur la touche Entre. Activez l'option Extraction sans doublon.

Cette dernire option vite de voir plusieurs fois un mme enregistrement si celui-ci rpond plusieurs critres que vous avez inscrits. Appuyez sur le bouton OK.

Ajoutez les informations suivantes dans les cellules appropries. La premire ligne de la destination du filtre labor doit contenir le nom des champs, correctement orthographi, dont vous voulez voir le rsultat. Les cellules en dessous de cellesci doivent tre libres. C'est dans celles-ci que les enregistrements qui rpondent aux critres seront recopis. Placez le pointeur sur l'une des cellules de la liste de donnes. Du menu Donnes, slectionnez les options Filtre et Filtre labor.

Note: Agrandissez la colonne des salaires si vous voyez le symbole #.

Excel recopie les enregistrements l'endroit que vous avez demand.

La grille

Au lieu d'entrer, de modifier et de retirer les donnes directement dans les cellules d'une feuille de calcul, Excel vous permet de grer vos listes de donnes en utilisant une grille. La prochaine partie consiste vous dmontrer le fonctionnement de cette grille.

Placez le pointeur sur l'une des cellules de la liste de donnes. Du menu Donnes, slectionnez l'option Grille. AU :2011-2012 21 AU :2011-2012

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FSJES-AGADIR Note : L'option s'appelle Formulaire partir d'Excel XP (2002) au lieu de Grille.

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C'est avec regret que nous apprenons que M. Paul Cardinal quitte l'entreprise. M. Rjean Sauvageau a t engag pour le remplacer. Voici les informations pertinentes ajouter la liste de donnes. NAS: NOM: PRENOM: SEXE: TITRE: SALAIRE:

211211001

Sauvageau

Rjean M

Ouvrier

22 000 $

Placez le pointeur sur l'une des cellules de la liste de donnes. Du menu Donnes, slectionnez l'option Grille.

Afin d'acclrer la recherche, l'option des critres sera utilise pour chercher plus rapidement l'enregistrement recherch. Excel vous offre maintenant la possibilit de modifier les donnes de chacun des enregistrements partir de ce petit formulaire. Voici une courte description des boutons. Nouvelle Ajouter un enregistrement la liste de donnes. Cet enregistrement sera plac la fin de la liste. Supprimer Supprimer un enregistrement de la liste de donnes. Excel va demander une confirmation avant de procder. Rtablir Permets de rtablir les valeurs d'un enregistrement avant des modifications que vous avez apportes. Dois tre utilis avant de changer d'enregistrement. Prcdente Passer l'enregistrement prcdent. Suivante Passer l'enregistrement suivant. Critres Permets d'tablir des critres de recherche et afficher seulement les enregistrements requis. Fermer la grille pour revenir la feuille de calcul. Fermer Les prochains exercices consistent mettre en pratique cette grille. Appuyez sur le bouton Suivante. Le prochain enregistrement apparat dans les cases de la gauche de la fentre. Vous pouvez changer leurs contenus votre choix. Cependant, vous ne pouvez pas changer le contenu du champ Catgorie puisqu'il s'agit d'une formule. En utilisant les boutons Prcdente et Suivante, dplacez-vous travers les enregistrements pour changer le salaire de Jose Dupuis de 22 500 $ 24 500 $. Appuyez sur le bouton Critres.

Entrez le texte: Cardinal dans la case NOM: Appuyez sur le bouton Suivante.

L'enregistrement de Paul Cardinal va apparatre sur la grille. Il faut maintenant le retirer de la liste de donnes.

Appuyez sur le bouton Supprimer.

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AU :2011-2012

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Excel vous demande de confirmer la suppression de l'enregistrement. Appuyez sur le bouton OK. Il faut maintenant ajouter le nouvel employ. Appuyez sur le bouton Nouvelle.

M. Cardinal n'est plus dans la liste et M. Sauvageau a t ajout la fin de la liste de donnes. Comme vous le constatez, il est plus facile de grer les donnes en utilisant la grille qu'en cherchant sur la feuille de calcul.

Les fonctions de base de donnes

Une fois que vous avez compris les listes de donnes et les zones de critres, vous pouvez ensuite accomplir des analyses avec les fonctions disponibles d'Excel. Il y en a 13 en tout. Voici une courte description de quelques-unes de ces fonctions.

=BDSOMME(tendue de la liste de donnes;numro de la colonne additionner;tendue de la zone de critres)

Affiche le total d'un certain champ numrique selon les critres demands.

Entrez les donnes dans les cellules appropries. Appuyez sur la touche Entre. Appuyez sur le bouton Fermer.

=BDMOYENNE(tendue de la liste de donnes;numro de la colonne trouver la moyenne;tendue de la zone de critres)

Affiche la moyenne d'un certain champ numrique selon les critres demands.

=BDMAX(tendue de la liste de donnes;numro de la colonne trouver la plus grande valeur;tendue de la zone de critres)

Affiche la plus grande valeur d'un certain champ numrique selon les critres demands.

=BDMIN(tendue de la liste de donnes;numro de la colonne trouver la plus petite valeur;tendue de la zone de critres)

Affiche la plus petite valeur d'un certain champ numrique selon les critres demands.

=BDNB(tendue de la liste de donnes;numro de la colonne trouver le nombre;tendue de la zone de critres)

Affiche le nombre d'enregistrements numriques qui rpondent aux critres demands.

=BDNBVAL(tendue de la liste de donnes;numro de la colonne trouver le nombre;tendue de la zone de critres)

Affiche le nombre d'enregistrements ayant un contenu autre que des chiffres qui rpondent aux critres demands.

=BDECARTYPE(tendue de la liste de donnes;numro de la colonne trouver l'cart AU :2011-2012 25 AU :2011-2012

Affiche l'cart type d'enregistrements numriques qui rpondent aux critres

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FSJES-AGADIR type;tendue de la zone de critres) =BDVAR(tendue de la liste de donnes;numro de la colonne trouver la variance;tendue de la zone de critres) Le prochain exercice consiste vous dmontrer comment utiliser ces fonctions avec =BDSomme(). Il s'agit de savoir quelle est la masse salariale totale des administrateurs et des ouvriers de catgorie 4. La liste de donnes, de A1 G16, et la zone de critres, de I1 J3, ont dj t tablies dans les exercices prcdents. Pour utiliser la fonction =BDSomme(), et la plupart des autres, vous avez besoins de trois donnes ou paramtres: l'tendue de la liste de donnes, le nom du champ additionner et l'tendue de la zone de critres. Voici comment l'crire en utilisant l'assistant des fonctions. Placez le pointeur sur la cellule I4. De la barre d'outils, appuyez sur le bouton . OU Du menu Insertion, slectionnez l'option Fonction. Affiche la variance d'enregistrements numriques qui rpondent aux critres demands. demands.

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Une nouvelle fentre apparat vous demandant les trois paramtres mentionns auparavant. Au bas de celle-ci, il y a une description des lments que vous devez entrer dans chacune des cases. La premire case est pour la liste de donnes.

Cliquez dans la case Base de donnes. OU Appuyez sur le bouton la droite de la case Base de donnes.

Slectionnez l'tendu de A1 jusqu' G16. Appuyez sur la touche Entre ou le bouton selon le cas.

Le pointeur retourne la fentre de description de la fonction =BDSomme().

La premire colonne dcrit les catgories de fonctions couvertes par Excel. La seconde colonne contient la liste des fonctions que vous pouvez utiliser. De la liste des catgories de fonctions, slectionnez l'option Base de donnes. De la liste des fonctions, slectionnez BDSOMME. Appuyez sur le bouton OK. Cliquez sur la case Champ.

Remarquez que la description au bas de la fentre donne maintenant de l'information pour la seconde case. Vous pouvez aussi appuyer sur le bouton pour aller chercher l'information requise. Cliquez sur la cellule F1. Appuyez sur la touche Entre.

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AU :2011-2012

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FSJES-AGADIR Pour le nom du champ, vous pouvez entrer le nom du champ entre guillemets ( "salaire" ) ou entrer le numro de la colonne. Puisque le champ salaire est la sixime colonne de la liste de donnes, vous pouvez aussi entrer le chiffre 6.

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Voici ce que devrait ressembler la liste de donnes si vous avez complt toutes les oprations de cette page Web. Il est maintenant le temps de voir le total des salaires par catgorie. Toutes les informations requises sont entres. Vous avez mme le rsultat au bas de la fentre. Appuyez sur le bouton OK. Le rsultat est de 185 000 $. Si vous regardez le contenu de la barre de formule, vous verrez que la formule ressemble =BDSOMME(A1:G16;F1;I1:J3). Elle fonctionnerait tout aussi bien sous cette forme =BDSOMME(A1:G16;6;I1:J3) ou =BDSOMME(A1:G16;"salaire";I1:J3). Il y a plusieurs faons de dcrire le champ additionner. Essayez maintenant avec les autres fonctions de la catgorie.

Placez le pointeur sur une cellule de la liste de donnes. Du menu Donnes, slectionnez l'option Sous Totaux.

Analyse sur des regroupements

Les fonctions d'analyses peuvent vous sortir des donnes intressantes. Cependant, cela peut prendre du temps si vous voulez la mme information pour plusieurs regroupements de donnes. Par exemple, il vous faut plusieurs fonctions pour connatre la masse salariale par catgorie d'employs. Excel vous offre la possibilit d'afficher rapidement des sous totaux de plusieurs fonctions ( somme, moyenne ... ) par regroupement. Avant mme de commencer des analyses, il faut premirement trier les enregistrements sur le champ dont vous voulez voir les sous totaux. Pour les besoins de l'exercice, il faut trier sur le champ Catgorie. Placez le pointeur sur l'un des enregistrements sous le champ Catgorie. En utilisant les boutons , trier en ordre croissant le champ Catgorie.

De la premire case, slectionnez le champ Catgorie. Pour la deuxime case, slectionnez que vous voulez la fonction Somme. De la troisime case, slectionnez que vous voulez la somme du champ Salaire.

La fentre des sous totaux vous offre aussi la possibilit de remplacer les sous totaux d'analyses prcdentes. Vous pouvez aussi accumuler ces analyses pour avoir plus d'informations. Par exemple, vous pouvez avoir la somme et la moyenne en mme temps sur la feuille de calcul. Il faut faire attention la fonction NBVal qui est cense donner le nombre d'enregistrements par regroupement. Cependant, elle ne semble pas vouloir fonctionner correctement avec d'autres fonctions.

AU :2011-2012 29

AU :2011-2012

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FSJES-AGADIR Vous pouvez aussi demander d'avoir un saut de page aprs chaque regroupement. Ceci est intressant si vous songez imprimer les rsultats. Vous pouvez aussi avoir la fin de la liste de donnes une synthse des fonctions que vous avez demande. Appuyez sur le bouton OK.

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Cration de la validation

Slectionnez la troisime feuille de calcul en cliquant sur l'onglet Feuil3. OU Appuyez sur les touches Ctrl et PgDn (Page Down) deux fois.

Placez le pointeur dans la cellule A1. Du menu Donnes, slectionnez l'option Validation.

Les options la gauche de la feuille de calcul vous permettent de masquer ( - ) et de rafficher ( + ) les catgories. Vous pouvez ensuite vous concentrer les lments que vous jugez importants. Les boutons 1, 2 et 3 permettent de masquer et d'afficher la synthse, les sous totaux et les enregistrements. Appuyez sur ces boutons pour voir leurs effets. Pour revenir la prsentation initiale: Placez le pointeur sur une cellule de la liste de donnes. Du menu Donnes, slectionnez l'option Sous Totaux. Appuyez sur le bouton Supprimer tout. La liste rapparat sans les sommes des catgories. Vous pouvez maintenant pousser vos analyses un peu plus loin grce la liste de donnes et ses options.

Les options pour une validation sont spares en trois onglets. L'onglet Option dtermine les bornes et les conditions qui doivent tre respectes. L'onglet Message de saisie affiche est pour donner de l'information supplmentaire l'utilisateur sur les valeurs qui devraient se retrouver dans la cellule valide. Malgr cela, l'utilisateur peut toujours entrer un chiffre qui n'est pas permis. L'onglet Alerte d'erreur sert donc rappeler l'utilisateur quelles sont les valeurs permises.

Slectionnez les options et entrez les chiffres dans les cases appropries. Slectionnez l'onglet Message de saisie.

La validation
La validation est trs pratique lorsque vous prparez un modle pour d'autres utilisateurs moins expriments. Vous pouvez placer des bornes pour l'entre de donnes afin de rduire les erreurs. La validation fournit aussi un message pour guider les utilisateurs au moment de l'entre de donnes. La prochaine partie consiste en un petit exercice pour dmontrer comment cette option peut tre pratique. L'exercice consiste limiter l'entre de donnes des entiers entre les valeurs 0 et 25. AU :2011-2012 31 AU :2011-2012

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FSJES-AGADIR Entrez le texte "Nombre d'employs" dans la case Titre. Entrez le texte suivant dans la case Message de saisie: "Vous pouvez engager jusqu' 25 employs dans cette unit". Slectionnez l'onglet Alerte d'erreur.

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Ce chiffre est l'extrieur des bornes permises par la validation. Le message d'erreur va donc apparatre et demander l'utilisateur s'il veut entrer une autre valeur ou annuler l'entre d'information. Il faut aussi tre capable de retirer la validation lorsqu'elle devient inutile.

Placez le pointeur dans la cellule ayant la validation. Du menu Donnes, slectionnez l'option Validation. Appuyez sur le bouton Effacer tout.

Liste droulante

Il est parfois plus intressant pour les utilisateurs de choisir parmi une liste de choix prdtermins. Il est possible de crer une liste droulante avec les valeurs de votre choix en utilisant la validation. Cependant, il faut premirement entrer les valeurs dans les cellules avant de pouvoir crer une liste droulante.

Entrez dans la case Titre le texte suivant: "Nombre incorrect". Entrez le texte suivant dans la case Message d'erreur: "Le chiffre que vous avez entr n'est pas entre 0 et 25 ou n'est pas un entier". Appuyez sur le bouton OK.

Entrez les chiffres dans les cellules appropries. Placez le pointeur sur la cellule A1.

Il faut maintenant utiliser la validation pour crer une liste droulante.

Du menu Donnes, slectionnez l'option Validation. Slectionnez l'onglet Options.

Placez le pointeur dans la cellule A1. Les options pour la validation ont t choisies. Il faut maintenant l'essayer. Le texte qui a t crit dans la case message de saisie va apparatre ct donnant une indication l'utilisateur. Entrez le chiffre 45 dans la cellule A1.

De la case Autoriser, slectionnez l'option Liste. Pour la case Source, slectionnez les cellules A3 A6. Appuyez sur le bouton OK. AU :2011-2012 33 AU :2011-2012

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FSJES-AGADIR La liste est prte. Il faut maintenant l'essayer.

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Placez le pointeur sur la cellule A1. Slectionnez une valeur de la liste droulante. Vous pouvez changer la valeur en tout temps et utiliser le contenu de cette cellule dans des formules.

Copier la validation
Il est aussi possible de copier la validation que vous venez de crer sur plusieurs cellules. Il suffit de copier et d'utiliser l'option de collage spcial pour l'appliquer l'endroit de votre choix. Voici les tapes suivre pour recopier une validation. Placez le pointeur dans la cellule ayant la validation. Du menu Edition, slectionnez l'option Copier. OU Appuyez sur le bouton . OU Appuyez sur les touches Ctrl et C

De la liste, slectionnez l'option Validation. Appuyez sur le bouton OK. La validation est maintenant recopie plusieurs cellules. Vous pouvez ensuite apporter des modifications celles-ci si cela est ncessaire.

AU :2011-2012 35

MICROSOFT OFFICE ACCESS

Pr. Fatima SAYOTI

2012/2013

Introduction

Une Base de Donnes sert stocker et traiter des informations. On peut ainsi utiliser une Base de

Donnes pour grer un fichier Clients, un fichier du

Personnel, un systme de Commandes et de Facturation, un systme de Gestion des Stocks, etc.

ACCESS est un Systme de Gestion de Bases de Donnes Relationnelles. La

particularit des Bases de Donnes Relationnelles est de pouvoir mettre en relation

des fichiers (appels ici Tables) diffrents en tablissant des liens entre eux.

Introduction
Accs l'information plus rapidement et facilement.

Toute l'information se retrouve une seule place; dans votre base de donnes.

Plus besoin d'essayer de regrouper l'information qui provient de plusieurs sources. Recherche des informations plus facile. Meilleur suivi de l'information. Meilleure gestion des donnes. Meilleure analyse des donnes. Meilleure prise de dcision. Mieux apte rpondre aux besoins de la clientle. Automatisation de certaines tches rptitives.

Dfinition

Champ :Une information ncessaire sur une personne, une chose ou un vnement. Ex.: couleur, taille, modle, date, nom, prnom, tlphone, adresses, description, commentaires etc. Enregistrement: Un regroupement de champs qui dcrient une personne, une chose ou un vnement. Ex.: nom, prnom, date de naissance, tlphone, numro d'assurance sociale ou compagnie, adresse, tlphone, tlcopieur, personne responsable ou dpartement, personne responsable. Table: Un regroupement d'enregistrements sur un thme un commun. Ex.: employs, inventaire, client, fournisseurs, vhicules, contacts etc. Base de donnes :Un regroupement de tables, de requtes, de formulaires, et de rapports et de programmation qui constitue un systme complet. Ex.: gestion de la facturation, gestion de l'inventaire, immatriculation des vhicules, carnet de numro de tlphone, rservations etc.

Dfinition

La dfinition d'une base de donnes prend maintenant un sens plus large

qu'auparavant. Ce n'est plus juste un fichier qui contient de l'information utile

pour l'utilisateur. Il contient aussi les requtes, les formulaires, les tats, les

macros et les modules pour dvelopper une "application" ou un "systme" qui rpond aux besoins spcifiques de l'utilisateur.

Les composantes dAccess

Tables : Structure fondamentale du systme de gestion de bases de donnes

relationnelles. Dans Access, une table est un objet qui stocke des donnes

dans des enregistrements (lignes) et des champs (colonnes). Les donnes sont gnralement relatives une catgorie particulire. Requtes: Une requte permet:

- de poser une question sur les donnes stockes dans les tables - d'accomplir une action sur ces donnes.

Formulaire: Objet de base de donnes Access dans lequel vous placez des

contrles servant saisir, afficher et modifier des donnes dans les champs.

Les composantes dAccess

tat : Objet de base de donnes Access qui prsente des informations

mises en forme et organises selon vos spcifications, par exemple - des rcapitulatifs de ventes, - des listes de numros de tlphone - des tiquettes pour publipostage.

Macro : Une action ou un ensemble d'actions destines automatiser certaines tches.

Conception ou modification dune base de donnes

Dans une base de donnes relationnelle, telle qu'une base Access, les donnes

sont regroupes, par entits, dans des tables. Pour qu'Access associe

correctement les donnes rparties dans les tables, les liaisons entre les diffrents sujets doivent tre prcises.

Conception ou modification dune base de donnes

1. Dfinissez l'objectif de la base de donnes:

C'est au cours de cette phase que vous dterminez l'information que contiendra la base de donnes 2. Dfinissez les tables.

Divisez l'information en entits principales. Chaque thme fera l'objet d'une table dans la base de donnes 3. Dfinissez les champs.

Dterminez les donnes stocker dans chaque table. Chaque champ

correspondra une colonne dans la table. Nom et Prnom du client, par exemple, seront deux champs de la table Clients

Conception ou modification dune base de donnes

4.

Dterminer les cls primaires

Une cl primaire est un champ, ou une srie de champs, qui permet de diffrencier

un enregistrement des autres. Par exemple, bien qu'il puisse avoir plusieurs

factures avec la mme date, la mme quantit achete, au mme client ou avec

le mme vendeur, il n'y aura pas deux factures avec le mme numro de

facture. Une cl primaire n'est pas obligatoire pour une table. Elle le devient

lorsque vous voulez relier deux tables. L'une des tables doit avoir une cl primaire.

Conception ou modification dune base de donnes

5.

Dfinissez les relations entre les donnes et entre les tables:

Examinez chaque table de la base de donnes et dterminez les liaisons qui

peuvent exister entre les donnes des diffrentes tables. Au besoin, ajoutez des champs aux tables ou crez de nouvelles tables.

Ces relations indiquent Access comment les donnes des diffrentes tables sont

relies entre elles. elles facilitent galement la cration de requtes, de formulaires et d'tats qui incluent des tables multiples.

Les types de relations ou de la cardinalit

Dterminer le type de relation Table 1

"Pour 1 de ceci, combien de cela?" Q1: Q2: Max: 1 ? ? -> <-

Table 2
? 1 ?

"Pour 1 de ceci, combien de cela?"

Les deux seules rponses acceptables sont soit un ou plusieurs.

Ensuite, vous crivez sur la dernire ligne le plus gros, entre un et plusieurs, de la deuxime et la dernire colonne. Vous pouvez ensuite savoir de quel genre de relation qu'il s'agit.

Les types de relations ou de la cardinalit

1.

Relation UN UN:

Un homme est mari une seule femme. Une femme est marie un seul homme.

Les types de relations ou de la cardinalit

2.

Relation UN PLUSIEURS:

Une personne peut possder plusieurs motos. Une moto ne peut tre possde que par une seule personne.

Les types de relations ou de la cardinalit

3.

Relation PLUSIEURS PLUSIEURS:

Un tudiant suit plusieurs cours. Un cours est suivi par plusieurs tudiants.

Il faut faire attention lors de la conception d'une base de donnes avec des relations de type "plusieurs plusieurs".

Les types de relations ou de la cardinalit

Ce qui est ncessaire pour faire une relation 2 tables (ou requtes ou une combinaison des deux) 1 champ en commun dans chacune des tables.

Mme type de champ (Texte avec texte, numrique avec numrique ...)

Mme longueur (Pas un champ long de 15 caractres avec un autre long de 50 caractres !)

Mme genre d'information (Ex.: Code d'inventaire avec des codes d'inventaires, NAS avec NAS ...)

Application
Exemple

Facture( numero_facture, date, code_client, numero_vendeur) Client(numero_client, nom, prenom, adresse, ville)

Cration de la base de donnes Dterminer les cls primaires

Les types de relations & cardinalits

Les requtes

Une requte permet de poser une question sur les donnes stockes dans les tables ou daccomplir une action sur ces donnes. 1.

Les requtes slection : posent des questions sur les donnes stockes dans les

tables et renvoient une feuille de rponses dynamique sans modifier les

donnes. Une fois la feuille de rponse dynamique affiche, vous pouvez

examiner et modifier les donnes. Toute modification sera immdiatement enregistre dans les tables source. Exp: Afficher ladresse de client Kader Abdallah.

Les requtes
2.

Les requtes action: modifient ou dplacent les donnes. Ajout, Suppression, Cration de table et Mise jour sont des requtes action.

Exp: Supprimer la facture dont le code est F1. 2.

Les requtes analyse croise: effectuent des totaux partir des valeurs de

chaque ligne et de chaque colonne. Ce sont les valeurs de deux champs

(gnralement) qui servent d'en-ttes de lignes et de colonnes de cette requte. Exp: Nombre de factures par clients. 3.

Les requtes paramtre: optimisent la souplesse demploi des autres requtes

en vous demandant de modifier certains critres chaque fois que vous excutez la requte.

Application (suite)
Exemple

Facture( numero_facture, date, code_client, numero_vendeur) Client(numero_client, nom, prenom, adresse, ville)

Les requtes

Les formulaires

Il s'agit d'un objet Access dans lequel vous placez des contrles servant saisir,

afficher et modifier des donnes dans les champs. Lorsque vous faites appel

un Assistant pour vous seconder dans la cration d'un formulaire, celui-ci vous

pose un certain nombre de questions pour connatre les caractristiques du

formulaire souhait, puis construit ce dernier sur la base de vos rponses.

Les formulaires
1.

Colonne Simple: Formulaire ou Etat affiche les valeurs de chaque

enregistrement dans une seule colonne. Chaque valeur apparat sur une ligne

diffrente. Les enregistrements apparaissent les uns aprs les autres. 2.

Tableau: Formulaire qui affiche les valeurs d'enregistrements dans des

colonnes. Des intituls sont affichs en haut de chaque colonne, et chaque ligne reprsente un enregistrement. 3.

Graphique: Contenant un graphique bas sur des donnes numriques ou sur traitement de donnes textuelles.

Les formulaires
4.

Formulaire Sous-formulaire: Les sous-formulaires peuvent servir afficher

une relation un--un ou un--plusieurs entre les donnes de tables ou de

requtes. Vous pouvez, par exemple, afficher le nom d'une catgorie de produit

dans le formulaire principal et afficher la liste de tous les produits de cette catgorie dans un sous-formulaire.

Si l'utilisation d'un Assistant pour crer un formulaire reste la mthode la plus

simple, elle risque cependant de ne pas produire la structure souhaite. Si vous

voulez concevoir vous-mme un formulaire, crez un formulaire vierge, puis

ajoutez les contrles et les autres lments dont vous avez besoin.

Les formulaires

Ce formulaire peut tre constitu d'une combinaison quelconque de textes, de

contrles ou d'images qui vous permettront d'afficher un message ou de

demander l'utilisateur de taper certaines informations. Par exemple, vous

pourriez demander l'utilisateur de fournir les dates de dbut et de fin pour un

tat, ou de fournir certaines donnes requises si les donnes contenues dans un champ dtermin ont t modifies dans un formulaire.

Les formulaires

Un formulaire indpendant contient gnralement un ou plusieurs boutons de

commande qui excutent des macros, qui engendrent leur tour d'autres actions

partir des informations saisies dans le formulaire indpendant. Vous pouvez

galement prvoir des boutons qui proposent l'utilisateur des options spcifiques.

Les Etats

Lorsque vous faites appel un Assistant pour vous seconder dans la cration d'un

tat, celui-ci vous pose un certain nombre de questions pour connatre les

caractristiques de l'tat souhait, puis construit ce dernier sur la base de vos

rponses. Bien que les noms suivants ne soient pas officiellement utiliss, Access offre plusieurs types d'assistants

Les Etats

1.

Assistant Colonne simple: Assistant Formulaire ou Assistant Etat qui sert

afficher les valeurs de chaque enregistrement dans une seule colonne. Chaque

valeur apparat sur une ligne diffrente appose d'une tiquette sa gauche.

Les enregistrements apparaissent les uns sous les autres et du haut en bas de la page. 2.

Assistant Regroupements/totaux: Assistant Etat qui sert organiser les

donnes en groupes affichs sous forme de tableau. Vous pouvez calculer la

somme de chaque groupe et celle de tous les groupes. Des intituls apparaissent en haut de chaque colonne de donnes.

Les Etats

3. publipostage. 4.

Assistant Publipostage: Assistant Etat qui sert crer des tiquettes de

Assistant Graphique: Assistant qui cre un tat contenant un graphique.

Les Macros

Une macro est une liste d'instructions que vous crez dans le but d'excuter automatiquement certaines tches.

Dans Access, chaque instruction s'appelle une action. Lorsque vous excutez la

macro, Access ralise les actions, dans la squence indique, en utilisant les

objets et les donnes que vous avez spcifis en tant qu'arguments des actions.

Les macros servent automatiser les tches rptitives et enrichir les possibilits de votre base de donnes.

Les actions sont dj dfinies. Il suffit de les choisir dans la liste de propositions.

Dans la partie infrieure de la fentre, spcifiez les arguments de l'action.

Par exemple, La macro Fermer: Elle permet de fermer le formulaire " Client" et de retourner la fentre Base de donnes.

Application (suite)
Exemple

Facture( numero_facture, date, code_client, numero_vendeur) Client(numero_client, nom, prenom, adresse, ville)

Formulaires Etats Macros