Oficina

Una oficina es un saln destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina segn la funcin y cuntas personas trabajarn dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendr su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto ltimo han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. Al mismo tiempo la prdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto y de la prdida de secretos de la compaa. Un tipo de oficina intermedia es el cubculo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separacin y la seguridad acstica.

clases de documentos que se archivan Tipos de Archivos. Para la adecuada conservacin del material, documentacin que se debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, as se encuentran archivadores de diversa ndole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrnico que utilice una unidad principal. En la medida en que el equipo y el mtodo de archivo, cumplan el propsito para el cual han sido creados, sern ms cualificados como sistemas de almacenamiento de informacin. Adems la eficiencia del archivo depender tambin de la vigencia de los registros que se conserven. De alli que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos: Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una gua dentro de las gavetas. Las carpetas se

colocan una detrs de otra con el borde que presenta la pestaa hacia arriba, donde se escribe la identificacin de lo que all se conserva. Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantera en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente. Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es vlido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas. Por la frecuencia de consulta, tambin se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos. Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente o que la documentacin por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisin de los registros no es superior a los cinco aos y es consultada ms de una vez al mes. Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el ao fiscal. Su finalidad es suministrar informacin para comprobar operaciones realizadas. Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan all hasta la destruccin de los mismos una vez que ya han cumplido su funcin. Facturas a clientes, de venta. Facturas de proveedores, d compra. Cartas, bien sean reclamando una fctur o bien de proveedores que te reclamen a ti. Ofertas de poibles proveedores. Esto seria a groso modo en l departamnto comercial de la empresa. En el de contabilidad impuestos, recibos etc. En el de rr.hh todo lo relaciomado con los trabajadores pagos Seguridad social, retenciones. Es muy extenso y depende del tipo de empresa si se trat de una pequea empres familir, una pyme o una gran empresa con diferentes sedes. Espero hberte ayudado.

Control del archivo de documentos mediante la clase de documento Utilizacin Si se guardan siempre los documentos originales con el nmero de documento de procesamiento, se podr controlar la manera de archivar estos documentos

mediante las clases de documento. Todos los documentos originales contabilizados en el sistema con la misma clase de documento se archivan juntos. Sin embargo, tambin existe la opcin de guardar varias clases de documento juntas. Las clases de documento se utilizan para diferenciar contabilizaciones segn las diferentes operaciones. Si se desea archivar documentos por separado segn la clase de documento, se deber asignar un rango de nmeros diferente a cada clase de documento.

En la siguiente ilustracin se ha asignado la clase de documento KG (abono de acreedor) al rango de nmeros 02 y la clase de documento KR (factura de acreedor) al rango de nmeros 01. Los documentos originales se han archivado conforme a esto.

Si se desea archivar varias clases de documento de forma conjunta, se les deber asignar el mismo rango de nmeros. Por ejemplo, se puede distinguir entre la contabilizacin de los abonos de acreedor (clase de documento KG) y las facturas de acreedor (clase de documento KR) utilizando las clases de documento y, a continuacin, clasificar estos documentos juntos utilizando un mismo rango de nmeros.