Manual de Politicas Procesos, Procedimientos y Control Interno Puebloviejo

DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO
MANUAL DE POLITICAS, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y CONTROL INTERNO CONTABLE DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO
JAIME CABALLERO CARBONO

ALCALDE MUNICIPAL
PUEBLOVIEJO, 2008
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIN RESOLUCIN _____ DE ______ 1. GENERALIDADES 1.1. MARCO CONSTITUCIONAL LEGAL Y REGLAMENTARIO 1.2 MARCO CONCEPTUAL 1.2.1 DEFINICIN DE CONTROL INTERNO 1.2.2 DEFINICIN DE CONTABLE 1.2.3 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CONTABLE 1.2.4 ADMINISTRACIN DE RIESGOS 1.3 FUNDAMENTOS 1.3.1. Autorregulacin 1.3.2. Autocontrol 1.3.3. Autogestin 1.4 DEFINICIN DE CONTROL INTERNO CONTABLE EN EL MUNICIPIO PUEBLOVIEJO 1.5 PRINCIPIOS 1.6 NORMAS TCNICAS 1.7 POSTULADOS 1.7.1. Confiabilidad 1.7.2. Utilidad Social 1.8 CARACTERISTICAS DE LA INFORMACIN 1.9 REQUISITOS DE LA INFORMACIN 2. MANUAL DE POLITICAS Y PRCTICAS CONTABLES 2.1 POLITICA DE OPERACIN DEL PROCESO CONTABLE DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO 2.1.1 Fechas de cierre y corte para preparacin de la informacin 2.1.1.1 Responsables de la informacin 2.1.3 Conservacin y custodia de libros de contabilidad 3. PROCESO CONTABLE EN EL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO 3.1 APLICACIN DEL PROCESO DE LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACIN EN EL PROCESO CONTABLE DE EL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO 3.1.1 Identificacin 3.1.2 Clasificacin 3.1.3 Registro y ajuste 3.1.4 Elaboracin y Presentacin de los Estados Contables y dems informes 3.1.5 Anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin
DE
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El Renacer de Puebloviejo
3.2 INDICADORES 3.2.1 Eficiencia 3.2.1.2 Indicadores de endeudamiento 3.2.2 Eficacia 3.2.2.1 Indicadores de actividad 3.2.2.2 Indicadores de rendimiento 3.3 ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO 3.4 PROCESO Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES 4. PROCEDINIENTO PARA LA ESTRUCTURACION Y PRESENTACION DE LOS ESTADOS CONTABLES 4.1 FORMALIDADES COMUNES PARA LA ELABORACION Y DIVULGACION DE LOS ESTADOS CONTABLES BASICOS 4.2 ENCABEZADO 4.3 REFERENCIAS CRUZADAS 4.4 RESPONSABLES 4.5 CERTIFICACION 4.6 FIRMA DE LOS ESTADOS CONTABLES BASICOS 4.7 PUBLICACION DE LOS ESTADOS CONTABLES BASICOS 4.8 ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS CONTABLES BASICOS 4.9 BALANCE GENERAL 4.10 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL 4.11 UTILIZACION DE LAS SUBCUENTAS DENOMINADAS OTRAS 4.12 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO 4.13 ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVOS 4.14 ESTRUCTURA DE FLUJOS DE EFECTIVO POR EL METODO DIRECTO 4.15 ESTRUCTURA DE FLUJOS DE EFECTIVO POR EL METODO INDIRECTO 4.16 NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES BASICOS 4.17 NOTAS DE CARCTER GENERAL 4.18 NATURALEZA JURIDICA Y FUNCIONES DE COMETIDO ESTATAL 5. PRINCIPIOS Y NORMAS TECNICAS CONTABLES 5.1 PRINCIPIOS 5.2 NORMAS TECNICAS DE CONTABILIDAD PBLICA 6. CODIGO DE ETICA PROFESIONAL DEL CONTADOR 7. ADMINISTRACION DE RIESGOS 8. CONTROL INTERNO CONTABLE 8.1 AUDITORIA DE EVALUACION ANUAL DE C.I.C. 8.1.1 Soportes de Evaluacin 9. PROGRAMA DE AUDITORIA EVALUACION DE CONTROL INTERNO CONTABLE DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO 10. NORMOGRAMA 3
PRESENTACION El Plan General de Contabilidad Pblica, como componente del nuevo Rgimen de Contabilidad Pblica, adoptado mediante Resolucin 222 de 2.006, seala que:El Sector Pblico colombiano funciona en un contexto con caractersticas jurdicas, econmicas y sociales que condicionan el Sistema Nacional de Contabilidad Pblica, SNCP. Las caractersticas referidas a aspectos locales y globales, constituyen los macrocondicionantes generales del SNCP, en la medida que delimitan, definen y orientan sus propsitos, es decir, el control de los recursos pblicos, la rendicin de cuentas, la gestin eficiente y la transparencia, segn planes, presupuestos y funciones de cometido estatal. El Municipio de Puebloviejo, como entidad que integra el sector pblico est obligada a rendir cuentas y a controlar el uso de los recursos pblicos destinados para el desarrollo de su objeto social, como es Planificar, dirigir, controlar y evaluar la gestin de las distintas dependencias de la Alcalda, mediante la ejecucin de evaluaciones exhaustivas de procesos medulares y/o selectivos, o a travs de evaluaciones complementarias y de apoyo, que determinen el cumplimiento de los objetivos y metas de la organizacin, los resultados de sus polticas y decisiones, as como planes y programas, observando los principios de la funcin administrativa, como son: igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad. La informacin contable es una denominacin genrica que le da el resultado de proceso contable. Este resultado puede tomar el nombre de Balance General; Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental; Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio; Informes Complementarios, o Especficos y Reportes Contables. Es con base en esta informacin que los diferentes usuarios internos y externos de la ALCALDA conocen financiera, econmica y socialmente a las entidades, y ello les posibilita administrar y controlar los recursos pblicos, as como tomar decisiones en escenarios de menor incertidumbre. Como ha sido poltica de la actual administracin, espero con esta publicacin seguir aportando a los diferentes usuarios de la informacin contable pblica elementos que les ayuden a solucionar inquietudes y dificultades que se presentan el normal desarrollo del proceso contable del Municipio, en aras de continuar promoviendo una cultura 4
contable que privilegie el manejo eficiente y transparente de los recursos pblicos de la entidad.
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RESOLUCIN: N____ (_______ 2008) "Por medio de la cual se Adoptan las Polticas, Controles, Procesos y Procedimientos Contables del Municipio Puebloviejo EL ALCALDE MUNICIPAL DE PUEBLOVIEJO MAGDALENA En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las contenidas en Acuerdo No. _______y CONSIDERANDO Que El Plan General de Contabilidad Pblica, como componente del nuevo Rgimen de Contabilidad Pblica, adoptado mediante la Resolucin 222 de 2.006, seala que: El sector pblico colombiano funciona en un contexto con caractersticas jurdicas, econmicas y sociales que condicionan el Sistema Nacional de Contabilidad Pblica, SNCP. Las caractersticas referidas a aspectos locales y globales, constituyen las macrocondicionantes generales del SNCP, en la medida que delimitan, definen y orientan sus propsitos, es decir, el control de los recursos pblicos, la rendicin de cuentas, la gestin eficiente y la transparencia, segn planes, presupuestos y funciones de cometido estatal Que la Ley 298 del 23 de Julio de 1.996 Por medio de la cual se desarrolla el artculo 354 de la Constitucin Poltica, se crea la Contadura General de la Nacin como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, y se dictan otras disposiciones de la materia dicha ley en su artculo 7 define Sistema Nacional de Contabilidad Pblica como el conjunto de polticas, principios, normas y procedimientos tcnicos de contabilidad, estructurados lgicamente, que al interactuar con las operaciones, recursos y actividades desarrolladas por los entes pblicos, generan la informacin necesaria para la toma de decisiones y el control interno y externo de la administracin pblica. Que el artculo 8 de la misma ley define el Sistema Integrado de Informacin Financiera como un conjunto integrado de procesos automatizados, de base contable, que permite la produccin de informacin para la gestin financiera pblica Que la ALCALDA con el fin de darle cumplimiento a dicho artculo implementar un Sistema Contable a travs de interfaces que integre los procesos proveedores insumos de contabilidad del ente territorial. 6
el
Que la Ley 87 de 1993, Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado, y se dictan otras disposiciones, en su articulo 6 dispuso que El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades pblicas, ser responsabilidad del Representante legal o mximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicacin de los mtodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, tambin ser responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos. Que en desarrollo de las normas generales sealadas en la Ley 87 de 1993, el Presidente de la Repblica, expidi el Decreto 1599 del 20 de Mayo de 2005, por el cual se adopta el modelo estndar de control interno para el estado colombiano. Que la administracin Municipal de Puebloviejo, mediante Resolucin No.145 de abril 15 de 2008, adopt el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000-2005. Que dicha Resolucin en el artculo 4 sobre objetivos especficos del Sistema de Control Interno seala que constituyen objetivos de control de ejecucin de la entidad, entre otros: -Establecer los procedimientos, que garanticen la generacin y registro de informacin oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misin y la rendicin de cuentas a la comunidad, y disear los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicacin interna y externa a fin de dar a conocer la informacin que genera la entidad pblica de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operacin se ejecute adecuada y convenientemente. Que de igual manera, establece que constituyen objetivos de control a la informacin de la entidad: -Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generacin de informacin veraz y oportuna. -Establecer los procedimientos que permitan la generacin de informacin que por mandato legal, le corresponde suministrar a la entidad a los rganos de control externo, garantizar la publicidad de la informacin que se genere al interior de la entidad y garantizar el suministro de informacin veraz y oportuna para el proceso de rendicin de cuentas pblicas. Que mediante resolucin No.143 de noviembre 14 de 2008 emanada por la Alcalda de Puebloviejo, se designa el representante de la alta direccin, se integra el grupo 7
directivo MECI, el comit de Control Interno y de Gestin de la Calidad, para el Municipio de Puebloviejo. Que el manual de implementacin del MECI, en el subsistema de Control Estratgico, establece los componentes de Ambiente de Control con elementos como: acuerdos, compromisos y protocolos ticos, desarrollo del talento humano y estilo de direccin; Direccionamiento Estratgico con elementos como: Planes y Programas, modelo de operacin por procesos y estructura organizacional y el componente Administracin del Riesgo con elementos como: contexto estratgico, identificacin de riesgos, anlisis de riesgos, valoracin de riesgos y poltica de administracin de riesgos. Que el manual de implementacin del MECI, en el subsistema de Control de Gestin, establece el componente de actividades de control el cual contiene los elementos de polticas de operacin, procedimientos, controles, indicadores y manual de operacin. Que con fundamento en lo antes mencionado se hace necesario adoptar un Manual de Polticas, Procesos y Procedimientos contables; RESUELVE: ARTCULO 1. Adoptar las polticas, procesos y procedimientos contables para el Municipio de Puebloviejo, definidos en los trminos previstos en el Plan General de Contabilidad Pblica, PGCP, expedido por la Contadura General de la Nacin, los cuales hacen parte integral del presente acto administrativo, que estarn regidos por los siguientes aspectos: El modelo est orientado al establecimiento de polticas y al desarrollo de procedimientos dirigidos a obtener sistemas y fuentes de informacin que le permitan a la entidad pblica: 1.1 Adelantar las gestiones administrativas necesarias por parte de los responsables de la informacin financiera, tendientes a garantizar una informacin confiable, completa, razonable y oportuna, en los trminos previstos en el Plan General de Contabilidad Pblica, PGCP, expedido por la Contadura General de la Nacin. 1.2 Generar informacin contable que sirva de instrumento para la toma de decisiones, en relacin con el control y la optimizacin de los recursos con que cuenta la entidad, en procura de una gestin pblica eficiente y transparente. 1.3 Dar a conocer la situacin financiera de la entidad y el resultado de la actividad financiera, econmica y social a la comunidad, los ciudadanos, organismos de planificacin y desarrollo de poltica econmica, rganos de representacin poltica y dems usuarios de dicha informacin. 8
1.4 Permitir la verificacin y comprobacin interna y externa que acrediten y confirmen la procedencia y magnitud de los hechos o actividades de la entidad, conforme a las normas existentes sobre la materia. 1.5 Contribuir con las polticas, procesos y procedimientos contables al ejercicio de la rendicin de cuentas y el cumplimiento de la legalidad y el control de administracin, fiscal y disciplinario sobre la gestin eficiente, as como la destinacin, uso, mantenimiento y salvaguarda de los recursos con que cuenta la entidad. 1.6 Contar con los soportes idneos de los registros contables. 1.7 Evitar que en la contabilidad de la entidad se registre informacin que est afectada por alguna de las siguientes situaciones: a) Valores que afecten la situacin patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad; b) Derechos u obligaciones, que no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdiccin coactiva; c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extincin, segn sea el caso; d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soportes idneos a travs de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago; e) Valores por la prdida de los bienes o derechos cuando haya sido legalmente posible su imputacin a alguna persona; f) Los inmuebles que carecen de ttulo de propiedad idneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulacin correspondiente. ARTICULO 2 CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION CONTABLE- Adems de las caractersticas establecidas por el PGCP, la contabilidad del Municipio de Puebloviejo debe contar en forma permanente, con las caractersticas de razonabilidad y oportunidad. 2.1 Razonabilidad. Se entiende que la informacin contable del Municipio de Puebloviejo es razonable cuando refleja la situacin financiera y el resultado de la actividad, de manera ajustada a la realidad. Para ello, dicha informacin deber contener los siguientes elementos mnimos:
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a) Registro total de las operaciones. La contabilidad del Municipio de Puebloviejo debe contener la totalidad de las operaciones econmicas que la afecten. Por lo tanto, deben ser establecidos los controles necesarios que garanticen esta situacin; b) Individualizacin de bienes, derechos y obligaciones. Los bienes, derechos y obligaciones del Municipio de Puebloviejo, esto es, las inversiones; cuentas por cobrar por concepto de venta de servicios de salud, propiedad, planta y equipo; inventarios; proveedores y acreedores, deben estar identificados en forma individual. Para lo anterior, hace parte de la contabilidad de la entidad la informacin contenida en el Sistema Contable, a travs de: c) Reconocimiento de cuentas valuativas. Para realizar los clculos y registros contables de depreciacin y actualizacin de los valores de los bienes, el Municipio de Puebloviejo aplicar el procedimiento, trmino y la vida til establecida en el Plan General de Contabilidad Pblica para las propiedades, planta y equipo; d) Ajuste a valores reales. Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad deben permanecer registrados en la contabilidad a valores reales, mediante la actualizacin de los costos histricos. Para este efecto, se realizar los avalos de los bienes muebles e inmuebles y los registros pertinentes, con la periodicidad y trminos previstos en el Plan General de Contabilidad Pblica. e) Soportes documentales. La totalidad de las operaciones registradas por el Municipio de Puebloviejo deben estar respaldadas con documentos idneos susceptibles de verificacin y comprobacin. No podrn registrarse contablemente hechos econmicos, financieros y sociales que no estn debidamente soportados; f) Conciliaciones de informacin: El Municipio de Puebloviejo realizar conciliaciones peridicas para comparar la informacin registrada en la contabilidad y los datos existentes en las diferentes dependencias generadoras de los hechos. g) Libros de contabilidad. El Municipio de Puebloviejo debe generar los libros de contabilidad, principales y auxiliares de que trata el Plan General de Contabilidad Pblica, cuya informacin ser la fuente para la elaboracin de los Estados Contables. Estos libros estarn contenidos en medio magntico, con base en los aplicativos que, para tal efecto, posee/o instale la entidad; 10
2.2 Oportunidad La informacin debe ser registrada y revelada con la suficiente antelacin para que cumpla con el propsito de control y toma de decisiones. Los elementos mnimos para cumplir con la caracterstica de oportunidad son los siguientes: a) Responsabilidad en la continuidad del proceso contable. La contabilidad debe ser un proceso continuo, independiente al personal encargado de realizar los registros. En consecuencia, la entidad velar por que dicho proceso permanezca en forma consistente; b) Eficiencia en los sistemas de informacin contables y financieros. La contabilidad de la entidad deber registrarse en forma automatizada, procurando siempre garantizar la eficiencia, eficacia y economa en el procesamiento y generacin de la informacin financiera, econmica y social. ARTICULO 3 ESTRUCTURA DEL AREA CONTABLE Y GESTION POR PROCESOSLa contabilidad de la entidad debe contar con los medios logsticos necesarios y el talento humano idneo, que facilite la adecuada identificacin, clasificacin, registro, revelacin, anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin contable. Para ello, se cuenta con un Sistema Contable manual que integra a travs de interfases, la informacin que generan en tesorera y presupuesto relacionada con las diferentes acciones de la entidad tales como nmina, cuentas por pagar, cartera, inventarios, activos fijos, facturacin y presupuesto, de acuerdo con la especialidad de las operaciones econmicas que realicen. ARTICULO 4 PROCESO CONTABLE- El proceso contable del Municipio de Puebloviejo, corresponde a un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y revelacin de las transacciones, lo hechos y las operaciones financieras, econmicas y sociales que afectan la situacin financiera, la actividad y la capacidad para prestar los servicios o generar flujos de recursos. Las etapas son las siguientes: 4.1 Identificacin.- En esta etapa se obtiene el conocimiento de situaciones o eventos pasados, presentes o que puedan ocurrir en el futuro, de carcter interno o externo y que afectan o pueden afectar la situacin financiera o el resultado de la actividad, econmica y social de la entidad. 11
4.2 Clasificacin.- El funcionario competente debe realizar la revisin y verificacin de la transaccin o hecho econmico, con base en los documentos fuentes o soportes. 4.3 Registros y Ajustes.- Una vez identificado, analizado, verificado y revisado el hecho econmico o transaccin, el funcionario proceder a realizar los registros contables pertinentes, teniendo en cuenta su naturaleza, en los compromisos de contabilidad, libros auxiliares y principales, utilizando las herramientas informticas asignadas y conforme a lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pblica para cada caso. 4.4 Presentacin de los Estados Financieros.- Elaborados los Estados Financieros debern ser presentados y/o publicados en la forma y trminos establecidos por las normas legales, procurando en todo caso satisfacer las necesidades de informacin de los usuarios internos y externos. El Municipio de Puebloviejo dej establecido en la Resolucin No. 121 del 23 de Septiembre de 2.008 "Por medio de la cual se adoptan las polticas de comunicacin pblica organizacional y de medios de comunicacin de la entidad entre ellos la POLITICA GERENCIAL DE PUBLICACION DE INFORMACION CONTABLE.- Es poltica institucional del Municipio de Puebloviejo, la presentacin oportuna de la informacin, contable, y financiera debidamente analizada. El Municipio de Puebloviejo, publicara en la pgina web que implemente la entidad, los estados financieros, por lo menos una vez al ao, para que sean fcilmente consultados por la ciudadana y pblico en general. El Municipio de Puebloviejo, a travs del jefe (e) de la oficina de control interno, tendr la responsabilidad de evaluar cuatrimestralmente, la implementacin del control interno contable, necesario para mantener la calidad de la informacin financiera, econmica y social, que haga sostenible el proceso contable 4.5 Anlisis e interpretacin de la informacin.- Los estados financieros bsicos, as como los estados complementarios, sern la base para conocer la situacin financiera de la entidad. ARTICULO 5 CONTROLES.- El Municipio de Puebloviejo establecer mecanismos de control y verificacin de las actividades propias del proceso contable para garantizar que la informacin financiera, econmica y social cumpla con las normas conceptuales, tcnicas y los procedimientos establecidos en el Plan General de Contabilidad Pblica. Dichos mecanismos deben permitir el anlisis, valoracin y tratamiento adecuado de eventos potenciales que puedan afectar el citado proceso. Adems, deben evitar la existencia de hechos financieros, econmicos y sociales que, afectando la situacin de la entidad, no estn incluidos en la contabilidad o, que estando incluidos, no cumplan con las normas del Plan General de Contabilidad Pblica. 12
Todos los funcionarios de la entidad y la Oficina de Control Interno tendrn la responsabilidad de evaluar continuamente la implementacin del control interno contable, necesario para mantener la calidad de la informacin financiera, econmica y social, de tal manera que haga sostenible el proceso contable, promoviendo la cultura de autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con este proceso. ARTICULO 6 VIGENCIA- La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin. COMUNIQUESE, PUBLQUESE y CMPLASE Dado en Puebloviejo, a los ___ das del mes de _____ del ao 2008.
JAIME CABALLERO CARBONO ALCALDE MUNICIPAL
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1 GENERALIDADES 1.1 MARCO CONSTITUCIONAL, LEGAL Y REGLAMENTARIO
C.Ext. 042 DE 2.001
Constitucin Poltica Art. 354
LEY 298 DE 1.996
C.Ext. 048 DE 2.001
RES. 048 DE 2.004 LEY 715 DE 2.001 RES. 119 DE 2.006
El esquema anterior desde el punto de vista normativo seala los principales acontecimientos que han marcado a esta rama especializada de la contabilidad a travs de la Constitucin, Leyes, Decretos y Jurisprudencia en el contexto Nacional. El artculo 354 de la Constitucin Nacional de 1.991 cre la figura de Contador General, funcionario de la rama ejecutiva, quien llevar la contabilidad general de la Nacin y consolidar esta con la de sus entidades descentralizadas dentro de las cuales se encuentra el Municipio de Puebloviejo. Corresponde dentro de las funciones del Contador General las de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pblica. A la ALCALDA en concordancia con esta funcin le corresponde enviar la informacin contable que es una parte del gran total de la informacin del pas dentro de los trminos sealados por la normatividad emanada por la misma Contadura General de la Nacin. La Ley 298 de 1.996, por medio de la cual se crea la Contadura General de la Nacin como unidad administrativa especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, y se dictan otras disposiciones sobre la materia, define en su artculo 10 el concepto de contabilidad pblica en los siguientes trminos: Para efectos de la presente Ley, la 14
contabilidad pblica comprende, adems de la contabilidad general de la Nacin, la de la entidades u organismos descentralizados, territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan y la de cualquier otra entidad que maneje o administre recursos pblicos y solo en lo relacionado con estos. Es pertinente aclarar que aunque el concepto de contabilidad pblica se define de esta forma en la Ley 298, tambin se puede ser definido, desde el punto de vista disciplinario, como un Subsistema de informacin contable encargado de la medicin de los hechos financieros, econmicos y sociales que realizan la entidades pertenecientes al sector pblico, de tal manera que, al ser comunicada a travs de los estados contables, mejoren ostensiblemente el manejo, control y gestin de los recursos estatales por parte de quienes tienen esta competencia. La contabilidad del Municipio de Puebloviejo corresponde a la informacin contable que pertenece al sector descentralizado del orden municipal. La Ley 715 de 2.001, por la cual se dictan normas orgnicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2.001) de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones para organizar la prestacin de los servicios de educacin y salud, entre otros, le confiere al Contador General de la Nacin una competencia adicional a las ya sealadas en el artculo 354 de la Constitucin Nacional, Ley 298 de 1.996. Esta competencia est relacionada con la refrendacin de la informacin que presentan las entidades territoriales al Departamento de Planeacin Nacional para efectos de la distribucin de los recursos de propsito general del Sistema General de Participaciones. Resolucin Nmero 048 de 2.004 (10 de febrero) Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable, que dentro de sus considerandos expone que que la confiabilidad y la utilidad social de la informacin que genera el Sistema de Contabilidad de cada entidad u organismo del sector pblico, se ve afectada por la efectividad de su sistema de Control Interno y en particular el de Control Interno Contable. Es importante resaltar que esta Resolucin ser de obligatoria aplicacin y cumplimiento por todas las entidades y organismos del Estado que conforman el mbito de aplicacin del Plan General de Contabilidad Pblica-PGCP. El Municipio de Puebloviejo es una de estas entidades del Estado que conforma este mbito de aplicacin. Adems de lo anterior la Resolucin define Control Interno Contable como Proceso que bajo la responsabilidad del Representante legal o mximo directivo de la entidad pblica, as como los directivos de primer nivel responsable de las reas financiera y contable, se adelantan en las entidades y organismos pblicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificacin de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar que la informacin financiera, 15
econmica y social cumpla con las normas conceptuales, tcnicas y procedimentales establecidas en el PGCP. La Resolucin 048 en su artculo 7 contiene la Estructura del Control Interno Contable para su implementacin la cual est basada en Subsistemas, Componentes y Elementos. El Municipio de Puebloviejo se encuentra en proceso de dicha implementacin a travs de este Manual se definirn las directrices para el mismo. Resolucin Nmero 119 (Abril 27 de 2.006) Por la cual se adopta el Modelo Estndar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pblica. El objetivo fundamental de la creacin de esta resolucin es desarrollar las actividades mnimas que deben realizar los responsables de la informacin financiera, econmica y social en los entes pblicos que garanticen la produccin de informacin razonable y oportuna. Esta Resolucin debe ser aplicada por los entes pblicos incluidos en el mbito de aplicacin del Plan General de Contabilidad Pblica, de conformidad en lo dispuesto en la Resolucin 400 de 2000 y en las dems normas que la modifique o la sustituyan. Los Jefes de Control Interno, Auditores o quien haga sus veces, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1.993, tendrn la responsabilidad de evaluar continuamente la implementacin del Control Interno Contable necesario para mantener la calidad de la informacin financiera, econmica y social del ente pblico, de tal manera que haga sostenible el proceso de saneamiento contable efectuado. El Modelo Estndar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pblica orienta a los responsables de la informacin financiera, econmica y Social en las entidades pblicas para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca informacin razonable y oportuna, de conformidad con lo sealado en la Ley 716 de 2.001 y especialmente el artculo 7 del Decreto 1914 de 2.003. La Resolucin 119 es una herramienta fundamental del presente documento ya que establece los parmetros a seguir para la Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno Contable y Sostenibilidad de la Calidad de la Informacin Contable Pblica en el Municipio de Puebloviejo enmarcado dentro de los tres subsistemas de Control Estratgico, de Control de Gestin y de Control de Evaluacin con sus componentes y elementos. La Resolucin 357 del 23 de Julio de 2.008 Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la Contadura General de la Nacin orienta a los responsables de la informacin financiera, econmica, social y ambiental en la entidades contables pblicas para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la produccin de la informacin con las caractersticas de Confiabilidad, Relevancia y 16
Comprensibilidad a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica. La informacin contable debe servir como instrumento para que los diferentes usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y optimizacin de los recursos pblicos, en procura de una gestin pblica eficiente y transparente, para lo cual se deber revelar informacin que interprete la realidad financiera, econmica, social y ambiental. Toda la informacin revelada en los estados contables debe ser susceptible de comprobaciones y conciliacin exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, observando siempre la aplicacin estricta del Rgimen de Contabilidad Pblica para el reconocimiento y revelacin de las transacciones, hechos y operaciones realizadas por la entidad contable pblica. 1.2 MARCO CONCEPTUAL 1.2.1 Definicin de Control Interno El control interno es un SISTEMA integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos. Esta definicin aplica al Control Interno como Sistema. El Control Interno tambin se puede definir como el Conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados entre s y unidos a las personas que conforman una Organizacin Pblica, se constituyen en un medio para lograr el cumplimiento de su funcin administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generndole capacidad de respuesta ante los diferentes pblicos o grupos de inters que debe atender. 1.2.2 Definicin de control interno contable Aplicacin que se hace en las entidades y organismos pblicos, del Modelo Estndar de Control Interno al Proceso Contable, para establecer las acciones, las polticas, los mtodos, procedimientos y mecanismos de prevencin, correccin, evaluacin y de mejoramiento continuo del Proceso, con el fin de garantizar que la informacin 17
financiera, econmica y social cumpla con las normas conceptuales, tcnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de Contabilidad Pblica.
1.2.3 Evaluacin del control interno contable Es la medicin y evaluacin al sistema de control interno en el proceso contable de una entidad u organismo con el propsito de determinar su calidad y confianza con el fin de prevenir y neutralizar los riesgos inherentes a la gestin contable. 1.2.4 Administracin de riesgos Proceso para identificar, analizar, valorar y dar tratamiento adecuado a los eventos potenciales que pueden afectar el proceso contable, con el fin de proveer seguridad razonable sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales, adelantado por los responsables de la informacin contable. 1.3 FUNDAMENTOS 1.3.1 Autorregulacin: Capacidad institucional de la Entidad Pblica para reglamentar los asuntos que le son propios a su funcin administrativa. 1.3.2 Autocontrol: Capacidad de cada Servidor Pblico de considerar el control como inherente e intrnseco a sus responsabilidades, acciones, decisiones, tareas y actuaciones. 1.3.3. Autogestin: Capacidad de la Entidad Pblica para interrelacionar la Autorregulacin y el Autocontrol a fin de establecer la forma ms efectiva de ejecutar su funcin administrativa. 1.4 DEFINICION DE CONTROL INTERNO CONTABLE EN EL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO Antes de definir el control interno contable en el Municipio de Puebloviejo es importante sealar que el Municipio conceptualiza el MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 como aquel que permite el diseo, desarrollo y operacin del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado. (Decreto 1599 de 2.005). Busca la modernizacin del Estado Colombiano para lograr la transparencia en la administracin pblica. Tambin es una herramienta que soporta el sistema de Gestin de Calidad. Su propsito esencial es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y contribuir a los fines esenciales del Estado. Est enfocado como un conjunto de elementos donde todos los servidores del Municipio de Puebloviejo, 18
intervienen para satisfacer los compromisos adquiridos con la ciudadana, facilitar el acceso a la informacin y comunicacin y corregir oportunamente las debilidades presentadas en el quehacer institucional. Con base en lo anterior el Control Interno Contable del Municipio es la aplicacin del MECI al proceso contable, es decir establecer las acciones, polticas, mtodos, procedimientos, mecanismos de prevencin, correccin, evaluacin y de mejoramiento continuo de dicho proceso, con el objetivo de garantizar que la informacin financiera, econmica y social de la Alcalda cumpla con las normas conceptuales, tcnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de Contabilidad Pblica. 1.5 PRINCIPIOS Constituyen las pautas bsicas que guan el proceso de generacin de la informacin en funcin de los objetivos del Sistema Nacional de Contabilidad Pblica. En consecuencia, los principios hacen referencia, a las tcnicas cuantitativas de valuacin de los hechos; al momento en el cual se realiza el registro contable; a la forma en que deben revelarse los hechos; a la continuidad del ente pblico; a la esencia de las transacciones; y a la correlacin entre ingresos, costos y gastos. 1.6 NORMAS TECNICAS Comprenden el conjunto de parmetros y criterios que precisan y delimitan el proceso contable; estn orientadas a reflejar exhaustivamente la creacin, transformacin, intercambio, transferencia, extincin y, en general, cualquier cambio producido por los hechos econmicos, financieros y sociales. 1.7 POSTULADOS 1.7.1 Confiabilidad: La informacin contable pblica es confiable si constituye la base del logro de sus objetivos y si se elabora a partir de un conjunto homogneo y transversal de principios, normas tcnicas y procedimientos que permitan conocer la gestin, el uso, el control y las condiciones de los recursos y el patrimonio pblicos. 1.7.2. Utilidad Social: Para determinar la utilidad social se debe tomar en cuenta los usuarios de la informacin los cuales son todas aquellas personas naturales o jurdicas, pblicas o privadas, que en un momento dado se benefician de los resultados del proceso contable pblico para satisfacer alguna necesidad informativa. Es a partir de las necesidades de los usuarios que se determina la utilidad de la informacin contable pblica, objetivo fundamental de la contabilidad.
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El nuevo marco conceptual del PGCP seala que: Los usuarios de la Contabilidad Pblica en Colombia, de acuerdo con las necesidades y usos de la informacin contable que surge como consecuencia de la caracterizacin del entorno, son entre otros: La comunidad y los ciudadanos, cuyo bienestar y convivencia son el objetivo de las funciones de cometido estatal, en su condicin de contribuyentes y beneficiarios de los bienes y servicios pblicos, tienen inters en informacin contable pblica transparente que les permita conocer la gestin, el uso y condicin de los recursos y el patrimonio pblico. Las propias entidades y sus gestores, interesados en realizar seguimiento y control interno a sus operaciones por medio del Sistema de Contabilidad, preparando los estados contables bsicos para realizar una gestin eficiente de los recursos pblicos, influir en los cursos de su accin, mantener y salvaguardar el patrimonio pblico y rendir cuentas a los rganos de control administrativo, fiscal, poltico y ciudadano.
En este sentido los usuarios requieren informacin que les permita utilizar de manera efectiva para un dinmico proceso de toma de decisiones, con independencia del objetivo particular que quiera satisfacer. Esta informacin se refiere a: El cumplimiento de la legalidad, la rendicin de cuentas y el control administrativo, fiscal, disciplinario y ciudadano sobre la gestin eficiente; y el uso, mantenimiento y salvaguarda de los recursos pblicos conforme a lo previsto en la Constitucin, la ley, los presupuestos, planes, programas y proyectos aprobados. La situacin financiera econmica y social y ambiental de las entidades del sector pblico referida a la gestin de los recursos y al mantenimiento del patrimonio pblico, conforme a lo previsto por la poltica econmica y social, as como a los criterios econmicos y financieros de otros agentes inversores o acreedores. El logro de objetivos, metas y nivel de desempeo de las entidades del Sector Pblico en cumplimiento de las funciones de cometido estatal; su capacidad para mantener el nivel y calidad de los servicios y bienes pblicos producidos; la eficiencia en el uso de recursos escasos; la eficacia en la ejecucin de planes, proyectos y programas y su capacidad para el cumplimiento de los compromisos actuales. El impacto de la gestin y uso de los recursos pblicos en el mbito econmico, social y ambiental, orientados a la intervencin en beneficio de la comunidad.
1.8 CARACTERISTICAS DE LA INFORMACIN 20

Racional: La informacin contable pblica es el producto de la aplicacin de un proceso racional y sistemtico, que reconoce y revela las transacciones, hechos y operaciones de las entidades contables pblicas, con base en un conjunto homogneo, comparable y transversal de principios, normas tcnicas y procedimientos. Universal: La informacin contable pblicas es universal, si incluye la totalidad de los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales de la entidad contable pblica, debidamente reconocidos y medidos en trminos cuantitativos y/o cualitativos, con independencia de que la relacin costo/beneficio implique agregar partidas para su reconocimiento. Medible: Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en funcin de los eventos y transacciones que los originan, empleando tcnicas cuantitativas o cualitativas. Los hechos susceptibles de ser cuantificados monetariamente se valuarn al costo histrico y sern objetos de actualizacin y revelacin. La cuantificacin en trminos monetarios debe hacerse utilizando como unidad de medida el peso que es la moneda nacional de curso forzoso, poder liberatorio ilimitado, y sin subdivisiones en centavos. Para los hechos que no sean susceptibles de ser cuantificados monetariamente se aplicar lo reglamentado por las normas tcnicas. Confiabilidad: La informacin contable pblica es confiable si constituye la base del logro de sus objetivos y si se elabora a partir de un conjunto homogneo y transversal de principios, normas tcnicas y procedimientos que permitan conocer la gestin, el control y las condiciones de los recursos y el patrimonio pblico. Para ello la confiabilidad es consecuencia de la observancia de la Razonabilidad, la Objetividad y la Verificabilidad.
1.9 REQUISITOS DE LA INFORMACIN Oportunidad: La informacin contable pblica es oportuna si tiene la posibilidad de influir a tiempo sobre la accin, los objetivos y las decisiones de los usuarios con capacidad para ello. La disponibilidad para satisfacer las demandas por parte de los usuarios es fundamental, en la medida que permite evaluar la eficiencia y eficacia de la informacin contable pblica y del sistema que la produce. Objetividad: La informacin contable pblica es objetiva cuando su preparacin y presentacin se fundamenta en la identificacin y la aplicacin homognea de principios, normas tcnicas y procedimientos, ajustados a la realidad de las entidades contables pblicas, sin sesgos, 21
permitiendo la obtencin de resultados e interpretaciones anlogas. El grado de subjetividad implcito en el reconocimiento y revelacin de los hechos, se minimiza informando las circunstancias y criterios utilizados conforme lo indican las normas tcnicas del PGCP. Consistencia: La informacin contable pblica es consistente cuando los criterios que orientan su elaboracin se aplican de manera coherente y uniforme. Relevancia: La informacin contable pblica es relevante si proporciona la base necesaria, suficiente y con la calidad demandada, para que lo usuarios dispongan oportunamente de ella, conforme a sus objetivos y necesidades. En la informacin contable pblica, por su condicin de bien pblico, la relevancia procura un equilibrio entre los niveles de oportunidad, materialidad y universalidad. Verificabilidad: La informacin contable pblica es verificable cuando permite comprobar su razonabilidad y objetividad a travs de diferentes mecanismos de comprobacin. El Sistema Nacional de Contabilidad Pblica debe garantizar la disposicin del insumo bsico para alcanzar los objetivos de control, mediante la aplicacin de procedimientos necesarios para confirmar o acreditar la procedencia de los datos registrados, las transacciones, hechos y operaciones revelados por la informacin contable pblica, con sujecin a los principios, normas tcnicas y procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica. Comprensibilidad: La informacin contable pblica es comprensible si permite a los usuarios interesados formarse un juicio objetivo sobre su contenido. Para el efecto se presume que los usuarios tienen un conocimiento razonable de las actividades y resultados de la entidad contable pblica objeto de su inters, as como de la regulacin contable que le aplica. En este sentido, la informacin contable pblica es comprensible si es racional y consistente.
2. MANUAL DE POLITICAS Y PRCTICAS CONTABLES El Municipio de Puebloviejo establece como Poltica Institucional de Contabilidad que todos los hechos econmicos, financieros y sociales realizado en cualquier rea, proceso, actividad o dependencia de la Entidad debe ser debidamente informado al rea de contabilidad a travs de documentos fuente o soporte de la operacin para que sean canalizados en el proceso contable.
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Se establece que el flujo de informacin hacia el proceso contable se realice en forma eficiente, oportuna y permanente de los dems procesos que intervienen al igual que jurdica y mantenimiento y dems informaciones que alimenten el proceso contable para lo cual se implementaran las siguientes polticas:
- Controles y polticas asociadas a las actividades del proceso contable.
IDENTIFICACION
SITUACIONES DE RIESGO 1. Dificultad para la medicin monetaria confiable.
ACCIONES DE CONTROL 1. Adoptar una poltica mediante la cual todos los hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales realizados en cualquier dependencia de la entidad pblica, sean debidamente informados al rea de contabilidad a travs de los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que sean incorporados al proceso contable, as como la verificacin respecto de su aplicacin.
POLITICAS 1.El responsable del proceso contable se compromete a adoptar los controles y mecanismos necesarios para que todos los procesos del Municipio de manera independiente a su cuanta y relacin con la funcin estatal y que tengan alguna relacin con el proceso de gestin financiera, suministren la informacin de manera efectiva y oportuna que sea concerniente y relevante al proceso contable de la entidad.
INSTRUMENTOS * A travs de un formato de informacin de novedades que se diligenciar en cada uno de los procesos que afectan el proceso contable ser el mecanismo para que todos los hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales sean informados al rea de contabilidad.
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SITUACIONES DE RIESGO 2. Falta de idoneidad del documento soporte.
ACCIONES DE CONTROL 2. Definir e implementar polticas para identificar los bienes en forma individualizada.
POLITICAS 2. Se adoptara como regla general que todos los registros contables que sean concernientes a las operaciones de la entidad o que sean generados por otras entidades estn debidamente soportados por documentos idneos, de tal manera, que la informacin registrada en ellos sea susceptible de verificacin y comprobacin exhaustiva o aleatoria por cualquier organismo que lo solicite, para lo cual no se podr registrar ningn hecho econmico, financiero, social y ambiental que no se encuentre apropiadamente soportado. 3- La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable pblica deben estar respaldadas en documentos idneos, de tal manera que la informacin
INSTRUMENTOS * A cada responsable se le entregar por medio de Acta los bienes que usa para el desarrollo de su operacin y el proceso Gestin de Inventarios ser el responsable de su monitoreo y seguimiento. Estableciendo como poltica que al momento de retirarse del Municipio deber este proceso generar un paz y salvo a Gestin del Talento Humano. Adems de generarse un documento denominado Formato de Novedades de Bienes para cuando se den traslados, prdida, deterioro. etc.
3. Descripcin inadecuada del hecho en el documento fuente.
3. Consultar a la Contadura General de la Nacin las situaciones que pongan en duda el adecuado reconocimiento y revelacin de los hechos realizados,
* El responsable del proceso contable entregar al Jefe de Control Interno sus Planes de Accin y de Trabajo con su respectivo cronograma.
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SITUACIONES DE RIESGO
ACCIONES DE CONTROL por falta de norma o por dificultad en su interpretacin.
POLITICAS registrada sea susceptible de verificacin y comprobacin exhaustiva o aleatoria. Por lo cual, no podrn registrarse contablemente los hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados. 4. La entidad deber identificar todos sus bienes en forma individualizada, como medida de control de los bienes que posee y asignar un responsable (de acuerdo al uso) para su conservacin y custodia; se informar al Proceso de Inventarios las novedades que existieran sobre los mismos. 5. Se establecer como poltica realizar conciliaciones peridicas con los clientes para monitorear los saldos de cartera, las cuales debern
INSTRUMENTOS
4. Falta de Informacin en el documento fuente o soporte del hecho realizado.
4. Elaborar planes de trabajo, e implementar procedimientos especficos que permitan la eficiencia de los flujos de informacin desde los procesos proveedores hacia el proceso contable, en forma oportuna, as como la comprobacin de su existencia e implementacin 5. Adoptar polticas para el retiro de los bienes de la entidad contable pblica por diferentes circunstancias que impidan el uso de
* A travs de un documento denominado circularizacin de cartera y Actas de conciliacin quedar la evidencia de los ingresos recibidos por la entidad
5. Desconocimiento de las normas que rigen la administracin pblica.
Formato de soporte tcnico de conciliacin de informacin financiera
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quedar registradas en Actas de Conciliacin de Cartera. 6. Interpretacin 6. Implementar 6. La Oficina de inadecuada del hecho procedimientos Bienes e realizado, conforme administrativos Inventarios deber al Rgimen de que sean llevar un registro Contabilidad Pblica. efectivos, para individualizado de establecer la cada uno de los responsabilidad de bienes inmuebles registrar los con el soporte recaudos idneo que generados, la certifique la autorizacin de los propiedad de lo soportes por contrario reportar a funcionarios la Oficina de competentes, Jurdica para que manejo de cajas realice las acciones menores o fondos pertinentes para su rotatorios y sus legalizacin, respectivos generando copia del arqueos mismo a peridicos, contabilidad. manejo de propiedades, planta y equipos, y dems bienes de las entidades contables pblicas, as como la respectiva verificacin respecto de su adecuada aplicacin. 7. Incapacidad de 7. Adoptar 7. Recibir cuentas asociar el hecho polticas debidamente econmico realizado relacionadas con soportadas y con las normas el reconocimiento certificadas por los contenidas en el de los activos, lo interventores de la PGCP. que incluye el misma y verificar la seguimiento sobre liquidacin de
ACCIONES DE CONTROL los mismos.
POLITICAS
INSTRUMENTOS
* Con una lista de chequeo que se genere al momento de causar y que deber ir al inicio de la cuenta verificaremos la idoneidad de cada documento y la liquidacin
26
ACCIONES DE CONTROL su legalizacin y valoracin actualizada, as como la respectiva verificacin respecto de su aplicacin. 8. Hecho econmico 8. Verificar el no considerado en el adecuado PGCP y no definido reconocimiento de en la doctrina las obligaciones contable pblica. de la entidad contable pblica, entre ellas las relacionadas con el pasivo laboral, las cuales incluyen el reconocimiento de las pensiones y cuotas partes pensionales 9. Hechos realizados 9. Implementar un que no han sido sistema de vinculados al proceso capacitacin que contable. posibilite el conocimiento suficiente a los funcionarios de contabilidad, para una adecuada identificacin de los hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales realizados. 10. Inadecuado flujo 10. Efectuar de informacin entre conciliaciones de el proceso contable y saldos del efectivo los dems procesos e inversiones, generadores de entre las reas de hechos, transacciones presupuesto,
POLITICAS aportes patronales y seguridad social generada en Gestin del Talento humano.
INSTRUMENTOS
8.Cuando se genere inconsistencia de carcter tcnico, se deben solicitar al la Contadura General de la Nacin concepto Bsico sobre la situacin en particular a fin de tener la solucin y procedimiento a efectuar.
Formato de remisin de inquietudes y inconsistencias contables
Todos los hechos econmicos que impliquen una transaccin econmica, financiera, social, ambiental y jurdica, de bienes y servicios deben ser notificados a la oficina de contabilidad de la institucin, a fin de ser registrados contablemente. Todos los hechos econmicos que impliquen una transaccin econmica, financiera, social,
Formato de remisorio del hecho, soportado con el documento respectivo que genero la transaccin a la oficina de contabilidad.
Formato de remisorio del hecho, soportado con el documento respectivo que genero la transaccin a la oficina de 27
SITUACIONES DE RIESGO u operaciones susceptibles de reconocer contablemente.
ACCIONES DE CONTROL contabilidad, tesorera, y dems reas de la entidad, examinando simultneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la informacin. 11. Realizar peridicamente toma fsica de inventarios y conciliacin de saldos con los registros contables. 12. Identificar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboracin, revisin y depuracin oportuna de las conciliaciones bancarias, que implique control sobre la apertura y utilizacin adecuada de las cuentas bancarias. 13. Implementar polticas permanentes relacionadas con procesos de depuracin de Rentas, Cuentas por Cobrar, y
POLITICAS ambiental y jurdica, de bienes y servicios deben ser notificados a la oficina de contabilidad de la institucin, a fin de ser registrados contablemente.
INSTRUMENTOS contabilidad.
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CLASIFICACIN
1. Incorrecta interpretacin sobre la coherencia entre el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica y el Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica.
ACCIONES DE CONTROL dems activos, de tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada clasificacin contable. 14. Implementar polticas para realizar las conciliaciones asociadas a las Pensiones de Jubilacin (clculos actuariales), cesantas consolidadas y sus intereses operaciones de Crdito Pblico y manejo de Deuda, retenciones tributarias y dems pasivos que de acuerdo con la naturaleza de la entidad se consideren significativos, 1. Comprender y aplicar adecuadamente las normas contables a fin de proceder a realizar el registro contable adecuado de los hechos realizados.
POLITICAS
INSTRUMENTOS
1. Como soporte de los estados contables, las entidades pblicas deben generar los libros de contabilidad, principales y auxiliares, de que trata el Plan General de Contabilidad Pblica 29
SITUACIONES DE RIESGO 2. Utilizacin del Catlogo General de Cuentas desactualizado.
ACCIONES DE CONTROL 2. Consultar a la Contadura General de la Nacin cuando se tenga duda respecto de la clasificacin contable de los hechos realizados
POLITICAS 8.Cuando se genere inconsistencia de carcter tcnico, se deben solicitar al la Contadura General de la Nacin concepto Bsico sobre la situacin en particular a fin de tener la solucin y procedimiento a efectuar.
INSTRUMENTOS
3. Utilizacin inadecuada de cuentas que tienen el propsito de registrar hechos diferentes al realizado.
3. Consultar permanentemente la pgina Web de la Contadura General de la Nacin, para actualizarse sobre nuevas normas contables expedidas o de cambios producidos 4. Evaluar, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Contadura General de la Nacin, el proceso adelantado por el rea contable del ente pblico, para lograr la conciliacin de saldos de operaciones recprocas con las entidades, que incluya la confirmacin de 30
ACCIONES DE CONTROL saldos a travs de circularizaciones peridicas entre las entidades objeto de conciliacin. 5. Hacer revisiones peridicas sobre la consistencia de los saldos que revelan las diferentes cuentas, para determinar su adecuada clasificacin contable. 1. Aplicar de manera adecuada las normas sustantivas y procedimentales del Rgimen de Contabilidad Pblica.
POLITICAS
INSTRUMENTOS
1. Incorrecta interpretacin y aplicacin de los principios de contabilidad pblica, as como de los procedimientos contables.
Todos los registros contables de la entidad deben ajustarse a los establecido en el Plan General de Contabilidad Pblica, reflejando la realidad econmica de forma que permita efectuarse una anlisis metodolgico, un proceso de medicin, una estructura cronolgica y conceptual a base de causacin; sintetizando esta informacin en estados contables tiles para el
Establecimiento de lista de chequeo y formatos de auditorias
REGISTRO YAJUSTES
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ACCIONES DE CONTROL
POLITICAS control y la toma de decisin
INSTRUMENTOS
2. Imputacin en una cuenta o cdigo diferentes.
3. Registros por valores superiores o inferiores al que corresponde.
4. No respetar la numeracin consecutiva de los comprobantes de contabilidad.
5. Incorrecta aplicacin de normas y procedimientos diferenciales entre entidades de gobierno general y entes territoriales.
2. Comprobar que la numeracin de los soportes contables generados por la entidad contable pblica correspondan a un orden consecutivo. 3. Comprobar la existencia de los Libros de Contabilidad, y su adecuada oficializacin segn lo establece el Rgimen de Contabilidad Pblica 4. Comprobar la idoneidad, existencia, organizacin y archivo de los soportes documentales. 5. Comprobar la causacin oportuna y el correcto registro de todas las operaciones llevadas a cabo por el ente pblico, incluyendo los 32
ACCIONES DE CONTROL valores registrados. 6. Auditar peridicamente los sistemas de informacin para verificar que se realicen las interfases y ajustes en forma adecuada. 7. Implementar un sistema que permita verificar peridicamente la elaboracin y clculo de los ajustes que sean necesarios, para revelar razonablemente la informacin contable, especialmente los relacionados con depreciaciones, provisiones y amortizaciones, entre otros. 8. Verificar que los datos registrados en los libros de contabilidad corresponden con la informacin contenida en los comprobantes y dems documentos soporte.
POLITICAS
INSTRUMENTOS
6. Registro contable no cargado ni acumulado en la contabilidad.
7. Hechos ocurridos no registrados.
8. Inadecuadas interfases de los subsistemas componentes de los Sistemas Integrados de Informacin
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SITUACIONES DE RIESGO 9. Registro contable incompleto.
ACCIONES DE CONTROL 9. Actualizar adecuadamente la parametrizacin y mantenimiento del aplicativo utilizado para procesar informacin con base en los nuevos desarrollos normativos de la contabilidad expedidos por la Contadura General de la Nacin.
POLITICAS
INSTRUMENTOS
10. Error en el clculo de los valores para realizar los ajustes relacionados con las cuentas valuativas o no transaccionales. 11. Ajustes realizados a los estados, informes y reportes contables sin efectuar los registros en la contabilidad. 12. Registros contables que implican la existencia de partidas globales. 13. Compensacin de activos y pasivos del balance general, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental. 34
SITUACIONES DE RIESGO 1. Inexistencia de libros de contabilidad.
ACCIONES DE CONTROL 1. Comprobar que la informacin revelada en los estados contables corresponde con la registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el Plan General de Contabilidad Pblica. 2. Establecer polticas para que la informacin contable sea suministrada oportunamente a los representantes legales de las entidades pblicas.
POLITICAS 1. se constituir el Comit Tcnico de Sostenibilidad Contable, como una instancia asesora del rea contable de la entidad que procura por la generacin de informacin contable confiable, relevante y comprensible. se establece como directriz general realizar peridicamente informes pblicos contables soportados por clculos de indicadores de gestin y financieros, tiles para mostrar la realidad financiera, econmica, social y ambiental de la entidad, a travs de la pagina web de la institucin o en sitio visible a los clientes internos y externos.
INSTRUMENTOS Actas del comit tcnico de sostenibilidad contable
ELABORACIN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMS INFORMES
2. Informacin de los estados contables que no coincide con los libros de contabilidad.
Informes financieros (anlisis horizontal y vertical de estado de resultados , P y G; informe con calculo de indicadores, estado de cambio en el patrimonio, notas contables )
3. Inadecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la informacin.
3. Establecer polticas para que la informacin contable sea suministrada oportunamente a la Contadura General de la Nacin. 35
SITUACIONES DE RIESGO 4. No generacin de estados, informes y reportes contables
5. Generacin inoportuna de los estados, informes y reportes contables al representante legal y dems usuarios
6. Revelacin de informes contables que no corresponden a los registros realizados.
ACCIONES DE POLITICAS CONTROL 4. Establecer polticas para que la informacin contable sea suministrada oportunamente a los organismos de inspeccin, vigilancia y control. 5. Verificar el adecuado cumplimiento de las polticas relacionadas con el suministro oportuno de la informacin contable a sus respectivos usuarios. 6. Establecer procedimientos que garanticen un adecuado flujo de documentos a travs de las dependencias de la entidad, permitiendo la generacin oportuna de libros de contabilidad e informacin contable, as como la respectiva verificacin respecto de su adecuada aplicacin.
INSTRUMENTOS
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SITUACIONES DE RIESGO 7. Inadecuada estructuracin de las notas a los estados contables
8. Revelacin insuficiente en las notas a los estados contables.
ACCIONES DE POLITICAS CONTROL 7. Publicar en la entidad en lugar visible y de fcil acceso la informacin contable preparada para que sea fcilmente consultada por los ciudadanos y dems usuarios. 8. Comprobar que la informacin contable ha sido suministrada a los usuarios en forma completa y de conformidad con las normas que reglamentan dichos requerimientos.
INSTRUMENTOS
ANLISIS, INTERPRETACIN Y COMUNICACIN DE LA INFORMACIN
9. Omisin en la revelacin de las variaciones significativas de un periodo a otro. 10. Inconsistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados, informes y reportes contables. 1. Presentacin inoportuna de informacin a la CGN y a organismos de inspeccin, vigilancia y control.
1. Verificar que la informacin contable suministrada a la alta direccin est acompaada de un adecuado anlisis e interpretacin, soportada en
se establece como directriz general realizar peridicamente informes pblicos contables soportados por clculos de indicadores de
Informes financieros (anlisis horizontal y vertical de estado de resultados , P y G; informe con calculo de indicadores, estado de cambio en el patrimonio, notas contables ) 37
ACCIONES DE CONTROL clculos de indicadores de gestin y financieros, tiles para mostrar la realidad financiera, econmica, social y ambiental de la entidad pblica.
POLITICAS gestin y financieros, tiles para mostrar la realidad financiera, econmica, social y ambiental de la entidad, a travs de la pagina web de la institucin o en sitio visible a los clientes internos y externos.
INSTRUMENTOS
2. Presentacin incompleta de la informacin contable.
2. Construir los indicadores idem pertinentes a efectos de realizar los anlisis que correspondan, para informar adecuadamente sobre la situacin, resultados y tendencias, as como la respectiva verificacin respecto de su implementacin 3. Presentacin 3. Verificar que se idem inadecuada o no haya analizado la presentacin de notas informacin con a los estados base en los contables. indicadores construidos. 4. No publicacin de 4. Establecer idem los estados contables como poltica en sitios visibles a la institucional la comunidad presentacin oportuna de la informacin contable debidamente analizada. 38
SITUACIONES DE RIESGO 5. Revelacin inconsistente de cuentas segn los cuadres algebraicos reconocidos tcnicamente.
ACCIONES DE CONTROL 5. Verificar el cumplimiento oportuno de los plazos establecidos para el reporte de informacin contable a sus diferentes usuarios.
POLITICAS idem
INSTRUMENTOS
6. Anlisis e interpretacin sesgada o incorrecta de la informacin contable. 7. Diseo inadecuado de indicadores para mostrar la realidad de la entidad. 8. Inadecuada comunicacin del mensaje contable. 9. Preparacin de informacin slo para efectos de cumplir con la presentacin a la Contadura General de la Nacin y organismos de inspeccin, vigilancia y control. 10. Omitir la utilizacin de la informacin contable para la toma de decisiones. 11. Presentacin de informacin contable con diferentes cifras a los diferentes usuarios
idem
idem
idem
idem
idem
idem
39
2.1 POLITICA DE OPERACIN DEL PROCESO CONTABLE DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO A partir de la fecha, el Proceso Contable del Municipio de Puebloviejo se regir por las siguientes directrices: 2.1.1 Fechas de cierre y corte para preparacin de la informacin: La informacin contable es afectada por varios procesos para lo cual se estipula que la conciliacin de informacin con los procesos que afectan el proceso contable antes mencionados se har los primeros 20 das del mes siguiente de tal forma que al presentar la informacin a los entes de control como son: Contadura General de la Nacin, Supersalud, Ministerio de Proteccin Social, Contralora Distrital los cuales tienen como plazo de presentacin en forma trimestral de acuerdo a las fechas que aparecen a continuacin. (Ver tabla siguiente) Tabla 1. Presentacin informacin contable a entes de control ENTIDAD CONTADURIA GENERAL DE NACION LA FECHA DE CORTE 31 DE MARZO 30 DE JUNIO 30 DE SEPTIEMBRE 31 DE DICIEMBRE SUPERSALUD 31 30 30 31 DE DE DE DE MARZO JUNIO SEPTIEMBRE DICIEMBRE FECHA DE PRESENTACIN 30 DE ABRIL 31 DE JULIO 31 DE OCTUBRE 15 DE FEBRERO SIGUIENTE 25 DE ABRIL 25 DE JULIO 31 DE OCTUBRE 25 DE FEBRERO SIGUIENTE 15 DE MAYO
DEL
AO
DEL
AO
MINISTERIO DE LA 31 PROTECCION SOCIAL 30 30 31
DE MARZO DE JUNIO DE SEPTIEMBRE DE DICIEMBRE
15 DE AGOSTO 15 DE NOVIEMBRE 15 DE FEBRERO DEL AO SIGUIENTE ANUAL HASTA MARZO DEL AO SIGUIENTE 40
CONTRALORIA DEPARTAMNETAL
31 DE DICIEMBRE
28 DE ENERO DEL AO SIGUIENTE DE ACUERDO A RESOLUCION 067 del 24 de Septiembre de 2.007 EXPEDIDA POR LA ENTIDAD
En todo caso las entidades contables pblicas como es el caso del Municipio de Puebloviejo suministra a las entidades que as lo requieran, en los plazos antes definidos, la informacin y dems datos que sean necesarios a efectos de garantizar la confiabilidad y relevancia de la informacin que se reporte a la Contadura General de la Nacin. 2.1.1.1 Responsables de la informacin: El representante legal, el contador pblico que tenga a su cargo la contabilidad del ente contable pblico, y el revisor fiscal de las entidades obligadas, sern responsables por el cumplimiento de los plazos, requisitos y obligaciones relacionadas con la presentacin de la informacin a la Contadura General de la Nacin, segn lo establece la Ley 43 de 1.990. El informe de Control Interno Contable quedar bajo la responsabilidad del Representante Legal y el Jefe de Control Interno. La informacin financiera a presentar a las dems entidades quedar bajo la responsabilidad del Subgerente Administrativo o quien haga sus veces. 2.1.2 Sistema de Depreciacin (vida til aplicable), periodos de provisin y amortizacin: El sistema de depreciacin que se aplica a los activos de la entidad es lnea recta 2.1.2 Fechas de Publicacin.- De acuerdo a la Resolucin 121 del 23 de Septiembre de 2.008 "Por medio de la cual se adoptan las polticas de comunicacin pblica organizacional y de medios de comunicacin del Municipio de Puebloviejo hace parte integral la POLITICA GERENCIAL DE PUBLICACION DE INFORMACION CONTABLE la cual de manera explcita informa que es poltica institucional del Municipio de Puebloviejo, la presentacin oportuna de la informacin, contable, y financiera debidamente analizada. El Municipio de Puebloviejo, publicara en la pagina web de la entidad, los estados financieros, por lo menos una vez al ao, para que sean fcilmente consultados por la ciudadana y pblico en general. El Municipio de Puebloviejo, a travs del jefe de la oficina de control interno, tendr la responsabilidad de evaluar cuatrimestralmente, la implementacin del control interno contable, necesario para mantener la calidad de la informacin financiera, econmica y social, que haga sostenible el proceso contable. 41
2.1.3 Conservacin y custodia de libros de contabilidad.- Qued establecido que la Resolucin Por medio de la cual se responsabiliza de la tenencia, conservacin y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad del Municipio de Puebloviejo resuelve en su artculo 1 que se responsabilice a la persona encargada del manejo del Archivo histrico del Municipio, de la conservacin y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad de vigencias anteriores del Municipio de Puebloviejo y en su artculo 2 que se responsabilice a un funcionario contables del manejo del archivo de Gestin de la conservacin y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad del Municipio de Puebloviejo. Por medio de este acto administrativo qued establecida la responsabilidad de la tenencia, conservacin y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad del Municipio, de acuerdo como lo establece el numeral 350 del Plan General de Contabilidad Pblica. 3. PROCESO CONTABLE EN EL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO El proceso contable pblico, los prrafos 61 a 63 del nuevo Plan General de Contabilidad Pblica sealan lo siguiente: El proceso contable se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelacin de las transacciones los hechos y las operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales, que afectan la situacin, la actividad y la capacidad para prestar servicios como en el caso del Municipio de Puebloviejo, para que aplique los procesos sealados en cada secretara de acuerdo con su ubicacin, de manera que se convierta en un instrumento de cambio y modernizacin institucional, que no sea un elemento rgido, sino por el contrario que sea creativo en los procesos y responsabilidades asignadas. La herramienta planteada debe responder a los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economa, celeridad e imparcialidad, buscando racionalizar los tramites y una mejor organizacin administrativa y funcional de la entidad. Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad econmica y jurdica de la entidad, los analiza metodolgicamente, se realizan los procesos de medicin de las magnitudes de los recursos de que tratan los datos, se incorporan en la estructura de clasificacin por medio de causacin y luego se agrega y sintetiza convirtindolo en estados, informes y reportes contables que son tiles para el control y la toma de decisiones sobre los recursos, por parte de los diversos usuarios. La informacin presupuestaria en un insumo bsico de la etapa de reconocimiento en el proceso contable. El proceso contable del Municipio de Puebloviejo comprende desde el momento en que se genera el hecho financiero, econmico o social, hasta el momento que se obtiene, analiza, interpreta y comunica la informacin de carcter contable. La identificacin de las diferentes actividades del proceso contable, as como los riesgos y controles asociados a cada una de ellas, constituye una accin administrativa de primer orden para efectos de garantizar la sostenibilidad de los sistemas de contabilidad. 42
3.1 APLICACIN DEL PROCESO DE LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION EN EL PROCESO CONTABLE DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO La Contadura General de la Nacin desde una perspectiva ms instrumental, pero enmarcados en lo dispuesto en el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica, la Resolucin 119 de 2.006, por la cual la C.G.N. adopta el Modelo Estndar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pblica, el proceso contable se define como Un conjunto de actividades que comprende desde el momento en que se genera el hecho financiero, econmico o social, hasta el momento en que se obtiene, analiza, interpreta y comunica la informacin de carcter contable. Esta entidad ha definido la el proceso contable en las siguientes etapas: 3.1.1 Identificacin: Consiste en establecer la ocurrencia de los hechos que deban ser registrados en la contabilidad dado que tiene la capacidad de afectar la estructura financiera de la entidad. El Municipio de Puebloviejo dentro de sus procesos lo maneja a travs de la causacin de cuentas por pagar. Cada una de las transacciones que se generan en la entidad quedan plenamente identificadas y se canalizan a travs del departamento de contabilidad con las cuentas contables que establece el Plan General de Contabilidad Pblica enfocada hacia el sector pblico. 3.1.2 Clasificacin: Consiste en la revisin y verificacin de los documentos fuente y de soporte en lo atinente a su idoneidad, es decir, comprobar la legalidad de los documentos en cuanto a su expedicin y aprobacin; clasificacin propiamente dicha de acuerdo con el tipo de operacin, como por ejemplo ingresos, gastos, compra de activos fijos etc. Dentro de los Procesos establecidos en el Municipio de Puebloviejo no se puede causar ninguna transaccin hasta que no tenga los respectivos soportes entre ellos la certificacin por parte del interventor del contrato que vela porque se tengan todos sus documentos en regla de acuerdo a como se estableci en las polticas institucionales, luego de estas certificaciones que incluyen certificar el hecho cierto si se procede a contabilizarse de acuerdo al tipo de operacin. 3.1.3 Registro y ajuste: Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectan los registros en los libros respectivos. Corresponde tambin a la verificacin de la informacin producida durante las actividades procedentes del proceso contable, para verificar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelacin en los estados contables, para determinar as las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones. El Municipio de Puebloviejo cuenta con un rea de tesorera donde se maneja la parte contable integrada por diferentes procedimientos que afectan el proceso contable y es responsabilidad del contador hacer uso del catlogo de cuentas y monitorearlo para que en el evento que se tenga cualquier error se puedan realizar los 43
ajustes respectivos a travs de notas contables. El subproceso contable que hace parte integral de esta actividad es la consolidacin de estados financieros y la auditoria. 3.1.4 Elaboracin y Presentacin de los Estados Contables y dems informes.Es el resultado del proceso contable, expresado en el diseo y entrega oportuna de los estados e informes contables, los cuales deben contener la discriminacin bsica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacin cuantitativa y cualitativa de los hechos realizados. As mismo, deben permitir a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluacin, de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos del ente pblico. Se determina en esta actividad su estructura, clasificacin de partidas segn su disponibilidad, exigibilidad, etc., de acuerdo con las normas tcnicas previstas en el Plan General de Contabilidad Pblica, y las polticas de informacin financiera y contable establecidas para cada ente pblico en particular. Deben verificarse los saldos de los libros frente a los Estados Contables e informes producidos. Igualmente, para una mejor comprensin de la informacin, deben determinarse las situaciones que ameritan ser explicadas a travs de las notas a los estados contables. En el Municipio de Puebloviejo dentro de su proceso contable se encuentra la emisin de Estados Financieros de acuerdo a cada una de las afectaciones de los procedimientos que hacen parte integral de la contabilidad del ente territorial. En las polticas implementadas est la conciliacin de la informacin contable que permite depurar las transacciones realizadas y si se da el caso se realizan las notas contables para ajustar las cifras a la realidad. 3.1.5 Anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin.- Corresponde a la lectura que hace de los estados contables y dems informes complementarios, con el propsito de concluir sobre la situacin, resultado y tendencia de las entidades pblicas, desde la perspectiva financiera econmica y social, de tal manera que su comunicacin sea suficientemente til para soportar las decisiones relativas a las administracin de los recursos pblicos. 3.2 INDICADORES Para el anlisis e interpretacin de la informacin, es fundamental la implementacin de indicadores que revelen situaciones y tendencias, para lo cual se podrn utilizar tcnicas o mtodos de anlisis segn las caractersticas de cada ente pblico. El Municipio de Puebloviejo establece dentro de sus indicadores los siguientes: 3.2.1 Eficiencia 44
3.2.1.1 Indicadores de liquidez Razn corriente: Tambin se le denomina ndice de liquidez, razn de capital de Trabajo o prueba de solvencia evala la capacidad de pago a corto plazo de la entidad.
ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE Prueba cida: Tambin se le denomina ndice de liquidez inmediata, es una extensin de la razn corriente. Analizamos la liquidez inmediata del Municipio de Puebloviejo sin contar con los inventarios.
ACTIVO CORRIENTE - INVENTARIOS PASIVOS CORRIENTES 3.2.1.2 Indicadores de endeudamiento Nivel de endeudamiento: Evala la capacidad de endeudamiento futuro del Municipio. Tal ndice muestra la proporcin de los activos que pertenece a los acreedores.
TOTAL PASIVOS CON TERCEROS TOTAL ACTIVO 3.2.2 Eficacia 3.2.2.1 Indicadores de actividad Rotacin de Cartera: Este ndice muestra las veces que las cuentas por cobrar, tambin llamadas cartera, son convertidas en efectivo durante el periodo. 45
VENTAS A CREDITO DEL PERIODO CUENTAS X COBRAR PROMEDIO Periodo promedio de cobro CUENTAS X COBRAR X 365 DIAS VENTAS A CREDITO 3.2.2.2 Indicadores de rendimiento Margen Bruto de Utilidad: Este indicador suministra informacin sobre qu proporcin de la utilidad neta corresponde a los ingresos operacionales, es decir que expresa la eficiencia en el manejo operacional del Municipio y por tanto si el monto del costo de ventas es bajo, el beneficio operacional ser mayor y el Municipio ser ms eficiente. Es decir, que al comparar los resultados del beneficio neto y del margen bruto resulta que los gastos operacionales principalmente y los gastos financieros y no operacionales estn siendo cubiertos en gran parte por los ingresos operacionales
UTILIDAD BRUTA VENTAS NETAS Margen Operacional Bruto: UTILIDAD OPERACIONAL VENTAS NETAS Margen Neto de Utilidad UTILIDAD NETA VENTAS NETAS
INDICADORES FINANCIEROS INDICADORES

LIQUIDEZ (EFICACIA) RAZON CORRIENTE: FORMULA ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE
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PRUEBA ACIDA:
ACTIVO CORRIENTE - INVENTARIOS PASIVOS CORRIENTES
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO: ACTIVIDAD (EFICIENCIA) ROTACION DE CARTERA: (VECES): PERIODO PROMEDIO DE COBRO (DIAS): RENDIMIENTO (EFICACIA) MARGEN BRUTO DE UTILIDAD: MARGEN OPERACIONAL BRUTO: MARGEN NETO DE UTILIDAD: SUFICIENCIA PATRIMONIAL INDICADOR Capital de Trabajo Indice de Solvencia Prueba Acida Periodo Promedio Cobranza Grado de Endeudamiento
TOTAL PASIVOS CON TERCEROS TOTAL ACTIVO
VENTAS A CREDITO DEL PERIODO CUENTAS X COBRAR PROMEDIO CUENTAS X COBRAR X 365 DIAS VENTAS A CREDITO
UTILIDAD BRUTA VENTAS NETAS UTILIDAD OPERACIONAL VENTAS NETAS UTILIDAD NETA VENTAS NETAS
DEF. OPERACIONAL
Activo Corriente - Pasivo Corriente Activo Corriente / Pasivo Corriente Activo Corriente Inventario / Pasivo Corriente 360 das * Cuentas por Cobrar / Ventas Anuales Pasivo Total / Activo Total
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3.3 ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO
ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE

RECONOCIMIENTO REVELACION
Municipio de Puebloviejo (Ver anexo Proceso Contable desglosado)
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3.4 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PROCESO DE CONTABILIDAD PROCESO 1. Registro contable entradas y salidas de almacn. RESPONSABLE PROPOSITO PRODUCTO CLIENTE PROCEDIMIENTOS: 1. 2. 3. 4. Recibir y verificar documentos. Codificar documentos. Digitar informacin. Verifica saldos Auxiliar de almacn (E) Registrar el movimiento de inventarios Control permanente de inventarios Contador.
PROCESO 2. Registro contratos de servicios y nminas. RESPONSABLE PROPOSITO PRODUCTO CLIENTE PROCEDIMIENTOS: 1. Recibir y verificar documentos. 2. Codificar documentos. 3. Digitar informacin. Auxiliar Mantener informacin veraz y oportuna Informacin adecuada en gastos de funcionamiento Secretario de Hacienda
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PROCESO 3. Registros rdenes de pago. RESPONSABLE PROPOSITO PRODUCTO CLIENTE PROCEDIMIENTOS: 1. 2. 3. 4. Recibir y verificar documentos. Codificar documentos. Digitar informacin. Informe a tesorera y contabilidad Auxiliar Registro oportuno de las cuentas por pagar. Estado de pasivos obligaciones actualizados. Tesorero.
PROCESO 4. Registro informe de caja y bancos. RESPONSABLE PROPOSITO PRODUCTO CLIENTE PROCEDIMIENTOS: 1. Recibir y verificar documentos. 2. Codificar documentos. 3. Digitar informacin. PROCESO 5. Conciliacin bancaria. RESPONSABLE PROPOSITO PRODUCTO CLIENTE Auxiliar Identificar de forma oportuna cualquier movimiento de dinero. Saldos bancarios reales y actualizados. Contador, tesorero 50
Auxiliar Controlar el uso del dinero. Bancos permanentemente conciliados.. Contador, tesorero.
PROCEDIMIENTOS: 1. Recibir documentos. 2. Cruzar informacin. 3. Depurar conciliacin bancaria. PROCESO 6. Declaracin y pago de impuestos. RESPONSABLE PROPOSITO PRODUCTO CLIENTE PROCEDIMIENTOS: 1. Obtener la informacin correspondiente. 2. Solicitar revisin y aprobacin. 3. Solicitar orden de pago. PROCESO 7. Comprobantes de asientos fijos. RESPONSABLE PROPOSITO PRODUCTO CLIENTE PROCEDIMIENTOS: 1. Obtener la informacin correspondiente. 2. Incluir informacin en libros y/o el software. Contador. Depreciar y amortizar cuentas contables. Cifras de activos reales. Tesorero. Contador. Cumplir con las normas tributarias vigentes y evitar sanciones. Declaraciones tributarias. Control interno
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PROCESO 8. Consolidacin de la informacin. RESPONSABLE PROPOSITO PRODUCTO CLIENTE PROCEDIMIENTOS: 1. Verificar centros de costo. 2. Generar los procesos de consolidacin. PROCESO 9. Generacin de informes. RESPONSABLE PROPOSITO PRODUCTO CLIENTE Contador. Cumplir requerimientos internos y externos de informacin. Estados financieros consolidados. Tesorero, Alcalde, Concejo y Entidad descentralizada. Contador. Suministrar informacin global. Estados financieros reales. Tesorero.
PROCEDIMIENTOS: 1. Obtener listados de balance. 2. Generar informes y cruzar informacin.
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1. PROCESO DE REGISTRO ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACEN
OBJETIVO
Ingresar en Kardex y/o el software de contabilidad toda la informacin pertinente al manejo de inventarios y las correspondientes cuentas por pagar a proveedores.
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ALCANCE
Inicia el proceso con la informacin recibida del almacn, en donde previamente se han verificado las caractersticas de los elementos recibidos, contra lo solicitado por los diferentes centros de costo, terminando con la inclusin de dicha informacin en el software de contabilidad.
INSUMOS REQUERIDOS Y SUS PROVEEDORES

Entradas de almacn por compra, traslados o reintegros de mercancas. Salidas de almacn por consumos o traslados de mercancas. Facturas de proveedores que soportan las compras. Aceptaciones de oferta, contratos, requisiciones y dems documentacin que garantiza l trmite interno de la operacin Compras. Recursos tecnolgicos (Software y Hardware), que garantice el proceso. Organizacin administrativa de tesorera (contable)
SALIDAS O RESULTADOS Y CLIENTES

Informacin validada y confrontado con documentos. Registro actualizado del sistema. Informes veraces y oportunos para el rea administrativa. Soporte para la gestin de control interno, auditoria y planeacin de la Alcalda.
PROCESOSO RELACIONADOS
Compras Cuentas por pagar Almacn
SUBPROCESOS
Requisiciones Cotizaciones Evaluacin y validacin de la informacin Base de datos de proveedores
1. DESCRIPCION DEL PROCESO DE REGISTRO ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACEN

1. Recibir documentos Auxiliar de Contabilidad.
Cada vez que reciba informacin, revise los consecutivos de los documentos, para asegurarse
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2. PROCESO DE CONTRATOS DE SERVICIOS Y NOMINAS
OBJETIVO
de que se recibe la totalidad de la documentacin. Inmediatamente se cruzan los valores correspondientes a las entradas de almacn Vs. Facturas de proveedores, cualquier diferencia infrmela y obtenga la solucin. Verifique los requisitos legales de las facturas recibidas. Identifique las salidas; (Traslados, Devoluciones, consumos), organcelos por concepto y agrpelos.
2. Codificar documentos Auxiliar de Contabilidad.
Para cada operacin, determine la naturaleza de la transaccin y asigne el cdigo contable adecuado, deje evidencia del mismo en el cuerpo del documento, ste sirve para validar los registros y para las evaluaciones de control interno. Asigne el nmero consecutivo de acuerdo al tipo de documento. 3. Digitar la informacin Auxiliar de Contabilidad.
Registre individualmente la imputacin contable en libro y/o el software, obtenga algunos listados y valide la informacin registrada contra los documentos soporte, esto asegura la veracidad de la informacin al final del proceso. Archive adecuadamente los documentos que servirn de soporte para cualquier eventualidad.
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Registrar los gastos de funcionamiento y las obligaciones con empleados y terceros diferentes a los proveedores de compras de inventario o insumos.
ALCANCE
Desde el momento en que surge la necesidad de cubrir un servicio, ya sea a travs de personal vinculado o por medio de contratacin externa, hasta cubrir dicha necesidad evidenciada mediante actas de servicios o aprobaciones de nmina, terminando con el registro contable de la informacin.

Facturacin del proveedor Compras. Actas de liquidacin de servicios. Liquidaciones de nmina Recursos Humanos. Aceptaciones de oferta y contratos que confirmen los tramites internos del compromiso Compras. Recursos tecnolgicos (Software y Hardware), que garantice el proceso.

Asignacin de costos y gastos por cada Centro de Costo. Registro actualizado del sistema. Soporte para la gestin de control interno.
Compras Recursos humanos
SUBPROCESOS
Requisiciones Cotizaciones Evaluacin y validacin de la informacin Verificacin CDP, RP
2. DESCRIPCION DEL PROCESO DE CONTRATOS DE SERVICIOS Y NOMINAS
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1. Recibir documentos Auxiliar de Contabilidad.
Una vez recibidos los documentos, proceda a verificar la facturacin del proveedor, con las actas de liquidacin de servicios elaborada previamente por el coordinador de cada centro de costo, esto permite que se registren obligaciones por servicios recibidos totalmente a satisfaccin. Verifique los requisitos legales de las facturas recibidas. Revise las liquidaciones de nmina y verifique los valores correspondientes a prestaciones, seguridad social y aportes parafiscales, esto garantiza la exactitud de las cifras en cada centro de costo. 2. Codificar documentos Auxiliar de Contabilidad.
Por cada documento, determine la naturaleza de la transaccin, ubique el centro de costo al cual pertenece y asgnele el cdigo correspondiente, evidncielo en el cuerpo del documento, el cual servir al momento de validar los registros. Asigne el nmero consecutivo de acuerdo al tipo de documento. 3. Digitar la informacin auxiliar de Contabilidad.
Registre individualmente la imputacin contable en libros y/o el software, obtenga algunos listados y valide la informacin registrada contra los documentos soporte, esto asegura la veracidad de la informacin al final del proceso. Archive adecuadamente los documentos que servirn de soporte para cualquier eventualidad.
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3. PROCESO DE REGISTRO ORDENES DE PAGO
OBJETIVO
Liquidar y registrar los descuentos a proveedores por concepto de retencin de impuestos (aplicacin normas).
ALCANCE
Como requisito previo para generar las rdenes de pago, se deben verificar los bienes o servicios recibidos, as como la informacin tributaria del proveedor y de sta manera autorizar los desembolsos correspondientes.

Ordenes de pago con sus correspondientes anexos Cuentas por Pagar. Recursos tecnolgicos (Software y Hardware), que garantice el proceso.

Soportes para declaracin y pago de impuestos. Soporte para la gestin de control interno y auditoria.
Tesorera Almacn
SUBPROCESOS
Evaluacin y validacin de la informacin
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3. DESCRIPCION DEL PROCESO DE REGISTRO ORDENES DE PAGO

1. Recibir documentos Auxiliar de Contabilidad. Cada vez que reciba una orden de pago, verifique la continuidad en su nmero consecutivo, es importante que la totalidad de los pagos queden registrados en la contabilidad, para que al final del perodo se puedan efectuar cruces de informacin correspondientes a cuentas por pagar. Verifique las liquidaciones de impuestos, de acuerdo con la informacin tributaria del proveedor. 2. Codificar documentos Auxiliar de Contabilidad. Para cada operacin, determine el tercero al cual corresponde el pago y asigne el cdigo contable adecuado, deje evidencia del mismo en el cuerpo del documento, ste sirve para validar los registros y para las evaluaciones de control interno. Asigne el nmero consecutivo de acuerdo al tipo de documento. 3. Digitar informacin Auxiliar de Contabilidad. Registre individualmente la imputacin contable en el software, obtenga algunos listados y valide la informacin registrada contra los documentos soporte, esto asegura la veracidad de la informacin al final del proceso. Archive adecuadamente los documentos que servirn de soporte para cualquier eventualidad.
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4. PROCESO DE REGISTRO DE CAJA Y BANCOS
OBJETIVO
Registrar la totalidad de las operaciones relacionadas con el flujo del dinero y todo lo relacionado a tesorera.
ALCANCE
El informes diario de caja y bancos cubre desde el momento en que se generan derechos y obligaciones hasta que, luego de una gestin administrativa se logran recaudos y pagos.
Informe diario de caja y bancos, incluye: facturacin, recibos de caja, consignaciones, traslados y rdenes de transferencia. Tesorera. Reporte de movimientos de cartera. Recursos tecnolgicos (Software y Hardware), que garantice el proceso.

Informes para cruces de informacin con Cartera y Cuentas por Pagar. Soportes para elaborar conciliaciones bancarias. Soporte para la gestin de Control Interno y Auditoria.
Tesorera y Cartera Facturacin
SUBPROCESOS
Gestin de cobro Consignaciones Traslados y transferencia Recibos de caja
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4. DESCRIPCION DEL PROCESO DE REGISTRO DE CAJA Y BANCOS
1. Recibir los informes de Tesorera Auxiliar de Contabilidad.
Del informe diario de tesorera revise; numeracin consecutiva de todos los documentos, nmeros de cuenta de las consignaciones, compare los valores recibidos con los valores consignados, verifique la consignacin de saldos anteriores si los hubo, cruce los totales con las sumas de los anexos, esto garantiza que la totalidad de los documentos fueron recibidos. 2. Codificar documentos Auxiliar de Contabilidad.
Determine los bancos afectados en el informe, identifique los terceros a afectar por cada operacin y asigne los cdigos contables correspondientes, evidencie esta operacin en cada tipo de documento del informe. Asigne el nmero consecutivo de acuerdo al tipo de documento. 3. Digitar informacin Auxiliar de Contabilidad.
Registre individualmente la imputacin contable en el software, obtenga algunos listados y valide la informacin registrada contra los documentos soporte, esto asegura la veracidad de la informacin al final del proceso. Archive adecuadamente los documentos que servirn de soporte para cualquier eventualidad.
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DIAGRAMA REGISTRO DE INFORMACION
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5. PROCESO DE CONCILIACIN BANCARIA
OBJETIVO
Asegurar que todo el movimiento generado en los bancos, haya quedado debidamente registrado en la contabilidad.
ALCANCE
Desde el momento de recepcin del extracto, analizando y cruzando cada una de las partidas, hasta determinar que cifras quedaron pendientes y buscar solucin a las mismas.

Extractos bancarios. Libro auxiliar de bancos. Conciliacin meses anteriores.

Partidas por registrar en contabilidad. Informes a Tesorera. Conciliacin bancaria
Tesorera y Cartera
SUBPROCESOS
Digitacin de documentos Anlisis de informacin
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5. DESCRIPCION DEL PROCESO DE CONCILIACIN BANCARIA
1. Recibir los informes de Tesorera Auxiliar de Contabilidad. Mensualmente, confirme que ha recibido la totalidad de los extractos bancarios correspondientes, verifique los nmeros de cuenta y obtenga los libros auxiliares de cada una de las cuentas para proceder a realizar la conciliacin bancaria. 2. Cruzar informacin Auxiliar de Contabilidad. Realice los cruces de partidas correspondientes a consignaciones, con los crditos bancarios del extracto, igualmente los cheques y las notas dbito crcelas con los dbitos bancarios del extracto, verifique y haga los cruces correspondientes a los saldos de la conciliacin anterior. Obtenga las nuevas partidas conciliatorias y actualice la conciliacin bancaria.
3. Depurar partidas conciliatorias. De acuerdo a la naturaleza de las partidas conciliatorias, determine cuales son responsabilidad de tesorera, informe y obtenga los soportes correspondientes, para las dems partidas solicite el requerimiento de copias a los bancos correspondientes, una vez obtenidos codifique y digite la informacin, de tal manera que la conciliacin no tenga partidas conciliatorias de mas de 60 das de antigedad.
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DIAGRAMA DEL PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA
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6. PROCESO DE DECLARACIN Y PAGO DE IMPUESTOS
OBJETIVO
Cumplir en forma oportuna con las obligaciones de declarar y pagar los impuestos a que haya lugar.
ALCANCE
El proceso inicia desde el momento en que se liquidan las ordenes de pago, revisando bases,
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porcentajes y calidad de contribuyente, hasta la presentacin y pago de la declaracin con el lleno de todos sus requisitos.

Formularios oficiales. Auxiliares de cuentas contables. Declaraciones de meses anteriores Resumen de liquidaciones de ordenes de pago.

Declaraciones tributarias. Solicitud de orden de pago.
Tesorera
SUBPROCESOS
6. DESCRIPCION DEL PROCESO DE DECLARACIN Y PAGO DE IMPUESTOS

1. Obtener informacin Contador Imprima los listados correspondientes a las cuentas de Retencin, verifique el movimiento del mes y elabore el borrador de la declaracin, cruce sta informacin con las reas que la generaron, (Cuentas por pagar-Tesorera, Nmina), es importante tener certeza en las cifras para evitar correcciones y sanciones econmicas.
2. Solicitar revisin y firma - Contador Verifique con el Contador, que los saldos del mes anterior fueron debidamente declarados y
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cancelados en su oportunidad, realice pruebas selectivas de; valor de gastos o de inventarios * tarifas de retencin, Vs. Saldos de retencin en la fuente por pagar, elabore y firme la declaracin. 3. Solicitar orden de pago Contador Para evitar sanciones de extemporaneidad en la presentacin y pago de las declaraciones, es importante que remita a tesorera, dos (2) das antes del vencimiento, los formularios debidamente diligenciados.
DIAGRAMA DEL PROCESO DE DECLARACION DE IMPUESTOS (RETENCION EN LA FUETE)
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7. PROCESO DE ASIENTOS FIJOS
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OBJETIVO
Depreciar, amortizar y ajustar las cifras de balance de acuerdo a las normas contables y fiscales vigentes.
ALCANCE
Al momento de adquirir un bien o servicio catalogado como depreciable, amortizable o sujeto de algn tipo de ajuste, se le asignan los trminos y plazos y se procede a efectuar los clculos y registros respectivos.

Cifras, tasas y plazos. Auxiliares de cuentas contables. Recursos tecnolgicos (software y hardware), que garanticen el proceso.

Comprobantes de contabilidad. Apropiaciones de nmina y estimados
Contabilidad Almacn Inventarios
SUBPROCESOS
7. DESCRIPCION DEL PROCESO DE ASIENTOS FIJOS 71

1. Obtener informacin y bases correspondientes Contador. Obtenga los datos y cifras correspondientes a TRM, PAAG, PLAZOS, TASAS, para ser aplicados a los saldos de las cuentas sujetas a: amortizacin, depreciacin, provisin o cualquier otro tipo de ajuste o actualizacin de cifras. Realice los clculos correspondientes verificando trminos y plazos y proceda a realizar los asientos correspondientes. 2. Registrar Informacin Contador. Verifique la imputacin contable, obtenga listados y valide la informacin correspondiente para que las cifras resultantes sean acordes con la realidad econmica de la institucin.
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8. PROCESO DE CONSOLIDACIN DE LA INFORMACIN
OBJETIVO
Recopilar toda la informacin generada, procesarla y resumirla en informes nicos y oportunos
ALCANCE
Toda la informacin requerida por la Alcalda se revisa, clasifica, codifica y registra en el sistema, de tal manera que se pueda consolidar y que sus resultados sean interpretables por los usuarios finales. El Departamento de Contabilidad de la Alcalda, recibe la informacin debidamente clasificada, codificada y validada para la correspondiente consolidacin.

Recursos tecnolgicos (Software y Hardware), que garanticen el proceso.

Informacin nica y confiable.
Contabilidad
SUBPROCESOS
Anlisis de informacin Validacin de la informacin Contabilidad general de la nacin
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9. PROCESO DE GENERACION DE INFORMES
OBJETIVO 8. DESCRIPCION DEL PROCESO DE CONSOLIDACIN DE LA INFORMACIN

1. Verificar centros de costo Contador. Revise que cada centro de costo haya remitido la informacin requerida y adems que haya quedado registrada en el software de contabilidad, haga algunos cruces de informacin con el rea respectiva y determine su validez. 2. Generar los procesos de consolidacin Contador. Asegrese que los perodos a consolidar se encuentran bloqueados para acceso y modificacin, realice una copia de seguridad, genere los procesos correspondientes, verifique el resultado del mismo y una vez confirmado realice una copia de seguridad definitiva y ordene su archivo pues sta copia ser el respaldo para cualquier eventualidad.
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Generar la informacin requerida por los usuarios internos y externos.
ALCANCE
Desde la impresin de auxiliares que sirven de soporte para cruces de informacin, hasta generar los estados financieros, con destino a los organismos de control del estado y a las instituciones que las requieran.

Recursos tecnolgicos (software y hardware), que garanticen el proceso. Formatos y estndares.

Libros auxiliares y oficiales. Balances de prueba. Estados financieros. Informes internos. Informes externos Entidades de Vigilancia y Control
Contabilidad
SUBPROCESOS
Digitacin de la informacin Anlisis de informacin
9. DESCRIPCION DEL PROCESO DE GENERACION DE INFORMES
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1. Obtener listados Contador. Genere los listados correspondientes a las cuentas de balance y de resultados, valide la informacin y proceda a preparar los informes con destino a: Alcalde, tesorera, Entidades de Vigilancia y Control, de acuerdo con las normas y parmetros establecidos. Remita la informacin en forma oportuna para cumplir con las disposiciones legales y administrativas.
2. Cruzar informacin interna - Contador. Imprima los listados correspondientes a cuentas por pagar y cuentas por cobrar, cruce sta informacin con las reas generadoras de la operacin, obtenga diferencias y realice los ajustes correspondientes, de ste proceso depende la validez y la veracidad de la informacin financiera, que a la postre ser la base para la toma de decisiones.
POLITICAS GENERALES REA DE CONTABILIDAD.

Generar informacin comprensible, til, confiable y comparable, siguiendo para ello los lineamientos
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establecidos en las doctrinas contables y atendiendo las normas bsicas que fundamentan la informacin contable. Utilizar el plan nico de cuentas para el sector de la contabilidad pblica, establecido por la contadura general de la nacin. Re-expresar las partidas monetarias, utilizando para ello las diferentes modalidades de ajuste segn sea el caso; TRM, PAAG, UVR, entre otras. Depreciar y amortizar los activos siguiendo para ello, las normas y trminos contables y tributarios sobre la materia.
RECOMENDACIONES REA DE CONTABILIDAD.

SITUACIN ACTUAL:
La contabilidad est se encuentra centralizada en la oficina de contabilidad de la tesorera generando las declaraciones y pagos de impuestos independientemente, y sus estados financieros. El software de contabilidad no maneja centros de costo, sino que la determinacin de los mismos se hace a travs de los niveles de las cuentas contables.
RECOMENDACIONES:
Adquirir un software de contabilidad multiusuario, que maneje centros de costo, de tal manera que los niveles de las cuentas contables sirvan para control de las diferentes Actividades de la Alcalda. Es importante que el software permita importar informacin de archivos planos, para que los reportes generados en cada Centro de Costo, puedan ser remitidos en formatos nicos y usando campos especficos. Organizar los centros de costos por unidades (Secretarias) de servicios y por actividades.
Al momento de subir al software de contabilidad la informacin de cada centro de costo (Secretarias),

sta se hace de forma transparente, evitando procesos de digitacin, evitando prdidas de informacin, manteniendo y acumulando la informacin original de cada Secretara, permitiendo oportunidad de anlisis, oportunidad en las decisiones y oportunidad en la aplicacin de correctivos, es por esto, que la recomendacin principal es centralizar la contabilidad en tesorera apoyados con un software y un sistema de informacin y comunicacin.
4. PROCEDIMIENTO PARA LA ESTRUCTURACIN Y PRESENTACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES BSICOS 77

4.1 FORMALIDADES COMUNES PARA LA ELABORACI N Y DIVULGACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES BSICOS Los estados contables bsicos son el Balance General; el Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental; el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de Flujos de Efectivo. Las notas a los estados contables forman parte integral de los mismos. Los estados contables bsicos se preparan al finalizar el perodo contable, efectuando los ajustes y cierre de las operaciones en los libros de contabilidad. Los estados contables de perodos intermedios corresponden a los que se preparan durante el transcurso del perodo contable, sin que esto signifique el cierre de las operaciones. Para este propsito, se deben usar mtodos alternativos que permitan calcular los resultados y que no alteren la razonabilidad de los mismos. En su elaboracin y divulgacin deben tenerse en cuenta las siguientes directrices: 4.2 ENCABEZADO Deben presentarse con un encabezado que contenga el nombre de la entidad contable pblica, el nombre del estado contable bsico, la fecha de corte o el perodo al que corresponde, indicando el da, mes en letras, ao, y el nivel de precisin utilizado en la presentacin de las cifras (millones, miles, etc.). 4.3 REFERENCIAS CRUZADAS Deben usarse referencias que permitan el cruce de cada uno de los conceptos y valores con las notas a los estados contables, mostrando el nmero de la nota relacionada. 4.4 RESPONSABLES Los funcionarios responsables por el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la preparacin y presentacin de los estados contables bsicos son el representante legal y el contador pblico a cuyo cargo est la contabilidad de la entidad contable pblica. As mismo, estos funcionarios deben certificar los mencionados estados, conforme lo indican las normas tcnicas.
4.5 CERTIFICACIN
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Consiste en un escrito que contenga la declaracin expresa y breve de que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad, que la contabilidad se elabor conforme a la normativa sealada en el Rgimen de Contabilidad Pblica, y que la informacin revelada refleja en forma fidedigna la situacin financiera, econmica, social y ambiental de la entidad contable pblica, adems de que se han verificado las afirmaciones contenidas en los estados contables bsicos, principalmente las referidas a: a) Que los hechos, transacciones y operaciones han sido reconocidos y realizados por la entidad contable pblica durante el perodo contable b) Que los hechos econmicos se revelan conforme a lo establecido en el Rgimen de Contabilidad Pblica c) Que el valor total de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden, ha sido revelado en los estados contables bsicos hasta la fecha de corte, por la entidad contable pblica d) Que los activos representan un potencial de servicios o beneficios econmicos futuros y los pasivos representan hechos pasados que implican un flujo de salida de recursos, en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pblica, en la fecha de corte. La certificacin se afectar cuando los estados contables sean modificados por decisin de la asamblea de accionistas o junta directiva de la entidad contable pblica, o por las autoridades gubernamentales, y en consecuencia deben certificarse nuevamente. La certificacin de los estados contables bsicos debe estar firmada por el representante legal de la entidad contable pblica, y por el contador pblico con el nmero de tarjeta profesional. 4.6 FIRMAS DE LOS ESTADOS CONTABLES BSICOS Los estados contables bsicos deben estar firmados por el representante legal y el contador, anteponiendo la expresin Ver certificacin anexa. Para el efecto deben escribirse, en forma legible, los nombres y apellidos de los responsables, cargo y el nmero de la tarjeta profesional del contador. Si los estados contables son dictaminados deber adicionarse la firma del revisor fiscal, indicando la expresin Anexo dictamen, enunciando los nombres y apellidos, as como el nmero de la tarjeta profesional. Los estados contables certificados, salvo prueba en contrario, se presumen autnticos con la firma de los responsables y la certificacin anexa.
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4.7 PUBLICACIN DE LO S ESTADOS CONTABLES BSICOS El representante legal debe garantizar la publicacin de los estados contables bsicos certificados, junto con la declaracin de la certificacin, en las dependencias de la respectiva entidad, en un lugar visible y pblico. Cuando sean dictaminados, deben ir acompaados del respectivo dictamen del revisor fiscal. Lo anterior, sin perjuicio de que las entidades contables pblicas, de acuerdo con las disposiciones legales, deban publicar mensualmente estados contables intermedios, que para este efecto se trata del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental. 4.8 ESTRUCTURA DE LO S ESTADOS CONTABLES BSICOS Se preparan de acuerdo con los criterios definidos en las normas tcnicas relativas a los estados, informes y reportes contables. Para su elaboracin y los requisitos mnimos de su contenido se deben tener en cuenta las reglas que se relacionan a continuacin, adems de las normas tcnicas. 4.9 BALANCE GENERAL La estructura de los activos debe conservar el orden de liquidez a solvencia, y los pasivos su grado de exigibilidad; reflejando de esta forma los bienes, derechos, obligaciones y el patrimonio. Los saldos de activo y pasivo se clasifican en corrientes y no corrientes, mostrndolos en forma comparativa con el perodo contable inmediatamente anterior, a nivel de cuenta. Para la clasificacin de los activos y pasivos en partidas corrientes y no corrientes es necesario atender lo definido en las normas tcnicas relativas a los estados, reportes e informes contables, teniendo en cuenta las siguientes precisiones: Activo corriente. Presenta la suma de los saldos de las cuentas de los grupos 11EFECTIVO, 13-RENTAS POR COBRAR y 15-INVENTARIOS, as como las partidas corrientes de las cuentas de los grupos 12-INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS, 14-DEUDORES y 19- OTROS ACTIVOS, que pueden ser convertidos en efectivo o realizarse en un perodo inferior a un ao, contado a partir de la fecha del balance. Activo no corriente. Corresponde a la sumatoria de los saldos de las cuentas de los grupos 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, 17-BIENES DE BENEFICIO Y USO PBLICO E HISTRICOS Y CULTURALES y 18-RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES. Incluye las partidas no corrientes de las cuentas de los grupos 12INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS, 14-DEUDORES y 19- OTROS ACTIVOS, que se adquieren con la intencin de utilizarlos, consumirlos o explotarlos y no se tiene la intencin de comercializarlos. 80
Total activo. Presenta la sumatoria del activo corriente y no corriente. Pasivo corriente. Es la sumatoria de los saldos de las cuentas de los grupos 21OPERACIONES DE BANCA CENTRAL E INSTITUCIONES FINANCIERAS, 22OPERACIONES DE CRDITO PBLICO Y FINANCIAMIENTO CON BANCA CENTRAL, 23OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS DERIVADOS, 24-CUENTAS POR PAGAR, 25-OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL, 26OTROS BONOS Y TTULOS EMITIDOS, 27- PASIVOS ESTIMADOS y 29-OTROS PASIVOS, que tienen exigibilidad inferior a un ao. Pasivo no corriente. Corresponde a la sumatoria de los saldos de las cuentas de los grupos 21- OPERACIONES DE BANCA CENTRAL E INSTITUCIONES FINANCIERAS, 22-OPERACIONES DE CRDITO PBLICO Y FINANCIAMIENTO CON BANCA CENTRAL, 23-OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS DERIVADOS, 24- 484 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTADURA GENERAL DE LA NACIN CUENTAS POR PAGAR, 25-OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL, 26-OTROS BONOS Y TTULOS EMITIDOS, 27-PASIVOS ESTIMADOS y 29-OTROS PASIVOS, cuya exigibilidad es superior a un ao. Total pasivo. Presenta la sumatoria del pasivo corriente y no corriente. Patrimonio. Es el resultado de restar al total del activo, el total del pasivo. Corresponde al total de las cuentas de los grupos 31-HACIENDA PBLICA, si es una entidad del sector central o 32-PATRIMONIO INSTITUCIONAL, si es una entidad del sector descentralizado o por servicios. Total pasivo y patrimonio. Corresponde a la sumatoria del total pasivo y el patrimonio. En este estado se revelan los saldos de las cuentas de orden deudoras y acreedoras, a nivel de cuenta, as: Cuentas de orden deudoras. Corresponde a la sumatoria de los saldos de las cuentas de los grupos 81-DERECHOS CONTINGENTES, 82-DEUDORAS FISCALES, 83-DEUDORAS DE CONTROL y 89-DEUDORAS POR CONTRA (CR). Cuentas de orden acreedoras. Es la sumatoria de los saldos de las cuentas de los grupos 91- RESPONSABILIDADES CONTINGENTES, 92-ACREEDORAS FISCALES, 93-ACREEDORAS DE CONTROL y 99- ACREEDORAS POR CONTRA (DB). Las entidades contables pblicas que se encuentren en proceso de liquidacin presentan como corrientes los saldos de las cuentas de activo y pasivo, considerando que su propsito es liquidar los activos para el pago de los pasivos. 81
A manera de ilustracin y con el propsito de aclarar la estructura del Balance General, a continuacin se presenta el siguiente modelo: 4.10 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL El Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental se presenta mostrando los saldos a nivel de cuenta en forma comparativa con el perodo contable inmediatamente anterior, presentando las actividades ordinarias clasificadas en operacionales y no operacionales y las partidas extraordinarias. Este estado se estructura en orden de precedencia revelando los saldos de las actividades ordinarias y partidas extraordinarias, as como las operacionales y no operacionales, conforme lo define la norma tcnica relativa a las cuentas de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental. En primer lugar, de las actividades ordinarias, se muestran los ingresos, costos y gastos operacionales, con el fin de calcular el excedente o dficit operacional, as: Actividades ordinarias. Corresponden a la operacin bsica o principal de la entidad contable pblica, as como a las complementarias y vinculadas a la misma y se caracterizan porque son recurrentes. Se clasifican en operacionales y no operacionales. Ingresos operacionales. Sumatoria de los saldos por concepto de ingresos que corresponden a la operacin bsica o principal de la entidad contable pblica. La entidad conociendo la operacin bsica o principal, presentar su estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental conforme a la naturaleza de sus operaciones. Es decir, las entidades de gobierno general, se caracterizan porque sus ingresos operacionales corresponden por lo general a los fiscales y las transferencias, mientras que para las empresas son la venta de bienes y servicios. Costo de ventas y operacin. Para la clasificacin de los costos incurridos en la produccin y venta de bienes y la prestacin de servicios individualizables debe realizarse la asociacin con los ingresos que los generaron, teniendo en cuenta que corresponden a la operacin bsica o principal de la entidad contable pblica. Para el efecto el costo de ventas y de operacin corresponde a la sumatoria de las cuentas de los grupos 62-COSTO DE VENTAS DE BIENES, 63-COSTO DE VENTAS DE SERVICIOS y 64-COSTO DE OPERACIN DE SERVICIOS. Gastos operacionales. Sumatoria de los saldos por concepto de gastos incurridos en la operacin bsica o principal de la entidad contable pblica. Se consideran operacionales los gastos de administracin, de operacin y las provisiones, depreciaciones y amortizaciones. Para las entidades de gobierno, adicionalmente se incluyen las transferencias y el gasto pblico social. 82
Excedente (Dficit) operacional. Corresponde al resultado de restar de los ingresos operacionales, el costo de ventas y de operacin, y los gastos operacionales. En segundo lugar, se revelan los ingresos, costos y gastos no operacionales para efectos de obtener el excedente o dficit no operacional. Ingresos no operacionales. Comprenden los ingresos generados en las actividades complementarias a la actividad bsica y las adicionales que no se relacionan con sta, y que son recurrentes. Los ingresos no operacionales de las entidades de gobierno general son los relacionados con la venta de bienes y servicios, siempre y cuando no pertenezcan a la operacin bsica de la entidad. Las empresas, cuando reciban aportes de la Nacin, revelan de esta misma forma las transferencias. Adicionalmente se incluyen en esta clasificacin los otros ingresos, excepto los extraordinarios. Costo de ventas no operacional. Es la sumatoria de los grupos 62-COSTO DE VENTAS DE BIENES, 63-COSTO DE VENTAS DE SERVICIOS y 64-COSTO DE OPERACIN DE SERVICIOS, que cubren los costos incurridos en la produccin y venta de bienes y la prestacin de servicios individualizables, cuando no corresponden a la operacin bsica o principal de la entidad contable pblica. Gastos no operacionales. Se consideran no operacionales los gastos de administracin, provisiones, depreciaciones y amortizaciones, siempre y cuando no correspondan a la operacin bsica de la entidad. As mismo contienen los otros gastos, excluidos los extraordinarios. Excedente (Dficit) no operacional. Corresponde al resultado de restar de los Ingresos no operacionales, el costo de ventas y gastos no operacionales. 48 Excedente (Dficit) de actividades ordinarias. Es el resultado de sumar algebraicamente el excedente o dficit operacional y no operacional. En tercer lugar, se presentan las partidas de ingresos y gastos extraordinarios obteniendo el resultado neto de partidas extraordinarias. Partidas extraordinarias. Es el resultado de restar de 4810-EXTRAORDINARIOS, los gastos registrados en la cuenta 5810-EXTRAORDINARIOS. Excedente (Dficit) del ejercicio. Es el resultado de sumar el excedente o dficit de actividades ordinarias y el excedente o dficit de partidas extraordinarias.
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A manera de ilustracin y con el propsito de aclarar la estructura del estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental, a continuacin se presenta el siguiente modelo: 4.11 UTILIZACIN DE LAS SUBCUENTAS DENOMINADAS OTROS Para el reconocimiento de las diferentes transacciones, hechos y operaciones realizadas por las entidades contables pblicas, se debe tener en cuenta que el valor revelado en las subcuentas denominadas Otros, de las cuentas que conforman el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Econmica y Social, no debe superar el cinco por ciento (5%) del total de la cuenta de la cual forma parte. A falta de un concepto especfico en el Catalogo General de Cuentas para el reconocimiento de una operacin realizada, las entidades contables pblicas harn el respectivo reconocimiento en las subcuentas denominadas Otros. No obstante, cuando el monto de la subcuenta supere el porcentaje antes sealado, las entidades deben solicitar a la Contadura General de la Nacin que evale la pertinencia de crear la subcuenta correspondiente. La anterior restriccin no aplica para las entidades contables pblicas que utilizan a nivel de documento fuente otros planes de cuentas para registrar la Informacin contable, y que por tal razn deben realizar procesos de homologacin para efectos de reportar informacin a la Contadura General de la Nacin. 4.12 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Este estado se presenta partiendo del saldo del patrimonio del perodo contable anterior, al cual se le suma la variacin total del patrimonio del perodo actual, para obtener el saldo final del patrimonio del perodo actual. El clculo de cada una de las variaciones de los niveles de cuentas que componen el Patrimonio, se realiza restando de los saldos del perodo contable actual, los del perodo inmediatamente anterior. El resultado de esta comparacin se detalla indicando las cuentas que presentaron variaciones, clasificadas en incrementos y disminuciones; as como las partidas sin variacin. La sumatoria de estos tres conceptos debe ser igual al valor de la variacin del Patrimonio. Para el efecto deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos: Incrementos.- Corresponden a las variaciones positivas de las cuentas pertenecientes al grupo 31-HACIENDA PBLICA o 32-PATRIMONIO INSTITUCIONAL, presentadas en el perodo contable.
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Disminuciones.- Corresponden a las variaciones negativas de las cuentas pertenecientes al grupo 31- HACIENDA PBLICA o 32-PATRIMONIO INSTITUCIONAL, presentadas dentro del perodo contable. Partidas sin variacin.- Corresponden a las cuentas pertenecientes al grupo 31HACIENDA PBLICA o 32- PATRIMONIO INSTITUCIONAL, en las que no se haya presentado variacin durante el perodo contable. A manera de ilustracin y con el propsito de aclarar la estructura del Estado de Cambios en el Patrimonio, a continuacin se presenta el siguiente modelo: 4.13 ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO Este estado debe ser elaborado por los entes territoriales y revela en forma comparativa con el perodo contable inmediatamente anterior, a nivel de cuenta, los fondos provistos y utilizados, clasificados en actividades de operacin, inversin y financiacin. Para el efecto deben considerarse los siguientes aspectos: Efectivo.- Son los recursos de liquidez inmediata que se registran en caja, cuentas corrientes y cuentas de ahorro. Partidas equivalentes a efectivo. Representan gran liquidez, porque son fcilmente convertibles a efectivo, sin que pierdan valor en forma significativa, tales como las inversiones por administracin de liquidez y los fondos vendidos con compromiso de reventa, para cumplir el pago de obligaciones a corto plazo. Flujos de efectivo. Comprenden las entradas y salidas de efectivo y equivalentes a efectivo, realizadas en las actividades de la entidad contable pblica. Actividades de operacin. Corresponden a las transacciones de entrada y salida de efectivo, derivadas de las actividades ordinarias de la entidad contable pblica. Actividades de inversin. Son las que representan la adquisicin y disposicin de activos a mediano y largo plazo, as como las inversiones no consideradas como equivalentes a efectivo. Actividades de financiacin. Partidas que representan entrada y salida de efectivo, relacionadas directamente con la adquisicin y pago de recursos de capital aportado y endeudamiento, de la entidad contable pblica. Partidas extraordinarias. Se relacionan con los flujos originados en hechos, transacciones u operaciones que no tienen relacin con las actividades ordinarias y deben ser clasificadas en cada una de las actividades de operacin, inversin o financiacin, segn su origen. Para su elaboracin y presentacin existen dos mtodos: 85
El directo y el indirecto. Por tanto, cada Municipio debe presentar sus flujos de efectivo por el mtodo que le resulte ms apropiado. 4.14 ESTRUCTURA DEL ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO POR EL MTODO DIRECTO El mtodo directo presenta el origen y aplicacin del efectivo y equivalentes a efectivo, relacionados con las actividades de operacin, inversin y financiacin, obteniendo los flujos netos de efectivo por cada una de estas actividades, para calcular el incremento o disminucin neto del efectivo y equivalentes al efectivo. Para obtener el flujo neto de efectivo originado en las actividades de operacin se registran las partidas que generan o requieren de efectivo para el desarrollo de las funciones relacionadas con el cometido estatal, tales como recaudos por deudores, transferencias, avances y anticipos recibidos, depsitos recibidos en administracin, as como los pagos originados por compra de inventario y pago de proveedores, bienes y servicios pagados por anticipado, pago de acreedores, entre otros. Igualmente se revelan las partidas propias de las actividades de inversin, como venta de propiedades, planta y equipo o inversiones que no han sido clasificadas como equivalentes a efectivo, entre otros y los valores pagados en la compra de estos mismos recursos, para obtener as el flujo neto de efectivo por actividades de inversin. Adems se presentan las partidas propias de las actividades de financiacin tales como prstamos recibidos, deuda por operaciones de crdito pblico y financiamiento, aportes de capital, as como el pago de dividendos y las amortizaciones por endeudamiento, obteniendo los flujos de efectivo por actividades de financiacin. Finalmente se calcula el incremento o disminucin del efectivo y equivalentes al efectivo, obtenido de la suma algebraica de los flujos netos de efectivo originados en las actividades de operacin, inversin y financiacin. A este valor se le suma el saldo inicial del efectivo y equivalentes al efectivo, para obtener el saldo final del perodo. Este estado se complementa con los anexos 1 y 2 que revelan la desagregacin de los conceptos de efectivo y equivalentes al efectivo, as como la conciliacin entre el resultado del ejercicio y el flujo de efectivo neto de las actividades de operacin. 4.15 ESTRUCTURA DEL ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO POR EL MTODO INDIRECTO
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El mtodo indirecto se presenta partiendo del excedente (dficit) del ejercicio, depurando en forma separada las partidas que no involucraron efectivo y que afectaron el resultado, tales como provisiones, depreciaciones y amortizaciones, para establecer el efectivo generado en la operacin, al que se le adiciona el resultado de las variaciones en activos y pasivos, relacionadas con las actividades de operacin, para obtener el flujo neto de efectivo originado en actividades de operacin. Igualmente se revelan las partidas propias de las actividades de inversin como compra de propiedades, planta y equipo o inversiones que no han sido clasificadas como equivalentes a efectivo, entre otros y los valores recaudados por venta de estos mismos recursos, dando como resultado el flujo neto de efectivo por actividades de inversin. Adems se presentan las partidas propias de las actividades de financiacin tales como prstamos recibidos, deuda por operaciones de crdito pblico y financiamiento, aportes de capital, as como el pago de dividendos y las amortizaciones de endeudamiento, obteniendo los flujos de efectivo por actividades de financiacin. Finalmente se calcula el incremento o disminucin del efectivo y equivalentes al efectivo, obtenido de la suma algebraica de los flujos netos del efectivo originado en las actividades de operacin, inversin y financiacin. A este valor se le suma el saldo inicial del efectivo y equivalentes al efectivo, para establecer el saldo final del perodo. Este estado se complementa a travs de un anexo que revela la desagregacin de los conceptos de efectivo y equivalentes al efectivo. El Municipio debe desagregar las cuentas de efectivo y equivalentes al efectivo, en forma comparativa con el perodo anterior, con el fin de informar cmo se compone el resultado de este estado. As mismo, se informar si existe restriccin de recursos tales como embargos, destinacin especfica, entre otros. 4.16 NOTAS A LO S ESTADOS CONTABLES BSICOS Las notas a los estados contables bsicos son parte integral de stos y forman con ellos un todo indisoluble. Estas notas son de carcter general y especfico y tienen como propsito dar a conocer informacin adicional sobre las cifras presentadas, as como aspectos cualitativos o cuantitativos fsicos, que presentan dificultad para su medicin monetaria y que han afectado o pueden afectar la situacin financiera, econmica, social y ambiental de la entidad contable pblica.
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Sin perjuicio de la informacin que expresamente se Rgimen de Contabilidad Pblica, en lo correspondiente a revelaciones en notas, para su elaboracin y presentacin se debe considerar: 4.17 NOTAS DE CARCTER GENERAL Permiten conocer situaciones que caracterizan particularmente a la entidad y realidades de su proceso contable, en donde se informa: 4.18 NATURALEZA JURDICA Y FUNCIONES DE COMETIDO ESTATAL Corresponde a la estructura orgnica de la entidad contable pblica que incluye la denominacin, la naturaleza jurdica y su rgimen jurdico, indicando los rganos superiores de direccin y administracin, el ministerio o departamento administrativo al cual est adscrito o vinculado, cuando sea el caso y las actividades que desarrolla con el fin de cumplir con las funciones de cometido estatal asignadas. Adicionalmente, seala los cambios ordenados que comprometen su continuidad, tales como supresin, fusin, escisin o liquidacin. 5. PRINCIPIOS Y NORMAS TECNICAS CONTABLES 5.1 PRINCIPIOS Los Principios de Contabilidad Pblica constituyen pautas bsicas o macro-reglas que dirigen el proceso para la generacin de informacin en funcin de los propsitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pblica y de los objetivos de la informacin contable pblica, sustentando el desarrollo de las normas tcnicas, el manual de procedimientos y la doctrina contable pblica. Los Principios de Contabilidad Pblica son: - Gestin continuada: Se presume que la actividad de la entidad contable pblica se lleva a cabo por tiempo indefinido, conforme a la ley o acto de creacin. Por tal razn, la aplicacin del Rgimen de Contabilidad Pblica no est encaminada a determinar su valor de liquidacin. Si por circunstancias exgenas o endgenas se producen situaciones de transformacin o liquidacin de una entidad contable pblica, deben observarse las normas y procedimientos aplicables para tal efecto. - Registro: Los hechos financieros, econmicos sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronolgica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnolgicos de que disponga la ALCALDA , con base en la unidad de medida. 88
Devengo o Causacin: Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuar cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transaccin u operacin originada por el hecho incidan en los resultados del periodo. Asociacin: El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios para la ejecucin de las funciones de la ALCALDA y con los costos y/o gastos relacionados con el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos. Cuando por circunstancias especiales deban registrarse partidas de periodos anteriores que influyan en los resultados, la informacin relativa a la cuanta y origen de los mismos se revelar en notas a los estados contables. Medicin: Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en funcin de los eventos y transacciones que los originan, empleando tcnicas cuantitativas o cualitativas. Los hechos susceptibles de ser cuantificados monetariamente se valuarn al costo histrico y sern objeto de actualizacin, sin perjuicio de aplicar criterios tcnicos alternativos que se requieran en la actualizacin y revelacin. La cuantificacin en trminos monetarios debe hacerse utilizando como unidad de medida el peso que es la moneda nacional de curso forzoso, poder liberatorio ilimitado, y sin subdivisiones en centavos. Para los hechos que no sean susceptibles de ser cuantificados monetariamente se aplicar lo reglamentado por las normas tcnicas. Prudencia: En relacin con los ingresos, deben contabilizarse nicamente los realizados durante el periodo contable y no los potenciales o sometidos a condicin alguna. Con referencia a los gastos deben contabilizarse no solo en los que se incurre durante el periodo contable Perodo Contable: Revelacin No compensacin Hechos posteriores al cierre
5.2 NORMAS TECNICAS DE CONTABILIDAD PBLICA Las normas tcnicas de contabilidad pblica se encuentran en el Plan General de Contabilidad Pblica y el Municipio de Puebloviejo se ceir por las mismas establecidas por la Contadura General de la Nacin. Las normas tcnicas de contabilidad pblica son las siguientes: Normas tcnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelacin de los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales. Normas tcnicas relativas a los activos. Normas tcnicas relativas a los pasivos. Normas tcnicas relativas al patrimonio. 89
Normas tcnicas relativas a las cuentas de actividad financiera, econmica, social y ambiental. Normas tcnicas relativas a las cuentas de orden. Normas tcnicas relativas a las cuentas de presupuesto y tesorera. Normas tcnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad. Normas tcnicas relativas a los estados, informes y reportes contables. Normas tcnicas relativas a los hechos posteriores al cierre.
CONTROL ESTRATGICO
CONTROL DE GESTIN
Esquema de Organizacin, Planes, Principios y Normas
Mtodos Procedimientos Actuaciones Acciones Adm. Informacin Adm. Recursos
Mecanismos de Evaluacin y Verificacin
CONTROL DE EVALUACIN
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6. CODIGO DE ETICA PROFESIONAL DEL CONTADOR El Cdigo de tica Profesional del Contador Pblico debe estar implcito en el cdigo de tica del Municipio de Puebloviejo. La tica es la ciencia de la conducta humana, que estudia la forma de actuar que tenemos todos los hombres frente a nuestros semejantes y la manera en la que nos desenvolvemos en nuestras actividades diarias. El conjunto de reglas de conducta dados por el Cdigo de tica Profesional que regula la actividad del Contador Pblico, constituye guas mnimas de orientacin o criterios de comportamiento que adopta la Profesin Contable frente a su diario accionar al servicio del Pblico en general; adems establece que estos principios son igualmente vlidos para todos los Contadores Pblicos Colegiados ya sea que trabajen en el sector pblico, privado o en docencia. Todo Contador Pblico debe tener presente que siempre debe estar ceido a los principios ticos de Integridad, Objetividad, Independencia, Confiabilidad, Responsabilidad, Observancia de las Normas y Leyes, Competencia, Actualizacin Profesional, Respeto y Colaboracin entre colegas. Estos mismos principios se contemplan en la Entidad en general plasmados en el cdigo de tica de acuerdo a Resolucin No. 0840 de 21 de Noviembre de 2.007. El Contador Pblico debe tener siempre presente los siguientes principios que debe regir su accionar profesional y personal en forma permanente: 1.- Integridad.- Debe ser honesto y directo en la ejecucin de su trabajo Profesional 2.- Objetividad.- Debe ser justo y no dejar que un prejuicio o la influencia de otras personas anulen su objetividad. 3.- Competencia Profesional y Cuidado Suficiente.- Debe poseer conocimiento, habilidad y experiencia, para poderlos aplicar con razonable cuidado y diligencia, debe solicitar consejo o asistencia cuando lo requiera para asegurar que los servicios profesionales que presta sean ejecutados satisfactoriamente y debe negarse a ejecutarlos cuando no tenga la calificacin necesaria para ello. 4.-Carcter Confidencial.- Debern respetar el carcter confidencial de la informacin que obtengan y no revelarla sin autorizacin a menos que haya una obligacin legal o profesional que los obligue.
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5.-Comportamiento Profesional.- Debe actuar de manera consistente cuidando la buena reputacin de la profesin o abstenerse de cualquier comportamiento que pudiera desacreditar a una persona o a la profesin en su conjunto, contraviniendo el estilo de direccin, cdigo de buen gobierno y de tica. 6.- Normas Tcnicas.- Deber llevar a cabo sus servicios profesionales en concordancia con las tcnicas y normas profesionales pertinentes. Tendr la obligacin de ejecutar con cuidado y habilidad los requerimientos del cliente o empleador en cuanto sean compatibles con los requisitos de integridad, independencia y objetividad, y deber cumplir con las normas de contabilidad y de Auditoria establecidas internacionalmente. El Contador Pblico defiende la buena fe, y sta hace presumir que un acto pblico esta conforme a la ley y las buenas costumbres, y es por ello que el gobierno defini el cdigo de tica para definirle al Contador Pblico un perfil de seor y seor es aquel de alta calidad humana, es el hombre que da su palabra y la sostiene. El Ttulo I del Captulo IV de la Ley 43 de 1.990 (por medio de la cual se reglamenta la profesin de Contador Pblico) estableci el Cdigo de tica Profesional para los Contadores Pblicos y estableci los principios ticos a aplicar en el ejercicio de la profesin. La conciencia moral, la aptitud profesional y la independencia mental constituyen su esencia espiritual. El ejercicio de la Contadura Pblica implica una funcin social especialmente a travs de la fe pblica que se otorga en beneficio del orden y la seguridad en las relaciones econmicas entre el Estado y los Particulares, o de stos entre si. Todos estos valores y principios quedaron contemplados en el Cdigo de tica de la entidad de acuerdo al acto administrativo que lo reglamenta.
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7. ADMINISTRACIN DEL RIESGO Parte de la identificacin del proceso contable y su diseo e implementacin en el Municipio de Puebloviejo requiere del anlisis del Contexto Estratgico, es decir, el conocimiento de factores internos y externos generadores de riesgos, a partir de los cuales se realiza la Identificacin de Riesgos en la operacin del Proceso determinando sus agentes generadores, sus causas y sus efectos. Para identificar los riesgos, se relaciona a continuacin por cada actividad que constituye el proceso contable las situaciones ms comunes que se han logrado establecer: ACTIVIDADES 1. IDENTIFICACIN SITUACIONES DE RIESGO 1. Carencia o falta de idoneidad del documento soporte. 2. Descripcin inadecuada del hecho en el documento fuente. 3. Desconocimiento de las normas que rigen la administracin pblica. 4. Interpretacin inadecuada del hecho econmico realizado. 5. Incapacidad de asociar el hecho econmico realizado con las normas contenidas en el R.C.P. 6. Hecho econmico no considerado en el R.C.P. y no definido en la doctrina contable pblica. 7. Hechos realizados que no han sido canalizados por el proceso contable. CONTROLES ASOCIADOS AL PROCESO CONTABLE 1. Adoptar una poltica mediante la cual todos los hechos econmicos, financieros y sociales realizados en cualquier dependencia del ente pblico, sean debidamente informados al rea de contabilidad a travs de los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que sean canalizados en el proceso contable. 2. Elaborar planes de trabajo, e implementar procedimientos especficos, que permitan la eficiencia de los flujos de informacin desde los procesos proveedores de informacin hacia el proceso contable, en forma oportuna. 3. Implementar procedimientos administrativos que sean efectivos, para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados, la autorizacin de los soportes por funcionarios competentes, manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus 93
2. CLASIFICACIN
1. Asociacin inadecuada entre el marco conceptual y el C.G.C, por falta de coherencia y sistematicidad, para el hecho realizado. 2. Cuentas inexistentes para clasificar el hecho realizado. 3. Utilizacin de cuentas que tienen el propsito de registrar hechos diferentes al realizado. 4. Falta de claridad de las descripciones y dinmicas. 5. Incapacidad de asociar el hecho realizado con el C.G.C.
3. REGISTRO AJUSTE
Y 1. Imputacin en una cuenta o cdigo diferente. 2. Registro contable no cargado ni acumulado en la contabilidad. 3. Hechos ocurridos sin registro contable. 4. Inadecuadas interfases de los subsistemas componentes del SIIF. 5. Registro contable incompleto. 6. Mal clculo de los ajustes relacionados con las
respectivos arqueos peridicos. Carencia o falta de idoneidad del documento soporte. 1. Establecer la existencia de conciliaciones de saldos del Disponible e Inversiones, entre las reas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorera, y dems reas de la entidad, examinando simultneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la informacin. 2. Establecer la existencia y efectividad de medidas para la realizacin peridica de toma fsica de inventarios, y conciliacin de saldos con los registros contables. 3. Determinar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboracin, revisin y depuracin oportuna de las conciliaciones bancarias, que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o de ahorros. 1. Comprobar la existencia de los Libros de Contabilidad, debidamente registrados segn lo establece el Plan General de Contabilidad Pblica. 2. Comprobar la idoneidad, existencia, organizacin y archivo de los soportes documentales. 3. Comprobar la causacin oportuna y el correcto registro de todas las operaciones llevadas a cabo por el ente pblico. 94
cuentas valuativas o no transaccionales. 7. Ajustes realizados a las cuentas sin incluir los registros en la contabilidad.
4. ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES
1. Estados contables sin soporte en los libros de contabilidad. 2. Informacin de los estados contables que no coincide con los libros de contabilidad. 3. Inadecuado funcionamiento del programa utilizado para procesar la informacin. 4. No generacin de estados contables. 5. Generacin y presentacin inoportuna de los estados contables al representante legal y dems usuarios. 6. Revelacin de informes que no corresponden a los registros realizados.
5. ANLISIS, INTERPRETACIN Y COMUNICACIN DE LA INFORMACIN
1. Presentacin inoportuna de la informacin a la C.G.N. y a organismos de inspeccin, vigilancia y control. 2. Presentacin incompleta
4. Implementar un sistema que permita verificar peridicamente la elaboracin y clculo de los ajustes que sean necesarios, para revelar razonablemente la informacin contable, especialmente los relacionados con depreciaciones, provisiones y amortizaciones, entre otro 1. Comprobar que la informacin revelada en los estados contables corresponde con la registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el Plan General de Contabilidad Pblica. 2. Establecer polticas para que la informacin contable se suministre oportunamente a la administracin de la entidad, a la Contadura General de la Nacin, y a los organismos de inspeccin, vigilancia y control. 3. Establecer procedimientos que garanticen un adecuado flujo de documentos a travs de las dependencias de la entidad, de tal manera que permita la generacin oportuna de libros de contabilidad e informacin contable. 4. Exponer, en lugar visible, la informacin contable preparada para que sea fcilmente consultada por los ciudadanos y dems usuarios. 1. Verificar que la informacin contable suministrada a la administracin est acompaada de un adecuado anlisis e interpretacin, soportada en clculos de 95
de la informacin contable. 3. Presentacin inadecuada o no presentacin de notas a los estados contables. 4. No revelacin de cuentas a la comunidad. 5. Revelacin inconsistente de cuentas segn los cuadre algebraicos reconocidos tcnicamente. 6. Anlisis e interpretacin indebida de la informacin. 7. Diseo inadecuado de indicadores para mostrar la realidad de la entidad. 8. Inadecuada comunicacin del mensaje contable. 9. Preparacin de informacin solo para efectos de cumplir con la presentacin a la C.G.N y organismos de inspeccin, vigilancia y control.
indicadores de gestin y financieros, tiles para mostrar la realidad financiera, econmica y social de la entidad pblica. 2. Construir los indicadores y dems razones financieras pertinentes, a efectos de realizar los anlisis que correspondan, para informar adecuadamente sobre la situacin, resultados y tendencias. 3. Establecer como poltica institucional la presentacin oportuna de la informacin contable debidamente analizada.
De acuerdo a los riesgos antes sealados se implementan polticas de administracin de los mismos para minimizarlos y evitar un impacto fuerte frente a las actividades del proceso contable. De hecho se establecieron los controles para darle cumplimiento y hacerle seguimiento, verificacin y anlisis a los mismos para determinar los ajustes a que diere lugar. 8. CONTROL INTERNO CONTABLE 8.1 AUDITORIA DE EVALUACIN ANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Para la evaluacin de los diferentes Elementos de Control se utiliza el siguiente mtodo, independientemente del Componente al cual pertenezcan los elementos, as: 1. Definir cul o cules instrumentos se utilizarn para recolectar la informacin necesaria para el diagnstico: C= Consulta mediante entrevista. D= Informacin documental. E= Encuesta 96
T= Taller I= Inspecciones fsicas La encuesta se distribuye entre los servidores pblicos de la entidad que estn involucrados en el proceso contable y que es necesario indagar a travs de documento fsico o en un documento electrnico que permita recoger las opiniones de los funcionarios en forma confidencial. La consulta mediante entrevista a servidores o grupos de servidores permite obtener o complementar las evidencias que fundamenten cada respuesta. 2. Complementar las encuestas o entrevistas con informacin documental que permita obtener evidencia fsica del cumplimiento del criterio de evaluacin. Esta debe ser documentacin de carcter oficial de la entidad que tenga validez. 3. Aplicar los instrumentos o utilizar la fuente de informacin que se considere pertinente con el fin de reunir suficientes evidencias (documentales o verbales) de acuerdo con el criterio definido. 4. Asignar conforme a la informacin y la evidencia documental obtenida, un valor entre 1 y 5, en la columna de calificacin de la hoja formulario a cada pregunta, para calificar el grado de cumplimiento de cada criterio. La escala de calificacin se interpreta de la siguiente forma: 12345No se cumple Se cumple insatisfactoriamente. Se cumple aceptablemente. Se cumple en alto grado. Se cumple plenamente.
5. Tener presente que todas las preguntas evaluadas deban soportarse con al menos una fuente o instrumento de informacin. 6. Sealar en la columna de evidencia, el tipo de evidencia (documenta o verbal) con el instrumento o fuente de informacin (C, D, E, T) que se defini en el numeral 1, la cual soporta la calificacin que se asign a la pregunta de evaluacin. 7. A medida que se responde y califica cada pregunta, el aplicativo automticamente ir generando los resultados del elemento, componente, subsistema y sistema, que podr observar en la hoja de resultados. 8. El esquema que utiliza el aplicativo para obtener las calificaciones finales de cada elemento de Control, se obtienen dividiendo el valor de la sumatoria de las 97
calificaciones de cada elemento por el nmero de preguntas que fueron respondidas. Por lo tanto se recomienda contestar todas las preguntas a fin de evitar desviaciones en la calificacin final. 9. La interpretacin de los valores obtenidos por cada elemento, componentes, subsistema y sistema corresponde al rango donde se encuentre el valor, as: Rango Rango Rango Rango 1.0 2.0 3.0 4.0 1.9: 2.9: 3.9: 5.0: Insuficiencia Crtica Insuficiente Adecuado Satisfactorio
10. Con base en los resultados obtenidos se determina el nivel en el que se encuentra la Entidad frente al modelo de CIC, el cual es base para la elaboracin y diligenciamiento del formulario resumen del diagnstico, evaluacin y seguimiento del sistema de control interno contable. 1.2 Formulario resumen del diagnstico, evaluacin y seguimiento a la implementacin del Control Interno Contable de acuerdo a Resolucin 34 e Instructivo 4 emitido por la Contadura General de la Nacin: La evaluacin se realizar a las etapas del proceso contable de acuerdo a lo descrito en el tem de administracin del riesgo. 1.2.1. Estructura del formulario Este formulario tiene la siguiente estructura: INFORME ANUAL DE EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 1. ESTADO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 1.1 IDENTIFICACIN 1.1.1 Debilidades 1.1.1.1 1.1.1.2 1.1.1.3 1.1.2 Fortalezas 1.1.2.1 1.1.2.2 1.1.2.3 98
1.2 CLASIFICACIN 1.2.1 Debilidades 1.2.1.1 1.2.1.2 1.2.1.3 1.2.2 Fortalezas 1.2.2.1 1.2.2.2 1.2.2.3 1.3 REGISTRO Y AJUSTES 1.3.1 Debilidades 1.3.1.1 1.3.1.2 1.3.1.3 1.3.2 Fortalezas 1.3.2.1 1.3.2.2 1.3.2.3 1.4 ELABORACIN Y PRESENTACIN DE ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES 1.4.1 Debilidades 1.4.1.1 1.4.1.2 1.4.1.3 1.4.2 Fortalezas 1.4.2.1 1.4.2.2 1.4.2.3 1.5 ANLISIS, INTERPRETACIN Y COMUNICACIN DE LA INFORMACIN. 1.5.1 Debilidades 1.5.1.1 1.5.1.2 1.5.1.3 1.5.2 Fortalezas 1.5.2.1 1.5.2.2 1.5.2.3 2. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS.
99
3. CALIFICACIN DEL ESTADO GENERAL DEL CONTROL INTERNO CONTABLE De acuerdo con el anlisis del estado general del control interno contable, asigne en la casilla una calificacin de 1 a 4, la cual se interpreta de la siguiente forma: 1Inadecuado; 2- Deficiente; 3- Satisfactorio; 4- Adecuado. (_______) 4. EVIDENCIAS Escriba las evidencias que tienen en su entidad para soportar los datos antes registrados. 5. RECOMENDACIONES
La oficina de Control Interno consigna los avances logrados en el Control Interno Contable del Municipio de Puebloviejo y con fundamento en lo anterior emite una calificacin del mismo, sustentada en la evidencias finalmente emite unas recomendaciones basada en las debilidades detectadas.
8.1.1 Soportes Evaluacin

Entrevista personalizada para determinar los controles asociados a las actividades del proceso contable en el Municipio de Puebloviejo son las siguientes: A Continuacin, les har unas preguntas para entender como se han ejecutado los controles asociados al proceso contable en el Municipio de Puebloviejo Favor responda y explique como se ejecuta el control asociado al proceso contable en la Entidad, por cada una de las actividades: IDENTIFICACION 1. Se han adoptado en el Municipio de Puebloviejo las Polticas sobre la informacin oportuna de todas las dependencias al rea de contabilidad. 2. El rea contable registra operaciones financieras y elabora informes. 3. Est en elaboracin el Manual de Polticas Contables ( descripcin de desarrollo de actividades contables), responsabilidades, autorizaciones de soporte al funcionario competente. 100
4. Existen Poltica implcitas relacionadas con la incorporacin de inmuebles, vehculos automotores y dems bienes al patrimonio de la Alcalda e incluye el seguimiento sobre su legalizacin y valorizacin y actualizacin. 5. Los vehculos de la Entidad cuentan con los respectivos ttulos que acreditan su propiedad en la cuenta contable de propiedad, planta y equipos. 6. Se incorporan las obligaciones del pasivo laboral ( pensiones y otros), aportes en salud, pensin, riesgos profesionales, cajas de compensacin, ICBF, Sena, se registran mensualmente en contabilidad y el pago de aportes se registra en entidades, consignndolas dentro del plazo a excepcin del mes de diciembre del 2008. 7. Se utiliza la pgina web de la Contadura para la capacitacin de los funcionarios de la Entidad. CLASIFICACION 1.------Existen conciliaciones contabilidad, tesorera. de saldos de disponibles entre presupuesto,
2. ------Existe efectividad en las medidas para la realizacin peridica de la toma fsica de inventarios, conciliacin de saldos con los registros contables. 3.-En el 2008, el inventario se realiz en diciembre con el fin de actualizar inventarios y activos fijos. 4 -En octubre se realiz avalo comercial de los bienes inmuebles y vehculos de la Alcalda. 5. ------Existe un procedimiento para la elaboracin, revisin y depuracin de las conciliaciones bancarias. 6.--------Existe procedimientos para las cuentas, conciliaciones, contabilidad y tesorera. 7.------Se hacen revisiones peridicas sobre la consistencia de saldos de diferentes cuentas.
101
REGISTRO Y AJUSTE 1.-Existen libros de contabilidad, debidamente registrados segn lo establecido en el PGCP. 2. Los registros estn impresos hasta qu fecha? 3. -Se encuentra organizado, en forma idnea los archivos de los soportes documentales. 4. -El archivo histrico del rea contable se encuentra en el Archivo central de la sede administrativa y los documentos en el archivo de gestin de la contadora. 5. -Se realiza causacin oportuna y correcta de las operaciones de la entidad -Se elaboran y calculan los ajustes mediante un tablero de control mensual
6.-los datos registrados en los libros de contabilidad corresponden con la informacin contenida en los comprobantes y dems soportes. 7.-La causacin de los ingresos a contabilidad de los rendimientos financieros. 8. -Existen registro de recaudo en presupuestos y tesorera. 9. -Se expiden los certificados de disponibilidad presupuestal, presupuestales, para ordenes de servicios, ordenes de compras. los registros
ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES 1. La informacin de los estados contables corresponden a lo establecido en el PGCP. 2. El sistema de informacin contable incluye la programacin, los estados financieros, los activos y el almacn. 3. La informacin contable se suministra oportunamente a la CGN y a entes de control. 4. Existe un cuadro de control donde se detalla los informes, las fechas y a que entidad se debe enviar el informe.
102
5. Existe el procedimiento del flujo de documentos entre las dependencias de la Alcalda, libros de contabilidad e informaron contable. 6. Se expone en lugar visible la informacin contable para que sea consultada por la comunidad o partes interesadas. 7. La informacin contable es suministrada a los usuarios en forma completa y segn normas. ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIN DE LA INFORMACION 1. La informacin contable se suministra a la Gerencia, con clculos de indicadores de gestin, y financieros, as como de notas explicativas a los estados financieros. 2. Se han construido indicadores y dems razones financieras para explicar la situacin, resultados y tendencias. 3. Existe una Poltica Institucional para la Presentacin oportuna de la informacin contable debidamente analizada. Con relacin a los siguientes enunciados, anote si lo considera una fortaleza o debilidad de la Entidad o del rea Existen en el nivel administrativo, los procesos de direccin, planeacin y control del proceso contable en la Entidad. Existen en el nivel operativo, ejecucin, evaluacin y control los procesos transversales de planeacin,
Cuenta la Entidad con los medios informticos necesarios para ejecutar el proceso contable en forma tcnica y operativa. Existe en la Entidad un software contable que permita la verificacin y control de los ajustes tales como depreciaciones, amortizacin y otros en forma peridica. Los procedimientos del proceso contable tienen establecidos sus trmites, duracin de las tareas y responsabilidades establecidas. Cuenta la Entidad para desarrollar el proceso contable con recurso humano calificado, motivado y comprometido. 103
Existe en el rea contable, complementacin de las tareas?
suficiente
recurso
humano
para
la
104
PROGRAMA DE AUDITORIA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO
PUEBLOVIEJO, 2008.
105
9. PROGRAMA DE AUDITORIA DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO
PRESENTACION
La Oficina de Control Interno del Municipio de Puebloviejo, en cumplimiento de la Resolucin, por medio del cual se adoptan los procedimientos para reportar el informe anual de evaluacin del control interno contable a la Contadura General de la Nacin, con corte a 31 de diciembre de de 2008, realizar la evaluacin del Control Interno Contable de la Entidad para la mencionada vigencia.
OBJETIVO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA -Programar la evaluacin Anual del Control Interno Contable del Municipio de Puebloviejo desde la vigencia 2008. DEPENDENCIAS A AUDITAR DEL PLAN DE MEJORAMIENTO - rea de tesorera y presupuesto (financiera). -Unidad Funcional de Contabilidad. -Triangulaciones (unidades Funcionales). Objetivo de legalidad: 1. Determinar el grado de cumplimiento de los controles asociados a las actividades del proceso contable del Municipio de Puebloviejo. 2. Establecer el grado de compromiso de la Administracin del Municipio de Puebloviejo con el Control Interno Contable. METODOLOGIA DE LA AUDITORIA. La metodologa utilizada para realizar la auditoria a la evaluacin anual del control interno contable es la siguiente: 1. Se realizara entrevista formal y aplicacin del cuestionario respectivo a la dependencia de contabilidad sobre aspectos referidos a las actividades del proceso contable. 2. Se solicitar formalmente a Contabilidad o unidad funcional asociada los documentos o productos que soportan el cumplimiento de las actividades del proceso contable. 106
3. Se analizara y determinar la calidad, pertinencia de los documentos productos aportados por la dependencia de contabilidad o unidad funcional asociada. 4. Se evaluar el control interno contable de acuerdo a la normatividad. PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo que se utilizarn para la auditoria de evaluacin del Control Interno contable en el Municipio de Puebloviejo son los siguientes: -Oficios solicitando las evidencia de cumplimiento de los controles asociados a las actividades del proceso contable -Formato Papeles de trabajo Anexo. RESULTADO DE LA AUDITORIA A LA EVALUACION AL PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO Vigencia 2008.
La Oficina de Control Interno del Municipio de Puebloviejo en cumplimiento de la Resolucin 34 de enero 31 de 2008, expedida por la Contadura General de la Nacin realiz evaluacin anual al Control Interno Contable del Municipio de Puebloviejo. La evaluacin llevada a cabo, determin el grado de cumplimiento de los controles asociados al control interno contable con base en el examen de las actividades del proceso, y su objetivo fue evaluar el Sistema de Control Interno Contable de acuerdo con lo establecido en la Ley 87 de 1993 y Resolucin No 34 de 2008 de la Contadura General de la Nacin, as como establecer el grado de compromiso de la administracin de la Entidad con el Control Interno Contable. En esta evaluacin se verific el cumplimiento de los controles asociados a las actividades del proceso contable en lo referido al control interno contable, para ello se solicit formalmente a cada uno de los funcionarios responsables de las dependencias de contabilidad y unidades funcionales asociadas responder a una entrevista formal sobre las mismas, aplicndoles un cuestionario prediseado por la Oficina de Control Interno as como los documentos soportes o evidencias que pudieran avalar el cumplimiento de las misma, luego de analizar y determinar la calidad de los documentos, se procedi a tabular el cuestionario, y determinar las fortalezas y debilidades detectadas en la misma. En el anexo siguiente, se encuentran copias de las evidencias suministradas por cada dependencia, que soporta cabalmente el cumplimiento de los controles asociados a las actividades del proceso contable en el Municipio de Puebloviejo.
107
En el formato establecido por la Contadura General de la Nacin, que hace parte integral de esta evaluacin, se consignan las fortalezas, debilidades encontradas, as como los avances resultantes del plan de mejoramiento establecidos en la evaluacin del Sistema de Control Interno Contable vigencia 2006 (ICICONTABLE-2006), al igual que la calificacin del estado general del control interno contable en la Entidad, las evidencias y recomendaciones. No obstante, en lo que respecta al cumplimiento de los controles asociados al control interno contable del proceso contable del Municipio de Puebloviejo, se puede determinar que se estn cumpliendo como estn determinadas en la Entidad.
Elabor JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
108
MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO
PAPELES DE TRABAJO
ENTIDAD: MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO
AREA O PROCESO:
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD.
PROGRAMA :
FECHA:
OBJETIVO: 1. Propsitos del estudio. No 1 Actividad Responsable Descripcin en forma imperativa Indica quien de la actividad a desarrollar. realiza la actividad. Ejemplo: Verificar, revisar, comparar y establecer PT No Identifica el papel del trabajo donde consta su realizacin
Elaboro: Fecha:
109
Firma:
PAPELES DE TRABAJO
ENTIDAD: MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO
AREA O PROCESO: AREA FINANCIERA Y PROCESO CONTABLE.
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: EVALUACION ANUAL AL CONTROL INTERNO CONTABLE.
PROGRAMA: CONTROL INTERNO CONTABLE.
FECHA: ENERO 8 DE 2009.
OBJETIVO:
1. Medir y evaluar el sistema de control interno en el proceso contable del Municipio de Puebloviejo, con el propsito de determinar su calidad y confianza con el fin de prevenir y neutralizar los riesgos inherentes a la gestin contable. 2. Determinar el grado de cumplimiento de los controles asociados a las actividades del proceso contable. 3. Establecer el grado de compromiso del rea Administrativa financiera con el Control Interno Contable.
110
No Actividad 1 Responsable PT No.
Solicitar formalmente a los Auditor responsable del control interno Jefe Oficina de contable del Municipio Control Interno responder a una entrevista personalizada y cuestionario estructurado sobre el estado del control interno contable en la Entidad. Metodologa DOFA. para establecer los debilidades y fortalezas del proceso contable en la Entidad, y sus controles asociados. Solicitar formalmente a cada responsable de las dependencias del rea financiera, presupuesto o contabilidad, los documentos que soporten el cumplimiento de los controles asociados a las actividades del proceso contable de la Entidad. Analizar y determinar la calidad de los documentos. Auditor Jefe Oficina de Control Interno.
1. Cuestionario Estructurado sobre Evaluacin del Estado del Control Interno Contable.
2.
2. Memorando de solicitud de las evidencias.
Auditor Jefe Oficina de Control Interno
3. Documentos vs normas establecidas o parmetros fijados.
Elaboro:
Jefe Oficina de Control Interno.
Fecha: Firma:
111
PAPELES DE TRABAJO ENTIDAD: MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO AREA O PROCESO: CONTABILIDAD NOMBRE DE LA ACTIVIDAD. AUDITORIA AL PROCESO CONTABLE DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO PROGRAMA: CONTROL INTERNO CONTABLE FECHA: ENERO DE 2009. OBJETIVO: 1. Evaluar el Control Interno Contable del Municipio de Puebloviejo. 2. Determinar el grado de cumplimiento de los controles asociados a las actividades del proceso contable. 3. Establecer el grado de compromiso del rea de contabilidad con el proceso contable. No Actividad Responsable PT No
Solicitar formalmente a la dependencia de contabilidad responder a una entrevista y a un cuestionario sobre el estado actual del control interno contable y aportar las evidencias de su cumplimiento. Analizar y determinar la calidad de los documentos.
Jefe Oficina de Control Interno
1. Memorandum solicitud documentacin a dependencia responsable.
Jefe Oficina de Control Interno
2. Documentos vs normas establecidas o parmetros fijados.
Elaboro:
Jefe Oficina de Control Interno.
112
Fecha: Firma:
FECHA : Enero 8 de 2009. DE. CONTROL INTERNO PARA. rea Contabilidad.
ASUNTO: AUDITORIA DE EVALUACION ANUAL DEL CONTROL INTERNO CONTABLE.
Cordial Saludo. En cumplimiento a lo establecido por el CACI, y la Resolucin No 34 del 31 de enero del 2008 e instructivo No 4 de 2008, el prximo 28 de Enero de 2009, se debe remitir a la Contadura General de la Nacin el INFORME ANUAL DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE del Municipio de Puebloviejo vigencia 2008, con el objetivo de Verificar la existencia y efectividad de los mecanismos de control y verificacin de las actividades propias del proceso contable, para lograr los objetivos de la Contabilidad pblica en la Entidad Por tal motivo, muy respetuosamente solicito a Ud. Aportar los siguientes documentos que soportan el cumplimiento de los controles asociados a las actividades del proceso contable del Municipio, durante la vigencia 2008: EVALUACION ANUAL DEL CONTROL INTERNO CONTABLE *ESTADO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE - IDENTIFICACION 1. Documento escrito que explicite las Polticas del Proceso Contable de la Entidad, donde este definido que los hechos, transacciones y operaciones de la estructura 113
financiera econmica y social ambiental de la Entidad, son objeto de reconocimiento y revelacin e incorporados en el proceso contable. 2. Documento escrito que demuestre que se elaboran planes de trabajo y procedimientos especficos que permiten la eficiencia de los flujos de informacin en el proceso contable. 3. Documento que explicite el procedimiento administrativo que establece responsabilidades de registrar los recaudos, las autorizaciones de los soportes por funcionario competente, manejo de cajas menores, y arqueos peridicos. 4. Documento que explicite las practicas contable de la contadora para establecer la idoneidad del documento soporte. CLASIFICACION 1. Documento donde se explicite la forma como se codifica las operaciones financieras en la Entidad. 2. Documento donde se explicite la forma de realizar las conciliaciones de saldo de disponible con otras reas de la Entidad. Tiempo definido para la respuesta y entrega de informacin. Conciliacin de toma fsica de inventario y saldos con los registros contables. 3. Documento escrito sobre procedimientos para la elaboracin, revisin y depuracin oportuna de las conciliaciones bancarias. REGISTRO Y AJUSTE. 1. Documento del registro de los libros de contabilidad. 2. Documento que evidencie la existencia de un sistema que verifique peridicamente la elaboracin y calculo de ajustes (depreciacin, provisiones, amortizaciones), para revelar razonablemente la informacin contable. ELABORACION Y PRESENTACION REPORTES CONTABLES. DE LOS ESTADOS, INFORMES Y
1. Documento de Polticas para reportar la informacin contable a la Contadura y a los organismos de inspeccin, vigilancia y control. 2. Documento de procedimientos escritos donde se garantice el adecuado flujo de documentos a travs de las dependencias de la Entidad.
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3. Documento sencillo y de lenguaje accesible a la comunidad y partes interesadas donde se consigne la informacin contable a la ciudadana y a los usuarios. ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIN DE LA INFORMACION. 1.-Informacin contable suministrada al Municipio (anlisis, interpretaciones, clculos de indicadores de gestin, financieros) 2.-Listado de indicadores y razones financieros construidos para la Entidad. 3-Documento de Poltica Institucional de Presentacin de informacin contable. OTROS DOCUMENTOS. -Anexe adicionalmente los siguientes documentos si los posee: -Manual de Procedimientos, funcionamiento y Polticas Contables. -Estructura del rea contable y financiera -Documento sobre Sistema de informacin contable. -Documento sobre Fundamentos para el cierre contable. -Documentos sobre metodologas o formas de elaboracin y presentacin de informes y estados contables. Anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin Es importante recordar que el suministro de los soportes es vital, para garantizar el cumplimiento de los controles asociados a las actividades del proceso contable del Municipio de Puebloviejo, y la no presentacin de las evidencias, implica el otorgar un concepto desfavorable en el cumplimiento del control interno contable. Agradezco su amable atencin, y el suministro de las mismas para proceder a elaborar el informe anual de evaluacin del control interno contable del Municipio de Puebloviejo. Atentamente,
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO (e)
115
Area:_________________________ Funcionario:_____________________ Fecha:___________________________
CUESTIONARIO DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

CALIFICACIN OBSERVACIONES
CONTROL INTERNO CONTABLE ETAPA DE RECONOCIMIENTO 1.1 1.1.1 IDENTIFICACIN

1
Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las dems reas de la entidad y a los usuarios externos? Se tienen debidamente identificados los productos de los dems procesos que se constituyen en insumos del proceso contable? Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de informacin del proceso contable? Existe una poltica mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente pblico, son debidamente informados al rea contable a travs de los documentos fuente o soporte? Se cumple la poltica mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente pblico, son debidamente informados al rea contable a travs de los documentos fuente o soporte? Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pblica son de fcil y confiable medicin monetaria?
3.8 3.0 2.0

2.0
2.0
2.0
2.0
2.0
2.0
116
Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idneo correspondiente? Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte? Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administracin pblica? Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Rgimen de Contabilidad Pblica aplicable para la entidad? Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificacin estn soportados en documentos idneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos? Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales contienen la informacin necesaria para realizar su adecuada identificacin? Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificacin fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Rgimen de Contabilidad Pblica?
2.0
2.0
2.0
2.0
10
2.0
11
2.0
12
2.0
13
1.1.2
CLASIFICACIN
Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable? Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pblica son de fcil y confiable clasificacin en el Catlogo General de Cuentas? Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificacin de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pblica? La clasificacin de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretacin tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica? El Catlogo General de Cuentas utilizado para la clasificacin de los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales, corresponde a la ltima versin publicada en la pgina web de la Contadura General de la Nacin?
3.0
3.0
14
3.0
15
3.0
16
3.0
17
3.0
18
117
19
Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificacin de las transacciones, hechos u operaciones realizadas ? Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificacin, registro y control del efectivo? Se ejecutan peridicamente conciliaciones de saldos recprocos con otras entidades pblicas?
3.0
3.0
20 21 1.1.3
3.0 4.0 4.0
REGISTRO Y AJUSTES
Se realizan peridicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las reas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorera, y dems reas y/o procesos de la entidad? Se realizan peridicamente tomas fsicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes? Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas? Se hacen verificaciones peridicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos? Se efectan los registros contables en forma cronolgica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este ltimo haya lugar? Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros? Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas pblicas? El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de informacin y este funciona adecuadamente? Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciacin, provisin, amortizacin, valorizacin, y agotamiento, segn aplique? Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idneos? Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad? Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad?
22
4.0
23
4.0
24
4.0
25
4.0
26
4.0
27
4.0
28
4.0
29
4.0
30 31
4.0 4.0
32
4.0
33
118
ETAPA DE REVELACIN ELABORACIN DE ESTADOS 1.2.1 CONTABLES Y DEMS INFORMES

1.2 34
Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parmetros establecidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica? Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad? Se efecta el mantenimiento, actualizacin y parametrizacin necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la informacin? Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contadura General de la Nacin, a los organismos de inspeccin, vigilancia y control, y a los dems usuarios de la informacin? Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Rgimen de Contabilidad Pblica? El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la informacin de tipo cualitativo y cuantitativo fsico que corresponde? Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables?
4.6 5.0
5.0
5.0
35
5.0
36
5.0
37
5.0
38
5.0
39
5.0
40
ANLISIS, INTERPRETACIN Y COMUNICACIN DE LA INFORMACIN 1.2.2

Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contadura General de la Nacin, y a los organismos de inspeccin, vigilancia y control? Se publica mensualmente en lugar visible y de fcil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental? Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, econmica, social y ambiental de la entidad? La informacin contable se acompaa de los respectivos anlisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensin por parte de los usuarios? La informacin contable es utilizada para cumplir propsitos de gestin?
4.2
5.0
41
3.0
42
4.0
43
5.0
44 45
4.0
119
46 1.3
Se asegura la entidad de homogneas a los distintos informacin?
presentar cifras usuarios de la
4.0 3.9 3.9 3.0 4.0
OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS

47 48
Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de ndole contable de la entidad en forma permanente? Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de ndole contable? Se realizan autoevaluaciones peridicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable? Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecucin de las diferentes actividades del proceso contable? Las polticas contables, procedimientos y dems prcticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas? Los manuales de polticas, procedimientos y dems prcticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de gua u orientacin efectiva del proceso contable? Se evidencia por medio de flujogramas, u otra tcnica o mecanismo, la forma como circula la informacin a travs de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad? Se ha implementado y ejecuta una poltica de depuracin contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la informacin? Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el rea contable o en bases de datos administradas por otras dependencias? Los costos histricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Rgimen de Contabilidad Pblica? Se cuenta con un rea contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnolgico y estructura organizacional de la entidad? Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos tcnicos sealados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesin contable en el sector pblico?
5.0
49
3.0
50
4.0
51
5.0
52
3.0
53
4.0
54
5.0
55
3.0
56
4.0
57
5.0
58
120
59
Se ha implementado una poltica o mecanismo de actualizacin permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria? Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador? Existe una poltica para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la informacin producida en todas las reas o dependencias que generan hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales? Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia?
3.0
4.0
60
5.0
61
3.0
62
RESULTADOS DE LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

NMERO 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.2.1 1.2.2 1.3 1.3.1 EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE CONTROL INTERNO CONTABLE ETAPA DE RECONOCIMIENTO IDENTIFICACIN CLASIFICACIN REGISTRO Y AJUSTES ETAPA DE REVELACIN ELABORACIN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMS INFORMES ANLISIS, INTERPRETACIN Y COMUNICACIN DE LA INFORMACIN OTROS ELEMENTOS DE CONTROL ACCIONES IMPLEMENTADAS PUNTAJE OBTENIDO 3.84 3.00 2.00 3.00 4.00 4.58 5.00 INTERPRETACIN SATISFACTORIO DEFICIENTE INADECUADO DEFICIENTE SATISFACTORIO ADECUADO ADECUADO
4.17 3.94 3.94
ADECUADO SATISFACTORIO SATISFACTORIO
RANGOS DE INTERPRETACIN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS RANGO
1.0 2.0 2.0 3.0 (no incluye 2.0) 3.0 4.0 (no incluye 3.0) 4.0 5.0 (no incluye 4.0)
CRITERIO INADECUADO DEFICIENTE SATISFACTORIO ADECUADO
121
10. NORMOGRAMA CONTABLE

Tipo de Norma Nmero Fecha de expedicin MAYO 20 DE 2.005 JULIO 8 DE 2004 Descripcin Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano Por el cual se reglamentan parcialmente los artculos 42 de la Ley 715 de 2001 y 17 de la Ley 812 de 2.003 Pro el cual se reglamenta el pargrafo 3 del artculo 4 de la Ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por el artculo 2 de la Ley 901 de 2.004. Reglamenta el Boletn de Deudores Morosos del Estado. Por el cual se modifica la fecha de entrega del Informe Ejecutivo Anual de Evaluacin del Sistema de Control Interno Instrucciones generales y remisin de informacin para la inspeccin, vigilancia y control Instrucciones para el cierre contable de la vigencia 2007 e inicio del proceso contable del ao 2008 Instrucciones para el diligenciamiento y reporte del Informe Anual de Evaluacin del Control Interno Contable a la C.G.N., a travs del Sistema Consolidador de Hacienda e Informacin Financiera Pblica-CHIP, con corte a 31 de Diciembre de 2007 instrucciones para el reconocimiento y revelacin contable de los Entidad que lo genera PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Artculos
DECRETO
1599
Todo
DECRETO
2193
Todo
DECRETO
3361
OCTUBRE 14 DE 2004
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
Todo
DECRETO
1027
MARZO 3 DE 2007 FEBRERO 14 DE 2008 MARZO 12 DE 2007
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
Todo
CIRCULAR UNICA
047
SUPERSALUD EL CONTADOR GENERAL DE LA NACION
Todo
INSTRUCTIVO
Todo
INSTRUCTIVO INSTRUCTIVO
4 3
FEBRERO 4 DE 2008 ENERO 16 DE 2008
EL CONTADOR GENERAL DE LA NACION EL CONTADOR GENERAL DE LA NACION
Todo Todo
122
LEY
298
LEY
715
LEY
716
LEY RESOLUCION
901 034
activos de menor cuanta en el periodo contable 2008 Por la cual se desarrolla el artculo 354 de la Constitucin Poltica, se crea la Contadura General de la Nacin como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, y se dictan JULIO 23 DE otras disposiciones sobre la 1.996 materia Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones para organizar la prestacin de DICIEMBRE los servicios de educacin y 12 DE 2.001 salud, entre otros. Por la cual se expiden normas para el saneamiento de la informacin contable en el sector pblico y se dictan disposiciones en materia DICIEMBRE tributaria y otras 24 DE 2.001 disposiciones Por medio de la cual se prorroga la vigencia de la 716 de 2.001 (Por la cual se expiden normas para el saneamiento de la informacin contable en el sector pblico y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones), prorrogada y modificada por la ley 863 JULIO 26 DE de 2.003 y se modifican 2004 algunas disposiciones Por la cual se adoptan los ENERO 31 procedimientos para DE 2.008 reportar el informe anual
CONGRESO DE LA REPUBLICA
3,4,7, 8
Ttulo III y IV
Todo
CONGRESO DE LA REPUBLICA EL CONTADOR GENERAL DE LA NACION
Todo Todo
123
RESOLUCION
248
JULIO 6 DE 2007
RESOLUCION
354
SEPTIEMBRE 5 DE 2007
RESOLUCION
357
JULIO 23 DE 2008
RESOLUCION
375
SEPTIEMBRE 17 DE 2007 MAYO 22 DE 2.008 ABRIL 17 DE 2.008
RESOLUCION
205
RESOLUCION
145
RESOLUCION
067
SEPTIEMBRE 24 DE 2007
RESOLUCION
146
ABRIL 17 DE 2.008
de evaluacin del control interno contable a la Contadura General de la Nacin, con corte a 31 de diciembre de 2007, y se deroga una resolucin Por la cual se establece la informacin a reportar, los requisitos y los plazos de envo a la C.G.N. por la cual se adopta el Rgimen de Contabilidad Pblica, se establece su conformacin y se define el mbito de aplicacin. Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la Contadura General de la Nacin Por la cual se modifican los artculos 10 y 11 de la Resolucin 248 de 2007 respecto a los plazos de reporte de la informacin contable a la Contadura General de la Nacin Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica Por la cual se adoptan mtodos, formas y trminos para la rendicin de cuentas e informes y su revisin y se dictan otras disposiciones Por la cual se adicionan unas subcuentas al Catlogo General de cuentas del Manual de Procedimientos adoptado mediante la Resolucin 356 del 5 de Septiembre de
Todo
Todo
EL CONTADOR GENERAL DE LA NACION
Todo
EL CONTADOR GENERAL DE LA NACION EL CONTADOR GENERAL DE LA NACION EL CONTADOR GENERAL DE LA NACION
Todo
Todo
Todo CAPITULO I, ARTICULO 30, INCISO 3C
CONTRALORIA
EL CONTADOR GENERAL DE LA NACION
Todo
124
RESOLUCION
355
RESOLUCION LEY ESTATUTO TRIBUTARIO
393 43
2.007 Por el cual se adopta el SEPTIEMBRE Plan General de 5 DE 2007 Contabilidad Pblica Por la cual se adopta el Manual para la Implementacin del Modelo SEPTIEMBRE de Control Interno 28 DE 2007 Contable MCICO 2007:1 1990
Todo
Todo
ACUERDO
000
Por medio del cual se establece el Estatuto Tributario del Municipio de DE________ Puebloviejo y se dictan _ DE 200__ otras disposiciones" CONCEJO MUNICIPAL Artculo 00
125

Manual de Politicas Procesos, Procedimientos y Control Interno Puebloviejo

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JAIME CABALLERO CARBONO

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JAIME CABALLERO CARBONO ALCALDE MUNICIPAL

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1 GENERALIDADES 1.1 MARCO CONSTITUCIONAL, LEGAL Y REGLAMENTARIO

C.Ext. 042 DE 2.001

Constitucin Poltica Art. 354

LEY 298 DE 1.996

C.Ext. 048 DE 2.001

RES. 048 DE 2.004 LEY 715 DE 2.001 RES. 119 DE 2.006

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1.8 CARACTERISTICAS DE LA INFORMACIN 20

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- Controles y polticas asociadas a las actividades del proceso contable.

SITUACIONES DE RIESGO 1. Dificultad para la medicin monetaria confiable.

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SITUACIONES DE RIESGO 2. Falta de idoneidad del documento soporte.

3. Descripcin inadecuada del hecho en el documento fuente.

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ACCIONES DE CONTROL por falta de norma o por dificultad en su interpretacin.

4. Falta de Informacin en el documento fuente o soporte del hecho realizado.

5. Desconocimiento de las normas que rigen la administracin pblica.

Formato de soporte tcnico de conciliacin de informacin financiera

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ACCIONES DE CONTROL los mismos.

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Formato de remisin de inquietudes y inconsistencias contables

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SITUACIONES DE RIESGO u operaciones susceptibles de reconocer contablemente.

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SITUACIONES DE RIESGO 2. Utilizacin del Catlogo General de Cuentas desactualizado.

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Establecimiento de lista de chequeo y formatos de auditorias

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POLITICAS control y la toma de decisin

2. Imputacin en una cuenta o cdigo diferentes.

3. Registros por valores superiores o inferiores al que corresponde.

4. No respetar la numeracin consecutiva de los comprobantes de contabilidad.

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6. Registro contable no cargado ni acumulado en la contabilidad.

7. Hechos ocurridos no registrados.

8. Inadecuadas interfases de los subsistemas componentes de los Sistemas Integrados de Informacin

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SITUACIONES DE RIESGO 9. Registro contable incompleto.