Inventrios Fsicos - A importancia da acuracidade do estoque. 1.

Conceitos e importncia da acuracidade 1 de estoques Com as organizaes buscando trabalhar com menores custos operacionais e, concomitantemente, com menores investimentos em ativos circulantes, os estoques tem sido administrados para ficarem cada vez mais enxutos, isto , para uma mesma demanda, mantemos estoques cada vez menores. Sendo assim, torna-se necessrio o extremo cuidado com as informaes de estoque, para que os saldos em estoque demonstrados nos sistemas informatizados mantenham perfeita sintonia com os saldos fsicos existentes nos depsitos. Quando esta acuracidade no existe, os riscos de faltas e sobras de materiais e produtos torna-se altamente relevante, podendo causar problemas, principalmente de compras desnecessrias ou desperdcio de produtos. O que acuracidade de estoques? Acuracidade de estoque um indicador da qualidade e confiabilidade da informao existente nos sistemas de controle, contbeis ou no, em relao existncia fsica dos itens controlados. Quando a informao de estoque no sistema de controle, informatizado ou manual, no confere com o saldo real, dizemos que este inventrio no confivel ou no tem acuracidade. A falta de confiabilidade nas informaes afeta todos os setores da empresa, desde o nvel gerencial at o operacional. Uma informao errada dos saldos em estoque pode levar a uma deciso equivocada na rea de planejamento de estoques ou compras, atrasar a produo ou at mesmo ocasionar a falta do produto para o cliente. A frmula utilizada para calcular a acuracidade pode ser vista abaixo:

Divergncias e tolerncias de contagem Um aspecto a ser considerado o que chamamos de divergncia, medida conforme frmula abaixo:

A importncia do clculo das divergncias para identificar se os erros de estoque tm grande relevncia em relao aos saldos controlados pelo sistema ou se as diferenas so residuais, tipicamente resultantes de pequenos erros de contagem. As divergncias podem em alguns casos, no serem consideradas como erros de inventrios quando o item inventariado est sujeito a apresentar erros pelo prprio processo de contagem. Esta tolerncia muito comum ser definida para itens cujas unidades de medida so baseadas em peso ou quando, apesar da unidade de medida ser unidade inteira, o mtodo de conferncia quantitativa ser feito atravs de pesagem, em virtude das peas serem de muito pequeno tamanho (contagem por balana contapeas). A tolerncia o grau de aceitao do erro, isto , da divergncia conceituada no item

anterior, sem que este desvio seja ajustado. Itens tpicos de serem tratados com tolerncia de medio so os itens higroscpicos, que sofrem influncia do grau de umidade do ambiente, aumentando ou diminuindo seu peso e, portanto, sofrendo diferenas quantitativas quando pesados. Quando acontecem erros na confrontao dos registros de estoque com as quantidades fsicas existentes, algumas pessoas preferem colocar a culpa pelos erros no sistema informatizado da empresa, como se o sistema conseguisse trabalhar sozinho. Se as informaes esto erradas porque o sistema no est sendo utilizado da maneira correta e, portanto, a culpa dos usurios que no colocam as informaes corretas no sistema. No ser a implantao de sofisticados sistemas de processamento de dados que aumentar a preciso das informaes de estoque. O estoque responsabilidade de todos os envolvidos direta ou indiretamente com os itens, desde o cadastramento at a entrega ao usurio final. Inventrios fsicos e inventrios contbeis importante esclarecer que a medio da acuracidade que interessa ao processo de planejamento dos estoques e atendimento aos clientes internos e externos a comparao entre as quantidades fsicas dos materiais existentes nos depsitos e as registradas nos sistemas computadorizados. Nesta maneira de calcular a acuracidade, no se d exagerada importncia aos aspectos financeiros envolvidos na contabilizao dos ativos. Do ponto de vista operacional, o que interessa a existncia ou no de itens com erro. Se o erro positivo ou negativo, no importa; existem erros que podero causar problemas s operaes da empresa. Vemos muitas empresas que alardeiam um alto ndice de acuracidade porque o total da diferena encontrada no final do ano foi um valor muito pequeno. Ora, isto no tem nada a ver com a problemtica da acuracidade sendo somente um indicador de que o total contabilizado no est muito diferente da soma dos valores dos itens existentes em estoque. uma viso puramente patrimonialista e no de perfeio de processos. Podemos estar com itens com divergncias positivas (sobras) e outros itens com divergncias negativas (faltas), mas no final estas diferenas podem se anular do ponto de vista contbil. Devemos substituir a prtica de inventrios gerais anuais por sistemas de inventrio permanente para manter sempre corretas as quantidades e valores dos sistemas de controle. No adianta ter tais quantidades corretas somente uma ou algumas vezes ao ano. 2. Mtodos de realizao de inventrios fsicos Existem quatro tipos de procedimentos para inventrios. Cada empresa vai escolher o tipo que mais se coaduna ao seu ambiente. O que vamos demonstrar no prximo quadro so as diversas vises de cada um destes mtodos de inventrio:

Inventrio geral um processo de contagem fsica de todos os itens da empresa em uma data pr-fixada. utilizado, usualmente, no fechamento contbil do exerccio anual ou em inventrios mensais/trimestrais, para "fechamento" dos custos de produo.

Inventrio dinmico um processo de contagem fsica de um item sempre que este atinge alguma situao pr-definida. Uma oportunidade de contagem poder acontecer quando o estoque ou o endereo de armazenagem do item fica zerado. Neste momento ento se processa uma verificao do estoque para ver se realmente o estoque do item ou do endereo se esgotou. Outra oportunidade de contagem seria quando o item atingisse o nvel de seu estoque de segurana registrado no sistema de controle. Este pressuposto se baseia no fato de que se o item j est igual ou abaixo do estoque de segurana, qualquer erro que haja poder aumentar o risco de algum desservio aos clientes internos ou externos. Raciocnio

semelhante ao anterior quando se realiza um inventrio do item quando este atinge o ponto de reposio registrado no sistema. A vantagem deste tipo de inventrio economizar os recursos do pessoal do depsito, que s aplicaro esforos em fazer contagens quando os itens estiverem em situao prxima ruptura o que tambm vem a trazer uma reduo de tal risco. Inventrio rotativo: uma contagem fsica, feita de maneira contnua, dos itens em estoque, programada de modo que os itens sejam contados, de acordo com sua popularidade, a uma freqncia pr-determinada. Estas contagens so feitas normalmente na temporalidade diria, quase sempre ao iniciar o dia de trabalho.

Uma desvantagem que pode ser levantada a dificuldade de utilizar os funcionrios dos depsitos diariamente para fazer as contagens. Neste caso o melhor a fazer estabelecer uma pequena quantidade de horas diariamente, em um horrio de menor nvel de operaes, para fazer o inventrio rotativo de alguns itens de forma a no prejudicar o andamento do trabalho. Inventrio por amostragem empregado em procedimentos de auditoria, valendo-se de uma abordagem estatstica. Neste caso so contados apenas alguns itens que representem uma boa amostra do universo de itens da empresa e, pelo resultado da amostragem, se infere se os mtodos de controle esto sendo bem executados. Este mtodo muito recomendado quando a acuracidade dos estoques mantida atravs de inventrios rotativos e h uma exigncia de auditoria ao final do exerccio contbil para que sejam feitos inventrios gerais (que so ento substitudos pelos amostrais). 3. Modelo de programa de acuracidade de estoques Quando uma organizao toma a deciso de examinar seus procedimentos de controle de estoques em virtude de estar se deparando com a ocorrncia de muitos erros, recomendado que se faa um planejamento das aes a serem tomadas para implementao de um Programa de Acuracidade de Estoques. Um modelo de tal programa, com trs etapas para implementao e que proporciona excelentes resultados, pode ser visto no quadro seguinte: PROGRAMA DE ACURACIDADE DE ESTOQUES

Vamos em seguida detalhar as etapas deste mtodo de manuteno da acuracidade de estoques: Primeira etapa: Identificao das causas dos erros de estoque Conforme pode ser visto no modelo acima, inicia-se o programa com a seleo de um grupo de itens, procurando-se mesclar aqueles mais movimentados com alguns de menor popularidade e de caractersticas fsicas ou de localizao especiais, para que sejam inventariados continuadamente, diariamente. Normalmente possvel se trabalhar com uma seleo de 50 a 100 itens diferentes ou 50 a 100 endereos diferentes (se o modelo escolhido for de inventrios por endereos e no por itens). Estes itens ou endereos so contados diariamente e todas as diferenas encontradas de um dia para outro devero ser investigadas em busca da causa da divergncia, o que se torna mais fcil devido ao conceito de "trilha fresca", pois um erro aparece logo no dia seguinte a uma contagem achada correta. Depois de encontrada a causa do erro, necessrio que se avalie o processo causador do erro para se descobrir a maneira de evitar sua ocorrncia atravs de uma mudana de procedimento ou, se o erro de causa puramente humana, deve-se proporcionar ao pessoal o devido treinamento para que o fato no mais ocorra. Assim que as contagens dirias sucessivas param de ter diferenas, d-se esta primeira etapa como encerrada e passa-se para a etapa dos inventrios rotativos. interessante notar que, se param de haver diferenas naquela amostra fixa, que conseguimos implementar processos e treinar o pessoal de maneira a evitar a ocorrncia de erros com a freqncia indesejada que havia antes do incio do programa. Segunda etapa: Implementao do mtodo de inventrio rotativo Nesta segunda etapa, inicia-se o inventrio rotativo segundo as premissas decididas no planejamento do mesmo. Estas premissas so as seguintes: Tipo de contagem: as contagens podem ser feitas por item ou por endereo. Temporalidade: atravs de um processo de classificao dos itens em termos de sua popularidade, definem-se quantas contagens devero ser feitas de cada item ao longo de um perodo anual. Caso a contagem seja por endereos, podemos aumentar a freqncia

de contagens j que esta maneira de inventariar mais produtiva, consumindo menos tempo do pessoal do depsito. Equipe e horrio de contagem: importante que seja selecionada uma equipe constituda de pessoal com experincia nas operaes do depsito, preocupando-se tambm em ter na equipe algum com habilidade para conciliao das transaes de estoque no sentido de descobrir causas das diferenas eventualmente encontradas. Quanto ao horrio de efetuar a contagem, sugere-se sempre o horrio de incio de expediente, porm, outros horrios podem ser definidos se no incio do expediente a possibilidade de trabalho da equipe for muito prejudicada pelas operaes do depsito. O tamanho da equipe e o intervalo de tempo de dedicao diria devem ser ajustados ao longo do tempo, de maneira a se adequarem a temporalidade definida anteriormente. Definir mtodo de ajuste e auditoria: aps o processo de conciliao de informaes e encontrando-se ou no razes claras que expliquem as diferenas percebidas no inventrio rotativo, efetuar o ajuste do estoque no sistema com a devida anuncia do pessoal da rea de contabilidade ou auditoria, de acordo com as normas da empresa. Na impossibilidade deste ajuste ser feito imediatamente, deve-se providenciar uma transao no sistema colocando aquela quantidade faltante ou sobrante em uma situao de bloqueio, para que o sistema no venha a autorizar transaes que possam causar cancelamentos de notas fiscais ou ordens de servio. importante manter registros estatsticos do nmero de itens e endereos contados, corretos e errados, assim como as quantidades e percentuais de diferena, tambm em valor. Terceira etapa: Inventrio por amostragem anual Este processo de aferir se o mtodo de inventrio rotativo est proporcionando os resultados esperados, deve ser aplicado anualmente ou em qualquer poca em que se desconfie da acuracidade dos estoques pela repetio continuada de divergncias. Para esta terceira etapa, devemos atender s seguintes premissas: Selecionar amostra: escolher um grupo de itens segundo critrios amostrais de relevncia, para realizar contagens e comparaes com os registros do sistema. Estas comparaes devem levar em considerao as tolerncias de contagem admitidas para os itens da amostra. Planejar e realizar o inventrio: Como se trata de um procedimento tpico de auditoria, necessrio que haja um planejamento eficiente das contagens para garantir a segurana dos dados levantados. Decidir necessidade de mudanas no inventrio rotativo: De acordo com o resultado da amostragem feita, poder ser necessrio aumentar a rigidez e freqncia das contagens do inventrio rotativo, ajustar pessoal da equipe de contagem ou mesmo, na hiptese de resultados acima da expectativa, reduzir a intensidade das contagens rotativas. 4. Principais causas de erros na realizao dos inventrios A falta de planejamento para realizao dos inventrios um dos principais motivos para o seu insucesso. A preparao prvia do ambiente a ser contado elimina muitos erros e aumenta a produtividade do pessoal envolvido com as contagens.

5. Identificando as causas da inacuracidade dos estoques Para identificar as causas dos erros de inventrio pode-se utilizar o diagrama de Ishikawa, conhecido tambm por diagrama espinha de peixe. Este diagrama pode ser utilizado para a anlise de problemas organizacionais genricos, como a anlise de acuracidade de estoques. muito utilizado em situaes onde existe um efeito indesejvel bem identificado.

Em empresas industriais que utilizam sistema de baixa automtica das quantidades dos componentes quando da abertura ou fechamento das ordens de produo, o cadastramento deficiente das estruturas de produto uma das causas da ocorrncia de erros de inventrio. Tambm nos casos de retrabalhos na produo, muitos materiais so consumidos mais, sem a devida baixa em estoque de tais quantidades perdidas. 6. Dicas para o sucesso do processo de inventrio Abaixo informamos algumas providncias que podem facilitar e reduzir as possibilidades de erros durante os inventrios:

7 - Concluso A qualidade do processo de planejamento de estoques e a conseqente possibilidade de oferecermos o melhor servio ao cliente, seja ele interno ou externo, so dependentes de maneira direta ao nvel de acuracidade dos estoques. Manter a preciso dos registros de estoque atravs de zelosos cuidados com cadastros dos itens, uso de softwares de gesto e coleta de dados adequados, e sistemas de inventrios permanentes, tarefa dos profissionais que primam pela qualidade e eficcia dos processos sob sua responsabilidade. 1 Neste artigo utilizaremos o neologismo acuracidade em lugar do termo acurcia que o termo descrito nos dicionrios para representar preciso. Em 1980 o autor, ao traduzir um artigo em ingls sobre o assunto, traduziu o termo accuracy erradamente como acuracidade. Como foi um texto pioneiro e amplamente divulgado atravs de cursos e palestras ministrados pela Cezar Sucupira Educao e Consultoria Ltda para mais de 30.000 profissionais nestes 28 anos, este termo passou a ser utilizado amplamente por diversos autores em artigos, livros e seminrios. Fonte: http://www.cezarsucupira.com.br Cezar Sucupira: sucupira@cezarsucupira,com.br Cristina Pedreira: cristina@cezarsucupira.com.br

Fonte: http://www.cezarsucupira.com.br

Publicado em 06/10/2009 Por IDEAGRI.