GESTO DE ESTOQUE: AS DIFICULDADES DE INVENTRIO EM UMA EMPRESA DE LOGSTICA LOCALIZADA EM BARUERI - SP

Alcione Arcelino de Oliveira Jos Luiz Lope Marcos Roberto Buri (FACEQ)

Resumo: A administrao da armazenagem influi diretamente no nvel de servio aos clientes, na produtividade organizacional, alm de afetar a qualidade dos produtos e servios, que so aspectos fundamentais de qualquer organizao. Este artigo pretende discutir sobre a gesto de estoque e as dificuldades encontradas em uma empresa de logstica, localizada em uma empresa de logstica, localizada em Barueri, zona oeste de So Paulo. Para tanto foi feito uma pesquisa no local aproximadamente um ano, acompanhando todos os passos do processo. Palavras Chave: Logstica, Armazenagem, Inventrio, Estoque, Contagem.

Abstract: The storage management directly influences the level of customer service, organizational productivity, and affect the quality of products and services, which are fundamental aspects of any organization. This article intends to discuss the inventory management and the difficulties encountered in a logistics company located in a logistics company located in Barueri, west of Sao Paulo. For this purpose a survey was made on the spot about a year, following every step of the process.

Keywords: Logistics, Warehousing, Inventory, Inventory, Count

Marcos Roberto Buri professor da Faculdade Ea de Queirs, possui graduao em Administrao de Empresas - Faculdades Integradas Campo Salles (1996). Com especializao em Engenharia de Produo (2002) - Universidade So Judas Tadeu e Mestrado em Engenharia de Mecnica - Universidade de Taubat (2006). Email: marburi@ig.com.br.Alcione Alcione Oliveira e Jose Lope so bacharis em administrao pela Faculdade Ea de Queirs. 1
Educao, Gesto e Sociedade: revista da Faculdade Ea de Queiros, ISNN 2179-9636, Ano 1, numero 4, dezembro de 2011. www.faceq.edu.br/regs

Introduo Uma eficaz gesto de estoques na empresa tem grande importncia para um fluxo de materiais (produtos) enxuto, onde garante o bom atendimento ao cliente final sem que haja desperdcios e estoques excedentes ao longo da cadeia. O principal propsito de um sistema de informao de Inventrio coletar e manter os dados dentro da empresa, para a tomada de decises abragendo o nvel estratgico at o operacional. Segundo Marco Aurlio (2008), as empresas vm crescendo e se destacando cada vez, principalmente na cadeia de suprimentos, oferece a possibilidade de reduo dos custos unitrios de movimentao de produtos entre empresas. Para Jos Antonio (2009), a gesto de inventrio de suma importncia para a empresa para evitar possveis desvios e garantir a disponibilidade dos estoques para o atendimento ao cliente final. Segundo Francischini (2004). Os inventrios costumam conter a descrio do produto bem como a quantidade existente e o local onde se encontra. Atualmente a acuracidade na gesto de inventrio importante e que deve ser colocado como prioridade para os supervisores, gerentes e diretores de qualquer empresa que busque atingir o objetivo de eficincia operacional desejado. A melhoria do desempenho da acuracidade fundamental para que os produtos mantenham em seu endereamento correto, para no haver impacto no inventrio para a medio do ila. Falta de material em estoque para atendimento das vendas tm sido um fator de competitividade para empresas. O objetivo deste tipo de estudo procurar padres, idias ou hiptese, observando e analisando seus resultados que fornecem dados quantitativos e qualitativos. Identificando assim as causas dos problemas de inventrio fsico que potencializam os problemas de falta de material para atendimento ao cliente final. Como possivis causas para estes problemas de inventrio fsico foi destacado incialmente: Perda de produtividade na separao dos materiais em virtude do endereamento incorreto. Separao incorreta de produtos por itens e em quantidades divergentes do pedido de vendas. Este trabalho um estudo de caso que realiza o estudo preliminar do pesquisador de maior conhecimento sobre o assunto. A pesquisa pode ser realizada em diversas tcnicas
2
Educao, Gesto e Sociedade: revista da Faculdade Ea de Queiros, ISNN 2179-9636, Ano 1, numero 4, dezembro de 2011. www.faceq.edu.br/regs

geralmente com uma pequena amostra, pois o pesquisador define o problema de pesquisa, a sua hiptese, faz um levantamento bibliogrfico, sobre o que decidir em questo o que mais necessitam de ateno e investigao detalhada. Segundo Gil (2002) a pesquisa bibliogrfica utilizados livros, artigos cientficos de onde sero subtrados os conceitos para ilustrao do trabalho, isso porque a pesquisa bibliogrfica tem o objetivo conhecer as diferentes contribuies cientificas sobre um determinado tema. A Pesquisa elaborado. Para Silva e Menezes (2001), nesta fase o pesquisador dever responder s seguintes questes: quem j escreveu e o que j foi publicado sobre o assunto. Que aspectos j foram abordados. Quais as lacunas existentes na literatura. Pode ser uma reviso terica, emprica ou histrica. Sobre a pesquisa bibliogrfica sero utilizados livros, artigos cientficos de onde sero subtrados os conceitos para ilustrao do trabalho, isso porque a pesquisa bibliogrfica tem o objetivo conhecer as diferentes contribuies cientificas sobre um determinado tema. Definir o efeito de maneira clara e concisa. Definir as categorias principais de possveis causas. Identificar de maneira objetiva e fundamental sobre o tema pesquisado. bibliogrfica desenvolvida com base em material j

Estudo de Caso

A empresa situada em Barueri desde 1996, na regio oeste de So Paulo com rea 23.000m conta com 35.500 posies pallet para armazenagem, cerca de 450 colaboradores divididos em 03 turnos e atende 13 laboratrios farmacuticos (Clientes). Para no divulgaremos o seu efetivo nome , a chamaremos de empresa Alfa. O principal objetivo do controle de estoques garantir a acuracidade nas posies de armazenagem e evitar eventuais perdas e extravios de produto garantindo a integridade dos estoques dos clientes, protegendo seus investimentos, garantindo a disponibilidade do produto para a venda eventuais recalls. A empresa estudada Total de veculos Expedidos 670 Total de veculos de Recebidos 540
3
Educao, Gesto e Sociedade: revista da Faculdade Ea de Queiros, ISNN 2179-9636, Ano 1, numero 4, dezembro de 2011. www.faceq.edu.br/regs

Para este ms de maro 2011

Fluxogramas no processo

Recebimento (Inbound )

Armazenagem

Estocagem / movimentao Inventrio de estoque

Expedio (Outbound)

Figura 1: Fonte Prpria Fluxograma de Processo.

Segue a descrio de cada fase do processo de armazenagem at a contagem de inventrio. Recebimento: Entrada da nota fiscal e fsica do produto, assegurar que o produto entregue esteja em correto com as especificaes constantes na Nota Fiscal. Proceder a conferncia visual, verificando as condies de embalagem quanto a possveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontar os erros, nos respectivos documentos. ] Estocagem movimentao: Estocar os produtos no endereamento correto no armazm.

Inventrio de estoque: Compreende a tarefa de inspecionar o estoque contbil X fsico para acertos e erros.

CPD (Centro de Processamento de Dados), onde recebe o arquivo, de faturamento e importados para o banco de dados, feito clculo de frete e
4

Educao, Gesto e Sociedade: revista da Faculdade Ea de Queiros, ISNN 2179-9636, Ano 1, numero 4, dezembro de 2011. www.faceq.edu.br/regs

atribuio dos lotes que foram baixados dos estoque, transportador feito clculo para quantidade de volumes. Estes dados so devolvidos ao cliente onde ser enviado onde faz junto com os dados do pedido para o retorno da NF(Nota Fiscal eletrnica). No processo de faturamento so gerados cheque list de separao(relatrios, etiquetas e romaneios), que sero utilizados no processo de separao dos produtos para todo processo de expedio.

Fluxogramas de Inventrio

Inventariar os produtos no endereamento correto Verificar a sada dos produtos Listar os produtos a serem inventariados Verificar os produtos que constam na listagem Listar os relatrios contbeis

Equipe de inventrio

Comparar os produtos sistema X fsico. Fazer ajuste se necessrio

Figura 2 : Fonte Prpria de Inventrio

Expedio: feito o embarque final para os clientes, verificando se as Notas Fiscais, esto corretas de acordo com o fsico.

1.

Listar os produtos a serem inventariados: Esta ficha permite ao

usurio listar o inventrio dos produtos a qualquer ms, podendo ainda filtrar por descrio/lote/quantidade. 2. Listar os relatrios contbeis: So um conjunto de informaes,

que deve divulgado diariamente, semanalmente e mensalmente.

5
Educao, Gesto e Sociedade: revista da Faculdade Ea de Queiros, ISNN 2179-9636, Ano 1, numero 4, dezembro de 2011. www.faceq.edu.br/regs

3.

Verificar as sadas dos produtos: Verificar se aquilo que o

cliente pediu est pronto para expedir. 4. Inventariar os produtos no endereamento correto: Assegurar

que o material adequado esteja, na quantidade certa , no local certo quando necessrio. 5. Verificar os produtos que constam na listagem: uma listagem

que utiliza para informar os produtos disponveis que atingiram quantidades superiores ao estoque informado. 6. Comparar os produtos sistema x fsico: Permite selecionar os

produtos que sero inventariados e por meio da data da contagem faz a comparao da quantidade fsica com o saldo do sistema. 7. Fazer ajuste se necessrio: Durante o uso normal de um sistema

de estoque , h situaes que necessrio fazer o ajuste no inventrio de um determinado produto.

Anlise dados inventrio da empresa estudada 2009

Grfico: 1 Fonte prpria ILA Inventrio 2009.

6
Educao, Gesto e Sociedade: revista da Faculdade Ea de Queiros, ISNN 2179-9636, Ano 1, numero 4, dezembro de 2011. www.faceq.edu.br/regs

Tabela 1 : Fonte prpria Anlise de correlao.

Como demonstrado em 2009 a empresa tinha dificuldade em atingir o target de 99% obtendo apenas um target mdio de 90,72% gerando a necessidade de um processo de investigao das causas dessas no conformidades do indicador do ILA. O indicador correl 0,21, mostra que a empresa no estava atuando no sentido de melhorar o processo, apenas estava mantendo a mdia de desempenho. Dessa forma foi escolhida como ferramenta de analise o diagrama de causa e efeito (DIAGRAMA DE ISHIKAWA) ou espinha de peixe.

Diagrama de causa e efeito

Objetivo apresentar a relao entre o efeito e toda a causa prtica e teoricamente os possveis que pode levar a este efeito, onde podemos promover arranjo ordenado das causas, que passam a ser tratadas como hipteses, organizar as causas principais ou subcategorias, de maneira que seu formato se assemelhe a uma espinha de peixe.

7
Educao, Gesto e Sociedade: revista da Faculdade Ea de Queiros, ISNN 2179-9636, Ano 1, numero 4, dezembro de 2011. www.faceq.edu.br/regs

Mo de obra

Infra estrutura

Ponto de corte de Contagem. rea destinada produto acabado Mercadoria Avariada E armazenada inadequadamente Empilhamento de produtos Comunicao para Invalidao das contagens
Movimentao de Pallets no dia do inventrio

Acompanhamento do ponto de corte e contagem para invalidao do inventrio.

Mtodo

Figura 3: Fonte prpria, Anlise de causa e efeito. (MIGUEL, 2001)

Detalhamento das Causas 1. Ponto de corte de contagem: movimentao de materiais durante o processo de inventrio 2. Comunicao para invalidao das contagens: falta de coordenao do inventario. 3. Acompanhamento do ponto de corte e contagem para a invalidao do inventrio: 4. rea fsica para destinao do produto separado, falta de reas para a separao de pedidos. 5. Mercadoria avariada, e armazenada inadequadamente; 6. Empilhamento de produtos de forma desordenada em pallet avariado demonstrado na figura 4 e figura 5

8
Educao, Gesto e Sociedade: revista da Faculdade Ea de Queiros, ISNN 2179-9636, Ano 1, numero 4, dezembro de 2011. www.faceq.edu.br/regs

Figura 4:Fonte prpria Pallet mal posicionado em manuseio do operador causando, avarias nos produtos.

Figura 5: Fonte prpria empilhamento de produtos desordenado em Pallet avariado.

9
Educao, Gesto e Sociedade: revista da Faculdade Ea de Queiros, ISNN 2179-9636, Ano 1, numero 4, dezembro de 2011. www.faceq.edu.br/regs

Aes corretivas e preventivas 1. Evitar movimentao e ajustes entre contagem e comparao com os valores no sistema; 2. Treinamento com a equipe nos processos para efetuar o inventrio de maneira correta.

3. Implementar uma sistemtica que tenho como objetivo evitar que os produtos tenham dano por falta de uma proteo, porque o dano em trnsito pode destruir o valor que foi agregado ao produto. 4. Dimensionamento de uma rea adequada para destinao de produto separado. 5. Definir o processo de coordenao inventrio junto cada rea envolvida no processo. 6. O controle de estoque (inventariante) mantm o estoque adequado, fsico X sistema. A contagem poder ser feita por listagem ou coletor de dados, aps o trmino da contagem realizado o apontamento no sistema. 7. Implementar a sistemtica que ao efetuar a contagem, ser anotado em planilha separada por laboratrio, pois se houver divergncia (cdigo, quantidade, lote), as diferena ser feita uma rastreabilidade do ocorrido e repassado para a garantia da qualidade onde ser feito o ajuste, pois a empresa paga pelo o ocorrido.

A concluso do plano de ao elaborado em 2009, verificou se em 2010 que as causas de divergncia do ILA foram identificadas com sucesso entre as quais destacamos, no atendimento as premissas de inventario (Ponto de corte para contagem), rea fsica destinada para separao de produto e falhas no acompanhamento para validao do inventrio. Sendo que a realizao de inventrios como ferramenta de controle e garantia da acurcia dos registros de estoque recomendada por diversos autores (LOVE, 1979; BALLOU,2004). Conforme Gurgel (2000), em algumas organizaes os inventrios so mal executados, devido s dificuldades da operao e aos custos incorridos e porque a direo administrativa subestima a sua importncia dentro dos processos de controle de estoque, o que prejudica a confiabilidade dos controles contbeis da empresa. H duas tcnicas vlidas para efetuar a contagem dos estoques: o inventrio fsico geral e o inventrio rotativo ou parcial. O inventrio fsico geral corresponde paralisao da organizao por um perodo e afim de realizar a contagem de todos os itens, permitindo identificar as quebras no estoque. A contagem parcial corresponde a inventariar um certo
10
Educao, Gesto e Sociedade: revista da Faculdade Ea de Queiros, ISNN 2179-9636, Ano 1, numero 4, dezembro de 2011. www.faceq.edu.br/regs

nmero de itens ou grupo de itens dentro de uma freqncia estabelecida e contnua (Bertaglia, 2003). A implantao da contagem rotativa ou parcial permite organizao solucionar problemas relacionados s diferenas encontradas entre valor terico apontado no sistema computadorizado de controle de estoque e a contagem fsica dos itens. Outras vantagens do uso da contagem rotativa ou parcial consiste na identificao e correo das causas dos problemas, na concentrao dos esforos em reas crticas, em ter um planejamento mais confivel e em manter um controle de estoque em nveis mais adequados. Segundo Bertaglia (2003), os critrios de seleo dos itens a serem contados variam de empresa para empresa, porm a maioria utiliza os critrios ABC, no qual os itens de valores mais altos devem ser contados com maior freqncia. Para Bertaglia (2003), a grande vantagem da contagem rotativa ou parcial a possibilidade de descobrir as causas dos erros, pois o estoque dinmico e quanto mais demora houver na procura das diferenas encontradas, menor ser a possibilidade de identificar a causa. As principais causas de erros no controle de estoque so: sistemas inadequados de entrada e sada; procedimentos de armazenagem mal elaborados; inverso de cdigos de produtos e layout de armazenagem inadequado (posies de difcil acesso, espao inadequado, seqncia de armazenagem dispersa). Dentro dos processos da cadeia de abastecimento, a contagem rotativa ou parcial de suma importncia, pois ela que ir garantir uma medida de desempenho importante dentro do controle de estoques: a acurcia, ou seja, manter a exatido dos estoques. Assim, para garantir a eficincia dos processos de reabastecimento, fundamental, principalmente para as organizaes de bens de consumo, varejistas e atacadistas manter os nmeros exatos dos seus estoques (Bertaglia, 2003).

Cabe ainda destacar algumas das recomendaes dos trabalhos de Zanakis et al (1980) e Silver (1981): encorajar educadores e pesquisadores a obter mais experincia prtica no campo; dirigir mais pesquisas a problemas prticos, nos quais a implantao de solues geraria maiores benefcios aos praticantes; mudar a orientao dos cursos acadmicos da teoria de estoques para gesto dos estoques e suplement-los com estudos de casos e projetos no mundo real;
11
Educao, Gesto e Sociedade: revista da Faculdade Ea de Queiros, ISNN 2179-9636, Ano 1, numero 4, dezembro de 2011. www.faceq.edu.br/regs

 desenvolver sistemas contbeis precisos para estimativa de custos e medio de desempenho; dar maior nfase s conseqncias agregadas dos sistemas de deciso (usando curvas de trade-off, por exemplo); maior esforo deve estar em formular modelos precisos e obter boas solues (ao invs de solues timas sobre formulaes irreais); atingir decises consistentes e demonstrar a melhoria sobre as condies anteriores (uma deciso compreensvel e que melhore a situao atual melhor que uma incompreensvel ou no aceita pela gerncia); mais ateno deve ser dada aos aspectos comportamentais. crucial convencer, tanto o tomador de deciso como os que fornecem os dados, que o sistema de deciso no ir substitu-los, mas ajud-los.

Anlise dados do Inventrio da empresa estudada 2010

Grfico 2 : Fonte prpria ILA inventario 2010

12
Educao, Gesto e Sociedade: revista da Faculdade Ea de Queiros, ISNN 2179-9636, Ano 1, numero 4, dezembro de 2011. www.faceq.edu.br/regs

Tabela 2 :Fonte prpria de anlise de correlao 2010

Foi feito um estudo de correlao da tabela ILA. Inventrio 2010, onde foi feito 0,15, com base verificando que o processo de inventrio atualmente utilizado na empresa mantm consistentemente eficcia do inventrio.

Grfico 3: Fonte prpria ILA 2009 x 2010 Aps a concluso do plano de ao elaborado em 2009,verificou se em 2010 que o target de 99% foi atingido com sucesso demonstrando assim que a deciso de aplicar o grfico de causa e efeito foi acertada, pois com essa aplicao ficou mais claro a

identificao da causas dos problemas no processo de inventrio. Tendo como conseqncia direta a melhoria do processo de controle de estoque.
13
Educao, Gesto e Sociedade: revista da Faculdade Ea de Queiros, ISNN 2179-9636, Ano 1, numero 4, dezembro de 2011. www.faceq.edu.br/regs

Concluso

A administrao da armazenagem influi diretamente no nvel de servio aos clientes, na produtividade organizacional, alm de afetar a qualidade do produtos e servios, que so aspectos fundamentais de qualquer organizao. Nessa perspectiva o presente trabalho tem uma relativa importncia, pois colabora com a identificao da falhas do processo de controle de estoque. As causas de divergncia do ILA foram identificadas com sucesso entre as quais foi destacado: no atendimento as premissas de inventario (Ponto de corte para contagem), rea fsica destinada para separao de produto e falhas no acompanhamento para validao do inventrio. Com base no grfico de causa e efeito conclui-se que a maioria das causas de problemas de inventrio tem como sua origem a mo de obra, caracterizando assim como sua resoluo um processo eficaz de treinamento que deve ser desenvolvido e reavaliado constantemente.

14
Educao, Gesto e Sociedade: revista da Faculdade Ea de Queiros, ISNN 2179-9636, Ano 1, numero 4, dezembro de 2011. www.faceq.edu.br/regs

Referncia Bibliogrfica AGUIAR, Silvio. Integrao das ferramentas da qualidade do PDCA e ao Programa Seis Sigma. Nova Lima: INDG Tecnologia e Servios Ltda.,2006. ARNOLD, J.R.Tony. Administrao de Materiais : uma introduo. So Paulo: Atlas, 2006. BALLOU, R.H. Business Logistics / Supply Chain Management. 5th ed., New Jersey: Pearson Prentice Hall. 789 p. 2004. ______. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos/ logstica empresarial. 5. ed. So Paulo: Editora Bookman, 2006. BERTAGLIA, Paulo Roberto. Logstica e gerenciamento da cadeia de abastecimento. So Paulo: Editora Saraiva, 2003. BOWERSOX, D.J.; CLOSS, J.D. Logstica Empresarial: o processo de integrao da cadeia de suprimentos. So Paulo: Atlas, 2001. CASTIGLIONE, Jos Antonio de Mattos. Logistica Operacional: Guia Prtico/Jos Antonio de Mattos Castiglione. -2. Ed.-So Paulo: rica, 2009. CHIAVENATO, Idalberto. Administrao geral e pblica. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006 DIAS, Marco Aurlio P. Administrao de Materiais: princpios, conceitos e gesto/ Marco Aurlio P. Dias.-5.ed. -3 reimper. - So Paulo: Atlas, 2008. FRANCISCHINI, Paulino G. Administrao de Materiais e do Patrimnio. So Paulo: Pioneira Thomson Learing, 2004. GIL, Antnio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. So Paulo: Atlas, 2002. GURGEL, Floriano do Amaral. Logstica industrial. So Paulo: Editora Atlas, 2000. MARTINS, Petrnio G. Administrao de Materiais e recursos patrimoniais 2 ed.-So Paulo: Saraiva, 2006. MIGUEL, Paulo Augusto Cauchick. Qualidade: enfoques e ferramentas. So Paulo: Editora Artliber, 2001 MENEZES, Estera Muskat; SILVA, Edna Lcia. Metodologia da pesquisa e elaborao de dissertao. 3. ed. rev. e atual. Florianpolis: Laboratrio de Ensino Distncia da UFSC, 2001 MOREIRA, Daniel Augusto. Administrao de produo e operaes. So Paulo : Cegage Learning, 2011.

15
Educao, Gesto e Sociedade: revista da Faculdade Ea de Queiros, ISNN 2179-9636, Ano 1, numero 4, dezembro de 2011. www.faceq.edu.br/regs