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Introduccin Objetivo Definiciones Principios de auditora Tipos de auditoras El auditor Planeacin de Auditoras Internas Importancia de la planeacin El Programa de Auditora El Plan de auditora Recopilacin de Informacin Listas de Verificacin
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CONTENIDO
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Realizacin de Auditoras Reunin de Apertura Entrevistas Notas de auditora El Auditado Informe de Auditora Hallazgos Reunin de cierre Informe de auditora Seguimiento Acciones correctivas y seguimiento
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CONTENIDO
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Introduccin
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El presente curso-taller tiene como finalidad proporcionar los conocimientos necesarios para programar, planear, conducir y reportar una auditora interna de calidad.
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Objetivo
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Implementacin
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9004
Operacin
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Familia
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normas
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6. Gestin de recursos
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5. Responsabilidad de la direccin
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3. Trminos y definiciones
2. Referencias normativas
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Manual de la Calidad en 7.5.2 : Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio
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De los cuales por lo establecido en 1.2 Aplicacin de la misma Norma, solo se pueden hacer exclusiones restringidas a los requisitos expresados en el Captulo 7.
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Del captulo 4 al 8, estn contenidos todos los deberes (requisitos) que se deben de establecer en un Sistema de Gestin de la Calidad para una Organizacin.
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Objetivo
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Criterio de auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados como referencia para comparar la evidencia de la auditora. Evidencia de auditora: Registros, declaraciones de hechos u otra informacin importante para el criterio de auditora y que son verificables. (La evidencia de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa.)
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Auditora : Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditora.
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Definiciones
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Programa de Auditora: Documento que muestra el conjunto de auditoras planeadas con un tiempo especfico y con un propsito particular
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Hallazgos de auditoras: Resultados de la evaluacin de la evidencia de auditora recopilada frente al criterio de auditora. (Los hallazgos de auditora pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditora u oportunidades de mejora).
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Definiciones
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Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora con el apoyo de expertos tcnicos si es necesario. (Un auditor del equipo es designado auditor lder del equipo). (El equipo auditor puede incluir auditores en formacin)
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Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora. y habilidades.
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Definiciones
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PRINCIPIOS DE LA AUDITORA
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La adhesin a estos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditora que sean pertinentes y suficientes para permitir a los auditores trabajar independientemente entre s para alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares.
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La auditora depende de varios principios. Estos hacen de la auditora una herramienta eficaz y fiable en el apoyo de las polticas y controles de gestin, proporcionando informacin sobre la cual una organizacin puede actuar para mejorar su desempeo.
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Principios de la Auditora
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De los auditores:
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Principios de la Auditora
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Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditora reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditora. Se informa de los obstculos significativos encontrados durante la auditora y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.
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Principios de la Auditora
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Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempean y la confianza depositada en ellos por el auditado y por otras partes interesadas.
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Principios de la Auditora
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Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditora para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditora estarn basados slo en la evidencia de la auditora.
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Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y estn libre de sesgo y conflicto de intereses.
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Principios de la Auditora
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Est basada en muestras de la informacin disponible, ya que una auditora se lleva a cabo durante un periodo de tiempo delimitado y con recursos finitos.
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Enfoque basado en la evidencia el mtodo racional para alcanzar conclusiones ables y reproducibles en un proceso de auditora sistem6co.
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Principios de la Auditora
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Evidencia Objetiva:
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Para obtener evidencia objetiva que permita emitir un juicio acerca del estado del SGC.
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TIPOS DE AUDITORA
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AUDITORIAS
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INTERNAS. (de 1a. Parte). EXTERNAS. Por parte de un cliente (de 2a. Parte). Por parte de un organismo de certificacin (de 3era. Parte). AUDITORAS DE SEGUIMIENTO
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Tipos de Auditora
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PRIMER NIVEL: (Primera Parte) internas SEGUNDO NIVEL: (Segunda parte) externas
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externas
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Realizadas por organizaciones para proporcionar certificacin o registros de conformidad con los requisitos. (como ISO 9001)
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Tipos de Auditora
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Ganar reconocimiento.
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Puede ayudar a los proveedores a mejorar sus sistemas. Desarrolla un mutuo entendimiento de la calidad.
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Auditoras de 2 Nivel
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EL AUDITOR INTERNO
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Instrumento de administracin: Evala la efectividad del sistema de calidad establecido. Asesor: Puede reconocer soluciones a problemas u oportunidades de mejora no consideradas por los miembros del departamento.
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Catalizador: Ayuda al departamento a re-examinar como hacen las cosas para hacer los cambios pertinentes.
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El Auditor Interno
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CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES: documentos de referencia, contexto de operacin del departamento, l eyes, reglamentos aplicables. EDUCACIN, EXPERIENCIA LABORAL, CAPACITACIN: grado de escolaridad, experiencia en el puesto, capacitacin en auditoras
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ATRIBUTOS PERSONALES: tico, mente abierta, diplomtico, observador, perceptivo, verstil, tenaz, decisivo, autosuficiente.
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DE AUDITORAS INTERNAS
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PLANEACIN
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Ayuda a que la auditora sea efectiva. Una cuidadosa planeacin es esencial para una eficiente y suave ejecucin de la auditora.
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Importancia de la Planeacin
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El Programa de auditora puede incluir una o ms auditoras, dependiendo del tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin que va a ser auditada.
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El Programa de Auditora
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Fecha, duracin
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Alcance
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Plan
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Auditora
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Objetivo
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El Plan de Auditora
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FUENTES DE INFORMACIN Manual de calidad Procedimientos Prioridades administrativas Informacin del producto Auditoras previas
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PROPSITO: Desarrollar una estrategia Seleccionar muestras representativas Crear listas de verificacin
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El Plan de Auditora
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FUENTES DE INFORMACIN Manual de calidad Procedimientos Prioridades administrativas Informacin del producto Auditoras previas
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PROPSITO: Desarrollar una estrategia Seleccionar muestras representativas Crear listas de verificacin
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Recopilar informacin
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Minimiza la parcialidad
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Listas de verificacin
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Minimiza la parcialidad
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Listas de verificacin
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REALIZACIN
DE AUDITORAS
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Finalizacin de la auditora
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Revisin de la documentacin
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Inicio de Auditora
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Notas de auditora.
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Entrevistas de auditora
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Reunin de Apertura
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Realizacin de la Auditora
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Es importante incluir una agenda para asegurarse de cubrir todos los puntos
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Asegura que el auditor y el auditado comparten un entendimiento comn del por qu la auditora ser realizada.
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Realizacin de la Auditora
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Inspeccin de la documentacin
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Verificable
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La evidencia objetiva vlida, apoya a las conclusiones del auditor y previene de discusiones innecesarias con el auditado y de la aceptacin de sus hallazgos.
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Evidencia de Auditora
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Si un documento no puede ser adquirido con facilidad, el auditor deber anotar: fecha, nombre, cdigo, responsable del documento.
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Evidencia de Auditora
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Es uno de los medios ms importantes para recopilar informacin. El auditor deber considerar lo siguiente: Las entrevistas se deben dar con personas de niveles y funciones adecuadas que desempeen actividades o tareas dentro del alcance de auditora. Deberan realizarse durante las horas normales de trabajo y en el lugar de trabajo habitual de la persona entrevistada.
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Entrevista de Auditora
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Los resultados de la entrevista deberan ser resumidos y comentados con la persona entrevistada.
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Entrevista de Auditora
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Experiencia, conocimiento tcnico y educacin son excelentes calificativos, pero es mucho ms importante que los auditores cuenten con la habilidad de la comunicacin.
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Entrevista exitosa
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Para obtener informacin til deben hacerse las preguntas correctas. Haga preguntas abiertas que no puedan contestarse con un simple s o no.
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Tcnicas de entrevista
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Hiptesis: Qu pasa si. Vamos a suponer No entiendo: Lo sientoPuede explicarme por favor. Silencio Preguntas absurdas u obvias Contestar una pregunta sin realizar
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Haga preguntas que lleven cierto sistema u orden. Introduzca a los entrevistados con:
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Tcnicas de entrevista
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Solicitar ver listados, ndice, registros, etc., para seleccionar muestras que desea verificar.
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Muestreo
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Es recomendable que el auditor aplique algunas tcnicas de auditora como las siguientes:
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Tcnicas de entrevista
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Cuando encuentre desviacin, tome muestras adicionales del mismo tipo para comprobar si es algo genrico.
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Solicitar ver los archiveros donde se guardan los registros y escoja las muestras del frente mitad y al final.
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Muestreo
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Siga la cadena de las transacciones hacia atrs o hacia delante a lo largo del proceso.
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Haga un seguimiento desde un documento dado, hasta los documentos asociados de referencia.
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Rastreo
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Tcnicas de entrevista
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Verificar la Actualizacin de las revisiones de los documentos en los puntos de uso. (Que se encuentren las versiones vigentes).
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Verificar que cada espacio es llenado, firmado y fechado, si es requerido por el registro de calidad aplicable.
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Comprobacin Verificar que cada paso de la actividad se efecta como se describe en el documento de calidad aplicable.
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Tcnicas de entrevista
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Tcnicas de entrevista
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Las notas crean un registro fsico de la informacin que se obtiene. Trate de balancear su atencin entre el entrevistado y sus notas. Haga sus notas lo suficientemente detalladas para que sean una referencia confiable.
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Cmo hacerlo? No aparentar que se ignora al entrevistado Referirse a lo que se est investigando en el momento Hacerlas legibles y completas
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Notas de Auditora
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Notas de Auditora
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Observe, mire, escuche. En particular ESCUCHE las explicaciones que pueden variar de un rea a otra.
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Notas de Auditora
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Documentos: Son todas las fechas lgicas y consistentes? Existen tachaduras o enmendaduras? El papel es viejo y la tinta consistente en contraste con la antigedad del documento?
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Oficinas, laboratorio Cul es el estado de mantenimiento en general? Cul es la condicin del equipo en general?
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Notas de Auditora
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Son organizados?
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Personal
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Son organizados?
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Personal
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EL
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AUDITADO
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Auditados agresivos Auditados tmidos Personas ausentes Documentos extraviados Documentos preparados con anticipacin Casos especiales (espordicos) Chantaje emocional
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El auditor debe estar preparado para enfrentar una gran variedad de casos que se pueden presentar:
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El Auditado
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Conflicto Asegure a los auditados que no se persigue un culpable Refuerce los beneficios del proceso de auditora
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Reacciones comunes
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INFORME
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DE AUDITORA
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Cerrar la auditora
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Despus de obtener evidencia durante la auditora, se deben documentar y comunicar los hallazgos para que una accin correctiva pueda ser identificada e implementada.
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Informe de Auditora
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En caso que no sea clara la no conformidad/ observacin y no se tenga plena confianza de la evidencia, es mejor otorgar el beneficio de la duda.
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Tipos de hallazgos
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Incumplimiento de un requisito
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No conformidad
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Los procedimientos que se han establecido para la deteccin del producto no conforme son inconsistentes o inefectivos.
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No seguimos los procedimientos tal y como estn documentados en nuestro manual de calidad.
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Ejemplo:
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No conformidad
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Deber dialogar las no conformidades con el auditado al momento en que sean identificadas.
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La evidencia en s misma: Seleccin especfica del registro, documento o paso del proceso en el cual el conflicto fue observado.
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La fuente de la evidencia: Registro, documento o proceso que causa conflicto o ttulo de la persona
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El requerimiento en s mismo: Clusula relevante de la norma, punto del manual o declaracin del procedimiento.
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Aclaraciones
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Cierre
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Limitaciones de la auditora
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No conformidades
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Participantes
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Reunin de cierre
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No. De auditora Propsito, alcance y norma de referencia Auditor o auditores Fecha de la auditora Declaraciones de la no conformidad Recomendaciones
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Informe de Auditora
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Programar pasos clave incluyendo fechas para: Identificar la causa raz Desarrollar una solucin Implementar una solucin Evaluar su efectividad Volver a auditar
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Seguimiento
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Identificacin de la no conformidad Plan de accin correctiva Cundo y cmo las acciones fueron tomadas Efectividad de las acciones Cundo fueron terminadas las acciones
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El reporte de accin correctiva debe ser: Rastreable Descriptivo de los resultados de la auditora Incluye:
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Seguimiento
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Vericar acciones correc6vas Dar seguimiento con el auditado Son los pasos nales en la clausura de una auditora. Recuerde que el obje6vo nal de la auditora es mejorar la operacin. No es suciente la simple iden6cacin de los problemas u oportunidades. Asegrese que se haya establecido un lmite de 6empo con fechas para puntos clave en el proceso de la accin correc6va.
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Seguimiento
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DE CASOS PRCTICOS
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SOLUCIN
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REALIZACIN
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DE UNA AUDITORA
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