CONTENT MANAGEMENT SYSTEMS

ABSTRACT
In this paper, I will be discussing the following:
What   is   a   Content   Management   system,   Categories   of   Content   Management   Systems,   Web   Content  
Management Systems, Benefits of Content Management Systems, and a Web CMS Application, Drupal.

I will also talk about the benefits and key features of both CMS and Web CMS

Keywords
CMS, Web CMS, Drupal

1.INTRODUCTION
In the beginning, websites were simple. We used HTML web programming language for editing the contents 
of a web page. That was easy for us as website programmers. However, we found that some people who 
doesn't now such languages existed, also have useful information which they would like to share as well. So 
the Content Management System (CMS) was born.

2.WHAT IS A CONTENT MANAGEMENT SYSTEM?
A Content Management Systems are computer software systems for facilitating, organizing and displaying 
collaborative creation of the content. So we can say that a CMS is simply, a system that manages content.
"A CMS is a tool that enables a variety of (centralised) technical and (de­centralised) non technical staff to 
create, edit, manage and finally publish (in a number of formats) a variety of content (such as text, graphics, 
video, documents etc), whilst being constrained by a centralised set of rules, process and workflows that 
ensure coherent, validated electronic content".[1]
One principle of many content management systems is, to separate the content from the layout.
Which:
1. Makes it easier to present the same content in different layouts.
2. Enables website designers to concentrate on the presentation, while others attend the content.

3.CATEGORIES OF CONTENT MANAGEMENT SYSTEMS
There are three main categories of CMS
• Enterprise CMS
• Web CMS
• Component CMS

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otherwise, to republish, to post on servers or to redistribute to lists, requires prior specific permission.
The First Mini­Conference in Web Technologies and Trends (WTT)
© 2009 Information Technology Department, CCIS, King Saud University, Riyadh, Saudi Arabia
3.1Web Content Management Systems
Many years ago, web­site builders like Front Page, Adobe Dreamweaver, Coffee Cup and other HTML editors 
didn't exist. Therefore, creation of complex websites involved learning about a text editor to construct pages in 
a language called HTML or, hiring a web programmer who is centralized in programming HTML web pages ­ 
but not only that ­ after the creation,  you will still need  someone  technical to modify on it, as it involved 
reading the whole HTML code to determine where to add or remove the content.

Web Content Management systems were developed to solve this issue. It exists to allow non technical staff to 
create or amend web pages without the need to involve the technical staff.
Web CMS is a computer software system which can be used by anyone, with or without IT background to 
create, manage, edit and publish the content of a website. The user can do this without the help of the web 
master. 

3.1.1Elements of Web Content Management Systems
There are two elements of CMS front­end and back­end

3.1.1.1Front­end
"Front­end represents the appearance of the web­page as the user browses it on the web, like images, forms, 
content and other". [2]

3.1.1.2Back­end
"The back­end is the interface with the system's database that holds the contents and the templates of the 
website. It is protected with a password so that it cannot be accessed by unauthorized people". (See Figure 
1) [2]

Figure 1. Principle elements of WCMS

3.1.2Types of Web Content Management Systems
There are three types of WCMS:
3.1.2.1Offline Processing
These systems pre­process all content, applying templates before publication to generate Web pages. Since 
pre­processing systems do not require a server to apply the templates at request time, they may also exist 
purely as design­time tools.

3.1.2.2Online processing
These systems apply templates on­demand. HTML may be generated when a user visits the page, or pulled 
from a cache. Most Web application frameworks perform template processing in this way, but they do not 
necessarily incorporate content management features.

3.1.2.3Hybrid Processing
Hybrid Processing is a combination of the offline and online approaches. However, some systems write out 
executable code rather than just static HTML, so that the CMS itself does not need to be deployed on every 
Web server. Other hybrids are capable of operating in either an online or offline mode. [3]

3.1.3Capabilities of Web Content Management Systems
A WCMS provides the following key features:

3.1.3.1Automated templates
Create   standard   output   templates   (usually  HTML)   that   can   be   automatically   applied   to   new   and   existing 
content, allowing the appearance of all of that content to be changed from one central place.

3.1.3.2Easily editable content
Once content is separated from the visual presentation of a site, it usually becomes much easier and quicker 
to   edit   and   manipulate.   Most   WCMS   software   includes  WYSIWYG  editing   tools   allowing   non­technical 
individuals to create and edit content.

3.1.3.3Scalable feature sets
Most  advanced  WCMS  software  can  be  easily  extended  by  the technical  developers to  extend   the  site's 
functionality.

3.1.3.4Web standards upgrades
Active WCMS software usually receives regular updates that include new feature sets and keep the system 
up to current web standards.

3.1.3.5Document management
CMS software may provide  a means of managing  the life cycle  of a document  from  initial creation  time, 
through revisions, publication, archive, and document destruction.

3.1.3.6Content virtualization
CMS software may provide a means of allowing each user to work within a virtual copy of the entire Web site, 
document set, and/or code base. This enables changes to multiple interdependent resources to be viewed 
and/or executed in­context prior to submission. [4]
3.1.4Drupal: Open Source Content Management System Application
Drupal: believed  to  be  the  best,   most  powerful  CMS  available.  "It  is a  content   management   system that 
makes use of modules to allow site administrators to organize and display content, customize appearance 
and manage routine tasks, such as registration for websites requiring user names and passwords…"[5]

4.BENEFITS OF CONTENT MANAGEMENT SYSTEMS
♦ Historically, publishing a website requires technical skills (HTML Programming). A good CMS allows 
non­technical authors and editors to easily and quickly create, edit and publish contents in a web 
page
♦ People can concentrate on modifying the content of a document while others care about the template 
that displays the content.
♦ CMS saves a lot of time. It cuts down the time­to­publish of documents. Allowing you to get content 
published faster.
♦ CMS allows many way of viewing a document. A normal view for web­browsers and a printer friendly 
display.
♦   CMS makes it easier to create new documents caring about the content and not paying attention to 
layout.
♦ CMS makes it easier to track who can edit what, whether out­of­date contents are removed quick 
enough and how quickly contents are being published.[6]

5.CONCLUSION
Content Management Systems are very useful and helped us a lot in publishing web sites. But be careful.
Content management vendors are often obsessed with developing complex, convoluted and expensive
technology. Be warned: a bad CMS can be worse than nothing at all. And there are a lot of bad ones out
there.

6.REFERENCES
[6] CMS, located on the internet at http://docs.phpcms.de/index.php/CMS_Introduction
[1] Content manager, located on the internet at http://www.contentmanager.eu.com/cms.htm
[2] web­updates, located on the internet at http://web­updates.avenuesnepal.com/web­content­management­
system­wcms/
[3], [4] Wikipedia, located on the internet at www.wikipedia.org
[5] Wise­geek, located on the internet at http://www.wisegeek.com/what­is­drupal.htm, 9­28­2008