2012, Ao de la Lectura

SUBSECRETARA DE EDUCACIN SUPERIOR DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN SUPERIOR TECNOLGICA INSTITUTO TECNOLGICO DE VILLAHERMOSA

INSTITUTO TECNOLGICO DE VILLAHERMOSA

TITULO DEL PROYECTO: Anlisis de las actividades del grupo sistemas fluyentes y artificiales de produccin del Instituto Mexicano del Petrleo para la propuesta de un sistema de gestin por procesos en Villahermosa, Tabasco.

PERIODO: 06 de Febrero al 01 de Junio 2012.

DATOS DE LA EMPRESA: INSTITUTO MEXICANO DEL PETRLEO, DIRECCIN REGIONAL SUR. Domicilio: Perifrico Carlos Pellicer Cmara, No. 1502, Esquina con Calle Campo Giraldas. Colonia: Jos Mara Pino Suarez Cuidad: Villahermosa, Tabasco. C.P. 86029 Telfono: 3-108-300

Planteamiento del problema.

Los trmites administrativos son necesarios debido al control interno que se debe llevar en la realizacin de cada proyecto, ya que se realizan auditorias anuales de las cuales se tiene que mostrar todo lo que el grupo ha realizado en ese periodo. El principal problema detectado se debe a que muchas ocasiones estas actividades existen atrasos, como por ejemplo en la liquidacin de viticos, el cual tiene una fecha limite que es de 15 das despus de terminada la orden de comisin, y por lo regular se entrega despus de tiempo, ya sea por falta de algn documento o firma. Tambin podemos mencionar en las bitcoras vehiculares que muchas veces la informacin del kilometraje no coincide con la del vehculo y al igual tiene una fecha lmite de entrega y por este tipo de retrasos no se proporciona en el tiempo solicitado al departamento de Recursos Materiales. Y por ltimo en la realizacin de las carpetas anexo S sucede que se extravan documentos ya firmados o que se tienen que enviar a firma. Y esto hace que se tenga ya sea que buscar el documento hasta que aparezca o tener en el peor de los casos, volver a realizar el oficio y mandarlo otra vez a firma con la persona respectiva. Todo esto provoca retrasos, retrabajos, prdida de tiempo, consumo de insumos para volverlos a realizar y la falta de un responsable de estas actividades provoca poco compromiso de parte de los que las realizan. Es por esto que el siguiente trabajo propondr un sistema de seguimiento en el logro eficiente de las actividades que se realizan a diario. Mediante un sistema de gestin por procesos para mostrar un enfoque que basado en procesos, que permita al grupo poder identificar en indicadores para evaluar el rendimiento de las distintas actividades que se llevan acabo, del cual se pueda dar un seguimiento y un plan de mejora a dichas actividades.

Justificacin.

Un sistema de gestin basado en procesos permitir guiar las actividades de forma correcta e idnea ya que se podr establecer los responsables de cada proceso o facilitadores los cuales tendrn la obligacin de realizar de forma correcta sus actividades, porque de estos dependern los resultados que la organizacin quiera tener y por ende se podr medir estos resultados mediante indicadores. De forma que los resultados son consecuencia de las acciones que se realicen en cada actividad. Este tipo de modelo beneficia al grupo sistemas fluyentes y artificiales de produccin por que se tendr un control ms estricto en cada actividad a desarrollar al igual que permitir dar un seguimiento del logro de los resultados para poder plantear objetivos a largo plazo en cada actividad con la finalidad de poder satisfacer a los clientes internos (los dems departamentos) y externos (Pemex Exploracin y Produccin). Unas de las principales ventajas serian las siguientes:

a) Comprensin y cumplimiento de los requisitos. b) Consideracin de los procesos en trminos del valor que aportan. c) Obtencin de resultados del desempeo y eficacia de los procesos. d) La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.

Y como se sabe el mejoramiento productivo de los procesos en cualquier empresa siempre traer beneficios econmicos en ahorro de recursos materiales, fsicos y por ultimo mejores ingresos. Todo con la finalidad de satisfacer las necesidades sus clientes internos y externos, en este caso los dems departamentos y los especialistas que dependan de este departamento.

RESULTADOS: DISEO DE LA PROPUESTA

1. Objetivo general.

Proponer un sistema de gestin por procesos a las principales actividades realizadas en el departamento sistemas fluyentes y artificiales de produccin del Instituto Mexicano del Petrleo.

2. Objetivos especficos.

Recolectar informacin sobre la gestin de las actividades realizadas en el departamento. Disear un sistema de gestin por procesos que permita disponer de una metodologa para la realizacin de las actividades principales y definir los responsables de las mismas.

Establecer objetivos e indicadores para su control.

3. En el diseo de un sistema de gestin por procesos cabe recordar el siguiente concepto establecido en la norma ISO 9001:2008: La aplicacin de un sistema de proceso dentro de la organizacin junto con la identificacin e interacciones de estos procesos, as como su gestin para producir el resultado deseado, puede denominarse como enfoque basado en procesos.

Y guindonos de este concepto se procede a realizar la propuesta.

3.1. Planteamiento estratgico.

Apegndose a la norma ISO 9001:2008 se proceder a realizar el modelo de sistema de gestin de procesos a las principales actividades del Grupo Sistemas Fluyentes y Artificiales de Produccin del Instituto Mexicano del Petrleo, DRS.

Se comienza con la propuesta estableciendo indicadores para las tres actividades estudiadas: 3.1.1. Elaboracin de indicadores y ficha de proceso del proceso de elaboracin y seguimiento del anexo S.

En el primer proceso estudiado, los indicadores a realizar sern; indicador de proceso o de eficiencia e indicador de resultados o de eficacia. Una vez identificados las problemticas a resolver del proceso, los indicadores propuestos para su control son los siguientes: Para la medicin de la eficiencia del personal encargado del departamento:

1. Formatos entregados a tiempo por el personal encargado

= Numero de formatos entregados a tiempo X 100 Numero de formatos de entrega mensual

Para la medicin de la eficiencia de la informacin contenida es el siguiente:

2. Exactitud de la informacin:

= Numero de formatos corregidos X 100 Total de formatos a entregar

Y por ultimo la satisfaccin del cliente:

2. Satisfaccin del cliente:

= % de calificacin final por mes

A continuacin el siguiente cuestionario servir para la calificacin de los indicadores antes mencionados:

Cuestionario 4. Evaluacin de indicadores.

1. Eficiencia del personal encargado: Se entregaron en tiempo y forma los si No formatos mensuales que marca el contrato del anexo S Si la respuesta es no Respuesta: Cual fue el motivo del retraso? En cuantos formatos hubo retrasos? 1 2 3 4 Ninguno

2. Exactitud de la informacin El contenido de los formatos fue Si modificado? En cuantos formatos hubo retrasos? Si la respuesta es si Cul fue el motivo de la modificacin? 1 2

No

Ninguno

Respuesta:

3. Satisfaccin del cliente

Factor de medicin Cumplimiento con las actividades Los trabajos son realizados en base al cumplimiento del contrato? Los trabajos se entregan en tiempo y forma? Quedo satisfecho con la calidad de la informacin? Cmo considera el desempeo del encargado en la realizacin de las actividades encomendadas? En general cmo calificara el desempeo del proveedor en la realizacin del trabajo pactado? Calificacin del desempeo en el mes: Fuente: Percepcin de autor 2012. Malo (70) Regular(80) Bueno(90) Excelente(100)

Se contina con el siguiente proceso:

3.1.2. Elaboracin de indicadores y ficha de proceso del proceso de trmite y seguimiento al uso y arrendamiento de vehculos.

Continuando con el segundo proceso estudiado, los indicadores a realizar sern; indicador de proceso o de eficiencia. Una vez identificados las problemticas a resolver del proceso, los indicadores propuestos para su control son los siguientes:

Para la medicin de la eficiencia del especialista:

1. Eficiencia del registro de

informacin del especialista

= % Evaluacin del desempeo de los especialistas

2. Exactitud en la captura de la

= % Evaluacin del desempeo del personal encargado del departamento

informacin del personal encargado

del departamento

se evaluaran los indicadores antes mencionados:

Cuestionario 5. Evaluacin de indicadores.

1. Eficiencia del registro de informacin del especialista. La informacin recibida por el especialista coincide con la de la base de datos del kilometraje del mes anterior? Si la respuesta es no Cual fue el motivo? Existi algn retraso en la entrega de la informacin al departamento? Si la respuesta es si Cul fue la explicacin del retraso? Como calificara el desempeo del especialista en la elaboracin de su actividad? Malo (70) Regular(80) Bueno(90) Excelente(100) Si No Si Respuesta: No

2. Exactitud en la captura de la informacin del personal encargado del departamento. Si No El contenido de la informacin es correcto? Si la respuesta es no: Cul fue el motivo de la correccin? Existi algn retraso en la entrega de la informacin al departamento de recursos materiales? Si la respuesta es si: Cul fue el motivo del retraso? Como calificara el desempeo del personal encargado del departamento en la elaboracin de su actividad?
Fuente: Percepcin del autor.

Respuesta:

Si

No

Respuesta:

Malo (70) Regular(80) Bueno(90) Excelente(100)

Y por ultimo, el tercer proceso. 3.1.3. Elaboracin de indicadores y ficha de proceso del proceso de elaboracin de comisiones y liquidaciones de los especialistas.

Continuando con el tercer proceso estudiado, los indicadores a realizar sern; indicador de proceso o de eficiencia. Una vez identificados las problemticas a resolver del proceso, los indicadores propuestos para su control son los siguientes:

1. Entrega en tiempo y forma de los documentos por el personal del departamento

=% Evaluacin del desempeo del personal departamento encargado del

2. Eficiencia en el manejo de la informacin por parte del especialista.

= % de Evaluacin del desempeo de los especialistas

Mediante

el

siguiente

cuestionario

se

evaluaran

los indicadores

antes

mencionados:

Cuestionario 6. Evaluacin de indicadores.

1. Entrega en tiempo y forma de los documentos por el personal del departamento. La orden de liquidacin fue entregada en No tiempo y forma a la gerencia de finanzas y Si administracin? Si la respuesta es no Respuesta: Cual fue el motivo? En que aspecto puede mejorar la eficiencia de proceso? Como calificara el desempeo del personal del departamento en la elaboracin de su actividad? Respuesta:

Malo (70) Regular(80) Bueno(90) Excelente(100)

2. Eficiencia en el manejo de la informacin por parte del especialista. Entrego el especialista en tiempo y forma la orden de liquidacin al departamento? Si la respuesta es no Cul fue la explicacin del retraso? Respuesta: En que aspecto puede mejorar la eficiencia de proceso? Como calificara el desempeo del especialista en la elaboracin de su actividad?
Fuente: Percepcin del autor 2012.

Si Respuesta:

No

Malo (70) Regular(80) Bueno(90) Excelente(100)

3.1.4. Modelo de mejoramiento de la productividad.

Diagrama 4. Modelo de mejoramiento de la productividad propuesto a las actividades estudiadas en el grupo sistema fluyentes y artificiales de produccin.

Fuente: Percepcin del autor 2012.

CONCLUSIN.

La propuesta de un sistema de gestin por procesos a las actividades del grupo sistemas fluyentes y artificiales de produccin radica en el mejoramiento de la productividad de los encargados de cada proceso antes visto, como sabemos en la poca actual la satisfaccin del cliente en todos los aspectos que demande, beneficiara en muchos mbitos, tanto econmicos, sociales, confianza por la empresa etc. Debido a que en un mundo tan globalizado la competencia es muy fuerte, los clientes ya no optan tanto por los precios ms bajos y dan un gran enfoque en la manera en la que satisfacen sus necesidades, es por eso que la utilizacin de una metodologa a adecuada y que permita la medicin de como se estn haciendo los procesos ayudara a acercarse a este propsito y permitir saber si de verdad se esta cumpliendo en tiempo y forma con las necesidades que nuestros clientes demanden.

Para la realizacin de este proyecto se recolecto la informacin sobre la gestin de las actividades realizadas en el departamento, el cual ayudo a disear un sistema de gestin por procesos que permiti disponer de una metodologa para la realizacin de las actividades principales definiendo los responsables de las mismas y se establecieron los objetivos e indicadores para su control. Todo esto contribuyo al logro del objetivo general del proyecto que fue Proponer un sistema de gestin por procesos a las principales actividades realizadas en el departamento sistemas fluyentes y artificiales de produccin del Instituto Mexicano del Petrleo, el cual fue alcanzado satisfactoriamente.

La experiencia de poder ayudar al grupo sistemas fluyentes y artificiales de produccin en una propuesta que le permita mejorar el gran trabajo que da con da realizan es algo muy satisfactorio en lo personal. El mejorar los procesos siempre llevara a una empresa a estar actualizada y ser mas eficientes con los recursos que maneje (materiales, econmicos, humanos, capital intelectual etc.) lo que conllevara a grandes logros.

DATOS DEL RESIDENTE:

Nombre: Juan Pablo Garca Reyes. No. Control: 08300965 Direccin: Fracc. Carlos Pellicer Cmara Mn 2 Lote 2 segunda etapa Calle: Francisco J. Santa Mara. C.P. 86280 Telfono: 993-153-6498 E-mail: juanpablo_659@hotmail.com

ASESOR INTERNO: M.C. Brissa Roxana Len de los Santos. Coord. de la Carrera de Ingeniera Industrial ASESOR EXTERNO: Ing. Eduardo Prez Alpuche. Jefe de proyectos del departamento sistemas fluyentes y artificiales de produccin del Instituto Mexicano del Petrleo, DRS.