RECEPCIN TCNICA DE INSUMOS

OBJETIVO Definir parmetros que permitan verificar la recepcin, almacenamiento y control de los medicamentos e insumos en la IPS que permitan asegurar que los productos que se reciben, cumplen con las condiciones tcnicas, administrativas dispuestas, teniendo en cuenta los criterios tcnicos para su conservacin. RESPONSABLES La recepcin administrativa. administrativa es responsabilidad de la asistente

La recepcin tcnica y almacenamiento es responsabilidad de la asistente administrativa. La verificacin de la aplicacin de los protocolos es responsabilidad del Coordinador de Calidad de la IPS.

FRECUENCIA Este procedimiento se realizar cada vez que ingresen medicamentos e insumos a la IPS, por concepto de despachos de rdenes de pedido y/o compra.

DEFINICIONES Recepcin: Es el proceso por medio del cual la institucin realiza una comparacin entre lo pactado con el proveedor y lo que l enva y, entre lo establecido por la legislacin vigente y lo que el producto muestra Recepcin tcnica: Permite constatar el grado de acercamiento de las caractersticas tcnicas del producto a las que estn establecidas como referencia por la legislacin, estas caractersticas son: Fecha de vencimiento Nmero de lote de fabricacin Registro sanitario Caractersticas fsicas y organolpticas Estado del embalaje

Envase y etiqueta Sistema de seguridad Condiciones de almacenamiento Nombre del fabricante y proveedor que lo distribuye.

Recepcin administrativa: Permite constatar si el insumo cumple o no con las condiciones pactadas en la adjudicacin entre la institucin y el proveedor. Esta verificacin debe aplicarse al 100% de los insumos recibidos por orden de compra.

Almacenamiento: Es el conjunto de actividades que tiene por objeto conservar, manipular y distribuir los elementos que la institucin adquiere para la normal prestacin de los servicios.

Medicamento: Es aqul preparado farmacutico obtenido a partir de principios activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacutica que se utiliza para la prevencin, alivio, diagnstico, tratamiento, curacin o rehabilitacin de la enfermedad. Los envases, rtulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del medicamento, por cuanto stos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado. Dispositivo Mdico: Se entiende por dispositivo mdico para uso humano, cualquier instrumento, aparato, mquina, software, equipo biomdico de tecnologa controlada u otro artculo similar o relacionado, utilizado slo o en combinacin, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informticos que intervengan en su correcta aplicacin, propuesta por el fabricante para su uso en: a) Diagnstico, prevencin, supervisin, tratamiento o alivio de una enfermedad b) Diagnstico, prevencin, supervisin, tratamiento alivio o compensacin una lesin o de una deficiencia. c) Investigacin, sustitucin, modificacin o soporte de la estructura anatmica o de un proceso fisiolgico. d) Diagnstico del embarazo y control de la concepcin. e) Cuidado durante el embarazo o el nacimiento, o despus del mismo, incluyendo el cuidado del recin nacido. f) Productos para desinfeccin y/o esterilizacin de dispositivos mdicos.

Temperatura: Es una magnitud fsica que mide la sensacin subjetiva de calor o fro del ambiente o de los cuerpos, se mide en grados y el intervalo de temperatura ambiental a la cual se deben almacenar los medicamentos e insumos para garantizar su conservacin es 15 30 C. Cadena de fro: Se compone de una serie de elementos con los cuales se garantiza el mantenimiento de condiciones especiales requeridas para la conservacin de algunos productos; el intervalo de temperatura de refrigeracin a la cual se deben almacenar algunos medicamentos y/o reactivos para su conservacin es de 0 8 C.

 Humedad: Se refiere al porcentaje de agua que se encuentra en el ambiente, en el cual se garantizan las condiciones de conservacin de algunos medicamentos y dispositivos mdicos, el intervalo se encuentra entre (50 65%). Termo higrmetro: Equipo de medida con el cual se evalan factores ambientales de temperatura y humedad ambiental.

Termmetro: Equipo de medida con el cual se evalan factores de almacenamiento de productos refrigerados.

RECEPCIN ADMINISTRATIVA Los pedidos son recibidos en la sede de Medsalud teniendo en cuenta el destino final en cada uno de los servicios (odontologa, laboratorio, serviciofarmacutico). El proveedor entrega la factura al funcionario encargado de la recepcin, ste compara los productos facturados con los solicitados en la Requisicin de compra de productos para as cumplir con la verificacin administrativa. Si se presentan inconformidades en la recepcin tcnica y/o administrativa de los medicamentos y/o insumos, que obligan a la devolucin de los mismos, el funcionario encargado lo reportar por escrito. El funcionario encargado, ingresa al software los medicamentos y/o insumos, conforme a la factura. Se debe tener en cuenta que el documento debe afectar los movimientos contables del mes en el que es emitida. El documento equivalente a factura, remisin, etc., debe ser firmado con nombre legible, fecha de recepcin del documento y observaciones del caso. Despus de ingresar el documento emitido por el proveedor, este es enviado de forma inmediata, con sus respectivos soportes, a las oficinas administrativas para su trmite financiero. Se archivan los registros generados en el desarrollo del procedimiento.

RECEPCIN TECNICA Para la recepcin tcnica de los medicamentos e insumos, la IPS cuenta con un rea especfica y con las condiciones necesarias para la realizacin

 de dicho proceso. La verificacin de las caractersticas tcnicas se realiza sobre el 100 % de los productos recibidos. El funcionario encargado de recibir el pedido de los insumos o medicamentos realiza la recepcin tcnica; realiza una inspeccin visual de cada uno de los productos farmacuticos recepcionados, para lo cual se tendr en cuenta:

Rtulos El nombre del medicamento o dispositivo mdico debe estar claro en la etiqueta. El N de lote legible. Fabricante. Fecha de vencimiento legible y clara si es el caso. N de Registro Sanitario del INVIMA o lo recurrido de acuerdo a la legislacin vigente. Tipo de medicamento (Esencial, de Control Especial) o dispositivo mdico. Concentracin del principio activo claro y legible (en los medicamentos). Condiciones de almacenamiento Empaques El nombre descrito debe estar claro. En buen estado. No debe presentar manchas ni perforaciones. Libre de humedad.

Envases Color uniforme que garantice la calidad del medicamento o dispositivo mdico. Contenido completo. Tapa con banda de seguridad y ausencia de perforaciones. Uniformidad. No debe presentar grietas ni perforaciones. Ausencia de polvo o algn tipo de manchas. Blister completos y sellado Forma Farmacutica Lquidos No presentar turbidez, ni partculas extraas suspendidas. Color uniforme. No debe presentar partculas extraas.

 Las suspensiones deben regenerarse al ser agitadas. Homogeneidad en las emulsiones. Homogeneidad en los jarabes Tabletas, Grageas y Cpsulas. Color uniforme. Empaque sellados y libres de partculas en la superficie. Cpsulas llenas y selladas, buen estado. Cremas y Ungentos. Tubos uniformes. Sellados. Llenos completamente. Tapas seguras Se procede a descargar los medicamentos en el FORMATO DE RECEPCIN TCNICA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS. Los productos que no cumplan con los requisitos tcnicos sern ubicados en el rea de cuarentena, donde se tomar la decisin de recibir o rechazar el lote del producto. En caso de ser rechazado se dejar definitivamente en esta rea y se informa al responsable de compras para la devolucin al proveedor haciendo la notificacin respectiva. Si los productos no presentan defectos, es decir, cumplen todas las especificaciones tcnicas en este muestreo, se proceder a su distribucin en el rea de almacenamiento segn su clasificacin y condiciones de almacenamiento. ALMACENAMIENTO Para el almacenamiento de los medicamentos e insumos se tendr en cuenta las condiciones especiales que se requieren, tales como luz y refrigeracin, entre otras. Se identificarn las estanteras, nevera, y vitrinas donde se almacenan los medicamentos e insumos, teniendo en cuenta la siguiente metodologa: -Organizar por presentacin Farmacutica en orden alfabtico. -Tener en cuenta el sistema de semaforizacin para controlar el vencimiento

Refrigeracin Todo producto farmacutico e insumo que requiera refrigeracin se almacenar en la nevera, la cual ser de uso exclusivo para tal fin. Se tendr en cuenta de igual forma el sistema de semaforizacin Los antibiticos se almacenarn distantes de los medicamentos que sean derivados sanguneos. En los servicios donde se almacenen reactivos de laboratorio, estos sern ubicados en la puerta y en la parte inferior de la nevera. Control especial Los medicamentos de control especial se almacenaran en un mueble individual (vitrina), la cual permanecer bajo llave y manejo exclusivo del Director Tcnico, teniendo en cuenta las condiciones tcnicas y ambientales requeridas. rea de cuarentena Se identificar un rea como cuarentena, en la cual se almacenarn provisionalmente los productos farmacuticos que tengan condiciones tcnicas y legales a verificar.

CONTROLES En las reas de almacenamiento se realizarn los siguientes controles: Controles Ambientales (humedad, temperatura ambiental y cadena de fro). Identificar el rea como solo ingreso de personal autorizado. Seguridad permanente en cada uno de los servicios. Condiciones higinicas: rea aseada y limpia, estanteras limpias de polvo, nevera limpia. Manejo de desechos y basuras Control de plagas y roedores. CONTROLES AMBIENTALES El funcionario encargado registrar los valores de Temperatura, Humedad relativa y Cadena de fro utilizando los equipos para tal fin (Termo higrmetros y Termmetros), en los sitios de almacenamiento de medicamentos e insumos. Con los datos arrojados se trazar una lnea de tendencia con el fin de determinar el cumplimiento de los estndares ambientales establecidos

 para la conservacin de los medicamentos e insumos y de ser necesario tomar acciones correctivas para corregir estos valores. Es necesario verificar el adecuado funcionamiento de los equipos de medicin, para lo cual los equipos se encuentran en un programa de mantenimiento preventivo y calibracin por el correspondiente Ingeniero Biomdico.