Guas Prcticas

Cmo organizar un Evento exitoso

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Un evento exitoso puede ayudarlo a incrementar la exposicin de su compaa, aumentar el inters y la demanda por sus productos o servicios, y generar un registro de clientes potenciales que aumenten su base de clientes. A travs de una planificacin detallada, usted podr comunicar su mensaje exclusivo a una audiencia ansiosa por relacionarse y conocer nuevas tecnologas y servicios. Y, lo que es aun ms importante, sentar las bases para los clientes potenciales y los existentes con sus esfuerzos de ventas. Esta gua est diseada para asistirlo en la creacin de un evento exitoso que genere nuevos negocios y consolide la relacin con sus clientes existentes.

1. COMPRENDA LOS PUNTOS BSICOS Que sea simple. Crear u organizar un evento no significa que tenga que ser un gran acontecimiento. Un evento es otra forma de relacionarse con clientes nuevos y existentes, y prolongar la relacin con los mismos demostrando sus conocimientos, experiencia o cualidades de relevancia para el cliente que lo diferencien de su competencia. Un evento puede ser una serie de desayunos o almuerzos de trabajo sencillos, o una reunin despus del trabajo. Mantenga el enfoque. Cualquiera sea el tipo de evento que lleve a cabo, enfquese en las partes ms importantes de su negocios y dirija el mensaje a su audiencia. Cree un mensaje convincente. Generar inters en su evento y mantener la atencin de su audiencia durante el tiempo que tiene asignado son factores muy importantes para poder enviar el mensaje apropiado a la audiencia adecuada. Asegrese de que el tema que usted aborde sea algo que la audiencia pueda aprender, desde un servicio exclusivo que usted provee o un interesante desafo de la industria al que deben responder hasta oportunidades de crecimiento comercial, consolidacin o reduccin de gastos. Defina un call-to-action poderoso. Qu desea que la audiencia se lleve de todo esto? Quiere que prueben algo como, por ejemplo, un software de evaluacin? Desea que reevalen o aprendan ms acerca de algn producto? Asegrese de que la audiencia tenga en claro su rol y sus pasos a seguir.

2. DEFINA SUS OBJETIVOS Debe definir claramente los siguientes objetivos para que su evento sea los ms efectivo posible:

Objetivo. Defina el propsito principal de su evento. Desea apelar a su actual base de clientes para enriquecer y prolongar su relacin con los mismos? O planea expandir su base atrayendo nuevos clientes? Los objetivos bien definidos lo ayudarn a mejorar su enfoque en cada fase del proceso de planeamiento. Audiencia. Escoja un pblico objetivo, en general, los responsables comerciales o los responsables tcnicos. Esto determinar la direccin y el tema del evento. Tema. Su evento debe hacer hincapi en un slo tema que su pblico objetivo considere irresistible. Un evento en el que se presentan temas dispares puede ser demasiado confuso y, posiblemente, irrelevante para los concurrentes. Escoja un tema que capture la imaginacin de la audiencia, como,
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por ejemplo, tecnologa nueva o mejores servicios que ayudarn a resolver un problema especfico del cliente. 3. ESCOJA EL TIPO DE EVENTO Una vez que haya definido su objetivo, audiencia y tema, el prximo paso es escoger el tipo de evento que sea ms apropiado para conectarse con los concurrentes. Primero, debe decidir si desea realizar un evento va Web o en persona. Aqu tiene una breve descripcin de las ventajas y desventajas de cada uno: Cara a cara. Ya sea un almuerzo elegante con los clientes ms importantes o un simple seminario que dure medio da, los eventos en vivo brindan la oportunidad de que los concurrentes se relacionen y compartan informacin de un modo muy personal. Si bien pueden ser ms costosos e implicar ms tiempo de planeamiento y preparacin, este tipo de eventos le dan la posibilidad de cubrir una amplia gama de temas e interactuar con los clientes cara a cara. Webcast. Muchos concurrentes prefieren los webcasts porque, de esta manera, no necesitan dedicar tanto tiempo para participar del evento. Los webcasts son ms fciles de planificar y preparar, e implican una menor inversin monetaria. Aunque pierde la conexin interpersonal al realizar un evento va Web, no slo ahorra tiempo y dinero, sino que puede alcanzar una audiencia mucho ms amplia.

Es de vital importancia crear el entorno ideal para cautivar a la audiencia deseada, por ende, asegrese de explorar todas las alternativas posibles antes de comenzar a planificar su evento.

QU PUEDE PROPORCIONARLE MICROSOFT Cronograma sugerido para su evento listo para el cliente. Presentaciones listas para el cliente. Contenido de plantilla PowerPoint listo para el cliente. Invitaciones para el evento en formatos de folleto de fax, e-mail y HTML. Formularios de evaluacin posteriores al evento. Carteles y anuncios.

Visite www.microsoft.com/partner para saber cmo obtener estos materiales para su evento. QU PROPORCIONAR USTED Orador Referencia del cliente Historia exitosa Tarjetas de negocios Contenido de la compaa Logstica Refrigerios

4. MIDA SU XITO Despus de todo el esfuerzo que puso en preparar y llevar a cabo su evento, querr saber qu pens la audiencia acerca del mismo y qu tan til result para adquirir clientes potenciales. Existen varios sistemas de medicin que los expertos de la industria emplean para determinar si un evento fue exitoso o no: Formularios de evaluacin. Sepa qu le pareci su evento a la audiencia entregando formularios o pidindoles a los concurrentes que completen un formulario de evaluacin en su sitio Web.

Clientes potenciales. Realice un seguimiento de los concurrentes para localizar los clientes potenciales ms importantes y para obtener el feedback individual de cada uno de ellos. xito de la campaa. Adems de calcular el ROI (Retorno de Inversin) financiero de un evento, rastree el xito que tuvieron las invitaciones y los e-mails que les envi a los concurrentes. Esto no slo optimizar a las futuras campaas, sino que le brindar la oportunidad de saber ms acerca del background y la demografa de la audiencia a la que desea llegar. ROI (Retorno de Inversin). ste es quiz el ndice ms importante para calcular el xito de sus esfuerzos e inversiones. Para abordar el clculo del ROI en forma ms detallada, visite http://www.microsoft.com/business/customersat/service/portals/roi.mspx.

LAS CLAVES QUE CONDUCEN AL XITO Tenga en cuenta la calidad, no la cantidad. Al dirigirse a su audiencia, analice su base de datos de clientes potenciales y asegrese de tener a los responsables comerciales y tcnicos apropiados en su lista de invitados. Genere ansiedad. Planifique una serie de comunicados sobre su evento a travs de distintos medios. Enve e-mails, postales e invitaciones en diferentes momentos para recordarles el evento a sus clientes. El tele marketing es un excelente recurso para hacer confirmaciones a ltimo momento y contactarse con los invitados. Escoja el lugar indicado. Al seleccionar el punto de encuentro, asegrese de tener en cuenta las capacidades de audio/video, el servicio de catering y la comodidad para quienes vivan fuera de la ciudad. Mantenga a la audiencia interesada. Rompa el hielo con conversaciones informales, ejemplos de casos o videos para que los concurrentes participen con entusiasmo. Cntrese en el presente. Menciones asuntos de actualidad y tendencias de la industria siempre que sea posible. Los temas candentes generarn inters en su audiencia para saber cmo puede ayudarlos a resolver sus problemas. Impulse su contenido. Aproveche el trabajo que realiza para el evento divulgndolo a otros segmentos de clientes que podran considerarlo valioso. Contctese de inmediato. Asegrese de agradecerles a todos los concurrentes dentro de una semana con una carta personalizada que contenga cuestiones especficas que hayan sido abordadas en el evento. Defina una oferta fuerte. Aliente a los clientes a dar el prximo paso con usted y su compaa. Hable acerca de su solucin. Enfoque el contenido del evento en resolver problemas y ofrecer soluciones, en lugar de centrarse en su compaa.

PROBLEMAS QUE HAY QUE EVITAR Abstngase de la venta forzosa e insistente. No haga del evento un argumento de ventas. Permtale saber a la audiencia que le est brindando una oportunidad para formular preguntas, relacionarse con gente, aprender y recibir regalos o premios. Hgalo enrgico. No se estanque en preguntas tcnicas y desglose la informacin variando oradores o temas. Evite el discurso.

Evite el correo genrico. Las llamadas telefnicas personales y la correspondencia directa tienen el mayor impacto al alcanzar a los responsables de negocios. No abarque demasiado. Enfoque el evento en un tema actual que sea directamente importante para los responsables a los que trata llegar.

LISTA DE CONTROL Organizar los tiempos es un factor clave. Lo ideal sera que cuente con, al menos, ocho semanas para organizar todo. El siguiente cronograma es para proporcionarle una idea de qu hacer en las semanas previas al evento. Doce semanas previas al evento - Fijar, en forma clara, el objetivo o propsito del evento. - Comprender todos los materiales de la presentacin para el cliente. - Escoger tipo de evento (en persona o webcast). - Determinar estrategia de RSVP (e-mail, telfono, registro va Web). - Fijar fecha del evento. - Identificar ingresos potenciales. Diez semanas previas al evento. - Desarrollar lista de principales concurrentes. - Enviar e-mail reserve la fecha a posibles concurrentes. - Disear invitacin. - Seleccionar posibles lugares para la reunin y el evento. - Seleccionar y asegurar el lugar; firmar contrato con el lugar. - Asegurar todos los proveedores que se necesiten para el evento. Ocho semanas previas al evento - Seleccionar y asegurar lugar. Firmar contrato. - Enviar invitacin a los posibles concurrentes. - Determinar el decorado del evento (si hay): floral, pantalla, etc. - Seleccionar proveedores para el decorado del evento. Firmar contrato. - Determinar los artculos a imprimir, como enseas, credenciales de registro. - Determinar el nmero potencial de regalos para los concurrentes. - Establecer necesidades colaterales. Seis semanas previas al evento - Programar sesiones prcticas para las presentaciones. - Encargar elementos que requieran impresin: enseas, regalos, credenciales de registro. Cuatro semanas previas al evento - Actualizar las respuestas de RSVP. - Determinar las necesidades y requisitos del presentador. - Determinar la organizacin de la sala y los requerimientos de audio/video; establecer con el lugar. Tres semanas previas al evento - Desarrollar idea de paquetes de invitados y encargar materiales segn se necesite. - Enviar e-mail de seguimiento a los concurrentes y confirmar asistencia. - Fijar men final de comidas y desayunos. - Crear un ofrecimiento/call-to-action por presentacin para comprometer a la audiencia con usted. - Desarrollar lista de elementos necesarios para la reunin: lapiceras, papel, material de regalo. - Hacer llamadas a clientes que han sido invitados, pero no se han registrado. - Encargar elementos para la reunin y coordinar los repartos. Dos semanas previas al evento - Crear credenciales con los nombres. - Enviar recordatorio de confirmacin del evento. - Visitar el lugar de reunin, asegurarse de que todo el equipo de audio/video funcione correctamente.
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- Si habr distribucin de regalos durante el evento, organizar para el reparto. - Distribuir lista de concurrentes a personal de ventas para que puedan preparar su estrategia para el evento. Una semana previa al evento - Confirmar pedidos de alimentos y refrigerios para las comidas y desayunos. - Organizar lista de los elementos necesarios para la reunin y/o revisar la lista de control del evento. - Confirmar elementos para la reunin y coordinar repartos. - Imprimir credenciales con los nombres. - Imprimir cronograma del evento. - Llamar a los invitados registrados para confirmar. - Asegurar los concurrentes de su compaa para que acten de anfitriones, asistentes, etc. - Ensayar presentacin. - Confirmar orador. Da del evento - Revisar todo el equipo, al menos, una hora antes de que comience el evento. Despus del evento - Enviar e-mail de agradecimiento y evaluacin. - Seguimiento de clientes potenciales. - Pasar las tarjetas de negocios a la persona de ventas correspondiente. - Completar con premios, regalos, etc. - Medir y anotar resultados.

GLOSARIO Evento: Una reunin dedicada a una actividad determinada. Ya sea en persona o va Web, el evento est pensado para proporcionar informacin dirigida a un pblico particular y para alentar la comunicacin e interaccin entre los participantes. Seminario: Una sesin en la cual los participantes aprenden ms sobre los conceptos detrs del enfoque del seminario. Los seminarios suelen ser una mezcla de discurso y debate. Webcast: Una presentacin transmitida por Internet, utilizando audio y/o video en tiempo real, de un evento en vivo o una transmisin simultnea en lnea de una seal de emisin. ROI (Return on investment): Retorno de Inversin. La cantidad de valor recibido en relacin a la cantidad de dinero invertido. El ROI mide el xito financiero de una campaa de marketing.

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