Manual Proc Contabilidad

INPer-DAF-SRFDC-MP
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Rev. 5 Hoja: 1 de 6
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
AGOSTO 2011
CONTROL DE EMISIN Elabor
Nombre Cargo-puesto Firma Fecha
Revis Carlos Antonio Soroa Castilla Subdirector de Recursos Financieros
Autoriz CP Alma Lidia Nequiz Zamora Directora de Administracin y Finanzas
Gabriel Vzquez Sierra Jefe del Departamento de Contabilidad
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NDICE HOJA 3 3 4 6
INTRODUCCIN I.- OBJETIVO DEL MANUAL II.- MARCO JURDICO III.- PROCEDIMIENTOS:
1.2.-
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE SUBSIDIOS FEDERALES PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS PROPIOS Y OTROS INGRESOS PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS POR INTERESES GANADOS EN INVERSIONES PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE PAGO A PROVEEDORES, ACREEDORES, DESCUENTOS Y PERCEPCIONES A FAVOR DE TERCEROS PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE PAGO DE NMINA PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE SALIDAS DE ALMACN PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE GASTOS POR COMPROBAR PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS REGISTRO DE RECURSOS DE TERCEROS DESTINADOS A FINANCIAR PROYECTOS DE INVESTIGACIN
3.-
4.-
5.6.7.8.9.-

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INTRODUCCIN
El Departamento de Contabilidad, depende de la Subdireccin de Recursos Financieros, adscrita a la Direccin de Administracin y Finanzas. Atendiendo a la indicacin de la Direccin de Administracin y Finanzas, se realiza el presente manual de procedimientos el cual servir como una herramienta indispensable en la operacin de las reas que se encuentran dentro de la estructura autorizada. Con el propsito de ofrecer al personal del Departamento de Contabilidad un instrumento de consulta, actualizado y accesible que permita conocer la operacin contable y financiera realizada en la Institucin y poder proporcionar en forma oportuna y confiable la informacin necesaria para una adecuada toma de decisiones. Por lo anterior y para cumplir con el objetivo del manual, se integraron diversos procedimientos, los cuales se conforman de la siguiente manera: objetivo especfico, polticas y/o normas de operacin, descripcin de actividades y diagramas de flujo. El presente Manual de Procedimientos constituye un documento que presenta la informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral sobre polticas, sistemas y procedimientos de las distintas actividades que se realizan en el Departamento de Contabilidad, as como la interaccin que presenta con las dems reas del INPer. Este documento esta elaborado con base a la Estructura Orgnica autorizada. Al ser ste Manual de Procedimientos un soporte para cumplir con la Misin y Visin del INPer, queda como responsabilidad del Departamento de Contabilidad su resguardo, difusin, implantacin y actualizacin.
I. - OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer los procedimientos tcnicos y administrativos que ayuden a la obtencin de un mejor control interno, elevando con ello la eficiencia operacional, a fin de obtener informacin ms confiable, oportuna y veraz, as como la emisin de reportes indispensables para una adecuada toma de decisiones.

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II.- MARCO JURDICO Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Ley de Planeacin. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. Ley de los Institutos Nacionales de Salud. Ley Federal de Derechos. Ley General de Salud. Ley de Salud para el Distrito Federal. Ley General de Educacin. Ley General de Poblacin. Ley Federal sobre Metrologa y Normalizacin. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado. Ley Federal del Trabajo. Ley de Ingresos de la Federacin. Ley de Egresos de la Federacin. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas. Ley de Premios, Estmulos y Recompensas. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. Ley General de Bienes Nacionales. Ley General del Equilibrio Ecolgico y Proteccin al Ambiente. Cdigo Civil Federal. Cdigo Federal de Procedimientos Civiles. Cdigo Fiscal de la Federacin. Cdigo Penal Federal.
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Cdigo Federal de Procedimentos Penales. Cdigo de Comercio. Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Reglamento Interior del Consejo de Salubridad General. Reglamento Interior de la Secretara de Salud. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. Reglamento de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Reglamento Interior de la Comisin Interinstitucional para la Formacin de Recursos Humanos para la Salud. Nota: Para lo no previsto dentro de este marco jurdico, se observar lo establecido en el marco jurdico regulatorio del Manual de Organizacin Especfico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes.

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III.- PROCEDIMIENTOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Contabilidad
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1.- Procedimiento para el Registro de Subsidios Federales
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1.- PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE SUBSIDIOS FEDERALES

Autoriz Lic. Edith Leal Arce Directora de Administracin y Finanzas
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1.0 1.1
Propsito Controlar y registrar adecuadamente el monto del subsidio federal asignado a la Institucin, de manera analtica, calendarizada y de acuerdo al nivel del gasto corriente e inversin para su integracin a los estados financieros. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas, a la Subdireccin de Recursos Financieros y al Departamento de Contabilidad. A nivel externo el procedimiento es aplicable ante la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Polticas de operacin, normas y lineamientos Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin de Recursos Financieros verificar que el Departamento de Contabilidad cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Recibir el monto de los Ingresos por concepto Subsidio Federal para la operacin y funcionamiento de la Institucin, a travs del Departamento de Programacin y Presupuestacin del Instituto. Llevar a cabo el registro de los Recursos de Subsidio Federal. Registrar la aplicacin del presupuesto anual del Instituto, identificando el destino del recurso ya sea para gasto de inversin o gasto corriente. Conciliar mensualmente con el Departamento de Tesorera, con objeto de corroborar el depsito de los recursos a favor de la Institucin. Recibir con el soporte respectivo, la Pliza de Ingresos (F-5220-03), misma que se autorizar para formar parte de los estados financieros. Recibir fsicamente del Departamento de Tesorera, la Pliza de Ingresos (F-5220-03), por la entrega de recursos federales conforme al calendario para ello establecido.
2.0 2.1 2.2 3.0 3.1

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4.0
Descripcin del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad Responsable
1.0 Instruccin para llevar a cabo el Registro de Subsidios Federales
1.1 Instruye mediante oficio a la Subdireccin de Recursos Financieros, lleve a cabo el registro de Subsidios Federales. Oficio
Direccin de Administracin y Finanzas
2.0 Recepcin y transmisin de instruccin
2.1 Recibe instruccin y mediante oficio, solicita al Departamento de Contabilidad, lleve a cabo el registro de Subsidios Federales. Oficio
Subdireccin de Recursos Financieros
3.0 Recepcin de Instruccin
3.1 Recibe oficio con instruccin de llevar a cabo el registro de Subsidios Federales. Oficio
Departamento de Contabilidad
4.0 Solicitud de documentos
4.1 Solicita al Departamento de Tesorera, Pliza de Ingresos (F-5220-03) y copia del presupuesto autorizado por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico para su registro contable. F-5220-03 5.1 Recibe del Departamento de Tesorera, los movimientos y fsicamente la Pliza de Ingresos (F-5220-03) de recursos federales, de acuerdo al calendario previamente establecido. Movimientos F-5220-03
CONTROL DE EMISIN Elabor Revis Carlos Antonio Soroa Castilla Subdirector de Recursos Financieros
5.0 Recepcin de documentos
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Secuencia de Etapas 6.0 Validacin de movimientos
Actividad 6.1 Valida movimientos realizados y asientos contables reflejados en Pliza de Ingresos (F-5220-03) contra fichas de depsito bancarias. F-5220-03
Responsable Departamento de Contabilidad
7.0 Conciliacin de saldos
7.1 Concilia saldos contra estado de cuenta bancario. De ser el caso solicita la aclaracin correspondiente al Departamento de Tesorera. Procede? No: Regresa a la actividad No. 5 Si: Continua procedimiento 8.1 Archiva los Estados de Cuenta y la Pliza de Ingresos (F-5220-03). Estados de Cuenta F-5220-03 9.1 Registra y actualiza los movimientos contables diarios. 9.2 Obtiene cifras para registro en Estados Financieros. TERMINA PROCEDIMIENTO.
8.0 Archivo de documentos
9.0 Registro y actualizacin de movimientos

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5.0
Diagrama de Flujo
S u b d ir e c c i n d e R e c u r s o s F in a n c i e r o s D e p a r t a m e n t o d e C o n t a b il id a d
D i r e c c i n d e A d m in i s t r a c i n y F in a n z a s
I n i c io 1 In s tr u c c i n p a r a ll e v a r a c a b o e l R e g is t r o d e S u b s id i o s F e d e r a l e s
O f ic io
2 R e c e p c i n y t r a n s m i s i n d e i n s t r u c c i n
O f ic io
3 R e c e p c i n d e In s tr u c c i n
O f ic io
4 S o l ic it u d d e d o c u m e n to s
F -5 2 2 0 -0 3
5
R e c e p c i n d e d o c u m e n to s
M o v i m ie n t o s F -5 2 2 0 -0 3
6 V a l id a c i n d e m o v im ie n t o s
F -5 2 2 0 -0 3

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D ir e c c i n d e A d m in is tr a c i n y F in a n z a s
S u b d ir e c c i n d e R e c u r s o s F in a n c ie r o s
D e p a r ta m e n t o d e C o n t a b ilid a d
7 C o n c ilia c i n d e s a ld o s
No P ro c e d e Si 8 S A r c h iv oi d e d o c u m e n to s
E s ta d o s d e C u e n ta F -5 2 2 0 -0 3
9 R e g is t r o y a c t u a liz a c i n d e m o v im ie n t o s
T r m in o

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6.0
Documentos de referencia Documentos Cdigo (cuando aplique) No Aplica No Aplica REV. 5 02/08 02-08 No Aplica No Aplica
Ley de los Institutos Nacionales de Salud Reglamento Interior de la Secretara de Salud Gua Tcnica para la Elaboracin de Manual de Procedimientos de la Secretara de Salud Estatuto Orgnico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes Manual de Organizacin Especfico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes
7.0
Registros Registros Oficio Pliza de Ingresos Movimientos Estados de Cuenta Tiempo de conservacin 5 aos 5 aos 5 aos 5 aos Responsable de conservarlo Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Cdigo de registro o identificacin nica No Aplica F-5220-03 No Aplica No Aplica
8.0 8.1 8.2
Glosario Conciliacin: Comparacin de saldos y movimientos con cortes mensuales entre los registros contables, contra los registros de las diferentes reas de la Institucin con los que se concilia. Estado Financiero: Balance General, estado de ingresos y cargos, cualquier auxiliar contable u otra presentacin de datos financieros, derivados de los registros de contabilidad.

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8.3
Presupuesto: Previsiones en materia de ingreso y egreso para el funcionamientote una entidad o institucin en un periodo determinado. Cambios de esta versin Fecha de la actualizacin 05-02-10 Descripcin del cambio Actualizacin
9.0
Nmero de Revisin 4
10.0 Anexos 10.1 Pliza de Ingresos (F-5220-03)

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Contabilidad 2.- Procedimiento para el Registro de Ingresos propios y otros ingresos
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2.- PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS PROPIOS Y OTROS INGRESOS

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1.0 1.1
Propsito Registrar los recursos financieros que por la aplicacin del catlogo de cuotas de recuperacin en los servicios de hospitalizacin, mdicos y por algunos otros servicios que se otorgan, as como por la venta de material que ya no es de utilidad para la Institucin, para su integracin a los estados financieros. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas, a la Subdireccin de Recursos Financieros y al Departamento de Contabilidad. Polticas de operacin, normas y lineamientos Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin de Recursos Financieros verificar que el Departamento de Contabilidad cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Vigilar el cumplimiento de las disposiciones legales que regulen la operacin en materia de ingresos. Registrar los recursos que capta el Instituto por la aplicacin del catlogo de cuotas de recuperacin y por otros servicios de aportacin. Conciliar mensualmente con el Departamento de Tesorera, los estados de cuenta con objeto de corroborar el depsito a favor de la Institucin. Registrar los ingresos que reciba la Institucin, a fin de que sean reflejados en los estados financieros. Recibir con el soporte respectivo, la Pliza de Ingresos (F-5220-03), misma que formar parte de los estados financieros. Recibir fsicamente del Departamento de Tesorera la Pliza de Ingresos (F-5220-03), con documentacin soporte, los movimientos diarios de ingresos, ficha de depsito con sello del banco y reporte del desglose de las cuotas de recuperacin con el sello de caja del INPer. Solicitar en los casos en los que se detecten diferencias entre lo reportado y el total del depsito, aclaracin al Departamento de Tesorera. Entregar al Departamento de Programacin y Presupuestacin los ingresos captados del mes. Actualizar los movimientos contables mensuales, a fin de obtener las cifras para los estados financieros.
CONTROL DE EMISIN Elabor Revis Carlos Antonio Soroa Castilla Subdirector de Recursos Financieros Autoriz Lic. Edith Leal Arce Directora de Administracin y Finanzas
2.0 2.1
3.0 3.1
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Archivar la Pliza de Ingresos (F-5220-03), junto con la documentacin soporte; ficha de depsito con sello bancario, reporte del desglose de las cuotas de recuperacin con sello de caja y asignar nmero de control.

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4.0
Descripcin del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad 1.1 Instruye a la Subdireccin de Recursos Financieros, lleve a cabo el registro de Ingresos propios y otros ingresos. 2.1 Recibe instruccin y mediante oficio, solicita al Departamento de Contabilidad, lleve a cabo el registro de Ingresos propios y otros ingresos. Oficio 3.1 Recibe oficio con instruccin de llevar a cabo el registro de Ingresos propios y otros ingresos. Oficio Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Responsable Direccin de Administracin y Finanzas Subdireccin de Recursos Financieros
1.0 Emisin de Instruccin 2.0 Recepcin y transmisin de instruccin
4.0 Solicitud de presupuesto 5.0 Recepcin de presupuesto
4.1 Solicita al Departamento de Programacin y Presupuestacin, copia del presupuesto autorizado. 5.1 Recibe del Departamento de Programacin y Presupuestacin, copia del presupuesto autorizado (dado a conocer). Copia del presupuesto autorizado 6.1 Solicita al Departamento de Tesorera, los movimientos diarios de ingresos y fsicamente la Pliza de Ingresos (F-5220-03), con la documentacin soporte. F-5220-03
6.0 Solicitud de movimientos
7.1 Recibe del Departamento de Tesorera, los movimientos diarios de ingresos y la Pliza de Ingresos (F-5220-03), con la documentacin soporte: ficha de depsito del banco sellada, reporte del desglose de las cuotas de recuperacin con el sello de caja. Movimientos diarios F-5220-03
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Secuencia de Etapas 8.0 Verificacin de movimientos
Actividad 8.1 Coteja el asiento contable y los movimientos realizados contra Pliza de Ingresos (F-5220-03) y documentacin soporte. De ser el caso solicita la aclaracin correspondiente al Departamento de Tesorera. Procede? No: Regresa a la actividad No. 6 Si: Continua procedimiento. F-5220-03
9.0 Asignacin de nmero consecutivo
9.1 Asigna a la Pliza de Ingresos (F-5220-03) nmero consecutivo, registra y actualiza en movimientos contables diarios. F-5220-03
10.0 Informe
10.1 Informa al Departamento de Programacin y Presupuestacin, el monto de ingresos propios captados en el mes. 11.1 Archiva de acuerdo al nmero de control y junto con documentacin soporte, Pliza de Ingresos (F-5220-03). F-5220-03 TERMINA PROCEDIMIENTO.
Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad
11.0 Archivo

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5.0
Diagrama de Flujo
I n i c io 1 E m is i n d e In s tr u c c i n 2 R e c e p c i n y t r a n s m i s i n d e i n s t r u c c i n
O f ic io
O f ic io
4 S o l ic it u d d e p re s u p u e s to
5 R e c e p c i n d e p re s u p u e s to
C o p ia d e l P re s u p u e s to a u t o r iz a d o
6 S o l ic it u d d e m o v im ie n t o s
F -5 2 2 0 -0 3

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D e p a r t a m e n t o d e C o n t a b ilid a d
A 7 R e c e p c i n d e d o c u m e n to s
M o v im ie n t o s d ia r io s F -5 2 2 0 -0 3
8 V e r if ic a c i n d e m o v im ie n t o s
F -5 2 2 0 -0 3
No P ro c e d e Si 9 A s ig n a c i n d e n m e r o c o n s e c u t iv o
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10 In fo rm e
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Registros Registros Oficio Tiempo de conservacin 5 aos 5 aos 5 aos 5 aos Responsable de conservarlo Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Cdigo de registro o identificacin nica No Aplica No Aplica F-5220-03 No Aplica
Copia del Presupuesto autorizado Pliza de Ingresos Movimientos Diarios
8.0 8.1 8.2

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8.3
Facturas: Documento que muestra las caractersticas, cantidad, precio, condiciones, forma de entrega y otras particularidades de las mercancas vendidas o de los servicios prestados. Cambios de esta versin Fecha de la actualizacin 05-02-10 Descripcin del cambio Actualizacin
9.0
Nmero de Revisin 4
10.0 Anexos 10.1 Pliza de Ingresos (F-5220-03)

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Contabilidad 3.- Procedimiento para el Registro de Ingresos por intereses ganados en inversiones
3.- PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS POR INTERESES GANADOS EN INVERSIONES

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1.0 1.1
Propsito Registrar los intereses obtenidos en las cuentas de inversin que tiene la Institucin, para conocer oportunamente los importes que sern integrados a la Tesorera de la Federacin y poder as reflejarlos en los estados financieros. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas, a la Subdireccin de Recursos Financieros y al Departamento de Contabilidad. A nivel externo el procedimiento es aplicable ante la Tesorera de la Federacin. Polticas de operacin, normas y lineamientos Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin de Recursos Financieros verificar que el Departamento de Contabilidad cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Registrar contablemente los recursos recibidos en la Institucin por la generacin de intereses en las cuentas de inversin, con el propsito de reflejarlos en los estados financieros. Recibir el monto de intereses devueltos a la Tesorera de la Federacin generados por los recursos fiscales a excepcin de los montos por concepto de ingresos propios y donativos. Conciliar mensualmente con el Departamento de Tesorera la generacin de intereses, con el propsito de comprobar el depsito a favor de la Institucin. Autorizar Pliza de Ingresos (F-5220-03), Pliza de Diario (F-5220-01) y tener el soporte respectivo; estados de cuenta bancarios, relacin de intereses ganados en bancos, etc. Para que estas puedan ser contabilizadas y formen parte de los estados financieros. Solicitar al Departamento de Programacin y Presupuestacin, copia del presupuesto autorizado. Verificar que la documentacin proporcionada por los Departamentos, coincida con los estados de cuenta. Emitir mensualmente reporte de las inversiones pactadas para la elaboracin de los estados financieros. Archivar la Pliza de Diario (F-5220-01), junto con la documentacin soporte; oficios de inversiones realizadas, estados de cuenta bancarios, tipo de inversin, plazo y tasa de rendimiento, de acuerdo al nmero de control asignado por el Departamento.
2.0 2.1 2.2 3.0 3.1
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Informar mediante oficio a la Tesorera de la Federacin, de los rendimientos generados por los recursos federales. Conciliar los ingresos recibidos al cierre del mes contra los estados de cuenta bancarios y lo reintegrado por el Departamento de Tesorera.

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4.0
Descripcin del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad 1.1 Instruye a la Subdireccin de Recursos Financieros, lleve a cabo el registro de Ingresos por intereses ganados en inversiones. 2.1 Recibe instruccin y mediante oficio, solicita al Departamento de Contabilidad, lleve a cabo el registro de Ingresos por intereses ganados en inversiones. Oficio 3.1 Recibe oficio con instruccin de llevar a cabo el registro de ingresos por intereses ganados en inversiones. Oficio Departamento de Contabilidad Responsable Direccin de Administracin y Finanzas Subdireccin de Recursos Financieros
4.0 Solicitud de oficio 4.1 Solicita al Departamento de Tesorera, los de inversiones oficios de las inversiones realizadas, as como los realizadas estados de cuenta bancarios de las inversiones realizadas. 5.0 Recepcin de documentos 5.1 Recibe del Departamento de Tesorera, los oficios de las inversiones realizadas, as como los estados de cuenta bancarios de las mismas. 6.0 Verificacin de documentos Oficio de Inversin Estados de Cuenta
6.1 Verifica y valida la documentacin recibida de los Departamentos de Programacin y Presupuestacin y de Tesorera, segn el contrato y el plazo. De ser el caso solicita la aclaracin correspondiente al Departamento de Tesorera. Procede? No: Regresa a la actividad No. 4 Si: Continua procedimiento
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Secuencia de Etapas 7.0 Elaboracin de Pliza
Actividad 7.1 Elabora, una vez validada la documentacin soporte, Pliza de Diario (F-5220-01), para su captura. F-5220-01
8.0 Emisin de reporte y archivo de pliza
8.1 Emite reporte mensual de las inversiones pactadas para la elaboracin de estados financieros. 8.2 Archiva de acuerdo al nmero de control asignado por el Departamento y junto con documentacin soporte, Pliza de Diario (F-5220-01). F-5220-01 9.1 Informa mediante oficio a la Tesorera de la Federacin de los rendimientos generados por los recursos federales. Original Tesorera de la Federacin, 1a Copia Departamento de Tesorera, 2a Copia Departamento de Contabilidad. Copia de Oficio
9.0 Informe de rendimientos
10.0 Conciliacin de ingresos
10.1 Concilia los ingresos recibidos al cierre del mes contra los estados de cuenta bancarios y lo reintegrado por el Departamento de Tesorera. De ser el caso solicita la aclaracin correspondiente al Departamento de Tesorera. Procede? No: Regresa a la actividad No. 4 Si: Continua procedimiento
11.0 Elaboracin de reporte
11.1 Elabora reporte de conciliacin bancaria y lo archiva. Reporte TERMINA PROCEDIMIENTO.

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5.0
Diagrama de Flujo
O f ic io
O f ic io
4 S o li c it u d d e o f i c i o d e i n v e r s io n e s r e a liz a d a s
5 R e c e p c i n d e D o c u m e n to s
O f ic io d e In v e r s i n E s ta d o s d e C u e n ta
6 V e r if ic a c i n d e D o c u m e n to s

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No P ro c e d e 4 Si 7 E la b o r a c i n d e P liz a
F -5 2 2 0 -0 1
8 E m is i n d e r e p o r t e y a r c h iv o d e P liz a
F -5 2 2 0 -0 1
9 In fo rm e d e R e n d im ie n t o s
C o p ia d e O f ic io
10 C o n c ilia c i n d e in g r e s o s

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D e p a r ta m e n t o d e C o n ta b ilid a d
No P ro c e d e 4 Si 11 E la b o r a c i n d e r e p o r te
R e p o rte
T r m in o

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6.0
7.0
Registros Registros Oficio Oficio de Inversin Estados de Cuenta Pliza de Diario Tiempo de conservacin 5 aos 5 aos 5 aos 5 aos 5 aos 5 aos Responsable de conservarlo Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Cdigo de registro o identificacin nica No Aplica No Aplica No Aplica F-5220-01 No Aplica No Aplica
Copia de Oficio de Informe de Rendimientos Reporte mensual 8.0 8.1 Glosario
Conciliacin: Comparacin de saldos y movimientos con cortes mensuales entre los registros contables, contra los registros de las diferentes reas de la Institucin con los que se concilia.
CONTROL DE EMISIN Elabor Revis Autoriz
Carlos Antonio Soroa Castilla Subdirector de Recursos Financieros
Lic. Edith Leal Arce Directora de Administracin y Finanzas
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8.2 8.3 8.4 8.5 8.6
Estado Financiero: Balance General, estado de ingresos y cargos, cualquier auxiliar contable u otra presentacin de datos financieros, derivados de los registros de contabilidad. Facturas: Documento que muestra las caractersticas, cantidad, precio, condiciones, forma de entrega y otras particularidades de las mercancas vendidas o de los servicios prestados. Pliza: Documento que elabora el Departamento de Contabilidad para registrar las operaciones contables y que se clasifican en ingresos, egresos y diario. Presupuesto: Previsiones en materia de ingreso y egreso para el funcionamientote una entidad o institucin en un periodo determinado. Requisitos Fiscales: Datos impresos establecidos por las Leyes Fiscales que deben contener los comprobantes de gastos. Cambios de esta versin Fecha de la actualizacin 05-02-10 Descripcin del cambio Actualizacin
9.0
Nmero de Revisin 4
10.0 Anexos 10.1 Pliza de Diario (F-5220-01)

Revis
Autoriz
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Contabilidad 4.- Procedimiento para el Registro de pago a proveedores, acreedores, descuentos y percepciones a favor de terceros
4.- PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE PAGO A PROVEEDORES, ACREEDORES, DESCUENTOS Y PERCEPCIONES A FAVOR DE TERCEROS

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1.0 1.1
Propsito Registrar eficientemente los pagos que se efecten a los proveedores y prestadores de servicios que han cumplido con la entrega de un pedido o prestado un servicio satisfactoriamente a la Institucin, para cumplir oportunamente con los compromisos a corto y mediano plazo contrados por la Institucin, originados por la adquisicin de bienes y recepcin de servicios solicitados con apego a la Ley de Adquisiciones y Obra Pblica. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas, a la Subdireccin de Recursos Financieros y al Departamento de Contabilidad. A nivel externo el procedimiento es aplicable a proveedores y acreedores del INPer. Polticas de operacin, normas y lineamientos Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin de Recursos Financieros verificar que el Departamento de Contabilidad cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Registrar los egresos que se realicen en el Instituto, con objeto de que sean reflejados en los estados financieros. Verificar que la documentacin soporte (factura, pedido, solicitud de servicio, etc.), que ampara el pago, cumpla con los requisitos fiscales en vigor, as como las reglas establecidas para efectuar el pago. Verificar que los comprobantes cuenten con la autorizacin presupuestal correspondiente. Revisar que la documentacin soporte (factura, pedido, solicitud de servicio, etc.), que entreg el proveedor, contenga los sellos de recibido del Almacn del INPer. Conciliar los pagos dentro del periodo normal para ello establecido. Autorizar la Pliza de Egresos (F-5220-02), as como contar con el soporte respectivo (factura, pedido, solicitud de servicio, etc.), para que esta pueda ser contabilizada y forme parte de los Estados Financieros. Solicitar al Departamento de Tesorera los cheques junto con la documentacin soporte. Recibir del Departamento de Tesorera, los cheques con la documentacin soporte (factura, pedido, entrada al almacn, solicitud de servicio), para su registro. Verificar y validar que la documentacin presentada sea la original y que los importes de las facturas, correspondan al importe del cheque.
2.0 2.1 2.2 3.0 3.1
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Verificar el asiento contable de la Pliza de Egresos (F-5220-02) y documentacin soporte, para firmar la autorizacin. Registrar y actualizar los movimientos contables diarios para obtener las cifras de los estados financieros. Archivar Pliza de Egresos (F-5220-02), cheque y documentacin soporte. Realizar erogaciones con cargo a la partida 3901 del COG (Clasificador por Objeto del Gasto), por concepto de multas, actualizaciones, intereses y dems accesorios, derivado del pago extemporneo de pasivos fiscales, adeudos u obligaciones de pago, nicamente cuando sean por causas de fuerza mayor no imputables a los servidores pblicos responsables.
3.2
Ser responsabilidad de los trabajadores del Instituto responsables del pago de pasivos fiscales, adeudos u obligaciones de pago, cumplir con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Realizar el pago de las multas, actualizaciones, intereses y dems accesorios, en aquellos casos en los que derivado de actos u omisiones hayan realizado erogaciones extemporneas de pasivos fiscales, adeudos u obligaciones de pago. En primer trmino por quienes directamente hayan ejecutado los actos o incurran en las omisiones que las originaron y, subsidiariamente, a los que por la naturaleza de sus funciones, hayan omitido la revisin o autorizado tales actos por causas que impliquen dolo, culpa o negligencia por parte de los mismos.

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4.0
Descripcin del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad 1.1 Instruye a la Subdireccin de Recursos Financieros, lleve a cabo el registro de pago a proveedores, acreedores, descuentos y percepciones a favor de terceros. 2.1 Recibe instruccin y mediante oficio, solicita al Departamento de Contabilidad, lleve a cabo el registro de pago a proveedores, acreedores, descuentos y percepciones a favor de terceros. Oficio Departamento de Contabilidad Responsable Direccin de Administracin y Finanzas
1.0 Emisin de Instruccin
3.1 Recibe oficio con instruccin de llevar a cabo el registro de pago a proveedores, acreedores, descuentos y percepciones a favor de terceros. Oficio
4.0 Solicitud de pliza 5.0 Recepcin de pliza
4.1 Solicita al Departamento de Tesorera, los cheques y documentacin soporte. 5.1 Recibe del Departamento de Tesorera los cheques y documentacin soporte en original. Cheques Documentacin Soporte

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6.0 Verificacin y validacin de documentos
6.1 Verifica que los documentos soporte enviados por el Departamento de Tesorera sean originales. 6.2 Valida que los documentos y el importe de las facturas, correspondan al importe del cheque. Procede? No: Regresa a la actividad No. 4 Si: Continua procedimiento
Secuencia de Etapas 7.0 Verificacin de asiento contable
Actividad 7.1 Verifica el asiento contable de la Pliza de Egresos (F-5220-02) y la documentacin soporte. 7.2 Firma una vez verificado el punto anterior la autorizacin. F-5220-02
8.0 Registro de movimientos
8.1 Registra y actualiza los movimientos contables diarios para obtener las cifras de los Estados Financieros. 9.1 Archiva Pliza de Egresos (F-5220-02), cheque y documentacin soporte. F-5220-02 Cheque Documentacin Soporte TERMINA PROCEDIMIENTO.
9.0 Archivo

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5.0
Diagrama de Flujo
O f ic io
O f ic io
4 S o li c i t u d d e p liz a
5 R e c e p c i n d e p li z a
C heques
D o c u m e n ta c i n S o p o rte

6 V e r if ic a Autoriz c i n y v a l id a c i n d e d o cLic. Edith o s Arce u m e n t Leal
Directora de Administracin y Finanzas

A
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D e p a r ta m e n t o d e C o n t a b ilid a d
No P ro c e d e Si 7 V e r if ic a c i n d e a s ie n t o c o n ta b le
F -5 2 2 0 -0 2
8 R e g is t r o d e m o v im ie n t o s
9 A r c h iv o
F -5 2 2 0 -0 2 C heque
D o c u m e n t a c i n S o p o rte
T r m in o

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6.0
7.0
Registros Registros Oficio Cheque Documentos Soporte Pliza de Egresos Tiempo de conservacin 5 aos 5 aos 5 aos 5 aos Responsable de conservarlo Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Cdigo de registro o identificacin nica No Aplica No Aplica No Aplica F-5220-02
8.0 8.1 8.2

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8.3 8.4 8.5 8.6
Facturas: Documento que muestra las caractersticas, cantidad, precio, condiciones, forma de entrega y otras particularidades de las mercancas compradas o de los servicios prestados. Pliza: Documento que elabora el Departamento de Contabilidad para registrar las operaciones contables y que se clasifican en ingresos, egresos y diario. Presupuesto: Previsiones en materia de ingreso y egreso para el funcionamientote una entidad o institucin en un periodo determinado. Requisitos Fiscales: Datos impresos establecidos por las Leyes Fiscales que deben contener los comprobantes de gastos. Cambios de esta versin Fecha de la actualizacin 05-02-10 Descripcin del cambio Actualizacin
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Nmero de Revisin 4
10.0 Anexos 10.1 Pliza de Egresos (F-5220-02)

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5.- Procedimiento para el registro de pago de nmina Hoja: 1 de 9
5.- PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE PAGO DE NMINA

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1.0 1.1
Propsito Registrar las erogaciones que se efectan con motivo de la emisin de la nmina de pago al personal adscrito al Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes, para elaborar la declaracin mensual de impuestos retenidos de acuerdo a la nmina registrada. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas, a la Subdireccin de Recursos Financieros y al Departamento de Contabilidad. A nivel externo el procedimiento es aplicable ante la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, Tesorera del Gobierno del Distrito Federal y dems instancias a las que se efecten pagos por conceptos de retencin de impuestos y dems descuentos. Polticas de operacin, normas y lineamientos Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin de Recursos Financieros verificar que el Departamento de Contabilidad cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Conciliar mensualmente con el Departamento de Remuneraciones para verificar los conceptos pagados y registrados. Verificar que los impuestos retenidos y otros descuentos correspondan a los montos estipulados en las nminas emitidas. Verificar que los impuestos retenidos y otros descuentos correspondan a los montos de los pagos efectuados a las diferentes instancias, Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, Tesorera del Gobierno del Distrito Federal, etc. Autorizar toda Pliza de Diario (F-5220-01) elaborada y tener el soporte respectivo de las nminas, para poder ser contabilizada y formar parte de los estados financieros. Recibir de la Subdireccin de Recursos Financieros, oficio autorizado para el pago de nmina al personal y la nmina general impresa y procesada del Departamento de Remuneraciones. Revisar la nmina del personal, verificando que la diferencia entre las percepciones y las retenciones corresponda al sueldo neto a pagar. Bajar la nmina del sistema del Departamento de Remuneraciones para incorporarla automticamente al sistema contable y que de esta manera quede registrada.
2.0 2.1 2.2
3.0 3.1

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Determinar impuestos retenidos, pagos a terceros y preparar declaracin de impuestos mensualmente segn la nmina registrada, misma que se turna al Departamento de Tesorera para que se realice el pago correspondiente.

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4.0
Descripcin del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad 1.1 Instruye a la Subdireccin de Recursos Financieros, lleve a cabo el registro de pago de nmina. 1.2 Informa quincenalmente mediante oficio (Original y copia), a la Subdireccin de Recursos Financieros, la cantidad requerida para el pago de nmina del personal de base, confianza e interinatos. Oficio Subdireccin de Recursos Financieros Responsable Direccin de Administracin y Finanzas
2.1 Recibe instruccin y mediante oficio, solicita al Departamento de Contabilidad, lleve a cabo el registro de pago de nmina. 2.2 Recibe quincenalmente de la Subdireccin de Administracin y Desarrollo de Personal, oficio con la cantidad requerida para el pago de nmina (original y copia), junto con la nmina impresa y procesada en el Departamento de Remuneraciones. Oficio Nmina impresa
3.0 Autorizacin de oficio
3.1 Autoriza oficio de pago de nmina al personal y turna al Departamento de Contabilidad para su revisin, conservando copia del mismo para conocimiento y archivo. 4.1 Recibe oficio con instruccin de llevar a cabo el registro de pago de nmina. 4.2 Recibe nmina general impresa y procesada en el Departamento de Remuneraciones. Oficio Nmina impresa
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Secuencia de Etapas 5.0 Revisin de nmina
Actividad 5.1 Revisa la nmina del personal, verificando que la diferencia entre las percepciones y las retenciones corresponda al sueldo neto a pagar. En caso de encontrar algn error, turna la nmina a la Subdireccin de Administracin y desarrollo de Personal para correccin. Procede? No: Regresa a la actividad No. 2.2 Si: Continua procedimiento.
6.0 Incorporacin al sistema contable
6.1 Baja una vez verificado el importe, la nmina del sistema del Departamento de Remuneraciones, para su incorporacin al sistema contable.
7.0 Impresin y archivo
7.1 Imprime nmina final y archiva con plizas de registro. Nmina final Plizas de registro
8.0 Determinacin de 8.1 Determina impuestos retenidos, otros pagos a Impuestos terceros y prepara declaracin de impuestos mensuales de acuerdo a la nmina registrada. 8.2 Turna al Departamento de Tesorera para su pago. TERMINA PROCEDIMIENTO.

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5.0
Diagrama de Flujo
D ir e c c i n d e A d m i n is t r a c i n y F in a n z a s
D e p a r t a m e n t o d e C o n t a b i li d a d
I n i c io
1 E m is i n d e In s tr u c c i n 2
O f ic io
R e c e p c i n y t r a n s m i s i n d e in s tr u c c i n
O f ic io N m in a Im p re s a
3 A u t o r i z a c i n d e O f ic i o 4 R e c e p c i n d e In s tr u c c i n
O fic io N m in a Im p re s a
5 R e v is i n d e n m in a

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D e p a r ta m e n to d e C o n ta b ilid a d
No P ro c e d e 2 .2 Si 6 In c o r p o r a c i n a l s is t e m a c o n t a b le
7 Im p r e s i n y a r c h iv o
N m in a F in a l P liz a d e R e g is t r o
8 D e t e r m in a c i n d e Im p u e s t o s
T r m in o

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05-02-10
6.0
7.0
Registros Registros Oficio Nmina Impresa Nmina Final Pliza de Registro Tiempo de conservacin 5 aos 5 aos 5 aos 5 aos Responsable de conservarlo Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Cdigo de registro o identificacin nica No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica
8.0 8.1 8.2

Revis
Autoriz
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8.3 8.4 8.5 8.6 8.7
Facturas: Documento que muestra las caractersticas, cantidad, precio, condiciones, forma de entrega y otras particularidades de las mercancas compradas o de los servicios prestados. Pliza: Documento que elabora el Departamento de Contabilidad para registrar las operaciones contables y que se clasifican en ingresos, egresos y diario. Presupuesto: Previsiones en materia de ingreso y egreso para el funcionamientote una entidad o institucin en un periodo determinado. Recaudacin de Ingresos: Cantidad que se capta durante el da por la prestacin de servicios. Requisitos Fiscales: Datos impresos establecidos por las Leyes Fiscales que deben contener los comprobantes de gastos. Cambios de esta versin Fecha de la actualizacin 05-02-10 Descripcin del cambio Actualizacin
9.0
Nmero de Revisin 4
10.0 Anexos 10.1 No Aplica.

Revis
Autoriz
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6.- Procedimiento para el registro de salidas de almacn Hoja: 1 de 8
6.- PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE SALIDAS DE ALMACN

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1.0 1.1
Propsito Establecer mecanismos de control de los movimientos de salida del Almacn General, de Farmacia, etc., hacia las diferentes reas del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes, para el registro contable de las plizas. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas, a la Subdireccin de Recursos Financieros y al Departamento de Contabilidad. Polticas de operacin, normas y lineamientos Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin de Recursos Financieros verificar que el Departamento de Contabilidad cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Recibir mensualmente del Almacn, los movimientos registrados en el mes de las salidas de almacn para su registro y conciliacin con los datos contables. Verificar que las salidas del almacn entregadas para registro, correspondan a las reportadas en el consecutivo manejado por el Departamento de Almacn, Farmacia e Inventarios. Informar al Departamento de Almacn, Farmacia e Inventarios sobre las irregularidades encontradas en las revisiones efectuadas. Autorizar la Pliza de Diario (F-5220-01) elaborada, tener el soporte respectivo a fin de poder contabilizarlas y hacerlas parte de los estados financieros. Solicitar mensualmente al Departamento de Almacn, Farmacia e Inventarios los vales de salida de material. Elaborar Pliza de Diario (F-5220-01) de salidas de almacn y registrarla afectando las cuentas de gastos correspondientes. Elaborar Pliza de Diario (F-5220-01) y anexar la documentacin correspondiente, salidas de almacn selladas y firmadas por almacn y rea usuaria y proceder a su archivo. Registrar y actualizar los movimientos contables, a fin de obtener las cifras para los estados financieros y poder con esto generar reportes analticos, para su control.
2.0 2.1
3.0 3.1

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05-02-10
4.0
Descripcin del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad 1.1 Instruye a la Subdireccin de Recursos Financieros, lleve a cabo el registro de salidas de Almacn. 2.1 Recibe instruccin y mediante oficio, solicita al Departamento de Contabilidad, lleve a cabo el registro de salidas de Almacn. Oficio 3.1 Recibe oficio con instruccin de llevar a cabo el registro de salidas de Almacn. Oficio Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Responsable Direccin de Administracin y Finanzas Subdireccin de Recursos Financieros
4.0 Solicitud de vales 4.1 Solicita mensualmente al Departamento de Almacn Farmacia e Inventarios los vales de salida del material. 5.0 Recepcin de vales 5.1 Recibe mensualmente del Departamento de Almacn Farmacia e Inventarios, los vales de salida, debidamente requisitados por las reas usuarias. 6.0 Elaboracin de pliza Vales de Salida
6.1 Elabora una vez recibidos los vales, Pliza de Diario (F-5220-01) de salidas de material y la registra afectando las cuentas de gastos correspondientes. F-5220-01
7.0 Impresin de pliza
7.1 Imprime Pliza de Diario (F-5220-01) y anexa la documentacin correspondiente (salidas de almacn debidamente selladas y firmadas por el Almacn y por el rea usuaria y archiva. F-5220-01
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Secuencia de Etapas 8.0 Conciliacin mensual
Actividad 8.1 Concilia mensualmente la informacin obtenida con el Departamento de Almacn, Farmacia e Inventarios. Procede? No: Regresa a la actividad No. 4 Si: Continua procedimiento
9.1 Registra y actualiza movimientos contables, a fin de obtener cifras para los estados financieros, generar reportes analticos y verificar su control. TERMINA PROCEDIMIENTO.

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5.0
Diagrama de Flujo
S u b d ir e c c i n d e R e c u r s o s F in a n c ie r o s D e p a r t a m e n t o d e C o n t a b il id a d
D ir e c c i n d e A d m in i s t r a c i n y F in a n z a s
In ic io 1 E m is i n d e In s tr u c c i n 2 R e c e p c i n y t r a n s m is i n d e in s t r u c c i n
O fic io
O f ic io
4 S o li c i t u d d e v a l e s
5 R e c e p c i n d e v a le s
V a le s d e S a li d a
6 E la b o r a c i n d e p l iz a
F -5 2 2 0 -0 1

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7 I m p r e s i n d e p liz a
F -5 2 2 0 -0 1
8 C o n c ilia c i n m e n s u a l
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T r m in o

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05-02-10
6.0
7.0
Registros Registros Oficio Vales de Salida Pliza de Diario Tiempo de conservacin 5 aos 5 aos 5 aos Responsable de conservarlo Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Cdigo de registro o identificacin nica No Aplica No Aplica F-5220-01
8.0 8.1 8.2 8.3
Glosario Conciliacin: Comparacin de saldos y movimientos con cortes mensuales entre los registros contables, contra los registros de las diferentes reas de la Institucin con los que se concilia. Estado Financiero: Balance General, estado de ingresos y cargos, cualquier auxiliar contable u otra presentacin de datos financieros, derivados de los registros de contabilidad. Pliza: Documento que elabora el Departamento de Contabilidad para registrar las operaciones contables y que se clasifican en ingresos, egresos y diario.
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05-02-10
8.4 8.5 8.6 8.7
Presupuesto: Previsiones en materia de ingreso y egreso para el funcionamientote una entidad o institucin en un periodo determinado. Recaudacin de Ingresos: Cantidad que se capta durante el da por la prestacin de servicios. Registro: Movimiento que se efecta a cada una de las cuentas contables, los cuales se plasman en las plizas de ingresos, egresos y diario. Requisitos Fiscales: Datos impresos establecidos por las Leyes Fiscales que deben contener los comprobantes de gastos. Cambios de esta versin Fecha de la actualizacin 05-02-10 Descripcin del cambio Actualizacin
9.0
Nmero de Revisin 4
10.0 Anexos 10.1 Pliza de Diario (F-5220-01)

15-01-10
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05-02-10
7.- Procedimiento para el registro de gastos a comprobar Hoja: 1 de 8
7.- PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE GASTOS A COMPROBAR

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05-02-10
1.0 1.1
Propsito Establecer mecanismos de control homogneos con el propsito de registrar los gastos a comprobar por las compras emergentes de material, el pago de servicios as como las becas otorgadas para cursos realizados por el personal de las diferentes reas sustantivas del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas, a la Subdireccin de Recursos Financieros y al Departamento de Contabilidad. Polticas de operacin, normas y lineamientos Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin de Recursos Financieros verificar que el Departamento de Contabilidad cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Revisar la documentacin que haya generado gastos en las diversas reas del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes. Conciliar con los Departamentos de Tesorera y de Programacin y Presupuestacin, sobre la documentacin comprobatoria de los gastos. Verificar que la documentacin comprobatoria cuente con la autorizacin presupuestal correspondiente y la firma del beneficiario. Comprobar los gastos por compras de algn material y/o servicio, presentando las facturas correspondientes a ms tardar cinco das despus de haberse efectuado dicho gasto. Elaborar y autorizar Pliza de Diario (F-5220-01), as como contar con el soporte respectivo para que pueda ser contabilizada y forme parte de los estados financieros. Solicitar al Departamento de Tesorera el cheque, copia del recibo al beneficiario y oficio de gastos a comprobar en original. Asignar nmero consecutivo y archivar la documentacin comprobatoria. Registrar y actualizar los movimientos contables, a fin de obtener las cifras para los estados financieros y poder con esto generar reportes analticos, para su control.
2.0 2.1
3.0 3.1

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29-01-10
05-02-10
4.0
Descripcin del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad 1.1 Instruye a la Subdireccin de Recursos Financieros, lleve a cabo el registro de gastos a comprobar. 2.1 Recibe instruccin y mediante oficio, solicita al Departamento de Contabilidad, lleve a cabo el registro de gastos a comprobar. Oficio 3.1 Recibe oficio con instruccin de llevar a cabo el registro de gastos a comprobar. Oficio Responsable Direccin de Administracin y Finanzas Subdireccin de Recursos Financieros
3.0 Recepcin de Instruccin 4.0 Solicitud de documentos
4.1 Solicita al Departamento de Tesorera cheque, copia del recibo al beneficiario y oficio de gastos a comprobar en original. 5.1 Recibe del Departamento de Tesorera, cheque, copia del recibo al beneficiario y oficio de gastos a comprobar en original. Cheque Copia de Recibo Oficio de Gastos
6.0 Registro de documentos
6.1 Registra cheque, copia del recibo al beneficiario y oficio de gastos a comprobar en original, recibidos del Departamento de Tesorera. Cheque Copia de Recibo Oficio de Gastos
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05-02-10
Secuencia de Etapas 7.0 Verificacin de documentacin
Actividad 7.1 Verifica que la documentacin comprobatoria de gastos contenga las firmas y sellos de autorizacin de los responsables, as como firma del beneficiario. Procede? No: Regresa a la actividad No. 5 Si: Continua procedimiento
8.0 Archivo de documentacin
8.1 Asigna nmero consecutivo y archiva la documentacin comprobatoria (copia de recibo del beneficiario, oficio de gastos a comprobar, etc.). 9.1 Registra y actualiza movimientos contables, a fin de obtener cifras para los estados financieros, generar reportes analticos y verificar su control. TERMINA PROCEDIMIENTO.

15-01-10
29-01-10
05-02-10
5.0
Diagrama de Flujo
O f ic io
O f ic io
4 S o l ic it u d d e d o c u m e n to s
5 R e c e p c i n d e d o c u m e n to s
C heque C o p ia d e R e c ib o O fic io d e G a s to s

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D e p a r ta m e n to d e C o n t a b ilid a d
6 R e g is t r o d e d o c u m e n to s
C heque C o p ia d e R e c ib o O f ic io d e G a s to s
7 V e r ific a c i n d e d o c u m e n t a c i n
No P ro c e d e 5 8 A r c h iv o d e d o c u m e n t a c i n
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T r m in o

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6.0
7.0
Registros Registros Oficio Cheque Copia de Recibo Oficio de Gastos Tiempo de conservacin 5 aos 5 aos 5 aos 5 aos Responsable de conservarlo Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Cdigo de registro o identificacin nica No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica
8.0 8.1 8.2
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05-02-10
8.3 8.4 8.5 8.6 8.7
Pliza: Documento que elabora el Departamento de Contabilidad para registrar las operaciones contables y que se clasifican en ingresos, egresos y diario. Presupuesto: Previsiones en materia de ingreso y egreso para el funcionamientote una entidad o institucin en un periodo determinado. Recaudacin de Ingresos: Cantidad que se capta durante el da por la prestacin de servicios. Registro: Movimiento que se efecta a cada una de las cuentas contables, los cuales se plasman en las plizas de ingresos, egresos y diario. Requisitos Fiscales: Datos impresos establecidos por las Leyes Fiscales que deben contener los comprobantes de gastos. Cambios de esta versin Fecha de la actualizacin 05-02-10 Descripcin del cambio Actualizacin
9.0
Nmero de Revisin 4
10.0 Anexos 10.1 No Aplica.

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8.- Procedimiento para la elaboracin de Estados Financieros Hoja: 1 de 12
8.- PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS

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1.0 1.1
Propsito Elaborar con base a los Registros Contables Mensuales y Anuales, los Estados Financieros para presentar la informacin contable del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes a las autoridades correspondientes. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin General, a la Direccin de Administracin y Finanzas, a la Subdireccin de Recursos Financieros y al Departamento de Contabilidad. A nivel externo el procedimiento es aplicable ante la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y los Auditores Externos.
2.0 2.1
2.2
3.0 Polticas de operacin, normas y lineamientos 3.1 Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin de Recursos Financieros, verificar que el Departamento de Contabilidad cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Informar mensualmente de los estados financieros del INPer: o A nivel interno a la Direccin General, a la Direccin de Administracin y Finanzas y a la Subdireccin de Recursos Financieros. o A nivel externo a la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y a los Auditores Externos. Entregar los Estados Financieros a la Direccin General a ms tardar el da 15 de cada mes, posterior al cierre. Verificar que las plizas que se elaboran para cancelar, ajustar o depurar, estn firmadas por quien la elabor y autorizadas por la Subdireccin de Recursos Financieros. Revisar y autorizar todas las plizas que se elaboran y tener el soporte respectivo para ser contabilizadas en el Sistema Informtico Contable del INPer e integrar los Estados Financieros. Investigar, previo a la elaboracin de plizas de ajustes u otros movimientos que afecten las cifras registradas, el motivo que lo ocasion, a efecto de que quede asentada en la pliza correspondiente. Supervisar que se integre el soporte respectivo de cada pliza como son las facturas, recibos, notas de crdito, entradas o salidas del almacn, estados de cuenta, fichas de depsito, cheques, etc.

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Cumplir no slo en cantidad y calidad de la informacin sino con la oportunidad debida, en virtud de la trascendencia que representa el proceso integral de contabilidad en la generacin de los Estados Financieros. Ser responsabilidad de los Departamentos que integran a la Direccin de Administracin y Finanzas entregar al Departamento de Contabilidad, dentro de los cinco primeros das de cada mes, la siguiente informacin: entradas y salidas de Almacn, nminas e impuestos retenidos a empleados, pasivos devengados y cuentas de orden, ingresos diarios, informes sobre rendimientos mensuales, traspasos bancarios, estados de cuentas bancarias, resumen de contra recibos expedidos y cheques emitidos.
3.2

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4.0
Descripcin del procedimiento
Secuencia de Etapas 1.0 Instruccin para elaborar los Estados Financieros
Actividad 1.1 Instruye mediante oficio a la Subdireccin de Recursos Financieros, elaborar los Estados Financieros. Oficio 2.1 Recibe instruccin e indica al Departamento de Contabilidad elabore los Estados Financieros. 3.1 Recibe indicacin y verifica que la Pliza de Ingresos (F-5220-03), Pliza de Egresos (F-5220-02) y Pliza de Diario (F-5220-01), elaboradas durante el mes o perodo a presentar hayan sido registradas en los libros correspondientes (diario, mayor, ingresos y egresos). F-5220-03 F-5220-02 F-5220-01
Responsable Direccin de Administracin y Finanzas
2.0 Recepcin y transmisin de instruccin 3.0 Verificacin de plizas
Subdireccin de Recursos Financieros Departamento de Contabilidad
4.0 Captura de plizas en el Sistema Informtico de Contabilidad
4.1 Captura en el Sistema Informtico de Contabilidad las plizas de registro y procede a elaborar la Balanza de Comprobacin en el propio Sistema, compuesta por los saldos del mes anterior y los movimientos (cargos y abonos) ocurridos durante el periodo que se esta analizando. 5.1 Analiza y determina si las Cuentas Colectivas de Balance y Resultados estn estables, sin variaciones, en caso de existir diferencias en los saldos, se procede a su anlisis y correccin. Procede? No: Regresa a la actividad No. 3. Si: Continua procedimiento.
5.0 Anlisis de variaciones
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Secuencia de Etapas 6.0 Comparacin de saldos
Actividad 6.1 Compara los saldos de las cuentas de la Balanza con los auxiliares de cada cuenta.
7.0 Elaboracin del Estado de Situacin Financiera
7.1 Elabora el Estado de Situacin Financiera, dentro del Sistema Informtico de Contabilidad, con base en la Balanza de Comprobacin. Estado de Situacin Financiera
8.0 Elaboracin de anexos al Estado de Situacin Financiera
8.1 Elabora los siguientes anexos al Estado de Situacin Financiera: caja, bancos, inversiones, documentos por cobrar, deudores diversos, fondos presupuestales disponibles en tesorera, pagos anticipados, depsitos en garanta, activo fijo, proveedores, acreedores, descuentos y percepciones a favor de terceros, sueldos por aplicar e impuesto al valor agregado por pagar. Anexos al Estado de Situacin Financiera
9.0 Elaboracin de anexos complementarios al Estado de Situacin Financiera
9.1 Elabora los anexos complementarios al Estado de Situacin Financiera mostrando las antigedades de saldos de las siguientes cuentas: documentos por cobrar, deudores diversos, proveedores, acreedores diversos, descuentos y percepciones a favor de terceros, as como la integracin por cuenta de integracin del activo fijo, como son: equipo mdico, equipo de oficina, equipo de transporte, con su respectiva depreciacin y reexpresin. Anexos complementarios al Estado de Situacin Financiera

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Secuencia de Etapas 10.0 Elaboracin del Estado de Resultados
Actividad 10.1 Elabora el Estado de Resultados en el Sistema Informtico de Contabilidad, donde muestra las cuentas de ingresos y gastos con el fin de determinar el monto de los ingresos recibidos de subsidio federal, los propios y por donativos en especie, as como los gastos de operacin, el importe de la depreciacin cargada al gasto, para determinar finalmente el resultado del perodo (utilidad o prdida). Estado de Resultados
Responsable
11.0 Elaboracin de anexos al Estado de Resultados
11.1 Elabora los anexos al Estado de Resultados: integracin por concepto de los ingresos propios (cuotas de recuperacin, intereses y otros productos), integracin de donativos en especie, de los ingresos captados, integracin por captulo del gasto de las erogaciones efectuadas. Anexos al Estado de Resultados
12.1 Integra la siguiente informacin: Estado de 12.0 Integracin de la Situacin Financiera, Estado de Resultados, anexos al Estado de Resultados, Anexos del Estado de informacin Situacin Financiera y anexos complementarios al financiera Estado de Situacin Financiera. 12.2 Firma el jefe del Departamento de Contabilidad como el contador del INPer y turna a la Subdireccin de Recursos Financieros. Informacin financiera

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Secuencia de Etapas
Actividad 13.1 Recibe y revisa en forma analtica la informacin financiera, para su aprobacin, en caso de detectar variaciones, aplica las medidas correctivas necesarias para su ajuste contable. Procede? No: Regresa a la actividad No.9 S: Contina procedimiento 13.2 Aprueba, firma y turna a la Direccin de Administracin y Finanzas. Informacin financiera
Responsable
13.0 Aprobacin de la informacin financiera
14.0 Autorizacin de la informacin financiera
14.1 Recibe informacin financiera, autoriza, firma y turna a la Direccin General. Informacin financiera
15.0 Autorizacin de la informacin financiera
15.1 Recibe informacin financiera, autoriza, firma y turna al Departamento de Contabilidad. Informacin financiera
Direccin General
16.0 Envo mensual de la informacin financiera
16.1 Recibe y enva mensualmente informacin financiera, en original y copia: Original - Departamento de Contabilidad, Copia Subdireccin de Recursos Financieros, para su conocimiento. TERMINA PROCEDIMIENTO.

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5.0
Diagrama de Flujo
D ir e c c i n d e A d m in is t r a c i n y F in a n z a s S u b d ir e c c i n d e R e c u r s o s F in a n c ie r o s D e p a rta m e n to d e C o n t a b ilid a d D ir e c c i n G e n e r a l
I n ic io 1 I n s t r u c c i n p a r a e la b o r a r lo s E s t a d o s F in a n c ie r o s O f ic io R e c e p c i n y t r a n s m is i n d e in s t r u c c i n V e r if ic a c i n d e p liz a s
F -5 2 2 0 -0 3 F -5 2 2 0 -0 2 F -5 2 2 0 -0 1
4 C a p t u r a d e p liz a s e n e l S is t e m a I n f o r m t ic o d e C o n t a b ilid a d 5 A n lis is d e v a r ia c io n e s
P ro c e d e Si
No
3
6 C o m p a r a c i n d e s a ld o s

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D e p a rta m e n to d e C o n t a b ilid a d
D ir e c c i n G e n e r a l
A 7 E la b o r a c i n d e l E s t a d o d e S it u a c i n F in a n c ie r a
E s t a d o S itu a c i n F in a n c ie r a
8 E la b o r a c i n d e a n e x o s a l E s ta d o d e S it u a c i n F in a n c ie r a
A nexos al E s ta d o S itu a c i n F in a n c ie r a
9
E la b o r a c i n d e a n e x o s c o m p le m e n t a r io s a l E s t a d o d e S it u a c i n F in a n c ie r a
A nexos c o m p le m e n t a r io s
10 E la b o r a c i n d e l E s ta d o d e R e s u lt a d o s
E s ta d o d e R e s u lta d o s
11 E la b o r a c i n d e a n e x o s a l E s ta d o d e R e s u lt a d o s
A n e x o s a l E s ta d o d e R e s u lta d o s

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D e p a r ta m e n to d e C o n ta b ilid a d
D ir e c c i n G e n e r a l
B 12 In te g r a c i n d e la in fo r m a c i n fin a n c ie r a
I n fo r m a c i n F in a n c ie r a
13 A p r o b a c i n d e la in fo r m a c i n fin a n c ie r a
In fo r m a c i n F in a n c ie r a
No P ro c e d e Si 9
14 A u to r iz a c i n d e la in fo r m a c i n fin a n c ie r a
In fo r m a c i n F in a n c ie r a
15 A u to r iz a c i n d e la in fo r m a c i n fin a n c ie r a 16 E n v o m e n s u a l d e la in fo r m a c i n fin a n c ie r a
I n fo r m a c i n F in a n c ie r a
T r m in o

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6.0
Ley de los Institutos Nacionales de Salud Reglamento Interior de la Secretara de Salud Gua Tcnica para la Elaboracin de Manual de Procedimientos de la Secretara de Salud Estatuto Orgnico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes Manual de Organizacin Especfico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes 7.0 Registros Registros Oficio Pliza de Ingresos Pliza de Egresos Pliza de Diario Estado de Situacin Financiera Anexos al Estado de Situacin Financiera Anexos complementarios al Estado de Situacin Financiera Estado de Resultados Anexos al Estado de Resultados Informacin Financiera Tiempo de conservacin 5 aos 5 aos 5 aos 5 aos 5 aos 5 aos Responsable de conservarlo Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad
Cdigo de registro o identificacin nica No. Oficio F-5220-03 F-5220-02 F-5220-01 No Aplica No Aplica
5 aos 5 aos 5 aos 5 aos
Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad

CONTROL DE EMISIN
No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica
Elabor
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8.0 8.1
Glosario Disponibilidad Financiera: Movimiento financiero que resulta de sumar a la disponibilidad inicial y los movimientos del mes, dando como resultado la disponibilidad final, que ser la inicial del prximo mes. Donativos: Importe en efectivo o en especie otorgado al INPer por terceras personas. Estado Financiero: Balance general, un estado de ingresos, un estado de fondos o cualquier estado auxiliar u otra prestacin de datos financieros, derivados de los registros de contabilidad. Plizas: Documento que elabora el rea de Contabilidad para registrar las operaciones contables y se clasifican en ingresos, egresos y diario.
8.2 8.3 8.4
9.0
Cambios de esta versin Fecha de la actualizacin 05-02-10 Descripcin del cambio Actualizacin
Nmero de Revisin 4
10.0 Anexos 10.1 Pliza de Ingresos 10.2 Pliza de Egresos 10.3 Pliza de Diario (F-5220-03) (F-5220-02) (F-5220-01)

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Contabilidad 9.- Registro de recursos de terceros destinados a financiar proyectos de investigacin
9.-Registro de recursos de terceros destinados a financiar proyectos de investigacin

Lic. Ma. de las Mercedes Ugarte Silva
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1.0 1.1
Propsito Registrar los recursos (ingresos-gastos), otorgados por terceros al INPer, para el financiamiento de proyectos de investigacin y actividades docentes relacionadas con los mismos a las cuentas bancarias establecidas para tal fin con el propsito de llevar un control de los mismos. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas, a la Subdireccin de Recursos Financieros, al Departamento de Contabilidad, al Departamento de Tesorera y a los responsables de los proyectos o titulares que les hayan otorgado recursos de terceros. A nivel externo el procedimiento es aplicable a las personas fsicas o morales pblicas o privadas, nacionales o extranjeras, donantes de recursos al INPer, a la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y a la Secretara de la Funcin Pblica. Polticas de operacin, normas y lineamientos
2.0 2.1
2.2
3.0
3.1 Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin de Recursos Financieros, verificar que el Departamento de Contabilidad, a travs de la Unidad Contable de Proyectos, cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Considerar como recursos de terceros los ingresos en efectivo o en especie que hayan sido otorgados al INPer por personas fsicas o morales pblicas o privadas, nacionales o extranjeras para financiar proyectos de investigacin y actividades docentes relacionas con los mismos. Verificar que los recursos de terceros otorgados por personas fsicas o morales nacionales o extranjeras, cumplan con los lineamientos autorizados por el rgano de Gobierno. Verificar que los recursos de terceros, se consignen el ingreso-gasto en cuentas de orden en el informe de situacin financiera y en el flujo de efectivo en operaciones ajenas y se identifiquen plenamente en los renglones del Sistema Integral de Informacin. Llevar a cabo la contabilidad propia de los recursos de terceros, as como su propio control en cuentas bancarias independientes de los recursos federales. Informar al responsable del proyecto del depsito y registro de los recursos captados en las cuentas bancarias autorizadas por el Instituto. Obtener y conservar la documentacin comprobatoria de la captacin y aplicacin de los recursos de terceros para su verificacin e integracin por el tiempo que determinen las leyes y dems disposiciones aplicables.
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Conservar permanentemente actualizados los registros contables y auxiliares por cada proyecto incluyendo activos fijos. Proporcionar asesora administrativa en el mbito de su competencia a los responsables de cada proyecto. Elaborar los informes sobre el avance financiero de cada proyecto en los trminos acordados por el aportante de los recursos. Verificar el cumplimiento de los porcentajes establecidos en los convenios para efectos de cubrir los gastos indirectos que genere cada proyecto as como el porcentaje que habr de destinarse a favor del Instituto de acuerdo con el punto 5 inciso d) fraccin I y III de los Lineamientos para la administracin de los recursos de terceros, autorizados por el rgano de gobierno. Aplicar los porcentajes de la siguiente manera: o o o o El gasto corriente y de inversin para mantener en operacin a los Departamentos que se dediquen al control de recursos de terceros para proyectos de investigacin. El costo por la utilizacin de la infraestructura del INPer. El gasto generado por el mantenimiento y conservacin de las instalaciones del INPer. Dems costos indirectos que genere el proyecto.
3.2 Ser responsabilidad de los titulares de proyectos que les hayan otorgado recursos de terceros, cumplir con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Notificar a la Direccin General, la Direccin de Investigacin y a la Direccin de Administracin y Finanzas, el o los convenios y los trminos en que les fueron autorizados. Informar a la Subdireccin de Recursos Financieros de la aceptacin de un proyecto, para solicitar la expedicin del recibo correspondiente. Validar los informes sobre el avance financiero del proyecto de investigacin que elabora la Unidad Contable de Proyectos. Informar a la Direccin de Administracin y Finanzas sobre el avance tcnico del proyecto de investigacin. Fijar en coordinacin con el aportante de los recursos y el Instituto, los trminos, condiciones y calendario para la distribucin de los recursos del proyecto de investigacin en los gastos de operacin y gastos de inversin. Someter a la autorizacin del Director General del Instituto en trminos de la Ley Federal de Derechos de Autor o Ley de Propiedad Industrial en su caso, los beneficios que corresponden como consecuencias de los productos emanados de una investigacin al o los investigadores
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responsables, al instituto y al aportante de los recursos. Informar semestral y anualmente a la Comisin de Investigacin sobre el contenido del proyecto, el avance del mismo y en su caso las modificaciones realizadas.
3.3 Ser responsabilidad de las personas fsicas o morales, nacionales o extranjeras, donantes de recursos para proyectos de investigacin cumplir con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Otorgar los recursos al INPer, a travs de las siguientes formas: o o Mediante cheque a nombre del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes, enviado con un oficio al titular de la Direccin de Administracin y Finanzas. Mediante abono directo en cuenta bancaria, para tal efecto se solicitar por escrito al titular de la Subdireccin de Recursos Financieros la informacin correspondiente a la Institucin bancaria y el nmero de cuenta. Incluir en el escrito el responsable y nombre del proyecto y los datos del donante. Si la aportacin es en especie, la factura, recibo, nota o carta a nombre del INPer que ampare el valor de los bienes donados. Celebrar convenios con el Instituto donde se establezcan los trminos, condiciones y calendarios para la distribucin de los recursos, asignando los apoyos y estmulos econmicos, adquisiciones de insumos, equipos y gasto de inversin as como los responsables de las adquisiciones.
o o
3.4
Ser responsabilidad de los involucrados en la aplicacin, registro y administracin de los recursos de terceros en el Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes cumplir con las siguientes reglas para administrar los recursos de terceros y para lo no previsto en este punto, se observar lo establecido en los Lineamientos para la Administracin de Recursos de Terceros Destinados a Financiar Proyectos de Investigacin de los Institutos Nacionales de Salud, aprobados por el rgano de Gobierno del INPer: a) Los recursos de terceros en ningn caso formaran parte del patrimonio del instituto y solo estarn bajo la administracin del instituto. b) Cuando se trate de recursos de terceros puestos a disposicin para la administracin del instituto por personas morales pblicas para financiar proyectos de investigacin de conformidad con el artculo 2 fraccin IX y 41 de la Ley de los Institutos Nacionales de Salud, la administracin de estos recursos se sujetar adems de lo dispuesto por la Ley de los Institutos Nacionales de Salud, a las reglas que establezca el aportante de los recursos. En caso de que la persona moral pblica otorgue los recursos en carcter de donativo o prestacin de servicios, stos saldrn del mbito de aplicacin de los lineamientos y para la utilizacin de los mismos se
CONTROL DE EMISIN Elabor Revis Carlos Antonio Soroa Castilla Subdirector de Recursos Financieros Autoriz CP Alma Lidia Nequiz Zamora Directora de Administracin y Finanzas

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aplicarn las disposiciones de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, su Reglamento y dems disposiciones aplicables en materia de ingresos propios. c) Cuando se trate de recursos provenientes de personas fsicas o morales en el extranjero, la administracin de los recursos se sujetar a las reglas que establezcan el responsable del proyecto y el aportante de los recursos, las cuales no podrn ir en contra del objeto del Instituto. d) Los trminos y condiciones para la distribucin de los recursos podrn fijarse por el Director General en representacin del Instituto, con la participacin que corresponda al investigador y al aportante de los recursos con base en lo siguiente: De los recursos asignados a un proyecto se destinar un porcentaje del 0% al hasta un 30% para cubrir los costos indirectos que genere el mismo. Dicho porcentaje se determinar por el Instituto y el aportante de los recursos. De igual modo los recursos asignados a un proyecto se establecer el porcentaje que habr de destinarse a favor del Instituto. Dicho porcentaje podr ser del 0% hasta el 10% y ser determinado por el Instituto y por el aportante de los recursos. e) En el convenio que celebren el aportante de los recursos y el Instituto se establecern los trminos, condiciones y calendario para la distribucin de los recursos, asignacin en cuanto a los apoyos y estmulos econmicos, adquisiciones de insumos, servicios y gastos de inversin. Los bienes adquiridos se sujetarn a lo establecido al numeral 11 de los lineamientos. f) En el convenio se podrn destinar apoyos econmicos al personal que participe en el proyecto de investigacin. Dichos apoyos se harn nicamente con cheque o transferencia electrnica, con base en lo acordado en el convenio, dicho pago no crear derechos para sus beneficiarios ni responsabilidades de tipo laboral o salarial para el Instituto, sern temporales, por lo que concluirn al terminar el proyecto.
g) Se podrn contratar colaboradores con cargo a los recursos de terceros para participar en el proyecto. Estas contrataciones en razn de su naturaleza civil, slo podrn hacerse bajo el rgimen de honorarios por tiempo y obra determinada, por lo que los contratos slo consignarn el derecho al pago de emolumentos convenidos sin ninguna otra prestacin adicional, ni podrn pagarse con recursos fiscales o transformarse en plazas presupuestarias.
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h) El instituto podr administrar los recursos de terceros a travs de cuentas de inversin financiera o mediante el establecimiento de fideicomisos. i) El gasto de los recursos y su ejercicio y control se sujetar a la Ley de los Institutos Nacionales de Salud, lo dispuesto en los lineamientos y a las clausulas del convenio suscrito con el aportante de los recursos as como cualquier otra disposicin jurdica aplicable. Todo gasto efectuado con recursos de terceros, deber ser amparado con la documentacin comprobatoria correspondiente, debidamente requisitada conforme a la legislacin fiscal aplicable.
j)
k) La documentacin comprobatoria de los gastos se deber presentar a la Direccin de Administracin y Finanzas o a la Unidad Contable de Proyectos por el responsable del proyecto a ms tardar dentro de los 15 das naturales siguientes al ejercicio de los recursos. l) Las aportaciones que realicen las personas fsicas o morales a los proyectos de investigacin que realicen al Instituto, sern deducibles para efectos del Impuesto Sobre la Renta, en la forma y trminos que establezcan las disposiciones fiscales.
m) El responsable del proyecto deber contar con el visto bueno del Director General o responsable del rea de que se trate cuando quien participe en la ejecucin del proyecto forme parte del Instituto. n) Todo pago de apoyos econmicos dispuestos en la fraccin X del artculo 41 de la Ley de los Institutos Nacionales de Salud deber realizarse contra la entrega del recibo correspondiente en los trminos y condiciones sealados en el convenio, debindose especificar en el citado recibo que no se genera ninguna relacin obrero-patronal entre quien recibe el apoya y el Instituto y por lo tanto su pago no constituye parte del salario o salario mismo, fijo, regular ni permanente. o) Toda remuneracin que se otorgue con recursos de terceros deber considerar la retencin y entero de los impuestos correspondientes, de conformidad con las disposiciones fiscales aplicables. p) Los apoyos al personal del Instituto que participe en el desarrollo de algn proyecto en ningn caso podr rebasar los montos mximos establecidos y se har de la siguiente manera: Para los investigadores calificados por la Comisin Coordinadora de los Institutos Nacionales de Salud y Hospitales de Alta Especialidad,
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el monto mximo global del total de proyectos en los que participe ser de hasta el 1.5 el salario integrado bruto de su categora como investigador ms la cantidad equivalente al ingreso que perciba en su caso por el Sistema Nacional de Investigadores. En ningn caso el estimulo econmico mximo se dar en detrimento de los fondos necesarios para cumplir con el proyecto, objeto del apoyo econmico de recursos de terceros. Para el personal mdico clnico, administrativo u operativo, el monto mximo del estimulo econmico global del total de proyectos en los que participen, ser hasta 1.5 del salario integrado bruto ms la cantidad equivalente al ingreso que perciban los mdicos clnicos que formen parte del sistema Nacional de investigadores y que no estn calificados por la comisin Coordinadora de los Institutos Nacionales de Salud y Hospitales de Alta Especialidad. Para el personal de apoyo a la investigacin, el estimulo econmico global independientemente del total de proyectos en los que participe ser el equivalente de hasta el 1.5 del salario diario integrado bruto. q) El monto mximo de remuneraciones se asignar con base en la responsabilidad dentro del proyecto. El personal que participe en el desarrollo de un proyecto estar sujeto a los controles establecidos por el responsable de dicho proyecto. r) Los bienes muebles e inmuebles adquiridos con recursos de terceros en todos los casos, formaran parte del patrimonio del Instituto por lo que debern estar debidamente inventariados y resguardados conformen a la normatividad vigente.
Nota : Los convenios para el otorgamiento de recursos de terceros que pretendan celebrarse, debern ponerse a consideracin del Departamento de Asuntos Jurdicos para su revisin, antes de ser autorizados por la Direccin General, remitiendo los originales firmados, a la Direccin de Administracin y Finanzas para su resguardo.

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4.0
Descripcin del procedimiento Secuencia de Actividad Etapas 1.1 Recibe del investigador responsable del 1.0 Otorgamiento proyecto, convenio formalizado, autorizado y de recursos de solicitud de apertura de cuenta interna de control, terceros indicando los datos del aportante o donatario, el nombre del proyecto, el importe de los recursos y las caractersticas de la aportacin. Procede? No:Solicita la informacin documentos correspondientes Termina Procedimiento Si: completa y los
Responsable Direccin de Administracin y Finanzas
Continua procedimiento Convenio Solicitud de apertura de cuenta interna Direccin de Administracin y Finanzas
2.0 Instruccin para captar recursos externos
2.1 Recibe y enva a la Subdireccin de Recursos Financieros el convenio y solicitud de apertura de cuenta y solicita la elaboracin el Recibo (de caja o donativo segn sea el caso). Convenio Solicitud de apertura de cuenta interna
3.0 Recepcin y envo del convenio
3.1 Recibe convenio y oficio de solicitud de apertura de cuenta interna enva al Departamento de Contabilidad, (Unidad Contable de Proyectos) solicitando la elaboracin del recibo y la tramitacin para la recepcin del recurso. Convenio Solicitud de apertura de cuenta interna

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Secuencia de Etapas 4.0 Trmite del recibo de caja o de donativo para el beneficiario
Actividad 4.1 Recibe oficio y convenio de colaboracin, elabora el Recibo (de caja o donativo segn sea el caso) y realiza ante el aportante el trmite para la obtencin del cheque o transferencia electrnica correspondiente. 4.2 Solicita al Departamento de Tesorera informe sobre la trasferencia bancaria de los recursos. 4.3 Enva cheque al Departamento de Tesorera para depsito en las cuentas bancarias del instituto. Recibo de Caja o donativo Cheque 5.1 Recibe documentos e informa al Departamento de Contabilidad sobre las transferencias recibidas as como los depsitos de los cheques, mediante estados de cuenta bancarios y/o fichas de depsito. Estados de cuenta bancarios Fichas de depsito
Responsable
Departamento de Contabilidad (Unidad Contable de Proyectos)
5.0 Informe de las transferencias y depsitos de recursos
Departamento de Tesorera
6.0 Registro de recursos e informe al responsable del proyecto
6.1 Recibe informe de transferencias o depsitos y registra en la contabilidad e informa al responsable del proyecto que los recursos ya estn disponibles.
7.0 Solicitud del responsable del proyecto
7.1 Recibe del responsable del proyecto la requisicin u oficio solicitando los bienes y/o servicios que necesita para su proyecto. Requisicin Oficio de solicitud

07-06-11
19-08-11
30-08-11
Secuencia de Etapas
Actividad 8.2 Verifica la disponibilidad de recursos de acuerdo a su presupuesto autorizado. Procede? No: Informa que no hay recursos suficientes y le devuelve los documentos para que se modifiquen mediante la priorizacin de sus necesidades. Regresa actividad 7. S: Aprueba y canaliza la requisicin al Departamento de Almacn, Farmacia e Inventarios para la gestin de adquisicin de bienes y al Departamento de Tesorera el oficio para el pago de servicios. Continua Procedimiento Requisicin Oficio de solicitud _________________________________________
Se realizan las gestiones para la compra de los bienes a travs del Departamento de Adquisiciones el cual solicita el pago al Departamento de Tesorera. Una vez realizados los pagos se reportan los gastos al Departamento de Contabilidad para el control de los mismos y contar con la informacin para el responsable del proyecto.
Responsable
8.0 Ejercicio de los recursos
_________________________________________ 9.1 Elabora cheques o transferencias electrnicas para pago de bienes y servicios, enva relaciones de movimientos (cheques o transferencias electrnicas) al Departamento de Contabilidad para su registro y custodia Relacin de cheques Cheques Transferencias
9.0 Pago de bienes y servicios
TERMINA PROCEDIMIENTO
07-06-11
19-08-11
30-08-11
5.0
Diagrama de Flujo
Subdireccin de Recursos Financierso Departamento de Contabilidad (Unidad Contable de Proyectos)
Inicio 1 Otorgamiento de recursos de terceros

Convenio
Solicitud de apertura de cuenta interna
2 Instruccin para captar recursos externos

Convenio
3 Recepcin y envo del convenio

Convenio
4 Trmite del recibo de caja o de donativo para el beneficiario

Recibo de caja o donativo Cheque

07-06-11
19-08-11
30-08-11
Departamento de Contabilidad ( Unidad Contable de Proyectos)
Informe de las transferencias y depsitos de recursos
Estados de cuenta bancarios Fichas de depsito
6 Registro de recursos e informe al responsable del proyecto 7 Solicitud del responsable del proyecto
Requisicin Oficio de solicitud
8 Ejercicio de los recursos 9

Requisicin Oficio de solicitud
Pago de bienes y servicios

Relacin de cheques Cheques
Procede Si 7
No
Transferencias
Trmino

07-06-11
19-08-11
30-08-11
6.0
Documentos de referencia Documentos Cdigo (cuando aplique) No Aplica No Aplica REV. 5 02/08 02-08 No Aplica
Ley de los Institutos Nacionales de Salud Reglamento Interior de la Secretara de Salud Gua Tcnica para la Elaboracin de Manual de Procedimientos de la Secretara de Salud Lineamientos para la administracin de recursos de terceros destinados a financiar proyectos de investigacin en el Instituto nacional de Perinatologa Manual de Organizacin Especfico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes 7.0 Registros Registros Convenio Copia de Solicitud de apertura de cuenta Copia Recibo de caja o donativo Copia de Cheque Estados de cuenta bancarios Fichas de depsito Tiempo de conservacin 5 aos Responsable de conservarlo Departamento de Contabilidad (Unidad Contable de Proyectos) Departamento de contabilidad (unidad contable de proyectos) Departamento de Contabilidad (Unidad Contable de Proyectos) Departamento de Contabilidad (Unidad Contable de Proyectos) Departamento de Contabilidad (Unidad Contable de Proyectos) Departamento de Contabilidad (Unidad Contable de Proyectos)
No Aplica
Cdigo de registro o identificacin nica No Aplica
1 ao
No Oficio
5 aos
No Aplica
5 aos
No Aplica
5 aos
No Aplica
5 aos
No Aplica
07-06-11
19-08-11
30-08-11
Registros Copia de Requisicin Interna Acuse de Oficio de solicitud Relacin de cheques
Tiempo de conservacin 1 ao 1 ao 5 aos
Responsable de conservarlo Responsable del proyecto Responsable del proyecto Departamento de Contabilidad (Unidad Contable de Proyectos) Departamento de Contabilidad (Unidad Contable de Proyectos)
Cdigo de registro o identificacin nica 5410-01 No de Oficio No Aplica
Transferencias 8.0 Glosario
5 aos
No Aplica
8.1 Cheque: Documento en forma de orden de pago para que una persona cobre la cantidad asignada de los fondos que el expedidor tiene en una cuenta bancaria. 8.2 Cuenta Bancaria: Depsito de dinero en una entidad bancaria. 8.3 Depsito: Accin de poner bienes o casas de valor bajo la custodia de alguien que responda de ellos. 8.4 Donativo: Aportacin en efectivo en especie a una persona fsica o moral nacional o extranjera. 8.5 Tesorera: Conjunto de personas encargadas de recaudar y distribuir los capitales de una entidad. 9.0 Cambios de esta versin Fecha de la actualizacin 30-08-11 Descripcin del cambio Actualizacin
Nmero de Revisin 5 10.0 Anexos 10.1 Requisicin Interna
5410-01

07-06-11
19-08-11
30-08-11

Manual Proc Contabilidad

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Revis Carlos Antonio Soroa Castilla Subdirector de Recursos Financieros

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CONTROL DE EMISIN Elabor

Revis Carlos Antonio Soroa Castilla Subdirector de Recursos Financieros

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I. - OBJETIVO DEL MANUAL

CONTROL DE EMISIN Elabor

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Revis Carlos Antonio Soroa Castilla Subdirector de Recursos Financieros

Autoriz CP Alma Lidia Nequiz Zamora Directora de Administracin y Finanzas

Gabriel Vzquez Sierra Jefe del Departamento de Contabilidad

CONTROL DE EMISIN Elabor

Revis Carlos Antonio Soroa Castilla Subdirector de Recursos Financieros

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CONTROL DE EMISIN Elabor

Revis Carlos Antonio Soroa Castilla Subdirector de Recursos Financieros

Autoriz CP Alma Lidia Nequiz Zamora Directora de Administracin y Finanzas

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Contabilidad

1.- Procedimiento para el Registro de Subsidios Federales

1.- PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE SUBSIDIOS FEDERALES

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Revis Carlos Antonio Soroa Castilla Subdirector de Recursos Financieros

Autoriz Lic. Edith Leal Arce Directora de Administracin y Finanzas

Gabriel Vzquez Sierra Jefe del Departamento de Contabilidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Contabilidad

1.- Procedimiento para el Registro de Subsidios Federales

2.0 2.1 2.2 3.0 3.1

CONTROL DE EMISIN Elabor

Revis Carlos Antonio Soroa Castilla Subdirector de Recursos Financieros

Autoriz Lic. Edith Leal Arce Directora de Administracin y Finanzas

Gabriel Vzquez Sierra Jefe del Departamento de Contabilidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Contabilidad

1.- Procedimiento para el Registro de Subsidios Federales

Descripcin del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad Responsable

1.0 Instruccin para llevar a cabo el Registro de Subsidios Federales

Direccin de Administracin y Finanzas

2.0 Recepcin y transmisin de instruccin

Subdireccin de Recursos Financieros

3.0 Recepcin de Instruccin

4.0 Solicitud de documentos

5.0 Recepcin de documentos

Autoriz Lic. Edith Leal Arce Directora de Administracin y Finanzas

Nombre Cargo-puesto Firma Fecha

Gabriel Vzquez Sierra Jefe del Departamento de Contabilidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Contabilidad

1.- Procedimiento para el Registro de Subsidios Federales

Secuencia de Etapas 6.0 Validacin de movimientos

Responsable Departamento de Contabilidad

7.0 Conciliacin de saldos

8.0 Archivo de documentos

9.0 Registro y actualizacin de movimientos

CONTROL DE EMISIN Elabor

Revis Carlos Antonio Soroa Castilla Subdirector de Recursos Financieros

Autoriz Lic. Edith Leal Arce Directora de Administracin y Finanzas

Gabriel Vzquez Sierra Jefe del Departamento de Contabilidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Contabilidad