ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS El anlisis o estudio de los sistemas es un conjunto de tcnicas destinadas al anlisis de procedimientos que permitirn

cambios en los existentes o la implantacin de otros, con los cuales se aspira lograr la solucin a los problemas existentes en una unidad determinada de la organizacin. El anlisis de sistemas se refiere entonces al proceso de examinar la situacin de una organizacin y sus estructuras funcionales con el propsito de mejorar su funcionamiento, a travs del establecimiento de mtodos y procedimientos ms adecuados o adaptados a las necesidades existentes. Es importante y necesario que este sea realizado por un personal especializado en el rea de sistemas y procedimientos y diseado en funcin de fines y objetivos predeterminados para procurar el mximo de ahorro, en tiempo y esfuerzo del analista. FASES DEL ANLISIS DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS PLANEACIN DEL ESTUDIO: Corresponde a la etapa comprendida desde que surge la necesidad de modificar un procedimiento hasta el momento en el cual se definen definitivamente los pasos a seguir durante el desarrollo del trabajo, es decir, que aqu se formulan un conjunto de propsitos bsicos que seran la base de las metas a cumplirse y se disea un plan de accin que guiar al analista durante el progreso de su labor. Esta fase incluye: SOLICITUD DEL PROYECTO: Constituye la formalizacin para que el Departamento de Sistemas y Procedimientos o los asesores externos inicien el trabajo, y, constituye la base para la asignacin del proyecto a los analistas, cuyo principal objetivo es establecer con precisin, los fines, alcance, rea, recursos y condiciones ambientales donde se desarrollar el estudio. Entre sus principales requisitos mnimos se encuentran: * Deben provenir de los jefes de departamento o gerencia media de la organizacin. * Estar autorizados por la presidencia de la organizacin. * Estar incluidas en los planes de la organizacin. * Definir el objetivo del proyecto, reas involucradas y el problema. * Estar descritas con claridad y precisin por el supervisor involucrado con la finalidad de dar al analista una clara visin del proyecto. * Es necesario que exista una verdadera necesidad. * Es de vital importancia tomar en cuenta el costo del proyecto de anlisis a realizar. * En la decisin de solicitar el proyecto se tomar en consideracin las presiones de los jefes de los departamentos involucrados en los procedimientos y en los cuales no est la raz del problema. Durante el desarrollo de esta fase participan: a) Los altos miembros del personal que tiene la potestad de decidir acerca de la necesidad de modificar un procedimiento o establecer uno nuevo; tales como: los jefes de los departamentos involucrados en los procedimientos que se desean modificar, o en los cuales se instalar uno nuevo; loa gerentes cuando las modificaciones y nuevas implementaciones estn incluidas dentro de los planes a mediano plazo establecidos en la organizacin; o para atender las solicitudes de los jefes de unidad; y la presidencia cuando los cambios en los sistemas estn incluidos los planes de mejoramiento de gran envergadura y a largo plazo. b) Jefe de sistemas y procedimientos: es la persona hacia la cual va dirigida la solicitud, acta como enlace entre el solicitante y el analista, tiene la responsabilidad de seleccionar al encargado de desarrollar el proyecto y de suministrarle la orientacin e informacin necesaria respecto a objetivos, alcance, recursos, disponibilidad de tiempo, asesoramiento, etc. ASIGNACIN DEL PROYECTO: Consiste en la remisin o delegacin del estudio, por parte del jefe o encargado del departamento de sistemas y procedimientos, a uno de sus analistas de acuerdo a su experiencia, capacidad tcnica y estudios realizados.

Es necesario formalizar la asignacin del proyecto por escrito y en un formato especial en el cual se describan el alcance del proyecto, as como los objetivos, resultados esperados, antecedentes de trabajos similares, sugerencias, mtodos para desarrollar el trabajo, etc., as como cualquier otra informacin adicional, tal como: tiempo disponible para realizar el trabajo, posibles mtodos de investigacin que puedan ser utilizados, personal a entrevistar, documentos a examinar, personal designado, estructura organizacional (tanto de la empresa como del rea del problema); lo que se amerita bsicamente es una hoja de proyecto preparada ms o menos en detalle, dependiendo de la complejidad del estudio, que ayudar a aclarar y precisar la asignacin de proyecto, informacin que bien utilizada por el analista le permitir planificar mejor su trabajo para desarrollarlo rpida y eficientemente. PLANEACIN DEL PROYECTO: Una vez asignado el proyecto, el analista procede a preparar un bosquejo del estudio que requerir la aprobacin del jefe de sistemas y procedimientos antes de comenzar a realizar el trabajo. Este bosquejo servir de base para coordinar la investigacin y el desarrollo del trabajo; adems tiene que ser lo suficientemente completo y detallado para no dejar escapar aspectos y reas de importancia. Por otro lado, el analista se debe preparar para realizar una investigacin detallada que lo capacitar para efectuar el trabajo con idoneidad. Esta investigacin estar centrada en el examen de manuales, grficos de la organizacin, haciendo hincapi en el rea del problema, anlisis de proyectos similares realizados por empresas asesoras y consultas a bibliografa tcnica especializada. El objetivo de la planeacin es asegurarse que el curso del proyecto sea determinado de antemano y que el resultado esperado se tenga a la vista durante todas las diferentes fases del estudio. 1er Paso: Determinar quin, cul y por cunto tiempo. Quin: Determinar a quin beneficiarn los resultados del proyecto. Adems de quin se requerir ayuda, sobre todo de los especialistas en el campo bajo estudio. Cul: Determinar cul ser el resultado final del proyecto, tal como un informe, un manual o una carta de instruccin. Por Cunto Tiempo: Determinar cunto tiempo se necesitar para terminar el proyecto. Es conveniente fijar una fecha como base y tratar a conciencia de terminar en esa fecha, aunque pueda resultar difcil debido a circunstancias imprevistas y a que tal vez despus tenga que revisarse. 2do Paso: Obtener Antecedentes: Discutir el problema en general con las personas que tienen el conocimiento en el trabajo y de cmo se ha ejecutado la labor, en cuanto a los informes, manuales, cartas de instruccin y otros informes concernientes al tema, para luego seleccionar el material de referencia. 3er Paso: Seleccionar el lugar para dirigir el estudio: Elegir la oficina o estrato de la organizacin en el cual pueda hacerse con ms propiedad. 4to Paso: Preparar planes de prueba: Los planes debern abarcar, en secuencia cronolgica, los pasos que se propone seguir del principio al fin del proyecto y as el analista estar capacitado para emprender el estudio verdadero. ESTUDIO PRELIMINAR: Es un estudio destinado a separar los factores del problema pero que no propone soluciones. Simplemente es una rpida acumulacin de informacin en forma muy amplia y general, solo con fines exploratorios. Los detalles se eliminan y se espera producir un informe que oriente la decisin acerca de si es recomendable el desarrollo del procedimiento destinado a la solucin del problema. El estudio preliminar sirve para separar los factores del problema, es decir, es un sondeo que permite al analista verificar la dificultad que presenta la unidad solicitante del estudio y estimar su relevancia. Pasos a seguir para definir el problema: * Se realiza un estudio exploratorio para conocer la opinin de la persona que solicit el estudio. * Se conversa con las personas que ocupan los puestos claves.

* Se establece quien va a coordinar la investigacin. * Se concluye si es un problema, causa o consecuencia. * El analista y el solicitante deben tener la misma opinin. Una vez que el analista ha recolectado toda la informacin clave, define el problema. Al llegar a este paso el analista debe saber dnde y cundo se origin el problema y cul es su causa. Se determina si se trata de un estudio de sistema, de reposicin de equipos, de procedimientos u otros. REDEFINICIN DEL PROYECTO: La definicin del problema, el alcance, los objetivos, y los resultados que esperan obtener, estn sujetos a la redefinicin para que los resultados esperados queden garantizados. Aun en el entendido de que la solicitud puede estar plagada de malas interpretaciones, esta fase es utilizada por el analista como diagnstico del problema, por esta razn, en muchas oportunidades es necesario redefinir el planteamiento del problema y hacerlo tan amplio como sea posible de manera que las dificultades relacionadas sean solucionadas al mismo tiempo. Es importante saber que: * Se debe especificar la magnitud del problema, costos, procedimientos, equipos, personal a usar, entre otros. * Se debe limitar el alcance del estudio al rea a investigar. * Se debe presentar a la alta gerencia para ser aprobado o rechazado. El analista debe definir los factores tanto positivos como negativos que podran influir en la consecucin del objetivo, partiendo de las siguientes premisas: Primero. Debe poseer un amplio panorama acerca de los factores positivos y negativos: resistencia al cambio, cultura organizacional, capacidad tcnica del personal involucrado en el rea de trabajo, etc. Segundo. Distinguir los factores cuantitativos de la apreciacin. Tercero. Determinar los factores disponibles de aquellos que no estn a su alcance y desarrollar estrategias adecuadas para alcanzarlos, Cuarto. Seleccionar factores estratgicos. Quinto. Trazar cursos alternativos de accin para resolver situaciones imprevistas que puedan tener efectos dainos sobre su trabajo. Sexto. Prestar especial atencin al planteamiento de los objetivos esperados. ANLISIS DE LA SITUACIN ACTUAL: Es la parte del proceso que permite la recopilacin, registros y anlisis de la informacin necesaria para reconocer la situacin actual de los sistemas y establecer las bases sobre las cuales descansarn los nuevos. Esta fase se divide en tres etapas: recopilacin de informacin, registro y anlisis de la informacin actual. RECOPILACIN DE LA INFORMACIN: Al llegar a este punto el analista requiere de informacin precisa y veraz acerca de la forma actual como opera el rea de trabajo en estudio, para as buscar la solucin al problema planteado, y para ello es necesario aplicar en forma adecuada las tcnicas especiales de investigacin. Objetivos: Recopilar del rea involucrada en el problema la informacin necesaria para analizar el estado actual de los procedimientos. Mtodos: el analista planificara la recopilacin de la informacin necesaria de acuerdo a los resultados obtenidos durante el estudio preliminar, como en los objetivos esperados, complejidad del problema, el personal que se desempea en las unidades involucradas, etc. Para ello, cuenta con mtodos especiales para recopilar informacin, entre los cuales pueden mencionarse los siguientes:

1. Observacin: Consiste en la aplicacin de los sentidos al problema y hechos que afectan el rea de trabajo. Es la asistencia del analista en horas de actividad para observar el desarrollo de las actividades sin tomar parte en ella, tomar sus notas y formular preguntas cuando as lo considere necesario 2. Encuestas: permite la obtencin de informacin de las personas que trabajan en las reas involucradas en el problema. Los instrumentos ms utilizados son el cuestionario y la entrevista. a) Cuestionarios: Es un formato que presenta una serie de preguntas que debe contestar la persona encuestada. Se preparar en concordancia con los objetivos planteados y caractersticas generales del trabajo a realizar (tipo de informacin que se necesita, personal involucrado, entre otros); y de acuerdo a ciertas normas convencionales para la elaboracin de los mismos: Naturaleza de las preguntas: Deben prepararse en funcin del grado de libertad de las respuestas, clasificndolas en: cerradas (aquellas que permiten solo dos respuestas s, no o sin opinin), abiertas (las que permiten una respuesta libre) y, en abanico de respuestas o de seleccin mltiple. Secuencia: Las respuestas deben tener un encadenamiento lgico y orientarse de lo fcil a lo difcil y de lo general a lo particular. Claridad: Se evitar el uso de preguntas estereotipadas, ambiguas o normativas, y se dejar espacio suficiente para contestar. b) Entrevistas: Es un instrumento que puede aplicarse a todos los niveles de la organizacin. Requiere que el analista posea una actitud intensa de observacin, no solo de palabras, que implique la percepcin de gestos, ademanes, etc., del entrevistado. Debido a su gran utilidad, el analista debe planificarlas cuidadosamente; por lo tanto, debe preparar entrevistas cortas, elaborar listas de preguntas de acuerdo a sus necesidades; y, avisar anticipadamente su visita para que el entrevistado recopile informacin. c) Listas de Tareas: Son formas especiales que se entregan al personal involucrado en el rea del problema para que relacione las tareas que ejecuta en orden de frecuencia, por lapsos de tiempo determinado: la cantidad de veces que realiza una actividad en das, meses, aos; y el tiempo que demora cada una de ella. REGISTRO DE DATOS: Una vez aglomerada toda la informacin, se procede a su registro claro y sistemtico, emplendose para ello, cuadros, grficas, tablas o cualquier herramienta de utilidad para brindarle el ordenamiento y asentamiento pertinente a los datos recolectados. Es sumamente significativo presentar ordenadamente la informacin recopilada, ya que una regla general que debe tomarse en cuenta al realizar los registros, es hacerlo con la mayor claridad posible, de manera que cualquier persona pueda entenderlos, lo que faculta el anlisis de la informacin obtenida mediante el uso de instrumentos adecuados; y cuyas herramientas ms importantes son las siguientes: A. Organigramas de Puestos: Son herramientas insustituibles en casos de reestructuraciones de oficina, utilizados para estudiar los objetivos, funciones de una oficina, caractersticas de los cargos (funciones, alcance, etc.), caractersticas del personal (perfiles), relacin entre cargos y empleados. B. Tabla de Distribucin: Permite registrar la participacin de cada empleado en el procedimiento en estudio y el tiempo utilizado para ejecutar cada una de las actividades necesarias para culminarlo. C. Hoja de Anlisis de Procedimientos: Facilita el anlisis del flujo de documentos y su relacin con otros procedimientos. ANLISIS DE LA SITUACIN ACTUAL: Es la fase de estudio lgico que permite analizar los hechos en funcin de objetivos terminales, los pasos ms importantes; y los factores externos que los afectan. Es ahora cuando el analista debe separar lo que es de lo que debe ser, as como lo esencial de lo no esencial, durante esta fase se analiza: Qu se hace? Cuestiona sobre la naturaleza de las labores y los resultados obtenidos. Quin lo hace? Comprende el estudio de las unidades, las actitudes y aptitudes de los individuos que realizan el trabajo, as como las relaciones laborales que mantienen entre ellos y la organizacin.

Cmo se hace? Incluye el estudio de los mtodos y las tcnicas aplicadas para realizar el trabajo, los instrumentos y equipos utilizados. Cundo se hace? Anlisis de la secuencia de pasos, horarios y tiempos requeridos para alcanzar resultados. Dnde se hace? Verificacin de la ubicacin geogrfica y domicilios de las oficinas, su funcionalidad, distribucin del espacio dentro de las oficinas y sus relaciones en las operaciones y tareas del personal. Por qu se hace? Intenta justificar la existencia del trabajo, sus fines y determinar su continuidad.

Estos cuestionamientos conducirn al analista a determinar qu, quin, cmo, cundo, dnde y por qu se hacen las cosas en la unidad. Adems, le suministrar una idea clara acerca del volumen de operaciones, la flexibilidad de los procedimientos, la calidad de la informacin, si permiten que se cumplan los objetivos a un costo razonable, si verifica el cumplimiento de los principios fundamentales de control interno, si son claros, eficientes o si por el contrario requieren mejoras. Por otro lado, podr valorar la calidad de: a) Los registros: al verificar si son claros, sencillos, de bajo costo, y necesarios; b) Los informes: al corroborar sus objetivos, distribucin, utilidad, claridad, pertenencia, oportunidad, calidad; c) Si la informacin no est incluida en otro informe; y, d) Los formatos: al verificar si el diseo es adecuado, de uso sencillo, si son en verdad indispensables, completos y suficientes, de distribucin adecuada, con las copias realmente necesarias y suficientes, y si transmiten informacin relevante y oportuna. En esta etapa del trabajo el analista estudia profundamente para describir la situacin como la percibe, separa las partes para conocer todos los aspectos y detalles, las examina detalladamente para comprenderlas y establecer las relaciones que existen entre ellas, identifica las deficiencias y las causas del problema y realiza composiciones a partir de varios puntos de vista sin menoscabo de las suposiciones. El objetivo primordial de esta etapa es analizar la informacin para detectar las fallas del sistema en estudio; y para lograrlo se requiere de ciertos mtodos, entre los ms utilizados se encuentran los diagramas, y ser necesario seleccionar alguno de los que a continuacin se mencionan y aquellos que mejor se adapten a las necesidades de la organizacin: * Diagrama de flujo de procedimientos: Facilita la interpretacin de los pasos de un procedimiento y del flujo de documentos; adems permite indagar en forma grfica el destino de cada copia y, el principio y fin de cada procedimiento. * Distribucin de formas: Es un diagrama similar al anterior, pero no incluye pasos del procedimiento. * Anlisis de formas: Contribuye a determinar los datos que se registran en una forma para facilitar combinaciones y eliminaciones. * Afluencia de trabajo: Muestra la pluralidad de trabajo en una oficina y la distribucin de las estaciones de trabajo. * Organigramas: Presenta la organizacin de una empresa y permite el mejoramiento de la asignacin de funciones y supervisin. * Distribucin de trabajo: Facilita el anlisis de las obligaciones de cada grupo de empleados, tiempo requerido y costo. DISEO Y PRESENTACIN A LA GERENCIA Y AUTORIZACIN: Comprende la aplicacin de tcnicas especializadas para el diseo de los nuevos sistemas; y la presentacin a la gerencia y los usuarios de los bosquejos correspondientes, a fin de obtener la autorizacin respectiva para la instalacin definitiva. DISEO: Cuando un sistematizador recibe la asignacin para realizar un proyecto cuyos objetivos estn perfectamente definidos y ejecutados adecuadamente las fases de planeacin y anlisis de la situacin actual de los sistemas; desde los primeros momentos del desarrollo del trabajo vislumbra la solucin o imagen de los resultados finales.

A partir de este momento su trabajo ser eminentemente creativo, debe combinar adecuadamente sus conocimientos tericos sobre administracin, empresas, computacin, contabilidad, etc.; para proponer una alternativa atractiva que; primero, sea rentable para la empresa en trminos costo-beneficio; y, segundo, que represente la solucin definitiva del problema. El objetivo de esta fase del proceso es disear la solucin para alcanzar los objetivos establecidos en la solicitud del proyecto; y presentar la propuesta a la gerencia en forma adecuada para su aprobacin. PRESENTACIN A LA GERENCIA: Uno de los aspectos ms importantes de anlisis de sistemas es la aprobacin de los nuevos mtodos por parte de la gerencia y es precisamente, la presentacin pblica de un informe que incluye la descripcin del nuevo sistema, actores determinantes para ganar la adhesin y decisin favorable de la directiva de la organizacin en este sentido, tambin es recomendable involucrar a los trabajadores en esta presentacin para ganar su apoyo y colaboracin, con lo cual se puede vencer la resistencia al cambio. En este informe tambin se mostrarn objetivos, ventajas y bondades del proyecto; y se presentar en forma atractiva, redactado en un lenguaje fcil de entender y sin abusar de trminos tcnicos, estar organizado de manera que contenga como mnimo las siguientes partes: portada, ndice, presentacin que incluye la descripcin del problema, justificacin, objetivos, entre otros. En el proceso de Presentacin a la Gerencia, se deben considerar los siguientes aspectos: * El Tiempo y Lugar Adecuado: Es importante, ya que de ello depender el xito o fracaso de la venta final de la idea, tambin es importante el lugar donde se va a efectuar la presentacin. Deber ser un lugar cerrado, donde no haya posibles distracciones y las personas puedan or a los exponentes y ver lo que se presenta. * Direccin de Juntas: La persona que dirija la junta ser el analista, dejando en primer trmino que tome la palabra el expositor del sistema, de tal modo que conduzcan la junta segn se vaya efectuando la explicacin. * Notificar reas afectadas: Se debe comunicar por escrito, preferiblemente por medio de memorndum, la comunicacin a las reas que afecta el sistema, con la finalidad de que a su presentacin acudan todas las personas involucradas. * Ayudas Audiovisuales - Carteles: Esta presentacin por medio de carteles tiene la ventaja de aclarar cualquier duda que surja de la comprensin del sistema. APROBACIN DE LA GERENCIA: Es necesario la autorizacin o aprobacin del nuevo sistema por parte de la gerencia para proceder a su instalacin y ejecucin. Ser tambin imprescindible elaborar un plan de actividades a desarrollar, el cual tambin debe ser autorizado por la directiva y que debe incluir: A. Comunicacin al personal sobre la decisin de la gerencia. B. Construccin de procedimientos, formas, manuales, informes, entre otros. C. Programa de entrenamiento para los usuarios. D. Pruebas. E. Instalacin de los nuevos procedimientos. F. Puesta en marcha del nuevo sistema. G. Evaluacin de la ejecucin. El rechazo del proyecto puede ser: Parcial: Por costo o por tiempo. Total: Debe brindarse la debida importancia al problema para no ser rechazado, presentando los costos actuales y adecuados al proyecto a la realidad de la empresa. CONSTRUCCIN, INSTALACION, EJECUCION Y SEGUIMIENTO DEL NUEVO SISTEMA:

Corresponde al periodo que va dese la instalacin del sistema pasando por el entrenamiento, pruebas, correcciones, etc., hasta la obtencin de los resultados que sern sometidos a evaluacin. A continuacin se describen cada una de las fases mencionadas. CONSTRUCCIN: Corresponde a la etapa del trabajo durante la cual el analista se dispone a construir el nuevo sistema e inicia: 1) El diseo de los procedimientos que consiste en la elaboracin definitiva de las grficas de flujo, diseo de formas, informes, archivos, etc., 2) El entrenamiento al usuario para capacitarlos en el uso de los nuevos mtodos, sus caractersticas, ventajas, archivos, etc., y 3) Ejecucin de las pruebas pilotos que consiste en ensayos o pruebas cortas con la finalidad de probar la eficiencia del sistema (los resultados de las pruebas pilotos permitirn decidir el mejoramiento del sistema, en caso de que sus resultados no sean satisfactorios, o su instalacin, cuando las pruebas demuestren su factibilidad operativa). INSTALACIN: Cuando el analista est satisfecho con los resultados obtenidos en las pruebas pilotos, comenzar la instalacin fsica del nuevo sistema, es entonces cuando proceder a: a. Elaborar manuales, b. Reproducir formas, informes, registros, etc. c. Compra de equipos, d. Organizar oficinas, e. Crear archivos, f. Crear registros. EJECUCIN: Consiste en la instalacin definitiva del nuevo sistema mediante cualquiera de los siguientes mtodos: * Instantneo o total: Se utilizar cuando se cumplan los siguientes requisitos: 1) El sistema anterior no debe incluir gran nmero de operaciones ni de unidades operativas; 2) No debe requerir la utilizacin de locales separados y si se requiere deben existir medios adecuados para la movilizacin del personal; y 3) Los empleados deben estar convencidos de la validez del sistema. * En paralelo o dual: Se aplica cuando el sistema comprende procesos complejos y de gran envergadura. Consiste en poner en funcionamiento simultneo el sistema nuevo sin desincorporar el anterior por un lapso de tiempo prudencial, a fin de facilitar la comprensin del personal y ejecutar los ajustes y modificaciones que se requieren. * Parcial o por aproximaciones sucesivas: Consiste en implantar una parte del nuevo sistema para no causar grandes alteraciones; y cuando se considere que es adecuado su funcionamiento, se avanza con la siguiente parte en las mismas condiciones; y as sucesivamente hasta completar la instalacin. SEGUIMIENTO: Despus de haber instalado un sistema, y durante un periodo de tiempo que variar de acuerdo a su complejidad, el analista debe mantener una actitud vigilante sobre el trabajo realizado para verificar si se estn logrando los objetivos establecidos; cerciorndose que todas las partes del sistema anterior estn desincorporadas; asegurarse si el nuevo sistema funciona adecuadamente; utilizar la retroalimentacin para mejorar, afinar, agregar, eliminar o modificar el trabajo realizado. Los mtodos de vigilancia que pueden utilizarse son: a) Elaboracin de cronogramas de revisin, b) Cuestionarios generales, c) Cuestionarios especficos, d) Pruebas reales, e) Buzones de sugerencia.