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GUA Y PROCEDIMIENTOS
sobre la poltica de recuperacin de costos de la UNESCO y sobre los aspectos presupuestarios de los proyectos extrapresupuestarios
Ocina del Presupuesto
Octubre de 2008
La presente Gua, confeccionada por la Ocina del Presupuesto para ayudar a cuantos participan en la elaboracin, negociacin y gestin de proyectos extrapresupuestarios, es fruto de una exhaustiva labor realizada en la Organizacin, entre otras cosas mediante un proceso de consulta con los Estados Miembros, las comisiones nacionales para la UNESCO y funcionarios de la Organizacin y en el sistema de las Naciones Unidas, pues en ella se tienen en cuenta los resultados de un empeo conjunto de coordinacin y armonizacin entre las organizaciones del sistema dirigido por la Ocina del Presupuesto de la UNESCO. Previa aprobacin del Director General, la gua se hizo pblica en la Circular Administrativa 2318 de 12 de septiembre de 2008. Se actualizar y perfeccionar gradualmente teniendo en cuenta los estudios que estamos llevando a cabo en el marco de la poltica de recuperacin de costos, tras el estudio sobre la medicin de los costos de la UNESCO y cuantos comentarios u observaciones podamos recibir. Esta gua tambin se podr ir modicando en funcin de la propia evolucin de las estrategias y polticas de la UNESCO y del proceso de armonizacin actualmente en marcha en el sistema de las Naciones Unidas. Esperamos que esta gua ayude a entender mejor la poltica de recuperacin de costos de la UNESCO y constituya una herramienta til durante el ciclo completo de los proyectos extrapresupuestarios.
Yolande Valle Directora Ocina del Presupuesto
INTRODUCCIN FASE 1: PREPARACIN Y APROBACIN DE PROPUESTAS DE PRESUPUESTOS DE PROYECTOS PREPARACIN DE LA PROPUESTA DE PROYECTO PREPARACIN DEL PRESUPUESTO DE UN PROYECTO APROBACIN DEL DOCUMENTO DE PRESUPUESTO FASE 2: EJECUCIN DEL PROYECTO CREACIN DEL CDIGO DEL PROYECTO DISPONIBILIDAD DE FONDOS HABILITACIN DE LOS CRDITOS DEL PRESUPUESTO ANUAL FONDOS PARA PROYECTOS RECIBIDOS EN CUENTAS DE OFICINAS FUERA DE LA SEDE IMPUTACIN DE LOS GASTOS TRATAMIENTO DE LOS INTERESES REEMBOLSO AL PROGRAMA ORDINARIO DE RECURSOS PRESUPUESTADOS Y UTILIZADOS EN
LA EJECUCIN DEL PROYECTO
7 11 12 12 17 19 20 20 20 21 21 21 22 22 23 25 26 40 42 43 44 45 46 48 50 51 53
REVISIONES DEL PRESUPUESTO FASE 3: TERMINACIN DEL PROYECTO ANEXOS ANEXO I: ANEXO II:
EXPLICACIN DE LOS ELEMENTOS DE LOS COSTOS CMO PREPARAR UNA PROPUESTA DE PRESUPUESTO PARA UN PROYECTO EXTRAPRESUPUESTARIO: UN EJEMPLO ANEXO III: COSTOS ESTNDAR Y OTROS DOCUMENTOS TILES ANEXO IV: FORMULARIO DE SOLICITUD DE REVISIN DEL PRESUPUESTO ANEXO V: CERTIFICADO DEL TIEMPO DEDICADO AL PROYECTO ANEXO VI: SOLICITUD DE CREACIN DE COMPROBANTE DE DIARIO - DEBER PRESENTARSE A BOC ANEXO VII: REGLAMENTO FINANCIERO DE LA CUENTA ESPECIAL PARA LA RECUPERACIN DE LOS GASTOS
DE PERSONAL Y OTROS COSTOS DE LOS PROYECTOS EXTRAPRESUPUESTARIOS
ANEXO VIII: REGLAMENTO FINANCIERO DE LA CUENTA ESPECIAL PARA LA RECUPERACIN DE LOS GASTOS
DE SEGURIDAD DE LOS PROYECTOS EXTRAPRESUPUESTARIOS
ANEXO IX:
COSTOS POR PERSONA EN 2008 DEL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD DE LAS NACIONES UNIDAS (UNDSS) Y SEGURO CONTRA DAOS CAUSADOS POR ACTOS INTERNACIONALES (MAIP)
GLOSARIO NDICE ANALTICO
I N T R O D U C C I N
En esta gua se describen los distintos aspectos del presupuesto de los proyectos extrapresupuestarios en todas las etapas del ciclo de vida de un proyecto, haciendo especial hincapi en la forma de elaborar presupuestos completos. El presupuesto de un proyecto es sencillamente una estimacin de los fondos y recursos necesarios para ejecutar las actividades del proyecto a n de alcanzar sus objetivos generales. Desde este punto de vista, para la aplicacin ecaz de los proyectos extrapresupuestarios resulta indispensable preparar propuestas de proyecto que incluyan presupuestos completos, ya que una estimacin incompleta podra menoscabar la capacidad de la Organizacin para alcanzar los resultados previstos o bien hacer necesario solicitar al donante ms fondos o detraer stos del Programa Ordinario. Por ejemplo, de una serie de estudios recientes se desprende que no todos los costos vinculados a la ejecucin de proyectos extrapresupuestarios han sido imputados sistemticamente al correspondiente proyecto, sino que durante aos algunos se han sufragado en parte con cargo al Programa Ordinario. Este proceder resulta insostenible por varias razones: en primer lugar, porque genera una situacin en la que se subestiman los costos de los proyectos extrapresupuestarios y se sobreestiman los del Programa Ordinario, lo que puede llevar a pensar, errneamente, que la gestin de los primeros es ms eciente que la del Programa Ordinario. Ello, a su vez, puede hacer que los proyectos extrapresupuestarios resulten ms atractivos para los donantes y, a largo plazo, poner en peligro la nanciacin del Programa Ordinario de la Organizacin. Conrmando esos pronsticos, las tendencias registradas en la UNESCO evidencian un notable incremento de los recursos extrapresupuestarios a lo largo de los aos, a la vez que el presupuesto del Programa Ordinario permaneca relativamente estable o disminua en trminos reales. En tales circunstancias resulta an ms difcil seguir costeando parte de los proyectos extrapresupuestarios con cargo al Programa Ordinario. Otras organizaciones de las Naciones Unidas han conocido problemas similares. Ante tal situacin, el Comit de Alto Nivel sobre Gestin (HLCM) para las organizaciones de las Naciones Unidas cre en 2003 un grupo de trabajo sobre Gastos de apoyo a las actividades extrapresupuestarias, que, bajo la presidencia del Director de la Ocina del Presupuesto (BB) de la UNESCO, tena por cometido bsico elaborar unos principios comunes para la recuperacin de costos y compensar as equitativamente a los organismos por sus gastos de apoyo y lograr que los recursos del Programa Ordinario se destinaran en menor medida a subsidiar actividades extrapresupuestarias. A partir de las conclusiones de aquel primer grupo de trabajo, el HLCM determin que, de los tres tipos de costos en que suelen incurrir las organizaciones de las Naciones Unidas (estos son: costos directos, costos indirectos variables y costos indirectos jos), los derivados de la ejecucin de actividades extrapresupuestarias (es decir, los costos directos y los costos indirectos variables) deban ser imputados sistemticamente a los proyectos. En 2007, el grupo de trabajo del HLCM fue reactivado, nuevamente bajo la direccin de la UNESCO, en un esfuerzo por armonizar las polticas de recuperacin de costos dentro del sistema de las Naciones Unidas en el contexto de la iniciativa Unidos en la accin. Sus conclusiones ms recientes (relativas, entre otras cosas, al trabajo de armonizacin de los coecientes de gastos de apoyo para los pases piloto de esa iniciativa, los fondos duciarios alimentados por varios donantes y los programas conjuntos de las Naciones Unidas) han sido incorporadas a esta versin de la gua. Como an est en marcha
el examen de las polticas de recuperacin de costos, esta gua aprobada se ir actualizando en funcin de la evolucin de esta cuestin en la UNESCO y en el sistema de las Naciones Unidas en general. Con la presente gua se desea proporcionar informacin sobre la manera de preparar propuestas de presupuesto completas utilizando los principios del HLCM y las tcnicas de presupuestacin basada en los resultados. Tambin se expone aqu el concepto de recuperacin de costos, elaborado con la idea de ayudar a contener la carga nanciera que supone para el Programa Ordinario la ejecucin de proyectos extrapresupuestarios. En esta gua, en suma, se rearman dos principios: primero, que todos los gastos necesarios para ejecutar correctamente un proyecto extrapresupuestario deben gurar en su presupuesto y serle imputados; segundo, que cuando para ejecutar un proyecto extrapresupuestario se utilicen recursos del Programa Ordinario, es preciso devolver a ste el importe correspondiente. En el siguiente cuadro se presentan las deniciones formuladas por el HLCM de costos directos, costos indirectos variables y costos indirectos jos, y se resume la poltica de recuperacin de costos de la UNESCO denida con arreglo a esos principios.
Tipo de costos
Gastos o costos directos
Denicin del HLCM

Denicin: Los gastos realizados en el marco del proyecto que pueden atribuirse en su totalidad a un proyecto en concreto.
Poltica en la UNESCO
Estos costos deben imputarse directamente al proyecto. Por consiguiente, en las propuestas de presupuesto deben reservarse partidas especcas para cubrirlos, a n de garantizar que haya fondos sucientes cuando se efecte el gasto en cuestin. Cuando se utilicen recursos del Programa Ordinario para ejecutar el proyecto, los costos directos tambin deben estar previstos en el presupuesto del proyecto y serle imputados. En esta gua se ofrece informacin complementaria para esos casos y se describe brevemente el mecanismo mediante el cual los recursos utilizados se reembolsan al Programa Ordinario.
Ejemplos
Son los costos correspondientes a: personal; viajes; subcontratos; formacin, seminarios y reuniones; preparacin de informes; equipo y locales del proyecto; y cualquier otro insumo necesario para alcanzar los objetivos del proyecto.
Gastos o costos indirectos variables
Denicin: Los costos indirectos variables, que suelen denominarse gastos de apoyo, son aquellos en que incurre la Organizacin como consecuencia de los proyectos y en su apoyo. No pueden atribuirse con facilidad directamente a un proyecto en concreto. El HLCM decidi que los proyectos extrapresupuestarios sufragaran, de un modo u otro, los costos de este tipo que se generen, ya sea en forma de contribucin porcentual o incluso como uno de los componentes de los costos directos del proyecto.
En la actualidad la UNESCO recupera estos costos aplicando un coeciente de gastos de apoyo al programa (esto es, un porcentaje del gasto total del proyecto). Los coecientes ms comunes son: 13% - coeciente normal; 8% - equipo; 10% - cuentas especiales nanciadas por donantes; 7% - proyectos en los pases piloto de Unidos en la Accin, fondos duciarios alimentados por varios donantes y programas conjuntos de las Naciones Unidas (siempre y cuando los costos que normalmente se habran sufragado por medio del coeciente de gastos de apoyo sean imputados como costos directos del proyecto); importe mnimo jo: 6.500 dlares en el caso de proyectos pequeos (50.000 dlares o menos).
Un reciente estudio de las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas (2007) puso de maniesto que ms del 50% de los organismos analizados utilizaban el coeciente de gastos de apoyo para cubrir los siguientes servicios: apoyo a las compras (por ejemplo, por parte de la ocina administrativa); preparacin y seguimiento de presupuestos; mantenimiento de las cuentas de los proyectos; supervisin no tcnica; identicacin del personal; servicios de compra; control de los gastos del proyecto; recepcin y desembolso de fondos; preparacin de propuestas a los donantes; negociacin de acuerdos; contratacin y servicios de recursos humanos; informes nancieros; apoyo a auditoras externas y/o internas, etc.
Modicaciones del coeciente de gastos de apoyo Slo se podr modicar o dejar en suspenso el coeciente normal cuando se reciba del Director General una exencin a tal efecto, antes de que se apruebe el documento de proyecto. Las solicitudes de exencin deben ser presentadas por conducto de ERC/CFS y BB. Al cursar tal peticin, la unidad solicitante debe: acreditar, cuando sea posible, que la exencin es necesaria; demostrar ante BB que los costos que normalmente se habran sufragado mediante el coeciente de gastos de apoyo guran en el presupuesto del proyecto como costos directos; disponer de una cuenta FITOCA equilibrada antes de solicitar la exencin (esto es, la unidad solicitante debe haber generado los sucientes ingresos en la cuenta como para cubrir los puestos correspondientes, si los hubiera).
Utilizacin de los fondos para gastos de apoyo al programa (Cuenta de Gastos Generales de los Fondos Fiduciarios [FITOCA]) Dado que el coeciente ms elevado que aplica la UNESCO actualmente -esto es, el 13%- no alcanza para cubrir adecuadamente sus costos indirectos variables, la poltica de recuperacin de costos de la Organizacin establece que este coeciente cubre nicamente los costos de los servicios que hayan prestado los servicios centrales de la Sede (por ejemplo, ERC, BOC, BB, etc.) o las unidades administrativas de las ocinas fuera de la Sede. Todos los dems costos del proyecto deben serle imputados directamente. Cuando se apliquen los coecientes normales de gastos de apoyo, los ingresos generados (FITOCA) se repartirn entre los servicios centrales de la Sede y la ocina sobre el terreno ejecutante (en el caso de los proyectos descentralizados) para cubrir los gastos de apoyo de su correspondiente unidad administrativa. Obsrvese que, a estos efectos, los institutos no son considerados ocinas fuera de la Sede. Si se aplica un coeciente inferior al normal, no se distribuirn a la unidad ejecutante los ingresos generados, ya que se retendrn para cubrir los gastos de apoyo de los servicios centrales de la Sede. Gastos o costos indirectos jos Denicin: Los costos indirectos jos son los realizados por la organizacin con independencia del alcance y la envergadura de sus actividades y que no pueden atribuirse directamente a un proyecto en concreto. Estos costos deben seguir sufragndose con los recursos del Presupuesto Ordinario.
Los costos de este tipo corresponden al personal directivo y los rganos estatutarios que no estn relacionados directamente con la prestacin de servicios.
P A P P D
R P R R E
E R O E
PA R A C I N Y O B A C I N D E P U E S TA S D E S U P U E S T O S P R O Y E C T O S
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Preparacin de la propuesta de proyecto
el presupuesto de un proyecto valindose de esos principios guran en el documento de proyecto. Este ltimo es el elemento fundamental de la propuesta de proyecto y puede contener la siguiente informacin: objetivos globales del proyecto; propsitos inmediatos y a corto plazo del proyecto; principales actividades; productos y resultados que deben conseguirse; principales insumos para el proyecto; factores externos que deben tenerse en cuenta; consideraciones especiales; y calendario y modalidades de examen, informes y evaluacin.
La preparacin de una propuesta de proyecto requiere por lo menos dos elementos principales: los detalles programticos del proyecto y el presupuesto del proyecto, que en principio guran en el(los) documento(s) de proyecto. Cabe sealar que la presente gua se centra en los presupuestos de los proyectos extrapresupuestarios y que slo se har en ella una breve mencin del contenido programtico de los proyectos, en la medida en que est vinculado al proceso de preparacin del presupuesto. Para obtener ms informacin sobre la preparacin de los documentos de proyecto que no sean de carcter presupuestario y los acuerdos necesarios para la propuesta de proyecto, srvanse contactar a la Divisin de Cooperacin con las Fuentes de Financiacin Extrapresupuestaria (ERC/CFS) o consultar el documento Actividades extrapresupuestarias de la UNESCO: Gua prctica, disponible en el sitio Intranet del Sector de Relaciones Exteriores y Cooperacin (ERC), y el Cuadro de delegacin de autoridad y rendicin de cuentas para las actividades extrapresupuestarias de la UNESCO, en la circular administrativa N 2285.
Preparacin del presupuesto de un proyecto
Las deniciones y los principios del Comit de Alto Nivel sobre Gestin (HLCM) se researon en la seccin anterior, por lo que aqu no los repetiremos. En cambio, el concepto de presupuestacin basada en los resultados puede resumirse de la siguiente manera: partiendo de los objetivos globales del proyecto, el ocial de proyectos expone sucintamente los propsitos inmediatos y a corto plazo del proyecto, tras lo cual determina las actividades y los correspondientes productos y resultados previstos, necesarios para alcanzar los propsitos a corto plazo. Una vez denidas las actividades, el ocial de proyectos puede preparar una lista detallada de los insumos necesarios para su ejecucin. Por ltimo, basndose en esa lista, se puede preparar el presupuesto del proyecto sencillamente calculando los costos correspondientes a los distintos insumos. Cabe recordar que, de conformidad con la poltica aprobada de recuperacin de costos, todos los insumos necesarios para ejecutar un proyecto (ya se consideren gastos directos o gastos indirectos variables) deben preverse en la propuesta de presupuesto del proyecto1. En la seccin siguiente se indican los pasos a seguir para preparar una propuesta de presupuesto de proyecto; de ser
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Las tcnicas presupuestarias descritas en esta gua se basan en los principios de recuperacin de costos del Comit de Alto Nivel sobre Gestin (HLCM) y, en la medida de lo posible, en el concepto de presupuestacin basada en los resultados. Muchos de los elementos necesarios para elaborar
Esto es coherente con las conclusiones del HLCM, as como con el punto 545.6 (a) del Manual Administrativo en el que se menciona que el presupuesto del proyecto deber reejar la totalidad de los costos directos del proyecto, as como los gastos de apoyo.
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En el diagrama que gura a continuacin se resume el mencionado proceso.
PREPARACIN DE UN PRESUPUESTO UTILIZANDO LOS PRINCIPIOS DE LA PRESUPUESTACIN BASADA EN LOS RESULTADOS
Objetivos globales del programa
Objetivos globales del programa
Propsitos inmediatos a corto plazo: necesarios para alcanzar los objetivos globales del programa
Propsito a corto plazo 1
Propsito a corto plazo 2
Actividades, productos y resultados previstos: para lograr los propsitos a corto plazo
Actividad 1.1, Productos y resultados previstos
Insumos: necesarios Insumo para realizar las 1.1.1 actividades y obtener los resultados previstos, etc.
Insumo 1.1.2
Insumo 1.2.1
Insumo 2.1.1
Insumo 2.1.2
Insumo 2.2.1
Insumo 2.2.2
Insumos generales (por ej., gastos varios, etc.)
Insumos x costos unitarios
Insumos x costos unitarios
Presupuesto: = insumos x costos
Presupuesto del plan de trabajo
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necesario, la Ocina del Presupuesto (BB) puede prestar asistencia individualmente a los ociales de proyectos en la preparacin de las propuestas.
proyecto debera determinar los insumos o recursos necesarios para la ejecucin de cada actividad y del proyecto en general. Recurdese que no hay que pasar por alto insumos importantes como: El tiempo durante el cual personal de la Organizacin cuyos servicios se nancian con cargo al Programa Ordinario debe trabajar en el proyecto (p. ej., para supervisar el proyecto, preparar los contratos y supervisar a los consultores, etc.); El tiempo durante el cual personal de apoyo de la Organizacin debe trabajar en el proyecto; El costo de los informes (especialmente, los informes no estndar); El costo de los servicios del PNUD; Los gastos en telecomunicaciones; Los servicios pblicos; Los gastos de auditora y evaluacin; Los gastos de seguridad, etc.
Como puede verse en el diagrama de ujo supra, los principales elementos que se precisan para preparar el presupuesto son las actividades del proyecto y los insumos. No obstante, en el pasado hemos observado con frecuencia que, si bien las actividades y los resultados previstos se exponan en detalle, no se sola prestar la debida atencin a los insumos necesarios para ejecutar dichas actividades. En esos casos se corre el riesgo de omitir o no presupuestar correctamente insumos importantes, necesarios para la ejecucin del proyecto, lo que a su vez puede menoscabar la capacidad de la Organizacin para alcanzar los resultados previstos. Ante esta situacin la presente gua est encaminada a:
ayudar a los ociales de proyectos a determinar los insumos necesarios para realizar sus actividades y obtener los resultados previstos; y ayudarlos a evaluar mejor los costos de los insumos en la preparacin del presupuesto.
Determinacin de los insumos de los proyectos

Para facilitar la determinacin de los insumos necesarios para la ejecucin de un proyecto, convendra que el ocial de proyectos tuviera en cuenta las indicaciones siguientes al denir cada una de las actividades del proyecto: Punto
Descripcin clara de la actividad
Adems del costo de los insumos correspondientes a cada actividad, habr que prever los insumos necesarios para el proyecto en general, que a menudo entran en la categora de varios.
La asignacin de costos a los insumos

Una vez determinados los insumos especcos de cada actividad y los insumos varios, se puede determinar el presupuesto global del proyecto asignando costos a los insumos. En el Anexo I se dan explicaciones sobre los distintos tipos de insumos y los posibles mtodos de clculo de los costos de esos elementos para llegar a un presupuesto del proyecto. Como regla general, los insumos se presupuestan utilizando uno de los dos mtodos siguientes: Estimaciones de los costos reales cuando existan. En el caso de algunos tipos de insumos, se pueden solicitar estimaciones de sus costos reales a la divisin competente de la Sede, p. ej., los nombramientos de duracin limitada (ALD) y los contratos de supernumerarios y
Indicacin til
Ayuda a determinar los distintos tipos de insumos necesarios para llevar a buen trmino la actividad.
Persona(s)/unidad(es) responsable(s) Calendario o duracin de la actividad (particularmente importante para los proyectos
Ayuda a determinar las necesidades de personal. Ayuda a determinar el plazo dentro del cual se necesita cada insumo.
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plurianuales)
Una vez denidas en detalle las actividades del proyecto, como se acaba de indicar, el ocial del
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los servicios de traduccin y documentacin. En otros casos, se puede utilizar presupuestos estimativos para dar una indicacin de los costos actuales de una actividad. El ocial de proyectos puede aadir entonces a esa estimacin una cantidad para tener en cuenta la inacin prevista, cuanta que depender de la antelacin con que se prepare el presupuesto antes de la fecha prevista para el comienzo del proyecto. Cuando se utilicen estimaciones, habr que documentar debidamente los clculos en que se basen y tenerlas a disposicin por si BB desease examinarlas. Costos estndar: en cuanto a algunos elementos de los costos (p. ej., los gastos de personal de la Organizacin, etc.), es mejor y resulta ms fcil utilizar costos estndar a efectos de la presupuestacin.
El rubro presupuestario (numerado 10, 20, 30, 40, etc.): es el nivel ms elevado del desglose del presupuesto; corresponde a la suma de los elementos inferiores a l. La Ocina del Presupuesto asigna el presupuesto del proyecto y ejerce su funcin de control presupuestario en este nivel. Adems, los informes nancieros estndar tambin se agrupan a nivel de los rubros presupuestarios. Los grupos de elementos de los costos y los grupos de subelementos de los costos son desgloses ms anados de los rubros presupuestarios. Desde la perspectiva de la presupuestacin, es mejor calcular los presupuestos al nivel ms bajo posible (es decir, el de los subelementos de los costos) para obtener las cifras globales de los rubros presupuestarios. As pues, a efectos de la presupuestacin interna se debe emplear el Plan de trabajo del presupuesto estndar detallado (Cuadro I), que deber comunicarse a BB para que lo examine. No obstante, como el control presupuestario y los informes nancieros de los informes estndar slo existen a nivel de los rubros presupuestarios, proponemos que los Sectores y las Ocinas utilicen el Plan de trabajo del presupuesto estndar (Cuadro II) cuando soliciten la aprobacin del donante. De esta manera, la unidad ejecutante tendr ms exibilidad para utilizar los fondos. Ahora bien, si el donante pidiese presupuestos ms detallados con un control presupuestario e informaciones nancieras ms anados (es decir, con ms pormenores) habra que ponerse en contacto con BB y BOC antes de someter el presupuesto a la aprobacin, para determinar los costos suplementarios de ese control y esos informes ms detallados. Hay que proporcionar un desglose del presupuesto por cada ao de vida del proyecto as como una cifra total correspondiente a cada elemento de los costos durante todo el ciclo del proyecto. La Ocina del Presupuesto necesita esa informacin para asignar el presupuesto del proyecto y habilitar los crditos correspondientes. Ms adelante guran detalles suplementarios sobre estas cuestiones.
Como indicaciones suplementarias, en el Anexo II se da un ejemplo prctico de cmo determinar insumos y calcular su costo utilizando el proceso antes expuesto y en el Anexo III, una lista de documentos que contienen informacin til para elaborar presupuestos de proyectos.
El presupuesto del proyecto

Una vez calculados los costos de los insumos del proyecto, se pasa a resumir las necesidades presupuestarias en el plan de trabajo del presupuesto estndar (vanse los Cuadros I y II infra). El plan de trabajo del presupuesto est dividido en dos secciones: a) las descripciones de los principales elementos de los costos, y b) el desglose del presupuesto por aos. La descripcin de los elementos de los costos consta de los rubros presupuestarios, los grupos de elementos de los costos, los grupos de subelementos de los costos y el texto descriptivo propiamente dicho. Para comprender mejor el cuadro del plan de trabajo, vamos a examinar a continuacin uno por uno los principales elementos.
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Cuadro I: Plan de trabajo del presupuesto estndar detallado

Descripciones de los elementos de los costos Rubro Grupo de elementos presupuestario de los costos (10) (10) (10.00) (10.10) (11) (11.00) (11.20) (12) (13) (13.00) (13.20) (13.30) (14) (17) (20) (30) (31) (32) (40) (50) (52) (53) (54) (55) (56) (57) (58) (59) (80) Grupo de subelementos de los costos Personal Gastos de viajes Viajes reglamentarios Misiones Expertos internacionales Expertos internacionales Expertos de la Organizacin Consultores2 Personal de apoyo administrativo y tcnico Personal administrativo y tcnico Personal de apoyo (de la Organizacin) Cargas sociales del personal temporal del Cuadro Orgnico Voluntarios de las Naciones Unidas Expertos nacionales Subcontratos Formacin, seminarios y reuniones Becas Otras actividades de formacin, seminarios y reuniones Equipo Varios Presentacin de informes Otros gastos Telecomunicaciones Servicios pblicos Cargas nancieras Auditora y evaluacin Traduccin y documentacin Gastos de seguridad Subtotal Gastos directos Gastos de apoyo TOTAL Descripcin Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Total
Cuadro II : Plan de trabajo del presupuesto estndar

Descripcin del elemento de los costos
(10) Personal (10) (11) (13) (14) (17) (20) (30) (40) (50) (80) TOTAL Subcontratos Capacitacin, seminarios y reuniones Equipo Varios Gastos de apoyo Gastos de viaje Expertos y consultores internacionales Personal de apoyo administrativo y tcnico Voluntarios de las Naciones Unidas Expertos nacionales
Ao 1
Ao 2
Ao 3
Ao 4
Total
Subtotal Gastos directos
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Obsrvese que, por motivos tcnicos, recientemente se ha creado una partida presupuestaria aparte (la 12) para los consultores, como puede verse en el Cuadro I. Ahora bien, en el plan de trabajo del presupuesto estndar (Cuadro II) que se debe utilizar para obtener la aprobacin del donante, hemos mantenido la Partida (11) para los expertos y consultores internacionales, por ser ms cmodo para las unidades responsables de la ejecucin, ya que mantiene el mismo grado de exibilidad en la utilizacin de los fondos que antes de que se creara la nueva partida presupuestaria.
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Aprobacin del documento de presupuesto
Una vez preparadas las propuestas de presupuesto y de proyecto, se envan a ERC/CFS y a BB para dictamen o vericacin. Cuando a esos efectos no se usan los acuerdos de proyecto estndar, los documentos deben ser examinados adems por la Ocina de Normas Internacionales y Asuntos Jurdicos (LA) y la Ocina del Contralor (BOC). Una vez nalizado el proceso de vericacin interna, las propuestas de proyecto y de presupuesto pueden ser transmitidas al donante para su aprobacin y rma. Si, tras las consultas iniciales con el donante, hubiese que efectuar modicaciones de importancia en el presupuesto, se informar al respecto a la Ocina del Presupuesto.
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E J E C U C I N D E L P R O Y E C T O
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Creacin del cdigo del proyecto

Una vez rmado el acuerdo sobre el proyecto, ERC/CFS pide a BB que cree el cdigo presupuestario del proyecto. Para que BB pueda crear el cdigo presupuestario a su debido tiempo, junto con esa solicitud hay que presentar los documentos siguientes: Copia del acuerdo con el donante rmado3; Copia del plan de operaciones rmado4 (de haberlo); y Copia del presupuesto aprobado, con el desglose del presupuesto total por rubros presupuestarios.
que esos donantes aprueban proyectos especcos, el acuerdo con el donante rmado sirve a BOC de autorizacin para transferir las cuantas convenidas del fondo general al cdigo presupuestario de ese proyecto. Si un donante determinado no dispone de un fondo general, ERC/CFS se pone en contacto con el donante una vez rmados los documentos necesarios (p. ej., el acuerdo con el donante, el plan de operaciones, etc.) y pide que se transeran los fondos a la UNESCO conforme al calendario de pagos convenido. Normalmente, los fondos se transeren a la cuenta bancaria de la Sede de la UNESCO en dlares de los Estados Unidos o en euros. Los fondos recibidos en otras monedas son convertidos en dlares de los Estados Unidos o en euros por el banco aplicando el tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas o el tipo de cambio del mercado en la fecha de la transaccin. Una vez recibidos los fondos, BOC prepara un acuse de depsito de fondos que transmite a la unidad encargada de la ejecucin y a BB.
Disponibilidad de fondos
Despus de que el donante aprueba el proyecto, los fondos deben ser transferidos a una cuenta de la UNESCO o ponerse a disposicin para que se utilicen conforme al calendario de pagos del acuerdo sobre el proyecto. La UNESCO puede recibir los fondos de distintas maneras. Algunos grandes donantes cuentan con fondos generales para nanciar sus proyectos con cargo a fondos duciarios. Una vez El procedimiento puede resumirse del modo siguiente:
Habilitacin de los crditos del presupuesto anual

Una vez recibidos los fondos, BB puede habilitar los crditos conforme al plan de trabajo. La habilitacin de crditos es la autorizacin ocial para que la unidad encargada de la ejecucin utilice los fondos. El sector
Aprobacin del acuerdo o del presupuesto del proyecto
ERC/CFS pide a BB que cree el cdigo presupuestario del proyecto y que asigne el presupuesto total
BB crea el cdigo presupuestario del proyecto y hace la asignacin presupuestaria
BOC conrma que se han recibido los fondos y los acredita al cdigo presupuestario del proyecto
El ocial de proyectos proporciona a BB el desglose del plan de trabajo del ao en curso
BB habilita los crditos correspondientes al ao conforme al plan de trabajo anual
El ocial de proyectos puede empezar a gastar los fondos asignados a la ejecucin del proyecto
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Vase en el Apndice 5M del Manual Administrativo un Acuerdo general modelo para acuerdos de fondos duciarios con un pas donante y en el apndice 5N una Carta modelo para un acuerdo sobre un proyecto de fondos duciarios con un donante. Para proyectos de otros tipos, srvanse solicitar los acuerdos modelo pertinentes a ERC/CFS. Vase en el Apndice 5P del Manual Administrativo un Plan de operacin modelo para un proyecto con cargo a fondos duciarios. Para proyectos de otros tipos, srvanse solicitar el correspondiente formulario de plan de operaciones a ERC/CFS.
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o la ocina fuera de la Sede quedan autorizados a iniciar la ejecucin del proyecto slo despus de las habilitaciones de crditos, las cuales se efectan con carcter anual para el presupuesto total del ao. Las habilitaciones de crditos anuales no aparecen desglosadas por rubros presupuestarios.
Fondos para proyectos recibidos en cuentas de oficinas fuera de la Sede

Cuando los proyectos son iniciados en ocinas fuera de la Sede de la UNESCO y los fondos se reciben en el lugar en la cuenta bancaria de la ocina fuera de la Sede, el proceso de recepcin de los fondos puede cambiar ligeramente. Tericamente, se deben dar instrucciones al donante para que transera los fondos convenidos a la cuenta de la UNESCO administrada por la Sede. Ahora bien, si el donante preere otra solucin (p. ej., para evitar el riesgo de uctuaciones monetarias, etc.), se pueden transferir los fondos a las cuentas de la ocina fuera de la Sede siempre y cuando la ocina obtenga la aprobacin previa de la Seccin de Tesorera (BOC/TRS). Una vez recibidos los fondos, la ocina fuera de la Sede debe noticarlo a BOC, BB y ERC/CFS, presentar el plan de trabajo anual del presupuesto y pedir a BB que efecte la habilitacin de crditos necesaria. Hasta que BB no haya hecho la habilitacin de crditos, la ocina fuera de la Sede no puede empezar a utilizar los fondos.
Presupuestario de la UNESCO (FABS); normalmente lo hace la unidad administrativa del sector o la ocina fuera de la Sede que se encarga de la ejecucin o BOC. La informacin que se puede hallar en FABS sobre cada partida de gastos comprende la descripcin del gasto, la cuanta en la moneda local y su equivalente en dlares de los Estados Unidos, la fecha, la fecha de ingreso del documento, el cdigo presupuestario del proyecto y la cuenta del Libro Mayor General correspondiente a la ndole del gasto. La informacin ingresada en FABS sirve de base a los informes nancieros que prepara BOC para el donante y con nes de auditora. Por esta razn se debe prestar atencin a la exactitud de la informacin ingresada en FABS y a los rubros en que se registran los gastos. Segn el Reglamento de Administracin Financiera de la UNESCO, la unidad administrativa del sector o la ocina fuera de la Sede que se encarga de la ejecucin debe conservar adems los comprobantes de los pagos y los justicativos de los gastos de los proyectos como parte integrante de la contabilidad ocial de la Organizacin.
Tr a t a m i e n t o d e los intereses
De conformidad con el punto 545.20 del Manual Administrativo, en principio no se abona inters alguno sobre las sumas conadas a la Organizacin. No obstante, siempre que sea posible, la UNESCO invierte los fondos excedentarios temporalmente en depsitos a breve plazo que devenguen intereses por cuenta de la fuente de nanciacin. Salvo indicacin en contrario en el acuerdo con el donante, dos terceras partes de los intereses devengados se acreditarn a la cuenta del proyecto o la cuenta general establecida con el donante de que se trate, de conformidad con la clusula 9.6 del Reglamento de Administracin Financiera y la prctica de la UNESCO. Los intereses acreditados sern de propiedad del donante. Previa solicitud, los intereses se devolvern al donante, que a propuesta de la UNESCO tambin podr aprobar la utilizacin de los intereses en el proyecto de que se trate o en otras actividades. Normalmente, no se acreditar ningn inters a las cuentas de proyectos o fondos generales con saldos inferiores
Imputacin de los gastos

Durante la ejecucin del proyecto, los gastos del proyecto se ingresan en el Sistema Financiero y
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a 50.000 dlares de los Estados Unidos en un mes determinado. Los intereses devengados por encima de los abonados a los donantes se acreditarn en la Cuenta de Gastos Generales de los Fondos Fiduciarios (FITOCA) y se los considerarn comisiones de administracin y gestin.
Revisiones del presupuesto
Ree mbolso al Programa Ordinar io de recursos presupuestados y u tilizados en la e jecucin del proyecto
Como el presupuesto es una estimacin que se prepara antes de que se inicie un proyecto, puede ser preciso revisarlo a medida que se ejecuta el proyecto. El presupuesto constituye una obligacin exigible entre la UNESCO y el donante ya que forma parte del conjunto de documentos del proyecto convenidos por ambas partes. Por consiguiente, si es preciso efectuar cambios de importancia en el presupuesto aprobado o el acuerdo sobre el proyecto (motivados, p. ej., por peticiones de transferencias entre rubros presupuestarios, solicitudes de aumento del presupuesto general o de que se prorrogue la duracin del proyecto), la unidad encargada de la ejecucin debe pedir a ERC/CFS que obtenga la aprobacin del donante antes de hacer la revisin. Las peticiones de este tipo debern hacerse cada vez, una vez determinada la necesidad. Adems, todos los aos, antes de nales de noviembre, el ocial de proyectos debe evaluar la marcha de la ejecucin del proyecto. Basndose en esa evaluacin y de ser necesario, el ocial de proyectos debe preparar junto con el ocial administrativo una revisin del presupuesto y, si fuese menester, el correspondiente calendario de pagos de las contribuciones. De conformidad con el punto 545 del Manual Administrativo, El objeto de esa revisin es modicar el presupuesto del proyecto para reejar los cambios que se hayan producido en las actividades, los insumos, los productos u otros aspectos del proyecto. Las revisiones del presupuesto deben reejar la ejecucin efectiva del ao anterior y las estimaciones de gastos anuales del ao en curso y aos siguientes, teniendo en cuenta la actualizacin de los insumos del proyecto. La revisin del presupuesto del proyecto y, de ser preciso, el correspondiente calendario de pagos de la contribucin del fondo duciario debe ser aprobada por BB antes de ser sometida al donante. En el Anexo IV se reproduce, a ttulo informativo, el formulario de solicitud de revisin del presupuesto. Antes de efectuar la revisin solicitada, la Ocina del Presupuesto tambin puede pedir al sector o a la ocina fuera de la Sede que conrme haber recibido la necesaria aprobacin del donante.
Adems de explicaciones detalladas sobre los elementos de los costos, el Anexo I contiene informacin sobre el mecanismo para reembolsar a los sectores o las ocinas cuando se utilizan recursos del Presupuesto Ordinario para ejecutar un proyecto extrapresupuestario. Se dedica especial atencin a los costos del personal de la Organizacin, la seguridad, la documentacin, la traduccin, las comunicaciones, los envos postales y los servicios administrativos prestados por las ocinas fuera de la Sede. Respecto de cada uno de los elementos de los costos, en el Anexo I se indica la ndole del gasto, cmo presupuestar o calcular el costo, se dan ejemplos de la documentacin que debe conservarse para dejar constancia y, cuando procede, el mecanismo mediante el cual los recursos del Programa Ordinario utilizados para ejecutar un proyecto pueden recuperarse del proyecto extrapresupuestario. Slo se efectuarn reembolsos de este tipo al Programa Ordinario si los costos o las actividades fueron presupuestados inicialmente.
FA S E 2
T E R M I N A C I N D E L P R O Y E C T O
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De conformidad con el punto 545.21 del Manual Administrativo, cuando un proyecto ha concluido desde el punto de vista operacional, el ocial de proyectos y el ocial administrativo de la unidad encargada de la ejecucin tienen la obligacin de liquidar lo antes posible las obligaciones pendientes. Una vez liquidadas todas las obligaciones, la unidad encargada de la ejecucin debe pedir a BOC que proceda al cierre nanciero del proyecto. En los casos en que queden fondos en el cdigo presupuestario del proyecto despus de haber liquidado todas las obligaciones, stos debern ser devueltos al donante, si as lo ha pedido, o transferidos al fondo general del donante (de haberlo). Si, una vez liquidadas todas las obligaciones, la cuenta arroja un dcit, y si en el acuerdo con el donante se prev la transferencia de fondos suplementarios en caso de que se hayan sobrepasado los gastos previstos, ERC deber pedir que esos fondos se transeran a la cuenta bancaria de la Organizacin. Si tal disposicin no gura en el acuerdo, el sector o la ocina fuera de la Sede que haya ejecutado el proyecto deber cubrir esos gastos no previstos. El que se sobrepasen los gastos previstos es seal de una falta de control nanciero que coloca a la Organizacin en una situacin precaria; debe evitarse a toda costa. Cabe recordar a los funcionarios certicadores de las unidades encargadas de la ejecucin que la clusula 5.5 b) del Reglamento de Administracin Financiera les encarga de asegurar, antes de autorizar una obligacin, que se disponga de los fondos en los correspondientes cdigos presupuestarios. Normalmente, la observancia de esta norma general reducir al mnimo el riesgo de que se sobrepasen los gastos previstos. Una vez cerrada la cuenta del proyecto, BOC emite una declaracin nanciera nal que ERC remite al donante. Despus de recibir el estado nanciero nal, BB procede al cierre administrativo del cdigo presupuestario del proyecto en FABS.
ANEXOS
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ANEXO I: Explicacin de los elementos de los costos

Ejemplos de justicativos que debe conservar la unidad del ocial administrativo a efectos contables (lista no exhaustiva)
Elementos de los costos
ndole del gasto
Maneras de presupuestar los costos
Maneras de imputar los gastos
Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario (si procede)
(10) Personal (10) Gastos de viaje (10.00) Viajes reglamentarios Este elemento del costo comprende los derechos de los funcionarios, y los de sus familiares que renan las condiciones necesarias, a viajes reglamentarios nanciados por proyectos extrapresupuestarios. Los viajes reglamentarios pueden comprender: viajes con motivo de un nombramiento, para participar en reuniones de informacin, por transferencia o por repatriacin; Los costos de los derechos a via- Imputar los costos jes reglamentarios comprenden reales generalmente: los gastos correspondientes al viaje reglamentario, segn proceda, comprendido el costo del pasaje ms directo del funcionario y sus familiares con derecho a viajes reglamentarios, las dietas o viticos, la mudanza de sus enseres, etc. el pago de una suma global Relacin de viaje No corresponde: Hay que imputar directamente estos gastos a la Declaracin de actividad extrapresupuestaria que haber efectuado los genera y, por consiguiente, el viaje no se prev un mecanismo de reembolso para este rubro.
(10.10) Misiones
La unidad encargada de la ejecucin debe remitirse al viajes para pasar Apndice 1E, Cuadro de delegavacaciones en el pas de cin de autoridad y rendicin de origen; cuentasviajes, y/o ponerse en viajes para cursar estudios contacto con BOC para las estimaciones concretas corresponsubsidiados; dientes a viajes reglamentarios. visita a la familia; descanso y recuperacin; viajes por motivos mdicos, etc. Orden de viaje Relacin de viaje Informes de las misiones No corresponde: Hay que imputar directamente estos gastos a la actividad extrapresupuestaria que los genera y, por consiguiente, no se prev un mecanismo de reembolso para este rubro.
Este elemento del costo com- Las estimaciones de los costos de Imputar los costos prende los costos de: las misiones pueden compren- reales der: las misiones de proyectos efectuadas las dietas o viticos Vase por personas que el Apndice 27A; trabajan para proyectos los costos de los pasajes de extrapresupuestarios, y avin se pueden obtener estimaciones en la propia las misiones anuales de Organizacin o pidindolas funcionarios de la Seccin a lneas areas o agencias del Programa de Becas de viajes; (ERC/RMS/FEL). Si una persona efecta una misin en relacin con mltiples actividades (ya sea para actividades del Programa Ordinario y extrapresupuestarias combinadas o de varios proyectos extrapresupuestarios), los costos debern prorratearse en funcin del tiempo dedicado a cada una de ellas. Antes de planicar y llevar a cabo la misin, se deber recibir la aprobacin para utilizar fondos de un proyecto determinado del (de los) ocial(es) responsable(s) del proyecto. el subsidio para pequeos gastos de salida y llegada (consltese al ocial administrativo para saber cul es la cuanta aplicable ms reciente); derechos de visado, etc.
ANEXOS
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ndole del gasto
(11) Expertos de contratacin internacional
Son expertos a los que se contrata Respecto de todas las cuestiones internacionalmente para la ejecu- referentes al personal, la unidad cin del proyecto. encargada de la ejecucin debe: determinar las competencias necesarias para ejecutar adecuadamente el proyecto (nmero de personas, calicaciones necesarias, categora, etc.); estimar el tiempo que cada persona deber trabajar en el proyecto (duracin del contrato o puesto). Imputar los costos reales Copia de los costos estndar y base del clculo de la estimacin Copias de las estimaciones recibidas de BB o BOC, segn proceda Hay que imputar directamente estos costos a la actividad extrapresupuestaria que los genera. Ahora bien, se debe reembolsar al Programa Ordinario la parte correspondiente a la consignacin para sufragar los gastos de seguridad del Departamento de Seguridad y del seguro contra daos causados por actos intencionales. Por informacin sobre el mecanismo de reembolso, vase el punto 59 infra.
(11.00) Expertos de contratacin internacional
Este elemento del costo puede comprender los costos de los puestos o contratos que se establezcan para atender necesidades concretas de la ejecucin del proyecto, p. ej.: puestos temporales; nombramientos de duracin limitada (ALD); y puestos de expertos asociados
Para puestos temporales: Estos costos se presupuestarn utilizando la frmula siguiente: Costo estndar por mes (o por da) x duracin del contrato o puesto + consignacin para cubrir los gastos de seguridad del Departamento de Seguridad y del seguro contra daos causados por actos intencionales Nota: costo estndar por mes = costo estndar 24 meses costo estndar por da = costo estndar 500 das laborables (es decir, el nmero de das laborables del bienio) para los gastos por concepto de seguridad, vase el punto 59 infra.
Para estimaciones relativas a los ALD: Ponerse en contacto con la Seccin de los Presupuestos de los Sectores del Programa (BB/ PRG) para estimar los costos Para estimaciones relativas a los expertos asociados: Ponerse en contacto con la Seccin de Control y Servicios Financieros (BOC/FRA) para estimar los costos.
ANEXOS
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ndole del gasto
Certicado de tiempo dedicado al proyecto (Anexo V)
(11.20) Estos costos corresponden Expertos de la a la labor realizada por los Organizacin especialistas del programa (servicios nanciados con cargo al Programa Ordinario) durante la ejecucin del proyecto, y comprenden, entre otras cosas: el seguimiento de la ejecucin del proyecto; la revisin de los documentos y presupuestos del proyecto; la redaccin de informes sobre el proyecto (por ejemplo, informes provisionales e informes nales cualitativos y tcnicos); el inicio, la organizacin y el seguimiento de las evaluaciones del proyecto, etc.; el suministro de capacitacin y la presentacin en seminarios de los proyectos extrapresupuestarios.
Los costos correspondientes al Clculo de los gastos trabajo de un experto puede es- reales efectivos timarse por medio de la frmula Cuando se imputan siguiente: esos gastos al presuCosto estndar por mes (o por da) puesto del proyecto, x (nmero estimado de meses (o se debe utilizar el Certicado de tiempo das) de trabajo en el proyecto). dedicado al proyecto Nota: que gura en el costo estndar por mes = Anexo V. Se reemplacosto estndar 24 meses za el nmero estimado de das por el nmero costo estndar por da = efectivo de das decosto estndar 500 das dicados al proyecto laborables (es decir, el y se multiplica por el nmero de das laborables costo estndar por da del bienio) aplicable, es decir: (costo estndar por mes (o da)) x (nmero efectivo de meses (o das) dedicados al proyecto).
Las cuantas que se imputan al proyecto extrapresupuestario generalmente se transeren al sector/unidad/ocina encargado de la ejecucin para reembolsar Solicitud de al Programa Ordinario los recursos creacin de un utilizados en la ejecucin del procomprobante de yecto extrapresupuestario. No obsDiario (Anexo VI) tante, se conservar parte de ese importe para sufragar los gastos de gestin de este mecanismo. Mecanismo: La unidad encargada de la ejecucin rellena el Certicado de tiempo dedicado al proyecto y la Solicitud de creacin de un comprobante de Diario y enva esos documentos a la Ocina del Presupuesto (BB) ; BB comprueba los documentos y los transmite a la Ocina del Contralor (BOC) para su ulterior tratamiento; Basndose en los formularios recibidos, BOC debita o carga el cdigo presupuestario del proyecto, acredita el contravalor de la operacin a la cuenta especial del sector o unidad fuera de la Sede, e informa a BB una vez que se ha efectuado la contabilizacin; Posteriormente, BB procede a habilitar los crditos en la cuenta especial del sector/divisin/ocina competente, lo que permite utilizar los fondos; Para ms detalles acerca de las cuentas especiales de los sectores o las ocinas fuera de la Sede, vase el Reglamento Financiero de la Cuenta Especial para la recuperacin de los gastos de personal y otros costos de los proyectos extrapresupuestarios, en el Anexo VII.
ANEXOS
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ndole del gasto
Copia del contrato
(12) Consultores
Este elemento comprende los gastos correspondientes a la contratacin de consultores que desempean funciones especcas en el marco del proyecto, para las cuales la UNESCO carece de las competencias necesarias.
Una vez que se han determinado Imputar los costos las competencias (o la categora) reales y la duracin, se pueden estimar los costos mediante la frmula siguiente: (tarifa mensual o diaria x duracin del contrato) + costos de la misin, si procede + consignacin para cubrir los gastos de seguridad del Departamento de Seguridad y del Seguro contra daos causados por actos intencionales Se pueden determinar las tarifas de los consultores utilizando: El Apndice 24F del Manual Administrativo y Financiero - Lmites mximos de remuneracin de los consultores (o las eventuales modicaciones del mismo); Las listas de honorarios de consultores del PNUD (para las ocinas fuera de la Sede), si procede; En lo relativo a los gastos de seguridad, vase el punto 59 infra.
Justicativos correspondientes Ahora bien, se debe reembolsar al Programa Ordinario la parte corresa cada pago pondiente a la consignacin para sufragar los gastos de seguridad del Departamento de Seguridad y del seguro contra daos causados por actos intencionales. Por informacin sobre el mecanismo de reembolso, vase el punto 59 infra.
Hay que imputar directamente estos costos a la actividad extrapresupuestaria que los genera.
(13) Personal administrativo y personal tcnico auxiliar (13.00) Personal administrativo y tcnico de apoyo
Componen el personal administrativo y personal tcnico auxiliar personas contratadas localmente que trabajan para el proyecto Este elemento comprende los gastos relacionados con los contratos temporales para el desempeo de funciones en el Cuadro de Servicios Generales, destinados a hacer frente a una sobrecarga de trabajo o a atender necesidades especiales en relacin con la ejecucin del proyecto. Esos contratos pueden abarcar: acuerdos de servicios especiales en las ocinas fuera de la Sede; contratos de servicios (SC) en las ocinas fuera de la Sede; y contratos de supernumerarios. Las estimaciones pueden realizarse Imputar los costos utilizando: reales El Sistema de Empleo de Supernumerarios y Seguimiento Administrativo (SESAM) para los supernumerarios; La escala de sueldos comn de la Comisin de Administracin Pblica Internacional (CAPI) (disponible por pas) para los acuerdos de servicios especiales y los contratos de servicios; Debe incluirse tambin una consignacin para sufragar los gastos de seguridad del Departamento de Seguridad y del seguro contra daos causados por actos intencionales (vase el punto 59 infra). Copia del contrato Hay que imputar directamente estos costos a la actividad extrapresupuestaria que los genera.
Justicativos correspondientes Ahora bien, se debe reembolsar al Programa Ordinario la parte corresa cada pago pondiente a la consignacin para sufragar los gastos de seguridad del Departamento de Seguridad y del seguro contra daos causados por actos intencionales. Por informacin sobre el mecanismo de reembolso, vase el punto 59 infra.
ANEXOS
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ndole del gasto
Certicado de tiempo dedicado al proyecto (Anexo V)
(13.20) Personal de apoyo
Estos gastos estn relacionados con la labor realizada por el personal de la Organizacin del Cuadro de Servicios Generales que trabaja en la Sede y el personal local de las unidades fuera de la Sede en el marco de la ejecucin del proyecto.
Vanse las observaciones que guran en la columna titulada Elementos de los costos (11.20), en la lnea expertos de la (costo estndar por concepto del Organizacin Cuadro de Servicios Generales o el personal local por mes (o por da)) x (nmero estimado de meses o das que se dedicarn al proyecto) Las observaciones que guran en la columna titulada Elementos de los costos (11.20), en la lnea expertos de la Organizacin, se aplican tambin a este elemento. costo estndar por mes = costo estndar 24 meses costo estndar por da = costo estndar 500 das laborables (es decir, el nmero de das laborables del bienio) los costos
Las cuantas que se imputan al proyecto extrapresupuestario generalmente se transeren al sector/unidad/ocina encargado de la ejecucin para que reembolse a Solicitud de la entidad ejecutante los recursos creacin de un del Programa Ordinario utilizados comprobante de para la ejecucin del proyecto Diario (Anexo VI) extrapresupuestario. No obstante, se conservar parte de ese importe para sufragar los gastos de gestin de este mecanismo. Mecanismo: Vanse las instrucciones relativas al elemento del costo 11.20 (expertos de la Organizacin) supra. Copia de contratos Copias de las estimaciones de BB Comprobantes de los distintos pagos Respecto de los expertos nacionales contratados especcamente para la ejecucin de un proyecto, consrvese la informacin sobre los costos estndar pertinentes y la base de clculo de la estimacin. Hay que imputar directamente estos costos a la actividad extrapresupuestaria que los genera. Ahora bien, se debe reembolsar al Programa Ordinario la parte correspondiente a la consignacin para sufragar los gastos de seguridad del Departamento de Seguridad y del seguro contra daos causados por actos intencionales. Por informacin sobre el mecanismo de reembolso, vase el punto 59 infra.
(14) Voluntarios de las Naciones Unidas
El programa Voluntarios de las Naciones Unidas se rige por normas especiales y lo administra una divisin independiente del PNUD.
El ocial de proyectos deber Imputar dirigirse a BB para obtener pre- reales cisiones sobre la manera de administrar este elemento de los costos.
(17) Expertos de contratacin nacional
Son los expertos a los que se contrata en el lugar en puestos de categora profesional (por ejemplo, Ocial Nacional (NPO)) para la ejecucin del proyecto.
Respecto de los expertos nacionales contratados especcamente para la ejecucin de un proyecto, remitirse a las instrucciones relativas al elemento de los costos 11.00 Para realizar los clculos, utilizar (expertos de contralos costos estndar de los ociatacin internacional) les nacionales. supra. (costos estndar mensuales (o diarios) por NPO)) x (estimacin del nmero de meses o das de dedicacin al proyecto) + consignacin para sufragar los gastos de seguridad del Departamento de Seguridad y del seguro contra daos causados por actos intencionales. Respecto de los expertos nacionales contratados especcamente para la ejecucin de un proyecto, remitirse a las instrucciones relativas al elemento de los costos 11.00 (expertos de contratacin internacional) supra. costo estndar por mes = costo estndar 24 meses costo estndar por da = costo estndar 500 das laborables (es decir, el nmero de das laborables por bienio) para los gastos por concepto de seguridad, vase el punto 59 infra.
ANEXOS
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ndole del gasto
Si se recurre a los servicios de un NPO de la UNESCO, utilcese el Certicado del tiempo dedicado al proyecto (Anexo V) Solicitud de creacin de comprobante de Diario (Anexo VI)
Respecto de los NPOs de la UNESCO, cuyos salarios se nancian con cargo al Presupuesto Ordinario pero que prestan servicios para la ejecucin del proyecto, vanse las instrucciones relativas al elemento de los costos 11.20 (expertos de la Organizacin) supra.
Respecto de los NPOs de la UNESCO, cuyos salarios se nancian con cargo al Presupuesto Ordinario pero que prestan sus servicios para la ejecucin del proyecto, vanse las instrucciones relativas al Para realizar los clculos utilizar elemento de los costos los costos estndar de los NPOs. 11.20 (expertos de la (costos estndar mensuales (o Organizacin) supra. diarios) por NPO) x (estimacin Para realizar los del nmero de meses o das de clculos, utilizar los dedicacin al proyecto) costos estndar de los costo estndar por mes = NPOs multiplicados costo estndar 24 meses por el nmero de das o meses dedicados al costo estndar por da = proyecto. costo estndar 500 das laborables (es decir, el nmero de das laborables por bienio)
Si se recurre a los servicios de un NPO de la UNESCO (cuyo salario se nancia con cargo al Programa Ordinario) para la ejecucin del proyecto, los gastos correspondientes al tiempo dedicado al proyecto se reembolsarn al Programa Ordinario: Las cuantas que se imputan al proyecto extrapresupuestario generalmente se transeren al sector/unidad/ocina encargado de la ejecucin para reembolsar al Programa Ordinario los recursos utilizados en la ejecucin del proyecto. No obstante, se conservar parte de ese importe para sufragar los gastos de gestin de este mecanismo.
Mecanismo: Vanse las instrucciones relativas al elemento de los costos 11.20 (expertos de la Organizacin) supra.
(20) Subcontratos
Este elemento de los costos se reere a la subcontratacin de una entidad exterior para la ejecucin total o parcial de un proyecto, previa negociacin del contrato correspondiente, por ejemplo: contratos de honorarios (vase el punto 700 del Manual Administrativo para ms informacin); contratos de nanciacin de actividades (vase el punto 701 del Manual Administrativo).
Para presupuestar este elemento, Imputar la unidad encargada de la ejecu- reales cin puede utilizar estimaciones de los costos reales (cuando existan), por ejemplo: Costos de contratos similares rmados recientemente. Podr aadirse una consignacin suplementaria para compensar la inacin cuando proceda. Estimaciones de los contratistas potenciales, cuando sea posible.
los
costos
Copia de contratos Comprobantes de los pagos
No corresponde: Hay que imputar directamente estos gastos a la actividad extrapresupuestaria que los genera y, por consiguiente, no se prev un mecanismo de reembolso para este rubro.
(30) Capacitacin, seminarios y reuniones (31) Becas individuales De la gestin de las becas Dirjase a BB o ERC/RPO/FEL si Imputar los costos se encarga la Seccin del desea asistencia para la presu- reales Programa de Becas (ERC/RPO/ puestacin de este elemento. FEL) conjuntamente con los ociales de proyectos. Copia de justicativos de obtencin de becas Comprobantes de los pagos No corresponde: Hay que imputar directamente estos gastos a la actividad extrapresupuestaria que los genera y, por consiguiente, no se prev un mecanismo de reembolso para este rubro.
ANEXOS
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ndole del gasto
Recibos Facturas Lista de participantes Cuando se entreguen dietas, podr elaborarse una lista en la que se registre el nombre de cada participante, la duracin de su estancia, el importe de las dietas recibidas y una rma con la que cada participante acuse recibo de los fondos.
(32) Otras Comprende costos como los actividades de siguientes: capacitacin, pasajes de avin de seminarios y participantes y ponentes; reuniones dietas; alquileres de salas de conferencia; atenciones sociales (como pequeas colaciones); gastos de traduccin, edicin e impresin relacionados con seminarios y reuniones; otros gastos pertinentes.
Las estimaciones presupuestarias Imputar los costos correspondientes a este elemento reales pueden comprender: dietas o viticos de los participantes (vase el Apndice 27A del Manual Administrativo); pasajes (las estimaciones pueden hacerse en funcin de informaciones halladas en Internet o comunicadas por compaas areas o agencias de viajes); pequeos gastos de salida y llegada (consltese al ocial administrativo para saber la cuanta aplicable ms reciente); gastos de visado; alquileres de salas de conferencia; gastos por servicios de manutencin, si procede, etc.
Ntese que los costos de misin de los funcionarios o consultores que trabajan para el proyecto no deben consignarse en este rubro, sino en la partida presupuestaria correspondiente al elemento de los costos 10.
Nota: para reducir las dietas y los pequeos gastos de salida y llegada de los participantes, el ocial de proyectos puede optar por sufragar sus gastos de alojamiento, manutencin y transporte desde los aeropuertos, en vez de pagar las dietas y cubrir los gastos de aeropuerto en su totalidad (vase, por ejemplo, la Circular Administrativa N 2102 del 10 de abril de 2000). (40) Equipo Entre los rubros que debe Pueden efectuarse estimaciones Imputar los gastos abarcar este elemento guran, sobre la base de los presupuestos reales aunque no exclusivamente: recibidos. el equipo, los suministros y las publicaciones adquiridos para un proyecto, localmente o mediante un llamado a licitacin internacional; alquiler de ocinas; los edicios (por ejemplo, escuelas) construidos y nanciados por el proyecto; gastos de construccin y renovacin; la compra de vehculos para el proyecto; gastos efectuados por ADM/PRO para la adquisicin de equipo del proyecto. Solicitar a la Divisin de Compras (ADM/PRO) una estimacin de los costos administrativos de compra si debe prestar servicios de compras. Presupuestos Facturas Justicativos de los pagos Estimaciones de ADM/PRO sobre el costo de sus servicios de compras, de ser necesario No corresponde: Hay que imputar directamente estos gastos a la actividad extrapresupuestaria que los genera y, por consiguiente, no se prev un mecanismo de reembolso para este rubro.
ANEXOS
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ndole del gasto
Estimaciones de costos recibidas de BB y BOC para el suministro de informes no normalizados de control presupuestario y/o nancieros La base sobre la cual se calcula la cantidad que va a imputarse a cada proyecto extrapresupuestario Justicativos de cada uno de los pagos
(50) Varios (52) Elaboracin de informes Este elemento comprende, Si un proyecto requiere informes no estndar, el ocial del prograaunque no exclusivamente: ma deber solicitar a BOC y BB los costos de la una estimacin de la cantidad preparacin de que se debe presupuestar en ese informes nancieros concepto. y presupuestarios (no estndar). Imputar los costos basndose en las estimaciones de BOC y BB. La ocina rellena y enva a BOC una solicitud de Creacin de comprobante de diario (vase el Anexo VI), el gasto se registra nuevamente, vale decir que se imputa al proyecto extrapresupuestario y se acredita en el Presupuesto Ordinario.
(53) Otros gastos
Estos gastos pueden incluir, Pueden efectuarse estimaciones aunque no exclusivamente, los sobre la base de experiencias siguientes: anteriores o presupuestos recibidos. las contribuciones nancieras de la Organizacin a rganos externos como ONG y actividades conjuntas con las Naciones Unidas; recepciones, atenciones sociales; combustible, matriculacin, seguros y gastos de mantenimiento de vehculos nanciados por el proyecto y matriculados a nombre de la UNESCO. Otros gastos administrativos
Imputar los gastos reales
(53) Otros gastos (cont.)
Generalmente, algunos de los Imputar los gastos Otros gastos administrativos reales (por ejemplo, gastos de apoyo de la unidad administrativa) se sufragan mediante la aplicacin del coeciente de gastos de apoyo a los programas. No obstante, cuando no puede aplicarse el coeciente estndar de gastos de apoyo a los programas (por ejemplo, cuando hay que solicitar una exencin, o para los pases piloto de la Iniciativa Unidos en la accin, fondos duciarios de donantes mltiples y programas conjuntos de las Naciones Unidas), estos gastos deben presupuestarse e imputarse como gastos directos al presupuesto del proyecto. En esos casos, pueden efectuarse estimaciones de los costos utilizando costos anteriores o las listas de precios del PNUD (vase el Anexo III), o informacin adicional que puede obtenerse en la Ocina del Presupuesto.
La base sobre la cual se calcula la cantidad que va a imputarse a cada proyecto extrapresupuestario Solicitud de creacin de comprobante de diario (Anexo VI)
Si los gastos no pueden imputarse directamente al proyecto, debern seguir siendo abonados con cargo a los gastos de funcionamiento de la ocina fuera de la Sede y luego reembolsados por el proyecto extrapresupuestario, una vez que se haya denido la proporcin de esos gastos que le corresponde. La Ocina dene la proporcin de los gastos que debe abonar cada proyecto extrapresupuestario de que se trate y enva a BOC (con la aprobacin del ocial de proyectos correspondiente) un formulario en el que pide que debite el proyecto y acredite esa cantidad en el cdigo presupuestario de los gastos de funcionamiento de la Ocina. Una vez que ha recibido el formulario y dispone de fondos sucientes en la partida presupuestaria pertinente del proyecto extrapresupuestario, BOC efecta las transferencias necesarias.
ANEXOS
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ndole del gasto
Facturas proporcionadas por ADM/DIT UNESDIR u otro documento que indique la relacin entre la persona cuyos servicios son nanciados con cargo al proyecto extrapresupuestario y la lnea telefnica que debe abonar ese proyecto
(54) Comunicacin
Imputar los gastos Estos gastos comprenden los Sede gastos de comunicacin y La Divisin de Sistemas de reales postales. Informacin y Telecomunicaciones (ADM/DIT) recibe cada mes las Gastos de comunicacin facturas telefnicas de la Sede (en Telfono las que gura un desglose de la utilizacin y los gastos de cada lnea Fax telefnica). Otros gastos ADM/DIT redistribuye las facturas a los sectores del programa y los servicios centrales, basndose en los gastos reales de las lneas telefnicas respectivas, a los que se suma una cantidad en concepto de gestin de la facturacin. De ser posible, los sectores debern indicar los nmeros de telfono utilizados por personas cuyos servicios son nanciados exclusivamente mediante proyectos extrapresupuestarios (con exclusin de los puestos sufragados por FITOCA) y proporcionar a ADM/ DIT el cdigo del proyecto para pagar esa parte de la factura. Los cdigos presupuestarios del Programa Ordinario slo deben utilizarse para nanciar llamadas ociales efectuadas por personas cuyos servicios se nancian con cargo al presupuesto del Programa Ordinario y puestos FITOCA, adems de los gastos de gestin que cobra ADM/DIT. Ocinas fuera de la Sede En algunos casos se dispone de facturas telefnicas detalladas en las que se indican la utilizacin y los gastos de cada lnea telefnica, y la Ocina fuera de la Sede debe imputar los gastos de las lneas telefnicas utilizadas por personas cuyos servicios son nanciados por proyectos extrapresupuestarios directamente al proyecto correspondiente.
No corresponde: Hay que imputar directamente estos gastos a la actividad extrapresupuestaria que los genera y, por consiguiente, no se prev un mecanismo de reembolso para este rubro. La imputacin adecuada de esos gastos a los cdigos presupuestarios de proyectos reduce la subvencin cruzada de los costos en el Programa Ordinario que, de otro modo, se habra utilizado para pagar la totalidad de la factura, con lo que quedan ms fondos disponibles para las actividades del Programa Ordinario.
ANEXOS
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ndole del gasto
Para la Sede:
(54) Comunicacin (cont.)
Gastos de correo Servicios postales, incluidas las valijas diplomticas Servicios de mensajera
Los gastos de correo sern Imputar los costos determinados por la Unidad del reales Correo (ADM/HQD/COU) en el caso de la Sede y por las unidades postales en el de las ocinas fuera de la Sede.
No corresponde: Estos gastos se imputarn directamente a la actividad extrapresupuestaria que los genere y, por consiguiente, Para las ocinas fuera no se prev un mecanismo de de la Sede: reembolso para este rubro. Copias del Formulario 294 Copia del Formulario 294 en su caso Una copia del formulario de solicitud de pago utilizado
Cuando se envan documentos exclusivamente para un proyecto extrapresupuestario, los costos debern imputarse al cdigo presupuestario del proyecto (indicando, por ejemplo, el cdigo del proyecto en el justicativo de pago en el caso de las ocinas fuera de la Sede, o en el Formulario 294 en el caso de la Sede) Para paquetes mixtos: Si se pueden distribuir los costos equitativamente, la unidad encargada de la ejecucin deber indicar los cdigos presupuestarios pertinentes (Presupuesto Ordinario y fondos extrapresupuestarios) en el justicativo del pago en el caso de las ocinas fuera de la Sede o en el Formulario 294 en el caso de la Sede, con las cuantas que deben imputarse a cada cdigo. Si no es posible distribuir los costos equitativamente, la totalidad de los gastos postales se imputar al Presupuesto Ordinario.
ANEXOS
36
ndole del gasto
Facturas recibidas Clculos utilizados para determinar la distribucin de los costos de los servicios pblicos
(55) Servicios Incluye los gastos de gas, agua, Para proyectos ejecutados en ins- Para proyectos ejecutados en instalaciones talaciones propias: pblicos electricidad, etc. propias: Dado que el coeciente es- Se pueden realizar estimaciones tndar de los gastos de apoyo presupuestarias de los costos de Imputar los costos a los proyectos del 13% no los servicios pblicos basndose reales. cubre todos los costos indirec- en: Para proyectos ejecutos variables en que incurre la las tendencias de los costos tados en locales de la Organizacin para respaldar los de la ocina de la UNESCO UNESCO: proyectos extrapresupuestarios, en el mismo pas o ciudad; Al pagar las facturas es fundamental que, siempre o de los servicios pblique sea posible, los costos de los servicios pblicos del la lista de precios del PNUD, cos, el ocial administrativo puede solicitar si procede. proyecto extrapresupuestario autorizacin de los se imputen directamente al Para los proyectos ejecutados en funcionarios encargaproyecto. locales de la UNESCO: dos de los proyectos Las facturas de los servicios pbli- para imputar una cos pueden distribuirse en base parte de los costos a la nmina, ya que a menudo de esos servicios estos costos varan en funcin del directamente a los nmero de personas que trabajan respectivos cdigos en la ocina. de los proyectos. Por ejemplo, para calcular el costo Srvase recordar que de servicios pblicos aplicable a esta poltica slo se un determinado proyecto: aplicar a los proyectos que se negocien (costos nmero de personas despus de la entrada que trabajan en la ocina) = costo en vigor de las premedio por persona sente gua. (costo medio por persona) x (nmero de personas cuyos servicios se nancian con cargo a un proyecto extrapresupuestario) = costo aplicable al proyecto extrapresupuestario. (56) Gastos nancieros Pueden incluir: Gastos bancarios, otros gastos y comisiones. Estos costos pueden estimarse Utilizar basndose en la experiencia reales anterior, por ejemplo: El banco puede facilitar informacin sobre las comisiones que percibe; Tambin puede servir para la estimacin, la informacin sobre las comisiones bancarias y las uctuaciones cambiarias que proporcione la ocina sobre el terreno del mismo pas. los
Dado que en ambos casos los costos se imputan directamente al proyecto, no se prev un mecanismo de reembolso para este rubro. La adecuada imputacin de estos costos a los cdigos presupuestarios de los proyectos reduce la subvencin cruzada de los costos por el Presupuesto Ordinario, que de otra forma se hubiese utilizado para pagar la totalidad de la factura, gracias a lo cual quedan disponibles ms fondos para las actividades realizadas con cargo al Presupuesto Ordinario.
costos Facturas
Obsrvese que slo el Contralor est autorizado a abrir o cerrar cuentas bancarias en nombre de la UNESCO y de sus proyectos extrapresupuestarios. Consignacin para uctuaciones cambiarias.
recibidas (por ejemplo, estados de cuentas de bancos)
No corresponde: Estos gastos se imputarn directamente a la actividad extrapresupuestaria que los genere y, por consiguiente, no se prev un mecanismo de reembolso para este rubro.
ANEXOS
37
ndole del gasto
Copias de los contratos
(57) Auditora / Evaluacin
Este elemento incluye los costos Podrn efectuarse estimaciones estimados de los servicios de sobre la base de los presupuestos auditora y evaluacin. recibidos (especialmente para los contratos de evaluacin). Si se va a solicitar al Servicio de Supervisin Interna (IOS) que realice especcamente una auditora o evaluacin aparte de un proyecto (al margen del ciclo normal de auditoras de las ocinas fuera de la Sede), srvanse ponerse en contacto directamente con el IOS para que indique las estimaciones de los costos. NB: Con respecto a las solicitudes de auditoras externas de las cuentas de un proyecto, la unidad encargada de la ejecucin deber consultar con el IOS al respecto antes de concertar un contrato.
Si una entidad externa realiza la auditora o evaluacin, se utiliza rn los costos reales del contrato. Si el IOS realiza especcamente una auditora o evaluacin del proyecto, utilcense los costos en que ha incurrido efectivamente el IOS para realizarla.
Si est previsto que el IOS lleve a cabo especcamente una auditora o evaluacin aparte de un Presupuestos proyecto (al margen del ciclo recibidos de normal de auditoras de las ocientidades nas fuera de la Sede), la unidad externas o encargada de la ejecucin deber Estimaciones indicar al IOS el rubro presupuesde los costos tario (del proyecto) al que ste recibidos de IOS, deber imputar los gastos en que si procede. haya incurrido para llevar a cabo la auditora/evaluacin (por ejemplo, dietas, gastos de pasajes de avin, costo de la contratacin de asistencia temporal adicional, de ser necesario, etc.). Obsrvese que la informacin sobre este mecanismo podr modicarse en el futuro.
(58) Traduccin/ Documentacin
Sede De conformidad con la poltica de la UNESCO, las divisiones de la Sede deben pasar por ADM/ CLD para atender sus necesidades de traduccin y produccin de documentos. A la hora de realizar las estimaciones, ADM/ CLD puede facilitar un presupuesto .
El presupuesto para estos rubros Imputar los costos puede prepararse basndose en reales las estimaciones (presupuestos) recibidas o en los costos estndar, de haberlos (por ejemplo, los costos estndar de ADM/CLD para los servicios de traduccin). Tarifas actuales de ADM/CLD:
Presupuestos Facturas nales recibidas Comprobantes de desembolso Justicativos de cada uno de los pagos, etc.
No corresponde: Hay que imputar directamente estos gastos a la actividad extrapresupuestaria que las genera y, por consiguiente, no se prev un mecanismo de reembolso para este rubro.
Costos de traduccin: 51 euros la pgina de 320 palabras (16 cenSrvase recordar que incluso tavos de euro la palabra) cuando se reciben presupuesCostos de produccin de documentos de proveedores externos, tos: debe pedir su presupuesto de conformidad con el punto para cada caso. Para solicitar pre870 del Manual Administrativo, supuestos de ADM /CLD utilice la ADM/CLD es responsable de la aplicacin DMS de Intranet http:// seleccin de los proveedores dms.hq.int.unesco.org (tambin externos. Por consiguiente, accesible mediante el formulario tenga a bien consultar a ADM/ 701). ADM/CLD proporciona los CLD cuando dena sus necesipresupuestos aproximadamente dades de traduccin, revisin y dos das hbiles despus de reciproduccin de documentos. bida la solicitud. La Seccin de Traduccin Para cursar un pedido de servi(ADM/CLD/T) evaluar con cios de traduccin y produccin mucho gusto a los traductores de documentos a ADM/CLD utilice externos recomendados por la aplicacin DMS pedido de los sectores y podr trabajar produccin (tambin accesible con ellos si considera que los mediante el formulario 702 de servicios que prestan son satisIntranet) factorios. Ocinas fuera de la Sede Habida cuenta de las distancias, las ocinas fuera de la Sede suelen utilizar contratistas locales (traduccin/impresin) en vez de pasar por CLD en la Sede. Sin embargo, cuando es factible, las ocinas fuera de la Sede pueden ponerse en contacto con CLD para trabajos de traduccin y documentacin.
ANEXOS
38
ndole del gasto
Detalles de los clculos de los gastos Justicativos de los pagos
(59) Gastos de Los gastos de seguridad impu- Para las estimaciones presupuesseguridad tables directamente al proyecto tarias correspondientes a las extrapresupuestario compren- MOSS: den: Para estimar estas partidas se pueden utilizar presupuestos. los costos correspondientes a las Normas Para las estimaciones presuMnimas de Seguridad puestarias correspondientes Operacional (MOSS), al Departamento de Seguridad siempre que esos costos y Vigilancia (DSS) y al seguro puedan vincularse contra daos causados por actos directamente a las intencionales (MAIP): instalaciones o al Puesto que el indicador determiequipo de un proyecto nante de este gasto es el persoextrapresupuestario nal, proponemos que para cada (por ejemplo, la puesto o contrato establecido instalacin de un equipo fuera de la Sede que se nancie de seguridad para por completo con cargo a un vehculos del proyecto extrapresupuestario o para proyecto extrapresupuestario, se ocinas/sitios del proyecto aada una reserva para los gastos de seguridad de DSS y MAIP que no estn ubicados en el edicio de la ocina utilizando la tasa aplicable para de la UNESCO fuera de la ese ao. Vanse las ltimas tasas disponibles en el Anexo IX. Sede); La reserva total presupuestada depender de la duracin del contrato o puesto. Por ejemplo, para un contrato de 6 meses, en que la reserva combinada de de DSS y MAIP asciende a 52 dlares al mes, la cuanta total que habr de presupuestarse por ese Los dems gastos de seguridad concepto ser de 52 x 6 = 312 (por ejemplo, MORS, guardias dlares. de seguridad para las ocinas fuera de la Sede y contribuciones a las actividades comunes de las Naciones Unidas) seguirn sufragndose, por ahora, con cargo al Programa Ordinario (gastos de funcionamiento de las ocinas fuera de la Sede). contribucin de la UNESCO al Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas (DSS) y al seguro contra daos causados por actos intencionales (MAIP).
Para las cargas correspondientes a las MOSS: Los gastos reales deben imputarse directamente a la actividad extrapresupuestaria que los genera. Para las cargas correspondientes al DSS y MAIP La cantidad presupuestada deber imputarse al proyecto cuando se contrate al personal o al contratista nanciado por el proyecto.
Para las cargas correspondientes a las MOSS: Estos gastos deben imputarse directamente a la actividad extrapresupuestaria que los genera y, por consiguiente, no se prev un mecanismo de reembolso para este rubro. Para las cargas correspondientes al DSS y MAIP La cantidad presupuestada deber imputarse al proyecto cuando se contrate al personal o al contratista nanciado por el proyecto. La transaccin equivalente ir a una cuenta especial para la recuperacin de los gastos de seguridad, cuyo Reglamento Financiero gura en el Anexo VIII.
Los fondos generados en esta cuenta debern utilizarse para nanciar los gastos de seguridad y cubrir los gastos de riesgos sistmicos (por ejemplo, brotes epidmicos o reubicacin de emergencia de personal y ocinas, etc.) que son difciles de presupuestar y prever. La utilizacin de los fondos de esta cuenta especial deber ser aprobada por el Director General o el representante que ste designe en su lugar.
ANEXOS
39
ndole del gasto
Gastos imprevistos
Por lo general, los gastos imprevistos slo se utilizan en el caso de los proyectos nanciados por la Comisin Europea y los bancos. Se podr incluir una reserva para gastos imprevistos en el presupuesto de un proyecto para cubrir todo ajuste que pueda resultar necesario debido a cambios en las circunstancias sobre el terreno. La reserva para gastos imprevistos no deber ser superior al 5% de los costos estimados y slo podr utilizarse previa autorizacin escrita de la autoridad contratante, y a solicitud debidamente justicada de la Organizacin. Si deben negociarse los gastos imprevistos, el donante deber indicar la partida presupuestaria en que se deber asentar la cantidad.
Si llega a ser necesario utilizar este elemento las unidades encargadas de la ejecucin debern ponerse en contacto con la Ocina del Presupuesto para obtener ms informacin.
(80) Gastos de apoyo
Los gastos de apoyo a los programas son costos indirectos variables en que incurre la Organizacin en apoyo de un proyecto, pero que no se pueden atribuir fcilmente al proyecto de modo directo. Por esta razn suelen ser difciles de presupuestar y/o de imputar a proyectos extrapresupuestarios. Estos gastos comprenden, aunque no exclusivamente: el apoyo prestado por los servicios centrales (p. ej., BB, ERC, BOC, etc.); y el apoyo prestado por las unidades administrativas de las ocinas fuera de la Sede.
Al 1 de enero de 2007, si no se aplica un acuerdo marco, se deber negociar el siguiente coeciente de gastos de apoyo a los programas: Las cuentas especiales5: 10% Equipo: 8% Pases piloto de Unidos en la accin/Fondo duciario de donantes mltiples/ programas conjuntos de las Naciones Unidas: 7% Todos los dems proyectos: 13%
El coeciente de gas- Acuerdo tos de apoyo a los pro- proyecto gramas negociado con el donante se aplica a los gastos del proyecto para determinar la cuanta de los gastos de apoyo imputados al proyecto en un momento determinado. Este clculo se hace automticamente en el Sistema Financiero y Presupuestario (FABS) de la UNESCO.
sobre
el
A los proyectos pequeos (esto es, por una cuanta de hasta 50.000 dlares) se les aplicar un importe mnimo de 6.500 dlares para cubrir los gastos de tramitacin.
TOTAL
En su 175a reunin, el Consejo Ejecutivo aprob la propuesta de empezar a imputar gastos de apoyo a las cuentas especiales (prr. 8 de la Decisin 175 EX/36).
ANEXOS
40
ANEXO II: Cmo preparar una propuesta de presupuesto para un proyecto extrapresupuestario: un ejemplo
Como se ha dicho en las secciones anteriores, para facilitar el proceso de presupuestacin, los ociales de los proyectos debern resear de manera clara las actividades del proyecto, indicando cules son las personas o unidades responsables y la duracin de cada actividad. Con esta informacin resultar ms fcil determinar los insumos necesarios. Posteriormente, se asignarn los costos a los insumos con objeto de preparar el presupuesto del proyecto. A continuacin se ilustra con un ejemplo sencillo cmo determinar y calcular los costos de los insumos de una actividad.
Principales actividades: lograr los objetivos a corto plazo Actividad 1 Descripcin de la actividad Taller de orientacin de una semana de duracin dirigido a 130 profesores y maestros artesanos, participantes a ttulo experimental, sobre cmo organizar e impartir formacin con miras a la alfabetizacin funcional y la adquisicin de otras cinco competencias Asociado(s)/Persona(s) Consultor internacional + personal auxiliar responsable(s): Duracin: (2 semanas) - preparacin y elaboracin de material de formacin para los participantes (1 semana) - preparacin del taller entre uno y dos meses antes (1 semana) - taller
Rubro presupuestario (10)
Grupo de elementos de los costos (10) Subtotal 10 (11)
Descripcin Descripcin Personal Gastos de viaje Expertos internacionales Expertos internacionales Expertos de la Organizacin Consultores
Insumos para la actividad 1 Unidad cuantitativa Cantidad Costo unitario Total
(11.0) (11.2) Subtotal 11 (12)
Personal de la Organizacin (P5) - preparacin del contrato y seguimiento de las actividades Consultor internacional (P5) (10 das de trabajo) - preparacin y elaboracin de material de formacin para los participantes (3 das de trabajo) - preparacin del taller entre uno y dos meses antes (5 das de trabajo) - taller
Da de trabajo
733
2 200 2 200 6 000
Da de trabajo
18
333
Subtotal 12 (13) (13.2)
6 000 Personal de apoyo administrativo y tcnico Personal de apoyo administrativo y tcnico (de la Organizacin)
Personal de apoyo - L2 (servicios de secretara, realizacin de reservaciones, envo de invitaciones, etc., para la preparacin del taller uno o dos meses antes)
Da de trabajo
45
134
Subtotal 13 Total 10 (20) Total 20 (30) (32) Subcontratacin
134 8 334
Formacin, seminarios y reuniones Otra formacin, seminarios y reuniones Costo de la publicacin, impresin del material de formacin (130-150 ejemplares) Costo del alquiler de las salas de reuniones/equipos de sonido Gastos de viaje: Dietas * 1 semana* 130 personas Gastos de viaje (billetes, si procede) * 130 personas Pequeos gastos de salida y llegada * 130 personas (Para reducir las dietas y los costos terminales, el funcionario encargado del proyecto examinar la posibilidad de pagar los gastos de alojamiento y comida y gastos de transporte desde el aeropuerto para los participantes en lugar de pagar el total de las dietas y de los pequeos gastos de salida y llegada Ejemplar Da 150 5 20 250 3 000 1 250
Da (Dietas) Billetes de avin
5 130 130
258 300 30
1 290 39 000 3 900
ANEXOS
Subtotal 32 Total 30 (40) Total 40 (50) Total 50 (80) Equipo
48 440 48 440 Varios Subtotal gastos directos Gastos de apoyo TOTAL 56 774 7 381 64 154
13% tasa estndar
41
Este ejemplo prctico del proceso de determinacin y clculo de los costos de los insumos del proyecto slo presenta el proceso correspondiente a una actividad, lo cual se considera suciente a efectos de la demostracin. Ahora bien, es probable que los proyectos abarquen mltiples actividades, de modo que el proceso de determinacin de los insumos de cada actividad deber repetirse cuantas veces sea necesario. Los proyectos tambin pueden durar varios aos, y en este sentido determinar la duracin de una actividad es sumamente til. Veamos un ejemplo prctico de un proyecto de dos aos de duracin. Para preparar el presupuesto del proyecto cabe proceder de varias formas. 1. El ocial de proyectos puede determinar en primer lugar los insumos de cada actividad, sumar a continuacin las cantidades de los distintos insumos de todas las actividades y multiplicar despus las cantidades totales correspondientes a los insumos por el costo unitario de los respectivos insumos a n de obtener el costo total de cada rubro de insumos. Respecto de cada uno de los insumos, la unidad cuantitativa deber ser igual para todas las actividades (por ejemplo, si la unidad cuantitativa es da de trabajo, para la actividad 1, se deber mantener la misma unidad cuantitativa para ese insumo concreto en el resto de las actividades a n de poder adicionar la cantidad total por insumo al nal).
Actividad 1 Principales actividades: Descripcin de la actividad
Persona(s) responsable(s)/ Unidad(es):
Actividad 2
Duracin:
Insumos para la actividad 1 Rubro presupuestario (10) Subtotal costos directos (80) Gastos de apoyo TOTAL Descripcin Personal Unidad cuantitativa Descripcin Cantidad Cantidad Ao 1 Ao 2
Insumos para la actividad 2 Descripcin Cantidad Cantidad Ao 1 Ao 2 Cantidad
Total Ao 1 Costo unitario Costo total Cantidad
Total Ao 2 Costo unitario Costo total
2. Otras veces, quiz sea preciso calcular los costos de los insumos de cada actividad. En tal caso, se aplicarn los costos unitarios a la unidad de insumo de cada actividad, como se muestra en el ejemplo que gura a continuacin.
Actividad 1 Principales actividades: Descripcin de la actividad Persona(s) responsable(s)/ Unidad(es): Duracin: Actividad 2
Insumos para la actividad 1 Rubro presupuestario (10) Subtotal costos directos (80) Gastos de apoyo Descripcin Unidad cuantitativa Descrip- Cantidad Costo cin Ao 1 unitario Costo total Ao 1 Cantidad Costo Ao 2 unitario Costo total Ao 2 Descrip- Cantidad cin Ao 1
Insumos para la actividad 2 Costo unitario Costo total Ao 1 Cantidad Costo Ao 2 unitario Costo total Ao 2
Ao 1 Costo total
Ao 2 Costo total
Personal
Estos son slo algunos ejemplos de las hojas de clculo que se pueden utilizar para preparar el documento del proyecto. La informacin presupuestaria obtenida mediante este proceso deber resumirse posteriormente en el plan de trabajo del presupuesto estndar (Cuadro II) para presentarlo al donante.
ANEXOS
TOTAL
42
ANEXO III: Costos estndar y otros documentos tiles

Salvo indicacin en contrario, en el sitio Web de la Ocina del Presupuesto (BB) se facilitar la siguiente informacin, de utilidad para formular propuestas de presupuesto. Si desea hacer alguna consulta ms, srvase ponerse en contacto directamente con BB. Lista universal de precios del PNUD Costos estndar del personal de la UNESCO Comisin de la Administracin Pblica Internacional (CAPI), Escala comn de sueldos (disponible por pases), por ejemplo, para acuerdos especiales de servicios y los contratos de servicios Estimaciones de inacin del FMI, por pases SESAM (vase pgina de la Intranet UNESCO/Working Tools/Human Resources/Supernumerary/SESAM)
ANEXOS
43
ANEXO IV: Formulario de solicitud de revisin del presupuesto

PRESUPUESTO DE PROYECTOS FINANCIADOS CON FONDOS EXTRAPRESUPUESTARIOS - EN CURSO DE EJECUCIN Cdigo del proyecto: Sector/centro de fondos (divisin de la Sede u ocina fuera de la Sede): Fuente de los fondos: Programa del C/5 en SISTER (a nivel de actividad): Consignacin revisada Consignacin (total efectivo + total comprometido) a la fecha de hoy Disponible en los crditos habilitados para el ao en curso Habilitacin de crditos complementarios solicitada para el ao en curso $ OFICIAL ADMINISTRATIVO DEL SECTOR: OFICIAL DE PROYECTO: Fecha:
COMPONENTES DEL PROYECTO TOTAL GASTOS DE PERSONAL 10+11+13 10 10 Otros gastos de personal (partidas presupuestarias 14, 16 y 17) 11 Consultores/expertos internacionales 13 Personal administrativo de apoyo 20 30 40 50 SUBCONTRATOS FORMACIN EQUIPO VARIOS TOTAL, COSTO DEL PROYECTO 10+11+13+20+30+40+50 80 GASTOS DE APOYO AL PROGRAMA para Otros componentes para Equipo % %
TOTAL
PROYECTO, comprendidos los gastos de apoyo al programa
INGRESOS:
OBSERVACIONES: RESERVADO A BB: CONSIGNACIN N: DESBLOQUEO DE CRDITOS N: HABILITACIN DE CRDITOS N:
ANEXOS
44
ANEXO V: Certicado del tiempo dedicado al proyecto

Este formulario deber ser rellenado por la unidad del Programa Ordinario (srvase utilizar un certicado para cada funcionario del Programa Ordinario) Este certicado se reere al periodo: del _________________ (da/mes/ao) al ___________ (da/mes/ao)
Seccin A: Deber ser rellenada por el personal de la Organizacin que trabaja en el proyecto
Nombre y apellidos Grado Nmero de identicacin Lugar de asignacin Sector Divisin/ unidad Centro de fondos
Cdigo del proyecto extrapresupuestario
Descripcin de las tareas realizadas
Nmero de das empleados para realizar la tarea (por ejemplo, medio da = 0,5; un cuarto de da = 0,25) (A)
Coeciente de gastos estndar medios diarios (es decir, gastos estndar por bienio/500 das de trabajo) (B)
Cuanta que se debe imputar al proyecto6 (A x B)
Total
S ecc i n B: Vis to s b u e n o s
Personal de la Organizacin Director de la divisin de la Sede/Director de la ocina fuera de la Sede Certico que las tareas mencionadas se realizaron de modo satisfactorio y eran necesarias para la ejecucin y el seguimiento adecuados del proyecto.
Certico que he dedicado al proyecto el tiempo indicado ms arriba, que las tareas mencionadas eran necesarias para su ejecucin y seguimiento y que su nanciacin estaba prevista en el presupuesto del proyecto que aprob el donante7.
Firma y fecha
Firma y fecha
ANEXOS
Visto bueno del AO: _______________________________ Visto bueno del ADG/Director del Servicio Central: ______ Visto bueno de BB: ________________________________ Recepcin por BOC: _______________________________
(rma y fecha) (rma y fecha) (rma y fecha) (fecha)
Cc: ADG del Sector (deber enviarse una copia de este certicado al ADG del Sector a ttulo informativo)
6 7 Srvase tomar nota de que la cuanta total que se imputar a un proyecto no deber rebasar la cantidad presupuestada en concepto de gastos de personal de la Organizacin. Si en el presupuesto no se han asignado fondos a esas actividades los costos correspondientes no debern imputarse al proyecto.
ANEXO VI: Solicitud de creacin de comprobante de diario deber presentarse a BOC
Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura El formulario completado deber enviarse a BOC/FRA
SOLICITUD DE CREACIN DE COMPROBANTE DE DIARIO
Solicitante
Documento SAP N Deber ser completado por BOC/FRA
Sector/Ocina Motivo de la solicitud
Fecha de solicitud
Moneda:
dlar estadounidense
Breve texto:
DBITO: Fondo + centro del Fondo WBS/Centro de costos Cuenta general Ref. reserva de fondo Cuanta Partida Texto
CRDITO: Fondo + centro del Fondo WBS/Centro de costos Cuenta general Ref. doc. SAP
Partida
Texto
Cuanta
45
ANEXOS
46
ANEXO VII: Reglamento Financiero de la cuenta especial para la recuperacin de los gastos de personal y otros costos de los proyectos extrapresupuestarios
Artculo 1 - Creacin de una Cuenta Especial 1.1 De conformidad con la clusula 6.6 del Reglamento Financiero de la UNESCO, por las presentes disposiciones se crea la Cuenta Especial para la recuperacin de los gastos de personal y otros costos de los proyectos extrapresupuestarios, en adelante denominada la Cuenta Especial. La gestin de esta Cuenta Especial se regir por las disposiciones siguientes.
1.2
Artculo 2 - Ejercicio nanciero El ejercicio nanciero corresponder al de la UNESCO. Artculo 3 - Finalidad La Cuenta Especial ha sido creada para registrar y controlar el traspaso y la ulterior utilizacin de los costos directos que, aunque nanciados con el Presupuesto Ordinario, se utilizaron en la ejecucin de proyectos extrapresupuestarios. Los fondos de la Cuenta Especial podrn utilizarse para nanciar las actividades del Programa y Presupuesto Ordinario y como capital inicial para actividades extrapresupuestarias. Artculo 4 - Ingresos Los ingresos de la Cuenta Especial estarn constituidos por: a) los ingresos en concepto de costos de los proyectos extrapresupuestarios recuperados por el Presupuesto Ordinario, cuando se trate de recursos del Presupuesto Ordinario que se hayan utilizado directamente en la ejecucin de actividades extrapresupuestarias; cualquier otro ingreso relacionado o vinculado con la recuperacin de los costos o con las nalidades de esta Cuenta Especial; los ingresos varios, comprendidos los intereses devengados por las inversiones a las que se reere el Artculo 7.
b)
c)
[Se han suprimido las clusulas estandard a) y b) que guran en el texto del modelo] Artculo 5 - Gastos
ANEXOS
Se cargarn a la Cuenta Especial los gastos correspondientes a la nalidad enunciada en el Artculo 3, comprendidos los gastos administrativos especcamente relacionados con sta.
47
Artculo 6 - Contabilidad 6.1 6.2 6.3 La Contralora de la UNESCO llevar los libros de contabilidad que sean necesarios. Todo saldo no utilizado al nal de un ejercicio se traspasar al ejercicio siguiente. Las cuentas de la Cuenta Especial se sometern al Auditor Externo de la UNESCO para su comprobacin, junto con las dems cuentas de la Organizacin.
[Se ha suprimido la clusula estandard 6.4 del modelo] Artculo 7 - Inversiones 7.1 El Director General estar facultado para efectuar inversiones a corto plazo con los fondos que la Cuenta Especial tenga en su haber. Los intereses devengados por esas inversiones se acreditarn en la Cuenta Especial.
7.2
Artculo 8 - Cierre de la Cuenta Especial El Director General decidir cerrar la Cuenta Especial cuando estime que ha dejado de ser necesaria e informar al Consejo Ejecutivo al respecto. Artculo 9 - Disposicin general Salvo disposicin en contrario del presente Reglamento, la Cuenta Especial se administrar con arreglo al Reglamento Financiero de la UNESCO.
ANEXOS
48
ANEXO VIII: Reglamento Financiero de la cuenta especial para la recuperacin de los gastos de seguridad de los proyectos extrapresupuestarios
Artculo 1 - Creacin de una Cuenta Especial 1.1 De conformidad con la clusula 6.6 del Reglamento Financiero de la UNESCO, por las presentes disposiciones se establece una Cuenta Especial para la recuperacin de los gastos de seguridad de los proyectos extrapresupuestarios, denominada en adelante la Cuenta Especial. La gestin de esta Cuenta Especial se regir por las disposiciones siguientes.
1.2
Artculo 2 - Ejercicio nanciero El ejercicio nanciero corresponder al de la UNESCO. Artculo 3 - Finalidad La Cuenta Especial ha sido creado para registrar y controlar el traspaso y la ulterior utilizacin de los costos directos que aunque nanciados con el Presupuesto Ordinario se utilizaron en la ejecucin de proyectos extrapresupuestarios. La ulterior utilizacin de los fondos podra consistir en aportar contribuciones al Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas (DSS) y al Seguro contra daos causados por actos intencionales (MAIP), y en sufragar otros gastos de seguridad que puedan resultar necesarios. Artculo 4 - Ingresos Los ingresos de la Cuenta Especial estarn constituidos por: a) los ingresos en concepto de costos de los proyectos extrapresupuestarios recuperados por el Presupuesto Ordinario, cuando se trate de recursos del Presupuesto Ordinario que se hayan utilizado directamente en la ejecucin de actividades extrapresupuestarias; cualquier otro ingreso relacionado o vinculado con la recuperacin de los costos o con las nalidades de esta Cuenta Especial; los ingresos varios, comprendidos los intereses devengados por las inversiones a las que se reere el Artculo 7.
b)
c)
[Se han suprimido las clusulas estandard a) y b) que guran en el texto del modelo]
49
Artculo 5 - Gastos Se cargarn a la Cuenta Especial los gastos correspondientes a la nalidad enunciada en el Artculo 3, comprendidos los gastos administrativos especcamente relacionados con sta. Artculo 6 - Contabilidad 6.1 6.2 6.3 La Contralora de la UNESCO llevar los libros de contabilidad que sean necesarios. Todo saldo no utilizado al nal de un ejercicio se trasladar al ejercicio siguiente. Las cuentas de la Cuenta Especial se sometern al Auditor Externo de la UNESCO para su comprobacin, junto con las dems cuentas de la Organizacin.
[Se ha suprimido la clusula estandard 6.4 del modelo] Artculo 7 - Inversiones 7.1 El Director General estar facultado para efectuar inversiones a corto plazo con los fondos que la Cuenta Especial tenga en su haber. Los intereses devengados por esas inversiones se acreditarn en la Cuenta Especial.
7.2
Artculo 8 - Cierre de la Cuenta Especial El Director General decidir cerrar la Cuenta Especial cuando estime que ha dejado de ser necesaria e informar al Consejo Ejecutivo al respecto. Artculo 9 - Disposicin general Salvo disposicin en contrario del presente Reglamento, la Cuenta Especial se administrar con arreglo al Reglamento Financiero de la UNESCO.
50
ANEXO IX: Costos por persona en 2008 del Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas (DSS) y seguro contra daos causados por actos internacionales (MAIP)
Consignacin del Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas para 2008 (dlares estadounidenses)
Consignacin por persona Bienal Anual Mensual (dlares estadounidenses) 2 463,03 1 231,51 102,63 (dlares estadounidenses) Categora 2 (Servicios Generales) Mes 15,00 4,96 1,60 0,68 0,38 Ao 63,49 20,66 19,18 8,21 4,56 Mes 5,29 1,72 1,60 0,68 0,38
Seguro contra daos causados por actos intencionales - Tarifas 2008

Tarifas por persona Pases designados (vase la lista infra) Pases no designados Nueva York, (Estados Unidos de Amrica) Ginebra (Suiza) Lugares de destino en que hay sedes, fuera de Ginebra y Nueva York Categora 1 (Cuadro Orgnico) Ao 179,95 59,46 19,18 8,21 4,56
Lista de pases designados a efectos del seguro contra daos causados por actos intencionales indicados por la compaa de seguros al 8 de febrero de 2008
1. Afganistn 2. Albania 3. Argelia 4. Angola 5. Argentina 6. Armenia 7. Azerbaiyn 8. Bangladesh 9. Bolivia 10. Bosnia y Herzegovina 11. Burundi 12. Camboya 13. Camern 15. Chad 16. Colombia 17. Comoras 18. Repblica del Congo 19. Repblica Democrtica del Congo 20. Cte dIvoire 21. Djibouti 22. Timor Oriental 23. Ecuador 24. Egipto 25. El Salvador 26. Guinea Ecuatorial 27. Eritrea 28. Etiopa 29. Georgia 30. Guatemala 31. Guinea 32. Guinea-Bissau 33. Guyana 34. Hait 35. India 36. Indonesia 37. Irn 38. Iraq 39. Israel y Ribera Occidental y Gaza 40. Jamaica 41. Jordania 42. Kazajstn 43. Kenya 44. Repblica Popular Democrtica de Corea 45. Kuwait 46. Lbano 47. Liberia 48. Libia 49. Malasia 50. Mal 51. Mauritania 52. Mxico 53. Marruecos 54. Myanmar 55. Nepal 56. Nicaragua 57. Nger 58. Nigeria 59. Pakistn 60. Papua Nueva Guinea 61. Per 62. Filipinas 63. Federacin de Rusia 64. Rwanda 65. Arabia Saudita 66. Senegal 67. Serbia y Montenegro 68. Sierra Leona 69. Islas Salomn 70. Somalia 71. Sudfrica 72. Sri Lanka 73. Sudn 74. Repblica rabe Siria 75. Tayikistn 76. Tanzania 77. Tailandia 78. Togo 79. Tnez 80. Turqua 81. Uganda 82. Uzbekistn 83. Venezuela (Repblica Bolivariana de) 84. Shara Occidental 85. Yemen 86. Zambia 87. Zimbabwe
51
Trmino Asignacin Centro de fondos Certicador
Deniciones Decisin, autorizada por escrito por el Director General, de destinar recursos a determinados nes indicados en el Programa y en los planes de trabajo aprobados. Un centro de fondos es una unidad orgnica a la que se puede asignar un presupuesto (por ejemplo, ED/BAS). Un certicador es un funcionario habilitado, en virtud de una delegacin de autoridad del Contralor, para contraer obligaciones nancieras por cuenta de un determinado sector u ocina o de una unidad permanente fuera de la Sede. Las consignaciones adicionales son contribuciones voluntarias que se suman al Presupuesto Ordinario y de las que no se rinden cuentas especcas al donante. Estos fondos se rigen por los mismos reglamentos y normas que el presupuesto del Programa Ordinario y, por consiguiente, deben haberse gastado antes del nal del bienio. Costos directos son los recursos que una organizacin destina ntegramente a sufragar las actividades, los proyectos y los programas que lleva a cabo en cumplimiento de su mandato y que pueden atribuirse en su totalidad a estos. Comprenden los gastos de personal, equipo y locales de cada proyecto, as como los viajes y dems insumos necesarios para lograr los resultados y objetivos denidos en los programas y los proyectos. Variaciones del valor del dlar de los Estados Unidos de Amrica (unidad de cuenta de la Organizacin, como dispone la clusula 3.2 del Reglamento Financiero) con respecto al euro y a otras monedas utilizadas por la Organizacin, segn los tipos de cambio operacionales de las Naciones Unidas. Fondos aceptados por la Organizacin de conformidad con las clusulas 6.6 y 6.7 del Reglamento Financiero, o de conformidad con la Parte B de la Resolucin de Consignacin de Crditos, que se ajustan a los objetivos y las polticas de la Organizacin y cuyo objeto se dene por un acuerdo especco con la fuente de nanciacin. Los gastos de un ejercicio nanciero equivalen a la suma de los desembolsos y las obligaciones vlidas por liquidar imputados a los crditos consignados para ese ejercicio. Cuando la contabilidad se basa en los valores devengados, este trmino designa las sumas imputadas a los ingresos en un ejercicio determinado, hayan sido o no desembolsadas. En cambio, cuando la contabilidad se basa en los valores de caja, el trmino se aplica nicamente a los desembolsos efectivos imputados a los ingresos en un ejercicio determinado. Autorizacin expedida a un funcionario o a un servicio por el Director General o en su nombre para contraer obligaciones nancieras con nes precisos y por las cantidades que se especiquen, durante un periodo determinado. La poltica de recuperacin de costos se basa en la idea de que todos los gastos relacionados con un proyecto extrapresupuestario deben gurar en el presupuesto de ese proyecto y serle imputados. Cuando para ejecutar un proyecto se utilicen recursos del Programa Ordinario, el importe correspondiente deber ser reembolsado. Plan nanciero para la ejecucin de un programa de actividades en un periodo determinado. Recursos nancieros procedentes de fuentes distintas del Presupuesto Ordinario y puestos a disposicin de la Organizacin para nanciar una actividad acordada expresamente entre las partes interesadas. Este tipo de fondos, clasicados en general como fondos duciarios para el programa, son en gran medida asimilables a las contribuciones voluntarias.
Consignacin adicional
Costos directos
Fluctuaciones monetarias
Fondos Fiduciarios
Gastos
Habilitacin de crditos
Poltica de recuperacin de costos
Presupuesto Recursos extrapresupuestarios
52
Resultados esperados
Indicadores cuantitativos y cualitativos que miden hasta qu punto las actividades de un proyecto han servido para cumplir determinados objetivos; deben especicar con la mayor exactitud posible y de modo vericable el tipo de resultados que se esperan, su alcance y los plazos previstos para alcanzarlos. El tipo al que se puede cambiar la unidad de moneda de un pas por la de otro pas. En la UNESCO se utilizan varios tipos de cambio diferentes: el tipo de dlar constante, el tipo de cambio del mercado y el tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas. Los costos indirectos jos son los realizados por la Organizacin con independencia del alcance y la envergadura de sus actividades y que no pueden atribuirse directamente a actividades, proyectos o programas concretos. Normalmente comprenden los gastos correspondientes al personal directivo de una organizacin, sus gastos institucionales y los de los rganos estatutarios no relacionados con la prestacin de servicios. Los costos indirectos variables, que suelen denominarse costos (o gastos) de apoyo a los programas, son aquellos en que incurre la Organizacin como consecuencia de sus actividades, proyectos y programas y en su apoyo que no pueden atribuirse directamente a actividades, programas o proyectos concretos. Comprenden normalmente los gastos correspondientes a las unidades de servicios y administrativas y a sus sistemas y gastos de funcionamiento. Cuentas que, de conformidad con las clusulas 6.6. y 6.7 del Reglamento Financiero, el Director General puede establecer al margen del Presupuesto Ordinario para un programa determinado, informando de ello al Consejo Ejecutivo. Una obligacin actual de la Organizacin resultante de hechos anteriores, cuya liquidacin se prev entrae un desembolso por parte de la Organizacin. Alza de precios acompaada de depreciacin de la moneda (M. Seco, O. Andrs y G. Ramos, Diccionario del espaol actual). Descripcin de los recursos (personal, becas y asignaciones para viajes de estudio, servicios de subcontratistas, edicios, equipamiento, etc.) necesarios para ejecutar las actividades, producir los resultados y alcanzar el(los) objetivo(s) inmediato(s), con indicaciones precisas de su amplitud. Compromiso jurdico y nanciero que representa un elemento pasivo imputable a los recursos del ejercicio econmico en curso. Obligaciones por liquidar al nal de un ejercicio nanciero que siguen representando un compromiso para los fondos de la Organizacin (clusula 4.3 del Reglamento Financiero) y que constan como tales en sus cuentas. El ocial de proyectos designado en el Sector del Programa o la ocina fuera de la Sede para encargarse de la ejecucin del proyecto. Tcnica presupuestaria utilizada por la UNESCO que consiste en una presentacin combinada en el documento de programa y presupuesto (C/5) de las actividades nanciadas con cargo al Programa Ordinario y a los recursos extrapresupuestarios. La UNESCO se nancia mediante las contribuciones asignadas a sus Estados Miembros que se destinan al Programa y Presupuesto Ordinarios que aprueba la Conferencia General cada bienio (documento C/5). Subcontrar un trabajo para el cual la Organizacin podra disponer de las competencias o los recursos necesarios, pero que puede ser realizado a menor costo, con mayor eciencia o ms rpidamente por una entidad externa. Tipo de cambio entre el dlar de los Estados Unidos y cualquier otra moneda, que las Naciones Unidas suelen establecer a comienzos de cada mes para uso de todas las organizaciones y entidades del sistema de las Naciones Unidas, a partir de los tipos en vigor en el mercado monetario internacional a nales del mes anterior. Aumento de una o de varias consignaciones presupuestarias, compensado por una reduccin de igual cuanta en otra u otras partidas.
Tipo de cambio
Costos indirectos jos
Costos indirectos variables
Cuentas especiales
Elemento del pasivo Inacin Insumos
Obligacin Obligaciones pendientes (por liquidar) Ocial de proyectos Presentacin integrada del programa y presupuesto Presupuesto Ordinario
Subcontratacin; externalizacin Tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas
Transferencia presupuestaria
ANEXOS
53
NDICE ANALTICO
A
acuerdo 20, 21, 22, 24, 39, 51 acuse de depsito 20 Anexo I 5, 14, 22 Anexo III 5, 15, 33 Anexo 40 ao 15, 20, 21, 22, 38, 43, 44 AO 44, 53 apndice 20, 26 aplicacin 7, 33, 37 asignar 15, 51 auditora 14, 21, 37 autorizacin 20, 36, 39 autorizado 36 autorizados 21
consignacin 27, 29, 30, 31 Consignacin 36, 43, 50, 51 control de los gastos 9 control presupuestario 15, 33 costos directos 7, 8, 9, 12, 41, 46, 48 Costos indirectos jos 52 Costos indirectos variables 52 costos reales 14, 26, 27, 29, 30, 31, 32, 35, 36, 37 Cuadro de delegacin de autoridad y rendicin de cuentas 12, 26 cuenta bancaria 20, 21, 24 cuenta del Libro Mayor General 21 cuenta del proyecto 21, 24 cumplimiento 51
Equipo 16, 32, 39, 40, 43 equivalente en dlares de los Estados Unidos 21 ERC/CFS 9, 12, 17, 20, 21, 22 estado nanciero 24 estimacin 7, 15, 22, 27, 30, 31, 32, 33, 36 estimaciones 14, 15, 22, 26, 27, 29, 30, 31, 32, 33, 36, 37, 38 evitar 21 exactitud 21, 52 exigible 22 extrapresupuestarios 1, 3, 5, 7, 8, 9, 12, 26, 28, 34, 35, 36, 39, 46, 48, 51, 52
B
BB 7, 9, 14, 15, 17, 20, 21, 22, 24, 27, 28, 30, 31, 33, 39, 42, 43, 44, 53, 55 BOC 5, 9, 15, 17, 20, 21, 24, 26, 27, 28, 33, 39, 44, 45, 46, 53 BOC/TRS 21
D
dcit 24 desglose 15, 20, 34 devueltos 24 Director 3, 7, 9, 38, 44, 47, 49, 51, 52 documentacin 15, 16, 22, 37 documentos del proyecto 22 dlares de los Estados Unidos 20, 21, 22 donante 7, 15, 16, 17, 20, 21, 22, 24, 39, 41, 51 duracin 14, 15, 22, 27, 29, 32, 38, 40, 41 duracin del proyecto 22
F
FABS 21, 24, 39, 53 fecha 15, 20, 21, 43, 44 fecha de ingreso del documento 21 uctuaciones monetarias 21 fondo general 20, 24 fondos 5, 7, 9, 15, 16, 20, 21, 24, 26, 28, 32, 33, 34, 35, 36, 38, 43, 44, 46, 47, 48, 49, 51, 52 Fondos Fiduciarios 9, 22, 51 formacin 9, 16, 40
C
cada vez 22 calcular 15, 22, 36, 40, 41 carece 29 carga nanciera 8 certicadores 24 cierre nanciero 24 Circular Administrativa 3, 32 cdigo presupuestario 20, 21, 24, 28, 33, 35 coeciente 9, 33, 36, 39 Comit de Alto Nivel sobre Gestin 7, 12 compensar 7, 31 Comunicacin 34, 35
G
gastos 5, 7, 8, 9, 12, 13, 14, 15, 16, 21, 22, 24, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 43, 44, 46, 47, 48, 49, 51, 52 gastos de apoyo 7, 9, 12, 33, 36, 39, 43 gastos de apoyo al programa 9 gastos de funcionamiento 33, 38, 52 gastos postales 35
E
ejecucin 5, 7, 8, 12, 14, 16, 20, 21, 22, 24, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 35, 37, 39, 44, 46, 48, 51, 52 ejecutar 7, 8, 9, 12, 14, 22, 27, 51, 52 elemento de los costos 15, 16, 30, 31, 32 elementos de los costos 5, 15, 16, 22
ANEXOS
54
Grupo de elementos de los costos 16 grupo de trabajo 7 Plan de trabajo del presupuesto estndar detallado 15, 16 Poltica de recuperacin de costos 51 preparar 5, 7, 8, 12, 14, 22, 40, 41 presentar 20, 21 presupuestacin interna 15 presupuesto 5, 7, 8, 9, 12, 14, 15, 16, 17, 20, 21, 22, 28, 33, 34, 37, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 51, 52 presupuesto aprobado 20, 22 Previa aprobacin 3 previsto 37 Programa Ordinario 5, 7, 8, 9, 14, 22, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 34, 38, 44, 51, 52 justicativo 35 justicativos 21, 26, 28, 31 propuestas de presupuesto 8, 9, 17, 42 propuestas de proyecto 7, 17 proyecto 5, 7, 8, 9, 12, 14, 15, 17, 20, 21, 22, 24, 26, 27, 28, 29, (LA) 17 liquidadas 24 liquidar 24, 51, 52 lista de documentos 15 locales del proyecto 9 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 43, 44, 46, 48, 51, 52 proyectos 1, 3, 5, 7, 8, 9, 12, 14, 15, 20, 21, 22, 24, 26, 28, 30, 31, 32, 33, 34, 36, 39, 40, 41, 46, 48, 51, 52 punto 545 12, 21, 22, 24 24, 29, 31, 32, 37 mecanismo 9, 22, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38 moneda local 21 viaje 16, 26, 40 seguridad 5, 14, 16, 22, 27, 29, 30, 38, 48, 50 seminarios 9, 16, 28, 31, 32, 40 servicios administrativos 22 Sistema 21, 29, 39 Sistema Financiero y Presupuestario 21, 39 Subcontratas 31 suma 8, 15, 26, 34, 51
H
Habilitacin de crditos 43, 51 habilitaciones de crditos 21 HLCM 7, 8, 9, 12, 53
I
inacin 15, 31, 42 informes estndar 15 informes nancieros 9, 15, 21, 33
T
tipo de cambio del mercado 20, 52 traduccin 15, 22, 32, 37 transaccin 20, 38 transferencia 24, 26 transferencias 22, 33 transferidos 20, 24
U
unidad administrativa 9, 21, 33 unidad encargada de la ejecucin 20, 22, 24, 26, 27, 28, 31, 35, 37
M
Manual Administrativo 12, 20, 21, 22,
Q
que se imputan 28, 30, 31
R O
recursos del Presupuesto Ordinario 9, objetivos 7, 9, 12, 13, 40, 51, 52 obligacin 22, 24, 52 obligaciones 24, 51 Ocina del Presupuesto 1, 3, 7, 14, 15, 17, 22, 28, 33, 39, 42 ocina fuera de la Sede 21, 24, 33, 43, 44, 52 ocinas fuera de la Sede 9, 21, 22, 28, 29, 35, 37, 38, 39 22, 46, 48 reducir al mnimo 24 reembolsar 22, 27, 29, 30, 31 Reglamento de Administracin Financiera 21, 24 responsable 14, 26, 37, 40, 41 Resultados esperados 52 reuniones 9, 16, 26, 31, 32, 40 revisin 5, 22, 28, 37, 43 riesgo 14, 21, 24 riesgos 38 rubro presupuestario 15, 16 rubros presupuestarios 15, 20, 21, 22
P
Pautas 1, 3 personal 5, 9, 14, 15, 16, 22, 27, 28, 29, 30, 38, 40, 42, 43, 44, 46, 51, 52
S
Sectores 15, 27 Sede 5, 9, 14, 20, 21, 22, 24, 28, 29, 30, 33, 34, 35, 37, 38, 39, 43, 44, 51, 52
ANEXOS
personal de la Organizacin 14, 15, 22, 30, 44 personal directivo 9, 52 plan de operaciones 20 plan de trabajo 15, 16, 20, 21, 41
Publicado por: UNESCO Ocina del Presupuesto 7, place de Fontenoy 75352 Pars 07 SP, Francia
(BB-2008/WS/1) CLD 2178.8

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GUA Y PROCEDIMIENTOS

Yolande Valle Directora Ocina del Presupuesto

GLOSARIO NDICE ANALTICO

Denicin del HLCM

Gastos o costos indirectos variables

Preparacin de la propuesta de proyecto

Preparacin del presupuesto de un proyecto

En el diagrama que gura a continuacin se resume el mencionado proceso.

PREPARACIN DE UN PRESUPUESTO UTILIZANDO LOS PRINCIPIOS DE LA PRESUPUESTACIN BASADA EN LOS RESULTADOS

Objetivos globales del programa

Objetivos globales del programa

Propsito a corto plazo 1

Propsito a corto plazo 2

Actividad 1.1, Productos y resultados previstos

Actividad 1.2, Productos y resultados previstos

Actividad 2.1, Productos y resultados previstos

Actividad 2.2, Productos y resultados previstos

Insumos generales (por ej., gastos varios, etc.)

Insumos x costos unitarios

Insumos x costos unitarios

Presupuesto: = insumos x costos

Presupuesto del plan de trabajo

Determinacin de los insumos de los proyectos

La asignacin de costos a los insumos

El presupuesto del proyecto

Cuadro I: Plan de trabajo del presupuesto estndar detallado

Cuadro II : Plan de trabajo del presupuesto estndar

Subtotal Gastos directos

Aprobacin del documento de presupuesto

Creacin del cdigo del proyecto

Habilitacin de los crditos del presupuesto anual

Aprobacin del acuerdo o del presupuesto del proyecto

BB crea el cdigo presupuestario del proyecto y hace la asignacin presupuestaria

El ocial de proyectos proporciona a BB el desglose del plan de trabajo del ao en curso

BB habilita los crditos correspondientes al ao conforme al plan de trabajo anual

Fondos para proyectos recibidos en cuentas de oficinas fuera de la Sede

Imputacin de los gastos

Revisiones del presupuesto

ANEXO I: Explicacin de los elementos de los costos

Elementos de los costos

ndole del gasto

Maneras de presupuestar los costos

Maneras de imputar los gastos

Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario (si procede)

Elementos de los costos

ndole del gasto

Maneras de presupuestar los costos

Maneras de imputar los gastos

Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario (si procede)

(11) Expertos de contratacin internacional

(11.00) Expertos de contratacin internacional

Elementos de los costos

ndole del gasto

Maneras de presupuestar los costos

Maneras de imputar los gastos

Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario (si procede)

Elementos de los costos

ndole del gasto

Maneras de presupuestar los costos

Maneras de imputar los gastos

Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario (si procede)

Elementos de los costos

ndole del gasto