Escola Secundria c/3ciclo Henriques Nogueira

Curso Profissional Tcnico de Secretariado Fichas de Trabalho n1 e 2 Mdulo 18 Reunies de Trabalho

Trabalho elaborad o por: Ctia Gom es n5 Marta Alv es n15 12PTS

Disciplina: Secretariado Professora: Quintiliano

Tcnicas

de

Madalena

Ficha de Trabalho n1 A importncia das reunies de trabalho para as Organizaes

Ao caminharmos para uma sociedade de conhecimento inevitvel que os empresrios se renam cada vez mais.

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Atualmente, as reunies esto a dominar a forma como se faz negcio e apresentam um grande impacto financeiro para as corporaes modernas, mas no podemos deixar de lado a importncia desta na tomada de deciso, gerao de novas ideias, diviso de responsabilidades e tarefas.
As reunies fazem parte da rotina de qualquer empresa, pois tornam o

trabalho mais produtivo e o ambiente mais pessoal. Sem elas, a comunicao seria reduzida troca de e-mails ou telefonemas. As reunies so muito importantes em qualquer empresa pois serve para definir metas e objetivos empresariais, criar energia em equipa, procurar que todos participem nas decises tomadas, dar autonomia a alguns profissionais, criar condies para que surjam novas ideias, alimentar informaes sobre o negcio e at mesmo para criar assertividade nas estratgias da empresa. importante, tambm, que a reunio seja eficaz porque ela capaz de ampliar e fortalecer conhecimentos. Alguns aspectos levam-nos a crer que a interao das pessoas atravs das reunies oferea melhores resultados. So eles: Capacidade de solucionar mais rpido assuntos complexos: Por ser um espao de socializao de conhecimento, o encontro de vrias pessoas com diferentes ideias e experincias possibilita opinies entre diferentes conhecimentos para a resoluo de problemas complexos. Maior diversidade de pontos de vista: Discusses em grupos apresentam mais pontos de vista sobre um determinado assunto. O resultado disto uma reflexo coletiva que possibilita discusses mais profundas sobre o tema. Decises de qualidade mais elevada: Cientificamente, comprovado que as decises tomadas em grupo esto menos sujeitas ao erro do que aquelas feitas por apenas uma pessoa.

Aumento de aceitao de uma deciso: Ao se tomar uma deciso em

grupo, todos os participantes tm de ser responsveis pela soluo, aumentando assim, a aceitao desta por toda a equipa.

Escola Secundria c/3ciclo Henriques Nogueira Espao para networking: Por ser uma forma de socializao de

conhecimentos e experincias entre os participantes, as reunies tambm oferecem grande oportunidade para a formao de redes de relacionamento. Do ponto de vista da empresa as reunies so necessrias para mobilizar ideias e energias, decidir, criar, apresentar hipteses, para coordenar actividades e para atingir desempenhos colectivos. As reunies permitem que um grupo de pessoas com objectivos em comum aproveitem as ideias de todos e cheguem a um consenso. Por essa razo, assumem em qualquer organizao uma importncia cada vez maior.

Ficha de Trabalho n2 O Papel do Profissional de Secretariado nas Reunies

Profissionalmente, reunimo-nos para conhecer uma empresa ou apresentar a nossa organizao, trocar opinies e debater ideias, chegar a um acordo ou fazer uma negociao.

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Ao secretariado competem normalmente todas as tarefas de organizao da reunio, desde o momento da convocatria, cada vez mais enviada atravs de e-mail (facilitando e optimizando a obteno de confirmao de presenas) e toda a logstica da organizao, preparao de documentao e distribuio pelos intervenientes antes da reunio e por fim a recepo e acolhimento dos participantes. Em algumas Empresas, actualmente, o secretariado tem um papel adicional, podendo estar presente na mesma, ainda que possa no ocupar a mesa principal. Este papel pode ter as seguintes funes: actuar como facilitadora, gestora do tempo destinado a cada tema da agenda de trabalhos, tomar notas e efectuar posteriormente a ata da reunio.

Contudo,

continua as

ainda que funes

ser mais frequente desempenhem tradicionais:

Acautelar

boa de

imagem da sala reunies;

Escola Secundria c/3ciclo Henriques Nogueira A responsabilidade da limpeza embora a limpeza seja realizada pelos

respectivos colaboradores;
Procurar harmonizar-se o aspecto da sala, colocar quadros, plantas,

um arranjo de floral. O profissional de secretariado responsvel por escrever os pontos principais, ideias e decises da equipa. Tambm fica encarregue de tomar notas a cada reunio de equipa e distribu-las aos participantes depois da reunio. importante registar os comentrios com a maior preciso possvel. muito importante manter o registo das ideias de todos os intervenientes da reunio. Podemos concluir que o secretrio o elo de ligao nas reunies.