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Logo de entidad que audita

ASI AUDITAMOS Nombre de la empresa que hace la auditoria

INFORME DE AUDITORA 0PERATIVA A PATAQUIVA Enero 1 a Marzo 30 de 2011 .

Neiva, dd/mm/aa

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CONTRAPORTADA

Lo empresa que audita

ASI AUDITAMOS Coordinadora Rosa Melo

Equipo auditor Rosa Melo Armando Ruidos

Neiva, TABLA DE CONTENIDO Pgina

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INTRODUCCIN 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2. 2.1. 2.2 2.3 2.4 2.5 3. 4. 5. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD MISIN VISIN OBJETIVOS CORPORATIVOS NORMATIVAD RECURSOS FINANCIEROS RECURSOS HUMANOS RESULTADOS DE LA AUDITORA EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

RECOMENDACIONES CONSOLIDACIN DE HALLAZGOS ANEXOS DICTAMEN DE LA AUDITORA

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INTRODUCCIN La Empresa As auditamos, en cumplimiento a la normatividad establecida y al contrato realizado con la Empresa Pacativa se realiz el trabajo de campo de la Auditora Operativa a la Empresa encaminada a realizar una evaluacin de los resultados de la gestin administrativa, financiera y el cumplimiento del rgimen de contabilidad pblica y la efectividad del Sistema de Control Interno, durante el perodo evaluado. Para la realizacin del examen se aplicaran las normas de auditora generalmente aceptadas, acogidas por la Auditora General de la Repblica. En la seleccin de la muestra de las reas a auditar, se utiliz la herramienta valoracin de riesgos para conocer los macro procesos que adelanta la empresa en el desarrollo de sus actividades misionales y administrativas, con el fin de determinar el alcance en la ejecucin del trabajo. Se seleccionaron los procesos: ejecucin contable-presupuestal, anlisis a los estados financieros, administracin del recurso humano, contratacin, .. Concluida la etapa de evaluacin y anlisis, se elabor el presente informe que contiene el grado de efectividad del Sistema de Control Interno, la opinin sobre la razonabilidad de los saldos en los estados financieros, el concepto sobre la gestin adelantada por la empresa en los diferentes procesos, teniendo en cuenta los principios de economa, eficiencia, eficacia y equidad y el cumplimiento del rgimen de contabilidad..

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EJEMPLO PARA UNA AUDITORIA FINANCIERA . DICTAMEN AL BALANCE Y A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Doctor JAIME PACATIVA Gerente Empresa Pacativa As lo Auditamos, ha ejercido control financiero a las cifras del balance general, del estado de actividad financiera, econmica y social y al de cambios en el patrimonio con corte 31 de diciembre de 2008 comparndolos con las cifras de 2004, cuya formulacin es responsabilidad de los administradores de la Entidad, la nuestra es la de expresar una opinin de dichos estados en su conjunto. El examen fue practicado de acuerdo con normas de auditora generalmente aceptadas en Colombia, incluy la verificacin selectiva de la evidencia contable y documentaria que respalda las cifras y la evaluacin de la aplicabilidad del rgimen de contabilidad pblica. En los estados financieros se revela el resultado de sus transacciones y de los flujos de efectivo efectuados durante la vigencia fiscal 2008, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. En nuestra opinin se dictamina que los Estados Financieros de la Empresa Pacativa 31 de diciembre de 2008 son razonables. Septiembre 30 de 2009.

XXXXXXXXXXXXXXX Contador o Revisor Fiscal

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1. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD La Empresa Pacativa es creada el 12 de febrero de 1982, mediante Estatutos actualmente est dirigida por el Doctor Jaime Pacativa establece la Misin, Visin y Objetivos, que se dan a conocer, as: 1.1 MISIN ... 1.2 VISIN . 1.3 OBJETIVOS CORPORATIVOS 1.4 NORMATIVIDAD Leyes Constitucin Poltica de Colombia de 1991. Estatutos Resoluciones 1.5 RECURSOS FINANCIEROS La empresa present en su balance general los siguientes saldos:
Miles de Pesos

2005 DETALLE ACTIVO Efectivo Deudores Prop Planta y Equipo PASIVO Cuentas por Pagar Obligaciones Laborales Otros Pasivos PATRIMONIO
Fuente:

2004 168.687 116.661 1.523 50503 128.739 32.375 31.828 64.536 39.948 VARIACIN % -63 -67 -100 -54 -28 -30 27 -54 -175

63.391 39.090 0 23.601 92.996 22.885 40.452 29.659 -29.605

El presupuesto de ingresos y gastos durante la vigencia 2008 estuvo conformado, as:

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Miles de Pesos

DETALLE Presupuesto Definitivo de Ingresos Total de Ingresos Recaudados Presupuesto Definitivo de Gastos Gastos de Personal Ejecutados Gastos Generales Ejecutados Total de Gastos Ejecutados
Fuente:

2005 653.314 653.721 644.512 447.548 64.090 511.638

2004 618.728 634.761 618.728 518.456 95.815 614.271

1.6 RECURSO HUMANO La planta de personal de la Empresa Pacativa conformada por 22 cargos y se encuentra integrada por los siguientes funcionarios en cada nivel:
NIVELES 2005 Nro. Funcionarios

Directivo Ejecutivo Profesional Tcnico Administrativo TOTAL

Fuente:

1 4 4 1 10 20

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2. RESULTADOS DE LA AUDITORA 4.1. EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Objetivo de la auditora Determinar la operatividad del Sistema de Control Interno de la Empresa, estableciendo su eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos institucionales, que permita valorar los correctivos que se han aplicado para disminuir la probabilidad de ocurrencia del riesgo, indicando las posibles acciones que lo neutralicen cuando se presente. Evaluacin y anlisis La calificacin del Sistema de Control Interno, se bas en la evaluacin de la encuesta definida en el Proceso Auditor de la Auditora General de la Repblica, aplicada a los funcionarios de las diferentes dependencias que conforman la estructura orgnica de la Entidad y en los resultados de las diferentes lneas de auditora aplicados en el presente ejercicio de control fiscal y cuyas observaciones estn contenidas en el presente informe; en el entendido que el Sistema de Control Interno es el sistema integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos, segn lo define la Ley 87 de 1993, en su primer artculo.
DIRECCION ADMINISTRATIV A DIRECCION RESPONSABILIDAD FISCAL DIRECCION CONTROL FISCAL TOTAL COMPONENTES

COMPONENTES
AMBIENTE DE CONTROL VALORACION DE RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACION Y COMUNICACIN MONITOREO

TOTAL

2,2 2,4 2,2 2,6 2,5 2,3

1,8 1,6 1,8 1,9 1,5 1,7

1,98 2,0 1,8 1,9 1,6 1,9

2,0 2,0 1,9 2,1 1,9 2.0

El resultado de la encuesta referencial practicada por la Oficina de Control Interno coloca el Sistema de Control Interno de la Contralora Departamental en un rango de avance medio con 1.446 de los 2.100 posibles, encontrndose todos los componentes con una ponderacin entre el 70 y 80% de la puntuacin mxima. No obstante el resultado de la tabulacin de las encuestas aplicadas dentro del proceso auditor se detecta la percepcin de un retroceso del Sistema al pasar de

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una calificacin del 2.5 al 2 que si bien es el lmite inferior del grado regular de aceptabilidad requiere tomar las medidas necesarias para repuntar esta situacin. Las restricciones presupuestales de la Entidad genera un dficit en la planta de personal, situacin que obliga a que muchos de los funcionarios deban realizar tareas tanto administrativas como misionales. Se evidencia una disminucin en el seguimiento y evaluacin de la gestin de cada dependencia por la oficina de control interno y la concertacin de planes de mejoramiento al interior de cada dependencia, que garantice corregir las debilidades y le permita a la Entidad alcanzar las metas fijadas para cada vigencia En el trabajo de campo se evidenci la existencia de 3 actas del comit de control interno suscritas el 6 de julio, 3 de noviembre y el 28 de diciembre de 2005, en los cuales se evala el plan de mejoramiento, el plan de accin y los manuales de procedimientos, sin embargo refleja la falta de establecer una periodicidad sistemtica que permita medir el grado de avance de la gestin de la Entidad. En la vigencia de 2005 la Entidad adopt el Manual de Procedimientos para el trmite de los Procesos de Responsabilidad mediante Resolucin 012 y el Manual de Procedimientos de Correspondencia mediante Resolucin 084, de la misma manera se diligenci la actualizacin de los manuales de procedimientos para Control Fiscal y el Manual de Funciones. El manual de procedimientos fue adoptado mediante Resolucin 0057 del 19 de abril de 2006 y al momento de la presente auditora (agosto de 2006) no haba sido socializado con los auditores ni aplicado en los ejercicios de auditora practicados en la presente vigencia haciendo nugatorio la accin de mejoramiento para la gestin fiscal de la Entidad. El sistema presenta serias debilidades en algunos elementos del componente de ambiente de control, especialmente falta de coordinacin entre las diferentes dependencias misionales, la falta de administrar el riesgo y la implementacin de mapas de riesgos y tableros de control que permita a cada seccin de la estructura organizacional medir el grado de avance de la gestin desarrollada y la medicin del grado de cumplimiento mediante indicadores de gestin. La Contralora acatando la observacin planteada en el informe de auditora de la vigencia 2004 donde se llamaba la atencin al ente fiscalizador sobre el cumplimiento del artculo 10 de la Ley 87 de 1993, que requiere que la persona que coordina el sistema sea del nivel jerrquico superior, nombr a la Jefe de la Seccin de Recursos Financieros Contabilidad y Presupuesto, incurriendo en violacin del pargrafo nico del artculo 12 que establece PARGRAFO. En

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ningn caso, podr el Asesor, Coordinador, Auditor Interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a travs de autorizaciones o refrendaciones

En cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1599 de 2005 la Contralora adelant las primeras fases establecidas en la Circular 003 de 2005 del Departamento Administrativo de la Funcin Publica, para la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, adoptando el sistema mediante Resolucin 0052 del 31 de marzo 2006; se verific el acta de compromiso suscrita el 22 de marzo de 2006 por la Alta Direccin de la Entidad, la conformacin de los grupos operativos, la designacin de la Jefe de la Divisin de Control Fiscal como Representante de la Direccin; se realiz la jornada de sensibilizacin y capacitacin y se encuentra pendiente levantar el autodiagnstico conforme a las metodologas establecidas para tal fin. Opinin y Resultados El Sistema de Control Interno de la Contralora Departamental del Caquet presenta un grado de avance regular siendo las principales debilidades la falta de implementacin de mapas de riesgos, tableros de control e indicadores de gestin que permita evaluar el grado de avance de las metas definidas para la vigencia. Control Interno Contable La Oficina de Control Interno efectu evaluacin y seguimiento al rea contable sobre la aplicacin de la normatividad legal y reglamentaria vigente de acuerdo con los principios contables, as como las disposiciones y directrices del rgimen de contabilidad pblica expedido por la Contadura General de la Nacin, as como la comprobacin del cumplimiento de lo ordenado por la Ley 716 de 2001 y dems normas complementarias. 4.2. ANALISIS ESTADOS FINANCIEROS Objetivos de auditora Verificar la ejecucin presupuestal de ingresos y gastos, durante la vigencia 2005, as como la apropiacin presupuestal para la vigencia 2006, dando cumplimiento a lo ordenado por la Ley 617 de 2000. Determinar la razonabilidad de los saldos de las cuentas en los estados financieros de la vigencia 2005 de acuerdo con los Principios de Contabilidad generalmente aceptados y el Plan General de Contabilidad Pblica. Beneficios de auditora

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La Contralora Departamental del Caquet en acatamiento a las recomendaciones efectuadas por la Auditora General de la Repblica y en desarrollo del plan de mejoramiento, actualiz los inventarios individuales de sus funcionarios. Evaluacin y anlisis El rea contable actualmente est conformada por dos funcionarias, encargadas del manejo de contabilidad, presupuesto, almacn y tesorera. Para el anlisis en el rea financiera se tom una muestra del 80% en la vigencia 2005, de cada una de las cuentas del Balance General partiendo de las cuentas mensuales de Tesorera y las carpetas de comprobantes de ingresos y egresos en los cuales se encuentran anexos los soportes contables de las operaciones de la Entidad. Para el procesamiento de la informacin contable, la Contralora utiliza el programa Comodn, el cual ofrece un grado de efectividad operacional bajo por carecer de integralidad con las dems reas econmicas. El rea financiera valida, concilia, cruza y coteja con la periodicidad suficiente la informacin que produce cada una de sus dependencias: contabilidad, tesorera y presupuesto La informacin del sistema contable es registrada en libros principales y auxiliares, conforme a los requisitos exigidos en la Circular Externa 010 de 1996 de la Contadura General de la Nacin y sus saldos fueron trasladados a los correspondientes formatos establecidos por la Auditora General de la Repblica. Los estados financieros: balance general, situacin financiera, econmica y social, cambios en el patrimonio y notas a los estados financieros se elaboraron en concordancia con el marco conceptual, la estructura y descripcin de las clases, grupos, cuentas y sub-cuentas, el manual de procedimientos e instructivos contables y la doctrina contable pblica. En cuanto al cumplimiento del proceso de saneamiento contable, ordenado en la Ley 716 de 2001 y dems normas complementarias, el comit, durante la vigencia fiscal autoriz la eliminacin de bienes y la afectacin del rubro propiedad, planta y equipo con el monto de los ajustes por inflacin, dando cumplimiento a la Circular 056 de 2004 de la Contadura General de la Nacin. A 31 de diciembre de 2005 la Contralora ha depurado y ajustado sus estados financieros en el 95%. Con el propsito de dar a conocer de manera detallada el comportamiento financiero de la Entidad durante la vigencia fiscal objeto del examen de auditora,

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a continuacin se presenta el anlisis de variaciones correspondiente al periodo contable 2005. ACTIVO Al finalizar la vigencia fiscal, los activos de la Entidad fueron de $ 63.391 miles de pesos, correspondientes a los saldos de los rubros de efectivo, deudores y propiedad planta y equipo, el cual presenta una variacin negativa del (63%) con relacin a la vigencia anterior, ocasionada por la diferencia en los montos del Efectivo que de $116.661 miles de pesos en el 2004, baj a $ 39.090 miles de pesos en el 2005 y la Cuenta Propiedad Planta y Equipo que de $ 50.503 miles de pesos se redujo a $23.601 miles de pesos. Los fondos y bienes de la Entidad se encuentran debidamente amparados con sus respectivas plizas, como manejo de caja menor, manejo de fondos de la Entidad a cargo de la tesorera y amparo de los equipos de procesamiento electrnico de datos contra todo riesgo y el seguro obligatorio del vehculo de propiedad de la Entidad, segn la informacin reportada en el Formato 04 Informacin Financiera Garanta para el Manejo de Fondos y Bienes de la Entidad y lo verificado en el trabajo de campo con los soportes originales correspondientes a la renovacin de las plizas de cada uno de los tomadores. En la vigencia 2005 el Contralor Departamental del Caquet constituy pliza N 1001111 que ampara el manejo de los recursos pblicos en calidad de ordenador del gasto y la pliza N 59379165 para gastos mdicos y muerte con la aseguradora La Previsora. Efectivo Representado por los saldos en cuatro (4) cuentas bancarias, que suman $ 39.090 miles de pesos los cuales ocupan el 61% del total de los activos, con una variacin en el saldo con relacin a la vigencia fiscal 2004 del 67% menos, justificado por la disminucin en la cuenta Otros Pasivos - Recaudos a favor de terceros durante la vigencia 2005. Esta informacin fue confrontada con el Formato 03 Informacin Financiera Cuentas Bancarias y verificada en trabajo de campo. Caja Menor La Contralora Departamental del Caquet constituy la Caja Menor para la vigencia 2005 por valor de $350 mil pesos, mediante Resolucin 002 del 03 de enero de 2005; su manejo estuvo amparado por la Pliza No. 1001112 expedida La Previsora S.A, su legalizacin se realiz mediante Resolucin 224 el da 28 de diciembre de 2005; la responsabilidad del manejo de la misma estuvo a cargo de la funcionaria Margarita Lucia Muoz Ros. En la revisin de Cuenta de la vigencia 2005 se observ el correcto diligenciamiento del Formato 2 - Cajas Menores, conforme lo establece la

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Resolucin No. 016 de 2005 de la Auditora General de la Repblica, verificndose en el trabajo de campo que su manejo se efectu conforme a lo previsto en el Manual de Procedimientos Administrativos de la Contralora, siendo consistente y coherente con los soportes evaluados y analizados en el ejercicio auditor. En el trabajo de campo se realiz arqueo a la Caja Menor de la Entidad, constituida mediante Resolucin 0011 del 12 de enero de 2006 por valor de $350.000 m/cte, amparada por la respectiva pliza Multiriesgo No.10000048 expedida por La Previsora S.A.; en la evaluacin realizada no se evidenci ninguna irregularidad. Deudores Al 31 de diciembre de 2005, la cuenta de deudores compuesta por cuotas de fiscalizacin y avances entregados, no present saldos pendientes de legalizacin. Propiedad, Planta y Equipo
Miles de Pesos

CUENTA Maquinaria y Equipo Muebles, Enseres y Equipo de Oficina Equipos de Comunicacin y Computacin Equipo de Transporte y Elevacin Equipo de comedor, cocina, despensa Depreciacin Acumulada Provisin Proteccin Planta y Equipo TOTAL

SALDO A 31/12/05 2.684 39.873 70.727 25.206 1.135 -89.845 -26.179 23.601

SALDO A 31/12/04 2.870 32.112 73.640 25.206 1.223 -58.369 -26.179 50.503

Fuente: Libro Mayor y Balances a 31 de Diciembre de 2004 y 2005 de la Contralora Departamental del Caquet

Esta cuenta representa el 37% del valor total de los activos y su variacin del 54% menos con relacin al saldo del 31 de diciembre de 2004 que fue de $ 50.503 miles de pesos, se debe al valor de la depreciacin de los activos causada durante el periodo y al ajuste por efecto de la inflacin ordenado en el Acta No 002 del 28 de junio de 2005 correspondiente al proceso de saneamiento contable, Circular No 056 de 2004 numeral 5.7 y al ajuste de inventario fsico de bienes para efectos de cruces de registros contables, cotejo y conciliacin de saldos. Al finalizar la vigencia queda por depurar en este rubro un 5%, ya que los saldos del inventario fsico y los registros en libros auxiliares presentan mnimas diferencias. Almacn El manejo y control de los inventarios est asignado a una funcionaria quien utiliza registros de entradas y salidas de almacn, mediante la utilizacin de las tarjetas de Krdex.

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Depreciacin Acumulada El mtodo de depreciacin que aplica la Entidad es el de lnea recta individualizado para los bienes y elementos, en cumplimiento de lo establecido en la Circular Externa 011 de noviembre de 1996, expedida por la Contadura General de la Nacin; el valor de la depreciacin acumulada al 31 de diciembre de 2005 fue de $89.845 miles de pesos de los cuales $31.476 miles de pesos corresponden a la vigencia. Provisin para proteccin propiedad, planta y equipo La cuenta valuativa de los bienes de la Entidad, presenta un saldo de $26.179 miles de pesos, registrados contablemente de acuerdo con lo establecido en la Circular Externa No 011 de 1996 de la Contadura General de la Nacin. PASIVO El Pasivo de la Entidad al cierre de la vigencia presenta un saldo de $92.996 miles de pesos que corresponden a Cuentas por pagar de $22.885 miles de pesos y Obligaciones Laborales por $40.452 miles de pesos y Otros Pasivos - ttulos valores y depsitos judiciales por $29.659 miles de pesos. Cuentas por Pagar Los compromisos adquiridos por la Entidad a 31 de diciembre de 2005 para con terceros suman $22.885 miles de pesos y representan el 24% del total de los pasivos al cierre de la vigencia fiscal; dentro de la composicin del rubro se verific que $21.770 miles de pesos son depsitos recibidos de terceros por bienes recibidos en comodato durante la vigencia 2004, registros que fueron verificados en trabajo de campo con sus respectivos soportes. Obligaciones Laborales Representan el 43% del total de los pasivos al cierre de la vigencia 2005, su saldo $40.452 es el 27% ms del revelado en el balance general del 2004 que fue de $31.828 miles de pesos, incremento ocasionados por el efecto del clculo de las prestaciones sociales de los funcionarios causadas al 31 de diciembre de 2005. Otros Pasivos Ocup el 31% del total de los pasivos, compuesto por los recaudos de ttulos valores y depsitos judiciales en Banco Agrario, para transferirlos a los respectivos beneficiarios, su saldo de $29.660 miles de pesos corresponde a las vigencias de los aos 2002, 2003 y 2004 que han sido recuperados mediante la gestin de la Entidad. Patrimonio

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Al 31 de Diciembre de 2005, el saldo revelado en el Formato 01 Catlogo de Cuentas fue de - $29.605 miles de pesos; el grupo de cuentas que conforman el patrimonio tienen un saldo de $39.948 miles de pesos, discriminado as: Cuenta 3105 - Capital Fiscal - $3.705 miles de pesos, 3110 - Resultado del ejercicio $18.751 y cuenta 3135 - Ajustes por Inflacin $24.902 miles de pesos, como se muestra a continuacin. PATRIMONIO
CAPITAL FISCAL RESULTADO DEL EJERCICIO AJUSTES POR INFLACIN PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO DEPRECIACIN ACUMULADA TOTAL PATRIMONIO
Fuente: Cuentas Consolidadas Contralora 2004-2005

2005
7.778 -37.383 0 0 0 29.605

2004
-3.705 18.751 24.902 0 0 39.948

El elevado porcentaje de variacin del rubro, refleja la gran incidencia del valor acumulado de las cuentas valuativas (depreciacin y provisin) por el incremento ocasionado en el rubro de gastos durante la vigencia fiscal. En el trabajo de campo se verific que la Entidad se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales y pago de impuestos.

4.3 PRESUPUESTO La Ordenanza No 029 de 09 de noviembre de 2004, aprob el presupuesto de rentas y gastos de la Contralora Departamental del Caquet para ser ejecutados durante la vigencia fiscal 2005, ejecucin que fue ordenada mediante resolucin No 001 del 03 de enero de 2005 por valor de $653.3 miles de pesos, los cuales fueron recaudados en el 100% y ejecutados $644.5 miles de pesos. Cifras reveladas en los Formatos 6 y 7 respectivamente y verificadas documentaria y contablemente mediante pruebas sumarias y de cumplimiento. Durante la vigencia se realizaron modificaciones al presupuesto por $14.264 miles de pesos por concepto de traslados, creacin de rubros, adicin y reduccin presupuestal, los cuales se encuentran debida y suficientemente soportados y registrados en la contabilidad presupuestal, de acuerdo con los actos administrativos, resoluciones de traslados Nos: 066 del 05 de abril;103 de 05 de junio; 138 de 10 de agosto; 170 del 22 de septiembre; 193 de 24 de octubre; 208 del23 de noviembre; 213 de 02 de diciembre y 225 del 29 de diciembre; resolucin No 102 del 03 de junio creacin gastos por bonificacin de direccin; resolucin No 222 del 19 de diciembre adicin al presupuesto de ingresos $21.019 miles de

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pesos; resolucin No 223 del 19 de diciembre reduccin del presupuesto de ingresos por $ 6.755 miles de pesos, de acuerdo con el decreto No 001855 del 19 de diciembre y la ordenanza No 023 de 16 de noviembre del 2005 En el siguiente cuadro se observa el presupuesto de ingresos y gastos que manej la Entidad durante la vigencia 2005, comparado con la vigencia 2004. Presupuesto de Ingresos y Gastos
Miles de Pesos DETALLE Ingresos PRESUPUESTO INICIAL 639.050 ADICIONES AL PRESUPUESTO 21.019 REDUCCIONES PRESUPUESTO 6.755 PRESUPUESTO DEFINITIVO 653.314 PRESUPUESTO EJECUTADO 653.720 PRESUPUEST POR RECAUDAR -406 SALDO POR COMPROMETER 0 Fuente: Cuentas Consolidadas Contralora 2004 y 2005. 2005 Gastos 639.050 25.304 11.040 653.314 643.407 1.105 8.202 Ingresos 605.733 14.329 1.334 618.729 634.761 0 0 2004 Gastos 605.733 12.995 0 618.728 614.271 0 4.457

La Entidad al cierre de la vigencia presupuestal segn la resolucin No 226 del 30 de diciembre de 2005, verificada durante la prctica de la auditora, present un supervit de $7.710 miles de pesos como resultado de la diferencia entre el monto de las disponibilidades y el de las exigibilidades, los cuales fueron transferidos a la tesorera del departamento. Las pruebas de auditora practicadas al 30% de los movimientos mensuales de tesorera permiten concluir que las ejecuciones se realizaron de acuerdo con los principios y dems normas presupuestales. La composicin del presupuesto total para gastos de la vigencia fue la siguiente: DETALLE
Gastos de Personal Gastos Generales Total Gastos de Funcionamiento

2004
518.457 100.271 618.728

%
84 16 100

2005
447.548 196.726 644.274

%
70 30 100

Fuente: Cuentas consolidadas Contralora 2004-2005

El comportamiento del presupuesto de gastos de funcionamiento durante las dos (2) ltimas vigencias, present una variacin porcentual del 5% equivalente a $26.000 miles de pesos, ocasionados en el incremento del rubro de gastos generales que del 16% en el 2004, pas a cubrir el 30% del total en la vigencia 2005; en esta vigencia los gastos de personal disminuyeron en el 14%, mientras que los gastos generales se incrementaron en el mismo porcentaje con relacin a la vigencia 2004.

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El resultado de las pruebas de auditora, muestra que la informacin reportada en los Formatos 6 - Ejecucin Presupuestal de Ingresos, 7 - Ejecucin Presupuestal de Gastos y 8 Modificaciones al Presupuesto, corresponde a la registrada en el Libro de Registro Presupuestal. El valor de los certificados de reserva presupuestal de la vigencia 2004 para cubrir gastos de funcionamiento por valor de $16.481 miles de pesos, fueron ejecutados de acuerdo con la informacin reportada en el Formato 10 Informacin Financiera Ejecucin Reserva Presupuestal y verificados documentaria y contablemente en los archivos de la Entidad. Las cuentas por pagar con cargo a la vigencia 2004 fueron canceladas en su totalidad, de acuerdo con lo reportado en el Formato 11 - Ejecucin Presupuestal de Cuentas por Pagar por $12.950 miles de pesos y lo verificado en trabajo de campo. Opinin de resultados Los estados financieros a 31 de diciembre de 2005 fueron elaborados conforme a los principios de contabilidad pblica de general aceptacin y por lo tanto presentan razonablemente la situacin financiera de la Entidad. La ejecucin del presupuesto aprobado para la vigencia, se realiz de acuerdo con los principios del sistema presupuestal establecidos en el Estatuto Orgnico del Presupuesto, Decreto 111 de 1996. 4.4. ADMINISTRACION DEL RECURSO HUMANO Objetivo Evaluar la gestin desarrollada en el proceso de talento humano, bienestar social y capacitacin, a travs de la revisin de cuenta vigencia 2005. Evaluacin y anlisis La Contralora tiene autorizada una planta de personal de 22 funcionarios segn Ordenanza No. 03 del 29 de marzo de 2001. Al finalizar la vigencia laboraban 20 funcionarios, distribuidos en los diferentes niveles como se observa a continuacin:
Miles de Pesos

NIVELES No. Directivo Ejecutivo 1 4

FUNCIONARIOS Pagos efectuados vigencia 96.144 114.327

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Profesional Tcnico Asistencial TOTAL

Fuente: Cuenta Contralora 2005

4 1 10 20

99.823 17.460 118.205 445.959

La Contralora ajust los niveles jerrquicos de la planta de personal a las disposiciones del Decreto 770 de 2005 por el cual se establece el sistema de funciones y de requisitos generales para los empleos pblicos correspondientes a los niveles jerrquicos pertenecientes a los organismos y entidades del orden nacional, a que se refiere la Ley 909 de 2004. En el Formato 14 Estadsticas del Talento Humano, se reporta que la planta de personal est conformada as: 12 funcionarios vinculados al rea misional, el 60%, y 8 en el rea administrativa, el 40%. La informacin financiera reportada en el Formato 14 - Talento Humano guarda relacin con la contabilizacin de gastos reportada en el Formato 01 - Catlogo de Cuentas. La Contralora al finalizar la vigencia 2005 estim y caus obligaciones laborales por concepto de vacaciones ($15.688 miles de pesos), prima de vacaciones ($10.696 miles de pesos) y prima de servicios (14.065 miles de pesos) adeudadas a los funcionarios. Los salarios cancelados a los funcionarios se ajustan a las disposiciones legales segn la informacin reportada en la cuenta rendida por la Entidad. Los funcionarios de la Contralora participaron en capacitaciones relacionadas con responsabilidad fiscal, control fiscal, pruebas penales y civiles, rgimen subsidiado, Sistema Integral de Contratacin Estatal, derecho constitucional, manejo y utilizacin de los recursos del Programa de Atencin Bsica, sistema general de participaciones, sistema de gestin de calidad, gestin pblica y participacin ciudadana, entre otros, las cuales no generaron costo para la Entidad. La Entidad ejecut $2.300 miles de pesos en el rubro de capacitacin correspondientes a participacin del Contralor en eventos programados por el Consejo Nacional de Contralores. La Contralora no proyect un plan de capacitacin al iniciar la vigencia sobre la base de las necesidades de capacitacin de los funcionarios de la Entidad, siguiendo los lineamientos fijados por el Gobierno Nacional en el Decreto 682 del 17 de abril de 2001, por el cual se adopta el Plan Nacional de Formacin y

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Capacitacin de Servidores Pblicos; este plan puede ser adicionado con las actividades de capacitacin no contempladas inicialmente. La Contralora informa que a travs del Comit de Bienestar Social programa y realiza actividades de bienestar social e integracin con la participacin de los funcionarios para celebrar fechas especiales. El Comit Paritario de Salud Ocupacional conformado en la Entidad desarroll actividades relacionadas con la prevencin de riesgos profesionales, desastres y primeros auxilios, con el apoyo de la administradora de riesgos profesionales ISS. Opinin de resultados La Entidad rindi en debida la forma la informacin relacionada con talento humano; los pasivos laborales se encuentran contabilizados en los estados financieros y se evidencia gestin en el desarrollo del proceso.

4.5. CONTRATACIN Objetivo de Auditora Evaluar el proceso contractual realizado por la Contralora, determinando si la asignacin de recursos fue la ms conveniente para maximizar los resultados de la Entidad y verificando el grado de cumplimiento de los principios establecidos en el Estatuto de Contratacin y las directrices de austeridad en el gasto, mediante un anlisis que involucre la transversalidad del proceso contractual en las etapas precontractual, contractual y post contractual. Beneficios de Auditora La Entidad en cumplimiento de las recomendaciones efectuadas por la Auditora General de la Repblica elabora rdenes de suministro y rdenes de servicio conforme lo establece el Manual de Contratacin de la Contralora y liquida oportunamente los contratos celebrados. Evaluacin y anlisis En la vigencia 2005 la Contralora ejecut un presupuesto de gastos de $644.512 miles de pesos de los cuales el 7.2% equivalente a $46.411 miles de pesos corresponde a contratacin efectuada en la vigencia evaluada. La Entidad ejecut $16.430 miles de pesos correspondientes a la contratacin mediante reserva presupuestal y $11.522 miles de pesos de cuentas por pagar.

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Las cuantas para contratacin directa estn dadas en los trminos del Artculo 24 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artculo 38 del Decreto 2150 de 1995 y el Decreto 2170 de 2002. En la vigencia evaluada la Entidad ejecut cinco contratos con formalidades plenas que ascendieron a $26.100 miles de pesos y ciento seis rdenes de pedido sin formalidades plenas, por valor de $48.536 miles de pesos. La muestra evaluada corresponde al 22% del total de la contratacin realizada e incluye contratacin con formalidades por $26.100 miles de pesos y sin formalidades por $28.166 miles de pesos, como se observa en el Anexo 1, tomando como criterio de seleccin los de mayor cuanta y los que se asignen repetidamente a una misma persona natural o jurdica. La Contralora cuenta con un Manual de Contratacin adoptado mediante Resolucin No. 024 del 11 de febrero de 2004. Los contratos evaluados corresponden a contratacin de servicios y compras requeridas para atender las necesidades de la Entidad, como elementos de oficina, mantenimiento del vehculo, implementos de aseo, cafetera y dotacin para funcionarios, entre otros, que se surtieron segn la disponibilidad presupuestal y de recursos del PAC. La Contralora elabor plan de compras para la vigencia 2005, el cual fue ajustado en el transcurso de la vigencia, conforme a los soportes allegados en la controversia al informe preliminar. La Entidad elabora rdenes de suministro y rdenes de servicio en el proceso de contratacin conforme lo establece el Manual de Contratacin de la Contralora. Los contratos de prestacin de servicios celebrados durante la vigencia auditada terminaron satisfactoriamente; el proceso de contratacin cont con la oportuna expedicin de certificados de disponibilidad presupuestal, garantizando la existencia de apropiacin para atender el gasto y se encuentra soportado con los correspondientes registros presupuestales expedidos en forma oportuna, en cumplimiento del numeral 6 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993. En cumplimiento del principio de transparencia de la contratacin estatal, en las solicitudes de disponibilidad presupuestal no se debe sealar el nombre del beneficiario y/o contratista, por cuanto ste se determina en el proceso de seleccin. El beneficiario se identifica a partir del registro presupuestal cuando ya se ha determinado a quien se contrata o se adjudica la compra y/o servicio. Los contratos fueron debidamente ejecutados, cancelados y liquidados segn se observa en las actas de liquidacin de los mismos.

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La informacin reportada en el Formato F13 - Contratacin es consistente y coherente con lo evidenciado en el trabajo de campo desarrollado en la Entidad. Opinin de resultados La Contralora Departamental del Caquet mostr buena gestin en el proceso de contratacin el cual evidencia planeacin y programacin y est debidamente justificado y soportado. En el control de legalidad se evidenci el cumplimiento de los parmetros establecidos en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, respecto a la seleccin, adjudicacin, legalizacin, garantas y ejecucin del contrato. En el control de gestin se observ el cumplimiento de los requisitos necesarios para la ejecucin del contrato, as como la conformidad entre pagos y ejecucin contractual. En el control de resultados se observ oportunidad e idoneidad en los contratos realizados, la evaluacin de los mismos y la contabilizacin de los gastos.

Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos La Contralora Departamental del Caquet mediante, Resolucin No.133 de 2001 cre el Comit de Archivo, asimismo, mediante acta del 30 de marzo de 2006, se trasladaron los expedientes y documentos que estaban en el Taller Departamental de la Gobernacin al espacio fsico habilitado por la Entidad para la conservacin y custodia de stos. En el trabajo de campo el Representante de la Entidad manifest que adelantaba las gestiones pertinentes ante la Gobernacin en aras de obtener el espacio fsico requerido para el archivo, sin embargo y en aplicacin de la Ley 594 de 2000 expedida por el Archivo General de la Nacin, se recomienda tomar las medidas correspondientes. 4.6 AUSTERIDAD EN EL GASTO PBLICO La Contralora Departamental del Caquet acata las disposiciones del gobierno nacional en cuanto a las polticas de austeridad en el gasto pblico establecidas en los Decreto 26, 1737 y 2209 de 1998, Decreto 212 de 1999, Decretos 2445 y 2465 de 2000 y Decreto 1094 de 2001. En la vigencia 2005 la Contralora report oportunamente la informacin trimestral correspondiente a Austeridad en el Gasto Pblico, requerida por la Auditora

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General de la Repblica, la cual ha sido objeto de evaluacin y seguimiento, encontrndose conforme con la normatividad nacional. La Contralora no ordena gastos por concepto de relaciones pblicas, recepciones, fiestas o agasajos. No se ordenan gastos por suministro o impresin de tarjetas. Se efecta control en el uso del telfono mediante dispositivo de seguridad. No se tiene reglamentado el uso del telfono celular y fijo. A continuacin se presenta una evaluacin de los gastos ejecutados por los conceptos ms representativos durante la vigencia auditada, comparados con la vigencia 2004, tomando los valores reportados en las respectivas cuentas rendidas por la Entidad:

Miles de Pesos

AO CONCEPTO 2005 2004

Variacin $ %

Honorarios Materiales y Suministros Dotaciones Viticos y Gastos de Viaje Mantenimiento Impresos y Publicaciones Comunicacin y Transporte Servicios Pblicos Reparaciones Seguros Capacitacin, Bienestar Social TOTAL
Fuente: Cuentas Contralora 2004 2005

26.853 14.366 3.150 32.182 3.454 360 4.091 8.144 1.997 1.841 2.300 71.885

17.614 17.176 2.696 27.981 6.221 955 2.969 6.055 5.075 2.012 3.794 74.934

9.239 -2.810 454 4.201 -2.767 -595 1.122 2.089 -3.078 -171 -1.494 -3.049

52% -16% 17% 15% -44% -62% 38% 35% -61% -8% -39% -4%

Los rubros evaluados que presentan mayor incremento con relacin a la vigencia anterior, corresponden a honorarios, viticos y gastos de viaje, comunicacin,

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transporte y servicios pblicos, gastos que obedecen a las necesidades de la Entidad. Los honorarios corresponden a servicios profesionales de un abogado para apoyar la gestin de la Entidad en el trmite y sustanciacin de lo procesos que conozca en segunda instancia el Despacho del Contralor y de un arquitecto para la revisin, evaluacin y concepto tcnico relacionado con los procesos precontractuales y contractuales de los auditados, quejas, indagaciones preliminares, procesos de responsabilidad fiscal y auditoras. Respecto a la contratacin de los servicios profesionales del arquitecto para rendir informes tcnicos sobre obras de estructuras metlicas, acueductos, alcantarillados e infraestructura contratadas por los auditados, se evidencia que estos dictmenes pueden generar inconvenientes en las diferentes actuaciones que adelanta la Entidad, puesto que, la formacin profesional no es la indicada para emitir estos conceptos, al tenor de la Ley 435 de 1998, por la cual se reglamenta el ejercicio de la arquitectura.

4.7

EVALUACIN DE LA TECNOLOGA DE LA INFORMACIN

La auditora de sistemas es el examen objetivo, crtico, sistemtico, posterior y selectivo que se hace a la administracin informtica de una organizacin, con el fin de emitir una opinin acerca de la eficiencia en la adquisicin y utilizacin de los recursos informticos, la confiabilidad, integridad, seguridad y oportunidad de la informacin y la efectividad de los controles en los sistemas de informacin. Planes de Contingencia La Contralora no estableci un plan de contingencia en la vigencia 2005. Software De acuerdo a la lo reportado en la cuenta de la vigencia 2005 el software contable Comodn 11.0, fue actualizado con la tarjeta de registro No. 26610. Seguridad fsica y lgica Dando cumplimiento a las disposiciones legales, los equipos de cmputo estn debidamente amparados con plizas de seguro corriente dbil. En la informacin reportada por la Contralora se nos informa que las copias de seguridad del software Comodn son diarias y un consolidado trimestral, las cuales son depositadas en la caja de seguridad.

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Mantenimiento y soporte En el ao 2005 se realiz mantenimiento preventivo y correctivo y reparacin de equipos de cmputo e impresoras de acuerdo con las necesidades presentadas. Capacitaciones y otros En el informe presentado por la Entidad, no se registra capacitacin a los funcionarios en el tema, durante la vigencia evaluada. La Entidad en el mes de junio de 2005, instal su pgina WEB www.contraloriadelcaqueta.gov.co, a la fecha no se encuentra habilitada en red de internet 4.8 CONTROL FISCAL Objetivo de la auditora Evaluar la gestin desarrollada por la Contralora para cumplir su misin constitucional de vigilar la gestin fiscal de sus sujetos de control y analizar los resultados obtenidos en la vigencia 2005 Beneficio de auditora La Contralora acogiendo las recomendaciones planteadas en el informe de la auditora practicada por la AGR en el mes de junio de 2005, mediante Resolucin 0057 del 19 de abril de 2006 adopt un manual de procedimientos para la prctica del ejercicio auditor. Evaluacin y anlisis La Divisin de Control Fiscal de la Contralora Departamental del Caquet en la vigencia 2005 estuvo integrada por ocho (8) funcionarios, incluida la Jefe de la Divisin, una secretaria, dos auxiliares y cuatro profesionales, quienes tienen a su cargo vigilar la gestin fiscal de 42 sujetos de control y 71 puntos de control integrados por los colegios del Departamento, entidades que administraron un presupuesto de $339.925.679 miles de pesos.
CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL CAQUET No. Total Vigiladas Total Presupuesto Vigilado Programacin / Ejecucin PGA Programado Ejecutado % Miles de pesos Total Presupuesto Auditado

Nivel Central Nivel Descentralizado Nivel Municipal Entidades de Salud Puntos de control

1 14 16 11 71

95.262.753 21.724.194 143.916.688 71.556.202 7.465.842

1 7 16 1 0

0 4 13

0 57 81 0 0

0 3.297.094 134.544.989 0 0

25

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TOTAL

113

339.925.679

25

17

68

137.842.083

Fuente: Cuenta vigencia 2005

La Entidad realiz auditora a 17 de sus sujetos de control con un cubrimiento del 40% de las entidades vigiladas y del presupuesto vigilado, ejecutando el 68% de la programacin inicial de auditoras. La gestin de control fiscal de la Contralora Departamental del Caquet se demerita por la ausencia de vigilancia y control a la Gobernacin del Departamento, principal sujeto de control del Ente Fiscalizador Territorial, a la cual desde hace tres (3) aos no se le aplica ningn ejercicio de auditora y en la vigencia de 2005 incluso no fue revisada la cuenta presentada por la Administracin Departamental. Para pronunciarnos sobre la gestin realizada por la Contralora en la vigilancia de la gestin fiscal de las entidades sujetas a su vigilancia se evaluaron los papeles de trabajo e informes de seis ejercicios de auditora practicados en la vigencia 2005, a saber: Auditora al Municipio de Florencia Auditora al Municipio de Cartagena del Chaira. Auditora al Municipio de Curillo. Auditora al Municipio de Solano Auditora al Municipio de Puerto Rico Auditora al Concejo Municipal de Florencia.

En los ejercicios de control se evidencia un mejoramiento en los procedimientos realizados, a pesar que no corresponden a los establecidos en el Audite 2.0 adoptado mediante Resolucin 048 del 28 de febrero de 2002, como gua para la prctica de los ejercicios de control fiscal. En la presente vigencia y en cumplimiento al Plan de Mejoramiento concertado para corregir las deficiencias observadas en el anterior ejercicio de auditora, la Contralora mediante Resolucin 057 del 19 de abril de 2006 adopt una manual de procedimientos para el proceso auditor. En los papeles de trabajo se pudo establecer que cada ejercicio de auditora se inicia con un memorando de encargo suscrito por el seor Contralor asignando las personas que conformaran la comisin para cada ejercicio auditor, sealando los temas de inters a evaluar y las quejas a revisar en la auditora asignada; posteriormente la Comisin realiza un programa de auditora donde se definen las lneas de auditora a aplicar en el ejercicio de control.
TRABAJO DE CAMPO N Entidad Inicio Terminacin Fecha Comunicacin Informe

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1 Municipio de Florencia 2 Municipio de El Paujil 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Municipio de El Doncello Municipio de Curillo Inst. Deptal de Cultura Municipio de Solano Municipio de Miln Municipio de Montaita Municipio de Puerto Rico San Jos del Fragua Municipio de San Vicente Municipio de Albania Municipio de Beln Municipio de Cartagena del Chair

30/03/2005 21/02/2005 14/03/2005 31/01/2005 14/02/2005 17/01/2005 28/02/2005 29/03/2005 07/02/2005 07/03/2005 07/03/2005 14/03/2005 03/10/2005 24/01/2005 19/01/2005 19/01/2005 14/02/2005

15/04/2005 25/02/2005 18/03/2005 04/02/2005 18/02/2005 21/01/2005 04/03/2005 31/03/2005 11/02/2005 11/03/2005 11/03/2005 18/03/2005 07/10/2005 28/01/2005 21/01/2005 21/01/2005 18/02/2005

30/12/2005 02/09/2005 30/09/2005 18/10/2005 25/02/2006 15/09/2005 24/08/2005 29/09/2005 01/09/2005 18/10/2005 20/09/2005 18/10/2005 09/12/2005 12/09/2005 05/07/2005 22/07/2005 02/09/2005

15 IMDER Florencia 16 Concejo Florencia 17 "INDER"

Fuente: Cuenta Contralora 2005

Como se evidencia en el anterior cuadro, la Contralora practic los trabajos de campo de todos los ejercicios de auditora en el primer trimestre del ao y los informes fueron comunicados de manera simultnea en el ltimo trimestre del ao, contrario a lo establecido en el manual de procedimientos vigente para la poca, adicionalmente genera falta de oportunidad para que el vigilado conozca los resultados de la evaluacin de la gestin practicada por la Entidad Fiscalizadora y adopte las medidas correctivas necesarias, las cuales como en el caso de la Administracin Municipal de Florencia se retrasaron 13 meses desde el momento en que la Contralora visita la Alcalda hasta el momento en que se concertan los planes de mejoramiento. Adicionalmente todos hallazgos son trasladados de manera masiva el ltimo da de la vigencia generando serios traumatismos en la Unidad de Responsabilidad Fiscal y afectando la gestin de esa dependencia. En el trabajo de campo se pudo evidenciar que los ejercicios de auditora realizados en la presente vigencia, los informes son comunicados una vez terminado el trabajo de campo y el anlisis de la documentacin recaudada antes de iniciar nuevos procesos auditores. Como resultado de las auditoras realizadas por la Divisin de Control Fiscal durante la vigencia 2005, la Contralora Departamental del Caquet detect 104 hallazgos de orden fiscal que soportan un presunto detrimento patrimonial de $710.940 miles de pesos, 80 hallazgos penales y 181 hallazgos disciplinarios. Adicionalmente como resultado de los ejercicios de control aplicados la Contralora

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consigui que una vez conocidos los informes preliminares de auditora los responsables consignaran inmediatamente a las Tesoreras de los respectivos municipios los valores de los presuntos detrimentos, a saber: Municipio La Montaita Curillo Albania San Jos del Fragua Florencia Concejo Municipal de Florencia El Paujil El Doncello Total : Valor del Resarcimiento $3.020.797 1.844.739 7.813.306 8.501.641 7.062.150 1.064.820 2.468.198 4.861.260 $36.636.911

Del anlisis efectuado a los hallazgos trasladados por la Divisin de Control Fiscal de la Contralora se pudo establecer que si bien se ha mejorado en el soporte de los hallazgos fiscales, an persisten algunas debilidades en la tipificacin, y configuracin de algunos hallazgos fiscales como lo evidencia las comunicaciones por parte de la Jefe de la Unidad de Procesos Fiscales devolviendo algunos hallazgos fiscales trasladados, donde no se establece presunto detrimento y en su defecto se debi tipificar como un Hallazgo disciplinario, ejemplo de ello son algunos hallazgos por viticos donde se cumpli el objeto de la comisin sin embargo no exista acto administrativo que avalara tal hecho, y devueltos por la Unidad de Procesos con oficios JUPF-1060, JUPF-1252 y JUPF-1253 de junio de 2006. En los archivos de la entidad se encontraron dos (2) actas de validacin de hallazgos celebradas el 4 de marzo y el 11 de mayo de 2005 en las cuales se evalan los hallazgos de tres auditoras, sin embargo no existe evidencia documental que confirme la realizacin de este procedimiento de manera sistemtica. En los papeles de trabajo de las auditoras evaluadas no hay evidencia documental de criterios claros y establecidos que garanticen que la muestra a evaluar cumpla con los principios de selectividad, pertinencia y suficiencia consagrados en el artculo 5 de la Ley 42 de 1993; la Contralora no cuenta con procedimientos institucionalizados para establecer el tamao ni los procedimientos estadsticos para determinar la muestra a evaluar en cada procedimiento que garantice la representatividad del universo de documentos a evaluar, de forma tal que las conclusiones allegadas de su anlisis permiten emitir un pronunciamiento global del proceso evaluado.

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En los ejercicios de control evaluados no se encontr evidencia documental de la aplicacin de control a la gestin y resultados de los entes auditados y no se establecen indicadores para evaluar la gestin fiscal realizada por los entes auditados En los informes evaluados se evidencia falta de supervisin que garantice la uniformidad en la forma y fondo de la presentacin de tales documentos que reflejen la imagen corporativa de la Institucin. REVISIN DE CUENTAS La Contralora mediante Resolucin 010 del 26 de enero de 2004, reglament la rendicin de la Cuenta, su revisin y se unifica la informacin que deben presentar se entes vigilados. En la vigencia recibieron 102 cuentas y revisaron 56 entre ellas las 13 entidades auditadas en la vigencia y 43 Entidades Educativas, observando que la Contralora no revis la Cuenta de la Administracin Central del Departamento ni sus entidades descentralizadas Lotera y Licorera, principales entidades sujetas a su vigilancia. La gestin realizada por la Contralora en la revisin de la cuenta fue regular con una cobertura del 55%, dejando de revisar la cuenta de las principales entidades sujetas de control. MACROFISCALES La Contralora en cumplimiento al numeral 9 del artculo 9 de la Ley 330 de 1996 present el 28 de noviembre de 2005 con oficio DC 1504 a la Honorable Asamblea el informe Fiscal y Financiero del Departamento, sus entidades descentralizadas y sus municipios adicionalmente el 27 de diciembre de 2005 le remiti al Presidente de Cada Concejo Municipal el informe financiero y de gestin de cada administracin Municipal. El informe fiscal y financiero incluye una evaluacin del rea contable, anlisis de la ejecucin presupuestal y el grado de avance del Plan de Desarrollo, terminando cada informe en un captulo con las conclusiones donde se consigna la opinin de la entidad sobre el Estado de las Finanzas de la entidad. En la Resolucin 010 de 2004 se consagra la obligacin de los entes vigilados de informar trimestralmente la atencin a la deuda pblica a efectos de informar a la Contralora General de la Repblica y anexo a la cuenta se presenta un estado de la deuda pblica de sus entes vigilados sin mayor anlisis. En el informe financiero y de gestin correspondiente al Municipio de Beln de los Andagues se hace un completo anlisis del grado de cumplimiento del Plan de Desempeo suscrito por la administracin municipal con el Ministerio de Hacienda,

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siendo el nico municipio que se ha acogido a los trminos de la Ley 550 de 1999 en el Departamento del Caquet. GESTION AMBIENTAL En la Contralora Departamental del Caquet la valoracin de la gestin ambiental de sus entidades vigiladas est a cargo de la Divisin Tcnica de Control Fiscal y Medio Ambiente, la que tiene asignado un profesional para realizar esta labor. En la vigencia 2005 realizaron 14 auditoras ambientales a los municipios aplic una encuesta sobre la gestin fiscal desarrollada a cada uno de los municipios vigilados Como resultado de los anteriores ejercicios de control en la gestin ambiental de sus sujetos vigilados, la Contralora present el Informe del Medio Ambiente del Departamento en el cual se presenta sin mayor anlisis la ejecucin de la inversin ambiental realizada por los 16 municipios del Departamento en los siguientes temas: Saneamiento Bsico. Reforestacin y Manejo de Cuencas. Recuperacin de Suelos. Prevencin de Desastres. Educacin Ambiental. El pago realizado a CORPOAMAZONIA.

El informe dedica un capitulo para hacer una exposicin acadmica de los mataderos e informa de la visita practicada a 14 de los mataderos del Departamento, concluyendo que En general, con excepcin del matadero de Florencia COFEMA y el Doncello, los mataderos del Caquet presentan graves deficiencias en sus instalaciones y funcionamiento, generando peligro para la salud de los consumidores y contaminando las fuentes hdricas de la regin, sin definir acciones o planes de mejoramiento que comprometan a las Administraciones Municipales en un tema que afecta la salud de la ciudadana y el ecosistema de la regin. En la misma circunstancia se incluye un capitulo sobre acueducto, residuos hospitalarios y la Problemtica de la Regin Amaznica, que atiende los temas de manera generalizada y no como resultado de una investigacin pertinente a la situacin Ambiental del Departamento. Transferencias en Salud

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La Contralora Departamental del Caquet en los ltimos tres informes financieros y de gestin llamo la atencin de la Asamblea sobre la inviabilidad de la Lotera del Departamento y una vez liquidada esta Empresa ha practicado seguimiento a la transferencia de los recursos de las apuestas permanentes de chance captado por la Empresa de Lotera en liquidacin. De la misma manera con oficio DC-1196 del 12 de junio de 2006 el Contralor atiende una Solicitud de la Honorable Asamblea Departamental sobre la difcil situacin de la Empresa de Licores del Caquet en relacin con el fallo del Tribunal Contencioso Administrativo que la condena con una millonaria indemnizacin por la terminacin unilateral en el ao 2003 del contrato de distribucin, sentencia que afectar la disponibilidad de los recurso captados para la salud de las personas menos favorecidas del Departamento. Ley de Garantas En acatamiento a la Circular 01 de 2006 de la Auditora General de la Repblica, oficio a sus sujetos de control la informacin relacionada con las disponibilidades y registros presupuestales efectuados durante el mes de enero de 2006 y se program la visita a 16 entidades de control entre ellas 5 municipios y una visita especial al Instituto Municipal de Obras Civiles IMOC de Florencia para atender una queja relacionadas con presunta violacin a la Ley de Garantas Electorales. Opinin y resultados La Contralora en la vigencia de 2005 realiz una gestin regular en la vigilancia de la gestin fiscal; se abstuvo de ejercer la vigilancia y control a la Administracin Departamental y sus entidades descentralizadas, revis el 55% de las cuentas pendientes y audit el 40% de las entidades sujetas a control. 4.9 PARTICIPACIN CIUDADANA Objetivo de Auditora Verificar que la Contralora propicie espacios para la participacin ciudadana atienda y resuelva las solicitudes recibidas con eficiencia y eficacia; evaluar la gestin desarrollada por la Contralora en el trmite de las quejas recibidas, la promocin de la participacin ciudadana y capacitacin a la comunidad. Beneficio de auditora Acatando las recomendaciones efectuadas por la Auditora General de la Repblica, la Entidad socializo y aplico el Manual de Procedimientos para el trmite de las quejas. Evaluacin y anlisis

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En la Contralora Departamental del Caquet la promocin a la participacin ciudadana, la coordinacin y recepcin de las quejas esta a cargo de una profesional de la Divisin de Control Fiscal quien las presenta al comit para su anlisis, evaluacin y distribucin entre los diferentes funcionarios de la Entidad, incluyendo el personal del rea administrativa; quienes a su vez, las tramitan y trasladan a responsabilidad fiscal o entidad competente, segn el caso. En la auditora practicada se pudo evidenciar que la Entidad mostr una buena gestin en el trmite de quejas, capacitacin y promocin a la participacin ciudadana para la vigilancia de la gestin fiscal de la administracin pblica del departamento y sus municipios, realizando 10 eventos de capacitacin sobre Control Fiscal Participativo, capacitando 383 personas entre estudiantes y comunidad en general, as mismo participo en dos eventos que realizo la Universidad de la Amazona, en temas de Vigilancia y Participacin en los Recursos de Salud y Poblacin y Situacin de Desplazados buscando con ello una efectiva participacin de la ciudadana en la forma de hacer control fiscal a los bienes y recursos pblicos. La Contralora en la vigencia auditada atendi 99 quejas ciudadanas como se observa en el siguiente cuadro:
ESTADO
Tramitadas Activas

PENDIENTES RECIBIDAS VIGENCIA VIGENCIA EN LA TOTAL ANTERIOR VIGENCIA

TRASLADADAS
Procesos Fiscales Otras entidades

2005

55

84

139

99

40

11

35

Fuente: Cuenta Contralora 2005, Papeles de trabajo auditora

En el ejercicio auditor se tom una muestra de 3 quejas de la vigencia 2003, correspondiente al 50% ; 11 quejas de la vigencia 2004 correspondientes al 22% y 18 quejas de la vigencia 2005 correspondientes al 21%; se observ que la Contralora demanda entre cuatros y treinta y dos para adelantar los trmites correspondientes a las denuncias presentadas por la comunidad; as mismo se encuentran quejas suspendidas hasta un ao sin acto administrativo que la motive, observndose falta de control y mecanismos adecuados de seguimiento, para verificar el efectivo y oportuno trmite de las quejas. Los funcionarios de la Contralora tienen en cuenta para el tramite de las quejas de la vigencia, el Manual de Procedimientos, adoptado mediante Resolucin No. 118 del 03 de agosto de 2004, evidencindose en la mayora de las carpetas evaluadas el formato de recepcin, oficio al seor contralor para que se le de el tramite, el auto que comisiona y da trminos, el auto que avoca conocimiento y se ordena el recaudo de pruebas, informe evaluativo, oficio al seor contralor

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informando la conclusin y archivo o el respectivo traslado de hallazgo y la comunicacin al quejoso, sin embargo se observa que se presenta confusin en los trminos para atenderlas, desmeritando la gestin de la entidad, como se pudo observar en la quejas 038-03, 075-03, 053-04 y 085-04 . La informacin reportada en el Formato 15 Participacin Ciudadana no es consistente y coherente con la ejecutada por la Entidad durante la vigencia evaluada segn la verificacin efectuada en trabajo de campo. Opinin de resultados La Contralora realiz una buena gestin en el trmite de las quejas recibidas en la vigencia, as como en la promocin y capacitacin a la ciudadana en los mecanismos de participacin ciudadana para la vigilancia de la gestin fiscal. Sin embargo demerita la gestin la demora en el trmite de las quejas pendientes de vigencias anteriores.

4.14 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO Mediante oficio DC-1058 del 16 de Agosto de 2005, la Contralora Departamental del Caquet propuso el Plan de Mejoramiento en cumplimiento de la Resolucin No.003 del 21 de enero de 2005, con el fin de acoger las oportunidades de mejoramiento planteadas por la Auditora General de la Repblica en el Informe de Auditora a la Vigencia 2004; mediante oficio NUR 218-2-4128 del 18 de Agosto de 2005 se le informa al ente de control que una vez concertado el plan de mejoramiento se determin que se encontraba ajustado a los resultados obtenidos en la auditora. La Gerencia Seccional VI ha efectuado seguimiento a los compromisos adquiridos para subsanar las acciones de mejoramiento planteadas en el informe de auditora correspondiente a la Vigencia 2004, en la ejecucin del plan reportado por la Contralora mediante oficio DC-1192 del 10 de Julio de 2006 y en la evaluacin practicada en el trabajo de campo, se evalu y evidenci el estado de avance de las acciones de mejoramiento, as: ACTIVIDAD 1: El ordenador del gasto no est respaldado por pliza de manejo que ampare los riesgos administrativos en el cumplimiento de la gestin fiscal. ACTIVIDAD 2: La Entidad debe actualizar los inventarios de bienes asignados a cada funcionario.

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ACTIVIDAD 3: El Contralor en la vigencia 2004 se reajust el salario con base en el Decreto 4176 de 2004 sin que la Asamblea Departamental hubiera autorizado el salario del Gobernador del Caquet. ACTIVIDAD 4: La Contralora no ha implementado los indicadores de gestin, mapas de riesgos y tableros de control del sistema de control interno. ACTIVIDAD 5: La Entidad no est efectuando la consulta al Boletn de Deudores Morosos del Estado. ACTIVIDAD 7: Falta un mejor control y seguimiento al trmite de quejas, encontrndose quejas que presentan inactividad de ms de un ao. ACTIVIDAD 8: Algunos contratos de prestacin de servicio suscritos en la vigencia 2004 no se encuentran debidamente liquidados en cumplimiento de las disposiciones contractuales y legales. ACTIVIDAD 9: Algunas adquisiciones o servicios no presentan rdenes de suministro o de servicios como soporte de la contratacin realizada. ACTIVIDAD 10: El procedimiento realizado por la Contralora para la prctica de sus auditoras no corresponde al establecido en el Audite 2.0 adoptado como manual de procedimientos para el ejercicio del control fiscal segn Resolucin 048 de 2001. ACTIVIDAD 11: En los informes de auditora se dejaron planteadas de manera genrica, irregularidades que no se constituyeron en hallazgos ni fueron trasladados a la autoridad correspondiente. ACTIVIDAD 13: La Contralora no vincul a los garantes de los implicados en el Proceso de Responsabilidad Fiscal. ACTIVIDAD 14: La Entidad no adelant el procedimiento sealado por la Ley respecto al embargo de salario.

Las anteriores acciones de mejoramiento fueron cumplidas en un 100%, como se evidenci en el trabajo de campo. De otra parte, se encuentran pendientes los siguientes compromisos, as: ACTIVIDAD 6: La Contralora no dise un programa de capacitacin que conduzca al mejoramiento del rea misional. La Entidad capacit el personal de acuerdo a los ofrecimientos y recursos disponibles. ACTIVIDAD 12: La Entidad no cumpli con los trminos sealados en la Ley 610 de 2000, respecto al trmite de las Indagaciones Preliminares y Procesos de Responsabilidad Fiscal.

A la fecha de la presente auditora la Contralora presentaba un grado de cumplimiento del Plan de Mejoramiento del 86% concordante con los compromisos adquiridos, las actividades pendientes con las fechas lmites ya concertadas deben ser incorporadas al nuevo plan de mejoramiento que se acuerde como resultado del presente ejercicio auditor.

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4.15 SEGUIMIENTO A QUEJAS Al momento del desarrollo de la auditora la Gerencia Seccional VI de la Auditora General de la Repblica no adelantaba queja alguna sobre la gestin de la Contralora Departamental del Caquet.

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5. RECOMENDACIONES 1. Ajustar el plan de compras en el transcurso del ao de acuerdo con la distribucin de los recursos que se adicionen o recorten al presupuesto. 2. Solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal antes de realizar el proceso de seleccin del contratista. 3. Revisar el perfil del profesional contratado para emitir conceptos tcnicos. 4. Socializar e implementar el manual de procedimientos para la prctica de los ejercicios de control fiscal. 5. Establecer mecanismos giles y eficientes para revisar el total de las cuentas de las entidades sujetas a su control. 6. Aplicar ejercicios de control de manera preferente a la Administracin Departamental principal sujeto a vigilar. 7. Impulsar los Procesos de Responsabilidad Fiscal de vigencias anteriores al ao evaluado. 8. Cumplir los trminos sealados en la Ley 610 de 2000 para el trmite de las Indagaciones Preliminares y para los Procesos de Responsabilidad Fiscal. 9. Expedir las citaciones dentro de los cinco (5) das siguientes a la expedicin del acto administrativo. 10. Adelantar en cuaderno separado las diligencias correspondientes a las medidas cautelares. 11. Disminuir el nmero de folios que conforman los cuadernos de los expedientes. 12. Trasladar en el menor trmino posible las multas a Jurisdiccin Coactiva. 13. Reportar al Departamento los fallos y multas que presten mrito ejecutivo, para que sean incluidos en el Boletn de deudores morosos, cuando a ello hubiere lugar.

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6. HALLAZGOS 6.1 DISCIPLINARIO 1. Trasladar a la Procuradura General de la Nacin la presunta irregularidad en que pudo incurrir el funcionario investigador de la extinta Contralora Municipal de Florencia al proferir auto de apertura de investigacin fiscal en el Proceso N 147, sin tener competencia para ello. Lo anterior por contravenir presuntamente el artculo 6 de la Carta Poltica y el numeral 1 del artculo 34 de la Ley 734 de 2002.

6.2 ADMINISTRATIVOS - OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO 1. La Entidad contrat un profesional para emitir conceptos tcnicos relacionados con construccin metlicas y obras de acueducto y alcantarillado, que no tiene la formacin acadmica indicada. 2. La Administracin Departamental principal sujeto de control de la Contralora no ha sido auditada en los ltimos tres aos. 3. Falta supervisin en los informes de auditora que garanticen la implementacin de una imagen corporativa. 4. Los hallazgos no son validados en mesa de trabajo de manera sistemtica. 5. El manual de procedimientos para la prctica de los ejercicios de control fiscal adoptado en el mes de abril de 2006 no ha sido socializado. 6. La Entidad no cumpli los trminos establecidos en el Manual de Quejas para el trmite de las mismas. 7. La Contralora no termin los Procesos de Responsabilidad Fiscal de vigencias anteriores al ao evaluado. 8. La Entidad no cumpli los trminos sealados en la Ley 610 de 2000 para el trmite de las Indagaciones Preliminares y Procesos de Responsabilidad Fiscal. 9. El Organismo de Control no expidi las citaciones dentro de los cinco (5) das siguientes a la expedicin del acto administrativo. 10. El Ente no adelant en cuaderno separado correspondientes a las medidas cautelares. las diligencias

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11. Los cuadernos de los expedientes se conforman con demasiados folios, situacin que dificulta su manejo y consulta. 12. La Contralora no traslad en oportunidad las multas a Jurisdiccin Coactiva. 13. La Entidad no report al Departamento los fallos y multas que prestan mrito ejecutivo, para que fueran incluidos en el Boletn de Deudores Morosos.

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7. CONSOLIDACIN DE HALLAZGOS Cuadro de Hallazgos Detectados

TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS FISCALES DISCIPLINARIOS PENALES
Fuente: Informe de Auditora

CANTIDAD 13 0 0 1 0

VALOR $

1. DICTAMEN DE LA AUDITORA La Auditora General de la Repblica con fundamento en las facultades otorgadas por el artculo 274 de la Constitucin Poltica y el Decreto 272 de 2000, practic Auditora Integral a la Contralora Departamental del Caquet vigencia fiscal 2005, examinando el Balance General y el Estado de Actividad Financiera Econmica y Social a 31 de diciembre de 2005 revelado por la Contralora, la efectividad del Sistema de Control Interno, los resultados de la gestin misional, administrativa, operativa y el cumplimiento del rgimen de contabilidad pblica. La preparacin de los estados contables y de la informacin econmica y social es responsabilidad de la Entidad; la de la Auditora General de la Repblica consiste en producir un informe en el cual se exprese la opinin sobre la razonabilidad de dichos estados, el concepto sobre la gestin adelantada y los resultados obtenidos por la administracin, la verificacin sobre el cumplimiento de las normas que la regulan y la evaluacin del Sistema de Control Interno. La auditora se llev a cabo sobre una muestra representativa de la informacin que soporta la gestin de la Entidad, mediante la aplicacin de pruebas selectivas acordes con normas, polticas y procedimientos de auditora de general aceptacin, por tanto, requiri de la planeacin y ejecucin del trabajo, de manera que el examen y el resultado de las pruebas proporcionan una base razonable para fundamentar la opinin y los conceptos expresados en el informe.

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Sistema de Control Interno: El Sistema de Control Interno presenta una calificacin regular con un nivel de riesgo medio, siendo sus principales debilidades la falta de implementar un mapa y administracin de riesgo, adicionalmente tampoco tiene implementado indicadores de gestin ni tableros de control. Control Financiero: Los estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2005, fueron elaborados con base en los principios de contabilidad generalmente aceptados y aplicados de manera uniforme. Las transacciones cumplen con los requisitos legales exigidos y las cifras reveladas en los estados financieros fueron tomadas fielmente de los libros. La informacin consignada en los registros contables es consistente, confiable y veraz, conforme lo establece el Decreto 2649 de 1993 y Resolucin 400 de 2000; por consiguiente, los estados financieros muestran razonablemente la situacin financiera, econmica y social de la Entidad. La ejecucin presupuestal de la vigencia 2005 refleja un manejo equitativo de los recursos, las modificaciones al presupuesto o traslados de rubros presupuestales, crditos y contracrditos, se llevaron a cabo conforme lo establecido en el Estatuto Orgnico de Presupuesto Decreto 111/96. Control de gestin y resultados: La Contralora mostr una buena gestin en el proceso contractual, se evidencia buena planeacin y programacin. Se observ la conformidad entre los pagos y la ejecucin de los contratos, as como la oportunidad e idoneidad en los contratos realizados. La Entidad realiz una gestin regular en el cumplimiento de su misin constitucional de vigilar la gestin fiscal de sus entes vigilados; revis el 55% de las cuentas recibidas, el nivel de cobertura fue del 40%, demerita la gestin de vigilancia fiscal la ausencia de control a la Administracin Departamental y sus entidades descentralizadas principales sujetos de control. La Contralora realiz una buena gestin en promocin y capacitacin de la ciudadana para su participacin en la vigilancia de la gestin fiscal de las entidades que administran los recursos pblicos, pero su gestin en el trmite a las denuncias y quejas presentadas por la comunidad fue deficiente afectando la credibilidad y confianza de la ciudadana en su entidad fiscalizadora territorial. La gestin adelantada por la Contralora en el trmite de los procesos de responsabilidad fiscal durante la vigencia 2005 fue baja teniendo en cuenta que se present dilacin procesal lo que conllev a un bajo porcentaje de procesos

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terminados, sin embargo, se observ gestin en el decreto de medidas cautelares incrementndose el recaudo por va persuasiva a $40.764 miles de pesos, se vincul a las compaas aseguradoras de los implicados a las actuaciones fiscales, los fallos proferidos con responsabilidad fiscal fueron indexados y trasladados en oportunidad para su cobro. Los libros se encuentran actualizados y los expedientes foliados y custodiados. La Contralora avoc y libr mandamiento de pago en oportunidad, increment el nmero de medidas cautelares y la suscripcin de acuerdos de pago. La informacin correspondiente al boletn fiscal como a la Procuradura General de la Nacin se remiti en oportunidad. La Contralora durante la vigencia evaluada present gestin y cumpli con el principio de celeridad desde el momento en que se presenta los hechos hasta cuando avoca y decide la presunta irregularidad.

Control de legalidad: La Entidad acata las disposiciones de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios y cumple con los lineamientos del estatuto orgnico de presupuesto Decreto 111 de 1996. La administracin del recurso humano se ajusta a las disposiciones nacionales en cuanto al pago y reconocimiento de salarios, prestaciones sociales y cesantas. La Contralora incumpli los trminos procsales sealados en la Ley 610 de 2000 respecto al trmite de las indagaciones preliminares y de los procesos fiscales, sin embargo el grado de consulta y los recursos de reposicin y apelacin se resolvieron en los trminos dispuestos por las normas que regulan la materia. Revisin Cuenta 2005: A partir de la informacin rendida por la Contralora en los formatos y la auditora practicada se considera que la Entidad ha proporcionado una base razonable de informacin para fundamentar la opinin y los conceptos expresados en el presente informe. Por todo lo anterior y como resultado de los ejercicios de auditora y revisin, la cuenta rendida por la Contralora Departamental del Caquet correspondiente al periodo comprendido entre el primero (01) de enero y el treinta y uno (31) de diciembre del ao dos mil cinco (2.005), SE FENECE

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ALBA SEGURA DE CASTAO Gerente Seccional VI Septiembre 01 de 2006.

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8. ANEXOS Anexo 1: Indicadores Presupuestales 2005

INDICADOR Eficiencia en la ejecucin de ingresos aprobados Eficiencia en el recaudo de cuota de fiscalizacin Eficiencia en la ejecucin de los gastos aprobados Eficiencia ejecucin de gastos de funcionamiento Eficiencia en la ejecucin del PAC
Fuente: Cuenta Contralora 2005

VARIABLE Ingresos ejecutados Presupuesto ingresos aprobados Recaudo en la vigencia Ingresos aprobados en la vigencia Presupuesto comprometido Presupuesto de gastos aprobados Gastos Funcionamiento Comprom. Presupuesto gastos funcionamiento Pagos efectuados vigencia PAC aprobado en la vigencia

2005 Valor 653.720.542 653.314.471 31.652.104 31.582.104 644.512.193 653.314.471 644.273.793 644.273.793 643.406.978 653.314.471 % 100 100 99 100 98

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Anexo 2. Contratacin
Contrato Contrato 005 Contrato 004 Contrato 003 Contrato 002 Contrato 001 OP 396 OP 354 OP 316 OP 312 OP 309 OP 228 OP 132 OP 105 OP 090 OP 054 OP 053 OP 051 OP 043 OP 008 OP 006 OP 005 OP 002 Nombre del Contratista Nestor Alfonso Diaz Parra Fernando Vargas Soto Nestor Alfonso Diaz Parra Nestor Alfonso Diaz Parra Fernando Vargas Soto Oscar Reinaldo Hurtado Space Sistemas Sistecom E.U. Cacharreria la 3H Tecnicmputo Cibersat Calzado Tifany Cacharrria las 3H Vidrieria Femmar Metalmuebles Metalmuebles Top Refrigeracin Tecnicmputo Metalmuebles Legis S.A. Tecnicomputo Foto Ibagu al Instante Ltda. Valor del Contrato $ 1.500.000 4.800.000 5.400.000 4.800.000 9.600.000 356.163 880.000 1.200.000 733.815 703.400 500.000 1.074.000 2.595.000 2.550.000 4.190.000 3.790.000 600.000 1.647.000 2.010.000 1.263.000 2.176.000 1.898.000

Fuente: Cuenta Contralora vigencia 2005

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ANEXO 3: Eficiencia en el Gasto de Personal

Indicador
Total Gastos de Personal X 100 Total Apropiacin Definitiva Total Apropiacin Definitiva X 100 Total de Funcionarios Nro. Funcionarios Profesionales en planta X 100 Total Funcionarios Total Funcionarios X 100 Total de Entidades Vigiladas Total Funcionarios Area Misional X 100 Total Funcionarios
Fuente: Cuenta Contralora 2005

2005
420.695.481 653.314.471 653.314.471 20 9 20 20 113 12 20

Resultado
64% $ 32.666 Miles 45% 17.7 60%

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Anexo 4: Control Fiscal 2005 valor 56 102 0 56 35 56 56 56 36 56 17 42 17 17 104 17 611 % 55 0 62 100 64 40

VARIABLES Revisin de cuentas Revisin cuenta vigencia anterior Cuentas fenecidas Informes comunicados Procesos de responsabilidad Auditoras por entidades Suscripcin de planes de mejoramiento

INDICADOR N cuentas revisadas N cuentas recibidas N cuentas vigencia anterior Total de cuentas revisadas N cuentas fenecidas Total cuentas revisadas N informes comunicados N cuentas revisadas N traslados a responsabilidad fiscal N de cuentas no fenecidas Auditoras practicadas Nmero de Sujetos de Control Planes de mejoramiento suscritos Nmero de entidades vigiladas

100

Hallazgos de N de Traslados a Responsabilidad Responsabilidad N auditoras Fiscal en Auditoras

Fuente: Cuenta Contralora 2005

Anexo 5: PARTICIPACIN CIUDADANA

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VARIABLES Porcentaje quejas tramitadas Porcentaje quejas archivadas Porcentaje de quejas que entran a proceso auditor Porcentaje de quejas a Responsabilidad Fiscal Porcentaje de quejas a procesos administrativos sancionatorios. Quejas trasladadas a otras autoridades Quejas tramitadas vigencias anteriores

INDICADOR Quejas tramitadas Total quejas recibidas Quejas archivadas Total de quejas recibidas Quejas trasladadas a proceso auditor Quejas recibidas Procesos iniciados por quejas Total de quejas Proceso sancionatorios iniciados por quejas Quejas recibidas Quejas trasladadas a otras autoridades Total de quejas recibidas Total de quejas tramitadas otras vigencias Quejas pendientes vigencias anteriores Quejas tramitadas de la vigencia ________________ Total quejas recibidas en la vigencia

VALOR 99 139 39 139 4 139 11 139 0 139 35 139 31

% 71 28

25

56 55
68

Quejas tramitadas y recepcionadas en la vigencia

84

81

Las quejas tramitadas incluyen las trasladadas. Fuente: Papeles de Trabajo auditora 2005

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EVALUACIN DEL RIESGO INSTITUCIONAL

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