Amon - Proyec. Fdo

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Volkswagen de Mxico Administracin de Proyectos / Sistemas de Calidad / Fernando Fernndez M. Administracin de Proyectos.ppt / 28/01/04 1
Objetivo General del Curso
Proporcionar a los participantes los conocimientos y habilidades necesarias para Planear, Coordinar y Controlar cualquier Proyecto que tengan bajo su cargo.
Indice
Unidad 1. Introduccin Objetivo Conceptos Bsicos Ejercicio 1 Fases en la Administracin de un Proyecto Dimensionamiento de un Proyecto Establecimiento del Objetivo Ejercicio 2 Personas Relacionadas con el Proyecto Anlisis de Avance Unidad 2. Definicin Objetivo Definicin del Proyecto Portada de Proyecto Ejercicio 3 Anlisis de Avance
Indice
Unidad 3. Planeacin Objetivo Planeacin del Proyecto Estructura de la Divisin del Trabajo EDT Ejercicio 4 Matriz de Asignacin de Responsabilidades Matriz de Planeacin de Recursos Ejercicio 5 Orden de las Actividades Ejercicio 6 Diagrama de Red Ruta Crtica Ejercicio 7 Anlisis de Avance
Indice
Unidad 4. Ejecucin y Control Objetivo Ejecucin y Control del Proyecto Cronograma Ejercicio 8 Control de Avance Presentacin de Informes Control de Cambios Anlisis de Avance Unidad 5. Cierre Objetivo Cierre del Proyecto Evaluacin con el Cliente Evaluacin con el Equipo Anlisis de Avance Anlisis Final
UNIDAD 1 INTRODUCCIN
Objetivo
Conocer los conceptos bsicos de la Administracin de Proyectos. Identificar las fases del ciclo de vida de un proyecto. Determinar la dimensin de un proyecto. Conocer la estructuracin del objetivo de un proyecto. Distinguir los roles bsicos en el equipo de desarrollo del proyecto.
Conceptos Bsicos Proyecto

Conjunto de Actividades interrelacionadas para lograr un Objetivo especfico mediante la utilizacin ptima de los recursos.
Atributos o Caractersticas de un Proyecto

Siempre tiene un Objetivo Tiene un Marco de Tiempo especfico Llevado a cabo mediante una serie de Tareas Interrelacionadas. Utiliza recursos (Fsicos y Humanos) Tiene un Cliente Incluye un grado de Incertidumbre
Conceptos Bsicos Finalidad de todo Proyecto
Es aquel que recibe un producto:
En el tiempo Al costo Y con las especificaciones acordadas en el convenio
Ejercicio 1
En colaboracin con su compaero, realice lo siguiente: Identifiquen 2 proyectos en los que actualmente usted y su compaero estn participando (en caso de no estar colaborando en ninguno, enumere al menos un proyecto del cual tengan conocimiento que se este desarrollando actualmente en su empresa). Conocen el objetivo de los proyectos mencionados? Descrbalos brevemente. De los proyectos, seleccionen el que consideren ms importante y enlisten al menos 3 problemas que estn experimentando en dicho proyecto. Fin del ejercicio.
Conceptos Bsicos Qu es administrar un proyecto?

Es algo ms que simplemente dividir las asignaciones de trabajo entre las personas y confiar en vano que lograrn un resultado deseado.
Conceptos Bsicos Administracin de Proyectos

Arte / Ciencia de Dirigir y coordinar recursos humanos y materiales a lo largo de la vida de un proyecto usando Tcnicas Administrativas para lograr obtener el Costo, Tiempo y Calidad predeterminada. Establecer un plan de las actividades aarealizar. Poner en prctica el plan trazado. Supervisar el progreso contra el Plan Medir el progreso real en forma oportuna y y peridicamente. peridicamente. Aplicar acciones correctivas sisi es necesario. Aplicar acciones correctivas es necesario.
Conceptos Bsicos Elementos Fundamentales

CALIDAD
Trabajo que se tiene que realizar para que las entregas (razn de ser del proyecto); cumplan con los requisitos o los criterios de aceptacin acordados con el cliente.
TIEMPO
Plazo acordado entre el cliente y la persona u organizacin encargada de su desarrollo en el cual se debe completar el alcance del proyecto
COSTO
Cantidad que esta dispuesta el cliente a pagar por las entregas aceptables del proyecto.
Fases en la Administracin de un Proyecto
Esfuerzo
Definicin Planeacin Ejecucin y Control Cierre
1.- Definicin 2.- Planeacin 3.- Ejecucin y Control 4.-Cierre
Tiempo

Esfuerzo
Defini cin Planeaci n Ejecucin y Control Cierre
1. Fase de Definicin
Tiempo
Tambien llamada Fase de Viabilidad. En esta fase de Administracin de Proyectos se contesta a las preguntas bsicas: Cul es el propsito del Proyecto? Cul es su objetivo y alcance? Quin es su lder? Qu entregables deben lograrse? Qu recursos se necesitan?
Esfuerzo y Tiempo Menores


Esfuerzo
2. Fase de Planeacin
Tiempo
El propsito de esta fase es: Organizar tareas del proyecto, asignar responsables y recursos as como establecer marcos de tiempo y fechas de entrega logrables identificando riesgos y acciones necesarias para lograr el xito. Qu se necesita hacer? Quin lo har? Cunto tiempo necesitar? Cunto costar?
Esfuerzo y Tiempo Crecientes


Esfuerzo
3. Fase de Ejecucin y Control

Tiempo
El propsito de esta fase es: Supervisar el avance Comparar lo planeado contra lo programado Reportar peridicamente Tomar acciones correctivas en caso necesario
Esfuerzo y Tiempo Mayores


Esfuerzo
4. Fase de Cierre
Evaluar el xito del proyecto y nuevos aprendizajes para proyectos futuros.
Tiempo
E V A L U A R
Esfuerzo y Tiempo Decrecientes
nivel de satisfaccin CLIENTE cumplimiento de espectativas
Anlisis de situaciones:
EQUIPO
agradables desagradables
Dimensionamiento de un Proyecto Clasificacin

TA M A O HRS. DE TRABAJO EMPLEADAS 80 300 NO. PERSONAS TIEMPO PARA DESARROLLAR EL PLAN 1 reunin 30 60 minutos 23 reuniones 10 25 horas Varias reuniones 1 4 semanas Varias reuniones 1 3 meses
Micro
23
Pequeo
301 1000
46
Mediano
1001 15000
7 12 10- 12 en equipo central + equipo ampliado
Grande
+ de 15000
Nota: Clasificacin coincidente en varios autores

Establecimiento del Objetivo
Que camino debo tomar ahora? Eso depende de donde quieres ir No s a donde debo llegar Entonces no importa el camino
-Pregunta Alicia -Contesta el gato -Comenta Alicia -Comenta el gato

El primer paso en la Administracin de un Proyecto consiste en clarificar el propsito del proyecto, esto ayudar a centrar el enfoque de los miembros del equipo adems de definir las tres principales dimensiones dentro de las cuales se basar el resto del trabajo (Calidad, Tiempo y Costo).
Estructura (verbo infinitivo + entrega principal) para el (da / mes / ao) con un costo no superior a (horas o pesos).
Ejemplo Histrico El hombre llegar a la luna y regresar a finales de esta dcada con un costo no superior a los 2 2 mil millones de dolares
Establecimiento del Objetivo Quin y Cundo?
John F. Kenedy
Ao: 1 9 6 1 Fecha de la llegada del hombre a la luna: 22 de julio de 1969
Establecimiento del Objetivo Punto Clave
Es el nmero ptimo de palabras que la mente humana puede:
PROCESAR ANALIZAR Y RETENER

Con un mnimo esfuerzo
Establecimiento del Objetivo Ejemplos:

Certificar a la empresa en el Sistema Ambiental ISO 1 4 0 0 1 para Diciembre de 2 0 05 con una inversin no mayor de $50,000 USD.
Poner en servicio la nueva lnea de produccin de empaque para el 2 0 de noviembre del 2 0 0 1 con un costo no mayor de $250,000.00 pesos
Instalar el nuevo sistema Contra Incendio en Planta Montaje para el 3 1 de diciembre del 20 03 con un costo no superior a 2 millones de pesos.
Construr una casa habitacin para el 3 0 de diciembre del 20 01 con un costo no superior a los $175,000.00
Establecimiento del Objetivo Contraejemplos:

Reducir las No-conformidades en Auditora. Optimizar en un 50% el consumo de material a granel con un costo no superior a los $200, 000.00. Reducir los tiempos de ciclo. Desarrollar el programa de capacitacin ambiental para el 3 0 de abril del 20 03 sin costo adicional Implementar el nuevo sistema anti-derrames para fin de ao.
Ejercicio 2
Junto con su compaero del ejercicio 1 y respecto de la lista de los proyectos creada realicen lo siguiente: Determinen en que fase del ciclo de vida se encuentran dichos proyectos. Calcule la dimensin de los mismos. En base a los objetivos planteados en el ejercicio 1, pregntese: Estn los objetivos en trminos de Calidad, Tiempo y Costo?. Estn en menos de 2 5 palabras? En caso de alguna respuesta negativa, redefina los objetivos. Fin del Ejercicio.
Anexo 1
Volkswagen de Mxico
Lista de Proyectos
Objetivo Problemas Fase Dimensin Objetivo Revisado
Yo
Administracin de Proyectos / Sistemas de Calidad / Fernando Fernndez M. Administracin de Proyectos.ppt / 28/01/04
28 No.
Proyecto
Mi Compaero
No. Proyecto Objetivo Problemas Fase Dimensin Objetivo Revisado
Formato de Trabajo para Ejercicios 1 y 2
Personas Relacionadas con el Proyecto

Afecta
Participa
Catalizador
Union Necesario Identificar:

Actitudes Comportamientos Pensamientos Roles Responsabilidades
Sinergia
Personas Relacionadas con el Proyecto Lder de Proyecto

COMUNICADOR
Fuente de informacin. Facilidad de palabra. Orientado a la accin.
PLANIFICADOR
Vision a corto, mediano y largo plazo. Alineacin del proyecto a las metas de la compaa. Mantiene enfoque del equipo en objetivos.
ORGANIZADOR
Formador de equipos. Negociador. Optimiza recursos.
CATALIZADOR
Dedicado a la calidad y a los clientes. Ajuste en el plan para cumplir con los objetivos pactados. Activo, optimista y de rpida respuesta a los problemas.
Personas Relacionadas con el Proyecto Miembro del Equipo

ESPECIALISTA
Representante de su organizacin. Conocimientos y habilidades especiales requeridos por el equipo.
COMUNICADOR
Informar en todo momento al gerente funcional y lider del proyecto. Comunica un problema y sugiere alternativas de solucin.
EJECUTOR
Revisar las tareas asignadas. Ajustan el alcance, costo programa. Completar tareas. y
REPRESENTANTE (DEL CLIENTE / PROVEEDOR.)

Representan el punto de vista correspondiente. Pueden tomar responsabilidad o contribuir
Anlisis de Avance Objetivo Unidad 1

Conocer los conceptos bsicos de la Administracin de Proyectos. Identificar las fases del ciclo de vida de un proyecto. Determinar la dimensin de un proyecto. Conocer la estructuracin del objetivo de un proyecto. Distinguir los roles bsicos en el equipo de desarrollo del proyecto.
UNIDAD 2 DEFINICIN
Objetivo
Conocer los puntos clave de la fase: Definicin del Proyecto Arrancar el proyecto enfocandose al desarrollo preciso y claro de la Portada de Proyecto estableciendo: Nombre Lder Equipo de Proyecto Introduccin Objetivo Alcance
Definicin del Proyecto

Primera fase en el ciclo de vida de un proyecto enfocada a establecer y/o clarificar: El Nombre del Proyecto El Objetivo del Proyecto El equipo y lder encargados del Proyecto El alcance que tendr el Proyecto
Esta fase es clave para la orientacin adecuada de los esfuerzos y recursos sobre un camino nico para llegar a la meta establecida.
Portada de Proyecto
Formato estndar que plasma las generalidades del proyecto. Es una forma sencilla y clara de describir el proyecto. Es uno de los documentos ms importantes (herramienta) en la Administracin de Proyectos porque: Explica el proyecto por s mismo.
Mantiene la orientacin del equipo hacia el mismo objetivo.
Ayuda a la negociacin cliente-equipo de proyecto.
Vende el proyecto
Portada de Proyecto
Fecha:_____________________ Calidad / Fernando Fernndez M. Administracin de Proyectos / Sistemas de Nombre del Proyecto:
37 Administracin de Proyectos.ppt / 28/01/04 Volkswagen de Mxico
Curso de Administracin de Proyectos Portada de Proyecto

Equipo de Proyecto:
Pgina ___ de ____
Lder del Proyecto:
Introduccin:
Objetivo del Proyecto:
Alcance:
Portada de Proyecto
Fecha: Colocar la fecha de la ltima modificacin de la Portada. Se sugiere colocar Revisin y Fecha de la primera elaboracin.
Pgina ____ de ____: Nmero y Cantidad de Pginas que componen la Portada de Proyecto. Se sugiere que no sea mayor a 2.
Portada de Proyecto
Nombre del Proyecto: Enunciado representativo del Proyecto Identificador dentro de la misma empresa respecto de otros proyectos. No debe ser una transcripcin del objetivo.
Lder del Proyecto: Nombre proyecto. Se sugiere anexar datos generales (rea, telfono, e-mail, etc.) completo del Lder del
Equipo de Proyecto: Nombre completo de los Miembros del Equipo. En caso de ser un numero elevado de integrantes colocar al core team nicamente.
Portada de Proyecto
Introduccin: Breve descripcion del entorno en el que se basa el proyecto. Especie de justificacin que sustente el objetivo. Se sugiere manejar cifras comprobables que generen impacto e inters siempre relacionadas con los beneficios que se obtendrn al conclur el proyecto.
Portada de Proyecto
Objetivo: Establecer el Objetivo del Proyecto bajo la estructura: (verbo infinitivo + entrega principal) para el (da / mes / ao) con un costo no superior a (horas o pesos).
Portada de Proyecto
Alcance: Trabajo que se tiene que realizar para que las entregas (razn de ser del proyecto); cumplan con los requisitos o los criterios de aceptacin acordados con el cliente.
Se sugiere dividir el alcance en tres partes: ENTREGAS (Sustantivos) Dadas durante y al final del proyecto. Tangibles, verificables Principales (componentes, funciones, procesos). Auxiliares (manuales, cursos, procedimientos, dibujos) MEDIDAS (numeros, porcentajes) Normas, calificadores. Aplicadas a una entrega o al resultado general del proyecto. Miden el desempeo (calidad) no el costo o el tiempo del proyecto. Criterios cuantificables para la aceptacin. EXCLUSIONES Elementos que no se entregarn. Transferibles a un proyecto posterior
Portada de Proyecto
Volkswagen de Mxico Fecha:_____________________25/05/03
Curso de Administracin de Proyectos

Lder del Proyecto: Francisco Fernndez Franco Calidad / 7334 / franf@asrf.com Portada de Proyecto Ricardo Rodrguez Rojas Ana Alvarado Aguilar Matto./ 8743 / alvara@asrf.com Logstica / 2341 / rojasr@asrf.com Carlos Cazo Contreras Producc / 4535 / cazoc@asrf.com Equipo de Proyecto:
Pgina
Nombre del Proyecto: ___1 de ____2
Administracin de Proyectos / Sistemas de Calidad / Fernando Fernndez M. Administracin de Proyectos.ppt / 28/01/04
43 Proyeto Sierra. Optimizacin de la programacin del taller.
Introduccin:
Debido a la creciente demanda en el servicio de reparacin de los componentes de maquinaria pesada que Astilleros de Mxico y su red de sucursales han presentado en los ltimos meses, el taller mecnico El Titanic ha incurrido el en el incumplimiento hacia sus clientes debido a una programacin carente de flexibilidad; originando el aumento en la mala distribucin de cargas de trabajo, aumento considerable en los costos de ejecucin y calidad; adems de haber perdido varias rdenes de trabajo y con esto negocios potenciales.
Desarrollar y entregar un software para la programacin de taller para el 31 de marzo de 2002, con un costo no superior a 2000 horas.
Alcance:
ENTREGAS
Programacin diaria, semanal, mensual y trimestral. Programacin espontnea del trabajo. Capacidad de reprogramacin. Documentacin de apoyo. Curso de capacitacin (gua del instructor, cuaderno del estudiante, acetatos). Gua de referencia del usuario. Procedimientos operativos
Portada de Proyecto
Fecha:_____________________ 25/05/03 Alcance:
Curso de Administracin de Proyectos 2 2 Portada de Proyecto
Pgina ___ de ____
MEDIDAS
Tiempo de respuesta en pantalla de 2 segundos o menos. Tiempo de ejecucin de la produccin por lotes de no mas de 1 hora. Costos de produccin de no ms de 10,000 pesos por mes. El curso de formacin de cuatro horas se debe poder impartir en segmentos de una hora.
EXCLUSIONES
No transferible al sistema central a PC, MAX o UNIX. Solo para la ciudad de Veracruz no para Tampico.
Portada de Proyecto Alcance (Contraejemplos)

ENTREGAS Optimizar la Programacin Conseguir informacin de proveedores de softwares. Coordinar la implementacin del Sistema MEDIDAS Tiempo de ciclo reducido. Proyecto realizado en tiempo y dentro del presupuesto. EXCLUSIONES El equipo de proyecto no incluye a nadie de produccin debido a su falta de tiempo o inters. El proyecto podra detenerse debido a la disponibilidad de los programadores.
Ejercicio 3
Seleccione un proyecto. Establezca el nombre. Puede ser un proyecto de la compaa ya iniciado o a punto de empezar. En caso de que sea ficticio seleccione uno en el que la mayora de los integrantes tenga informacin (suficiente o el mismo nivel). Seleccione un Lder del proyecto. El verdadero si est en el grupo. Enliste tambin los miembros del equipo. Desarrolle introduccin, objetivo y alcance. La definicion mnima del alcance comprende 8 entregas, 6 medidas, 1 exclusin. Documente los problemas, asuntos, riesgos y preocupaciones a medida que aparezcan. Por ejemplo si se queda bloqueado en un asunto durante 3-5 minutos, documentelo y contine. Fin del Ejercicio
Anexo 2
Fecha:_____________________ Calidad / Fernando Fernndez M. Administracin de Proyectos / Sistemas de Nombre del Proyecto:
47 Administracin de Proyectos.ppt / 28/01/04 Volkswagen de Mxico
Portada de Proyecto
Equipo de Proyecto:
Pgina ___ de ____
Lder del Proyecto:
Introduccin:
Alcance:
Formato de Trabajo para Ejercicio 3
Anexo 2
Fecha:_____________________ Alcance:
Portada de Proyecto
Pgina ___ de ____

Conocer los puntos clave de la fase: Definicin del Proyecto Arrancar el proyecto enfocandose al desarrollo preciso y claro de la Portada de Proyecto estableciendo: - Nombre - Lder - Equipo de Proyecto - Introduccin - Objetivo - Alcance
UNIDAD 3 PLANEACIN
Objetivo
Conocer los puntos clave de la fase: Planeacin del Proyecto Definir las actividades desarrollo del proyecto. especficas necesarias para el
Asignar responsables a cada una de ellas. Pronosticar los recursos a utilizar Determinar el orden en que se llevarn a cabo. Identificar la ruta crtica del proyecto
Planeacin del Proyecto

Segunda fase en el ciclo de vida de un proyecto enfocada: Organizar tareas Definir responsables Contabilizar Recursos necesarios Establecer marcos de tiempo y fechas de entrega logrables Identificar riesgos y acciones necesarias para lograr el xito. Contestanto las siguientes preguntas: Qu se necesita hacer? Quin lo har? Cunto tiempo necesitar? Cunto costar?
Estructura de la Divisin del Trabajo E.D.T.

Despus de definir la Portada de Proyecto se procede a dividir el trabajo a realizar en partes o paquetes de trabajo con la finalidad de identificar con mayor facilidad las actividades necesarias para ir cumpliendo con el Alcance. Esta accin se le conoce como divisin de paquetes de trabajo (Work Breakdown Structure) o EDT.

Arbl jerrquico que divide el trabajo en piezas o partidas manejables. Determina que elementos o actividades de trabajo son necesarias para lograr el objetivo. Esto es: hacer una relacin de todas las actividades contestando:
qu se har?
Para proyectos pequeos Lluvia de Ideas E.D.T.
Para proyectos grandes

Nivel 1:
Proyecto
Colocar el Nombre del Proyecto
Nivel 2:
Bloques principales de actividad
En la mayora de los casos se puede utilizar las entregas para este nivel. No se pongan nombres de departamentos o personas. Para la construccin, las fases son una posibilidad. Cuando haya pocas entregas se toma la ms grande y se define el siguiente nivel. Estas se convertirn en entregas (la entrega original era demasiado grande). Cuanto mas horizontal mejor.
Nivel 3:
Tareas
Nivel 4:
Subtareas
Nivel 5:
Paquetes de trabajo
Colocar verbo + sustantivo
Estructura de la Divisin del Trabajo E.D.T. Puntos Clave

No existe una estructura nica para dividir un proyecto, depende del tipo de proyecto, el entorno, la empresa, el equipo de proyecto, etc. Criterios para decidir cuanto detalle o niveles: El nivel al cual a una persona u organizacin se le puede asignar la responsabilidad de realizar el paquete de trabajo. El nivel al cual la persona responsable del control de proyecto desea manejar el presupuesto,supervisar y recopilar informacin de costos durante el proyecto, tiempos, etc.
Ejercicio 4
Fije notas adhesivas para formar una EDT en la pared de su rea de anlisis. Ponga el nombre del proyecto en la primera nota adhesiva en el nivel 1. La transferencia de las entregas del alcance sern una parte del nivel 2. Agregue bloques de actividad que no sean entregas. Compruebe si todo el trabajo de proyecto se puede desempear entre los bloques de este nivel que tiene hasta este momento. Reparta cada bloque a un miembro del equipo bien informado. Desarrolle las tareas de cada bloque individualmente para los niveles inferiores (3, 4 y 5), sin hablar entre s. Para cada bloque identifique de 3 a 1 5 tareas. Cuando todos los bloques tengan tareas subyacentes, revselas. La persona que creo las tareas las leer. El resto del equipo ayudar identificando las tareas que faltan, asegurndose de que se utiliza verbo + sustantivo, aclarando palabras, etc. Fin del ejercicio
Matriz de Asignacin de Responsabilidades

La Matriz de Asignacin de Responsabilidades identifica quin(es) ser(n) el(los) encargado(s) de terminar cada elemento de la Estructura de la Divisin del Trabajo. Tambin es utilizada para identificar:
Responsable: Es la persona que esta a cargo de la actividad en cuestin y har todo lo posible (y hasta lo imposible) para llevarla a cabo y terminarla dentro de las restricciones de Calidad, Tiempo y Costo. Participa: Es la persona que contribuye/colabora junto con el responsable y los dems participantes para llevar a cabo la actividad y terminarla dentro de las restricciones de Calidad, Tiempo y Costo.
Matriz de Asignacin de Responsabilidades

HctorHerreraHernndez Ingeniera
RESPONSABLES
EstebanEnrquezEstevez Abastecimientos
RicardoRodrguezRojas LderdeProyecto
DavidDomnguezDuran Produccin
FranciscoFdez.Franco Calidad
JoseJmenezJaramillo Proveedores
GustavoGarcaGuerra Ingeniera
CarlosCazoContreras Produccin
KarinaKuriKamazaki Proveedores
AnaAlvaradoAguilar Mantenimiento
InesIiguezIturbide Ventas
BenitoBaezBlanco Finanzas
TBD25/06/03 Produccin
ACTIVIDADES
A 1 2 3 4 B
INICIO Recibir Contrato Recibir orden de Proceder Mantener reunn Inicial Preparar y Publicar el Manual del Proyecto DISEO DEL SISTEMA 5 Terminar Fase I Ingeniera 6 7 8 Mantener Conferencia Sobre Prov, Previa Terminar Fase II Ingeniera Preparar y Aprobar Documentacin MATERIALES 9 Ident. Y Acelerar Materiales Escasos
TBD25/06/03 Taller
TBD25/06/03 Ingeniera
MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES
Matriz de Asignacin de Responsabilidades Consejos

Para colocar un smbolo Para colocar un smbolo es indispensable es indispensable que contribuya que contribuya activamente y y este de acuerdo. acuerdo. Cuando no haya un Cuando no haya un miembro del equipo miembro del equipo definido se pone (TBD) (TBD) ydefinido se pone fecha yse especifica la fecha se especifica la ltima para ser definido. ltima para ser definido.
En lnea horizontal no En lnea horizontal no puede haber dos puede haber dos
Cuando hay una Cuando hay una persona que solo tiene persona que solo tiene una tarea asignada, lo mejor es que se pase la tarea al gerente del proyecto. proyecto.
Matriz de Planeacin de Recursos

Basada en las opiniones de los responsables asignados en la Matriz de Asignacin de Responsabilidades, la Matriz de Planeacin de Recursos se elabora para pronosticar, de acuerdo a su consumo, los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Identifica entre otros: RECURSOS HUMANOS Conocimiento tcnico y aptitudes requeridos Horas (das) hombre requeridas en promedio. Costo estimado de recursos involucrados. INSTALACIONES Tipos de edificios o reas de trabajo necesarios. Espacio y horas o das requeridos
EQUIPO Tipos de equipo Horas o das de utilizacin Costo estimado del equipo involucrado MATERIALES / SUMINISTROS Cantidades de cada uno Costo estimado REQUERIMIENTOS ESPECIALES Cantidades de cada uno Costo estimado
Matriz de Planeacin de Recursos

TIPODE RECURSO
MATRIZ DE PLANEACION DE RECURSOS

ACTIVIDADES
TIEMPO HUMANOS CO STO MEDIO (M)
EQUIPOS E COS TO MATERIALES INSTALACIONES
COS TO
TOTALES
A 1 2 3 4 B
INICIO Recibir Contrato Recibir orden de Proceder Mantener reunn Inicial Preparar y Publicar el Manual del Proyecto DISEO DEL SISTEMA 5 Terminar Fase I Ingeniera 6 7 8 Mantener Conferencia Sobre Prov, Previa Terminar Fase II Ingeniera Preparar y Aprobar Documentacin MATERIALES 9 Ident. Y Acelerar Materiales Escasos 3 das Consumibles e Instalacin $9,000 $9,000 3 das 2 Pasantes $6,000 1 da 2 das 2 Pasantes $6,000 2 das 1Capturista $ 5 0 0 Lab. Informatica $6,000 Mvil Satelite/Telefono $3,500 Lab. Pruebas Houston $9,500 Consumilbes Prototipo Papelera $6,700 $3,000 $12,000 $3,500 $22,200 $3,500 2 das 2 das 3 das 1 da 3 Meseros $ 3 0 0 1Capturista $ 5 0 0 Hotel INN $2,500 Renta Equipo $1,500 Audiovusual Papelera $1,000 $4.300 $1,500
Ejercicio 5
Identifique con letras los Bloques Principales de Actividad (Nivel 2 de la EDT) y numere progresivamente todas las Tareas (Nivel 3 de la EDT), Subtareas (Nivel 4 de la EDT) y Paquetes de Trabajo (Nivel 5 de la EDT). Transfiera la informacin de la EDT a la Matriz de Asignacin de Responsabilidades y Matriz de Asignacin de Recursos en las columnas correspondientes (Formato Anexo 3) Identifique las organizaciones y miembros del equipo. En conjunto con todo el equipo asigne responsables, participantes y recursos a utilizar. Fin del ejercicio
Anexo 3
MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES Y PLANEACION DE RECURSOS
Fecha: ____________ _______ Hoja ____ de ____
Anexo 3
MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES Y PLANEACION DE RECURSOS
Fecha: ____________ _______ Hoja ____ de ____
Orden de las Actividades

Existen 2 procedimientos para conocer el orden de las actividades
Por antecedentes
Por secuencias
Orden de las Actividades Matriz de Antecedentes

Hacer lista general de actividades. Preguntar: qu actividad(es) debe(n) quedar terminada(s) para ejecutar cada una de las que aparecen en la lista?. Cules actividades se pueden hacer concurrentemente con esta? Cuidar que todas y cada una de las actividades antecedente. En las actividades iniciales la actividad antecedente sera cero.
tengan
al
menos
un Columna en donde el programador hace las indicaciones que le ayuden a aclarar situaciones de precedencias y presentacin de la red.
Orden de las Actividades Matriz de Secuencias

Hacer lista general de actividades. La actividad cero indica solamente el punto de partida. Preguntar: esta? Qu actividades se tienen que hacer concurrentemente con esta?. Columna en donde el programador hace las indicaciones que le ayuden a aclarar situaciones de secuencias y presentacin de la red.
qu
actividades
se
pueden iniciar hasta que se termine
Orden de las Actividades Matriz de Secuencias
Columna de antecedente pasa en orden nmerico como actividad
Columna de actividad pasa a la derecha como secuencias.
Matriz de antecedentes
Matriz de secuencias
Orden de las Actividades Matriz de Tiempos

Tiempo Estndar (t): Tiempo Estndar (t): Con los datos anteriores se calcula eleltiempo estandar (el cual recibe lalainfluencia del psimo y y del ptimo aalalavez)
Tiempo Optimo (o): Tiempo Optimo (o): Tiempo mnimo Tiempo mnimo disponible sin importar disponible sin importar elel costo o cuanta de costo o cuanta de los recursos humanos los recursos humanos o o materiales que se materiales que se requierean. requierean.
t=
o + + o + 4M + p 4M p 66
Punto a recordar: La unidad de tiempo puede ser minutos, horas, das, semanas, meses o aos; con la condicin de que se tenga la misma medida para todo el proyecto.
Tiempo Medio (M): Tiempo Medio (M): Tiempo normal Tiempo normal necesario para lala ejecucin de la la actividad, basado en lala experiencia personal experiencia personal del informante. del informante.
Tiempo Psimo (p): Tiempo Psimo (p): Tiempo excepcionalmente grande Tiempo excepcionalmente grande debido a imprevistos. Debe a contarse solamente eleltiempo en elel que se se ponga remedio al problema, que ponga remedio al problema, no eleltiempo ocioso
Orden de las Actividades Matriz de Informacin

Resumen de los datos obtenidos de las matrices de secuencias y tiempos. Matriz utilizada para construr la red.
Matriz de Secuencias Matriz de Tiempos
Ejercicio 6
De acuerdo a la numeracin que le asign a las tareas (Nivel 3 de la EDT) realice: Matriz de Antecedentes (Formato Anexo 4) Matriz de Secuencias (Formato Anexo 5) Matriz de Tiempos (Formato Anexo 6) Matriz de Informacin (Formato Anexo 7) Documente los problemas, asuntos, riesgos y preocupaciones a medida que aparezcan. Por ejemplo si se queda bloqueado en un asunto durante 3-5 minutos, documentelo y contine. Fin del Ejercicio
Anexo 4 Matriz de Antecedentes
Anexo 5 Matriz de Secuencias
Anexo 6 Matriz de Tiempos
Anexo 7 Matriz de Informacin
Diagrama de Red
El plan es un mapa que muestra cmo ir desde donde uno se encuentra en la actualidad hasta donde se quiere estar. La esencia de la planeacin es detenerse y pensar antes de iniciar realmente un proyecto con el fin de estudiar cmo se puede hacer mejor.
Diagrama de Red Definicin

Grfico que define la secuencia de actividades y la interrelacin entre stas para el logro de un objetivo
10
15
Diagrama de Red Construccin de la Red

Se debe evitar: actividad liga Continuacin o Tiempo de espera Iniciar una actividad en la parte intermedia de otra actividad.
Varias actividades pueden terminar o partir en un mismo evento
Incorrecto Correcto Dejar eventos sueltos.Todos los eventos deben relacionarse con un evento incial o con un evento final
Incorrecto
Correcto
Diagrama de Red Representacin de Situaciones

1. La actividad B no puede ser iniciada sin haber terminado la actividad A. A B 3. Terminada la actividad A pueden ser efectuadas simultaneamente las actividades B y C.
ACTIVIDADES SIMULTANEAS
ACTIVIDADES SECUENCIALES
2. La actividad A se puede hacer simultaneamente con la actividad B y ambas deben terminarse para hacer la actividad C. A B
ACTIVIDADES SIMULTANEAS
A C 4. Terminada la actividad A no puede inciar la actividad C sin antes haber terminado la actividad B
ACTIVIDAD FICTICIA ( LIGA O ESPERA )
A B
Diagrama de Red Representacin de Situaciones

5. Una actividad A tiene escasa duracin la cual es despreciable y no justifica que se considere una unidad de tiempo. Ejemplo: La unidad con la cual se trabaja es una semana y la actividad A tiene una duracin de 1 2 horas.
ACTIVIDAD CON TIEMPO CERO
Diagrama de Red Ejemplo de Construccin de la Red

Suponga que hecho el anlisis de las actividades para la realizacin del proyecto Sierra y, aplicadas las herramientas previas para la definicin de la secuencia(Matriz de antecedentes y Matriz de secuencias ); se lleg a la siguiente Matriz de informacin. 1. 2. Construya la red de vencimientos sucesivos. Determine la duracin del proyecto.
Nota. Se consideraron solamente las primeras 9 tareas (como si fuera la totalidad del proyecto)con la finalidad de tratar a manera de ejemplo prctico la construccin de la Red y Cronograma.
Diagrama de Red
10
11
12
13
14
15
1 3 2 2 3 5 3
4 4
6 1 9 2
8 4
7 3
Duracin del Proyecto: 13 Unidades
Ruta Crtica Definicin

Serie de actividades que define la duracin del proyecto. Es la secuencia de actividades que sin interrupcin inician con el proyecto y terminan cuando este concluye. De tal forma que cualquier retraso de alguna retraso en todo el proyecto. de ellas; provocara un
Ruta Crtica
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11
12
13
14
15
1 3 2 2 3 5 5 3
4 4
6 1 9 2
8 4
7 3
La secuencia de las La secuencia de las actividades 3, 6, 8, y y 7 7 definen lala duracin del duracin del definen proyecto: Con un tiempo proyecto: Con un tiempo total de 13 unidades. total de 13 unidades.
Ejercicio 7
Estructure el Diagrama de Red del Proyecto basado en la Matriz de Informacin que realiz en el Ejercicio Anterior. Identifique la Ruta Crtica. Determine la Duracin del Proyecto Documente los problemas, asuntos, riesgos y preocupaciones a medida que aparezcan. Por ejemplo si se queda bloqueado en un asunto durante 3-5 minutos, documentelo y contine. Fin del Ejercicio
Anexo 8
Anexo 8

Conocer los puntos clave de la fase: Planeacin del Proyecto. Definir las actividades desarrollo del proyecto. especficas necesarias para el
Asignar responsables a cada una de ellas. Pronosticar los recursos a utilizar. Determinar el orden en que se llevarn a cabo. Identificar la ruta crtica del proyecto.
UNIDAD 4 EJECUCIN Y CONTROL

Objetivo
Conocer los puntos clave de la fase: Ejecucin y Control del Proyecto. Identificar el uso del Cronograma como herramienta de Planeacin / Control. Definir el contenido de los informes relacionados con el avance. Identificar el impacto de los cambios en el Proyecto.
Ejecucin y Control del Proyecto

Tercera fase en el Ciclo de Vida de un proyecto enfocada a: Supervisar el avance Comparar lo planeado contra lo programado Reportar peridicamente Tomar acciones correctivas en caso necesario La clave para un control efectivo del proyecto es medir el progreso real y compararlo con el planeado sobre una base peridica y oportuna; y llevar a cabo la accin correctiva de inmediato en caso necesario.
Cronograma Concepto
Herramienta de control importante que hace que el proyecto sea manejable. Es el mapa que los participantes convierten en accin. Inicia el trabajo e indica el punto final de cada tarea. Tan pronto como se asignen las tareas se puede comenzar el cronograma. Contiene una lgica que puede ser trazable en cualquier momento. Permite aprovechar las entregas anticipadas y compensar las entregas demoradas.
Cronograma
El cronograma es necesario para marcar y controlar el progreso durante todo el proyecto, mientras que las reuniones y los informes sobre el estado proporcionan instantneas del mismo. Realizar regularmente reuniones e informes cortos sobre el estado es esencial para mantener la atencin, responder a los problemas y hacer que el proyecto avance.
Cronograma
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
PROYECTO SIERRA
A INICIO
13 9 4 5 6 3 2 5
R. Rodrguez
Recibir Contrato
1 2 3 4
Recibir orden de Proceder
I. Iiguez
Mantener reunn Inicial
R. Rodrguez
Preparar y Publicar el Manual del
H. Herrera
DISEO DEL SI STE MA Proyecto 5 Terminar Fase I Ingeniera
7 7
4 8 3
G. Garca
5 6 7 8
Mantener Conferencia Sobre
E. Enrquez
Terminar Fase II Ingeniera Prov, Previa Prep. y Aprobar Documentacin
8,9 ---7
1 3 4 2
H. Herrera
F. Fernndez
MATERIALES
Ident. Y Acelerar Mats. Escasos
----
E, Enrquez
Ejercicio 8
Estructure el Cronograma del Proyecto basado en la Matriz de Asignacin de Responsabilidades y la Matriz de Informacin realizadas en los Ejercicios Anteriores. Defina su codificacin Incluya el Nombre del Proyecto (Nivel 1 de la EDT) y los Bloques de Actividad (Nivel 2 de la EDT) Identifique la Ruta Crtica Documente los problemas, asuntos, riesgos y preocupaciones a medida que aparezcan. Por ejemplo si se queda bloqueado en un asunto durante 3-5 minutos, documentelo y contine. Fin del Ejercicio
Anexo 9
Anexo 9
Anexo 9
Anexo 9
Control de Avance
Consiste en recopilar peridicamente informacin sobre el desempeo del proyecto comparando el progreso real con el planeado. Calculo de Porcentaje de Avance y Recursos Utilizados
Planeado y Presupuestado
Control de Avance
Es importante considerar que:
Las actividades que definen la ruta crtica de un proyecto son aquellas sobre las cuales se deber tener un mayor control sobre su avance.
Presentacin de Informes
El Periodo de presentacin de informes depende de la complejidad o duracin global del proyecto Para proyectos con duracin de: 5 aos el periodo entre reporte y reporte podra ser de 1 mes Para proyectos con duracin de: 1 mes el periodo entre reporte y reporte podra ser de 1 da En general....... mientras ms corto sea el periodo de tiempo que transcurre entre informes, mayor ser el control del proyecto Se aconseja reducir el periodo, durante la duracin de una accin correctiva
Presentacin de Informes Contenido del Informe de Avances

LOGROS Lo alcanzado y no alcanzado Planeado vs. Realizado Resultado de Acciones correctivas Acciones correctivas Planeadas Que se planean alcanzar
ALCANCE
PROBLEMAS
LOGROS
Control de Cambios
Origen de Cambios en el Proyecto: Cliente. Equipo. Suceso imprevisto. Todo cambio significativo generar una modificacin al plan,...... en trminos de
Calidad, Tiempo y Costo

Mientras ms tarde se generan los cambios, mayor es su efecto sobre el logro del objetivo del proyecto
Control de Cambios Procedimiento

1. Analizar el programa para determinar que reas necesitan accin correctiva.
2.
Decidir que acciones correctivas especficas se deben llevar a cabo.
3.
Revisar el plan para incorporar la (s) accion (es) correctivas seleccionadas.
4.
Dar seguimiento a la (s) accion (es) correctivas aplicada (s).
5.
Actualizar el programa ante posibles alteraciones al mismo.

Conocer los puntos clave de la fase: Ejecucin y Control del Proyecto. Identificar el uso del Cronograma como herramienta de Planeacin / Control. Definir el contenido de los informes relacionados con el avance. Identificar el impacto de los cambios en el Proyecto.
UNIDAD 5 CIERRE
Objetivo
Conocer los puntos clave de la fase: Cierre del Proyecto Identificar los aspectos relevantes a evaluar al momento del
cierre de un proyecto
Cierre del Proyecto

Evaluar el xito del proyecto y nuevos aprendizajes para proyectos futuros.
E V A L U A R
nivel de satisfaccin CLIENTE cumplimiento de expectativas
Anlisis de situaciones:
EQUIPO
agradables desagradables
Evaluacin con el Cliente

Como parte fundamental del xito del proyecto es importante sostener una reunin con el(los) cliente(s) con la finalidad de determinar:
Si el proyecto cubri las espectativas que ste tena.
Su nivel de satisfaccin respecto a los resultados.
Evaluacin con el Equipo

Inicia cuando se completa la realizacin del proyecto y el cliente acepta el resultado. Es el momento de hacer una evaluacin: Del objetivo del proyecto. De la situacin financiera. Del desempeo del equipo humano. Con la finalidad de obtener informacin respecto al desempeo general para: Repetir situaciones agradables. Eliminar situaciones desagradables. en proyectos futuros.
Evaluacin con el Equipo

Respecto al objetivo del proyecto Verificar que: Las partidas de trabajo acordadas con el cliente han sido cubiertas y entregadas. La informacin relevante sea conservada adecuadamente. Respecto a la situacin financiera Verificar que: El pago del costo del proyecto ha sido cubierto. Hayan sido cubiertos los pagos a la gente ( interna y externa ), que particip en el proyecto. Preparar un anlisis financiero para comparar los costos reales con el presupuesto del proyecto.
Respecto al desempeo del proyecto. Realizar reuniones de evaluacin con los miembros del equipo que particip en el proyecto: En forma individual Con el grupo completo
Anlisis de Avance
Conocer los puntos clave de la fase: Cierre del Proyecto Identificar los aspectos relevantes a evaluar al momento del
cierre de un proyecto
Anlisis Final
Proporcionar a los participantes los conocimientos y habilidades necesarias para Planear, Coordinar y Controlar cualquier Proyecto que tengan bajo su cargo.
FIN DEL CURSO GRACIAS

FERNANDO FERNNDEZ MOLINA
fernanf3@vw.com.mx (222) 2 30 6 4 2 4

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ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Objetivo General del Curso

Conceptos Bsicos Proyecto

Atributos o Caractersticas de un Proyecto

Conceptos Bsicos Finalidad de todo Proyecto

Es aquel que recibe un producto:

En el tiempo Al costo Y con las especificaciones acordadas en el convenio

Conceptos Bsicos Qu es administrar un proyecto?

Conceptos Bsicos Administracin de Proyectos

Conceptos Bsicos Elementos Fundamentales

Fases en la Administracin de un Proyecto

1.- Definicin 2.- Planeacin 3.- Ejecucin y Control 4.-Cierre

Fases en la Administracin de un Proyecto

Esfuerzo y Tiempo Menores

Fases en la Administracin de un Proyecto

Esfuerzo y Tiempo Crecientes

Fases en la Administracin de un Proyecto

3. Fase de Ejecucin y Control

Esfuerzo y Tiempo Mayores

Fases en la Administracin de un Proyecto

nivel de satisfaccin CLIENTE cumplimiento de espectativas

Dimensionamiento de un Proyecto Clasificacin

7 12 10- 12 en equipo central + equipo ampliado

Nota: Clasificacin coincidente en varios autores

Establecimiento del Objetivo

-Pregunta Alicia -Contesta el gato -Comenta Alicia -Comenta el gato

Establecimiento del Objetivo

Establecimiento del Objetivo

Establecimiento del Objetivo Quin y Cundo?

Establecimiento del Objetivo Punto Clave

Es el nmero ptimo de palabras que la mente humana puede:

PROCESAR ANALIZAR Y RETENER

Establecimiento del Objetivo Ejemplos:

Establecimiento del Objetivo Contraejemplos:

Administracin de Proyectos / Sistemas de Calidad / Fernando Fernndez M. Administracin de Proyectos.ppt / 28/01/04

Formato de Trabajo para Ejercicios 1 y 2

Personas Relacionadas con el Proyecto

Union Necesario Identificar:

Personas Relacionadas con el Proyecto Lder de Proyecto

Personas Relacionadas con el Proyecto Miembro del Equipo

REPRESENTANTE (DEL CLIENTE / PROVEEDOR.)

Anlisis de Avance Objetivo Unidad 1

Definicin del Proyecto

Mantiene la orientacin del equipo hacia el mismo objetivo.

Ayuda a la negociacin cliente-equipo de proyecto.

Curso de Administracin de Proyectos Portada de Proyecto

Pgina ___ de ____

Lder del Proyecto:

Objetivo del Proyecto:

Curso de Administracin de Proyectos

Nombre del Proyecto: ___1 de ____2

Administracin de Proyectos / Sistemas de Calidad / Fernando Fernndez M. Administracin de Proyectos.ppt / 28/01/04

43 Proyeto Sierra. Optimizacin de la programacin del taller.

Curso de Administracin de Proyectos 2 2 Portada de Proyecto

Pgina ___ de ____

Portada de Proyecto Alcance (Contraejemplos)

Pgina ___ de ____

Lder del Proyecto:

Objetivo del Proyecto:

Formato de Trabajo para Ejercicio 3

Pgina ___ de ____

Formato de Trabajo para Ejercicio 3

Anlisis de Avance Objetivo Unidad 2

Pgina _ de __

Nombre del Proyecto: _1 de __2

Pgina _ de __

Pgina _ de __

Pgina _ de __