INFORME SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Para iniciar con el proceso de elaboracin del SIG debemos ajustar el manual integral de acuerdo a los servicios que presta la empresa, as como tambin los procedimientos a usar, los formatos, matrices, entre otros. Adjunto un ejemplo de este manual. Adems, como pauta principal se debe elaborar el mapa de procesos de la empresa. Es decir, cules son los departamentos o procesos que se deben llevar a cabo en la empresa desde que el cliente solicita un servicio hasta que le es entregado y queda satisfecho. Actualmente todos los procesos ya estn constituidos dentro de la empresa y estn asignados sus responsables, por lo tanto, lo que se necesita es sistematizarlos. Adjunto un ejemplo de mapa de proceso. Una breve descripcin de cada uno de los procesos que normalmente funcionan dentro de una empresa son: Planificacin Estratgica: Es la persona lder de todos los procesos, es quin est a cargo de la gerencia general. Su funcin, entre otras, es apoyar a todos los procesos, realizar visitas gerenciales a los proyectos que tiene la empresa, entre otros. Recursos Humanos: Es la persona encargada de todo el talento humano, la seleccin de personal, identificar las necesidades de formacin y entrenamiento que permitan alcanzar, mantener y mejorar la competencia del personal de la empresa involucrado en el desarrollo de los servicios de la empresa y su gestin de QHSE, y evaluar las responsabilidades del personal en materia de QHSE. Igualmente realizar la induccin y reinduccin en QHSE al personal vinculado con la empresa. QHSE: Es la persona integral que est al tanto de los temas de calidad, medio ambiente, salud ocupaciones y seguridad industrial. Gestin de Contratos: Garantizar la identificacin clara de los requerimientos del cliente y realizar el anlisis de la capacidad que tiene la compaa para prestar el servicio solicitado. Ejecucin: En este proceso se tienen en cuenta los procedimientos operativos de los servicios que presta la empresa. Adems, se hace una evaluacin de la satisfaccin del cliente, informes diarios de obra, memorias de clculo, ensayos de laboratorios, entre otros.

Gestin de Compras y Proveedores: Establecer la metodologa para llevar a cabo el proceso de compras de la empresa garantizando que el suministro de materia prima e insumos requeridos para el desarrollo de los procesos sea de manera eficaz, cumpliendo todos los requisitos establecidos por parte de la empresa garantizando calidad, eficiencia y efectividad de todos los procesos. En este proceso de realizan las ordenes de compra y/o servicio, la salida de material, solicitud de requisicin, entre otros. Mantenimiento: Programar, controlar y ejecutar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones, redes elctricas, equipos de emergencias, vehculos, maquinas, equipos y herramientas de propiedad de la empresa para su disponibilidad y conservacin. La documentacin del Sistema de Gestin Integral (SGI) de la organizacin debe incluir: Manual del Sistema Poltica y Objetivos del Sistema de Gestin Procedimientos documentados Organigrama Programas Manual de Funciones Instructivos Registros del Sistema del Sistema de Gestin

Requisitos Generales de ISO 9001

1. Requisitos generales: Forma de proceder general cuando se disea el sistema de calidad ISO 9001:2000. Como su nombre indica, cualquier rea de la gestin de la empresa debe cumplir dichos requisitos. 1.2 Gestin de la documentacin: Requisitos respecto a la documentacin utilizada por la organizacin. 2. Responsabilidades de la Direccin: Requisitos de carcter estratgico que son responsabilidad de la Direccin de la organizacin. Actividades que la Direccin debe llevar a cabo. 3. Gestin de los recursos: Gestin de la determinacin, disponibilidad y mantenimiento de los recursos necesarios para llevar a cabo los planes de la organizacin. Requisitos especficos para los recursos humanos, de infraestructura y de ambiente de trabajo. 4. Realizacin del producto: Requisitos bsicos para los procesos que hacen posible fabricar productos o prestar servicio al cliente. Hay requisitos para los procesos comerciales, planificacin, diseo, compras, produccin y servicio, y un apartado dedicado a los dispositivos de medicin y seguimiento. Este es el nico punto sobre el cual la empresa puede excluir los requisitos aplicables a las actividades que no realice. Por ejemplo, si una empresa no disea productos deber excluir el punto dedicado al diseo.

5. Medicin, anlisis y mejora:

Requisitos que demandan la realizacin de actividades de captura de informacin para analizar cmo se hacen las cosas en la realidad y qu resultados se estn obteniendo con objeto de iniciar acciones para corregir los errores, evitar que vuelvan a suceder y mejorar los resultados. Los requisitos generales de la Norma son requisitos que se deben cumplir durante el diseo del sistema de gestin, tanto en el diseo inicial como en las modificaciones que se vayan introduciendo. Los requisitos generales que se exigen son en esencia resultados que debe proporcionar el anlisis de las necesidades de la organizacin y de sus clientes de acuerdo con las expectativas de la Direccin y los recursos disponibles. En palabras llanas los requisitos generales demandan que se determine cmo vamos a hacer las cosas (qu procesos son necesarios), qu recursos hacen falta, y cmo vamos a controlar los resultados. Las organizaciones que deciden implantar ISO 9001 o cualquier otro sistema de gestin ya tienen su sistema de gestin diseado (aunque no est por escrito) -> tienen una forma de trabajar. En este caso el anlisis que se exige se tiene que considerar como un rediseo o revisin de la forma de trabajar de la organizacin teniendo como referencia un modelo con el que converger. A continuacin se explica el contenido de los requisitos generales. Aunque stos se dividen en varios apartados, y aqu los explicamos uno por uno en detalle, estos requisitos forman parte de una misma actividad, la de analizar operativamente la organizacin: Se deben identificar los procesos que intervienen en la gestin de la organizacin: Atencin al cliente, gestin de pedidos, visitas comerciales, gestin de quejas de clientes, planificacin y logstica, produccin, servicio, compras y contrataciones, evaluacin de proveedores, gestin del almacn, preparacin de pedidos, expediciones, diseo de productos y procesos, mantenimiento de infraestructura, seleccin y formacin de personal, proteccin de datos, gestin de acciones correctivas todos! Nota: En la Norma se exige la realizacin de procesos que muchas organizaciones no estn habituadas a realizar o que no ejecutan formalmente (teniendo un plan predefinido). Algunos ejemplos pueden ser: procesos de auditoria interna, gestin de acciones correctivas y preventivas, captura de informacin sobre la satisfaccin del cliente, revisiones del sistema de gestin, establecimiento de

objetivos de la calidad Estos nuevos procesos tambin deben ser identificados y ser integrados como parte de la gestin de la organizacin. Se debe identificar la secuencia e interaccin de los procesos:

Cada proceso tiene sus entradas y salidas. Por ejemplo, para gestionar los pedidos de un cliente primero hace falta que el cliente haga un pedido -> el pedido (la informacin comunicada por el cliente) es una entrada del proceso GESTIN DE PEDIDOS. A su vez la gestin de pedidos puede dar como resultado un pedido confirmado que ha sido dado de alta en el sistema informtico -> esta salida es la entrada que necesita un hipottico proceso de planificacin para preparar y asignar los recursos necesarios para su realizacin. En el siguiente esquema se desarrolla un poco ms este ejemplo:

Este esquema de procesos y sus relaciones es tpico en muchas empresas de servicio. Con independencia del nombre que le pongamos a los procesos, se debe definir el alcance de cada proceso (decidir dnde empieza y dnde acaba) e identificar las entradas y salidas que se realizan a travs de las fronteras marcadas.

Si consideramos que el esquema anterior corresponde a una empresa dedicada a realizar instalaciones, un anlisis del proceso Gestin de Pedidos podra ser: Proceso analizado: gestin de pedidos

Subprocesos: atencin al cliente, informacin sobre los productos, registro de requisitos del cliente, estudio de las necesidades del cliente, realizacin y envo de ofertas, seguimiento de ofertas, gestin de pedidos directos, gestin de ofertas aceptadas. -> Estos procesos tambin se pueden descomponer en ms procesos. Entradas: requisitos y necesidades del CLIENTE. Salidas: pedidos confirmados y ofertas aceptadas hacia PLANIFICACIN. Otras interacciones: envo de ofertas al cliente, peticin de ofertas o precio a proveedores y consulta de disponibilidad a PLANIFICACIN para hacer las ofertas

Se deben determinar qu criterios y mtodos hay que aplicar en los procesos para que stos sean eficaces: (que cumplan con lo que se espera de ellos) Prosiguiendo con el ejemplo anterior, en el proceso Gestin de Pedidos la empresa debera determinar cmo se atiende y se toma nota de sus requisitos, cmo se hacen las ofertas y su seguimiento, qu tipos de contrato se establecen con el cliente (por ej, contratos de mantenimiento), qu mtodos se utilizan para compartir la informacin comercial, cmo se comunica a PLANIFICACIN el pedido u oferta del cliente

Se debe determinar qu recursos requiere cada proceso para que alcance el nivel de eficacia deseada: Por ejemplo, para hacer las ofertas la empresa puede necesitar: Una persona competente y que conozca los mtodos de trabajo de la empresa. Puede ser necesario un estndar o conjunto de estndares de documento de oferta. Listados de precios de materiales y mano de obra.

Recursos de informacin interna tales como la estrategia comercial o de precios, informacin sobre los requisitos del cliente en anteriores servicios, visitas y acuerdos comerciales anteriormente establecidos con el cliente, y cualquier otra informacin que asegure que el cliente tenga una imagen uniforme de la empresa.

Se trata de determinar qu recursos requiere cada proceso para que funcione tal y como hemos planificado. Es importante darse cuenta que proporcionar los recursos es tambin un proceso, como por ejemplo mantener actualizados los listados de precios de materiales y mano de obra. La organizacin debe llevar a cabo un seguimiento, una medicin y una mejora continua de los procesos que componen el sistema de gestin: Un sistema de gestin es como una mquina formada por procesos que interactan entre s. La Norma exige: Que identifiquemos qu informacin sobre el funcionamiento y los resultados de cada rea (proceso o conjunto de procesos) nos interesa conocer. Que registremos dicha informacin y que posteriormente la analicemos. Que se inicien las acciones pertinentes para corregir los fallos detectados y aumentar ms la eficacia de los procesos. Es tambin un Requisito General que la organizacin controle aquellos procesos que la organizacin decide contratar (siempre que estos no sean superfluos, no relevantes para la calidad final del producto). La Norma no considera aceptable que la organizacin se libere de responsabilidades respecto a los procesos subcontratados, en estos casos se deben establecer con el proveedor los mtodos de control a utilizar. O los define el proveedor, y nosotros los revisamos y aprobamos, o bien definimos nosotros qu controles debe realizar el proveedor. Posteriormente se debe realizar un seguimiento de estos procesos como si fueran ejecutados por nuestra organizacin.

REQUISITOS PARA LA OHSAS 18001 1. Requisitos del sistema de gestin de SySO 1.1. Requisitos generales

La organizacin debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestin de SySO, en acuerdo con los requisitos de esta norma y determinar como se cumplirn dichos requisitos. La organizacin debe definir y documentar el alcance de su sistema de gestin de SySO.

1.2. Poltica de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO) El ms alto nivel directivo de la organizacin debe definir y autorizar su poltica de Seguridad y Salud Ocupacional, y asegurar que ella incluya la definicin del alcance de su sistema de gestin de SySO, por: a) ser apropiada a la naturaleza y escala de los riesgos de SySO de la organizacin; b) incluir un compromiso para la prevencin de lesin y enfermedad profesional y para la mejora continua de la gestin y desempeo de SySO; c) incluir un compromiso para cumplir por lo menos con los requisitos legales aplicables de SySO, y los requisitos de otro tipo a los que adhiera la organizacin; d) proveer el marco para la determinacin y revisin de los objetivos de SySO; e) ser documentada, implementada y mantenida; f) ser comunicada a todas las personas que trabajan bajo el control de la organizacin con la intencin de que ellos tomen conciencia de sus obligaciones individuales respecto de SySO; g) estar disponible para todas las partes interesadas; y h) ser revisada peridicamente para asegurar que se mantenga pertinente y apropiada para la organizacin. 1.3. Planificacin 1.3.1. Identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de controles.

La organizacin debe establecer, implementar y mantener procedimientos para la continua identificacin de peligros, la evaluacin de riesgos y la determinacin de los controles necesarios. Los procedimientos para la identificacin de peligros y evaluacin de riesgos deben tomar en cuenta:

a) las actividades rutinarias y no rutinarias; b) las actividades de todo el personal que tenga acceso al lugar de trabajo (incluyendo los subcontratistas y visitas); c) el comportamiento humano, capacidades y otros factores humanos; d) la identificacin de peligros originados fuera del lugar de trabajo capaces de afectar adversamente la salud y seguridad de las personas que estn bajo el control de la organizacin dentro del lugar de trabajo; e) los peligros creados en las cercanas de los lugares de trabajo capaces de afectar la salud y la seguridad de las personas que estn bajo el control de la organizacin;

Nota 1: Puede ser ms apropiado que tales peligros sean evaluados como aspectos ambientales. f) la infraestructura, equipamientos y materiales del lugar de trabajo, sean provistos por la organizacin u otros; g) los cambios o proposicin de cambios en la organizacin, sus actividades, o materiales; h) las modificaciones del sistema de gestin de SySO, incluyendo cambios temporarios y sus impactos sobre las operaciones, procesos, y actividades; i) las obligaciones legales aplicables relacionadas con la evaluacin de riesgos y la implementacin de los controles necesarios (ver tambin la NOTA de 3.12); j) el diseo de reas de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria/equipamiento, procedimientos operativos y organizacin del trabajo, incluyendo su adaptacin a las capacidades humanas; La metodologa utilizada por la organizacin para la identificacin de peligros y la evaluacin de riesgos debe: a) ser definida respecto a su alcance, naturaleza y plazos para asegurar que sea proactiva ms que reactiva; b) contribuir a la identificacin, priorizacin y documentacin de los riesgos, y la aplicacin de controles, cuando sea apropiado. Para la gestin de cambios, la organizacin debe identificar los peligros y riesgos de SySO asociados con los cambios en la organizacin, en el sistema de gestin de SySO, o sus actividades, antes de la introduccin de tales cambios. La organizacin debe asegurar que los resultados de tales evaluaciones se consideren a la hora de determinar los controles. Cuando se determinen los controles, o se consideren cambios en los controles existentes, debe tenerse en cuenta la reduccin de los riesgos de acuerdo con la siguiente jerarqua, a) eliminacin b) sustitucin c) controles de ingeniera d) controles de sealizacin/advertencia y/o administrativos

e) Equipo de Proteccin Personal La organizacin debe documentar y mantener los resultados de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos, y determinacin de controles actualizado. La organizacin debe asegurar que los riesgos de SySO y los controles determinados son tomados en cuenta cuando se establece, implementa y mantiene su sistema de gestin de SySO.

1.3.2. Requisitos legales y de otro tipo

La organizacin debe establecer, implementar y mantener un procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos legales y de otro tipo relativos a SySO que le sean aplicables. La organizacin debe asegurar que estos requisitos aplicables, legales y de otro tipo a los cuales la organizacin suscribe, sean tomados en cuenta al establecer, implementar y mantener su sistema de gestin de SySO. La organizacin debe mantener esta informacin actualizada. La organizacin debe comunicar la informacin pertinente sobre los requisitos legales y de otro tipo, a las personas que trabajen bajo el control de la organizacin y a otras partes interesadas pertinentes.

1.3.3. Objetivos y programas La organizacin debe establecer, implementar y mantener documentados los objetivos de Seguridad y Salud Ocupacional, en cada funcin y nivel pertinentes dentro de ella. Los objetivos deben ser mensurables, cuando sea factible, y consistentes con la poltica de la calidad, incluyendo el compromiso para la previsin de lesiones y enfermedades profesionales, el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y con otros requisitos suscriptos por la organizacin, y con la mejora contina. Cuando establezca y revise sus objetivos, cada organizacin debe considerar los requisitos legales y de otro tipo a los que adhiera, y sus riesgos en materia de SySO. Ella debe tambin considerar sus opciones tecnolgicas, sus requisitos financieros, operativos y comerciales, as como los puntos de vista de las partes interesadas. La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o ms programas para alcanzar sus objetivos. Los programas deben incluir como mnimo: a) la designacin de la responsabilidad y autoridad para el logro de los objetivos en cada funcin y nivel pertinentes de la organizacin.; y b) los medios y los plazos para que sean logrados dichos objetivos. Los programas de gestin de SySO deben ser revisados a intervalos regulares y planificados, y modificados, si fuera necesario, para asegurar que los objetivos sern logrados.

1.4. Implementacin y operacin 1.4.1. Recursos, roles, responsabilidad, rendicin de cuentas y autoridad

La alta direccin debe tomar la ltima responsabilidad por los temas de seguridad y salud ocupacional y por el sistema de gestin de SySO. La alta direccin debe demostrar su compromiso: a) asegurando la disponibilidad de los recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestin de SySO; Nota 1: Recursos implica recursos humanos y habilidades especiales, infraestructura organizacional, tecnologa y recursos financieros.

b) definiendo los roles, fijando responsabilidades y mecanismos de rendicin de cuentas, y delegando autoridades, para facilitar una eficaz gestin de SySO; roles, responsabilidades, mecanismos de rendicin de cuentas, y autoridades deben ser documentadas y comunicadas La alta direccin de la organizacin debe designar uno o varios representantes de la direccin, quien, independientemente de otras responsabilidades, debe tener definidas sus roles y autoridad para: a) asegurar que sea establecido, implementado y mantenido el sistema de gestin de SySO de acuerdo con la presente norma de SySO. b) asegurar que los informes sobre el desempeo del sistema de gestin de SySO sea presentado a la alta direccin para su revisin y usado como una base para la mejora del sistema de gestin de SySO.

1.4.2.

Competencia, formacin y, toma de conciencia

La organizacin debe asegurar que cualquier persona bajo su control y que realiza tareas que pueden impactar sobre SySO, sea competente tomando como base una educacin, formacin o experiencia adecuadas y debe mantener los registros asociados. La organizacin debe identificar las necesidades de formacin asociadas con sus riesgos de SySO y su sistema de gestin de SySO. Debe proporcionar formacin o emprender otras acciones para cubrir estas necesidades, evaluar la eficacia de la formacin u las acciones tomadas y debe mantener los registros asociados. La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para asegurar que las personas que trabajan bajo su control tomen conciencia de:

a)

las consecuencias reales o potenciales en materia de SySO, de sus actividades laborales, su comportamiento, y los beneficios en materia de SySO de un mejor desempeo personal;

sus roles y responsabilidades y la importancia en lograr la conformidad con la poltica de SySO y los procedimientos y requisitos del sistema de gestin de SySO, incluyendo la preparacin y respuesta ante emergencias (ver 4.4.7); c) las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados Los procedimientos de formacin deben considerar los distintos niveles de: a) responsabilidad, habilidad, habilidades de lenguaje y educacin; y b) riesgo

b)

1.4.3.

Comunicacin, participacin y consulta

1.4.3.1. Comunicacin En relacin a sus peligros de SySO y el sistema de gestin de SySO, la organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para a) la comunicacin interna entre los diversos niveles y funciones de la organizacin; b) la comunicacin con los contratistas y otros visitantes a los lugares de trabajo; c) recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas. 1.4.3.2. Participacin y consulta La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: a) la participacin de los trabajadores por su: _ apropiada participacin en la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de controles; _ apropiada participacin en la investigacin de incidentes; _ Participacin en el desarrollo y revisin de polticas y objetivos de SySO; _ ser consultados en los casos en que se produzcan cambios que afecten su salud y la seguridad en el lugar de trabajo; _ tener representacin sobre temas de salud y seguridad. Los trabajadores deben estar informados respecto a los arreglos de participacin, incluyendo quin o quines son sus representantes en materia de SySO. b) La consulta a los contratistas cuando haya cambios que afecten su salud y la seguridad en el lugar de trabajo. La organizacin debe asegurar que, cuando sea apropiado, las pertinentes partes interesadas externas sean consultadas por temas de SySO si corresponde.

1.4.4.

Documentacin

La documentacin del sistema de gestin de SySO debe incluir: a) la poltica y objetivos de SySO; b) la descripcin del alcance del sistema de gestin de SySO; c) la descripcin de los principales elementos del sistema de gestin de SySO y de su interaccin, y una referencia con los documentos relacionados; d) los documentos, incluyendo los registros, requeridos por esta Norma, y e) los documentos, incluyendo los registros, determinados por la organizacin como necesarios para asegurar la eficacia de la planificacin, operacin y control de los procesos relacionados con la gestin de sus riesgos de SySO.

1.4.5. Control de documentos Los documentos requeridos por el sistema de gestin de SySO y por esta norma se deben controlar. Los registros son un tipo especial de documento.

La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: a) aprobar los documentos con relacin a su adecuacin antes de su emisin b) revisar y actualizar los documentos, cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente; c) asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los documentos; d) asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables estn disponibles en los puntos de uso; e) asegurarse que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables; f) asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la organizacin ha determinado que son necesarios para la planificacin y operacin del sistema de gestin de SySO y se controla su distribucin; g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn. 1.4.6. Control operacional

La organizacin debe determinar aquellas operaciones y actividades que estn asociadas con los peligros identificados donde la implementacin de controles sea necesaria para gestionar los riesgos de SySO. Para estas operaciones y actividades, la organizacin debe implementar y mantener: a) controles operativos, cuando sea aplicable a la organizacin y sus actividades; la organizacin debe integrar esos controles operativos al sistema de gestin de SySO en su conjunto. b) controles relacionados con compra de bienes, equipamiento y servicios;

c) controles relacionados con sus contratistas y otros visitantes al lugar de trabajo; d) procedimientos documentados para cubrir situaciones en que su ausencia podra llevar a desviaciones de la poltica y objetivos de SySO; e) establecer criterios operativos cuando su ausencia podra llevar a desviaciones de la poltica y objetivos de SySO; 1.4.7. Preparacin y respuesta ante emergencias

La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos: a) para identificar su potencial ante situaciones de emergencia; b) para responder a tales situaciones de emergencia. La organizacin debe responder a las situaciones de emergencia reales y prevenir o mitigar las consecuencias adversas de SySO, asociadas con aquellas. En la planificacin de su respuesta ante emergencias la organizacin debe tomar en cuenta las necesidades de las partes interesadas relevantes, por ejemplo servicios de emergencia y vecinos. La organizacin debe tambin probar peridicamente sus procedimientos para responder a las situaciones de emergencia, cuando ello sea factible, con la participacin de las partes interesadas pertinentes, segn sea apropiado.

La organizacin debe peridicamente rever y, si fuera necesario, revisar sus procedimientos de preparacin y respuestas ante emergencias, en particular luego del ensayo peridico y despus que hayan ocurrido situaciones de emergencia. 1.5. Verificacin 1.5.1. Medicin del desempeo y seguimiento

La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para el seguimiento y medicin del desempeo de SySO en forma sistemtica. Estos procedimientos deben proveer: a) medidas cualitativas y cuantitativas, adaptadas a las necesidades de la organizacin; b) seguimiento de la medida en que se cumplen los objetivos de la organizacin en materia de SySO; c) seguimiento de la eficacia de los controles (tanto para salud como para seguridad); d) medidas proactivas del desempeo que siguen la conformidad con el programa de SySO, los controles, y los criterios operativos, ; e) medidas reactivas del desempeo para el seguimiento de, enfermedades, incidentes (incluyendo accidentes, cuasi-incidentes) y otra evidencia histrica de un desempeo deficiente en materia de SySO; f) registros de los datos y resultados del seguimiento y las mediciones, suficiente para facilitar el posterior anlisis de las acciones correctivas y preventivas.

Si se requiere equipamiento para las mediciones y seguimiento del desempeo, la organizacin debe establecer y mantener procedimientos para la calibracin y mantenimiento de dichos equipos. Deben conservarse los registros de las actividades de calibracin y mantenimiento. 1.5.2. Evaluacin de cumplimiento

1.5.2.1. En coherencia con su compromiso de cumplimiento, la organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar peridicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. La organizacin debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones peridicas. NOTA La frecuencia de las evaluaciones peridicas puede variar dependiendo de los diferentes requisitos legales. 1.5.2.2. La organizacin debe evaluar el cumplimiento de otros requisitos que suscriba La organizacin puede combinar esta evaluacin con la evaluacin del cumplimiento legal o establecer y uno o varios procedimientos separados. La organizacin debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones peridicas.

NOTA La frecuencia de las evaluaciones peridicas puede variar dependiendo de los diferentes requisitos a los cuales la organizacin suscribe.

1.5.3.

Investigacin de incidentes, no conformidades, acciones correctivas y preventivas

1.5.3.1. Investigacin de incidentes La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para registrar, investigar y analizar incidentes con el fin de: a) determinar deficiencias subyacentes y otros factores que podran ser causa o contribuir a la ocurrencia de incidentes]; b) identificar la necesidad de una accin correctiva c) identificar oportunidades de una accin preventiva d) identificar oportunidades de mejora continua e) comunicar los resultados de tales investigaciones. Las investigaciones pueden ser realizadas de manera oportuna. Cualquier identificacin necesaria para una accin correctiva u oportunidades para accin preventiva debe ser tratada en acuerdo con las partes relevantes de 4.5.3.2. Los resultados de las investigaciones de incidentes deben ser documentados y conservados.

1.5.3.2. No conformidades, acciones correctivas y preventivas La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la resolucin de no conformidades reales y potenciales, y para tomar acciones correctiva o preventiva. Los procedimientos deben definir requisitos para: a) identificar y corregir no conformidades y tomar acciones para mitigar las consecuencias de SySO; b) investigar no conformidades, determinando sus causas y tomando acciones a fin de evitar su recurrencia; c) evaluar la necesidad de acciones para prevenir no conformidades e implementar apropiadas acciones diseadas para evitar su ocurrencia; d) registrar y comunicar los resultados de las acciones correctivas y preventivas tomadas; y e) revisar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas tomadas. Cuando las acciones correctivas y preventivas identifican peligros nuevos o modificados o la necesidad de controles nuevos o modificados, el procedimiento debe exigir que las acciones propuestas se tomen mediante una evaluacin de riesgos antes de su aplicacin. Toda accin correctiva o preventiva tomada para eliminar las causas de no conformidades reales o potenciales deben ser apropiadas a la magnitud de los problemas y tener relacin al riesgo de SySO encontrado. La organizacin debe asegurar que todos los cambios que surjan a raz de acciones correctivas y preventivas, sean incluidos en los documentos del sistema de gestin de

SySO.

1.5.4.

Control de los registros

La organizacin debe establecer y mantener los registros que sean necesarios para demostrar conformidad con los requisitos de su sistema de gestin de SySO y la presente norma de SySO, y los resultados obtenidos. La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, retencin y disposicin de los registros. Los registros deben ser y mantenerse legibles, identificables y rastreables.

REQUISITOS ADICIONALES PARA CERTIFICACIN ISO 14001 La certificacin de Sistemas de Gestin Ambiental segn ISO 14001 consiste en dos fases. La auditora fase 1 normalmente se realiza in situ. La fase 1 tambin incluye una revisin de la documentacin del sistema. En este sentido, el auditor jefe y el cliente deben acordar donde realizar esta revisin de la documentacin. La auditora fase 2 es la auditora de certificacin. La auditora fase I incluye una visita a las instalaciones para visitar las reas de mayor impacto medioambiental. Para la revisin de la documentacin la empresa debe facilitar a los auditores la siguiente documentacin e informacin, al ser posible: Documentacin del SGA incluidos procedimientos (si es posible, incluir una lista de referencias cruzadas entre documentacin y requisito de la norma en cuestin) Perfil de la organizacin y sus procesos claves. Listado de los aspectos ambientales y los impactos asociados y un listado de los aspectos ambientales ms significativos. Los medios para implantar el proceso de mejora continua Un resumen de la legislacin ambiental aplicable (incluidas licencias / permisos) y todas los acuerdos con las Administraciones Pblicas. Plan de auditoras internas e informes. La siguiente documentacin puede revisarse en la fase 1 por solicitud del auditor o deber estar disponible para una revisin ms exhaustiva durante la auditora fase 2: Requisitos establecidos en las licencias / permisos. Registros que demuestren el cumplimiento de los requisitos legales,

incluyendo entre otros aspectos los registros de incidentes e infracciones de la legislacin ambiental y la correspondencia ms relevante con las administraciones. Detalle de las no conformidades internas detectadas en el ltimo ao (o desde que se implanto el SGA s no ha transcurrido tanto tiempo) y de las acciones correctivas y preventivas relacionadas. Registros de todas las comunicaciones recibidas relacionadas con el SGA y las medidas implantadas al efecto. Auditora fase 2: Permite certificar que la organizacin procede segn su poltica, objetivos y procedimientos y certificar que el SGA es conforme con todos los requisitos de la norma ISO 14001 y considera los objetivos establecidos en el marco de la poltica de la organizacin. Mantenimiento y auditora de renovacin: Normalmente las auditoras de mantenimiento cubren los siguientes aspectos: Cumplimiento de los objetivos ambientales Entrevistas con el equipo responsable del SGA Eficacia del procedimiento establecido para la recepcin, registro y respuesta de las notificaciones relevantes

con las partes externas interesadas. Eficacia del procedimiento de las revisiones peridicas por la direccin y verificar el cumplimiento de la legislacin ambiental y los requisitos legales Estado de los planes de gestin ambiental Seguimiento de las conclusiones extradas en la auditora interna Acciones emprendidas como consecuencia de las reclamaciones Uso del certificado (y de los logos, en el caso aplicable) con fines publicitarios 4. TRANSFERENCIA DE CERTIFICADOS En el caso de transferencia de certificados se debe anexar al Cuestionario para la evaluacin los siguientes documentos: Una copia del certificado en vigor, Los informes de auditora (ltimo ciclo de certificacin) Listado de acciones o Informes de no conformidad. Toda esta informacin se tiene en cuenta en la elaboracin del presupuesto. En el caso de que el certificado no est emitido por una entidad firmante de MLA, EA, PAC, IAAC o IAF se considerar como un nuevo cliente. Adems salvo en casos excepcionales ser necesaria una visita in situ antes de llevar a cabo la siguiente auditora del ciclo. Dicha visita se facturar al cliente. En la certificacin de SPRL segn la Ley de Prevencin de Riesgos Laborales 31/1995 y Reglamento de los Servicios de Prevencin 39/1997 no se contempla la transferencia de certificados.