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INGRESO DE PERSONAL ADMINISTRATIVO

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Jefe Seccin de Relaciones Laborales

Jefe Divisin de Recursos Humanos

TABLA DE CONTENIDO 1 2 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 4 4.1 OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Concurso Externo Concurso Interno Empleado Pblico Administrativo Personal a Termino Fijo Provisional Supernumerario Trabajador Oficial Vinculacin POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES Normatividad, Polticas y Condiciones Generales 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 5 5

4.2 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Seleccin de Personal Administrativo 4.3 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Vinculacin de Empleados Pblicos Administrativo 4.4 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Vinculacin de Trabajadores Oficiales

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4.5 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Seleccin y Vinculacin de Funcionarios de Libre Nombramiento y Remocin 4.6 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Seleccin y Vinculacin de Supernumerarios y Provisionales 4.7 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Seleccin y Vinculacin de Personal a Trmino Fijo

5 5 6

4.8 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Carnetizacin de Personal 6 5 6 6.1 6.2 6.3 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL PROCEDIMIENTOS Seleccin de Personal Administrativo Vinculacin de Empleados Pblicos Administrativos Vinculacin de Trabajadores Oficiales 6 7 7 11 15 17 18 19 21 23 23 23 23

6.4 Seleccin y Vinculacin de Funcionarios de Libre Nombramiento y Remocin 6.5 6.6 6.7 7 8 9 9.1 Seleccin y Vinculacin de Supernumerarios y Provisionales Seleccin y Vinculacin de Personal a Trmino Fijo Carnetizacin de Personal PROCESOS RELACIONADOS FORMATOS ANEXOS Formularios de Seguridad Social

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1 OBJETIVO Describir los procedimientos que detallan las actividades que deben realizarse para el ingreso de personal Administrativo: Empleado Pblico o Trabajador Oficial.

2 ALCANCE El manual contiene desde las Actividades de Convocatorias, hasta su carnetizacin que lo identifica como funcionario de la Universidad.

3 DEFINICIONES 3.1 Concurso Externo Se realiza cuando las vacantes no son provistas mediante Concurso Interno. 3.2 Concurso de Ascenso Se realiza cuando las vacantes no son provistas mediante Traslado. Pueden participar funcionarios de todas las dependencias de la Universidad, siempre y cuando cumplan con los requisitos mnimos exigidos y laboren en un cargo de menor nivel. 3.3 Empleado Pblico Administrativo Son empleados pblicos quienes sean vinculados por la Universidad a travs de una relacin legal reglamentaria. 3.4 Personal a Termino Fijo Es aquel que tiene un lmite en el tiempo. Las partes determinan exactamente la fecha en que ha de terminarse el contrato. 3.5 Provisional Se aplica cuando no es posible proveer de manera definitiva un cargo con empleados que renan los requisitos mnimos para su desempeo, o que sea necesario hacer una seleccin mediante el sistema de mritos y que no pueda efectuarse el concurso correspondiente. La duracin de un nombramiento provisional no podr exceder de cuatro (4) meses, circunstancia esta que deber consignarse en el acto administrativo correspondiente

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3.6 Supernumerario El personal supernumerario se desempea en actividades temporales en cargos de Empleados Administrativos por motivo de permisos sindicales permanentes, vacancia transitoria producida por licencias, incapacidades y comisiones y para desarrollar actividades de carcter netamente transitorio. Su vinculacin se efectuar hasta por un mximo de tres meses y no tendrn el carcter de empleados pblicos, ni de trabajadores oficiales. 3.7 Trabajador Oficial Son trabajadores oficiales aquellas personas que sean vinculadas a la Universidad por una relacin de carcter contractual laboral, as prevista por la normatividad interna de la Universidad. Los trabajadores oficiales se regirn por lo previsto en el respectivo contrato, la Convencin Colectiva de Trabajo vigente y el reglamento interno de trabajo. 3.8 Vinculacin Proceso para el trmite de documentos, revisin de antecedentes y afiliaciones requeridas para la inclusin en planta de un nuevo funcionario, as como la metodologa para que reciba la induccin institucional y en el puesto de trabajo.

4 POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1 Normatividad, Polticas y Condiciones Generales Acuerdo No. 004 de 1984, del Consejo Superior "Por el cual se expide el Estatuto de Personal Administrativo " Convencin Colectiva 4.2 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Seleccin de Personal Administrativo Decreto Ley 1042 de 1978. Artculo 83. "Para suplir las vacantes temporales de los empleados pblicos, podr vincularse personal supernumerario". Resolucin No. 010. Febrero 13 del 2004. Del Consejo Superior. " Por la cual se otorga una autorizacin" para suplir las vacantes temporales de los empleados pblicos con personal supernumerario y Trabajadores Oficiales.

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4.3 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Vinculacin de Empleados Pblicos Administrativo En las vinculaciones definitivas, si el candidato nombrado no acepta su vinculacin se debe llamar al siguiente en la lista de elegibles para el cargo que se va a proveer. Aquel candidato que no acepte su vinculacin, debe expresarlo por medio de una carta, la cual quedar como constancia de la decisin tomada por el mismo. Cuando el candidato seleccionado no pasa el examen de Salud Ocupacional, se le comunica que no puede seguir con el proceso y se llama al siguiente en la lista de elegibles. 4.4 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Vinculacin de Trabajadores Oficiales En caso de que el candidato seleccionado no acepte la vinculacin definitiva al cargo en la Universidad, la Divisin de Recursos Humanos seleccionar a la siguiente persona en la lista de elegibles para el cargo que se va a proveer. Aquel candidato que no acepte su vinculacin, debe expresarlo a travs de una comunicacin escrita, la cual quedar como constancia de la decisin tomada por el mismo. Cuando el candidato seleccionado no pasa el examen de Salud Ocupacional, la Seccin de Relaciones Laborales se encarga de comunicar a la persona, que no puede continuar con el proceso de vinculacin y se contacta al siguiente en la lista de elegibles. 4.5 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Seleccin y Vinculacin de Funcionarios de Libre Nombramiento y Remocin El personal de libre nombramiento y remocin pertenece a la rama de los Administrativos, el cual integra el personal administrativo de la Universidad del Valle. 4.6 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Seleccin y Vinculacin de Supernumerarios y Provisionales

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Los supernumerarios se vincularn con la asignacin correspondiente al grado 01 del cargo al cual correspondan sus funciones. La Resolucin de Nombramiento se realiza segn la duracin del reemplazo, y por un mximo de tres (3) meses para Supernumerario. 4.7 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Seleccin y Vinculacin de Personal a Trmino Fijo Este procedimiento se desarrolla para reemplazar Trabajadores Oficiales (Aseador, Jardinero, Plomero o Electricista), por incapacidad mdica, comisin no remunerada, licencia no remunerada, licencia de maternidad y permiso sindical permanente. Para la contratacin de trabajo a Trmino Fijo, los funcionarios se vincularn con la asignacin correspondiente al grado 01 del cargo al cual correspondan sus funciones y las prestaciones sociales sern las establecidas en la Ley. 4.8 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Carnetizacin de Personal Para la emisin de carns de identificacin de funcionarios pblicos de la Universidad del Valle, se debe diligenciar semanalmente la informacin requerida (datos del funcionario), en los listados propios de la empresa contratista. El nmero mnimo de carns que semanalmente conforman el listado de remisin, es de veinte (20). 5 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL (No Aplica)

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6 PROCEDIMIENTOS : Indica que se trata de una Actividad de Control. 6.1 Seleccin de Personal Administrativo
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Apertura de A- Elaborar proyecto de convocatoria con la Concurso Interno o siguiente informacin: tipo de convocatoria Externo (Interna o Externa), informacin del cargo (denominacin, grado, cdigo y salario), ubicacin orgnica y jerrquica, nmero de vacantes, Profesional de Proyecto de requisitos mnimos, funciones especficas, cronograma (lugar y fecha de inscripciones, Relaciones Laborales Convocatoria (Interna (Psiclogo) o Externa) pruebas, reclamaciones, publicacin de listados definitivos), tipos de pruebas, carcter de las pruebas (clasificatorias o eliminatorias), valor de las pruebas y puntaje mnimo de aprobacin del concurso. B- Revisar y dar convocatoria. Jefe Seccin Relaciones Laborales Jefe Divisin Recursos Humanos. C- Revisar y dar Vo.Bo. al proyecto de Vicerrector convocatoria. Administrativo D- Aprobar la Convocatoria y devolverla al Rector Profesional de Relaciones Laborales. E- Publicar Convocatoria, en Pgina Web de la Profesional de Universidad, Cartelera de Recursos Humanos y Relaciones Laborales en Carteleras de Facultades, Institutos, Escuelas (Psiclogo) y Coordinaciones Administrativas. Cuando es Jefe Seccin concurso externo publicar convocatoria en diario Relaciones Laborales de circulacin nacional. F- Imprimir y entregar a los aspirantes el formato Profesional de de Hoja de Vida, el cual contiene un instructivo de Formato de Hoja de diligenciamiento y las instrucciones para Relaciones Laborales Vida (Psiclogo) inscripcin a concursos. G- Recibir las inscripciones a la Convocatoria, en Profesional de los das estipulados y diligenciar el comprobante Relaciones Laborales de inscripcin. (Psiclogo) H- Elaborar el informe de inscripciones, que Profesional de contiene el nmero de hojas de vida recibidas por Relaciones Laborales cada convocatoria. (Psiclogo) Comprobante de inscripcin Informe de Inscripciones Vo.Bo. al proyecto de

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REGISTROS

ACTIVIDAD RESPONSABLE I- Repetir las actividades A a F (como Concurso Profesional de Externo), si el Concurso Interno se declara Relaciones Laborales desierto. (Psiclogo) A- Revisar los documentos de inscripcin, confrontarlos con los requisitos de la Profesional de convocatoria, y aplicar, segn el caso el Decreto Relaciones Laborales de Equivalencia. (Psiclogo)

2. Lista de Admitidos y No Admitidos

B- Elaborar Listado de Admitidos y No Admitidos, Profesional de Listado de Admitidos aclarando el motivo de la no admisin. Relaciones Laborales y No Admitidos (Psiclogo) C- Revisar y firmar el Listado de Admitidos y No Jefe de Relaciones Admitidos. Laborales D- Publicar el Listado de Admitidos y No Profesional de Admitidos en Cartelera de Recursos Humanos y Relaciones Laborales Pgina Web de la Universidad. (Psiclogo) Jefe Seccin Relaciones Laborales 3. Reclamaciones A- Atender los reclamos por no admisin y recibir Profesional de documentos adicionales aportados por aspirantes. Relaciones Laborales (Psiclogo) B- Revisar los documentos entregados por los Profesional de aspirantes. Relaciones Laborales (Psiclogo) C- Elaborar Listado definitivo de Admitidos. Profesional de Listado definitivo de Relaciones Laborales Admitidos (Psiclogo) D- Revisar y firmar el Listado definitivo de Jefe Seccin Admitidos. Relaciones Laborales E- Publicar el Listado definitivo de Admitidos, en Profesional de Cartelera de Recursos Humanos y Pgina Web Relaciones Laborales Listado definitivo de Admitidos de la Universidad. (Psiclogo) 4. Pruebas de A- Definir la prueba de conocimiento especfica Profesional de Prueba de Conocimiento para la convocatoria. Relaciones Laborales Conocimiento (Psiclogo) B- Solicitar por escrito, las pruebas de Profesional de conocimiento a la Dependencia respectiva, si las Relaciones Laborales pruebas no existen en el banco de pruebas. (Psiclogo) C- Elaborar la prueba de conocimiento y enviarla al Profesional de Relaciones Laborales Jefe de Dependencia (Psiclogo).

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RESPONSABLE Profesional de Relaciones Laborales (Psiclogo) REGISTROS

ACTIVIDAD D- Revisar la prueba de conocimiento.

E- Establecer cronograma y reservar sala para la Profesional de realizacin de las pruebas. Relaciones Laborales (Psiclogo) F- Solicitar mediante comunicacin escrita, un Profesional de veedor de Sintraunicol. Relaciones Laborales (Psiclogo) G- Publicar en Cartelera de Recursos Humanos y Profesional de Pgina Web de la Universidad, las fechas de Relaciones Laborales realizacin de las pruebas. (Psiclogo) H- Aplicar las pruebas de conocimiento. Profesional de Prueba de Relaciones Laborales Conocimiento (Psiclogo) I- Calificar las pruebas de conocimiento. Profesional de Relaciones Laborales (Psiclogo) J- Elaborar Listas de Resultados y presentar al Profesional de Jefe de Relaciones Laborales, para revisin. Relaciones Laborales Listas de Resultados (Psiclogo) K- Firmar Listas de Resultados. Jefe Seccin Relaciones Laborales L- Publicar las Listas de Resultados en Cartelera Profesional de de Recursos Humanos y Pgina Web de la Relaciones Laborales Universidad. (Psiclogo) - Jefe Seccin de Relaciones Laborales 5. Pruebas Psicotcnicas y Anlisis de Antecedentes A- Seleccionar las materias de pruebas a aplicar, Profesional de de acuerdo al cargo. Relaciones Laborales (Psiclogo) B- Realizar las actividades E a K de la Etapa 2. Profesional de Pruebas de Conocimiento. Relaciones Laborales (Psiclogo) C- Estudiar Hoja de Vida del candidato segn los Formato de Hoja de soportes suministrados y asignar puntajes en el Profesional de Vida para Concursos formato Anlisis de Antecedentes, de acuerdo a lo Relaciones Laborales no Docente establecido en la normatividad. (Psiclogo) Formato Anlisis de Antecedentes

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ETAPA 6. Entrevistas

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7. Resultados del Concurso

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS A- Brindar induccin a los Jefes de Dependencia, Profesional de sobre la realizacin de las entrevistas, y el uso del Relaciones Laborales Formato de formato de la misma. (Psiclogo) Entrevista Jefe de Dependencia B- Solicitar mediante comunicacin escrita, un Profesional de veedor de Sintraunicol. Relaciones Laborales (Psiclogo) C- Realizar entrevistas. Profesional de Relaciones Laborales (Psiclogo) Jefe de Dependencia D- Asignar calificaciones respectivas a las Profesional de entrevistas. Relaciones Laborales (Psiclogo) Jefe de Dependencia E- Elaborar Listas de Resultados de entrevistas. Profesional de Relaciones Laborales Listas de Resultados (Psiclogo) A- Elaborar un informe donde se consignen en estricto orden de mritos, los aspirantes que Profesional de cumplen con los requisitos para ser elegibles (Lista de Elegibles), segn Listas de Resultados Relaciones Laborales Lista de Elegibles (Psiclogo) de pruebas de conocimiento, pruebas psicotcnicas, antecedentes y entrevistas. B- Revisar y firmar Lista de Elegibles. Jefe Seccin Relaciones Laborales

C- Entregar la Lista de Elegibles y las Hojas de Profesional de Vida de los candidatos seleccionados, al Profesional de Relaciones Laborales, para su Relaciones Laborales (Psiclogo) respectiva vinculacin. D- Publicar la Lista de Elegibles en Cartelera de Profesional de Recursos Humanos y Pgina Web de la Relaciones Laborales Universidad. (Psiclogo) , Jefe Seccin Relaciones Laborales E- Recopilar la informacin de cada convocatoria Profesional de y archivar en sus respectivas carpetas en el Relaciones Laborales archivo de Seleccin de Personal. (Psiclogo)

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6.2 Vinculacin de Empleados Pblicos Administrativos

ETAPA 1. Entrega de documentos para inicio del proceso de vinculacin ACTIVIDAD RESPONSABLE A- Recibir la Lista de Elegibles y las Hojas de Vida de las personas seleccionadas, del Profesional de Profesional de Relaciones Laborales (Psiclogo), Relaciones Laborales para iniciar la vinculacin. B- Elaborar y enviar Cartas de Comunicacin para las personas seleccionadas, aclarando que han Profesional de sido seleccionadas; que tienen un plazo de 5 Relaciones Laborales das para confirmar mediante carta si aceptan el nombramiento. C- Contestar carta de comunicacin con la respectiva decisin y entregarla personalmente en la Divisin de Recursos Humanos. Persona Seleccionada REGISTROS

D- Entregar a la persona seleccionada, el documento "Instructivo de Vinculaciones", anexar todos los formatos relacionados en dicho documento, incluidos los de vinculacin a Profesional de seguridad social, segn su eleccin, explicar el proceso a seguir y cual es el plazo mximo para Relaciones Laborales tramitar los requisitos para el Examen de Mdico de Ingreso, de cuyo resultado depende la continuidad del proceso. E- Llamar al siguiente en la Lista de Elegibles y repetir las actividades A y B de la presente Etapa, Profesional de si la persona seleccionada no acepta su Relaciones Laborales nombramiento. 2. Examen de Salud A- Elaborar y enviar comunicacin escrita a la Ocupacional seccin de Salud Ocupacional, solicitando Profesional de practicar examen mdico de ingreso a las personas seleccionadas, indicando sus nombres y Relaciones Laborales cargo al que aspiran. B- Programar citas para el examen de Salud Secretaria de Ocupacional. Salud Ocupacional C- Comunicar telefnicamente a cada uno de las Secretaria de personas seleccionadas la fecha y la hora del Salud Ocupacional examen de Salud Ocupacional. D- Tramitar los documentos Exmenes clnicos, Fotocopia de la historia clnica y Fotocopia del documento de identidad. Persona Seleccionada

Instructivo de Vinculaciones

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ETAPA

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RESPONSABLE Persona Seleccionada REGISTROS

ACTIVIDAD E- Presentar el examen de Salud Ocupacional.

F- Elaborar y enviar a la Divisin de Recursos Humanos, Informe de Salud Ocupacional Profesional de Salud definiendo si la persona seleccionada es Apta o Ocupacional No Apta. G- Elaborar una comunicacin escrita a la persona seleccionada, especificando el motivo por el cual no puede ser nombrada (si el resultado Profesional de del examen mdico de ingreso indica que es "No Relaciones Laborales Apta"), solicitar firma del Jefe de Divisin de Recursos Humanos y anexar el Informe de Salud Ocupacional. H- Seleccionar al siguiente en la Lista de Profesional de Elegibles y repetir las Etapas 1 y 2 del presente Relaciones Laborales Procedimiento. 3. Imputacin Presupuestal A- Elaborar la Imputacin Presupuestal de cada una de las personas seleccionadas en la respectiva Dependencia y diligenciar los datos en el formato Solicitud de Registro Presupuestal para Novedades por Fondo Comn. B- Dar VoBo a la Imputacin Presupuestal.

Informe de Salud Ocupacional

Lista de Elegibles

Secretaria de la Dependencia

Solicitud de Registro Presupuestal Vinculaciones -Fondo Comn-

Coordinador Administrativo de la Dependencia

C- Reclamar el Formato Solicitud de Registro Profesional Seccin Presupuestal para Novedades por Fondo Comn, de Relaciones en la Secretara de la Dependencia. Laborales 4. Entrega de A- Tramitar todos los documentos necesarios Documentos en para el nombramiento o contratacin, segn las Recursos Humanos indicaciones del Instructivo de Vinculaciones. B- Entregar al Profesional de Relaciones Laborales, la totalidad de documentos tramitados, despus de presentar el examen de Salud Ocupacional. C- Revisar que todos los documentos solicitados se encuentren correctamente diligenciados. Persona Seleccionada Persona Seleccionada Profesional de Relaciones Laborales Instructivo de Vinculaciones

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REGISTROS

ACTIVIDAD RESPONSABLE D- Devolver a la persona seleccionada los formularios de Seguridad Social (EPS, Pensin, Cesantas y ARP), formatos Reporte de cuenta Profesional de bancaria para pago de nmina, Actualizacin Hoja Relaciones Laborales de Vida, Plizas de Seguro, Solicitud de Carn, y Estampillas, para presentarlos el da de la posesin o contratacin. A- Elaborar el Proyecto de Resolucin de Profesional de Nombramiento, anexar el Registro Presupuestal y Relaciones Laborales presentarlos para revisin. B- Dar VoBo al formato de Solicitud de Registro Jefe Seccin Presupuestal para Novedades por Fondo Comn Relaciones Laborales y al Proyecto de Resolucin de Nombramiento. Jefe Divisin Recursos Humanos C- Firmar el formato de Solicitud de Registro Presupuestal para Novedades por Fondo Comn y al Proyecto de Resolucin de Nombramiento. Vicerrector Administrativo

5. Trmite de Resolucin de Nombramiento y Registro Presupuestal

Resolucin

D- Entregar el Registro Presupuestal para Novedades por Fondo Comn, a la Seccin de Profesional de Presupuesto para que realicen el proceso de Relaciones Laborales reserva y sea ingresado. E- Otorgar el nmero de Reserva Presupuestal en el formato Solicitud de Registro Presupuestal para Novedades por Fondo Comn. Tcnico de la Seccin de Presupuesto

F- Enviar a Secretara General, el Proyecto de Profesional de Resolucin de Nombramiento y los documentos Relaciones Laborales soporte. G- Entregar el Formato de Solicitud de Registro Profesional de Presupuestal para Novedades por Fondo Comn, Relaciones Laborales tramitado, al Tcnico de Relaciones Laborales. H- Tramitar Resolucin de Nombramiento. Secretara General I- Firmar la Resolucin Nombramiento y enviarla a Secretario General Rectora. J- Firmar la Resolucin de Nombramiento y Rector devolverla a Secretara General. K- Enviar copias de la Resolucin de Nombramiento a la Oficina Jurdica, a la Unidad Acadmico - Administrativa y a la Divisin de Secretara General Recursos Humanos.

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RESPONSABLE Secretaria de Oficina Jurdica Formato de Notificacin REGISTROS

ACTIVIDAD L- Comunicar a la Persona Seleccionada que tiene 5 das hbiles para notificarse de la resolucin.

6. Posesin de Empleados Pblicos

M- Acudir a la Oficina Jurdica para notificarse del Persona nombramiento. Seleccionada A- Recibir de Secretara General, copia de Tcnico de Resolucin de Nombramiento, firmada por el Relaciones Laborales Rector y el Secretario General. B- Elaborar Acta de Posesin y comunicarse con Tcnico de la Persona Seleccionada para informarle que Relaciones Laborales debe presentarse a posesionarse. C- Confirmar que la Persona Seleccionada que se presenta, se haya notificado en la Oficina Jurdica y solicitarle que firme el Acta de Posesin (la Tcnico de fecha de posesin se toma como el da de Relaciones Laborales vinculacin e inicio de labores). D- Recibir de la Persona Seleccionada, los formularios de Seguridad Social (EPS, Pensin, Cesantas y ARP), formatos Reporte de cuenta Tcnico de bancaria para pago de nmina, Actualizacin Hoja Relaciones Laborales de Vida, Plizas de Seguro, Solicitud de Carn, y Estampillas. E- Cortar el desprendible Constancia de Solicitud de Carn, verificar los datos, colocar sello de Tcnico de recibido en Recursos Humanos e informarle Relaciones Laborales cuando debe reclamar su carn.

Acta de Posesin

Acta de Posesin

F- Entregar al Tcnico de Nmina el formato formato Solicitud de Solicitud de Registro Presupuestal para Registro Tcnico de Novedades por Fondo Comn, copia de la Presupuestal para Resolucin de Nombramiento y el formato Relaciones Laborales Novedades por Actualizacin Hoja de Vida. Fondo Comn 7. Ingreso al A- Diligenciar la informacin solicitada por el SIRH Sistema de Pagos y (Sistema de Informacin de Recursos Humanos), Archivo de Gestin segn el grupo de liquidacin, Formato Reporte Formato Reporte de Tcnico de la de Cuenta Bancaria para pago de Nmina y los Cuenta Bancaria para Seccin de Nmina documentos recibidos del Tcnico de Relaciones pago de Nmina Laborales, con lo cual la Persona Vinculada queda ingresada en el Sistema de Pagos.

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RESPONSABLE REGISTROS

ACTIVIDAD B- Seguir la Etapa 1. del Procedimiento 1. Afiliacin y Novedades a la Seguridad Social del Subproceso 5. Administracin de la Seguridad Social.

C- Entregar el formato Solicitud de Carn, al Tcnico de Formato Solicitud de Tcnico de Relaciones Laborales encargado de la Relaciones Laborales Carn carnetizacin del personal. D- Anexar a los originales del Acta de Posesin y formato Solicitud de Registro Presupuestal para Novedades por Fondo Comn; copia de Tcnico de Resolucin de Nombramiento, para VoBo del Jefe Relaciones Laborales Seccin de Relaciones Laborales y Jefe Divisin Recursos Humanos; y firma del Secretario General y Rector. E- Archivar Acta de Posesin original para empastarla anualmente. (Ver 1. Procedimiento de Tcnico de Archivos de Gestin, del subproceso 16. Relaciones Laborales Administracin de Archivos de la Gestin de Bienes y Servicios). F- Entregar al Archivo de Gestin de Recursos Humanos, el original del formato Solicitud de Registro Presupuestal para Novedades por Fondo Comn, la copia del Acta de Posesin y de la Tcnico de Resolucin de Nombramiento para que sean Relaciones Laborales incluidos en la Historia Laboral de la Persona Seleccionada, con su Hoja de Vida.

6.3 Vinculacin de Trabajadores Oficiales a Trmino Indefinido

ETAPA 1. Trmite de Registro Presupuestal ACTIVIDAD A- Seguir todas las actividades de las Etapas 1 a 4, del Procedimiento Vinculacin de Empleados Administrativos. B- Dar VoBo al Formato de Solicitud de Registro Presupuestal por Novedades por Fondo Comn RESPONSABLE REGISTROS

Solicitud de Registro Jefe Divisin de Presupuestal Recursos Humanos Vinculaciones -Fondo ComnVicerrector Administrativo

C- Aprobar el Formato de Solicitud de Registro Presupuestal por Novedades por Fondo Comn

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REGISTROS

ACTIVIDAD RESPONSABLE D- Entregar el Registro Presupuestal por Novedades por Fondo Comn, a la Seccin de Profesional de Presupuesto para que realicen el proceso de Relaciones Laborales reserva y sea ingresado. E- Otorgar el nmero de Reserva Presupuestal en el formato Solicitud de Registro Presupuestal para Novedades por Fondo Comn. Tcnico de la Seccin de Presupuesto

2. Trmite de Contratacin

A- Elaborar el contrato de trabajo.

Profesional de Contrato de trabajo Relaciones Laborales

B- Enviar el Contrato, los resultados de la Convocatoria y los documentos soporte Profesional de entregados por la Persona Seleccionada, para Relaciones Laborales revisin de la Oficina Jurdica. C- Revisar los documentos recibidos y enviar a Profesional Oficina Rectora. Jurdica D- Firmar el Contrato y enviarlo a Recursos Rector Humanos. E- Comunicar a la persona seleccionada que Profesional de debe acercarse a Recursos Humanos para Relaciones Laborales entregar documentos y firmar el contrato. F- Recibir de la Persona Seleccionada, los formularios de Seguridad Social (EPS, Pensin, Cesantas y ARP), formatos para Reportar cuenta Tcnico de bancaria para pago de nmina, para Actualizacin Relaciones Laborales Hoja de Vida, Plizas de Seguro, para Solicitud de Carn y estampillas.

Formularios de Seguridad Social

G- Cortar el desprendible Constancia de Solicitud de Carn, verificar los datos, colocar sello de Tcnico de Formato Solicitud de recibido en Recursos Humanos e informarle Relaciones Laborales Carn cuando debe reclamar su carn. H- Firmar el contrato de trabajo en la Divisin de Persona Recursos Humanos. Seleccionada I- Entregar al Tcnico de Nmina el formato Formato Solicitud de Registro Presupuestal para Tcnico de Novedades por Fondo Comn, copia de Contrato Relaciones Laborales Actualizacin Hoja de Vida y el formato Actualizacin Hoja de Vida. 3. Ingreso al A- Seguir las Actividades A a H de la Etapa 7. Formato Reporte de Sistema de Pagos y Ingreso al Sistema de Pagos y Archivo de Tcnico de Nmina Cuenta Bancaria para Archivo de Gestin Gestin. pago de Nmina

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REGISTROS

ACTIVIDAD RESPONSABLE B- Enviar copia del Contrato y de los formularios de Seguridad Social al Archivo de Gestin de Recursos Humanos, para que sean incluidos en la Historia Laboral de la Persona Seleccionada. (Ver Tcnico de 1. Procedimiento de Archivos de Gestin, del Relaciones Laborales Manual de Administracin de Archivos).

6.4 Seleccin y Vinculacin de Funcionarios de Libre Nombramiento y Remocin

ETAPA 1. Proceso de Seleccin ACTIVIDAD A- Verificar si existe la vacante en la planta de cargos. B- Solicitar el perfil a la Dependencia del cargo. RESPONSABLE Profesional de Relaciones Laborales Profesional de Relaciones Laborales Profesional y Psiclogo de Relaciones Laborales Jefe de la Dependencia Jefe de la Dependencia Psiclogo de Relaciones Laborales REGISTROS

C- Enviar las Hojas de Vida del personal que cumplan con el perfil a la Dependencia solicitante.

D- Estudiar las Hojas de Vidas y criterios. E- Realizar la preseleccin de las Hojas de Vida para la entrevista. F- Programar las entrevistas con el candidato.

G- Llevar a cabo las entrevistas. Realizar los Profesional de pasos de la Etapa 6. Entrevistas, del Seccin de procedimiento 1. Seleccin de Personal Relaciones Laborales Administrativo, del subproceso Ingreso de (Psiclogo), Personal Administrativos. Jefe de Dependencia H- Seleccionar la persona de acuerdo con el Jefe de la puntaje obtenido en la entrevista realizada. Dependencia A- Informar al candidato, mediante comunicacin Profesional de escrita, que ha sido seleccionado para que Relaciones Laborales informe su aceptacin.

Formato de Entrevista

2. Proceso de Vinculacin

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REGISTROS

ACTIVIDAD RESPONSABLE B-Entregar los documentos y requisitos para la Profesional de vinculacin. Relaciones Laborales C- Realizar los pasos de la Etapa 4, 5, 6 y 7 del procedimiento 2. Vinculacin de Empleados Profesional de Administrativos, del subproceso Ingreso de Personal Administrativo. Relaciones Laborales

6.5 Seleccin y Vinculacin de Supernumerarios y Provisionales

ETAPA 1. Seleccin y Vinculacin ACTIVIDAD A- Recibir de la Dependencia, la solicitud para realizar reemplazo, indicando el motivo. RESPONSABLE Profesional y/o Psiclogo de Relaciones Laborales REGISTROS

B- Estudiar las Hojas de Vida y seleccionar lasque Profesional de cumplan con el perfil y especificaciones del cargo; Relaciones Laborales y enviarlas a la Dependencia. (Psiclogo) C- Revisar las Hojas de Vida, seleccionar a la persona e informar a la Divisin de Recursos Jefe de Dependencia Humanos. D- Solicitar a la persona seleccionada los Profesional y/o documentos que acreditan su Hoja de Vida Psiclogo de (estudios, capacitaciones, experiencia, etc.), en Relaciones Laborales caso que no los tenga certificados previamente. E- Recibir de la persona seleccionada, los documentos que acreditan su Hoja de Vida. Profesional y/o Psiclogo de Relaciones Laborales

F- Revisar que los documentos aportados Profesional de demuestren el cumplimiento de los requisitos Relaciones Laborales especificados en el Manual de Funciones. (Psiclogo) G- Informar al Jefe de la Dependencia solicitante, y a la persona seleccionada, que no contina el proceso, en caso que no cumpla con los Profesional de requisitos especificados en el Manual de Relaciones Laborales Funciones; y volver a la Actividad B de la presente Etapa.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS H- Informar a la persona seleccionada que debe iniciar el proceso de vinculacin, en caso que Profesional de cumpla con los requisitos del Manual de Relaciones Laborales Manual de Funciones Funciones. I- Entregar a la persona seleccionada, el documento "Instructivo de Vinculaciones", anexar todos los formatos relacionados en dicho documento, incluidos los de vinculacin a Profesional de seguridad social, segn su eleccin, explicar el proceso a seguir y cual es el plazo mximo para Relaciones Laborales tramitar los requisitos para el Examen de Mdico de Ingreso, de cuyo resultado depende la continuidad del proceso. J- Realizar las Actividades A a G de la Etapa 2. Examen de Salud Ocupacional, del Procedimiento 2. Vinculacin de Empleados Administrativos. K- Realizar los pasos de la Etapa 4, 5, 6 y 7 del procedimiento 2. Vinculacin de Empleados Profesional de Administrativos, del subproceso Ingreso de Relaciones Laborales Personal Administrativo.

Instructivo de Vinculaciones

6.6 Seleccin y Vinculacin de Personal a Trmino Fijo

ETAPA 1. Seleccin y Vinculacin ACTIVIDAD A- Realizar las Actividades A a J de la Etapa 1. Seleccin y Vinculacin, del Procedimiento 5. Seleccin y Vinculacin de Supernumerarios y Provisionales, del subproceso 1. Ingreso de Personal Administrativo. RESPONSABLE REGISTROS

B- Diligenciar la Solicitud de Contrato de Trabajo Solicitud de Contrato a Trmino Fijo, anexar los documentos soporte y Jefe de Dependencia de Trabajo a Trmino enviarlos al Profesional de Relaciones Laborales. Fijo C- Enviar la solicitud de contrato al Tcnico de la Profesional de seccin de Nmina para su revisin. Relaciones Laborales D- Revisar que la liquidacin del contrato sea correcta y mandar la documentacin a la Divisin Tcnico de Nmina de Recursos Humanos.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE E- Recibir la liquidacin aprobada de la Divisin Financiera y enviar al Jefe de Relaciones Profesional de Laborales y al Vicerrector Administrativo para Relaciones Laborales darle el VoBo una vez se haya revisado. F- Revisar y firmar la Solicitud de Contrato de Trabajo a Trmino Fijo. Jefe Seccin de Relaciones Laborales, Vicerrector Administrativo

G- Llevar la Solicitud de Contrato de Trabajo a Profesional de Trmino Fijo, a la Seccin de Presupuesto, para Relaciones Laborales la tramitacin de la reserva presupuestal. H- Entregar la Solicitud de Contrato de Trabajo a Profesional de Trmino Fijo junto con los documentos soportes, a la Oficina Jurdica, para elaborar el contrato de Relaciones Laborales trabajo. I- Elaborar el Contrato a Trmino Fijo y enviar a Profesional Oficina Secretara General para su aprobacin. Jurdica J- Informar a la persona seleccionada que debe dirigirse a la Oficina Jurdica para firmar el Secretaria Oficina Jurdica Contrato de Trabajo a Trmino Fijo. K- Firmar el Contrato a Trmino Fijo. L- Revisar y firmar el Contrato a Trmino Fijo. Persona Seleccionada Rector

M- Ingresar a la base de datos, el nuevo contrato Secretaria Oficina de trabajo. Jurdica N- Pasar los documentos de Seguridad Social, al Profesional de Tcnico de Relaciones Laborales. Relaciones Laborales O- Informar sobre la nueva vinculacin, al Tcnico Profesional de de Seguridad Social. Relaciones Laborales P- Recibir de la Oficina Jurdica, el Contrato a Tcnico de Nmina Trmino Fijo. Q- Ingresar al SIRH (Sistema de Informacin de Recursos Humanos), el Contrato a Trmino Fijo. Tcnico de Nmina

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REGISTROS

ACTIVIDAD RESPONSABLE R- Enviar copia del Contrato y de los formularios de Seguridad Social al Archivo de Gestin de Recursos Humanos, para que sean incluidos en la Historia Laboral de la persona seleccionada. (Ver Tcnico de 1. Procedimiento de Archivos de Gestin, del Relaciones Laborales subproceso 16. Administracin de Archivos de la Gestin de Bienes y Servicios). S- Realizar los pasos de la Etapa 4, 5, 6 y 7 del procedimiento 2. Vinculacin de Empleados Tcnico de Administrativos, del subproceso Ingreso de Relaciones Laborales Personal Administrativos.

6.7 Carnetizacin de Personal

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Carnetizacin de A- A- Solicitar el carn con el formato Solicitud de Formato Solicitud de Funcionario un Nuevo Carn, en la Divisin de Recursos Humanos Carn Funcionario B- Verificar que la foto cumpla con los requisitos exigidos (tamao y fondo), el estamento del Tcnico de funcionario (Nombrado - Contratista) y la fecha de Relaciones Laborales terminacin del contrato de trabajo. C- Emitir semanalmente, listados (propios de la Tcnico de Listados de Empresa empresa contratista), con la informacin de los Relaciones Laborales Contratista carns a producir. D- Producir los carn requeridos por la Empresa Contratista Universidad del Valle. E- Recibir de la empresa contratista los carn, verificando cantidad y datos de cada uno, segn Tcnico de Recursos Orden de Remisin Humanos Empresa Contratista la orden de remisin. F- Firmar la Factura, indicando si se recibe conforme o si se presentaron anomalas. En caso Tcnico de Recursos de que se presente el ltimo caso, pasar a la Humanos Etapa 2. Duplicado por error. G- Entregar la Factura a la Secretaria de la Tcnico de Recursos Jefatura de Recursos Humanos. Humanos

Factura

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REGISTROS Cumplido Factura

ACTIVIDAD RESPONSABLE H- Elaborar cumplido y pasarlo, con la Factura, Secretaria de la para firma del Jefe de Recursos Humanos. Jefatura de Divisin Recursos Humanos I- Firmar el cumplido y enviarlo con la Factura a Vicerrectora Administrativa para el trmite de Jefe Divisin de pago, segn contrato elaborado por la Seccin de Recursos Humanos Compras y Administracin de Bienes. J- Diligenciar Constancia de Solicitud de Carn en el momento de la entrega del carn de Funcionario Pblico identificacin laboral. K- Entregar Carn, Porta carn respectivas al funcionario pblico. y Cinta Tcnico de Recursos Humanos

Constancia Entrega de Carn

2. Duplicado por Error

L- Verificar la informacin y entregar Constancia Entrega de Carn, al Tcnico de Relaciones Tcnico de Recursos Laborales para archivar en la Historia Laboral del Humanos Funcionario. (Ver 1. Procedimiento de Archivos de Gestin, del subproceso 16. Administracin de Archivos de la Gestin de Bienes y Servicios). A- Informar al Tcnico de Relaciones Laborales, Tcnico de Recursos todo tipo de anomala detectada en el carn. Humanos B- Verificar la informacin y determinar el Tcnico de responsable del error (Universidad o Empresa Relaciones Laborales Contratista). C- Incluir la informacin de los carns a repetir, en los listados de la siguiente entrega, y volver a la Tcnico de Listados de Empresa actividad C de la Etapa 1. Carnetizacin de un Relaciones Laborales Contratista nuevo funcionario. D- Informar al Jefe de Relaciones Laborales, la cantidad de carns a repetir, si el responsable fue Tcnico de la Universidad, o a la Empresa Contratista, si sta fue quien cometi el error, para tener en cuenta Relaciones Laborales en el momento de generar facturacin.

3. Duplicado por A- Informar a la Recepcionista de Recursos Deterioro, Prdida o Humanos, el problema presentado con el carn, y Hurto entregar el denuncio correspondiente.

Funcionario

Denuncio

B- Entregar al funcionario, el formato Solicitud de Tcnico de Recursos Carn. Humanos

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RESPONSABLE Funcionario REGISTROS Solicitud de Carn

ACTIVIDAD C- Diligenciar el formato Solicitud de Carn y entregarlo a la Recepcionista de Recursos Humanos.

D- Entregar al Tcnico de Relaciones Laborales, Tcnico de Recursos el formato Solicitud de Carn, diligenciado. Humanos E- Realizar las actividades B a L de la Etapa 1. Tcnico de Carnetizacin de un nuevo funcionario. Relaciones Laborales 4. Renovacin de Carn A- Solicitar renovacin del carn, al Tcnico de Relaciones Laborales. B- Verificar la fecha de trmino de la vinculacin. C- Colocar Vieta de Vencimiento sobre la antigua fecha de validez, y devolver al solicitante. Funcionario Tcnico de Relaciones Laborales Tcnico de Relaciones Laborales

7 PROCESOS RELACIONADOS Proceso Financiero Subproceso de Contratacin

8 FORMATOS Formato de Hoja de Vida para Concursos Administrativos Formato Anlisis de Antecedentes Solicitud de Registro Presupuestal Vinculaciones -Fondo ComnFormato Actualizacin Hoja de Vida Formato Reporte de Cuenta Bancaria para pago de Nmina Formato Solicitud de Carn

9 ANEXOS 9.1 Formularios de Seguridad Social

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CONTROL DE CAMBIOS NMERO

0.1

DESCRIPCIN
Versin Inicial del Manual

FECHA
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