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Osorio Sanabria, Mariutsi Alexandra; Gmez Flrez, Luis Carlos La administracin de informacin: oportunidad en la gestin de proyectos de investigacin Scientia Et Technica, vol. XVI, nm. 49, diciembre-, 2011, pp. 98-103 Universidad Tecnolgica de Pereira Pereira, Colombia
Disponible en: http://www.redalyc.org/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=84922625017

Scientia Et Technica ISSN (Versin impresa): 0122-1701 scientia@utp.edu.co Universidad Tecnolgica de Pereira Colombia

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Scientia et Technica Ao XVI, No 49, Diciembre de 2011. Universidad Tecnolgica de Pereira. ISSN 0122-1701

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La administracin de informacin: oportunidad en la gestin de proyectos de investigacin

Information Management: Opportunities in the Management of Research Projects
Mariutsi Alexandra Osorio Sanabria1, Luis Carlos Gmez Flrez2
Universidad Industrial de Santander, Santander, Colombia
maritusia@gmail.com lcgomezf@uis.edu.co

Resumen El propsito1 de este artculo es presentar una reflexin acerca de la pertinencia de administrar la informacin en la Gestin de Proyectos de Investigacin (GPI). Para esto se ha considerado el enfoque de Ecologa de Informacin y el marco de referencia internacional PMBOK, con el fin de realizar el anlisis de dificultades presentadas en la GPI. Se espera con el resultado de esta iniciativa lograr motivar el desarrollo de una propuesta de solucin, que permita la mejora de procesos, actividades y resultados de los proyectos de investigacin que se llevan a cabo en las Instituciones de Educacin Superior. Palabras clave Administracin de Proyectos, Ecologa de la Informacin, Gestin de Proyectos de Investigacin. Abstract The purpose of this paper is a reflection on the relevance of managing information in the Management of Research Projects. For this we have considered the information ecology approach and international framework PMBOK , to perform the analysis of problems presented in the GPI. Is expected to achieve a result of this initiative prompted the development of a proposed solution, which allows the improvement of processes, activities and results of research projects carried out in institutions of higher education. Key Word Project Management, Information Ecology, Research Project Management.

resultados y productos de investigacin, manteniendo y mejorando su calidad cientfica y tecnolgica. As mismo, partiendo de la idea ampliamente difundida con respecto a lo representativas que las Tecnologas de Informacin y Comunicacin (TIC) pueden ser en la administracin de la informacin y el mejoramiento de procesos, cabe mencionar que en ocasiones las organizaciones y entre ellas las Instituciones de Educacin Superior (IES) tienden a realizar grandes inversiones en infraestructura o software dejando a un lado el estudio de principios que permitan llevar a cabo una adecuada administracin de informacin. De otra parte surge el inters2 en mejorar las prcticas en cuanto a la GPI, pues se quiere participar de los beneficios que se han dispuesto por el Gobierno Nacional en los ltimos aos. En lo relacionado con el apoyo y desarrollo de la Ciencia, Tecnologa e Innovacin, se ha dado un incremento en la asignacin de recursos al Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnologa e Innovacin- Colciencias [14], que del ao 2002 al 2009 paso de 395 mil millones a 1,1 billones de pesos y de los cuales en el ao 2010, se destin 332 mil millones de pesos a inversin especialmente para proyectos de investigacin y formacin (ver Figura 1).[13] Adicionalmente, en las diferentes IES, se han estado desarrollando Agendas de Investigacin, con el nimo de orientar polticas, acciones y recursos que permitan impulsar la investigacin. De igual forma, a travs de estas iniciativas, se persigue la creacin de condiciones que permitan la integracin entre investigacin y sociedad, mediante la definicin de prioridades que orienten planes, programas y proyectos.

I.

INTRODUCCIN

Una situacin presentada frecuentemente en la Gestin de Proyectos de Investigacin (GPI), es la dispersin e inconvenientes relacionados con la captura, el registro, el almacenamiento y recuperacin de la informacin relacionada con las diferentes etapas de la GPI, a travs de la cual se requiere soportar la toma de decisiones como la formulacin de estrategias, la definicin de procesos, el desarrollo de actividades, etc., en el marco de la gestin de investigacin, de manera que permita aumentar e impulsar

Candidata a M. E. Informtica Fecha de Recepcin: 25 de Enero de 2011 Fecha de Aceptacin: 23 de noviembre de 2011

Ingeniero de Sistemas, M. Sc.

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impulsar el desarrollo socio econmico del pas a travs de la investigacin, el desarrollo y la innovacin. As mismo, el estado colombiano buscar a travs del fortalecimiento de Colciencias, la promocin de polticas pblicas para fomentar la ciencia, tecnologa e innovacin del pas. Entre sus funciones se encuentra la asignacin de recursos en el marco de diversas convocatorias que buscan incentivar la investigacin y los beneficios que esta genera a travs de la financiacin de proyectos de investigacin, tal como se refleja en la Figura 1, entre el ao 2002 a 2009 se ha presentado un aumento del 300% en el nmero de solicitudes de apoyo a proyectos de investigacin, presentadas por la comunidad cientfica nacional.

Figura 1. Inversin del sector Pblico en Actividades de Ciencia, Tecnologa e Innovacin (Fuente Observatorio de Ciencia y Tecnologa (OCYT)

Es as, cmo se presenta el inters por parte del Grupo de Investigacin y Desarrollo en Sistemas y Tecnologas de Informacin Grupo I + D STI , de estudiar la prctica de la GPI y analizar las situaciones que reflejan la ausencia de una adecuada administracin de la informacin, tanto a nivel administrativo, como operativo y estratgico, con el fin de proponer alternativas que conduzcan a la mejora y optimizacin de la gestin investigativa y sus resultados mediante una mejor administracin de la informacin. II. SITUACIN DE INTERS
Figura 2. Nmero de Solicitudes de Apoyo a Proyectos de Investigacin contra Nmero de Proyectos Aprobados de 2002 a 2009 tomado del Observatorio de Ciencia y Tecnologa (OCYT)

En la actualidad el estado colombiano, ha realizado y destinado esfuerzos y recursos orientados a la estructuracin de polticas y creacin de programas e iniciativas que buscan incentivar la investigacin, desarrollo e innovacin en TIC, de manera que se pueda lograr un desarrollo de la nacin y mejorar la competitividad de los diferentes sectores productivos a travs de la investigacin, con lo cual se d espacio a la creacin de conocimiento y se logre por otro lado disminuir la brecha digital y aumentar la incorporacin de tecnologas en los procesos sociales y productivos. Esta tarea, se puede ver reflejada en el trabajo realizado por entidades nacionales, y en documentos que establecen algunas polticas pblicas, como la poltica nacional de ciencia, tecnologa e innovacin[14] y el plan nacional de tecnologas de informacin y las comunicaciones PLANTIC [15], as mismo se puede apreciar en los diferentes programas como Compartel, Computadores para Educar CPE , Mipyme Digital, Gobierno en Lnea, E ciudadano, entre otras iniciativas impulsadas en diferentes regiones del pas. Por otro lado se cuenta con lo propuesto en el plan nacional de desarrollo 2006-2010[16], con la poltica nacional de fomento a la investigacin e innovacin propuesta por Colciencias [17], Visin Colombia II Centenario 2019[18], ente otros, los cuales buscan brindar elementos que faciliten la implementacin de estrategias para lograr

De igual forma, otras entidades estatales y privadas a nivel nacional e internacional (ver tabla 1), tambin destinan recursos para financiar proyectos o iniciativas orientadas a la investigacin de manera que se aborden problemticas de inters local, regional o nacional. Lo anterior permite visualizar un escenario de participacin para las IES, organizaciones de carcter acadmico, investigativo y de extensin, las cuales deben proponer alternativas y soluciones para los diversas problemticas de los diferentes sectores de la sociedad; en especial, para impulsar desde sus unidades acadmico administrativas, iniciativas, propuestas y proyectos de investigacin e innovacin que aporten al desarrollo de soluciones que beneficien a las comunidades a nivel local, regional o nacional y as mismo se evidencien impactos significativos en la sociedad.

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conocimiento, considerando a las personas como actores clave en la centralizacin de la informacin, incluso ms importantes que los recursos apoyados en tecnologa, siendo ste principio un factor clave a tener en cuenta para el desarrollo de cualquier alternativa de solucin. [1] sta perspectiva presenta la importancia de estudiar de qu manera las personas emplean en la practica la informacin (cmo la buscan, la modifican, la comparten, la acumulan y constantemente la ignoran) y la clase de informacin que requiereny cmo debe ser el modo correcto de su presentacin. En otras palabras como lo expresa. [1]: La ecologa de la informacin, se centra en la manera como la gente crea, distribuye, entiende y usa la informacin
Tabla 1 Entidades nacionales e internacionales financiadoras de proyectos

Como resultado de estas condiciones, en los ltimos aos se han creado Direcciones o Vicerrectoras de investigacin en las IES (pblicas y privadas), las cuales surgen con el nimo de facilitar, fomentar y reforzar las capacidades de gestin en las actividades de investigacin que desde all se desarrollan, presentando a su vez inters en encontrar mecanismos de integracin de dichas actividades en las diferentes situaciones o problemticas de su entorno. De igual forma, estas instancias administrativas no son ajenas a situaciones dnde experimentan inconvenientes por no poseer informacin adecuada para orientar racionalmente sus recursos, mejorar el desarrollo de sus actividades, etc., pues en la medida de su crecimiento y desarrollo, se hace necesario el estudio de mecanismos, estrategias o modelos a travs de los cuales se puedan definir qu recursos pueden apoyar la administracin de informacin para dar soporte en los procesos, no solo operativos sino tambin estratgicos, de manera que se pueda dar cumplimiento a sus propsitos misionales e institucionales y de igual forma lograr aprovechar el conocimiento adquirido a travs del tiempo en la experiencia obtenida, como es el caso en las tareas asociadas a la GPI. III.

A continuacin en la Tabla 1.se presentan los elementos, que se deben tener en cuenta para producir mejores ambientes informativos y los atributos claves definidos en la ecologa de la informacin, organizados de acuerdo a los entornos de estudio y sus componentes.

ENTORNO

Informacin

Organizacional Externo

COMPONENTE Estrategia de Informacin (E) Poltica de Informacin (Po) Comportamiento de la informacin y cultura (C) Personal de la Informacin (Pe) Procesos de Informacin (Pr) Arquitectura de la Informacin (A) Situacin del Negocio Inversin en Tecnologa Disposicin Fsica Mercados Empresariales Mercados de Tecnologas Mercados de Informacin

Tabla 2. Descripcin de los componentes de acuerdo a cada entorno propuesto en la EI (Basado [1])

PMBOK COMO MARCO DE REFERENCIA EN LA ECOLOGA DE LA INFORMACIN UN IV. GESTIN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIN ENFOQUE PARA LA ADMINISTRACIN DE INFORMACIN Actualmente se cuenta con diversas metodologas que permiten De acuerdo a la situacin de inters expresada guiar la gestin de un proyecto, entre ellas, Projects In anteriormente se decide incorporar el enfoque de la Controlled Environments (PRINCE2), el Construction Industry Ecologa de la Informacin (EI) [] por ser una herramienta Institute (CII), Independent Project ANalysis Inc (IPA), sin que facilita el proceso de anlisis e intervencin en las embargo se hace nfasis en la Gua del Project Management organizaciones, adems es una perspectiva que permite Body of Knowledge (PMBOK), para hacer parte del anlisis visualizar la administracin de la informacin de manera de la situacin de inters, teniendo en cuenta que es un estndar global en el marco de un ambiente de informacin. De ya estudiado y utilizado en otros estudios de investigacin igual forma, este enfoque hace nfasis en la importancia de adelantados por el grupo de investigacin, tal como [9]. Por otra poder combinar e integrar diversas fuentes de informacin, parte, presenta pautas que pueden ajustarse a cualquier tipo de con el fin de convertir este elemento o recurso en proyecto y se cuenta con el respaldo de ser ampliamente reconocido en el rea de gestin de proyectos.

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Esta gua es desarrollada por el Project Management Institute (PMI), con el nimo de dar respuesta a la documentacin, estandarizacin y prcticas aceptadas en la gerencia de proyectos, la cual es reconocida en la profesin de la direccin de proyectos, siendo responsabilidad de cada lder determinar lo que es apropiado para cada tipo de proyecto. Esta norma describe los procesos, herramientas y tcnicas de la direccin de proyectos utilizados para dirigir un proyecto con miras a un resultado exitoso. [2][3][4] El PMI, ha publicado cuatro ediciones de sta gua siendo la ms reciente la del ao 2008, en ella se define su direccin a travs de dos secciones importantes, una de cinco procesos que agrupa a su vez, 42 procesos de la direccin de proyectos y otra en nueve reas de conocimiento, como se aprecia en la Tabla 2, dnde se describe el ciclo de vida de la direccin de proyectos y los procesos conexos. [2].
REAS DE CONOCIMIENTO Gestin de la Integracin Gestin del Alcance Gestin del Tiempo 1. Iniciacin Gestin de la Calidad 2. Planificacin Gestin de Costos 3. Ejecucin Gestin del Riesgo 4. Seguimiento Gestin de Recursos Humanos y Control Gestin de la Comunicacin 5. Cierre Gestin de las Compras y Adquisicin Tabla 3. Procesos y reas de Conocimiento del PMBOK (Tomado [2]) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. PROCESOS

1) Iniciacin. Generalmente no se revisa de manera adecuada los requisitos definidos en los trminos de referencia de las convocatorias, muestra de esto, son los resultados de las evaluaciones de los proyectos, que se han visto afectadas por omitir en su formulacin uno o varios requisitos. No se realiza el anlisis de riesgos del proyecto, lo cual evitara inconvenientes posteriores. 2) Planeacin. Se presenta una inadecuada formulacin de proyectos, que se evidencia en el incumplimiento de los criterios de evaluacin de varias convocatorias, cmo es la falta de calidad y coherencia entre los tems que conforman el documento del proyecto (planteamiento del problema, objetivos, metodologa, pertinencia, impacto, etc.) Cuando se realiza la revisin del proyecto por parte de los comits que otorgan aval institucional, no se dispone de informacin bsica para realizar su anlisis, un ejemplo de esto es conocer o comprobar la idoneidad del Director o del grupo de investigacin en el tema o rea de trabajo propuesto. En esta etapa se ha identificado la inadecuada planeacin por los errores cometidos con la programacin de actividades y del presupuesto, errores que se hacen evidentes solo hasta el momento que se encuentran en la etapa de ejecucin y cierre. Los grupos de investigacin no cuentan con personal de apoyo en la etapa de formulacin que maneje temas como presupuesto, programacin de actividades. Sin embargo algunos grupos tienen vinculado personal con experiencia en esta rea, gracias a que disponen de recursos econmicos para contratarlos sin embargo en estos casos se observa con frecuencia falta de participacin de los investigadores en el proceso de formulacin. 3) Ejecucin. La administracin del proyecto queda dividida entre diferentes actores, unidades acadmico administrativas encargadas de la ejecucin presupuestal, trmites administrativos, importaciones, contrataciones, etc., mientras que la ejecucin del trabajo de investigacin es asumido por investigadores y los grupos de investigacin, por lo anterior, algunas actividades de uno u otro actor se ven afectadas porque no se reporta oportunamente informacin entre ellos. Se presentan retrasos en el inicio de la ejecucin financiera, en algunas oportunidades, debido a que los investigadores desconocen los procedimientos o trmites ante las diferentes instituciones involucradas con el proyecto, por ejemplo, cotizacin, adquisicin, compra o importacin de equipos, valoracin de hojas de vida, contratacin del personal, viajes, movilidades, etc. Generalmente se incumple en la presentacin de informes (tcnicos, administrativos y financieros) ante las entidades financiadoras de acuerdo a las fechas programadas en las actas de inicio.

V.

DIFICULTADES EN LA GPI

Teniendo en cuenta la definicin de proyecto de investigacin cientfica y tecnolgica propuesta por Colciencias, dnde se menciona, que un proyecto se refiere a un conjunto articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzar uno o varios objetos relacionados con la generacin, adaptacin o aplicacin creativa de conocimiento. Para ello se sigue una metodologa definida que prev al logro de determinados resultados bajo condiciones limitadas de recursos y tiempo especificados en un presupuesto y en un cronograma [12], y en el marco de la investigacin llevada a cabo, la cual fue guiada por la metodologa de Investigacin Accin, dnde se ha estado realizando el proceso de intervencin en la gestin de investigacin, desarrollada desde la Direccin de Investigacin y Extensin (DIEF) de la Facultad de Ingenieras Fsico Mecnicas de la Universidad Industrial de Santander (UIS). Cmo resultado de esta labor se ha logrado identificar situaciones o dificultades en la GPI, las cuales se han sintetizado y organizado de acuerdo a cada proceso del ciclo de vida de un proyecto, con base en lo propuesto por el PMBOK.

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Los Investigadores principales se enfocan en el desarrollo investigativo y no cuentan con disponibilidad de tiempo para realizar el seguimiento de informacin financiera, especficamente del presupuesto, debido a esto, suele presentarse que no logran invertir o ejecutar todo el dinero asignado al proyecto. Una vez se est cerca a cumplirse el tiempo definido para la ejecucin del proyecto, se tiende a solicitar prorrogas porque no es posible cumplir con los objetivos definidos, quedando en evidencia que no fue llevada a cabo una planificacin adecuada, dnde los tiempos definidos no corresponden con el trabajo a realizar.

Por otro lado, teniendo en cuenta la formacin de los investigadores, que generalmente ha sido hacia el rea cientfica y dada la naturaleza de este tipo de proyectos, se hace necesario la revisin y estudio de estndares y recomendaciones en cuanto a gestin de proyectos para posteriormente hacer uso de ellos. Sin embargo, aunque existan estndares como el PMBOK que guan el proceso de gestin, la GPI no puede ser llevada a cabo si no se cuentan con herramientas, informacin y la disposicin de los actores (investigadores, entidades financiadoras, participantes, IES, beneficiarios, etc.) involucrados para apoyar esta labor. As mismo, considerando las dificultades mencionadas anteriormente y que se presentan en los proyectos, se evidencia que para llevar a cabo una adecuada GPI es necesario contar con un proceso de administracin de informacin, a travs del cual se identifique la informacin pertinente que se requiere en cada uno de los procesos del ciclo de vida del proyecto, se propongan estrategias y medios para su almacenamiento, presentacin y divulgacin, de manera que sirva de apoyo para cumplir con los objetivos. Es por lo anterior, que el Grupo I + D STI, considera que para lograr una gestin de conocimiento basado en las prcticas de la GPI, se debe llevar a cabo un esfuerzo inicial en proponer una adecuada administracin de la informacin en esta rea de accin, de manera que sirva de base y facilite dicho propsito. REFERENCIAS [1] T. Davenport, Ecologa de la Informacin, por qu la tecnologa no es suficiente para lograr el xito en la era de la informacin, Oxford University Press, 1999, p. [2] Gua de los Fundamentos para la direccin de Proyectos Gua de PMBOK, Cuarta Edicin, Project Management Institute, Inc., 2008. [3] The Standard for Portfolio Management, Project Management Institute, Inc., 2006a. [4] The Standard for Program Management, Project Management Institute, Inc., 2006. [5] La gestin de los proyectos en las empresas del sector energtico, Caso: ENELVEN CARBZULIA, Telematique, ao/vol. 7, nmero 002, Universidad Rafael Belloso Chacin, Zulia, Venezuela, pp. 70-97. [6] Karen S. Baker & Geoffrey C. Bowker, Information ecology: open system environment for data, memories, and knowing, Springer Science + Busin.ess Media, LLC 2007. [7] C. A. Estay, Rigor y Relevancia, perspectivas filosficas y gestin de proyectos de investigacin Accin en Sistemas de Informacin, Barcelona Espaa, 2007, p. [8] D. F. Lpez Jimnez, Los Lmites de la Imaginacin y de la Creatividad: El ingenio y la Innovacin en la gestin del conocimiento, el modelo de la inteligencia organizacional, Universidad Eafit, octubre-diciembre, ao/vol. 4, nmero 144, 2006, pp. 9 33.

4) Seguimiento y Control Generalmente no se cuenta con informacin que permita conocer el estado actual de los proyectos con el fin de realizar evaluaciones peridicas y poder prevenir o responder a eventos que provoquen atrasos en el cumplimiento de objetivos y compromisos. Los investigadores no cuentan con herramientas de apoyo para llevar a cabo el seguimiento, cmo son el uso de alertas de las fechas claves asociadas a eventos o actividades crticas que deben realizarse o que se han vencido. 5) Cierre Se presenta incumplimiento en la entrega de objetivos y compromisos. No es posible liquidar los proyectos, porque no se conoce la ubicacin de documentacin, no se encuentran evidencias de los compromisos o del cumplimiento de los objetivos. A pesar que un proyecto ha terminado sus actividades y compromisos, los investigadores demoran en tramitar las actas de cierre o de liquidacin del proyecto. VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Desde el punto de vista de las IES, la GPI, es un proceso que requiere ser llevado en el marco de la calidad, a travs del cual, los proyectos de investigacin puedan ser fuente de generacin de conocimiento, no solo por ser una de las actividades que demandan atenciny recursos, sino por el impacto que pueden lograr al largo plazo en el desarrollo de la nacin. Llevar a cabo la GPI no es una tarea sencilla y menos cuando los lderes, directores o administradores de los proyectos no cuentan con la informacin necesaria que gue esta labor y les permita soportar la toma de decisiones oportunas que conduzcan al cumplimiento de objetivos y compromisos.